Modellprojekt „Digitale und Hybride Gremiensitzungen"

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
IX/12 
 
Vorlagen-Nummer  01.10.2021 
 3414/2021 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 04.10.2021 
Hauptausschuss 15.11.2021 
 
Modellprojekt  „Digitale und Hybride Gremiensitzungen" 
Am 30.06.2021 hat der Landtag Nordrhein-Westfalen die Landesregierung mit einem Modellprojekt 
zur Durchführung von Sitzungen kommunaler Vertretungskörperschaften in digitaler und hybrider 
Form beauftragt. Der Projektauftrag des Landtags umfasst die Entwicklung allgemeingültiger techni-
scher und verfahrensmäßiger Standards, auch für (geheime) Abstimmungen und nichtöffentliche Be-
ratungen. Zudem sollte eine kommunalverfassungsrechtliche Regelung zur Klarstellung der rechtli-
chen Voraussetzungen für digitale Sitzungsformate, der zulässigen Gremien und der zulässigen Sit-
zungsvarianten unter Beachtung des Öffentlichkeitsgrundsatzes sowie datenschutzrechtlicher und 
technischer Aspekte vorgeschlagen werden (LT-DRS. 17/14285). 
 
Frau Oberbürgermeisterin Reker wurde mit Schreiben vom 06.08.2021 von Frau Ministerin Scharren-
bach über die Beteiligung am Modellprojekt informiert (vergleiche Vorlage 2948/2021). Die Stadt Köln 
wird im Projekt durch das Amt der Oberbürgermeisterin und das Amt für Informationsverarbeitung 
vertreten.  
 
Neben der Stadt Köln nehmen auch die Städte Bielefeld, Bonn, Essen, Solingen, Grevenbroich, Lü-
nen, Moers, Paderborn, Bad Lippspringe, die Gemeinden Rommerskirchen und Stemwede, die Krei-
se Mettmann und Steinfurt, sowie der Landschaftsverband Rheinland am Modellprojekt teil. Als Teil-
nehmende mit Gaststatus sind der Chief Information Officer (CIO) des Landes NRW, das Bundesamt 
für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informati-
onsfreiheit NRW, der Städtetag NRW, der Landkreistag NRW sowie der Städte- und Gemeindebund 
NRW vertreten. Die Projektsteuerung erfolgt durch das MHKBG NRW, dabei insbesondere auch die 
Bearbeitung des Bausteins „Rechtlicher Rahmen“. Die Aufgaben der Projektleitung, sowie die Bear-
beitung des Bausteins „Technische Anforderungen“ (IT-Anforderungen, IT-Sicherheit, Datenschutz) 
werden von der d-NRW AöR wahrgenommen. Beratend unterstützt wird das Vorhaben zudem durch 
ein externes Projekt- und Expertenteam. 
 
Am 14.09.2021 fand unter Federführung des MHKBG NRW die Auftaktveranstaltung statt, in der die 
Projektbeteiligten und das Projektvorgehen vorgestellt und erste Grundsatzfragen erörtert wurden. 
Anknüpfend an diese Auftaktveranstaltung wurden den Kommunen Fragenkataloge zu Rechtsfragen 
und zu den technischen Standards bereitgestellt. Die nächste Modellprojektsitzung wird auf Basis der 
jeweiligen Zulieferungen Ende Oktober stattfinden. 
 
Die Situation wird derzeit seitens der Stadt Köln wie folgt eingeschätzt: 
 
Grundsätzlich sieht die Stadt Köln die Notwendigkeit einer möglichst zeitnahen Schaffung rechtlicher 
Rahmenbedingungen, um zügig in eine organisatorische und technische Erprobung digitaler bzw. 
hybrider Gremiensitzungen einsteigen zu können. Eine umfassende praktische Erprobung im laufen-
den Sitzungsbetrieb von Rat und Ausschüssen ist auf Basis der aktuellen gesetzlichen Regelungen

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nicht möglich. Die Schaffung der notwendigen Rechts- und Handlungssicherheit hierzu muss bzw. 
kann nur auf Landesebene erfolgen. 
 
Die notwendigen technischen Lösungsbausteine sind grundsätzlich am Markt verfügbar und zum Teil 
auch bei der Stadt Köln im Einsatz. Neue Lösungsbedarfe bringt insbesondere das Thema „E-Voting“ 
sowie der Umgang mit Öffentlichkeit/Nichtöffentlichkeit in digitalen/hybriden Sitzungen mit sich. Ins-
besondere im Thema digitaler Abstimmungen bedarf es sowohl der Berücksichtigung bestehender 
rechtlicher Rahmenbedingungen (GO NRW, DSGVO, DSG NRW) als auch der Schaffung verbindli-
cher organisatorischer und technischer Vorgaben.  
Neben Auswahl und Bereitstellung ist das organisatorisch / technisch / rechtlich korrekte Zusammen-
spiel dieser Bausteine besonders wichtig.  
Mit Blick auf die angestrebte positive Erfahrung durch Benutzende bei der Handhabung bzw. Teil-
nahme an einer digitalen/hybriden Gremiensitzung, bedarf es eines niedrigschwelligen Zugangs für 
die Gremienmitglieder, der über einen horizontalen Integrationsansatz der verschiedenen Anwendun-
gen, Prozesse und Daten möglich gemacht werden sollte. Die Stadt Köln ist hierzu, parallel zu den 
Terminen im Modellprojekt, in internen Überlegungen und wird die Erkenntnisse in das Modellprojekt 
einbringen. 
 
Die Verwaltung wird über die weiteren Entwicklungen im Modellprojekt berichten. 
 
Gez. Blome