Mandari Insight
2006/0254
Audit Beruf & Familie Verlängerung der Pilotprojekte zur Flexibilisierung der Arbeitszeit
Magistratsvorlage
31.03.2006
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Befragungsergebnisse
zur Zeitflexibilisierung
der Kurzbefragung,
der I. und II. Befragung
der Beschäftigten
und der Amts-, Abteilungs- und Sachgebietsleiter/innen
des Stadtplanungsamtes und
des Amts für Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik
Bearbeitung: Hanne Schäfer
Dezember 2005
Frauenbüro _____ Arbeitszeitflexibilisierung in der Stadtverwaltung Darmstadt
der Wissenschaftsstadt Darmstadt Evaluation: Hanne Schäfer
3
S e i t e n
1. Auswertung der Kurzbefragung der Beschäftigten des Stadtplanungsamtes 6 - 9
2. Auswertung der I. + II. Befragung der Beschäftigten des Stadtplanungsamtes 10 - 23
3. Auswertung der I. + II. Befragung der Amts- und Abteilungsleiter/innen des
Stadtplanungsamtes 24 - 27
4. Zusammenfassung der Befragungen Stadtplanungsamt 28 - 30
5. Auswertung der Kurzbefragung der Beschäftigten des Amts für Einwohner-
wesen, Wahlen und Statistik (AEWS) 32 - 35
6. Auswertung der I. und II. Befragung der Beschäftigten des AEWS 36 - 49
7. Auswertung der I. und II. Befragung der Amts- und Abteilungsleiter/innen des AEWS 50 - 55
8. Zusammenfassung der Befragungen AEWS 56 - 59
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Befragte Beschäftigte beider Ämter
Befragung Kurzbefragung I. Befragung II. Befragung Mitarbeiter/innen
insgesamt
Stadtplanung
23 / 0
21 / 2
18 / 2
28
Amt für
Einwohnerwesen,
Wahlen, Statistik
27 / 0
32 / 4
20 / 4
42
Kurzbefragung Stadtplanungsamt: März 2004 (alle Beschäftigten wurden befragt)
I. Befragung Stadtplanungsamt: Mai 2005 (21 Mitarb. / 2 Beschäftigte in Leitungspos.)
II. Befragung Stadtplanungsamt: Oktober 2005 (18 Mitarb. / 2 Beschäftigte in Leitungspos.)
Kurzbefragung AEWS: April 2004 (alle Beschäftigten wurden befragt)
I. Befragung AEWS: Juni 2005 (32 Mitarb. / 4 Beschäftigte in Leitungspos.)
II. Befragung AEWS: November 2005 (20 Mitarb. / 4 Beschäftigte in Leitungspos.)
4
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Stadtplanungsamt
-
Auswertung der Befragungen Zeitflexibilisierung
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1. Auswertung der Kurzbefragung
der Beschäftigten des Stadtplanungsamtes
Befragt wurden an drei Tagen (24. / 26. März 2004) von 32 Beschäftigten 23 anwesende Beschäftigte ( 82 %).
1. Wie bewerten Sie Ihre derzeitige Arbeitszeitgestaltung ?
0
5
10
15
20
25
30
35
40
sehr gut befriedigend sehr unbefr.
Bewertung der Arbeitzeitgestaltung%
(Mittelwert 1,95)
Die Bewertung der gültigen Arbeitszeit fällt gut aus.
6
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2. Gibt es Anforderungen, die mit ihrer Arbeitszeit schwer zu vereinbaren sind ?
0
10
20
30
40
50
60
Ja Nein
Anforderungen
Genannt wurden Anforderungen durch die
Familie - Öffnungszeiten von Kindergarten und Schule (2)
- pflegebedürfti ge Eltern (1)
- ausgedehnte Mittagspausen mit Arbeitsbeginn erst wieder gegen
15.30 Uhr, um die Kinder über Mittag versorgen zu können (1)
Freizeit - das Hobby (2)
- notwendige Arztbesuche auch innerhalb der Kernarbeitszeit (2)
- morgens mehr Zeit für Ausschlafen und Frühstück, späterer
Arbeitsbeginn (2)
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3. Welche Verbesserungswünsche haben Sie an Ihre Arbeitszeitgestaltung um
Familie und Beruf besser vereinbaren zu können ?
0
20
40
60
80
Ja Keine
Verbesserungswünsche
%
Ca. ¾ der Befragten ( 74 %) äußerten Verbesserungswünsche zu den Themen:
Zeitmanagement
- mehr Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung morgens (früher/später) und abends (früher/später) (6)
- Veränderung der Z-Regelung, mehr als 1 Tag im Monat Überstunden abfeiern, sollte möglich sein (3)
- legale Überstunden über 10 Std. ausdehnen (2)
Urlaubsregelung
- häufigere Kurzurlaube und flexiblere Regelung für Kurzurlaube (3)
Arbeitsablaufmanagement
- Telearbeit von zu Hause sollte möglich sein (2)
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9
Fazit:
• Die offizielle Arbeitszeitgestaltung fällt mit einem Durchschnittswert von 1,95 gut aus.
Gründe: - projektgebundene Arbeitszeit (flexiblere Gestal tung der gültigen Dienstvereinbarung in der Praxis)
- gute Teamarbeit
- „Sonderregelungen“ für einige Beschäftigte, z.B. die Anzahl der Überstunden, individuell
geregelte Altersteilzeit, Regelung zur Präsenzpflicht im Amt.
• Trotzdem hat jede 2. Person Anforder ungen, die mit der derzeitigen Arbeitszeitgestaltung kaum zu vereinbaren sind:
- private Anforderungen, familiäre An forderungen (Betreuung und Pflege)
- Freizeit, speziell die Zeiten von S port- und Ehrenamt- oder Arztterminen
• Für die Verbesserung der Verei nbarkeit von Familienzeit und Freizeit mit Erwerbsarbeitszeit wünschen sich 75 %
der Befragten flexiblere Lösungen in der Arbeitszeitgestaltung.
Folgende Wünsche wurden geäußert:
- frühere oder spätere Arbeitszeiten
- Mehrstunden ausweiten
- Urlaubsregelungen
- reduziertere Arbeitszeiten (6 Std./Tag)
- oder die Chance auf alterni erende Telearbeitsplätze.
Nach Aussagen der Betroffenen kann das Modellprojekt „jährliche Zeitflexibilisierung“ im Stadtplanungsamt gestartet
werden.
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2. Auswertung der I. und II. Befragung der Beschäftigten des Stadtplanungsamtes
I. Befragung: Startphase – Hoffnungen
1. Wie bewerten Sie allgemein das Angebot der Zeitflexibilisierung in Ihrem Amt?
0
10
20
30
40
50
123 4 5
Bewertung der Zeitflexibilisierung
Das Angebot wird mit 81 % als (sehr)1 gut bewertet.
1 (sehr) gut meint zukünftig, dass sowohl die Wertung sehr gut (1) als auch gut (2) zusammengefasst wurden
10
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2. Wie wichtig sind Ihnen nachfolgende Aspekte des Modellprojektes „Zeitflexibilisierung“?
0
10
20
30
40
50
60
%
1 234 5
Wichtigkeit folgender Aspekte
Arbeitszeitg.
Vereinbarkeit
Freizeit
Urlaubspl.
Vereinbarkeit von Beruf und Familie = mit 91 % als (sehr) wichtig bewertet
Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung = bewertet mit 85 % als (sehr) wichtig
Planung der Freizeit = 81 % der Befragten bewerten sie als (sehr) wichtig,
10 % der Befragten ist die Bewertung egal und 10 % der Befragten bewerten als unwichtig
Urlaubsplanung = mit 72 % als (sehr) wichtig, aber auch 15 % mit (sehr) unwichtig gewertet
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0
10
20
30
40
50
60
70
%
12 3 4 5
Wichtigkeit folgender Aspekte
Informationen
Kommunikation
Transparenz
Spielregeln
Kommunikation mit Kolleg/innen = mit 90 % als (sehr) wichtig bewertet
Informationsfluss = mit 81 % als (sehr) wichtig gewertet
Einhaltung der Flexispielregeln = mit 67 % als (sehr) wichtig bewertet
Transparenz in der Personalplanung = mit 57 % als (sehr) wichtig bewertet,
dieser Aspekt ist am wird am häufigsten mit Egal bewertet.
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3. Erwarten Sie für sich persönlich Veränderungen durch die Teilnahme am Modellprojekt Zeitflexibilisierung?
0
10
20
30
40
50
60
70
80
%
Ja Nein keine Antw.
Veränderungen durch die Teilnahme?
flexibler
Vereinbarkeit
Transparenz
Dass die Arbeits- und Freizeitgestaltung flexibler wird, erwarten 71 % der Befragten,
eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erreichen erwarten 67 %.
Die Erwartung der besseren Transparenz in der Personalplanung ist relativ niedrig und
interessiert knapp die Hälfte der Beschäftigten (je 48 %).
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4. Sind Sie ausreichend informiert und vorbereitet?
Ausreichend informiert?
5% 5%
Ja Nein weiß nicht
90 % der befragten Mitarbeiter/innen des Stadtplanungsamtes fühlen sich ausreichend informiert und vorbereitet.
FAZIT:
• Das Angebot der jährlichen Zeitflexibilisierung wird mit großer Mehrheit positiv bewertet.
• Die Beschäftigten sind sehr gut auf die Einführung vorbereitet.
• Diese Strukturen sowie die projektbezogene Arbeit im Stadtplanungsamt bieten eine gute Basis
das Modellprojekt „jährliche Zeitflexibilisierung“ im Amt weiterzuführen.
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II. Befragung Beschäftigte des Stadtplanungsamtes
1. Wie bewerten Sie bisher die Umsetzung der Zeitflexibilisierung in Ihrem Amt?
0
10
20
30
40
50
sehr gut gut mittel schlecht keine
Antw.
Bewertung der Umsetzung%
Knapp ¾ der Befragten bewerten die Umsetzung mit (sehr) gut (72 %).
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2. Waren Sie gut auf den Start des Modellprojektes vorbereitet oder ergaben sich für Sie Startschwierigkeiten?
0
10
20
30
40
50
sehr gut gut egal schlecht sehr
schlecht
Vorbereitung auf Modellprojekt%
77 % der Befragten waren sehr gut und gut auf den Start des Modellprojektes vorbereitet.
Startschwierigkeiten?
Ja
Nein
k. Antw.
Für fast alle Befragten ergaben sich keine Startschwierigkeiten.
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3. Wie bewerten Sie die Zeitflexibilisierung im Vergleich zur „alten“ (offiziellen) Arbeitszeitregelung in folgenden Aspekten
...
0
10
20
30
40
50
60
sehr verbess. gleich verschlecht. sehr
Bewertung der Zeitflexibilisierung
Flexibel
Vereinbarkeit
Freizeit
Urlaubspl.
%
Eigene Flexibilität in der Arbeitzeitgestaltung = mit 94 % als (sehr) verbessert bewertet
Ihre Vereinbarkeit von Beruf und Familie = mit 83 % als (sehr) verbessert gewertet
Ihre Planung der Freizeit = mit 83 % als (sehr) verbessert bewertet
Die Urlaubsplanung = wird als gleichbleibend (56 %) bewertet
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0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
sehr verbess. gleich v erschlecht. sehr
Bewertung der Zeitflexibilisierung
Information
Kommunikation
Personaleinsatzpl.
Flexispielregeln
%
Die Einhaltung der Flexispielregeln = hat sich mit 50 % der Nennungen im Verlauf der 6 Monate
(sehr) verbessert
Die Kommunikation mit den Kolleg/innen = wird mehrheitlich (50 %) mit gleichbleibend bewertet
Der Informationsfluss und die Personaleinsatzplanung = werden mehrheitlich als gleichbleibend
(44 %) bewertet
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4. Wie bewerten Sie heute die Zeitflexibilisierung in Ihrem Amt ...
0
10
20
30
40
sehr gut gut mittel schlecht sehr
schlecht
k. Antw.
Bewertung heute ...
Bürger/innenservice
Arbeitsorganisation
%
Im Hinblick auf den Bürger/innenservice bewerten die befragten Mitarbeiter/innen des
Stadtplanungsamtes mit 72 % die Zeitflexibilisierung im Amt als (sehr) gut.
Im Hinblick auf die Arbeitsorganisation bewerten sie die Zeitflexibilisierung im Amt mit
67 % als (sehr) gut.
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5. Hat sich für Sie persönlich etwas verändert im Amt / in Ihrer Freizeit?
0
20
40
60
80
Ja Nein k. Antw.
Veränderung?
Amt
Freizeit
%
Für 61 % der Befragten hat sich persönlich etwas im Stadtplanungsamt verändert und zwar:
positiv
- die Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung hat sich erhöht
- die Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie / Anpassung an Familierhythmus hat sich verbessert
- eine bessere Zeiteinteilung ist möglich
negativ
- Kolleg/innen sind häufig nicht bis zum Ende der Präsenszeit da, sodass einzelne Personen
die Präsenszeit immer wieder ausfüllen müssen
- es müssen bessere Absprachen untereinander geführt werden
- die Arbeitszeit ist anstatt wie früher um 15.15 h erst um 16.00 h beendet
20
- die Abstimmung mit den Kolleg/innen ist mehr geworden
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Für 72 % der Befragten hat sich persönlich etwas in ihrer Freizeit verändert und zwar:
positiv
- höhere Flexibilität
- bessere Planung der Freizeit / Freizeitausgleich ist flexibler geworden
- bessere Absprachen (Zeiteinteilu ng) mit Partner sind möglich
negativ:
- die Arbeitszeit ist erst um 16.00 Uhr beendet, früher bereits um 15.15 Uhr
6. Welche Änderungen schlagen Sie aufgrund Ihrer bisherigen Erfahrung mit dem
Modellprojekt Zeitflexibilisierung vor?
Es wurden zwei Aspekte genannt:
- die Absprachen zur Präsenszeit sollten besser miteinand er getroffen werden
- der Stellenabbau sollte gestoppt werden, da sonst die Zeitflexibilisierung deutlich eingeschränkt wird
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7. Sind Sie derzeit ausreichend informiert ? Wenn nein, was fehlt Ihnen?
8. Würden Sie die Zeitflexibilisierung in der Stadtverwaltung weiterempfehlen?
0
20
40
60
80
100
Ja Nein k. Antw.
Sind / würden Sie ...
informiert?
weiterempfehlen?
%
Alle befragten Beschäftigten des Stadtplanungsamtes sind derzeit ausreichend über das Modellprojekt
„Zeitflexibilisierung“ informiert (100 %).
89 Prozent der Beschäftigten würden die Zeitflexibilisierung in der Stadtverwaltung weiterempfehlen, weil:
- ein späterer Arbeitsbeginn möglich ist
- der Zeitausgleich besser möglich ist
- die Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung sehr gestiegen ist
- die Arbeitszeitgestaltung mit dem Ampelkonto hilfreich ist
- sich die Vereinbarkeit von Beruf und Familie verbessert hat
- eine bessere Planung der Freizeit möglich ist
- sie Arbeitnehmer/innenfreundlicher ist, wenn sie richtig installiert ist
- sie erhöhte Motivation unter den Kolleg/innen schafft
- sie den Kundenservice verbessert
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- die Stadt Darmstadt dem Modell anderer Städte, die die Zeitflexibilisierung bereits seit Jahren haben, hinterherhinkt
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Fazit:
• Die Vorbereitung auf den Start und die Umsetzung d er jährlichen Zeitflexibilisierung bewerten 75 % der
Beschäftigten als (sehr) gut
• Verbessert hat sich für die Besch äftigten: die eigene Flexibilit ät in der Arbeitszeitgestaltung
die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
und die Planung der Freizeit
• Kritisiert wurden: die Kommunikation unter den Kolleg/innen
die Einhaltung der Flexispielregeln und
der Ablauf der Arbeitsorganisation
Die Bewertungen können mit allen Beschäftigten in einer Abteilungsrunde zur weiteren Entwicklung besprochen
werden
• Die größte Veränderung wird in der neuen Flex ibilität zur Freizeitplanung gesehen
• Optimale Information der Beschäftigten (100 %)
• weiterempfohlen wird die jährliche Zeit flexibilität mit folgenden Argumenten:
erhöhte Flexibilität der Arbeitszeitgestaltung
Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter/innen
Vereinbarkeit von Beruf und Familie
höhere Motivation der Beschäftigten und
ein verbesserter Kundenservice
• Modellprojekt stößt auf positive Resonanz
• Veränderungen von Eckpunkten bzw. inte rnen (Kommunikations-)Strukturen könnten/sollten mit den Beschäftigten
besprochen werden
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3. Auswertung der I. und II. Befragung
der Amts- und Abteilungsleiter/innen
Fazit: I. Befragung: Hoffnung
• Die Mitarbeiter/innen des Stadtplanungsamtes haben sich für das Modellprojekt beworben, um eine höhere
Arbeitszeitflexibilität zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erreichen.
• Verändert hat sich für die Befragten die Er weiterung der Zeiterfassung und neue Gruppierungen zur
Präsenszeitregelung innerhalb des Amtes.
• Schwierigkeiten vermuten sie für die Zukunft in den gege nseitigen Vertretungen sowie in den Arbeitsleistungen, die
schwer zu kontrollieren sind.
• Anfängliche Schwierigkeiten in der Startphase gab es für die Mitarbeiter/innen, nicht aber für die Personen in
Leitungsfunktion, es wurden genannt:
- die Zusammenfassung zu Gruppen, die die Präsens miteinander abstimmen
- und die Gestaltung des Präsensplanes.
• Die Befragten erhoffen sich durch die Teil nahme am Modellprojekt „Zeitflexibilisierung“
- höhere Flexibilität für die eigene und die Arbeitszeitgestaltung der Mitarbeiter/innen
- eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie für alle Beteiligten
- sowie einen verbessert en Bürger/innenservice.
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Fazit: II. Befragung: Halbzeit – erste Erfahrungswerte nach 6 Monaten
• Die Vorbereitung zur Einführung des M odellprojektes wird von allen Beteiligten mit sehr gut bewertet.
• Die Beurteilung der Einführung selbst fällt befriedigend (mittel zwischen 1 - 5) aus, dabei wird als besonderes
Hemmnis die teilweise unbefriedigende Einteilung in Präsensgruppen genannt, die nicht nach fachlichen Kriterien
erfolgt. Dadurch waren keine optimalen fachlichen Vertretungen und damit zeitweise kein ausreichender
Bürger/innenservice gewährleistet.
• Ein Vergleich der Bewertung der 6-monatigen „neuen“ mit der „alten“ Arbeitszeitregelung zeigt, dass
die Mitarbeiter/innen die
- neue Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung sehr schätzen
(aufgrund der 42 Std./Woche kann die eigene Flexibilität nicht genutzt werden)
- die eigene Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung (2,5) und
- die eigene wie der Urlaubsplanung der Mitarbeiter/in nen und hier speziell die Ausdehnung der Z-Tage/Monat
ebenfalls zwischen gut und befriedigend werten (2,5).
Am schlechtesten gewertet wurde
- die Kommunikation mit Kolleg/innen (3,5)
- sowie die Personaleinsatzplanung (3,5) zwischen befriedigend und ausreichend.
• Als Vorteile werden genannt:
- die Übertragbarkeit und das Ansa mmeln von Mehrarbeitsstunden
- das Ampelkonto
- das „Abfeiern“ mehrerer Z-Tage hintereinander
- die längere Erreichbarkeit von Mitarbeiter/in nen für Bürger/innen (nach Terminabsprachen)
- und das Erledigen der Arbei t dann, wenn sie anfällt.
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• Als Nachteile werden genannt:
- das Anhäufen v on Mehrarbeitsstunden
- die häufigeren Vert retungsabsprachen
- das Nichtberücksichtigen von Arztterminen vor der Präsens zeit, selbst wenn der/die Kollege/in immer vor der
Präsenszeit mit der Arbeitszeit beginnt
- die nicht selbstverständliche Anwesenheit aller Ans prechpartner/innen im Amt für Bürger/innen, wenn sie nicht
einen telefonischen Termin abgesprochen haben
• Die Befragten wünschen als Veränderung des momentan gültigen Modellprojektes eine 14-tägig abzustimmende
Vertretungsregelung, die die Präsens beinhaltet, sowie die Anerkennung von akuten Arztterminen, auch vor Beginn
der Präsenszeit.
• Was hat sich in Ihrem Amt auf grund Ihrer Erfahrungen (nicht) bewährt?
Bewährt haben sich
- die Erweiterung der Z-Tage (1)
- die Plusstunden, die nicht mehr so schnell gekappt werden (1,5)
- die Gleitzeit (2)
- das Ampelkonto (2)
- und die Zeiterfassung (2)
Schlechtere Wertungen erhielten:
- die Einhaltung der Flexispielregeln (2,5)
- die Urlaubsplanung (2,5)
- die Servicezeit (2,5)
- die Präsenszeit (3)
- und am schlechtesten bewertet wurde der Info rmationsfluss innerhalb des Amtes (3,5).
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• Die Mitarbeiter/innen nutzen die Zeitflexibilität stärker (2,5) als di e Personen in Leitungsfunktion (3,5).
Die Zeitkonten der Mitarbeiter/innen werden gut ausgeschöpft (2) und die der Personen in Leitungsfunktion eher
schlechter (3,5), da die 42 Std./Woche weniger Flexibilität zulässt.
• In den letzten 6 Monaten wurden die Plus- und Minus-Grenz werte (Rot) der Ampelkonten nicht einmal erreicht.
• Die Planung innerhalb des Amtes erfolgt nach Projektschritten. Es wird eine Übersichtsliste erstellt, in die die
Planungen eingetragen und für Jede/n sichtbar in Umlauf gebracht werden. Eine Personaleinsatzplanung erfolgt
aufgrund zu kleiner Abteilungen nicht.
• Die Befragten sind derzeit ausreichend über das Mode llprojekt informiert und empfehlen das Projekt
„Zeitflexibilisierung“ in der Stadtverwaltung weiter mit den Argumenten:
- schnellere Aufgabenerledigung
- besserer Bürgerservice bei entsprechender Organisation
- keine Z-Tage um Stundenstreichungen zu erreichen, obwohl Arbeit vorhanden ist
- die Zeitflexibilisierung ist vorwiegend vorteilhaft für Teilzeitkräfte.
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Zusammenfassend für das Stadtplanungsamt:
Obwohl die reguläre Arbeitszeitgestaltung bei den Beschäftigten gut bewertet wird, nennen knapp die Hälfte der Befragten
Anforderungen aus Familie und Freizeit, die schwierig mit der regulären Arbeitszeit zu vereinbaren sind. Um die
Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu verbessern, schlagen die Beschäftigten in erster Linie eine Flexibilisierung der
Arbeitzeitgestaltung sowie die Erweiterung der Mehrarbeitsstunden und der Z-Tage-Regelung vor.
In der I. Befragung zum Start des Modellprojektes jährliche Zeitflexibilisierung bewerten daher auch die Beschäftigten das
Angebot der Zeitflexibilisierung mehrheitlich als positiv.
Besonders wichtig sind Ihnen folgende Aspekte der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (91 %);
der Kommunikation mit Kolleg/innen (90%);
der Flexibilisierung der Arbeitszeitgestaltung (85 %).
Die stark projektgebundene Arbeit, der Wunsch der Beschäftigten nach stärkerer Flexibilisierung der Arbeitszeit und die
gute Vorbereitung und Information zum Thema sind gute Voraussetzungen, das Modellprojekt „jahrliche
Arbeitszeitflexibilisierung“ im Stadtplanungsamt zu starten.
Nach 6 Monaten Praxiserfahrung bewerten die Mitarbeiter/innen des Amtes dass sich die eigene Flexibilität in der
Arbeitszeitgestaltung (sehr) verbessert hat (91 %) im Vergleich zur „regulären Arbeitszeit“. Auch die Vereinbarkeit von
Beruf und Familie sowie die Planung der Freizeit hat sich ebenfalls für 83 % der Befragten (sehr) verbessert. Dies zeigt,
dass sich die Erwartungen der Beschäftigten wie auch die Verbesserungswünsche aus der Kurzbefragung mit der
Einführung der Zeitflexibilisierung in den Punkten „eigene Flexibilität“ und „Vereinbarkeit“, erfüllt haben.
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Auch der Bürger/innenservice hat sich nach Meinung der Beschäftigten seit der Einführung der Zeitflexibilisierung
verbessert.
Mehrheitlich wird die Einführung der Zeitflexibilisierung von den Beschäftigten (89 %) mit den Argumenten der
„Verbesserung“, „Erleichterung“ und „Vereinbarkeit“ gewünscht.
Wichtig für die Arbeitsorganisation ist, auf die Einhaltung von Präsenszeiten zu achten, die Absprache der
Mitarbeiter/innen untereinander zu organisieren und die Chancengleichheit aller Beschäftigten auf Zeitflexibilisierung zu
sichern. Diese Punkte wurden kritischer formuliert und sollten innerhalb des Amtes thematisiert werden, um
Unzufriedenheiten unter den Mitarbeiter/innen zu reduzieren.
Die Amts- und Abteilungsleiter des Amtes erhoffen sich mit der Einführung des Modellprojektes eine höhere Flexibilität in
der Arbeitszeitgestaltung, erhöhte Familienfreundlichkeit und einen verbesserten Bürger/innenservice.
Schwierigkeiten sehen sie zukünftig in gegenseitigen Vertretungen und in schwer zu kontrollierbaren Arbeitsleistungen
der Mitarbeiter/innen. Anfängliche Schwierigkeiten wurden in der Zusammenfassung der Mitarbeiter/innen zu Gruppen
und den Eintragungen in den Präsensplane benannt. Diese Schwierigkeiten haben die Mitarbeiter/innen nicht genannt.
Die Hoffnung auf größere Flexibilität und bessere Arbeitszeitbedingungen wird höher gewichtet als die Schwierigkeiten
und so befürworten auch die Amts- und Abteilungsleiter den Start des Modellprojektes „jährliche Zeitflexibilisierung“.
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Nach 6 Monaten Praxiserfahrung und guter Vorbereitung wird die neue Arbeitszeitregelung im Vergleich zur „Alten“
besonders wegen der erhöhten Flexibilität für alle Beschäftigten und der besseren Urlaubsplanung geschätzt.
Kritisiert wird von den Amts- und Abteilungsleitern
• die Einteilung in Präsensgruppen, die ni cht nach fachlichen Kriterien erfolgte,
• ungeregelte Vertretungsr egelungen (dieses Problem wurde zu Beginn des Projektes als vermutete Schwierigkeit
formuliert),
• die Kommunikation der Kolleg/innen untereinander sowie
• der Informationsfluss im Amt.
Zu diesen Kritikpunkten sollten in der Abteilungsrunde akzeptable Lösungen gesucht werden.
Bewährt hat sich für sie die Ausdehnung der Z-Tage-Regelung, die nicht gekappten Plusstunden, die Gleitzeit, das
Ampelkonto und die Zeiterfassung.
Die Zeitflexibilisierung nutzen die Mitarbeiter/innen stärker als die Leitungspersonen, jedoch im Rahmen des Möglichen,
d.h. die Grenzwerte des Ampelkontos wurden noch nicht überschritten.
Die vermutete Schwierigkeit zu Beginn des Projektes der schwer kontrollierbaren Arbeitsleistungen der Mitarbeiter/innen
hat sich nicht erfüllt, denn es wurde eher positiv erwähnt, dass Arbeiten schneller erledigt werden. Besonders am
Monatsende blieb häufig Arbeit liegen, damit die Mehrarbeitsstunden nicht gekappt werden. Das fällt nun weg.
Auch die Amts- und Abteilungsleiter empfehlen das Modellprojekt mit vielen „Fürs’s“ und einigen „Wider’s“ innerhalb der
Stadtverwaltung positiv weiter.
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Amt für Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik
Auswertung der Befragung
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4. Auswertung der Kurzbefragung der Beschäftigten
des Amts für Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik
Befragt wurden an zwei Tagen (30. März und 1. April 2004) alle 27 anwesenden Beschäftigten (66 %) des Amtes,
darunter Teilzeitbeschäftigte, Vollzeitbeschäftigte, Angestellte und Beamte. Acht Beschäftigte waren im Urlaub oder
krank.
1. Wie bewerten Sie Ihre derzeitige Arbeitszeitgestaltung?
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
sehr gut befriedigend sehr unbefr.
Bewertung der Arbeitzeitgestaltung%
M ittelwert 2,32
Die Bewertung der derzeitigen Arbeitszeitgestaltung fällt durchschnittlich gut bis befriedigend aus.
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2. Gibt es Anforderungen, die mit Ihrer derzeitigen Arbeitszeit schwerlich zu vereinbaren sind?
0
10
20
30
40
50
60
Ja Nein
Anforderungen
Jede/r zweite Beschäftigte antwortet mit nein.
48 Prozent der Befragten äußerten private Gründe, die nur schwer mit ihrer Arbeitzeit zu vereinbaren sind:
z.B. Familie
- Termine der Kinder am Nachmittag (4)
- Mitarbeit im Familienbetrieb wenn nötig (nachmittags) (2)
Freizeit
- Fortbildung am Abend, Ehrenamt im Sport ist für langen Mittwoch (bis 18.00 Uhr) eher problematisch (2)
- Verlängerter Arbeitstag (Beamtin) beeinflusst die Partnerschaft (nachmittags kaum mehr freie Zeit) und eigene
Freizeitgestaltung (wenig Energie für sportliche Aktivitäten), reduziert die Flexibilität (3) und den „freien Z-Tag“
- aufgrund der Präsenszeit zu Publikumszeiten sind eigene Behördengänge zu diesen Zeiten kaum möglich
33
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3. Welche Verbesserungswünsche haben Sie an Ihre Arbeitszeitgestaltung, um Familie und Beruf besser vereinbaren zu
können?
0
20
40
60
80
Ja Keine
Verbesserungswünsche
%
30 % der befragten Personen haben keine Verbesserungswünsche. Sie können ihre Freizeitgestaltung nach der
Arbeitszeit ausrichten und sind damit zufrieden.
Etwas mehr als 2/3 der Befragten ( 70 %) äußerten Verbesserungswünsche wie:
Zeitmanagement
- mehr Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung morgens (früher/später) und abends (früher/später) (7)
- die Kernzeit an Nachmittagen lockern (bei Nichtöffnungszeiten), sodass bei geringerem Arbeitsanfall
frühzeitigeres Ende möglich ist (4)
- eine Aufstockung der Mehrstunden / Überstunden (3)
- mehr Flexibilität für Teilzeitbeschäftigte, sodass Arbeitstag auch auf Nachmittage gelegt werden kann (2)
Urlaubsregelung
- zu Stoßzeiten entsprechend den Arbeitsanforderungen Mehrarbeitsstunden tätigen, die bei Arbeitsreduzierung
am Ende der Woche, ausgeglichen werden können (2)
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Arbeitsablaufmanagement
- notwenige Anwesenheit zu festen Zeiten früh morgens auf mehrere Kolleg/innen verteilen, sodass Flexibilität im
Arbeitsbeginn für alle möglich wird (1)
- die Gewährleistung des Spielraums für Plus- und Minusstunden
Gleitzeit
- flexiblere Gleitzeiten an „Nichtöffn ungszeiten“ z.B. für Arzttermine
Pausen
- flexibler in der Mittagspause (verlängern) (1)
Fazit:
• Die durchschnittlich gute Zufriede nheit mit der derzeitigen Arbeitszeitgestaltung wird damit begründet:
- dass der geregelte Arbeitszeitrhythmus, gut in dem derzeitigen Lebensrhythmus abgestimmt ist
- dass der Ausgleich der Mehrarbeitsst unden durch den „langen Mittwoch“ am Ende der Woche ausreichend ist.
• Ca. die Hälfte der Befragten sehen sich durch die festgelegten Arbeitszeiten und den „langen Mittwoch“ in ihren
jeweils individuellen, privaten Anforderungen eingeschränkt.
• 70 Prozent der Befragten ha ben daher Verbesserungswünsche zur derzeitigen Arbeitszeitregelung.
(größere Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung, um die unterschiedlichen Bedürfnisse aus Familie und Freizeit
besser mit der Arbeitszeit vereinbaren zu können)
• 30 Prozent der Beschäftigten gestalten ihre Frei zeitaktivitäten infolge der Arbeitszeitregelung.
Mehrheitlich bestätigen single-, paar- bzw. familienlebende Beschäftigte das Erleben von Einschränkungen und
Unvereinbarkeiten zwischen Arbeits- und Freizeiten.
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5. Auswertung der I. und II. Befragung der Beschäftigten
des Amts für Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik
I. Befragung: Startphase – Hoffnungen
1. Wie bewerten Sie allgemein das Angebot der Zeitflexibilisierung in Ihrem Amt?
0
20
40
60
123 4 5
Bewertung der Zeitflexibilisierung
Das Angebot wird mit 90 % als (sehr) gut bewertet.
36
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der Wissenschaftsstadt Darmstadt Evaluation: Hanne Schäfer
2. Wie wichtig sind Ihnen nachfolgende Aspekte des Modellprojektes „Zeitflexibilisierung“?
0
10
20
30
40
50
60
70
%
123 4 5
Wichtigkeit folgender Aspekte
Arbeitszeitg.
Vereinbarkeit
Freizeit
Urlaubspl.
Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung = mit 94 % als (sehr) wichtig bewertet
Planung der Freizeit = wird von den Mitarbeiter/innen mit 94 % als (sehr) wichtig bewertet
Urlaubsplanung = bewerten die Mitarbeiter/innen mit 92 % als (sehr) wichtig
Vereinbarkeit von Beruf und Familie = mit 88 % als (sehr) wichtig bewertet
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0
10
20
30
40
50
60
%
1 234 5
Wichtigkeit folgender Aspekte
Informationen
Kommunikation
Transparenz
Spielregeln
Kommunikation mit Kolleg/innen = bewerten die Befragten mit 91 % als (sehr) wichtig
Transparenz in der Personalplanung = wird mit 90 % als (sehr) wichtig bewertet
Einhaltung der Flexispielregeln = ist für 90 % der Befragen (sehr) wichtig
Informationsfluss innerhalb des Amtes = bewerten die Mitarbeiter/innen mit 88 % als (sehr) wichtig
38
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3. Erwarten Sie für sich persönlich Veränderungen durch die Teilnahme am Modellprojekt Zeitflexibilisierung?
0
20
40
60
80
100
%
Ja Nein keine Antw.
Veränderungen durch die Teilnahme?
flexibler
Vereinbarkeit
Transparenz
Die stärksten Veränderungen erwarten die Mitarbeiter/innen des Amts für EWS in
- dem Erreichen einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie mit 91 %,
- der Flexibilität von Arbeits- und Freizeitgestaltung mit 84 %
- und mit 66 % in der besseren Transparenz in der Personalplanung.
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4. Sind Sie ausreichend informiert und vorbereitet?
Ausreichend informiert?
0% 0%
Ja Nein weiß nicht
40
lle befragten Mitarbeiter/innen des Amtes fühlen sich ausreichend informiert und vorbereitet.
Beschäftigten stehen dem Modellprojekt wöchentliche Zeitflexibilisierung sehr positiv gegenüber und bewerten:
.
Modellprojekt.
lexibilisierung.
A
AZIT: F
• Die
- eine höhere Flexibilität in der Erwerbsarbeits- und Freizeit sowie
- eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie als sehr wichtig
• Die Beschäftigten sehen sich gut informiert und vorbereitet auf das
• Eine wichtige Voraussetzungen für den Start des Modellprojekts wöchentliche Zeitf
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II. Befragung der Beschäftigten des Amtes für Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik
1. Wie bewerten Sie bisher die Umsetzung der Zeitflexibilisierung in Ihrem Amt?
0
10
20
30
40
50
sehr gut gut mittel schlecht keine
Antw.
Bewertung der Umsetzung%
Die Hälfte der Befragten bewertet die Umsetzung mit sehr gut, 45 % mit gut,
d.h. bis auf 1 Person sind alle Beschäftigten mit der Umsetzung (sehr) zufrieden.
41
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2. Waren Sie gut auf den Start des Modellprojektes vorbereitet oder ergaben sich für Sie Startschwierigkeiten?
0
10
20
30
40
50
60
sehr gut gut egal schlecht sehr
schlecht
Vorbereitung auf Modellprojekt%
85 % der Befragten waren (sehr) gut auf den Start des Modellprojektes vorbereitet.
Startschw ierigkeiten?
Ja
Nein
Für fast alle Befragten ergaben sich keine Startschwierigkeiten.
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3. Wie bewerten Sie die Zeitflexibilisierung im Vergleich zur „alten“ (offiziellen)
Arbeitszeitregelung in folgenden Aspekten ...
0
10
20
30
40
50
60
sehr verbess. gleich verschlecht. sehr
Bewertung der Zeitflexibilisierung
Flexibel
Vereinbarkeit
Freizeit
Urlaubspl.
%
Flexibilität in der Arbeitzeitgestaltung = mit 95 % als (sehr) verbessert bewertet
Planung der Freizeit = bewerten 85 % der Befragten als (sehr) verbessert
Vereinbarkeit von Beruf und Familie = bewerten die Befragten mit 80 % als (sehr) verbessert
Urlaubsplanung = wird mehrheitlich als gleichbleibend (45 %) bewertet
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0
10
20
30
40
50
60
sehr verbess. gleich v erschlecht. sehr
Bewertung der Zeitflexibilisierung
Information
Kommunikation
Personaleinsatzpl.
Flexispielregeln
%
Einhaltung der Flexispielregeln wird mit 80 % der Nennungen (sehr) gut bewertet
Personaleinsatzplanung = wird mit 60 % als verbesserte Planung angegeben
Informationsfluss innerhalb des eigenen Amtes = mehrheitlich mit gut (60 %) bewertet
40 % der Befragten bewerten den Informationsfluss als gleichbleibend im Vergleich.
Kommunikation mit den Kolleg/innen = bewerten die Befragten mehrheitlich (45 %) mit gleichbleibend
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4. Wie bewerten Sie heute die Zeitflexibilisierung in Ihrem Amt ...
0
20
40
60
80
sehr gut gut mittel schlecht sehr
schlecht
k. Antw.
Bewertung heute ...
Bürger/innenservice
Arbeitsorganisation
%
Im Hinblick auf den Bürger/innenservice und auf die Arbeitsorganisation bewerten die befragten Mitarbeiter/innen des Amtes für
Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik die Zeitflexibilisierung im Amt als (sehr) gut mit 80 %.
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5. Hat sich für Sie persönlich etwas verändert im Amt / in Ihrer Freizeit?
0
20
40
60
80
Ja Nein k. Antw.
Veränderung?
Amt
Freizeit
%
60 % der Befragten sagen, dass sich für sie innerhalb des Amtes nichts verändert hat.
30 % der Befragten sagen, dass sich für sie persönlich etwas im Amt verändert hat und zwar:
- eine flexiblere Arbeitsgestaltung (Arbeitsbeginn früher, ab 6.00 Uhr; 2 Zeitausgleichstage
im Monat nehmen zu können; kein sinnloses Zeit absitzen mehr; bei größerem Arbeitsanfall
ist man anwesend (5))
- bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie (3)
- die Zufriedenheit innerhalb des Amtes ist gestiegen (1)
Für 70 % der Befragten hat sich für sie persönlich etwas in ihrer Freizeit verändert und zwar:
- eine flexiblere Freizeitgestaltung (7)
- bessere Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit (3)
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- eine bessere Möglichkeit, Termine die nur vor- oder nachmittags möglich sind, wahrzunehmen (2)
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6. Welche Änderungen schlagen Sie aufgrund Ihrer bisherigen Erfahrung mit dem Modellprojekt Zeitflexibilisierung vor?
- keine, läuft gerade sehr gut so, wie es ist
Weitere Nennungen:
- Nummern zum Ziehen für Bürger/innen, die immer wieder nachfragen
- längere Öffnungszeiten an einem Tag in der Woche für Bürger/innen z.B. von 7.00 – 19.00 Uhr
- Klärung: wann kann eine Zeitgutschrift erfolgen? Ist sie auch in der Mittagspause möglich?
- Wunsch: mehr Flexibilität und Rücksicht unter den Kolleg/innen, weniger „Machtkämpfe“ untereinander
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7. Sind Sie derzeit ausreichend informiert ? Wenn nein, was fehlt Ihnen?
8. Würden Sie die Zeitflexibilisierung in der Stadtverwaltung weiterempfehlen?
0
20
40
60
80
100
Ja Nein k. Antw.
Sind / würden Sie ...
informiert?
weiterempfehlen?
%
95 % der Beschäftigten des Amtes für EWS sind derzeit ausreichend über das Modellprojekt „Zeitflexibilisierung“ informiert.
95 % der Beschäftigten würden die Zeitflexibilisierung in der Stadtverwaltung weiterempfehlen, weil:
- die Vereinbarkeit von Arbeit und Freizeit besser organisiert werden kann (5)
(keine Anträge mehr stellen, Listen ausfüllen...)
- die Arbeitszeit besser eingeteilt werden kann (4)
- bei großem Arbeitsanfall länger gearbeitet wird und bei weniger Arbeit auch kürzer gearbeitet werden kann (3)
- die Zufriedenheit unter den Mitarbeiter/innen steigt (3)
- die Flexibilität höher ist (3)
- Entscheidungen innerhalb der eigenen Gruppe gefällt werden können (2)
- die Arbeitsmotivation steigt (2)
- weniger Stress vorhanden ist (2)
- man in „Notfällen“ auch mal früher gehen kann nach Absprache (1)
- der Arbeitsablauf keine Nachteile durch die Zeitflexibilisierung erfährt (1)
- das Projekt unbedingt empfehlenswert ist (1)
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Fazit:
• Optimale Voraussetzungen zum Start des Modellprojekts: Interesse + Motivation + Information der Beschäftigten
sind Voraussetzungen für einen guten Start des Projekts
• Die Zufriedenheit nach 6-monatiger Durchführungszeit ist sehr hoch (95 %)
• Als wichtigste Verbesserungen werden die Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung sowie in der Planung der Freizeit genannt
• Durch die Bewegung in der Arbeitszeitgestaltung sind die Mitarbeiter/innen motiviert, Verbesserungsvorschläge zu
freundlicherem Bürger/innenservice oder der Kommunikation unter den Kolleg/innen im Amt zu thematisieren und
Lösungsstrategien zu entwickeln
• Die Beschäftigten empfehlen die Zeitflexibilisierung weiter mit den Argumenten:
der besseren Vereinbark eit von Arbeit und Freizeit
der höheren Flexibilität
der sinnvollen Arbeitsauslastung und der
steigenden Arbeitsmotivation und Zufriedenheit im Amt
• Das Modellprojekt wöchentliche Zeitflexibilisierung stößt auf sehr große und äußerst positive Resonanz
• Eckpunkte im Zeit- und Arbeitsablaufmanagement müssen aufgrund dieser Auswertung für die nächsten 6 Monate nicht
vordringlich verändert werden
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6. Auswertung der I. und II. Befragung der Amts-, Abteilungs- und Sachgebietsleiter/innen
des Amts für Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik
Fazit:
• Die Mitarbeiter/innen des Amts für Einwohnerwesen, Wahl en und Statistik (AEWS) haben sich für das Modellprojekt
beworben, weil
- sie ein repräsentatives Amt (Bürger/innenservice) sind und Ergebnisse auf andere Ämter übertragen werden können
(1)2
- die Bewerbung eine Amtsangelegenheit und keine private Angelegenheit ist (2)
- flexiblere Arbeitszeiten für die Besch äftigten umgesetzt werden sollten (3)
- größere Arbeitszufriedenheit erlagt werden sollte (3)
- und darüber auch der Bürg er/innenservice verbessert werden könnte (3)
- eine Verbesserung der Vereinbarkeit von privaten und dienstlichen Belangen erreicht werden sollte (4)
- und der Teamgeist durch Absprachen gefördert werden sollte (4).
• Die Zeiterfassung und die flexibleren Arbeitszeiten haben sich für die Befragten verändert. Teilbereiche haben sich
verändert, nicht aber ganze Arbeitsabläufe. Für 3 befragte Personen haben sich – ähnlich wie bei der
Mitarbeiter/innenbefragung - keine Abläufe innerhalb des Amtes verändert.
• Mit der Einführung des Modellprojektes erwarten die vier befragten Entscheidungsträger
- bessere persönliche Diensteinteilung
- bessere Abwicklung von Arbeitsspitzen
- Förderung des Teamgeistes
- bessere Publikumsbedienung unter Berücksichtigung privater Interessen
- Verbesserung der Arbei tszufriedenheit
- Verbesserung der Motivati on der Mitarbeiter/innen.
2 die Zahlen 1, 2, 3, 4 stehen für die vier befragten Personen, keine Wertungen
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51
Sie erwarten sowohl für die Angestellten wie für Bürger/innen als auch für die Stadtverwaltung selbst positive Aspekte mit
der Einführung der Zeitflexibilisierung.
• Schwierigkeiten vermuten sie in den Individualbedürfni ssen, die über die dienstlichen Belange und den Teamgeist
geordnet werden könnten sowie in mangelnder Bereitschaft auch im Sinne des Arbeitsanfalles flexibel zu sein.
Anfängliche Schwierigkeiten der Startphase gab es durch zu lange Vorlaufzeiten bis zum Beginn des Projektes, die
die Motivation der Mitarbeiter/innen negativ beeinflusßte.
• Die Befragten erhoffen sich durch die Teilnah me am Modellprojekt „Zeitflexibilisierung“
...im Hinblick auf die persönliche Arbeitszeit:
- flexiblere, bessere Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie.
...im Hinblick auf die Leitungsfunktion:
- eine Stärkung des Teamgeistes und motivierte Mitarbeiter/innen
- sowie eine Entlastung (weniger Reglementieru ng) durch Verlagerung der Verantwortung in die Gruppe
...im Hinblick auf die Mitarbeiter/innen
- eine Stärkung des Teamgeistes, des Bewusstsein s für den Bürger/innenservice, eines größeren
Verantwortungsbewusstseins, der Bereitschaft zur Kooperation, gegenseitige Rücksichtnahmen, eine größere
Zufriedenheit und ein positives Betriebsklima
... im Hinblick auf den Bürgerservice des Amtes
- eine höhere Qualität des B ürger/innenservices und dessen kontinuierliche Gewährleistung
- „Ausgeglichene Bedienstete sind freundlic her und zuvorkommender. Dies wirkt sich auch positiv auf die Besucher
aus“.
...im Hinblick auf die Kooperation innerhalb der Stadtverwaltung allgemein
- Stärkung des eigenen Amtes durch das . Es wird als modernes Amt mit aufgeschlossenem Führungsstil erlebt.
Frauenbüro _____ Arbeitszeitflexibilisierung in der Stadtverwaltung Darmstadt
der Wissenschaftsstadt Darmstadt Evaluation: Hanne Schäfer
52
- die positiven Aspekte des Modellprojektes wirken sich in der Zusammenarbeit auf andere Ämter aus, was die Arbeit
der Ämter untereinander positiv beeinflusst.
Während die Personen in Leitungspositionen sich eher eine „Entlastung“ durch die Einführung der Zeitflexibilisierung
erhoffen, da die Mitarbeiter/innen verantwortungsvoll einen Teil der Managementaufgaben übernehmen, erhalten die
Mitarbeiter/innen eine Vielfalt von Erwartungen durch die Personen in Leitungsfunktionen wie „größeres
Verantwortungsbewusstsein, Bereitschaft zur Kooperation, Rücksichtnahmen, Kommunikation.... , das schnell zu einer
starken „Be-Lastung“ für die Mitarbeiter/innen werden kann.
Hier könnten Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen für Personen in Leitungsfunktionen wie auch für die Mitarbeiter/innen
und auch flankierende Maßnahmen des „offenen Gesprächs“ in Teamsitzungen etc. angeregt werden.
• Alle Befragten sind ausreichend gut informiert.
• Insgesamt erhoffen sich die Befragt en überwiegend positive Auswirkungen für alle Beteiligten innerhalb des
Arbeitsprozesses durch die „Zeitflexibilisierung“.
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II. Befragung der Amts-, Abteilungs- und Sachgebietsleiter/innen
des Amtes für Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik
Fazit: Halbzeit – erste Erfahrungswerte nach 6 Monaten
Vier von insgesamt fünf Amts-, Abteilungs- und Sachgebietsleitern haben sich an der Befragung beteiligt.
• Die Vorbereitung der Einführung de s Modellprojektes wird sehr gut und 1 mal als schlecht für alle Beteiligten
bewertet.
• Die Beurteilung der Einführung fällt im Durchschnitt mit 2,3 gut aus.
Den Mitarbeiter/innen hat eine bessere Abstimmung sowie ein besserer Informationsfluss innerhalb des Amtes
gefehlt. Als Schwierigkeit nennen zwei Personen die zu lange Einführungsphase, die sich demotivierend auf die
Mitarbeiter/innen auswirkt. Eine intensivere Schulung wäre wünschenswert gewesen.
• Ein Vergleich der Bewertung der 6-monatigen „neuen“ mit der „alten“ Arbeitszeitregelung zeigt, dass am besten
- die eigene und die Flexibilität der Mitarbeiter/innen in der Arbeitszeitgestaltung gewertet wird (1,6)
- die eigene Vereinbarkeit und die der Mit arbeiterinnen zwischen Beruf und Familie (1,6)
- und die eigene Planung der Freizeit (1,6)
gefolgt von
- der Personaleinsatzplanung (2)
- und der Einhaltung der Flexispielregeln (2)
am schlechtesten
- der Ablauf der Arbeitsinhalte im Amt (3)
- die eigene und die Urlaubsplanung der Mitarbeiter/innen (3)
- der Informationsfluss innerhalb des Amtes (3)
- sowie die Kommunikation mit Kolleg/innen (3) gewertet wurden.
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• Von Vorteil werden genannt:
- für die Mitarbeiter/innen die flexiblere Arbeitszeitges taltung und die stärkere Kommunikation untereinander
Auffällig, dass alle vier befragten Personen keine Vorteile für sich selbst in ihrer Funktion als Leitende sehen, ebenso
keine Vorteile im Bezug auf den Bürger/innenservice oder die Arbeitsorganisation innerhalb des Amtes.
• Nachteile werden keine für die Leitenden, die Mitarbeiter/innen, den Bürger/innenservice und die
Arbeitsorganisation innerhalb des Amtes benannt.
• Die Befragten wünschen als Veränderung des momentan gültigen Modellprojektes ei ne Ausdehnung der Z-Tage bei
einem Rahmen von +/- 20 Stunden/Monat sowie das Einhalten der Arbeitszeitregelungen aller Beschäftigten.
• Was hat sich in Ihrem Amt auf grund Ihrer Erfahrungen (nicht) bewährt?
Bewährt haben sich am besten:
- die Servicezeit (1,2)
- die Gleitzeit (1,2)
- die Präsenszeit (1,2)
- die Urlaubsregelung (1,7)
- und die Z-Tage (1,8)
Bewährt haben sich mit schlechterer Wertung:
- die Einhaltung der Flexispielregeln (2,2)
- die Zeiterfassung (2,2)
- und am schlechtesten bewertet der Inf ormationsfluss innerhalb des Amtes (3).
• Die Eckpunkte Ampelkonto und Kappung der Plusstunden wurden jeweils einmal mit sehr gut bewertet und dreimal
gar nicht, daher fallen sie aus dieser Wertung heraus.
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• Die Befragten nutzen die Zeitflexibilität stärk er (2) als die Mitarbeiter/innen des Amtes (2,2).
Die Zeitkonten der Mitarbeiter/innen werden gut ausgeschöpft (2) und die der Personen in Leitungsfunktion etwas
schlechter (2,2).
• In den letzten 6 Monaten wurden die Grenzwerte (Rot) der Ampelkonten 3 mal im Plus- und 3 mal im
Minusstundenbereich erreicht.
• Eine Personaleinsatzplanung erfolgt weitgehend selbständig durch die Teams, abhängig vom Arbeitsanfall und
Zeiten mit besonderen Aufgaben (Wahlen) und dann auch etwas stärker reglementiert.
• Drei Befragte sind derzeit ausreichen d über das Modellprojekt informiert (bei einer Nichtnennung) und empfehlen
das Projekt „Zeitflexibilisierung“ in der Stadtverwaltung weiter mit den Argumenten:
- flexiblere Einteilung der Arbeitszeit
- keine Beeinträchtigung des Dienstbetriebes und
- flexiblere Gestaltung der Freizeit.
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Zusammenfassung der Befragungen im Amt für Einwohnerwesen, Wahlen und Statistik:
In der Kurzbefragung der Mitarbeiter/innen wird die derzeitige Arbeitszeitregelung mit gut bis befriedigend bewertet.
Anforderungen aus Familie und Freizeit sind oftmals schwierig mit der gültigen Arbeitszeitregelung zu vereinbaren, daher
äußern 70 % der Befragten Verbesserungswünsche bezüglich der Flexibilität der Arbeitszeitgestaltung (Arbeitsbeginn, -
ende, Kernzeit, Mehrstunden, Mittagspausen...).
Entsprechend bewerten dann auch in der I. Befragung (Startphase) 90 % der Mitarbeiter/innen das Angebot der
Zeitflexibilisierung als (sehr) gut.
Besonders wichtig sind den Beschäftigten dabei die Aspekte der Flexibilität (94 %), der Planung der Freizeit (94 %), die
Urlaubsplanung (92 %) sowie die Kommunikation mit Kolleg/innen (91 %).
Da alle Mitarbeiter/innen formulieren, dass sie ausreichend informiert und vorbereitet sind, gab es keine
Startschwierigkeiten, daher kann das Modellprojekt weiterhin so fortgeführt werden.
Nach 6 Monaten Praxiserfahrung mit der wöchentlichen Zeitflexibilisierung ist die Zufriedenheit der Beschäftigten sehr
groß. Fast alle bewerten die Umsetzung mit (sehr) gut.
Im Vergleich zur „alten“ Arbeitszeitregelung wird die neue Flexibilisierung vor allem in den Aspekten:
• Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung (95 %)
• Planung der Freizeit (85 %)
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie (80 %)
• und der Möglichkeit von Flexispiel regeln (80 %) (sehr) gut bewertet.
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Erstaunlich ist, dass sich für 60 % der Befragten innerhalb des Amtes keine Veränderung ergaben. Veränderungen
wurden stärker in der Flexibilität der Freizeit mit 70 % bewertet. D.h. die Auswirkungen der Flexibilität werden bis dato
stärker außerhalb der Arbeitszeit erfahren.
Direkte Veränderungen für das Modellprojektes äußern die Beschäftigten nicht. Sie haben aber Verbesserungswünsche
für einen „freundlicheren“ Bürger/innenservice, wie das Ziehen von Nummern beim Warten in den Fluren oder verlängerte
Öffnungszeiten an einem Tag in der Woche, die über die Öffnungszeiten des langen mittwochs hinausgehen. Die
Beschäftigten sind auch nach 6 Monaten noch immer ausreichend informiert (95 %) und empfehlen die Zeitflexibilisierung
in der Stadtverwaltung weiter mit den Argumenten:
• der besseren Vereinbarkeit zwischen Arbeitszeit und Freizeit
• den größeren Wahlmöglichkei ten mit der Flexibilisierung
• der sinnvollen Arbeitsauslastung (kein unnötiges Absitzen mehr)
• und der steigenden Arbeitsmotivation und Zu friedenheit der Mitarbeiterinnen des Amtes.
Zusammenfassend kann formuliert werden: bis auf vereinzelte Ausnahmen stößt das Modellprojekt Zeitflexibilisierung bei
den Beschäftigten auf große und positive Resonanz und sollte fortgeführt werden.
Auch die Amts-, Abteilungs- und Sachgebietsleiter/innen des AEWS erwarten durch die Einführung des Modellprojekts
positive Auswirkungen wie: eine Erleichterung von Führungsaufgaben; die Förderung des Teamgeistes im Amt,
Arbeitszufriedenheit und verbesserte Motivation der Mitarbeiter/innen sowie einen guten Bürger/innenservice.
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Ähnlich wie in der Bewertung der Beschäftigten haben sich auch mehrheitlich für die Personen mit Leitungsfunktionen die
Abläufe innerhalb des Amtes nicht wesentlich verändert.
Als Startschwierigkeiten benennen die Befragten entgegen den Beschäftigten zu lange Vorlaufzeiten bis zum endgültigen
Beginn des Projektes. Darunter leidet die Motivation der Beschäftigten. Generelle Schwierigkeiten sehen die
Leitungspersonen in den Individualbedürfnissen der Beschäftigten, die über den Arbeitsanforderungen und dem
Teamgeist geordnet werden. Diese Bedenken beruhen jedoch auf Erfahrungen aus der Vergangenheit.
Mit der Einführung des Modellprojektes erhoffen sie sich positive Veränderungen primär durch eine bessere Vereinbarkeit
der Anforderungen aus Beruf und Familie und eine Erleichterung ihres Tätigkeitsfeldes durch verbessertes Engagement
der Mitarbeiter/innen. Sollten zukünftig Unzufriedenheiten bezüglich zusätzlicher Belastungen bei den Mitarbeiter/innen
oder den Personen in Leitungsfunktionen entstehen, können Weiterbildungsmaßnahmen und Austausch mit kompetenten
Fachkräften angeboten werden.
Nach 6 monatiger Praxiserfahrungen bewerten die Personen in Führungspositionen die Einführung des Modellprojektes
als gut.
Kritisiert wird die mangelnde Abstimmung der Mitarbeiter/innen untereinander sowie der unzureichende Informationsfluss
im Amt. Auch der Arbeitsablauf und die Urlaubsplanung könnten verbessert werden.
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Im Vergleich zur alten Arbeitszeitregelung fällt die „Neue“ besser aus mit den Argumenten:
• der erhöhten Flexibilität
• der besseren Vereinbarkeit
• der Personaleinsatzplanung sowie
• der Einhaltung der Flexispielregeln.
Interessant in der zweiten Befragung ist, dass alle Personen in Leitungsfunktionen keine Aussagen zu Vor- und
Nachteilen für sich selbst, für den Bürger/innenservice und für die Arbeitsorganisation erkennen. Gibt es dazu zu wenig
Erfahrungswerte?
Verändern würden die Befragten gerne die Ausdehnung der Z-Tage-Regelung (+/- 20 Std./Monat) und die
Arbeitszeitregelung, die für alle Beschäftigten Gültigkeit haben soll. (Unklar bleibt, warum die letzte Regelung
ausgesprochen wird)
Bewährt hat sich im Rahmen des Modellprojekts die Service-, Gleit- und Präsenszeit, die Urlaubsregelung und die Z-
Tage. Die Zeitkonten werden gut ausgeschöpft und die Grenzwerte der Ampelkonten (Rot) wurden insgesamt 3 mal im
Plus- und Minusstundenbereich erreicht. Die Personaleinsatzplanung erfolgt weitgehend selbständig im Team und die
Befragten sind mit dem Ablauf zufrieden.
Mit den Argumenten des geregelten Dienstbetriebes und der erhöhten Flexibilität empfehlen sie abschließend die
wöchentliche Zeitflexibilisierung innerhalb der Stadtverwaltung weiter. D.h. Anlaufschwierigkeiten behindern nicht die
vielen positiven Erfahrungen und die Motivation aller Beteiligten auf die Einführung der Zeitflexibilisierung.
2006/0254
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Wissenschaftsstadt Darmstadt Magistratsvorlage Eingang Magistrats- geschäftsstelle: 13.04.2006 an den Magistrat Beteiligt vor Dezernat V Amt: Frauenbüro zur Kenntnis zur Beschlussfassung Magistrats- beschlussfassung: Dezernat I Dezernat II Dezernat IV Dezernat VI Dezernat V Vorlage-Nr. 2006/0254 Magistratsbeschluss-Nr. an die Stadtverordnetenversammlung OBW zur Befassung zur Kenntnis zur Beschlussfassung zur abschließenden Beschluss- fassung Fachausschuss Internet ja nein Tagesordnung I II Verteiler: OBW bei abschl. Beschlussfassung Magistrat Betreff: Audit Beruf & Familie Verlängerung der Pilotprojekte zur Flexibilisierung der Arbeitszeit Vorlage vom: 31.03.2006 Beschlussvorschlag: Die im Rahmen des Audit Beruf & Familie als Pilotämter ausgewählten Ämter Stadtplanungsamt und Amt für Einwohnerwesen und Wahlen setzen ihre jeweils mit Magistratsbeschluss Nr. 0711 vom 13.10.2004 beschlossenen Arbeitszeitmodelle solange fort, bis für die gesamte Stadtverwaltung ein neues Arbeitszeitmodell verbindlich eingeführt ist. Die Evaluierungsprozesse (siehe Anlage) sprechen für eine Weiterführung der Projekte. Anlagen: Dokumentation der Befragungsergebnisse im Stadtplanungsamt und Amt für Einwohnerwesen und Wahlen Grundkonzept Amt für Einwohnerwesen und Wahlen Grundkonzept Stadtplanungsamt Oktober 2004 Beschluss des Magistrats vom 2 ... Begründung: Mit Magistratsbeschluss vom 13.10.2004 wurden in den Ämtern 12 und 61 neue Arbeitszeitmodelle eingeführt und dabei gleichzeitig die derzeit gültige Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit ausgesetzt. Die Arbeitszeit wurde im Amt für Einwohnerwesen und Wahlen (damals noch mit Statistik) durch eine Flexibilisierung der wöchentlichen Arbeitszeit verändert und im Stadtplanungsamt wurde die Flexibilisierung der jährlichen Arbeitszeit eingeführt (siehe Anlage – Grundkonzepte). Die Pilotphase begann im Stadtplanungsamt im Mai 2005 und im Amt für Einwohnerwesen und Wahlen im Juni 2005 und sollte für ein Jahr andauern. Begleitend zur Umsetzung wurde eine Evaluierung der Prozesse u. a. in Form von Befragungen der Beschäftigten und der Führungskräfte in den Modellämtern vorgenommen (siehe Anlage). Die Befragungsergebnisse einer Kurzbefragung vor Modellstart, einer 1. ausführlichen Befragung zu Beginn des Projektes und einer 2. Befragung nach 6 Monaten wurden den Projektgruppen der beteiligten Ämter am 30. März 2006 vorgestellt. Fazit: Die Flexibilisierung sowohl der wöchentlichen als auch der jährlichen Arbeitszeit wurde in beiden Ämtern als sehr positiv bewertet und es besteht sowohl von den Beschäftigten als auch von Seiten der Führungskräfte der dringende Wunsch, die jeweilig laufenden Arbeitszeitflexibilisierungen fortzusetzen. In der Magistratsvorlage vom 13.10.2004 ist folgendes festgehalten: „Die Dauer der Pilotphase ist auf ein Jahr angesetzt, wobei dies auch verändert werden kann, wenn es sich als sinnvoll erweist.“ Aufgrund des hohen Engagements der Beschäftigten, der Führungskräfte und der zusammengestellten Projektgruppen in den Ämtern ist es als sinnvoll anzusehen, die Modellprojekte nicht auslaufen zu lassen, sondern vielmehr weiterzuführen. Die Erfahrungen und Erkenntnisse in der Umsetzung der Arbeitszeitflexibilisierung können in den jeweiligen Ämtern weiter ausgebaut und dann – bei der Umsetzung für die gesamte Stadtverwaltung – als ExpertInnenwissen zur Verfügung gestellt werden. Die Projekte sollen also solange weiterlaufen, bis ein für die gesamte Stadtverwaltung gültiges neues Arbeitszeitmodell umgesetzt wird. Darmstadt, 31.03.06 Dezernat I Dezernat II Dezernat IV Walter Hoffmann Wolfgang Glenz Cornelia Diekmann Oberbürgermeister Bürgermeister Stadträtin Dezernat V Dezernat VI Daniela Wagner Dieter Wenzel Stadträtin Stadtrat
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© Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Flexible Arbeitszeit Wissenschaftsstadt Darmstadt Grundkonzept Stadtplanungsamt © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Ausgangssituation und Ziele ! Ziele des Audit Beruf und Familie ! Einführung von flexibler Arbeitszeit in 2 Pilotprojekten: Einwohnermeldeamt/Stadtplanungsamt ! Pilotprojekt für ein Jahr ! Eckpunkte ! Beteiligte ! Ablauf ! Begleitung © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Mi tar b ei te r Ziel Attraktiver Arbeitsplatz Unternehmen Wirtscha ftlich keit Kundenorientierung Anpassung an Schw ankungen Ökonomisch und sozial ausgew ogen Zeitsouveränität Attraktive Freizeit Gerec ht i gkeit Planbare Arbeitszeit Tei l zei t Part ner- schaft Interessen Wir wollen alle Interessen berücksichtigen! /innen Bürgerin/Kundin Amt © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Flexible Arbeitszeit Wie sieht die Flexible Arbeitszeit aus? Wie läuft die Flexible Arbeitszeit ab? © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Zusammenhänge zwischen den verschiedenen „Zeiten“ Gleitzeit Service- und Präsenzzeit, z. B. Mindestbesetzung, z B. Abteilung mit 7 MA (Tagesbudget = 53,2 Std.; davon Mindestbesetzung: 30 Std.) 6.00 19.00 8.00 18.00 1 MA 1 MA4 MA 4 MA 2 MA 9.00 12.00 13.00 16.00 „Besetzungsgebirge“ 8.00 Uhr 15.00 15.30 18.00 7.30 18.00Mitarbeiter/in D Mitarbeiter/in E Mitarbeiter/in C Mitarbeiter/in A Mitarbeiter/in B 7.30 – 12.30 12.30 – 13.30 © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Ampelkonto Steuerung der Kumulation in Zeitkonten Rot Gelb Grün Schriftlicher Abbauplan Im Kompetenzbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Disposition der Arbeitszeit durch die Beschäftigten Weitere Kumulation nur in Absprache mit der Führungskraft Schriftlicher Maßnahmenplan > 60 + 60 + 20 0 - 15 - 30 >30 Gelb Rot Weitere Kumulation nur in Absprache mit der Führungskraft © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Arbeitszeit-Modell Flexi-Spielregeln: Flexibel nach Besetzungsdichten: Stunden, Tage (2 Tage) 20 60 > 60 Zeitkonto: Plus-Minusstunden Zeit: flexibel Gehalt: fest Entnahme: Gleitzeit: Personalplanung: 18.30 h6.00 h Tag Fr.Mo. Woche Servicezeit: 16.00 h9.00 h Mo. – Fr. 18.00 h15.00 h Mi. Präsenzzeit: 15.30 h7.30 h 12.30 h 13.30 h Ampelkonto: zur Steuerung der Stunden Abstimmung im Team nach Besetzungsdichten: Rechtzeitige Planung, Geben-Nehmen-Prinzip, Berücksichtigung der Wünsche © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Planung und Steuerung Praxisbeispiel: Jahresplanung z. B. Information über Arbeitsanfall Urlaubsplanung, Zeitentnahme Monatsplanung z. B. Urlaub, freie Stunden und Tage, Krankheit, Seminare Zeitausgleich, Abbauplan Tagesplanung z. B. Besetzungsdichte, freie Stunden und Tage Ist-Situation Kurzfristige Reaktion und Absprache im Team © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Planung: Ablauf-Beispiel 1. Ein Jahresplan inklusive Urlaubsplan wird bis zum Ende des Jahres unter Berücksichtigung der Mitarbeiterwünsche erstellt. Besetzungsdichten werden monats-/wochenweise erstellt und in der Abteilung ausgehängt (z.B. bis zum 20.) Mitarbeiter haben genügend Zeit ihre Arbeits- und Freizeitwünsche sowie ihre Pausenzeiten für jeden Tag einzutragen und im Team abzusprechen. 2. Der Planungsverant- wortliche übernimmt die Wünsche der/die Mitarbeiter/in in ein Planungstool und koordiniert in Absprache ggf. Über- der Unterbesetzungen. Nach endgültiger Absprache erhalten alle Mitarbeiter/innen ihren persönlichen Einsatzplan ausgedruckt. Änderungen aufgrund z. B. Krankheit oder Tauschwünsche sind möglich. 3. Die geleisteten Arbeits- stunden werden von einem Zeiterfassungssystem ermittelt. Steuerung der Stunden über das Ampelkonto. Die Bezahlung erfolgt gleichbleibend auf Basis der vertraglichen Stunden unabhängig davon, ob evtl. im jeweiligen Monat die vertragliche Stundenzahl erreicht wurde. © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt „Flexi-Spielregeln“ Grundsatz: Alles ist möglich! ! Mehr Freiheit bedeutet mehr Verantwortung ! Orientierung an der Besetzungsdichte ! Jeder kann seine persönlichen Wünsche anmelden ! Die Personal-Einsatz-Planung soll möglichst rechtzeitig gemacht werden ! Jeder plant seine Arbeitszeit in Absprache mit seinen Teamkollegen ! Es gibt keine „Rosinen-Picker“: Gerechte Aufteilung der Freizeiten ! Es kann getauscht werden: unter Beachtung der Qualifikation und des Zeitkontostandes ! Kurzfristige Änderungen (z. B. früher gehen) sind möglich ! Die letzte Entscheidung hat die Führungskraft ! Niemand darf gezwungen werden, aber im Sinne des Teamgedankens muss „jeder mal“ in den „sauren Apfel“ beißen ! Arbeitsbeginn und -ende: Stempeln zeitnah vor Arbeitsbeginn und nach Arbeitsende © Fauth-Herkner & Partner Wissenschaftsstadt Darmstadt Vorteile und Nutzen ! Bessere Auslastung der Personalkapazität ! Bessere Anpassung der Arbeitszeit an den Arbeitsanfall ! Transparente, aktuelle Informationen für kurzfristige Reaktionsmöglichkeiten ! Motivierte, informierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ! Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie ! Stärkere Berücksichtigung von Interessen der Beschäftigten
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Details
- Vorlagen-Nr.
- 2006/0254
- Typ
- Magistratsvorlage
- Datum
- 31.03.2006
- Erstellt
- 29.09.2026 00:00