Eigenbetriesbähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln - Bericht zum Risikomanagement

B
ericht zum Risikomanagement 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum Köln der Stadt Köln 
II/2020

Vorbemerkungen: 
Grundsätzlich können sich für das Veranstaltungszentrum aus folgenden Bereichen Risiken 
ergeben: 
- Risiken aus den Beteiligungen an der Koelnmesse GmbH und der KölnMusik Be-
triebs- und Servicegesellschaft mbH
- Risiken aus dem Geschäftsbetrieb
- Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlagen, Umweltschutz
- Risiken aus Geld, Kapital, und Liquidität
- EDV-Risiken
- Rechtliche Risiken
Risikobericht: 
Risiken aus den Beteiligungen an der Koelnmesse GmbH und der KölnMusik Betriebs- und 
Servicegesellschaft mbH 
Das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2020  war bestimmt von den Entwicklungen im Zu-
sammenhang mit der Corona-Pandemie. Insbesondere der Veranstaltungs- und Kongressbe-
reich war bzw. ist von den Auswirkungen besonders hart betroffen. So musste in den Betriebs-
gesellschaften der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung der Veranstaltungsbetrieb bereits Mitte 
März komplett eingestellt werden. Das Veranstaltungszentrum selbst ist als reine Besitzgesell-
schaft von diesen Auswirkungen nur indirekt betroffen. Da alle Tochtergesellschaften ihre jähr-
liche Pacht für die Betriebsobjekte und die Erbbaurechtsgrundstücke bereits zu Jahresbeginn 
leisten und die Verlustübernahmeverpflichtung für die KölnKongress GmbH nach der Anteils-
veräußerung an die Koelnmesse GmbH nicht mehr besteht, sind die Folgen der Veranstal-
tungsverbote bislang einzig aus der Ergebnisentwicklung der KölnMusik GmbH zu erwarten.  
Der Wirtschaftsplan der Koelnmesse GmbH sah für das Geschäftsjahr 2020 als turnusbedingt 
schwächeres Veranstaltungsjahr einen Jahresfehlbetrag in Höhe von 5.472 Tsd. Euro vor. Die 
Corona-Pandemie hat erhebliche negative Auswirkungen auf die Vermögens-, Finanz- und 
Ertragslage der Gesellschaft, die zu deutlichen Abweichungen von den Wirtschaftsplanungen 
führt. Verlegungen und Absagen von Veranstaltungen im In- und Ausland zwischen März und 
Juni haben bereits stattgefunden und sind weiterhin möglich. Es ist derzeit nicht absehbar, 
wann sich das Messegeschäft wieder normalisieren wird. Die Gesellschaft hat ab April Kurz-
arbeit eingeführt. Nach den Darstellungen der Gesellschaft wird auf Basis des gegenwärtigen 
Kenntnisstandes für das Geschäftsjahr 2020 für die Koelnmesse GmbH ein Verlust von rd. 
120 Mio. € erwartet.  
Maßnahmen zur Bewältigung der coronabedingten , finanziellen Auswirkungen auf 
den Koelnmesse Konzern, zu dem seit dem 01.01.2020 auch die KölnKongress GmbH 
zählt, wurden seitens der Stadt Köln im Wesentlichen durch die Einrich-tung eines 
gemeinsamen Cash Poolings zur Sicherung der Liquidität der Koelnmesse GmbH 
ergriffen. Da der Liquiditätsverbund mit der Stadt Köln eingegangen wird 
und nicht mit der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung, ergeben sich für das 
Veranstaltungszentrum hieraus keine wirtschaftlichen Auswirkungen. Ferner hat die 
Stadt Köln im Rahmen der Auszahlung

eines verbürgten Investitionsdarlehens einen Dividendenverzicht bis einschließlich zum Jahre 
2024 erklärt. Auch hieraus ergeben sich keine Auswirkungen auf den Wirtschaftsplan der ei-
genbetriebsähnlichen Einrichtung, da über den gesamten Planungszeitraum keine Ausschüt-
tungen der Koelnmesse vorgesehen waren. Beide Maßnahmen wurden vom Rat der 
Stadt Köln in der Sitzung am 14.05.2020 beschlossen. Die Notwendigkeit weiterer 
Maßnahmen seitens der Gesellschafter kann nicht ausgeschlossen werden. 
Liquiditätsmaßnahmen für die KölnMusik GmbH sind derzeit nicht erforderlich, jedoch 
zeichnet sich eine deutliche Ergebnisverschlechterung ab, die sich in voller Höhe auf das 
Ergebnis der ei-genbetriebsähnlichen Einrichtung auswirkt. Aufgrund der weltweiten 
Corona-Krise und der vom Land NRW im März 2020 erlassenen Schutzverordnung 
musste der Konzertbetrieb ab dem 10.03.2020 eingestellt und alle Veranstaltungen ab 
diesem Zeitpunkt abgesagt werden. Obwohl mit Wirkung vom 20.05.2020 Veranstaltungen 
bis zu einer Besucherzahl von 100 Per-sonen unter strengen Auflagen genehmigt werden 
konnten, war ein Konzertbetrieb nicht mög-lich. Ab September können unter sehr strengen 
Hygieneauflagen und Schutzmaßnahmen wie-der kleinere Konzerte stattfinden, die jedoch 
bei unverändert hohen Fixkosten zu deutlich ver-ringerten Umsatzerlösen führen. Derzeit 
kalkuliert die Gesellschaft mit einem um 1,9 Mio. Euro höheren Verlust. 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
Risikoquantifizierung: 8 
Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
U
S-Lease 
D
ie aus der gemeinsam mit der Koelnmesse GmbH am 19. September 2002 im Zusammen-
hang mit der US Cross-Border Transaktion mit dem amerikanischen Investor abgeschlosse-
nen Leasing-Gesamtvereinbarung auch für das Veranstaltungszentrum als Vertragspartner 
resultierenden Verpflichtungen bestehen gegenüber dem Vorjahr unverändert fort. Von be-
sonderer Bedeutung ist hier die Verpflichtung der beiden Vertragsparteien Koelnmesse 
GmbH und Stadt Köln - eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum, bei Eintritt 
bestimmter Ereignisse (im Vertrag “Equity Collateral Trigger Event“ genannt) weitere Sicher-
heiten stellen zu müssen. In diesem Zusammenhang sieht der Vertrag z.B. das Absinken 
des Ratings der Bundesrepublik unter AA bei Standard & Poor’s oder Aa2 bei Moody’s oder 
den Eintritt einer wesentlichen Vertragsverletzung als mögliches, eine Sicherheit auslösen-
des Ereignis vor. Im Jahre 2004 ist mit der Herabstufung der Bonität des Landes Nordrhein-
Westfalen ein solches “Trigger Event“ eingetreten, das den Investor berechtigt, eine Dienst-
barkeit im Grundbuch eintragen zu lassen. Die Eintragung erfolgte 2008. Auswirkungen auf 
das Veranstaltungszentrum und den operativen Messebetrieb ergeben sich hieraus nicht. 
Darüber hinaus verpflichten die abgeschlossenen Verträge die Stadt Köln, im Falle einer In-
solvenz der Koelnmesse GmbH ihr in den Erbbaurechtsverträgen abgesichertes Heimfall-
recht auszuüben. Weiterhin bestehen Berichtspflichten bei Änderungen und Umstrukturierun-
gen der den Verträgen zugrundeliegenden Rahmenbedingungen. Dem Investor, dem Trus-
tee und den Darlehensgebern sind jährlich Pflichterfüllungsbescheinigungen nebst Anlagen 
(Auszug aus dem Haushaltsplan, Jahresabschluss der GmbH) vorzulegen. Für die sich hie-
raus ergebenden Verpflichtungen in den Folgejahren wurde bereits im Jahresabschluss 2002 
eine entsprechende Rückstellung gebildet.

Die bestehenden Berichts- und Verhaltenspflichten werden in enger Abstimmung mit der 
Koelnmesse GmbH nach und eingehalten. 
Bisher sind keine zusätzlichen Verpflichtungen oder Risiken aus der Cross-Border-Transak-
tion für die eigenbetriebsähnliche Einrichtung entstanden und momentan auch nicht ersicht-
lich. Vielmehr konnte in 2019 der Fremdkapitalanteil der Transaktion (A-Payment Underta-
king Agreement und B-Payment-Undertaking Agreement) vorzeitig vorfälligkeitsentschädi-
gungsfrei vollständig getilgt werden. Dies führt zu einer dauerhaften Minimierung etwaiger 
Risiken aus dem US-Lease-Geschäft. 
Risikoquantifizierung:  4 
Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlagen, Umweltschutz 
Der Zustand der Anlagen, die sich im Vermögen des Veranstaltungszentrums befinden, 
wird von der KölnKongress GmbH (Gürzenich, Flora, Tanzbrunnen) sowie von der 
KölnMusik GmbH bzw. der städtischen Gebäudewirtschaft überwacht. Handlungsbedarf 
wird von dort dem Veranstaltungszentrum gemeldet. 
Investitions-/Instandhaltungsbedarf, der nicht im Wirtschaftsplan vorgesehen wurde, ist der-
zeit nicht erkennbar. 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
Risikoquantifizierung: 1 
Risiken aus Geld, Kapital, und Liquidität
Risiken hinsichtlich der Finanzierung des Veranstaltungszentrums sind derzeit nicht erkenn-
bar, solange die Stadt Köln ausreichende Zuschüsse bzw. Verlustausgleich leistet. Nur damit 
kann das Veranstaltungszentrum in seiner derzeitigen Struktur seinen Verpflichtungen dau-
erhaft nachkommen. Werden Jahresfehlbeträge wie bisher durch Entnahmen aus der Kapi-
talrücklage ausgeglichen, sinkt das Eigenkapital kontinuierlich. Die Thematik ist in Abstim-
mung mit der Stadt Köln zu überwachen. 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
Risikoquantifizierung: 1 
EDV-Risiken 
Di
e Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PKF hat im November 2014 die IT-Risikoindikatoren des 
Veranstaltungszentrums überprüft und lediglich in wenigen Teilbereichen Risiken in nicht sig-
nifikanter Größenordnung festgestellt, die jedoch keine unmittelbaren Auswirkungen auf das 
wirtschaftliche Ergebnis des Veranstaltungszentrums haben.

Trotz Einbettung der IT des Veranstaltungszentrums in die IT-Struktur der Stadt Köln sind al-
lerdings kurzzeitige Ausfälle mit geringfügigen finanziellen Auswirkungen nicht grundsätzlich 
auszuschließen. 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
Risikoquantifizierung: 1 
Rechtliche Risiken 
Rechtliche Risiken sind derzeit nicht erkennbar.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
II/II/2 
 
Vorlagen-Nummer  31.08.2020 
 2531/2020 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Veranstaltungszentrum Köln 07.09.2020 
 
Eigenbetriesbähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln 
hier: Bericht zum Risikomanagement 
 
 
Die Betriebsleitung hatte dem Ausschuss in der Sitzung am 07.09.2015 über das neu eingerichtete 
Risikomanagement unterrichtet (Vorlage-Nr. 2442/2015). Seitdem erfolgt nach Bedarf, mindestens 
jedoch einmal jährlich eine Berichterstattung über die Einschätzung potenzieller Risiken. 
 
Mit der als Anlage 1 beigefügten Dokumentation wird die Risikolage zum Stichtag 30.06.2020 abge-
bildet. Wesentliche Änderungen in den Risiken haben sich im Vergleich zur letztjährigen Berichter-
stattung insbesondere infolge der erheblichen wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie 
auf den Veranstaltungs- und Kongressbereich ergeben. 
 
Zum besseren Verständnis wurde als Anlage 2 der Leitfaden zum Risikomanagement der eigenbe-
triebsähnlichen Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln nochmals beigefügt. 
 
Gez. Prof. Dr. Diemert

Leitfaden zum Risikomanagement 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
 
„Veranstaltungszentrum Köln der Stadt 
Köln“ 
 
 
 
 
 
 
 
Juni 2015

Anforderungen an ein Risikomanagementsystem: 
 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist der Betrieb der Kölner Phil- 
harmonie, des Gürzenichs der Stadt Köln, des Veranstaltungsgebäudes Flora Köln 
sowie des Tanzbrunnens und des Theaters am Tanzbrunnen auf dem Gelände des 
Rheinparks im Wege von Gesamt- und Einzelverpachtungen. Dabei ist bei dem be- 
trieb dieser Veranstaltungen vorrangig einer an den Interessen aller Bevölkerungs- 
kreise orientierten Nutzung Rechnung zu tragen. 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist des Weiteren auf dem Mes- 
segelände in Köln-Deutz und Köln-Mülheim: 
1. Die Anmietung und der Betrieb der nördlichen Messehallen Nr. 6 bis 9 im Wege 
der Gesamt- und Einzelverpachtung bzw. -vermietung, 
2. der Betrieb der südlichen Messehallen 1 bis 5 sowie 10 und 11 im Wege der Ein- 
räumung von Erbbaurechten an den für den Betrieb dieser Hallen benötigten 
Grundstücken 
 
Die Stadt Köln kann sich über die eigenbetriebsähnliche Einrichtung an Gesellschaf- 
ten beteiligen, die die in Abs. 3 und 4 bezeichneten Veranstaltungsstätten und Mes- 
sehallen betreiben.  
 
Im Rahmen dieses Gesellschaftszwecks hält das Veranstaltungszentrum Anteile an 
der Koelnmesse GmbH, der KölnMusik Betriebs- und Servicegesellschaft mbH und 
der KölnKongress GmbH. 
Es vermietet bzw. verpachtet Immobilien an KölnKongress (Gürzenich, Flora, Tanz- 
brunnen) und an KölnMusik (Philharmonie). Außerdem überlässt das Veranstal- 
tungszentrum der Koelnmesse durch Einräumung von Erbbaurechten die Grundstü- 
cke der südlichen Messehallen. 
 
Die wirtschaftliche Betätigung des Veranstaltungszentrums als „Besitzgesellschaft“ 
erstreckt sich somit lediglich auf die Vermietung und Verpachtung der von den „Be- 
triebsgesellschaften“ bewirtschafteten Grundstücke und Gebäude. In Anbetracht des 
Gegenstandes des Veranstaltungszentrums und der kommunalpolitischen Ausrich- 
tung der Betriebsgesellschaften ist das Veranstaltungszentrum eine dauerdefizitäre 
Einrichtung und aufgrund seiner Struktur auf Zuschüsse der Stadt Köln angewiesen.  
 
Auch in Anbetracht dieser Rahmenbedingungen kommt einem konsistenten Risiko- 
managementsystem eine hohe Bedeutung zu. Zweck des Risikomanagements ist die 
frühzeitige Erkennung risikobehafteter Entwicklungen und damit die Verbesserung 
von Möglichkeiten zur Gegensteuerung. Wesentliches Ziel des Risikomanagements 
ist die bestmögliche Erhaltung des Wertes der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum Köln.

Risikodefinition  
 
Im Verständnis des Veranstaltungszentrums sind Risiken 
 
alle Ereignisse und mögliche Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Ver- 
anstaltungszentrums, die sich negativ auf die Erreichung der Ziele des Veran- 
staltungszentrums auswirken können. 
 
 
Risikopolitische Grundsätze 
 
- Identifikation 
 
Die Risiko-Identifikation ist Teil der täglichen Arbeitsabläufe. Die Gewinnung der Ri- 
sikoinformationen muss in regelmäßigen Abständen erfolgen, mindestens jedoch 
einmal jährlich. Bei aktuellen Entwicklungen ist außerhalb des Turnus die Betriebslei- 
tung zu informieren (adhoc). Bezüglich der Beteiligungsgesellschaften sind deren 
Risikoinformationen regelmäßig auszuwerten. 
 
- Bewertung 
 
Die Risiken müssen bewertet werden mit der Wahrscheinlichkeit ihres Eintreffens 
sowie ihrer möglichen Schadenshöhe. Danach können sie in wichtige und weniger 
wichtige Risiken eingestuft werden, so dass auch eine effiziente Risikobearbeitung 
möglich ist. Um dies zu ermöglichen, werden die Risiken in folgende Bewertungs- 
matrix eingeordnet:

Das Bewertungskriterium „Höhe der Auswirkung“ orientiert sich an den Folgen für 
das im Wirtschaftsplan prognostizierte Jahresergebnis des Veranstaltungszentrums. 
Als „gering“ einzustufen sind demnach Risiken, die sich auf das Jahresergebnis mit 
unter 200 T€ auswirken können, „mittel“ sind Risiken mit einem Abweichungspotenti- 
al von 500 T€ und „hoch“ sind solche, die das Jahresergebnis mit mehr als 500 T€ 
belasten können. 
 
- Steuerung 
 
Soweit Risiken nicht vermeidbar sind, müssen ihnen entsprechende Gegensteue- 
rungsmaßnahmen zugeordnet werden, um ihre Auswirkungen zu reduzieren. Die 
Mechanismen aus Satzung, Dienstanweisungen etc. zur Überwachung insbesondere 
des Wirtschaftsplans sind wichtige Elemente des Risikomanagements. 
 
- Verantwortung 
 
Verantwortlich für die Umsetzung des Risikomanagementprozesses ist der ge- 
schäftsführende Betriebsleiter des Veranstaltungszentrums. Er wird dabei unterstützt 
durch die kaufmännische Leitung. Für einzelne Risiken werden darüber hinaus ver- 
antwortliche Personen benannt, denen die laufende Beobachtung und bedarfsweise 
Kommunikation obliegt. 
 
- Kommunikation 
 
Der Betriebsausschuss ist über Risiken, die einen akuten Handlungsbedarf auslösen, 
nach deren Identifikation in seiner nächsten Sitzung, ggf. auch außerhalb von Sit- 
zungen kurzfristig (adhoc), in geeigneter Form zu unterrichten. 
 
- Dokumentation 
 
Das Risikomanagement muss transparent sein. Sowohl die Verfahren zur Risikoer- 
kennung sowie die Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Die Dokumentation gilt 
auch als Nachweis gegenüber dem Betriebsausschuss und dem Wirtschaftsprüfer. 
 
- Aktualisierung 
 
Das Risikomanagement-System ist in regelmäßigen Abständen dahingehend zu 
überprüfen, ob es den Bedingungen der rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbe- 
dingungen des Veranstaltungszentrums noch angemessen ist und ggf. angepasst 
oder verbessert werden kann.