Personalrisikomanagement

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/11/111/2 
 
Vorlagen-Nummer  01.03.2018 
 0690/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 12.03.2018 
Rechnungsprüfungsausschuss 12.04.2018 
 
Personalrisikomanagement 
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales hat in seiner 
Sitzung vom 29.01.2018 anlässlich der Mitteilung der Verwaltung über die Einführung eines Personal-
risikomanagements gebeten, über die Ergebnisse der nächsten Arbeitsgruppensitzung zu berichten. 
Die Verwaltung kommt dieser Bitte gerne nach. 
 
In seiner letzten Sitzung am 19.02.2018 hat die Arbeitsarbeitsgruppe einen Rahmen für ein Personal-
risikomanagement erstellt sowie erste Schritte für das Organisationsrisiko festgelegt. 
 
Hierfür wurden folgende klassische Risikoklassen gebildet: 
- Engpassrisiko: z. B. durch zu kleinen Personalbestand, nicht auskömmliche Personalgewinnung 
oder nicht einsetzbares Personal. 
- Austrittsrisiko: z. B. durch den Abgang von Leistungsträgerinnen und -trägern. 
- Anpassungsrisiko: z. B. durch unzureichend qualifizierte Beschäftigte oder ungeschulte Führungs-
kräfte. 
- Motivationsrisiko: z. B: durch unzufriedene Beschäftigte und Führungskräfte. 
 
Extrahiert davon und aufgrund der Brisanz ist als Schwerpunktrisiko das Organisationsrisiko als Risi-
koklasse hervorgehoben worden. Potenzielle Risikoszenarien entstehen hier z. B. durch ungeeignete 
Aufbau- und Ablauforganisationen. Gerade das Thema Unternehmerpflichten und Arbeitsschutz wird 
als Teil des Organisationsrisikos vorrangig behandelt. 
 
Grundsatz 
 
Für alle Risikoklassen wird zwischen 
- Ursachenfeldern, 
- Risiken und 
- Folgen /Schäden unterschieden. 
 
•  Ursachenfelder sind typische und alltägliche Arbeitsgebiete der Personal- und Organisationsar-
beit. Der Schwerpunkt liegt primär auf einer positiven Wirkungsrichtung zur Erhaltung und Fort-
entwicklung der Leistungsfähigkeit der Stadtverwaltung Köln, so dass Risiken möglichst vermie-
den werden. 
Die städtische Personal- und Organisationsarbeit ist kein in sich geschlossenes System. Sie un-
terliegt vielmehr auch einer Reihe externer Einflüsse außerhalb der Steuerbarkeit durch die Ver-
waltung wie z. B. durch die Gesetzgebung und die Tarifvertragsparteien. 
In den Ursachenfeldern entstehen dennoch Personalrisiken, etwa durch nicht adäquate oder auch 
unterbliebene Handlungen. Diese müssen durch Präventivmaßnahmen abgefangen werden.

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Die in den Ursachenfeldern Handelnden und die Betroffenen können gleichermaßen Risikoverursa-
cher Risikobetroffene sein. Externe Verursacher sind gegenüber internen ungleich schwieriger zu 
beeinflussen. 
Vor dem Eintritt dieser Risiken sollen die Präventionsmaßnahmen schützen. 
 
•  Folgen 
Zur sinnvollen Betrachtung von Risiken gehört auch das Bewusstsein über deren mögliche Fol-
gen, einem Schadenseintritt z. B. 
- für Leben und Gesundheit, 
- für die wirtschaftliche Situation der Stadt (hier besteht eine Schnittstelle zum Finanzrisikoma-
nagement der Kämmerei) 
- durch Strafen, 
- an dem Image oder der „Marke“ Köln. 
 
Ist das Risiko eingetreten, müssen entwickelte und vorgehaltene Interventionsmaßnahmen aktiviert 
werden, um den Schadenseintritt dennoch zu verhindern oder möglichst zu minimieren. Hier entwi-
ckelt der Arbeitskreis Personalrisikomanagement im Rahmen des Gesamtkonzeptes Interventions-
maßnahmen, die unmittelbar nach Schadenseintritt automatisch in Gang gesetzt werden. 
 
Risikobewertung 
 
Um Prioritäten bei der Risikobetrachtung zu setzen und damit Ressourcen zu schonen, werden Risi-
ken üblicherweise nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrer möglichen Schadenshöhe bewertet. 
Je nach Bewertungsmix sollen Risiken bei der Stadt Köln wie folgt eingeordnet werden: 
 
- Kein Risiko ohne Steuerungsbedarf (Risikoklasse 1) 
- Risiko mit Steuerungsbedarf (Risikoklasse 2) 
- Risiko mit dringendem Steuerungsbedarf (Risikoklasse 3) 
 
Auch bei Risiken der Risikoklasse 1 wird die Klassifizierung regelmäßig überprüft. 
 
Weiteres Vorgehen 
 
Mit der Rahmenvorgabe für die Risikenqualifizierung, dem Grundsatz sowie den Risikobewertungs-
klassen ist lediglich eine wichtige Grundlage für ein Personalrisikomanagement geschaffen worden. 
 
Im Hinblick auf das Organisationsrisiko hat der Arbeitskreis zum Thema Unternehmerpflichten den 
TÜV Rheinland und hinsichtlich des Arbeitsschutzes die Unfallkasse als Partner hinzugezogen. 
Mit dem TÜV Rheinland haben bereits zwei Termine stattgefunden, um eine flächendeckende Be-
standserhebung als Grundlage vorzubereiten. Parallel werden verbindliche Schulungen für Führungs-
kräfte koordiniert sowie alle Verpflichtungen zur Unterzeichnung gebracht. Jährliche Unterweisungen 
sollen alle Mitarbeiter/innen in die Lage versetzen, in dem durch die Stadt Köln gesetzten Rahmen 
der Unternehmerpflichten handlungsfähig zu sein. 
Die Erhebungsphase soll im 2. Quartal 2018 abgeschlossen sein, so dass darüber den dem Aus-
schuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales und dem Rechnungsprü-
fungsausschuss nach der Sommerpause berichtet werden kann. 
Die Bewertung der Risiken ist für das dritte Quartal geplant. Die Ergebnisse sollen in einem Risiko-
buch zusammengetragen werden, das als Basis für ein regelmäßiges Risikomanagement (Risikoiden-
tifikation, Risikomessung, Risikosteuerung, Risikoüberwachung in einem Kreislauf) dienen wird. 
 
Gez. Dr. Keller