Beantwortung einer mündlichen Anfrage des Herrn Hegenbarth aus der Sitzung des Digitalisierungsausschuss vom 24.04.2023 (AN/0622/2023) betreffend "Virtuelles Bürgerbüro".

Dezernat, Dienststelle  
IX/12 
 
Vorlagen-Nummer  14.11.2023 
 3440/2023 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Sitzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 20.11.2023 
 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage des Herrn Hegenbarth aus der Sitzung des 
Digitalisierungsausschuss vom 24.04.2023 (AN/0622/2023) betreffend "Virtuelles 
Bürgerbüro". 
Die Verwaltung antwortet wie folgt: 
 
Der Digitalisierungsausschuss beauftragte am 24.04.2023 die Verwaltung mit der Vor-
lage AN/0622/2023, die Einführung von virtuellen Bürgerbüros für ausgewählte Bera-
tungsdienstleistungen der Stadt Köln zu prüfen. Mit diesem Angebot soll das städti-
sche Service Angebot für die Bürger*innen ergänzt werden, um klassische Behörden-
gänge möglichst zu reduzieren. Dabei sollen Anträge erläutert und Dokumente digital 
ausgetauscht werden. Eine Teilnahme soll von PC, Notebook sowie Tablet oder 
Smartphone ermöglicht werden. Eine Videokonferenzausstattung am Endgerät ist er-
forderlich. 
Als Beispiel für die Anfrage wird das Angebot des Rhein-Kreis Neuss angeführt. 
 
Ein konkretes Anforderungsprofil für die Stadt Köln liegt aktuell noch nicht vor.  
 
Daher folgt an dieser Stelle nur eine grobe technische Einschätzung. 
 
Der Webauftritt des Rhein-Kreis Neuss besteht aus den drei ersichtlichen technischen 
Komponenten Webauftritt, Terminvereinbarung sowie einem Videokonferenzsystem. 
In diesem Verbund wird sowohl die Vereinbarung von individuellen Terminen, aber 
auch ein direkter Zutritt in geöffnete virtuelle Bürgerbüros ermöglicht. Erforderliche Zu-
gangsdaten werden den Bürger*innen digital übermittelt. Die virtuellen Bürgerbüros 
sind dabei nach Fachthemen, wie zum Beispiel BAföG, Katasterauskunft oder 
Schwangerschaftsberatung, wählbar. 
 
 
Webauftritt 
 
Der notwendigerweise noch zu erstellende Webauftritt ist individuell auf die Stadt Köln 
zu zuschneiden und mit den Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit abzustimmen. 
Inwieweit eine Abbildung über das städtische Redaktionssystem und/oder Eigenent-
wicklungsaufwand erforderlich ist, kann nur auf Basis konkreter Anforderungen der 
Auftraggebenden durch Anwendungs-Entwickler*innen und Software Architekt*innen 
des Amts für Informationsverarbeitung bewertet werden. Gegebenenfalls stehen auch 
schon verwendbare Module hier zur Verfügung.

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Terminvereinbarung 
 
Eine Lösung Terminvereinbarung Online ist bereits für die Kundenzentren, die KfZ-Zu-
lassungsstelle und im Standesamt im Einsatz. Diese ist auch ohne Aufrufanlage ver-
wendbar. Ob eine zusätzliche Nutzung lizenzrechtlich möglich wäre, bleibt bei Bedarf 
durch die Release-Verantwortlichen zu prüfen. 
 
 
Videokonferenzsystem 
 
Für die Verwaltung steht das Videokonferenzsystem BigBlueButton (BBB) mit der Ver-
waltungsoberfläche bbbserver für die Organisator*innen zur Verfügung. Grundsätzlich 
gibt es keine Bedenken für einen Einsatz im Rahmen von virtuellen Bürgerbüros. Eine 
Videokonferenz kann maximal 12 Stunden geöffnet bleiben. Die Moderator*innen kön-
nen den Zutritt aus einem Warteraum heraus in die Videokonferenz steuern. Es sind 
ausreichend Kapazitäten vorhanden. 
 
BBB sieht auch grundsätzlich Möglichkeiten für die Nutzung von Programmierschnitt-
stellen vor. Bisher ist das jedoch nur für den Aufruf einer Videokonferenz aus der 
Lernplattform Moodle heraus realisiert. 
 
Die Voraussetzungen zur Teilnahme sind mit einem aktuellen Internetbrowser, Laut-
sprecher/Headset und einer Kamera niedrigschwellig. Das gilt auch für Smartphones 
und Tablets. Eine App ist nicht notwendig. 
 
Ein direkter Dateiaustausch über BBB (Upload/Download) wird jedoch nicht empfoh-
len. Dieser sollte über die bisherigen Standardwege über Internet Formulare oder die 
Online-Schnittstellen des jeweiligen F achverfahrens und die damit verbundenen 
Workflows abgewickelt werden. 
 
 
Fazit 
 
Grundsätzlich bestehen keine technischen Bedenken für die Einführung virtueller Bür-
gerbüros. Notwendige technische Werkzeuge sind, wie oben beschrieben, teilweise 
schon vorhanden.  
 
Die Herausforderung liegt vor allem in den organisatorischen Abläufen, die dann mit 
entsprechender Technik unterstützt werden. Dazu ist zwingend ein Anforderungskata-
log der Auftraggebenden erforderlich. Ob dazu bereits die vorhandenen Komponenten 
genutzt werden oder gegebenenfalls gesonderte Produkte beschafft werden müssen, 
kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht eingeschätzt werden. Aus diesem Grund ist derzeit 
auch noch keine Zeitplanung möglich. 
 
Ergänzender Hinweis: Mit dem Portal JuDi des Jugendamts besteht in der Stadtver-
waltung schon ein technisch ähnliches eigenständiges Angebot bei einem externen 
Dienstleistungsunternehmen. 
 
 
Gez. Haack