Bündelung und Optimierung der Aufgaben des Amtes für Schule und Weiterbildung und des Amtes für Kinder, Jugendliche und Familien

V/0950/2008 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt des Rates und des Oberbürgermeisters 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Bündelung und Optimierung der Aufgaben des Amtes für Schule und Weiterbildung und des 
Amtes für Kinder, Jugendliche und Familien 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
18.11.2008 Ausschuss für Schule und Weiterbildung Bericht
25.11.2008 Ausschuss für Personal, Recht und Ordnung Bericht
02.12.2008 Ausschuss für Kinder, Jugendliche und Familien Bericht 
 
 
 
 
Der nachfolgende Bericht zur Bündelung und Optimierung der Aufgaben des Amtes für Schule 
und Weiterbildung und des Amtes für Kinder, Jugendliche und Familien wird zur Kenntnis ge-
nommen.  
 
1. Bericht: 
 
Die Aufgaben des Amtes für Schule und Weiterbildung und des Amtes für Kinder, Jugendliche 
und Familien beziehen sich inhaltlich – zumindest teilweise – auf dieselben Zielgruppen. Schnitt-
stellen in der Aufgabenerfüllung zwischen beiden Ämtern waren und sind – auf Grund der Pro-
dukte und Leistungen – gegeben und organisatorisch auch unvermeidlich. Mit dem Antrag der 
SPD-Fraktion an den Rat Nr. 0008/2007 „Bessere Leistungen für Kinder und Eltern  durch Syn-
ergien – Für eine Optimierung der städtischen Verwaltung im Jugend- und Schulbereich“  (Anla-
ge) sind verschiedene Anregungen zur Prüfung vorgeschlagen worden, mit dem für die Zielgrup-
pen beider Ämter die Aufgabenerfüllung verbessert und möglicherweise Kosten eingespart wer-
den könnten.  
 
Die Firma Rödl und Partner hatte in ihrem Abschlussbericht „Beratung und Begleitung der Stadt 
Münster bei der Konsolidierung des städtischen Haushalts 2007 ff“ ebenfalls angeregt, die Auf-
gabenerfüllung und insbesondere die Schnittstellen zwischen dem Amt für Schule und Weiterbil-
dung und dem Amt für Kinder, Jugendliche und Familien zu überprüfen. Die Firma Rödl und 
Partner hat im Weiteren darauf hingewiesen, dass „das erwartete Konsolidierungspotenzial sich 
nur grob abschätzen lässt“, jedoch im Falle einer Fusion der Ämter und der Beseitigung der Re-
dundanzen  bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung mit einem Konsolidierungspotenzial von 
750.000 € zu rechnen ist.  
 
Vorlagen-Nr.: 
V/0950/2008 
Auskunft erteilt: 
Herr Uetz / Frau Scheunemann / 
Frau Pohl / Herr Ehling
 
Ruf: 
6020 / 1014 / 5100 / 4000 
E-Mail: 
 
uetz@stadt-muenster.de  
scheunemann@stadt-muenster.de  
pohl@stadt-muenster.de   
ehling@stadt-muenster.de  
Datum: 
04.11.2008 
Öffentliche Berichtsvorlage

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1.1 Fusion der beiden Ämter  
 
 Die Aufgabenpalette einer kreisfreien Stadt ist vielfältig. Produkte und Leistungen richten 
sich teilweise an identische oder vergleichbar e Zielgruppen. Schnittstellen sind im Rahmen 
einer arbeitsteiligen Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Organisationseinheiten nicht 
zu vermeiden. Bei der Zuordnung von Aufgaben zu einzelnen Organisationseinheiten und 
der detaillierten Abgrenzung zu den Aufgaben anderer Organisationseinheiten sind insbe-
sondere die folgenden Kriterien handlungsleitend.  
 
 - Bürger-/Kundenorientierung,  
 
 - Wirtschaftlichkeit, 
 
 - Arbeitseffizienz und Mitarbeiter-/-innenorientierung. 
 
 Die Aufgaben des Amtes für Schule und Weiterbildung, insbesondere bei den klassischen 
„Schulamtsaufgaben“ und des Amtes für Kinder, Jugendliche und Familien haben - natur-
gemäß – Überschneidungen, sei es im Bereich des Übergangs von Schule in den Beruf, in 
der offenen Ganztagsschule, in der sozialarbeiterischen Betreuung von Kindern und Ju-
gendlichen, um einige prägende Beispiele zu nennen.  
 
 Ein probates Mittel, Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten zu optimieren, ist die 
Zusammenfassung von Organisationseinheiten mit wesentlichen Aufgabenüberschneidun-
gen.  
 
 Die Zusammenfassung der früher selbständigen Ämter des heutigen Amtes für Finanzen 
und Beteiligungen (Kämmerei, Stadtkasse, Amt für kommunale Abgaben), die Zusammen-
fassung der Aufgaben des früheren Amtes für Stadtplanung und Stadtentwicklung mit dem 
Statistischen Amt und die damit verbundene Bildung des Amtes für Stadtentwicklung, 
Stadtplanung und Verkehrsplanung sind ebenso Beispiele wie die Bündelung der Aufgaben 
des  
         ehemaligen Amtes Kommunaler Sozialdienst und des Jugendamtes, heute Amt für Kinder, 
Jugendliche und Familien. 
 
 Eine Zusammenfassung von Aufgaben in einem  Amt muss jedoch auch die Gewähr dafür 
bieten, dass Organisationseinheiten gebildet werden, die, bezogen auf die vorgenannten 
Kriterien noch zielorientiert geführt werden können und, gemessen an den Anforderungen 
der Zielgruppen, Gewähr für eine qualitativ und quantitativ sachgerechte Aufgabenerfüllung 
bieten.  
 
 Sowohl das Amt für Schule und Weiterbildung als auch das Amt für Kinder, Jugendliche 
und Familien gehören zu den „großen“ städtischen Ämtern. Die Aufgabenpalette, die Zahl 
der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und damit die Leitungsspannen sind erheblich. Dar-
über hinaus sind beide Felder in ihrer Aufgabenentwicklung sehr dynamisch. Sowohl im 
Schulbereich als auch im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe sind auf Bundes- und Lan-
desebene erhebliche Veränderungen in den Gesetzen und damit auch in den Grundlagen 
der inhaltlichen Arbeit zu verzeichnen, z.B. beim Ausbau der offenen Ganztagsschule oder 
der Umsetzung des Kinderbildungsgesetzes. 
   
 In der Verwaltungsorganisation ist das Amt die höchste Ebene der Konzentration von Ver-
antwortung und Kompetenz für einen Aufgabenbereich. Die Bereiche ‚Kinder, Jugendliche 
und Familien’ einerseits sowie ‚Schule und Weiterbildung’ andererseits sind jeweils Res-
sorts von zentraler Bedeutung, nicht nur auf kommunaler Ebene. Die Existenz eines eige-
nen Amtes für jeden dieser Fachbereiche ist nicht nur Abbild der Bedeutung, die diesen Be-
reichen in Münster zugemessen wird; dadurch wird auch für die Akteure in den Bereichen,

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ob Jugendhilfeträger oder Schulen, auf der höchsten Fachebene innerhalb der Verwaltung 
eine Verantwortlichkeit geschaffen und damit eine Vertretung der Belange sichergestellt. 
 
 Sowohl aus den skizzierten inhaltlichen Gründen (Aufgabenvielfalt, dynamische Aufgaben-
entwicklung) als auch aus organisatorischen Überlegungen (Leitungsspanne) ist eine Fusi-
on beider Ämter zu einem Amt nicht sinnvoll und zielführend. Darüber hinaus sind die von 
der Firma Rödl und Partner „erwarteten Konsolidierungspotenziale“ nicht hinterlegt und be-
gründet. In beiden Ämtern haben sich bei der organisatorischen Prüfung der Aufgaben kei-
ne Hinweise dafür ergeben, dass alleine durch organisatorische Maßnahmen, wie eine Zu-
sammenführung oder Optimierung der Schnittstellen, Personal- und/oder Sachressourcen 
im wesentlichen Umfang frei werden. Die durchgeführten Interviews und Erhebungen las-
sen den Schluss zu, dass beide Ämter die verfügbaren Personal- und Sachressourcen in 
vollem Umfang ausschöpfen und für die Sicherstellung einer qualitativ und quantitativ an-
gemessenen Aufgabenerfüllung benötigen.  
 
 Zusammenfassung:
 
 
 Aus den genannten inhaltlichen und organisatorischen Gründen scheidet eine Fusion der 
beiden Ämter aus. Durch die bereits vorgenommene Zuordnung beider Ämter zu einem 
Dezernat sind darüber hinaus die Kommunikations- und Informationsmöglichkeiten (z.B. 
regelmäßige gemeinsame Amtsleiterbesprechung bei der zuständigen Beigeordneten) er-
heblich verbessert worden.  
 
1.2 Schnittstellenoptimierung im Detail
 
 
 Mit den Gesprächen zur Optimierung der Schnittstellen der beiden Ämter wurde bereits 
2007 begonnen. Da im Verlauf des Organisationsprozesses der seinerzeitige Leiter des 
Amtes für Schule und Weiterbildung aus dem Dienst der Stadt ausgeschieden ist, wurde 
die aufgabenbezogene Abgrenzung im Detail zunächst zurückgestellt, bis  die Leitungs-
funktion wieder besetzt war, um unter Einbezug der neuen Amtsleitung die inhaltlichen und 
organisatorischen Fragen zu erörtern. Auf Basis der inhaltlichen und organisatorischen Prü-
fungen haben sich insbesondere zwei Aufgabenfelder ergeben, in denen aus Sicht der Fa-
chämter und des Personal- und Organisationsamtes Abgrenzungs- und Optimierungsbe-
darf besteht: 
 
 - Übergang Schule – Beruf, Jugendberufshilfe und Beschäftigungs- und Qualifizierungs-
förderung, 
 
 - offene Ganztagsschule. 
 
1.21 Übergang Schule – Beruf
 
 
Die städtischen Aktivitäten in den Bereichen Übergang Schule – Beruf, Jugendberufshilfe 
und Beschäftigungs- und Qualifizierungsförderung sind in verschiedenen Organisationsein-
heiten verortet. Die Möglichkeit eine Ausbildung aufzunehmen und auf dem Arbeitsmarkt 
Fuß zu fassen ist von zentraler Bedeutung in der Biografie junger Menschen. Zur Verringe-
rung der Jugendarbeitslosigkeit wurden daher zahlreiche Initiativen auf Bundes- und Lan-
desebene ins Leben gerufen. Die Stadt Münster stellt kommunale Mittel (Sach- und Perso-
nalressourcen) sowohl für die Bereiche Übergang Schule – Beruf, Jugendberufshilfe und 
Beschäftigungs- und Qualifizierungsförderung zur Verfügung. Für alle drei Aufgabenberei-
che werden Drittmittel von der Europäischen Union, Bund und Land eingeworben.  
 
Die Kommunen haben grundsätzlich eine (Mit-) Verantwortung  für die Sicherung der berufs- und 
Lebensperspektiven der nachwachsenden Generation,  zu deren wichtigsten Perspektiven Zu-
gangsmöglichkeiten zu Ausbildung und Beruf gehören.

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Vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, die Aktivitäten aller Akteure, die am Übergang von der 
Schule in die Arbeitswelt mitwirken, zu koordinieren und zu bündeln. Auf diese Weise wird ein 
Übergangssystem mit einem wirksamen Management geschaffen, dessen Fokus darauf gerichtet 
ist, jedem Jugendlichen einen perspektivreichen Weg in betriebliche oder schulische Ausbildung, 
weiterführende allgemeine Bildung oder andere Formen von Qualifizierung, zu eröffnen. Dies ist 
keine Arbeitsmarktpolitik, sondern Bestandteil kommunaler Bildungspolitik. 
 
Aktivitäten in Münster 
 
Auf dem Weg in Ausbildung und Arbeit werden Jugendliche von unterschiedlichen Akteuren be-
treut und begleitet. An erster Stelle stehen zunächst einmal die Eltern/ Familien und die Schulen. 
Die Schulen haben den Auftrag, die Berufswahl und die Orientierung zu fördern und zu unterstüt-
zen (i.d.R. ab Klasse 8). Weitere Akteure sind die Berufsberatung der Agentur für Arbeit und die 
Arbeitsgemeinschaft Münster, wenn es darum geht Jugendliche in Ausbildung und Arbeit zu ver-
mitteln. 
 
Koordinierende Funktionen nimmt hier die Stabsstelle Übergangsmanagement Schule/Beruf 
(ÜSB) im Amt 40 ein, an die auch das Netzwerk Schule/Wirtschaft angebunden ist. Durch die 
hochrangige Besetzung des Netzwerks Münster ist der ÜSB zur „Chefsache“ erklärt, Vertreter 
arbeiten für das Gelingen des Übergangs in den Beruf für alle münsteraner Schülerinnen und 
Schüler. 
 
Darüber hinaus unterstützt die Stadt Münster im Rahmen der Jugendberufshilfe und mit der AIM 
jugend+ diese Initiativen und initiiert zusätzliche Maßnahmen, die einerseits dazu beitragen, allen 
Jugendlichen in Münster die Chance auf eine qualifizierte Berufsausbildung zu geben, anderseits 
die Integration in den Arbeitsmarkt von arbeitslosen Jugendlichen mit und ohne Berufsausbildung 
zu fördern. Das Engagement der Stadt Münster konzentriert sich auf die Einsatzfelder und Maß-
nahmen, die zusätzlich und ergänzend zu bereits bestehenden kommunalen Arbeitsansätzen 
und Maßnahmen nach dem SGB II und III ergriffen werden können.  
 
Im Projektbereich der VHS werden Qualifizierungsprojekte für Erwachsene in beruflich definierten 
Übergängen durchgeführt. Zielgruppe sind hier Männer und Frauen in beruflichen Übergangssi-
tuationen, insbesondere Menschen mit Migrationshintergrund, Alleinerziehende, Geringqualifi-
zierte, BerufsrückkehrerInnen etc. 
 
Herausforderungen, Ziele und Strategien 
 
Die aktuelle Situation stellt sich wie folgt dar: 
 
• 2013 wird infolge G8 ein doppelter Jahrgang in den Berufs- und Ausbildungsmarkt strö-
men 
• Abwanderung von Abiturientinnen und Abiturienten u.a. in die Niederlande 
• Überlastung der Fachhochschulen gerade in den Fachbereichen, die Mangelfächer sind 
(Ingenieurwesen) 
• Neugründung von FH’s (Fachhochschule im Kreis Coesfeld) 
• Münsterlandweite Abstimmung der Ausbil dungsgänge  der Berufskollegs untereinander 
und mit den überbetrieblichen Bildungszentren (z.B. gemeinsame Nutzung von Infrastruk-
turen in der Kfz-Ausbildung) 
• Erstmals seit zehn Jahren lagen im Schuljahr 2006/2007 in Münster mit 6,94 %  die Zahl 
der Schülerinnen und Schüler, die die Schule ohne Abschluss verlassen, über dem Lan-
desdurchschnitt (6,52 %)

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Organisatorische Konsequenzen 
 
 Die kommunalen Aktivitäten in den Bereichen Übergang Schule – Beruf, der Jugendberufs-
hilfe, der kommunalen Beschäftigungsförderung (Stadt als Anbieterin von Arbeitsgelegen-
heiten) und der Qualifizierungs- und Beschäftigungsprojekte soll inhaltlich besser abge-
stimmt und koordiniert werden. Auf Grund der Probleme von Jugendlichen mit Migrations-
hintergrund, auf dem Ausbildungs- und Arbeitsmarkt Fuß zu fassen, ist insbesondere auch 
für diese Zielgruppe eine verbesserte Transparenz der Angebote und eine möglichst ein-
heitliche Anlaufstelle bei der Verwaltung sinnvoll. 
 
Die höchste Wirksamkeit der qualifizierungs- und beschäftigungspolitischen Aktivitäten wird 
durch eine sinnvolle organisatorische Zusammenführung der bestehenden Bereiche (AIM 
jugend+; Jugendberufshilfe; Übergang Schule Beruf) und engere Verzahnung mit den ar-
beitsmarktorientierten Qualifizierungsprojekten der VHS erreicht. Entscheidend für die Ef-
fektivität der Arbeit ist unter anderem, dass alle in diesem Feld angesiedelten Projekte und 
Programme organisatorisch und inhaltlich eng miteinander verknüpft sind. Nur so ist es 
möglich, die in der Praxis bestehenden Anforderungen – Vernetzung der Hilfeerbringer, 
Koordination von Angeboten – ausgestalten und weiterentwickeln zu können. 
 
 Gemeinsam mit der Wirtschaftsförderung und vielen anderen Partnern geht es um zu-
kunftssichernde Konzepte; über die einzelnen Projekte hinaus geht es aber entscheidend 
um die Entwicklung einer Gesamtstrategie, an der sich bestehende und insbesondere auch 
künftige Projekte ausrichten müssen. 
 
 Sowohl organisatorisch als auch inhaltlich wird daher übereinstimmend vorgeschlagen, die 
folgenden Bereiche im Zuständigkeitsbereich des Amtes für Schule und Weiterbildung zu-
sammenzuführen: 
 
 - Übergangsmanagement Schule – Beruf, 
 
 - Kommunale Beschäftigungsförderung AIM Jugend +, 
 
 - Jugendberufshilfe (Stadtteilwerkstatt Nord). 
 
Die amtsinterne organisatorische Anbindung und eine stärkeren Vernetzung mit dem Auf-
gabenbereich Qualifizierungs- und Beschäftigungsförderung der VHS wird das Amt für 
Schule und Weiterbildung in Abstimmung mit der zuständigen Beigeordneten und dem Per-
sonal- und Organisationsamt klären und regeln. Der Ausschuss für Schule und Weiterbil-
dung wird hierüber zu gegebener Zeit informiert. Vorgesehen ist, zum 01.01.2009 den Auf-
gabenübergang durchzuführen.  
 
1.22 Offene Ganztagsschule
 
 
 Derzeit werden in der Stadt Münster 39 Grundschulen und drei Förderschulen als offene 
Ganztagsschulen (OGS) geführt.  
 
 Im Schuljahr 2008/2009 nehmen ca. 2.266 Schüler/-innen in 76 Gruppen an den Angebo-
ten der offenen Ganztagsschule teil. Je nach Gruppengröße steht für jede Gruppe eine Er-
zieherin/ein Erzieher mit 25 bzw. 20 Stunden zur Verfügung. Bei den Angeboten der OGS 
handelt es sich um schulische Veranstaltungen, die in der Verantwortung der Schule oder 
einen Träger der Jugendhilfe liegt. Maßgeblich ist das pädagogische Konzept der Schule, 
das dem Regelunterricht zugrunde liegt. Das Land gewährt auf die Zahl der Schüler/-innen 
der OGS einen 20 %-igen „Lehrerzuschlag“, der u.a. für eine Verknüpfung des Vormittags-
unterrichtes mit den nachmittäglichen Angeboten eingesetzt werden soll.

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 Zur weiteren Struktur ist anzumerken, dass derzeit zwei Träger der Jugendhilfe in zwei 
Schulen die Koordination der OGS-Angebote übernommen haben. Weiterhin wird die Fe-
rienbetreuung durch das Amt 51 organisiert und durchgeführt.  
 
 Derzeitige Organisationsstrukur 
 
Die Steuerung der OGS erfolgt derzeit in den Ämtern 40 und 51 wie folgt:    
 
- Personaleinsatz der städtischen Erzieher/innen (40) 
- Mittelverwaltung des Gesamtbudgets (40) 
- Einzelfallförderung durch Hilfen der Erziehung nach SGB VIII (51) 
- Koordination und Durchführung der Ferienbetreuung  (51) 
- Fortbildung der Fachkräfte (40 + 51 gemeinsam) 
- Verteilung des Förder- und Innovationsbudgets (40 + 51 gemeinsam) 
- Durchführung von Qualitätszirkeln (Untere Schulaufsicht unter Beteiligung von 40 + 51 
gemeinsam) 
 
 Inhaltliche Optimierung 
 
 Oberstes Ziel ist die bestmögliche individuelle Förderung der Kinder in Münster. Um dieses 
Ziel zu erreichen, sollen folgende Bereiche optimiert werden: 
 
 - Die Übergänge der Kindertageseinrichtungen zu den Angeboten der OGS und den Kin-
derhorten, die pädagogischen Lernhilfen sowie die Einbindung der Hilfen zur Erziehung 
sollen eine zielgenaue Förderung der Kinder erleichtern.  Eine Weiterentwicklung der 
heilpädagogischen Tagesgruppen wird mit Blick auf die individuelle Förderung von Kin-
dern in den Ganztagsangeboten vorangetrieben. 
 -  Die Kommunikation zwischen Stadt,  Kitas, Schulen und Eltern wird in Bezug auf Ganz-
tagsangebote weiterentwickelt. 
 
 - Auf der Grundlage der jährlichen Wohnbereichsgespräche mit den Kindertageseinrich-
tungen und den Grundschulen soll die Bedarfsplanung für den Bereich der OGS ge-
meinsam mit den Ämtern 40 und 51 abgestimmt werden.   
 
 - Eine enge Vernetzung der Angebote der Jugendhilfe und hier insbesondere offenen 
Kinder- und Jugendarbeit und der Schulen mit Ganztagsangeboten soll eine transparen-
te und passgenaue Abstimmung der Angebote und Raumressourcen ermöglichen. Die 
Zusammenarbeit mit den Schulen in Bezug auf Verzahnung der Vormittags- und Nach-
mittagsangebote ist hierbei handlungsleitend. 
 
 - Die Übertragung der OGS - Angebote auf Träger der Jugendhilfe soll ausgebaut werden. 
 
 Organisatorische Konsequenzen 
 
Die derzeitige Organisationsstruktur (vgl. oben) verdeutlicht, dass die Aufgaben im Bereich 
der OGS organisatorisch an unterschiedlichen Stellen verortet sind. Um die Aufbau- und 
Ablauforganisation der Geschäftsprozesse im Hinblick auf die inhaltlichen Optimierungszie-
le besser zu gestalten, ist eine Konzentration der Aufgaben im Bereich der OGS (die ge-
bundenen Ganztagsschulen betrifft dies nicht) sinnvoll. Dabei ist aus Organisationsüberle-
gungen eine eindeutige Aufgabenzuordnung umzusetzen, um klare Strukturen für die Schu-
len, aber auch für die Beschäftigten in den Teams (hauptamtliche Erzieher/-innen, gering-
fügig Beschäftigte) zu haben.  
 
Inhaltlich können die Aufgaben sowohl im Amt für Schule und Weiterbildung als auch im 
Amt für Kinder, Jugendliche und Familien konzentriert werden. Vor dem Hintergrund der 
Zielsetzung, die Übertragung von OGS-Angeboten auf Träger der Jugendhilfe zu verstär-

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ken und auszubauen liegt, da die Zusammenarbeit mit freien Trägern (Erstellen von Leis-
tungsvereinbarungen, Abschließen der Verträge, Controlling der erbrachten Leistungen 
etc.) eine der „Kernkompetenzen“ des Amtes für Kinder, Jugendliche und Familien darstellt, 
eine Zuordnung zu diesem Amt nahe.  
 
Auch organisatorische Überlegungen sprechen für eine Zusammenfassung beim Amt für 
Kinder, Jugendliche und Familien, da hier für den Bereich der Verwaltungsarbeiten, bei-
spielsweise in der Fachstelle Elternbeiträge und wirtschaftliche Hilfen mit rd. 13,5 Stellen-
anteilen eine erheblich größerer Personalbestand als beispielsweise beim Amt für Schule 
und Weiterbildung (z.B. 2 ,5 Stellenanteile im Bereich Förder- und Betreuungsangebote, El-
ternbeiträge, Verpflegungskosten etc.) gegeben ist. In einem größeren „Personalpool“ kön-
nen Arbeitsspitzen, Vertretungszeiten etc. erfahrungsgemäß erheblich besser ausgeglichen 
und abgefangen werden, als in kleinen Einheiten.  
 
Sowohl aus inhaltlichen als auch aus organisatorischen Überlegungen soll daher der Be-
reich der OGS (ohne den gebundenen Ganztag) dem Amt für Kinder, Jugendliche und Fa-
milien zugeordnet werden. Damit geht das gesamte Aufgabenspektrum.  
 
 . Personaleinsatz und Verwaltung (Erzieher/-innen und geringfügig Beschäftigte), 
 
 . Fortbildungs- und Ferienbetreuungsbudget, 
 
 . Budgetverwaltung, 
 
 . Befreiung von den Elternbeiträgen, Zuschüsse zu den Verpflegungskosten, 
 
 . Anmeldungen zur Offenen Ganztagsschule,  
 
 in die Zuständigkeit des Amtes für Kinder, Jugendliche und Familien über.  
 
Die Teilnahme am Qualitätszirkel und die Fortbildungsplanung bleiben in der bisherigen 
Form erhalten (beide Ämter gemeinsam). Die Durchführung der Jahresgespräche mit den 
Grundschulen erfolgt durch das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien unter Beteili-
gung des Amtes für Schule und Weiterbildung.  
 
Die Raumplanung/Investition liegt weiterhin in der Zuständigkeit des Amtes für Schule und 
Weiterbildung und wird mit dem Amt für Kinder, Jugendliche und Familien abgestimmt. 
Um Kostensynergien, soweit möglich, zu erzielen, werden dabei  die Raumressourcen der 
Jugendhilfe berücksichtigt.  
 
Die Einbeziehung freier Träger, um die personelle Flexibilität zu erhöhen, in die Angebote 
der OGS soll konsequent weiterentwickelt und umgesetzt werden. Es wird angestrebt, 
zeitnah Musterkooperationsvereinbarungen zu entwickeln.  
 
Die organisatorischen Details, insbesondere Festlegung der zu verlagernden Stellenantei-
le, Einbindung in die Aufbau- und Ablauforganisation des Amtes für Kinder, Jugendliche 
und Familien wird vom Personal- und Organisationsamt in Abstimmung mit der zuständi-
gen Beigeordneten, der Leiterin des Amtes für Kinder, Jugendliche und Familien und dem 
Leiter des Amtes für Schule und Weiterbildung ermittelt und organisatorisch umgesetzt 
(Organisationsverfügung).  
 
1.3 Weiteren Antragsinhalte des Antrags der SPD-Ratsfraktion Nr. 0008/2007 „Bessere Leis-
tungen für Kinder und Eltern durch Synergien  – Für eine Optimierung der städtischen 
Verwaltung im Jugend- und Schulbereich“

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1.31 Vorbemerkung 
 
Der SPD-Antrag benennt insgesamt 7 Prüfungsanregungen für eine Optimierung der 
Schnittstellen. Zu den Ziffern 2 und 3 des Antrages („stärkere Einbindung der Träger der 
Jugendhilfe in die verantwortliche Konzeption und Trägerschaft für Angebote der OGS“ 
und „Bessere Verzahnung der Bereiche OGS und der Betreuungsangebote des Amtes für 
Kinder, Jugendliche und Familien) wird auf die Stellungnahme unter Ziffer 1.2.2 des Be-
richtes und die dort dargestellten Festlegungen zur zukünftigen Zuständigkeit verwiesen. 
Hier sind die entsprechenden Intentionen des SPD-Antrages mit aufgegriffen worden.  
 
Die vorgesehene Neuorganisation des Bereichs Übergang Schule – Beruf, Jugendberufs-
hilfe und Beschäftigungs- und Qualifizierungsförderung (Ziffer 1.21 der Berichtsvorlage) 
beinhaltet auch die Zielsetzung, durch Zusammenfassung der Beratungsleistungen und 
Zuständigkeit in diesem Aufgabenbereich im Amt für Schule und Weiterbildung eine ein-
heitliche „Anlaufstelle“ und eine bessere Transparenz der Angebote und Hilfen zu gewähr-
leisten. Dies kommt insbesondere auch Menschen mit Migrationshintergrund (vgl. Ziffer 5 
des SPD-Ratsantrages) zugute.  
 
Zu den übrigen Punkten des SPD-Ratsantrages wird folgende Einschät-
zung/Stellungnahme gegeben: 
 
 Ziffer 1  
Engere Verzahnung der pädagogischen Arbeitsstelle des Amtes für Schule und 
Weiterbildung mit den entsprechenden Einheiten des Amtes für Kinder, Jugendli-
che und Familien 
 
 Die Unterstützung von schulischen Bildungs- und Reformprozessen und die  systemati-
sche Vernetzung der Schulen mit außerschulischen Unterstützungs- und Beratungssys-
temen wird gesamtstädtisch in enger Abstimmung mit dem Bildungspartner, Amt für Kin-
der, Jugendliche und Familien und Amt für Schule und Weiterbildung, vorgenommen. Da-
bei sind auf Arbeitsebene systematische Kooperationsformen auf- und ausgebaut worden, 
die eine abgestimmte Koordination und strukturelle Planung sicherstellen. Nach Einschät-
zung der Verwaltung sind die Kooperations- und Vernetzungsstrukturen zwischen den 
Aufgabenbereichen im Amt für Schule und Weiterbildung und im Amt für Kinder, Jugendli-
che und Familien gut. In diesem Zusammenhang wird auch auf die zwischenzeitlich vor-
genommene Neuorganisation des Amtes für Schule und Weiterbildung, u.a. mit der Ein-
richtung der Regionalen Bildungsstelle und der Bildung des Fachbereichs „Bildungsbera-
tung / international“ hingewiesen. Die Organisation im Amt für Schule und Weiterbildung 
ist mittlerweile organisatorisch umgesetzt. Die Mitglieder des Ausschusses sind in der Sit-
zung am 02.09.2008 seitens der Verwaltung über die neue Organisation des Amtes in-
formiert worden. Weiterer Optimierungsbedarf wird daher gegenwärtig nicht gesehen. 
  
  Ziffer 4 
  Stärkere Abstimmung zwischen der Schulpsychologischen Beratungsstelle und 
dem Tätigkeitsfeld der Jugendhilfe 
 
Die Schulpsychologische Beratungsstelle ist als Abteilung „Schulpsychologie“ im Amt für 
Schule und Weiterbildung organisatorisch zusammengefasst. Die Aufgaben der schulpsy-
chologischen Beratung werden durch die Schulpsychologinnen/ Schulpsychologen wahr-
genommen (Einzelberatung, Beratung  von Schulen etc.). Die Lernwerkstatt der Schul-
psychologischen Beratungsstelle ist eine Fördereinrichtung für Kinder und Jugendliche mit 
besonderen Schwierigkeiten im Lesen, Rechtschreiben oder Rechnen. Sie ist ein Teilas-
pekt des umfassenden schulpsychologischen Angebotes. Nach einer Eingangsdiagnostik 
bietet die Lernwerkstatt insbesondere folgende Angebote:

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  - Beratung der Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte und weiterer Fachkräfte. 
 
  - Die ganzheitliche individuelle Förderung in Kleingruppen oder Einzelförderung. 
 
Das Amt für Kinder, Jugendliche und Familie hat die gesetzliche Verpflichtung, wenn die 
entsprechenden Voraussetzungen gegeben sind, Einzelfallmaßnahmen nach den Rege-
lungen des SGB VIII anzubieten und zu finanzieren. Die Kooperation der Abteilung Famili-
en- und Erziehungshilfen mit der Abteilung Schulpsychologie auf Arbeitsebene ermöglicht,  
dass Konzepte und Angebote gemeinsam mit den internen und externen Kooperationspart-
nern entwickelt und, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, über die Fachstel-
le wirtschaftliche Jugendhilfe finanziert werden.  
 
Das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien bedient sich  bei entsprechendem Förderbe-
darf von Kindern und Jugendlichen Angeboten freier Träger oder der Lernwerkstatt.  
 
Zur weiteren Optimierung der Aufgabenwahrnehmung im Bereich der Lernwerkstatt und der 
entsprechenden individuellen Förderbedarfe nach dem SGB VIII (§ 13 SBG VIII i.V. mit § 
81 SGB VIII sowie § 35 a SGB VIII) führt das Personal- und Organisationsamt derzeit noch 
weitergehende Prüfungen durch. Die Ergebnisse sollen noch in diesem Jahr vorliegen. Die 
Fachausschüsse können dann mündlich über die Feststellungen und ggf. die verabredeten 
Maßnahmen informiert werden.  
 
Ziffer 6 
Vereinheitlichung und Zentralisierung des Gebührenwesens 
 
Die Abwicklung des Ge
bührenwesens ist derzeit getrennt von einander im Amt für Schule 
und Weiterbildung sowie im Amt für Kinder, Jugendliche und Familien organisiert. Grund-
sätzlich sind hierbei die Vereinnahmung der Elternbeiträge  sowie die Vereinnahmung der 
Verpflegungskosten zu unterscheiden. Es ist zudem festzustellen, dass die festgelegten 
Beitragssätze  sowie die Auslegung des Einkommensbegriffes für beide Elternbeitragsarten 
bislang aufgrund uneinheitlicher Grundlagen (KIBIZ, Satzung bzw. Ratsbeschlüsse) diffe-
rierten. Mit Ratsbeschluss vom 18.06.08 wurden in einem ersten Schritt die Beitragsstaffeln 
des Amtes für Schule und Weiterbildung denen des Amtes für Kinder, Jugendliche und 
Familien angepasst.  
 
Die Aufgabenwahrnehmung in beiden Ämtern stellt sich bislang wie folgt dar:  
 
• Im Amt für Schule und Weiterbildung (Amt 40) werden zentral für Schülerinnen und 
Schüler, die an schulischen Betreuungsangeboten (Bis-Mittag-Betreuung und Über-
Mittag-Betreuung) teilnehmen, Elternbeiträge
 erhoben. 
 
Im Gegensatz dazu werden die anfallenden Verpflegungskosten  in der Regel direkt 
zwischen der Schule und den Eltern abgerechnet. Hiervon ausgenommen sind lediglich 
die Fälle, in denen die Eltern aufgrund ihrer finanziellen Verhältnisse einen Antrag auf 
Bezuschussung der Verpflegungskosten beim Amt 40 stellen. Der gewährte Zuschuss-
betrag wird dann direkt vom Amt 40 an die Schulen überwiesen; für die Eltern verbleibt 
der gesetzlich vorgesehene Eigenanteil, den sie auch in diesem Fall direkt mit der 
Schule abrechnen. 
 
• Im Amt für Kinder, Jugendliche und Familien werden für Kinder in Kindertageseinrich-
tungen und in der Tagespflege Elternbeiträge
 erhoben. 
 
Die bei der Über-Mittag-Betreuung in den Kindertageseinrichtungen anfallenden Ver-
pflegungskosten werden grundsätzlich direkt zwischen den Eltern und der Einrichtung 
abgerechnet – ausgenommen die Fälle, in denen Eltern aufgrund ihrer finanziellen Ver-
hältnisse (und der Notwendigkeit einer Ganztagsunterbringung) einen Antrag auf „Be-

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zuschussung der Verpflegungskosten“ beim Amt 51 stellen. Der bei Vorliegen der Zu-
schussvoraussetzungen gewährte Zuschussbetrag wird dann direkt vom Amt 51 an die 
Kindertageseinrichtungen überwiesen; für die Eltern verbleibt der gesetzlich vorgese-
hene Eigenanteil, der direkt mit der Einrichtung abgerechnet wird. 
 
Aufgabenüberschneidungen zwischen den Ämtern 40 und 51 ergeben sich, sobald ein Kind 
einer Familie ein schulisches Betreuungsangebot und das Geschwisterkind ein Kinderta-
gesbetreuungsangebot nutzt. Auf der Schulanmeldung sowie auf dem Antrag für Kinder-
tagsbetreuung / -pflege ist zu vermerken, ob ein solcher Fall vorliegt. Aufgrund dieser An-
gabe stimmen sich die beiden Ämter 51 und 40 in der Sachbearbeitung ab und legen fest, 
welcher Elternbeitrag
 für die Betreuung vereinnahmt wird – es ist immer der höchste El-
ternbeitrag zu zahlen. Die Bescheiderteilung erfolgt dann durch das Fachamt, das auch den 
Elternbeitrag vereinnahmt. 
 
Die  oben beschriebenen Regelungen zu den Verpflegungskosten  bleiben hiervon unbe-
rührt; sie sind von der Geschwisterregelung nicht betroffen. 
 
Unter Ziff. 1.22 (Seiten 5 bis 7) wurde bereits über die anstehenden Veränderungen bei den 
Offenen Ganztagsschulen berichtet; die Zuständigkeit soll auf das Amt für Kinder, Jugendli-
che und Familien übergehen. Aus organisatorischer Sicht ist es konsequent, auch die Be-
arbeitung der Elternbeiträge und Verpflegungskosten für den Offenen Ganztag (ohne den 
gebundenen Ganztag) mit zu verlagern. Es ist nicht sinnvoll, die fachliche und personelle 
Zuständigkeit für den Offenen Ganztag in die eine Zuständigkeit zu geben und die Festset-
zung der Elternbeiträge und Bezuschuss der Verpflegungskosten für ein und dieselben An-
gebote in eine andere. Zur Vermeidung von Wiederholungen wird auf die Ausführungen zur 
Inhaltlichen Optimierung und zu organisatorischen Konsequenzen im Bereich des Offenen 
Ganztags, vgl. Seite 6 und 7 dieses Berichtes, verwiesen. 
 
Künftig werden nur noch im Amt für Kinder, Jugendliche und Familien Elternbeiträge
 erho-
ben, unabhängig davon, ob es sich um ein Betreuungsangebot in einer Kindertageseinrich-
tung oder in einer offenen Ganztagsschule handelt. Die erforderlichen Absprachen zur Ge-
schwisterregelung entfallen damit. Die Eltern haben, unabhängig von der Einrichtung, die 
ihr Kind besucht, nur noch einen Ansprechpartner/eine Ansprechpartnerin. 
 
Die Verpflegungskosten
 werden weiterhin grundsätzlich zwischen den Eltern und der Ein-
richtung (Kindertageseinrichtung oder Schule) abgerechnet. In den Fällen, in denen ein Zu-
schuss gewährt werden kann, wird im Bereich der Offenen Ganztagsschulen nur noch das 
Amt für Kinder, Jugendliche und Familien tätig.  
 
 Mit dieser Regelung hat die Verwaltung den Prüfauftrag vollständig aufgegriffen und umge-
setzt.  
 
 Ziffer 7 
Synergien und Kooperation in den Bereichen Finanzen und Controlling beider Ämter 
 
 
Im Rahmen der Einführung es Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) wurden 
Produkte, Ziele und Kennzahlen entwickelt. Dabei sind Schnittstellen entsprechend geprüft 
und bereinigt worden. Teilleistungen aus diesen Aufgabenbereichen (z. B. Buchhaltung) 
wurden beim Amt für Finanzen und Beteiligungen zentralisiert.  
 
 Die Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich des Finanzmanagements, der Kosten- und 
Leistungsrechnung und sich ein darauf abzuleitendes und zu entwickelndes Controlling und 
Berichtswesen sind jeweils Fachaufgabe der Ämter und zentrale Bestandteile der individu-
ellen Amtssteuerung. Da, wie eingangs festgestellt, Überschneidungen und Schnittstellen in 
den Aufgabenbereichen städtischer Ämter angesichts der komplexen Aufgaben einer städ-
tischen Großstadtverwaltung nicht immer vermeiden lassen, sind Abstimmungen erforder-

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V/0950/2008 
 
lich, um über Ziele, inhaltliche Ausgestaltung, Ressourcenverbräuche in entsprechenden 
Aufgabenbereichen zu informieren und dort, wo es notwendig ist, entsprechende Abstim-
mungsprozesse einzuleiten. Dies wird zum einen durch die vielfältigen Arbeits- und Koope-
rationsformen zwischen den beiden Ämtern gesichert, zum anderen durch die Zuordnung 
beider Ämter zu einem Dezernat.  
 
 Eine weitergehende Bündelung oder Zusammenfassung dieser Bereiche ist nach Einschät-
zung der Verwaltung nicht sinnvoll, da bei weiterhin zwei getrennten Organisationseinheiten 
die Aufgabenbereiche Finanzen, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling und Be-
richtswesen, sich aus dem, dem jeweiligen Amt zugewiesenen Aufgaben ergeben und 
Kernbestandteil der amtsspezifischen Steuerung sind. Durch eine weitergehende Bünde-
lung sind  - auch vor dem Hintergrund der zu Beginn des Berichtes begründeten Ablehnung 
einer Fusion beider Ämter - keine wesentlichen Synergien (im Sinne einer Einsparung von 
Sach- und Personalressourcen) zu erwarten. 
 
 
2. Zusammenfassung
 
 
 Mit dem Bericht werden die vorgesehenen organisatorischen Veränderungen benannt und 
die Einschätzung der Verwaltung aus dem Vorschlag der Firma Rödl und Partner und zum 
SPD-Ratsantrag Nr. 0008/2007 zusammenfassend wieder gegeben. Durch die Neuvertei-
lung der Aufgaben, insbesondere in den Bereichen Übergang Schule – Beruf, Jugendbe-
rufshilfe und Beschäftigungs- und Qualifizierungsförderung und der offenen Ganztagsschu-
le werden transparentere und eindeutigere Zuordnungen getroffen. Die Verwaltung ver-
spricht sich davon eine inhaltliche Stärkung in diesen Aufgabenfeldern. Eine Fusion beider 
Ämter, wie sie von der Firma Rödl und Partner angeregt worden ist, wird aus den genann-
ten inhaltlichen und organisatorischen Überlegungen als nicht sinnvoll und zielführend an-
gesehen.  
 
 Zum Teil sind die Anregungen aus dem SPD-Ratsantrag in den dargestellten Optimie-
rungsmaßnahmen mit eingeflossen und aufgegriffen worden (vgl. Ziffer 1.2 des Berichtes). 
Zu den übrigen Prüfungsanregungen aus dem SPD-Ratsantrag wird auf die zusammenfas-
sende Stellungnahme unter Ziffer 1.3 des Berichtes verwiesen.  
 
 Zwischen Personal- und Organisationsverwaltung und dem Fachdezernat/den Fachämtern 
besteht übereinstimmend die Einschätzung, dass mit diesen Maßnahmen die Aufgabener-
füllung inhaltlich gestärkt und verbessert werden kann. Angesichts der hohen Dynamik in 
der quantitativen und qualitativen Aufgabenentwicklung in beiden Ämtern und der damit 
einhergehenden Arbeitsbelastung, sind jedoch wesentliche Einsparungen durch die Opti-
mierung der Schnittstellen im Bereich der Personalaufwendungen nicht zu erzielen.  
 
 Abschließend ist anzumerken, dass die Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation, 
da auch die Aufgaben- und Rahmenbedingungen nicht statisch sind, sondern sich häufig 
verändern, eine Daueraufgabe der Verwaltung ist. Soweit sich hier wesentliche Verände-
rungen ergeben, wird die  Verwaltung die zuständigen Ausschüsse in geeigneter Art und 
Weise – wie bisher - informieren.  
 
 
 
 
In Vertretung 
 
gez. Dr. Hanke 
Stadträtin