Anfrage der SPD-Fraktion vom 24.01.2018: Sachstand zur Stärkung und Optimierung der Gebäudewirtschaft AN/0137/2018

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/I 
 
Vorlagen-Nummer  12.03.2018 
 0403/2018 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 12.03.2018 
 
Anfrage der SPD-Fraktion vom 24.01.2018: Sachstand zur Stärkung und Optimierung der 
Gebäudewirtschaft AN/0137/2018 
Mit AN/0137/2018 wurde die Verwaltung gebeten, zu folgenden Fragen Stellung zu nehmen: 
 
1. Wie ist der Sachstand der Umsetzung der Neuaufstellung der Gebäudewirtschaft? Wir bitten 
insbesondere um Informationen zu den Punkten: 
 
- Aufbau von Projektstrukturen zur Abwicklung der Baumaßnahmen 
- Einführung eines Interimsmanagers 
- Einführung eines kaufmännischen Geschäftsführers 
- Einführung eines Multiprojektmanagements 
- Aufbau eines Facility-Managements 
- Definition von Schnittstellen zw. Nutzerämtern und Gebäudewirtschaft 
- geplante Verschlankung der internen Regelwerke 
- Vergabeprozesse 
 
2. Wie ist der Sachstand zur „Integration der Kulturbauten“ in das Aufgabenportfolio der Gebäu-
dewirtschaft? 
 
3. Wie ist der aktuelle Sachstand zur Personalsituation bei der Gebäudewirtschaft bezüglich der 
externen Einstellungen und bezüglich der geplanten Entwicklungsmöglichkeiten für die derzei-
tigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? 
 
4. Wann ist damit zu rechnen, dass der Prozess der Neuaufstellung der Gebäudewirtschaft ab-
geschlossen sein wird? 
 
5. Wird es eine Gesamtstrategie der Stadtverwaltung für die Umsetzung der anstehenden Bau-
projekte bei der Gebäudewirtschaft geben? Wann wird diese vorliegen? 
 
Die Verwaltung beantwortet die Fragen wie folgt: 
 
Zu 1.: 
 
 Aufbau von Projektstrukturen zur Abwicklung der Baumaßnahmen 
 Einführung eines Interimsmanagers 
 
Die Beauftragung des Interimsmanagers erfolgte am 19.02.2018. Den Zuschlag erhielt die Va-
letis GmbH. Der Interimsmanager wird am 01.04.2018 mit seiner Tätigkeit beginnen. Zu sei-
nen Aufgaben gehören insbesondere: 
 
- Planung des Restrukturierungs- und Optimierungsprozesses

2 
 
- Betrachtung und Analyse der bestehenden Organisationsstrukturen, -prozesse, 
Schnittstellen und IT-Werkzeuge, Erstellung einer Schwachstellenanalyse und Erar-
beitung eines Vorschlages zur Optimierung des Aufgabenzuschnitts der Gebäude-
wirtschaft 
- Entwicklung eines Konzeptes für eine konsequente Prozess- und Projektmanage-
mentstruktur einschließlich neuer Organisationsstrukturen, Schnittstellen innerhalb der 
Gebäudewirtschaft und zu anderen Dienststellen, Prozessmodelle und interner Richtli-
nien 
- Entwicklung eines transparenten Vorschlags für eine fortschreibungsfähige quantitative 
und qualitative Stellenbemessung in Kooperation mit den zuständigen städtischen Äm-
tern 
- Aufstellung eines strategischen Personalkonzeptes zur Personalgewinnung, -erhaltung 
und -entwicklung in Kooperation mit den zuständigen städtischen Ämtern  
- Entwicklung von Qualitätsvorgaben 
- Anregung von Prozessen und Werkzeugen zur aufwandsarmen Erfassung der für die 
Planung und Steuerung notwendigen Daten des Gebäudebestandes 
- Erarbeitung einer Empfehlung für die künftige Organisationsform der Gebäudewirt-
schaft 
- Berichterstattung und Mitwirkung in Gremien 
 
Der Aufbau von Projektmanagementstrukturen  ist Teil des Aufgabenportfolios des Interims-
managers (s. Aufgabenübersicht). Im Vorgriff auf die einzuführenden Prozesse wird im Schul-
baumaßnahmenpaket bereits das Multiprojektmanagement praktiziert. 
 
 Einführung einer kaufmännischen Betriebsleitung 
 
Die Auswahlrunde zur kaufmännischen Betriebsleitung hat am 23.02.2018 stattgefunden. Die 
Entscheidungsvorlage hierzu wird unter der Nummer 0592/2018 in die Sitzung des Betriebs-
ausschusses vom 12.03.2018 eingebracht. 
 
 Einführung eines Multiprojektmanagements 
 
Im Rahmen des GU/TU-Schulbaumaßnahmenpakets (Ratsbeschluss 0864/2017) wurden 
nach umfangreichen Vorbereitungen und Marktrecherchen im Juli 2017 zwei EU-weite Aus-
schreibungsverfahren parallel initiiert, mit dem Ziel jeweils ein übergreifendes externes Mul-
tiprojektmanagement (Multi-PM) sowohl für die GU als auch die TU-Standorte zu beauftragen. 
Das jeweilige Multi-PM hat die Aufgabe, Leistungen der Projektsteuerung sowie Teile der Pro-
jektleitungsaufgaben wahrzunehmen. Damit soll die Projektgruppe GU/TU der Gebäudewirt-
schaft  optimal unterstützt werden, um die angestrebten Ziele hinsichtlich der fristgerechten 
Fertigstellung aller im GU/TU- Maßnahmenpaket enthaltenen Schulbauprojekte bis zum 
Schuljahr 2022/23 zu erreichen. 
Der Zeitplan für die beiden Multi-PM-Verfahren unter Einhaltung der vergaberechtlichen und 
gesetzlichen Rahmenbedingungen sah eine Vergabe bis Ende Januar 2018 vor.  
Im TU-Paket konnte der Auftrag über die Multi-PM-Leistungen planmäßig Ende Januar 2018 
an die Firma Drees & Sommer erteilt werden. Die Zusammenarbeit findet seitdem mit hoher 
Intensität statt. Im Multi-PM-GU-Verfahren hat ein in der Wertung unterlegenes Büro eine 
Vergaberüge bei der Vergabekammer der Bezirksregierung Köln eingelegt. Die Verhandlung 
vor der Vergabekammer ist für den 20.03.2018 terminiert. Im Vorfeld bereitet die seitens der 
Stadt Köln beauftragte Rechtanwaltskanzlei in Zusammenarbeit mit der Gebäudewirtschaft 
das Verfahren juristisch auf. Aufgrund der Rüge kann der Auftrag an das im Verfahren ausge-
wählte Büro derzeit nicht erteilt werden. 
 
 Aufbau eines Facility-Managements 
 
Das Facility-Management für die von 26 betreuten Objekte ist Bestandteil des Technischen 
Gebäudemanagements. Für diese Aufgabe soll wie in der Ratsvorlage 1912/2017 „Maßnah-
menpaket zur Stärkung und Optimierung der Gebäudewirtschaft“ ausgeführt in der Abteilung 
Objektmanagement ein mit modernen Methoden und moderner technischer Grundlage verse-

3 
 
henes Sachgebiet „Technisches Gebäudemanagement“ eingerichtet werden. Auf der Basis 
der mit dem Beschluss zu der o.g. Ratsvorlage genehmigten Bedarfsprüfung  ist zwischenzeit-
lich eine EU-weites Vergabeverfahren  initiiert worden mit dem Ziel, die in der Ratsvorlage 
dargestellten Beratungs- und Dienstleistungen für den Aufbau eines Technischen Gebäude-
managements zu beauftragen. Hierbei handelt es sich um folgende Leistungen:  
 
a) Die Entwicklung eines fortschreibungsfähigen und umfassenden Betreiberkonzeptes 
für die künftige Wahrnehmung der Betreiberverantwortung. 
b) Eine Bestandsaufnahme, die Aufbereitung und Migration von bestehenden Daten, 
Fortschreibung der Datenbank, Erstellung der Leistungsverzeichnisse und Mitwirkung 
bei der Vergabe der Facility-Management-Leistungen. 
c) Begleitung des neu einzurichtenden Sachgebietes TGM und Qualitätssicherung der 
Facilitymanagement-Dienstleister sowie der aufgebauten Prozesse.  
 
Der Prozess zur Einrichtung des Technischen Gebäudemanagements  ist aufgrund des Um-
fangs des betreuten Gebäudebestands und der Vielzahl der zu erhebenden Daten nur stufen-
weise möglich. Es soll daher wie in der o.g. Vorlage dargestellt eine sukzessive Abarbeitung 
von Erfassung und Ausschreibung der Facility-Management Leistungen nach sinnvoll gebilde-
ten Gebäudeclustern erfolgen. Für die Bedarfsprüfung zu den Facilitymanagement-
Dienstleistungen werden zu gegebener Zeit gesonderte Entscheidungsvorlagen durch die Ge-
bäudewirtschaft eingebracht.  
 
Mit einem Abschluss des EU-weiten Vergabeverfahrens ist im Sommer 2018 zu rechnen. Die 
Initiierung der Vergabe für die Beauftragung der Facilitymanagement-Leistungen für den ers-
ten Gebäudecluster  soll unmittelbar nach der Erstellung eines Betreiberkonzeptes erfolgen. 
Bis zur vollständigen Einrichtung ist wie in der o.g. Ratsvorlage dargestellt ein Zeitraum von 2-
3 Jahren zu veranschlagen. 
 
 Definition von Schnittstellen zw. Nutzerämtern und Gebäudewirtschaft 
 geplante Verschlankung der internen Regelwerke 
 Vergabeprozesse 
 
Die Definition von Schnittstellen sowie die geplante Verschlankung der internen Regelwerke 
ist Teil der Aufgabenstellung des Interimsmanagements. Die Gebäudewirtschaft hat bereits 
Vorarbeiten dafür geleistet. Gleichzeitig läuft derzeit das Verwaltungsreformprojekt 
„Neugestaltung des Vergabeprozesses“. Ein neuer Vergabeprozess ist bereits modelliert und 
wird kurzfristig im Rahmen einer einjährigen Pilotphase im Amt 66 getestet. Nach Auswertung 
dessen, sollen die Ergebnisse stadtweit übertragen werden.  
 
Zu 2.: 
Die Organisationsverfügung zur Aufgabenverlagerung Kulturbauten von Dez. VII/5 zu VI/26 wurde 
gerade zwischen Dez. VII und der Gebäudewirtschaft schlussabgestimmt und wird kurzfristig in Kraft 
treten. 
 
Zu 3.: 
Die Gebäudewirtschaft hat den Stellenbesetzungsprozess im Jahr 2017 optimiert, insgesamt qualita-
tiv neu aufgestellt und im Ergebnis erheblich beschleunigt, das Marketing intensiviert und darüber 
hinaus einen externen Dienstleister beauftragt, der die Stellenbesetzungsverfahren seit Mai 2017 
operativ unterstützt und auch weiterhin unterstützen soll. Überwiegend im IV. Quartal 2017 konnten 
insgesamt rd. 50 externe Neueinstellungen von Architektinnen/ Architekten bzw. Ingenieurinnen/ In-
genieuren im gehobenen technischen Dienst (Bachelor bzw. Dipl. Ing.) erfolgen. Dennoch sind in die-
ser Laufbahn immer noch rd. 60 Stellen vakant (Vakanz- Quote von rd. 20%). In diesen Daten sind 
die Vakanzen in den übrigen technischen Laufbahnen (rd. 25 Stellen) sowie die Vakanzen im Kultur-
baubereich (rd. 15 Stellen) noch nicht berücksichtigt. Die Personalgewinnung wird daher auch weiter-
hin mit höchster Priorität weiterverfolgt. Aufgrund der Vielzahl der Neueinstellungen wurde die Einar-
beitungsphase neu strukturiert bzw. konzeptioniert; die neue Struktur wird nun sukzessive implemen-
tiert. Nach einer erfolgreich abgeschlossenen Einarbeitung sollen die Mitarbeitenden durch individuel-
le und gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen fachlich sowie persönlich und entsprechend ihrer

4 
 
Potentiale gefördert werden. Basis bildet hierbei die Bedarfssituation der Gebäudewirtschaft sowie 
das Anforderungsprofil der aktuellen und individuellen Stelle. Ein Baustein dieser Personalentwick-
lung ist die geplante Qualifizierungsreihe zum Bauprojektmanagement, zunächst für die vorhandenen 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus technischen Berufen, die bereits Erfahrungen (mindestens 2 
Jahre) in der Abwicklung größerer Bauprojekte bei der Gebäudewirtschaft vorweisen können. 
Die Einführung der modularen Qualifizierung für die Laufbahngruppe 2, 2. Einstiegsamt (ehemals 
höherer technischer Dienst), die bei der Gebäudewirtschaft als Pilotprojekt voraussichtlich noch in 
2018 starten und darüber hinaus perspektivisch auch für die anderen technischen Ämter angeboten 
wird, schafft weitere Entwicklungsperspektiven für die Mitarbeitenden und erhöht die Bindung zur Ge-
bäudewirtschaft und der Arbeitgeberin Stadt Köln.  
 
Zu 4.: 
Der Vertrag mit dem Interimsmanager hat zunächst eine Laufzeit von 24 Monaten, kann aber seitens 
der Verwaltung um weitere 12 Monate verlängert werden, sodass entsprechend des Ratsbeschlusses 
eine Beauftragung von bis zu drei Jahren erfolgt. Es ist davon auszugehen, dass sich während des 
Prozesses sukzessive Veränderungen und auch Verbesserungen ergeben werden. 
 
Zu 5.:  
Die künftige Ausrichtung der Gebäudewirtschaft wird im Rahmen des Stärkungs- und Optimierungs-
prozesses entwickelt. 
 
 
Gez. Dr. Keller