Sachstandsmitteilung zum Personalrisikomanagement

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/11/113/3 
 
Vorlagen-Nummer 21.11.2019 
 3639/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 02.12.2019 
Rechnungsprüfungsausschuss 10.12.2019 
 
Sachstandsmitteilung zum Personalrisikomanagement 
Die Verwaltung informiert den Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe 
/Internationales und den Rechnungsprüfungsausschuss über die Entwicklung des Projektes zur Ein-
führung eines Personalrisikomanagements. 
 
Das Personal- und Verwaltungsmanagement wird die Einführung eines systematischen und damit 
dauerhaften Personalrisikomanagements neu justieren, da die Erfahrungen mit den in den Jahren 
2018/2019 ergriffenen Interventionsmaßnahmen zur Verhinderung von Steuerausfällen beim Steuer-
amt in das Projekt einfließen sollen. Die 2019 getroffenen Maßnahmen zu einer zielgruppenspezifi-
schen Personalgewinnung im Rahmen der Einrichtung des Bewerbercenters haben zudem eine in-
haltliche Anpassung der bisherigen Konzeptionierung eines Personalrisikomanagements erforderlich 
gemacht. 
 
Ziel des Risikomanagements im Hinblick auf Personal bleibt es, Risiken einzuschätzen und besten-
falls zu vermeiden, um die Handlungsfähigkeit und die Erfüllung der städtischen Aufgaben aufrecht zu 
erhalten. Das Modell soll den Dienststellen dazu dienen, im Rahmen ihrer Eigenverantwortung die 
Aufgabenerledigung sicherzustellen. Dabei soll mit zielgerichteten Maßnahmen frühzeitig gegenge-
steuert werden, wenn bspw. aufgrund absehbarer Vakanzen und Personalausfälle die Erledigung 
prioritärer Aufgaben bedroht ist. Aufgabenzuwachs verbunden mit Personalgewinnungsproblemen 
und hoher Krankenquote können zu Risiken in der Zielerreichung beitragen.  
 
Vorgesehen ist in einem Pilotbereich ein systematisches Personalrisikomanagement aufzubauen und 
zu erproben, bevor es nach positivem Projektabschluss sukzessive auf die gesamte Stadtverwaltung 
übertragen wird. Dabei sollen die Risiken dauerhaft erfasst, hinsichtlich ihrer Priorität bewertet, Inter-
ventionsmaßnahmen benannt und im Ergebnis ein Frühwarnsystem für die betroffenen Dienststellen 
installiert werden. Unabhängig vom Stand des Projektes werden die im Prozess gewonnenen Erfah-
rungen flexibel auf zwischenzeitlich ggf. eintretende Risikoszenarien in anderen Bereichen einge-
bracht. 
 
 
Projektstart:          1. Quartal 2020 
 
Meilensteine: 
 
1. Konzeption         (bis Ende 1. Quartal 2021) 
 
a. Auswertung der Erfahrungen des Steueramtes 
b. Ressourcenplanung (Konzeptionierung ggf. unter Beteiligung externer Experten) 
c. Pilotbereich festlegen

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d. Definition und Operationalisierung von allgemeingültigen Risiko-Stufen anhand der 
Kombination aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der negativen Folgen 
e. Festlegung von Kennzahlen (insb. Vakanzen und Personalgewinnung) 
f. Mögliche Instrumente für Interventionen entwickeln und in einem Katalog fixieren 
(Werkzeugkasten) 
g. Prozess, Schnittstellen, Dokumentation und Handlungsleitfaden entwickeln  
h. Technische Umsetzung, Erhebung, Auswertung und Berichtswesen planen 
 
Die ausgewiesene Dauer von einem Jahr berücksichtigt, dass die zum Teil erst zeitversetzt zu erwar-
tenden Erfolge der Maßnahmen zur konkreten Risikoprävention bei der Erstellung des Risikobuches 
einfließen sollen. 
 
 
2. Umsetzung        (bis Ende 4. Quartal 2021) 
 
a. Abfrage der vorab definierten Kennzahlen 
b. Identifikation der Risiken  
c. Erstellung eines Risikobuches für unterschiedliche Ebenen 
Sinn und Zweck des Risikobuches ist es, den Dienststellen ein Instrument an die Hand 
zu geben, um ihrer dezentralen Eigenverantwortung zur Bewältigung der Aufgaben 
und zur Steuerung der Risiken gerecht zu werden. 
d. IT-Unterstützung implementieren 
 
3. Controlling        (bis Ende 3. Quartal 2022) 
 
a. Risiken der Dienststellen auswerten 
b. Monitoring der Interventionsmaßnahmen der Dienststellen 
c. Frühwarnsystem weiterentwickeln 
 
4. Evaluation        (bis Ende 4. Quartal 2022) 
 
Erfolgskontrolle durchführen 
 
Projektende:            31.12.2022 
 
 
Die Verwaltung wird dem Ausschuss für Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe/ Interna-
tionales und dem Rechnungsprüfungsausschuss jährlich über den Projektstand berichten. 
 
Weitere Maßnahmen zur konkreten Risikoprävention 
 
Neben dem Aufbau eines systematischen Personalrisikomanagements wird die Verwaltung weiterhin 
die konkrete Risikoprävention forcieren und hat Maßnahmen zur Vorbeugung eines erhöhten Risikos 
erarbeitet. Neben den in der Vorlage 2970/2018 aufgeführten Maßnahmen sollen hier nur beispielhaft 
zusätzliche Maßnahmen genannt werden, die seit Anfang 2019 angestoßen worden sind und deren 
Umsetzung 2020 ansteht: 
 
 Die Verwaltung wird zusammen mit den Interessenvertretungen die vorhandenen Regelungen 
und Maßnahmen zum Konfliktmanagement überarbeiten. Konflikte zwischen Beschäftigten 
und zwischen Beschäftigten und Führungskräften sollen zeitnah aufgearbeitet werden, bevor 
diese zu Beeinträchtigungen der Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten und der Aufgabenerledi-
gung führen. 
 
 Im Rahmen der Prävention von Beschäftigten vor Korruptionsrisiken hat die Verwaltung die 
Richtlinie zur Rotation von Personal auf korruptionsgefährdeten Stellen überarbeitet und wird 
im nächsten Schritt eine Abfrage der Dienststellen zur Korruptionsgefährdung starten. 
 
 Dem Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe/Internationales wurde in

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seiner Sitzung am 28.10.2019 unter TOP 4.4 der Sachstand zur Einrichtung des Bewerber-
centers berichtet. Bereits jetzt werden vielfältige Maßnahmen zur zielgruppenspezifischen 
Personalgewinnung genutzt und fortlaufend ausgebaut. 
 
 
Gez. Dr. Keller