Intensivierung der Zusammenarbeit kommunaler IT-Dienstleister im Münsterland

V/0218/2026 
V/0218/2026 
 
 
Öffentliche  Berichtsvorlage 
Betrifft 
 
Intensivierung der Zusammenarbeit kommunaler IT-Dienstleister im Münsterland 
 
 
 
Beratungsfolge  
 
   19.05.2026 Ausschuss für Wirtschaft, Finanzen, Liegenschaften und Digitali-
sierung 
Bericht 
   20.05.2026 Hauptausschuss Bericht 
   20.05.2026 Rat Bericht 
 
 
Bericht: 
 
Entwicklungen in der Landschaft der kommunalen IT-Dienstleister in NRW 
 
Die kommunale IT-Landschaft in NRW ist im Wandel und wird sich in den kommenden Jahren – auch 
gesteuert vom Land NRW – weiter verändern. Auf der Basis zweier Gutachten zur Organisation und 
zur Rechtform werden derzeit durch die kommunalen Spitzenverbände NRW und die kommunalen IT-
Dienstleister Vorbereitungen zur Gründung eines zentralen, kommunalen IT-Dienstleisters getroffen. 
Dieser soll mit Hilfe von überregionalen kommunalen IT-Dienstleistern zunehmend zentrale Fach-
software und Infrastrukturleistungen möglichst verbindlich anbieten. Dadurch können Leistungen effi-
zienter erbracht und Digitalisierung deutlich beschleunigt werden. Für alle kommunalen IT-
Dienstleister in NRW bringt dieser Prozess in den nächsten 5 - 10 Jahren Veränderungen mit sich. 
Diese bringen auch die Akteure in der IT-Landschaft dazu, ihr Leistungsportfolio neu und zukunftsori-
entiert auszurichten. 
 
Strategische Ausrichtung der kommunalen IT-Dienstleister im Münsterland 
 
Auch mit Blick auf die Entwicklung in NRW haben der Zweckverband KAAW, die citeq und der Kreis 
Steinfurt als kommunale IT-Dienstleister im Münsterland einen strategischen Prozess begonnen, in 
dem die Vorteile und mögliche Szenarien einer intensiveren Zusammenarbeit erarbeitet werden. Der 
Prozess ist darauf ausgerichtet, mehr und schnellere Digitalisierungsangebote für Kommunen anbie-
ten zu können, sowie zur Konsolidierung der Fachverfahren und letztlich zur Entlastung der Kommu-
nen von IT-Aufgaben beizutragen.  
 
Aktueller Stand und Ausblick 
 
Um verschiedene Szenarien der Zusammenarbeit entwickeln und auf ihre Geeignetheit prüfen zu 
lassen, haben die KAAW, der Kreis Steinfurt und die citeq Mitte 2025 mit Vergabe über den Kreis 
citeq  
 
06.05.2026  
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Herr Nauendorff  
Telefon: 492-1800 
Nauendorff@citeq.de

- 2 - 
V/0218/2026 
Borken ebenfalls ein Gutachten beauftragt, dessen Langversion in der Anlage 1 beigefügt ist. Das 
Gutachten erläutert ausführlich die Hintergründe und voraussichtliche Entwicklungen der IT-
Landschaft in NRW und im Münsterland. Es beschreibt und bewertet transparent verschiedene Sze-
narien der Zusammenarbeit im Münsterland und gibt eine Empfehlung für ein organisatorisches 
Zielszenario: Eine Holding als Dachorganisation mit einer zusätzlichen Betriebsorganisation, in die 
stufenweise Dienstleistungsangebote überführt werden. 
 
Nach der initialen Information und Diskussion des Gutachtens werden die weiteren Schritte nun im 
Rahmen eines gemeinsamen Projektes mit dem Personal- und Organisationsamt und dem Amt für 
Finanzen und Beteiligungen der Stadt Münster angegangen. Ziel des Projektes ist es, mit enger Be-
teiligung aller weiteren Stakeholder die vorliegenden konzeptionellen Überlegungen zu vertiefen und 
weitere Handlungsszenarien zu entwickeln und dabei die Auswirkungen auf die Stadt Münster beson-
ders zu betrachten. Seitens der citeq ist vorgesehen, in die Projektorganisation neben den Beteiligten 
der städtischen Verwaltung (Personal- und Organisationsamt, Amt für Finanzen und Beteiligungen, 
Personalrat) auch die kommunalen Partner im Rahmen der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung (ÖrV) 
und auch die politischen Gremien über eine interfraktionelle Arbeitsgruppe des Betriebsausschusses 
einzubinden. Der Betriebsausschuss hat dieser Beteiligungsart am 22.04.2026 zugestimmt. Es wird 
zudem sichergestellt, dass die Mitarbeitenden der citeq – zusammen mit dem Personalrat und den 
Verantwortlichen für die städtischen Bediensteten in einer eigenen Arbeitsgruppe - unmittelbar am 
Projekt beteiligt und weiterhin umfassend und transparent informiert werden. 
 
Durch die Konsolidierung kommunaler IT-Dienstleister werden Ressourcen, Kompetenzen und Bud-
gets gebündelt, sodass Investitionen gezielt in regionale Strukturen, Fachkräfte und Infrastruktur flie-
ßen. Dadurch verbleibt ein größerer Anteil der Wertschöpfung langfristig in der Region, anstatt an 
externe Anbieter oder kommunale IT-Dienstleister in anderen Regionen (z. B. Ruhrgebiet, Ostwestfa-
len-Lippe etc.) abzufließen. Gleichzeitig stärkt eine gemeinsame Organisation die regionale Innovati-
ons- und Umsetzungskraft im Bereich IT und Digitalisierung sowie den regionalen Einfluss. Zusätzlich 
können hierdurch zeitnah Mehrwerte geschaffen werden, während für die Konsolidierung auf Landes-
ebene ein Zeitraum bis 2040 angenommen wird. 
 
Die Vertretenden aller drei IT-Dienstleister stellen seit einigen Monaten in verschiedenen Gremien 
und Kommunen diese Hintergründe und die gemeinsamen Ideen vor. Dabei haben sie hinsichtlich 
des Handlungsbedarfes und des grundsätzlichen Vorgehens zur Intensivierung der Zusammenarbeit 
sehr überwiegend zustimmende Rückmeldungen erhalten. Unterschiede sind hinsichtlich der Bewer-
tung der erforderlichen und gewünschten Organisationsstrukturen festzustellen. 
 
 
 
I.V. 
 
gez. 
 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat 
 
Anlagen: 
 
• Anlage: Gutachten zur Intensivierung der Zusammenarbeit kommunaler IT-Dienstleister im 
Münsterland

Gutachten
Intensivierung der 
Zusammenarbeit kommunaler ​
IT
 -
Dienstleister im Münsterland ​
Finale Fassung vom 16.02.2026

Hinweis zur Einordnung der Ergebnisse des Gutachtens
▪
 Die im Gutachten dargestellten 
 Ergebnisse basieren auf den zum Zeitpunkt der Analyse verfügbaren Informationen
 , 
bereitgestellten Daten sowie geführten Interviews und ergänzenden Materialien. Die Aussagekraft der Analysen ist 
abhängig von der Qualität, Vollständigkeit und Plausibilität der gelieferten Daten 
 sowie der vorgenommenen Interpretation 
auf Basis der Projektziele.
▪
 Das Gutachten wurde durch die Next Digital Group erstellt, basiert jedoch auf der engen 
 Zusammenarbeit und dem 
Austausch mit den Kunden, Gesellschaftern und Mitarbeitern
 von KAAW, 
 citeq
 und dem Amt für IT & Digitalisierung des 
Kreises Steinfurt. Die Handlungsoptionen und Empfehlungen wurden insgesamt dargestellt, jedoch 
 gemeinsam fokussiert
 , 
um „
entscheidbare Alternativen und Lösungen
 “ 
zu erhalten.
▪
 Eine juristische, finanzwirtschaftliche oder steuerrechtliche Prüfung wurde nicht durchgeführt
 . Entsprechende 
Bewertungen oder Handlungsempfehlungen ersetzen keine fachliche Beratung durch spezialisierte Rechts
 -
, Steuer
 -
 oder 
Wirtschaftsprüfungsinstanzen.
▪
 Alle Einschätzungen und Empfehlungen im Gutachten stellen eine strategische Bewertung dar und sind als solche zu 
verstehen 
 –
 sie sind 
 keine rechtlich bindende Grundlage für operative oder strukturelle Entscheidungen
 .
▪
 Die Inhalte spiegeln den Erkenntnisstand zum Zeitpunkt der Erstellung wider. 
 Spätere Entwicklungen, externe 
Einflussfaktoren oder neue Daten können die Einschätzung verändern
 .
2
16.02.2026
 Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland

Definition der Begrifflichkeiten in dem Gutachten
3
Begriff
 Erläuterung
Gemeinde
 Eine Gemeinde ist die kleinste kommunale Gebietskörperschaft mit eigener Verwaltung und politischer Vertretung, die in der Re
 gel  
kreisangehörig ist.
IT
 -
DL
 IT
 -
Dienstleister
IT
 -
Münsterland
 Bezeichnung für alle drei IT
 -
Dienstleister KAAW, Amt für IT und Digitalisierung des Kreises Steinfurt und citeq
Kommune
 Unter den Begriff Kommunen fallen Kreise, Städte, Gemeinden und Stadtbezirke.
Kreis
 Ein Kreis ist eine kommunale Gebietskörperschaft, die mehrere Städte und Gemeinden umfasst und übergeordnete Aufgaben der 
Daseinsvorsorge sowie zentrale Verwaltungsleistungen für die kreisangehörigen Kommunen erbringt.
Lokaler/regionaler IT
 -
Dienstleister 
 Ein lokaler/regionaler IT
 -
Dienstleister (Lok./reg. IT
 -
DL) erbringt IT
 -
Services in kommunaler Nähe und unterstützt einzelne oder 
 mehrere 
Kommunen sowie öffentliche Einrichtungen vor Ort bei der Umsetzung, Betreuung und dem Betrieb kommunaler IT
 -
Lösungen.
Stadt
 Eine Stadt ist eine Gemeinde mit Stadtrecht, die aufgrund ihrer Größe und Struktur erweiterte Verwaltungsaufgaben wahrnimmt u
 nd 
kreisangehörig oder kreisfrei sein kann.
Überregionaler IT
 -
Dienstleister
 Ein überregionaler IT
 -
Dienstleister agiert mit erweitertem geographischem Wirkungsbereich über mehrere Kommunen oder Regionen 
hinweg. Er betreibt standardisierte IT
 -
Leistungen in größerem Maßstab mit Fokus auf Skalierung und Kooperation.
Zentrale IT
 -
Organisation
Eine zentrale IT
 -
Organisation übernimmt koordinierende Querschnittsaufgaben sowie zentrale Infrastruktur
 - 
und Serviceangebote fü
 r 
Kommunen eines Bundeslandes oder größerer Gebietseinheiten. Sie agiert als strategische Klammer und Betriebseinheit mit überg
 eor
dneter 
Steuerungsverantwortung.
ZV
 Zweckverband
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Agenda
4
01
 Management Summary
 5
02
 Ausgangslage, Zielsetzung und Vorgehen
 8
03
 Standortbestimmung der kommunalen IT
 -
Dienstleister im 
Münsterland 
 15
04
 Zukünftige Anforderungen
 26
05
 Szenarien und Bewertungskriterien
 48
06
 Empfehlung, Realisierung und Roadmap
 88
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

01
Management Summary

Management Summary 1/2
Zielsetzung und Vorgehen
Vor dem Hintergrund der 
 landesweiten Konsolidierungsdynamik in NRW 
 und einer historisch gewachsenen, fragmentierten IT
 -
Landschaft im Münsterland analysiert das 
Gutachten den Status quo und identifiziert tragfähige Handlungsoptionen für einen zukunftsfähigen IT
 -
Betrieb. Auf Basis klar def
 inierter Bewertungs
 kriterien wurden der 
Status quo sowie mehrere Entwicklungs
 szenarien systematisch untersucht, bewertet und miteinander verglichen.
Kernergebnisse
Die Analyse zeigt deutlich, dass die Konsolidierung der kommunalen IT in NRW absehbar ist und eine Bündelung von Kompetenzen,  
Re
 ssourcen und Leistungen auch im 
Münsterland erforderlich macht, um Leistungsfähigkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit nachhaltig zu sichern. In der vertie
 fte
n Betrachtung von fünf Szenarien 
kristallisiert sich ein anschlussfähiges Zielszenario heraus: eine durch die 
 KAAW getragene 
 Governance
 -
Struktur mit einer gemeinsamen Betriebseinheit
 , in die die 
IT
-
Betriebe von Kreis Steinfurt und 
 citeq
 /Münster schrittweise überführt werden.
Empfehlung
Empfohlen wird das Szenario 
 KAAW als Holding mit operativer Betriebseinheit
 , wobei der operative IT
 -
Betrieb in einer neu zu gründenden GmbH gebündelt wird. Kreis 
Steinfurt und 
 citeq
 /Münster werden Gesellschafter der GmbH und zugleich Mitglieder der KAAW, sodass bestehende Strukturen genutzt, rechtliche Ko
 mpl
 exität reduziert 
und ein pragmatischer, politisch anschlussfähiger Einstieg in die Konsolidierung ermöglicht wird.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 6
16.02.2026

Management Summary 2/2
Weiteres Vorgehen
Die Umsetzung erfolgt schrittweise entlang eines klar strukturierten Fahrplans 
 – 
von der Zielbildschärfung und GmbH
 -
Gründung übe
 r die Harmonisierung von Prozessen 
und Strukturen bis zur sukzessiven Überführung der operativen Betriebe. Eine übergreifende Steuerung, transparente Kommunikat
 ion 
sowie die frühzeitige Anbindung an 
landesweite NRW
 -
Architektur
 - 
und 
Governance
 -
Vorgaben sichern dabei Umsetzbarkeit, Geschwindigkeit und Anschlussfähigkeit.
Kommunikation & Change
Zentraler Erfolgsfaktor ist eine abgestimmte, gemeinsame Kommunikation der drei Organisationen und ihrer Gesellschafter, die 
 Zie
 lbild, Nutzen und Perspektiven klar 
vermittelt. Ein aktives Change
 - 
und Beteiligungsmanagement unterstützt Mitarbeitende, Kommunen und politische Gremien dabei, die  
Transformation nachvollziehbar 
mitzugestalten und nachhaltig zu verankern.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 7
16.02.2026

02
Ausgangslage, Zielsetzung und Vorgehen

Auf Basis des KDN
 -
Gutachtens möchten die drei IT
 -
Dienstleister im 
Münsterland Kooperation und Bündelungsmodelle bewerten
9
▪
 Wie kann die zukünftige IT
 -
Struktur im Münsterland so gestaltet werden, dass sie leistungsfähig, wirtschaftlich und 
strategisch anschlussfähig ist?
▪
 Welche Kooperations
 - 
und Bündelungsmodelle bieten sich an, um Synergien zu realisieren und die kommunale IT im 
Münsterland nachhaltig zu stärken?
▪
 Die landesweite Konsolidierung der kommunalen IT
 -
Strukturen schreitet voran 
 – 
teils gesteuert, teils ungesteuert.
▪
 Tragfähige Kooperations
 - 
und Bündelungsmodelle müssen entwickelt werden, die Eigenständigkeit, Wirtschaftlichkeit und 
Zukunftsfähigkeit in Einklang bringen.
▪
 Gleichzeitig müssen die Modelle anschlussfähig an landesweite Strategien und Governance
 -
Strukturen bleiben.
▪
 Die Digitalisierung der Kommunalverwaltungen steht in NRW an einem entscheidenden Wendepunkt. Das KDN
 -
Gutachten formuliert 
 landesweite 
strategische Leitplanken  
für die zukünftige IT
 -
Organisation im Rahmen eines weiterentwickelten Marktmodells.
▪
 Im Münsterland übernehmen drei IT
 -
Dienstleister 
 – 
der Kreis Steinfurt, die 
 citeq  
und der Zweckverband KAAW 
 – 
zentrale Aufgaben in den 
Bereichen IKT und Verwaltungsdigitalisierung.
▪
 Die Leistungsportfolios der drei Dienstleister weisen sowohl Unterschiede als auch Überschneidungen auf (z. B. Rechenzentrums
 bet
rieb, IT
 -
Arbeitsplätze, Fachanwendungsberatung, Systemadministration). Viele Kommunen betreiben weiterhin eigene IT
 -
Infrastrukturen und v
 erfolgen 
individuelle Digitalisierungsstrategien.
▪
 Ziel ist die 
 Entwicklung einer anschlussfähigen, freiwilligen und wirtschaftlich tragfähigen IT
 -
Struktur für das Münsterland 
 – 
abgestimmt auf 
regionale Bedarfe und eingebettet in landesweite Entwicklungen.
SITUATION
KOMPLIKATION
KERNFRAGE
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Zielsetzung des Gutachtens
01
Entwicklung einer leistungsfähigen, sicheren und zukunftsfähigen IT
 -
Struktur  
für das 
Münsterland 
 – 
abgestimmt auf regionale Bedarfe und eingebettet in landesweite 
Entwicklungen.
02
Erarbeitung von Handlungsempfehlungen und Modellen für eine vertiefte Kooperation 
oder Bündelung  
der kommunalen IT
 -
Dienstleister, um Synergien zu nutzen und 
Doppelstrukturen zu vermeiden.
03
 Schaffung einer fundierten, praxisnahen Entscheidungsgrundlage  
für die strategische 
Weiterentwicklung und Positionierung der kommunalen IT im Münsterland.
10
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Übersicht des Projektvorgehens
11
Phase 1 
„Analysen & Erhebungen“
Phase 2
„Entwicklung der Inhalte“
Phase 3
„Gutachten & Abschluss“
Ergebnispräsentation des Gutachtens 
inkl. Management Summary
Reflexion des Projektverlaufs
Modul 2:
Ausgangslage & 
Umfeldanalyse  
Modul 3:
Szenarienentwicklung
Modul 4: 
Ausgewähltes Szenario 
zur Vertiefung
Identifikation von 
Stärken
 -
Schwächen 
sowie Potenzialen
Strukturierung & 
Konsolidierung
Auswertung von quantitativen & 
qualitativen Daten; ggf. 
Erhebung fehlender Daten 
sowie
 Interviews
 Konsolidierung der Ergebnisse 
sowie Erstellung der 
Management Summary
Beschreibung, 
Bewertung & 
Empfehlung
Entwicklung von 
mindestens 3 
Szenarien
Auswahl 
eines 
Szenarios
Entwicklung 
Umsetzungs
 -
roadmap
Vorschlag der 
Mitnahme der 
Träger
Erstellung des Umsetzungsmodells
Modul 1: 
Projektmanagement (inkl. Aufstellung Projektorganisation, 
 -
planung, Workshops & Arbeitstermine)
Modul 5: 
 Change & Kommunikation inkl. Stakeholder
 -
Identifikation und 
 -
Einbindung
Wöchentl. Statustermine
Meilenstein
 -
Termine
 10.09.2025
 14.10.2025
 10.11.2025
 19.12.2025
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
08.12.2025
16.02.2026

Die Standortbestimmung berücksichtigt Bewertungen interner und 
externer Stakeholdergruppen
12
Datenerhebung
b
ei KAAW, 
 citeq  
und Kreis Steinfurt
Interviews
mit Kunden und Stakeholdern
Digitale Umfragen
mit Kunden und Mitarbeitern
Standortbestimmung der drei IT
 -
Dienstleister im Münsterland
▪
 Übersicht der Zahlen, Daten und Fakten
▪
 Analyse bestehender Organisationsstruktur, Personal und Schnittstellen
▪
 Strategische Ausgangslage und Rahmenbedingungen
▪
 Bewertung des aktuellen Grads der Zusammenarbeit
Zukünftige Anforderungen interner und externer Stakeholder
▪
 Chancen, Nutzen und Herausforderungen der intensivierten Zusammenarbeit
▪
 Zukunftsbild, Geschäftsmodell und Handlungsfelder
▪
 Organisationsmodell, Rollen und 
 Governance
▪
 Zukunftsstrategie und Positionierung
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Standortbestimmung der kommunalen  IT-Dienstleister im Münsterland
 Zukünftige Anforderungen
Anforderungen aus Sicht der Kunden und Mitarbeitenden
16.02.2026

Übersicht der Analysen, Erhebungen und Workshops
13
▪
 Die 195 Mitarbeiterrückmeldungen und 23 
Kundenrückmeldungen bieten eine solide 
Grundlage für eine qualitative 
Auswertung der
−
 Ausgangslage, 
−
 Nutzen und Herausforderungen 
der Zusammenarbeit, 
−
 zukünftiger Geschäftsmodelle 
sowie 
−
 Kultur und Kommunikation 
223
ausgefüllte digitale Umfragen durch Mitarbeiter 
der IT
 -
Dienstleister (195) sowie ihren Kunden (
 28
 )
▪
 Alle geplanten 13 Interviews wurden 
durchgeführt
▪
 Die semi
 -
strukturierten Interviews zielten 
darauf ab, ein gemeinsames Zukunftsbild 
und tragfähiges Modell der kommunalen 
IT im Münsterland zu entwickeln, indem 
Erfahrungen, Einschätzungen und 
Erwartungen zentraler Akteure erhoben 
werden
100% 
 (13)
Fokus
 -
Interviews durchgeführt
(teilweise mit mehreren Beteiligten)
▪
 Alle IT
 -
Dienstleister haben gemäß der 
Shoppingliste Daten bereitgestellt
▪
 Die Datenerhebung umfasst Daten zu dem 
Geschäftsmodell, wirtschaftlichen 
Kennzahlen, Übersicht zu Funktionen, 
Services und Standards, der Belegschaft, 
ihrer Kunden und Mitglieder sowie der 
Fachverfahren, die angeboten werden
100%
Datenerhebungen der IT
 -
Dienstleister KAAW, 
citeq  
und Kreis Steinfurt erhalten
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Die digitalen Befragungen wurden insgesamt mit hohen Rückläufer
 -
Quoten
 2 
ausgefüllt
14
16.02.2026
195
von ca. 336 digitalen Befragungen erhalten
58,04%
Rückläufer
 -
Quote
29:13
¹
Minuten durchschnittliche Bearbeitungszeit 
28 
von ca. 40 digitalen Befragungen erhalten
70,00% 
Rückläufer
 -
Quote
27:24
 ¹
Minuten durchschnittliche Bearbeitungszeit 
¹Auf Basis der in MS Forms ausgefüllten Umfrage
2
Die Rücklaufquoten werden auf Basis von Erfahrungswerten sehr hoch eingeschätzt
Digitale Befragung der Mitarbeiter
 Digitale Befragung der Kommunen
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland

03
Standortbestimmung der kommunalen 
IT
 -
Dienstleister im Münsterland

Analyse wirtschaftlicher Kennzahlen zeigt Leistungs
 - 
und 
Wirtschaftlichkeitspotenziale für eine konsolidierte IT im Münsterland
16
Umsatz / Budget
 Umsatz / Budget aus reinem 
Handelsgeschäft
Anzahl Kunden
Anzahl Beschäftigte in VZÄ
 Pro VZÄ
 -
Leistung
 Personalkosten pro Kopf
 Personal
 - 
(PQ)/Sachkostenquote (SQ)
5.625.000 
 €
 43.498.134 
 €
 12.564.320 
 €
KAAW
 citeq
 Kreis Steinfurt
64.122.305 
 €
IT
 -
Münsterland insgesamt
1.875.000 
 €
 74.246 
 €
 0 
€
KAAW
 citeq
 Kreis Steinfurt
1.949.246 
 €
IT
 -
Münsterland insgesamt
102
 600
 10
KAAW
 citeq
 Kreis Steinfurt
712
IT
 -
Münsterland insgesamt
37
 220
 79
KAAW
 citeq
 Kreis Steinfurt
336
IT
 -
Münsterland insgesamt
100.806 
 €
 196.943 
 €
 159.042 
 €
KAAW
 citeq
 Kreis Steinfurt
185.039 
 €
IT
 -
Münsterland durchschnittlich
83.280 
 €
 95.072 
 €
 66.372 
 €
KAAW
 citeq
 Kreis Steinfurt
87.214 
€
IT
 -
Münsterland durchschnittlich
40% PQ
60% SQ
54% PQ
46% SQ
44% PQ
56% SQ
KAAW
 citeq
 Kreis Steinfurt
50% Personalkosten/50% Sachkosten
IT
 -
Münsterland durchschnittlich
Quelle: Analyse und gewichtete Auswertung erhaltener Rückmeldungen der Datenerhebung des Jahres 2024
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Solide Aufstellung der Partner bei 
Leistungskennzahlen, einzeln und 
insgesamt 
 - 
Synergien von 5 Mio. 
 € 
(ca. 8%)
 1
¹Wert ergibt sich aus Erfahrungswerten und ist in einer weiteren Phase per Case zu validieren
16.02.2026

Größenvergleich ausgewählter kommunaler IT
 -
Dienstleister
 1
17
Ein Zusammenschluss macht die drei Organisationen leistungsfähiger, wirtschaftlicher und zukunftssicherer und 
positioniert diese als relevanten Player in NRW.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Münsterland IT
UMSATZ / BUDGET
MITARBEITER
SCHEMATISCHE DARSTELLUNG
¹ Datenbasis Stand 2024
16.02.2026

Altersverteilung der IT
 -
Dienstleister im Münsterland
18
6%
28%
28%
20%
18%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
< 25
26 bis 35
36 bis 45
46 bis 55
56 bis > 65
IT-Münsterland Kreis Steinfurt citeq Münster KAAW
▪
 Ausgewogene Altersstruktur
 : 
Starker 
Mittelbau (26
 –
45 Jahre) sichert aktuelle 
Leistungsfähigkeit, aber die 
Nachwuchsquote ist ausbaufähig.
▪
 Nachwuchsförderung & 
Wissenstransfer
 : 
Mehr junge 
Fachkräfte gewinnen und strukturierten 
Wissenserhalt bei älteren Mitarbeitern 
sicherstellen.
▪
 Demografische Zukunftssicherung
 : 
Frühzeitige Personalplanung 
notwendig, da 18% der Mitarbeitenden 
in den nächsten 10 Jahren in den 
Ruhestand gehen werden.
Quelle: Analyse und Auswertung erhaltener Rückmeldungen der Datenerhebung zur Altersstruktur aller Mitarbeitern des Jahres 20
 25
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Übersicht der Personaldemografie der IT
 -
Dienstleister im Münsterland
19
Durchschnittliches Alter der Geschäftsführung/
 -
leitung
KAAW
 44 Jahre
47 
Jahre
citeq
 53 Jahre
Kreis Steinfurt
 41 Jahre
IT
 -
Münsterland¹
Durchschnittliches Alter der Führungskräfte 
(exkl. Geschäftsleitung)
KAAW
 47 Jahre
48 
 Jahre
citeq
 50 Jahre
Kreis Steinfurt
 43 Jahre
IT
 -
Münsterland¹
Durchschnittliches Alter aller Mitarbeitern
(exkl. Führungskräfte)
KAAW
 40 Jahre
42 
 Jahre
citeq
 44 Jahre
Kreis Steinfurt
 37 Jahre
IT
 -
Münsterland¹
Durchschnittliche Fluktuation der letzten 5 Jahre
KAAW
 3%
6%
citeq
 7%
Kreis Steinfurt
 4%
IT
 -
Münsterland¹
Anzahl der Mitarbeiter in VZÄ
KAAW
 37
336 
 VZÄ
citeq
 220
Kreis Steinfurt
 79
IT
 -
Münsterland¹
Die Belegschaft ist im Durchschnitt erfahren (42 
Jahre) mit Führungskräften knapp über 48 Jahren, 
bei vergleichsweise 
 niedriger Fluktuation 
 (6%), 
was 
 stabile Expertise 
 sichert. 
Jedoch erfordert der demografische Trend eine 
gezielte Nachwuchs
 - 
und Kompetenzentwicklung
 , 
um zukünftige Innovationskraft für das neue 
Geschäftsmodell zu gewährleisten.
¹ gewichteter Durchschnitt anhand der Anzahl der Mitarbeiter
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Quelle: Analyse und gewichtete Auswertung erhaltener Rückmeldungen der Datenerhebung des Jahres 2024
16.02.2026

Eine gesunde Kostenstruktur bei Personal
 - 
und Sachkosten im 
Branchenvergleich 
 – 
keine Hinweise auf Überbesetzung
42,70%
 40,00%
54,00%
44,00%
 46,00%
57,30%
 60,00%
46,00%
56,00%
 54,00%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Mittelwert IT-
Dienstleister³
KAAW citeq Münster Kreis Steinfurt Münsterland
insgesamtPersonalkosten¹ Sachkosten²
20
¹ Personalkosten je Jahr ergeben sich aus der Summe der Personalkosten für KAAW, citeq und Kreis Steinfurt
² Sachkosten je Jahr ergeben sich aus der Summe der Sachkosten für KAAW, citeq und Kreis Steinfurt
³ Benchmarks im kommunalen Umfeld sind aus öffentlichen Quellen entnommen und kalkuliert 
 – 
Unschärfen aufgrund unterschiedlicher  
finanzieller Bilanzierungsstandards sowie Sondereffekte wahrscheinlich
Quelle: Analyse und Auswertung erhaltener Rückmeldungen der Datenerhebung des Jahres 2024
▪
 Ausgewogene Kostenstruktur
 : 
Die 
Werte entsprechen den 
Erfahrungswerten der Kostenstruktur 
von IT
 -
Dienstleistern und zeigen eine 
stabile Balance zwischen Personal und 
moderner Sachkosten. In Verbindung 
mit der Leistung pro VZÄ zeigt sich 
keine Indikation für eine zu große 
Belegschaft. 
▪
 Hinweis KAAW
 : 
Der hohe 
Sachkostenanteil ergibt sich aus dem 
Broker
 -
Modell.
▪
 Anschlussfähigkeit
 : 
Die ähnliche 
Kostenlogik der drei Dienstleister 
erleichtert abgestimmte Modelle, 
gemeinsame Standards und 
koordinierte Weiterentwicklungen.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Die Gesamtkosten der IT
 -
Dienstleister steigen stetig jedes Jahr
21
€0,00 
€10.000.000,00 
€20.000.000,00 
€30.000.000,00 
€40.000.000,00 
€50.000.000,00 
€60.000.000,00 
€70.000.000,00 
€80.000.000,00 
2021 2022 2023 2024 2025
Personalkosten Sachkosten Gesamtkosten Linear (Gesamtkosten)
Quelle: KDN
 -
Gutachten; Auswertung basiert auf Mittelwerten: Die jährlichen Gesamtkosten ergeben sich aus der Summe der Personal
 - 
und Sachkosten von Kommunen und IT
 -
Dienstleistern, geteilt durch die Gesamtanzahl der Rückmeldungen.
▪
 Die 
 Gesamtkosten  
der IT
 -
Dienstleister 
steigen stetig 
 jedes Jahr, hier ist ein 
langanhaltender Ressourcentrend 
 zu 
verzeichnen
▪
 Hintergrund ist, dass die IT jedes Jahr 
digitaler, komplexer und 
sicherheitsrelevanter wird.
▪
 Damit steigen Personalkosten, 
Lizenzgebühren, Sicherheits
 -
anforderungen, Cloud
 -
Betriebskosten 
und die Anzahl der Leistungen, die ein 
IT
 -
Dienstleister erbringen muss
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Die IT
 -
Dienstleister in Münsterland bieten ein vollständiges 
Leistungsportfolio mit Überschneidungen und Synergiepotenzialen
Fachverfahren
 KAAW
 citeq
 Kreis Steinfurt
Personalwesen
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Housing für KAAW 
Gremieninformationssystem
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Terminvereinbarungen
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
DMS
 Techn. Admin./Eigenbetrieb für Entwicklung 
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Finanzwesen
 Techn. Admin.
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Vollstreckung
 Techn. Admin. 
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Einwohnerverfahren
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb + Hosting für KAAW 
Wahlen
 Shared
 -
Service mit 
 citeq
 Eigenbetrieb + Hosting für KAAW
 Kooperationspartner
Personenstandswesen
 Kooperationspartner
 Kooperationspartner
 Eigenbetrieb
Ausländerverfahren
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Gewerberegister
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Verwarnungs
 -
/Bußgeldverfahren
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
KFZ
 -
Wesen/IKFZ
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Führerscheinwesen
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Jugendamtswesen
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Sozialwesen
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Kooperationspartner
 Eigenbetrieb
Jobcenter
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Terminvereinbarungen
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Liegenschaftskataster
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Baugenehmigungsverfahren
 Kooperationspartner
 Eigenbetrieb
 Eigenbetrieb
Serviceportal/Schulen
 Kooperationspartner
 Kooperationspartner
 Eigenbetrieb
Smart City Lösungen
 Plattformbetrieb Fremdleistung
 UDP Eigenbetrieb. Nutzung NRW
 - 
Beteiligungsplattform. 
 Kooperationspartner
22
Quelle: Analyse und Auswertung erhaltener Rückmeldungen der Datenerhebung 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Überschneidende Produktportfolios eröffnen erhebliche 
Konsolidierungs
 - 
und Synergiepotenziale
23
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Die IT-Dienstleister in Münsterland bieten ein vollständiges Leistungsportfolio mit Überschneidungen und Synergiepotenzialen
▪
 Die hohen Überscheidungen in den Produktportfolien zeigen 
auf, dass die IT
 -
Dienstleister sich in den angebotenen 
Fachverfahren sehr gut ergänzen können. Es bestehen 
Standardisierungspotenziale
 , die zum 
 Abbau von 
Parallelstrukturen 
 führen werden. 
▪
 Die KAAW agiert bereits heute als Koordinator und 
Integrator (Broker
 -
Modell)
 , 
indem viele Leistungen über 
Kooperationspartner erbracht werden; bestehende 
Kooperationen mit 
 citeq  
und dem Kreis Steinfurt belegen die 
Umsetzbarkeit gemeinsamer Betriebs
 - 
und 
Leistungsmodelle
 .
▪
 Der Ausbau gemeinsamer Leistungs
 erbringung bietet 
erhebliches Potenzial
 , um Abhängigkeiten von 
Drittanbietern zu reduzieren, eigene Wertschöpfung im 
Münsterland zu stärken und ein konsistenteres, integriertes 
Leistungsportfolio für die Kommunen anzubieten
16.02.2026

Der Vision der IT im Münsterland stimmen 
Befragte in den IT
 -
Dienstleistern 
durchschnittlich mit 3,8 Punkten und in den 
Kommunen durchschnittlich mit 4 Punkten 
auf einer Skala von 1 bis 5 zu.
Der gemeinsamen Vision der IT und Digitalisierung im Münsterland wird 
mehrheitlich zugestimmt
24
„Wir ermöglichen Kommunen im Münsterland 
 IT und 
Digitalisierung 
 aus einer Hand 
 sicher, effizient & 
zukunftsgerichtet
 zu gestalten  
–
 durch 
 gebündelte Kräfte
 , 
standardisierte Services
 , verlässliche 
Betriebsstrukturen
 und gelebte 
 Partnerschaft.“
0%
10%
20%
30%
40%
50%
1 2 3 4 5
Kommunen IT-Münsterland¹
Skala: 1 = „Stimme überhaupt nicht zu“ bis 5 = „Stimme vollkommen zu“
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gleichgewichtete Auswertung der digitalen Befragung an Mitarbeiter „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
¹IT
 -
Münsterland beschreibt die gleichgewichtete Auswertung aller drei 
IT
-
Dienstleister KAAW, citeq und Kreis Steinfurt
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Der aktuelle Grad der Zusammenarbeit ist noch nicht hoch ausgeprägt 
und bietet ein hohes Potenzial für eine weitere Intensivierung 
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
1 (sehr schlecht) 2 (schlecht) 3 (neutral) 4 (gut) 5 (sehr gut)
Kommunen IT-Münsterland¹
25
Der aktuelle Grad der Zusammenarbeit 
wird mit einem 
 Durchschnitt von 2,24 
 bei 
einer Skala von 1 bis 5 durch 
 Mitarbeiter  
bewertet. 
 Kommunen  
bewerten den Grad 
der Zusammenarbeit etwas besser, der 
Durschnitt  
liegt bei 
 2,75
 . 
Somit besteht im Münsterland eine solide 
Basis einer Zusammenarbeit, gleichzeitig 
ein Potenzial für eine Intensivierung der 
Zusammenarbeit zwischen den 
kommunalen IT
 -
Dienstleistern. 
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gleichgewichtete Auswertung der digitalen Befragung an Mitarbeiter „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
¹IT
 -
Münsterland beschreibt die gleichgewichtete Auswertung aller drei 
IT
-
Dienstleister KAAW, citeq und Kreis Steinfurt
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

04
Zukünftige Anforderungen

Anforderungen aus Sicht der Kunden und 
Mitarbeitenden
4.1

Der Gesamtnutzen einer intensiveren Zusammenarbeit wird aus 
interner und externer Sicht positiv bewertet
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
1 (sehr schlecht) 2 (schlecht) 3 (neutral) 4 (gut) 5 (sehr gut)
Kommunen IT-Münsterland¹
28
Der 
 Gesamtnutzen einer intensiveren 
Zusammenarbeit 
 zwischen den 
IT
 -
Dienstleistern im Münsterland wird von 
über 50% der kommunalen Stimmen  
als 
gut bewertet (Durchschnitt von 3,64). 
Bei den Mitarbeitern der IT
 -
Dienstleister 
bewerten 
 ca. 45% den Gesamtnutzen als 
gut
, bei einer durchschnittlich neutralen 
Bewertung (Durchschnitt von 3,01). 
Der geschätzte Gesamtnutzen einer 
intensiveren Zusammenarbeit wird somit 
als positiv bewertet.
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gleichgewichtete Auswertung der digitalen Befragung an Mitarbeiter „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
¹IT
 -
Münsterland beschreibt die gleichgewichtete Auswertung aller drei 
IT
-
Dienstleister KAAW, citeq und Kreis Steinfurt
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Zukünftige Geschäftsmodelle der IT
 -
Dienstleister im Münsterland 
kombinieren überregionale Strukturen mit regionaler Leistungsfähigkeit 
29
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Beibehaltung bestehender Strukturen mit prozessualen,
inhaltlichen Optimierungen
Kooperation der IT im Münsterland in bestimmten
Themenfeldern
Kooperation mit einem / mehreren externen Partner(n)
Fusion zu einer gemeinsamen Organisation innerhalb des
Münsterlands
Fusion zu einer gemeinsamen Organisation innerhalb NRW
Kommunen IT-Münsterland¹
Die beiden Geschäftsmodelle 
 Kooperation 
der IT im Münsterland 
 (34% für Mitarbeiter, 
36% für Kommunen), 
 Fusion im 
Münsterland  
(23% für Mitarbeiter, 29% für 
Kommunen) sind die Geschäftsmodelle mit 
dem höchsten Zuspruch.
Kooperation und Fusionen mit externen 
Partnern werden durch beide 
Stakeholdergruppen wenig gewünscht.
0% der Befragten haben bei dieser Frage 
keine Angaben gemacht. 
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“ mit Bezug auf die Frage: „
 Wie sollte ein 
zukünftiges Geschäftsmodell grundsätzlich ausgestaltet sein, um eine Intensivierung der Zusammenarbeit erfolgreich umzusetzen
 ?“ 
Gleichgewichtete Auswertung der digitalen Befragung an Mitarbeiter „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
¹IT
 -
Münsterland beschreibt die gleichgewichtete Auswertung aller drei 
IT
-
Dienstleister KAAW, 
 citeq  
und Kreis Steinfurt
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Konkrete Vorteile werden insbesondere in der Vereinheitlichung von 
Standards und Optimierung von Prozessen erwartet
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%
Gesteigerte Attraktivität als Arbeitgeber /
Personalgewinnung
Mehr Innovationsfähigkeit
Verbesserte IT-Sicherheit
Verbesserte Servicequalität
Stärkere Fachkompetenz durch Bündelung
Höhere Kosteneffizienz
Einheitlichere Standards und optimierte Prozesse
Kommunen IT-Münsterland¹
30
Die Auswertung der IT
 -
Münsterland zeigt, 
dass Mitarbeiter der IT
 -
Dienstleister (24%) 
und auch Kommunen (23%) bei einer 
intensiveren Zusammenarbeit 
insbesondere Vorteile wie 
 einheitlichere 
Standards und optimierte Prozesse 
 sehen.
Den geringsten Vorteil sehen alle Befragten 
in einer gesteigerten Attraktivität als 
Arbeitgeber/Personalgewinnung (1%).
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gleichgewichtete Auswertung der digitalen Befragung an Mitarbeiter „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“. 
Die geringen Werte von 5%
 -
30% sind auf die Auswahloption von maximal 3 Werten in der Befragung zurückzuführen. 
¹IT
 -
Münsterland beschreibt die gleichgewichtete Auswertung aller drei 
IT
-
Dienstleister KAAW, citeq und Kreis Steinfurt.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Alle Leitplanken für die Zusammenarbeit der IT
 -
Dienstleister werden 
überwiegend als wichtig oder sehr wichtig bewertet
0% 10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
Wahrung kommunaler Selbstbestimmung
Regionalität und Kundennähe
Kostentransparenz
Wirtschaftlichkeit
Faire Beteiligung aller Partner
Einheitliche Standards und Prozesse
Innovations- und Zukunftsfähigkeit
Sicherstellung von IT-Sicherheit und Datenschutz
31
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gleichgewichtete Auswertung der digitalen Befragung an Mitarbeiter „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
0% 10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
Regionalität und Kundennähe
Wahrung kommunaler Selbstbestimmung
Einheitliche Standards und Prozesse
Innovations- und Zukunftsfähigkeit
Kostentransparenz
Faire Beteiligung aller Partner
Wirtschaftlichkeit
Sicherstellung von IT-Sicherheit und Datenschutz
Interne Sicht der IT
 -
Dienstleister
 Externe Sicht der Kommunen
sehr unwichtig
 unwichtig
 neutral
 wichtig
 sehr wichtig
 keine Angabe
Sowohl IT
 -
Dienstleister als auch Kommunen bewerten die „
 Sicherstellung von IT
 -
Sicherheit und Datenschutz
 “ als 
 zentralste Leitplanke
 . Am niedrigsten bewertet 
werden hingegen die Leitplanken „Wahrung kommunaler Selbstbestimmung“ sowie „Regionalität und Kundennähe“.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Kunden und Kommunen bewerten alle Handlungsfelder als relevant, 
zentrale Hebel liegen bei Sicherheit, Standardisierung und Betrieb
32
Einschätzung der Relevanz zentraler Handlungsfelder¹ 
3,00
3,09
3,30
3,36
3,40
3,64
3,70
3,77
3,82
3,82
4,18
4,18
4,40
4,64
4,70
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00
Smart City Anwendungen
Betreuungsmodell / Kundenmanagement
Operative Supportmodelle
Portfoliostrategie und Standardisierung
Shared-Service Center
IT-Strategieentwicklung und Transformation
Leistungsaustausch
Innovationsmanagement
IT-Governance und Steuerung
Interessentenvertretung ggü. Land / Bund
IT-Betrieb / Cloudifizierung
Beschaffung und Vergabe
Exzellenzstrategie
Cyber-Security und IT-Sicherheitsmgmt.
Servicequalität und Betriebssicherheit
Hohe  
Relevanz 
Ø 4,0
 -
5,0
Mittlere Relevanz 
Ø 3,5
 -
4,0
Niedrigere Relevanz² 
Ø 3,0
 -
3,5
Die Bewertung zeigt eine Priorisierung der Zentralisierung von Sicherheits
 - 
und Standardisierungsthemen, während innovations
 - 
un
d bürgernahe Themen derzeit 
noch stärker lokal verankert bleiben. 
Quelle: Analyse und Auswertung der Interviews mit Kunden, Gesellschaftern und Stakeholdern der drei IT
 -
Dienstleister
 ¹Mittelwerte spiegeln ausschließlich die angegebenen Bewertungen der Interviewpartner je Handlungsfeld wider; 
nicht bewertete Felder gingen nicht in die Berechnung ein
²Alle Handlungsfelder werden als relevant eingeschätzt, Priorisierung innerhalb eines insgesamt hohen Relevanzniveaus 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Kernaussagen zur Erwartung an eine potenzielle Intensivierung der 
Zusammenarbeit aus Sicht der Kunden und Mitarbeitern
33
Effizienzsteigerung, Kostenreduktion 
und Standardisierung
 : 
Prozesse sollen 
verschlankt, Doppelarbeiten vermieden, 
Ressourcen gebündelt und 
wirtschaftlicher gearbeitet werden.
Innovationsförderung und Zukunftsfähigkeit
 : 
Die Intensivierung soll neue Technologien, 
digitale Services und innovative Ansätze 
ermöglichen.
Mitarbeitersicherheit, Arbeitsbedingungen 
und Partizipation
 : 
Beschäftigte sollen nicht 
benachteiligt werden, ihre 
Arbeitsbedingungen bleiben stabil, und sie 
sollen aktiv eingebunden werden.
Qualitätssteigerung von IT
 -
Services und Kundenorientierung
 : 
Die Zusammenarbeit 
soll die Qualität der IT
 -
Dienstleistungen verbessern und den Nutzen für Kommunen, 
Kunden und Bürger steigern.
Stärkung der kommunalen IT und 
Bündelung von Kompetenzen
 : 
Die 
Zusammenarbeit soll die regionale 
IT
 -
Struktur stärken, Wissen bündeln 
und die Position im NRW
 -
weiten 
Kontext verbessern.
Governance
 , Transparenz und klare 
Verantwortlichkeiten
 : 
Die 
Zusammenarbeit soll Verantwortlichkeiten 
klären, Entscheidungen schneller und 
transparenter machen und 
Doppelstrukturen abbauen.
Herausforderung von Komplexität & 
Governance
 : 
Prozesse sollen 
verschlankt, Doppelarbeiten vermieden, 
Ressourcen gebündelt und 
 wirtschaft
 -
licher  
gearbeitet werden. 
 Governance  
soll Orientierung bieten, ohne die 
Zusammenarbeit zu verlangsamen.
Einheitliche Standards & IT
 -
Sicherheit
 : 
Durch die 
Zusammenarbeit können einheitliche technische 
Standards etabliert und die IT
 -
Sicherheit 
verbessert werden.
Kosteneffizienz & Ressourcenoptimierung
 : 
Durch 
die Intensivierung der Zusammenarbeit sollen 
Kosten reduziert, Synergien genutzt und 
Beschaffungen effizienter gestaltet werden.
Stärkung der kommunalen IT
 -
Landschaft & Austausch
 : 
Eine 
Intensivierung der Zusammenarbeit 
kann durch zusätzliche Komplexität 
und Mitbestimmung von vielen 
Akteuren die Agilität erschweren.
Innovationsförderung & 
Digitalisierung
 : 
Kooperationen sollen 
Digitalisierungsmaßnahmen 
beschleunigen, moderne 
Lösungen schneller 
einführen und 
nutzerfreundliche Online
 -
Dienste ermöglichen 
 – 
idealerweise überall und 
bequem „vom Sofa aus“.
Externe Sicht der Kommunen
 Interne Sicht der IT
 -
Dienstleister
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gleichgewichtete Auswertung der digitalen Befragung an Mitarbeiter „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Unterschiede und Gemeinsamkeiten der Kernaussagen zu persönlichen 
Erwartungen von Kunden und Mitarbeitern
Gemeinsamkeiten
▪
 Stärkung der kommunalen IT: 
 Münsterland wird als 
leistungsfähiger regionaler Partner wahrgenommen.
▪
 Effizienz & Wirtschaftlichkeit: 
 Synergien, Kosteneinsparungen 
und effizientere Abläufe.
▪
 Standardisierung: 
 Einheitliche Standards bei Infrastruktur, 
Prozessen, Software und Services.
▪
 Digitalisierung & Innovation: 
 IT wird moderner, zukunftsfähig 
und innovationsfördernd aufgestellt.
Unterschiede
▪
 Fokus: 
 Kunden ergebnisorientiert (schnelle Umsetzung, bessere 
Services, Kosten), Mitarbeiter prozessorientiert (Einbindung, 
Zuständigkeiten, stabile Bedingungen).
▪
 Governance  
& Komplexität: 
 Kunden sehen Risiko durch zu viele 
Beteiligte; Mitarbeiter wollen klare Strukturen, Führung und 
Mitbestimmung.
▪
 Innovationserwartung: 
 Kunden erwarten schnelle sichtbare 
Fortschritte, Mitarbeiter betonen realistische Umsetzung und 
Ressourcensicherung.
34
16.02.2025
Beide Gruppen sehen in einer intensiveren Zusammenarbeit 
 Chancen für Effizienz, Standardisierung und Digitalisierung
 . Während 
 Kunden  
vor allem auf 
 spürbare 
Ergebnisse für Servicequalität und Kosten 
 achten, legen 
 Mitarbeiter  
zusätzlich großen Wert auf 
 Transparenz, Einbindung und stabile Arbeitsbedingungen
 .
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gleichgewichtete Auswertung der digitalen Befragung an Mitarbeiter „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland

Ein signifikanter Anteil der Kommunen (36%) kann sich vorstellen IT
 -
Betrieb und Digitalisierung an neuen IT
 -
Dienstleister zu übertragen
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Ja, kurzfristig
(2-3 Jahre)
Ja, mittelfristig
(4-6 Jahre)
Ja, langfristig
(>6 Jahre)
Nein, weil
35
Kernaussagen zu der Antwortmöglichkeit „nein, weil…“
▪
 Wahrung kommunaler Eigenständigkeit & Autonomie
 : 
Kommunen möchten die Kontrolle nicht vollständig abgeben, 
um politische Entscheidungen, Agilität und Mitbestimmung vor 
Ort zu gewährleisten.
▪
 Notwendigkeit lokaler Expertise & schnelle Reaktionszeiten
 : 
Eigene IT
 -
Ressourcen sind wichtig, um individuelle Lösungen 
umzusetzen, kurzfristige Anforderungen zu erfüllen und 
schnellen Support zu gewährleisten.
▪
 Selektive Auslagerung möglich, aber vollständige Übertragung 
problematisch
 : 
Bestimmte Bereiche wie Infrastruktur, 
Fachanwendungen oder IT
 -
Sicherheit könnten zentralisiert 
werden, während maßgeschneiderte Aufgaben und 
Digitalisierung vor Ort bleiben sollten.
Quelle: Auswertung der digitalen Befragung der Kommunen „Kommunale IT
 -
Dienstleister Münsterland“
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Können Sie sich vorstellen, den IT
 -
Betrieb und die Digitalisierung 
vollständig auf den neuen IT
 -
Dienstleister zu übertragen?
16.02.2026

Anforderungen aus Sicht landes
 - 
und 
bundesweiten Entwicklungen
4.2

Zielbild IT
 -
Dienstleister in Deutschland in 2035 
– 
Übersicht zu Anforderungen
37
GKD Recklinghausen
Südwestfalen
 -
IT
ITK Rheinland
Stadt Ratingen
Stadt Münster, citeq
i
vl GmbH
regio iT GmbH
OWL
 -
IT
KRZN
KAAW
kdvz Rhein
 -
Erft
 -
Rur
Kreisfr. Städte mit eig. IT
 -
DL
Farbige Felder: Versorgungsgebiet der KDN
 -
Mitglieder; weiße 
Felder: übrige Kommunen; Quelle: KDB
▪
 In NRW gibt es ca. 
 30 kommunale IT
 -
Einheiten
 , davon ca. die Hälfte 
als IT
 -
Dienstleister organisiert
▪
 Zusätzlich gibt es eine starke Ausprägung von 
 Städten und 
Landkreisen mit eigener ausgeprägter IT
▪
 In Nordrhein
 -
Westfalen gibt seit Jahrzehnten eine stetig laufende 
Konsolidierung 
 – 
dezentral und (über)regional
▪
 Konsolidierungen sind 
 langfristige Prozesse 
 – 
jede einzelne kann zwei 
bis vier Jahre bis zum Abschluss dauern
▪
 Allein in den letzten 
 10 Jahren sind mindestens drei große Fusionen 
 in 
der kommunalen IT erfolgt
▪
 IT
 -
Dienstleister und Kommunen 
 beziehen bereits Leistungen 
voneinander  
und arbeiten so indirekt auf eine Aufgabenteilung hin 
 – 
i.d.R. im Leistungsaustausch über KDN
▪
 Arbeitskreise und ähnliche Strukturen 
 für unterschiedlichste Themen 
in NRW und bundesweit aktiv
▪
 Es existieren unterschiedliche Geschäftsmodelle der kommunalen IT 
am Markt, darunter 
 gemeinsame Rechtsformen für bestimmte 
Aufgaben
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Verschiedene Entwicklungen und Anforderungen erhöhen den 
Handlungsdruck auf die kommunalen IT
 -
Dienstleister
38
Nachhaltigkeit
Politik
Mitarbeiter
 i
nnen
 und 
Mitarbeiter
Bürgerinnen 
und Bürger
Technologien 
und Lösungen
Konsolidierungstendenzen/Fusionstendenzen
Bundespolitische Vorgaben (z. B. OZG)
Föderalismus/Umsetzung EfA
 -
Prinzip
Krisenmanagement/Resilienz
Digitale Kunden
 -
/Bürgerservices
Smart City
Cloudifizierung, Multi
 -
Cloud
Cyber
 - 
& Informationssicherheit
und digitale Souveränität
Demografischer Wandel
Fachkräftemangel
Arbeitgeberattraktivität durch
New Work/Arbeit 4.0
Nutzerfreundlichkeit, Einfachheit 
& Flexibilität von Services
Steigende Kunden
 -
/Bürgeranforderungen
Kunden
 - 
und Bürgernähe
Transparenz & Datensicherheit
Bedarfsgerechte Erreichbarkeit und Reaktionsschnelle
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Nordrhein
 -
Westfalen hat bundesweit das größte Konsolidierungs
 -
potenzial in der kommunalen IT
39
1
1
1
1
1
1
2
2
3
4
4
5
5
5
6
18
Hamburg
Baden-Württemberg
Berlin
Brandenburg
Hessen
Thüringen
Bremen
Saarland
Schleswig-Holstein
Rheinland-Pfalz
Sachsen-Anhalt
Sachsen
Bayern
Mecklenburg-Vorpommern
Niedersachsen
Nordrhein-Westfalen
Anzahl kommunaler IT
 -
Dienstleister je Bundesland
Zahlen enthalten 
Organisationen, die 
inzwischen fusioniert 
 sind. 
KDN
 -
Zahl für NRW bei 9.
▪
 Viele anderen Bundesländer setzen längst auf 
 zentrale IT
 -
Strukturen  
und bündeln damit kommunale IT
 -
Leistungen
▪
 NRW  
bleibt im Vergleich deutlich 
 fragmentierter
 ; viele 
einzelne Akteure erschweren standardisierte IT
 -
Lösungen 
▪
 Als Folge werden Synergien nicht genutzt und die Kosten für 
alle Beteiligten in die Höhe getrieben
▪
 Das bei gleichzeitig überdurchschnittlicher Verschuldung 
sowie unterdurchschnittlicher Pro
 -
Kopf
 -
Investition in 
Verwaltungsdigitalisierung
Der Handlungsdruck zur Konsolidierung ist 
in NRW besonders hoch.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Quelle: WIK (2022)
16.02.2026

Personalmangel erhöht den Konsolidierungsdruck
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 40
Der demografische Wandel spitzt den Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung massiv zu. 
 Bis 2030 scheiden bis zu 1,5 Mio. Beschäftigte im öffentlichen 
Dienst in Deutschland aus 
 – 
in NRW gehen bis 2040 über 10% der Erwerbsbevölkerung verloren. 
 Der Verlust kommunaler Handlungsfähigkeit droht. 
39
 360
1500
140
840
Fehlende IT-Fachkräfte Unbesetzte Stellen Ausscheiden aus
Altersgründen bis 2030
Anzahl Personen in Tsd.
Personalmangel im öffentlichen Dienst in Deutschland bis 
2030
Aktuell 2030
9,6
3,5
9,2
3,9
8,5
4,4
Erwerbsfähige (24-65) Personen im Rentenalter (67+)
Anzahl Personen in Mio.
Altersstruktur in NRW heute und in Zukunft
2024 2030 2040
-
13%
+ 25,7%
Quellen: 
 McKinsey (2023), Linke 
 Grafik
 , IT
 -
Talent 
 im
 Public Sector; 
 IT.NRW (2023), Rechte Grafik, NRW: Zahl der Menschen im Rentenalter steigt bis 2030 um rund 10
 %
16.02.2026

Entwicklungen im Kontext der bundespolitischen 
Vorhaben
41
NRW kann mit zentralen IT
 -
Strukturen diese Bundesziele auf Landes
 - 
und Kommunalebene unterstützen und mittragen 
und stärkt gleichzeitig die eigenen kommunalen Strukturen.
1. Konsolidierung & Digitalisierung der Verwaltung
▪
 Flächendeckende Digitalisierung & Standardisierung
▪
 Einheitliches Bürgerkonto für Verwaltungskommunikation
▪
 Open
 -
Data
 -
Initiativen fördern
2. Erhöhung der IT
 -
Sicherheit
▪
 Ausbau von BSI & Cyber
 -
Abwehrzentrum
▪
 IT
 -
Sicherheitsgesetz mit Mindeststandards & Meldepflichten
▪
 Verpflichtung zu IT
 -
Sicherheitsbudgets (10
 %)
3. Steigerung der Wirtschaftlichkeit für Kommunen
▪
 Nutzung bewährter Umsetzungslösungen
▪
 Open
 -
Source & Sicherheitsstandards bei Ausschreibungen
▪
 Steuerliche Entlastung interkommunaler Zusammenarbeit
4. Anpassung an demografischen Wandel & moderne Verwaltung
▪
 Demografie
 -
feste Personalpolitik
▪
 Förderung moderner, flexibler Arbeitsmodelle
▪
 Digitale Weiterbildungs
 - 
& Qualifizierungsangebote
5. Förderung von Transparenz & Bürgerbeteiligung
▪
 Digitale Plattformen für politische Beteiligung
▪
 Digitalisierung in Planungsverfahren (z. B. Infrastruktur)
▪
 Verbesserung von Akzeptanz & Transparenz
ZIELE DER BUNDESREGIERUNG
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Gesteuerte Konsolidierung
Konsolidierungsentwicklung in NRW ist unausweichlich
42
▪
 Die übergreifende zentrale IT
 -
Organisation begleitet und steuert 
den Prozess der Konsolidierungen aktiv
▪
 Die koordinierte Entwicklung wird gefördert durch politische 
Impulse, finanzielle Anreize und ggf. Gesetz
▪
 Gemeinsame Architektur
 - 
und Prozessstandards werden definiert 
und umgesetzt
▪
 Fusionen erfolgen dezentral, jedoch nach einheitlichen Standards 
auf einheitliche Geschäftsmodelle
▪
 Langfristig entsteht eine zentrale IT
 -
Organisation mit 3 bis 5 
konsolidierten IT
 -
Dienstleistern als Beteiligung
Ungesteuerte Konsolidierung
▪
 Je nach Geschäftsmodell und strategischer Ausrichtung 
fusionieren einzelne IT
 -
Dienstleister eigenständig
▪
 IT
 -
Dienstleister, die nicht fusionieren, werden sich voraussichtlich 
anderen IT
 -
Dienstleistern anschließen
▪
 Standardisierung und Interoperabilität entwickeln sich dabei eher 
situativ als zentral gesteuert
▪
 Geschäftsmodelle bleiben spezifisch und uneinheitlich je 
dezentraler Fusion von einzelnen IT
 -
Dienstleistern
▪
 Über die nächsten 10 bis 20 Jahre entsteht so eine ungesteuerte 
Verdichtung auf ca. 5 bis 7 IT
 -
Dienstleister
Die Konsolidierung in NRW ist bereits absehbar 
 – 
entscheidend ist, ob sie strukturiert und gesteuert oder ungesteuert erfolgt. 
Ersteres kann frühzeitig gemeinsame Standards und Strukturen ermöglichen. 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Zusammenfassend betrachtet besteht ein hoher Transformationsdruck, 
um die kommunale Zukunftsfähigkeit in NRW nachhaltig zu sichern
43
Trends und Erwartungen erhöhen den Veränderungsdruck
▪
 Demografischer Wandel 
 führt zu sinkender Erwerbszahl und steigendem 
Fachkräftemangel 
 – 
der Handlungsdruck wächst
▪
 Erwartungen an 
 Digitalisierung, Cybersicherheit und moderne 
Serviceorientierung  
(z.
 B. hohe Erreichbarkeit) steigen
▪
 Politische Erwartungen 
 zielen auf stärkere Konsolidierung, höhere IT
 -
Sicherheit, mehr Effizienz und bürgernahe Verwaltung
Status Quo der kommunalen 
IT
 -
Landschaft in NRW
▪
 Der 
 IT
 -
Markt in NRW 
 ist stark fragmentiert und geprägt von zahlreichen 
Akteuren, was zu einer hohen Komplexität führt
▪
 Die 
 kommunalen Haushalte sind erheblich belastet
 , sodass effiziente und 
wirtschaftliche Lösungen an Bedeutung gewinnen
▪
 Im Vergleich zu anderen Bundesländern bestehen 
 unterdurchschnittliche 
Pro
 -
Kopf
 -
Investitionen in NRW 
 in Bezug auf Verwaltungsdigitalisierung
Potenziale und Handlungsoptionen
▪
 Marktumfeld bietet erhebliche Chancen, um durch Bündelung und Kooperation Synergien und Effizienzgewinne zu realisieren
▪
 Die Konsolidierung in NRW ist bereits absehbar 
 – 
entscheidend ist, ob sie koordiniert oder dezentral erfolgt
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Zum Erhalt der zukünftigen Handlungsfähigkeit 
 bedarf es der Abgabe 
von Aufgaben durch die Kommunen an ein skalierbares Modell 
44
Die Aufgabenabgabe entlastet Kommunen und erhält ihre Handlungsfähigkeit durch gezielte Nutzung von Effizienzpotenzialen bei 
 sin
 kendem Personalbedarf.
Durch den Ausbau von Automatisierung und Standardisierung lassen sich Leistungen 
effizienter erbringen und der Personalbedarf nachhaltig reduzieren.
Schon bis 2030 scheiden hochgerechnet auf den Bevölkerungsanteil in NRW circa 
315.000 Beschäftigte aus. Tendenz für das nächste Jahrzehnt steigend.
Heute
 203X
Personalentwicklung
Effizienz
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

45
Aufgaben  
Kommunen
Kritische Verwaltungsaufgaben
▪
 Hoheitsakte & 
Rechtsentscheidungen
▪
 Aufsicht, Kontrolle, 
Verantwortung
▪
 Krisenfähigkeit & Bürgerkontakt
▪
 IT
 -
Demand
 -
Management
▪
 Steuerbarkeit über Trägermodell 
der zentralen IT
 -
Organisation
▪
 …
Lokale/regionale 
IT
 -
Dienstleister
IT
 -
Dienstleistungen vor Ort
▪
 Regionale Ansprechpartner oder 
Service
 -
Hubs
▪
 Lokaler
 2nd
 -
Level
 -
Support
▪
 Prozessberatung
▪
 Digitalisierungsberatung
▪
 Dezentrale Digitalisierung und 
Automatisierung
▪
 Client Management (Endgeräte)
▪
 Schul
 -
IT
▪
 …
Überregionale 
IT
 -
Dienstleister
Full
 -
Service in der Fläche
▪
 Betrieb der IT
 -
Infrastruktur 
(dezentrale Rechenzentren)
▪
 Betrieb und Spezialisierung auf 
kommunale Fachverfahren 
(Kompetenzcenter Bestand)
▪
 Erbringung weiterer 
überregionaler Dienstleistungen 
(Synergien)
▪
 Qualitätssteigerung/Leistungsst
eigerung
▪
 …
Zentrale IT
 -
Organisation
(Konzern
 -
Dach)
Marktsteuerung NRW
▪
 Governance  
& Steuerung
▪
 Bündelung gemeinsamer 
Querschnittsaufgaben 
▪
 Kompetenzcenter neue Themen
▪
 Zentrales Rechenzentrum
▪
 Zentrale 24/7
 -
Fähigkeit
▪
 Zentraler
 1st
-
Level Support
▪
 Zentrale Produktentwicklung
▪
 Herstellersteuerung 
 i.V.m
. Cloud
 -
Strategie
▪
 Angebots
 - 
& SLA
 -
Mgmt
 .
▪
 …
Städte & Landkreise
(Anwenderseitig)
Komm. IT
 -
Bereiche/
 -
Ämter/sowie 
lokale Zweckverbände/GmbH etc.
Konsolidierte flächendeckende 
IT
 -
Dienstleister/konsolid. LWL/LVR
Zu schaffende neue IT
 -
Organisation im „Konzernmodell“
Ein neues Marktmodell der kommunalen IT 
 – 
aufgabenteilig, standardisiert, skalierbar und wirtschaftlich 
Wenn es keine lokalen oder regionalen IT
 -
Dienstleister gibt, übernehmen überregionale IT
 -
Dienstleister die Aufgaben und sichern 
 die regionale Nähe.  
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Mögliche Neuordnung umfasst die Auslagerung und Bündelung von 
Verwaltungsaufgaben an IT
 -
Dienstleister
46
Teiloutsourcing von 
zentralisierbaren  
und 
automatisierbaren 
Verwaltungsaufgaben 
(Vertiefung siehe 
Folgefolie)
Verwaltungsaufgaben 
mit weiterem 
Bündelungs
 -
potenzial (ggf.)
Städte & Landkreise
(Anwenderseitig)
Kommunen
Kritische Verwaltungsaufgaben
▪
 Hoheitsakte & 
Rechtsentscheidungen
▪
 Aufsicht, Kontrolle, 
Verantwortung
▪
 Krisenfähigkeit & Bürgerkontakt
▪
 IT
 -
Demand
 -
Management
▪
 Steuerbarkeit über Trägermodell 
der zentralen IT
 -
Organisation
▪
 …
Komm. IT
 -
Bereiche/
 -
Ämter/sowie 
lokale Zweckverbände/GmbH etc.
Lokale/regionale 
IT
 -
Dienstleister
IT
 -
Dienstleistungen vor Ort
▪
 Regionale Ansprechpartner oder 
Service
 -
Hubs
▪
 Lokaler
 2nd
 -
Level
 -
Support
▪
 Prozessberatung
▪
 Digitalisierungsberatung
▪
 Dezentrale Digitalisierung und 
Automatisierung
▪
 Client Management (Endgeräte)
▪
 Schul
 -
IT
▪
 …
Konsolidierte flächendeckende 
IT
 -
Dienstleister 
Überregionale 
IT
 -
Dienstleister
Full
 -
Service in der Fläche
▪
 Betrieb der IT
 -
Infrastruktur 
(dezentrale Rechenzentren)
▪
 Betrieb und Spezialisierung auf 
kommunale Fachverfahren 
(Kompetenzcenter Bestand)
▪
 Erbringung weiterer 
überregionaler Dienstleistungen 
(Synergien)
▪
 Qualitätssteigerung/Leistungsst
eigerung
▪
 …
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Im Zielbild der zentralen kommunalen IT in NRW kommt die Kommune 
als „Anteilseigner“ einer zentralen IT
 -
Organisation als Form hinzu
47
Steuerbarkeit,
Partizipation,
Autonomie,
Servicequalität, 
Kosteneffizienz,
 
Innovation 
& Sicherheit
Gemeinsame Ziele  
Kommunen als „Anteilseigner“ 
einer zentralen IT
 -
Organisation
▪
 Faires Beteiligungsmodell 
▪
 Solide Trägerschaft
▪
 Stimmberechtigung mit 
Gestaltungsmacht
▪
 …
Zielgruppe
Ziele/
Anforderungen
Kommunen als Kunden mit  
„großer“ stadtbasierter IT
▪
 Etablierte IT
 -
Strukturen vergleichbar 
großer IT
 -
Dienstleister
▪
 Spezifische (Groß
 -
)Stadt
 -
Anforderungen
▪
 …
Zielgruppe
Ziele/
Anforderungen
Kommunen als 
„Kunden“ in der Region
▪
 Freiheit in der Beschaffung von IT
 -
Services
▪
 Teilweise eigene IT
 -
Infrastruktur
▪
 Spezifische regionale Anforderungen
▪
 …
Zielgruppe
Ziele/
Anforderungen
Kommunen als 
„Mitglieder/Gesellschafter“ 
von IT
 -
Dienstleistern
▪
 (Über
 -
)regionale Gestaltungshoheit
▪
 Spezifische Mitgliederstrukturen
▪
 Unterschiedliche Geschäftsmodelle
▪
 …
Zielgruppe
Ziele/
Anforderungen
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

05
Szenarien und Bewertungskriterien

Die Betrachtung der NRW
 -
Szenarien schafft den Kontext, um regionale 
Optionen realistisch und anschlussfähig bewerten zu können
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 49
Ziel der Betrachtung NRW 
▪
 Schaffung eines fundierten Verständnisses der aktuellen Situation 
und Entwicklungstendenzen der kommunalen IT in NRW
▪
 Identifikation der 
 wahrscheinlichsten Entwicklungsszenarien 
 auf 
Landesebene
▪
 Ableitung eines 
 realistischen Referenzrahmens 
 für die 
Szenarioanalyse im Münsterland
Vorgehensweise  
▪
 Systematische Herleitung und Bewertung der NRW
 -
Szenarien
▪
 Einordung entlang zentraler Kriterien 
 (u.a. politische Interessen, 
technologische Entwicklungen, wirtschaftlicher Tragfähigkeit) 
Relevanz für das Münsterland 
▪
 Nutzung der NRW
 -
Konsolidierung als 
 übergeordneter Rahmen 
 für 
regionale Überlegungen
▪
 Neutrale Ableitung 
 möglicher Entwicklungsoptionen für die IT im 
Münsterland unter Berücksichtigung regionaler Besonderheiten
▪
 Bewertung der Optionen hinsichtlich 
 Anschlussfähigkeit, 
Umsetzbarkeit 
 und  
Mehrwerten
Fokus der Szenarioanalyse im Münsterland 
▪
 Fusions
 - 
und Bündelungsmodelle im Münsterland 
▪
 Governance
 - 
und Steuerungsmodelle für die regionale IT
In diesem Kapitel werden die möglichen Entwicklungsszenarien für die kommunale IT in NRW systematisch hergeleitet und basiere
 nd 
darauf die Handlungsoptionen 
für die IT im Münsterland abgeleitet. Die Kombination aus 
 landesweiter Einordnung 
 und 
 regionaler Szenarioanalyse 
 schafft eine fundierte Entscheidungsgrundlage 
für 
zukunftsfähige, anschlussfähige 
 und 
 wirtschaftlich tragfähige IT
 -
Strukturen im Münsterland
 .
16.02.2026

Bewertungskriterien für die Szenarien in NRW
5.1

Übersicht der Bewertungscluster für die Bewertung der Szenarien in 
NRW
51
Politische Steuerung
Misst, in welchem Maß politische 
Rahmenbedingungen, landesweite 
Strategien und die 
Kooperationsbereitschaft 
kommunaler Akteure ein Szenario 
unterstützen.
Strukturelle Fragmentierung 
der IT
 -
Landschaft
Erfasst, wie stark die IT
 -
Landschaft 
durch unterschiedliche Anbieter, 
Rechtsformen und parallele 
Strukturen geprägt ist. Bewertet wird, 
wie ein Szenario hilft, Redundanzen 
abzubauen und strukturelle 
Komplexität zu reduzieren.
Technologische Treiber
Misst, wie gut ein Szenario auf 
technologische Entwicklungen wie 
Cloud, KI, 
 Cybersecurity  
und 
Interoperabilität reagiert.
Wirtschaftliche Tragfähigkeit
Bewertet, ob ein Szenario 
wirtschaftlich nachhaltig ist und den 
Anforderungen moderner kommun
 -
aler  
IT erfüllen kann. Erfasst werden 
Skaleneffekte, Investitions
 -
fähigkeit 
und die Fähigkeit, wachsende 
technologische und personelle 
Kosten zu tragen.
Demographie
Misst, wie gut ein Szenario auf den 
demographischen Wandel und den 
Fachkräftemangel im kommunalen 
IT
 -
Umfeld reagieren kann.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Gesellschaftliche Erwartungen
Indiziert, in welchem Maß ein 
Szenario steigende Anforderungen 
von Bürgern, Politik und Verwaltung 
 – 
etwa digitale Services, Verfügbarkeit, 
Geschwindigkeit und Sicherheit 
 – 
erfüllen kann. 
Kooperationskultur & 
institutionelle Reife
Misst die vorhandene Bereitschaft 
und Fähigkeit der beteiligten 
Organisationen, gemeinsam zu 
arbeiten, Standards zu setzen und 
Governance
 -
Strukturen zu teilen.
Innovations
 - 
& 
Wettbewerbsdynamik
Bewertet, wie gut ein Szenario auf 
Innovationsdruck, neue Technologien 
und Wettbewerb 
 – 
etwa durch große 
IT
 -
Dienstleister oder private Anbieter 
– 
reagiert. 
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Politische Steuerung 
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
1
 Politische Steuerung
 Existenz landesweiter Digitalstrategien
Bewertet, ob NRW klare, verbindliche Digitalstrategien vorgibt, die 
Konsolidierungsprozesse unterstützen oder strukturieren. Je konsolidierter die IT
 -
Landschaft ist, desto erfolgreicher lässt sich eine landesweite zentrale 
Digitalisierungssteuerung umsetzen.
2
 Politische Steuerung
 Kooperationsbereitschaft der 
kommunalen Spitzenverbände
Misst, inwiefern Städtetag, Landkreistag und Gemeindebund gemeinsame Positionen 
vertreten und bereit sind, landesweit abgestimmte IT
 -
Modelle zu unterstützen.
3
 Politische Steuerung
 Politischer Konsens über 
Zentralisierungstendenzen
Bewertet, ob politische Akteure 
 – 
Land, Kommunen, Verbände 
 – 
eine gemeinsame 
Linie zur Bündelung von IT
 -
Strukturen verfolgen. Ein hoher Konsens erleichtert 
Entscheidungen und beschleunigt Konsolidierung.
4
 Politische Steuerung
 Vertrauen in übergeordnete Steuerung
Betrachtet die Bereitschaft der Kommunen, Steuerungsbefugnisse oder Standards 
an landesweite Akteure (z. B. KDN) zu delegieren. Hohe Vertrauenswerte fördern 
gesteuerte Modelle.
5
 Politische Steuerung
 Kommunikation von Mehrwerten einer 
Konsolidierung
Bewertet, wie klar und überzeugend Vorteile (z. B. Effizienz, Sicherheit, Standards) 
kommuniziert werden. Gute Kommunikation erleichtert politische Beschlüsse.
52
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 24 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters strukturellen Fragmentierung der IT
 -
Landschaft 
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
6
 Strukturelle 
Fragmentierung 
Hohe Anzahl an kommunalen IT
 -
Dienstleistern
Erfasst die grundsätzliche Ausgangslage: je fragmentierter die Landschaft, desto 
relevanter Konsolidierungsdruck 
 – 
aber desto komplexer die Umsetzung. Eine hohe 
Bewertung entspricht einer niedrig fragmentierten IT
 -
Landschaft. 
7
 Strukturelle 
Fragmentierung 
Redundanzen bei Leistungen und 
Infrastrukturen
Bewertet Mehrfachstrukturen (RZ, Betrieb, Fachverfahren), die Kosten verursachen 
und Konsolidierung wirtschaftlich attraktiv machen.
8
 Strukturelle 
Fragmentierung 
Unterschiedliche Rechtsformen und 
Gesellschafterstrukturen
Analysiert die Heterogenität von Zweckverbänden, GmbHs, Eigenbetrieben etc., die 
Fusionen und Integrationen erschweren.
53
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 24 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters technologische Treiber 
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
9
 Technologische 
Treiber 
Hoher Investitionsbedarf (Cloud, IT
 -
Sicherheit, KI, Automatisierung)
Bewertet, wie stark technologische Entwicklungen Investitionen erfordern, die kleine 
Organisationen alleine ggf. nicht mehr tragen können.
10
 Technologische 
Treiber 
Regulatorischer Druck (z. B. 
Sicherheitsgesetze, 
Verwaltungsdigitalisierung)
Erfasst, inwieweit das jeweilige Szenario dem externen Druck durch gesetzliche 
Vorgaben, der gemeinsame Standards und größere Strukturen notwendig macht, 
entgegen kommt. 
11
 Technologische 
Treiber 
Interoperabilität von Fachverfahren und 
Schnittstellen
Misst die Notwendigkeit, Datenflüsse und Verfahren übergreifend zu vernetzen 
 – 
ein 
Schlüsselargument für gemeinsame Architekturen.
54
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 24 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters wirtschaftliche Tragfähigkeit 
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
12
 Wirtschaftliche 
Tragfähigkeit 
Wirtschaftliche Eigenständigkeit kleiner 
Einheiten
Bewertet die die Fähigkeit kleiner IT
 -
Dienstleister, innerhalb eines Szenarios 
dauerhaft wirtschaftlich zu arbeiten 
 – 
insbesondere unter steigendem 
Investitionsdruck.
13
 Wirtschaftliche 
Tragfähigkeit 
Skaleneffekte und Kostenvorteile bei 
größeren Einheiten
Erfasst, ob das Szenario zu günstigeren Beschaffungskosten, effizienteren 
Betriebsmodellen und finanziellen Vorteilen führt.
14
 Wirtschaftliche 
Tragfähigkeit 
Finanzielle Tragfähigkeit für Personal und 
Technologie
Bewertet die Auswirkungen des Szenarios auf die wirtschaftliche Situation der 
Kommunen und IT
 -
Einheiten in NRW. 
55
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 24 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Demographie 
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
15
 Demographie 
 Wettbewerb um IT
 -
Fachkräfte mit 
Privatwirtschaft
Misst, wie stark der Fachkräftemangel den Betrieb der IT
 -
Organisationen im 
jeweiligen Szenario gefährden. Größere Strukturen bieten bessere 
Arbeitgeberattraktivität.
16
 Demographie
 Altersschnitt und Nachbesetzungsquote in 
kommunaler IT
Analysiert die demografische Entwicklung in der Belegschaft und die 
Wahrscheinlichkeit einer Nachbesetzung pro Szenario. 
56
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 24 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters gesellschaftliche Erwartungen 
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
17
 Gesellschaftliche 
Erwartungen
Erwartung an Servicequalität, Online
 -
Dienste und 24/7
 -
Verfügbarkeit
Bewertet die steigenden Anforderungen von Bürgern und Verwaltungen an digitale 
Services. Dies erfordert oft größere, professionelle IT
 -
Strukturen.
18
 Gesellschaftliche 
Erwartungen
Digitalisierungsanforderungen durch Bund 
und Land (z. B. OZG)
Analysiert gesetzliche Erwartungen, die harmonisierte Architekturen, Standards und 
Umsetzungskraft verlangen.
19
 Gesellschaftliche 
Erwartungen
 Vertrauen in öffentliche IT
 -
Kompetenz
 Misst die mögliche Wahrnehmung der Leistungsfähigkeit kommunaler IT
 -
Dienstleister pro Szenario in der Öffentlichkeit und Verwaltung.
57
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 24 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Kooperationskultur und 
institutionellen Reife¹
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
20
Kooperationskultur 
und institutionelle 
Reife
Erfahrungswerte mit Shared Services und 
interkommunaler Zusammenarbeit
Bewertet die Historie und Stärke bestehender Kooperationen 
 – 
ein zentraler Indikator 
für die Umsetzbarkeit weiterer Bündelung.
21
Kooperationskultur 
und institutionelle 
Reife
Bisherige Gremien (z. B. KDN) und ihre 
Wirksamkeit
Analysiert, ob bestehende Institutionen bereits koordinierende Wirkung entfalten und 
gemeinsame Standards durchsetzen können.
22
Kooperationskultur 
und institutionelle 
Reife
Grundvoraussetzungen für gemeinsame 
IT
 -
Entscheidungen
Bewertet Governance, Transparenz und Entscheidungsstrukturen, die für 
konsolidierte Modelle notwendig sind.
58
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 24 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
¹ 
Für dieses Cluster wird die Ist
 -
Situation in NRW bewertet
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Innovations
 - 
und 
Wettbewerbsdynamik¹
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
23
 Innovations
 - 
und 
Wettbewerbsdynamik
Zunehmender Konkurrenzdruck durch 
private IT
 -
Dienstleister
Bewertet, wie stark Kommunen mit professionellen Anbietern konkurrieren, was zu 
höherem Innovations
 - 
und Qualitätsdruck führt.
24
 Innovations
 - 
und 
Wettbewerbsdynamik
Bedarf an Standardisierung zur 
Kostensenkung
Analysiert, ob gemeinsame Plattformen und Standards notwendig sind, um dauerhaft 
wirtschaftlich zu bleiben.
59
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 24 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
¹ 
Für dieses Cluster wird die Ist
 -
Situation in NRW bewertet
16.02.2026

Übersicht und Bewertung der relevanten 
Szenarien in NRW
5.2

Gesteuerte Konsolidierung
 1
NRW steht vor der strategischen Entscheidung, wie die kommunale IT 
effizient und mehrwertbringend umgesetzt werden kann
61
▪
 Die übergreifende zentrale IT
 -
Organisation 
begleitet und 
 steuert den Prozess der 
Konsolidierungen 
 aktiv
▪
 Die koordinierte Entwicklung wird gefördert 
durch politische Impulse, finanzielle Anreize 
und ein für 2026 geplantes Gesetz
▪
 Gemeinsame 
 Architektur
 - 
und 
Prozessstandards 
 werden definiert und 
umgesetzt
▪
 Fusionen erfolgen dezentral, jedoch nach 
einheitlichen  
Standards  
auf einheitliche 
Geschäftsmodelle
▪
 Langfristig entsteht eine zentrale IT
 -
Organisation mit 
 3 bis 5 konsolidierten IT
 -
Dienstleistern 
 als Beteiligung
▪
 Je nach Geschäftsmodell und strategischer 
Ausrichtung 
 fusionieren einzelne IT
 -
Dienstleister eigenständig
▪
 IT
 -
Dienstleister, die nicht fusionieren, werden 
sich voraussichtlich anderen IT
 -
Dienstleistern 
anschließen
▪
 Standardisierung und Interoperabilität 
entwickeln sich dabei 
 eher situativ als zentral 
gesteuert
▪
 Geschäftsmodelle bleiben  
spezifisch und 
uneinheitlich  
je dezentraler Fusion von 
einzelnen IT
 -
Dienstleistern
▪
 Über die nächsten 10 bis 20 Jahre entsteht so 
eine 
 ungesteuerte Verdichtung auf ca. 5 bis 7 
IT
 -
Dienstleister
Ungesteuerte Konsolidierung
 Keine Konsolidierung 
▪
 Kommunale IT
 -
Dienstleister agieren weiterhin 
eigenständig
▪
 Politische Impulse oder landesweite 
Fördermechanismen zur Konsolidierung 
bleiben aus oder greifen nicht
▪
 Strukturelle/organisatorische 
 Fragmentierung 
der kommunalen IT
 -
Landschaft 
▪
 Kooperationsvorhaben entstehen punktuell 
▪
 Kommunen und Kreise nutzen 
unterschiedliche Lösungen 
 und IT
 -
Strategien
▪
 Langfristig 
 ungleiche Leistungsfähigkeit  
zwischen einzelnen Regionen und 
Dienstleistern („Digital Divide“).
Die Konsolidierung der kommunalen IT und kommunalen IT
 -
Dienstleister in NRW erscheint als beste Möglichkeit, um den steigenden t
 echnologischen und 
gesellschaftlichen Anforderungen gerecht werden zu können. Dieser Prozess kann strukturiert und gesteuert oder ungesteuert ve
 rla
ufen.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
¹ 
Die kommunalen Spitzenverbände und das Land NRW setzen derzeit ein Projekt auf für die gesteuerte Konsolidierung
16.02.2026

Bewertung der Entwicklungsmöglichkeiten in NRW¹ 
62
Die Bewertung der Möglichkeiten entlang 
politischer, technologischer und 
gesellschaftlicher Kriterien unterstreicht, 
dass die Konsolidierung der kommunalen 
IT und kommunalen IT
 -
Dienstleister in 
NRW strategisch sinnvoll ist. 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
¹ 
Die Einschätzung erfolgte auf Grundlage verfügbarer 
Informationen und branchenbezogener Expertise
16.02.2026

Die Bewertung zeigt, dass ein hoher Transformationsdruck besteht, um 
die kommunale Leistungs
 - 
und Zukunftsfähigkeit in NRW zu sichern
63
Technologischer Druck & 
Sicherheitsanforderungen
▪
 Cloud, KI, 
 Cybersecurity  
und Interoperabilität 
erfordern Investitionen und Fähigkeiten, die 
einzelne IT
 -
Einheiten allein nicht mehr tragen 
können.
Wirtschaftliche Tragfähigkeit & Skaleneffekte
▪
 Nur größere, gebündelte Strukturen ermöglichen 
effizienten Betrieb, geringere Kosten und 
finanzierbare Innovationen 
 – 
„Weiter so“ ist 
langfristig nicht tragfähig.
Fachkräftemangel & Spezialisierungsbedarf
▪
 Konsolidierte Organisationen bieten attraktivere 
Strukturen, klare Karrierewege und spezialisierte 
Teams 
 – 
kleine Einheiten geraten potentiell in 
Leistungsdefizite.
Die Analyse der landesweiten Anforderungen und die Bewertung der NRW
 -
Szenarien zeigen, dass eine 
 Konsolidierung der kommunalen IT unvermeidbar 
 ist, um 
Leistungsfähigkeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit 
 der digitalen Verwaltung dauerhaft sicherzustellen. 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Wachsende Anforderungen von Land, Kommunen 
und Gesellschaft
▪
 Einheitliche Standards, 24/7
 -
Services und hohe 
Servicequalität sind nur mit starken, integrierten 
Dienstleistern erfüllbar.
Vermeidung einer ungesteuerten Konsolidierung
▪
 Der Markt bewegt sich bereits 
 – 
ohne aktives 
Handeln drohen unkoordinierte 
Zusammenschlüsse, Abhängigkeiten und der 
Verlust regionaler Steuerungsfähigkeit.
Politische Entwicklungen 
▪
 Die politischen Erwartungen in NRW richten sich 
zunehmend auf eine stärkere Bündelung 
kommunaler IT
 -
Strukturen. Mit der Option eines 
gesetzlichen Rahmens verstärkt das Land den 
Druck, Konsolidierung aktiv zu gestalten. 
16.02.2026

Bewertungskriterien für die Szenarien der 
kommunalen IT
 -
Dienstleister im Münsterland
5.3

Übersicht der Bewertungscluster für die Bewertung der Szenarien der 
drei IT
 -
Dienstleister im Münsterland
65
Strategie
Misst, wie gut ein Szenario die langfristigen 
Ziele und strategische Ausrichtung der 
Partner unterstützt und ihre Position im 
übergeordneten Umfeld stärkt.
Portfolio & Fähigkeiten
Bewertet, in welchem Umfang ein Szenario 
die Leistungsfähigkeit, Kompetenz
 -
entwicklung und Innovationskraft der 
Partner erweitert oder ergänzt.
Leistung & Steuerung
Erfasst, wie effektiv ein Szenario operative 
Leistungen erbringt und gleichzeitig eine 
klare Steuerung und zuverlässige 
Umsetzung gewährleistet.
Wirtschaftlichkeit
Misst, wie tragfähig und effizient ein 
Szenario aus finanzieller Sicht ist und in 
welchem Umfang es nachhaltige Vorteile 
erzeugt.
Organisation & Kultur
Bewertet, wie gut ein Szenario von den 
Organisationen akzeptiert wird und wie 
reibungslos es organisatorisch und kulturell 
umgesetzt werden kann.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Strategie
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
1
 Strategie
 Strategischer Fit
 In welchem Maß unterstützt das Szenario die strategischen Ziele und Digitalstrategien der drei 
Partner (KAAW, citeq, Kreis Steinfurt)?
2
 Strategie
 Nachhaltigkeit des Modells
 Ist das Modell langfristig tragfähig 
 – 
organisatorisch, wirtschaftlich und technologisch 
 – 
und 
bietet es Zukunftssicherheit im Umfeld der kommunalen IT
 -
Dienstleister im Münsterland? 
3
 Strategie
 Positionierung im NRW
 -
Kontext
Verbessert das Szenario die Sichtbarkeit, Anschlussfähigkeit oder Verhandlungsmacht der 
kommunalen IT
 -
Dienstleister im Münsterland im Verhältnis zu anderen großen kommunalen IT
 -
Dienstleistern in NRW?
4
 Strategie
 Handlungsdruck/zeitliche Kritikalität
 Wie dringend ist die Umsetzung aus externer oder interner Sicht (z. B. OZG
 -
Fristen, 
Fachverfahren, Ressourcenengpässe)?
5
 Strategie
 Erfahrungen und Umsetzungsfähigkeit
 Wie realistisch ist die Umsetzung unter Berücksichtigung der bisherigen Erfahrungen mit 
Kooperationen, Fusionen und Governance
 -
Projekten der beteiligten Partner?
66
Mit insgesamt 20 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Portfolio & Fähigkeiten
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
6
 Portfolio & 
Fähigkeiten
 Leistungs
 - 
und Portfolioergänzung
 In welchem Umfang ergänzt, konsolidiert oder stärkt das Szenario das bestehende Leistungs
 - 
und Produktportfolio der drei Partner?
7
 Portfolio & 
Fähigkeiten
Spezialisierung und 
Kompetenzentwicklung
Fördert das Szenario die Ausbildung von Kompetenzzentren oder die gezielte Bündelung von 
Know
 -
how in bestimmten Themenfeldern (z. B. Cloud, IT
 -
Sicherheit, Fachverfahren, OZG)?
8
 Portfolio & 
Fähigkeiten
 Standardisierung und Skaleneffekte
 Ermöglicht das Szenario Effizienzgewinne durch gemeinsame Standards, Skalierung oder die 
Konsolidierung von Prozessen, Infrastrukturen und Systemen?
9
 Portfolio & 
Fähigkeiten
 Technologische Zukunftsfähigkeit
 In welchem Maß unterstützt das Szenario moderne IT
 -
Architekturen und Innovation 
(Cloud
 -
Readiness, Automatisierung, KI)?
67
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 20 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Operative Leistung & Steuerung
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
10
 Leistung & 
Steuerung
 Prozessqualität und Steuerbarkeit
 Verbessert das Szenario die Transparenz, Qualität und Steuerbarkeit der gemeinschaftlichen 
Prozesse im Münsterland (z. B. Anforderungs
 -
, Change
 - 
oder Incident
 -
Management)?
11
 Leistung & 
Steuerung
 Governance
 -
Struktur
 Ermöglicht das Szenario eine klare, effiziente und akzeptierte Governance 
 – 
also 
Entscheidungs
 - 
und Verantwortungsstrukturen, die handhabbar und wirksam sind?
12
 Leistung & 
Steuerung
 Service
 - 
und Kundennähe
Führt das Szenario zu einem verbesserten Serviceerlebnis für Kommunen, Fachämter oder 
Bürger (z. B. durch zentrale Ansprechstellen, einheitliche SLAs oder schnellere 
Reaktionszeiten)?
68
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 20 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Wirtschaftlichkeit
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
13
 Wirtschaftlichkeit
 Umsetzungsaufwand
 Wie hoch ist der Aufwand (zeitlich, personell, organisatorisch) zur Realisierung des Szenarios?
14
 Wirtschaftlichkeit
 Investitionsbedarf
 In welchem Umfang sind zusätzliche finanzielle Mittel zur Umsetzung erforderlich (z. B. für 
Migration, infrastrukturelle Anpassungen oder organisatorische Veränderungen)?
15
 Wirtschaftlichkeit
 Synergie
 - 
und Kosteneffekte
 Sind Effizienzgewinne, Einsparungen oder Wirtschaftlichkeitseffekte mittel
 - 
und langfristig zu 
erwarten?
16
 Wirtschaftlichkeit
 Förder
 - 
und Finanzierungsfähigkeit
 Lässt sich das Szenario über Fördermittel, Landesprogramme oder andere 
Finanzierungsinstrumente unterstützen?
69
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 20 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Bewertungskriterien des Clusters Organisation & Kultur
Nr.
 Cluster
 Bewertungskriterium
 Beschreibung
17
 Organisation & 
Kultur
 Akzeptanz in den Organisationen
 Wie wahrscheinlich ist es, dass Beschäftigte der beteiligten Organisationen das Szenario 
mittragen und aktiv unterstützen?
18
 Organisation & 
Kultur
Akzeptanz bei politischen 
Trägern/Gesellschaftern
In welchem Maß ist politische und administrative Zustimmung (z. B. Stadt Münster, Kreis 
Steinfurt, KAAW) zu erwarten?
19
 Organisation & 
Kultur
Kooperations
 - 
und 
Integrationsfähigkeit
 Wie gut lassen sich Organisationskulturen, Prozesse und Strukturen zusammenführen?
20
 Organisation & 
Kultur
 Rechtsform
 - 
und Satzungsflexibilität
 Wie kompatibel ist das Szenario mit den bestehenden Rechtsformen (Zweckverband, 
Eigenbetrieb, Kreisverwaltung)?
70
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mit insgesamt 20 Bewertungskriterien werden die möglichen Szenarien bewertet. Die Bewertungsskala umfasst vier Abstufungen vo
 n s
 ehr ungünstig bis sehr günstig.
16.02.2026

Übersicht und Bewertung der Szenarien der 
kommunalen IT
 -
Dienstleister im Münsterland
5.4

Entwicklungen in NRW
Hohe Relevanz der IT
 -
Konsolidierung im Münsterland 
 – 
auch 
unabhängig von landesweiten Entwicklungen
72
▪
 KDN
 -
Gutachten und politische Zielbilder 
bekräftigen die landesweite 
Konsolidierungsabsicht
▪
 Zunehmende 
 Zentralisierung von Vorgaben, 
Standards und 
 Governance
 -
Strukturen
▪
 Hoher technologischer und finanzieller Druck  
auf 
kommunale IT
 -
Dienstleister
▪
 Steigende Anforderungen 
 an 
Resilienz, Sicherheit 
und Effizienz  
in der öffentlichen IT
▪
 Gefahr: Regionale Besonderheiten und 
Kompetenzen könnten bei landesweiten Lösungen 
verloren gehen
Bedeutung für das Münsterland
▪
 Frühzeitige Positionierung  
notwendig, um 
Entwicklungen aktiv mitzugestalten
▪
 Koordinierte Zusammenarbeit  
kann regionale 
Synergien sichern und stärken
▪
 Möglichkeit, 
 eigene Modelle  
der IT
 -
Konsolidierung 
zu erproben 
 – 
angepasst an regionale Strukturen
▪
 Rolle als Vorreiterregion  
in NRW durch 
abgestimmtes, strategisches Handeln der IT
 -
Dienstleister
▪
 Sicherstellung einer 
 zukunftsfähigen, resilienten 
und bürgerorientierten IT
 -
Versorgung  
für 
Kommunen
Das KDN
 -
Gutachten setzt klare Impulse für eine 
 landesweite Konsolidierung
 , die bereits politisch diskutiert wird.
Umso wichtiger ist es, dass die IT
 -
Dienstleister im Münsterland 
 frühzeitig gemeinsame Zukunftsszenarien 
 entwickeln und 
 ihre Rolle 
 darin definieren.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Übersicht möglicher Grundausrichtungen und Szenarien der drei 
IT
 -
Dienstleister 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 73
Szenarien der IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Fusion im Münsterland
Fusion citeq, KAAW, 
Kreis Steinfurt 
Teilfusion citeq, 
KAAW, Kreis 
Steinfurt 
Teilfusion von 2 
Organisationen 
Gründung Holding 
Organisation mit 
Betrieb
Überregionale Fusion
(Teil
 -
)Fusion mit 
größerem IT
 -
Dienstleister 
(Teil
 -
)Fusion mit IT
 -
Dienstleister in 
Niedersachsen 
Gemeinsame Governance 
Struktur
Governance Struktur 
innerhalb der KAAW 
Gründung Holding 
für Governance 
Beibehaltung  
Status
 -
quo
Aufbau Arbeitskreise 
Intensivierung der 
Zusammenarbeit
Aufbau 
Kompetenzzentren 
Aufbau 
Kompetenzzentren 
innerhalb KAAW
Konsolidierung IT
 -
Infrastruktur 
Neuaufteilung 
Dachverfahren 
Neue Querschnitts
 -
kooperation 
Keine Intensivierung der 
Zusammenarbeit
Beibehaltung des 
Status Quo
citeq reduziert seine 
Leistungen auf  den 
Eigenbedarf 
Steinfurt reduziert 
seine Leistungen auf  
den Eigenbedarf 
KAAW beschränkt 
sich auf 
Pflichtaufgaben
16.02.2026

Übersicht möglicher Grundausrichtungen und Szenarien der drei 
IT
 -
Dienstleister 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 74
Die drei kommunalen IT
 -
Dienstleister können unterschiedliche 
strategische Grundausrichtungen verfolgen:
▪
 Fusion im Münsterland
 : 
Zusammenschluss der drei kommunalen IT
 -
Dienstleister innerhalb des Münsterlands zu einer gemeinsamen 
Organisation.
▪
 Überregionale Fusion
 : 
Prüfung und Umsetzung eines Zusammenschlusses 
mit weiteren kommunalen IT
 -
Dienstleistern in Nordrhein
 -
Westfalen oder 
Niedersachsen, um eine größere organisatorische und wirtschaftliche Einheit 
zu bilden.
▪
 Gemeinsame 
 Governance
 -
Struktur
 : 
Aufbau einer einheitlichen, 
übergeordneten 
 Governance
 -
Struktur zur strategischen Steuerung, ohne 
dass eine organisatorische Fusion erfolgt.
▪
 Intensivierte Zusammenarbeit
 : 
Ausweitung der operativen Kooperation in 
ausgewählten Leistungsbereichen, ohne formelle Fusion oder gemeinsame 
Governance
 -
Struktur.
▪
 Beibehaltung des Status quo: 
 Fortführung der bestehenden Strukturen und 
Zusammenarbeit ohne grundlegende organisatorische oder strategische 
Veränderungen
 .
16.02.2026

Betrachtung der Bewertung und Auswahl der möglichen Szenarien
75
Die Entwicklung und Bewertung der Szenarien entlang der Kriterien basiert auf bestehenden Branchenkenntnissen. 
 Die resultierenden 
Bewertungen bilden die belastbare Entscheidungsgrundlage für die Auswahl und vertiefte Analyse der Fokusszenarien.
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Die Gesamtabwägung aller Faktoren spricht eindeutig für die regionale 
Kooperation anstelle einer überregionalen Fusion
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 76
Regionale Nähe & gemeinsame 
Verwaltungsstrukturen
Die drei IT
 -
Dienstleister operieren im gleichen geografischen Raum und teilen Aufsichtsbehörde sowie Regierungsbezirk. Kurze 
Abstimmungswege und etablierte Gremienstrukturen ermöglichen effizientere 
 Governance  
als mit externen Partnern.
Möglichkeit geteilter 
Arbeitsplätze & Ressourcen
Durch die regionale Nähe können physische Arbeitsplätze, Schulungsumgebungen und operative Ressourcen geteilt werden 
 – 
ein 
Vorteil, der mit überregionalen IT
 -
Dienstleistern organisatorisch und wirtschaftlich bedingt realisierbar wäre.
Passende Unternehmens
 -
philosophien & Produktstrategien
Die drei Kernpartner verfolgen kompatible Produkt
 - 
und Architekturansätze, die sich gut in ein Service
 -
Broker
 -
Modell integrieren  
lassen. Andere IT
 -
Dienstleister arbeiten mit stark monolithischen Produktstrategien oder abweichenden Beteiligungsformen, die 
strategisch weniger anschlussfähig sind.
Bewährte Leistungsfähigkeit und 
Servicequalität
Aus der bisherigen Zusammenarbeit liegen positive Erfahrungswerte zu Leistungsfähigkeit, Reaktionsgeschwindigkeit und 
Wirtschaftlichkeit vor 
 – 
eine wichtige Grundlage für eine risikoarme Vertiefung der Kooperation.
Langjährige 
Geschäftsbeziehungen & 
vertrauensvolle Zusammenarbeit
Die bestehenden partnerschaftlichen Strukturen, gemeinsamen Projekte und gewachsene Kommunikation erleichtern eine 
Intensivierung erheblich im Vergleich zu neuen, externen Partnern. 
Externe IT
 -
Dienstleister sind 
weniger anschlussfähig
OWL
 -
IT hat vor kurzem fusioniert, 
 regio  
iT 
ist in einer 
 Pre
 -
Merger
 -
Phase, SIT verfolgt ein eigenes Geschäftsmodell und KRZN 
verfolgt eine sehr einheitliche Produktstrategie 
 – 
alles Faktoren, die eine Anbindung im aktuellen Zeitpunkt erschweren oder 
unpassend machen. 
Reduzierung von Komplexität im 
Münsterland
Die IT im Münsterland ist organisatorisch zersplittert. Eine regionale Konsolidierung vermeidet zusätzliche Komplexität, die 
entstehen würde, wenn Partner außerhalb der Region integriert werden würden. In der neuen Zielorganisation können bestehende 
und neue Mitgliedschaften (z.B. KDN, 
 regio  
iT 
Genossenschaft) gebündelt und vereinheitlicht werden. 
Erreichung der Vision für das Münsterland
u.a. interkommunale Kompetenz
-
Center & standardisierte Prozesse 
16.02.2026

Die Beibehaltung des Status quo bietet keine Antwort auf die 
strukturellen und technologischen Herausforderungen 
▪
 Fehlende gemeinsame Strategie: 
 Keine abgestimmte strategische Steuerung auf regionaler Ebene
▪
 Geringe Zukunftsfähigkeit: 
 Der Status quo reagiert auf Entwicklungen 
 – 
gestaltet sie aber nicht aktiv
▪
 Verpasste Synergien: 
 Doppelstrukturen in Betrieb, Einkauf und Verfahren verhindern Effizienz
 - 
und Kostenvorteile
▪
 Demographischer Druck: 
 Kleinere, isolierte Strukturen erhöhen das Risiko von Fachkräftemangel und Know
 -
how
-
Verlust
▪
 Schwache Position im NRW
 -
Kontext: 
 Ohne Konsolidierung sinkt der Einfluss auf landesweite IT
 -
Entwicklungen
▪
 Fehlende Skaleneffekte: 
 Kein systematischer Ausbau gemeinsamer Services, Prozesse oder Infrastrukturen
▪
 Steigende operative Risiken: 
 Unterschiedliche Sicherheits
 - 
und Architekturstandards erhöhen Komplexität und Angriffsflächen
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 77
Die Fokussierung auf die Szenarien 
 Fusion, Teilfusion, Holding mit Betrieb und 
 Governance
 -
Holding 
 ermöglicht dagegen eine 
zukunftsorientierte,  
steuerbare  
und  
wirtschaftlich nachhaltige Weiterentwicklung
 .
16.02.2026

Eine Intensivierung der Zusammenarbeit reicht im NRW
 -
Konsolidierungskontext nicht aus
▪
 NRW
 -
Konsolidierungsdruck: 
 Die Landesregierung steuert klar auf eine strukturelle Konsolidierung der kommunalen IT zu. Eine reine 
Zusammenarbeit ohne organisatorische Bündelung wäre nicht anschlussfähig.
▪
 Kooperationen bestehen bereits: 
 Viele Abstimmungs
 - 
und Austauschformate existieren bereits heute, haben aber nur begrenzten Nutzen. 
Kein substanzieller Fortschritt ohne verbindliche Strukturen und gemeinsame Steuerung.
▪
 Technologische Anforderungen: 
 Zukunftsthemen wie KI, Cybersicherheit, Cloud oder standardisierte Architekturen erfordern skalierbare und 
verlässliche Strukturen. Lose Arbeitskreise können diese Komplexität nicht tragen.
▪
 Wettbewerbsdruck: 
 Große IT
 -
Dienstleister in NRW und angrenzenden Ländern wachsen zusammen. Ohne eigene Konsolidierung droht dem 
Münsterland eine stärkere Zersplitterung und Abhängigkeit von externen Anbietern.
▪
 Begrenzte Leistungs
 - 
und Finanzkraft: 
 Ohne Struktur
 - 
und Ressourcenbündelung bleiben Skaleneffekte ungenutzt, Doppelstrukturen 
bestehen fort, und Personalengpässe verschärfen sich weiter. 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
 78
Die Fokussierung auf die Szenarien 
 Fusion, Teilfusion, Holding mit Betrieb und 
 Governance
 -
Holding 
 ermöglicht dagegen eine 
zukunftsorientierte, steuerbare 
 und  
wirtschaftlich nachhaltige Weiterentwicklung
 .
16.02.2026

Die Bewertung aller Szenarien führt zu fünf Fokusszenarien
79
▪
 Basierend auf den aufsummierten Durchschnittswerten 
der fünf Bewertungskategorien werden die folgenden 
Szenarien näher betrachtet: 
−
 Gründung Holding für 
 Governance  
−
 Gründung Holding
 -
Organisation mit Betrieb 
−
 Governance
 -
Struktur innerhalb KAAW 
−
 Fusion 
 citeq
 , KAAW, Kreis Steinfurt
−
 Teilfusion 
 citeq
 , KAAW, Kreis Steinfurt 
▪
 Die fünf Szenarien bieten 
 – 
in unterschiedlicher 
Ausprägung 
 – 
eine 
 höhere strategische Steuerbarkeit, 
Effizienz und Zukunftssicherheit  
gegenüber den 
anderen Szenarien
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Gründung einer Holding ermöglicht die Schaffung einer gemeinsamen 
Identität und Governance
 -
Struktur mit Perspektive auf Betrieb
80
Gründung einer Holding für 
 Governance ▪
 Einrichtung einer 
 gemeinsamen rechtlichen Steuerungsinstanz 
 (z. B. GmbH, Zweckverband)
▪
 Zentrale strategische Steuerung
 , 
gemeinsame Ausschüsse für Architektur, Finanzen und Personal
▪
 Operativer Betrieb bleibt bei den bestehenden Dienstleistern
▪
 Gemeinsame Marke,  
IT
 -
Roadmap, Standardisierung 
 und hohe politische Anschlussfähigkeit, aber 
begrenzte operative Wirkung
▪
 Potenzial für spätere Holding mit Betrieb 
 oder Vollfusion
Gründung einer Holding mit Betrieb ▪
 Zentrale Holding (z. B. GmbH) übernimmt u.a. 
 Governance
 , Einkauf, Architektur und 
Personalentwicklung
▪
 Kompetenz
 -
Center für Schwerpunktthemen 
 sind regional und kundennah aktiv
▪
 Gemeinsame 
 Shared  
Services 
 für Finanzen, Sicherheit und IT
 -
Betrieb
▪
 Gemeinsame Marke, strategische Steuerung 
 und 
 operative Integration
▪
 Mittelweg zwischen Unabhängigkeit und Effizienz 
 – 
geringerer Integrationsaufwand als Vollfusion
Governance
 -
Struktur innerhalb der KAAW ▪
 Aufbau einer 
 zentralen Steuerungs
 - 
und Architekturinstanz 
 unter dem Dach der KAAW
▪
 Einführung verbindlicher Standards, gemeinsamer Planungs
 - 
und Entscheidungsprozesse
▪
 KAAW übernimmt 
 koordinierende Rolle 
 im Münsterland 
▪
 Gute Grundlage für eine Holding mit Betrieb
 . 
Gründung einer GmbH für die Überführung der 
Betriebseinheiten von Kreis Steinfurt und 
 citeg  
▪
 Weniger komplexe Umsetzbarkeit, moderate Anpassung der bestehenden Strukturen
▪
 Eingeschränkte Gleichberechtigung der Partner, 
 Gefahr asymmetrischer Steuerung
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Voll
 - 
oder Teilfusionen sind mögliche Zielszenarien 
 – 
Grundlage ist eine 
umfassende Transformation der IT im Münsterland
81
Fusion 
 citeq
 , KAAW und Kreis Steinfurt ▪
 Vollständige 
 organisatorische und rechtliche Zusammenführung 
 aller drei IT
 -
Dienstleister
▪
 Einheitliche Geschäftsführung, Strategie, Architektur und Infrastruktur
▪
 Gemeinsame Marke, zentrale 
 Governance  
und  
konsolidierte IT
 -
Plattform
▪
 Maximale Synergien, Skaleneffekte und Effizienzgewinne
▪
 Höchster Integrationsaufwand
 ; politisch und organisatorisch komplex
Teilfusion 
 citeq
 , KAAW und Kreis Steinfurt ▪
 Zusammenschluss in 
 ausgewählten Funktionsbereichen 
 (z. B. IT
 -
Betrieb, Sicherheit, Einkauf)
▪
 Rechtliche Eigenständigkeit bleibt zunächst bestehen
▪
 Gemeinsame Planung, abgestimmte Investitionen und standardisierte Prozesse
▪
 Schrittweiser Integrationspfad 
 mit geringerem Risiko
▪
 Potenzial für spätere Vollfusion; begrenzte Synergien in der Startphase
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Im Kontext der Gutachtenerstellung werden die Chancen und Risiken 
der Szenarien betrachtet und deren Umsetzbarkeit geprüft 
82
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Holding als Governance-Struktur 
Holding für Governance und Betrieb 
Fusion der citeq, KAAW und Kreis Steinfurt 
Teil-Fusion der citeq, KAAW und Kreis Steinfurt 
Governance-Struktur innerhalb der KAAW
16.02.2026

Holding als Governance
 -
Struktur 
83
▪
 Wenig operativer Einfluss: 
 Ohne eigene Betriebseinheiten bleiben viele 
Effizienz
 - 
und Skalierungspotenziale ungenutzt 
▪
 Hoher Abstimmungsaufwand: 
 Governance
 -
Gremien benötigen intensive 
Koordination zwischen den Organisationen 
▪
 Abhängigkeit von Kooperationsbereitschaft
 : 
Fehlende Weisungsbefugnisse 
können die Durchsetzung strategischer Entscheidungen erschweren 
▪
 Uneinheitliche Umsetzung von Standards: 
 Unterschiedliche 
Organisationskulturen und Prioritäten können zu Inkonsistenzen führen
▪
 Kaum Wirtschaftlichkeitseffekte: 
 D
ie 
Governance
 -
Struktur verbessert 
Steuerung und Planung, generiert aber nur wenig finanzielle Vorteile. Dies 
kann die politische Akzeptanz gefährden. 
▪
 Gemeinsame strategische Steuerung: 
 Zentrale Abstimmung von Architektur, 
Finanzen und Investitionen stärkt die strategische Kohärenz zwischen den drei 
Organisationen
▪
 Reduzierte rechtliche Komplexität
 : 
Geringere Eingriffe in bestehende 
Strukturen als bei den Fusionen; geeignet als politisch akzeptabler Einstieg in 
eine abgestimmte 
 Governance  
▪
 Operative Eigenständigkeit: 
 Lokale Einheiten bleiben handlungsfähig und 
kundennah, während Steuerungsfunktionen gebündelt werden
▪
 Transparenz
 : 
Einheitliche Kennzahlen, Benchmarks und Standards 
ermöglichen gezielte Steuerung und Effizienzsteigerung
▪
 Rahmen für Entwicklungen
 : 
Die Holding kann bei Bedarf schrittweise 
operative Aufgaben übernehmen oder zu einer Holding mit Betrieb ausgebaut 
werden 
▪
 Personalbedarf: 
 Geringer Personalbedarf. Rollierendes System zwischen 
Führungskräften der Töchter könnte umgesetzt werden. 
Eine 
 Governance
 -
Holding bietet einen 
 politisch tragfähigen und steuerungsorientierten Einstieg in die Konsolidierung  
der kommunalen IT im Münsterland.
Sie schafft 
 Rahmen und Orientierung
 , ersetzt aber 
 keine strukturelle oder operative Integration  
und bietet sich als 
 erster Schritt 
 auf dem Weg zur Holding mit 
Betrieb an. 
Risiken
Chancen
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Holding für Governance und Betrieb 
84
▪
 Rechtlich anspruchsvoll: 
 Beteiligungsstrukturen, Finanzierung und 
Aufgabenübertragungen müssen mit kommunalen Trägerschaften 
abgestimmt werden 
▪
 Implementierungskomplexität
 : 
Aufbau von 
 Shared  
Services, 
 Governance
 -
Strukturen und Schnittstellen zwischen Holding und operativen Einheiten 
erfordert Zeit und Ressourcen 
▪
 Personalaufbau: 
 Für die Koordination, Serviceerbringung und den 
Kundenkontakt bedarf es Ressourcen aus den Träger
 -
Organisationen oder 
neues Personal 
▪
 Doppelstrukturen: 
 Während der Transformation können parallele Prozesse 
und Systeme bestehen bleiben, was temporär Kosten und Komplexität erhöht 
▪
 Strategische Steuerung & Umsetzung: 
 Die Holding übernimmt zentrale 
Governance
 -
Funktionen 
 und 
eigene operative Einheiten (
 Shared  
Services, 
Architektur, Einkauf, Betrieb). Entscheidungen können 
 direkt umgesetzt  
werden, statt nur koordiniert zu werden 
▪
 Synergien ohne Identitätsverlust
 : 
Gemeinsame Services erzeugen 
Skaleneffekte, während lokale Töchter die 
 Kundennähe  
sichern. Vorteil 
 ggü
 . 
Teil
 -
Fusion ist die 
 Effizienzbündelung  
ohne Identitätsverlust
▪
 Einheitliche Standards: 
 Klare Verantwortlichkeiten, verbindliche IT
 -
Architektur, gemeinsame Beschaffungs
 - 
und Investitionsplanung.
▪
 Entwicklungsperspektive
 : 
S
 chafft langfristig tragfähige Struktur, die 
schrittweise zur Vollfusion ausgebaut werden kann 
▪
 Finanztransparenz
 : 
Zentralisierte Kostenstrukturen, gemeinsame 
Investitionen und konsolidierte Finanzplanung ermöglichen 
 nachhaltigere und 
nachvollziehbarere Wirtschaftlichkeit
Die Holding mit Betrieb bietet die 
 strategische Steuerungsfähigkeit  
wie die 
 Governance
 -
Holding und 
 operative Effizienz  
wie eine Teil
 - 
oder Vollfusion 
 – 
ohne deren 
politische und strukturelle Härte
 .
Damit ist sie der 
 realistischste und strategisch ausgewogenste Zwischenschritt  
auf dem Weg zu einer vollständig integrierten IT
 -
Organisation.
Risiken
Chancen
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Governance
 -
Struktur innerhalb der KAAW
85
▪
 Abstimmung Beteiligungsstruktur: 
 Rechtlich weniger komplex als die 
Szenarien Neugründung einer Holding oder Fusion. Es bedarf trotzdem 
kommunaler Abstimmungen von 
 Beteiligungsstrukturen, Finanzierung und 
Aufgabenübertragungen. 
▪
 Herausfordernde Harmonisierung:  
Transformationsprojekt benötigt, um 
Zusammenführung von Prozessen, Standards und IT
 -
Landschaften der 
Partner, insbesondere beim Betriebsübergang 
 citeq  
/ Kreis Steinfurt in die 
GmbH zu ermöglichen 
▪
 Erhöhter Abstimmungsbedarf  
zwischen KAAW (Holding) und GmbH (Betrieb), 
insbesondere bei Investitionen, Architekturentscheidungen und 
Ressourcensteuerung. Einbeziehung der Gesellschafter über Schaffung neuer 
Partizipationsformate
▪
 Strategische Steuerung & reduzierte Komplexität: 
 KAAW übernimmt zentrale 
Governance
 -
Funktionen und bestehende Strukturen bleiben erhalten, 
operative Bündelung erfolgt geordnet über die neu gegründete GmbH
▪
 Geschwindigkeit & Akzeptanz: Politisch  
tragfähiger Einstieg in eine 
gemeinsame IT
 -
Steuerung
 , 
da die KAAW bereits besteht und keine neue 
Holding
 -
Struktur aufgebaut werden muss
▪
 Erhöhte Zukunftssicherheit und Skaleneffekte: 
 Betriebseinheiten werden 
schrittweise zentralisiert und gemeinsame Standards, Prozesse und 
Sicherheitsstrukturen können entwickelt werden
▪
 Wahrung kommunaler Kontrolle: 
 Stadt Münster, Kreis Steinfurt und weitere 
Kommunen behalten als Mitglieder im Zweckverband strategische 
Einflussrechte 
 – 
vereint mit einer klar abgegrenzten Haftung der Betriebs
 -
GmbH.
Die Weiterentwicklung der 
 KAAW zur Holding mit Betriebs
 -
GmbH 
 bietet klare Vorteile (vs. Neugründung, Fusion). So kann auf bestehende Strukturen 
zurückgegriffen werden, während die rechtliche und organisatorische Komplexität geringer ausfällt. 
Dieses Szenario bietet einen 
 schnellen, pragmatischen und politisch tragfähigen Einstieg in eine gemeinsame IT
 -
Organisation
 .
Risiken
Chancen
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Fusion der citeq, KAAW und Kreis Steinfurt 
86
▪
 Rechtliche Komplexität: 
 Unterschiedliche Rechtsformen (z. B. Eigenbetriebe, 
Zweckverbände, …) und 
 Governance
 -
Regelungen erfordern umfangreiche 
juristische, steuerliche und politische Abstimmung
▪
 Politischer Entscheidungsweg: 
 Unterschiedliche Trägerschaften, politische 
Mehrheiten und Entscheidungswege in den beteiligten Kommunen können die 
Umsetzung verzögern oder zu Widerständen führen
▪
 Umsetzungs
 - 
und Investitionsbedarfe: 
 Harmonisierung von Systemen, 
Prozessen, Verträgen und Personalstrukturen erfordert erhebliche finanzielle 
und personelle Ressourcen
▪
 Integrationsaufwand: 
 Unterschiedliche Organisationskulturen und  Prozesse 
bergen Risiko für Reibungsverluste, Identitätskonflikte und kurzfristige 
Produktivitätseinbußen
Risiken
▪
 Kommunale Selbstbestimmung
 : 
Durch die Bildung eines regionalen IT
 -
Players kann das Münsterland eine eigenständige Rolle im landesweiten 
Konsolidierungsprozess nach KDN
 -
Vorgaben einnehmen und so regionale 
Interessen aktiv vertreten
▪
 Standardisierung
 : 
Gemeinsame Architektur, Cloud
 -
Strategie und IT
 -
Standards führen zu einer zukunftsfähigen, resilienten und interoperablen IT
 -
Landschaft für die Kommunen im Münsterland
▪
 Kundenorientierung
 : 
Bündelung von Know
 -
how, Fachverfahren und IT
 -
Security
 -
Kompetenzen in einer Organisation sowie einheitliche Prozesse, 
SLAs und Serviceportale ermöglichen eine gesteigerte und transparentere 
Leistungserbringung über alle beteiligten Kommunen hinweg
▪
 Beschaffung
 : 
Skaleneffekte in Einkauf, Infrastruktur und Betrieb ermöglichen 
effizientere Ressourcennutzung und bessere Verhandlungspositionen. 
Chancen
Eine Vollfusion bietet die Chance, das Münsterland als 
 eigenständigen IT
 -
Standort in NRW  
zu positionieren und langfristig effizienter, innovativer und resilienter 
aufzustellen. Sie bedarf einer 
 hohen politischen Steuerungskompetenz 
 und  
umfassender Investitionen 
 und  
Change
 -
Maßnahmen
 , 
um erfolgreich umgesetzt zu 
werden. 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Teil
 -
Fusion der citeq, KAAW und Kreis Steinfurt 
87
▪
 Uneinheitliche 
 Governance
 : 
Unterschiedliche Verantwortlichkeiten können 
strategische Entscheidungen verzögern und benötigen intensive 
Harmonisierungen 
▪
 Komplexe Schnittstellen: 
 Hoher Koordinationsaufwand zwischen fusionierten 
und eigenständigen Bereichen und Gefahr von Doppelstrukturen 
▪
 Umsetzungs
 - 
und Investitionsbedarfe: 
 Harmonisierung von Systemen, 
Prozessen, Verträgen und Personalstrukturen erfordert erhebliche finanzielle 
und personelle Ressourcen
▪
 Begrenzte Skaleneffekte: 
 Nur teilweise Harmonisierung birgt die Gefahr, dass 
Effizienzpotenziale teilweise ungenutzt bleiben
▪
 Erhalt regionaler Identität: 
 Lokale Strukturen bleiben bestehen, während 
Synergien gezielt genutzt werden
▪
 Reduzierte Komplexität
 : 
Im Vergleich zur Voll
 -
Fusion weniger rechtliche und 
organisatorische Hürden, potenziell schnellere Umsetzbarkeit
▪
 Annäherung an künftige Modelle
 : 
Dient als praktikabler Zwischenschritt zur 
langfristigen Integration durch Voll
 -
Fusion 
▪
 Bündelung von Kompetenzen
 : 
Stärkung spezifischer Fachbereiche (z. B. 
Cloud, DMS, IT
 -
Security) ohne vollständige organisatorische Integration
▪
 Höhere Effizienz: 
 Gemeinsame Nutzung von Ressourcen und Prozessen in 
klar definierten Bereichen steigert Wirtschaftlichkeit
Eine Teil
 -
Fusion kann im Vergleich zur Voll
 -
Fusion 
 schneller Synergien und Effizienzgewinne 
 erzeugen, bei geringerem Aufwand.
Langfristig erfordert sie jedoch 
 klare 
 Governance
 , Kommunikationsstrukturen und ein gemeinsames Zielbild
 , wenn nicht besteht die Gefahr einer zunehmenden 
Fragmentierung. 
Risiken
Chancen
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

06
Empfehlung, Realisierung und Roadmap

Empfehlung
6.1

Wir empfehlen das Szenario Holding mit Betriebseinheit, wobei die 
KAAW sich zum Holding
 -
Dach entwickeln sollte
Dieses Szenario stellt vor dem Hintergrund der landesweiten Dynamiken in NRW sowie der erwartbaren politischen Weichenstellun
 gen  
– 
den 
 strategisch sinnvollsten 
 und 
politisch anschlussfähigsten Entwicklungspfad für das Münsterland 
 dar. 
▪
 Das Modell verbindet die Vorteile einer 
 klaren 
 Governance
 -
Struktur 
 mit der Möglichkeit, operative Leistungen 
 schrittweise, rechtssicher 
 und 
steuerlich sauber 
 in 
einer gemeinsamen 
 Betriebsorganisation  
zu bündeln.
▪
 Durch die 
 Nutzung bestehender Strukturen 
 der KAAW werden 
 rechtliche Komplexität, Gründungsaufwand 
 und 
politische Sensitivität deutlich reduziert
 , während 
gleichzeitig ein belastbares Fundament für Standardisierung, Skalierung und zukünftige Integrationsschritte entsteht. 
▪
 Die 
 Wahl der GmbH als Betriebsform 
 schafft gegenüber Zweckverband und AöR neben der 
 Haftungsbegrenzung  
vor 
allem höhere Flexibilität 
 und 
Anschlussfähigkeit an landesweite IT
 -
Strukturen in NRW 
 und erleichtert damit eine schrittweise Integration in eine übergeordnete Zielarchitektur der kommunalen IT 
in NRW
 1
. 
▪
 Die Betriebs
 -
GmbH ermöglicht eine klare 
 Haftungsbegrenzung
 , professionelle Betreiberverantwortung und den gezielten Aufbau neuer Kompetenzen 
 – 
ein 
entscheidender Vorteil insbesondere für Träger mit hohen Sicherheits
 - 
und Steuerungsanforderungen (z. B. Kreis Steinfurt, Münste
 r).
▪
 Dieses Szenario bietet einen 
 pragmatischen  
und zugleich 
 zukunftssicheren Einstieg in die Konsolidierung der kommunalen IT im Münsterland
 , der unmittelbar 
wirksam 
 Synergien hebt, Produktportfolios erweitert 
 und die 
 operative Leistungsfähigkeit stärkt
 , zugleich jedoch die notwendige Flexibilität für einen späteren 
Übergang in eine Vollfusion wahrt. Damit schafft es die optimale Balance aus Machbarkeit, Geschwindigkeit und strategischer P
 ers
 pektive.
90
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
¹ Dies ist eine vorläufige Einschätzung und vorbehaltlich einer rechtlichen Prüfung
16.02.2026

Das Zielszenario ist ein Zweckverband als Holding mit einer GmbH für 
den operativen IT
 -
Betrieb (vorbehaltlich steuer
 -
/rechtlicher Prüfung)
91
Die KAAW bildet als Holding 
 das organisatorische Dach 
 mit 
klaren Beteiligungsverhältnissen
 . Die Beteiligungsstrukturen an der Holding (KAAW) und GmbH 
unterschieden sich. Die KAAW gründet die GmbH als unmittelbare Trägerin. Kreis Steinfurt und 
 citeq
 /Münster bringen Teile ihres IT
 -
Betriebes in die GmbH ein und 
werden zu unmittelbaren Trägern. Die GmbH soll langfristig als 
 zentraler IT
 -
Dienstleister für das Münsterland 
 agieren
 .
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
▪
 Die Weiterentwicklung der bestehenden KAAW
 -
Strukturen zur Holding bietet erhebliche Vorteile
 , da etablierte Gremien, Entscheidungsprozesse und Legitimation 
genutzt werden können und auf eine Holding Neugründung verzichtet wird. Alle beteiligten Kommunen und der Kreis Steinfurt ble
 ibe
n Mitglieder im Zweckverband 
KAAW. Die 
 citeq  
bzw. Stadt Münster sowie alle ÖRV
 -
Partner der 
 citeq  
werden neue 
 Mitglieder im Zweckverband KAAW
▪
 Die KAAW gründet eine 
 GmbH, in der perspektivisch der operative IT
 -
Betrieb  
gebündelt wird. Die Einbringung der Betriebsanteile von Kreis Steinfurt und 
 citeq  
werden über 
 geregelte Betriebsübergänge 
 ermöglicht
▪
 Die GmbH steht im Eigentum der KAAW, kann aber 
 perspektivisch weitere Gesellschafter aufnehmen
 . 
Die  
KAAW ist durch Gründung 
 unmittelbare Trägerin 
 der 
GmbH, eine unmittelbare Trägerschaft vom Kreis Steinfurt und der Stadt Münster wird über den 
 Gesellschaftervertrag  
definiert. Alle Mitglieder der KAAW sind 
mittelbare Träger der GmbH 
▪
 Durch diese Struktur entsteht ein 
 gemeinsames Trägermodell 
 mit klaren Rollen. Die KAAW ist als Holding für die 
 strategische Steuerung 
 und das 
Beteiligungsmanagement  
zuständig, während über die GmbH der 
 operative Betrieb 
 und die 
 Servicebereitstellung  
ermöglicht wird
▪
 Das Modell sichert 
 kommunale Kontrolle 
 und 
wirtschaftliche Flexibilität 
 und ist somit 
 anschlussfähig  
an das landesweite NRW
 -
IT
-
Marktmodell
16.02.2026

Mitglieder  
 Kommunen 
 Münster & 
ÖRV
Modellierung des empfohlenen Zielszenarios 
92
GmbH 
Zweckverband 
KAAW passt 
Satzung 
 an und 
gründet 
Betriebs
 -
GmbH 
Betriebsübergang
Kreis Steinfurt  
Betriebsübergang 
citeq
   
Kreis Steinfurt, 
 citeq  
bzw. 
Stadt Münster und alle ÖRV
 -
Partner werden /sind Mitglied 
des Zweckverbands KAAW  
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Gesellschafter
Kreis Steinfurt wird 
Gesellschafter der 
GmbH 
citeq  
wird 
Gesellschafterin 
der GmbH 
KAAW wird 
Gesellschafterin 
der GmbH 
16.02.2026

Der erste Schritt zur Erreichung des Zielmodells ist der Beitritt der 
 citeq  
bzw. Stadt Münster und aller ÖRV
 -
Partner in den Zweckverband KAAW
93
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mitglieder  
 Kommunen 
 Münster & 
ÖRV
Kreis Steinfurt, 
 citeq  
bzw. 
Stadt Münster und alle ÖRV
 -
Partner werden /sind Mitglied 
des Zweckverbands KAAW  
KAAW nimmt eine Anpassung 
ihrer Satzung vor, um die 
rechtliche Grundlage für die 
Gründung und Beteiligung an 
einer Betriebs
 -
GmbH zu schaffen
16.02.2026

Mitglieder  
 Kommunen 
 Münster & 
ÖRV
Im zweiten Schritt gründet die KAAW eine GmbH, in die die 
Betriebseinheiten und das Vertragsmanagement überführt werden  
94
GmbH 
Zweckverband 
KAAW gründet 
Betriebs
 -
GmbH 
Kreis Steinfurt, 
 citeq  
bzw. 
Stadt Münster und alle ÖRV
 -
Partner werden /sind Mitglied 
des Zweckverbands KAAW  
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Gesellschafter
KAAW wird 
Gesellschafterin 
der GmbH 
16.02.2026

Mitglieder  
 Kommunen 
 Münster & 
ÖRV
Im dritten Schritt werden Kreis Steinfurt und 
 citeq  
bzw. Stadt Münster 
Gesellschafter der GmbH und bereiten die Betriebsübergänge vor
95
GmbH
-
 Zentrales Vertragsmanagement 
-
 Operativer IT
 -
Betrieb  
Zweckverband 
KAAW gründet 
Betriebs
 -
GmbH 
Betriebsübergang
Kreis Steinfurt  
Betriebsübergang 
citeq
   
Kreis Steinfurt, 
 citeq  
bzw. 
Stadt Münster und alle ÖRV
 -
Partner werden /sind Mitglied 
des Zweckverbands KAAW  
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Gesellschafter
Kreis Steinfurt wird 
Gesellschafter der 
GmbH 
citeq  
wird 
Gesellschafterin 
der GmbH 
KAAW wird 
Gesellschafterin 
der GmbH 
16.02.2026

Das Zielszenario führt zu diversen Mehrwerten für die Gesellschafter 
und beteiligten Kommunen 
96
…das Münsterland 
▪
 Schnellere Digitalisierung und 
bessere Erfüllung der regionalen 
Vision („vor die Welle kommen“)
▪
 Zukunftssichere IT
 -
Struktur durch 
Bündelung von Betrieb, Architektur 
und Steuerung
▪
 Hebung wesentlicher Synergien
▪
 Breiteres, leistungsstärkeres IT
 -
Portfolio, auf das alle Kommunen 
zugreifen können
▪
 Kompatibilität mit dem NRW
 -
Marktmodell
…Zielzweckverband, Kreis Steinfurt 
und 
 citeq
▪
 Stärkung der KAAW als zentrale 
Steuerungs
 - 
& Beteiligungsinstanz
▪
 Perspektivische Aufnahme weiterer 
Mitglieder in der KAAW
▪
 Politische Sichtbarkeit & 
Positionierung
▪
 Haftungsbegrenzung über GmbH 
▪
 Begrenzung der Risiken auf das 
Gesellschaftsvermögen der GmbH 
▪
 Stimmrechtslogik für Holding und 
GmbH definiert 
▪
 Sicherung kreisbezogener 
Interessen
▪
 Stabilität für Mitarbeiter und 
geordnete Überleitung des Betriebs
▪
 Mitarbeiter der KAAW können 
Beamte & tariflich Beschäftigte sein
…Großstädte 
▪
 Einbringung eigener Betriebsanteile 
schafft Stimmrechte
▪
 Einfluss bleibt erhalten (Münster, 
Hamm) 
▪
 Sicherstellung eines professionellen 
Betriebs mit klaren SLA
 -
Strukturen
▪
 Haftungsbegrenzung durch GmbH 
als zentrale Entlastung 
▪
 Erweiterung des eigenen Portfolios 
für städtische Digitalprogramme
▪
 Stabilisierung der eigenen IT
 -
Strategie durch regionale 
Bündelung
…Kommunen 
▪
 Stärkung der kommunalen 
Selbstverwaltung
▪
 Kommunal getragen, ohne 
Outsourcing, mit Wahrung lokaler 
Interessen
▪
 Zentraler Zugang zum gesamten IT
 -
Portfolio statt Insellösungen
▪
 Einheitliche Servicequalität und 
SLAs für alle Kommunen
▪
 Wirtschaftliche Vorteile durch 
Synergien in Betrieb, Lizenzen, 
Support und Sicherheit 
▪
 Kein Beteiligungsdruck (Service
 -
Broker
 -
Modell)
▪
 Mehr Professionalität & Stabilität 
(z. B. IT
 -
Security, Monitoring)
▪
 Stärkung der digitalen 
Handlungsfähigkeit (insb. kleine 
Kommunen ohne IT
 -
Ressourcen)
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
Mehrwerte für…  
16.02.2026

Realisierung & Roadmap
6.2

Schematischer Entwicklungspfad zur Konsolidierung der IT im 
Münsterland 
98
Optimierungen & Identitätsbildung
 KAAW als Governance
 -
Holding
 KAAW Holding mit Betrieb
Ziel: 
 Grundlagen für Vertrauen, Effizienz und 
gemeinsames Selbstverständnis schaffen
▪
 Entwicklung eines 
 gemeinsamen 
Leitbilds/Markenbilds
▪
 Abgleich 
 Produkt
 - 
& Leistungsportfolios 
▪
 Stärkung 
 Wissens
 - 
& Informationsaustausch
▪
 Mitarbeiter & Kunden informieren und einbinden
Ziel: 
 Institutionalisierung der Zusammenarbeit und 
strategische Steuerung aufbauen
▪
 KAAW gründet eine GmbH 
▪
 KAAW fungiert als 
 Governance
 -
Einheit
▪
 Gesellschaftervertrag, Beteiligungen & 
Stimmrechte 
▪
 Anpassung Gremienstruktur 
▪
 Vorbereitung der Betriebs
 - 
und 
Personalübergänge
▪
 Gemeinsame 
 Controllings
 - 
& Strategieboards
▪
 Einheitliche 
 Standards
Ziel: 
 Bündelung strategischer und operativer 
Funktionen unter gemeinsamer Führung
▪
 Überführung IT
 -
Betrieb Kreis Steinfurt und 
 citeq
▪
 Aufbau 
 zentraler 
 Shared  
Services
▪
 Entwicklung eines gemeinsamen 
 Personal
 - 
und 
Kompetenzmodells
Stufe 1: Q1 2026
 Stufe 2: ab Q2 2026
 Stufe 3: ab Q1 2027 
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Umsetzungsfahrplan 
 zur Konsolidierung, als Rückwärtsrechnung der 
angestrebten Betriebsübergänge im Q1 2027 
99
Transparente Kommunikation & Erweiterung von Veränderungsmanagement
Harmonisierung Strukturen & Prozessen
 Überführung der Betriebe 
Gutachten
▪
 Tiefergehende 
 Information  
der Gremien 
▪
 Grundsatzentscheidungen der Gremien
▪
 Etablierung einer gemeinsamen Marke 
▪
 Rechtsgutachten  
zu GmbH, Gremienstruktur und 
Betriebsübergänge sowie Steuern
▪
 Entwicklung 
 Transformationsmodell
▪
 Analyse 
 Produkt
 -
/Leistungsportfolio  
auf Synergien
▪
 Konzeption der 
 Kundenschnittstellen & 
 -
prozesse  
▪
 Analyse von 
 Mitgliedschaften und Partnerschaften
▪
 Finanzierung, Organisationsform 
 und 
 Kultur  
▪
 Umsetzungsentscheidung durch Gremien
▪
 …
Informationsphase, rechtliche Prüfung & 
Transformationsmodell  
▪
 Initiierung des 
Prozesses
▪
 Einbindung der 
Stakeholder
▪
 Entwicklung des 
Gutachtens
▪
 Konzeptionelle 
Erarbeitung  
Ziel
 -
szenario
▪
 Empfehlung für ein 
Vorgehensmodell
▪
 …
▪
 Umsetzung des 
 Ziel
 -
Trägermodells 
 über die 
Zielstruktur (z.B. KAAW)
▪
 Gründung der GmbH o.ä. 
 (z.B. durch KAAW) 
▪
 Planung von 
 Betriebsübergängen  
in die GmbH 
mit personalrechtlichen Klärungen
▪
 Harmonisierung 
 zentraler IT
 -
Prozesse 
(z. B. DMS, Cloud, Schul
 -
IT)
▪
 Aufbau bedarfsgerechter 
 Support
 -
Strukturen
▪
 Pilotierung 
 gemeinsames SLA
 -
Management
▪
 …
Gründung der GmbH  & 
 Vorbereitung der 
Betriebsübergänge 
▪
 Monitoring, Antizipation und Begleitung der 
NRW
 -
Entwicklungen 
▪
 Aufbau 
 regionaler 
 Shared
 -
Service
 -
Center  
für 
wiederkehrende Leistungen
▪
 Etablierung des 
 institutionellen 
Betriebsmodells  
▪
 Überführung der erfolgreichen 
Kooperationsfelder in dauerhafte 
 Governance
 -
Strukturen
▪
 Anpassung an 
 landesweite 
Architekturvorgaben 
 (KDN/NRW)
▪
 Einrichtung 
 regionaler Kompetenzzentren 
 (z. B. 
IT
 -
Sicherheit
 )
▪
 …
Einbindung 
in NRW
 -
Struktur
Zielbild &     
Geschäftsmodell
GmbH & Grundlagen (Identität)
Übergreifende gemeinschaftliche Steuerung der Konsolidierung der IT in Münsterland
Q1 2027
Q2 
 –
Q4 2025
 Q1 & 
Q2  
2026
 Ab Q2 2026
Gutachten kommunaler IT
 -
Dienstleister im Münsterland
16.02.2026

Ansprechpartner
Andrea Brütting
Strategy Consultant
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Steve Kirchhoff
CEO & Gründer
Jefferson Kühl
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