Durch Digitalisierungsmaßnahmen personellen Engpässen begegnen / Antrag R/0079/2017 der Ratsgruppe Piraten/ÖDP

V/0198/2019 
V/0198/2019 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Durch Digitalisierungsmaßnahmen personellen Engpässen begegnen / Antrag R/0079/2017 der 
Ratsgruppe Piraten/ÖDP 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   21.03.2019 Betriebsausschuss der citeq Vorberatung 
   02.04.2019 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und  
E-Government 
Entscheidung 
 
 
I. Beschlussvorschlag: 
 
1. Der Ausschuss nimmt den nachstehenden Bericht der Verwaltung zur Kenntnis. 
 
2. Der Antrag der Ratsgruppe Piraten/ÖDP vom 9.11.2017 Nummer A -R/0079/2017 „Personelle 
Engpässe nutzen“ ist damit erledigt. 
 
II. Finanzielle Auswirkungen:  
 
Keine 
 
1. Ausgangslage 
Mit dem aufgeführten Antrag wird angeregt, dass die Verwaltung durch frühzeitige und gezielte Digita-
lisierungsmaßnahmen Möglichkeiten untersucht zur Entlastung der Mitarbeiter/ -innen sowie als Maß-
nahme gegen den Fachkräftemangel und damit der Prävention von person ellen Engpässen. Die Ver-
waltung wird aufgefordert, dem Rat bereits vor Erstellung der Beschlussvorlagen im Zuge der Pl a-
nungen zur Beschaffung von IT Software, Hardware oder Dienstleistungen über die ermittelten pe r-
sonellen Einsparpotenziale zu berichten. S ie wird ebenfalls aufgefordert, alle bereits geplanten und 
zukünftigen Maßnahmen zur Digitalisierung der Verwaltung dahingehend zu untersuchen, inwieweit 
sie geeignet sind, das Arbeitsaufkommen real zu reduzieren.  
 
Der Rat hat in der Sitzung am 13.12.2017  den oben genannten Antrag an den Ausschuss für Pers o-
nal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E-Government verwiesen. 
 
 
2. Digitalisierung in der Stadtverwaltung 
In seiner Sitzung am 14.3.2018 hat der Rat das im Konzept „Digitale Stadt Münster -
Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung“ von der Verwaltung dargestellte strategische Vorgehen 
einschließlich der dort genannten Leitsätze begrüßt (V/0989/2017/1. Erg. vom 19.2.2018). 
Personal- und 
Organisationsamt 
 
21.02.2019 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Herr Heggemann 
Telefon: 492-1010 
Heggemann@stadt-
muenster.de

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Die Verwaltung ist zugleich beauftragt worden, auf der Grundlage des Strategiep apiers weitere Maß-
nahmen zur Digitalen Stadt Münster zu entwickeln, den zuständigen Gremien zur Beschlussfassung 
vorzulegen und bis zum Jahr 2022 jährlich über den Stand der Umsetzung der Digitalisierungsma ß-
nahmen und die gegebenenfalls notwendige Weiteren twicklung des strategischen Ansatzes zu b e-
richten. 
 
Durch Beschluss des Rates, ebenfalls am 14.3.2018, ist die Verwaltung beauftragt worden, konkrete 
Digitalisierungsvorhaben in der Stadtverwaltung zu konzipieren und umzusetzen. Zu den identifizie r-
ten Maßnahmen sind Vorlagen mit der Darstellung der personellen, organisatorischen und finanzie l-
len Auswirkungen zu erstellen (V/0144/2018 vom 19.2.2018).  
 
Das erwähnte Konzept „Digitale Stadt Münster - Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung“  nennt 
unter anderem Leitsätze zur Digitalisierung der Stadtverwaltung: Dazu gehört, dass die Stadt in e i-
nem fortlaufenden Prozess untersucht, welche digitalen Potenziale bestehen. Digitalisierung ist ein 
wesentlicher Teil von Verwaltungsmodernisierung.  
 
Die Verwaltung ist hinsichtlich ihres Digitalisierungsanspruches den Bürgerinnen und Bürgern Mün s-
ters, den Unternehmen, Besuchern Münsters und weiteren Akteuren sowie den Mitarbeiter/innen ve r-
pflichtet. Sie ist auch im Hinblick auf die Arbeitsfähigkeit und Attraktivitä t der Stadtverwaltung als A r-
beitgeberin dazu gehalten, Arbeitsprozesse permanent zu hinterfragen und die Digitalisierung zu nu t-
zen. So führt das Konzept „Digitale Stadt Münster - Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung“ 
unter anderem zur ganzheitlich en Vision der digitalen Stadt Münster 2022 auf: „Die Kommune ist im 
Hinblick auf die informationstechnische Gestaltung der Aufgaben und Geschäftsprozesse der Fach - 
und Führungskräfte sowie der Arbeitsplätze eine moderne, attraktive Arbeitgeberin, die insbe sondere 
Akzente für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie setzt.“  
 
Die Verwaltung legt zur Priorisierung der einzelnen Maßnahmen folgende Kriterien zugrunde:  
 Gibt es eine gesetzliche Verpflichtung? 
 Liegt ein Beschluss des Rates oder des Verwaltungsvorstandes vor? 
 Besteht eine technische Notwendigkeit, weil zum Beispiel das im Fachamt bisher eingesetzte 
Verfahren vom Hersteller aufgekündigt wurde? 
 Resultiert aus dem IT -Einsatz ein wirtschaftlicher Vorteil in einem oder mehreren Fachbere i-
chen oder bei der citeq aus gesamtstädtischer Sicht?  
 Gibt es sonstige Gründe, in der Regel Vorteile für Bürger/innen, Unternehmen oder die Ämter 
und Einrichtungen der Stadt Münster?  
 
Die Ressource Personal ist bei der Analyse und Entscheidung über zu reali sierende Digitalisierungs-
maßnahmen immer ein wesentlicher Bestandteil der Betrachtung.  
 
Die Verwaltung bestätigt insoweit einen Zusammenhang zwischen  
 den derzeitigen bzw. noch zu planenden Digitalisierungsmaßnahmen,  
 der Notwendigkeit, personelle Ressour cen effizient und effektiv einzusetzen, ggf.  einzusp a-
ren,  
 der aktuellen Lage auf dem Arbeitsmarkt und 
 der kommunalen Aufgabenvielfalt. 
 
 
3. Digitalisierung innerhalb einer hoher Aufgaben- und Prozessvielfalt  
Die Aufgaben der Stadtverwaltung sind sehr vielf ältig. Der Produktplan 2019 der Stadt Münster 
umfasst 17 Produktbereiche, 69 Produktgruppen und 188 Produkte. Diese Produkte gliedern 
sich wiederum in 668 Leistungen und 1.533 Teilleistungen auf. Dieses Leistungsspektrum wird 
von den 28 Ämtern und vier Eig enbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt wahrgenommen. 
Die darin tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind insgesamt in mehr als 250 Berufen qual i-
fiziert. Schätzungen in der Literatur gehen zur Zahl der vorhandenen Arbeitsprozesse in der 
Kommunalverwaltung, einer Größe der Stadtverwaltung Münster vergleichbar, von einigen Tau-
send aus. Diese alle sind mögliches Potential einer Prozessoptimierung und damit auch der D i-
gitalisierung.

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Entsprechend den unter Ziffer 2 aufgeführten Erläuterungen hat die Ve rwaltung unter anderem 
Leitsätze zur Priorisierung der Digitalisierung aufgestellt. Zu den von der Verwaltung identifizier-
ten Maßnahmen wird sie jeweils Vorlagen mit den personellen, organisatorischen und finanzie l-
len Auswirkungen erstellen. Personelle Eng pässe sind eines von mehreren Auswahlkriterien; 
sie können jedoch nicht alleiniger Maßstab bei der Prozessoptimierung und anschließenden D i-
gitalisierung sein. Aufwand und Nutzen einer solchen nach personellen Erfordernissen erfolgten 
Priorisierung sind immer mit zu betrachten.  
 
4. Fazit 
Das Anliegen des Antrages „Personelle Engpässe nutzen“ ist nachvollziehbar. Es ist auch 
grundsätzlich realisierbar. Um die personelle Besetzung freier Stellen in nennenswertem U m-
fang durch Digitalisierungsmaßnahmen ersetzen zu  können, muss geklärt sein, ob die jeweils 
auf einer Stelle zu erledigenden Aufgabeninhalte geeignet sind, statt durch eine Person (zumi n-
dest in Teilen) künftig digital wahrgenommen zu werden.   
 
Eine Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung Münster mit Leitlinien und Kriterien zur Priori-
sierung von weiteren Digitalmaßnahmen wurde unter Ziffer 2 beschrieben. 
 
Die hohe Zahl spezifischer Fachaufgaben, die vielfach als beratende, planende oder soziale Ar-
beitsleistungen erbracht werden, lassen sich nur in genau zu prüfenden Anteilen, teilweise gar 
nicht digitalisieren. Das betrifft auch Teile des Verwaltungsbereiches. Er ist heute organisations- 
und aufgabenbezogen sehr spezialisiert, sodass ein Ersatz von Personen durch digitale Anteile 
nicht pauschal, sondern immer nur nach vorheriger genauer Analyse der jeweiligen Inhalte und 
Aufgaben vorgenommen werden kann.  
 
Das ist auch wesentlich für eine Entscheidung zur Effizienz bei der weiteren Digitalisierung. 
Zum Beispiel schließt die Entscheidung über die Einf ührung der E-Akte immer die Betrachtung 
der Wirkung auf die Ressource Personal ein. Diese ist aber nicht das prioritäre oder/und einzige 
Entscheidungskriterium zur Einführung einer E -Akte. Ausschlaggebend für konkrete Digitalisi e-
rungsmaßnahmen sind in der Regel mehrere Gründe, zum Beispiel die Bearbeitungszeiten von 
Anträgen, das Potenzial zur Steigerung der Kundenorientierung und die wirtschaftliche Betrach-
tung, z.B. die Auswirkung auf den Stellenbedarf oder auf nicht mehr notwendige Räume und 
Flächen. Diese in der Summe viele Entscheidungsmerkmale integrierende (schon im aktuellen 
Handeln realisierende) Vorgehensweise, sollte auch zukünftig umgesetzt werden.  
 
Deutlich wird, dass die Digitalisierung als Mittel zur Abwendung von personellen Engpässen 
und zur Kompensation des Fachkräftemangels eher eine begrenzte Wirkung  entfaltet. Diese 
Aspekte gehören gleichwohl zum vielschichtigen Begründungszusammenhang für Digitalisi e-
rungsmaßnahmen. Und aufgrund der ganz erheblichen Dynamik im Bereich digitaler Instrumen-
te und ihrer Anwendungsmöglichkeiten ist davon auszugehen, dass sich zukünftig erweiterte 
Möglichkeiten ergeben werden, die auch die verstärkte Optimierung des Personaleinsatzes ein-
schließen.   
 
Mit dem vorstehenden Bericht ist der Antrag der Ratsgruppe P iraten/ÖDP vom 9.11.2017 
Nummer A-R/0079/2017 „Personelle Engpässe nutzen“ damit bearbeitet und erledigt 
 
 
In Vertretung 
 
gez. 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat 
 
Anlage 1: Ratsantrag R/0079/2017

Antrag an den Rat Nr. A-R/0079/2017 
 
          
Münster, den 09.11.2017 
 
Ratsantrag der Ratsgruppe Piraten/ÖDP 
 
Personelle Engpässe nutzen 
 
 
 
Der Rat sieht die zunehmende Digitalisierung als eine Möglichkeit zukünftige personelle 
Engpässe zu kompensieren. 
 
Daher beschließt er: 
 
1. Bei erkennbarem zukünftigen Mangel an qualifizie rten Mitarbeitern untersucht die 
Verwaltung frühzeitig und gezielt die Möglichkeiten der Digitalisierung zur Entlastung der 
Mitarbeiter und damit der Prävention von Engpässen. 
 
2. Die Verwaltung berichtet dem Rat im Zuge der Pla nungen zur Beschaffung von IT 
Software, Hardware oder Dienstleistungen, bereits vor der Erstellung der 
Beschlussvorlagen über die ermittelten personellen Einsparpotentiale. 
 
3. Alle bereits geplanten und zukünftigen Maßnahmen  zur Digitalisierung der 
Verwaltung werden dahingehend untersucht, in wie weit sie geeignet sind, das 
Arbeitsaufkommen real zu reduzieren. 
 
 
Begründung: 
 
Nicht nur in öffentlichen Verwaltungen oder Gesellschaften öffentlichen Rechts wird die 
Digitalisierung hauptsächlich zur Qualitätsverbesserung eingesetzt.  
 
Auch die Verwaltungen internationaler Konzerne tun sich schwer darin, geübte Praxis 
dahingehend zu bewerten, ob menschlicher Einsatz durch zeitgemäße IT nicht deutlich 
reduziert, wenn nicht gar als obsolet betrachtet werden kann. Untersuchungen durch 
externe Beratungsgesellschaften führen auch dort nur selten zu neuen Erkenntnissen, so 
dass erst  äußerer Zwang, sprich die deutliche Reduzierung des Mitarbeiterstamms, zu 
den notwendigen Reformen führt. (Konkurs, Fusionen) 
 
Ausschlaggebend ist jedoch das Recht des Steuerzahlers auf eine möglichst effiziente 
Verwaltung; diesem wird mit den o.a. Beschlusspunkten durch den Rat Rechnung 
getragen. 
 
Gez. 
Johannes Schmanck 
Franz Pohlmann

Anlage A zur V/0198/2019 
Kurzüberblick 
Mit dem aufgeführten Antrag wird u.a. angeregt, dass die Verwaltung durch frühzeitige und ge-
zielte Digitalisierungsmaßnahmen Möglichkeiten zur Entlastung der Mitarbeiter/-innen und damit 
der Prävention von personellen Engpässen untersucht.  Der Rat hat in der Sitzung am 
13.12.2017 den oben genannten Antrag an den Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, 
Ordnung und E-Government verwiesen. 
 
Die Verwaltung legt dar, dass ein integriertes Vorgehen unte r Berücksichtigung unter anderem 
der Wirkung der Digitalisierung auf das Arbeitsaufkommen und den Stellen -/Personalbedarf dem 
Konzept „Digitale Stadt Münster - Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung“ entspricht, das 
der Rat in seiner Sitzung am 14.03.2018 begrüßt hat. Zugleich hat er darin die Verwaltung beauf-
tragt, Vorlagen zu den von der Verwaltung identifizierten Maßnahmen zur Digitalisierung zu e r-
stellen mit Darstellung der personellen, organisatorischen und finanziellen Auswirkungen.  
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Wir wollen das Zentrum für Verwaltungen und Institutionen sowie für öffentliche und private 
Dienstleistungen in Westfalen bleiben und an ihrer Modernisierung aktiv mitwirken.  
Finanzierung 
Produktgruppe: Nr. der PG 0108 Bezeichnung der PG Personal- und Organisationsma-
nagement 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan  Ja X Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja X Nein   
Im beschlossenen (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja  Nein  teilw. 
Im Entwurf des (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja  Nein  teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren?  Ja X Nein   
Bereits veranschlagt?  Ja X Nein   
. 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist  vollständig 
pflichtig 
x überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
Nach § 62 Abs. 1 der Gemeindeordnung (GO) ist der Bürgermeister verantwortlich für die Leitung 
und Beaufsichtigung des Geschäftsgangs der gesamten Verwaltung. Er hat dabei die Gesetze zu 
beachten, u.a. die Haushaltsgrundsätze nach § 75 Abs. 1 der GO:  wirtschaftlich, effizient und 
sparsam. Die stetige Erfüllung der Aufgaben ist sicherzustellen. Personal und Sachmittel, wie z.B. 
Digitalisierungsmaßnahmen, tragen dazu bei, die Voraussetzungen des § 75 Abs. 1 GO zu erfül-
len.  
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
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