Sachstandsbericht zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) - Beschluss des Verwaltungsvorstandes zum Abschluss des Projektes

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/ 30/1 (bDSB) 
 
Vorlagen-Nummer 31.01.2020 
 0337/2020 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 09.03.20 
 
Sachstandsbericht zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)  
- Beschluss des Verwaltungsvorstandes zum Abschluss des Projektes 
 
Beschlusslage 
 
Der damalige Stadtvorstand hat in seiner Sitzung am 07.02.17 auf Vorschlag des Datenschutzbeauf-
tragten u.a. die organisatorischen Rahmenbedingungen für die Umsetzung der DSGVO bei der Stadt 
Köln beschlossen. Neben der Einrichtung einer den Transformationsprozess begleitenden interdiszip-
linären Projektgruppe erfolgte die Umstellung auf die neue Verordnungslage durch die verantwortli-
chen Fachdienststellen auf der Grundlage eines operativen Vorgehensmodells mit der standardisier-
ten Dokumentation der Ergebnisse in einer eigens hierfür entwickelten Datenbank (Webanwendung 
DSGVO). 
 
In Zusammenhang liegen seitens des behördlichen Datenschutzbeauftragten (bDSB) folgende Gre-
mieninformationen vor: 
 
 Sachstandsbericht Datenschutz bei der Stadt Köln  
(Vorlage zum Stadtvorstand am 07.02.17; Session 0404/2017) 
 
 Sachstandsbericht Datenschutz bei der Stadt Köln 
(Vorlage zum UdiKO am 13.03.17 und AVR am 27.03.17; Session 0565/2017 
 
 „Bericht zur Pilotphase im Zusammenhang mit der Umsetzung der EU-
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)“ 
(Vorlage zum Verwaltungsvorstand am 22.08.17; Session 2178/2017) 
 
 Beantwortung einer Anfrage „Neue Datenschutz-Grundverordnung“ 
(AVR am 06.11.17; Session 3137/22017) 
 
 Beantwortung einer Anfrage „Status neue Datenschutz-Grundverordnung zum  
25. Mai 2018“ (AVR am 28.05.18; Session 1654/2018) 
 
 Sachstandsbericht zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung zum  
25.05.18 (Vorlage zum Verwaltungsvorstand am 29.05.18; Session 1681/2018) 
 
 Mitteilung „Sachstandsbericht zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung zum 
25.05.18“ (UdiKO am 11.06.18; Session 1680/2018) 
 
 Sachstandsdarstellung zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)  
ein Jahr nach Inkrafttreten  
(Vorlage zum Verwaltungsvorstand am 30.04.19; Session 1301/2019)

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Aktueller Sachstand 
 
Nach Festlegung der organisatorischen Rahmenbedingungen zur Umsetzung der Regelungen der 
DSGVO bei der Stadt Köln durch den seinerzeitigen Stadtvorstand haben die Fachdienststellen im 
Sept. 2017 mit der flächendeckenden Umsetzung des operativen Vorgehensmodells begonnen. Hier-
bei erfolgte eine Prüfung aller umsetzungsrelevanten datenschutzrechtlichen Tatbestände auf der 
Grundlage von insgesamt fünf Prüfkategorien. 
 
Die Ergebnisse dieses gleichzeitig „datenschutzrechtlichen Hausputzes“ wurden durch die Verant-
wortlichen der Fachdienststellen in der vom Amt für Informationsverarbeitung entwickelten Weban-
wendung DSGVO als einheitliches Dokumentations- und Controllinginstrument festgehalten und der 
Verwaltungsvorstand über die operativen Zwischenergebnissen informiert. 
 
 
Abbildung 1 - Umsetzungsarchitektur:  
 
  
 
Die Umsetzungsarbeiten durch die städtischen Fachdienststellen sind im Zeitraum von Sept. 2017 bis 
heute soweit durchgeführt worden, dass der Umsetzungsprozess als abgeschlossen betrachtet wer-
den kann. Die prozessbegleitende Projektgruppe DSGVO hat in ihrer insgesamt 13. Sitzung am 
06.11.19 – vorbehaltlich des abschließenden Votums des Stadtvorstandes – beschlossen, das Pro-
jekt zur DSGVO-Umsetzung abzuschließen und die Arbeit der Projektgruppe zu beenden. 
 
Daraufhin hat der Verwaltungsvorstand in seiner Sitzung am 17.12.19 Folgendes beschlossen: 
 
„Der Verwaltungsvorstand nimmt die Ausführungen zu dieser Vorlage zur Kenntnis und befür-
wortet 
 
1. den Transformationsprozess zur DSGVO-Umsetzung bei der Stadt Köln abzuschließen, 
 
2. die Arbeit der Projektgruppe DSGVO zu beenden und  
 
3. als Konsequenz aus den Ziffern zu 1. und 2. die in der Begründung beschriebenen 
Maßnahmen zum weiteren Vorgehen eigenverantwortlich durch die Dezernate und 
Fachdienststellen umsetzen zu lassen (s. dort Ziff. IV.).

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Der Verwaltungsvorstand bedankt sich bei allen Beschäftigten in den Dezernaten und Fach-
dienststellen, die an dem Prozess zur DSGVO-Umsetzung beteiligt waren, für ihre engagierte 
Mitarbeit. Dieser Dank umfasst hierbei auch die Beschäftigten, die in der Projektgruppe DSGVO 
im Verlauf ihres 2 ½ jährigen Bestehens mitgearbeitet haben sowie den Beauftragten für den 
Datenschutz und seinen Stellvertreter für die fachinhaltliche Steuerung des Umstellungsprozes-
ses.“ 
 
Zu den durchzuführenden Nacharbeiten der städtischen Fachdienststellen (s. Ziff. 3. des v.g. Be-
schlusses) zählen nunmehr lediglich noch aufgefallene IT-Fachanwendungen oder Auftragsverarbei-
tungen, für die bisher aus verschiedenen Gründen keine datenschutzrechtlichen Zulässigkeitsprüfung 
durchgeführt wurden. Ebenso sind noch offene bzw. zwischenzeitlich auffallende Maßnahmen bezüg-
lich der Informationspflichten (Datenschutz- und Einwilligungserklärungen bei der Verarbeitung von 
personenbezogenen Daten) abzuarbeiten. 
 
Unabhängig von der formalen Beendigung des bei der Stadt Köln etablierten Umsetzungsprozesses 
stehen der behördliche Datenschutzbeauftragte und sein Stellvertreter den Fachdienststellen im 
Rahmen der gesetzlichen Beratungsaufgabe jederzeit unterstützend zur Verfügung. 
 
Die Stadt Köln ist somit in NRW und, bezogen auf die Art und Weise der Umsetzungstiefe, auch bun-
desweit die erste Kommune, die den Anforderungen der DSGVO vollumfänglich nachkommt und die 
Einführung für umgesetzt erklären kann. 
 
gez. Dr. Keller