Sachstand zur Implementierung eines Cash Pools

Dezernat, Dienststelle  
II/20 
 
Vorlagen-Nummer  28.11.2022 
 4039/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Finanzausschuss 05.12.2022 
 
Sachstand zur Implementierung eines Cash Pools 
Cash Pooling 
 
Mittels eines Cash Poolings findet eine Bündelung (Clearing) des Liquiditätsbestands der teilnehmen-
den Einheiten und der Kernverwaltung auf einem zentralen Konto statt. Sog. Cash Pool -Führerin ist 
die Kernverwaltung. Ziel des Cash-Poolings ist die Nutzung der bei den teilnehmenden Einheiten vor-
handenen Liquidität zwecks Reduktion von mit Kosten verbundenen Liquiditätskrediten.  
 
Bei den zukünftig teilnehmenden Einheiten handelt es sich um Organisationseinheiten des Konzerns 
Stadt Köln, konkret um die Eigenb etriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, die in einem 
ersten Schritt mit der Kernverwaltung einen Pooling -Kreis bilden sollen. Diese sechs Einrichtungen 
haben zwar eine Verselbständigung gegenüber der Kernverwaltung erfahren und wirtschaften in der 
Folge grundsätzlich eigenverantwortlich auf Basis eines eigenen Wirtschaftsplans und unter Leitung 
kaufmännisch agierender und verantwortlicher Betriebsleitungen, sie verfügen aber nicht über eine 
eigene Rechtspersönlichkeit. Nach einer Erprobungsphase kann die Erweiterung des Pooling-Kreises 
um weitere Beteiligungsgesellschaften in privater und öffentlicher Rechtsform geprüft werden. Hierbei 
sind allerdings besondere rechtliche und organisatorische Anforderungen zu beachten. 
 
Pooling über die IT-Anwendung Cash Pool Pro 
 
Die Steuerung des täglichen Clearings soll automatisiert über das IT -Tool „Cash Pool Pro“ erfolgen. 
Cash Pool Pro ist eine von der Hessischen Landesbank entwickelte und von der Sparkasse KölnBonn 
angebotene Web-Anwendung. Die Abwicklung der technischen Durchführung von Pooling-Vorgängen 
erfolgt im Hintergrund über die in der Kernverwaltung bereits etablierte Anwendung S -Zentral der 
Sparkassengruppe. Der Beschaffung und Einführung der Anwendung hat der Finanzausschuss mit 
der Vorlage 3571/2018 am 17.12.2018 zugestimmt.  
 
Die geplante Struktur des Cash-Poolings ist in der folgenden Grafik dargestellt:

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Abbildung: Geplante Struktur des Cash Pooling im Konzern Stadt Köln  
Die eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen führen von einem bis zu zehn (Neben-)Konten. Die Zahl 
der von der Kernverwaltung geführten (Neben -)Konten beläuft sich auf derzeit 75 Stück. Die Stadt 
Köln steuert über die feingliedrige Kontenstruktur, angepasst an die organisatorischen Strukturen der 
diversen Dienststellen effizient die Finanzströme. Hierdurch werden  zum einen  Zahlungszuordnun-
gen insbesondere mit unklaren Verwendungszweck schneller aufgeklärt, zum anderen erleichtert es 
die weitere  Buchführung und Tagesabschlussarbeiten in den einzelnen Organisationseinheiten. 
 
Die Konten der Kernverwaltung sind schon heute in eine mit der Sparkasse KölnBonn getroffene sog. 
Kompensationsvereinbarung einbezogen, so dass sich negative oder positive Salden auf den jeweili-
gen Einzelkonten nicht unmittelbar auswirken. 
  
Inanspruchnahmen von Liquidität 
 
Ein Cash Pool ist grundsätzlich „in beide Richtungen“ angelegt: integraler Bestandteil des Cash Poo-
lings sind beidseitige Zahlungsströme, also Zuflüsse (Guthaben der jeweiligen Hauptkonten fließen 
auf das Masterkonto) und Abflüsse (Kontostände der jeweiligen Hauptkonten werden vom Masterkon-
to aufgefüllt). Dies kann dazu führen, dass die teilnehmenden Einheiten Mittel aus dem Cash Pool 
beanspruchen und –soweit diese Ziehungen vorher eingebrachte Guthaben überschreiten - eine 
Rückzahlungsverpflichtung gegenüber der Kernverwaltung begründen, also Liquidität beanspruchen 
und damit Refinanzierungsbedarfe der bündelnden Stelle (Kernverwaltung) am Markt auslösen. Diese 
müssen tagesscharf durch Liquiditätskredite der Stadt gedeckt werden, wobei die h aushaltsrechtli-
chen Vorgaben (u.a. die Liquiditätskreditobergrenze) einzuhalten sind. Daher sollen bilaterale Verein-
barungen zwischen der Kernverwaltung und den teilnehmenden Einrichtungen eine individuelle 
Obergrenze für die Kreditziehungen festlegen. 
 
Zinsen im Cash Pooling 
 
Um die beim Cash Pooling beteiligten Parteien gegenüber dem Markt im Vergleich zur individuellen  
(Re-)Finanzierung nicht schlechter zu stellen, sollen die im Rahmen des Cash Poolings entstehenden 
Guthaben und Rückzahlungsverpflichtungen mit Zinsen belegt sein. Daneben dient die Zinsgestal-
tung auch der Steuerung von Zahlungsflüssen im Cash -Pool, insbesondere bei Inanspruchnahmen 
der teilnehmenden Einheiten aus dem Cash-Pool.

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Planung der Einführungsschritte: 
 
Im Rahmen des Einführungsp rojekts hat die Verwaltung interne Festlegungen und in den SAP -
Systemen ablaufende (automatisierte) Verfahren (unter anderem bezüglich Zahlungsabwicklung, 
Rechnungswesen und Haushalt) entwickelt und deren Funktionalität in Testläufen erprobt. In q2/2022 
machte die Sparkassengruppe überraschend eine Änderung ihres IT -Verfahrens S-Zentral bekannt. 
Diese erforderte eine umfangreiche Modifizierung der Struktur für die technische Durchführung des 
Poolings und eine Adaption der internen automatisierten Verfahren mit anschließender, erneuter 
Test- und Validierungsphase. 
 
Aufgrund der Änderungen im IT-Verfahren und der damit verbundenen zusätzlich notwendigen Arbei-
ten hat sich die Einführung des Cash Pools deshalb zwangsläufig verzögert. Die aktuelle Planung 
sieht folgende Schritte und eine Implementierung des Cash Pooling Anfang 2023 vor: 
 
 Testphase: Abschluss (q4/2022) 
 Pilot: Onboarding der ersten Einheit (q1/2023) 
 Zielphase: Sukzessive Einbindung weiterer Einheiten (ab q2/2023) 
 
Nach Abschluss der Test- und Validierungsphase soll die Einbindung der eigenbetriebsähnlichen Ein-
richtung „Gürzenich-Orchester“ den Echtbetrieb des Cash Poolings einleiten. Nach einer Evaluation 
der sich ergebenden Erkenntnisse und ggfs. erforderlichen Umsetzung von Anpassungsbedarfen soll 
die Anbindung weiterer eigenbetriebsähnlicher Einrichtungen erfolgen. 
 
Die Verwaltung wird über den weiteren Fortgang berichten.  
 
 
Gez. Prof. Dr. Diemert