Überörtliche Prüfung der Stadt Köln durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW 2024/2025

Dokumente

• Anlage 1_Gesamtbericht Stadt Köln 2024/2025

  PDF

  Ansehen: Anlage 1_Gesamtbericht Stadt Köln 2024/2025 Text: Anlage 1_Gesamtbericht Stadt Köln 2024/2025 Herunterladen: Anlage 1_Gesamtbericht Stadt Köln 2024/2025

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  
  Stadt Köln
  Gesamtbericht
  050.010.050_03369 Seite 1 von 320 ÜBERÖRTLICHE PRÜFUNG der Stadt Köln 2024/2025 Gesamtbericht
  Stadt Köln
  Gesamtbericht
  050.010.050_03369 Seite 2 von 320 INHALTSVERZEICHNIS Gesamtbericht 1 0. Vorbericht 7 0.1 Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln 7 0.1.1 Managementübersicht 7 0.2 Nachhaltigkeit als Teil der Prüfung 9 0.3 Umgang mit Feststellungen und Handlungsempfehlungen aus vergangenen Prüfungen 11 0.4 Überörtliche Prüfung 12 0.4.1 Grundlagen 12 0.4.2 Prüfungsbericht 12 0.5 Prüfungsmethodik 13 0.5.1 Kennzahlenvergleich 13 0.5.2 Geschäftsprozesse 14 0.5.3 Erfüllungsgrad 14 0.5.4 Konsolidierungsmöglichkeiten 15 0.5.5 gpa-Kennzahlenset 15 0.6 Prüfungsablauf 15 0.7 Anlage 1: Ergänzende Tabelle 17 0.8 Anlage 2: Nachhaltigkeit in der Stadt Köln 26 0.8.1 Nachhaltigkeitsinstrumente 26 0.8.2 Nachhaltigkeitsindikatoren 28 0.8.3 Nachhaltigkeitsindikatoren der Stadt Köln im interkommunalen Vergleich 32 1. Finanzen 37 1.1 Managementübersicht 37 1.2 Aufbau des Teilberichtes 39 1.3 Inhalte, Ziele und Methodik 39 1.4 Haushaltssituation 40 1.4.1 Haushaltsstatus 41 1.4.2 Jahresergebnisse 43 1.4.3 Eigenkapital 48 1.4.4 Verbindlichkeiten und Vermögen 50 1.5 Haushaltssteuerung 54 1.5.1 Nachhaltige Haushaltssteuerung 54 1.5.2 Ermächtigungsübertragungen 60 1.5.3 Kredit- und Anlagemanagement 64 1.5.4 Fördermittelmanagement 74
  Stadt Köln
  Gesamtbericht
  050.010.050_03369 Seite 3 von 320 1.6 Anlage: Ergänzende Tabellen 77 2. Mobilitätsmanagement 83 2.1 Managementübersicht 83 2.2 Aufbau des Teilberichtes 84 2.3 Inhalte, Ziele und Methodik 84 2.4 Betriebliche Mobilität 85 2.4.1 Steuerung der Mobilität 85 2.4.2 Klimafreundliche Arbeitsorganisation 87 2.4.3 Dienstreisemanagement 90 2.4.4 Fuhrparkmanagement 91 2.4.5 ÖP(N)V-Nutzung 94 2.4.6 Fahrradnutzung 95 2.4.7 Parkraummanagement 98 2.5 Erreichbarkeit der städtischen Einrichtungen 99 2.5.1 Klimafreundliche Erreichbarkeit 99 2.5.2 Darstellung der klimafreundlichen Erreichbarkeit an einem Beispiel 100 2.6 Anlage: Ergänzende Tabelle 101 3. Informationstechnik 103 3.1 Managementübersicht 103 3.2 Aufbau des Teilberichtes 104 3.3 Inhalte, Ziele und Methodik 105 3.4 IT in der Kernverwaltung 106 3.4.1 IT-Betriebsmodell und -Steuerung 107 3.4.2 Digitalisierung 111 3.4.3 Prozessmanagement 120 3.4.4 Nachhaltigkeit 124 3.4.5 IT-Sicherheit 126 3.4.6 Örtliche Rechnungsprüfung 128 3.4.7 IT-Kosten 131 3.5 Steuerung der Schul-IT 134 3.6 Anlage: Ergänzende Tabelle 139 4. Gebäudewirtschaft - Klimaschutz 141 4.1 Managementübersicht 141 4.2 Aufbau des Teilberichtes 142 4.3 Inhalte, Ziele und Methodik 142 4.4 Strukturen 143 4.5 Klimaschutz in der Gebäudewirtschaft 144 4.5.1 Organisation 145 4.5.2 Ausgangslage und Strategie 146 4.5.3 Planung von Klimaschutzmaßnahmen 149
  Stadt Köln
  Gesamtbericht
  050.010.050_03369 Seite 4 von 320 4.5.4 Treibhausgasbilanz 155 4.5.5 Energiemanagement 159 4.5.6 Monitoring 160 4.5.7 Bauinvestitionscontrolling (BIC) 162 4.6 Anlage: Ergänzende Tabelle 167 5. Ordnungsbehördliche Bestattungen 168 5.1 Managementübersicht 168 5.2 Aufbau des Teilberichtes 168 5.3 Inhalte, Ziele und Methodik 169 5.4 Strukturen 170 5.5 Rechtmäßigkeit 172 5.5.1 Bestattungsrechtliche Fristen 172 5.5.2 Ermittlung von Bestattungspflichtigen 174 5.5.3 Art der Bestattung 175 5.5.4 Ordnungsbehördliche Bestattung als Ersatzvornahme 1 76 5.5.5 Durchsetzung von Kostenerstattungsansprüchen gegenüber Verpflichteten 177 5.6 Verfahrensstandards 178 5.7 Personaleinsatz 179 5.8 Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördliche Bestattungen und Einflussfaktoren 182 5.9 Anlage: Ergänzende Tabelle 186 6. Kommunales Krisenmanagement 187 6.1 Managementübersicht 187 6.2 Aufbau des Teilberichtes 188 6.3 Inhalte, Ziele und Methodik 188 6.4 Strukturen 189 6.5 Prävention, Bewältigung und Nachbereitung von Krisenfällen 190 6.5.1 Prävention und Erkennen von Risiken 191 6.5.2 Bewältigungsstrategien 193 6.5.3 Nachbereitung von Krisen 196 6.6 Ausstattung und Personal des Krisenstabes 197 6.6.1 Ausstattung des Krisenstabes 197 6.6.2 Personal des Krisenstabes 202 6.7 Risiko- und Krisenkommunikation 205 6.7.1 Risikokommunikation 205 6.7.2 Krisenkommunikation 206 6.8 Prozessdarstellung „Krisenstab aktivieren“ 208 6.9 Anlage: Übersicht Erfüllungsgrade 210 6.10 Anlage: Ergänzende Tabelle 211 7. Hilfe zur Erziehung 213
  Stadt Köln
  Gesamtbericht
  050.010.050_03369 Seite 5 von 320 7.1 Managementübersicht 213 7.2 Aufbau des Teilberichtes 214 7.3 Inhalte, Ziele und Methodik 215 7.4 Fehlbetrag und Einflussfaktoren Hilfe zur Erziehung 216 7.4.1 Falldichte HzE 219 7.4.2 Aufwendungen Hilfe zur Erziehung 221 7.4.3 Anteil ambulanter Hilfefälle 224 7.4.4 Anteil Vollzeitpflegefälle 226 7.5 Wirtschaftliche Jugendhilfe 227 7.5.1 Kennzahlen Wirtschaftliche Jugendhilfe 227 7.5.2 Organisation, Personal und Digitalisierung in der WiJu 231 7.5.3 Controlling 234 7.5.4 Verfahrensstandards und Prozessabläufe 235 7.6 Ambulante Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen 242 7.6.1 Verhandlungen von LQE-Vereinbarungen 242 7.6.2 Entgeltvereinbarungen 243 7.7 Hilfen nach §§ 27 ff. SGB VIII 245 7.7.1 Vollzeitpflege nach § 33 SGB VIII 245 7.7.2 Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform nach § 34 SGB VIII 247 7.7.3 Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII 250 7.7.4 Hilfen für Junge Volljährige nach § 41 SGB VIII 254 7.8 Inobhutnahmen nach § 42 SGB VIII 258 7.9 Anlage: Ergänzende Tabellen 259 8. Öffentlicher Gesundheitsdienst 263 8.1 Managementübersicht 263 8.2 Aufbau des Teilberichtes 264 8.3 Inhalte, Ziele und Methodik 264 8.4 Steuerung und Organisation 265 8.4.1 Strategie 265 8.4.2 Organisation 267 8.4.3 Finanz- und Fachcontrolling 269 8.4.4 Kommunikation in Krisenfällen 271 8.5 Personal 271 8.5.1 Personalressourcen 272 8.5.2 Arbeitsbedingungen 275 8.6 Digitalisierung 278 8.6.1 Digitalisierungsstrategie 279 8.6.2 Digitalisierung von Arbeitsabläufen 280 8.7 Anlage: Ergänzende Tabelle 285 9. Bauaufsicht 288
  Stadt Köln
  Gesamtbericht
  050.010.050_03369 Seite 6 von 320 9.1 Managementübersicht 288 9.2 Aufbau des Teilberichtes 289 9.3 Inhalte, Ziele und Methodik 289 9.4 Baugenehmigungen 290 9.4.1 Strukturen 290 9.4.2 Rechtmäßigkeit 291 9.4.3 Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverfahrens 295 9.4.4 Digitalisierung 299 9.4.5 Personaleinsatz 301 9.4.6 Bauberatung 304 9.4.7 Dauer der Genehmigungsverfahren 305 9.5 Anlage: Ergänzende Tabelle 311 10. gpa-Kennzahlenset 312 10.1 Inhalte, Ziele und Methodik 312 10.2 Aufbau des gpa-Kennzahlensets 313 10.3 gpa-Kennzahlenset 314 Kontakt 320
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 7 von 320 0. Vorbericht 0.1 Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln 0.1.1 Managementübersicht Als Ergebnis der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln stellt die gpaNRW nachfolgend die Haus- haltssituation sowie die wesentlichen Handlungsmöglichkeiten der einzelnen Handlungsfelder dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage 1 aufgeführt. Die Reihenfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Verschiedene Krisen belasten seit einigen Jahren die städtischen Haushalte und beeinflussen gegebenenfalls auch die in dieser überörtlichen Prüfung betrachteten Handlungsfelder. Soweit möglich, haben wir die Auswirkungen in den Teilberichten thematisiert. Die Haushaltssituation der Stadt Köln war in den betrachteten Jahren 2019 bis 2023 von teils ausgeglichenen, teils fiktiv ausgeglichenen Jahresabschlüssen geprägt. Die Eigenkapitalaus- stattung ist besser als in den meisten anderen kreisfreien Städten. Für die Jahre der Haushalts- planung ab 2024 geht die Stadt jedoch von erheblichen Jahresfehlbeträgen aus, die die Aus- gleichsrücklage voraussichtlich 2025 verzehren werden. Eine Haushaltssicherungspflicht kann die Stadt nur durch eine kombinierte Anwendung der mit dem dritten NKFWG 1 neu geregelten haushaltspolitischen Instrumente des globalen Minderaufwands sowie des Verlustvortrags auf Folgejahre abwenden. Die Finanzlage lässt steigende Liquiditätskredite und aufgrund der vor- gesehenen Investitionsvorhaben auch steigende Investitionskredite erkennen. Hinsichtlich der sich perspektivisch verschlechternden Haushaltsituation und der drohenden steigenden Ver- schuldung hält die gpaNRW es für notwendig, dass die Stadt Köln ihre Haushaltssituation durch weitere Konsolidierungsmaßnahmen verbessert. Im Rahmen der Haushaltssteuerung ist das Fördermittelmanagement ein wichtiger Baustein, um den Haushalt zu entlasten. Hier ist die Stadt Köln sehr gut aufgestellt. Investive Mittelan- sätze werden in geringerem Maße als in vielen anderen kreisfreien Städten übertragen. Dies zeigt, dass es der Stadt Köln in höherem Maße gelingt, vorgesehene Maßnahmen auch plan- mäßig umzusetzen. Im Kredit- und Anlagemanagement ist die Stadt Köln organisatorisch gut aufgestellt und hat konkrete Vorgaben definiert. Die Stadt Köln hat im Dezember 2021 die Stadtstrategie „Kölner Perspektiven 2030+“ verabschiedet und damit die Absicht einer nachhal- tigen Stadtentwicklung dokumentiert. Nachhaltigkeitsaspekte werden seit 2019 im wirkungsori- entierten Haushalt implementiert. Eine Verknüpfung mit Finanzressourcen findet seit 2022 in Pi- lotämtern statt. Damit befindet sich die Stadt auf einem guten Weg zu einem gesamtstädtischen Nachhaltigkeitshaushalt. 1 Drittes Gesetz zur Weiterentwicklung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements im Land Nordrhein-Westfal en vom 5. März 2024.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 8 von 320 Die Stadt Köln verfolgt das Ziel, 2035 klimaneutral zu sein und hat hierfür das Maßnahmenpro- gramm „KölnKlimaAktiv 2022“ und nachfolgend ein Aktivitätenportfolio verabschiedet. Für das eigene innerbetriebliche Mobilitätsmanagement hat sie diesbezüglich noch keine konkreten Ziele entwickelt. Durch Angebote zu flexiblem und mobilen Arbeiten, vergünstigten Jobtickets und Fahrradleasing kommt die Stadt Köln ihrer Vorbildfunktion zwar bereits nach, kann aber die Wirksamkeit dieser Maßnahmen nicht bewerten. Hierzu sollte sie sich eine breitere Datenbasis verschaffen und dabei auch den dezentral verantworteten Fuhrpark einbeziehen, um z. B. den Fortschritt bei alternativen Antrieben bewerten zu können. Punktuell bestehen weitere Optimie- rungsmöglichkeiten, z. B. bei der klimafreundlichen Erreichbarkeit der städtischen Einrichtun- gen, der Entwicklung eines Parkraumkonzepts oder Abstellmöglichkeiten für Fahrräder. Die Stadt Köln kommt ihrer Vorbildfunktion bei der Erreichung der Treibhausgasneutralität auch in der Gebäudewirtschaft nach. Dies ist insbesondere an dem ambitionierten Zieljahr 2035, der verbindlichen Strategie und den abgeleiteten Aktivitäten festzumachen. Eine monetäre Be- wertung des Maßnahmenumfangs für den städtischen Gebäudebestand lag zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht vor. Nach der von der gpaNRW durchgeführten Modellrechnung müsste die Stadt Köln ihren Finanzmitteleinsatz künftig mindestens verdoppeln. Daher ist ungewiss, ob die Stadt mit den aktuell verfügbaren Ressourcen den erforderlichen Beitrag leisten kann, um die angestrebte Treibhausgasneutralität ihrer eigenen Gebäude bis 2035 zu erreichen. Positiv ist, dass die Stadt mit Treibhausgas-Bilanzierungen, Energiemanagement und Monitoring über be- reits gute Steuerungswerkzeuge verfügt. Auch ein Bauinvestitionscontrolling ist bereits instal- liert, das allerdings noch optimiert werden kann. Die strategischen und organisatorischen Grundlagen für einen ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb der Informationstechnik (IT) zu moderaten Kosten sind in Köln gut ausgestaltet. Die Stadt Köln hat ihre IT-Steuerung im Laufe der letzten Jahre kontinuierlich weiterentwickelt und erreicht bei fast allen Teilaspekten bessere Ergebnisse als die meisten kreisfreien Städte, so dass nur noch vereinzelt Optimierungsmöglichkeiten bestehen. Lediglich beim Prozessmanage- ment erreicht die Stadt Köln im Vergleich zur Mehrheit der Städte einen geringeren Fortschritt. Ein verbindlicher strategischer Rahmen hierzu wird aber gegenwärtig bereits erarbeitet. Bei der ebenfalls guten Steuerung der Schul-IT sollte die Stadt gegenüber den Schulen auf Bereitstel- lung der Medienkonzepte hinwirken und eine Harmonisierung des Softwareeinsatzes anstre- ben. Eine einheitliche und rechtssichere Bearbeitung der ordnungsbehördlichen Bestattungen ge- währleistet die Stadt Köln durch eine Handlungsanweisung für die Mitarbeitenden. Die Stadt Köln konnte die bestattungsrechtlichen Fristen zuletzt jedoch nicht immer halten und sollte da- her die ihr zustehende Möglichkeit der Fristverlängerung nutzen. Zudem sollte sie die ihr entste- henden Kostenerstattungsansprüche konsequent geltend machen, um den erhöhten fallbezoge- nen Fehlbetrag zu verringern. Insbesondere die bestehenden Rückstände mit finanzieller Aus- wirkung sollte die Stadt zeitnah bearbeiten. Die Stadt Köln arbeitet kontinuierlich an Aufbau und der Weiterentwicklung des kommunalen Krisenmanagements und ist hier besser aufgestellt als die meisten kreisfreien Städte. Sie hat die relevanten Risiken identifiziert und vorbereitende Maßnahmen entwickelt. Verbesserungs- potenzial sieht die gpaNRW in der Aufbereitung und der Information der erkannten Risiken an die Beteiligten und politisch Verantwortlichen. Auch die Planungen zur Aufrechterhaltung der bedeutendsten Aufgabenbereiche zur Daseinsvorsorge sollte die Stadt Köln verbindlich finali- sieren. Ein gut ausgestatteter Krisenstabsraum an zentralem Ort ist ebenso wie qualifiziertes
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 9 von 320 Personal vorhanden. Weitere Verbesserungsmöglichkeiten bestehen in konzeptionellen Überle- gungen zur Einbindung von Spontanhelfenden und der Krisenstabsversorgung. Den Schwerpunkt der Prüfung der Hilfe zur Erziehung bildet die Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu). Die Stadt Köln hat für den Bereich der erzieherischen Hilfen zwar Richtlinien und Ar- beitshilfen entwickelt, aber noch nicht in Form eines Qualitätshandbuches zusammengefasst. Auch ist es wichtig, dass die WiJu künftig frühzeitiger als bisher die Zuständigkeit prüfen kann. Im Bereich der Digitalisierung bestehen ebenfalls noch Optimierungsmöglichkeiten: so erfolgt der Informationsaustausch zwischen ASD und WiJu noch überwiegend auf dem Papierweg und nicht über die gemeinsame Fachanwendung. Die elektronische Aktenführung sollte ebenfalls vorangetrieben werden. Die Steuerung könnte durch weitere Optimierungen des Finanzcontrol- lings und standardisierte prozessintegrierte Kontrollen durch die Leitungskräfte ausgebaut wer- den. Die wesentlichen Änderungen des SGB VIII durch das Kinder- und Jugendstärkungsge- setz setzt die Stadt in der Praxis bereits um. Der Fehlbetrag für die Hilfen zur Erziehung je Ein- wohner ist überdurchschnittlich, weil sich trotz fallbezogen geringer Aufwendungen insbeson- dere das hohe Fallaufkommen belastend auswirkt. Für den Öffentlichen Gesundheitsdienst verfügt die Stadt Köln sowohl über eine Gesamt- als auch eine Fachstrategie. Um daraus passgenaue Maßnahmen abzuleiten, sollte sie die ziel- und kennzahlenorientierte Steuerung weiter ausbauen. Die Datengrundlagen für den noch zu erstellenden Gesundheitsbericht sind vorhanden. Die Personalsituation im Gesundheitsamt der Stadt Köln ist insbesondere im medizinischen Bereich angespannt. Eine systematische Perso- nalbedarfsplanung und ergänzende zielgruppenorientierte Maßnahmen zur Personalgewinnung und -bindung sind daher unerlässlich. Positiv bewertet die gpaNRW, dass die Prozesse nahezu vollständig erfasst sind. Das Gesundheitsamt Köln sollte nun die in der Digitalisierungsstrategie festgelegten Maßnahmen konsequent umsetzen, um die digitale Reife weiter zu steigern. Hierzu gehören z. B. Kommunikationsprozesse mit Ärztinnen und Ärzten, anderen Gesund- heitsämtern und Angebote für Bürgerinnen und Bürger. In der Bauaufsicht sind die durchschnittlichen Gesamtlaufzeiten der Baugenehmigungsverfah- ren sehr lang. Da die Stadt Köln über nur noch wenige Neubaugebiete verfügt, handelt es sich bei den Bauanträgen meist um komplexe Bauvorhaben im Bestand, die für die Beschäftigten arbeitsintensiv sind. Trotz guter Bauberatung geht noch ein hoher Anteil unvollständiger Bauan- träge ein und hindert die Antragsbearbeitung. Die Bauaufsicht wendet die Rücknahmefiktion nach § 71 BauO NRW an. Sie sollte allerdings darauf hinwirken, die teils aufwändigen Umpla- nungen künftig zu vermeiden und die Beteiligungsverfahren starten, sobald alle zur Beurteilung notwendigen Unterlagen vorliegen. Es ist positiv hervorzuheben, dass die Stadt Köln zu den wenigen kreisfreien Städten gehört, die eine digitale Antragsannahme bereits anbieten. Die durch eine Digitalisierung möglichen Optimierungspotenziale können aber noch nicht vollum- fänglich genutzt werden. Eine vollständig digitale Bearbeitung aller Bauanträge befindet sich zum Zeitpunkt der Prüfung aber in der Umsetzungsphase. 0.2 Nachhaltigkeit als Teil der Prüfung Die Vereinten Nationen haben am 25. September 2015 auf dem UN-Nachhaltigkeitsgipfel in New York das Zielsystem Agenda 2030 mit 17 Nachhaltigkeitszielen (Sustainable Development
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 10 von 320 Goals - kurz SDGs) und 169 Unterzielen beschlossen. Diese Ziele sollen weltweit eine nachhal- tige Entwicklung in ökonomischer, ökologischer und sozialer Hinsicht unterstützen. Die Ziele der Agenda 2030 können nur erreicht werden, wenn die Kommunen in die Umsetzung einbezogen werden. Viele Städte in NRW sind sich ihrer Verantwortung bewusst und haben sich bereits, in unterschiedlicher Ausprägung, mit dem Thema Nachhaltigkeit auseinandergesetzt. Sie haben dabei zum Teil ein wirkungsorientiertes kommunales Nachhaltigkeitsmanagement implemen- tiert. Ein kommunales Nachhaltigkeitsmanagement ist ein Bündel an Prozessen, Maßnahmen und Instrumenten, welches die Entwicklung der Nachhaltigkeit in der Stadt fördert. Nachhaltig- keitsprozesse werden dabei zunehmend nicht als Zusatzaufgabe zum kommunalen Kernge- schäft verstanden, sondern als integraler Bestandteil jeder kommunalen Tätigkeit. Aus diesem Grund greift die gpaNRW das Thema Nachhaltigkeit in dieser Prüfung erstmalig auf. Nachhaltigkeit ist ein Querschnittsthema, welches sich über nahezu alle Aufgabenbereiche ei- ner kreisfreien Stadt erstreckt. Im Prüfgebiet Finanzen widmen wir uns dem Ziel der nachhaltigen Haushaltswirtschaft. Zudem machen wir eine Bestandsaufnahme zur konkreten Situation und insbesondere zur Einbindung von nachhaltigen Zielen und Kennzahlen in den Haushalt der Stadt. Im Prüfgebiet Informationstechnik stehen die ökologische Nachhaltigkeit in der IT sowie durch den Einsatz von IT im Fokus. Hinter dem großen Potenzial von Digitalisierung und der damit verbundenen Technik verbirgt sich ein wachsender Energieverbrauch und ein zunehmendes Aufkommen von Elektronikschrott. Die Städte stehen vor der Herausforderung, die Vorteile der IT zu nutzen, ohne dabei die natürlichen Ressourcen zu erschöpfen oder negative soziale Aus- wirkungen zu verstärken. In den Prüfgebieten Gebäudewirtschaft – Klimaschutz und Mobilitätsmanagement stellen wir dar, welche Maßnahmen die Stadt ergreift, um ihre Ziele zur Nachhaltigkeit und zum Klima- schutz zu erreichen. Dabei sind eine sparsame Mittelverwendung und die Effizienz der Verwaltungsabläufe entschei- dend für die wirtschaftliche Aufgabenerledigung. Es ist der gpaNRW bewusst, dass der Haushaltsplan noch nicht alle konkreten Maßnahmen enthalten kann. Das gilt vor allem für finanzwirtschaftliche Auswirkungen, die sich noch nicht hinreichend konkretisieren lassen oder über den Planungszeitraum des Haushaltsplans hinaus- gehen. Aufgrund der voraussichtlich erheblichen Größenordnung sollte die Kommune diese Maßnahmen jedoch auch in ihren finanzwirtschaftlichen Planungen außerhalb des Haushalts- plans im Blick haben. Dadurch kann sie frühzeitig Auswirkungen auf spätere Haushalte zumin- dest grob schätzen und gegebenenfalls notwendige Prioritätensetzungen einleiten. In Anlage 2 haben wir die von den Städten eingesetzten Nachhaltigkeitsinstrumente und im in- terkommunalen Vergleich die Nachhaltigkeitsindikatoren dargestellt.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 11 von 320 0.3 Umgang mit Feststellungen und Handlungsempfeh- lungen aus vergangenen Prüfungen Nach der letzten überörtlichen Prüfung haben die kreisfreien Städte aufgrund der geänderten Rechtslage erstmals die Stellungnahme zu den im Prüfungsbericht enthaltenen Feststellungen und Empfehlungen nach § 105 Abs. 6 und 7 GO NRW abgegeben. Die in den Prüfungen der gpaNRW getroffenen Feststellungen und die ausgesprochenen Hand- lungsempfehlungen sind in den Städten regelmäßig auch Gegenstand der kommunalpolitischen Beratungen. Die Stadt Köln hat zunächst die Ergebnisse der überörtlichen Prüfung am 12. Mai 2020 in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vorgestellt und in der Ratssitzung am 14. Mai 2020 die Stellungnahme nach § 105 GO NRW beschlossen. Ein zentrales Controlling oder eine Berichterstattung hinsichtlich der weiteren Umsetzung der Empfehlungen gibt es in der Stadt Köln nicht. Auf Anfrage der gpaNRW hat die Stadt Köln den aktuellen Sachstand der Feststellungen und Empfehlungen bei den dezentralen Einheiten erho- ben und für diesen Prüfungsbericht zur Verfügung gestellt. Demnach sind die Ergebnisse und Hinweise aus der Prüfung in die Arbeit der betroffenen Ämter eingeflossen. Als Beispiele für umgesetzte oder kurzfristig umzusetzende Maßnahmen hat die Stadt Köln u.a. folgende angeführt:  Vollstreckungsschuldner können bei Vorliegen der Voraussetzungen nun in das Schuld- nerverzeichnis eingetragen werden.  Die Stadt Köln ist seit April 2020 in der Lage, auch E-Rechnungen anzunehmen und in einem digitalen Workflow zu bearbeiten.  Die Einführung der elektronischen Sozialhilfeakte ist in Verbindung mit einem Dokumen- tenmanagementsystem einem ersten Leistungsbereich für Sommer 2025 vorgesehen.  Seit Oktober 2024 findet eine bezirksspezifische Betrachtung der Fallzahl- und Kosten- entwicklung der erzieherischen Hilfen statt, bei der auch Laufzeiten von Hilfeverläufen (auch) der stationären Hilfefälle in den Blick genommen werden. Mit der Einführung einer neuen Stelle im Datencontrolling in 2025 soll diese Betrachtung intensiviert werden. Bei einigen Empfehlungen hat sich die Stadt Köln nach Abwägungsprozessen gegen eine Um- setzung entschieden. Bei der Mehrzahl der Feststellungen und Empfehlungen ergibt sich zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Prüfungsberichts jedoch kein veränderter Sachstand gegenüber der 2020 abgegebenen Stellungnahme.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 12 von 320 0.4 Überörtliche Prüfung 0.4.1 Grundlagen Zu den Aufgaben der gpaNRW gehört es zu prüfen, ob die Kommunen des Landes NRW recht- mäßig, sachgerecht und wirtschaftlich handeln. Die Prüfung stützt sich auf § 105 der Gemein- deordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW). Die finanzwirtschaftliche Analyse steht dabei im Vordergrund. Grund dafür ist die äußerst schwierige Finanzlage vieler Städte und die gesetzli- che Vorgabe, den kommunalen Haushalt stets auszugleichen 2. Ein Schwerpunkt unserer Prü- fung sind Vergleiche auf Basis von Kennzahlen. Wir wollen mit unserer Prüfung eine wirtschaftliche, krisenfeste, klimaresiliente, nachhaltige und digitalisierte Stadtverwaltung sowie die Sicherstellung der Aufgabenerfüllung unterstützen. Bei der Auswahl der Prüfungsschwerpunkte lässt sich die gpaNRW von ihren Zielen leiten, ei- nen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung zu leisten, die strategische und operative Steuerung zu unterstützen sowie auf Risiken hinzuweisen. Dabei sind wir bestrebt, einerseits die ganze Bandbreite der kommunalen Aufgaben und andererseits deren finanzielle Bedeutung zu berück- sichtigen. Die Auswahl der Prüfungsschwerpunkte stimmt die gpaNRW vor der Prüfung mit kommunalen Praktikerinnen und Praktikern ab. Der Prüfungsbericht richtet sich an die Verantwortlichen der kreisfreien Städte in Rat und Ver- waltung. Er zielt darauf ab, diesen Personenkreis - insbesondere in Haushaltskonsolidierungs- prozessen - zu unterstützen und so einen Beitrag zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Städte zu leisten. 0.4.2 Prüfungsbericht Der Prüfungsbericht besteht aus dem Vorbericht, den Teilberichten und dem gpa-Kennzahlen- set:  Der Vorbericht informiert in der Managementübersicht über die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung. Zudem enthält er Informationen zum Prüfungsablauf und zur Prüfungsme- thodik, eine Übersicht über die in der überörtlichen Prüfung getroffenen Feststellungen und Empfehlungen sowie eine Übersicht der Nachhaltigkeitsindikatoren im interkommu- nalen Vergleich der 23 kreisfreien Städte.  Die Teilberichte beinhalten die ausführlichen Ergebnisse der einzelnen Prüfgebiete.  Das gpa-Kennzahlenset enthält eine Zusammenstellung aller wesentlichen Kennzahlen und eine Erläuterung, wie das Kennzahlenset aufgebaut ist. Die in dem Bericht genannten Rechtsgrundlagen haben wir in der Fassung angewendet, die zum Zeitpunkt des geprüften Sachverhaltes galten. 2 § 75 Abs. 2 Satz 1 Gemeindeordnung für das Land No rdrhein-Westfalen (GO NRW)
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 13 von 320 In den verschiedenen Handlungsfeldern berechnet die gpaNRW Personalaufwendungen auf Basis von KGSt-Durchschnittswerten 3. Soweit die gpaNRW in einzelnen Handlungsfeldern da- von abweicht, weisen wir im Teilbericht darauf hin. Bei der Ist-Erhebung von Vollzeitstellen nut- zen wir eine einheitliche Definition, die in den Anleitungen zur Datenerhebung enthalten ist. Der gpaNRW ist bewusst, dass durch vermehrte Fluktuation je nach Sachgebiet oftmals ein erhöh- ter Einarbeitungsbedarf besteht. Dies trifft viele Städte gleichermaßen und wird in den Teilbe- richten individuell durch die Prüfenden erläutert. 0.4.2.1 Struktur der Berichte Der Aufbau unserer Teilberichte folgt grundsätzlich einer festen Struktur: Wertung : Einleitend treffen wir eine wertende Aussage zu unserem Prüfungsergebnis innerhalb eines Abschnitts. Wertungen, die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 GO NRW notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Sollvorstellung : Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im folgenden Ab- schnitt dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Die Sollvorstellung ist kursiv gedruckt. Analyse : Im Anschluss an die Sollvorstellung analysiert die gpaNRW die individuelle Situation in der geprüften Stadt. Empfehlung : Letztlich weisen wir dann die bei der Prüfung erkannten Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Feststellungen , die eine Stellungnahme der Stadt während des Prüfungsverfahrens erfordern (z. B. ein festgestellter Rechtsverstoß) kennzeichnen wir im Prüfungsbericht mit einem Zusatz. 0.4.2.2 Verfahren nach Prüfungsabschluss Die Stadt nimmt zu allen Feststellungen und Empfehlungen des Prüfungsberichts nach § 105 Abs. 6 und 7 GO NRW Stellung. Die Berichte der überörtlichen Prüfungen sowie die Stellungnahmen der Städte werden auf der Internetseite der gpaNRW veröffentlicht. 0.5 Prüfungsmethodik 0.5.1 Kennzahlenvergleich Der Kennzahlenvergleich ist eine prägende Prüfungsmethodik der gpaNRW. Dazu errechnen wir Kennzahlen in den Städten und vergleichen diese landesweit. Für den Vergleich ist eine ein- 3 KGSt-Bericht „Kosten eines Arbeitsplatzes“ in der jeweils aktuellen Fassung.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 14 von 320 heitliche Ausgangsbasis erforderlich. Es gibt jedoch keine landeseinheitliche Festlegung unter- halb der Produktbereichsebene, so dass die Produktgruppen häufig unterschiedliche Produkte und die Produkte unterschiedliche Leistungen enthalten. Daher ist der Vergleich nicht in allen Fällen unmittelbar aus den Daten der Jahresrechnungen heraus möglich. Wir haben deshalb Grunddaten einheitlich definiert und erheben diese vor Ort. Die Stadt soll ihren Kennzahlenwert gut einordnen können. Deshalb stellen wir folgende Werte dar:  die Extremwerte, also das Minimum und das Maximum, und  drei Viertelwerte. Viertelwerte teilen eine nach Größe geordnete statistische Reihe in vier Viertel. Der erste Vier- telwert teilt die vorgefundenen Werte so, dass 25 Prozent darunter und 75 Prozent darüber lie- gen. Der zweite Viertelwert entspricht dem Median und liegt in der Mitte der statistischen Reihe, d.h. 50 Prozent der Werte liegen unterhalb und 50 Prozent oberhalb dieses Wertes. Der dritte Viertelwert teilt die vorgefundenen Werte so, dass 75 Prozent darunter und 25 Prozent darüber liegen. Ebenfalls nennen wir die Anzahl der Werte, die in den Vergleich eingeflossen sind. In den inter- kommunalen Vergleich hat die gpaNRW die Werte aller 23 kreisfreien Städte einbezogen. Im Prüfgebiet Finanzen erfassen und analysieren wir die wichtigsten materiellen und formellen Rahmenbedingungen der Haushaltswirtschaft. Der Schwerpunkt unserer Analyse liegt darin, ob die Haushaltswirtschaft nachhaltig ausgerichtet ist. Die Prüfung setzt dabei auf den Ergebnis- sen der örtlichen Prüfung auf. Nicht immer kann eine Stadt alle Grundzahlen erheben. Ebenso sind aus unterschiedlichsten Gründen einzelne Kennzahlen nicht mit den Kennzahlen anderer Städte vergleichbar. In beiden Fällen kennzeichnet die gpaNRW in Grafiken und Tabellen den Wert der Stadt mit „k. A.“. Sollte die Kennzahl der Stadt nicht mit den Kennzahlen der Vergleichsstädte vergleichbar sein, erläu- tert die gpaNRW textlich den Grund hierfür. Die Angabe „k. A.“ deutet somit nicht automatisch auf eine mangelnde Datenlieferung der Stadt hin. 0.5.2 Geschäftsprozesse In den Prüfgebieten Kommunales Krisenmanagement, Hilfe zur Erziehung und Bauaufsicht analysieren wir jeweils einen Geschäftsprozess. Wir bilden die Abläufe in der Modellierungs- sprache PICTURE.BPMN grafisch ab und verzichten auf textliche Beschreibungen. Wir überge- ben der geprüften Stadt ihr jeweiliges Prozessmodell in digitaler Form, damit sie den Prozess selbst weiterentwickeln und fortschreiben kann. 0.5.3 Erfüllungsgrad Um bei steuerungsrelevanten Themen messen zu können, inwieweit eine Stadt die Anforderun- gen unserer Sollvorstellung umsetzt, ermittelt die gpaNRW Erfüllungsgrade. Dafür führen wir standardisierte Interviews und analysieren Unterlagen. Wir drücken den Erfüllungsgrad in einem
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 15 von 320 Prozentwert aus und stellen ihn zur Standortbestimmung auch im interkommunalen Vergleich dar. 0.5.4 Konsolidierungsmöglichkeiten Die gpaNRW zeigt den formellen Handlungsrahmen einer Stadt auf, macht den unterschiedli- chen Ressourceneinsatz durch den Vergleich der Städte transparent und weist dabei auf An- sätze für Veränderungen hin. Der in den Städten festgestellte Ressourceneinsatz ist im interkommunalen Vergleich sehr un- terschiedlich. Orientierung bietet der Überblick über die Streuung der Werte, insbesondere im Vergleich zu den Viertelwerten. In einzelnen Teilberichten zeigen wir Möglichkeiten für einen sparsamen Ressourceneinsatz oder zur Verbesserung der Ertragssituation. Oftmals ist für eine langfristige Einsparung zunächst ein erhöhter Ressourceneinsatz notwen- dig. Dies gilt insbesondere bei Maßnahmen des Klimaschutzes. Der Prüfung liegt keine vollständige Betrachtung von Kernverwaltung, Sondervermögen und Beteiligungen zugrunde. Es ist daher möglich, dass in anderen Bereichen weitere Verbesse- rungsmöglichkeiten bestehen, die über in diesem Prüfungsbericht beschriebene Handlungs- möglichkeiten hinausgehen. 0.5.5 gpa-Kennzahlenset Steuerungsrelevante Kennzahlen der von der gpaNRW betrachteten kommunalen Handlungs- felder stellen wir im gpa-Kennzahlenset dar. Die Übersicht enthält Kennzahlen aus Handlungs- feldern, die die gpaNRW in vorangegangenen Prüfungen betrachtet hat. Ergänzt wird das gpa- Kennzahlenset durch Kennzahlen, die wir erstmalig in der aktuellen Prüfung der kreisfreien Städte erhoben haben. Die Fortschreibung der örtlichen Kennzahlen sowie der interkommunalen Vergleichswerte er- möglicht den Städten eine aktuelle Standortbestimmung. Zusammen mit den aus früheren Prü- fungen bekannten Analysen, Handlungsempfehlungen sowie Hinweisen auf mögliche Konsoli- dierungsmöglichkeiten können die Städte diese für ihre interne Steuerung nutzen. 0.6 Prüfungsablauf Die Prüfung in Köln hat die gpaNRW von November 2023 bis März 2025 durchgeführt. Zunächst hat die gpaNRW die erforderlichen Daten und Informationen zusammengestellt und mit der Stadt Köln hinsichtlich ihrer Vollständigkeit und Richtigkeit abgestimmt. Auf dieser Grundlage haben wir die Daten und Sachverhalte analysiert. Für den interkommunalen Vergleich verwenden wir in der Stadt Köln überwiegend das Ver- gleichsjahr 2023. Ergänzend haben wir die interkommunalen Vergleiche für 2022 dargestellt. Basis in der Finanzprüfung sind die festgestellten Jahresabschlüsse 2019 und 2020, die aufge- stellten Jahresabschlüsse 2021 bis 2023, der Gesamtabschluss des Jahres 2019 sowie die
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 16 von 320 Haushaltsplanung 2025 und 2026 einschließlich der bis 2029 reichenden mittelfristigen Pla- nung. Neben den Daten früherer Jahre haben wir ebenfalls aktuelle Entwicklungen und Besonderhei- ten der Stadt Köln berücksichtigt, um Aussagen für die Zukunft machen zu können. Geprüft haben: Leitung der Prüfung Frank Breidenbach Finanzen Thomas Malek Mobilitätsmanagement Sabine Pawlak Informationstechnik Michael Neumann Gebäudewirtschaft/Klimaschutz Axel Bussmann Ordnungsbehördliche Bestattungen Corinna Bauerfeld Kommunales Krisenmanagement Corinna Bauerfeld Hilfe zur Erziehung Britta Schwermer Öffentlicher Gesundheitsdienst Frauke Holm Bauaufsicht Martina Loebardt Das Prüfungsergebnis haben die Prüfenden mit den beteiligten Beschäftigten in den betroffe- nen Organisationseinheiten erörtert. Darüber hinaus wurden zu allen oben aufgeführten Prüfgebieten Abschlussgespräche mit den jeweils zuständigen Dezernentinnen und Dezernenten der Stadt Köln geführt. In einem Abschlussgespräch haben wir dem Verwaltungsvorstand der Stadt Köln am 01. April 2025 die wesentlichen Prüfungsergebnisse vorgestellt. Herne, den 20. Mai 2025 gez. gez. Dagmar Klossow Frank Breidenbach Abteilungsleiterin Projektleiter
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 17 von 320 0.7 Anlage 1: Ergänzende Tabelle Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Feststellung Empfehlung Haushaltssteuerung F1 Die Stadt Köln hat einen ausführlichen Leitfaden zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtun- gen erarbeitet. Dieser bildet grundsätzlich eine gute Grundlage um wirtschaftliches Verwaltungshandeln sicherzustellen. Daneben hat die Stadt bisher keine Wertgren- zen festgelegt, nach denen gemäß § 13 Abs. 1 KomHVO NRW vor einer Investiti- onsentscheidung eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchzuführen ist. E1.1 Die Stadt Köln sollte eine oder mehrere Wertgrenzen nach § 13 Abs. 1 KomHVO NRW festlegen, oberhalb derer ein Wirtschaftlichkeitsvergleich verpflichtend durchzu- führen ist. E1.2 Die dezentralen Organisationseinheiten sollten auf geeignetem Wege auf den Leitfa- den und die Pflicht zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei der Planung von finanzwirksamen Maßnahmen hingewiesen werden. F2 Die Stadt Köln hat Grundsätze über Art, Umfang und Dauer von Ermächtigungs- übertragungen getroffen. Sie hat in den vergangenen Jahren den Anteil der investi- ven Ermächtigungsübertragungen kontinuierlich reduziert. Gleichermaßen kann sie die zur Verfügung stehenden investiven Mittel zu einem höheren Grad abrufen als die meisten Vergleichskommunen. E2 Die Stadt Köln sollte investive Auszahlungen nur dann in den Haushaltsplänen veran- schlagen, wenn diese im Planungszeitraum voraussichtlich zu leisten sind. Daneben sollte sie mit Ermächtigungsübertragungen restriktiv umgehen. F3 Die Stadt Köln hat ein Berichtswesen für das Kreditmanagement etabliert. Die Ent- scheidungsträger und Entscheidungsträgerinnen erhalten regelmäßig ausführliche und steuerungsrelevante Informationen. Das Berichtswesen wird den Anforderun- gen, die sich aus dem Kreditportfolio ergeben, gerecht. Eine turnusmäßige Informa- tion der zuständigen politischen Gremien würde die Transparenz erhöhen. E3 Die Stadt Köln sollte die im Rahmen des internen Berichtswesens erhobenen Kenn- zahlen zu Informationszwecken in einem geeigneten Turnus auch den zuständigen Gremienvertretern zur Verfügung stellen. Mobilitätsmanagement F1 Die Stadt Köln hat sich verbindliche Ziele zur Klimaneutralität gegeben und auf die- ser Basis konkrete Maßnahmen erarbeitet. Für das innerbetriebliche Mobilitätsma- nagement hat sie dabei noch keine konkreten bzw. messbaren Ziele benannt oder die Aufgabe fest in ihrer Organisationsstruktur verankert. E1.1 Die Stadt Köln sollte für ihr innerbetriebliches Mobilitätsmanagement die Verantwort- lichkeit fest in ihrer Organisationsstruktur verankern. Sie sollte sich messbare Ziele
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 18 von 320 Feststellung Empfehlung setzen und diese verfolgen, um ihre Vorbildfunktion hervorzuheben und auch die ei- genen Mitarbeitenden zu sensibilisieren. Entsprechende Umsetzungsvorschläge wur- den stadtintern bereits erarbeitet und sollten weiterverfolgt werden. E1.2 Die Stadt Köln sollte erheben und regelmäßig fortschreiben, mit welchen Verkehrs- mitteln ihre Mitarbeitenden ihre Dienststellen erreichen. Auf Basis dieser Erkenntnis sollte sie Maßnahmen entwickeln, die für die eigene Mobilität sensibilisieren und das Mobilitätsverhalten hin zu klimafreundlichen Verkehrsmitteln beeinflussen können so- wie deren Umsetzungserfolge messen. F2 Die Stadt Köln hat mit ihrer Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ verbindliche Re- gelungen zur klimafreundlichen Arbeitsorganisation getroffen, die den Mobilitätsver- kehr in der Stadt durch eingesparte Pendelfahrten reduziere n können. Inwieweit die geschaffenen Möglichkeiten z. B. zur flexiblen Arbeit tatsächlich genutzt wer- den, wertet die Stadt noch nicht aus. E2 Die Stadt Köln sollte durch weitere Auswertungen eine breitere Datenbasis schaffen sowie die Wirkungsevaluation vorantreiben, um auf ihrem Weg zur Klimaneutralität z. B. auch die eingesparten Treibhausgase durch weniger Pendelverkehr ermitteln zu können. F3 Die Stadt Köln informiert ihre Mitarbeitenden digital und persönlich umfassend z. B. über Dienstreisen und die dazugehörige Richtlinie und Arbeitsanweisungen. Inwie- weit durchgeführte Dienstreisen tatsächlich klimafreundlich durchgeführt werden, wertet sie derzeit noch nicht aus. E3 Bei der Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung sollte die Stadt Köln nach Möglichkeit die unterschiedlichen Verkehrsmittel bezogen auf die abgerechneten Ki- lometer auswerten, um Verbesserungen der Mobilität mit Blick auf die Treibhaus- gasemissionen bewerten zu können. F4 Die Stadt Köln wertet noch nicht regelmäßig zentral Daten zu ihrem dezentral orga- nisierten Fuhrpark aus, so dass sie wesentliche gesamtstädtische Informationen nicht zeitnah bzw. nicht mit vertretbarem Aufwand verfügbar machen kann. E4.1 Die Stadt Köln sollte durch Anforderung der dezentralen Daten zu ihren Fahrzeugen und Erfassung dieser an zentraler Stelle Kennzahlen zu ihrem gesamtstädtischen Fuhrpark auswertbar machen, um z. B. den Fortschritt bei alternativen Antrieben be- werten zu können. E4.2 Die Stadt Köln sollte ihr Vorgehen bei der Bedarfsermittlung bzw. Fahrzeugbeschaf- fung mit dem für sie als Mitgliedskommune kostenlosen Flottentool des Landschafts- verbandes Rheinland abgleichen, um zentral Vorgaben für eigene Kriterien der de- zentralen Beschaffungsstellen ggf. zu ergänzen und die Fahrzeugbeschaffung zu op- timieren. F5 Berechtigte Mitarbeitende der Stadt Köln erhalten nach erfolgreicher Ausschrei- bung die Möglichkeit eines Fahrradleasings über die Entgelt- oder Besoldungsum- wandlung. Bei den Rahmenbedingungen für eine Fahrradnutzung bestehen für die Stadt an ihren Dienststellen noch Optimierungsmöglichkeiten. E5 Die Stadt Köln sollte durch den weiteren Ausbau sicherer und trockener Abstellmög- lichkeiten in bedarfsgerechter Anzahl sowie die Einrichtung bzw. den Ausbau beste- hender Umkleidemöglichkeiten am Dienstort ihre Mitarbeitenden weiter zur Fahr- radnutzung motivieren.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 19 von 320 Feststellung Empfehlung F6 Die Stadt Köln vergibt Parkberechtigungen für ihre Mitarbeitenden aufgrund von festgelegten Kriterien – allerdings ist ihre Richtlinie für die gezielte Bewirtschaftung eigener Parkflächen veraltet und befand sich zum Prüfungszeitpunkt noch in der Überarbeitung. Ein Parkraumkonzept, das z. B. die Umwandlung von Pkw-Stellflä- chen hin zur Nutzung als Abstellraum für klimafreundlichere Fahrräder vorsieht, hat die Stadt für ihre Dienststellen bislang nicht. E6 Die Stadt Köln sollte ein Gesamtkonzept zur Parkraumbewirtschaftung verabschie- den, um Regelungen zur Parksituation mit der Förderung klimafreundlicher Mobilität in Einklang zu bringen und angemessene Nutzungsgebühren auszuschöpfen. F7 Klimafreundliche Erreichbarkeit ist aufgrund der Rahmenvorgaben aus Köln klima- neutral 2035 sowie des Mobilitätsplans und z. B. der jeweils aktuelle Stellplatzsat- zung im Fokus – über diese Vorgaben hinausgehende allgemeine Ziele oder Ver- einbarungen gibt es bislang nicht, aber einzelfallbezogen z. B. bei der Auswahl von Standorten für Dienststellen. E7.1 Die Standardisierung von Prozessen und Digitalisierung von Serviceleistungen sollte die Stadt Köln auch mit Blick auf die Mobilitätsreduzierung vor Ort an den Dienststel- len vorantreiben, da die Vermeidung von Mobilität ebenfalls ein Beitrag zur Klima- freundlichkeit darstellt. E7.2 Um die klimafreundliche Erreichbarkeit ihrer Einrichtungen ohne motorisierten Indivi- dualverkehr weiter voranzutreiben, sollte die Stadt Köln konkrete Vorgaben machen bzw. Anforderungen definieren, die bei der Auswahl von Standorten für ihre Dienst- stellen erfüllt werden sollten. Informationstechnik F1 Die Stadt Köln hat ihre Strukturen zur IT-Steuerung in den letzten Jahren positiv entwickelt. Zusammen mit dem Betriebsmodell verfügt sie über sehr gute Rahmen- bedingungen, um ihre IT wirtschaftlich und bedarfsgerecht zu betreiben. Verbesse- rungsspielraum besteht nur noch punktuell in der dezentralen Ressourcenübersicht und im Lizenzmanagement. E1 Die Stadt Köln sollte die Möglichkeit verbessern, Informationen über dezentrale IT- Personalressourcen für Steuerungszwecke zentral verfügbar zu machen. Sie sollte die Absicherung einer rechtssicheren und wirtschaftlichen Lizenzierung der einge- setzten Softwareprodukte optimieren und die Beschaffung einer Lizenzmanagement- software konsequent vorantreiben. F2 Das Digitalisierungsniveau in fünf exemplarisch betrachteten Verwaltungsleistun- gen in der Stadt Köln zeigt deutliche Unterschiede. Besonders positiv hat sich in den letzten Jahren die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsworkflows ent- wickelt. E2 Die Stadt Köln sollte das Rollout der E-Akte und des DMS mit Nachdruck weiterver- folgen. Bezogen auf Einzelmaßnahmen der Verwaltungsdigitalisierung sollte sie die Bedeutung und Rolle des Prozessmanagements für eine erfolgreiche digitale Trans- formation stärker in den Blick nehmen. F3 In der Stadt Köln bestehen grundsätzlich günstige organisatorische und personelle Voraussetzungen für ein erfolgreiches Prozessmanagement. Es ist eines der Ziele des laufenden Projektes zur stadtweiten Prozessmanagement-Einführung, einen strategischen Rahmen und damit Orientierung und Verbindlichkeit für die operative Umsetzung zu schaffen. E3 Die Stadt Köln sollte durch strategische Vorgaben sicherstellen, dass ein verwal- tungsweites Prozessmanagement als Voraussetzung für erfolgreiche Digitalisierung etabliert wird. Sie sollte die in Teilen der Verwaltung bereits bewährten Prozessma- nagement-Strukturen als Orientierung für die flächendeckende operative Implemen- tierung nutzen. Generell sollte sie eine enge Kooperation des Prozessmanagements und der IT-Steuerung gewährleisten.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 20 von 320 Feststellung Empfehlung F4 Die Rahmenbedingungen für eine sachgerechte örtliche Prüfung der IT sind in der Stadt Köln nach wie vor sehr gut. Um die Methodenkompetenz adäquat an künftig steigende Anforderungen anzupassen, besteht teilweise Qualifizierungsbedarf. E4 Die Stadt Köln sollte sicherstellen, dass die örtliche Rechnungsprüfung auch bei stei- genden Anforderungen an das Prüfen der IT und mit IT leistungsfähig bleibt. Qualifi- zierung und Fortbildung sollte sie darauf ausrichten, innerhalb der vorhandenen Per- sonalressourcen eine stärkere Professionalisierung und Spezialisierung für verschie- dene Prüfschwerpunkte zu entwickeln. F5 Es bestehen insgesamt gute Rahmenbedingungen für die Digitalisierung der Schu- len in Trägerschaft der Stadt Köln. Teilweise bestehende Lücken bei den Medien- konzepten erschweren allerdings die schulübergreifende Medienentwicklungspla- nung. Zudem besteht Optimierungsspielraum in der Ausgestaltung des Supportpro- zesses. E5 Die Stadt Köln sollte gegenüber den Schulen auf Bereitstellung der Medienkonzepte hinwirken, damit die Aktualisierung der Medienentwicklungsplanung vollzogen wer- den kann. Sie sollte mit den Schulen gemeinsam Möglichkeiten zur Harmonisierung der Softwareausstattung prüfen und die Rolle des Schulträgers im First-Level-Sup- port kritisch erörtern. Gebäudewirtschaft - Klimaschutz F1 Der Konzern Stadt Köln verfügt mit dem Aktionsplan Klimaschutz über ein umfang- reiches Maßnahmenpaket zur Umsetzung und Realisierung der THG-Neutralität bis 2035. Um die Umsetzung des Aktionsplanes zielorientiert zu steuern, hat die Ver- waltung eine digitale Controlling-Plattform etabliert. E1.1 Die Stadt Köln sollte bei der Umsetzung des Aktionsplanes Klimaschutz die Zielvor- gaben der CO2-Minderung mit aufnehmen. E1.2 Die Stadt Köln sollte den Finanzmittelbedarf für das Erreichen eines THG-neutralen Gebäudebestandes beziffern und die entsprechenden Mittel in ihrer langfristigen Fi- nanzplanung berücksichtigen. F2 Die Stadt Köln hat Ihre Treibhausgasemissionen auf der Grundlage der Endener- gieverbräuche und dem Territorialprinzip dargestellt. Der Entwicklungspfad und da- mit die Erfolgskontrolle zur Zielerreichung werden somit transparent. E2 Wird absehbar, dass die THG-Neutralität für die Stadt Köln bis 2035 nicht erreicht wird, sollte die Stadt frühzeitig weitere Maßnahmen initiieren oder das Zieljahr anpas- sen. F3 Die Stadt Köln hat ein Bauinvestitionscontrolling (BIC) installiert. Zusätzlich beste- hen städtische Projektmanagementstandards, die bei der Umsetzung größerer Bauvorhaben Anwendung finden. Ein zentrales Gremium, das für die dezernats- übergreifende Planung und Steuerung von Baumaßnahmen zuständig ist, besteht nicht verbindlich. E3 Die Stadt Köln sollte im Rahmen der Projektorganisation eine Projektkategorisierung verbindlich einfordern und die Mitwirkung eines Lenkungskreises, je nach Einstufung der Projekte, verbindlich voraussetzen. Ordnungsbehördliche Bestattungen F1 Die Stadt Köln bearbeitet die ordnungsbehördlichen Bestattungsfälle nicht immer fristgerecht. E1 Die Stadt Köln sollte konsequent die rechtlichen Möglichkeiten zur Fristverlängerung gemäß § 13 Abs. 3 BestG nutzen.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 21 von 320 Feststellung Empfehlung F2 Die Stadt Köln macht etwaige Kostenerstattungsansprüche nicht zeitnah und kon- sequent geltend. Hier sieht die gpaNRW Handlungsbedarf. E2 Die Stadt Köln sollte zukünftig die Kostenerstattungsansprüche zeitnah und konse- quent geltend machen, um die Erträge der ordnungsbehördlichen Bestattungen wei- ter zu erhöhen und damit den Fehlbetrag zu verringern. F1 Die Stadt Köln bearbeitet die ordnungsbehördlichen Bestattungsfälle nicht immer fristgerecht. E3 Die Stadt Köln sollte ihren Personaleinsatz unter Einbeziehung der Fallzahlenent- wicklung regelmäßig analysieren. Insbesondere die bestehenden Rückstände mit fi- nanzieller Auswirkung sollte die Stadt zeitnah bearbeiten. Kommunales Krisenmanagement F1 Die Stadt Köln betreibt eine kontinuierliche Risikoermittlung und ist im Bereich der Prävention und der Erkennung von Risiken grundsätzlich gut aufgestellt. Verbesse- rungspotenzial sieht die gpaNRW in der Aufbereitung und der Information der er- kannten Risiken an die Beteiligten und politisch Verantwortlichen. E1.1 Die Stadt Köln sollte die Erkenntnisse aus der Lenkungsgruppe Katastrophenschutz zentral aufbereiten und in Berichtsform zusammenfassen. Die Weitergabe an alle Be- teiligten sollte sie dokumentieren. E1.2 Die Stadt Köln sollte die wesentlichen Risiken im Rahmen der Katastrophenschutz- planung zur politischen Bewertung durch die entsprechenden Gremien beschließen lassen. F2 Die bisherigen konzeptionellen Maßnahmen zur Bewältigung möglicher Krisener- eignisse ist gut geeignet, um die Verwaltung schnellstmöglich bei der Rückführung in den Normalzustand zu unterstützen. In einigen Teilbereichen sowie in der finalen Umsetzung geplanter Maßnahmen sieht die gpaNRW noch Optimierungspotenzial. E2.1 Die Stadt Köln sollte die bereits geplanten und beschlossenen Maßnahmen ämter- und dezernatsübergreifend koordinieren und entsprechend umsetzen. Die Planungen zur Aufrechterhaltung der bedeutendsten Aufgabenbereiche in Bezug auf die Da- seinsvorsorge innerhalb der Stadtverwaltung sollte sie verbindlich finalisieren. E2.2 Die Stadt Köln sollte ihre interne Dienstanweisung zum Krisenmanagement, wie ge- plant, um die Regelungen zum Vorhalten und zur Sicherstellung der Kommunikati- onsmittel ergänzen. E2.3 Die Stadt Köln sollte ein Konzept zur Einbindung von Spontanhelfenden in Krisensitu- ationen erstellen, um das mögliche Potenzial koordiniert nutzen zu können. F3 Die Stadt Köln hat die Versorgung der Krisenstabsmitglieder konzeptionell bisher noch nicht separat erfasst. E3 Die Stadt Köln sollte individuelle Regelungen zur Versorgung des Krisenstabes ver- bindlich festlegen, damit auch in Ausnahmesituationen der Krisenstab versorgt und somit konzentriert handlungsfähig bleiben kann. F4 Die Stadt hat den Prozess zur Aktivierung des Krisenstabes klar strukturiert. Ver- besserungspotenzial sieht die gpaNRW in der Überprüfung der aktuellen Regelun- gen zur Rufbereitschaft. E4 Die Stadt Köln sollte prüfen, ob die bestehenden Regelungen zur Rufbereitschaft in Bezug auf die Alarmierung des Krisenstabes dem tatsächlichen Bedarf entsprechend anzupassen ist. Hilfe zur Erziehung
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 22 von 320 Feststellung Empfehlung F1 Die Stadt Köln kann die Fallzahlen und Erträge aus Kostenerstattungen nicht den einzelnen Kostenerstattungsarten zuordnen. Auch die Gesamtsumme der Erträge aus Kostenerstattungen und die Fallzahlen insgesamt sind nicht auswertbar. Dadurch ist kein Überblick über die Kostenerstattungsansprüche vorhanden und deren Steuerung erheblich eingeschränkt. E1 Die Stadt Köln sollte die Erträge aus Kostenerstattungsansprüchen als Gesamt- summe und differenziert nach Kostenerstattungsarten erfassen und regelmäßig aus- werten. Dies kann die Steuerung deutlich verbessern und für die Haushaltsplanung verwendet werden. F2 Im Jugendamt der Stadt Köln werden unterschiedliche Module einer Fachanwen- dung im Bereich der WiJu und dem ASD eingesetzt. Der Datenaustausch ist er- schwert. Der Informationsaustausch zwischen ASD und WiJu erfolgt aktuell noch überwiegend auf dem Papierweg. E2 Die Stadt Köln sollten den Datenaustausch zwischen ASD und WiJu über die Fach- anwendung optimieren. Gemeinsame Stammdaten, Nachrichten bei Änderungen re- levanter Falldaten, Einsicht in den Bearbeitungsstand, ein schneller Informationsfluss sowie hinterlegte Vordrucke sollten dabei berücksichtigt werden. Die elektronische Aktenführung sollte vorbereitet und vorangetrieben werden. F3 Die Stadt Köln hat bereits einige Instrumente im Rahmen des Finanzcontrollings geschaffen. Die unterjährige Steuerung erfolgt hauptsächlich auf Basis von Fallzah- len und Aufwendungen. Das bezirksspezifische Controlling für die neun Jugend- amtsbezirke befindet sich noch im Aufbau. E3 Die Stadt Köln sollte das Finanzcontrolling noch weiter ausbauen. Sie sollte Zielwerte für die erhobenen Kennzahlen bilden und wie geplant das bezirksspezifische Control- ling aufbauen und umsetzen. Die Stadt sollte außerdem auch Ansprüche aus Kosten- erstattungen, Fallabgaben und -übernahmen sowie weitere Erträge einfließen lassen. F4 Die Stadt Köln hat für den Bereich der erzieherischen Hilfen schriftliche Verfahrens- standards in Form von Richtlinien und Arbeitshilfen entwickelt. Eine Zusammenfas- sung aller Regelungen in Form eines Qualitätshandbuches gibt es bislang nicht. E4 Die Stadt Köln sollte die verschiedenen Richtlinien und Arbeitsanweisungen in einem Qualitätshandbuch bündeln. Dabei können neben textlichen Ausführungen kurze Pro- zessbeschreibungen mit Ablaufschemata die Übersichtlichkeit verbessern. F5 In der Stadt Köln erfolgt die Zuständigkeitsprüfung im ersten Schritt durch die Mitar- beitenden des ASD. Bestehen bei dieser ersten Zuständigkeitsprüfung Zweifel, wird die WiJu direkt eingebunden. In der Regel erfolgt die Zuständigkeitsprüfung durch die WiJu aber erst spät, nach der kollegialen Beratung. E5 Die WiJu der Stadt Köln sollte in jedem Fall die Zuständigkeitsprüfung vor der kollegi- alen Beratung durchführen. F6 Die Stadt Köln hat Regelungen für Fallübernahmen verschriftlicht. Für Fallabgaben gibt es bisher keine verschriftlichten Standards. E6 Die Stadt Köln sollte auch die Arbeitsschritte für die Bearbeitung von Fallabgaben verschriftlichen. F7 Die WiJu und der ASD der Stadt Köln nutzen unterschiedliche Module einer Fach- anwendung. Ein transparenter und schneller Datenaustausch fehlt. Dies erschwert ein schnittstellenarmes Arbeiten und einen schnellen Informationsfluss. E7 Die Stadt Köln sollte die Vereinfachung der Schnittstellen zwischen ASD und WiJu vorantreiben und umsetzen. Gemeinsame Stammdaten, aktuelle elektronische Be- nachrichtigungen bei Änderungen und gegenseitige Leserechte können einen schnel- len und umfassenderen Informationsfluss sowie einen engeren Austausch zwischen ASD und WiJu gewährleisten. F8 Die eigene Innenrevision des Jugendamtes führt prozessunabhängige Kontrollen durch. Es finden keine standardisierten und regelmäßigen prozessintegrierten Kon- trollen in der WiJu durch die Leitungskräfte statt. E8 Die Stadt Köln sollte zusätzlich zu den prozessunabhängigen Kontrollen in der WiJu standardisierte prozessintegrierte Kontrollen durch die Leitungskräfte implementie- ren. Hierfür sollte es Standards, Checklisten und Dokumentationspflichten geben.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 23 von 320 Feststellung Empfehlung F9 Eine Verhandlungsdatenbank mit auswertbaren Kostenentwicklungen insgesamt und zu den einzelnen Trägern gibt es bislang nicht. E9 Die Stadt Köln sollte Leistungsbeschreibungen, Kostenpositionen und Verhandlungs- ergebnisse trägerspezifisch in einer Verhandlungsdatenbank zusammenführen. F10 Ein hoher Anteil an Hilfefällen und Aufwendungen der erzieherischen Hilfen fällt in Köln auf den Bereich der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII. Im Jahr 2023 bildet die Stadt die höchste Falldichte im interkommunalen Vergleich ab. E10 Die Stadt Köln sollte im Rahmen des geplanten bezirksspezifischen Controllings ei- nen besonderen Fokus auf die Aufwendungen und Fallzahlen der Eingliederungshilfe legen, um negative Entwicklungen frühzeitig aufzeigen und rechtzeitig Maßnahmen zur Gegensteuerung entwickeln zu können. Öffentlicher Gesundheitsdienst F1 Die Stadt Köln verfügt sowohl über eine Gesamt- als auch eine Fachstrategie für den ÖGD. Begleitend hierzu hat sie konkrete, messbare Ziele definiert, deren Ziel- erreichung sie mit Grund- und Kennzahlen nachvollzieht. Um daraus passgenaue Maßnahmen abzuleiten, sind die Kennzahlen weiter zu ergänzen. Die Datengrund- lagen für die Erstellung einer Gesundheitsberichterstattung sind vorhanden. E1.1 Die Kennzahlen des Gesundheitsamtes Köln sollten so gestaltet werden, dass aus ihnen fundierte Maßnahmen abgeleitet und deren Fortschritte evaluiert werden kön- nen. So lässt sich die Gesundheitsstrategie der Stadt Köln nachhaltig stärken. E1.2 Die Gesundheitsberichterstattung gehört zu gesetzlichen Aufgaben des ÖGD. Daher sollte das Gesundheitsamt Köln auf Grundlage der vorhandenen Datenbasis einen Gesundheitsbericht über die gesamtgesundheitliche Lage der Stadt Köln erstellen. F2 Die Aufgaben und Prozesse werden schrittweise im Gesundheitsamt erfasst. Die Stadt Köln verfügt über verbindliche Verfahrensstandards. Optimierungspotenzial besteht jedoch noch bei der vollständigen Erfassung aller relevanten Prozesse im Wiki. E2 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Prozesserfassung fortführen. Die geplante E- Verwaltungsakte sollte zeitnah eingerichtet werden, da die Arbeitsabläufe verbessert und Medienbrüche vermieden werden können. F3 Das Gesundheitsamt Köln erhebt Grunddaten und Kennzahlen. Ein Fachcontrolling befindet sich im Aufbau. Eine Verknüpfung der Fach- und Finanzdaten findet nicht statt. E3.1 Das Gesundheitsamt Köln sollte ein Fachcontrolling aufbauen, Finanzdaten integrie- ren und das Prozessmanagement einbeziehen E3.2 Die Stadt Köln sollte das Trägercontrolling fachbereichsübergreifend gestalten und in das Fachcontrolling integrieren, um eine effektive Ressourcensteuerung sicherzustel- len. F4 Die Stadt Köln hat keine systematische Personalbedarfsplanung. Die Stellenbe- schreibungen werden bedarfsorientiert durch das Gesundheitsamt überprüft bzw. neu erstellt. Aufgrund der Personalsituation und Anzahl von befristeten Stellen aus dem Pakt ÖGD gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten für eine zielgerichtete Personalgewinnung. E4.1 Die Stadt Köln sollte eine umfassende Personalbedarfsplanung entwickeln, um den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf im Gesundheitsamt zu sichern.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 24 von 320 Feststellung Empfehlung E4.2 Das Gesundheitsamt Köln sollte möglichst alle Stellenbeschreibungen aktualisieren und darin notwendige Qualifikationen aufnehmen. E4.3 Die Stadt Köln sollte die Bemühungen zur Personalgewinnung im Gesundheitsamt durch zielgruppenorientierte Ansprache über Social Media, altersgerechte Sprache und Kampagnen verstärken. E4.4 Das Gesundheitsamt Köln sollte prüfen, inwieweit auch Programme für Rückkehrer oder Quereinsteiger die Gewinnung von Mitarbeitenden für den ÖGD unterstützen können. F5 Das Gesundheitsamt Köln hat aktuell die Fortbildungsbedarfe ermittelt. Erste An- sätze im Ausbau der Mitarbeiterpartizipation und beim Wissensmanagement sind vorhanden. Bei beiden Punkten gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten. E5.1 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Mitarbeitenden intensiver einbinden. Dazu zäh- len beispielsweise Feedbacksysteme und projektorientierte Aufgaben. E5.2 Das Gesundheitsamt Köln sollte das Wissensmanagement durch das Wiki und die praktische Umsetzung der bereits existierenden Konzepte zum Wissenstransfer und zur Einarbeitung weiter ausbauen. F6 Die Stadt Köln hat eine gesamtstädtische Digitalisierungsstrategie. Das Gesund- heitsamt entwickelt über den Pakt für den ÖGD eine digitale Fachstrategie. Die aus der Strategie definierten Maßnahmen befinden sich in der Umsetzung. E6 Das Gesundheitsamt Köln sollte die in der Digitalisierungsstrategie festgelegten Maß- nahmen konsequent umsetzen, um die digitale Reife weiter zu steigern. F7 Die digitalen Services für die Bürgerinnen und Bürgern können noch ausgebaut werden, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Kommunikation zu verbessern. E7 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Möglichkeiten und den Nutzen einer digitalen Zu- sammenarbeit mit Ärztinnen und Ärzten und Krankenhäusern prüfen, um die Arbeits- abläufe effizienter zu gestalten. F8 Die Pandemie hat die Zusammenarbeit mit anderen Gesundheitsämtern gefördert. Der gegenseitige Austausch bietet noch Potenzial für eine weitere Intensivierung. E8 Das Gesundheitsamt Köln sollte die überregionale Kommunikation und den Wissen- saustausch mit anderen Gesundheitsämtern weiter ausbauen. F9 Die Stadt Köln hat umfassende Informationen zu den Dienstleistungen des Ge- sundheitsamtes online verfügbar. Die Digitalisierung der Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger ist ausbaufähig. E9 Die Stadt Köln sollte die digitalen Dienstleistungen weiter ausbauen, darunter Online- Formulare, die Ausweitung der Online-Terminvergabe, ein Feedbacksystem sowie Services in leichter und Gebärdensprache. Bauaufsicht F1 Die Stadt Köln bietet bei den von der gpaNRW betrachteten Aspekten der Recht- mäßigkeit nur geringe Ansatzpunkte für Verbesserungen. E1.1 Die Stadt Köln sollte Daten zur Einhaltung der Fristen für die Vollständigkeitsprüfung systematisch erfassen und auswerten. Die Kenntnis über die Einhaltung der gesetzli- chen Vorgabe dient der rechtmäßigen Bearbeitung und ist zur Steuerung des Perso- naleinsatzes erforderlich.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 25 von 320 Feststellung Empfehlung E1.2 Die Stadt Köln sollte durch organisatorische Maßnahmen bei den zu beteiligenden in- ternen Stellen einen fristgerechten Rücklauf der Stellungnahmen sicherstellen. F2 Der Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverfahrens ist klar strukturiert. Er bietet jedoch noch Möglichkeiten zur Verbesserung. Die Beteiligungsverfahren wer- den erst nach Erstellung eines internen Prüfvermerks gestartet und der Umgang mit nicht genehmigungsfähigen Bauanträgen belastet die Bauantragsbearbeitung. E2.1 Zur Verkürzung der Gesamtlaufzeit sollte die Stadt Köln die Beteiligungsverfahren starten, sobald alle zur Beurteilung notwendigen Unterlagen vorliegen. E2.2 Zur Reduzierung ihrer Rückstände sowie zur Entlastung der Beschäftigten sollte die Stadt Köln auf komplexe Umplanungen im Zuge des Baugenehmigungsverfahrens verzichten. F3 Im Vergleichsjahr 2023 stand der Bauaufsicht Köln mehr Personal zur Bearbeitung der neuen Falleingänge zur Verfügung als den meisten anderen kreisfreien Städ- ten. Eine hohe Fluktuation, nicht besetzte Stellen und ein hoher Anteil unerledigter Bauanträge belasten die Bauantragsbearbeitung. E3 Die Stadt Köln sollte insbesondere den Bestand der unerledigten Bauanträge zum 01. Januar nachhalten und die Aufgabenverteilung bei einer steigenden Tendenz an- passen, damit die Fälle abgearbeitet und Überlastungen vermieden werden können. F4 Die durchschnittliche Gesamtlaufzeit für das vereinfachte und das normale Bauge- nehmigungsverfahren liegt bei der Stadt Köln deutlich über der Orientierungsgröße der gpaNRW. Nach Vollständigkeit des Bauantrages sind die Laufzeiten im verein- fachten Verfahren kürzer, sie bilden den Median im interkommunalen Vergleich. E4 Zur Erhöhung der Transparenz sollte die Stadt Köln das Datum der Vervollständi- gung der Bauanträge auch für die normalen Genehmigungsverfahren in ihrer Soft- ware hinterlegen und auswerten.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 26 von 320 0.8 Anlage 2: Nachhaltigkeit in der Stadt Köln Ziel der gpaNRW in dieser Prüfung ist unter anderem aufzuzeigen, wie weit sich die kreisfreien Städte in NRW bereits mit dem Thema Nachhaltigkeit auseinandergesetzt haben. Dazu haben wir abgefragt, welche Nachhaltigkeitsinstrumente von der Stadt eingesetzt werden oder geplant sind. Zudem haben wir Nachhaltigkeitsindikatoren im interkommunalen Vergleich der 23 kreisfreien Städte dargestellt. 0.8.1 Nachhaltigkeitsinstrumente Instrumente für eine wirkungsorientierte Nachhaltigkeitssteuerung sind eine Nachhaltigkeitsstra- tegie, Nachhaltigkeitscheck/Nachhaltigkeitsprüfung, Nachhaltigkeitsberichte und ein Nachhaltig- keitshaushalt 4. Auf den Nachhaltigkeitshaushalt gehen wir in der Finanzprüfung detaillierter ein. Die Städte befinden sich in einer frühen Phase der Implementierung einer wirkungsorientierten Nachhaltigkeitssteuerung. Prozesse zur Nachhaltigkeitssteuerung müssen noch etabliert wer- den und sich bewähren. Für die gpaNRW steht im Vordergrund, durch die Darstellung unter- schiedlicher Lösungsansätze und Umsetzungsstände zu einem Ideen- und Erfahrungsaus- tausch unter den Städten beizutragen. Die Nachhaltigkeitsinstrumente werden in den Städten in ihrer Art und Ausprägung unterschiedlich definiert und gelebt. 0.8.1.1 Nachhaltigkeitsstrategie Die kommunale Nachhaltigkeitsstrategie stellt den Ausgangspunkt und den Leitfaden für nach- haltiges Handeln dar. Sie dient dazu, wesentliche Eckpunkte und Inhalte für eine nachhaltige Entwicklung vor Ort zu dokumentieren. Die Strategie wird dabei in Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Politik sowie weiteren Beteiligten (Unternehmen, Bürgerschaft) entwickelt und von der Politik beschlossen. Inhaltlich werden strategische und operative Ziele, Maßnahmen so- wie notwendige Ressourcen erarbeitet und Indikatoren bestimmt, um die Ziele messen zu kön- nen. Einen interkommunalen Vergleich der Nachhaltigkeitsindikatoren stellen wir im Kapitel 0.8.3 dar. Der Rat der Stadt Köln hat im Dezember 2021 die Stadtstrategie „Kölner Perspektiven 2030+“ verabschiedet. Mit dieser Strategie verfolgt die Stadt eine nachhaltige Stadtentwicklung. Zu- künftige Herausforderungen als wachsende Stadt wurden hier benannt und zentrale Handlungs- notwendigkeiten identifiziert. Die Stadtstrategie besteht aus fünf Leitsätzen, die durch nachhal- tige Ziele konkretisiert werden:  Köln sorgt für kompakte und lebenswerte Quartiere. 4 vgl. KGSt B 02/2024 – Kommunales Nachhaltigkeitsma nagement und Bertelsmann Stiftung 27.11.2018 - Wirk ungsorientiertes Nachhal- tigkeitsmanagement in Kommunen, LAG21
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 27 von 320  Köln schafft Raum für eine dynamische und nachhaltige Wirtschaft und für vielfältige Ar- beitswelten.  Köln sorgt für Bildung, Chancengerechtigkeit und Teilhabe.  Köln stärkt seine Rolle als vielfältig vernetzte Metropole.  Köln wächst klimagerecht und umweltfreundlich und sorgt für gesunde Lebensverhält- nisse. Die Stadtstrategie bildet ein gemeinsames Verständnis für die anstehenden Veränderungen und notwendigen Planungen ab und weist Prioritäten für die künftige Umsetzung aus. Damit soll den vielfältigen Herausforderungen der Stadt begegnet und diese aktiv gestalten werden. Im Mittelpunkt steht die Frage „Wie wollen wir 2030 in Köln leben?“. Mit der Stadtstrategie hat die Stadt Köln einen geeigneten Leitfaden für die kontinuierliche Umsetzung ihre Nachhaltigkeits- ziele etabliert. Daneben beabsichtigt die Stadt Köln im Rahmen des Projektes „Prozesskette Nachhaltigkeit NRW“ mit Begleitung der LAG 21 eine gesamtstädtische Nachhaltigkeitsstrategie zu erarbeiten. 0.8.1.2 Nachhaltigkeitscheck/Nachhaltigkeitsprüfung Der Nachhaltigkeitscheck/eine Nachhaltigkeitsprüfung soll die voraussichtlichen Wirkungen ei- nes Vorhabens auf die nachhaltige Entwicklung abschätzen. Dazu beurteilt die Verwaltung die Ratsvorlagen auf ihre wahrscheinlichen Auswirkungen für eine nachhaltige Entwicklung. So können die Vorlagenerstellenden zum Beispiel durch die Beantwortung von Leitfragen kenntlich machen, ob das geplante Vorhaben nachhaltigkeitsfördernd, -hemmend oder -neutral ist. Der Nachhaltigkeitscheck dient als zusätzliche Entscheidungsgrundlage. Er hat grundsätzlich einen themenübergreifenden Charakter und umfasst alle relevanten Handlungsfelder der nachhaltigen Entwicklung. Der Rat der Stadt Köln hat in seiner Sitzung vom 09. Juli 2019 beschlossen, dass alle relevan- ten Verwaltungsvorlagen durch Kenntlichmachung einer Bewertung versehen werden, ob die zu realisierende Maßnahme keine, positive oder negative Auswirkungen auf den Klimaschutz ent- hält und welche das sein werden. Maßnahmenalternativen mit positiver oder zumindest der ge- ringsten negativen Klimaauswirkung sollen bevorzugt geplant und umgesetzt werden. Dabei sind die konkurrierenden Zielsetzungen der Stadtstrategie zu berücksichtigen. 0.8.1.3 Nachhaltigkeitsberichtswesen Der Nachhaltigkeitsbericht informiert in der Regel über den aktuellen Stand und die bisherige Entwicklung der Nachhaltigkeit. Der Nachhaltigkeitsbericht kann folgende Aspekte beinhalten:  Stand der Instrumente und Prozesse,  Umsetzungsstand der im Handlungsprogramm definierten Maßnahmen,  quantitative und qualitative Analysen zur operativen und strategischen Zielerreichung,  Zielbezug zu Indikatoren,
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 28 von 320  finanzielle und personelle Ressourcen,  Empfehlungen zur Strategieanpassung. Die Adressaten können Verwaltungsführung, Rat und Bürgerschaft sein. Der Berichtsrhythmus wird im Vorfeld festgelegt. Die Stadt Köln hat im Jahr 2022 ihren ersten Nachhaltigkeitsbericht veröffentlicht. Im Vorfeld hat die Stadt am Projekt „Global Nachhaltige Kommune NRW“ der LAG 21 teilgenommen. Das Projekt wurde in den Jahren 2021 bis 2022 mit externen Partnern im Auftrag des Bundesminis- teriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung umgesetzt. Der Nachhaltigkeitsbericht wurde dabei auf Basis des Berichtsrahmens Nachhaltige Kommune (BNK) entwickelt. Die Darstellung der Inhalte in diesem Bericht folgt den neun Steuerungskrite- rien und neun Handlungsfeldern des BNK. Im Bericht wird Bezug auf die o.g. 17 Nachhaltig- keitsziele genommen um diese in den Kontext der Agenda 2030 zu setzen. Fortschritte hin zu einer nachhaltigen Entwicklung konnten über Kennzahlen messbar gemacht und Handlungsbe- darfe offengelegt werden. Innerhalb der Stadtverwaltung hat der gesamte Prozess der Berichtserstellung den ämterüber- greifenden Austausch verstärkt. Zudem hat der Einbezug der städtischen Beteiligungen zu ei- ner verstärkten Vernetzung untereinander beigetragen. Der Prozess verdeutlichte darüber hin- aus die Bandbreite der relevanten Themen und die Bedeutung von Zusammenarbeit, um ge- meinsam die nachhaltige Entwicklung gestalten zu können. 0.8.2 Nachhaltigkeitsindikatoren Nachhaltigkeitsindikatoren dienen dazu, die Wirksamkeit der Maßnahmen und Instrumente zu Nachhaltigkeitsaspekten fortlaufend zu messen und zu bewerten. Für eine erste allgemeine Einschätzung kann auf bestehende Kennzahlenkonzepte zur nachhaltigen Entwicklung zurück- gegriffen werden. Für die kommunale Ebene in NRW ist insbesondere das Indikatorenset der Landesarbeitsge- meinschaft Agenda 21 NRW e.V. (LAG 21) von Bedeutung. In ihrem Nachhaltigkeitsbericht nrwkommunal 5 stellt die LAG 21 neben Befragungsergebnissen regelmäßig Indikatoren zu ver- schiedenen Themenbereichen für alle nordrhein-westfälischen Kommunen im Zeitverlauf dar. Wir haben in unserer Prüfung der kreisfreien Städte dieses Indikatorenset erstmals aufgegriffen und die aus vorherigen Prüfungen bekannten Strukturmerkmale ersetzt, weil eine nachhaltige Entwicklung und ein nachhaltiges Handeln von zentraler, strategischer Bedeutung sind. Wir möchten der Politik und der Verwaltung mit dem Indikatorenset der LAG 21 einen Gesamtüber- blick zur Nachhaltigkeit geben und einen Vergleich innerhalb der kreisfreien Städte ermögli- chen. Dazu haben wir die Nachhaltigkeitsindikatoren aus allgemein zugänglichen Datenquellen 6 ermittelt und einen interkommunalen Vergleich erstellt. 5 vgl. LAG 21, Nachhaltigkeitsbericht nrwkommunal 20 22, https://www.lag21.de/files/default/pdf/Themen/n n-transfer-n/lag21-nrwkommu- nal-2022.pdf. 6 IT.NRW, Energieatlas NRW vom LANUV NRW u.a.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 29 von 320 Im Folgenden stellen wir zwei Balkendiagramme mit ergänzenden Tabellen dar, die eine Aus- wahl von Nachhaltigkeitsindikatoren für die Stadt Köln zeigen. Bei der Auswahl der Indikatoren haben wir u. a. berücksichtigt, dass die Indikatoren alle zehn Themenbereiche sowie möglichst viele verschiedene SDGs abbilden. Indikatoren mit einer hohen Aussagekraft und strategischen Relevanz erhalten den Vorrang. Die in den vorangegangenen überörtlichen Prüfungen darge- stellten Strukturkennzahlen wurden, soweit möglich, in die Nachhaltigkeitsindikatoren überführt. Interkommunaler Vergleich Nachhaltigkeitsindikatoren Köln 2023 in Prozent Nachhaltigkeitsindikatoren Köln – Datengrundlagen Indikator 2012 2023 Veränderung in Prozent Median 2023 Abhängigenquotient (Abhängige Personen je 100 Personen im erwerbsfähigen Alter) in Prozent 44,80 45,71 2,03 56,07 Schulabgehende allgemeinbildende Schulen ohne Abschluss in Prozent 5,12 5,83 13,87 6,91 Mindestsicherungsquote in Prozent 13,20 13,60 3,03 13,60 Anteil erneuerbare Energien am Stromverbrauch in Prozent k. A. 2,61 k. A. 4,80 In den interkommunalen Vergleich (Median) sind die Daten der 23 kreisfreien Städte eingeflos- sen. Der Abhängigenquotient ist ein Kontextindikator mit Bezug zur Demografie. Er zeigt das Ver- hältnis der wirtschaftlich abhängigen Bevölkerung zur Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter. Als wirtschaftlich abhängig gelten dabei altersmäßig nicht erwerbsfähige Personen über 65 Jahre und unter 15 Jahre. In Köln zeigt sich gegenüber 2012 ein geringer Anstieg. Die Mehrheit der Kölner Bevölkerung befindet sich demnach im erwerbsfähigen Alter. Hierfür ist ausschlagge-
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 30 von 320 bend, dass diese Altersgruppe aufgrund einer hohen Anzahl in Köln lebender Studierender be- sonders groß ausfällt. Interkommunal haben nur zwei kreisfreie Städte niedrigere Abhängigen- quotienten als die Stadt Köln. Diese sind ebenfalls bedeutende Hochschulstandorte im Land NRW. Zugleich lässt auch die SGB II-Quote, die den Anteil an Empfängern von Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II wiedergibt, keine besonderen Belastungen erkennen. Auf dieses Strukturmerkmal gehen wir im Prüfungsbericht Ordnungsbehördliche Bestattungen ein. Der Indikator der Schulabgehenden ohne Abschluss bezieht sich auf das SDG 4 „Hochwer- tige Bildung“. Da ein fehlender Schulabschluss häufig mit schlechteren Zukunftsaussichten für die Betroffenen einhergeht, ist ein möglichst geringer Wert anzustreben. Der Kennzahlwert ist in Köln seit 2012 um fast 14 Prozent angestiegen, ist im interkommunalen Vergleich aber immer noch geringer als in der Mehrzahl der kreisfreien Städte. Die Mindestsicherungsquote ist ein Indikator für das SDG 1 „Keine Armut“. Sie beschreibt den Anteil der Personen an der Gesamtbevölkerung, die selbst nicht in der Lage sind, in ausrei- chendem Maße für ihren Lebensunterhalt zu sorgen und daher Mindestsicherungsleistungen beziehen. Dieser Indikator ist gegenüber 2012 um rund drei Prozent auf 13,6 Prozent gestie- gen. Damit stellt Köln den Median des interkommunalen Vergleichs, d. h. je elf kreisfreie Städte haben geringere oder höhere Mindestsicherungsquoten. Der Anteil erneuerbarer Energien am Stromverbrauch gibt eine Einordnung zum SDG 7 „Be- zahlbare und saubere Energie“ sowie zum Unterziel, den Anteil erneuerbarer Energien am glo- balen Energiemix deutlich zu erhöhen. In Köln wurden im Jahr 2023 2,61 Prozent des Strom- verbrauchs durch Anlagen zur Stromerzeugung aus regenerativen Energien abgedeckt. Mehr als 75 Prozent der kreisfreien Städte haben höhere Anteile erneuerbarer Energien. Weitere Ausführungen zu den Klimazielen sowie geplanten und bereits umgesetzten Maßnahmen der Stadt Köln finden sich im Teilbericht Gebäudewirtschaft - Klimaschutz.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 31 von 320 Intrakommunaler Vergleich Im intrakommunalen Vergleich stellt die Y-Achse im Diagramm den Wert 0 dar. D.h. es gibt keine Veränderungen gegenüber dem Jahr 2012. Die We rte auf der linken Seite des Dia- gramms zeigen einen Rückgang und die Werte auf der rechten Seite Zunahmen an. Nachhaltigkeitsindikatoren Köln Entwicklung von 2012 bis 2023 in Prozent Nachhaltigkeitsindikatoren Köln – Datengrundlagen Indikator 2012 2023 Veränderung in Prozent Median 2023 Siedlungs- und Verkehrsfläche je EW* in qm 243 226 -7,03 283 PKW-Dichte (Zugelassene PKW je 1.000 EW) 433 455 5,08 526 Steuereinnahmekraft je EW in Euro 1.365 2.398 75,70 1.487 Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte am Wohnort zum 30.06. 357.444 444.326 24,31 98.400 * Einwohnerin bzw. Einwohner In den interkommunalen Vergleich (Median) sind die Daten der 23 kreisfreien Städte eingeflos- sen. Der Indikator zur Siedlungs- und Verkehrsfläche bezieht sich auf das SDG 11 „Nachhaltige Städte und Gemeinden“. Ein nachhaltiger Umgang mit den Flächenressourcen ist eine zentrale Herausforderung für die Kommunen. Die Siedlungs- und Verkehrsfläche je Einwohner ist in Köln 2023 gegenüber dem Jahr 2012 um sieben Prozent gesunken. Mit 226 qm je Einwohner positioniert sich die Stadt interkommunal unterhalb des ersten Viertelwertes, gehört also zum Viertel der kreisfreien Städte mit der geringsten Werten. Die rückläufige Tendenz ist bei den
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 32 von 320 meisten kreisfreien Städten zu beobachten. Ursächlich ist dabei allerdings nicht die Verringe- rung bebauter Flächen, sondern die Einwohnerentwicklung. Die Kölner Bevölkerung ist im glei- chen Zeitraum ebenfalls um rund sieben Prozent gewachsen. Ein weiterer Indikator für das SDG „Nachhaltige Städte und Gemeinden“ ist die PKW-Dichte . Diese hat sich in Köln im Zeitraum von 2012 bis 2023 um mehr als fünf Prozent auf 455 zuge- lassene PKW je 1.000 EW erhöht. Damit stellt Köln den Minimalwert unter allen kreisfreien Städten. Eine nachhaltige Mobilität verfolgt das Ziel, den umweltschädlichen Individualverkehr zu reduzieren. Welche Maßnahmen die Stadt Köln ergriffen hat, um die eigene betriebliche Mo- bilität zu verringern bzw. klimafreundlicher zu gestalten, betrachtet die gpaNRW im Teilbericht Mobilitätsmanagement. Die Steuereinnahmekraft je Einwohner ist ein Indikator für die wirtschaftliche und finanzielle Lage einer Stadt. Diese hat sich in Köln gegenüber 2012 um mehr als 75 Prozent erhöht und beträgt 2023 2.398 Euro je Einwohner. Damit verfügt Köln im Jahr 2023 über die dritthöchste Steuereinnahmekraft der kreisfreien Städte. Die sozialversicherungspflichtig Beschäftigten sind ein Indikator mit Bezug zum SDG 8 „Menschenwürdige Arbeit und Wirtschaftswachstum“. Generell wird eine sozialversicherungs- pflichtige Beschäftigung als sozial nachhaltig eingeschätzt, da die individuelle Lebensgrundlage abgesichert und die sozialen Sicherungssysteme gestärkt werden. Ebenso verstärken sich sozi- ale Effekte wie gesellschaftliche Teilhabe oder soziale Anerkennung. Die Anzahl der sozialver- sicherungspflichtig Beschäftigten ist in Köln im Zeitraum von 2012 bis 2023 um etwa ein Viertel angestiegen. Dies ist ein vergleichsweise starker Anstieg. Die Beschäftigungsquote be- schreibt den Anteil der erwerbsfähigen Bevölkerung, der einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nachgeht. Diese ist in Köln im gleichen Zeitraum 51,06 auf 59,85 Prozent gestie- gen. Hiermit liegt Köln auf mittlerem Niveau. Zu berücksichtigen ist hier erneut der Anteil der Studierenden, der trotz erwerbsfähigen Alters in der Regel keiner sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nachgeht. 0.8.3 Nachhaltigkeitsindikatoren der Stadt Köln im interkommunalen Vergleich Auf den nachfolgenden Seiten bilden wir das Indikatorenset der LAG 21 als interkommunalen Vergleich der kreisfreien Städte ab. Detaillierte Informationen zur Aussagekraft und Differenzie- rung der einzelnen Indikatoren enthält der Nachhaltigkeitsbericht der LAG 21 7. Wenn wir für Kennzahlen keinen Wert ermitteln können, geben wir in der entsprechenden Spalte den Hin- weis „keine Angabe (k. A.)“. 7 vgl. LAG 21, Nachhaltigkeitsbericht nrwkommunal 20 22, https://www.lag21.de/files/default/pdf/Themen/nn-tr ansfer-n/lag21-nrwkommu- nal-2022.pdf .
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 33 von 320 Nachhaltigkeitsindikatoren 8 der Stadt Köln Themenbereich / Indikator Köln 2012 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Vergleichs- jahr Kontextindikatoren Demografie 9 Abhängigenquotient in Prozent (Abhängige Personen je 100 Personen im erwerbsfähi- gen Alter) 44,80 45,54 42,98 53,41 56,25 57,84 62,08 23 2024 Entwicklung des Abhängigenquotienten seit 2012 in Prozent k. A. 1,65 0,12 2,74 6,59 8,14 17,26 23 2024 Bevölkerungsentwicklung seit 2012 in Prozent k. A. 7,27 0,40 2,51 3,66 5,16 10,06 23 2024 Anteil der EW 0 bis unter 21 Jahre an der Gesamtbe- völkerung in Prozent 10 18,64 19,07 18,21 19,47 20,35 20,75 22,29 23 2024 Anteil der EW ab 80 Jahre an der Gesamtbevölkerung in Prozent 11 4,42 5,80 5,80 6,55 6,95 7,36 8,30 23 2024 Bevölkerungsentwicklung bis 2050 in Prozent k. A. 4,58 -7,26 -4,02 -1,47 0,51 7,08 23 2024 Bildung und Betreuung Schulabgehende allgemeinbildende Schulen ohne Ab- schluss in Prozent 5,12 5,83 3,46 5,84 6,91 8,42 13,01 23 2023 8 vgl. LAG 21, Nachhaltigkeitsbericht nrwkommunal 2022, https://www.lag21.de/files/default/pdf/Themen/nn-transfer-n/lag21-nrwkommunal-2022.pdf 9 Als Vergleichsjahr ist hier das Jahr 2024 ausgewiesen. Die gpaNRW verwendet für das Vergleichsjahr 2024 durchgängig die Einwohnerzahlen am Stichtag 31.12.2023. 10 Die gpaNRW berücksichtigt beim Jugendanteil die Bevölkerung unter 21 Jahre. Die LAG 21 stellt stattdessen die Bevölkerung unter 15 Jahren dar. 11 Die gpaNRW berücksichtigt beim Altenanteil die Bevölkerung über 80 Jahre. Die LAG 21 stellt stattdessen die Bevölkerung über 65 Jahren dar.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 34 von 320 Themenbereich / Indikator Köln 2012 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Vergleichs- jahr Entwicklung der Schulabgehenden allgemeinbildende Schulen ohne Abschluss seit 2012 in Prozent k. A. 13,84 -32,62 7,83 29,31 45,05 81,39 23 2023 Schulabgehende allgemeinbildende Schulen mit höhe- rem Schulabschluss 12 in Prozent 43,63 46,44 28,64 39,91 41,46 45,41 55,91 23 2023 Betreuungsquote der unter 3-Jährigen in Prozent 16 ,92 26,25 11,28 16,70 18,40 23,71 29,46 23 2024 Betreuungsquote der 3 bis unter 6-Jährigen in Prozent 94,15 92,92 74,94 83,00 85,77 90,90 94,67 23 2024 Wahlen Wahlbeteiligung Bundestagswahl in Prozent k. A. 77,79 66,66 71,88 73,80 76,65 83,90 23 2021 Wahlbeteiligung Europawahl in Prozent k. A. 65,99 52,29 56,65 59,81 63,83 74,34 23 2024 Wahlbeteiligung Kreistagswahl/Wahl Vertretung kfS in Prozent k. A. 51,41 39,15 43,53 47,59 51,13 62,96 22 2020 Fläche Entwicklung der Siedlungs- und Verkehrsfläche je EW seit 2012 in Prozent k. A. -7,02 -9,27 -5,36 -3,15 -1,81 3,43 23 2023 Siedlungs- und Verkehrsfläche je EW in qm 13 243 226 213 249 283 311 421 23 2023 Flächeninanspruchnahme (Zuwachs der Siedlungs- und Verkehrsfläche) seit dem Vorjahr in ha 71,20 4,00 -39,00 -7,50 0,00 4,00 38,00 23 2023 Neu erstellte Wohngebäude je 10.000 EW 8,88 4,01 1,37 2,59 3,74 5,70 9,32 23 2023 12 Als höherer Schulabschluss wird die Allgemeine Hochschulreife sowie die Fachhochschulreife berücksichtigt. 13 Die Erhebung für die Flächenerhebung nach Art der tatsächlichen Nutzung erfolgt seit dem Jahr 2016 durch das Amtliche Liegenschaftskataster-Informationssystem (ALKIS). Zuvor lagen der Erhebung die Automati- sierten Liegenschaftsbücher (ALB) zugrunde. Mit dieser Umstellung gingen auch Änderungen und Erweiterungen des Nutzungsartenkatalogs einher, sodass die v erwendeten Definitionen und Abgrenzungen nicht in vollem Umfang übereinstimmen. Die Vergleichbarkeit der Werte ist daher nicht in vollem Umfang gegeben.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 35 von 320 Themenbereich / Indikator Köln 2012 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Vergleichs- jahr Klima und Energie Anteil erneuerbare Energien am Stromverbrauch in Prozent k. A. 2,61 1,99 3,56 4,80 10,66 20,32 23 2023 Mobilität Entwicklung der PKW-Dichte seit 2012 in Prozent k. A. 5,67 -3,39 6,94 9,91 11,25 15,56 23 2024 PKW-Dichte (Zugelassene PKW je 1.000 EW) 433 458 458 503 527 553 592 23 2024 Pendelndensaldo je 100 EW 12,83 16,54 -9,25 -2,24 1,05 9,09 30,27 23 2024 Veränderung der polizeilich erfassten Straßenverkehrs- unfälle seit dem Vorjahr in Prozent -0,64 3,74 -9,19 1,70 2,91 5,89 12,34 23 2023 Kommunale Finanzen 14 Entwicklung der Steuereinnahmekraft je EW seit 2012 in Prozent k. A. 75,70 24,40 44,08 53,65 69,92 195 23 2023 Steuereinnahmekraft je EW in Euro 1.365 2.398 965 1.333 1.487 1.688 3.581 23 2023 Gesellschaftliche Teilhabe / Armut Mindestsicherungsquote 15 in Prozent 13,20 13,60 8,40 11,70 13,60 16,40 22,10 23 2023 14 Die gpaNRW analysiert im Teilbericht Finanzen die Schuldenlage der Kommunen. Die Indikatoren der LAG 21 zur Verschuldung nutzen Daten von IT.NRW. Diese Daten beinhalten teilweise andere Beurteilungen / Zuordnungen von kommunalen Beteiligungen und Eigenbetrieben als es in unserer Prüfungsdefinition und –darstellung vorgesehen ist. Daher kann es zu erheblichen Abweichungen kommen, sodass wir an dieser Stelle auf die Darstellung von Verschuldungsindikatoren verzichten und auf den Teilbericht Finanzen verweisen. 15 Als Mindestsicherungsleistungen werden die Grundsicherung für Arbeitssuchende nach dem SGB II, laufende Hilfen zum Lebensunterhalt außerhalb von Einrichtungen nach dem SGB XII, Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung nach dem SGB XII und Regelleistungen nach dem AsylbLG verstanden.
  Stadt Köln
  Vorbericht
  050.010.050_03369 Seite 36 von 320 Themenbereich / Indikator Köln 2012 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Vergleichs- jahr Entwicklung der Mindestsicherungsquote seit 2012 in Prozent k. A. 3,03 -11,54 1,54 5,65 10,56 22,30 23 2023 Arbeit und Wirtschaft Entwicklung der sozialversicherungspflichtig Beschäf- tigten am Wohnort seit 2012 in Prozent k. A. 25,10 13,78 16,95 20,63 24,14 32,30 23 2024 Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte am Wohnort am 30.06. 357.444 447.146 44.028 68.232 99.770 138.290 447.146 23 2024 Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte am Arbeitsort je 1.000 Erwerbsfähige 697 840 447 546 631 738 1.078 23 2024 Beschäftigungsquote am Wohnort in Prozent 51,06 59,85 54,47 58,14 59,50 60,73 63,60 23 2024 Gewerbeanmeldungen für Neugründungen je 1.000 EW 9,95 9,43 5,05 6,75 7,50 8,00 13,53 23 2024 Arbeitslosenanteil in Prozent (Verhältnis der nicht erwerbstätigen Personen im er- werbstätigen Alter zu den sozialversicherungspflichtig Beschäftigten) 12,31 10,96 6,63 9,98 10,96 13,31 17,87 23 2024 Gesundheit Sterbefälle von Personen unter 65 Jahren je 100.000 EW 162 153 122 161 182 203 231 23 2023
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 37 von 320 1. Finanzen 1.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet Finanzen stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Haushaltssituation Die Stadt Köln hat in den vergangenen Jahren meist bessere Jahresergebnisse erzielt als ge- plant. Bei der Anzeige der Haushaltssatzungen erhielt sie von der Bezirksregierung die Geneh- migung zur Verringerung der allgemeinen Rücklage. Die Eigenkapitalausstattung ist besser als in den meisten anderen kreisfreien Städten und hat von den Jahresüberschüssen der Jahre 2020 bis 2022 profitiert. Hierbei wurde die Haushaltssituation der Stadt Köln in diesen Jahren, wie in vielen Kommunen, von der guten Konjunktur und Gesamtwirtschaft begünstigt. Zwischen 2020 und 2023 isolierte die Stadt die Belastungen aus der Corona-Pandemie und des Ukraine- Krieges durch außerordentliche Erträge nach dem NKF-CUIG. 16 Auch ohne die Isolierung hätte die Stadt Köln zwischen 2020 und 2022 einen Haushaltsausgleich darstellen können. Das Jah- resergebnis 2023 ist dagegen erstmals seit 2019 wieder defizitär ausgefallen. Im Doppelhaushaltsplan 2025 und 2026 trübt sich die Haushaltssituation der Stadt Köln deut- lich ein. Eine Haushaltssicherungspflicht kann die Stadt nur durch eine kombinierte Anwendung der mit dem dritten NKFWG 17 neu geregelten haushaltspolitischen Instrumente des globalen Minderaufwands sowie Vortrags von Haushaltsverlusten auf Folgejahre abwenden. Sofern sich die erheblichen Defizite realisieren, werden sie nicht nur das Eigenkapital mindern, sondern auch die Ausgleichsrücklage bereits 2025 aufbrauchen. Die Stadt Köln könnte dann nicht mehr die Pufferfunktion der Ausgleichsrücklage als Risikovorsorge nutzen. Die Gesamtverbindlichkeiten des Konzerns der Stadt Köln sind sowohl absolut als auch im Einwohnerbezug höher als in den meisten anderen kreisfreien Städten. Insbesondere bei den Mehrheitsbeteiligungen steigen die Verbindlichkeiten seit einigen Jahren in erheblichem Um- fang an. Auch bezogen auf den Kernhaushalt verzeichnet die Stadt Köln im Betrachtungszeit- raum einen spürbaren Anstieg, wenngleich zumindest die Liquiditätskredite auf dem Niveau von 2019 liegen. Die geplante fehlende Selbstfinanzierungskraft im mittelfristigen Finanzplanungs- zeitraum wird zu wieder steigendem Liquiditätskreditbedarf führen. Aufgrund der seit 2022 dy- namisch steigenden Zinsen erhöht sich demnach auch die Zinsbelastung deutlich. Daneben 16 Nunmehr Gesetz zur Isolierung der aus der COVID-19-Pandemie und dem Krieg gegen die Ukraine folgenden Belastungen der kom- munalen Haushalte im Land Nordrhein-Westfalen (NKF- COVID-19-Ukraine-Isolierungsgesetz – NKF-CUIG) vom 29. September 2020 in der ab dem 15.12.2022 geltenden Fassung. 17 Drittes Gesetz zur Weiterentwicklung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements im Land Nordrhein-Westfal en vom 5. März 2024.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 38 von 320 führen geplante Investitionen, soweit sie realisiert werden, in künftigen Jahren zu einem Anstieg der investiven Kreditverbindlichkeiten. Im Hinblick auf den sich perspektivisch verschlechternden Haushaltsstatus und die dro- hende steigende Verschuldung hält die gpaNRW es für notwendig, dass die Stadt Köln ihre Haushaltssituation durch weitere Konsolidierungsmaßnahmen verbessert. Haushaltssteuerung Die Stadt Köln hat im Dezember 2021 die Stadtstrategie „Kölner Perspektiven 2030+“ verab- schiedet. Mit dieser Strategie verfolgt die Stadt eine nachhaltige Stadtentwicklung. Daneben hat die Stadt seit 2015 einen wirkungsorientierten Haushalt etabliert. Seit 2019 werden zudem Nachhaltigkeitsaspekte im wirkungsorientierten Haushalt implementiert und verknüpft. Damit befindet sich die Stadt auf einem guten Weg zu einem gesamtstädtischen Nachhaltigkeitshaus- halt. Eine Dimension von Nachhaltigkeit stellt die finanzielle Nachhaltigkeit der Haushaltswirtschaft dar. Investitionen sollten unter Berücksichtigung von Folgekosten regel- und standardmäßig auf ihre Wirtschaftlichkeit hin untersucht werden. Dies trägt zur langfristigen Entlastung des Haus- haltes bei. Die Stadt Köln führt umfassende Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vor beson- ders bedeutsamen Investitionsentscheidungen durch. Wir empfehlen der Stadt Köln, feste Grenzwerte festzulegen, oberhalb derer Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen verpflichtend und standardmäßig durchzuführen sind. Um die Fachämter bei ihren dezentralen Investitionsent- scheidungen zu unterstützen, sollte die Verwaltung verstärkt auf die Mindeststandards und Ar- beitshilfen hinweisen, die bereits 2006 in dem städtischen Leitfaden zu Wirtschaftlichkeitsbe- rechnungen etabliert wurden. Durch die hier skizzierten einheitlichen Prozesse mit klaren Zu- ständigkeiten, standardisierten Methoden und Dokumentationsvorgaben könnte die Stadt Köln die Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit auch kleinerer und dezentral ge- troffener Investitionsentscheidungen verbessern. Die Stadt Köln hat Art, Umfang und Dauer von Ermächtigungsübertragungen geregelt. Mit den originären Haushaltsansätzen steigen in den zurückliegenden Jahren auch die Ermächti- gungsübertragungen im investiven Bereich deutlich an. Dabei überträgt Köln nach entsprechen- den Optimierungen weniger investive Ermächtigungen als der Durchschnitt der kreisfreien Städte. Zugleich kann die Stadt Köln die fortgeschriebenen Ansätze der investiven Auszahlun- gen zu einem höheren Grad in Anspruch nehmen als die meisten kreisfreien Städte. Die Stadt Köln hat sowohl für das Kredit- als auch das Anlagemanagement Richtlinien erlas- sen. Diese legen die jeweiligen Ziele, Zuständigkeiten sowie den Handlungsrahmen fest. Die Steuerungsanforderungen sind aufgrund des Kredit- und Anlagenportfolios hoch. Den hohen Anforderungen wird die Stadt Köln gerecht. Sie ist organisatorisch gut aufgestellt und hat kon- krete Vorgaben definiert. Daneben wurde ein unterjähriges Berichtswesen implementiert, so- dass die Entscheidungsträger und Entscheidungsträgerinnen über aktuelle Entwicklungen infor- miert sind. Eine Möglichkeit zur Entlastung der Haushaltssituation ist die Akquise von Fördermitteln. Die Stadt Köln nutzt ein Handbuch zur Fördermittelakquise und standardisiert die Prozesse mit Checklisten. Die zentrale Stelle für das Fördermittelmanagement informiert regelmäßig die zu- ständigen dezentralen Fachämter über potenzielle Fördermöglichkeiten. Während die Bewirt-
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 39 von 320 schaftung der Fördermittel dezentral erfolgt, ist das förderbezogene Controlling zentral organi- siert. Diese Struktur erfüllt die Vorgaben der Förderbescheide und hilft, Rückforderungen zu vermeiden. Die Stadt hat im Jahr 2022 im Rahmen eines Monitorings zu akquirierten Fördermit- teln über wesentliche Entwicklungen in den politischen Gremien berichtet. Sie plant, auch in Zu- kunft jährlich einen entsprechenden Bericht vorzulegen. 1.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungs- ergebnis. Wertungen, die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemein- deordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung . Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die individuelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht. 1.3 Inhalte, Ziele und Methodik Im Prüfgebiet Finanzen beantwortet die gpaNRW folgende Fragen:  Haushaltssituation: Besteht eine nachhaltig ausgerichtete Haushaltswirtschaft?  Haushaltswirtschaftliche Steuerung:  Wie geht die Stadt mit Nachhaltigkeitszielen und -kennzahlen im Haushalt um?  Führt die Stadt bei Investitions- und Beschaffungsentscheidungen Wirtschaftlich- keitsuntersuchungen durch?  Beschäftigt sich die Stadt mit den relevanten Aspekten und Fragen, die ihr Kredit- und Anlageportfolio erfordern?  Wie hat die Stadt als Zuwendungsnehmerin ihr Fördermittelmanagement organi- siert?  Wie geht die Stadt mit dem Instrument der Ermächtigungsübertragungen um? Methodisch analysiert die gpaNRW die Haushaltspläne, Jahresabschlüsse und Gesamtab- schlüsse. Zusätzlich beziehen wir die Berichte der örtlichen Prüfung der Jahresabschlüsse und Gesamtabschlüsse sowie verwaltungsinterne Dokumente ein. Die gpaNRW hat zudem Daten, die für eine Bewertung erforderlich sind, über Interviews, Fragebögen und strukturierte Daten- abfragen erhoben.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 40 von 320 In der Anlage dieses Teilberichts liefern ergänzende Tabellen zusätzliche Informationen. Diese zeigen neben der Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen aus der aktuellen Prüfung das NKF-Kennzahlenset NRW, die Zusammensetzung und Entwicklung einzelner (Bi- lanz-) Posten sowie ergänzende Berechnungen. 1.4 Haushaltssituation
  Die Stadt Köln hat in den vergangenen Jahren im Ergebnis ausgeglichene bzw. fiktiv ausge- glichene Haushalte erzielt. Für die kommenden Jahre plant die Stadt jedoch mit erheblichen Jahresfehlbeträgen. Dadurch wird voraussichtlich die Ausgleichsrücklage bis 2025 aufge- braucht sein. Eine Haushaltssicherungspflicht kann die Stadt Köln nur durch den genehmi- gungsbedürftigen Vortrag von Haushaltsverlusten in Folgejahre abwenden.
  Die Stadt Köln verfügt über eine solide Eigenkapitalausstattung. Die Gesamtverbindlichkei- ten sind vergleichsweise hoch. Sie werden voraussichtlich in den kommenden Jahren durch Investitions- und Liquiditätskredite weiter steigen. Zusätzliche Belastungen durch ein überal- tertes Gebäudevermögen sind zurzeit nicht erkennbar. Für das Straßenvermögen besteht hingegen ein gewisser Reinvestitionsbedarf. Die Haushaltssituation bestimmt den Handlungsspielraum einer Stadt zur Gestaltung ihres Leis- tungsangebots. Eine nachhaltig ausgerichtete Haushaltswirtschaft erfüllt folgende Kriterien:  Die Handlungsfähigkeit einer Stadt sollte nicht durch die Genehmigungspflicht eines Haushaltssicherungskonzepts oder einer Verringerung der allgemeinen Rücklage einge- schränkt sein. Dazu muss der Haushalt gemäß § 75 Abs. 2 GO NRW jetzt und zukünftig ausgeglichen sein.  Das Eigenkapital sollte positiv sein. Eine Stadt darf gemäß § 75 Abs. 7 GO NRW nicht überschuldet sein. Je mehr Eigenkapital sie hat, desto weiter ist sie von der gesetzlich verbotenen Überschuldung entfernt. Daneben ist eine gute Eigenkapitalausstattung die Basis für eine nachhaltig ausgerichtete Haushaltswirtschaft.  Um zukünftig Gestaltungsmöglichkeiten zu haben und dem Grundsatz der Generationen- gerechtigkeit zu entsprechen, sollte eine Stadt hohe Schulden und Reinvestitionsbedarfe vermeiden. Je niedriger sie ausfallen, desto größer sind die Handlungsspielräume der Haushaltswirtschaft einer Stadt. Um den unterschiedlichen Ausgliederungsgraden Rechnung zu tragen, beziehen wir in den in- terkommunalen Vergleich die Schulden-, Finanz- und Ertragslage der verbundenen Unterneh- men, Sondervermögen und Mehrheitsbeteiligungen ein. In den jeweiligen Kapiteln zur Haus- haltssituation vergleicht die gpaNRW daher die Kennzahlen aus den Gesamtabschlüssen, so- fern diese vorliegen. Die gpaNRW hat die Haushaltssituation auf folgenden Grundlagen analysiert:
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 41 von 320 Haushaltspläne, Jahresabschlüsse und Gesamtabschlüsse Köln 2019 bis 2026 Haushaltsjahr Haushaltsplan (HPl) Jahresabschluss (JA) Gesamtabschluss (GA) In dieser Prüfung berücksichtigt 2019 bekannt gemacht festgestellt bestätigt HPl / J A / - 2020 bekannt gemacht festgestellt noch offen HPl / JA / - 2021 bekannt gemacht aufgestellt noch offen HPl / J A / - 2022 bekannt gemacht aufgestellt noch offen HPl /JA / - 2023 bekannt gemacht aufgestellt noch offen HPl /JA / - 2024 bekannt gemacht HPl 2025 aufgestellt HPl 2026 aufgestellt HPl Das Vergleichsjahr der letzten überörtlichen Prüfung war 2018. Daher beginnt die Zeitreihe die- ser Prüfung mit dem Jahr 2019. Die im Haushaltsplan 2025/2026 enthaltene mittelfristige Er- gebnisplanung bis 2029 hat die gpaNRW ebenfalls berücksichtigt. 1.4.1 Haushaltsstatus
  Die Stadt Köln war zwischen 2019 und 2024 überwiegend auf die Genehmigung der Verrin- gerung der allgemeinen Rücklage angewiesen. Mit dem Doppelhaushalt 2025/ 2026 kann sie die Haushaltssicherungspflicht nur durch eine kombinierte Anwendung von globalem Minderaufwand und Verlustvorträgen abwenden. Mit der Planung von Verlustvorträgen ist die Stadt von der Genehmigung der Bezirksregierung Köln abhängig. Haushaltsstatus Köln 2019 bis 2026 Haushaltsstatus* 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Ausgeglichener Haushalt X X X Fiktiv ausgeglichener Haushalt X Genehmigungspflichtige Verringe- rung der allgemeinen Rücklage X X Genehmigungspflichtiger Verlust- vortrag eines Jahresfehlbetrags X X *Der Haushaltsstatus in den Ist-Jahren bis 2023 bemisst sich am Jahresergebnis, der Haushaltsstatus in den Plan-Jah- ren ab 2024 am Haushaltsplan. Die Höhe der Ausgleichsrücklage und der allgemeinen Rücklage zeigen, inwieweit die Stadt ne- gative Jahresergebnisse ausgleichen kann.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 42 von 320 Jahresergebnisse und Rücklagen Köln 2023 bis 2029 Kennzahlen 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Jahresergebnis in Mio. Euro -9,20 -286 -399 -444 -337 -316 -294 Ausgleichsrücklage in Mio. Euro 341 55 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Allgemeine Rücklage in Mio. Euro 5.419 5.419 5.075 4.849 4.512 4.314 3.802 Verlustvortrag 0,00 0,00 0,00 218 0,00 118 0,00 Bilanzieller Verlustvortrag 0,00 0,00 0,00 218 218 336 118 Veränderung der allgemeinen Rücklage durch das Jahresergeb- nis in Mio. Euro 0,00 0,00 344 226 337 198 294 Verringerung der allgemeinen Rücklage des Vorjahres durch das Jahresergebnis in Prozent 0,00 0,00 6,35 4,45 6,95 4,39 6,82 Fehlbetragsquote in Prozent 0,16 4,97 7,29 8,75 6,95 7,00 6,82 2023: Ist, ab 2024: Plan Über die Verwendung der Jahresergebnisse 2021 bis 2023 wurde in Köln noch nicht entschieden. Die gpaNRW nimmt den Verwendungsbeschluss der Jahresergebnisse vorweg und verrechnet diese mit der Ausgleichsrücklage. Die von der Stadt Köln für 2024 beabsichtigte Verringerung Umwandlung Darlehen Kliniken (-533,2 Mio. Euro) und Erhöhung Auflösung Rhein-Fonds (19,6 Mio. Euro) ist in der hier aufgeführten Rücklagenbetrachtung nicht enthalten. Im Rahmen ihrer Haushaltsplanung macht die Stadt Köln Gebrauch von der Möglichkeit einer pauschalen Kürzung von Aufwendungen. Diesen sogenannten globalen Minderaufwand kann die Stadt gemäß § 79 Abs. 3 GO NRW in einer Höhe von bis zu zwei Prozent der Summe der ordentlichen Aufwendungen einplanen. In den Jahren 2026 bis 2029 plant die Stadt Köln pau- schale Minderaufwendungen von durchschnittlich 110 Mio. Euro ein. Bei planmäßiger Entwicklung der Jahresergebnisse müsste die Stadt Köln ihre Ausgleichsrück- lage 2025 vollständig aufbrauchen. Nach Verzehr der Ausgleichsrücklage verbleibt 2025 ein Fehlbetrag in Höhe von 344 Mio. In den folgenden Jahren liegen die Fehlbeträge weiter auf ho- hem Niveau. Die allgemeine Rücklage der Stadt Köln würde sich jeweils um mehr als fünf Pro- zent reduzieren und damit die nach § 76 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 GO NRW maßgebliche Schwelle zu einer Haushaltssicherungspflicht überschreiten. Um eine Haushaltssicherungspflicht abzuwen- den, macht die Stadt Köln Gebrauch von der mit dem dritten NKFWG NRW 18 neu normierten Möglichkeit zum Ausgleich von Fehlbeträgen durch einen Vortrag von Verlusten in spätere Haushaltsjahre. Dadurch sinkt die Verringerung der allgemeinen Rücklage in den Jahren 2026 und 2028 unter den Schwellenwert von fünf Prozent. Gemäß § 84 Abs. 2 S. 1 GO NRW steht der Ausgleich von Fehlbeträgen durch Verlustvortrag unter dem Vorbehalt der Genehmigung durch die Bezirksregierung Köln. 18 Drittes Gesetz zur Weiterentwicklung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements im Land Nordrhein-Westfal en vom 5. März 2024.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 43 von 320 Wie die weit überwiegende Zahl der kreisfreien Städte in NRW hat die Stadt Köln in den Jahres- abschlüssen 2020 bis 2023 Haushaltsbelastungen infolge der Corona-Pandemie und des Ukra- ine-Krieges mithilfe außerordentlicher Erträge nach dem NKF-CUIG 19 isoliert. Zwar entlasten diese Erträge die Jahresergebnisse der Stadt rechnerisch. Es handelt sich dabei indes nur um eine buchhalterische Verlagerung der Belastungen in zukünftige Haushaltsjahre. Insbesondere Liquiditätszuflüsse waren mit diesen Erträgen nicht verbunden. Auch ohne die Isolierung der o. g. Haushaltsbelastungen wären die Jahresergebnisse 2020 bis 2022 positiv ausgefallen. Das Jahresergebnis 2023 fällt erstmals seit 2019 wieder negativ aus. Die außerordentlichen Erträge muss die Stadt Köln im Aktivposten Aufwendungen zum Erhalt der gemeindlichen Leistungsfähigkeit bilanzieren. Die künftigen Auswirkungen dieses Postens auf die Entwicklung des städtischen Eigenkapitals sind ebenfalls Gegenstand des Kapitels 1.4.3 „Eigenkapital“. 1.4.2 Jahresergebnisse
  Die Stadt Köln hat 2019 und 2023 negative und zwischen 2020 und 2022 positive Jahreser- gebnisse erzielt. Zwischen 2024 und 2029 plant die Stadt mit Fehlbeträgen von durchschnitt- lich 346 Mio. Euro. Die Fehlbeträge summieren sich auf insgesamt 2,08 Mrd. Euro. Jahresergebnisse sowie Jahresergebnisse ohne außerordentlichen Ertrag nach dem NKF-CUIG Köln in Mio. Euro 2019 bis 2029 bis 2023: IST, ab 2024: PLAN Nach dem NKF-CUIG hat die Stadt Köln die infolge der Corona-Pandemie und des Ukraine-Krieges anfallende Haus- haltsbelastung als außerordentlichen Ertrag auszuweisen. Hierdurch verbessert sich das Jahresergebnis. Das Jahreser- gebnis ohne den außerordentlichen Ertrag nach dem NKF-CUIG zeigt die tatsächliche Belastung der Stadt auf. 19 Nunmehr Gesetz zur Isolierung der aus der COVID-19-Pandemie und dem Krieg gegen die Ukraine folgenden Belastungen der kom- munalen Haushalte im Land Nordrhein-Westfalen (NKF- COVID-19-Ukraine-Isolierungsgesetz – NKF-CUIG) vom 29. September 2020 in der ab dem 15.12.2022 geltenden Fassung.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 44 von 320 Die Stadt Köln konnte zwischen 2020 und 2022 positive Jahresergeb nisse erzielen. Insgesamt summieren sich die Ergebnisse seit 2019 auf einen G esamtüberschuss von 478 Mio. Euro. Die Überschüsse der Stadt Köln hängen jedoch im Wesentlichen von den außerordentlichen Erträgen nach dem NKF-CUIG ab. Mit diesen Erträgen hat die Stadt Köln in den Jahren 2020 bis 2023 die Haushaltsbelastungen infolge der Corona-Pandemie un d des Ukraine-Krieges in einer Bilanzie- rungshilfe in einer Gesamthöhe von 412 Mio. Euro isoliert. Das Jahresergebnis 2023 ist trotz außerordentlicher Erträge nach dem NKF-CUIG negativ aus- gefallen. Ursächlich für das Defizit ist unter anderem ein nicht geplanter Betriebskostenzuschuss von 67,2 Mio. Euro an die Kliniken der Stadt Köln g GmbH. Unterstützungsleistungen werden aufgrund der finanziellen Schieflage der Kliniken auch zukünftig erforderlich sein. Für 2024 hat die Stadt ein Defizit in Höhe von 286 Mio. Euro geplant. In den Folgejahren bis 2029 erhöhen sich die geplanten Defizite weiter und kumu lieren sich im gesamten Planungszeitraum auf 2,08 Mrd. Euro. Ursächlich sind insbesondere di e nun deutlich stärker steigenden ordentli- chen Aufwendungen. Diese erhöhen sich ausgehend vom Ist-Ergebnis 2023 bis 2029 um 18,26 Prozent. Der Zuwachs bei den ordentlichen Erträgen von 13,65 Prozent kann die Aufwandsstei- gerungen nicht auffangen. Um die Jahresergebnisse der kreisfreien Städte trotz der unterschied- lichen Größen vergleichbarer zu machen, bezieht die gpaNRW das Jahresergebnis auf die Ein- wohnerzahl. Jahresergebnis je EW* in Euro 2019 bis 2023 * Einwohnerin bzw. Einwohner Der Vergleichskorridor erfasst den Wertebereich der Städte zwischen dem ersten und dritten Viertelwert. Oberhalb und unterhalb des Vergleichskorridors liegen die jeweils 25 Prozent der Städte mit den höchsten bzw. niedrigsten Werten. Die Jahresergebnisse der Stadt Köln schwankten in den vergangenen Jahren erheblich. Wäh- rend Köln in 2019 und 2023 durch die Jahresfehlbeträge jeweils zu den 25 Prozent der kreis- freien Städte mit den niedrigsten Jahresergebnissen je EW gehörte, kann die Stadt in 2020 und 2021 einen der Spitzenwerte erzielen.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 45 von 320 Jahresergebnis ohne außerordentlichen Ertrag NKF-CUIG je EW in Euro 2020 bis 2023 Der Vergleichskorridor erfasst den Wertebereich der Städte zwischen dem ersten und dritten Viertelwert. Oberhalb und unterhalb des Vergleichskorridors liegen die jeweils 25 Prozent der Städte mit den höchsten bzw. niedrigsten Werten. Die Positionierung der Stadt Köln ändert sich bei den Jahresergebnissen ohne die außeror- dentlichen Erträge nach dem NKF-CUIG teilweise. 2020 haben die anderen kreisfreien Städte geringere und 2023 im Durchschnitt höhere Isolierungen vorgenommen als Köln. Die Tabellen 3 und 4 in der Anlage enthalten die entsprechenden Werte. Einen Einfluss auf die Höhe der Steuererträge und der Jahresergebnisse haben die festgeleg- ten Steuerhebesätze. Im Vergleich positioniert sich die Stadt Köln mit ihren gewählten Hebesät- zen wie folgt: Hebesätze Köln 2024 (Angaben der Durchschnittswerte in von Hundert) Steuerart Köln Durchschnitt kreisfreie Städte* fiktiver Hebesatz Grundsteuer A 165 271 243 Grundsteuer B 515 660 530 Gewerbesteuer 475 484 436 *arithmetisches Mittel Die Stadt Köln hat die letzte Erhöhung bei der Grundsteuer B 2012 vorgenommen. Der Hebe- satz stieg von 500 auf 515 Prozent. Der Hebesatz der Gewerbesteuer liegt seit 2011 bei 475 Prozent. Damit liegen die Hebesätze bei der Grundsteuer unterhalb der jeweiligen fiktiven He- besätze und bei der Gewerbesteuer oberhalb des fiktiven Hebesatzes nach dem jeweiligen Ge- meindefinanzierungsgesetz (GFG). Verglichen mit den anderen kreisfreien Städten fallen die Hebesätze der Stadt Köln bei der Grundsteuer B und Gewerbesteuer unterdurchschnittlich aus.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 46 von 320 Mit der Grundsteuerreform hat sich seit Januar 2025 die Rechtslage geändert. Unter anderem ist es den nordrhein-westfälischen Kommunen nun möglich differenzierte Hebesätze für Wohn- und Nichtwohngrundstücke festzusetzen. Mit der Grundsteuerreform geht zudem eine Ände- rung der Grundsteuermessbeträge einher, auf die der Hebesatz der Städte zur Berechnung der jährlichen Grundsteuer angewandt wird. Um die Höhe des Steueraufkommens aus der Grund- steuer auf einem stabilen Niveau zu halten, sind daher in der Regel Hebesatzanpassungen er- forderlich. Das Land hat den Städten und Gemeinden zu diesem Zweck die jeweils aufkom- mensneutralen Hebesätze der Grundsteuer A und B mitgeteilt. Für das Jahr 2025 hat die Stadt Köln eine Reduzierung der Hebesätze der Grundsteuer B um 40 Prozentpunkte auf 475 Pro- zent beschlossen und sich dazu entschieden, den Hebesatz der Grundsteuer B weiterhin ein- heitlich festzusetzen. Diese Reduzierung bedeutet allerdings keine Verringerung des Gesamt- aufkommens der Steuererträge für die Stadt Köln, sondern orientiert sich an dem vom Land er- mittelten aufkommensneutralen Hebesatz. 20 Die Teilergebnisse der Produktbereiche Soziale Leistungen sowie Kinder-, Jugend- und Famili- enhilfe und die Landschaftsumlage haben einen maßgeblichen Einfluss auf die Jahresergeb- nisse. Diese Positionen stehen im Zusammenhang mit der Finanzierung sozialer Leistungen und können von der Stadt nur eingeschränkt beeinflusst werden. Die folgende Grafik zeigt, wie die Sozialleistungen die Jahresergebnisse ausgehend vom Basisjahr 2019 beeinflussen. Die Tabelle 5 in der Anlage enthält die Berechnungen hierzu. Jahresergebnisse und Jahresergebnisse ohne Sozialleistungen Köln in Mio. Euro 2019 bis 2029 bis 2023: IST, ab 2024: PLAN 20 Die vom Land NRW ermittelten aufkommensneutralen H ebesätze können abgerufen werden unter: https://www.finanzverwal- tung.nrw.de/aufkommensneutrale-hebesaetze
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 47 von 320 Die Trendkurve der Jahresergebnisse mit den Sozialleistungen (blauer Graph) entwickelt sich im Ist-Zeitraum positiv, fällt dann aber in der Planung ab 2024 deutlich ab. Das Jahresergebnis 2023 liegt auf dem Niveau des Basisjahres 2019. Dies deutet daraufhin, dass die in diesem Zeitraum eingetretenen Aufwandssteigerungen durch eigene Konsolidierungsmaßnahmen in weiten Teilen kompensiert wurden. Aufwandssteigerungen ergeben sich regelmäßig bei den Sozialleistungen, durch Tarif- und Besoldungserhöhungen sowie durch allgemeine Preissteige- rungen unter anderem bei den Bewirtschaftungskosten (Strom, Wasser, Heizung, Reinigung) des Gebäudevermögens. Ausgehend vom Ist-Ergebnis 2023 verschlechtert sich das Jahresergebnis bis 2029 um rund 285 Mio. Euro. Ursächlich hierfür sind insbesondere die steigenden Sozialleistungen, die sich innerhalb von zehn Jahren um 544 Mio. Euro bzw. 38,4 Prozent erhöhen. Diese Aufwandsstei- gerungen sind von der Stadt Köln kaum zu beeinflussen. Beim Herausrechnen der Sozialleistungen (Teilergebnisse der Produktbereiche Soziale Leistun- gen und Kinder-, Jugend- und Familienhilfe sowie die Landschaftsumlage) liegt das Jahreser- gebnis 2029 dagegen rund 280 Mio. Euro über dem des Basisjahres 2019 (roter Graph). Der Stadt Köln gelingt es damit gemäß der aktuellen Planung, die Aufwandssteigerungen (ohne Be- rücksichtigung der Steigerungen bei den Sozialleistungen) durch eigenes Handeln sowie stei- genden Erträgen zu kompensieren und einen Deckungsbeitrag für die steigenden Sozialleistun- gen zu erzielen. Die Auswirkungen der Jahresergebnisse auf das Eigenkapital beschreibt das folgende Kapitel.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 48 von 320 1.4.3 Eigenkapital
  Die Stadt Köln verfügt derzeit über eine höhere Eigenkapitalausstattung als 75 Prozent der kreisfreien Städte. Durch die geplanten Defizite wird sich das Eigenkapital in den kommen- den Jahren jedoch erheblich verringern. Für die Stadt besteht entsprechender Handlungsbe- darf, dem massiven Rückgang des Eigenkapitals vorzubeugen. Eigenkapital Köln in Mio. Euro 2019 bis 2029 bis 2023: IST, ab 2024: PLAN Die einzelnen Positionen des Eigenkapitals stehen in der Tabelle 6 der Anlage dieses Teilbe- richts. Die Stadt Köln konnte durch die positiven Jahresergebnisse zwischen 2019 und 2023 ihr Ei- genkapital von 5,159 auf 5,766 Mrd. Euro erhöhen. Ohne die Bilanzierungshilfe nach dem NKF- CUIG liegt das Eigenkapital 2023 um 412 Mio. Euro niedriger. Ab 2024 führen die geplanten Defizite hingegen zu einem deutlichen Abbau der Rücklagen. In den Plan-Jahren 2024 bis 2029 summieren sich die Jahresergebnisse auf ein Gesamtdefizit in Höhe von 2,076 Mrd. Euro. Die Eigenkapitalausstattung wird durch die „Eigenkapitalquote“ bewertet, die das Verhältnis des Eigenkapitals zur Bilanzsumme einer Stadt darstellt. Sie zeigt, in welchem Maße die Stadt Köln Vermögen ohne Kredite finanzieren kann.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 49 von 320 Eigenkapitalquote 1 in Prozent 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 22 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Im interkommunalen Vergleich gehört die Stadt Köln zu den 25 Prozent der kreisfreien Städte mit der höchsten Eigenkapitalquote 1. Weitere Eigenkapitalkennzahlen 2023 Kennzahlen Köln Mini- mum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Eigenkapitalquote 1 ohne außer- ordentlichen Ertrag nach dem NKF-CUIG 31,94 -39,75 1,87 8,13 22,95 63,27 22 Eigenkapitalquote 2 48,95 -20,35 19,84 33,46 42,05 76,80 22 Eigenkapitalquote 2 ohne außer- ordentlichen Ertrag nach dem NKF-CUIG 47,70 -24,27 16,90 30,21 40,13 76,03 22 Ausgleichsrücklage je EW 314 0 87,81 367 569 1.673 22 Die Eigenkapitalquoten der Stadt Köln sind überdurchschnittlich. Mehr als 75 Prozent der übri- gen Städte haben gemessen an der Bilanzsumme ein geringeres Eigenkapital. Die Ausgleichs-
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 50 von 320 rücklage der Stadt Köln liegt unterhalb des Medians. Durch die geplanten Defizite wird die Aus- gleichsrücklage voraussichtlich 2025 verzehrt. Die Stadt Köln kann diese dann nicht mehr als Risikovorsorge für den Ausgleich defizitärer Jahresergebnisse nutzen. 1.4.4 Verbindlichkeiten und Vermögen 1.4.4.1 Verbindlichkeiten
  Die Stadt Köln verfügt im interkommunalen Vergleich über die zweithöchsten Gesamtver- bindlichkeiten je EW. Insbesondere die Liquiditätskredite steigen seit 2019 kontinuierlich an. Im Planungszeitraum rechnet die Stadt Köln mit weiteren erheblichen Steigerungen der Kre- ditverbindlichkeiten. Die Gesamtverbindlichkeiten der Stadt Köln inklusive der städtischen Beteiligungen liegen 2018 bei 10,48 Mrd. Euro. Auf den Kernhaushalt entfallen hiervon 3,28 Mrd. Euro. Dies ent- spricht etwa 31,30 Prozent. Bei den Gesamtverbindlichkeiten 2018 hat die gpaNRW die Daten aus dem Gesamtabschluss der Stadt Köln verwendet. Für die Folgejahre liegen bislang keine weiteren Gesamtabschlüsse der Stadt Köln vor. Für die Jahre 2019 bis 2022 hat die gpaNRW daher die Verbindlichkeiten der Mehrheitsbeteiligungen und Sondervermögen bei der Verwal- tung angefragt. Da die Stadt Köln ohne erheblichen Aufwand die wesentlichen Verflechtungen der Mehrheitsbeteiligungen untereinander zum jetzigen Zeitpunkt nicht saldieren bzw. eliminie- ren kann, sind die Gesamtverbindlichkeiten der Folgejahre aus Gründen mangelnder Vergleich- barkeit nicht mit in den interkommunalen Vergleich eingeflossen. Daher zielt der nachfolgende Vergleich auf das Jahr 2018 ab. Gesamtverbindlichkeiten Konzern je EW in Euro 2018 In den interkommunalen Vergleich sind 22 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 51 von 320 Die Stadt Köln erzielt 2018 den zweithöchsten Wert bei den Gesamtverbindlichkeiten je EW. Zwischen 2019 und 2022 sind die Verbindlichkeiten der Stadt Köln sowohl im Kernhaushalt als auch bei den Mehrheitsbeteiligungen weiter angestiegen. Die Gesamtverbindlichkeiten dürften sich auf weit über 10.000 Euro je EW erhöht haben. Damit würde die Stadt Köln auch 2022 zu den 25 Prozent der kreisfreien Städte mit den höchsten Gesamtverbindlichkeiten je EW gehö- ren. Der dritte Viertelwert liegt hier bei rund 8.500 Euro. Anders als in den meisten anderen kreisfreien Städten werden die Gesamtverbindlichkeiten der Stadt Köln im Wesentlichen von den Mehrheitsbeteiligungen geprägt. Die Summe der Verbind- lichkeiten des Kernhaushaltes entspricht weniger als einem Drittel des Gesamtvolumens, mehr als zwei Drittel entfallen auf die Mehrheitsbeteiligungen. Folgende Mehrheitsbeteiligungen der Stadt Köln verfügen zum 31. Dezember 2023 über erhebliche Verbindlichkeiten:  GAG Immobilien AG (1.669 Mio. Euro)  Stadtwerke Köln GmbH (1.130 Mio. Euro)  Grund und Boden GmbH (703 Mio. Euro)  Rheinenergie AG (698 Mio. Euro)  Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR (633 Mio. Euro)  Kliniken der Stadt Köln gGmbH (601 Mio. Euro) Verbindlichkeiten je EW in Euro 2023 (Kernhaushalt) Grund- und Kennzahlen Köln Mini- mum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Verbindlichkeiten je EW in Euro 3.643 1.107 3.513 4.535 5.813 10.245 22 Investitionskredite je EW in Euro 1.830 298 981 1.743 2.267 3.955 22 Liquiditätskredite je EW in Euro 839 0,00 924 1.603 2.304 7.309 22 Auf Ebene des Kernhaushaltes fallen die Verbindlichkeiten bei der Stadt Köln dagegen unter- durchschnittlich aus. Die Liquiditätskredite je EW sind in Köln niedriger als bei 75 Prozent der anderen kreisfreien Städte. Die Investitionskredite je EW liegen im Bereich des Median.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 52 von 320 Investitionskredite, Liquiditätskredite und Liquide Mittel Köln in Mio. Euro 2019 bis 2029 Die Stadt Köln verfügt im gesamten Betrachtungszeitraum über geringe liquide Mittel. Die Ver- bindlichkeiten aus Liquiditätskrediten konnte die Stadt Köln zwischen 2019 und 2023 mit zwi- schenzeitlichen Schwankungen stabil halten. Gleichermaßen verzeichnet die Stadt jedoch ei- nen erheblichen Anstieg bei den Investitionskrediten von 1,30 Mrd. Euro in 2022 auf 1,99 Mrd. Euro im Jahr 2023. Dies entspricht einem Zuwachs von über 50 Prozent binnen eines Jahres. Dieser Anstieg ist insbesondere auf die wirtschaftliche Lage der Kliniken der Stadt Köln gGmbH zurückzuführen. Zur Deckung der Liquiditätsbedarfe wurden der Gesellschaft bis zum 31. De- zember 2023 durch entsprechende Ratsbeschlüsse Gesellschafterdarlehen mit einem Gesamt- wert von 533,2 Mio. Euro zur Verfügung gestellt. Die Stadt Köln plant ab dem Haushaltsjahr 2024 mit weiterem, erheblichen Finanzbedarf. Die Einzahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit reichen in den Planungsjahren 2024 bis 2029 nicht aus die Auszahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit zu decken. Die Stadt rechnet daher mit negativen Salden, die sich auf einen Gesamt-Fehlbetrag in Höhe von 2,02 Mrd. Euro summieren. Sie hat damit keine Mittel, die sie für die ordentlichen Tilgungsleistungen oder ge- planten Investitionen einsetzen kann. Die Liquiditätskredite werden voraussichtlich bis 2029 nach Berechnungen der Stadt nach derzeitiger Planung um weitere 4,16 Mrd. Euro anwachsen und einen Höchststand von rund 5,07 Mrd. Euro erreichen. Den investiven Finanzierungsbedarf plant die Stadt Köln in den Jahren 2024 bis 2029 vor allem durch die Aufnahme von Investitionskrediten zu decken. Alleine der Saldo aus Investitionstätig- keit summiert sich bis 2029 auf ein Gesamtdefizit von 6,35 Mrd. Euro. Hierdurch würde der Be- stand an Investitionskrediten weiter zunehmen und auf 6,83 Mrd. Euro bis 2029 anwachsen. Dies entspricht einer Verdreifachung alleine im Zeitraum der mittelfristigen Finanzplanung. Insgesamt steigen die Kreditverbindlichkeiten bis 2029 planerisch auf rund 11,90 Mrd. Euro. Hierfür plant die Stadt für 2029 rund 232 Mio. Euro an Zinsaufwand ein. Das entspricht 3,38 Prozent des Haushaltsvolumens.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 53 von 320 An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, dass die Stadt Köln ihre Investitionsmaßnahmen der vergangenen Jahre nicht in dem geplanten Umfang umsetzen konnte. Es ist davon auszuge- hen, dass der investive Kreditbedarf weitaus weniger dynamisch stark ansteigt wie gemäß der Planung vorgesehen. Weitere Ausführungen hierzu können dem Kapitel 1.5.2 „Ermächtigungs- übertragungen“ entnommen werden. Zusätzlich ist zu beachten, dass die geplante Einführung eines Cash-Poolings die Höhe der zu- künftigen Liquiditätsbedarfe beeinflussen wird. Diese wird auch durch die „gepoolten“ Cash-Be- darfe der an dem Cash-Pooling beteiligten eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und ähnli- chen Institutionen mitbestimmt. 1.4.4.2 Vermögen
  Die Stadt Köln reagiert auf das bilanziell überalterte Gebäudevermögen mit erheblichen In- vestitionen in die kommunale Infrastruktur. Ein schlechter Zustand des Anlagevermögens deutet auf einen Sanierungsbedarf und damit auf anstehende Investitionsmaßnahmen hin. Absehbare Reinvestitionen müssen finanziert werden. Je schlechter der Zustand des Anlagevermögens ist, umso höher ist das Risiko zukünftiger Haushaltsbelastungen. Als Indikator für den Zustand des Anlagevermögens zieht die gpaNRW aktuelle Daten zur Al- tersstruktur für die Straßen bzw. Daten aus der letzten überörtlichen Prüfung für die Gebäude heran. Darüber hinaus erörtert die gpaNRW den aktuellen Zustand des kommunalen Vermö- gens mit den entsprechend zuständigen Facheinheiten. Die Stadt Köln hat bei ihren Vermögensgegenständen mittlere Gesamtnutzungsdauern festge- legt. Zwar sind die jährlichen Abschreibungen bei geringeren Nutzungsdauern höher. Jedoch sinkt im Vergleich zu langen Gesamtnutzungsdauern auch das Risiko vorzeitiger Abschreibun- gen. Dieses Risiko hat die Stadt Köln zum Teil abgemildert, in dem sie konsumtive Sanierungs- maßnahmen durchgeführt hat, die den Zustand der Gebäude verbessert haben. Der tatsächli- che Zustand der Gebäude ist daher besser zu werten als die Anlagenabnutzungsgrade es er- warten lassen. Abgesehen von den Kindertagesstätten lag der Anlagenabnutzungsgrad der Gebäude in der letzten überörtlichen Prüfung bei fast allen Anlagengruppen hoch. Sowohl bei den Schulen inkl. der Schulsporthallen als auch bei den Verwaltungsgebäuden war mehr als zwei Drittel der Rest- nutzungsdauern abgeschrieben. Seit 2019 ist zu erkennen, dass sich die Vermögenswerte aus bilanzieller Sicht wieder deutlich erhöhen. So hat z. B. das Sachanlagevermögen bis 2023 um über 300 Mio. Euro zugenommen. Ursächlich hierfür ist zum einen ein umfangreiches Investiti- onsprogramm, zum anderen aber auch deutlich gestiegene Baupreise. Die Investitionsquote spiegelt diese Rahmenbedingungen ebenfalls wider und lag in den vergangenen fünf Jahre je- weils bei deutlich über 100 Prozent. In Summe dürften sich die Restnutzungsdauern der Vermö- genswerte seit der letzten überörtlichen Prüfung wieder erhöht haben. Die Stadt Köln erwirtschaftet im Planungszeitraum keine Überschüsse aus laufender Verwal- tungstätigkeit. Folglich ist sie auf neue Investitionskredite und Fördermittel angewiesen. Es ist noch nicht abzusehen, in welchem Umfang die Stadt Drittmittel für große Investitionsvorhaben
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 54 von 320 erhält. Die Investitionen haben erhebliche Auswirkungen auf die Verschuldung und den Ergeb- nishaushalt der Stadt. Steigende Zinsaufwendungen sowie Kosten für Bewirtschaftung und In- standhaltung belasten zukünftige Haushaltsjahre. Zudem ist die Planung von Unsicherheiten bezüglich des Zinsniveaus und der weiteren Baukostenentwicklung betroffen. In den kommen- den Jahren sind weitere erhebliche Investitionsmaßnahmen eingeplant, die entsprechende Aus- wirkungen auf die Verschuldung und den Ergebnishaushalt der Stadt haben werden. Steigende Zinsaufwendungen sowie Kosten für Bewirtschaftung und Instandhaltung belasten zukünftige Haushaltsjahre. Zudem ist die Planung von Unsicherheiten bezüglich des Zinsniveaus und der weiteren Baukostenentwicklung betroffen. 1.5 Haushaltssteuerung Im folgenden Abschnitt betrachtet die gpaNRW die nachhaltige Haushaltssteuerung einer Stadt anhand der Themen „Nachhaltigkeitshaushalt“ und „Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei In- vestitions- und Beschaffungsentscheidungen“. Des Weiteren prüfen wir, wie eine Stadt mit Er- mächtigungsübertragungen und mit Fördermitteln umgeht und ob sie Regelungen zum Kredit- und Anlagemanagement getroffen hat. 1.5.1 Nachhaltige Haushaltssteuerung Ziel der gpaNRW in dieser Prüfung ist unter anderem aufzuzeigen, wie weit sich die kreisfreien Städte in NRW bereits mit einer nachhaltigen Haushaltssteuerung auseinandergesetzt haben. Nachfolgend stellt die gpaNRW daher fest, ob die Stadt Köln aktiv Instrumente nutzt, die eine nachhaltige Steuerung ihrer Haushaltswirtschaft unterstützen. Dazu gehört exemplarisch, dass Nachhaltigkeitsziele und -kennzahlen im Haushalt verankert werden. Zudem unterstützen bei- spielsweise Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen eine Stadt dabei, effiziente Investitions- und Be- schaffungsentscheidungen zu treffen. Die Städte befinden sich in einer frühen Phase der Implementierung einer wirkungsorientierten Nachhaltigkeitssteuerung. Prozesse zur Nachhaltigkeitssteuerung müssen noch etabliert wer- den und sich bewähren. Entsprechend treffen wir in dieser Prüfung keine Feststellungen und geben keine Empfehlungen zum Thema Nachhaltigkeitshaushalt. Für die gpaNRW steht im Vordergrund, durch die Darstellung unterschiedlicher Lösungsansätze und Umsetzungsstände zu einem Ideen- und Erfahrungsaustausch unter den Städten beizutragen. 1.5.1.1 Nachhaltigkeitshaushalt Die Grundlage für einen Nachhaltigkeitshaushalt ist die Entwicklung einer Nachhaltigkeitsstrate- gie durch die Stadt, in der spezifische Ziele festgelegt werden. Detaillierte Informationen zur Strategie und den Zielen sind im Vorbericht zu finden. Der Nachhaltigkeitshaushalt baut auf dem produktorientierten bzw. wirkungsorientierten Haus- halt auf, den die Städte bereits im Rahmen der NKF-Einführung implementiert haben. Zudem stellt der Nachhaltigkeitshaushalt dar, welche finanziellen Ressourcen auf Produktebene aufge- wendet werden müssen, um die Ziele zu erreichen. Da der Nachhaltigkeitshaushalt eine Form der wirkungsorientierten Steuerung sein kann, sollte er in bereits vorhandene Strukturen eines
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 55 von 320 wirkungsorientierten Haushaltes integriert werden. Dadurch werden Parallelstrukturen vermie- den. Um die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und einen Nachhaltigkeitshaushalt zu implementieren, können unterschiedliche Instrumente der Nachhaltigkeitssteuerung eingesetzt werden. Bei der Definition der nachstehend genannten Instrumente orientieren wir uns an den von der KGSt konkretisierten Begriffen. 21 Die Verwendung dieser Begriffsdefinitionen schließt nicht aus, dass eine andere Verwendung Nachhaltigkeitsinstrumente nicht ebenso sinnvoll und zielführend sein kann.
  Die Stadt Köln hat seit 2015 einen wirkungsorientierten Haushalt etabliert. Seit 2019 werden Nachhaltigkeitsaspekte im wirkungsorientierten Haushalt implementiert und verknüpft. Damit befindet sich die Stadt auf einem guten Weg zu einem gesamtstädtischen Nachhaltigkeits- haushalt. Überblick über Einführung von Elementen eines Nachhaltigkeitshaushalts zum 31. Dezember 2024 Elemente eines Nachhaltigkeitshaushaltes Köln Kreisfreie Städte Allgemein: Ziele und Kennzahlen im Haushalt verankert ja* 22 von 23 Nachhaltigkeitsstrategie mit Zielen und Maßnahmen vorhanden ja 15 von 23 Nachhaltigkeitsziele und -kennzahlen in Pilotbereichen implementiert und mit finanziellen Mitteln verknüpft ja 4 von 23 Gesamtstädtischer Nachhaltigkeitshaushalt durch Verknüpfung finanzieller Mittel mit Nachhaltigkeitszielen und -kennzahlen vorhanden nein 1 von 23 * Strategie „Kölner Perspektiven 2030+“ beinhaltet Nachhaltigkeitsziele und Kennzahlen. Daneben nimmt die Stadt 2025 an einem Modellprojekt zur Erarbeitung einer eigenständigen Nachhaltigkeitsstrategie teil. Der Rat der Stadt Köln hat im Dezember 2021 die Stadtstrategie „Kölner Perspektiven 2030+“ verabschiedet. Mit dieser Strategie verfolgt die Stadt eine nachhaltige Stadtentwicklung. Zu- künftige Herausforderungen als wachsende Stadt wurden hier benannt und zentrale Handlungs- notwendigkeiten identifiziert. Im Vorfeld der Strategieentwicklung wurde die Entscheidung ge- troffen, keine eigenständige Nachhaltigkeitsstrategie für Köln zu erarbeiten, sondern die 17 Glo- balen Nachhaltigkeitsziele („Sustainable Development Goals“, kurz SDGs) als Richtschnur für die Erarbeitung der „Kölner Perspektiven 2030+“ zu verwenden. Zur Nachhaltigkeitsstrategie und weiteren Instrumenten der Nachhaltigkeitssteuerung finden sich weitere Ausführungen im Vorbericht, Kapitel 0.8.1 „Nachhaltigkeitsinstrumente“. Bei der Stadt Köln werden seit 2019 Nachhaltigkeitsaspekte im wirkungsorientierten Haushalt implementiert und verknüpft. Die Stadt hat am Modellprojekt „Kommunaler Nachhaltigkeitshaus- halt“ der LAG 21 teilgenommen. Hierbei wurden u.a. Nachhaltigkeitsziele mit Finanzressourcen sowie ersten, vorhandenen Indikatoren in einzelnen Produktgruppen und Produkten aus Pilot- ämtern verknüpft. Seit dem Haushaltsplan 2022 hat die Stadt in mittlerweile fünf ausgewählten 21 Vgl. KGSt 2024: Kommunales Nachhaltigkeitsmanageme nt, Bericht Nr. 02/2024, S. 52ff. abrufbar unter www.KGSt.de .
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 56 von 320 Bereichen eine direkte Zuordnung von Finanzressourcen und Wirkungszielen mit Nachhaltig- keitszielen festgelegt. Hierzu gehören:  das Amt für Landschaftspflege und Grünflächen,  das Sportamt,  die Berufsfeuerwehr Köln,  das Gesundheitsamt und  die Stadtbibliothek. Da die Stadt Köln keine spezifischen, stadtweiten Nachhaltigkeitsziele definiert hat, orientiert sich die Haushaltszuordnung an den international und national anerkannten UN-Nachhaltig- keitszielen (SDGs) sowie den Zielen des Bundes und des Landes Nordrhein-Westfalen. Die Produktbereiche sind so strukturiert, dass auf dem Deckblatt die relevanten Oberziele der Nachhaltigkeitsstrategien dargestellt werden, während die Unterziele auf der Ebene der Pro- duktgruppen aufgeführt sind. Die angezeigten Kennzahlen für Wirkung, Leistung und Zielerrei- chung dienen als Indikatoren für die Erreichung dieser Ziele. Die Oberziele sind abschließend, da nur die konkret in den Produktgruppen verfolgten Nachhaltigkeitsziele abgebildet sind. Ein- zelne Produktbereiche können jedoch auch zusätzliche Oberziele erfüllen. In der Pilotphase des Nachhaltigkeitshaushaltes war eine systematische Darstellung der Nachhaltigkeitswirkungen noch nicht möglich. Der Kölner Nachhaltigkeitshaushalt spiegelt somit die bestehenden Nach- haltigkeitswirkungen des wirkungsorientierten Haushalts wider und stellt eine Weiterentwicklung in Richtung Nachhaltigkeit dar, indem er einen Schritt in der Wirkungskette vom Outcome zum Impact macht. Bereits seit 2015 verankert die Stadt Köln mit dem wirkungsorientierten Haushalt strategische Ziele, Kennzahlen und Indikatoren als integralen Bestandteil in ihrem Haushalt und verknüpft die dazugehörigen aggregierten Finanzinformationen auf Produktgruppen und Produktebene. Die gesamtstrategischen Festlegungen der Stadt spiegeln sich im Haushalt mit der mittelfristi- gen Finanzplanung wider. Die Ziele und Ressourcen stellt die Stadt nachvollziehbar und mess- bar in der Planung dar. Der wirkungsorientierte Haushalt bietet eine wesentliche Steuerungs- grundlage für einen wirtschaftlichen Ressourceneinsatz der Stadtverwaltung. Er richtet den Fo- kus auf die kommunalen Ziele und unterstützt somit ein nachhaltiges Wirtschaften. Damit soll die kommunale Aufgabenerfüllung dauerhaft sichergestellt werden. Der wirkungsorientierte Haushalt betrachtet und misst den Output und Outcome der städtischen Produkte und Produktgruppen. Die Stadt verfolgt das Ziel, die Ressourcen entsprechend ihres Beitrages zur Zielerreichung effizient einzusetzen. In einem weiteren Schritt werden die gesamt- gesellschaftlichen Auswirkungen des Verwaltungshandelns (Impact) betrachtet. Dies kann sich beispielsweise auf nachhaltiges Wirtschaften oder den sozialen Ausgleich beziehen. Die Stadt hat sich zum Ziel gesetzt, sukzessive Nachhaltigkeitsaspekte im wirkungsorientierten Haushalt zu implementieren, um die wirkungsorientierte Betrachtungsweise im gesamtstädtischen Haus- halt systematisch fortzuentwickeln. Im investiven Haushalt bildet die Stadt Köln ihre Maßnahmen entsprechend ihres Planungsfort- schrittes ab. Hierzu wurde ein Bauinvestitionscontrolling eingeführt. Nach der aktuellen Planung
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 57 von 320 sollen in den kommenden Jahren jährlich Investitionen von 700 bis 800 Mio. Euro getätigt wer- den. Die Summe der Investitionskredite, aber auch das Anlagevolumen werden hierdurch stei- gen. Bei den Investitionen genießen aus Sicht der Stadt die Nachhaltigkeit und die Realisierung der Klimaziele eine hohe Priorität. Einen Überblick über die Klimaschutzbemühungen der Stadt Köln in den konkreten Verwaltungseinheiten liefern die jeweiligen Teilberichte. So enthält bei- spielswiese der Teilbericht „Klimaschutz - Gebäudewirtschaft“ eine Übersicht des Finanzmittel- bedarfes, der zur Erreichung der Kölner Klimaschutzziele im eigenen Gebäudebestand benötigt wird. Köln verfolgt das ambitionierte Ziel der Treibhausgasneutralität bis 2035. Schon heute zeigt sich, dass erhebliche zusätzliche Anstrengungen notwendig sein werden, um die erforder- lichen Investitionen im eigenen Gebäudebestand vorzunehmen. Die aktuelle Haushaltsplanung spiegelt nicht vollständig den Finanzmittelbedarf wider, der erforderlich ist, um die Treibhaus- gasneutralität im eigenen Gebäudebestand zu erreichen. 1.5.1.2 Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen Eine Stadt kann durch routinemäßige Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen ein effizientes Verwal- tungshandeln und eine nachhaltig ausgerichtete Haushaltswirtschaft im Sinne des § 75 Abs. 1 GO NRW unterstützen. Insbesondere bei Investitionen, die die Haushaltslage über einen lan- gen Zeitraum belasten können, sind Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen im Vorfeld der Investiti- onsentscheidung sinnvoll.
  Feststellung Die Stadt Köln hat einen ausführlichen Leitfaden zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen erar- beitet. Dieser stellt grundsätzlich eine gute Grundlage um wirtschaftliches Verwaltungshan- deln sicherzustellen. Daneben hat die Stadt bisher keine Wertgrenzen festgelegt, nach de- nen gemäß § 13 Abs. 1 KomHVO NRW vor einer Investitionsentscheidung eine Wirtschaft- lichkeitsuntersuchung durchzuführen ist. Eine Stadt sollte routinemäßig Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchführen. Dazu sollte sie den gesamten Prozess einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung systematisch, transparent, ver- gleichbar, objektiv, vollständig und nachvollziehbar ausgestalten. Vereinheitlichte Vorgaben in einer Dienstanweisung, Richtlinie oder Arbeitshilfe können dabei helfen, Wirtschaftlichkeitsun- tersuchungen verwaltungsweit nach einheitlichem Standard zu gestalten. Die Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sollten den politischen Entscheidungstragenden adressaten- gerecht kommuniziert werden. Nach § 13 Abs. 1 KomHVO NRW sollte der Rat einer Stadt Wert- grenzen festlegen, ab welcher Investitionshöhe ein Wirtschaftlichkeitsvergleich gefordert wird. Unterhalb der Wertgrenze sollten mindestens Kostenberechnungen vorliegen und Folgekosten bewertet werden. Wirtschaftlichkeit ist das günstigste Verhältnis zwischen dem verfolgten Zweck einer Maßnahme und den einzusetzenden Mitteln. Die Stadt sollte sich systematisch und sorgfältig mit den wirt- schaftlichen Auswirkungen aller Maßnahmen auseinandersetzen. In dieser Prüfung konzentriert sich die gpaNRW auf Investitionen, da Investitionsentscheidungen in der Regel nur schwer wie- der rückgängig gemacht werden können. Dabei sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass auch alle Alternativen berücksichtigt werden, die anstelle einer Investition getroffen werden könnten, zum Beispiel Mieten und Leasing. Aufwand und die Methodik der Wirtschaftlichkeits- untersuchung sollten in einem angemessenen Verhältnis zur Maßnahme stehen. Der nordrhein- westfälische Verordnungsgeber sieht daher in § 13 Abs. 1 KomHVO NRW eine Festlegung von
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 58 von 320 Wertgrenzen durch den Rat vor. Vor der Veranschlagung von Investitionen oberhalb der Wert- grenze soll ein Wirtschaftlichkeitsvergleich mehrerer in Frage kommender Möglichkeiten vorlie- gen. Üblicherweise beginnt eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung mit einer Analyse der Ausgangs- lage und des Handlungsbedarfes. Daraus können konkrete Ziele, Prioritäten und etwaige Ziel- konflikte erarbeitet und die relevanten Handlungsalternativen abgeleitet werden. Die Hand- lungsalternativen werden im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsberechnung mithilfe geeigneter Me- thoden miteinander verglichen. Nach Abschluss der Maßnahme können in einer abschließen- den Erfolgskontrolle Erfahrungen für die Durchführung zukünftiger Wirtschaftlichkeitsuntersu- chung gewonnen werden. Der Haushaltsplan der Stadt Köln enthält eine Wertgrenze für die pflichtige Einzelveranschla- gung von Investitionen nach § 4 Abs. 4 S. 3 KomHVO NRW. Oberhalb der Wertgrenze von 500.000 Euro veranschlagt die Stadt ihre Investitionen in den Teilfinanzplänen jeweils einzeln. Darüber hinaus hat die Stadt Köln eine Wertgrenze, ab welcher Wirtschaftlichkeitsuntersuchun- gen nach § 13 Abs. 1 KomHVO verpflichtend durchzuführen sind, bisher nicht ausdrücklich fest- gelegt.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte eine oder mehrere Wertgrenzen nach § 13 Abs. 1 KomHVO NRW fest- legen, oberhalb derer ein Wirtschaftlichkeitsvergleich verpflichtend durchzuführen ist. Der Rat kann Wertgrenzen, ggf. differenziert für Baumaßnahmen oder die Anschaffung bewegli- cher Vermögensgegenstände, durch einfachen Beschluss in der Hauptsatzung oder in der Haushaltssatzung festsetzen. Bei der Stadt Köln werden auch ohne Festlegung einer Wertgrenze, in allen Dienststellen der Verwaltung regelmäßig Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchgeführt, soweit die zu entschei- denden Sachverhalte einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zugänglich sind und aus der Wirt- schaftlichkeitsuntersuchung entscheidungsrelevante Informationen generiert werden können. Die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen liegt in der Kompetenz der dezentra- len Ressourcenverantwortung in den Dienststellen. Eine Vorlagepflicht bei der Kämmerei be- steht nicht. Die Stadt hat daher keinen zentralen Überblick über die Anzahl der in der Verwal- tung durchgeführten Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen. Soweit keine Wirtschaftlichkeitsunter- suchungen durchgeführt werden, ist dies nach Angaben der Verwaltung oft im Sachverhalt be- gründet. In Ausnahmefällen liegen in den Dienststellen die notwendigen Fachkenntnisse nicht vor oder es bestehen Ressourcenengpässe in einzelnen Ämtern. In den Entscheidungsvorlagen für den Verwaltungsvorstand und die politischen Gremien sind die Aufwendungen und Erträge auch für die Folgejahre anzugeben. Daneben wird die Bevölke- rungsentwicklung in zahlreichen Planungen der Dienststellen und damit - soweit relevant- auch in den dort erstellten Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen berücksichtigt. Die Stadt Köln hat bereits 2006 den Leitfaden „Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei Organisationsmaßnahmen“ erstellt. Der Leitfaden soll die Verwaltung dabei unterstützen, Maß- nahmen zu bewerten, zu begründen und so aufzubereiten, dass eine transparente Entschei- dung gefällt werden kann. Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen können damit systematisch, trans- parent, vergleichbar, objektiv, vollständig und nachvollziehbar ausgestaltet werden. Die theoreti-
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 59 von 320 schen Grundlagen zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sowie praxisnahe Hinweise und Bei- spiele werden hier skizziert. Dadurch gewinnen die einzelnen Organisationseinheiten ein höhe- res Maß an Sicherheit bei der Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen. Um Res- sourcenengpässen, Fehleinschätzungen und einer mangelnden Alternativenauswahl entgegen- zusteuern, ist es wichtig, alle relevanten Akteure bereits zu Beginn einer Wirtschaftlichkeitsun- tersuchung zu beteiligen. Je nach festgelegter Wertgrenze sind auch unterschiedlich umfangreiche Wirtschaftlichkeitsun- tersuchungen hinsichtlich  einzubeziehender Akteure,  Abstimmungsprozessen,  Methode der Wirtschaftlichkeitsberechnung und  Dokumentationspflichten sinnvoll. Dadurch wird gewährleistet, dass der Aufwand für die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in einem angemessenen Verhältnis zur Maßnahme steht. Die Dokumentation der Wirtschaftlichkeitsun- tersuchungen ist für die notwendige Begründung und spätere Nachvollziehbarkeit einer Ent- scheidung wichtig. Alle Schritte von der Bedarfsfeststellung bis zum Ergebnis bzw. erfolgten Er- folgskontrollen sollten klar und verständlich dokumentiert werden und zur Einsicht in den Fachämtern vorliegen. Hilfreich könnte zudem sein, die Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsunter- suchungen nach einem ähnlichen Standard zu dokumentieren. Dies erleichtert verschiedenen Beteiligten aus Verwaltung und Politik die Entscheidungsfindung nachzuvollziehen. In den Gesprächen mit der Verwaltung hat sich gezeigt, dass der Leitfaden momentan möglich- erweise nicht ausreichend berücksichtigt wird und dass die Durchführung sowie Dokumentation von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen nicht immer einheitlich erfolgt.
  Empfehlung Die dezentralen Organisationseinheiten sollten auf geeignetem Wege auf den Leitfaden und die Pflicht zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei der Planung von fi- nanzwirksamen Maßnahmen hingewiesen werden. Die gpaNRW betrachtet im Prüfgebiet Gebäudewirtschaft – Klimaschutz das Bauinvestitions- controlling. In diesem Handlungsfeld empfehlen wir ebenfalls schriftliche Regelungen, die auch Vorgaben zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen als wichtigem Baustein beinhalten sollten. Die Vorgaben zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen im Allgemeinen und der festzulegende Hand- lungsrahmen zum Bauinvestitionscontrolling sollten aufeinander abgestimmt sein. Die politischen Entscheidungstragenden müssen in die Lage versetzt werden, wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen. Dazu benötigen sie Informationen zu den durchgeführten Wirtschaft- lichkeitsuntersuchungen. Der Rat und seine Gremien werden nach Angaben der Verwaltung im Rahmen der jeweiligen Entscheidungsvorlagen umfassend informiert.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 60 von 320 1.5.2 Ermächtigungsübertragungen Eine Stadt kann Aufwendungen im Ergebnisplan und Auszahlungen im Finanzplan unter be- stimmten Voraussetzungen auf das nachfolgende Haushaltsjahr übertragen (Ermächtigungs- übertragung). Hierdurch können sich die Haushaltsansätze erhöhen.
  Feststellung Die Stadt Köln hat Grundsätze über Art, Umfang und Dauer von Ermächtigungsübertragun- gen getroffen. Sie hat in den vergangenen Jahren den Anteil der investiven Ermächtigungs- übertragungen kontinuierlich reduziert. Gleichermaßen kann sie die zur Verfügung stehen- den investiven Mittel zu einem höheren Grad abrufen als die meisten Vergleichskommunen. Eine Stadt sollte ihre Haushaltsansätze sorgfältig planen und Investitionsauszahlungen so rea- listisch wie möglich veranschlagen. Zudem sollte die Stadt nach § 22 Abs. 1 KomHVO NRW die Grundsätze über Art, Umfang und Dauer der Ermächtigungsübertragungen geregelt haben. Die Stadt Köln hat mit Zustimmungsbeschluss des Rates vom 18. Juli 2013 grundsätzliche Re- gelungen für die Übertragung von Haushaltsermächtigungen geschaffen. Diese Regelungen se- hen vor dem Hintergrund der angespannten Haushaltslage einen vergleichsweise restriktiven Umgang mit dem Instrument der Ermächtigungsübertragungen vor. Die nachstehende Tabelle zeigt die Ermächtigungen für ordentliche Aufwendungen, welche die Stadt Köln aus Vorjahren in das jeweilige Haushaltsjahr überträgt, sowie die originären Haus- haltsansätze. Der Ansatzerhöhungsgrad gibt an, zu welchem Anteil die Stadt ihre ursprüngli- chen Haushaltsansätze mit ihren Ermächtigungsübertragungen erhöht hat. Den fortgeschriebe- nen Ansatz ermittelt die gpaNRW aus dem originären Haushaltsansatz zuzüglich der übertrage- nen Ermächtigungen. Zu welchem Anteil die Stadt Köln ihre fortgeschriebenen Haushaltsan- sätze tatsächlich verausgabt, wird durch die Kennzahl „Grad der Inanspruchnahme“ ausge- drückt. Ordentliche Aufwendungen Köln 2019 bis 2023 Kennzahlen 2019 2020 2021 2022 2023 Haushaltsansatz in Mio. Euro 4.863 5.790 5.240 5.474 5.693 Ermächtigungsübertragungen in Mio. Euro 29,46 41,57 51,35 44,48 57,18 Ansatzerhöhungsgrad in Prozent 0,61 0,72 0,98 0,81 1,00 Fortgeschriebener Ansatz in Mio. Euro 4.892 5.832 5.291 5.518 5.750 Anteil der Ermächtigungsübertragungen am fortgeschriebenen Ansatz in Prozent 0,60 0,71 0,97 0,81 0,99 Ist-Ergebnis in Mio. Euro 4.846 5.736 5.253 5.564 5.778 Grad der Inanspruchnahme fortgeschriebe- ner Ansatz in Prozent 99,07 98,35 99,28 101 100 Im Betrachtungszeitraum positioniert sich die Stadt Köln im Vergleich zu den anderen kreis- freien Städten wie folgt:
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 61 von 320 Ermächtigungsübertragungen ordentliche Aufwendungen je EW in Euro 2019 bis 2023 Der Vergleichskorridor erfasst den Wertebereich der Städte zwischen dem ersten und dritten Viertelwert. Oberhalb und unterhalb des Vergleichskorridors liegen die jeweils 25 Prozent der Städte mit den höchsten bzw. niedrigsten Werten. Der Anteil der investiven Ermächtigungsübertragungen war bei der Stadt Köln bis 2019 inter- kommunal weit überdurchschnittlich. Die Stadt hat hierauf reagiert und ihr Verfahren für die Ver- anschlagung von Investitionen seit 2019 umgestellt. Sie trägt damit den Anforderungen Rech- nung, die der Gesetzgeber in § 13 Abs. 2 KomHVO formuliert hat. Das neue Verfahren enthält u. a. folgende Vorgaben und Maßnahmen:  Investive Baumaßnahmen veranschlagt die Stadt erst, wenn die Maßnahmen beschlos- sen sind bzw. die Beschlussfassung kurzfristig bevorsteht. Beschlüsse sind getrennt nach Planung und Bauausführung zu fassen.  Die Stadt orientiert ihre Planung an den tatsächlich erreichbaren Umsetzungsschritten. Sie überprüft die Planung regelmäßig und schreibt sie fort.  Die Ermächtigungsübertragungen reduziert die Stadt auf ein umsetzbares Maß. Bei grö- ßeren Verzögerungen ersetzt sie die Ermächtigungsübertragung künftig durch die Neu- veranschlagung der Einzelmaßnahme in Folgejahren. Der nachstehenden Tabelle können die investiven Erm ächtigungsübertragungen der Stadt Köln entnommen werden. Die investiven Haushaltsansätze haben sich im Berichtszeitraum deutlich erhöht.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 62 von 320 Investive Auszahlungen Köln 2019 bis 2023 Kennzahlen 2019 2020 2021 2022 2023 Haushaltsansatz in Mio. Euro 637 691 600 946 1.028 Ermächtigungsübertragungen in Mio. Euro 289 202 130 116 296 Ansatzerhöhungsgrad in Prozent 45,13 29,30 21,74 12,26 28,75 Fortgeschriebener Ansatz in Mio. Euro 926 893 730 1.062 1.324 Anteil der Ermächtigungsübertragungen am fortgeschriebenen Ansatz in Prozent 31,10 22,66 17,86 10,92 22,33 Ist-Ergebnis in Mio. Euro 300 440 311 464 668 Grad der Inanspruchnahme fortge- schriebener Ansatz in Prozent 32,31 49,27 42,54 43,74 50,48 Die Stadt Köln erreichte 2019 den Höchstwert und hat bis 2022 die investiven Ermächtigungs- übertragungen erheblich reduzieren können. Im Jahr 2023 sind die Ermächtigungsübertragun- gen wieder sprunghaft gestiegen. Ursächlich hierfür ist, dass mit Erstellung des Haushaltspla- nes für das Haushaltsjahr 2022 die Konzernfinanzierung der städtischen Gesellschaften durch die Verlagerung aus der Finanzierungstätigkeit in die Investitionstätigkeit neu aufgestellt wurde. Die Gewährung von Ausleihungen z. B. in Form von Gesellschafterdarlehen an die städtischen Gesellschaften ist in den Auszahlungen aus Investitionstätigkeit mit rund 230 Mio. Euro in 2022 enthalten und führt erstmals in 2023 zu entsprechenden Ermächtigungsübertragungen. Der Ansatzerhöhungsgrad liegt seit 2019 bei durchschnittlich 27,44 Prozent. Insgesamt sind die investiven Ermächtigungsübertragungen je EW in Köln in drei von fünf Jahren niedriger ausge- fallen als in 75 Prozent der anderen kreisfreien Städte. Ermächtigungsübertragungen investive Auszahlungen je EW in Euro 2019 bis 2023 Der Vergleichskorridor erfasst den Wertebereich der Städte zwischen dem ersten und dritten Viertelwert. Oberhalb und unterhalb des Vergleichskorridors liegen die jeweils 25 Prozent der Städte mit den höchsten bzw. niedrigsten Werten.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 63 von 320 Mit der Übertragung von Ermächtigungen verhindert die Stadt Köln, dass noch nicht in An- spruch genommene Auszahlungsermächtigungen ungenutzt verfallen. Sie erhöhen stattdessen den Ansatz des Folgejahres. Diese Flexibilität kann jedoch unter Umständen zulasten der Transparenz und Steuerungsfähigkeit des Haushaltes gehen. Als diesbezüglicher Indikator kann der Grad der Inanspruchnahme des fortgeschriebenen Ansatzes dienen. Im Berichtszeit- raum kann die Stadt Köln ihre fortgeschriebenen investiven Ansätze im Durchschnitt zu 43,67 Prozent verausgaben. Abgesehen von 2019 positioniert sich Köln damit jeweils in der Nähe des dritten Viertelwertes. Grad der Inanspruchnahme fortgeschriebener Ansatz investive Auszahlungen in Prozent 2019 bis 2023 Der Vergleichskorridor erfasst den Wertebereich der Städte zwischen dem ersten und dritten Viertelwert. Oberhalb und unterhalb des Vergleichskorridors liegen die jeweils 25 Prozent der Städte mit den höchsten bzw. niedrigsten Werten. Die Gründe, warum die Auszahlungsermächtigungen nur zu einem Teil auch verausgabt wer- den können, sind landesweit auf viele Kommunen übertragbar:  langwierige und komplexe Planungsprozesse,  die schwierige Auftragslage am Markt, die es erschwert, geeignete Bauunternehmen zu finden, sowie  fehlende eigene personelle Kapazitäten um alle Maßnahmen abzuwickeln.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte investive Auszahlungen nur dann in den Haushaltsplänen veranschla- gen, wenn diese im Planungszeitraum voraussichtlich zu leisten sind. Daneben sollte sie mit Ermächtigungsübertragungen restriktiv umgehen.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 64 von 320 1.5.3 Kredit- und Anlagemanagement In den nachfolgenden Kapiteln betrachtet die gpaNRW die Ausrichtung und Steuerung im Be- reich des Kredit- und Anlagemanagements durch die Stadt Köln. Wir nehmen in der Prüfung keine vollständige Risikoanalyse der in der Stadt Köln getroffenen Regelungen vor. Die konkre- ten Vorgaben, Maßnahmen und internen Kontrollmechanismen, die für ein adäquates Kredit- und Anlagemanagement erforderlich sind, muss die Stadt Köln selbst eruieren und festlegen. 1.5.3.1 Kreditmanagement Die Finanzspielräume der Städte und Gemeinden werden zunehmend kleiner. Um den Haus- halt zu entlasten, steigt gleichermaßen der Handlungsbedarf einer strategischen Auseinander- setzung mit dem Kreditmanagement. Die Optimierung der Portfoliostruktur ist dabei zu einer be- sonderen Aufgabe kommunaler Finanzpolitik geworden. Grundlage für ein ausgewogenes Kre- ditmanagement ist eine breitgefächerte Gläubigerstruktur, um strategiekonforme Kreditange- bote aus dem gesamten Kapitalmarktbereich zu günstigen Konditionen zu erhalten. Ein zielori- entiertes Kreditmanagement basiert dabei auf folgenden Grundsätzen:  Entwicklung einer strategischen Ausrichtung im Spannungsfeld von Zinssicherheit und Zinsoptimierung,  ständiges Beobachten des Kapitalmarktes,  Analyse der möglichen Einflussfaktoren auf die Zinssätze,  zielorientierte Steuerung des Kreditportfolios,  Auswahl und Anwendung geeigneter Finanzierungsinstrumente,  Analyse des derzeitigen Schuldenbestandes und Risikomonitoring,  Analyse zukünftiger Kreditbedarfe,  regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden mit dem Umgang der Kapitalmarktinstrumente. Nach dem Runderlass „Kredite und kreditähnliche Rechtsgeschäfte der Gemeinden und Ge- meindeverbände“ 22 sind die Städte verpflichtet, eine örtliche Dienstanweisung, die den Ab- schluss und die Abwicklung von Krediten und kreditähnlichen Rechtsgeschäften regelt, zu er- lassen. Daneben ist eine abgestimmte strategische Grundausrichtung notwendig, um den Ent- scheidungsträgern einen Handlungsrahmen vorzugeben. 22 Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommun ales „Kredite und kreditähnliche Rechtsgeschäfte de r Gemeinden und Gemein- deverbände“ vom 16. Dezember 2014
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 65 von 320 1.5.3.1.1 Organisationsstrukturen und strategische Ausrichtung des Kreditma- nagements
  Die Stadt Köln betreibt ein zielorientiertes Zins- und Schuldenmanagement und hat hierfür diverse Regelwerke erlassen. Umfang und Regelungstiefe der Richtlinien und Dienstanwei- sungen sind den Steuerungsanforderungen des Portfolios angemessen. Die Regelungen sind unter politischer Beteiligung ergangen. Eine Stadt sollte den Handlungsrahmen und die strategische Ausrichtung für ihr Kreditportfolio festlegen, zum Beispiel in einer Dienstanweisung oder Richtlinie. Insbesondere Zinsänderungs- risiken und Klumpenrisiken sollte sie dabei im Blick behalten. Die Regelungen sollten unter Be- teiligung der politischen Gremien getroffen werden. Das erhöht die Rechtssicherheit für die Be- teiligten und führt zu mehr Transparenz und Verbindlichkeit. Vor dem Hintergrund großer Altdefizite und Schuldenstände ist die Stadt Köln in besonderem Maße von den seit Mitte 2022 zu beobachteten Zinssteigerungen betroffen. Für den Haushalt- sausgleich ist die Stadt Köln daher auf niedrige Zinssätze angewiesen. Dies gilt erst recht, soll- ten die Kreditverbindlichkeiten der Stadt wie geplant weiter steigen (dazu bereits Kapitel 1.4.4.1 „Verbindlichkeiten“). Zugleich gehen mit niedrigen Zinssätzen im Regelfall höhere Risiken ein- her, die sich in finanziellen Schäden realisieren können. Dieses Spannungsfeld aus möglichst niedrigen Zinssätzen einerseits und möglichst geringen Risiken andererseits hat die Stadt Köln in ihren Richtlinien und Dienstanweisungen aufgegriffen und die strategische Ausrichtung ihres Kreditmanagements konkretisiert. Dabei berücksichtigt Köln die jeweils aktuelle landesrechtli- che Gesetzes- und Erlasslage. Die Stadt Köln hat sowohl für die kurzfristigen Liquiditätskredite als auch langfristigen Investiti- onskredite Richtlinien erlassen. Der Rat der Stadt Köln wurde in Form von Mitteilungen zum ak- tuellen Sachstand hierüber unterrichtet. Die Richtlinie für Liquiditätskredite wurde im Januar 2024 überarbeitet. Sie gilt für die Neuaufnahmen sowie Prolongation von Krediten zur Liquidi- tätssicherung. Daneben existieren weitere Regelungen, wie die Vereinbarungen zum Liquiditätsverbund mit den Beteiligungsgesellschaften sowie zum Cash-Pooling. Hiermit sollen liquide Mittel an zentra- ler Stelle gebündelt und dezentrale Liquiditätsbestände reduziert werden. Im Konzern zur Verfü- gung stehende Mittel werden demnach gezielt zur Senkung von Kreditaufnahmen und zur Liqui- ditätssicherung eingesetzt. Die Stadt Köln schließt ihre Liquiditätskredite in der Regel kurzfristig ab. Gemäß ihrer Richtlinie gilt ein Zeitraum bis zu drei Monaten als kurzfristige Geldaufnahme. Bei der Geldaufnahme ach- tet die Stadt gemäß ihrer Richtlinie auf die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sicherheit. Da- neben sollen Klumpen- und Ausfallrisiken vermieden werden. Neben den strategischen Festlegungen regeln die Dienstanweisungen auch Inhalte und Zustän- digen der Berichterstattung, laufenden Überwachung sowie Zuständigkeiten und Abläufe von Investitions- und Liquiditätskredit-Aufnahmen (dazu Kapitel 1.5.3.1.4 „Berichtswesen Kreditma- nagement“ bzw. Kapitel 1.5.3.1.2 „Prozess der Kreditaufnahme und Zuständigkeiten“).
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 66 von 320 1.5.3.1.2 Prozess der Kreditaufnahme und Zuständigk eiten
  Die Stadt Köln hat den Prozess der Aufnahme von Liquiditätskrediten und von Investitions- krediten detailliert festgelegt. Zuständigkeiten regeln die Richtlinien klar und widerspruchs- frei. Eine Stadt sollte für Kreditaufnahmen verbindliche Verfahrensvorgaben haben.  Für die Angebotseinholung und -auswertung sollte geregelt werden, dass nach Möglich- keit mehrere Angebote einzuholen sind.  Zudem sollte geregelt sein, welche Informationen die Angebote mindestens enthalten müssen. Die Dokumentation der Angebotseinholung und der Entscheidungsfindung sollte schriftlich erfolgen.  Die wesentlichen entscheidungserheblichen Umstände sollten dokumentiert werden. Gemäß Handbuch und Geschäftsverteilungsplan ist für finanzielle Angelegenheiten bei der Stadt Köln die Stadtkämmerin bzw. der Stadtkämmerer zuständig. Sie bzw. er ist zur alleinigen Unterzeichnung von Verpflichtungserklärungen berechtigt. Darüber hinaus können weitere Mit- arbeitende zur Unterzeichnung bevollmächtigt werden. Die Aufgabe der Kreditaufnahme bzw. Prolongation obliegt der Kämmerei bzw. der für die Finanzierung zuständigen Organisationsein- heit. Diese ist derzeit als Stabsstelle Konzernfinanzierung unmittelbar der Amtsleitung unter- stellt. In der Stabsstelle Konzernfinanzierung wird auf Basis des übermittelten Dispositionsvolumens täglich über die aufzunehmende Geldmenge entschieden. Vorab meldet die Stadtkasse die not- wendige Liquiditätsveränderung und den Kassenbestand des Vortages. Daraus leitet die Stab- stelle Konzernfinanzierung ab, ob Geld aufgenommen werden muss, eine Rückzahlung oder Minderung erfolgt oder ob der Bestand bei den Banken identisch bleibt. Bei Liquiditätskrediten, die für einen Zeitraum von länger als drei Monaten aufgenommen werden, ist zuvor eine Ent- scheidung der Amtsleitung bzw. bei Bedarf der Stadtkämmerin einzuholen. Die Richtlinien der Stadt Köln regeln darüber hinaus, dass der Vergabe von Kreditgeschäften grundsätzlich eine Ausschreibung vorausgeht. Damit sollen marktgerechte Konditionen sicher- gestellt werden. Das Verfahren sowie die Festlegung des Kontrahentenkreises sind genau fest- geschrieben. Dem Vergabeverfahren geht eine Markterkundung voraus. Die Dokumentation er- folgt über ein Angebotsformular, in welchem alle voraussichtlichen Abschlüsse festgehalten werden. Die Angebotseinholung erfolgt im Bereich der Liquiditätskredite aufgrund enger Zah- lungstermine überwiegend telefonisch. Bei den Investitionskrediten erfolgt eine schriftliche Ab- frage. Alle zum Geschäftsabschluss führenden Überlegungen werden dokumentiert und in die Akte aufgenommen. Die Unterlagen sind von den beteiligten Geschäftspartnern zu unterschreiben. Damit wird sichergestellt, dass ein rechtssicheres Geschäft vollzogen wurde. Ausnahmen von der Zuschlagserteilung für das wirtschaftlichste Angebot sind bei besonderen Gründen, die in
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 67 von 320 der Richtlinie festgelegt sind, möglich. Daneben überprüft die Stadt die Wirtschaftlichkeit der Li- quiditätskredite auch über den „€STR“ 23 des Vortages. Dieser wird ebenfalls im Angebotsformu- lar dokumentiert. Im Verfahren zum Geschäftsabschluss als auch für die Abwicklung von Kredit- und Derivatge- schäften gilt das Vier-Augen-Prinzip. Ergänzend wird die Angebotseinholung sowie Erstellung des Preis- und Angebotsspiegels personell getrennt vom Abschluss und der Vergabe bearbei- tet. Die Bestätigungsschreiben werden durch die Mitarbeitenden der Stabstelle Konzernfinan- zierung unterzeichnet. Entsprechende Vollmachten liegen vor und werden durch die Stadtkäm- merin bzw. durch den Stadtkämmerer und der Amtsleitung erteilt. 1.5.3.1.3 Kreditportfolio
  Die Stadt Köln besitzt ein umfangreiches Kreditportfolio. Die Steuerungsanforderungen sind entsprechend hoch. Die Stadt wird diesen Anforderungen gerecht indem sie sich mit ihrem Kreditportfolio befasst und geeignete Strukturen geschaffen hat, um die Liquiditätssicherung sowie etwaige Risiken im Blick zu haben. Eine Stadt sollte ihr Kreditportfolio zielorientiert steuern. Bei der Aufnahme von Krediten müs- sen neben der Höhe des Zinssatzes weitere Aspekte berücksichtigt werden. Hierzu gehören Laufzeiten von Festzinsvereinbarungen, Darlehensarten sowie Tilgungsmodalitäten. Zinsände- rungsrisiken und die Verhinderung von Klumpenrisiken sollten beachtet werden. Kreditportfolio Stadt Köln zum 31. Dezember 2023 Grund- und Kennzahlen 2023 Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen in Mio. Euro 1.985 Verbindlichkeiten aus Krediten zur Liquiditätssicherung in Mio. Euro 911 Anteil der Kreditverbindlichkeiten in fremder Währung an Kreditverbindlichkeiten in Prozent 0,00 Anzahl Derivate 2 Anzahl der Kreditverträge 152 Anzahl der Kreditgeber 24 Die Verbindlichkeiten aus Krediten zur Investitionsfinanzierung und zur Liquiditätssicherung so- wie der Anleihen zur Liquiditätssicherung summieren sich im Kernhaushalt der Stadt Köln 2023 auf 2,90 Mrd. Euro. Die Stadt geht davon aus, dass sich die Verbindlichkeiten im Planungszeit- raum weiter deutlich erhöhen werden. Zur Entwicklung der Kreditverbindlichkeiten siehe bereits Kapitel 1.4.4.1 „Verbindlichkeiten“. Die Stadt Köln hat zum 31. Dezember 2023 152 Kreditverträge in ihrem Portfolio, die sich auf 24 Kreditgeber verteilen. Das Gesamtvolumen der Kredite verteilt sich in etwa zu zwei Drittel auf Investitionskredite und einem Drittel auf Liquiditätskredite. Der in der Haushaltssatzung fest- geschriebene Höchstbetrag der Kredite, die zur Liquiditätssicherung in Anspruch genommen 23 Der €STR ist ein unbesicherter Tagesgeldsatz, implementiert von der EZB. Die Berechnung des €STR erfo lgt auf der Grundlage der Geschäfte des vorherigen Tages. Der €STR trägt zur Erhöhung des wirtschaftlichen Verständnisses und de r Finanzstabilität bei.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 68 von 320 werden dürfen, wurde nach Auskunft der Verwaltung zu keinem Zeitpunkt überschritten. Auch der Gesamtbetrag der Kredite, deren Aufnahme für Investitionen erforderlich ist, wurde einge- halten. Über die Einhaltung des Höchstbetrages wird wöchentlich an die Stadtkämmerin berich- tet. Wegen der hohen Kreditverbindlichkeiten ist die Stadt Köln stark von der Entwicklung des allge- meinen Zinsniveaus betroffen. Soweit das Portfolio überwiegend langfristige zinsgebundene Darlehen enthält, wirkt sich das gestiegene Zinsniveau erst bei neuen Kreditaufnahmen oder einer Prolongation auslaufender Kredite aus. Weisen hingegen viele Kredite einen variablen Zinssatz auf oder laufen die Zinsbindungsfristen kürzer als die Dauer der Kapitalbereitstellung, können sich Zinsänderungen kurzfristig auswirken. In diesen Fällen verlagert sich das Zinsän- derungsrisiko in zeitlicher Hinsicht nach vorne. Einen Überblick über die Sensitivität für Zinsveränderungen des städtischen Portfolios bietet die nachfolgende Darstellung. Stehen große Teile des Portfolios zum selben Zeitpunkt zur Um- schuldung an oder laufen Zinsbindungen aus, erhöht das die Anfälligkeit für steigende Zinsen. Hinzu kommen unter Umständen weitere Kreditaufnahmen für nicht aufzuschiebende Investitio- nen oder zur Finanzierung des laufenden Verwaltungsgeschäftes. Abhängig von der gewählten Strategie der Stadt, kann es daher sinnvoll sein, Fälligkeiten und Zinsbindungen gleichmäßig zu verteilen und auf absehbar erforderliche Finanzierungsbedarfe abzustimmen. Laufzeiten und Zinsbindungsfristen der Verbindlichkeiten aus Krediten Köln nach Jahren in Pro- zent 2023
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 69 von 320 Kredite und Anleihen nach Restlaufzeiten und Zinsbindungsfristen Köln in Mio. Euro 2023 Grund- und Kennzahlen Gesamtbe- trag bis zu einem Jahr ein bis fünf Jahre mehr als fünf Jahre Verbindlichkeiten aus Krediten zur Liquiditätssicherung Verbindlichkeiten aus Krediten zur Liquiditätssi- cherung 911 862 14,03 34,60 Wegen kürzerer Zinsbindung neu zugeordnete Verbindlichkeiten 0,00 0,00 0,00 0,00 Verbindlichkeiten aus Krediten zur Liquiditäts- sicherung - modifiziert 911 862 14,03 34,60 Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen 1. 985 9,10 731 1.245 Wegen kürzerer Zinsbindung neu zugeordnete Verbindlichkeiten 0,00 63,15 115 -178 Verbindlichkeiten aus Krediten und für Investi- tionen - modifiziert 1.985 72,24 846 1.066 Verbindlichkeiten aus Krediten - Gesamt Verbindlichkeiten aus Krediten - modifiziert 2.895 934 860 1.101 Zur Vereinfachung der Darstellung hat die gpaNRW auf eine exakte Zuordnung der Tilgungen von Annuitätendarlehen verzichtet. Durch den sich ändernden Tilgungs- und Zinsanteil der Annuitäten können sich kleinere Ungenauigkeiten der Darstellung ergeben. Die Liquiditätskredite finanziert die Stadt Köln derzeit ganz überwiegend kurzfristig. Der Liquidi- tätskreditbestand unterliegt damit einem Zinsänderungsrisiko. Dies macht sich seit der Zins- wende im Frühjahr 2022 bemerkbar und führte seitdem zu steigenden Zinsaufwendungen. Für einen Teil der Liquiditätskredite hat die Stadt Zinssicherungsinstrumente abgeschlossen, die aufgrund des seit dem Abschluss deutlich steigenden Zinsniveaus zu entsprechenden Finan- zerträgen führen. Im Bereich der Investitionskredite hat die Stadt Köln einen Großteil des Kreditvolumens langfris- tig abgeschlossen. Hierfür besteht in der mittelfristigen Finanzplanung kein Zinsänderungsri- siko. Die Stadt Köln hat beim Abschluss der Laufzeiten im Bereich der Investitionskredite darauf geachtet Klumpenrisiken zu vermeiden und hat die zu prolongierenden Verträge soweit möglich gleichmäßig aufgeteilt. Schwierigkeiten bestehen jedoch nicht nur mit Blick auf gestiegene Kapitalkosten. Mit steigen- der Verschuldung der Kommunen, könnte es für die betroffenen Städte und Kommunen zuneh- mend schwieriger werden, den langfristigen Kapitalbedarf durch Kreditaufnahme zu decken. Gestiegene Anforderungen an die Eigenmittel der kreditgebenden Banken könnten diese Ent- wicklung gegebenenfalls verstärken (Eigenkapitalvorschriften des Baseler Ausschusses für Bankenaufsicht bzw. „Basel III“ und „Basel IV“). Zwar ist eine Kommune hinsichtlich ihrer Gläubigerstruktur im Regelfall zunächst keinen diversi- fikationsbedürftigen Bonitäts- oder Kontrahenten-Risiken ausgesetzt. Aufgrund bankinterner Regelungen kann die Kreditvergabe je Geschäftspartner jedoch begrenzt sein (Kreditrahmen
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 70 von 320 bzw. Kreditlinie). Um eine ausreichende Deckung des städtischen Kapitalbedarfes auch bei hö- herer Gesamtverschuldung zu sichern, kann es daher vorteilhaft sein, Geschäftsbeziehungen zu verschiedenen Kreditinstituten zu unterhalten und das Kreditportfolio auch hinsichtlich der Gläubigerstruktur zu diversifizieren. Die nachstehende Grafik zeigt die Anteile der größten Kreditgeber am Portfolio der Stadt Köln im Verhältnis zu den Gesamtkreditverbindlichkeiten. Kapitalgeber Köln in Prozent 2023 Die Stadt Köln hat ihr Kreditportfolio auch hinsichtlich der Gläubigerstruktur auf insgesamt 24 Kreditgeber diversifiziert. Der Anteil der beiden größten Gläubiger beträgt 35 Prozent. Weiterhin hat die Stadt Köln im Frühjahr 2024 erstmals einen grünen Schuldschein bzw. „Green Bond“ in Höhe von 150 Mio. Euro platziert, der speziell für die grüne und nachhaltige Transfor- mation genutzt wird. Die Laufzeiten wurden auf fünf Jahre, sieben Jahre und zehn Jahre fixiert. Für alle Laufzeiten konnten nach Angaben der Verwaltung Zinsvorteile im Vergleich zu her- kömmlichen Kommunaldarlehen erzielt werden. Aufgrund der Nachhaltigkeitsaspekte des Bonds wird nach vollständiger Allokation der Mittel sowie Erreichung der nachhaltigen Ziele laut Rahmenwerk laufend über die Emission berichtet. Alternativ zur Kreditfinanzierung besteht für Köln auch weiterhin die Möglichkeit, Anleihen oder Schuldscheindarlehen zu begeben. Über die Emission konnte eine weitere Streuung der Gläubigerstruktur vorgenommen werden.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 71 von 320 1.5.3.1.4 Berichtswesen Kreditmanagement
  Feststellung Die Stadt Köln hat ein Berichtswesen für das Kreditmanagement etabliert. Die Entschei- dungsträger und Entscheidungsträgerinnen erhalten regelmäßig ausführliche und steue- rungsrelevante Informationen. Das Berichtswesen wird den Anforderungen, die sich aus dem Kreditportfolio ergeben, gerecht. Eine turnusmäßige Information der zuständigen politi- schen Gremien würde die Transparenz erhöhen. Ein Berichtswesen zum Kreditmanagement hat die Aufgabe, die kommunalen Entscheidungs- tragenden rechtzeitig und ausreichend über die Entwicklung des Portfolios zu informieren und bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Eine Stadt sollte hierfür einen zeitnahen und ausreichenden Informationsfluss zwischen den Verantwortlichen des Kreditmanagements und den betreffenden Entscheidungstragenden im Verwaltungsvorstand sicherstellen. Daneben sollte der Informationsfluss von der Verwaltung zur Politik gewährleistet werden. Die Stadt Köln berichtet im Rahmen der Wochen, Quartals- und Liquiditätsberichte regelmäßig über das Kreditmanagement. Adressat der Berichte ist insbesondere die Amtsleitung, die Käm- merin und das Rechnungsprüfungsamt. Berichtet wird unter anderem über den jeweiligen Kre- ditbestand, die Entwicklung der Zinssätze und die Gläubigerstruktur. Auch die politischen Gremien werden fortlaufend über den Stand der Verbindlichkeiten sowie über die Entwicklung der Zins- und Tilgungsleistungen informiert. Weiterhin berichtet die Stadt aktuell über Entwicklungen im Zusammenhang mit dem „Green Bond“ und zum Cash-Pooling. Daneben teilt die Stadt im Rahmen der Aufstellung des Jahresabschlusses sowie bei Erlass der jeweiligen Haushaltssatzung entsprechende Informationen mit. Aufgrund der Vielzahl von Krediten und des Kreditvolumens der Stadt Köln sind die Anforderun- gen an die Steuerung des Kreditportfolios hoch. Durch die sich kontinuierlich verändernden Rahmenbedingungen am Finanzmarkt erachtet die gpaNRW ein ausführliches kennzahlenge- stütztes Controlling als sinnvoll. Dem wird die Stadt Köln im Rahmen ihres internen Berichtswe- sens gerecht. Risiken aus dem Kreditportfolio sowie aus der Entwicklung des Finanzmarktes werden frühzeitig erkannt, sodass entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen ergriffen wer- den können.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die im Rahmen des internen Berichtswesens erhobenen Kennzahlen zu Informationszwecken in einem geeigneten Turnus auch den zuständigen Gremienvertretern zur Verfügung stellen. 1.5.3.2 Anlagemanagement Sofern eine Stadt über liquide Mittel verfügt, die sie nicht unmittelbar zur Liquiditätssicherung und Rückzahlung von Krediten benötigt, kann sie diese Mittel anlegen. Bei der Anlage der ver- fügbaren Mittel ist auf den Dreiklang  einer ausreichenden Sicherheit,  der Verpflichtung zur Sicherstellung der Liquidität, und
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 72 von 320  eines angemessenen Ertrags zu achten. Die individuelle Ausrichtung und Gewichtung dieser Ziele ist abhängig von der stra- tegischen Ausrichtung einer Stadt. Daneben spielt für viele Städte die Nachhaltigkeit eine zu- nehmend stärkere Rolle bei der Entscheidung zum Abschluss von Finanzanlagen. Neben kurz- und mittelfristigen Anlagezeiträumen verfolgen Städte auch langfristige Anlage- ziele. So steigt der Anteil der Pensionsrückstellungen in allen Städten und Gemeinden spürbar an. Hierfür ist nach Möglichkeiten Vorsorge zur langfristigen Sicherung der Ansprüche zu tref- fen. Dies kann beispielsweise durch Einzahlungen in die entsprechenden Versorgungsfonds ge- lingen.
  Die Stadt Köln hat eine Richtlinie erlassen und einen Handlungsrahmen für das Anlagema- nagement festgelegt. Daneben hat sie hat ein Berichtswesen etabliert und hierbei entspre- chende Ziele und Kennzahlen implementiert. Eine Stadt sollte einen Handlungsrahmen für ihr Anlageportfolio schriftlich festlegen, zum Bei- spiel in einer Dienstanweisung oder Richtlinie. Die Stadt sollte insbesondere regeln, ob und wel- che Anlageinstrumente die Verwaltung nutzen und welche Risiken sie gegebenenfalls eingehen darf. Die Regelungen sollten unter politischer Beteiligung beschlossen werden. Das erhöht die Rechtssicherheit für die Beteiligten und führt zu mehr Transparenz und Verbindlichkeit. Anlageportfolio Köln zum 31. Dezember 2023 in Mio. Euro Grund –und Kennzahlen 2023 Liquide Mittel in Mio. Euro 19,30 Wertpapiere des Umlaufvermögens in Mio. Euro 0,11 Wertpapiere des Anlagevermögens in Mio. Euro 100 Die Stadt Köln hat eine Anlagerichtlinie für den Kernhaushalt, die Stiftungen und die Eigenbe- triebe in Kraft gesetzt und den Finanzausschuss am 15. Juni 2020 hierüber informiert. Damit wurde die bis dato geltende Richtlinie für Geld- und Kapitalanlagen aus dem Jahr 2004 ersetzt. Sowohl im Konzern Stadt Köln als auch bei den Stadtwerken können Mittel des allgemeinen Haushalts angelegt werden, die nicht zur Sicherstellung der Liquidität und zur Zahlungsabwick- lung benötigt werden. Gemäß ihrer Anlagerichtlinie strebt die Stadt Köln eine breite Streuung bei ihrer Kapitalanlage an um Konzentrationsrisiken zu vermeiden. Anlagen erfolgen grundsätz- lich nur in Euro und sind vor jeder Entscheidung nachvollziehbar zu dokumentieren. Der Erwerb von Derivaten wird ausgeschlossen. Darüber hinaus hat die Stadt sich zum Abschluss nachhaltiger Finanzanlagen verpflichtet. So sollen zukünftig alle Kapitalanlagen des Kölner Kernhaushaltes nach nachhaltigen Kriterien ge- tätigt werden. Im Ergebnis wurden konkrete Ausschlusskriterien für Unternehmen, Staaten und die seitens der Stadt mandatierte Vermögensverwaltung formuliert. Im Rahmen der Investitio- nen werden Anlagen in  unternehmerische Tätigkeiten rund um fossile Energieträger und die Atomindustrie weit- gehend ausgeschlossen,
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 73 von 320  Investitionen in Handel und Herstellung von Waffen und Rüstungsgütern konsequent ausgeschlossen,  konkrete Anforderungen an die Unternehmen hinsichtlich des Schutzes von Menschen- und Arbeitnehmerrechten gestellt sowie  beim Erwerb von Staatsanleihen u. a. vorausgesetzt, dass die Staaten das Pariser Klima- abkommen unterzeichnet haben. Des Weiteren verfügt die Stadt Köln über unselbständiges Stiftungsvermögen, welches als Son- dervermögen geführt wird. Das Stiftungsvermögen wird mit dem Ziel bewirtschaftet den realen Vermögenserhalt zu erreichen. Im Rahmen der Vermögensanlage befolgen die Stiftungen die in der Anlagerichtlinie der Stadt Köln genannten Vorgaben zur Risikoidentifikation und -vermei- dung. Der Anlageausschuss beschließt die Anlageziele von definierten Investments und wird regelmäßig über die Entwicklungen der Stiftungen informiert. Die Stiftungen haben bei ihren Ka- pitalanlagen auf eine angemessene Streuung der unterschiedlichen Anlageformen zu achten. In der Richtlinie sind entsprechende Mindest- und Höchstgrenzen der einzelnen Anlageklassen festgelegt. Der Zeitpunkt und die Anlagedauer von längerfristigen Anlagen werden insbesondere mit Hilfe der Liquiditätsplanung ermittelt. Die Stabstelle Konzernfinanzierung erstellt einen Anlagevor- schlag mit Risikobewertung unter Angabe von aktuellen Vergleichszinsen. Die Stadtkämmerin kann Entscheidungskompetenzen delegieren. Die Entscheidung wird von den zuständigen Mit- arbeitenden begründet und dokumentiert. Unter Berücksichtigung der Grundsätze rechtzeitiger Verfügbarkeit und der Sicherheit der anzu- legenden Mittel erfolgt die jeweilige Anlage auf Grund der verantwortungsvoll gebildeten Zins- meinung nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Die Stadt Köln verfügt zum 31. Dezember 2023 über rund 120 Mio. Euro an liquiden Mitteln und Wertpapieren. Für den Ankauf „Deutzer Stadthaus“ und für die bis zur NKF-Einführung zu bil- dende Ansparrücklage des Beamtenversorgungsfonds werden Inhaberanteile eines individuel- len Spezialfonds gehalten. Der Fonds umfasst seit 2013 alle zur Eröffnungsbilanz bilanzierten Fondsanteile in Höhe von rund 68 Mio. Euro. Der Fonds setzt sich aus rund 81 Prozent Renten- papieren und rund 19 Prozent Aktien zusammen. Im November 2024 wurde der Fonds aufge- löst, da nach interner Prüfung zwischenzeitlich festgestellt wurde, dass das Ankaufsrecht nicht besteht. Die Stabstelle Konzernfinanzierung erstellt halbjährlich einen Bericht an die Amtsleitung, Stadt- kämmerin und die Mitglieder des Anlagenausschusses.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 74 von 320 1.5.4 Fördermittelmanagement Fördermittel erweitern den Handlungs- und Entscheidungsspielraum einer Stadt. Ein gezielter Einsatz von Fördermitteln leistet einen positiven Beitrag zur Haushaltssituation. Eine Stadt kann mit Fördermitteln Investitionen auch bei einer angespannten Haushaltslage realisieren und ih- ren Eigenanteil mindern. Dazu muss sie erfolgreich Fördermittel akquirieren und Rückforderungen von Fördermitteln ver- meiden. 1.5.4.1 Fördermittelakquise
  Die Stadt Köln verfügt über ein Handbuch für die Fördermittelakquise und setzt Checklisten ein, um die Prozesse zu standardisieren. Die zentrale Stelle für das Fördermittelmanage- ment informiert die für die Abwicklung zuständigen dezentralen Fachdienststellen regelmä- ßig über potenzielle Fördermöglichkeiten. Eine Stadt sollte strategische Festlegungen haben, die eine erfolgreiche Fördermittelakquise unterstützen. Dazu sollte sie die Fördermittelrecherche standardisiert im Prozess der Planung von Unterhaltungs- und Investitionsmaßnahmen vorsehen. Sie sollte einen Überblick über mög- liche Förderungen haben und verschiedene Quellen zur Fördermittelrecherche nutzen. Zudem sollte sie einen Überblick über die förderfähigen Maßnahmen der eigenen Verwaltung haben, um diese bei Bedarf zu kombinieren. Mit Ratsbeschluss 3887/2018 wurde im April 2019 das Konzept zur Fördermittelakquise und - abwicklung von EU-Drittmitteln beschlossen. Dafür wurde im Jahr 2019 eine Einheit im Büro Europa und Internationales (01/3) im Amt der Oberbürgermeisterin organisatorisch eingerichtet. Die Basis der Förderstrategie zur Rekrutierung von Fördermitteln der Stadt Köln bildet die Stadtstrategie "Kölner Perspektiven 2030+", welche aus fünf Leitsätzen besteht, die durch defi- nierte Ziele konkretisiert werden:  Köln sorgt für kompakte und lebenswerte Quartiere.  Köln schafft Raum für eine dynamische und nachhaltige Wirtschaft und für vielfältige Ar- beitswelten.  Köln sorgt für Bildung, Chancengerechtigkeit und Teilhabe.  Köln stärkt seine Rolle als vielfältig vernetzte Metropole.  Köln wächst klimagerecht und umweltfreundlich und sorgt für gesunde Lebensverhält- nisse. Maßgeblich für die Entscheidung Fördermittel zu beantragen, ist die Zielerreichung der Stadt- strategie. Zudem werden die Finanzierung des Eigenanteils, die Folgekosten, die Identifizierung steuerlicher Risiken, das Besserstellungsverbot, die De-Minimis-Regelung und auch Kapazitä- ten in der Verwaltung berücksichtigt. Die Erreichung der Ziele wird durch die Beanspruchung geeigneter Förderprogramme angestrebt um die gewünschte Entwicklung in Köln voranzufüh- ren.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 75 von 320 Die Dezernate und Fachdienststellen sind im Rahmen der dezentralen Ressourcenverantwor- tung dafür zuständig, Potenziale zur Refinanzierung ihrer Aufgaben durch Fördermittel selbst- ständig zu erkennen und entsprechend zu nutzen. Die Stadt Köln verfügt darüber hinaus über ein Handbuch zur Fördermittelakquise, das regel- mäßig überarbeitet wird, um aktuelle Anforderungen und „Best Practices“ zu berücksichtigen. Dieses Handbuch bietet den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung grundle- gende Informationen für die erfolgreiche Beantragung von Fördermitteln. Auf operativer Ebene haben die einzelnen Fachdienststellen teilweise spezifische Regelungen für das Fördermittelmanagement festgelegt, die auf ihren jeweiligen Aufgabenbereich zuge- schnitten sind. Dies ist notwendig aufgrund der unterschiedlichen fachlichen Anforderungen. Diese fachspezifischen Regelungen berücksichtigen die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Fachamtes und gewährleisten ein effektives und bedarfsgerechtes Fördermittelmanagement. Die Stabsstelle Fördermittelmanagement führt regelmäßig ein Screening der Fördermittelland- schaft durch und kommuniziert Potenziale in Form eines monatlichen Newsletters und durch di- rekte Kontaktaufnahme mit den jeweiligen Fachdienststellen. Die Stadt Köln verfügt über einen zentralen Überblick über Förderprogramme und Fördermög- lichkeiten. Neben den Fachdienststellen, die über spezifisches Fachwissen verfügen, koordi- niert die Stabsstelle Fördermittelmanagement (ehemals Serviceeinheit Drittmittel) die Identifizie- rung und Kommunikation von Fördermöglichkeiten für die gesamte Stadtverwaltung. Zur Identifizierung geeigneter Förderaufrufe nutzten die Fachdienststellen zusätzlich die öffent- lich zugänglichen Datenbanken sowie die aufbereitete Datenbank des Region Köln/Bonn e.V. Aus Sicht der Verwaltung ist das Vorhalten einer eigenen Datenbank daher nicht notwendig. Geförderte Maßnahmen erfasst die Stabstelle seit 2022 zentral in einer Liste. 1.5.4.2 Fördermittelbewirtschaftung und förderbezog enes Controlling
  Die Bewirtschaftung der Fördermittel erfolgt dezentral, das förderbezogene Controlling hat die Stadt Köln zentral organisiert. Die Organisationsstruktur ist geeignet, um die Vorgaben der Förderbescheide zu erfüllen und Rückforderungen zu vermeiden. Über wesentliche Ent- wicklungen möchte die Stadt im Rahmen eines jährlichen Berichtswesens informieren. Die Rückforderung von Fördermitteln sollte eine Stadt vermeiden, indem sie die Förderbestim- mungen und Auflagen aus dem Förderbescheid umsetzt. Dazu sollte sie ein Fördercontrolling etablieren, das auch nach Projektabschluss die Einhaltung der Förderbedingungen gewährleis- tet und die Entscheidungsträger und Entscheidungsträgerinnen anlassbezogen über die Förder- projekte informiert. Bei der Stadt Köln sind die Fachdienststellen im Rahmen der dezentralen Ressourcenverant- wortung für die Fördermittelbewirtschaftung verantwortlich. Sie stellen mit ihren eigenen be- darfsgerechten Prozessen sicher, dass die Anforderungen der Förderbescheide eingehalten werden. Die Projektumsetzung wird entsprechend der Vorgaben des Fördermittelgebers in an- gemessener Weise dokumentiert. Bei städtischen Projekten erstellen die Fachdienststellen die Verwendungsnachweise, bei Bedarf werden weitere Organisationseinheiten wie z.B. die Käm- merei, das juristische Kompetenzteam Fördermittel oder auch die Stabsstelle Fördermittelma- nagement einbezogen.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 76 von 320 Daneben hat die Stadt Köln ein zentrales Fördermittelcontrolling bei der Stabstelle Fördermittel- management etabliert und im Jahr 2022 ein Berichtswesen zu aktuellen Fördermaßnahmen vorgelegt. Im Rahmen des Monitorings hat die Stadt über die Erreichung der Ziele der Stadt- strategie, den Förderbetrag, den Eigenanteil und den Fördermittelgeber unterrichtet. Auch in Zukunft beabsichtig die Stadt über die Entwicklungen im Rahmen eines jährlichen Berichtes zu informieren. Um das gesamtstätische Fördermittelmonitoring und die Transparenz über die eingeworbenen Fördermittel sicherzustellen, hat die Stadt zu Steuerungszwecken eine Datenbank geschaffen. Um ein Monitoring zu gewährleisten wurde zunächst ab Juli 2021 eine Excel-basierte Daten- bank entwickelt. Diese speist sich weitestgehend aus Daten der Bewilligungsbescheide der Dienststellen, die von der Stabstelle eingepflegt werden. Das Jahr 2022 bildet somit den Start- punkt des übergreifenden Fördermittelmonitorings der Stadt Köln, sodass nun erstmalig ein Ge- samtüberblick der akquirierten Fördermittel vorliegt. Die Summe der bewilligten Fördermittel für 2022 beträgt insgesamt rund 160,6 Mio. Euro.
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 77 von 320 1.6 Anlage: Ergänzende Tabellen Tabelle 1: Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Haushaltssteuerung Feststellung Seite Empfehlung Seite Haushaltssteuerung F1 Die Stadt Köln hat einen ausführlichen Leitfaden zu Wirtschaftlichkeitsbetrach- tungen erarbeitet. Dieser stellt grundsätzlich eine gute Grundlage um wirt- schaftliches Verwaltungshandeln sicherzustellen. Daneben hat die Stadt bis- her keine Wertgrenzen festgelegt, nach denen gemäß § 13 Abs. 1 KomHVO NRW vor einer Investitionsentscheidung eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchzuführen ist. 57 E1.1 Die Stadt Köln sollte eine oder mehrere Wertgrenzen nach § 13 Abs. 1 KomHVO NRW festlegen, oberhalb derer ein Wirtschaftlichkeitsvergleich verpflichtend durchzuführen ist. 58 E1.2 Die dezentralen Organisationseinheiten sollten auf geeignetem Wege auf den Leitfaden und die Pflicht zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsun- tersuchungen bei der Planung von finanzwirksamen Maßnahmen hinge- wiesen werden. 59 F2 Die Stadt Köln hat Grundsätze über Art, Umfang und Dauer von Ermächti- gungsübertragungen getroffen. Sie hat in den vergangenen Jahren den Anteil der investiven Ermächtigungsübertragungen kontinuierlich reduziert. Gleicher- maßen kann sie die zur Verfügung stehenden investiven Mittel zu einem höhe- ren Grad abrufen als die meisten Vergleichskommunen. 60 E2 Die Stadt Köln sollte investive Auszahlungen nur dann in den Haushalts- plänen veranschlagen, wenn diese im Planungszeitraum voraussichtlich zu leisten sind. Daneben sollte sie mit Ermächtigungsübertragungen rest- riktiv umgehen. 63 F3 Die Stadt Köln hat ein Berichtswesen für das Kreditmanagement etabliert. Die Entscheidungsträger und Entscheidungsträgerinnen erhalten regelmäßig aus- führliche und steuerungsrelevante Informationen. Das Berichtswesen wird den Anforderungen, die sich aus dem Kreditportfolio ergeben, gerecht. Eine turnus- mäßige Information der zuständigen politischen Gremien würde die Transpa- renz erhöhen. 71 E3 Die Stadt Köln sollte die im Rahmen des internen Berichtswesens erho- benen Kennzahlen zu Informationszwecken in einem geeigneten Turnus auch den zuständigen Gremienvertretern zur Verfügung stellen. 71
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 78 von 320 Tabelle 2: NKF-Kennzahlenset NRW in Prozent 2023 Kennzahlen Köln 2018 Köln 2023 Minimum 1. Viertelwert 2. Viertelwert (Median) 3. Viertelwert Maximum Anzahl Werte Haushaltswirtschaftliche Gesamtsituation Aufwandsdeckungsgrad 97,85 99,65 89,45 99,12 101 102 106 22 Eigenkapitalquote 1 34,94 33,58 -35,34 2,61 14,76 26,26 64,44 22 Eigenkapitalquote 2 53,54 48,95 -20,35 19,84 33,46 42,05 76,80 22 Fehlbetragsquote 1,56 0,16 Siehe Anmerkung im Tabellenfuß Vermögenslage Infrastrukturquote 20,27 15,89 14,00 20,64 24,35 28,44 39,03 22 Abschreibungsintensität 5,59 2,94 2,50 3,19 4,41 5,09 7,92 22 Drittfinanzierungsquote 35,53 48,78 30,88 44,43 52,40 64,96 91,20 22 Investitionsquote 92,40 249 44,83 84,10 135 163 318 22 Finanzlage Anlagendeckungsgrad 2 84,11 86,17 41,25 69,94 78,11 86,12 108 22 Liquidität 2. Grades 26,45 33,31 10,85 22,16 32,57 43,20 357 22 Dynamischer Verschuldungsgrad (Angabe in Jahren) 47,37 k. A. Siehe Anmerkung im Tabellenfuß Kurzfristige Verbindlichkeitsquote 9,81 9,51 1,06 8,19 11,27 16,96 26,06 22 Zinslastquote 1,86 2,54 0,23 1,39 1,53 1,95 3,24 22 Ertragslage Netto-Steuerquote 50,77 50,67 23,79 33,22 34,73 42,39 61,75 22 Zuwendungsquote 17,92 20,64 11,50 25,59 32,46 36,83 43,14 22 Personalintensität 22,24 22,14 15,70 19,85 21,22 23,50 27,20 22 Sach- und Dienstleistungsintensität 11,96 12,95 9,69 12,83 14,44 16,97 23,64 22 Transferaufwandsquote 40,14 39,73 35,91 39,97 45,88 50,24 58,33 22
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 79 von 320 Die Fehlbetragsquote berechnet die gpaNRW nur, wenn eine Stadt tatsächlich einen Fehlbetrag ausweist. Weist sie einen Überschuss aus, lässt sich die Kennzahl nicht sinnvoll be- rechnen. Dynamischer Verschuldungsgrad: Bei Städten, die einen negativen Saldo aus laufender Verwaltungstätigkeit ausweisen oder die keine Effektivverschuldung haben, lässt sich die Kennzahl nicht sinnvoll berechnen. Die Aussagekraft des Vergleichs beider Kennzahlen ist insofern eingeschränkt und führt zu Fehlinterpretationen. Aus diesem Grund weist die gpaNRW keinen Vergleich bei diesen beiden Kennzahlen aus. Tabelle 3: Jahresergebnis je EW in Euro 2019 bis 2023 Jahr Köln Minimum 1. Viertelwert 2. Viertelwert (Median) 3. Viertelwert Maximum Anzahl Werte 2019 -27,49 -109 12,99 21,46 57,40 169 23 2020 216 -74,76 16,42 75,04 150 298 23 2021 168 -8,45 18,05 61,58 176 340 23 2022 93,69 -22,21 17,15 95,76 186 390 23 2023 -8,48 -115 29,64 88,74 230 468 22 Tabelle 4: Jahresergebnis je EW ohne außerordentlichen Ertrag nach dem NKF-CUIG in Euro 2020 bis 2023 Jahr Köln Minimum 1. Viertelwert 2. Viertelwert (Median) 3. Viertelwert Maximum Anzahl Werte 2020 72,69 -224 -99,30 -15,79 79,75 295 23 2021 29,02 -300 -171 -40,00 54,33 167 23 2022 35,40 -204 -35,71 43,35 94,32 370 23 2023 -48,99 -561 -84,43 0,58 97,77 335 22
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 80 von 320 Tabelle 5: Berechnung „Sozialleistungen“ Köln in Mio. Euro 2019 bis 2029 Kennzahlen 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Jahresergebnis -29,84 79,08 31,56 37,99 -9,20 -286 -399 -457 -405 -381 -359 Abweichung vom Basisjahr 0,00 264 211 130 20,64 -256 -369 -427 -375 -351 -329 Teilergebnis Produktbereich Soziale Leistungen -541 -450 -418 -381 -446 -517 -527 -536 -541 -551 -564 Teilergebnis Produktbereich Kinder-, Jugend- und Famili- enhilfe -530 -555 -596 -619 -697 -652 -768 -786 -796 -819 -840 Landschaftsumlage 345 381 476 488 488 457 474 533 541 549 557 Saldo aus Sozialleistungen -1.416 -1.386 -1.490 -1.488 -1.631 -1.625 -1.769 -1.854 -1.877 -1.919 -1.960 Abweichung vom Basisjahr ohne „Sozialleistungen“ 0, 00 235 285 202 236 -46,59 -15,90 24,67 154 217 280 Tabelle 6: Eigenkapital Köln in Mio. Euro 2019 bis 2023 Kennzahlen 2019 2020 2021 2022 2023 Eigenkapital 5.159 5.441 5.644 5.761 5.766 Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Eigenkapital 1 5.159 5.441 5.644 5.761 5.766 Bilanzierungshilfe nach dem NKF-CUIG 0,00 156 306 368 412 Eigenkapital 1 ohne Bilanzierungshilfe nach dem NKF-CUIG 5.159 5.286 5.339 5.393 5.354 Sonderposten für Zuwendungen 2.542 2.532 2.505 2.491 2.482 Sonderposten für Beiträge 204 188 168 158 158 Eigenkapital 2 7.905 8.162 8.317 8.410 8.406 Bilanzsumme 14.995 15.811 16.074 16.538 17.172
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 81 von 320 Tabelle 7: Gesamtverbindlichkeiten Köln in Mio. Euro 2018 Kennzahlen 2018 Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen 7. 413 Verbindlichkeiten aus Krediten zur Liquiditätssicherung 1.200 Verbindlichkeiten aus Vorgängen, die Kreditaufnahmen wirtschaftlich gleichkommen 2,81 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 61 3 Verbindlichkeiten aus Transferleistungen 10,05 Sonstige Verbindlichkeiten 824 Erhaltene Anzahlungen 422 Gesamtverbindlichkeiten 10.484 Tabelle 8: Investitionskredite, Liquiditätskredite und liquide Mittel Köln in Tausend Euro 2019 bis 2029 Kennzahlen 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Liquide Mittel 16,26 13,06 26,09 21,20 19,30 19,30 15,00 15,00 15,00 15,00 15,00 Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen 1. 747 1.623 1.458 1.302 1.985 2.587 3.831 4.664 5.529 6.179 6.829 Verbindlichkeiten aus Krediten zur Liquiditätssicherung 908 719 735 1.152 911 1.290 2.025 2.778 3.480 4.249 5.066
  Stadt Köln
  Finanzen
  050.010.050_03369 Seite 82 von 320 Tabelle 9: Grad der Inanspruchnahme fortgeschriebener Ansatz investive Auszahlungen in Prozent 2019 bis 2023 Jahr Köln Minimum 1. Viertelwert 2. Viertelwert (Median) 3. Viertelwert Maximum Anzahl Werte 2019 32,31 24,74 30,81 33,69 43,45 64,30 23 2020 49,27 17,37 28,90 35,42 47,12 66,69 23 2021 42,54 21,59 30,48 37,81 43,45 66,17 23 2022 43,74 20,56 28,82 39,25 49,00 67,67 23 2023 50,48 18,26 30,29 38,28 50,35 66,35 22
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 83 von 320 2. Mobilitätsmanagement 2.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet Mobilitäts- management stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Mobilitätsmanagement Die Stadt Köln verfolgt das Ziel, 2035 klimaneutral zu sein. Im April 2019 verabschiedete sie daher das Maßnahmenprogramm KölnKlimaAktiv 2022, um den Ressourceneinsatz entspre- chend zielgerichtet steuern und einsetzen zu können. Wir betrachten in dieser Prüfung schwerpunktmäßig das betriebliche Mobilitätsmanagem ent (BMM) unter dem Aspekt des Klima- schutzes. Hier hat die Stadt Köln in ihren Konzepten dem innerbetrieblichen Mobilitätsmanage- ment noch keine konkreten bzw. messbaren Ziele vorgegeben oder die Aufgabe fest in ihrer Or- ganisationsstruktur verankert. Mit ihrer Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten hat die Stadt Köln verbindliche Regelungen zur klimafreundlichen Arbeitsorganisation getroffen, die den Mobilitätsverkehr in der Stadt durch eingesparte Pendelfahrten reduzieren können. Welchen Beitrag diese Maßnahme zur Zielerrei- chung leistet, kann die Stadt nicht beziffern, da sie noch nicht auswertet, inwieweit die geschaf- fenen Möglichkeiten z. B. zur flexiblen Arbeit tatsächlich genutzt werden. Dies gilt auch für den Bereich der Dienstreisen . Hier informiert die Stadt ihre Mitarbeitenden digital über das Intranet und auch persönlich im Servicecenter des Personal- und Verwaltungsmanagement umfassend über die geltenden Rahmenbedingungen und Möglichkeiten. Inwieweit Dienstreisen klima- freundlich bzw. klimafreundlicher durchgeführt werden, wertet sie noch nicht aus. Dies ist auch mit Blick auf den Fuhrpark der Stadt festzustellen. Da dieser dezentral organisiert ist, kann die Stadt wesentliche gesamtstädtische Informationen nicht zeitnah und nur mit Auf- wand verfügbar machen. Eine regelmäßige zentrale Datenauswertung findet auch hier noch nicht statt. Dabei kann z. B. der Ausbau klimafreundlicher Antriebsarten die Stadt auf dem Weg ihrer Zielerreichung zur Klimaneutralität unterstützen. Dies gilt auch für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Um zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV ) zu motivieren, bietet die Stadt Köln bereits seit Jahrzehnten ihren Mitarbeitenden vergünstigte Jobtickets an. Als weitere Alternative zur klimafreundlichen Fortbewegung forciert sie auch die Fahrradnut- zung und beteiligt sich z. B. aktiv und erfolgreich an Aktionen wie „Stadtradeln“. Berechtigte Mit- arbeitende der Stadt Köln werden nach erfolgreicher Ausschreibung auch bald die Möglichkeit des Fahrradleasing über eine Entgelt- oder Besoldungsumwandlung nutzen können. Ein Parkraumkonzept, das z. B. die Umwandlung von Pkw-Stellflächen hin zur Nutzung als Ab- stellraum für klimafreundlichere Fahrräder vorsieht, hat die Stadt für ihre Dienststellen bislang
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 84 von 320 nicht verabschiedet. Für den Parkraum vergibt die Stadt Köln aber Parkberechtigungen auf- grund von festgelegten Kriterien. Zum Prüfungszeitpunkt wurde die Richtlinie hierzu überarbei- tet und steht vor einer Neufassung. Neben dem Ziel der Klimaneutralität und den daraus abge- leiteten Maßnahmen ist für die klimafreundliche Erreichbarkeit der städtischen Einrichtun- gen auch das im August 2023 verfasste Leitbild für einen nachhaltigen Mobilitätsplan leitend. Insoweit liegt auch hier die möglichst klimafreundliche Erreichbarkeit bereits im Fokus der Stadt Köln . 2.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungs- ergebnis. Wertungen, die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemein- deordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung. Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die individuelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht. 2.3 Inhalte, Ziele und Methodik Das Klima zu schützen, ist eine der drängendsten Aufgaben unserer Zeit. Daher hat die Lan- desregierung Klimaschutzziele festgelegt, um damit einen Beitrag zur Einhaltung der nationalen Klimaschutzziele sowie der europäischen Klimaschutzvorgaben zu erbringen. Die Städte sind öffentliche Stellen im Sinne des Gesetzes zur Neufassung des Klimaschutzgesetzes des Lan- des Nordrhein-Westfalen und haben eine Vorbildfunktion beim Klimaschutz. Hierzu zählt insbe- sondere die Minderung der Treibhausgase. Das Prüfgebiet Mobilitätsmanagement umfasst das Handlungsfeld der betrieblichen Mobilität. Damit steht der Bereich im Fokus, der von den Städten am deutlichsten beeinflusst werden kann. Zusätzlich zeigen wir exemplarisch die Erreichbarkeit einer städtischen Einrichtung für die Kunden auf. Die gpaNRW untersucht in diesem Prüfgebiet, wie die Städte ihrer Vorbildfunktion nachkom- men. Dabei stehen die durch die Städte beeinflussbaren Faktoren und gesetzten Rahmenbe- dingungen im Vordergrund. Ziel der gpaNRW ist es, Handlungsmöglichkeiten bei der Organisation und Durchführung der Aufgabe Mobilitätsmanagement aufzuzeigen. Die gpaNRW hat die Daten, die für eine Bewer- tung erforderlich sind, über Interviews, Fragebögen und strukturierte Datenabfragen erhoben. Die Analyse unterstützen wir dabei durch standardisierte Fragenkataloge und ausgewählte
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 85 von 320 Kennzahlen. Die Darstellung dieser Kennzahlen schafft Transparenz. Bei der Kennzahlenbil- dung konzentrieren wir uns in dieser Prüfrunde auf die Mobilität innerhalb der Kernverwaltung. Eine Ausnahme gilt für das Kapitel Klimafreundliche Arbeitsorganisation. Hierbei bilden wir die Kennzahlen bezogen auf den Produktbereich Innere Verwaltung ab, weil bei diesem ein großes Potenzial für flexibles Arbeiten besteht. 2.4 Betriebliche Mobilität Die Städte in NRW sind große Arbeitgeber und haben eine umfangreiche Gebietsfläche mit zahlreichen Einrichtungen. Diese Struktur löst viel Mobilität bei den Beschäftigten aus. Bei einer angenommenen einfachen Fahrstrecke von zehn Kilometern zur Arbeitsstätte umrunden alle Bediensteten zusammen bei der kleinsten kreisfreien Stadt mit ca. 2.000 Mitarbeitenden pro Tag rund einmal die Welt und bei der größten kreisfreien Stadt mit rund 22.000 Mitarbeitenden pro Tag rund elfmal die Welt. Damit werden bei der kleinsten kreisfreien Stadt rund 5,7 Tonnen und bei der größten kreisfreien Stadt pro Tag rund 62,7 Tonnen CO 2 ausgestoßen, wenn man einen Verbrauch von rund sechs Liter Benzin pro 100 km Fahrstrecke unterstellt. Unter der An- nahme, dass ein Hektar Wald rund sechs Tonnen CO 2 pro Jahr speichert, benötigt die Kompen- sation bei der kleinsten kreisfreien Stadt rund 209 Hektar Wald und bei der größten kreisfreien Stadt rund 2.300 Hektar Wald. Dies zeigt die Bedeutung der Mobilität und deren Potenzial zur Vermeidung des Treibhausgasausstoßes. 2.4.1 Steuerung der Mobilität Erfolgsfaktoren für die Förderung klimafreundlicher Mobilität sind verbindliche und strategische Vorgaben. Ein Mobilitätskonzept konkretisiert diese mit geeigneten Maßnahmen. Kennzahlen dienen als Indikator für die Zielerreichung und ermöglichen frühzeitige Steuerungsentscheidun- gen.
  Feststellung Die Stadt Köln hat sich verbindliche Ziele zur Klimaneutralität gegeben und auf dieser Basis konkrete Maßnahmen erarbeitet. Für das innerbetriebliche Mobilitätsmanagement hat sie da- bei noch keine konkreten bzw. messbaren Ziele benannt oder die Aufgabe fest in ihrer Orga- nisationsstruktur verankert. Eine Stadt sollte zum Thema Mobilität strategische Ziele verbindlich festlegen. Diese sollte sie in einem Mobilitätskonzept mit konkreten Maßnahmen hinterlegen. Über Indikatoren sollte sie den Erfolg der ergriffenen Maßnahmen bewerten und hierüber berichten. Das betriebliche Mobi- litätsmanagement sollte sie fest in ihrer Organisationsstruktur verankern. Die Stadt Köln verfolgt das Ziel, 2035 klimaneutral zu sein. Im April 2019 verabschiedete sie daher das Maßnahmenprogramm KölnKlimaAktiv 2022. Um die Zielerreichung zu unterstützen, hat sie auf Basis des Ratsbeschlusses der Stadt Köln vom 24. Juni 2021 für die Erreichung der Klimaneutralität im Sinne einer Treibhausgasneutralität im Oktober 2022 ein Fachgutachten, Aktivitäten-Portfolio und Methodenband veröffentlicht, um die weitere Umsetzung zu unterstüt- zen.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 86 von 320 Im Aktivitäten-Portfolio hat die Stadt unter anderem das klimaschonende Arbeiten und Wirt- schaften durch den und im Konzern Stadt Köln berücksichtigt. Die Maßnahmen sollen die Stadt- verwaltung dabei unterstützen, die Klimaneutralität zu erreichen und ihrer Vorbildfunktion ge- recht zu werden. Maßgeblicher Einflussfaktor für die Umsetzung der Maßnahmen sind die ver- fügbaren personellen und finanziellen Ressourcen. Darüber hinaus hat die Stadt ein Strategi- sches Büroraummanagement etabliert. Neben einer bedarfsgerechten Büroraumplanung soll dieses derzeit dezentral untergebrachte Organisationseinheiten einer Dienststelle oder Dienst- stellen mit aufgabenthematischen Schnittstellen zusammenführen, um so beispielsweise Mobili- tätserfordernisse zu vermeiden und die Treibhausgas-Emissionen weiter zu reduzieren und so das Ziel der Klimaneutralität zu unterstützen. Dies geschieht in Abhängigkeit von den städte- baulichen Möglichkeiten wie Verfügbarkeit entsprechender Gebäude oder Räumlichkeiten. Ein unterjähriges Berichtswesen hat die Stadt aber noch nicht etabliert. Daher kann sie die Ziel- erreichung nicht konkret überprüfen. Auch ist das innerbetriebliche Mobilitätsmanagement noch nicht fest in der Organisationsstruktur der Verwaltung verankert. In ihrem Organisationsbereich für das Personal- und Verwaltungsmanagement (11) hat die Stadt bislang das Dienstreisemanagement, das Jobticket/ Deutschlandticket sowie die Beantra- gung von Parkberechtigungen im Zusammenhang mit dem Thema Mobilität gebündelt. Zentrale Zielvorgaben für das innerbetriebliche Mobilitätsmanagement bestehen aber derzeit noch nicht.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte für ihr innerbetriebliches Mobilitätsmanagement die Verantwortlichkeit fest in ihrer Organisationsstruktur verankern. Sie sollte sich messbare Ziele setzen und diese verfolgen, um ihre Vorbildfunktion hervorzuheben und auch die eigenen Mitarbeitenden zu sensibilisieren. Entsprechende Umsetzungsvorschläge wurden stadtintern bereits erarbeitet und sollten weiter verfolgt werden. Derzeit existieren einige Fördermöglichkeiten für Kommunen, um Maßnahmen des BMM umzu- setzen. Hiervon macht die Stadt Köln Gebrauch. Sie ist unter anderem bereits seit 2017 Mit- glied des Netzwerkes Zukunftsnetz Mobilität NRW (ZNM). Mit ihrem Beitritt hat sie sich ver- pflichtet, die nachhaltige Mobilitätsentwicklung durch Kommunales Mobilitätsmanagement zu fördern. Hierbei unterstützt das Zukunftsnetz die Aktivitäten ihrer Mitgliedskommunen. Mit Blick auf die Mobilität folgt ein guter Sustainable Urban Mobility Plan (SUMP) einem transparenten und beteiligungsorientierten Ansatz und bezieht die Bürger und Bürgerinnen sowie andere Inte- ressierte während der gesamten Aufstellung und Umsetzung des Plans aktiv ein. Dies hat die Stadt Köln in ihrem Aufstellungsprozess zum nachhaltigen Mobilitätsplan "Besser durch Köln" besonders gut berücksichtigt und wurde vom Kompetenzzentrum Bürgerbeteiligung e.V. in Ko- operation mit dem Berlin Institut für Partizipation im Oktober 2024 mit der Auszeichnung „Gute Bürgerbeteiligung“ prämiert. Beim Betrieblichen Mobilitätsmanagement ist die Einbeziehung der Mitarbeitenden ein entschei- dender Faktor. 2018 gab es eine Befragung, die jedoch keine konkreten Auswirkungen hatte. Eine Befragung der Mitarbeitenden bietet sich an, um zu sensibilisieren sowie konkrete weitere Maßnahmen zu entwickeln, die zum einen das Bewusstsein für Nachhaltigkeit und Umwelt- freundlichkeit schärfen und zum anderen umweltfreundliche Mobilität fördern können. Folgende beispielhafte Fragen könnten für eine Befragung der Mitarbeitenden genutzt werden:  Welche Verkehrsmittel nutzen Sie für Ihren Weg zur Arbeit?
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 87 von 320  Welche Hindernisse sehen Sie, auf klimafreundliche(re) Verkehrsmittel umzusteigen?  Welche Anreize würden Sie motivieren, umweltfreundliche(re) Verkehrsmittel zu nutzen?  Welche unserer Initiativen zur Förderung klimafreundlicher Mobilität sind Ihnen bekannt?
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte erheben und regelmäßig fortschreiben, mit welchen Verkehrsmitteln ihre Mitarbeitenden ihre Dienststellen erreichen. Auf Basis dieser Erkenntnis sollte sie Maß- nahmen entwickeln, die für die eigene Mobilität sensibilisieren und das Mobilitätsverhalten hin zu klimafreundlichen Verkehrsmitteln beeinflussen können sowie deren Umsetzungser- folge messen. 2.4.2 Klimafreundliche Arbeitsorganisation Das flexible Arbeiten von zuhause (Homeoffice) oder von anderen Orten aus (mobiles Arbeiten) hat Einfluss auf die individuelle Mobilität. Hierdurch entfällt das tägliche Pendeln zu einem be- stimmten Arbeitsort. Die vermeidbaren Fahrten haben so einen positiven Effekt auf die Redu- zierung der Treibhausgase und führen zudem zu mehr persönlicher Zeitsouveränität. Ressour- censchonend ist auch der Einsatz von Informationstechnik z. B. ein Austausch per Videokonfe- renz.
  Feststellung Die Stadt Köln hat mit ihrer Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten verbindliche Regelungen zur klimafreundlichen Arbeitsorganisation getroffen, die den Mobilitätsverkehr in der Stadt durch eingesparte Pendelfahrten reduzieren können. Inwieweit die geschaffenen Möglichkei- ten z. B. zur flexiblen Arbeit tatsächlich genutzt werden, wertet die Stadt noch nicht aus. Eine Stadt sollte verbindliche Regelungen zu Arbeitsbedingungen treffen, die eine klimafreundli- che Mobilität fördern bzw. Mobilität reduzieren. Sie sollte Ziele für die Umsetzung festlegen. Die tatsächliche Nutzung der geschaffenen Möglichkeiten sollte sie erheben, um bei Bedarf steu- ernd eingreifen zu können. Die Stadt Köln regelt in ihrer Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten vom 09. November 2023, die zum 01. Januar 2024 in Kraft getreten ist, beispielsweise, dass auch Teilaufgaben außer- halb der Dienststätte erledigt werden können, auch wenn das originäre Aufgabengebiet eine Präsenz vor Ort erfordert. Da die Stadt Köln grundsätzlich für alle Mitarbeitenden die Möglichkeit eines flexiblen Arbeitsplatzes eröffnet, liegt ihr Anteil bei den möglichen flexiblen Arbeitsplätzen – wie bei einigen anderen kreisfreien Städten – bei 100 Prozent.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 88 von 320 Anteil flexible Arbeitsplätze im Produktbereich Innere Verwaltung in Prozent 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 18 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Die letztliche Umsetzung bzw. Nutzung hängt einerseits davon ab, ob die Mitarbeitenden überhaupt die Möglichkeit nutzen wollen und andererseits, ob im Einzelfall ggf. persönliche Voraussetzungen (z. B. Phasen in der Einarbeitung) entgegenstehen, die eine Präsenz erfordern. Daneben verändert ein ansteigender Anteil an flexibler Arbeit auch das Verhältnis zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft. Eine vorhandene und bewährte Führungskultur wandelt sich durch die Distanz und dies erfordert Veränderungsbereitschaft aller Beteiligten. Flexible Arbeitsplätze im Produktbereich Innere Verwaltung Köln 2023 Grund- und Kennzahlen 2022 2023 Mitarbeitende auf Grundlage der Personalliste 2.897 3.008 Möglichkeit flexibler Arbeitsplätze 2.897 3.008 Nutzung flexibler Arbeitsplätze k. A. k. A. Nutzung in Prozent k. A. k. A. Da die Stadt Köln die tatsächliche Nutzung der eröffneten Möglichkeit nicht auswertet, kann sie keine Entwicklung oder den Erfolg auf ihrem Weg zur Klimaneutralität z. B. durch eingesparte Pendelfahrten aufzeigen, beispielsweise durch Umrechnungsgrößen für eingesparte Kilometer.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 89 von 320
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte durch weitere Auswertungen eine breitere Datenbasis schaffen sowie die Wirkungsevaluation vorantreiben, um auf ihrem Weg zur Klimaneutralität z. B. auch die eingesparten Treibhausgase durch weniger Pendelverkehr ermitteln zu können. Neben der Reduzierung der Treibhausgase kann die Stadt auch die vorgehaltene Bürofläche durch vermehrte Nutzung flexibler Arbeitsplätze reduzieren. Die Gebäudeflächen betrachten wir in dem eigenen Teilbericht Gebäudewirtschaft und Klimaschutz. Mit Blick auf die Verteilung der Dienststellen an unterschiedlichen Standorten in der Stadt kann die Stadt z. B. durch Zusam- menlegen von Dienststellen, die eines regelmäßigen Austausches bedürfen oder die aufgrund fehlender Raum-Kapazitäten bislang nicht vereint sind, auch Einsparpotenziale bei der erforder- lichen Mobilität generieren. Die Stadt Köln nutzt bereits umfassend Instrumente wie Videokonferenzen oder Webinare. Um Mobilität zu reduzieren, sind Videokonferenzen aus Sicht der gpaNRW ein adäquates Mittel, um den dienstlichen Verkehr zwischen den Verwaltungsstandorten zu verringern. Die wesentlichen Vorteile, die sich aus Videokonferenzen ergeben, sind:  Reduzierung von Treibhausgasemissionen: Weniger Fahrten mit dem Auto oder Flugreisen bedeuten weniger CO 2-Ausstoß und so- mit eine geringere Belastung für die Umwelt und das Klima.  Energieeinsparung: Videokonferenzen erfordern weniger Energie im Vergleich zu Reisen. Die Technologie für Videokonferenzen hat sich in den letzten Jahren verbessert und die meisten Menschen haben Zugang zu stabilen Internetverbindungen, die eine nahtlose Kommunikation er- möglichen.  Zeitersparnis: Reisezeiten entfallen, was zu einer effizienteren Nutzung der Arbeitszeit führt. Meetings können schneller organisiert werden, ohne dass Reiseplanungen berücksichtigt werden müssen.  Kostenersparnis: Videokonferenzen können erhebliche Kosten für Reisen, Unterkunft und Verpflegung ein- sparen.  Flexibilität: Videokonferenzen erleichtern die Zusammenarbeit von dezentralen Teams. Dies soll nicht bedeuten, dass ausschließlich Videokonferenzen zum Einsatz kommen sollten. Sie sind nicht immer die beste Option für alle Situationen. In einigen Fällen, wie beispielsweise bei komplexen Verhandlungen kann eine physische Präsenz von Vorteil sein. Es kommt daher auf ein ausgewogenes Verhältnis von Videokonferenzen und persönlichen Treffen an. Nur so sind die Vorteile beider Ansätze zu nutzen und gleichzeitig die negativen Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren. Gleiches gilt auch für Webinare. Allen Mitarbeitenden der Stadt Köln steht seit Oktober 2024 eine Lernplattform mit rund 120 eLearnings zu Soft-Skill-Themen zur Verfügung. Auch Pflichtschulungen wurden über diese Lernplattform ausgerollt und es gibt bereits 2.000 Nutzende im System. So wird das Lernen für
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 90 von 320 die Mitarbeitenden der Stadt einfacher und digitaler. Darüber hinaus wird im Laufe des Som- mers 2025 mit einem Software-Partner stadtweit ein neues Lernmanagement-System ausge- rollt. In dieses werden auch die Lerninhalte der aktuellen Lernplattform integriert. 2.4.3 Dienstreisemanagement Bei der Wahl der Beförderungsmittel für die Durchführung einer Dienstreise sind neben wirt- schaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu berücksichtigen (vgl. § 2 Abs. 3 Satz 3 des Reisekostengesetzes Nordrhein-Westfalen). Deshalb untersucht die gpaNRW, wie die Städte ihre Gestaltungsmöglichkeiten hier nutzen.
  Feststellung Die Stadt Köln informiert ihre Mitarbeitenden digital und persönlich umfassend z. B. über Dienstreisen und die dazugehörige Richtlinie und Arbeitsanweisungen. Inwieweit durchge- führte Dienstreisen tatsächlich klimafreundlich durchgeführt werden, wertet sie derzeit noch nicht aus. Eine Stadt sollte Regelungen treffen, damit notwendige Dienstreisen möglichst klimafreundlich erfolgen. Den Mitarbeitenden sollten alle Informationen zur Abwicklung der Dienstreisen an ei- ner zentralen Stelle digital zur Verfügung stehen. Weiterhin sollte eine Stadt die gewählten Ver- kehrsmittel regelmäßig erheben und auswerten. Eine Stadt sollte die Bildung von Fahrgemein- schaften unterstützen . Den Mitarbeitenden der Stadt Köln steht als zentrale Anlaufstelle das Servicecenter im Perso- nal- und Verwaltungsmanagement zur Verfügung. Zudem können sie als digitale Informations- quelle für alle Fragen im Zusammenhang mit Dienstreisen auf Informationen im Intranet der Stadt zugreifen. Letztlich wird aber die Antragstellung und -bearbeitung dezentral durch die je- weiligen Dienststellen gesteuert. Dabei kann die Dienstreiseabrechnung sowohl digital als auch in Papierform erfolgen. Über das aktuell laufende Projekt "Digitale Dienstreise" mit externer Un- terstützung strebt die Stadt Köln eine vollumfänglich digitalisierte Bearbeitung der Dienstreise- vorgänge an. Das Projekt hat die Stadt Ende Dezember 2024 abgeschlossen und gestaltet der- zeit die Umsetzung des digitalen Dienstreiseantrages für ihre Mitarbeitenden im Intranet. Die gpaNRW hat für den Bereich der Dienstreisen Daten erhoben. Die Stadt Köln konnte der gpaNRW differenzierte Auswertungen z. B. bezogen auf das verwendete Reisemittel zur Verfü- gung stellen. Eine z. B. auf Kilometer bezogene Auswertung gibt es noch nicht. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung wird dies aber voraussichtlich 2026 auch möglich sein.
  Empfehlung Bei der Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung sollte die Stadt Köln nach Möglich- keit die unterschiedlichen Verkehrsmittel bezogen auf die abgerechneten Kilometer auswer- ten, um Verbesserungen der Mobilität mit Blick auf die Treibhausgasemissionen bewerten zu können. Ein interkommunaler Vergleich der erfassten Daten ist aber erschwert, weil die Städte Dienstrei- sen sehr unterschiedlich erheben und auswerten. Die Unterschiede kommen zustande, da Dienstreisen, bei denen die Mitarbeitenden z. B. das Job-/ Deutschlandticket einsetzen oder das städtische Fuhrparkangebot nutzen ohne eine Verpflegungspauschale abzurechnen, nicht als abgerechnete Dienstreise erfasst werden. Zudem gibt es Kreise von Mitarbeitenden, die
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 91 von 320 Sammel-Fahrtenbücher führen und dann monats- oder quartalsweise bzw. halbjährlich oder jährlich abrechnen: diese werden dann nur als eine Buchung und somit eine abgerechnete Dienstreise gezählt. Insoweit haben wir die Zahl der erfassten abgerechneten Dienstreisen nur vergleichsweise zur Zahl der Einwohnenden gesetzt, um einen Indikator zu erhalten. In den in- terkommunalen Vergleich sind so 18 Werte eingeflossen. Der Median ist 7,67 Dienstreisen je 1.000 Einwohnende – die Stadt Köln ordnet sich mit einem Wert von 3,31 darunter ein. Intrakommunal zeigt sich bei den abgerechneten Dienstreisen von 2022 nach 2023 folgende Entwicklung für die Stadt Köln: Abgerechnete Dienstreisen Köln 2022 und 2023 Grundzahl 2022 2023 Abgerechnete Dienstreisen 2.809 3.589 Rein von der Anzahl der Dienstreisen her ist für 2023 gegenüber dem Vorjahr eine Steigerung von über 25 Prozent festzustellen. Diese Steigerung könnte aber noch mit den teilweise in 2022 einzuhaltenden Corona-Einschränkungen zusammenhängen. Mittlerweile sind die pandemiebe- dingten Einschränkungen überwunden und Präsenztermine werden beliebter und nehmen da- her wieder zu. Aktuell prüft die Stadt Apps, die beispielsweise über Mitfahrbörsen o. ä. helfen können, Fahrgemeinschaften zu bilden. So kann sie die Verringerung individueller Fahrten vo- rantreiben. 2.4.4 Fuhrparkmanagement Ein steuerbarer Anteil des CO 2-Ausstoßes der Städte umfasst den Einsatz des motorisierten Fuhrparks. Dabei sind die steuerbaren Größen zum Beispiel die Anzahl, Art und Benutzung der eingesetzten Kraftfahrzeuge, die Antriebsarten und die jeweilige Auslastung.
  Feststellung Die Stadt Köln wertet noch nicht regelmäßig zentral Daten zu ihrem dezentral organisierten Fuhrpark aus, so dass sie wesentliche gesamtstädtische Informationen nicht zeitnah bzw. nicht mit vertretbarem Aufwand verfügbar machen kann. Eine Stadt sollte den notwendigen Bedarf des eigenen Fuhrparks ermitteln. Dafür sollte sie die erforderlichen grundsätzlichen Daten regelmäßig erheben und analysieren. Mit alternativen An- triebsarten sollte sie den CO 2-Ausstoß reduzieren. Die Maßnahmen sollten in einem angemes- senen Verhältnis zur Wirtschaftlichkeit stehen. Die entsprechenden Daten, die die gpaNRW für die Auswertungen und Vergleiche benötigte, konnte die Stadt Köln gesamtstädtisch nicht ohne größeren Aufwand liefern. Es hätten manuell die Antworten verschiedener Dienststellen auf die entsprechende Abfragen zentral zusammen- geführt werden müssen. Eine solche Zusammenführung dezentraler Daten findet noch nicht re- gelmäßig oder automatisiert statt. Für die in Zuständigkeit einer Dienststelle liegenden Fahr- zeuge (z. B. des Amtes für Landschaftspflege und Grünflächen (67)) hätte die Stadt somit zeit- nah Daten bzw. Aussagen liefern können, was den Vergleich der Daten aber nicht ermöglicht hätte. Daher erfolgt die Darstellung der Kennzahlen für 2023 ohne die Werte der Stadt Köln.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 92 von 320
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte durch Anforderung der dezentralen Daten zu ihren Fahrzeugen und Er- fassung dieser an zentraler Stelle Kennzahlen zu ihrem gesamtstädtischen Fuhrpark aus- wertbar machen, um z. B. den Fortschritt bei alternativen Antrieben bewerten zu können. Anteil PKW mit alternativen Antrieben am Bestand in Prozent 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 20 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Durchschnittsalter PKW in Jahren 2023 Neben den Personenkraftwagen hat die gpaNRW auch die leichten Nutzfahrzeuge wie Klein- transporter betrachtet.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 93 von 320 Anteil leichte Nutzfahrzeuge mit alternativen Antrieben am Bestand in Prozent 2023 Auch hier erfolgt aus den bei den Pkw benannten Gründen ebenfalls die Darstellung der Kenn- zahlen für 2023 ohne Werte der Stadt Köln. In den interkommunalen Vergleich sind 18 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Durchschnittsalter leichte Nutzfahrzeuge in Jahren 2023 Die Stadt Köln ist eine der Mitgliedskörperschaften des Landschaftsverbandes Rheinland (LVR). Dieser bietet seinen Mitgliedskommunen kostenlos sein LVR-Flottentool an. In diesem werden die potentiell beschaffbaren Fahrzeuge danach bewertet, ob sie ökologisch vertretbar und gleichzeitig wirtschaftlich tragbar sind. Bei der ökologischen Bewertung werden sowohl Kli- maschäden und Luftverschmutzung als auch die Schäden durch die Fahrzeug- und Batterieher- stellung und -entsorgung berücksichtigt. Die wirtschaftliche Bewertung beinhaltet ebenso die
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 94 von 320 Anschaffungs- und Betriebskosten sowie die Kfz-Steuer und Zuwendungen aus Förderprogram- men für Elektrofahrzeuge. Alle Kriterien fließen in die Gesamtbeurteilung und die Empfehlung ein.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte ihr Vorgehen bei der Bedarfsermittlung bzw. Fahrzeugbeschaffung mit dem für sie als Mitgliedskommune kostenlosen Flottentool des Landschaftsverbandes Rheinland abgleichen, um zentral Vorgaben für eigene Kriterien der dezentralen Beschaf- fungsstellen ggf. zu ergänzen und die Fahrzeugbeschaffung zu optimieren. 2.4.5 ÖP(N)V-Nutzung Der Verzicht auf Individualverkehr ist nur mit einem attraktiven öffentlichen Personen(nah)ver- kehr möglich. Hierfür sind ausreichende Informationen, eine gute Erreichbarkeit und attraktive Angebote förderlich.
  Die Stadt Köln bietet ihren Mitarbeitenden vergünstigte Jobtickets an, um zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs zu motivieren. Eine Stadt sollte ihre Mitarbeitenden motivieren, den öffentlichen Personen(nah)verkehr (ÖP(N)V) für ihre Mobilität zu nutzen. Dafür sollte eine Stadt Anreize wie beispielsweise die Weitergabe vergünstigter Firmen-/Job-Tickets im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten schaf- fen. Die Stadt Köln bietet ihren Mitarbeitenden ein Jobticket an. Tarifbeschäftigte können zudem von einem vergünstigten Deutschlandticket profitieren – für Beamte hat die Stadt Köln bereits beschlossen, diese Möglichkeit zu eröffnen, sobald der rechtliche Rahmen dies zulässt. Insbesondere bei dem Zuschuss zum Deutschland-Ticket muss die Stadt die Besonderheiten des Beamtenrechts bzw. die Vorgaben aus dem Tarifrecht berücksichtigen. Dies hat die Stadt Köln in ihrem Beschluss vom 15. Juni 2023 24 für das Jahr 2024 mit dem bis 31. Dezember 2024 geltenden Beschluss entsprechend beachtet. Das alleinige Angebot eines Job-Tickets schafft aber noch nicht den tatsächlichen Umstieg auf den öffentlichen Verkehr. Für eine Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln entscheiden sich Per- sonen, wenn die benötigten Verbindungen:  kostengünstig sind,  eine einfache Erreichbarkeit der Abfahrt-Haltestelle vom Ausgangspunkt haben,  einen kurzen Weg von der Ankunfts-Haltestelle zum Zielort haben und  über ihre Taktung eine gewisse Flexibilität ermöglichen. Erst wenn alle vier Faktoren positiv bewertet werden, entsteht die Präferenz für die Nutzung ei- nes öffentlichen Verkehrsmittels gegenüber dem motorisierten Individualverkehr (MIV). Hier bie- tet insbesondere das z. B. im Jobticket enthaltene KVB-Rad/-Lastenrad einen Anreiz durch die 24 Beschlussvorlage 1409/2023 (Rat)
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 95 von 320 Möglichkeit, etwaige Distanzen zwischen Haltestelle und Zieladresse leichter zu überwinden. Zudem hat die Stadt Köln ein stadtweites „Raumbuch Mobilstationen“ erarbeiten lassen, das als Planungshilfe für die flächendeckende Umsetzung eines Mobilstationsnetzes dient. Dadurch sollen perspektivisch Angebote für die „letzte Meile“ im gesamten Stadtgebiet ausgebaut und besser aufeinander abgestimmt werden. Neben dem flächendeckenden Angebot an Haltestel- len des ÖPNV sowie in den Wohnquartieren will die Stadt dadurch die Erreichbarkeit der städti- schen Dienststellen verbessern bzw. den Mitarbeitenden eine verbesserte Möglichkeit bieten, Dienstwege klimafreundlich(er) zurückzulegen. Insgesamt sechs übergeordnete Ziele für ein stadtweites Netz von Mobilstationen in Köln sind in dem Raumbuch Mobilstationen gesetzt:  Teilhabe ohne eigenen Pkw ermöglichen,  Nutzung des Umweltverbunds erhöhen,  Lücken im ÖPNV-Netz schließen,  Überlastete ÖPNV-Netzabschnitte entlasten,  Straßenraum effizienter nutzen und  Feinmobilität ordnen. Durch die Initialstationen in Chorweiler und Porz kann die Stadt nun Erfahrungen sammeln. Auf dieser Grundlage könnte eine gezielte Ausweitung in weitere Außenbereich-Stadtteile erfolgen. 2.4.6 Fahrradnutzung Mitarbeitende, die mit dem Fahrrad statt mit dem Auto zur Arbeit fahren, benötigen weniger Parkraum, tun etwas für ihre Gesundheit, sind klimafreundlich mobil und sparen Kosten.
  Feststellung Berechtigte Mitarbeitende der Stadt Köln erhalten nach erfolgreicher Ausschreibung die Möglichkeit eines Fahrradleasings über die Entgelt- oder Besoldungsumwandlung. Bei den Rahmenbedingungen für eine Fahrradnutzung bestehen für die Stadt an ihren Dienststellen noch Optimierungsmöglichkeiten. Eine Stadt sollte durch gute Rahmenbedingungen die Fahrradnutzung ihrer Mitarbeitenden för- dern. Sie sollte auch die Möglichkeiten des Tarifvertrags zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV Fahrradleasing) nutzen. Zum 01. März 2021 ist der Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) in Kraft getreten. Seit die- sem Zeitpunkt besteht die Möglichkeit für Personen in einem Arbeitsverhältnis nach dem TVÖD oder TV-V ein Fahrrad zu leasen. Die Leasingrate wird dann im Zuge der Entgeltumwandlung von dem Arbeitgeber direkt an den Leasinggeber geleistet. Am 9. Oktober 2024 hat der Landtag das Gesetz zur Anpassung der Dienst- und Versorgungsbezüge in den Jahren 2024 und 2025 sowie zur Änderung weiterer dienstrechtlicher Vorschriften im Land Nordrhein-Westfalen be- schlossen. Dieses lässt nun auch einen Besoldungsverzicht für vom Dienstherrn geleaste Dienstfahrräder zu. Dadurch eröffnen sich nun auch Möglichkeiten für die Städte, die verbeam- teten Kräfte in das Dienstradleasing einzubeziehen.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 96 von 320 Die Stadt Köln hatte am 24. Oktober 2022 durch den Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales ein positives Votum für die Umsetzung des Fahrrad- leasings bekommen. Die europaweite Ausschreibung musste die Stadt in 2024 aufheben – eine neue Ausschreibung ist nun für 2025 vorgesehen. Diese wird auch die Möglichkeit für die ver- beamteten Dienstkräfte mit einschließen. Somit können die Mitarbeitenden der Stadt Köln nach erfolgreicher Ausschreibung dann im Wege der Entgelt- oder Besoldungsumwandlung Fahrrä- der leasen. Da dies aktuell noch nicht möglich ist, ist der Anteil bestehender Dienstrad-Leasing- verträge bezogen auf die Anzahl der Berechtigten in 2023 null Prozent. Da von der Mehrzahl der kreisfreien Städte in 2023 ebenfalls noch kein Fahrrad-Leasing angeboten wurde, beträgt auch der Median in der nachfolgenden Grafik noch null Prozent. Anteil bestehender Dienstrad-Leasingverträge an Anzahl der Berechtigten in Prozent 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Da die arbeits- und tarifrechtlichen Grundlagen keine wesentlichen zusätzlichen Anreize zulas- sen, kann die Stadt beispielsweise die Rahmenbedingungen verbessern, damit die Mitarbeiten- den das Fahrrad auch für Dienstfahrten oder die Fahrt zum Arbeitsplatz nutzen. Dies ist auch von Vorteil für die Stadt: Das Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung hat im Mai 2023 Gründe benannt, warum Mitarbeitende zudem zum Radfahren motiviert werden sollten. Ein Grund ist die geringere Krankheitsquote: Wer mit dem Rad zur Arbeit kommt, ist seltener krank. Laut einer Studie reduziert moderate Bewegung durch Radfahren oder Zufußgehen auf
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 97 von 320 dem Arbeitsweg die Krankheitstage um ein Drittel, bei den Nutzenden anderer Verkehrsmittel lag die Zahl der Fehltage durchschnittlich um zwei Tage höher. Ein weiterer Grund ist der Stressabbau: Forschende der Universität Zürich haben über einen Zeitraum von zwei Jahren mehr als 8.800 Menschen aus sieben Ländern zu ihrem bevorzugten Verkehrsmittel und ihrer Gesundheit befragt. Eines der Ergebnisse lautet: Wer häufiger Rad fährt, fühlt sich weniger gestresst als Teilnehmende, die nicht oder selten aufs Rad stiegen. Die Nutzung des TV-Fahrradleasing ist als Motivationshilfe einer von vielen Bausteinen, mit de- nen die Stadt Köln die Fahrradnutzung ihrer Mitarbeitenden ausbauen kann. Durch Aktionen wie beispielsweise das Stadtradeln, an dem sie seit mehreren Jahren teilnimmt, gibt sie An- reize, das Fahrrad als Verkehrsmittel zu erleben und zu nutzen. Beim Stadtradeln 2024 hat die Stadt Köln dabei mit knapp 1,9 Millionen Fahrradkilometern neue Rekorde gefeiert und mit 9.904 erfassten Teilnehmenden (damit 1.400 Teilnehmende mehr als im Vorjahr) fast eine fünfstellige Zahl an aktiv Radelnden erreicht. Durch gute Rahmenbedingungen kann die Stadt ebenfalls dazu beitragen, dass die Fahrradnut- zung zur tatsächlichen Alternative für den Weg zur Arbeit wird. Insbesondere ein Konzept zur Bereitstellung von Fahrradstellplätzen an den jeweiligen Dienststellen zählt zu guten Rahmen- bedingungen, da eine fehlende sichere Abstellmöglichkeit ein entscheidender Grund sein kann, die Anreise zum Dienstort nicht mit dem Fahrrad vorzunehmen. Teilweise ist die Stadt Köln durch die Miet- bzw. Eigentums-Verhältnisse in ihren Umsetzungsmöglichkeiten eingeschränkt. Gute Abstellmöglichkeiten muss die Stadt grundsätzlich konzeptionell planen. Dabei sollte das Konzept die nachfolgenden Kriterien erfüllen:  Anzahl Abstellmöglichkeiten: ausreichende Anzahl verfügbar, hier unterstützt eine Befragung der Mitarbeitenden im Vorfeld die Planung  Abstellraum: abschließbar, das heißt, ausschließlich Mitarbeitende/ Nutzende haben Zutritt zum Raum  Rahmenanschlussmöglichkeit: jedes Fahrrad kann mit dem Rahmen an einem festverbauten Bügel angeschlossen wer- den - vielfach ist das Abschließen an einem fest mit dem Gebäude verankerten Bügel so- gar Bestandteil der Versicherungsbedingungen von Bike-Leasinganbietern  Überdachung: Abstellmöglichkeiten im Freien überdachen, damit bei während der Arbeitszeit eventuell einsetzendem Regen das Rad nicht nass wird und das Verstauen von Gepäck vor der Abfahrt noch im Trockenen erfolgen kann Zu guten Rahmenbedingungen zählen aber auch Umkleidekabinen, um sich umzuziehen, also beispielsweise Regenschutzkleidung abzulegen oder gegebenenfalls Duschmöglichkeiten.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte durch den weiteren Ausbau sicherer und trockener Abstellmöglichkeiten in bedarfsgerechter Anzahl sowie die Einrichtung bzw. den Ausbau bestehender Umkleide- möglichkeiten am Dienstort ihre Mitarbeitenden weiter zur Fahrradnutzung motivieren.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 98 von 320 Bei den Dienstfahrrädern ist die Situation ähnlich wie im Bereich des Fuhrparkes: gesamtstädti- sche Auswertungen sind aufgrund der dezentralen Organisation aktuell nicht vorgesehen. 2.4.7 Parkraummanagement Das geänderte Mobilitätsverhalten der Mitarbeitenden erfordert ein angepasstes Parkraumma- nagement. Die Neuverteilung der Parkflächen ist hierfür eine entscheidende Steuerungsmög- lichkeit.
  Feststellung Die Stadt Köln vergibt Parkberechtigungen für ihre Mitarbeitenden aufgrund von festgelegten Kriterien – allerdings ist ihre Richtlinie für die gezielte Bewirtschaftung eigener Parkflächen veraltet und befand sich zum Prüfungszeitpunkt noch in der Überarbeitung. Ein Parkraum- konzept, das z. B. die Umwandlung von Pkw-Stellflächen hin zur Nutzung als Abstellraum für klimafreundlichere Fahrräder vorsieht, hat die Stadt für ihre Dienststellen bislang nicht. Durch die gezielte Bewirtschaftung (wie zum Beispiel Definition von Anspruchsvoraussetzun- gen, Parktarife und Umgestaltung von Pkw-Stellflächen zu Fahrradstellplätzen) der eigenen Parkflächen sollte eine Stadt die klimafreundliche Mobilität fördern. Grundsätzliche Regeln zu Parkberechtigungen schaffen Möglichkeiten zur Steuerung des Ver- kehrsaufkommens am jeweiligen Standort. Wenn diese in einem Parkraumbewirtschaftungs- konzept zusammengefasst sind, kann die Stadt nicht nur festlegen, welche Anspruchsgruppen Parkplätze in welcher Anzahl nutzen dürfen, sondern auch Nutzungsgebühren festlegen. Die Richtlinie zur flächendeckenden Parkplatzbewirtschaftung und Vergabe von Parkberechti- gungen der Stadt Köln ist mittlerweile über drei Jahrzehnte alt und befindet sich daher in der dringend notwendigen Überarbeitung. Ein neuer Richtlinienentwurf wurde nach Auskunft der Stadt bereits gefertigt, ist aber noch nicht in Kraft gesetzt. Bei der Vergabe der Parkplätze an die Mitarbeitenden der Stadt Köln sind Kriterien zu beachten, z. B. gibt sie Personen Vorrang bei der Parkplatzvergabe, wenn eine Schwerbehinderung (Grad der Behinderung von mindes- tens 50 Prozent) vorliegt, die Mitarbeitenden im Schichtdienst arbeiten oder ein dienstlich zuge- lassenes Fahrzeug nutzen. Inwieweit auch Bedarfe von Mitarbeitenden zu berücksichtigen sind, die mit dem Fahrrad zur Dienststelle kommen, gibt die Stadt noch nicht verbindlich vor.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte ein Gesamtkonzept zur Parkraumbewirtschaftung verabschieden, um Regelungen zur Parksituation mit der Förderung klimafreundlicher Mobilität in Einklang zu bringen und angemessene Nutzungsgebühren auszuschöpfen.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 99 von 320 2.5 Erreichbarkeit der städtischen Einrichtungen Die Städte in NRW stellen eine Vielzahl von städtischen Einrichtungen für ihre Bürgerinnen und Bürger zur Verfügung. Für diese müssen die Einrichtungen gut erreichbar sein. Auch die Fahrt zu den städtischen Einrichtungen zählt zur gestaltbaren Mobilität der Städte, sodass sich auch hier ein Potenzial zur Vermeidung des Treibhausgasausstoßes ergeben kann. Eine Analyse aller städtischen Einrichtungen würde den Rahmen einer überörtlichen Prüfung sprengen. Wir konzentrieren uns daher in dieser Prüfrunde auf die Erreichbarkeit einer Einrich- tung. Dabei ist diese Auswahl von dem Gedanken geprägt, dass bei dieser Einrichtung die Er- reichbarkeit auch unter dem Gedanken der Klimafreundlichkeit geplant und gesteuert werden konnte. 2.5.1 Klimafreundliche Erreichbarkeit
  Feststellung Klimafreundliche Erreichbarkeit ist aufgrund der Rahmenvorgaben aus Köln klimaneutral 2035 sowie des Mobilitätsplans und z. B. der jeweils aktuelle Stellplatzsatzung im Fokus – über diese Vorgaben hinausgehende allgemeine Ziele oder Vereinbarungen gibt es bislang nicht, aber einzelfallbezogen z. B. bei der Auswahl von Standorten für Dienststellen. Eine Stadt sollte bei der Schaffung einer öffentlichen Einrichtung die klimafreundliche Erreich- barkeit berücksichtigen. Dazu sollte eine gute Anbindung an das ÖPNV-Netz, Rad- und Geh- wegenetz bestehen. Die Öffnungszeiten sollten mit der Anbindung des ÖPNV in Einklang ste- hen. Es sollten auch Stellplätze mit Ladeinfrastruktur vorhanden sein. Mobilitätseingeschränkte Personen sollten die Einrichtungen ebenfalls erreichen können. Die Stadt sollte über die Er- reichbarkeit der Einrichtungen ohne motorisierten Individualverkehr umfassend informieren. Leitend im Thema Klimafreundliche Erreichbarkeit ist für die Stadt Köln neben dem schon 2011 verabschiedeten Klimaschutzkonzept mit Blick auf den Teilbereich Verkehr auch das Maßnah- menprogramm KölnKlimaAktiv 2022 und die Vorgaben aus dem Konzept Köln klimaneutral 2035 sowie das im August 2023 verfasste Leitbild für einen nachhaltigen Mobilitätsplan. Auch das im Kapitel 2.4.5 beschriebene stadtweite „Raumbuch Mobilstationen“ spielt hier eine ent- sprechende Rolle. Die Wahl der Öffnungszeiten und die Verfügbarkeit von Informationen zur Erreichbarkeit der Einrichtungen sind jeweils ein wichtiger Bestandteil, um für Dritte den Besuch der Einrichtung gut planbar zu machen. Die Stadt Köln informiert auf ihrer Homepage im Internet umfassend über Kontaktmöglichkeiten und Öffnungszeiten ihrer Einrichtungen. Sie bietet darüber hinaus weitere Informationen z. B. zu besonderen Serviceleistungen. Insbesondere sind hier Digitalisierungsleistungen zur Ver- meidung des Präsenz-Verkehrs an den Dienststellen vor Ort wie e-Kfz-Serviceleistungen oder der e-Bauantrag zu nennen.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 100 von 320
  Empfehlung Die Standardisierung von Prozessen und Digitalisierung von Serviceleistungen sollte die Stadt Köln auch mit Blick auf die Mobilitätsreduzierung vor Ort an den Dienststellen voran- treiben, da die Vermeidung von Mobilität ebenfalls ein Beitrag zur Klimafreundlichkeit dar- stellt. Mit welchen Bus- oder Bahn-Linien die Anschrift erreichbar ist, ist durch die Verknüpfung mit ei- ner Fahrplanschnellsuche bei den Informationen einfach und direkt ersichtlich bzw. zu finden.
  Empfehlung Um die klimafreundliche Erreichbarkeit ihrer Einrichtungen ohne motorisierten Individualver- kehr weiter voranzutreiben, sollte die Stadt Köln konkrete Vorgaben machen bzw. Anforde- rungen definieren, die bei der Auswahl von Standorten für ihre Dienststellen erfüllt werden sollten. 2.5.2 Darstellung der klimafreundlichen Erreichbark eit an einem Bei- spiel Am Beispiel des 2023 bezogenen Güterhauses (Peter-Huppertz-Str. 7 in Köln) mit ca. 320 Mit- arbeitenden und rund 60 Personen wöchentlich, die dieses zusätzlich aufsuchen, werden die Bemühungen der Stadt um eine klimafreundliche Erreichbarkeit deutlich. In diesem Gebäude befindet sich u. a. die allgemeine Schulverwaltung. Das Gebäude ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln in rund 20 Minuten vom Bahnhof Messe/ Deutz zu erreichen – mit dem Fahrrad kann eine Strecke am Rhein entlang genutzt werden, die in rund 25 Minuten vom Bahnhof Messe/ Deutz aus zu bewältigen ist. Neben der Lage / Erreichbarkeit spielten folgende Kriterien bei der Anmietung ebenfalls eine Rolle:  Verfügbarkeit,  Größe und  Mietpreis Auch weitere Aspekte hat die Stadt berücksichtigt. Das Gebäude ist barrierefrei. Der Eingang ist ebenerdig und es gibt barrierefreie Aufzüge mit akustischen Ansagen und haptischen Braille- Elementen. Zudem gibt es auf jeder Etage barrierefreie Toiletten. Für eine Anfahrt mit dem Pkw steht in unmittelbarer Nähe ein öffentliches Parkhaus zur Verfügung. Wie die Maßnahmen und Angebote von Nutzenden und Mitarbeitenden empfunden werden und ob sie den Bedarf treffen, kann die Stadt beispielsweise durch das Einholen eines Feedbacks überprüfen.
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 101 von 320 2.6 Anlage: Ergänzende Tabelle Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 - Mobilitätsmanagement Feststellung Seite Empfehlung Seite Betriebliche Mobilität F1 Die Stadt Köln hat sich verbindliche Ziele zur Klimaneutralität gegeben und auf dieser Basis konkrete Maßnahmen erarbeitet. Für das innerbetriebliche Mobili- tätsmanagement hat sie dabei noch keine konkreten bzw. messbaren Ziele be- nannt oder die Aufgabe fest in ihrer Organisationsstruktur verankert. 85 E1.1 Die Stadt Köln sollte für ihr innerbetriebliches Mobilitätsmanagement die Verantwortlichkeit fest in ihrer Organisationsstruktur verankern. Sie sollte sich messbare Ziele setzen und diese verfolgen, um ihre Vorbildfunktion hervorzuheben und auch die eigenen Mitarbeitenden zu sensibilisieren. Entsprechende Umsetzungsvorschläge wurden stadtintern bereits erar- beitet und sollten weiter verfolgt werden. 86 E1.2 Die Stadt Köln sollte erheben und regelmäßig fortschreiben, mit welchen Verkehrsmitteln ihre Mitarbeitenden ihre Dienststellen erreichen. Auf Ba- sis dieser Erkenntnis sollte sie Maßnahmen entwickeln, die für die eigene Mobilität sensibilisieren und das Mobilitätsverhalten hin zu klimafreundli- chen Verkehrsmitteln beeinflussen können sowie deren Umsetzungser- folge messen. 87 F2 Die Stadt Köln hat mit ihrer Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten verbindliche Regelungen zur klimafreundlichen Arbeitsorganisation getroffen, die den Mobi- litätsverkehr in der Stadt durch eingesparte Pendelfahrten reduzieren können. Inwieweit die geschaffenen Möglichkeiten z. B. zur flexiblen Arbeit tatsächlich genutzt werden, wertet die Stadt noch nicht aus. 87 E2 Die Stadt Köln sollte durch weitere Auswertungen eine breitere Datenba- sis schaffen sowie die Wirkungsevaluation vorantreiben, um auf ihrem Weg zur Klimaneutralität z. B. auch die eingesparten Treibhausgase durch weniger Pendelverkehr ermitteln zu können. 89 F3 Die Stadt Köln informiert ihre Mitarbeitenden digital und persönlich umfassend z. B. über Dienstreisen und die dazugehörige Richtlinie und Arbeitsanweisun- gen. Inwieweit durchgeführte Dienstreisen tatsächlich klimafreundlich durchge- führt werden, wertet sie derzeit noch nicht aus. 90 E3 Bei der Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung sollte die Stadt Köln nach Möglichkeit die unterschiedlichen Verkehrsmittel bezogen auf die abgerechneten Kilometer auswerten, um Verbesserungen der Mobili- tät mit Blick auf die Treibhausgasemissionen bewerten zu können. 90 F4 Die Stadt Köln wertet noch nicht regelmäßig zentral Daten zu ihrem dezentral organisierten Fuhrpark aus, so dass sie wesentliche gesamtstädtische Infor- mationen nicht zeitnah bzw. nicht mit vertretbarem Aufwand verfügbar machen kann. 91 E4.1 Die Stadt Köln sollte durch Anforderung der dezentralen Daten zu ihren Fahrzeugen und Erfassung dieser an zentraler Stelle Kennzahlen zu ih- rem gesamtstädtischen Fuhrpark auswertbar machen, um z. B. den Fort- schritt bei alternativen Antrieben bewerten zu können. 92
  Stadt Köln
  Mobilitätsmanagement
  050.010.050_03369 Seite 102 von 320 Feststellung Seite Empfehlung Seite E4.2 Die Stadt Köln sollte ihr Vorgehen bei der Bedarfsermittlung bzw. Fahr- zeugbeschaffung mit dem für sie als Mitgliedskommune kostenlosen Flot- tentool des Landschaftsverbandes Rheinland abgleichen, um zentral Vor- gaben für eigene Kriterien der dezentralen Beschaffungsstellen ggf. zu ergänzen und die Fahrzeugbeschaffung zu optimieren. 94 F5 Berechtigte Mitarbeitende der Stadt Köln erhalten nach erfolgreicher Aus- schreibung die Möglichkeit eines Fahrradleasings über die Entgelt- oder Besol- dungsumwandlung. Bei den Rahmenbedingungen für eine Fahrradnutzung be- stehen für die Stadt an ihren Dienststellen noch Optimierungsmöglichkeiten. 95 E5 Die Stadt Köln sollte durch den weiteren Ausbau sicherer und trockener Abstellmöglichkeiten in bedarfsgerechter Anzahl sowie die Einrichtung bzw. den Ausbau bestehender Umkleidemöglichkeiten am Dienstort ihre Mitarbeitenden weiter zur Fahrradnutzung motivieren. 97 F6 Die Stadt Köln vergibt Parkberechtigungen für ihre Mitarbeitenden aufgrund von festgelegten Kriterien – allerdings ist ihre Richtlinie für die gezielte Bewirt- schaftung eigener Parkflächen veraltet und befand sich zum Prüfungszeitpunkt noch in der Überarbeitung. Ein Parkraumkonzept, das z. B. die Umwandlung von Pkw-Stellflächen hin zur Nutzung als Abstellraum für klimafreundlichere Fahrräder vorsieht, hat die Stadt für ihre Dienststellen bislang nicht. 98 E6 Die Stadt Köln sollte ein Gesamtkonzept zur Parkraumbewirtschaftung verabschieden, um Regelungen zur Parksituation mit der Förderung kli- mafreundlicher Mobilität in Einklang zu bringen und angemessene Nut- zungsgebühren auszuschöpfen. 98 Erreichbarkeit der städtischen Einrichtungen F7 Klimafreundliche Erreichbarkeit ist aufgrund der Rahmenvorgaben aus Köln klimaneutral 2035 sowie des Mobilitätsplans und z. B. der jeweils aktuelle Stellplatzsatzung im Fokus – über diese Vorgaben hinausgehende allgemeine Ziele oder Vereinbarungen gibt es bislang nicht, aber einzelfallbezogen z. B. bei der Auswahl von Standorten für Dienststellen. 99 E7.1 Die Standardisierung von Prozessen und Digitalisierung von Serviceleis- tungen sollte die Stadt Köln auch mit Blick auf die Mobilitätsreduzierung vor Ort an den Dienststellen vorantreiben, da die Vermeidung von Mobili- tät ebenfalls ein Beitrag zur Klimafreundlichkeit darstellt. 100 E7.2 Um die klimafreundliche Erreichbarkeit ihrer Einrichtungen ohne motori- sierten Individualverkehr weiter voranzutreiben, sollte die Stadt Köln kon- krete Vorgaben machen bzw. Anforderungen definieren, die bei der Aus- wahl von Standorten für ihre Dienststellen erfüllt werden sollten. 100
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 103 von 320 3. Informationstechnik 3.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet Informati- onstechnik stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Informationstechnik Die Stadt Köln weist ein insgesamt sehr gut ausgeprägtes IT-Profil auf, dessen Teilergebnisse den Median der kreisfreien Städte mehrheitlich übertreffen. Kritische Erkenntnisse, aus denen ein dringender oder erheblicher Handlungsbedarf resultieren würde, haben sich in keinem Teil- aspekt dieser IT-Prüfung ergeben. Gleichwohl bestehen in einzelnen Themenfeldern Verbesse- rungsmöglichkeiten, um den IT-Betrieb und den Weg der digitalen Transformation optimaler auszugestalten. Wie in fast allen Kommunen sind die absoluten IT-Kosten in Köln während der letzten fünf Jahre durch erhöhte Investitionen in die Digitalisierung und Ausweitung der Anzahl von IT-Ar- beitsplätzen gestiegen. Gleichwohl stehen dem im IT-Profil repräsentierten “Leistungsniveau“ der Stadt Köln im interkommunalen Vergleich niedrige Kosten je Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung gegenüber. Auch einwohnerbezogen fällt der Kennzahlenwert noch moderat aus. Nach wie vor bilden das Betriebsmodell und die organisatorische Ausrichtung einen sehr gu- ten Rahmen für eine bedarfsgerechte und wirtschaftliche Bereitstellung von IT-Leistungen und den Prozess der digitalen Transformation. Die Stadt Köln hat ihre IT-Steuerung im Laufe der letzten Jahre kontinuierlich weiterentwickelt. Mit der Digital Governance „Digitales Köln 2025“ ist eine Strategie vorhanden, die den gesamtstädtischen IT-Planungsprozess einschließlich der gezielten Steuerung gegenwärtiger und zukünftiger Digitalisierungsprojekte umfasst. Verbesse- rungsmöglichkeiten bestehen derzeit noch hinsichtlich des dezentralen Ressourcenüberblicks und des Lizenzmanagements. Die Rahmenbedingungen der Digitalisierung zeigen in Köln einen deutlich weiter fortge- schrittenen Stand als in der Mehrheit der kreisfreien Städte. Dies gilt insbesondere für die Im- plementierung des ersetzenden Scannens und die Auseinandersetzung mit Einsatzmöglichkei- ten künstlicher Intelligenz als elementaren Teilaspekten der digitalen Transformation. Leicht überdurchschnittlich ausgeprägt ist auch das Digitalisierungsniveau , wenngleich in die- sem Punkt noch erkennbarer Optimierungsspielraum besteht. Wir stellen allerdings bei nahezu allen kreisfreien Städten fest, dass die häufig bereits gut ausgestalteten Rahmenbedingungen insgesamt noch nicht sehr stark in die einzelnen Leistungsprozesse hineinwirken.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 104 von 320 Das Prozessmanagement ist der einzige Teilaspekt des IT-Profils, in dem die Stadt Köln im Vergleich zur Mehrheit der Städte einen geringeren Fortschritt erreicht hat. Derzeit fehlt noch ein strategischer Rahmen, der hinreichende Orientierung und Verbindlichkeit für die verwal- tungsweite Prozesserhebung, -analyse und -optimierung gewährleistet. Dieser Rahmen wird gegenwärtig erarbeitet, so dass perspektivisch eine signifikante Weiterentwicklung des Pro- zessmanagements in der Kölner Verwaltung zu erwarten ist. In Bezug auf IT-spezifische Nachhaltigkeitsthemen leistet Köln wie die meisten der kreisfreien Städte nennenswerte Beiträge zur Erreichung von Klimaschutzzielen. Wie bereits in den bisherigen Prüfungen durch die gpaNRW erreicht die Stadt Köln erneut ein äußerst hohes Niveau in der IT-Sicherheit . Eine sehr gute IT-Architektur führt in Verbindung mit umfassenden organisatorischen und konzeptionellen Regelungen zum höchsten Erfüllungsgrad im Vergleich der kreisfreien Städte. Das Prüfen der IT bzw. mit IT durch die örtliche Rechnungsprüfung findet wie bereits vor fünf Jahren unter sehr guten Rahmenbedingungen statt. Alle relevanten Prüfaspekte werden durch das Rechnungsprüfungsamt aufgegriffen. Handlungsbedarf besteht dennoch in Bezug auf die Anpassung des notwendigen Fachwissens an sich dynam isch weiterentwickelnde Anforderun- gen. Durch entsprechende Qualifikation sollte die Professionalisierung und Spezialisierung für unterschiedliche Themenschwerpunkte bzw. Methodenkompetenz vor allem für die Massenda- tenanalyse gestärkt werden. Als Teilaspekt kommunaler Digitalisierung haben wir ergänzend, ohne Darstellung im IT-Profil, die Steuerung der Schul-IT einer Betrachtung unterzogen. Die Stadt Köln stellt einen guten und verlässlichen Rahmen für das digitale Lernen und Unterrichten zur Verfügung. Nicht voll- ständig vorliegende aktuelle Medienkonzepte der Schulen erschweren allerdings die gesamt- städtische Medienentwicklungsplanung. Zudem sollte zur Entlastung der Stadt eine klarere Auf- gabentrennung zwischen Schulträger und Schulen im First-Level-Support angestrebt werden. 3.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungs- ergebnis. Wertungen, die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemein- deordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung. Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z.B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die individuelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 105 von 320 3.3 Inhalte, Ziele und Methodik Die gpaNRW betrachtet in der Prüfung der Informationstechnik (IT) zwei Bereiche der Verwal- tung und stellt diese in unterschiedlichen Kapiteln dar: Im Kapitel „IT der Kernverwaltung“ liegt der Fokus auf der IT als Grundlage für das digitale Verwaltungshandeln. Dabei geht die Prüfung über die technologische Sicht hinaus. So stehen neben technischen Sicherheitsmaßnahmen insbesondere auch der organisatorische und kon- zeptionelle Rahmen im Fokus, der für einen sachgerechten, nachhaltigen, sicheren und wirt- schaftlichen IT-Betrieb sowie eine erfolgreiche Digitalisierung erforderlich ist. Dies schließt auch die Rahmenbedingungen mit ein, die der örtlichen Rechnungsprüfung für eine IT-Revision ge- geben sind. Darüber hinaus ermittelt die gpaNRW die eingesetzten IT-Personal- und Sachres- sourcen sowie das bislang erreichte Digitalisierungsniveau. Alle vorgenannten Prüfaspekte be- werten wir sowohl im Einzelnen, als auch im Zusammenspiel. Im Kapitel „Steuerung der Schul-IT“ stellt die gpaNRW dar, inwieweit der Schulträger die Aus- gestaltung der IT an den städtischen Schulen systematisch steuert. Die gpaNRW bezieht in ihre Prüfung alle städtischen Strukturen und Aufgaben mit ein, die den IT-Betrieb und die digitale Transformation sicherstellen und/ oder koordinieren. Daher sind ge- gebenenfalls auch dezentral wahrgenommene oder ausgelagerte IT-Aufgaben Gegenstand die- ser Prüfung. Wir bewerten diese Aspekte vorrangig im Hinblick auf ihre Zweckmäßigkeit und zeigen gegebe- nenfalls bestehende Risiken auf. Die IT-Prüfung der gpaNRW verfolgt speziell die Ziele,  durch vergleichende Darstellungen zur Standardisierung von IT-Leistungen beizutragen,  eine zielgerichtete digitale Transformation zu unterstützen, um die Handlungsfähigkeit der Verwaltung aufrecht zu erhalten und deren Effizienz zu steigern sowie  dazu beizutragen, das IT-Sicherheitsrisiko zu minimieren. Dabei prüfen wir systemisch. Das bedeutet, dass wir einzelne, erfahrungsgemäß aussagekräf- tige Aspekte betrachten, um die Gesamtsituation einschätzen und bewerten zu können. Die gpaNRW hat die Daten, die für eine Bewertung erforderlich sind, über Interviews, Fragebö- gen und strukturierte Datenabfragen erhoben. Darüber hinaus haben wir aus Einzelpositionen der Anlagen- und Finanzbuchhaltung die IT-Kosten ermittelt. Die Ergebnisse stellen wir entweder über Wirtschaftlichkeitskennzahlen oder Erfüllungsgrade dar und stellen diese in den interkommunalen Vergleich. Beim Erfüllungsgrad bewertet die gpaNRW inwieweit eine Stadt die Anforderungen unserer Sollvorstellung umsetzt. Wir drücken den Erfüllungsgrad in einem Prozentwert aus. Zu einzelnen Inhalten greifen wir zusätzlich auf Erkenntnisse aus der letzten Prüfung zurück, um bedarfsweise auch Entwicklungen aufzeigen zu können.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 106 von 320 3.4 IT in der Kernverwaltung Die gpaNRW bewertet nicht-monetäre Nutzenaspekte sowie wesentliche Steuerungs- und Kon- trollmechanismen kausal. Das Ergebnis bilden wir grafisch im IT-Profil ab. Es soll ein repräsen- tatives Bild der Verwaltungs-IT widerspiegeln, das den eingesetzten IT-Kosten gegenüberge- stellt werden kann. Im IT-Profil bewertet die gpaNRW folgende Aspekte:  IT-Betriebsmodell und -Steuerung : Inwieweit sind die IT-Leistungen und -Kosten das Ergebnis eines zielgerichteten Steuerungsprozesses?  Rahmenbedingungen Digitalisierung : Inwiefern ist die digitale Transformation durch verbindliche Vorgaben abgesichert?  Prozessmanagement : Inwieweit kann das städtische Prozessmanagement den Anforde- rungen der digitalen Transformation gerecht werden?  Digitalisierungsniveau : Wie weit ist die Verwaltungsdigitalisierung in der Praxis voran- geschritten?  IT-Sicherheit : Wie hoch ist das IT-Sicherheitsniveau?  Örtliche Rechnungsprüfung : Inwieweit ist die örtliche Rechnungsprüfung in der Lage, die IT der Verwaltung zu unterstützen und selbst unterstützend zu nutzen?  Nachhaltigkeit : Inwiefern leistet die städtische IT einen Beitrag zur ökologischen Nach- haltigkeit und ist selbst ökologisch nachhaltig? Das nachstehende Netzdiagramm zeigt das IT-Profil der Stadt Köln . Die darin abgebildeten Werte stellen dar, wie viele Einzelanforderungen die Stadt zum Prüfungszeitpunkt anteilig erfüllt hat (Erfüllungsgrad). Weiter innenliegende Werte bedeuten einen geringen Erfüllungsgrad, wei- ter außenliegende Werte einen hohen Erfüllungsgrad.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 107 von 320 IT-Profil 2024 Die Stadt Köln zeigt ein insgesamt sehr gut ausgeprägtes IT-Profil. Die meisten Teilaspekte weisen bessere Ergebnisse auf als in der Mehrheit der kreisfreien Städte. Dies gilt auch für das Digitalisierungsniveau bei exemplarisch betrachteten Verwaltungsaufgaben, wenngleich hier noch Verbesserungspotenzial besteht – wie der Median zeigt, jedoch nicht nur in Köln, sondern in der Gesamtheit. Das Prozessmanagement ist gegenwärtig schwächer ausgeprägt als in der Mehrheit der Städte, kann zu deren Stand aber aufgrund bereits begonnener Maßnahmen und Aktivitäten voraussichtlich in absehbarer Zeit aufschließen. Dem IT-Profil stehen mit 4.819 Euro im interkommunalen Vergleich niedrige IT-Kosten je Ar- beitsplatz mit IT-Ausstattung gegenüber. Auch einwohnerbezogen sind die IT-Kosten noch mo- derat, liegen mit genau 7.000 Euro aber zwischen dem ersten Viertelwert und dem Median. Ent- gegen der Tendenz in vielen anderen Kommunen hat die deutliche Zunahme der IT-Arbeits- plätze in der Verwaltung als Folge der zunehmenden Digitalisierung in Köln keine überproporti- onale Kostensteigerung ausgelöst. Damit ist die Kennzahlenausprägung positiver als in der letz- ten überörtlichen Prüfung. Nachfolgend erläutert die gpaNRW ihre detaillierten Erkenntnisse zu den oben aufgeführten As- pekten und den IT-Kosten sowie etwaige Ansatzpunkte, um das IT-Profil zu optimieren. 3.4.1 IT-Betriebsmodell und -Steuerung Als IT-Betriebsmodell bezeichnet die gpaNRW den organisatorischen und vertragsrechtlichen Rahmen, in dem die kreisfreien Städte IT-Leistungen für ihre Verwaltung bereitstellen. Die Wahl des IT-Betriebsmodells ist die wichtigste strategische Festlegung einer Stadt im Hinblick auf die IT. Damit entscheidet die Stadt darüber, wie flexibel sie auf Anforderungen und Entwicklungen reagieren kann, welche Qualität IT-Leistungen haben, inwieweit diese den eigenen Ansprüchen gerecht werden können und mithin wie hoch die IT-Kosten ausfallen.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 108 von 320 Die IT-Steuerung hat die Aufgabe, die Möglichkeiten des IT-Betriebsmodells bestmöglich aus- zuschöpfen. Dabei muss sie auch strategische Vorgaben und technische Möglichkeiten berück- sichtigen.
  Feststellung Die Stadt Köln hat ihre Strukturen zur IT-Steuerung in den letzten Jahren positiv entwickelt. Zusammen mit dem Betriebsmodell verfügt sie über sehr gute Rahmenbedingungen, um ihre IT wirtschaftlich und bedarfsgerecht zu betreiben. Verbesserungsspielraum besteht nur noch punktuell in der dezentralen Ressourcenübersicht und im Lizenzmanagement. Eine Stadt sollte ein IT-Betriebsmodell wählen, das geeignet ist, IT-Leistungen unter wirtschaftli- chen Gesichtspunkten möglichst flexibel an den eigenen und zukünftigen Anforderungen und strategischen Zielen auszurichten. Um eine wirksame IT-Steuerung zu etablieren, sollte eine Stadt  ihren Beschäftigten durch verbindliche strategische Vorgaben zu Ausstattungs- und Ent- wicklungszielen, Steuerungsstrukturen, Personalqualifizierung und Beschaffungen im IT- Umfeld Orientierung geben,  Vorgaben zur Nutzung von IT-Ressourcen machen und  gewährleisten, dass steuerungsrelevante Informationen über Hard- und Softwareausstat- tung, Kosten, IT-Projektstände sowie IT-Störungsfälle und IT-Sicherheitsrisiken zur Verfü- gung stehen. Das nachstehende Balkendiagramm zeigt, wie viele Anforderungen die Stadt Köln in diesem Zusammenhang anteilig erfüllt und wie der Vergleich zu den übrigen kreisfreien Städten aus- fällt. Erfüllungsgrad IT-Betriebsmodell und -Steuerung in Prozent 2024
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 109 von 320 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: 25 Die Stadt Köln erreicht im interkommunalen Vergleich eine sehr gute Position. Nachfolgend stellen wir dar, in welchen Einzelaspekten noch punktuell Verbesserungsspielraum besteht. Teilerfüllungsgrade IT-Betriebsmodell und -Steuerung in Prozent 2024 Im IT-Betriebsmodell der Stadt Köln haben sich gegenüber der letzten überörtlichen Prüfung keine Veränderungen ergeben. Es ist nach wie vor dadurch geprägt, dass der IT-Betrieb fast vollständig in eigener Verantwortung stattfindet, in diesem Rahmen aber eine intensive inter- kommunale Zusammenarbeit gelebt wird. Auf die mit dem gewählten Betriebsmodell verbunde- nen Vorteile sind wir im Bericht zur letzten überörtlichen Prüfung im Einzelnen eingegangen. Die Stadt Köln hat eine große Entscheidungsfreiheit hinsichtlich der Frage, welche Leistungen 25 Das Streudiagramm zeigt nicht alle 23 Einzelpositi onen an, weil einige Werte jeweils von zwei oder me hr Städten erreicht werden.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 110 von 320 sie wo abnimmt bzw. selbst erbringt. Dadurch besitzt sie eine sehr große Flexibilität, um IT-Leis- tungen bedarfsgerecht bereitzustellen bzw. zu beziehen. Gleichzeitig ist sie in der Lage, ihre IT- Kosten durch Veränderungen im Produkt- bzw. Leistungsportfolio unmittelbar zu beeinflussen. In Netzwerken wie beispielsweise dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN), der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V. (Vitako) und der Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.G. (ProVitako) ist die Stadt Köln stark engagiert. Das Amt für Digitalisierung und Informationstechnik spielt eine nennens- werte Rolle als IT-Dienstleister für Kunden innerhalb und außerhalb des Konzerns und entlastet damit durch Erträge das städtische IT-Budget. Die Verantwortung für die strategische Steuerung der IT und der digitalen Transformation in der Kölner Stadtverwaltung liegt seit 2024 als Gesamtaufgabe aus einer Hand im Dezernat IX „Stadtentwicklung, Wirtschaft, Digitalisierung und Soziales“. Die zwischenzeitlich noch beste- hende aufbauorganisatorische Trennung digitalisierungsstrategischer Aspekte (IX/2 Stabsstelle Digitalisierung) von der IT-Steuerung und dem operativem IT-Betrieb (Amt 12) ist inzwischen aufgehoben. Die Größe und Komplexität der Stadtverwaltung Köln erforderte bei aufgeteilten Zuständigkeiten auch innerhalb eines Dezernates eine sehr sorgfältige Abstimmung zwischen allen Beteiligten am Prozess der digitalen Transformation. Um das daraus resultierende erhöhte Risiko von Reibungsverlusten zu verringern, ist Anfang 2025 durch Zusammenführung der Stabsstelle Digitalisierung und des bisherigen Amtes für Informationsverarbeitung das Amt 12 „Digitalisierung und Informationstechnik“ in seiner heutigen Konstellation entstanden. Mit dieser strukturellen Veränderung hat die Stadt Köln einen entscheidenden Schritt vollzogen, um alle strategischen und operativen Belange der IT und der Verwaltungsdigitalisierung stärker zu in- tegrieren. Hieraus ergeben sich nennenswerte Vorteile unter anderem durch  kürzere Kommunikationswege und klarere Entscheidungsstrukturen  zentrale Priorisierung von Maßnahmen  verbesserte Steuerung der Ressourcen  höhere Planungssicherheit und Verlässlichkeit. Diese und weitere Aspekte der digitalen Transformation hat die Stadt Köln in der vom Verwal- tungsvorstand am 10. Dezember 2024 beschlossenen Strategie Digital Governance „Digita- les Köln 2025“ aufgenommen. Auf dieses gesamtstrategische Konzept gehen wir nachfolgend im Abschnitt 3.4.2.1.1 noch einmal konkreter ein. Nachdem das IT-Controlling in der letzten Prüfung durch die gpaNRW noch relativ deutliche Schwächen beim Überblick über dezentrale Sach- und Personalressourcen sowie Mengenda- ten zeigte, hat sich die Situation in diesem Punkt verbessert. Zur IT-Steuerung erforderliche Da- ten und Informationen können weitgehend zentral mit angemessenem Aufwand bereitgestellt und ausgewertet werden. Insofern sind inzwischen leistungsfähige operative Controllingstruktu- ren entstanden. Aus einem umfassenden Kennzahlensystem für das Leistungscontrolling her- aus werden quartalsweise sowie bedarfsabhängig Berichte erzeugt. Über ein entsprechendes Kreditorenmerkmal ist verwaltungsweit jede die IT betreffende Kostenposition ermittelbar. Über ein Debitorenmerkmal ist auswertbar, für welche Organisationseinheit IT beschafft und kosten- mäßig zugeordnet wurde. Zwar gibt es dezentrale IT-Budgets, Beschaffungen werden aber ge-
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 111 von 320 nerell über die Beschaffungsplattform „cMarket“ abgewickelt. Lediglich die Erhebung dezentra- ler Stellenanteile für originäre IT-Aufgaben und der damit verbundenen Personalkosten ist nach wie vor nur mit nennenswertem Rechercheaufwand möglich, da die entsprechenden Informatio- nen aktiv aus den dezentralen Bereichen zugeliefert werden müssen. Das Störungsmanagement und die Nutzungsvorgaben über Einsatz und Verwendung von Hardware, Software und Netzwerkressourcen in der Stadtverwaltung sind sehr gut ausgestaltet und zeigen keine Hinweise auf Verbesserungsmöglichk eiten. Der einzige Teilaspekt der IT-Steuerung mit einem erkennbaren Optimierungsspielraum ist das Lizenzmanagement . Zwar können Informationen und Vertragsunterlagen zu den verwaltungs- weit bezogenen und eingesetzten Lizenzen mit verhältnismäßigem Aufwand aus der Beschaf- fungsplattform „cMarket“ ausgewertet bzw. abgerufen werden. Zwei für das Lizenzmanagement zur Verfügung stehende Stellen sind aktiv in Vergabeprozesse eingebunden und überprüfen bei Bedarfsmeldungen aus den Fachbereichen auch Wirtschaftlichkeitsaspekte. Jedoch findet ein systematischer Abgleich der gekauften Lizenzen und tatsächlichen Installationen regelmäßig nur bei Standard-Software statt, darüber hinaus bei Produktwechseln und Neubeschaffungen von Lizenzen. Eine Systematik, die sicherstellt, dass Informationen über nicht mehr benötigte oder ungenutzte Lizenzen dem Lizenzmanagement zugehen, ist noch nicht implementiert. Wirt- schaftlichen und/oder rechtlichen Risiken, die aus Über- und Unterlizenzierungen resultieren können, wurde mit dieser Praxis insofern bisher nur begrenzt begegnet. Auf diese Situation hat die Stadtverwaltung Köln inzwischen reagiert und beabsichtigt, das Lizenzmanagement künftig durch eine spezifische Softwarelösung zu unterstützen.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die Möglichkeit verbessern, Informationen über dezentrale IT-Personal- ressourcen für Steuerungszwecke zentral verfügbar zu machen. Sie sollte die Absicherung einer rechtssicheren und wirtschaftlichen Lizenzierung der eingesetzten Softwareprodukte optimieren und die Beschaffung einer Lizenzmanagementsoftware konsequent vorantreiben. 3.4.2 Digitalisierung Digitalisierung bedeutet die Neugestaltung der Verwaltung durch veränderte technische Mög- lichkeiten. Sie bietet das Potenzial, Ressourcen effizienter und zielgerichteter einzusetzen. Um dieses Potenzial voll ausschöpfen zu können, müssen die Städte über das rechtlich ver- pflichtende Onlineangebot ihrer Leistungen hinaus auch verwaltungsintern auf eine möglichst medienbruchfreie Bearbeitung hinwirken. Effizientes Verwaltungshandeln ist vor dem Hintergrund des demografischen Wandels essenti- ell, um die Handlungsfähigkeit der Verwaltung auch perspektivisch zu sichern. Risiken für die Handlungsfähigkeit ergeben sich vor allem aus einer Personalstruktur, in der ältere Beschäftigte überwiegen (alterszentrierte Personalstruktur). Hier droht ein Verlust von Personal durch starke Verrentungs- und Pensionierungswellen. Es gehen nicht nur Fachwissen und Fähigkeiten für die Verwaltung verloren, vielmehr muss das verbleibende Personal die mehr und komplexer werdenden Aufgaben auffangen. Die Digitalisierung kann die Probleme zwar nicht allein lösen, bietet aber die notwendige Grund- lage, diesen zu begegnen. Je alterszentrierter eine Personalstruktur ist, desto stärker sollten die
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 112 von 320 Möglichkeiten der Digitalisierung in den Fokus der Entscheidungsträger rücken. Dies gilt umso mehr, wenn klassische Personalmaßnahmen ihre Wirkung verfehlen oder aus finanziellen Gründen nicht ausgeschöpft werden können Um die Ausgangslage der Stadt Köln darzustellen, bilden wir nachstehend ihre Altersstruktur im interkommunalen Vergleich sowie im Vergleich zu einer optimalen, balancierten Altersstruk- tur 26 ab. Altersgruppenverteilung in der Kernverwaltung in Prozent 2023
  Die Stadtverwaltung Köln weist trotz einer geringfügig positiven Verschiebung gegenüber dem Median eine klar alterszentrierte Altersgruppenverteilung auf. Der relative Anteil der Beschäftigten im Alter von 55 Jahren und älter ist zwar etwas kleiner, die Gruppe der 25- bis 34jährigen geringfügig größer als in der Mehrheit der kreisfreien Städte. Dennoch ist die Alterszentrierung in der Verwaltung deutlich sichtbar. Wie fast alle NRW-Kom- munen wird daher auch Köln innerhalb der nächsten zehn bis zwölf Jahre damit konfrontiert, ei- nen erheblichen Teil der Belegschaft zu verlieren, ohne dass jüngere Personaljahrgänge dies ausreichend kompensieren können. Dies macht deutlich, wie notwendig es ist, die digitale Transformation der Verwaltung mit hoher Priorität voranzutreiben. Inwiefern die Stadt die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Digitalisierung gesetzt hat und wie weit sie bei der Digitalisierung fortgeschritten ist, stellt die gpaNRW im Folgenden dar. 26 Hartmut Buck, Bernd Dworschak und Alexander Schlet z: Analyse der betrieblichen Altersstruktur, Fraunhofer IAO (Hrsg.), 2005
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 113 von 320 3.4.2.1 Rahmenbedingungen der Digitalisierung Bei der digitalen Transformation ihrer Verwaltung muss eine Stadt einerseits gewährleisten, dass der Transformationsprozess selbst effizient gestaltet ist. Zudem darf die Digitalisierung der Effizienz, Rechtssicherheit und Akzeptanz von Verwaltungsleistungen nicht entgegenstehen. Dies erfordert einen gut organisierten Rahmen, in dem sich die Stadt mit grundsätzlichen Fra- gestellungen, wie der Entlastung der vorhandenen personellen Ressourcen durch Automatisie- rung und Einsatz künstlicher Intelligenz (KI), dem Umgang mit eingehender Papierpost sowie dem Ersatz von händischen Unterschriften, Siegeln, Stempeln etc. auseinandersetzt. Das nachstehende Balkendiagramm zeigt, wie viele Anforderungen die Stadt Köln in diesem Zusammenhang anteilig erfüllt und wie es im Vergleich dazu bei den übrigen kreisfreien Städten aussieht. Erfüllungsgrad zu den Rahmenbedingungen der Digitalisierung in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Köln gehört zu den kreisfreien Städten, die fast alle von uns definierten Anforderungen an die Rahmenbedingungen der Digitalisierung erfüllen. In keinem der betrachteten Teilaspekte beste- hen Schwächen, die einen Handlungsbedarf auslösen würden. In den einzelnen Prüfaspekten stellen sich die Kölner Ergebnisse im interkommunalen Vergleich wie folgt dar:
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 114 von 320 Teilerfüllungsgrade zu den Rahmenbedingungen der Digitalisierung in Prozent 2024 Nachfolgend erläutert die gpaNRW ihre detaillierten Erkenntnisse zu den oben aufgeführten As- pekten sowie etwaige Ansatzpunkte, die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung trotz des bereits sehr guten Sachstandes weiter zu optimieren. 3.4.2.1.1 Strategie und Organisation Die Digitalisierung ist eine interdisziplinäre Aufgabe. Sie kann nur erfolgreich sein, wenn alle Beteiligten auf einen orientierungsgebenden Rahmen zurückgreifen können.
  Die Strukturen und Prozesse zur Steuerung der digitalen Transformation sind in der Stadt Köln sehr gut ausgestaltet. Eine Stadt sollte eine verbindliche und allen Beteiligten bekannte Strategie zur digitalen Trans- formation haben und diese kontinuierlich fortschreiben. Eine Stadt sollte dazu ein Projektmanagement implementieren, das eine zielgerichtete digitale Transformation unterstützt. Die bereits in der letzten überörtlichen Prüfung sehr guten strategischen und organisatorischen Grundlagen für die Verwaltungsdigitalisierung hat die Stadt Köln weiterentwickelt. Welche struk- turellen Veränderungen eine weiter verbesserte Kooperation aller für die digitale Transformation in der Stadtverwaltung relevanten Beteiligten erwarten lassen, haben wir im Kapitel 3.4.1 zum IT-Steuerung dargelegt. Nachdem die Stadt Köln konkrete und zielgerichtete Maßnahmen mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Adressaten zuvor im „Digitalisierungsprogramm 2019- 2022“ dokumentiert hatte, liegt mit dem Konzeptpapier zur Digital Governance „Digitales Köln 2025“ inzwischen eine aktuelle, umfassende Digitalisierungsstrategie vor, die alle maßgeblichen Aspekte berücksichtigt. Die Digital Governance umfasst Regelungen und Strukturen zur Etablie- rung des aktuell in der Umsetzung befindlichen gesamtstädtischen IT-Planungsprozesses. Des- sen Ziele sind unter anderem:  Erstellen einer Übersicht zu laufenden und geplanten Digitalisierungsprojekten
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 115 von 320  Priorisierung und Steuerung der Digitalisierungsprojekte  Projektcontrolling  Zeitziele für die Umsetzung. Zudem beinhaltet das „Projektmanagement-Handbuch der Stadt Köln 3.0“ in der Fassung von Januar 2023 im Detail sämtliche erforderlichen Regelungen, Empfehlungen, Werkzeuge und Vorlagen zur Durchführung von Digitalisierungsprojekten. Zur IT-gestützten Projektplanung und -durchführung steht eine verwaltungsweit einheitliche Projektmanagement-Software zur Verfü- gung. 3.4.2.1.2 Ersetzendes Scannen Damit eine „Digitale Verwaltung“ funktionieren kann, muss eine Stadt ihre Dokumente und Da- ten digitalisieren. Dennoch wird es sich nicht vermeiden lassen, dass auch weiterhin noch Pa- pierdokumente eingehen. Daher ist das ersetzende Scannen ein elementarer Baustein einer er- folgreichen Verwaltungsdigitalisierung.
  Die Stadt Köln erfüllt alle von der gpaNRW definierten Anforderungen an ein sachgerechtes und rechtssicheres ersetzendes Scannen. Eine Stadt sollte eingehende Papierdokumente, bei denen es rechtlich möglich und wirtschaft- lich angemessen ist, ersetzend scannen. Dabei sollte sie die Vorgaben der Technischen Richtli- nie RESISCAN 03138 (TR Resiscan) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstech- nik (BSI) einhalten. Hierzu sollte eine Stadt festgelegen, welche Dokumente sie ersetzend scan- nen möchte, eine Verfahrensdokumentation verfassen, die erforderliche Strukturanalyse und eine umfassende Schutzbedarfsanalyse durchführen und die Ergebnisse dokumentieren. Die Stadt Köln hat die geforderte Struktur- und Schutzbedarfsanalyse durchgeführt. Mit der „Verfahrensbeschreibung für das ersetzende Scannen in der ‚Zentralen Scanstelle‘“ vom Sep- tember 2020 sind alle Regelungen und Definitionen dokumentiert, die nach den Vorgaben der TR Resiscan zur sachgerechten und rechtssicheren Durchführung des ersetzenden Scannens erforderlich sind. In entsprechenden Anlagen zur Verfahrensdokumentation sind unter anderem Verantwortlichkeiten im Scanprozess geregelt („Anlage 2 – Organisatorisches Umfeld für das ersetzende Scannen im Bereich der Allgemeinen E-Verwaltungsakte“) und Informationen zur Qualifizierung und Sensibilisierung der Beschäftigten bereitgestellt („Anlage 6 – Schulungsdo- kumentation“). 3.4.2.1.3 Elektronische Signatur Die elektronische Signatur ersetzt eine manuelle Unterschrift in Verwaltungsverfahren. Nur, wenn ein handschriftliches Unterschriftserfordernis entfällt, kann ein Prozess durchgängig digi- talisiert ablaufen.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 116 von 320
  Die Nutzung der elektronischen Signatur ist in der Stadt Köln etabliert. Eine Stadt sollte handschriftliche Unterschriftserfordernisse, soweit rechtlich möglich, durch qualifizierte elektronische Signaturen ersetzen. Hierzu sollte sie mit einem zertifizierten Vertrau- ensdiensteanbieter zusammenarbeiten. Die technische Lösung sollte in die Fachverfahren inte- griert oder per Schnittstelle angebunden sein. Die Stadt Köln setzt die qualifizierte elektronische Signatur in einer größeren Zahl von Verfah- ren ein, in denen Prozesse mit Unterschriftserfordernis abgewickelt werden. Es handelt sich da- bei unter anderem um Verfahren aus nachfolgenden Aufgabenbereichen:  Buchhaltung und Rechnungswesen  Elektronisches Personenstandsregister  Baugenehmigungsverfahren  Massensignatur eAkte Ordnungswidrigkeiten bzw. Bußgelder  Genehmigung von Großraum- und Schwertransporten  elektronisches Abfallnachweisverfahren  Kommunikation zur Bundesdruckerei für das Ausländerwesen und Einwohnerwesen. Die Integration des Dienstes für qualifizierte elektronische Signaturen in das Dokumentenmana- gementsystem ist erfolgt und die Signaturlösung ist zur Nutzung freigegeben. Allerdings ist von fachlicher Seite mit Ausnahme der Signatur für Kassenanordnungen noch kein Einsatzbedarf mitgeteilt worden. Da für die Kassenanordnungen inzwischen eine PIN/TAN-Lösung als Alterna- tive zur Verfügung steht, gibt es trotz der gegebenen technischen Voraussetzungen derzeit keine produktive Nutzung der Signaturlösung im Dokumentenmanagementsystem. 3.4.2.1.4 Künstliche Intelligenz Bei der Digitalisierung und mithin bei der Automatisierung von Prozessen spielt zunehmend auch KI eine große Rolle. Sie bietet weitergehende Möglichkeiten, um Prozesse zu optimieren. Mit dem Begriff Künstliche Intelligenz werden Technologien beschrieben, die kognitive Kompe- tenzen imitieren, zu denen bisher nur Menschen fähig waren. Dazu zählen zum Beispiel strate- gisches Denken oder sprachliche Fähigkeiten. Dadurch können Personalressourcen in Teilen ersetzt oder zumindest reduziert werden.
  Die Auseinandersetzung mit KI-Themen ist in der Stadt Köln deutlich weiter fortgeschritten als bei der Mehrheit der kreisfreien Städte. Eine Stadt sollte sich mit potenziellen Anwendungsfällen von KI unter Abwägung von Chancen und Risiken im Hinblick auf ethische Aspekte, IT-Sicherheit und Datenschutz auseinanderset- zen. Daraus sollten Vorgaben für die Einführung, Nutzung und Qualitätssicherung von KI-Kom- ponenten sowie definierte Einsatzgrenzen resultieren.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 117 von 320 Von den durch die gpaNRW betrachteten Rahmenbedingungen der Digitalisierung ist das Thema künstliche Intelligenz der in den kreisfreien Städten am schwächsten ausgeprägte Teil- aspekt. Auffallend ist, dass bei den von uns geprüften Kriterien zur Auseinandersetzung mit KI- Themen die Erfüllungsgrade von null bis 100 Prozent reichen. Damit weist dieser Teilaspekt die größte Spannweite der Ergebnisse in dieser Prüfung auf. Zwischen den kreisfreien Städten be- stehen demnach sehr große Unterschiede in der Intensität, mit der eine Annäherung an diesen Themenkomplex stattfindet. Die Stadt Köln nimmt auch in diesem Punkt eine gute Position ein. Künstliche Intelligenz wird in der Verwaltung als innovative Technologie mit erheblichen Chancen, aber auch Risiken wahr- genommen. Um entsprechende Potenziale auszuschöpfen und gleichzeitig den Risiken ange- messen zu begegnen, sieht die Stadt Köln klare Richtlinien und Prozesse, die sicherstellen, dass KI verantwortungsvoll eingesetzt wird, als unabdingbar an. Gegenwärtig befindet sich ein KI-Kodex im Entwurf, der das künftige Wertegerüst bilden und Grundlagen zum Umgang mit den Themen Datenschutz, Ethik und möglichen Auswirkungen der KI auf die Gesellschaft defi- nieren soll. Ziel ist es, KI-Systeme professionell, regelkonform, nachhaltig und standardisiert in der Verwaltung zu implementieren. Um die damit verbundenen Herausforderungen personell und fachlich fundiert zu bewältigen, hat die Stadt Köln als organisatorische Maßnahme im Frühjahr 2024 das „Kompetenzcenter KI und Datenmanagement“ eingerichtet. Dieses Sachgebiet ist fachlich mit Data Scientists, KI- Spezialisten und Datenmanager/innen besetzt und umfasst acht Vollzeitstellen. Der gegenwär- tige Aufgabenschwerpunkt liegt in der Definition der kommunalen Rahmenbedingungen, in de- nen KI-Systeme künftig eingesetzt werden können. Die Stadt Köln beabsichtigt für alle zukünftigen Vorhaben im Zusammenhang mit KI eine umfas- sende Risikobewertung durchzuführen. Dabei ist vorgesehen, potenzielle Risiken nicht nur zu identifizieren und abstrakt zu beschreiben, sondern unter Anwendung der KI-Verordnung der Europäischen Union 27 zu systematisieren und in Risikoklassen einzustufen. Dies ist ein sinnvol- ler Schritt, um eine verantwortungsvolle und transparente Nutzung von KI zu gewährleisten. Dass der Teilerfüllungsgrad der Stadt Köln zur KI den Maximalwert nicht erreicht, ist durch zwei der von uns definierten Bewertungskriterien begründet. Sie betreffen KI-spezifische Schulungen für Anwenderinnen und Anwender und die generelle Bereitstellung von Informationen zum KI- Einsatz in der Kölner Stadtverwaltung. Diese Einzelanforderungen sind derzeit noch nicht von praktischer Relevanz und insofern nicht erfüllt. Entsprechender Handlungsbedarf wird erst mit einer zunehmend konkreter werdenden Verwendung von KI in der Stadt Köln entstehen. 3.4.2.2 Digitalisierungsniveau Um das Digitalisierungsniveau zu bestimmen, hat die gpaNRW exemplarisch fünf Verwaltungs- leistungen ausgewählt und auf der Basis einer Selbstauskunft der Kommune unter einheitlichen Prüfkriterien betrachtet. Die Prüfkriterien zielen darauf ab, Medienbrüche im gesamten Prozess vom auslösenden Ereignis (z.B. Antrag) bis hin zum Ergebnis (z.B. Bescheid) zu identifizieren. 27 Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlame nts und des Rates vom 13. Juni 2024 zur Festlegung harmonisierter Vorschrif- ten für künstliche Intelligenz.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 118 von 320 Ergänzend betrachten wir, inwieweit die gesamte Verwaltung bereits auf elektronische Akten als Grundlage für digitales Verwaltungshandeln zurückgreifen kann.
  Feststellung Das Digitalisierungsniveau in fünf exemplarisch betrachteten Verwaltungsleistungen in der Stadt Köln zeigt deutliche Unterschiede. Besonders positiv hat sich in den letzten Jahren die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsworkflows entwickelt. Eine Stadt sollte bereits Fortschritte bei der Einführung der elektronischen Aktenführung in der gesamten Verwaltung vorweisen können. Auf dieser Grundlage sollte sie bei Verwaltungsleis- tungen, über das Online-Angebot hinaus, auch eine möglichst medienbruchfreie Bearbeitung gewährleisten. Das nachstehende Balkendiagramm zeigt, welches Niveau die Stadt Köln in diesem Zusam- menhang erreicht und wie sich die übrigen kreisfreien Städte positionieren. Digitalisierungsniveau in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Im vorherigen Kapitel haben wir aufgezeigt, dass die Kölner Verwaltung den gesamten The- menkomplex der digitalen Transformation strategisch sehr gut steuert und einen überdurch- schnittlichen Stand bei den Rahmenbedingungen der Digitalisierung erreicht hat. Eines der nächsten Kernziele besteht darin, das daraus entstandene Potenzial in die Ausgestaltung der Aufgabenerledigung zu übertragen. Um zu untersuchen inwieweit dies bisher gelingt, haben wir stichprobenartig die elektronische Aktenführung allgemein (E-Akte und DMS) und einige exemplarische Leistungsprozesse kleinteiliger betrachtet. Zwar nimmt Köln hier eine Position im oberen Mittelfeld ein, lässt aber ebenso wie fast allen anderen Städte noch deutliche Verbesse- rungsspielräume erkennen. Die Stadt Köln befindet sich hinsichtlich der allgemeinen Anforderungen zur elektronischen Aktenführung derzeit auf einem ähnlichen Stand wie die Mehrheit der kreisfreien Städte. Dabei bestehen in Köln günstige Voraussetzungen, um in absehbarer Zeit einen sehr guten Stand zu
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 119 von 320 erreichen. Das Rollout zur Anbindung der Fachbereiche an die E-Akte bzw. das DMS ist projek- tiert und berücksichtigt in der Planung alle Organisationseinheiten der Stadtverwaltung. Die An- zahl der anzubindenden Nutzerinnen und Nutzer ist bekannt und wird von der Verwaltung auf insgesamt bis zu 18.000 beziffert. Mitte 2024 waren etwa 6.000 Arbeitsplätze angebunden und dabei Fachbereiche aus allen Dezernaten vertreten. Nach dem gegenwärtigen Planungsstand beabsichtigt die Stadt Köln, innerhalb der nächsten zwei Jahre die flächendeckende Anbindung der gesamten Verwaltung zu realisieren. Damit würde ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einem deutlich höheren Digitalisierungsniveau erreicht. Bei den inhaltlichen Aufgaben Gewerbeanmeldung, Hundesteuer, Wohngeld und Urlaubsge- währung haben wir noch nicht erfüllte Einzelanforderungen in der operativen Umsetzung und teils auch auf der Ebene des Prozessmanagements identifiziert. Diese Leistungsprozesse wer- den zentral in einer digitalen Akte geführt, nachdem sie mit Ausnahme der Hundesteuererhe- bung jeweils durch einen strukturierten Datensatz ausgelöst wurden. Dabei findet mindestens partiell eine technisch unterstützte Plausibilitätsprüfung der eingegebenen Daten und im Fall der Urlaubsgewährung auch eine automatische Vollständigkeitsprüfung statt. Ergänzende Un- terlagen können auf digitalem Wege von der bearbeitenden Stelle entgegengenommen werden. Noch ausbaufähig sind dagegen die Möglichkeiten, Informationen aus vorgelagerten Prozessen und/oder anderen Fachverfahren automatisiert zu ergänzen bzw. über eine Schnittstelle in den Leistungsprozess zu übertragen. Erst wenn alle Unterlagen und Daten vorliegen, verläuft der nachfolgende Bearbeitungsprozess mehrheitlich medienbruchfrei. Elemente des Prozessmanagements wie das Erstellen aktueller Prozessdokumentationen, die nachfolgende Prozessanalyse und -optimierung sowie die Bestimmung von Projektverantwortli- chen sind überwiegend berücksichtigt worden. Hier spiegelt sich wider, dass das Prozessma- nagement bei der Stadt Köln zumindest in seiner Funktion und Nutzung als Steuerungsinstru- ment gut ausgestaltet ist. Allerdings machen die genannten Verbesserungsspielräume bei den genannten Aufgaben deutlich, dass es noch stärker in die Leistungsprozesse durchwirken und konkretere Effekte in der operativen Umsetzung zeigen könnte. Im Querschnitt betrachtet gibt es demnach je nach Aufgabe sehr unterschiedliche Optimie- rungspotenziale: Teils im Prozessmanagement, teils in der automatischen Zuordnung zur zu- ständigen Sachbearbeitung, in technisch unterstützten Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprü- fungen sowie insgesamt in der medienbruchfreien Ausgestaltung der Gesamtprozesse. Eine sehr positive Entwicklung hat in den letzten Jahren der elektronische Rechnungswork- flow genommen. Während die Stadt Köln in der vorherigen überörtlichen Prüfung keines der seinerzeit von uns angelegten Kriterien erfüllt hat, hat sie hier inzwischen einen guten Stand er- reicht. Der Prozess ist strukturiert und systematisch analysiert und gestaltet worden. Daraus re- sultiert eine technisch-organisatorische Ausgestaltung, die aus heutiger Sicht zwar noch nicht optimal ist, aber das Potenzial hat, in absehbarer Zeit alle maßgeblichen Anforderungen zu er- füllen. Wie bei den oben behandelten Leistungsprozessen sind auch beim elektronischen Rech- nungsworkflow die Möglichkeiten ausbaufähig, Informationen automatisiert zu ergänzen oder über eine Schnittstelle zu importieren sowie eingehende Daten automatisiert der Sachbearbei- tung zuzuordnen.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte das Rollout der E-Akte und des DMS mit Nachdruck weiterverfolgen. Bezogen auf Einzelmaßnahmen der Verwaltungsdigitalisierung sollte sie die Bedeutung und
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 120 von 320 Rolle des Prozessmanagements für eine erfolgreiche digitale Transformation stärker in den Blick nehmen. 3.4.3 Prozessmanagement Digitales Arbeiten bedeutet nicht, dass Verwaltungsleistungen automatisch effizienter erbracht werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass funktions- und organisationsübergreifende Arbeits- abläufe (Prozesse) effizient gestaltet und die resultierenden Anforderungen an die IT beschrie- ben werden. Verwaltungen müssen daher kritisch hinterfragen, welche Arbeitsschritte wann er- forderlich sind und wo sie technisch unterstützt werden können. Die gpaNRW prüft anhand ausgewählter Kriterien, inwiefern die Städte dazu auf ein systemati- sches Prozessmanagement zurückgreifen können.
  Feststellung In der Stadt Köln bestehen grundsätzlich günstige organisatorische und personelle Voraus- setzungen für ein erfolgreiches Prozessmanagement. Es ist eines der Ziele des laufenden Projektes zur stadtweiten Prozessmanagement-Einführung, einen strategischen Rahmen und damit Orientierung und Verbindlichkeit für die operative Umsetzung zu schaffen. Eine Stadt sollte verbindlich beschreiben, welche Ziele sie mit der Betrachtung und Optimierung von Verwaltungsprozessen verfolgt. Dabei sollte sie auch festlegen, welchen Prozessen sie Pri- orität einräumt und in welcher Art und Weise sie ihr Prozessmanagement gestalten möchte. Eine Stadt sollte durch operative Vorgaben und Maßnahmen gewährleisten, dass Prozesse ver- waltungsweit einheitlich erhoben, analysiert und dokumentiert werden Die Prozessdokumenta- tion sollte sich an der Vorgabe des Landes NRW (BPMN 2.0) 28 orientieren. Eine Stadt sollte ihre Prozessmodelle nutzen, um Anforderungen für IT-Systeme oder IT-Kom- ponenten zu beschreiben, die Wirtschaftlichkeit von IT-Einsatz zu beurteilen und Potenziale von Prozessoptimierungen auszuweisen. Das nachstehende Balkendiagramm zeigt, wie viele Anforderungen die Stadt Köln in diesem Zusammenhang anteilig erfüllt und wie sich die übrigen kreisfreien Städte positionieren. Erfüllungsgrad Prozessmanagement in Prozent 2024 28 BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) ist der aktuelle Standard zur Geschäftsprozessmode llierung. Sie erlaubt, Pro- zesse grafisch abzubilden und für die gesamte Organ isation transparent darzustellen.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 121 von 320 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: 29 In den betrachteten Teilaspekten des Prozessmanagem ents stellen sich die Ergebnisse im in- terkommunalen Vergleich wie folgt dar: Teilerfüllungsgrade zum Prozessmanagement in Prozent 2024 Die Ausprägung der Teilerfüllungsgrade zeigt, dass das Prozessmanagement in seiner Einsatz- möglichkeit als Steuerungsinstrument in der Stadt Köln bereits etabliert ist. Darüber hinaus ist seine operative Ausgestaltung und Nutzung jedoch noch nicht so weit fortgeschritten wie in der Mehrheit der kreisfreien Städte. Ein Orientierung und Verbindlichkeit schaffender strategischer Rahmen ist gegenwärtig nur in Ansätzen vorhanden. Allerdings ist in diesem Punkt seit der letz- ten überörtlichen Prüfung eine Weiterentwicklung erkennbar. Im gegenwärtig laufenden Projekt zur Einführung eines strategischen Prozessmanagements in der Kölner Stadtverwaltung wer- den einheitliche Rahmenbedingungen erarbeitet. Aus Sicht der gpaNRW sollten strategisch mindestens nachfolgende Aspekte definiert bzw. ge- regelt werden:  Die globalen Ziele des Prozessmanagements in der Verwaltung  Kriterien für die Priorisierung der Prozessaufnahme  Kriterien für die Priorisierung der Prozessanalyse 29 Das Streudiagramm zeigt nicht alle 23 Einzelpositi onen an, weil einige Werte jeweils von zwei oder me hr Städten erreicht werden.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 122 von 320  Kriterien für die Priorisierung der Prozessoptimierung  der Turnus für Prozessevaluationen. Zudem sollte die strategische Vorgabe bestehen, dass jeder Digitalisierungsmaßnahme grund- sätzlich eine Prozessanalyse vorausgeht. Ausnahmen von dieser Regel sollten begründungs- pflichtig sein. Intention ist dabei keinesfalls, die digitale Transformation mehr als notwendig zu formalisieren. Vielmehr geht es darum, die Bedeutung eines sachgerechten und systematisch ausgestalteten Prozessmanagements verbindlich in der Stadtverwaltung zu verankern. Denn selbstverständlich verursachen die damit verbundenen Aufgaben einen teilweise nicht unerheb- lichen Aufwand. Damit besteht insbesondere bei begrenzten Ressourcen das Risiko, entspre- chende Aktivitäten zur Disposition zu stellen, weil das Tagesgeschäft Vorrang hat. Und prinzipiell könnte Digitalisierung tatsächlich auch dann gelingen, wenn diese nicht oder nur rudimentär auf Grundlage eines Prozessmanagements stattfindet. Voraussetzung ist dann aller- dings, dass die Arbeitsabläufe, die digitalisiert werden, in ihrer Prozessstruktur kaum nennens- wertes Optimierungspotential aufweisen. Dies dürfte jedoch beim weit überwiegenden Teil der Prozesse in einer Kommunalverwaltung unwahrscheinlich sein. Viel wahrscheinlicher ist, dass bei einer unterlassenen Prozessanalyse und -optimierung „schlechte“ Prozesse auch dann „schlecht“ bleiben, wenn sie im technischen Sinne hervorragend digitalisiert wurden. Die digitale Transformation bietet gewissermaßen die historische Chance, flächendeckend Ver- waltungsprozesse so zu optimieren, dass sie zukunftssicher sind. Das Ziel, das kommunale Aufgabenspektrum auch unter den personalwirtschaftlichen Herausforderungen der nächsten Jahre und Jahrzehnte ordnungsgemäß und rechtskonform bewältigen zu können, wird mit jeder Investition in ein gut ausgestaltetes Prozessmanagement wirksam gefördert. Auch wenn eine Prozessmanagement-Strategie im engeren Sinne noch fehlt, hat die Stadt Köln der Notwendigkeit und Bedeutung des Prozessmanagements Rechnung getragen. Auf der Grundlage des Beschlusses des Verwaltungsvorstandes vom 17.10.2023 zur Implementierung eines gesamtstädtischen Prozessmanagements ist im Jahr 2024 ein entsprechendes Vorberei- tungsprojekt gestartet. Parallel dazu wurde im Dezernat VI – Planen und Bauen – ein strategi- sches Prozessmanagement pilotweise eingeführt. Die Maßnahmen zur Erhebung, Modellierung und Optimierung der dortigen Leistungsprozesse einschließlich der zuvor erforderlichen Priori- sierungen wurden durch eine externe Beratung begleitet. Zudem gibt es mit der Kämmerei und Amt 12 zwei große Organisationseinheiten in der Kölner Stadtverwaltung, in denen Prozessma- nagement-Aktivitäten nach eigenen Angaben seit mehreren Jahren dezentral etabliert sind. Die organisatorischen Rahmenbedingungen einschließlich der Bereitstellung von Personalkapa- zitäten und der Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die unterschiedlichen Aufgaben im Pro- zessmanagement sind bereits gut ausgestaltet. Innerhalb des zentralen Personal- und Verwal- tungsmanagements (Amt 11) sind in der Abteilung 112 sowohl das zentrale strategische als auch das zentrale operative Prozessmanagement angesiedelt. Für die einschlägigen Aufgaben stehen sechs Vollzeitstellen einschließlich der in das Vorbereitungsprojekt eingebundenen Per- sonalressourcen zur Verfügung. Beim zentralen Prozessmanagement liegt die sachliche Zu- ständigkeit für die Festlegung von Standards. Darunter fällt unter anderem der Softwareeinsatz, die Festlegung der Modellierungskonventionen, Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen so- wie die Bereitstellung eines Prozessmanagement-Handbuchs. Dezentral steuert jeder Fachbe- reich eigenverantwortlich die Erhebung, Dokumentation und Priorisierung seiner Prozesse. Das
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 123 von 320 auf die entsprechenden Aktivitäten entfallende dezentrale Gesamtstellenvolumen lässt sich nicht ermitteln. Nach Angaben der Verwaltung gibt es in den über 70 Dienststellen der Stadt Köln derzeit nur vereinzelt Stellen, denen die Zuständigkeit für Aufgaben des Prozessmanage- ments explizit zugewiesen ist. Damit ein verwaltungsweites Prozessmanagement strukturiert und koordiniert gesteuert werden kann, ist ein vollständig dokumentierter Überblick über alle Prozesse in der Verwaltung erforder- lich. Ende 2024 waren rund 2.500 Prozesse identifiziert. Dies wäre bislang nur ein geringer An- teil der insgesamt zu erwartenden Anzahl an Einzelprozessen, die von der Stadt Köln auf einen niedrigen fünfstelligen Bereich geschätzt wird. Diese Schätzung erscheint aus Sicht der gpaNRW hoch. Zwar ist die Größe der Stadt Köln ein gewisses Alleinstellungsmerkmal, doch verhält sich die Anzahl der Leistungsprozesse nicht proportional zur Größe der Stadt bzw. der Verwaltung. Die kreisfreien Städte geben in dieser Prüfung überwiegend an, für ihre Verwaltung eine Größenordnung von wenigen Tausend Prozessen zu erwarten bzw. teilweise auch schon abschließend identifiziert zu haben. Die im Ergebnis feststehende Prozessanzahl ist davon ab- hängig, mit welchem Detaillierungsgrad der einzelne Leistungsprozess zunächst abstrakt defi- niert werden soll. Anders formuliert: Ob angestrebt wird, eher eine größere Zahl von Arbeits- schritten zu einem Prozess zusammenzufassen oder eher kleinteilige Aufgabenpakete als je- weils eigenständigen Prozess zu definieren. Die Vor- und Nachteile der jeweiligen Sicht- und Vorgehensweise lassen sich hier nicht erörtern. Angesichts der ohnehin sehr großen Breite und Tiefe des Aufgabenspektrums einer kreisfreien Stadt erscheint es allerdings sinnvoller, pragma- tisch vorzugehen und eine für die Ziele des Prozessmanagements nicht zwingend notwendige Verfeinerung des Detaillierungsgrades möglichst zu vermeiden. An diesem Punkt zeigt sich sehr deutlich, wie wichtig eine Orientierung an strategischen Vorga- ben für die operative Implementierung des Prozessmanagements ist. Denn ohne diese Orientie- rung besteht ein erhöhtes Risiko, dass – wenn auch in bester Absicht – in der praktischen Um- setzung letztlich ein „Verzetteln“ stattfindet, weil der Maßstab dafür, wann ein strategisch fest- gelegtes Ziel erreicht ist, fehlt. Zudem ist ein strategischer Rahmen Voraussetzung für eine an- gemessene Ressourcenausstattung. Welche quantitativen Personalkapazitäten mit welcher Qualifizierung zur Umsetzung einer so umfangreichen und betriebskritischen Aufgabe wie dem Prozessmanagement erforderlich sind, kann letztlich nur auf Grundlage einer vorhandenen Strategie sachgerecht beurteilt und entschieden werden. Gemessen am Erfüllungsgrad ist der Einsatz von Elementen des Prozessmanagements als Steuerungsinstrument der mit Abstand am weitesten fortgeschrittene Teilaspekt. Darunter fallen im Wesentlichen  die Ermittlung von Medienbrüchen  die Nutzung von Prozessmodellen zur Wirtschaftlichkeitsbeurteilung des IT-Einsatzes  die Nutzung von Prozessmodellen zur Beschreibung technischer und inhaltlicher Anfor- derungen an IT-Systeme. Zwar spielt dies in nennenswertem Umfang gegenwärtig nur im oben erwähnten Pilotprojekt in Dezernat VI sowie dezentral in Amt 12 eine Rolle. Doch geht es in unserer Betrachtung zu die- sen Aspekten zunächst nicht um einen flächendeckenden Einsatz in der Gesamtverwaltung, sondern darum, ob die Stadt dieses Potenzial des Prozessmanagements grundsätzlich erkannt hat und bereits effektiv nutzt. Dies ist in der Kölner Stadtverwaltung der Fall. Zudem werden in
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 124 von 320 zentral durchgeführten Prozessoptimierungen auf das Optimierungsziel ausgerichtete Kennzah- len für die nachfolgende Evaluation erhoben. Dementsprechende Vorgaben für die gesamte Verwaltung bzw. für die in dezentraler Verantwortung liegenden Prozessmanagement-Maßnah- men werden derzeit im Vorbereitungs- und Einführungsprojekt erarbeitet. Mit der Zusammenar- beit der Dezernate I (11 – Personal- und Verwaltungsmanagement) und IX (12 – Digitalisierung und IT) soll das Prozessmanagement in den neuen IT-Planungsprozess integriert werden. Da- bei verfolgt die Stadt Köln den Ansatz, das Prozessmanagement auf neu startende Digitalisie- rungsvorhaben zu fokussieren. Zielrichtung ist es, die Fachbereiche perspektivisch in die Lage zu versetzen, das Prozessmanagement eigenverantwortlich durchzuführen.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte durch strategische Vorgaben sicherstellen, dass ein verwaltungsweites Prozessmanagement als Voraussetzung für erfolgreiche Digitalisierung etabliert wird. Sie sollte die in Teilen der Verwaltung bereits bewährten Prozessmanagement-Strukturen als Orientierung für die flächendeckende operative Implementierung nutzen. Generell sollte sie eine enge Kooperation des Prozessmanagements und der IT-Steuerung gewährleisten. 3.4.4 Nachhaltigkeit Hinter dem großen Potenzial von Digitalisierung und der damit verbundenen Technik verbirgt sich ein wachsender Energieverbrauch und ein zunehm endes Aufkommen von Elektronik- schrott. Die Städte stehen vor der Herausforderung, die Vorteile der IT auszunutzen, ohne da- bei die natürlichen Ressourcen zu erschöpfen oder negative gesellschaftliche Auswirkungen zu verstärken. Hier setzt die Prüfung der Nachhaltigkeit in der Informationstechnik an. Die gpaNRW beschränkt sich im Rahmen dieses Prüfgebietes auf Aspekte der ökologischen Nachhaltigkeit. Im Fokus stehen die ökologische Nachhaltigkeit in der IT sowie durch den Ein- satz von IT.
  Die IT der Stadt Köln leistet einen erheblichen Beitrag zu einer ökologisch nachhaltigen Ver- waltung. Bei den Nachhaltigkeitspotenzialen in der IT selbst bestehen noch kleinere Verbes- serungsspielräume, die allerdings keinen konkreten Handlungsbedarf auslösen. Um die ökologische Nachhaltigkeit in der IT gewährleisten zu können, sollte eine Stadt:  eine Nachhaltigkeitsstrategie besitzen, die Ziele und Maßnahmen zu nachhaltiger IT be- schreibt,  ihre Beschäftigten systematisch für die Bedeutung einer nachhaltigen IT sensibilisieren,  energieeffiziente Hardware einsetzen und möglichst mit Strom aus regenerativen Ener- gien betreiben,  darauf ausgerichtet sein, IT-Endgeräte nach Möglichkeit zu konsolidieren und  Regelungen zum nachhaltigen Umgang mit defekten und ausrangierten IT-Endgeräten treffen. Eine Stadt sollte die Digitalisierung nutzen, um ökologische Nachhaltigkeitspotenziale zu gene- rieren.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 125 von 320 Das nachstehende Balkendiagramm zeigt, wie viele Anforderungen die Stadt Köln in diesem Zusammenhang anteilig erfüllt und wie sich die übrigen kreisfreien Städte positionieren. Erfüllungsgrad Nachhaltigkeit in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: 30 Die Stadt Köln liegt hinsichtlich IT-spezifischer Nachhaltigkeitsthemen im interkommunalen Ver- gleich im oberen Mittelfeld. Durch das insgesamt hohe Ergebnisniveau fällt die Spannweite der Erfüllungsgrade gering aus. Alle geprüften Städte liefern durch Digitalisierungsmaßnahmen nennenswerte Beiträge zur ökologischen Nachhaltigkeit. Dazu zählen beispielsweise  technische und infrastrukturelle Voraussetzungen zur Einrichtung von Homeoffice-Ar- beitsplätzen und/oder für mobiles Arbeiten,  der Verzicht auf Doppelausstattungen, wenn Remote-Arbeit möglich ist,  die Reduzierung von Druckaufkommen und der verwaltungsweite Einsatz von Gemein- schaftsdruckern,  die explizite Absicht Raumflächen einzusparen sowie die tatsächliche Raumreduzierung. Zwar resultieren diese Maßnahmen und Erfolge nicht immer aus der expliziten Absicht nachhal- tig zu agieren, sondern sind häufig das Ergebnis wirtschaftlicher Abwägungen. Dies ändert je- doch nichts an der Tatsache, dass sie das Ziel des ökologisch orientierten kommunalen Han- delns fördern und stärken. Mehr als die Hälfte aller kreisfreien Städte erfüllen im Hinblick auf Nachhaltigkeit durch IT alle durch die gpaNRW in die Bewertung einbezogenen Einzelanforde- rungen. Dies ist auch in der Stadt Köln der Fall. 30 Das Streudiagramm zeigt nicht alle 23 Einzelpositi onen an, weil einige Werte jeweils von zwei oder me hr Städten erreicht werden.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 126 von 320 In Bezug auf die Auseinandersetzung der Städte mit klimaschutzfördernden Maßnahmen in der IT stellt sich die Situation differenzierter dar. Während Nachhaltigkeit durch IT fast immer als po- sitiver Nebeneffekt auftritt, muss bei bestimmten ökologischen Maßnahmen im IT-Betrieb eine Gesamtabwägung mit gleich- oder höherrangigen Zielen stattfinden. Dies betrifft beispielsweise die verlängerte Nutzungsdauer von Hardware, den Einsatz gebrauchter Hardware oder Verkauf bzw. das Spenden von Geräten bei Außerbetriebnahme, um eine vorzeitige Verschrottung zu vermeiden. Diese Optionen des nachhaltigen Handelns setzen voraus, dass die IT-Sicherheit nicht gefährdet wird, die Integrationsfähigkeit in vorhandene Systeme gewährleistet ist und As- pekte des Datenschutzes vollumfänglich beachtet werden. Daneben bestehen jedoch ausrei- chend Möglichkeiten, den IT-Betrieb klimafreundlich zu gestalten, ohne dass die genannten Zielkonflikte aufgelöst werden müssen. Darunter fallen etwa technische Maßnahmen wie der Einsatz virtueller Server und Cloud-Services, aber auch die Reparatur defekter Hardware und Beachtung einschlägiger Entsorgungsvorschriften. Diese Kriterien werden von praktisch allen kreisfreien Städten erfüllt und sind – ebenfalls häufig als Nebeneffekte wirtschaftlicher Überle- gungen – im kommunalen Sektor etabliert. Teilweise haben die kreisfreien Städte einschlägige formelle Regelungen und Vorgaben defi- niert, mit denen sie sich verbindlich zur Beachtung von Nachhaltigkeitsaspekten in der IT ver- pflichten. Einzelne strategische Inhalte und Ziele im Kölner Nachhaltigkeitsbericht 2022 entfal- ten mittelbar Wirkung in der kommunalen IT. Insofern kann sich die Stadtverwaltung Köln in ih- rem operativen IT-Betrieb bei der Beachtung von Klimaschutzzielen an einem allgemeinen stra- tegischen Rahmen orientieren. Auch aus dem Bewusstsein der Verantwortlichen heraus, dass dies unverzichtbar ist, wird der IT-Betrieb der Stadt Köln in der Praxis an Nachhaltigkeitskrite- rien ausgerichtet. So wird beispielsweise grundsätzlich die größtmögliche Nutzungsdauer von Hardwarekomponenten angestrebt, die unter dem Aspekt der IT-Sicherheit und der System- kompatibilität vertretbar ist. Die Entstehung von Elektroschrott wird vermieden und entsprechen- des Recycling gefördert. Endgeräte, die nicht mehr systemkompatibel aber grundsätzlich noch betriebsfähig sind, werden nach Entfernung der Datenträger gespendet oder verkauft. Beide Rechenzentrums-Standorte der Stadt Köln werden mindestens teilweise mit regenerativer Ener- gie betrieben. Wenn auch diese Maßnahmen nicht durchgängig die Konsequenz aus entspre- chenden formellen Vorgaben sind, werden im Ergebnis dennoch alle von uns definierten Anfor- derungen erfüllt. Die Einschränkung beim Erfüllungsgrad resultiert lediglich aus den fehlenden formalisierten Regelungen zu bestimmten Aspekten der Nachhaltigkeit in der IT. Einen kurzfris- tigen konkreten Handlungsbedarf leiten wir daraus allerdings nicht ab. 3.4.5 IT-Sicherheit Die Verwaltung ist infolge der Digitalisierung mehr denn je davon abhängig, dass die IT mög- lichst störungsfrei funktioniert und die zu verarbeitenden Daten angemessen geschützt sind. In Anlehnung an die Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat die gpaNRW ausgewählte technische und organisatorische IT-Sicherheitsaspekte geprüft. Informationen zu IT-Sicherheitsrisiken sind sensible Informationen. Daher stellen wir die Ergeb- nisse im Folgenden lediglich zusammenfassend dar. Detaillierte Handlungsoptionen hat die gpaNRW dokumentiert und mit der Stadtverwaltung im Prüfungsverlauf eingehend kommuni- ziert.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 127 von 320
  Die Stadt Köln belegt mit einem Erfüllungsgrad von 99 Prozent bei der IT-Sicherheit den Spitzenplatz unter den kreisfreien Städten. Die technische Infrastruktur und der konzeptionelle Rahmen müssen dem Schutzbedarf der zu verarbeitenden Daten und den strategischen Vorgaben gerecht werden. Dies bedingt, dass sich eine Stadt mit möglichen Notfallszenarien und dessen Folgen auseinandersetzt. Auch für poten- tielle Systemausfälle und Datenverluste muss sie verbindliche Vorgaben für die operative IT und die verschiedenen Anwendergruppen machen . Das nachstehende Balkendiagramm zeigt, wie viele Anforderungen die Stadt Köln in diesem Zusammenhang anteilig erfüllt und wie es im Vergleich dazu bei den übrigen kreisfreien Städten aussieht. Erfüllungsgrad IT-Sicherheit in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: 31 Nach dem Maßstab der von uns zu Grunde gelegten Anforderungen zeigt das IT-Sicherheitsni- veau der Stadt Köln keinen Optimierungsspielraum und keinerlei Handlungsbedarf. Eine sehr gute IT-Architektur führt in Verbindung mit umfassenden organisatorischen und konzeptionellen Regelungen zum höchsten Erfüllungsgrad im Vergleich der kreisfreien Städte. Dieses Ergebnis knüpft an die bereits in der letzten und auch vorletzten überörtlichen Prüfung in Köln festgestellte hervorragende Situation an. 31 Das Streudiagramm zeigt nicht alle 23 Einzelpositi onen an, weil einige Werte jeweils von zwei oder me hr Städten erreicht werden.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 128 von 320 3.4.6 Örtliche Rechnungsprüfung Je weiter die Digitalisierung der Verwaltung vorangeschritten ist, desto stärker muss sich die örtliche Rechnungsprüfung mit der Informationstechnik auseinandersetzen. Dies betrifft das „Prüfen mit IT“ ebenso wie das „Prüfen der IT“. Es ist nicht die Intention der gpaNRW die Prüfhandlungen der örtlichen Rechnungsprüfung zu bewerten. Vielmehr bewerten wir, inwiefern die örtliche Rechnungsprüfung von der Digitalisie- rung profitieren kann und ob die Rahmenbedingungen eine sachgerechte Prüfung der IT über- haupt ermöglichen.
  Feststellung Die Rahmenbedingungen für eine sachgerechte örtliche Prüfung der IT sind in der Stadt Köln nach wie vor sehr gut. Um die Methodenkompetenz adäquat an künftig steigende An- forderungen anzupassen, besteht teilweise Qualifizierungsbedarf. Eine Stadt sollte gewährleisten, dass die örtliche Rechnungsprüfung Prüfhandlungen im Kon- text der Informationstechnik durchführen kann. Dies bedingt hinreichende eigene und/oder ex- terne personelle Ressourcen und eine entsprechende fachliche Qualifikation. Darauf aufbauend sollte die örtliche Rechnungsprüfung IT-Prüfungen systematisch, unter Abwägung von Risikoas- pekten, in ihrer Prüfplanung berücksichtigen und durchführen. Eine Stadt sollte in der örtlichen Prüfung Fachverfahren einsetzen, um Prüfhandlungen soweit wie möglich digital zu unterstützen. Das nachstehende Balkendiagramm zeigt, wie viele Anforderungen die Stadt Köln in diesem Zusammenhang anteilig erfüllt und wie sich die übrigen kreisfreien Städte positionieren. Erfüllungsgrad örtliche Rechnungsprüfung in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 129 von 320 Innerhalb einer auffallend großen Spannweite der Erfüllungsgrade gehört die Stadt Köln zu den kreisfreien Städten, in denen die örtliche Prüfung in Bezug auf IT-Themen und die Verwaltungs- digitalisierung weit überdurchschnittlich gut aufgestellt ist. Unter den Teilaspekten des Prüfens der IT bzw. Prüfens mit IT stellen sich die Ergebnisse im interkommunalen Vergleich wie folgt dar: Teilerfüllungsgrade örtliche Rechnungsprüfung in Prozent 2024 Bereits in der letzten Prüfung durch die gpaNRW hatte die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Köln sehr gute Resultate in Bezug auf ihre Aktivitäten zu IT-Themen gezeigt. In dem zugrunde gelegten Fünf-Jahres-Zeitraum konnten mit einer Ausnahme alle Prüfaspekte im Kontext der IT bzw. Digitalisierung bearbeitet werden. Lediglich Wirtschaftlichkeitsberechnungen zu IT-Investi- tionsmaßnahmen waren seinerzeit nicht in den durchgeführten Prüfhandlungen enthalten. In- zwischen sind in unserem Betrachtungszeitraum, der auch diesmal die vergangenen fünf Jahre umfasst, alle relevanten Prüfungsaktivitäten im Zusammenhang mit der IT und der digitalen Transformation vollzogen worden. Dabei wurden umfangreiche und qualifizierte Prüfhandlungen auf der Grundlage einer risikoori- entierten Prüfungsplanung durchgeführt. Neben der Beachtung gesetzlicher Vorgaben sind nachfolgende Kriterien maßgeblich für die Einbeziehung von Fachverfahren und/oder Prozes- sen in die Prüfungsplanung bzw. für die Priorisierung in der Planung:  Hohes finanzwirtschaftliches Risikopotential  Korruptionsprävention  Kategorisierung als betriebskritisches Verfahren  Aspekte der IT-Sicherheit. Eine quantitativ angemessene Personalausstattung und hinreichende fachliche Qualifikation bil- den die entscheidende Voraussetzung dafür, erfolgreich die IT, aber auch mit IT prüfen zu kön- nen.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 130 von 320 Aus unserer Sicht ist das quantitative Stellenvolumen für einschlägige Prüfhandlungen sachge- recht. Im Vergleich zur letzten überörtlichen Prüfung wurde es um eine Vollzeitstelle ausgewei- tet, zudem wurden vom Rat zusätzlich 0,75 Stellen für Leistungen im Auftrag der ProVitako be- willigt. Das Kölner Rechnungsprüfungsamt erbringt im Rahmen der interkommunalen Zusam- menarbeit für andere Kommunen im KDN-Verbund diverse Prüfungsleistungen und führt für die ProVitako die Vergabeprüfung durch. Die darauf entfallenden Personalaufwendungen werden durch Entgelte refinanziert. Prüfungshandlungen für den KDN rechnet die Stadt Köln stunden- genau nach zeitlichem Aufwand ab, die ProVitako finanziert die Vergabeprüfung vollständig. Beim Prüfen mit IT geht es darum, Prüfhandlungen generell durch gezielten Softwareeinsatz ef- fektiver und effizienter zu gestalten. Mit zunehmendem Fortschritt der digitalen Transformation in der Verwaltung wächst das digitale Datenvolumen weiter an – und damit vergrößert sich auch das Potenzial von Massendatenanalysen. Diese durch Einsatz von Spezialsoftware durchge- führten Analysen erhöhen die Transparenz und den Informationsgehalt großer Datenmengen. Sie tragen dazu bei, Erkenntnisse zu liefern, die mit konventioneller Prüfmethodik nicht oder nur wesentlich schwieriger gewonnen werden können. Dem Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln steht sowohl unterstützende Fachsoftware für die allgemeine Prüfungsdurchführung und -dokumentation als auch eine Spezialsoftware zur Mas- sendatenanalyse zur Verfügung. Zudem hat es Lesezugriff auf in der Prozessmanagement- Software hinterlegte Modelle, ist allerdings nicht aktiv in Prozessmanagement-Aktivitäten einge- bunden. Nach eigener Einschätzung verfügt die örtliche Rechnungsprüfung gemessen an den gegen- wärtigen Anforderungen über eine überwiegend ausreichende Methodenkompetenz. Gleichwohl zeichnet sich bereits ab, dass die Dynamik der Verwaltungsdigitalisierung in absehbarer Zeit ei- nen nennenswerten Qualifizierungsbedarf auslösen wird. Dies gilt für alle Themenfelder, also für die IT-Prüfung im Allgemeinen, aber auch für das Prozessmanagement und insbesondere für die Massendatenanalyse. Für die Rechnungsprüfungsämter besteht die Notwendigkeit, ein umfangreiches Fachwissen vorzuhalten und durch adäquate Fortbildung sicherzustellen, dass dieses mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der IT Schritt halten kann. Auf diese Notwen- digkeit haben wir bereits im Bericht zur letzten überörtlichen Prüfung hingewiesen. Aus Sicht des Kölner Rechnungsprüfungsamtes ist es wünschenswert und sachgerecht, für die verschie- denen Schwerpunkte durch entsprechende Qualifikation eine stärkere Professionalisierung und Spezialisierung zu fördern. Diese Einschätzung teilen wir aus unserer Perspektive. Gerade im Bereich der immer mehr an Bedeutung gewinnenden Massendatenanalyse begrenzen zuneh- mende Qualifizierungsdefizite die Durchführung adäquater Prüfungshandlungen.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte sicherstellen, dass die örtliche Rechnungsprüfung auch bei steigenden Anforderungen an das Prüfen der IT und mit IT leistungsfähig bleibt. Qualifizierung und Fort- bildung sollte sie darauf ausrichten, innerhalb der vorhandenen Personalressourcen eine stärkere Professionalisierung und Spezialisierung für verschiedene Prüfschwerpunkte zu entwickeln.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 131 von 320 3.4.7 IT-Kosten Die gpaNRW erhebt sämtliche Kosten für IT-Leistungen, die die Kernverwaltung in Anspruch nimmt. Im Fokus stehen daher nicht nur die Kosten in der zentralen IT-Organisationseinheit, sondern auch solche, die gegebenenfalls dezentral oder durch externe IT-Dienstleister anfallen. Erfahrungsgemäß bedingen eine hohe Leistungsquantität und -qualität höhere Kosten. Insofern bemisst sich die Wirtschaftlichkeit der IT nicht allein am Ressourceneinsatz, sondern vielmehr auch am damit erzielten Nutzen. Zudem hängt die Höhe der IT-Kosten auch vom gewählten IT- Betriebsmodell und der Wirksamkeit der IT-Steuerung ab. Aus diesen Gründen beschränkt sich die gpaNRW an dieser Stelle auf eine aggregierte Kosten- betrachtung. Die Verhältnismäßigkeit der IT-Kosten im Abgleich mit dem IT-Profil bewerten wir an anderer Stelle (s. übergeordnetes Kapitel 3.4 “IT in der Kernverwaltung“). Denn je höher die IT-Kosten ausfallen, desto höher sollte der Anspruch für die Stadt sein, den dadurch erzielten Nutzen und die Steuerungswirkung nachzuweisen.
  Die IT-Kosten der Stadt Köln fallen moderat aus. Sind im Vergleich der kreisfreien Städte be- zogen auf einen IT-Arbeitsplatz niedrig und beim Einwohnerbezug noch unterdurchschnitt- lich. Die Höhe der IT-Kosten sollte eine Korrelation zu den in Anspruch genommenen Leistungen bzw. den auszustattenden IT-Arbeitsplätzen erkennen lassen. Ausgangspunkt für die Analyse der IT-Kosten der Stadt Köln sind die Kosten im Verhältnis zu den Arbeitsplätzen, die mit IT auszustatten sind. Sie sind die Basis für einen interkommunalen Vergleich und der Maßstab für den notwendigen Ressourceneinsatz. IT-Kosten je Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung in Euro 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 132 von 320 Die absoluten IT-Kosten der Stadt Köln sind ebenso wie in nahezu allen kreisfreien Städten in den vergangenen fünf Jahren sichtbar angestiegen. Dies ist im Wesentlichen auf folgende Fak- toren zurückzuführen:  Erheblich verstärkte Investitionen in die Verwaltungsdigitalisierung  Ausweitung der Anzahl von Arbeitsplätzen mit IT-Ausstattung bzw. zunehmende Bereit- stellung von IT an Arbeitsplätzen, die keine klassischen Verwaltungsarbeitsplätze sind (z.B. gewerblich-technische Stellen auf Betriebshöfen, in der Grünflächen- und Friedhofs- pflege, in der Straßenunterhaltung, in Kindertagesstätten usw.)  Daraus resultierender Mehrbedarf an IT-Dienstleistungen bzw. eigenem IT-Personal so- wie Mehrbelastung durch Sachkosten wie Lizenzgebühren, Abschreibungen usw.  Die allgemeine Kostenentwicklung (Tariferhöhungen, Energiekosten) und weitere nicht steuerbare Einflussgrößen. Gemessen an der wachsenden Anzahl von Arbeitsplätzen mit IT-Ausstattung sind die Gesamt- kosten für den IT-Betrieb in der Stadt Köln jedoch unterproportional angestiegen. Das Zusam- menwirken aller beschriebenen Effekte führt dazu, dass der entsprechende Kennzahlenwert im Vergleich zur letzten überörtlichen Prüfung erheblich geringer ausfällt. Um einzuschätzen, ob dieses Ergebnis die tatsächliche Kostensituation in der Stadt Köln realis- tisch darstellt, ist es erforderlich, die IT-Kosten auch im Verhältnis zur Einwohnerzahl der Stadt zu betrachten. Dadurch wird ausgeblendet, wie viele IT-Arbeitsplätze eine Stadt vorhält, um ihre Verwaltungsaufgaben zu erfüllen. Dies ist eine wichtige Zusatzinformation, da IT-Kosten nicht proportional mit der Zahl der auszustattenden Arbeitsplätze steigen oder fallen. Der Grund dafür ist, dass die technische Grundinfrastruktur in hohem Maße fixe Kosten verursacht, die sich nur bei größeren Kapazitätsanpassungen verändern. Werden diese auf eine hohe Verteilmenge verrechnet, fällt die Kennzahl tendenziell günstiger aus (Fixkostendegression). Eine geringe Verteilmenge belastet hingegen die Kennzahlenausprägung.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 133 von 320 IT-Kosten je 100 Einwohner in Euro 2023 Die einwohnerbezogenen IT-Kosten der Stadt Köln liegen im interkommunalen Vergleich zwar nicht so nah am Minimum wie beim Bezug auf einen Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung. Ursache ist, dass die Stadt Köln mehr mit IT auszustattende Arbeitsplätze vorhält als die Mehrheit der kreisfreien Städte. Der Vergleich der IT-Arbeitsplätze bezogen auf die Einwohnerzahl zeigt, dass Köln mit 145 IT-Arbeitsplätzen pro 10.000 Einwohner den dritten Viertelwert bildet. Weil sich die Fixkosten damit auf eine größere Verteilungsmenge verrechnen lassen, sind sie je Ar- beitsplatz niedriger als in den meisten anderen kreisfreien Städten. Gleichwohl relativiert auch die einwohnerbezogene Betrachtung nicht die positive Gesamtein- ordnung. Die Stadt Köln gehört zu den kreisfreien Städten mit eher moderaten IT-Kosten je 100 Einwohner. Die IT-Kosten der Stadt Köln setzen sich wie folgt zusammen: IT-Kostenbestandteile in Prozent 2023 Personalkosten Sachkosten Gemeinkosten Stadt Köln 51,62 39,65 8,73 Interkommunaler Durchschnitt 32 28,84 66,24 4,92 Die Aufteilung der Kostenbestandteile weicht in Köln deutlich vom Durchschnitt der kreisfreien Städte ab. Im Regelfall korrespondiert eine solche Abweichung mit dem jeweiligen Betriebsmo- dell. Ein höherer Personalkosten- und niedriger Sachkostenanteil sind Ausdruck einer überwie- gend oder fast vollständigen Aufgabenerledigung durch die Stadt selbst. Der umgekehrte Fall eines hohen Sachkostenanteils ist charakteristisch für einen hohen Auslagerungsgrad an ex- 32 Abweichend von den übrigen Vergleichsdarstellungen stellen wir hier nicht auf den Median, sondern auf das arithmetische Mittel ab. Damit 100 Prozent abgebildet werden können, müssen alle Vergleichswerte aus einem Datensatz stammen. H ierzu werden die jeweili- gen Kostenbestandteile aller Kommunen addiert und d urch die Anzahl der Kommunen geteilt.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 134 von 320 terne IT-Dienstleister. Mit dieser Feststellung verbinden wir keine Wertung hinsichtlich der Kos- tensituation, sondern beschreiben lediglich die Ursachen der teils deutlichen Unterschiede in der Kostenstruktur der geprüften Städte. Ergänzend betrachten wir nachfolgend die absoluten Kostenanteile bezogen auf den Arbeits- platz mit IT-Ausstattung. Da die Gemeinkosten für das Gesamtergebnis aufgrund ihres geringen Anteils eine untergeordnete Rolle spielen, legen wir den Fokus auf die Sach- und Personalkos- ten. Die entsprechenden Kosten der Stadt Köln stellen sich im interkommunalen Vergleich wie folgt dar: Kostenbestandteile je Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung in Euro 2023 Kostenarten Stadt Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Personalkosten 2.765 149 955 1.607 2.474 4.245 23 Sachkosten 2.124 1.305 3.153 4.137 5.040 7.078 23 Auch bei dieser auf absolute Kostengrößen gerichteten Sicht zeigen sich für die Situation in der Stadt Köln keine Auffälligkeiten. Vielmehr bestätigen die Kennzahlenausprägungen die bereits festgestellte positive Wertung. Die im interkommunalen Vergleich hoch erscheinenden Perso- nalkosten korrespondieren ebenso wie die zwischen Minimum und erstem Viertelwert liegenden Sachkosten vollständig mit dem Betriebsmodell. In der Gesamtbetrachtung sehen wir darin be- lastbare Indikatoren für einen sowohl auf der Ebene des Personaleinsatzes als auch in Bezug auf das Sachkostenvolumen wirtschaftlichen IT-Betrieb. Es sind keine Anhaltspunkte für Ein- sparpotenziale ohne das Risiko einer Qualitätsminderung der bereitgestellten Leistungen er- kennbar. 3.5 Steuerung der Schul-IT In ihrer Funktion als Schulträger haben die Städte ihren Schulen gemäß § 79 des Schulgeset- zes NRW (SchulG NRW) eine am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung zur Verfügung zu stellen. Ziel ist es, gemeinsam mit den Schulen die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die IT-Ausstattung in qualifizierter Weise in den Unterricht bzw. in die pädagogische Arbeit einbezogen werden kann. Die gpaNRW prüft anhand ausgewählter Kriterien, inwiefern die Städte wirksame Steuerungs- strukturen aufgebaut haben, um dieses Ziel effizient erreichen zu können.
  Feststellung Es bestehen insgesamt gute Rahmenbedingungen für die Digitalisierung der Schulen in Trä- gerschaft der Stadt Köln. Teilweise bestehende Lücken bei den Medienkonzepten erschwe- ren allerdings die schulübergreifende Medienentwicklungsplanung. Zudem besteht Optimie- rungsspielraum in der Ausgestaltung des Supportprozesses.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 135 von 320 Die IT-Ausstattung an den Schulen und deren Betreuung sollten aus einer systematischen Steuerung des Schulträgers, unter der Einbeziehung aller Interessensgruppen, resultieren. Daraus leiten wir folgende Anforderungen ab:  Strategieprozess: Eine Stadt sollte ihre Strategie zur Ausstattung der Schulen verbindlich be- und regelmäßig fortschreiben. Die Strategie sollte die pädagogischen Konzepte der Schulen adäquat berücksichtigen. Zudem sollte sie in einer konkreten Projektplanung münden.  Ressourcenüberblick: Eine Stadt sollte an zentraler Stelle einen Überblick über die IT- Ausstattungsgegenstände sowie die daraus resultierenden Kosten in der städtischen Schullandschaft besitzen.  Ausstattungsprozess: Eine Stadt sollte den Prozess der IT-Ausstattung an den Schulen von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bezahlung und Einrichtung effizient gestalten und verbindlich regeln. In diesem Zusammenhang sollte sie Standards formulieren, um die Ausstattung möglichst zu harmonisieren und den Prozess zu vereinfachen. Dabei sollte sie auch Sicherheitsvorgaben berücksichtigen.  Support-Prozess: Eine Stadt sollte den Support-Prozess der Schul-IT, insbesondere die Abgrenzung zwischen dem First- und Second-Level-Support, verbindlich regeln. Allen Beteiligten sollten ihre Rollen und die resultierende Verantwortung klar sein. Die Support- fälle sollten systematisch dokumentiert und zu Steuerungszwecken ausgewertet werden.  Informationsprozess: Eine Stadt sollte einen regelmäßigen und systematischen Informati- onsaustausch zwischen allen Beteiligten gewährleisten. Das nachstehende Balkendiagramm zeigt, wie viele Anforderungen die Stadt Köln in diesem Zusammenhang anteilig erfüllt und wie sich die übrigen kreisfreien Städte positionieren. Erfüllungsgrad zur Steuerung der Schul-IT in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: 33 33 Das Streudiagramm zeigt nicht alle 23 Einzelpositi onen an, weil einige Werte jeweils von zwei oder me hr Städten erreicht werden.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 136 von 320 Die sehr geringe Spannweite der Erfüllungsgrade im Streudiagramm zeigt, dass in keiner der kreisfreien Städte bezüglich der Steuerung der Schul-IT erheblicher Optimierungsbedarf be- steht. Insofern beschränken sich Verbesserungsmöglichkeiten auf einzelne Maßnahmen. Deren jeweiligen Aufwand mit dem daraus resultierenden Nutzen abzuwägen, obliegt jedem einzelnen Schulträger. In den einzelnen Prüfaspekten stellen sich die Ergebnisse für die Stadt Köln im in- terkommunalen Vergleich wie folgt dar: Teilerfüllungsgrade zur Steuerung der Schul-IT in Prozent 2024 In den Teilaspekten zur Steuerung der IT an ihren Schulen erreicht die Stadt Köln ein gutes bis sehr gutes Ergebnis. Der Erfüllungsgrad des Strategieprozesses berücksichtigt allerdings be- reits die perspektivische Aktualisierung der Medienentwicklungsplanung. Einen deutlicheren Optimierungsspielraum zeigt der Supportprozess. Die Stadt Köln hat bereits im Jahr 2000 mit einem ersten Konzept zur Anbindung der Schulland- schaft ans Internet Grundlagen für die Digitalisierung ihrer Schulen geschaffen. In einem lang- jährigen Prozess folgte später eine aktivere Einbindung der städtischen IT, bis schließlich 2014 ein Konzept zur Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur an den Kölner Schulen aufgestellt wurde. Dieses bildete in den vergangenen zehn Jahren mit entsprechenden Fortschreibungen die stra- tegische Grundlage für die IT-Ausstattung der Schulen. Ein Beispiel für die darin abgebildeten
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 137 von 320 Digitalisierungsmaßnahmen war die 2014 begonnene und 2020 abgeschlossene Versorgung aller Schulen mit einem flächendeckenden WLAN. Für die heute 264 Schulen mit insgesamt rund 300 Standorten im Kölner Stadtgebiet befindet sich ein Medienentwicklungsplan im engeren Sinne gegenwärtig im Entwurfsstatus. Um eine aktuelle schulübergreifende Ausstattungsstrategie aufzustellen, fehlen jedoch noch in größerem Umfang die von den Schulen zu liefernden pädagogischen Medienkonzepte. Wenn alle erfor- derlichen Planungsgrundlagen zur Verfügung stehen, wird nach Angaben der Verwaltung ein aktualisiertes Soll für die Grundinfrastruktur und pädagogische Endgeräteausstattung der Schu- len einschließlich einer konkreten Projektplanung mit Umsetzungszeitpunkten und Kostenkalku- lation definiert sein. Dabei wird eine der größten in näherer Zukunft umzusetzenden Maßnah- men die vollständige Erneuerung der Netzinfrastruktur in den Schulen betreffen. Ziel ist, künftig ausreichende Netzkapazitäten für eine 1:1-Endgeräteausstattung bereitzustellen. Für sämtliche Entscheidungen im Steuerungsprozess verfügt die Stadt Köln über einen weitge- hend vollständigen Ressourcenüberblick. Informationen über Kosten und Mengen können ohne nennenswerten Auswertungsaufwand bereitgestellt werden. Gegenwärtig bestehen noch ge- ringfügige Einschränkungen bei der jederzeitigen und unmittelbaren Auswertbarkeit der IT-Aus- stattung. Grund ist, dass eine zentrale Inventarisierung zwar perspektivisch vorgesehen, aber noch nicht eingeführt ist. Informationen über das IT Inventar müssen daher gegenwärtig noch aus mehreren Quellen zusammengeführt werden. Der Ausstattungsprozess erfüllt alle von uns definierten Anforderungen. Allgemeine Beschaf- fungsregeln sind formalisiert und den Schulen bekanntgegeben. Das Team Medieneinsatz und -beratung in der zentralen IT der Stadt Köln entwickelt aus den Bedarfsanfragen der Schulen konkrete Produkt- oder Servicelösungen, die im Regelfall aus Rahmenverträgen bzw. Pro- duktkatalogen bedient werden. Die Bedarfsmeldungen werden mittels Web-Formular technisch unterstützt. Zur Klärung, ob entsprechende Haushaltsmittel zur Verfügung stehen, wird der ein- zelne Beschaffungsvorgang an die Schulverwaltung weitergeleitet. Diese prüft, ob ein entspre- chendes Budget vorhanden ist und der gemeldete Bedarf schlüssig und plausibel ist. Während der Ausstattungsprozess in seinen Abläufen keine Hinweise auf Optimierungsbedarf zeigt, bestehen nach Angaben der Verwaltung allerdings Schwachstellen bei der Harmonisie- rung der eingesetzten Software. Eine zu große Zahl von Versionsständen sowie pädagogische Vorgaben, die Standards außer Acht lassen, erschweren in der Folge die technische Betreuung und den Support. Die Supportaufgaben werden durch die zentrale IT der Stadt Köln sowie durch die NetCologne IT Services GmbH als externem Dienstleister wahrgenommen. Grundsätzlich wären die Schu- len verpflichtet, den First-Level-Support entsprechend einer Vereinbarung zwischen dem Land NRW und den kommunalen Spitzenverbänden vollumfänglich selbst zu organisieren und sicher- zustellen. Formal hat die Stadt Köln die Aufgabentrennung zwischen Schulträger und Schulen klar definiert, indem sie die Supportleistungen für die Schulen explizit in 29 Leistungsbeschrei- bung dokumentiert hat. In der Praxis wird der Schulträger jedoch häufig als Service-Dienstleis- ter wahrgenommen und auch für Supportaufgaben in Anspruch genommen, die den Schulen selbst obliegen. Die Stadt Köln hat in der Prüfung angegeben, dass nach ihrer Einschätzung ein Anteil von rund 75 Prozent des First-Level-Supports durch die städtische IT bzw. die NetCo- logne GmbH abgedeckt werden. Naturgemäß entstehen der Stadt Köln aus diesen umfangrei- chen Unterstützungsleistung nennenswerte Belastungen durch eigenen Personaleinsatz oder
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 138 von 320 die Kosten für beauftragte Dienstleistungen. Die gpaNRW ist daher der Auffassung, dass diese gelebte Praxis kritisch hinterfragt werden sollte.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte gegenüber den Schulen auf Bereitstellung der Medienkonzepte hinwir- ken, damit die Aktualisierung der Medienentwicklungsplanung vollzogen werden kann. Sie sollte mit den Schulen gemeinsam Möglichkeiten zur Harmonisierung der Softwareausstat- tung prüfen und die Rolle des Schulträgers im First-Level-Support kritisch erörtern.
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 139 von 320 3.6 Anlage: Ergänzende Tabelle Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Informationstechnik Feststellung Seite Empfehlung Seite IT in der Kernverwaltung F1 Die Stadt Köln hat ihre Strukturen zur IT-Steuerung in den letzten Jahren posi- tiv entwickelt. Zusammen mit dem Betriebsmodell verfügt sie über sehr gute Rahmenbedingungen, um ihre IT wirtschaftlich und bedarfsgerecht zu betrei- ben. Verbesserungsspielraum besteht nur noch punktuell in der dezentralen Ressourcenübersicht und im Lizenzmanagement. 108 E1 Die Stadt Köln sollte die Möglichkeit verbessern, Informationen über de- zentrale IT-Personalressourcen für Steuerungszwecke zentral verfügbar zu machen. Sie sollte die Absicherung einer rechtssicheren und wirt- schaftlichen Lizenzierung der eingesetzten Softwareprodukte optimieren und die Beschaffung einer Lizenzmanagementsoftware konsequent vo- rantreiben. 111 F2 Das Digitalisierungsniveau in fünf exemplarisch betrachteten Verwaltungsleis- tungen in der Stadt Köln zeigt deutliche Unterschiede. Besonders positiv hat sich in den letzten Jahren die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungs- workflows entwickelt. 118 E2 Die Stadt Köln sollte das Rollout der E-Akte und des DMS mit Nachdruck weiterverfolgen. Bezogen auf Einzelmaßnahmen der Verwaltungsdigitali- sierung sollte sie die Bedeutung und Rolle des Prozessmanagements für eine erfolgreiche digitale Transformation stärker in den Blick nehmen. 119 F3 In der Stadt Köln bestehen grundsätzlich günstige organisatorische und perso- nelle Voraussetzungen für ein erfolgreiches Prozessmanagement. Es ist eines der Ziele des laufenden Projektes zur stadtweiten Prozessmanagement-Ein- führung, einen strategischen Rahmen und damit Orientierung und Verbindlich- keit für die operative Umsetzung zu schaffen. 120 E3 Die Stadt Köln sollte durch strategische Vorgaben sicherstellen, dass ein verwaltungsweites Prozessmanagement als Voraussetzung für erfolgrei- che Digitalisierung etabliert wird. Sie sollte die in Teilen der Verwaltung bereits bewährten Prozessmanagement-Strukturen als Orientierung für die flächendeckende operative Implementierung nutzen. Generell sollte sie eine enge Kooperation des Prozessmanagements und der IT-Steue- rung gewährleisten. 124 F4 Die Rahmenbedingungen für eine sachgerechte örtliche Prüfung der IT sind in der Stadt Köln nach wie vor sehr gut. Um die Methodenkompetenz adäquat an künftig steigende Anforderungen anzupassen, besteht teilweise Qualifizie- rungsbedarf. 128 E4 Die Stadt Köln sollte sicherstellen, dass die örtliche Rechnungsprüfung auch bei steigenden Anforderungen an das Prüfen der IT und mit IT leis- tungsfähig bleibt. Qualifizierung und Fortbildung sollte sie darauf ausrich- ten, innerhalb der vorhandenen Personalressourcen eine stärkere Profes- sionalisierung und Spezialisierung für verschiedene Prüfschwerpunkte zu entwickeln. 130
  Stadt Köln
  Informationstechnik
  050.010.050_03369 Seite 140 von 320 Feststellung Seite Empfehlung Seite Steuerung der Schul-IT F5 Es bestehen insgesamt gute Rahmenbedingungen für die Digitalisierung der Schulen in Trägerschaft der Stadt Köln. Teilweise bestehende Lücken bei den Medienkonzepten erschweren allerdings die schulübergreifende Medienent- wicklungsplanung. Zudem besteht Optimierungsspielraum in der Ausgestal- tung des Supportprozesses. 134 E5 Die Stadt Köln sollte gegenüber den Schulen auf Bereitstellung der Medi- enkonzepte hinwirken, damit die Aktualisierung der Medienentwicklungs- planung vollzogen werden kann. Sie sollte mit den Schulen gemeinsam Möglichkeiten zur Harmonisierung der Softwareausstattung prüfen und die Rolle des Schulträgers im First-Level-Support kritisch erörtern. 138
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 141 von 320 4. Gebäudewirtschaft - Klimaschutz 4.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet Gebäude- wirtschaft - Klimaschutz stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Gebäudewirtschaft - Klimaschutz Klimaschutz ist eine Querschnittsaufgabe, die sich über den gesamten Konzern Stadt Köln er- streckt. Der vorliegende Bericht befasst sich insbesondere mit dem Klimaschutz innerhalb der Gebäudewirtschaft . Die Anpassung des Gebäudeportfolios an die Notwendigkeiten des Klima- schutzes ist eine langfristige Aufgabe, die über viele Jahre eine erhebliche personelle wie finan- zielle Ressourcenbereitstellung erfordert. Zur Erreichung Ihrer Zielvorgaben hat die Stadt Köln eine konzernweite Gesamtstrategie ent- wickelt, deren Kernelement die Umsetzung des Aktionsplans Klimaschutz ist. Zentral gesteu- ert wird die Umsetzung der Maßnahmen durch die Koordinierungsstelle Klimaschutz. Zur Evaluation der Gesamtstrategie ist eine monetäre Einordnung der einzelnen Maßnahmen unerlässlich. Eine solche Einordnung des Maßnahmenumfangs für den städtischen Gebäude- bestand lag zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht vor. Hierfür hat die gpaNRW eine Hochrech- nung des Finanzbedarfs für die Zielerreichung durchgeführt und diese dem Finanzmitteleinsatz der Jahre 2019 bis 2023 für die städtischen Liegenschaften gegenübergestellt. Um die Treib- hausgasneutralität im eigenen Gebäudebestand erreichen zu können, müsste die Stadt Köln ihren Finanzmitteleinsatz in diesem Bereich demnach mindestens verdoppeln. Das Erreichen der gesetzten Zielvorgaben setzt zudem die Kenntnis über die jeweilig aktuelle Entwicklung voraus. Hierzu verfügt die Stadt Köln bereits über umfangreiche Treibhausgas- Bilanzierungen auf der Grundlage der Endenergieverbräuche und dem Territorialprinzip. Wei- terhin unterstützt wird die Umsetzung der Klimaschutzziele durch ein bereits fest etabliertes Energiemanagement und eine kürzlich eingerichtete Klimaschutz Monitoring/Controlling Platt- form . Mit diesen Instrumenten kann die Stadt Köln die Erfolgskontrolle u. a. für den Bereich kommunale Gebäude gewährleisten und bei Bedarf entsprechend gegensteuern. Ein Bauinvestitionscontrolling ist bereits installiert. In Verbindung mit den Vorgaben zu Pro- jektmanagementstandards und der verbindlichen Einbindung eines zentralen Gremiums, das für die dezernatsübergreifende Planung und Steuerung von Baumaßnahmen zuständig ist, kann der Bereich weiter optimiert werden. Der Rat der Stadt Köln hat mit seinem Beschluss , bis 2035 treibhausgasneutral zu sein, ein sehr ambitioniertes Ziel für die Stadtgesellschaft und die Stadtverwaltung geschaffen. Die Stadt
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 142 von 320 Köln kommt mit diesem Vorhaben ihrer Vorbildfunktion, im Zusammenhang mit Klimaschutz- bemühungen, in besonderem Maß nach. Da die Zielerreichung jedoch im wesentlichen von Ent- wicklungen außerhalb des Stadtkonzerns abhängig ist, bleibt die Erreichbarkeit der THG-Neut- ralität für das Jahr 2035 derzeit ungewiss. 4.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungs- ergebnis. Wertungen, die eine Stellungnahme nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) der Stadt notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung . Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die individuelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht. 4.3 Inhalte, Ziele und Methodik In den letzten Jahrzehnten hat sich das Klima global verändert. Die Erde wird wärmer und das Klima wandelt sich, und das schneller als zuvor und weltweit. Auch in Deutschland sind die Auswirkungen des Klimawandels deutlich spürbar. So haben extreme Hitze und Trockenheit, Starkregen und Überschwemmungen deutlich zugenommen . Das Klima zu schützen, ist eine der drängendsten Aufgaben unserer Zeit. Daher hat die Lan- desregierung Klimaschutzziele festgelegt, um damit einen Beitrag zur Einhaltung der nationalen Klimaschutzziele sowie der europäischen Klimaschutzvorgaben zu erbringen. Sie legen fest, wie die Treibhausgasemissionen im Vergleich zum Jahr 1990 schrittweise gemindert werden sollen:  bis zum Jahr 2030 um mindestens 65 Prozent,  bis zum Jahr 2040 um mindestens 88 Prozent,  bis zum Jahr 2045 Treibhausgasneutralität. Um dieses Ziel zu erreichen, sind umfangreiche Maßnahmen notwendig, die auf EU-, Bundes-, Länder-, aber auch auf kommunaler Ebene umgesetzt werden müssen. Die gpaNRW untersucht in diesem Prüfgebiet, wie die Städte mit den Vorgaben zur Einsparung von Treibhausgasen umgehen. Dies stellt ein sehr breites Spektrum dar. Daher befasst sich dieser Bericht schwerpunktmäßig mit klimaschutzrelevanten Strategien im Gebäudesektor, die
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 143 von 320 dazu beitragen, direkte und indirekte Emissionen im Rahmen der Gebäudenutzung zu reduzie- ren. Ziel der gpaNRW ist es, auf Steuerungs- und Optimierungspotenziale und Risiken hinzuweisen. Die Darstellung und Beschreibung der Vorgehensweise der bisherigen und geplanten Maßnah- men und Ziele schafft Transparenz. Zusätzlich sensibilisiert sie die Entscheidungsträger für ei- nen bewussten und zielgerichteten Umgang mit dieser Thematik. Dazu untersucht die gpaNRW zunächst die Organisation sowie die Strategie des Klimaschutzes bei den Städten. Wir betrachten, ob und auf welcher Grundlage eine CO 2-Bilanzierung bereits erstellt und wie weit das Energiemanagement ausgebaut ist. Anhand der durchgeführten Maß- nahmen wollen wir eruieren, ob ein Monitoring vorhanden ist. Aufgrund der hohen Investitions- kosten betrachten wir darüber hinaus, inwieweit ein Bauinvestitionscontrolling installiert ist. 4.4 Strukturen Strukturkennzahlen 2023 Grund- und Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte EW* 1.084.831 112.613 176.627 263.000 362.309 1.084.831 23 Gebietsfläche in qkm 405 51 96 160 222 405 23 Bevölkerungsdichte in EW je qkm 2.678 799 1.539 2.102 2.508 3.060 23 Quelle: IT.NRW zum 31.12.2022 *EW = Einwohnerinnen bzw. Einwohner Die Stadt Köln bildet mit ihren Einwohnerinnen und Einwohnern im interkommunalen Vergleich den Maximalwert ab. Mit einer Fläche von rund 405 qkm ist sie flächenmäßig gleichzeitig die größte kreisfreie Stadt in NRW. Die Bevölkerungsdichte in EW je qkm liegt nur knapp unter dem Maximalwert. Der kommunale Gebäudebestand der Stadt Köln ist wie in allen kreisfreien Städten sehr hetero- gen. Die Bandbreite reicht von Neubauten bis hin zu Gebäuden aus den letzten Jahrhunderten. Die in diesem Bericht vorgenommenen Analysen beziehen sich jedoch nur auf den Gebäudebe- stand, welcher in der Zuständigkeit der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln liegt. Dazu zählen Verwaltungsgebäude, Schulen, Kindertagesstätten und Grünobjekte sowie zusätzlich auch die Museen, die seit April 2018 in den Zuständigkeitsbereich der Gebäudewirtschaft gerückt sind. Im Bestand der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln befinden sich rund 500 Gebäude. Auf eine Unterscheidung in eigene und angemietete Gebäude haben wir verzichtet, da die Verbrauchs- und Kostenanteile der Anmietungen sehr niedrig sind. Die Gebäude verfügen über eine Nutzflä-
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 144 von 320 che von rund 2,5 Mio. qm. Die Nutzflächen werden durch das Flächenmanagement der Gebäu- dewirtschaft ermittelt. Berücksichtigt werden dabei nur Energiebezugsflächen nach dem Gebäu- deenergiegesetz (GEG). Mit einer Fläche von fast 1,8 Mio. qm entfällt der größte Flächenanteil auf Schulgebäude, ge- folgt von den Verwaltungsgebäuden mit ca. 570.000 qm. Nachfolgend bilden wir die Gebäude der Gebäudewirtschaft Köln in der Reihenfolge nach Flächenanteilen ab. Liegenschaften in der Zuständigkeit der Gebäudewirtschaft Köln 2023 Gebäudenutzung Anzahl Gebäude Nutzfläche in qm Anteil in Prozent Schulen 279 1.779.321 70 Verwaltungsgebäude 82 567.034 22 Museen 7 94.823 4 Kindertagesstätten 76 64.823 3 sonstige Aufbauten 34 64 38.210 2 Hausmeisterwohnungen - 576 0 Gesamtsumme 508 2.544.787 100 Quelle: Gebäudewirtschaft Stadt Köln Im weiteren Verlauf dieses Berichtes bezieht sich die Betrachtung der Gebäude u. a. auf die Bruttogrundfläche (BGF). Da in der oben gezeigten Tabelle die Nutzfläche abgebildet wurde, ermitteln wir überschlägig die BGF über einen Flächeneffizienzkennwert von 0,635. Der Flä- cheneffizienskennwert entspricht dem Verhältnis von Nutzfläche zu Bruttogrundfläche. Demzufolge würde der Gebäudebestand eine Bruttogrundfläche von ca. 4,1 Mio. qm BGF dar- stellen. Die Gesamtfläche der Gebäude entspricht umgerechnet mehr als 22.500 durchschnittli- chen Einfamilienhäusern. Hierdurch wird deutlich, welchen Beitrag die Stadt Köln mit ihrer Vor- bildfunktion für einen funktionierenden Klimaschutz alleine nur in dieser Gebäudekategorie leis- ten kann. 4.5 Klimaschutz in der Gebäudewirtschaft Die Städte sind Schlüsselakteure für das Gelingen des Klimaschutzes vor Ort. Ihnen kommt in diesem umfassenden Transformationsprozess eine besondere Bedeutung zu: Einerseits ent- steht bei den Städten ein großer Teil der klimarelevanten Emissionen, etwa durch Gebäude, Mobilität sowie Gewerbe und Industrie. Andererseits haben die kommunalen Träger mit ihren 34 Arbeiterunterkünfte, Friedhöfe, Trauerhallen, Parkanlagen 35 eigener Schätzwert gpaNRW für Gebäude der Nutzung Schule / Verwaltung in Anlehnung an das Bewertungss ystem Nachhaltiuges Bauen (BNB_BN) für Neubau Büro- und Verwaltungsgebä ude 2.2.1 (Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwi cklung und Bauwesen)
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 145 von 320 vielfältigen Funktionen als Vorbild, Planer, Eigentümer, Versorger und größter öffentlicher Auf- traggeber weitreichende Handlungsmöglichkeiten, um den Klimaschutz vor Ort voranzubringen. 4.5.1 Organisation
  Die Stadt Köln steuert Ihre Klimaschutzaktivitäten zentral über die Koordinierungsstelle Kli- maschutz im Dezernat VIII. Ein wichtiges Bindeglied zwischen Konzern Stadt Köln und wei- teren Akteurinnen und Akteuren der Stadtgesellschaft stellt zudem der Klimarat Köln dar. Das Thema Klimaschutz in der Gebäudewirtschaft sollte eine Stadt von zentraler Stelle aus ko- ordinieren und steuern. Die Aufgabenbereiche sollten klar definiert und abgestimmt sein. Die Stadt Köln hat zur strategischen Gesamtausrichtung des gesamtstädtischen Klimaschutz- prozesses eine Koordinationsstelle Klimaschutz im Dezernat VIII (Klima, Umwelt, Grün und Lie- genschaften) eingerichtet. Die Koordinierungsstelle Klimaschutz fungiert für den Konzern Stadt, aber auch für Politik und Stadtgesellschaft als zentrale Ansprechpartnerin für die Themen Kli- maschutz und SmartCity Cologne 36 . Von hier aus werden Projekte initiiert und koordiniert sowie die Abstimmung aller Beteiligten begleitet. 2019 hat die Stadt Köln den Klimanotstand ausgerufen, in dessen Folge 2020 der Klimarat ge- gründet wurde. Der Klimarat Köln fungiert als beratendes Expertengremium und ist besetzt mit Vertreterinnen und Vertretern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Wohnungsbau, Stadtgesellschaft und Mitgliedern des Stadtkonzerns Köln. Ergänzend zum Klimarat wurden sechs thematische Projektgruppen gebildet, die den Klimarat bei der inhaltlichen Erarbeitung verschiedener Pro- jekte unterstützen. Die Projektgruppen decken dabei die Themenfelder der hauptsächlichen Emissionsquellen Energie, Mobilität/ Logistik, Gebäude, Industrie und Ernährung/Konsum ab. Die Geschäftsführung des Klimarates liegt bei der Koordinationsstelle Klimaschutz. Die jeweiligen Dezernate melden ihrerseits die Ergebnisse der sie betreffenden Klimaschutz- maßnahmen an die Koordinationsstelle, wo sie über ein Klimaschutz-Monitoring entsprechend controlled und ausgewertet werden. Beispielhaft wird das aktive Energiemanagement für ca. 500 Liegenschaften in der Betreuung der Gebäudewirtschaft (Sachgebiet 264/1) im Dezernat VI (Planen und Bauen) durchgeführt. Hier sind u. a. die Aufgaben Energiecontrolling, Energiere- porting und Energieoptimierung verortet. Die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln verfügt insofern ebenfalls über ein eigenes Monitoring, um die Entwicklung des Gebäudebestandes und die da- mit verbundene Zielerreichung transparent nachverfolgen zu können. Zentralisiert zusammen- gefasst werden die Informationen in der zuvor bezeichneten Koordinationsstelle Klimaschutz. Die Stadt Köln und der Klimarat übernehmen somit die Steuerung und kontinuierliche Weiter- entwicklung der Gesamtstrategie für ein klimaneutrales Köln an zentraler Stelle. Die für dieses Kapitel formulierte Sollvorstellung wird damit erfüllt. 36 SmartCity Cologne ist ein lokales Netzwerk und zentraler Kommunikationskanal für Kölner Projekte rund um Innovation, Klimaschutz und Nachhaltigkeit.
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 146 von 320 4.5.2 Ausgangslage und Strategie
  Die Stadtverwaltung Köln kommt ihrer Vorbildfunktion zum Klimaschutz im besonderem Maß nach, insbesondere mit dem Zieljahr 2035 und dem für die Stadt und den Konzern gewähl- ten Strategieansatz zur THG-Neutralität. Zur Zielerreichung sind für alle Sektoren entspre- chende Maßnahmen beschrieben. Die eigenverantwortliche Einflussnahme der Stadt Köln, die eigenen Klimaziele zu erreichen, ist bereits auf breiter Ebene mit politischen Beschlüs- sen hinterlegt und mit THG-Minderungsnotwendigkeiten näherungsweise beziffert. Eine Stadt sollte eine nachhaltige Strategie zum Klimaschutz haben, um der eigenen Klimaver- antwortung gerecht zu werden. Diese sollte auf Basis eines politischen Beschlusses strategi- sche Zielvorgaben verbindlich festlegen. Klimaschutz sollte damit systematisch, personell und finanziell in einer Stadt und damit auch in der Gebäudewirtschaft verankert sein. Für die Gebäu- dewirtschaft bedarf es Vorgaben zum Klimaschutz, mit denen der Betrieb, der Bau und Umbau von Gebäuden gestaltet wird. Wesentlicher Bestandteil dieser Vorgaben sollten eindeutige und messbare Zielsetzungen sein. In diesen Zielsetzungen sollte definiert werden, wieviel Emissio- nen durch den städtischen Gebäudebestand in der Zukunft emittiert werden darf. Bereits im Jahr 2019 hat die Stadt Köln per Ratsbeschluss den Klimanotstand (Vorlagen-Nr. 2081/2019) für Köln ausgerufen. Mit der Ausrufung des Klimanotstandes hat der Rat der Stadt Köln sich ausdrücklich zu den Zielen des Pariser Klimaschutzabkommens von 2015 bekannt. Im Juni 2021 hat der Rat einen umfassenden Beschluss gefasst und für die gesamtstädtische Klimaneutralität das Zieljahr 2035 festgelegt. Dazu wurde die Stadtverwaltung aufgefordert, eine Strategie zur Klimaneutralität zu entwickeln und dem Rat zur Entscheidung vorzulegen. Auf dieser Basis wurde das Gutachten „Strategie Klimaneutrales Köln 2035“ erarbeitet. Der Stadtrat hat dann im Dezember 2022 in öffentlicher Sitzung auf Grundlage des Gutachtens das Ziel bekräftigt, bis 2035 klimaneutral zu werden. Die Stadt Köln definiert den Begriff „klimaneutral“ in der Art, dass die von der Stadt Köln direkt beeinflussbaren THG-Emittentinnen und Emittenten inkl. der Beteiligungsgesellschaften inner- halb und außerhalb des Stadtgebiets nicht mehr Treibhausgase (THG) emittieren als auf natürli- che oder künstliche Art und Weise gebunden werden können. Klimaneutralität bedeutet daher Treibhausgasneutralität (THG-Neutralität). Laut Klimaschutzgesetz des Bundes und des Landes NRW soll die THG-Neutralität bis 2045 erreicht sein. Die Stadt Köln will die THG-Neutralität somit zehn Jahre vorher erreichen und hat damit ein sehr ambitioniertes Ziel, sowohl für die Stadtgesellschaft, insbesondere aber auch für die Verwaltung geschaffen. Von den 23 kreisfreien Städten haben zehn weitere, genau wie die Stadt Köln, 2035 als Zieljahr festgelegt. In NRW verteilen sich die 23 kreisfreien Städte wie folgt:
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 147 von 320 Zieljahre der kreisfreien Städte zur Erreichung der Treibhausgasneutralität Die Stadt Köln ist sich ihrer Rolle im Spannungsfeld zwischen lokaler und globaler Klimaschutz- Verantwortung sehr bewusst. Die Zieldefinition der Stadt Köln bis 2035 treibhausgasneutral zu sein, orientiert sich an einer wissenschaftlichen Betrachtung mit Bezug zu einem CO 2-Rest- budgetansatz. Der Sachverständigenrat für Umweltfragen (SRU) empfiehlt aktuell für Deutschland ab 2024 ein CO 2-Budget in Höhe von rd. 3,9 Gigatonnen 37 CO 2 nach dem Einwohnerprinzip. Hierdurch könnte die Erderwärmung auf 1,75 Grad Celsius begrenzt werden. Dies setzt allerdings bei ei- ner 67-prozentigen Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung und einer linearen Emissionsreduk- tion eine Klimaneutralität Deutschlands bis zum Jahr 2037 voraus. Nach diesem Szenario ver- bleiben Deutschland somit noch 13 Jahre, bis die Klimaneutralität erreicht sein sollte. Auf die Gesamtstadt Köln entfällt laut Gutachten mit einer Einwohnerzahl von rund 1,1 Millionen Einwohnerinnen und Einwohnern ein maximal vorhandenes Restbudget von rund 81,2 Millionen Tonnen Kohlenstoffdioxid (CO 2), um die durchschnittliche Erderwärmung Paris-konform auf ma- ximal 1,75 Grad zu begrenzen. Weitere Ausführungen hierzu ergeben sich aus dem Kapitel 4.5.4 Treibhausgasbilanz. Für den weitaus größten Teil der THG-Emissionen gilt, dass deren Vermeidung nicht direkt durch die Stadt Köln und ihre Beteiligungen beeinflusst werden kann. Das bedeutet, dass das Einflusspotenzial des Konzerns 38 Stadt Köln nicht ausreichen wird, die Treibhausgasneutralität allein herzustellen. Die Stadtverwaltung Köln und Ihre Beteiligungen haben somit eine beson- dere Vorbildfunktion. Die größten direkten Einflussmöglichkeiten hat der Konzern Stadt bei der Einführung eigener verbindlicher energetischer Standards, bei Festsetzungen in Bebauungsplä- nen, bei speziellen Förderprogrammen mit einer direkten Kopplung an nachgewiesenen Emissi- onsminderungen und wesentlich, bei der Sanierung bzw. Modernisierung eigener Liegenschaf- ten. Die THG-Emissionen der durch die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln verwalteten Liegenschaf- ten machen zwar nur ca. ein Prozent der Gesamtemissionen der Stadt Köln aus. Dennoch ent- faltet das kommunale Gebäudeportfolio gerade gegenüber den Einwohnerinnen und Einwoh- nern der Stadt Köln eine deutliche Vorbildfunktion. Das Gutachten „Strategie Klimaneutrales Köln 2035“ ist in drei Bände unterteilt: 37 Laut Stellungnahme des Sachverständigenrates für U mweltfragen aus März 2024 (basierend auf FORSTER et al. (2023)) 38 Der Begriff „Konzern Stadt Köln“ umfasst die Stadtverwaltung, stadteigene Betriebe und städtische Bet eiligungen.
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 148 von 320  Band 1: Konzeptband – beschreibt die Strategie zur Klimaneutralität bis 2035  Band 2: Aktivitätenportfolio – beinhaltet die Steckbriefe der vorgeschlagenen Aktivitäten- empfehlungen, sortiert nach Handlungsfeldern und Handlungsschwerpunkten  Band 3: Methodenband - fasst die wichtigsten Methoden zusammen und beschreibt diese stichpunktartig Das Gutachten betrachtet dabei alle relevanten Sektoren und zeigt für diese den jeweiligen Ziel- pfad für den Endenergieverbrauch sowie die THG-Emissionen auf. Verbrauchssektoren sind die privaten Haushalte, die Wirtschaftssektoren sind Gewerbe, Handel und Dienstleistung (GHD), Industrie, Kommune sowie der Verkehr. Das Gutachten geht an mehreren Stellen auf das kom- munale Gebäudeportfolio der Stadt Köln ein. So beinhaltet Band 2 des Gutachtens den einzelnen Sektoren thematisch zugeordnete Aktivi- tentenempfehlungen, die im Rahmen eines Aktivitätenportfolios mit den dazugehörigen Steck- briefen beschrieben sind. Insbesondere werden beispielhaft im gleichen Band unter Kapitel 1.1.1 „Klimaneutraler Gebäudebestand Konzern Stadt Köln“ Hinweise zur Entwicklung und Um- setzung einer Strategie aufgezeigt, die die Zielerreichung eines THG-neutralen städtischen Ge- bäudebestandes bis 2035 unterstützen sollen. Neben der allgemeinen Beschreibung der Aktivitätenempfehlung umfassen die Steckbriefe u. a. Angaben bzw. Empfehlungen zu:  Ausgangslage,  Erste Handlungsschritte / Unteraktivitäten,  Akteure und Zielgruppen,  Zeitaufwand,  Sachkosten sowie Finanzierungsansätzen,  THG-Einsparung (Minderungen des jährlichen Emissionsniveaus (t/a CO 2eq 39 ) sowie zu  Synergieeffekten und Zielkonflikten. Die Maßnahmenempfehlungen richten sich vielfach an den Konzern Stadt Köln. Mit Bezug auf das kommunale Gebäudeportfolio nimmt jedoch die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln eine zentrale Funktion ein, da sie eine Vielzahl des kommunalen Gebäudebestandes verwaltet. Ein weiterer wichtiger Meilenstein wurde anschließend erreicht, in dem die Verwaltung der Stadt Köln das zuvor beschriebene Gutachten in einen Aktionsplan Klimaschutz überführt und poli- tisch beschlossen hat. Die im Gutachten aufgeführten Empfehlungen wurden in 70 klimaschutz- wirksamen Vorhaben weiter konkretisiert und in entsprechende Handlungsfelder unterteilt. Diese sind: 39 CO 2eq =Kohlenstoffdioxid (CO 2), Methan (CH4) und Lachgas (N 2O sowie die fluorierten Treibhausgase (F-Gase): was serstoffhaltige Fluorkohlenwasserstoffe (HFKW), perfluorierte Kohle nwasserstoffe (FKW), und Schwefelhexafluorid (SF6)
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 149 von 320  Handlungsfeld 1: „Gebäude und Quartiere werden klimaneutral“  Handlungsfeld 2: „Klimaneutrale Energieversorgung erreichen“  Handlungsfeld 3: „Arbeiten und Wirtschaften erfolgen klimaneutral“  Handlungsfeld 4: „Mobilität und Logistik werden klimaneutral“  Handlungsfeld 5: „Klimaneutralen Lebensstil und Bildung fördern“  Handlungsfeld 6: „Kommunale und zivilgesellschaftliche Transformation zur Klimaneutralität erreichen“ Hiermit ist es der Verwaltung gelungen, das im Gutachten gemachte Aktivitätenportfolio verwal- tungsübergreifend zu operationalisieren. Zur Erreichung des primären Klimaschutzziels „THG- Neutralität bis 2035“ ist somit der Aktionsplan Klimaschutz handlungsleitend für den Konzern Stadt Köln. Wobei der Aktionsplan als mehrjähriges Arbeitsprogramm angelegt ist, mit dem Ziel, die Klimaschutzbemühungen der Verwaltung sowie der städtischen Beteiligungen systematisch aufzubereiten und damit transparent und strategisch steuerbar zu machen. So richtet sich der Fokus eines Großteiles der Steckbriefe auf einen Zeithorizont der nächsten drei bis maximal fünf Jahre und setzt somit eine Fortschreibung und weitere Quantifizierung über die nächsten Jahre voraus. Eine weitere Betrachtung der genannten Steckbriefe erfogt im nachfolgenden Ka- pitel. Der Aktionsplan ist primär auf den direkten und indirekten Einflussbereich der Stadtverwaltung ausgerichtet, setzt dieses Potenzial aber auch ins Verhältnis zum gesamtstädtischen Redukti- onspotenzial. Zusammenfassend führt der Aktionsplan (Stand 11/2023) mit den darin vorge- stellten Vorhaben näherungsweise zu einem Minderungspotenzial von ca. 1,14 Millionen t CO 2eq jährlich, von denen 63 Prozent auf die Stadtverwaltung und 37 Prozent auf die städti- schen Beteiligungen entfallen. Mit Blick auf die zuvor beschriebene Sollvorstellung verfügt die Stadt Köln somit über eine Ge- samtstrategie, bestehend aus einem Rahmenplan „Köln klimaneutral 2035“ mit strategischen Maßnahmenvorschlägen bis 2035 und dem darauf aufbauenden Aktionsplan. Der Aktionsplan konkretisiert den Rahmenplan und beschreibt bereits laufende Aktivitäten bzw. Vorhaben, die die nächsten Ziele bzw. Umsetzungsphasen vorbereiten. Die im Aktionspaln enthaltenen Anga- ben und Zielvorstellungen basieren auf der momentanen Datenlage. Sie entsprechen jedoch der in diesem Kapitel beschriebenen Sollvorstellung. 4.5.3 Planung von Klimaschutzmaßnahmen
  Feststellung Der Konzern Stadt Köln verfügt mit dem Aktionsplan Klimaschutz über ein umfangreiches Maßnahmenpaket zur Umsetzung und Realisierung der T HG-Neutralität bis 2035. Um die Umsetzung des Aktionsplanes zielorientiert zu steuern, hat die Verwaltung eine digitale Con- trolling-Plattform etabliert. Sobald die strategischen Vorgaben zur Erreichung der Klimaneutralität vorliegen, bedarf es zur Umsetzung einer konkreten Maßnahmenplanung. Eine Stadt sollte ihre Maßnahmenplanung
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 150 von 320 zentral, d.h. strukturübergreifend über alle Dezernate anlegen. Die Maßnahmen müssen zielori- entiert sein. Sie sollten mit einer Ressourcenplanung verbunden werden und zeitlich kalkuliert sowie mit Meilensteinen hinterlegt sein. Dabei sollten die Aufgaben untereinander priorisiert werden. Abschließend sollte geregelt sein, wie der Maßnahmenplan überwacht und im Bedarfs- fall angepasst wird. Mit dem Thema Klimaschutz verfolgt die Stadt Köln langfristige, strategische Ziele, zu denen insbesondere die Reduktion der CO 2-Emissionen, die Erhöhung des Anteils an erneuerbaren Energien und die Senkung des Energieverbrauchs zählen. Unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit ist der Klimaschutz zudem in den Sustainable Development Goals (SDGs) der Vereinten Natio- nen abgebildet und findet als strategischer Schwerpunkt Berücksichtigung in den Kölner Per- spektiven 2030+ 40 . Zur Erreichung der oben genannten Ziele verfügt die Stadt Köln über den Aktionsplan, der sowohl dezernatsübergreifend als auch die einzelnen Beteiligungen adressiert. In der thematischen Zuordnung zu diesem Berichtsteil sind das Handlungsfeld 1: „Gebäude und Quartiere werden klimaneutral“ sowie das Handlungsfeld 2: „Klimaneutrale Energieversorgung erreichen“ inklusive der dazugehörigen Steckbriefe von Interesse. Die Steckbriefe sind in einen direkten und indirekten Einflussbereich unterteilt. Zusätzlich wird der Bereich Beteiligungen auf- geführt. Um die Planung von Klimaschutzmaßnahmen aus Sicht der gpaNRW beurteilen zu können, beziehen wir unsere folgenden Erläuterungen auf den direkten Einflussbereich, weil dieser in diesem Kontext in weiten Teilen durch die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln verant- wortet wird. Exemplarisch führen wir aus dem direkten Einflussbereich, aus Handlungsfeld 1 „Gebäude und Quartiere werden klimaneutral“, die folgende Tabelle an: Handlungsfeld 1: Gebäude und Quartiere werden klimaneutral Titel Kernpunkte Quantifizierbare Ziele Zielzeit- raum Entwicklung einer Sanierungsstrategie für Bestandsgebäude systematische Gebäudeportfolio- analyse Gebäudeportfolioanalyse für 20 städti- sche Gebäude im Eigentum verschiede- ner Ämter und spätere Erweiterung auf weitere Gebäude 2023/24 Strategie für Klimaneutralität der Bestandsgebäude eine (1) Sanierungsstrategie ist erstellt 2024/25 Berücksichtigung der Energieleit- linien kontinuierliche Umsetzung, derzeit 1,2% des Widerbeschaffungswerts des Be- stands im Sondervermögen der Gebäu- dewirtschaft 2024/27 Steigerung der jährlichen ener- getischen Sanierungsrate Umsetzung der Schulbaumaßnahmen „GU/TU 2-Projekt“ bis 2027 Auszug aus dem Steckbrief „Gebäude und Quartiere werden klimaneutral“ 40 Kölner Perspektiven 2030+; strategischer Kompass d er Stadt Köln für eine zukunftsgerichtete, strategische sowie nachhaltige Stadt- entwicklung.
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 151 von 320 Die in den Steckbriefen genannten Titel werden mit jeweiligen Kernpunkten konkretisiert. Wei- tere Angaben betreffen  den geplanten Umsetzungszeitraum,  Aussagen zu quantifizierbaren Zielen,  den dazugehörigen Zielzeitraum,  Kostenangaben zum Haushalt 2023/2024,  Angenommene Gesamtkosten sowie  Kostenangaben mit Blick auf ein Budget (2023/2024) der Beteiligungen. Angesichts der Komplexität der einzelnen Maßnahmen und dem Umstand geschuldet, dass ei- nige Maßnahmen sich erst in der Konzeptionsphase befinden, ist nachvollziehbar, dass die Maßnahmensteckbriefe sich noch auf einer sehr hoch aggregierten Ebene befinden. Es ist da- her davon auszugehen, dass mit Beginn der Aktivitäten und einem Fortschreiten der gesammel- ten Ergebnisse, aktuell fehlende Angaben zukünftig präzisiert werden können. Bereits heute werden bei der Sanierung der städtischen Immobilien die Energieeffizienzziele berücksichtigt und umgesetzt, die in den städtischen Energieleitlinien definiert sind. Für die bau- liche Sanierung des Gebäudeportfolios bestehen Vorgaben, die deutlich über die Anforderun- gen des Gebäudeenergiegesetzes hinausreichen. Ziel dieser Standards ist primär die Reduzie- rung von CO 2-Belastungen. Im weiteren Verlauf der Konkretisierung sollten daher den Maßnahmen, die einen direkten Bei- trag zur CO 2-Reduzierung leisten können, die direkt zuzuordnenden Reduktionspotenziale bei- gefügt werden. Gerade mit dieser zielorientierten Betrachtung lässt sich der Aktionsplan in sei- ner Gesamtheit mit Blick auf das CO 2-Restbudget und das Zieljahr 2035 erst evaluieren sowie einvernehmlich priorisieren. Für das vorhandene Gebäudeportfolio sollten Angaben zu mögli- chen CO 2-Einsparpotenzialen aufgrund vorhandener Energieeff izienzkennwerte relativ unprob- lematisch zu ermitteln sein.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte bei der Umsetzung des Aktionsplanes Klimaschutz die Zielvorgaben der CO 2-Minderung mit aufnehmen. Weitere im Verlauf der individuellen Maßnahmenplanung benötigte Angaben sollten die jeweilig verantwortlichen Dienststellen benennen und neben den finanziell benötigten Ressourcen auch Aussagen zu den notwendigen Personalressourcen tätigen. Der Finanzmittelbedarf zum Erreichen der THG-Neutralität nur für Gebäude im Sondervermö- gen der Gebäudewirtschaft Köln wurde bisher nicht separat ermittelt. Im Rahmen der Wirt- schaftsplanung findet allerdings eine Einschätzung des Finanzbedarfs statt, ohne dabei geson- derte Aufwendungen für den Klimaschutz auszuweisen. Im Vordergrund steht laut Angaben der Gebäudewirtschaft der Werterhalt und die Funktionsfähigkeit der Immobilien. Dies inkludiert selbstverständlich, dass bei allen Instandsetzungsmaßnahmen oder Ersatzbauten klimaschutz- relevante Aspekte bereits mit berücksichtigt werden.
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 152 von 320 Die gpaNRW sieht in der Kalkulation und der tatsächlichen Berücksichtigung der notwendigen Maßnahmen in der städtischen Finanzplanung eine Grundvoraussetzung, um das selbst ge- steckte Ziel der THG-Neutralität für den Gebäudebestand bis zum Jahr 2035 zu erreichen. Um den Finanzmittelbedarf einzuschätzen, der für die Sanierung des städtischen Gebäudebe- stands der Stadt Köln 41 hin zur THG-Neutralität notwendig wird, hat die gpaNRW eine Schät- zung anhand eines Wertekorridors in Verbindung mit der Fläche der Gebäude vorgenommen. Der Wertekorridor gibt einen finanziellen Rahmen mit von- / bis-Werten an sowie einen Basis- wert. Dabei handelt es sich um Orientierungswerte, die auf Erfahrungswerten anderer Kommu- nen sowie auf Fachliteratur basieren, die in Abhängigkeit des jeweiligen Vorhabens durchaus nach unten wie auch nach oben abweichen können. Wertekorridor für die Sanierung städtischer Gebäude in Euro je qm BGF von Basiswert bis 1.600 2.500 3.400 Der Basiswert liegt bei 2.500 Euro je qm Bruttogrundfläche (BGF). Dieser beinhaltet Finanzmit- tel für Ersatz- oder Umbauten, Modernisierungen oder Instandsetzungen oder auch Kombinatio- nen aus den vorgenannten Maßnahmen. Dabei handelt es sich nicht ausschließlich um (Bau) Maßnahmen, die rein dem Klimaschutz dienen. Eine Differenzierung ist für diese Über- schlagskalkulation nicht möglich. Nicht enthalten sind Nebenkosten wie z.B. eigene Personal- aufwendungen in den Ämtern oder Planungskosten für externe Dritte. Es handelt sich um einen Schätzwert und soll lediglich eine Prognose darstellen. Die tatsächli- chen Kosten für den Umbau des Gebäudebestandes können durchaus höher liegen. Da aber voraussichtlich nicht alle Gebäude angepasst werden müssen, wir aber den gesamten Flächen- anteil mit diesem Wert multiplizieren, ist der Basiswert als Schätzwert angemessen. Der Gebäudebestand der Stadt Köln umfasst eine Fläche von rund 4,1 Mio. Quadratmeter (BGF). Multipliziert mit dem Basiswert von 2.500 Euro je qm BGF ergibt sich ein Finanzmittelbe- darf von insgesamt rund 10,25 Mrd. Euro, der für die Zielerreichung der Treibhausgasneutralität im eigenen Gebäudebestand bis zum Jahr 2035 anfallen könnte. Bis zum Zieljahr 2035 verblei- ben der Stadt Köln noch zwölf Jahre (ab 2024). Umgerechnet auf die verbleibenden Jahre bis zum Zieljahr würde sich ein jährlicher Finanzmittelbedarf von rund 854 Mio. Euro ergeben. Der hier näherungsweise beschriebene Finanzmittelbedarf beinhaltet sowohl die energetische als auch bautechnische Instandsetzung des Gebäudebestandes. Insofern entfaltet der geschätzte Finanzmittelbedarf zwei Wirkungen: zum einen wird der Gebäudebestand hin zur THG-Neutrali- tät umgebaut und zum anderen wird damit der Abbau des Instandhaltungsstaus deutlich voran- getrieben. Damit Köln das Ziel der Klimaneutralität 2035 für den Gebäudebestand realistisch erreichen kann, muss die Stadt die notwendigen Finanzmittel bis 2035 nicht nur einplanen, sondern auch in den Gebäuden umsetzen. Diese Finanzmittel hat die Stadt Köln allerdings bisher nicht in Ih- 41 Gebäudebestand in der Verantwortung der Gebäudewir tschaft Stadt Köln
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 153 von 320 rer Haushaltsplanung berücksichtigt. Sollte in den ersten Jahren die Umsetzung in der entspre- chenden Höhe nicht erreicht werden, erhöht sich der Finanz- und Umsetzungsbedarf in den Folgejahren. Neben dem erforderlichen Finanzmittelbedarf für die kommenden Jahre bis zum Erreichen der THG-Neutralität haben wir uns auch den bisherigen Finanzmitteleinsatz in den betrachteten Ge- bäudebestand angesehen. Gemäß Jahresabschluss belaufen sich die Instandhaltungsaufwen- dungen in 2023 auf 77,9 Mio. Euro und die Bau-Investitionen (incl. Ankauf von Grundstücken und Gebäuden) auf 285,3 Mio. Euro. In Summe beläuft sich der Finanzmitteleinsatz im Jahr 2023 auf fast 365 Mio. Euro. Finanzmitteleinsatz für das Gebäudeportfolio der Gebäudewirtschaft Köln in Mio. Euro 2019 2020 2021 2022 2023 Konsumtive Auszahlungen 57,22 62,03 77,89 72,13 77,9 Investive Auszahlungen 211,37 271,5 308,69 349,27 285,3 Summe 268,59 333,57 386,78 421,40 364,07 Quelle: Ist- Angaben aus den jeweiligen Jahresabschlüssen der Gebäudewirtschaft Stadt Köln Die Stadt Köln setzte von 2019 bis 2023 somit insgesamt 1,774 Mrd. Euro für die Erhaltung ih- rer kommunalen Gebäude ein. Im Durchschnitt sind dies rund 355 Mio. Euro pro Jahr. In der folgenden Grafik haben wir den bisherigen Finanzmitteleinsatz dem geschätzten Finanz- mittelbedarf gegenübergestellt. Finanzmitteleinsatz und Finanzmittelbedarf im kommunalen Gebäudemanagement in Mio. Euro * bis 2023: IST, ab 2024: PLAN (kalkulierter Bedarf nach gpa-Modellrechnung)
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 154 von 320 Es wird deutlich, dass der zukünftig erforderliche Finanzmittelbedarf erheblich über dem bisheri- gen Finanzmitteleinsatz liegt. Die Stadt Köln müsste ihre Finanzmittel in den eigenen Gebäude- bestand mindestens verdoppeln, wenn sie ihr Ziel des THG-neutralen Gebäudebestands bis zum Jahr 2035 erreichen möchte. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es sich hierbei weitestge- hend um die Sanierung von Bestandsgebäuden handelt. Mittel, die sich aus weiteren Aufgaben ergeben (z.B. Schulneubau aufgrund gestiegener Schülerzahlen, etc.), müssen im Haushalt zu- sätzlich bereitgestellt werden. Die hier angesprochene klimafreundliche Bestandssanierung erzeugt zwar, wie dargestellt, ei- nen erheblichen finanziellen Mehrbedarf. Dieser wird jedoch auch deutlich kompensiert durch die gleichzeitige Reduktion der Energiebezugskosten auf Grund der reduzierten Energiebedarfe und eingesparten Kosten für die CO 2-Besteuerung. Grundsätzlich können im Haushalts- bzw. Wirtschaftsplan noch nicht alle Maßnahmen enthalten sein. Das gilt vor allem für finanzwirtschaftliche Auswirkungen, die sich noch nicht hinreichend konkretisieren lassen oder über den Planungszeitraum des Haushaltsplans hinausgehen. Auf- grund der voraussichtlich erheblichen Größenordnung sollte die Stadt Köln jedoch auch diese Maßnahmen in ihren finanzwirtschaftlichen Planungen außerhalb des Haushaltsplans im Blick haben. Dadurch kann sie frühzeitig Auswirkungen auf spätere Haushalte zumindest grob ein- schätzen und gegebenenfalls notwendige Prioritäten setzen.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte den Finanzmittelbedarf für das Erreichen eines THG-neutralen Gebäu- debestandes beziffern und die entsprechenden Mittel in ihrer langfristigen Finanzplanung be- rücksichtigen. Neben den notwendigen Finanzmitteln erschweren allerdings die aktuellen Rahmenbedingun- gen und äußeren Faktoren die Umsetzung der Maßnahmen. Als Risiken sind hier die klimapoli- tischen Herausforderungen, Preisänderungsrisiken oder auch Finanzierungsrisiken zu nennen. Lieferengpässe, besonders der Fachkräftemangel und Förderungsunsicherheit bringen zusätz- lich erschwerende Auswirkungen mit sich. Insbesondere sind für die Planung und Realisierung der Maßnahmen entsprechende Personalressourcen erforderlich. Vor dem Hintergrund der enormen finanziellen Herausforderung ist es zwingend erforderlich, die vorhandenen finanziellen und personellen Ressourcen effizient einzusetzen. Für das Ge- bäudeportfolio der Gebäudewirtschaft Köln bedeutet dies, dass eine klare und einvernehmliche Priorisierung der Maßnahmen erforderlich ist, die auf den größten ökologischen und ökonomi- schen Nutzen abzielt. Dabei sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:  CO ₂-Emissionen: Gebäude mit besonders hohem Energieverbrauch und CO ₂-Ausstoß, deren Sanierung das größte Einsparpotenzial bietet.  Energetischer Zustand: Gebäude mit dringendem Sanierungsbedarf, um unnötige Ener- gieverluste zu vermeiden.  Potential für erneuerbare Energien: Gebäude, die sich aufgrund ihrer Lage oder Bau- weise besonders gut für die Installation von Photovoltaikanlagen und die Nutzung erneu- erbarer Energien eignen.
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 155 von 320 Diese Priorisierung kann dazu beitragen, die knappen Haushaltsmittel und personellen Res- sourcen gezielt auf Projekte zu konzentrieren, die den größten Beitrag zur CO ₂-Reduktion leis- ten und somit das Ziel der Treibhausgasneutralität bis 2035 direkt unterstützen. Mit einer ersten Gebäudeportfolioanalyse wurde bereits begonnen. Bei einem weiteren wichtigen Aspekt, der für dieses Kapitel formulierten Sollvorstellung, befin- det sich die Stadt Köln bereits in der Umsetzung. So sollen die Maßnahmen und Aktivitäten aus dem Aktionsplan Klimaschutz laufend überwacht und der jeweiligen Entwicklung angepasst werden. Hierzu hat die Stadt Köln ein europaweites Vergabeverfahren für die Beauftragung ei- ner digitalen Controlling-Plattform durchgeführt. Die Stadt Köln verfolgt damit das Ziel, sowohl die Fortführung der Treibhausgasbilanzierung (BISKO-konform) sicherzustellen, als auch die Maßnahmen zur THG-Neutralität in einem Mul- tiprojektmanagement zu steuern und zu überwachen. Gleichzeitig soll gewährleistet werden, dass die einzelnen Parameter transparent für die gesamte Verwaltung zur Verfügung stehen und somit die Erfolgsmessungen der verschiedenen Projekte kommuniziert wird. Sehr positiv ist festzustellen, dass durch die Verwaltung geplant ist, Darstellungsformen zu ent- wickeln, die öffentliche Teilhabe ermöglichen. Hierdurch soll die Stadtgesellschaft Einblicke in die Fortschritte bei der Umsetzung der Klimaschutz-Strategie erhalten. Für weitere Ausführun- gen zum Thema vergl. Kapitel 4.5.6 Monitoring. 4.5.4 Treibhausgasbilanz
  Feststellung Die Stadt Köln hat Ihre Treibhausgasemissionen auf der Grundlage der Endenergieverbräu- che und dem Territorialprinzip dargestellt. Der Entwicklungspfad und damit die Erfolgskon- trolle zur Zielerreichung werden somit transparent. Eine Stadt sollte über eine Treibhausgasbilanz (THG-Bilanz) verfügen. Hiermit wird die Möglich- keit gegeben, mit Hilfe geeigneter Messgrößen die Wirksamkeit und die Erfolgskontrolle eigener Klimaschutzbemühungen zu protokollieren. Die Stadt Köln hat bereits im Jahr 2008 mit einem auf Köln zugeschnittenen Bilanzierungsan- satz die gesamtstädtische Emissionssituation in den Blick genommen. Auf dem Territorialprinzip wurde in einer ersten Energie- und CO 2-Bilanzierung der Teilbereich Energie bilanziert. Hierzu wurde das Excel-basierte Bilanzierungstool „BICO2“ eingesetzt. Im Jahr 2012 hat dann die Stadt Köln in Zusammenarbeit mit verschiedenen Kooperationspartnern und aufbauend auf den ersten Bilanzierungen ein integriertes Klimaschutzkonzept vorgestellt. Die jüngste von der Stadt Köln vorgestellte Energie- und Treibhausgasbilanz für das Jahr 2020 wurde nach der deutschlandweit empfohlenen Bilanzierung-Systematik Kommunal (BISKO) im Klimaschutz-Planer 42 erstellt. Hierbei wird der Ansatz einer endenergiebasierten Territorialbilanz verfolgt. Das bedeutet, dass alle auf dem Stadtgebiet der Stadt Köln anfallenden Verbräuche von Endenergie, beispielsweise aus der Zurverfügungstellung von Strom, Kraftstoff oder 42 Der Klimaschutz-Planer ist die webbasierte Softwar e zum Monitoring des kommunalen Klimaschutzes, die vom Klima Bündnis betrie- ben wird.
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 156 von 320 Wärme, mit einbezogen werden. Diese werden fünf Verbrauchssektoren (Industrie, Verkehr, pri- vate Haushalte, kommunale Einrichtungen und Gewerbe/Handel/Dienstleistungen/Sonstige) zu- geordnet. Über die Verrechnung der Endenergien mit den jeweiligen Emissionsfaktoren werden anschließend die THG-Emissionen berechnet. Die sogenannte „Graue Energie“43 wird hierbei nicht mit bilanziert. Für die leitungsgebundenen Energieträger (wie Strom, Erdgas oder Nah- und Fernwärme) hat die Stadt Köln die Datenbeschaffung für die Bilanz vorgenommen. Aus Datenschutzgründen konnten allerdings erforderliche Daten aus dem Industrie-Sektor nicht bereitgestellt werden. Hierfür wurden die Verbrauchsdaten für Strom und Erdgas aus den Vorjahren für diesen Be- reich fortgeschrieben. Würden die Endenergieverbräuche aus dem Industrie-Sektor vorliegen, so würde sich dies allerdings auf die Datengüte und somit auf die Gesamtdatengüte für die Energieträger Strom und Erdgas positiv auswirken. Die Endenergieverbräuche von nicht leitungsgebundenen Energieträgern 44 für die Sektoren Ge- werbe, Handel und Dienstleistungen (GHD) und private Haushalte (HH) werden in der Bilanzie- rung der Stadt Köln indirekt über lokal verfügbare Primärdaten berechnet. Hintergrund hierfür ist, dass für diese Sektoren in diesem Bereich keine gemessenen Energieverbräuche vorliegen. Die Datenbasis der Bilanzierung für den Sektor Verkehr setzt sich in der Bilanz der Stadt Köln aus verschiedenen Datenquellen zusammen. Für die Bilanzierung der Endenergieverbräuche aus dem Bereich öffentlicher Straßenpersonenverkehr (Linienbusse und Stadtbahne) liefern die Kölner Verkehrsbetriebe AG die Daten. Für die Berechnung aus dem Bereich Schienenverkehr auf Kölner Stadtgebiet stellt die Deutsche Bahn AG Datensätze zur Verfügung. Für die Binnen- schiffahrt auf dem Rhein und den Flughafen Köln-Bonn werden die Daten für die Stadt Köln über das Berechnungsmodell TREMOD (Transport Emission Model) generiert. Die Endenergie- verbräuche und THG-Emissionen für den Straßenverkehr (Motorisierter Individualverkehr, Stra- ßengüterverkehr, Busse) werden mit Hilfe des Software-Tool GRETA (Gridding Emission Tool for ArcGIS) des Umweltbundesamtes ermittelt, welches im Klimaschutz-Planer zur Verfügung gestellt wird. Auf Grundlage der so gewonnenen Daten wurde für die Stadt Köln die Endenergiebilanz für das Jahr 2020 erstellt und anhand von spezifischen Emissionsfaktoren die Treibhausgasemissionen ermittelt. Insgesamt wurden in 2020 rund 8.700 Kilotonnen CO 2eq emittiert. 43 Graue Energie; indirekter Energiebedarf bei Produk tion oder Kauf eines Konsumgutes 44 Nicht leitungsgebundene Energieträger z. B. Heizöl , Flüssiggas, Holzpellets, Hackschnitzel, Holzbrike tts, Scheitholz, Kohle oder Koks
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 157 von 320 THG-Emissionen nach Sektoren Köln 2020 in Prozent Auszug aus der THG-Bilanz Stadt Köln 2021: „Der Industrie-Sektor ist bei der Treibhausgas (THG)-Bilanz mit 41 Prozent (ca. 3.600 kt CO 2eq ) der größte Verbrauchssektor. Die nächstgröß- ten Verbrauchssektoren sind der Verkehr mit 26 Prozent (ca. 2.200 kt CO 2eq ), die privaten Haushalte mit 23 Prozent (ca. 2.000 kt CO 2eq ) und der GHD-Sektor mit neun Prozent (ca. 800 kt CO 2eq ). Die kommunalen Einrichtungen der Gebäudewirtschaft bilden mit rund 100 kt CO 2eq ei- nen Anteil von einem Prozent.“ THG-Emissionen nach Energieträgern Köln 2020 in Prozent Quelle: Treibhausgasbilanz Stadt Köln 2021
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 158 von 320 Ebenfalls aus der THG-Bilanz Stadt Köln 2021: „Im Vergleich zur Endenergiebilanz kommt es bei den Anteilen der Verbrauchssektoren und Energieträgern zu leichten Verschiebungen. Einer der Hauptgründe ist der vergleichsweise hohe Emissionsfaktor des deutschen Strommixes. Der Stromverbrauch mit 32 Prozent (ca. 2.700 kt CO 2eq ) verursacht die meisten THG-Emissionen. Dicht darauf folgt das Erdgas mit 29 Prozent (ca. 2.500 kt CO 2eq ). Die weiteren größeren Anteile der THG-Emissionen werden durch die Nutzung von Diesel mit 15 Prozent (ca. 1.300 kt CO 2eq ), von Heizöl mit 13 Prozent (ca. 1.100 kt CO 2eq ) und Benzin mit 7 Prozent (ca. 600 kt CO 2eq ) ver- ursacht. Die THG-Emissionen von Nah- und Fernwärme bilden zusammen einen Anteil von nur 4 Prozent (ca. 300 kt CO 2eq ).“ Mit den vorliegenden Informationen aus den Bilanzierungen sowie in Verbindung mit den beste- henden Fachgutachten hat die Stadt Köln einen genauen Überblick über die Summe der derzei- tigen Treibhausgasemissionen auf dem Kölner Stadtgebiet. Mit Blick auf die eigenen Zielvorga- ben ergibt sich somit ein konkreter Reduktionspfad, den die Stadt Köln bis zum Jahr 2035 um- setzen muss. Reduktionsverlauf THG-Emissionen Köln in Kilotonnen CO 2eq Für die Stadt Köln bedeutet die Zielvorgabe der THG-Neutralität bis 2035 eine jährliche Reduk- tion der THG-Emissionen um anfänglich ca. sieben Prozent, ausgehend vom Jahr 2020. (ver- gleiche hierzu die blaue Linie). Unter Berücksichtigung eines Kompensationsanteils, sinkt das verfügbare jährliche CO 2eq -Budget zur Einhaltung des 1,75 Grad Ziels (vergleiche hierzu die orangene Linie ) von ca. 8,1 Kilotonnen auf 1,8 Kilotonnen CO 2eq/a 45 . Um die gesetzlich vorgeschriebene THG-Neutralität zu erreichen, wird eine jahrliche Reduktion um ca. vier Prozent benötigt. (vergleiche hierzu die graue Linie) Mit den bereits vorliegenden Informationen aus den einzelnen Bilanzierungen hat die Stadt Köln den aktuellen Sachstand hinsichtlich der notwendigen Klimaschutzbemühungen transparent 45 Quelle: Fachgutachten Köln Klimaneutral Band 1
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 159 von 320 offengelegt. Gleichzeitig kann mit den folgenden Bilanzierungen der Entwicklungspfad und damit auch die Erfolgskontrolle für den Konzern Stadt Köln und die Stadtgesellschaft Köln nachvollziehbar dargelegt werden. Am Beispiel der kommunalen Emissionen in Höhe von lediglich einem Prozent wird aber auch deutlich, wie gering der eigene städtische Einflußbereich in das Gelingen der THG-Neutralität ist. Das selbst gesetzte Ziel der THG-Neutralität bis 2035 wird nur dann erreicht, wenn in allen Sektoren zeitnah die notwendigen Maßnahmen ergriffen werden. Es wird deutlich, dass der Stadt Köln die THG-Neutralität nur gelingen kann, wenn auch Industrie, Verkehr und private Haushalte diesen Weg mitgehen. Der Politik und der Stadtverwaltung Köln kommt somit eine besondere Rolle zu. Zum einen muss die Stadt Köln in besonderem Maße Vorbild sein, zum anderen hat sie die Möglichkeit, die Umsetzung der Klimaschutzmaßnahmen durch Anreize und politische Beschlüsse zu unterstützen.
  Empfehlung Wird absehbar, dass die THG-Neutralität für die Stadt Köln bis 2035 nicht erreicht wird, sollte die Stadt frühzeitig weitere Maßnahmen initiieren oder das Zieljahr anpassen. 4.5.5 Energiemanagement
  Die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln hat für das ihr verantwortete Gebäudeportfolio ein Energiemanagement eingeführt. Zentraler Baustein ist das Energiemanagementsystem. Hierdurch verfügt die Gebäudewirtschaft über umfangreiche Daten und Einflussmöglichkei- ten zu ihren Einrichtungen. Die so gewonnene Transparenz über vorhandene CO 2-Emissio- nen des Gebäudeportfolios ist von zentraler Bedeutung. Mit einem Energiemanagement sollte eine Stadt ihre organisatorischen und technischen Ab- läufe sowie Verhaltensweisen so beeinflussen, dass sie den gesamten Energieverbrauch unter wirtschaftlichen und klimaschutztechnischen Gesichtspunkten senken kann. Somit sollte sie die Energieeffizienz kontinuierlich steigern. In einem Energiemanagementsystem sollte eine Stadt ihre Energiepolitik, Planung, Einführung und Umsetzung sowie Kontrolle erfassen, um eine kon- tinuierliche Verbesserung des Energiebedarfs zu erreichen. Das Energiemanagement gewinnt allgemein angesichts steigender Energiekosten und der Ver- pflichtungen zum Klimaschutz zunehmend an Bedeutung. Ziel ist es, den Energieverbrauch in öffentlichen Gebäuden systematisch zu überwachen, Einsparpotenziale zu identifizieren und Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs zu ergreifen. Die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln organisiert für die Ihr verantworteten Liegenschaften ein eigenes Energiemanagement. In deren Zuständigkeit werden die leitungsgebundenen Energie- lieferverträge für Strom und Gas verwaltet als auch ein aktives Energiemanagementsystem be- trieben. Wesentliche Aufgaben sind hierbei das Energiecontrolling, ein Energiereporting und die Ener- gieoptimierung. Insgesamt werden dabei rund 500 Gebäude in eine Energieverbrauchsüberwa- chung einbezogen. Rund 200 Liegenschaften, die für 80 Prozent des gesamten Energiever- brauchs verantwortlich sind, werden dabei mittels einer Energiemanagement-Software mit einer täglichen Energieverbrauchsauswertung für Strom, Gas, Fernwärme und Wasser gebäude-
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 160 von 320 scharf überwacht. Diese Gebäude verfügen i.d.R. über Zählertypen mit registrierender Leis- tungsmessung (RLM Verbraucher). Die restlichen Gebäude, die somit für ca. 20 Prozent des Energieverbrauchs verantwortlich sind, werden mittels jährlicher Zählerablesung in die Daten- auswertung übernommen. Über diese Vorgehensweise ist gewährleistet, dass der überwiegende Anteil der Energiever- bräuche täglich einer Steuerung und Kontrolle unterzogen sind. Hiermit ist sicher gestellt, dass die Verbrauchsentwicklungen analysiert werden können. Somit sind zum einen unterjährige Ab- weichungen sichtbar und zum anderen können Energieeinsparpotentiale identifiziert werden. Die Ergebnisse Ihres Energiemanagements fasst die Gebäudewirtschaft Köln gemeinsam mit dem Amt für Wohnungswesen jährlich in einem Energiebericht zusammen. Betrachtet werden darin die Gebäude im Sondervermögen der Gebäudewirtschaft (vergl. Kapitel 4.4 Strukturen), ergänzt um die Verbrauchsdaten des Amtes für Wohnungswesen. Der Energiebericht stellt die Verbrauchs- und Kostenstatistik zu den betrachteten Gebäuden dar und ergänzt diese Aussagen mit Energiekennwerten aller Objekte. Ebenso wird über den Stand des Photovoltaikausbaus im Gebäudebestand berichtet. Die so gewonnenen Erkenntnisse werden in enger Abstimmung mit der Koordinierungsstelle Klimaschutz ausgetauscht. Hiermit ist sichergestellt, dass alle relevanten Informationen zur Ent- wicklung laufender bzw. geplanter Klimaschutzmaßnahmen zur Verfügung stehen. Das Ener- giemanagement der Gebäudewirtschaft entspricht somit der in diesem Kapitel aufgezeigten Sollvorstellung. 4.5.6 Monitoring
  Die Stadt Köln hat in einer ersten Ausbaustufe eine Klimaschutz Monitoring/Controlling Plat- form in Betrieb genommen. Hiermit wird die Erfolgskontrolle der Zielerreichung der städti- schen Treibhausgasneutralität 2035 wesentlich unterstützt. Für die Liegenschaften der Ge- bäudewirtschaft bestehen Energieverbrauchs- und Kostenkennwerte, die ein zielgerichtetes Monitoring und Controlling gewährleisten. Die klimaschutzrelevanten Entscheidungen, Projekte und Maßnahmen wirken vielfach erst lang- fristig. Daher sind die von Politik und Verwaltungsführung einer Stadt beschlossenen Ziele in der Regel auch eher langfristig gesetzt. Diese Zielvorgaben bilden die Basis für die Planungen und die dafür notwendigen Entscheidungen. Dabei sollte eine Stadt Kennzahlen und Indikato- ren zur Messung der Zielerreichung einsetzen. Über ein Berichtswesen sollte sie beurteilen, in- wieweit sie die gesetzten Ziele realisiert. Für die Stadt Köln ist die Umsetzung des Aktionsplans Klimaschutz ein dynamischer Prozess auf dem Weg zur Treibhausgasneutralität 2035. Dieser Prozess erfordert laut der Verwaltung einen laufenden Soll-Ist-Werteabgleich der Zielerreichung (Messen) sowie ein ständiges Nach- justieren, Korrigieren, Verändern (Anpassen). Hierzu hat die Stadt Köln in einer ersten Ausbaustufe eine webbasierte Klimaschutz Monito- ring/Controlling Plattform in Betrieb genommen, mit folgenden Funktionalitäten:  Multiprojektmanagement zur Überwachung und Steuerung des Ziels der Treibhausgas- neutralität bis 2035,
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 161 von 320  Transparente Darstellung der Erfolgsmessung einzelner Projekte und übergeordneter Ebenen anhand spezifischer Indikatoren sowie  Datensammlung / Bereitstellung mit dem Ziel der automatisierten Datenübertragung. Ziel der ersten Ausbaustufe ist es, dass festgelegte Informationen zu Vorhaben des Aktions- plans Klimaschutz manuell hinzugefügt und Indikatoren sowohl manuell als auch automatisiert abgerufen werden können. Mittel- bis langfristig soll somit eine laufende Übersicht über den Umsetzungsfortschritt möglich sein. Insbesondere eine Ableitung erforderlicher Prioritätensetzungen in Abhängigkeit von der Entwicklung der Handlungsfelder und/oder einzelner Projektbereiche bewerkstelligt werden. Gleichzeitig stehen die Ergebnisse des digitalen Monitoring und Controlling zur weiteren Treib- hausgasbilanzierung (bisko-konform) zur Verfügung. Die Abteilung Energiemanagement der Gebäudewirtschaft Köln verfügt bereits über eine Viel- zahl an Kennzahlen für Ihre rund 500 zu betreuenden Objekte. Hierdurch ist u. a. gewährleistet, dass die jährlichen Energieabrechnungen auf Plausibilität geprüft und auffällige Gebäude identi- fiziert werden können. Hieraus lassen sich beispielhaft verschiedene Handlungsoptionen ablei- ten, so z. B. Anlagenoptimierungen durch eine verbesserte Paramentierung oder direkt ganze Anlagenmodernisierungen. Zur Entwicklung einzelner Kennzahlen wird jährlich im Energiebericht der Gebäudewirtschaft berichtet. Die nachfolgende Tabelle zeigt einen Auszug aus dem vorhandenen Kennzahlenport- folio. Übersicht Statistikkennzahlen aus dem Energiebericht 2022 Bezeichnung der Kennwerte Heizenergie unbereinigt und witterungsbereinigt für Erdgas Fernwärme Heizöl Sonstige Gesamtverbrauch bereinigt und unbereinigt für Strom Wasser (Frisch- u. Abwasser) Energie- und Wassereinsparung flächenbereinigt für Heizenergie Strom Wasser (Frisch- u. Abwasser) CO 2-Emissionen städtischer Objekte 46 für Heizenergie 46 Gebäude aus dem Sondervermögen, den Kulturbauten u nd dem Amt für Wohnungswesen
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 162 von 320 Bezeichnung der Kennwerte Strom Kostenkennwerte für Heizenergie gesamt Strom Wasser Regenerative Energiegewinnung aus Photovoltaikanlagen Sonstige Quelle: Energiebericht 2024 Das Kennzahlenportfolio wird in weiten Teilen bereits seit 2005 fortgeschrieben. Die damit vor- liegenden Verbrauchsdaten zeigen in Verbindung mit den jeweiligen Emissionsfaktoren (ab 2022 CO 2-Äquivalente mit Vorkette) den Verlauf der Emissionen, die durch den Betrieb und die Nutzung der hier betrachteten Gebäude verursacht wird. Gleichzeitig kann somit die Entwick- lung und damit auch die Zielerreichung quantifiziert werden. Mit einer so geschaffenen Transparenz in Verbindung mit der Klimaschutz Monitoring/Control- ling Plattform erfüllt die Stadt Köln die für dieses Kapitel beschriebene Sollvorstellung. 4.5.7 Bauinvestitionscontrolling (BIC)
  Feststellung Die Stadt Köln hat ein Bauinvestitionscontrolling (BIC) installiert. Zusätzlich bestehen städti- sche Projektmanagementstandards, die bei der Umsetzung größerer Bauvorhaben Anwen- dung finden. Ein zentrales Gremium, das für die dezernatsübergreifende Planung und Steu- erung von Baumaßnahmen zuständig ist, besteht nicht verbindlich. Ein systematisches Bauinvestitionscontrolling (BIC) sollte bereits mit Beginn der Maßnahmen- planung die Bedarfsfeststellung unterstützen. Im weiteren Verfahrensablauf wird die Einhaltung von Kosten und Projektlaufzeiten möglichst abgesichert. Eventuelle Planabweichungen und Kostensteigerungen werden rechtzeitig erkannt und das BIC ermöglicht ein frühzeitiges Gegen- steuern. Die Stadt Köln nutzt zur Einschätzung der kurz-, mittel- und langfristigen haushalterischen Be- lastungen von laufenden und anstehenden Großbauprojekten 47 und den damit verbundenen fi- nanziellen Risiken seit 2019 ein Bauinvestitionscontrolling (BIC). Hierbei werden Projekte in ei- nem Monitoring betrachtet, die sowohl unmittelbare als auch mittelbare Auswirkungen auf den städtischen Haushalt entfalten. 47 Projekt mit einem Volumen größer 10 Mio. Euro
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 163 von 320 Das BIC der Stadt Köln wird als ein einheitliches System zur Generierung eines zentralen, de- zernatsübergreifenden Überblicks zu wesentlichen Großbauprojekten verstanden. Das BIC-Be- richtswesen ist dabei ein internes Informations- und Steuerungsinstrument, welches zweimal im Jahr einen aktuellen Bericht für den Verwaltungsvorstand bereitstellt. Das BIC bezieht sich dabei u.a. auf folgende Informationen zu den Vorhaben:  Sachstand zu aktuellen Beschlüssen das Vorhaben betreffend,  bisher erbrachte Leistungsphasen (Realisierungsgrad),  voraussichtliches Gesamtvolumen des Projektes lt. letztem politischen Beschluss 48 ,  bisherige jahresbezogene Mittelflüsse sowie die voraussichtlich jährlichen Mittelflüsse bis fünf Jahre in die Zukunft; darüber hinausgehende Zahlungen werden in einem kumulier- ten Betrag dargestellt sowie  Kalkulationsberechnungen für die Bestimmung von Folgebelastungen. Nach Beschluss des VV ist das BIC aufgebaut als die führende Informationsquelle für alle fi- nanzwirtschaftlichen Informationen der städtischen Großbauprojekte. Nach dem Verständnis der gpaNRW liegt allerdings ein wichtiges Steuerungspotenzial mit deut- lichen finanziellen Auswirkungen und damit auch Einsparmöglichkeiten bei einer qualifizierten Bedarfsplanung weit im Vorfeld der Umsetzung einer (Bau-) Maßnahme. So muss jeder nennenswerten Bauinvestition am Anfang des Projektes eine Definition voraus- gehen, was geplant und gebaut werden soll. Die wesentlichen Ziele und Bedingungen werden durch den Bauherrn vorgegeben. Zur Erreichung dieser Vorgabe ist in der Regel eine ressort- übergreifende Entscheidungsfindung im Vorfeld notwendig. Das Ziel muss für die Verwaltung sein;  die frühzeitige Ermittlung der Bedürfnisse von Bauherren und Nutzern,  deren zielgerichtete Aufbereitung als Bedarf,  deren Umsetzung in bauliche Anforderungen u. a. unter Berücksichtigung infrastrukturel- ler Gegebenheiten (wie z.B. Lage und Beschaffenheit des Grundstücks),  eine Kostensensibilität in Bezug auf den Haushalt sowie die zu erwartenden Lebenszyk- luskosten und deren Finanzierbarkeit,  sowie die Vereinbarkeit des Vorhabens mit Vorgaben u. a. aus den Bereichen Nachhal- tigkeit, Klimaschutz oder auch der Stadtstrategie Kölner Perspektiven 2030+ 49 . 48 Planungs- bzw. Baubeschluss, Änderungsbeschluss 49 Kompass der Stadt Köln für eine zukunftsgerichtete, strategische und nachhaltige Stadtentwicklung (ww w.stadt-koeln.de/arti- kel/68263/index.html)
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 164 von 320 Die Aspekte, die heutzutage im Vorfeld einer (Bau) Projektentscheidung zu berücksichtigen sind, werden immer komplexer und sind in der Regel auch nicht auf ein Fachamt bzw. Dezernat begrenzt. So gilt beispielsweise gemäß § 6 des Klimaanpassungsgesetz Nordrhein-Westfalen (KlAnG), dass die Träger öffentlicher Aufgaben bei ihren Planungen und Entscheidungen den Zweck die- ses Gesetzes und die zu seiner Erfüllung festgelegten Ziele fachübergreifend und integriert zu berücksichtigen haben. Das bedeutet, dass das Berücksichtigungsgebot des § 6 KlAnG auf kommunaler Ebene umgesetzt werden muss und die in den Beschlussvorlagen beantragten Maßnahmen auf ihre Klimarelevanz geprüft werden müssen. Auch in dieser Forderung zeigt sich die Notwendigkeit einer ressortübergreifenden Planungsphase im Vorfeld der eigentlichen Projektumsetzung. Nicht nur die Projektdefinition mit einem analysierten Bedarf sollte organisationsübergreifend geklärt werden, sondern auch die Entscheidungsgrundlagen zur Umsetzung sollten durch schriftliche Stellungnahmen fixiert werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist eine frühzei- tige Beteiligung aller in Frage kommender Ressorts, um den Erfolg einer Investition nachhaltig zu sichern. Darüber hinaus wird die Bauherrenfunktion wesentlich gestärkt, wenn die Einzelentscheidungen während der Projektphase über ein breites Maß an Zustimmung innerhalb der Verwaltung ge- tragen und abgesichert wurden. Ein solches BIC ist demnach über den gesamten o.g. Projektverlauf zu beteiligen, um in jeder Einzelphase steuernd eingreifen zu können. Sichergestellt werden muss eine größtmögliche Flexibilität, die es den handelnden Personen erlaubt, selbst kurz vor dem „Spatenstich“ ggfs. ein Projekt noch zu stoppen, sollten sich gravierende Änderungen ergeben haben, die eine Umset- zung als gefährdet oder unwirtschaftlich erscheinen lassen. Deutlich hervorheben möchten wir an dieser Stelle das Projektmanagement-Handbuch der Stadt Köln 3.0. In diesem Handbuch verbindet die Stadt Köln einen ihrer Leitsätze „4 Gewinnt“ mit sämtlichen Informationen zur eigenen Projektarbeit. Der Inhalt des Projektmanagement- Handbuches gliedert sich in vier Teile.  Teil 1 beinhaltet einen grundlegenden Überblick zum Thema Projektmanagement: Was ist ein Projekt? Wieso benötigt die Stadt Köln ein einheitliches Projektmanagement? Wodurch zeichnen sich Projekte aus?  Teil 2 beschreibt Standards für das Projektmanagement, die als Mindestanforderungen für alle Projekte der Stadt Köln gelten sollen. Dabei beziehen sich die Standards auf die Aufgaben und Ergebnisse in den drei Phasen, die jedes Projekt durchläuft: Start, Durch- führung und Abschluss.  Teil 3 stellt die Projektdokumentation vor und beschreibt Standard-Berichte zur Doku- mentation und Steuerung von projektrelevanten Daten.  Teil 4 fasst spezielle Vertiefungsthemen zusammen. Hierzu zählen Informationen und Umsetzungshinweise zum Akzeptanz- und Veränderungsmanagement, zu agilen und hybriden Projekten sowie zum Programmmanagement.
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 165 von 320
  Die Stadt Köln verfügt mit dem Projektmanagement-Handbuch 3.0 über ein vorbildliches Werkzeug zur Bewältigung komplexer Projekte. Die in diesem Handbuch aufgeführten Er- läuterungen und Hinweise unterstützen die Sollvorstellung der gpaNRW zum Thema BIC fast vollumfänglich. In diesem Zusammenhang möchten wir jedoch noch zwei Aspekte thematisieren, bei denen aus Sicht der gpaNRW Optimierungspotenzial besteht. Zum einen ist dies die Projektkategorisierung. Im Projektmanagement-Handbuch 3.0 steht dazu: „Die Projektkategorie ist ein optionales Feld der Projektvereinbarung. Hierbei kann zwi- schen A-, B- und C-Projekten differenziert werden (siehe nachfolgende Tabelle). Es steht den Dienststellen frei, ob sie dienststellenintern mit diesen Projektkategorien arbeiten...“ Projektkategorisierung Kriterien zur Projektkategorisierung Kategorie A Kategorie B Kategorie C Betroffene Bereiche dezernatsübergreifend dezernats intern amtsintern Relevanz für Gesamtver- waltung hoch mittel gering Komplexität hoch mittel gering Außenwirkung hoch mittel gering Risiken hoch mittel gering Politische/strategische Be- deutung hoch mittel gering Finanzbedarf ab 1 Mio. Euro bis zu 1 Mio. Euro bis 100.000 Euro Quelle: Tabelle 3: Projektkategorisierung auf Seite 17 im Projektmanagement-Handbuch 3.0 Der zweite Aspekt betrifft die Projektorganisation, insbesondere die einzelnen Rollen im Projekt. Laut Handbuch gibt es unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten, die in jedem Projekt zu klären und zu definieren sind. In diesem Zusammenhang werden die auftraggebende Person, der Lenkungskreis, die Projekt- leitung, die projektverantwortliche Person sowie das Projektteam aufgelistet. Die auftraggebende Person formuliert den Projektauftrag und übernimmt die oberste Fachver- antwortung. Zu Ihren Aufgaben zählt:  die Benennung und Bestätigung der Projektleitung,  die Erteilung des Projektauftrags,  die Freigabe der Projektvereinbarung,  die Entscheidung über Änderungen im Projekt (Freigabe Änderungsvereinbarungen),
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 166 von 320  die Abnahme der Meilensteine und Freigabe der jeweils folgenden Projektphasen (gege- benenfalls nach Beratung im Lenkungskreis) sowie  die Abnahme des Projektergebnisses. Der Lenkungskreis ist laut Handbuch eine optionale Rolle für Projekte der Stadt Köln und fun- giert grundsätzlich als beratendes Gremium für die auftraggebende Person. Seine Einrichtung und Zusammensetzung werden in der Projektvereinbarung geregelt. Als Lenkungskreis berät er die auftraggebende Person zu allen relevanten Projektfragen. Zu seinen Aufgaben zählt:  die Beratung der auftraggebenden Person zu Projektvereinbarungen und Änderungsver- einbarungen,  die Beratung zur Kommunikation (insbesondere gegenüber anderen Gremien sowie der Öffentlichkeit),  die Unterstützung bei der Identifikation relevanter Strategiebeiträge und Synergien,  der Abgleich mit Gesamtstrategie und Gesamtzielen,  die Beratung beim Setzen von Prioritäten,  die Identifikation und Empfehlung von Steuerungsmaßnahmen (insbesondere bei Risi- ken) sowie  die Implementierung von Projektergebnissen in die Linie. Aus Sicht der gpaNRW sollte eine Projektkategorisierung verbindlich sein. Dies ist gerade dann notwendig, wenn sich größere Investitionsentscheidungen, z. B. Hochbaumaßnahmen dezer- natsübergreifend auswirken und diese mit einer hohen Gesamtrelevanz für die Gesamtverwal- tung einhergehen. Die aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines Projektes richten sich im Anschluss nach der Kategorisierung. Projekte mit einer entsprechenden Relevanz und Tragweite sollten ebenfalls verbindlich durch den Lenkungskreis begleitet werden. Dabei hat aus unserer Sicht der Lenkungskreis nicht nur eine beratende, sondern auch eine Kontrollfunktion, zumal der Lenkungskreis nach den Ausfüh- rungen im Projektmanagement-Handbuch 3.0 auch eine Mitverantwortung für den Projekterfolg trägt.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte im Rahmen der Projektorganisation eine Projektkategorisierung ver- bindlich einfordern und die Mitwirkung eines Lenkungskreises, je nach Einstufung der Pro- jekte, verbindlich voraussetzen.
  Stadt Köln
  Gebäudewirtschaft - Klimaschutz
  050.010.050_03369 Seite 167 von 320 4.6 Anlage: Ergänzende Tabelle Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Gebäudewirtschaft - Klimaschutz Feststellung Seite Empfehlung Seite Klimaschutz in der Gebäudewirtschaft F1 Der Konzern Stadt Köln verfügt mit dem Aktionsplan Klimaschutz über ein um- fangreiches Maßnahmenpaket zur Umsetzung und Realisierung der THG- Neutralität bis 2035. Um die Umsetzung des Aktionsplanes zielorientiert zu steuern, hat die Verwaltung eine digitale Controlling-Plattform etabliert. 149 E1.1 Die Stadt Köln sollte bei der Umsetzung des Aktionsplanes Klimaschutz die Zielvorgaben der CO2-Minderung mit aufnehmen. 151 E1.2 Die Stadt Köln sollte den Finanzmittelbedarf für das Erreichen eines THG-neutralen Gebäudebestandes beziffern und die entsprechenden Mit- tel in ihrer langfristigen Finanzplanung berücksichtigen. 154 F2 Die Stadt Köln hat Ihre Treibhausgasemissionen auf der Grundlage der End- energieverbräuche und dem Territorialprinzip dargestellt. Der Entwicklungs- pfad und damit die Erfolgskontrolle zur Zielerreichung werden somit transpa- rent. 155 E2 Wird absehbar, dass die THG-Neutralität für die Stadt Köln bis 2035 nicht erreicht wird, sollte die Stadt frühzeitig weitere Maßnahmen initiieren oder das Zieljahr anpassen. 159 F3 Die Stadt Köln hat ein Bauinvestitionscontrolling (BIC) installiert. Zusätzlich be- stehen städtische Projektmanagementstandards, die bei der Umsetzung grö- ßerer Bauvorhaben Anwendung finden. Ein zentrales Gremium, das für die de- zernatsübergreifende Planung und Steuerung von Baumaßnahmen zuständig ist, besteht nicht verbindlich. 162 E3 Die Stadt Köln sollte im Rahmen der Projektorganisation eine Projektka- tegorisierung verbindlich einfordern und die Mitwirkung eines Lenkungs- kreises, je nach Einstufung der Projekte, verbindlich voraussetzen. 166
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 168 von 320 5. Ordnungsbehördliche Bestattungen 5.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet „Ord- nungsbehördliche Bestattungen“ stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Ordnungsbehördliche Bestattungen Die Stadt Köln verzeichnet von 2020 bis 2023 in Bezug auf die zunächst als ordnungsbehördli- che Bestattungsfälle gemeldeten Sachverhalte eine steigende Tendenz. Ihr gelingt es jedoch im gesamten Betrachtungszeitraum in durchschnittlich 54 Prozent der Fälle bestattungspflichtige Angehörige zu finden, die sich im Anschluss eigenständig um die Bestattung kümmern. Im in- terkommunalen Vergleich führt die Stadt Köln im Jahr 2023 dadurch weniger ordnungsbe- hördliche Bestattungen durch als die Mehrzahl der Vergleichskommunen. Die Stadt Köln hat im Betrachtungszeitraum nicht immer die bestattungsrechtlichen Fristen halten können. Auch die Kostenerstattungsansprüche hat die Stadt nicht vollumfänglich und zeitnah geltend gemacht. Zum einen sollte die Stadt Köln konsequent die rechtlichen Möglich- keiten der Fristverlängerung nutzen und des Weiteren die ihr zustehenden Kostenerstattungs- ansprüche geltend machen, um den erhöhten fallbezogenen Fehlbetrag zu entlasten. Die Ordnungsbehörde hat für die Bearbeitung der ordnungsbehördlichen Bestattungen in einer Handlungsanweisung zusammengefasst. Diese steht alle Mitarbeitenden digital und analog zur Verfügung. Das erleichtert eine einheitliche und rechtssichere Bearbeitung der Fälle und un- terstützt zudem das Wissensmanagement . Die Ordnungsbehörde verzeichnete in den letzten Jahren eine hohe Personalfluktuation und da- mit verbunden auch vermehrt Stellenvakanzen. Das führte zu Arbeitsrückständen. Mittlerweile sind die Stellen alle besetzt, so dass die Ordnungsbehörde mit dem vorhandenen Personal- stamm die Rückstände sukzessive abarbeitet. Im interkommunalen Vergleich setzt die Ord- nungsbehörde im Bereich der ordnungsbehördlichen Bestattungen mehr Personal ein als die Mehrzahl der Vergleichskommunen. 5.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungs- ergebnis. Wertungen, die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemein- deordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung .
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 169 von 320 Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung. Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die individuelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht. 5.3 Inhalte, Ziele und Methodik Seit Jahren steigt in den Städten die Zahl der ordnungsbehördlichen Bestattungen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Hierzu zählen beispielsweise die wachsende Vereinsamung der Men- schen sowie die zunehmende Altersarmut. Aber auch die Vereinzelung der Lebensweise und das Verschwinden der traditionellen Bindung mit gegenseitiger Verantwortung ist ursächlich da- für. Diese Entwicklung unterstreicht die Herausforderung für die Ordnungsbehörden, die Pflicht- aufgabe „Ordnungsbehördliche Bestattungen“ rechtmäßig und sachgerecht durchzuführen. Die gpaNRW untersucht in diesem Prüfgebiet, wie die Ordnungsbehörden ihre Pflichtaufgabe steuern und organisieren. Der Schwerpunkt der Prüfung liegt bei der Rechtmäßigkeit und den Verfahrensstandards der Aufgabenerledigung. Im Fokus unserer Analyse steht aber auch der wirtschaftliche Ressourceneinsatz und hier insbesondere der qualitative und quantitative Perso- naleinsatz. Die gpaNRW möchte Optimierungshinweise bei den Verfahrensstandards geben und Hand- lungsmöglichkeiten aufzeigen, die das finanzwirtschaftliche Ergebnis positiv beeinflussen kön- nen. Für die Analyse arbeitet die gpaNRW unterstützend mit Kennzahlen. Der Kennzahlenvergleich schafft den notwendigen Überblick und ermöglicht eine Standortbestimmung innerhalb der Städte in NRW. Für die Ermittlung der Kennzahlen zum Personaleinsatz hat die gpaNRW die tatsächliche unterjährige Ist-Situation der Stellenbesetzung für das Jahr 2023 erfasst. Dabei sind die vollzeitverrechneten Stellenanteile differenziert nach Beamten und Tarifbeschäftigten für die definierte Aufgabe erhoben worden. Zudem stellt die gpaNRW einwohner- und fallbezogene Kennzahlen zum Fehlbetrag dar. Dabei betrachtet die gpaNRW grundsätzlich die Jahre 2020 bis 2023 und stellt die Entwicklung der Er- gebnisse in der Zeitreihe dar. Der Fehlbetrag bezieht sich auf die Ergebnisrechnung des maß- geblichen Haushaltsjahres. Die von den Ordnungsbehörden zur Verfügung gestellten Fallzahlen werden dem Kalenderjahr zugeordnet, in dem die Stadt die Durchführung der ordnungsbehörd- lichen Bestattung veranlasst hat. Die gpaNRW hat die Daten, die für eine Bewertung erforder- lich sind, über Interviews, Fragebögen und strukturierte Datenabfragen erhoben. Darüber hin- aus bezieht die gpaNRW örtliche Besonderheiten in ihre Betrachtung ein.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 170 von 320 5.4 Strukturen Die örtlichen Besonderheiten kann eine Stadt in der Regel nicht beeinflussen. Sie können aber durchaus Einfluss auf die Aufgaben einer Ordnungsbehörde haben und stehen somit im unmit- telbaren Zusammenhang. Die örtlichen Strukturen, die unmittelbaren Einfluss auf das Fallaufkommen bei den ordnungs- behördlichen Bestattungen haben können, fassen wir nachfolgend zusammen: Örtliche Strukturen Köln Kennzahlen Köln Mini- mum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Me- dian) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Ver- gleichs- jahr Sterbefälle je 10.000 EW 99,54 90,02 118 129 135 147 23 2023 Krankenhausbetten je 10.000 EW 62,94 46,40 60,59 79,63 90,02 126 22 2023 Pflegeplätze je 10.000 EW 76,02 76,02 103 112 118 143 23 2022 SGB II-Quote in Prozent 12,61 7,49 11,80 13,93 17,03 24,09 23 2022 Wohnungslose Personen je 10.000 EW 101 0,00 20,55 26,55 52,94 107 23 2023 Auffällig ist in Köln die vergleichsweise hohe Anzahl von wohnungslosen Personen. Einwohner- bezogen liegt die Stadt Köln hier deutlich über dem dritten Viertelwert. Lediglich eine Kommune weist eine höhere Anzahl von wohnungslosen Personen auf als die Stadt Köln. Das kann sich grundsätzlich belastend auf die Fallzahlen der ordnungsbehördlichen Bestattungen auswirken. Ordnungsbehördliche Bestattungsfälle Köln 2020 bis 2023 Grundzahlen/Kennzahlen 2020 2021 2022 2023 EW* 1.087.863 1.083.498 1.073.096 1.084.831 Ordnungsbehördliche Bestattungsfälle 902 937 1.003 1.072 davon ordnungsbehördliche Bestattungsfälle ohne durch die Stadt durchgeführte Bestattung 461 498 450 721 davon ordnungsbehördliche Bestattungsfälle mit durch die Stadt durchgeführter Bestattung 441 439 553 351 Bestattungsquote Ordnungsbehörde in Prozent 48,89 46,85 55,13 32,74 Ordnungsbehördliche Bestattungsfälle je 10.000 EW 8,29 8,65 9,35 9,88 Ordnungsbehördliche Bestattungsfälle mit durch die Stadt durchgeführter Bestattung je 10.000 EW 4,05 4,05 5,15 3,24 * Einwohnerin bzw. Einwohner
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 171 von 320 Die Stadt Köln mit über einer Million Einwohnerinnen und Einwohnern verzeichnet von 2020 bis 2023 einen Anstieg der zunächst als ordnungsbehördliche Bestattungsfälle gemeldeten Sachverhalte. Im gesamten Betrachtungszeitraum hat die Ordnungsbehörde die höchsten ab- soluten Fallzahlen der kreisfreien Städte. Aufgrund der hohen Einwohnerzahl war dies jedoch zu erwarten. Grundsätzlich kann die Stadt Köln die Anzahl der eingehenden Meldungen zu möglichen ord- nungsbehördlichen Bestattungsfällen nicht steuern. Positiv hervorzuheben ist jedoch, dass es der Stadt Köln gelungen ist, im Betrachtungszeitraum 2020 bis 2023 in durchschnittlich 54 Pro- zent der Fälle die bestattungspflichtigen Angehörigen noch vor Ablauf der gesetzlichen Frist zu ermitteln. Diese haben im Anschluss die Bestattung selber durchführen lassen, so dass seitens der Ordnungsbehörde keine weiteren Maßnahmen mehr erforderlich waren. Bemerkenswert ist, dass die Ordnungsbehörde diesen Erfolg im Vergleichsjahr 2023 noch weiter steigern konnte. 2022 ist es der Stadt Köln nur in rund 44 Prozent der Fälle gelungen, bestattungspflichtige An- gehörige zu ermitteln. Das spiegelt sich auch in der Kennzahl „Durchgeführte ordnungsbehördli- che Bestattungen je 10.000 EW“ wider. Mit 5,15 Fällen je 10.000 EW ist die Kennzahl höher als in den Vergleichsjahren. Im Jahr 2023 sinkt die Kennzahl auf 3,24 Fälle, was im direkten Zu- sammenhang mit den erfolgreichen Ermittlungstätigkeiten zusammenhängt. Ordnungsbehördliche Bestattungen 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Vier- telwert 2. Viertel- wert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Bestattungsquote Ordnungsbe- hörde in Prozent 32,74 32,74 53,60 64,46 69,75 82,17 22 Ordnungsbehördliche Bestat- tungsfälle je 10.000 EW 9,88 5,64 8,78 10,39 12,28 16,36 22 Ordnungsbehördliche Bestat- tungsfälle mit durch die Stadt durchgeführter Bestattung je 10.000 EW 3,24 3,05 4,64 6,29 7,41 12,01 22 Im Vergleichsjahr 2023 bildet die Stadt Köln mit einer Bestattungsquote von rund 32 Prozent den Minimalwert. Die Quote stellt den Anteil der Fälle an allen gemeldeten Fällen dar, bei de- nen die Ordnungsbehörde die ordnungsbehördliche Bestattung durchführen musste. Dies ist er- forderlich, wenn Bestattungspflichtige nicht vorhanden bzw. noch nicht ermittelt sind, oder wenn sich Bestattungspflichtige nicht um die Bestattung ihrer verstorbenen Angehörigen kümmern. Konkret bedeutet das, dass die Maßnahmen zur Ermittlung von bestattungspflichtigen Angehö- rigen erfolgreicher waren als bei den Vergleichskommunen. Das ist grundsätzlich positiv zu be- werten. Eine niedrige Bestattungsquote wirkt sich entlastend auf den Personalbedarf aus, da die Ordnungsbehörde weniger Fälle über einen längeren Zeitraum vollumfänglich bearbeiten muss. Darüber hinaus hat eine niedrige Bestattungsquote auch weniger Aufwendungen zur Folge, was wiederrum den Fehlbetrag positiv beeinflusst 50 . 50 Vertiefende Informationen finden sich unter „5.7 – Personaleinsatz“ und „5.8 – Fehlbetrag durchgeführ te ordnungsbehördliche Bestat- tungen und Einflussfaktoren“.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 172 von 320 Die vergleichsweise niedrigen einwohnerbezogenen Fallzahlen mit durchgeführter Bestattung sind ebenfalls eine direkte Folge der niedrigen Bestattungsquote. Mit 3,24 Fällen je 10.000 EW positioniert sich die Stadt Köln 2023 über dem Minimalwert. Lediglich eine Vergleichskommune hat weniger einwohnerbezogene Fälle mit durchgeführter Bestattung.
  Die Stadt Köln führt einwohnerbezogen deutlich weniger ordnungsbehördliche Bestattungen durch als die meisten kreisfreien Städte. 5.5 Rechtmäßigkeit Eine rechtmäßige Aufgabenerfüllung zeichnet sich durch die Einhaltung der gesetzlichen Vor- gaben aus. Dazu gehören das Gesetz über das Friedhofs- und Bestattungswesen (Bestattungs- gesetz NRW - BestG NRW), das Gesetz über Aufbau und Befugnisse der Ordnungsbehörden - Ordnungsbehördengesetz NRW - (OBG NRW), das Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) sowie das Verwaltungsvollstreckungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVG NRW) mit der Verordnung zur Ausführung des Verwaltungsvoll- streckungsgesetzes (Ausführungsverordnung VwVG - VO VwVG NRW). Besonders zu beach- ten sind  die Einhaltung bestattungsrechtlicher Fristen gem. §§ 11 und 13 BestG NRW,  die Art der Bestattung gem. § 13 BestG NRW sowie  die Ermittlung und die Heranziehung von vorrangig zur Bestattung verpflichteten Perso- nen zur Kostenerstattung gem. § 8 BestG NRW i. V. m. § 24 VwVfG NRW. Die Zuständigkeit der Stadt zur Durchführung einer ordnungsbehördlichen Bestattung richtet sich nach § 8 Abs. 1 Satz 2 BestG NRW. Wenn zur Bestattung verpflichtete Angehörige nicht vorhanden sind oder ihrer Verpflichtung nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen, hat die örtli- che Ordnungsbehörde die Bestattung als Gefahrenabwehrmaßnahme zu veranlassen. Zustän- dig ist die Stadt, auf deren Gebiet der Tod eingetreten oder der Leichnam gefunden worden ist. Gemäß § 24 Abs. 1 Satz 1 VwVfG NRW ermittelt die Behörde den Sachverhalt von Amts wegen und bestimmt Art und Umfang der Ermittlungen. Die jeweilige Ermittlungstätigkeit richtet sich im Verwaltungsverfahren maßgeblich nach dem Verhältnismäßigkeitsprinzip. Die Ermittlungsmaß- nahmen müssen neben der Geeignetheit und Erforderlichkeit unter Berücksichtigung der Belas- tung für die Betroffenen, der Gewichtigkeit des jeweiligen öffentlichen Interesses und des Grundsatzes eines sinnvollen Einsatzes des Verwaltungsaufwandes angemessen sein. 5.5.1 Bestattungsrechtliche Fristen Das Bestattungsrecht bestimmt, dass Tote nach Ausstellung der Todesbescheinigung spätes- tens 36 Stunden nach ihrem Tod von ihrem Sterbe- oder Fundort in eine Leichenhalle zu über- führen sind. Erdbestattungen dürfen grundsätzlich frühestens 24 Stunden nach Eintritt des To- des vorgenommen werden. Aus Gründen des Gesundheitsschutzes sind Erdbestattungen oder Einäscherungen innerhalb von zehn Tagen nach Eintritt des Todes durchzuführen. Die Urnen- beisetzung der Totenasche hat innerhalb von sechs Wochen ab dem Zeitpunkt der Einäsche- rung zu erfolgen.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 173 von 320
  Feststellung Die Stadt Köln bearbeitet die ordnungsbehördlichen Bestattungsfälle nicht immer fristge- recht. Eine Stadt muss die Vorgaben zu den bestattungsrechtlichen Fristen nach §§ 11 Abs. 2 und 13 BestG NRW zur Überführung von Toten in die Leichenhalle, zur Erdbestattung und Einäsche- rung sowie zur Urnenbeisetzung einhalten. Sobald die Ordnungsbehörde der Stadt Köln während der Dienstzeit von einem möglichen be- stattungspflichtigen Bestattungsfall Kenntnis erlangt, trägt die zuständige Sachbearbeitung die bereits bekannten Daten in eine für alle Fachkräfte zugängliche Liste ein. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, diese Liste täglich mit Arbeitsbeginn zu sichten. Im Rahmen ihrer verbindlich festgelegten Zuständigkeiten legen die Mitarbeitenden eine entsprechende E-Akte an und be- ginnen mit den standardisierten Ermittlungsarbeiten. Zusätzlich dient die Liste der Wiedervorlage und stellt sicher, dass auch im Fall einer krank- heits- oder urlaubsbedingten Abwesenheit die Einhaltung der gesetzlichen Fristen gewährleistet ist. Die Vorgesetzten haben ebenfalls Zugriff auf die Liste und kontrollieren regelmäßig die Ein- haltung der gesetzlichen Fristen. Außerhalb der Dienstzeit, z.B. an Wochenenden oder an Feiertagen, ist der kommunale Ord- nungsdienst bis mindestens 24 Uhr über die Leitstelle der Feuerwehr erreichbar. Dieser über- nimmt zunächst die Erstbearbeitung der Fälle. Die Mitarbeitenden dort sind entsprechend ge- schult. Wenn Fälle nach 24 Uhr in der Leitstelle ankommen, informiert diese die Ordnungsbehörde per Mail. Somit kann die Ordnungsbehörde direkt am Folgetag tätig werden. Hierzu hat die Stadt ergänzend ausgeführt, dass insbesondere die Heime in der Regel bis zum Folgetag warten, um die Ordnungsbehörde direkt zu kontaktieren und nur im Notfall über die Leitstelle gehen. Das ist dann beispielsweise der Fall, wenn es sich um Tage bzw. Nächte mit übermäßiger Hitze han- delt und die korrekte Kühlung bis zum nächsten Werktag nicht gewährleistet werden kann. In Fällen, in denen keine zur Bestattung verpflichteten Angehörigen vorhanden sind oder (noch) nicht ermittelt bzw. erreicht werden konnten, veranlasst die Ordnungsbehörde zunächst die Ab- holung des Leichnams vom Sterbe- bzw. Auffindeort und lässt ihn durch den Vertragsbestatter umgehend in eine Leichenhalle bringen. Die Erdbestattungen oder Einäscherungen führt die Stadt auskunftsgemäß in der Regel inner- halb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von zehn Tagen nach Feststellung des Todes durch. Für die anschließende Urnenbeisetzung beachtet die Stadt auch regelmäßig die sechs-Wo- chen-Frist. Hierzu beauftragt sie den Vertragsbestatter entsprechend. Bei Vorliegen wichtiger Gründe wie z.B. die Anreise der Angehörigen aus dem Ausland, gewährt die Stadt auf Antrag eine Fristverlängerung nach § 13 Abs. 3 BestG NRW. Allerdings zeigen sich auch Sachver- halte, in denen die Stadt die Frist nicht halten kann. Im Prüfbericht des Rechnungsprüfungsamtes aus dem Jahr 2022 wurde beschrieben, dass die Stadt Köln im Prüfzeitraum 2019 bis 2021 in 16 von 54 geprüften Fälle die gesetzlichen Fristen überschritten hat. Die Gründe für die Überschreitung der Fristen liegt gemäß den Ausführungen der Ordnungsbehörde bei Dritten oder sind dem Verfahren geschuldet, z.B. wenn die Verwal- tung keine bestattungspflichtigen Angehörigen, allerdings einen möglichen Erben ermittelt und
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 174 von 320 dieser mitteilt, dass er das Erbe annehmen wird und sich anschließend um die Urnenbeisetzung kümmern möchte. Ein nachlassrechtliches Verfahren kann sich jedoch über Monate ziehen, so dass hier ggf. die Frist überschritten werden kann. Aus Sicht der gpaNRW stellt die Ordnungsbehörde mit dem beschriebenen Vorgehen grund- sätzlich sicher, dass die gesetzlich normierten Fristen eingehalten werden können. Die Stadt sollte jedoch in allen Fällen, in denen die Fristen überschritten werden, konsequent die rechtli- chen Möglichkeiten der Fristverlängerung nutzen und die individuelle Ermessensentscheidung dokumentieren. Vertiefende Informationen finden sich im folgenden Kapitel.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte konsequent die rechtlichen Möglichkeiten zur Fristverlängerung gemäß § 13 Abs. 3 BestG nutzen. 5.5.2 Ermittlung von Bestattungspflichtigen Die Bestattungspflicht der Stadt tritt erst ein, wenn nach erfolgten Ermittlungsmaßnahmen der Ordnungsbehörde feststeht, dass  Angehörige der verstorbenen Person ihrer Bestattungspflicht nicht nachkommen oder  alle zumutbaren Maßnahmen zur Ermittlung und Benachrichtigung von Angehörigen er- folglos geblieben sind bzw.  Ermittlungen der Behörde zu dem Ergebnis kommen, dass keine Verpflichteten im Sinne von § 8 Abs. 1 Satz 1 BestG NRW vorhanden sind.
  Die Stadt Köln ermittelt die Bestattungspflichtigen gemäß den gesetzlichen Vorgaben und ergreift alle im Einzelfall zumutbaren Maßnahmen, um etwaige Angehörige der verstorbenen Personen zu finden. Wird einer Stadt ein Todesfall in ihrem Gemeindegebiet ohne bekannte Angehörige gemeldet, muss sie gemäß §§ 24 Abs. 1 i.V.m. 26 Abs. 1 VwVfG NRW den Sachverhalt angemessen er- mitteln. Sie muss alle im Einzelfall möglichen und zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um etwa- ige nahe Angehörige der verstorbenen Person zu finden und ihnen deren Bestattung zu ermög- lichen. Die Stadt Köln leitet nach Bekanntwerden eines möglichen ordnungsbehördlichen Bestattungs- falles unverzüglich eine Vielzahl von Maßnahmen zur Ermittlung von bestattungspflichtigen An- gehörigen ein. Dazu zählen auskunftsgemäß folgende Tätigkeiten wie z.B.:  Anforderungen von Personenstandsurkunden,  Überprüfung auf Einwohnermeldeportalen,  Rückfrage bei Betreuungspersonen, Nachbarn, Bekannten und bzw. oder  bei ausländischer Staatsangehörigkeit: Kontaktaufnahme mit dem Konsulat. Schwerpunkt der Ermittlungstätigkeiten ist dabei die umfassende Prüfung, ob zur Bestattung verpflichte Angehörige vorhanden sind.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 175 von 320 Sofern die Stadt mögliche bestattungspflichtige Angehörige vor der Einäscherung oder der Erd- bestattung ermittelt, versendet die Ordnungsbehörde umgehend ein Benachrichtigungsschrei- ben mit der Aufforderung die Bestattung eigenständig zu veranlassen. Dabei hält sie sich an die gesetzliche Reihenfolge der Verpflichteten, wenn die Ordnungsbehörde mehrere bestattungs- pflichtige Angehörige ermittelt. Erlangt die Stadt erst nach der Einäscherung Kenntnis über mögliche bestattungspflichtige An- gehörige, eröffnet sie das ordnungsrechtliche Verfahren in Form einer Anhörung und fordert die Angehörigen zur Urnenbeisetzung auf. Nach Auskunft der Stadt Köln kann es vorkommen, dass sie erst kurz vor Ablauf der Frist Hin- weise auf mögliche bestattungspflichte Angehörige erhält. Wenn die Ordnungsbehörde dann feststellt, dass sie die Frist gemäß § 13 Abs. 1 BestG nicht halten kann, verlängert sie diese fall- abhängig. Die Ermessensentscheidung dokumentiert die Ordnungsbehörde in der jeweiligen E- Akte. Hierzu ist die Ordnungsbehörde gemäß § 13 Abs. 3 S. 2 BestG NRW berechtigt, wenn sie im öffentlichen Interesse handelt. Aus Sicht der Stadt Köln ist das öffentliche Interesse ge- geben. Mit der Fristverlängerung hat sie die Möglichkeit, den ermittelten bestattungspflichtigen Angehörigen die Chance zu geben, sich selbst um eine angemessene Bestattung zu kümmern. Darüber hinaus müssen die Aufwendungen zunächst nicht aus dem öffentlichen Haushalt getra- gen werden. Auskunftsgemäß dokumentiert die Ordnungsbehörde ihre Ermittlungsbemühungen und die dar- aus resultierenden Ergebnisse in der E-Akte. Aus Sicht der gpaNRW ist das Vorgehen der Stadt Köln bei der Ermittlung von bestattungs- pflichtigen Angehörigen rechtmäßig i.S.d. § 13 BestG NRW. 5.5.3 Art der Bestattung Erd- und Feuerbestattungen gelten nach dem BestG NRW als gleichrangige Bestattungsfor- men. Über die Art der Bestattung entscheidet die örtliche Ordnungsbehörde, wenn sie diese veranlasst.
  Die Stadt Köln hält die gesetzlichen Vorschriften unter Berücksichtigung religiöser und kultu- reller Aspekte, sowie möglicher Willensbekundungen der verstorbenen Personen zur Art der Bestattung ein. Dabei beachtet sie grundsätzlich das Wirtschaftlichkeitsgebot. Eine Stadt muss die Vorgaben des § 12 BestG NRW zur Art der Bestattung einhalten. Eine Wil- lensbekundung der verstorbenen Person zur Art der Bestattung sollte sie dabei berücksichtigen. Die Stadt Köln entscheidet in jedem Einzelfall individuell über die zu veranlassende Bestat- tungsform. Auskunftsgemäß erfolgt grundsätzlich die Feuerbestattung. Allerdings prüft die Ordnungsbe- hörde standardisiert zunächst die Religionszugehörigkeit und die Staatsangehörigkeit der ver- storbenen Personen über die Angaben aus dem Einwohnermelderegister ab. Darüber hinaus kontaktiert die Stadt zudem, wenn vorhanden, Heimmitarbeitende, Betreuende, Nachbarn oder Freunde, um nach möglichen Willensbekundungen zu fragen. In besonderen Einzelfällen erfragt die Stadt auch mögliche Bestattungsarten über kulturelle Vereinigungen ab.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 176 von 320 Die gpaNRW bewertet positiv, dass die Stadt Köln in ihrer „Handlungsanweisung zu den Ar- beitsabläufen bei 322-43 Ordnungsbehördliche Bestattungen“ verbindlich festgelegt hat, bei welchen Glaubens- und Staatszugehörigkeiten die Mitarbeitenden eine Erdbestattung anord- nen. Aus den Erkenntnissen ihrer individuellen Ermittlungsarbeiten leitet die Stadt die Bestattungs- form individuell ab. Dabei beachtet sie auch wirtschaftliche Aspekte und dokumentiert diese Entscheidungen nachvollziehbar und transparent in der E-Akte. Auch hier handelt die Ordnungsbehörde der Stadt Köln somit rechtmäßig im Sinne des § 12 BestG NRW. 5.5.4 Ordnungsbehördliche Bestattung als Ersatzvorn ahme Die Ersatzvornahme ist eine Möglichkeit der Stadt, eine vertretbare Handlung im Sinne von § 59 Abs. 1 Satz 1 VwVG NRW durchzusetzen. Nimmt eine verpflichtete Person eine vertretbare Handlung nicht vor, so kann die zuständige Vollzugsbehörde die Maßnahme vornehmen las- sen. Die Kosten werden der verpflichteten Person auferlegt.
  Die Stadt Köln achtet bei der Durchführung der ordnungsbehördlichen Bestattungen als Er- satzvornahme zunächst auf die reinen Gefahrenabwehrmaßnahmen und somit auch auf die Zweiteiligkeit des Verfahrens . Bei ordnungsbehördlichen Bestattungen als Ersatzvornahme muss eine Stadt ihr Handeln im Wege des Sofortvollzugs nach § 55 Abs. 2 VwVG NRW darauf beschränken, die von einem un- bestatteten Leichnam ausgehende gegenwärtige Gefahr abzuwenden. Während dafür Erdbe- stattungen immer vollständig durchzuführen sind, ist bei Feuerbestattungen zunächst nur die Einäscherung sowie die Aufnahme der Totenasche in eine Urne zu veranlassen. Für die Beiset- zung der Urne muss eine Stadt das gestreckte Vollstreckungsverfahren nach § 55 Abs. 1 VwVG NRW beachten. Danach ist der bestattungspflichtigen Person die Urnenbeisetzung durch Ver- waltungsakt mit entsprechend kurzer Fristsetzung, unter Anordnung der sofortigen Vollziehung und unter Androhung der Ersatzvornahme aufzugeben. Die Stadt Köln handelt bei ordnungsbehördlichen Bestattungsfällen immer dann im Rahmen der Ersatzvornahme, wenn zur Bestattung verpflichtete Angehörige zwar vorhanden sind, diese die Bestattung ihres Angehörigen jedoch nicht bzw. nicht rechtzeitig vornehmen. Die Gründe dafür können vielfältig sein, z.B., weil sich Angehörige weigern, außerstande sehen oder erst deutlich verspätet ermittelt werden können. Die Stadt Köln geht bei der Bearbeitung der Fälle im Rahmen der Ersatzvornahme wie folgt vor: Sobald der Ordnungsbehörde durch die umfangreichen Ermittlungen bestattungspflichtige An- gehörige bekannt sind, leitet die Sachbearbeitung ein Verwaltungsverfahren (Erlass Ordnungs- verfügung) ein. Darin fordert sie die Bestattungspflichtigen unter Fristsetzung zur Beisetzung der bzw. des Verstorbenen auf. Für den Fall, dass die verpflichteten Angehörigen die Bestattung nicht oder nicht fristgerecht veranlassen möchten, droht das Ordnungsamt den Bestattungspflichtigen zunächst ein
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 177 von 320 Zwangsgeld in Höhe von 2.5000 Euro an und als Folgemaßnahme das Zwangsmittel der Er- satzvornahme. Die dadurch voraussichtlich entstehenden Kosten gibt die Ordnungsbehörde in der Ordnungsverfügung ebenfalls an. Gemäß § 13 Abs. 7 VwVG NRW ist die Androhung eines Zwangsmittels zuzustellen. Die Zustel- lung des Bescheides der Ordnungsbehörde der Stadt Köln erfolgt regelhaft mit einer Zustel- lungsurkunde (PZU). Sofern absehbar ist, dass der oder die Bestattungspflichtige die Beisetzung nicht innerhalb der bestimmten Frist veranlasst, leitet die Ordnungsbehörde weitere Schritte im Wege der Verwal- tungsvollstreckung ein. Sie erlässt einen Bescheid über die Festsetzung der Ersatzvornahme und ordnet die sofortige Vollziehung gemäß § 80 Absatz 2 Nr. 4 VwGO im öffentlichen Inte- resse an. Den Bescheid stellt sie ebenfalls per PZU zu und führt die Bestattung in Eigenregie als Ersatzvornahme durch. Stellt die Stadt Köln im Rahmen ihrer Ermittlungsmaßnahmen fest, dass die Bestattung als Erd- bestattung durchgeführt werden soll, erfolgt diese im Rahmen des Sofortvollzugs nach § 55 Abs. 2 VwVG NRW. Mit diesem Vorgehen kann die Stadt Köln die Frist gem. § 13 Abs. 1 BestG NRW wahren. Anschließend erhebt die Ordnungsbehörde gegen die bestattungspflichtigen An- gehörigen einen Leistungsbescheid zwecks Kostenerstattung. In den übrigen Fällen nimmt die Stadt Köln die ordnungsbehördlichen Bestattungen standard- mäßig in Form einer Feuerbestattung vor. Die reine Gefahrenabwehrmaßnahme, also die Beseitigung der von einem nicht rechtzeitig be- statteten Leichnam ausgehenden Gefahr, begegnet die Stadt Köln durch die fristgerechte Erd- bestattung bzw. Kremierung. Der Gesetzgeber sieht für die anschließende Urnenbeisetzung eine weitere Frist von sechs Wochen ab dem Zeitpunkt der Einäscherung vor. Diese Frist nutzt die Stadt Köln nach eigenen Angaben, um die Ermittlungen nach möglichen bestattungspflichti- gen Angehörigen weiterzuführen bzw. diese zur Bestattung zu motivieren. Erst nach erfolgloser Ermittlung und in der Regel unter Beachtung der Sechs-Wochen-Frist beauftragt die Stadt die Urnenbeisetzung. 5.5.5 Durchsetzung von Kostenerstattungsansprüchen gegenüber Verpflichteten
  Feststellung Die Stadt Köln macht etwaige Kostenerstattungsansprüche nicht zeitnah und konsequent geltend. Hier sieht die gpaNRW Handlungsbedarf. Eine Stadt muss gemäß § 59 Abs. 1 und § 77 Abs. 1 VwVG NRW i.V.m. § 20 Abs. 2 Nr. 7 VO VwVG NRW die bei der Durchführung einer Ersatzvornahme angefallenen Bestattungskosten von den bestattungspflichtigen Angehörigen einfordern, wenn diese ihrer Bestattungspflicht nicht oder nicht rechtzeitig nachgekommen sind. Sie erhebt gemäß § 59 Abs. 1 und § 77 Abs. 1 VwVG NRW i.V.m. § 15 Abs. 1 Nr. 11 VO VwVG NRW zusätzlich eine angemessene Verwal- tungsgebühr innerhalb des Gebührenrahmens, um ihren mit der ordnungsbehördlichen Bestat- tung verbundenen Verwaltungsaufwand zu decken.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 178 von 320 Die Stadt Köln macht etwaige Kostenerstattungsansprüche gegenüber den Bestattungspflichti- gen nicht immer zeitnah geltend. Laut dem Bericht des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Köln vom 02. September 2022 gibt es auch im Bereich der Durchsetzung von möglichen Kostenerstattungsansprüchen Arbeits- rückstände. Hierzu hat die Ordnungsbehörde ausgeführt, dass die Arbeitsrückstände aktuell noch weiterbestehen und sogar anwachsen. Als Begründung hat sie die gestiegene Anzahl der eingehenden Sterbefälle, aber auch die aus ihrer Sicht nicht ausreichende Personalaustattung verbunden mit einer hohen Personalfluktuation, angegeben. Grundsätzlich korreliert eine hohe Fallbelastung mit dem Erfolg bei der Geltendmachung von Kostenerstattungsansprüchen. Die erforderlichen Arbeiten rund um die Kostenerstattungsver- fahren sind in der Regel zeitintensiv und bedürfen auch ausreichend personeller Ressourcen, vor allem auch, um die zeitkritischen Arbeiten im Rahmen der ordnungsbehördlichen Bestattun- gen durchzuführen zu können. Vertiefende Informationen finden sich im Kapitel 5.9 - Personal- einsatz. § 59 Abs. 1 und § 77 Abs. 1 S. 1 VwVG NRW in Verbindung mit § 15 Abs. 1 Nr. 11 VO VwVG NRW sehen für eine als Ersatzvornahme veranlasste ordnungsbehördliche Bestattung eine Verwaltungsgebühr vor. Diese soll den Verwaltungsaufwand decken, welcher der Kommune im Zusammenhang mit der Veranlassung einer ordnungsbehördlichen Bestattung entstanden ist. Der Verwaltungsgebührenrahmen hierfür liegt seit Januar 2022 zwischen 30 und 360 Euro. Bei der Festlegung der Gebühr sollte die Kommune sich am konkreten Einzelfall orientieren und bei der Gebührenbemessung berücksichtigen, wie aufwendig die Fallbearbeitung war. Für die Leistungen der Ordnungsbehörde erhebt die Stadt Köln eine Verwaltungsgebühr. Diese liegt in Köln zwischen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zwischen 30 Euro und 360 Euro. Bei der Bemessung der Gebührenhöhe orientiert sich die Stadt seit 2023 daran, wie hoch der Auf- wand in der Fallbearbeitung war. Das Ermessen üben die Mitarbeitenden somit abhängig vom konkreten Einzelfall aus. Die Begründung zur Höhe verschriftlichen sie dabei in der jeweiligen E-Akte.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte zukünftig die Kostenerstattungsansprüche zeitnah und konsequent gel- tend machen, um die Erträge der ordnungsbehördlichen Bestattungen weiter zu erhöhen und damit den Fehlbetrag zu verringern. 5.6 Verfahrensstandards Verbindliche Verfahrensstandards helfen, die Prozessqualität zu sichern und Aufgaben struktu- riert, zielgerichtet und nachvollziehbar zu erledigen. Die Fallbearbeitung erfordert umfangrei- ches Fachwissen und Einfühlungsvermögen im Umgang m it etwaigen Hinterbliebenen. Festge- legte Verfahrensstandards und Dokumentationspflichten, die bei der Aufgabenerledigung einge- halten werden, tragen zu einer gerichtsfesten Aktenführung bei.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 179 von 320
  Die Stadt Köln hat verbindliche Verfahrensstands in Bezug auf die Aufgabenerfüllung bei ordnungsbehördlichen Bestattungen in einer Handlungsanweisung zusammengefasst. Eine Stadt sollte Standards und Abläufe der Aufgabenerfüllung bei ordnungsbehördlichen Be- stattungen transparent regeln und verschriftlichen. Hierzu gehören Prozesse, Zuständigkeiten, Entscheidungsbefugnisse, Fristen sowie standardisierte Checklisten, die die Aufgabenerledi- gung erleichtern. Diese Prozessstandards und Abläufe sollten allen zuständigen Beschäftigten zur Verfügung stehen und bei der Aufgabenerledigung stets eingehalten werden. Da die Aufga- benerledigung zeitkritisch ist, sollte eine Stadt auch eine Erreichbarkeit außerhalb der allgemei- nen Dienstzeit sicherstellen. Die Ordnungsbehörde der Stadt Köln hat für den Bereich der ordnungsbehördlichen Bestattun- gen eine umfangreiche Handlungsanweisung angefertigt. Die Handlungsanweisung steht jedem Mitarbeitenden digital, aber auch analog zur Verfügung. Die Handlungsanweisungen sehen vor, dass die Mitarbeitenden zu jedem Sterbefall ein soge- nanntes „Stammdatenblatt“ erstellen. Dies besteht aus den Grunddaten der verstorbenen Per- son und jeweils einem Abschnitt zur Beisetzung und Nachlassangelegenheiten. Darüber hinaus enthält es eine Aufstellung aller bestattungspflichtigen Angehörigen und eine Liste, in der die Mitarbeitenden alle relevanten Maßnahmen chronologisch festhalten. Auch eine kurze Über- sicht über die angefallenen Kosten sowie Einnahmemöglichkeiten zur Kostendeckung ist dort implementiert. Bei Abschluss eines jeden Sterbefalles müssen die Mitarbeitenden eine Abschlussverfügung, fertigen. Diese zeichnen sich die Mitarbeitenden gegenseitig im Rahmen des Vier-Augenprin- zipes ab. Die Vorgesetzten überprüfen stichprobenartig die Einhaltung der Verfahrensanwei- sungen. Darüber hinaus erfolgt in unregelmäßigen Abständen eine Überprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln. Bei der letztmaligen Aktenprüfung des Rechnungsprü- fungsamtes der Stadt Köln im Jahr 2022 hat dieses festgestellt, dass die Handlungsanweisung überwiegend Beachtung findet. Nach Einschätzung der gpaNRW bieten Verfahrensstandards grundsätzlich gute Voraussetzun- gen für eine qualifizierte und einheitliche Sachbearbeitung. Festgelegte Verfahrensstandards und Prozesse erleichtern eine einheitliche, transparente und vor allem rechtssichere Bearbei- tung der ordnungsbehördlichen Bestattungsfälle. Die Verschriftlichung der Verfahrensstandards ist darüber hinaus noch eine Form des Wissensmanagements. Das Vorhalten der umfangreichen Handlungsanweisungen und die stichprobenartigen Überprü- fungen durch die Vorgesetzten bewertet die gpaNRW positiv. 5.7 Personaleinsatz Die gpaNRW betrachtet das Personal, das die Städte für die Bearbeitung von ordnungsbehörd- lichen Bestattungsfällen einsetzen. Dies schließt auch den Personaleinsatz für solche Fälle ein, bei denen eine Stadt keine ordnungsbehördliche Bestattung veranlassen muss. Dazu zählen insbesondere die Fälle, bei denen eine Stadt bestattungspflichtige Angehörige rechtzeitig ermit- teln und fristgemäß zur selbstständigen Veranlassung der Bestattung der Verstorbenen bewe- gen kann.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 180 von 320
  Feststellung Die Stadt Köln hält mehr Vollzeit-Stellen zur Bearbeitung ordnungsbehördlicher Bestattungs- fälle vor als die Mehrzahl der kreisfreien Städte. Eine Stadt sollte bedarfsgerechte Personalressourcen vorhalten, um die Aufgaben der ord- nungsbehördlichen Bestattungen effektiv bearbeiten zu können. Ferner sollte eine Stadt ihr Per- sonal im Bereich „Ordnungsbehördliche Bestattungen“ angemessen qualifizieren und den Bear- beitungsprozess so weit wie möglich digitalisieren. Die Stadt Köln hat die Aufgabe „Ordnungsbehördliche Bestattungen“ im „Amt für öffentliche Ordnung“ des „Dezernats I – Allgemeine Verwaltung und Ordnung“ verortet. 2023 setzt die Stadt für die Sachbearbeitung der ordnungsbehördlichen Bestattungen 5,00 Vollzeit-Stellen ein. Die Fachkräfte des mittleren Dienstes sind für die vollumfängliche Fallbearbeitung zuständig. Durch Stellenvakanzen und Personalfluktuationen der letzten Jahre sind in dem Aufgabenbe- reich Arbeitsrückstände entstanden, die unter anderem auch die Geltendmachung von Kosten- erstattungsansprüchen verzögert hat. Seit Ende 2022 arbeitet die Stadt daran, die Altfälle abzu- arbeiten und auch die Kostenerstattungsansprüche zu realisieren. Aufgrund der vergleichs- weise hohen absoluten Fallzahlen hat die Stadt Köln zur Bearbeitung der ordnungsbehördlichen Bestattungen grundsätzlich einen höheren Personalbedarf als die kreisfreien Städte mit deutlich weniger Fällen. Entlastend auf den Personalbedarf wirkt sich die niedrige Bestattungsquote aus. Im Gegensatz zu allen Vergleichskommunen bearbeitet die Stadt Köln weniger Fälle über einen längeren Zeitraum vollumfänglich. Im interkommunalen Vergleich 2023 positioniert sich die Stadt Köln beim einwohnerbezogenen Personaleinsatz wie folgt: Personaleinsatz ordnungsbehördliche Bestattungen 2023 Kennzahl Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Me- dian) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Vollzeit-Stellen je 100.000 EW 0,46 0,09 0,31 0,42 0,52 1,13 22 Die gpaNRW stellt in diesem Kapitel interkommunal die Zahl der ordnungsbehördlichen Bestat- tungsfälle im Verhältnis zu den Stellen dar, die von der Sachbearbeitung im Aufgabenbereich „Ordnungsbehördliche Bestattungen“ zu bearbeiten sind. Die Fälle beinhalten sowohl die von einer kreisfreien Stadt veranlassten ordnungsbehördlichen Bestattungen als auch die gemelde- ten Fälle, in denen eine Stadt keine ordnungsbehördliche Bestattung durchführen musste.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 181 von 320 Fälle je Vollzeit-Stelle ordnungsbehördliche Bestattungen 2023 In den interkommunalen Vergleich sind Werte von 22 Städten eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Die Fälle je Vollzeit-Stelle liegen im Vergleichsjahr 2023 unterhalb des Median. Die Mehrzahl der Vergleichskommen bearbeiten somit mehr Fälle je Vollzeit-Stelle als die Stadt Köln. Relativierend ist hier jedoch anzumerken, dass sich die Kennzahl „Fälle je Vollzeit-Stelle“ ledig- lich auf die aktuellen Bearbeitungsfälle aus dem Jahr 2023 bezieht. Die noch offenen, rückstän- digen Fälle sind hier nicht abgebildet. Darüber hinaus ist zu beachten, dass insbesondere neue Fachkräfte erfahrungsgemäß für die Bearbeitung von ordnungsbehördlichen Bestattungen mehr Zeit benötigen und darüber hinaus Personalkapazitäten für die Einarbeitung benötigen. Konkret bedeutet das, dass es somit zu einer höheren Arbeitsbelastung, aber auch zur Verzögerungen in der Bearbeitung kommen kann.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte ihren Personaleinsatz unter Einbeziehung der Fallzahlenentwicklung regelmäßig analysieren. Insbesondere die bestehenden Rückstände mit finanzieller Auswir- kung sollte die Stadt zeitnah bearbeiten.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 182 von 320 5.8 Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördliche Be - stattungen und Einflussfaktoren Ordnungsbehördliche Bestattungen sind gemäß § 8 Abs. 1 BestG NRW Pflichtaufgabe der örtli- chen Ordnungsbehörde, auf deren Gebiet der Tod eingetreten oder die verstorbene Person ge- funden worden ist. Die damit einhergehenden Kosten hat daher zunächst die Stadt zu tragen, die die Durchführung der Bestattung veranlasst hat. Sie hat gegenüber den bestattungspflichti- gen Angehörigen einen Anspruch auf Kostenerstattung. Es kommt allerdings auch vor, dass die örtliche Ordnungsbehörde etwaige Nachlässe der Verstorbenen bereits ganz oder teilweise zur Refinanzierung der angefallenen Bestattungskosten heranziehen kann. In diesem Kapitel analy- siert die gpaNRW, wie die Aufwendungen und Erträge den Fehlbetrag für durchgeführte ord- nungsbehördliche Bestattungen beeinflussen. Die Erträge aus Verwaltungsgebühren und Ord- nungswidrigkeitenverfahren bleiben hierbei unberücksichtigt.
  Bei der Stadt Köln ist das Verhältnis Erträge zu den Aufwendungen für die ordnungsbehörd- lichen Bestattungen niedriger als bei der Mehrzahl der kreisfreien Städte. Das wirkt sich In Kombination mit den hohen Aufwendungen negativ auf den Fehlbetrag aus. Eine Stadt sollte den Fehlbetrag und die Aufwendungen für ordnungsbehördliche Bestattungen unter Beachtung der allgemeinen Haushaltsgrundsätze der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) so niedrig wie möglich halten. Mögliche Kostenerstattungsan- sprüche sollte eine Stadt konsequent durchsetzen. Sie sollte zudem weitere Erträge, wie z.B. den Nachlass der Verstorbenen, zur Deckung ihrer Aufwendungen bei durchgeführten ord- nungsbehördlichen Bestattungen geltend machen. Die absoluten Aufwendungen für ordnungsbehördliche Bestattungen liegen in Köln im Betrach- tungszeitraum zwischen 800.000 Euro und 990.000 Euro. Im direkten Vergleich der Jahre 2020 und 2023 sind die Aufwendungen um etwa 168.000 Euro angestiegen, das sind rund 20 Pro- zent. Ähnliches Bild zeigt sich auch bei den absoluten Erträgen. Diese liegen im Betrachtungszeit- raum zwischen 360.000 Euro und 546.000 Euro. Zwischen 2020 und 2023 sind die Erträge so- gar um rund 38 Prozent gestiegen. Absolut sind das 146.000 Euro. Auffällig dabei ist, dass die Erträge in 2020 (384.000 Euro) und 2021 (360.000 Euro) deutlich niedriger waren als in 2022 (546.000 Euro) und 2023 (530.000 Euro). Das ist ein Hinweis darauf, dass die Stadt seit 2022 verstärkt die Kostenansprüche geltend macht. Auf den Fehlbetrag wirken sich die Erträge und Aufwendungen wie folgt aus. Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördliche Bestattungen Köln in Euro 2020 bis 2023 Kennzahlen 2020 2021 2022 2023 Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördli- che Bestattungen in Euro 437.407 439.981 356.893 458.461
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 183 von 320 Kennzahlen 2020 2021 2022 2023 Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördli- che Bestattungen je 10.000 EW in Euro 4.021 4.061 3.326 4.226 Fehlbetrag je durchgeführte ordnungsbehörd- liche Bestattung in Euro 992 1.002 645 1.306 Der Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördliche Bestattungen schwankt im Betrachtungs- zeitraum und ist im Vergleichsjahr 2023 am höchsten. Ähnliches Bild zeigt sich auch bezogen auf die Fallzahlen und Einwohner. Die gpaNRW analysiert im weiteren Verlauf den Fehlbetrag, die Aufwendungen und die Erträge fall- und einwohnerbezogen für das Vergleichsjahr 2023 detaillierter. Der Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördliche Bestattungen je 10.000 EW ist das negative Ergebnis, das sich aus der Gegenüberstellung der Aufwendungen und Kostenerstattungen so- wie der weiteren Erträge einer Stadt für die Durchführung ordnungsbehördlicher Bestattungen im Durchschnitt je 10.000 EW ergibt. Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördliche Bestattungen je 10.000 EW in Euro 2023 In den interkommunalen Vergleich sind Werte von 19 Städten eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 184 von 320 Auf den Fehlbetrag für die durchgeführten ordnungsbehördlichen Bestattungen nehmen die An- zahl der ordnungsbehördlichen Bestattungsfälle, die Fallkosten sowie etwaige Erträge bzw. Kostenerstattungen Einfluss. Fehlbetrag je durchgeführte ordnungsbehördliche Bestattung in Euro 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 19 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Im Vergleichsjahr 2023 weisen nur vier kreisfreie Städte einen höheren fallbezogenen Fehlbe- trag auf als die Stadt Köln. Bei der differenzierten Betrachtung der Aufwendungen und Erträge zeigt sich folgendes Bild:
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 185 von 320 Erträge und Aufwendungen je durchgeführte ordnungsbehördliche Bestattung in Euro 2023 Kennzahlen Köln Mini- mum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Erträge je durchgeführte ordnungsbe- hördliche Bestattung in Euro 1.511 188 740 1.056 1.409 2.079 19 Aufwendungen je durchgeführte ord- nungsbehördliche Bestattung in Euro 2.817 717 1.454 1.933 2.615 2.949 19 Sowohl die Erträge als auch die Aufwendungen sind höher als bei drei Viertel der Vergleichs- kommunen. Grundsätzlich sind hohe Erträge positiv zu sehen, da diese sich in der Regel ent- lastend auf den Fehlbetrag auswirken. Das ist in Köln jedoch nur bedingt der Fall, da den hohen Erträgen auch hohe Aufwendungen gegenüberstehen. Ein Indiz für die konsequente Geltendmachung der Kostenerstattungsansprüche ist das Verhält- nis der Erträge zu den Aufwendungen der ordnungsbehördlichen Bestattungen. Hier liegt die Stadt Köln 2023 bei rund 54 Prozent und positioniert sich unterhalb des Median. Verhältnis Erträge zu Aufwendungen ordnungsbehördliche Bestattungen in Prozent 2023 Damit ist das Verhältnis der Erträge zu den Aufwendungen niedriger als bei der Mehrzahl Ver- gleichskommunen. Dies ist auch darauf zurückzuführen, dass die Abwicklung von Kostenerstat- tungsansprüchen nicht zeitnah bzw. nicht vollumfänglich erfolgt ist. Hierzu verweist die gpaNRW auf die Ausführungen im Kapitel 5.5.5 „Durchsetzung von Kostenerstattungsansprü- chen“. Die Stadt Köln hat im Rahmen des Interviews ausgeführt, dass sie die Bestattungsleistungen für die ordnungsbehördlichen Bestattungen 2022 ausgeschrieben hat. Mit dem günstigsten An- bieter hat die Stadt für 2023 sowie 2024 einen Rahmenvertrag mit einer Verlängerungsoption abgeschlossen. Der Leistungsumfang beinhaltet insbesondere die Kremierung, Erd- und Urnen- beisetzung auf dem Kölner Stadtgebiet. Darüber hinaus gibt es kleinere Zusatzleistungen wie Särge in Übergröße, Musik bei der Beisetzung, etc. Aus Sicht der gpaNRW ist es wichtig, auch im Rahmen der ordnungsbehördlichen Bestattungen Wirtschaftlichkeitsaspekte einfließen zu lassen. Insbesondere bei möglichen strittigen Fällen der Kostenerstattung nach durchgeführten Bestattungen im Rahmen der Ersatzvornahme kann es zur Kürzungen der Aufwendungen kom- men. Das wäre auch dann der Fall, wenn die Betroffenen vorbringen und nachweisen können, dass die Stadt Köln unwirtschaftlich gehandelt hat. Das kann die gpaNRW mit dem beschriebe- nen Vorgehen aktuell nicht erkennen.
  Stadt Köln
  Ordnungsbehördliche Bestattungen
  050.010.050_03369 Seite 186 von 320 5.9 Anlage: Ergänzende Tabelle Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Ordnungsbehördliche Bestattungen Feststellung Seite Empfehlung Seite Rechtmäßigkeit F1 Die Stadt Köln bearbeitet die ordnungsbehördlichen Bestattungsfälle nicht im- mer fristgerecht. 173 E1 Die Stadt Köln sollte konsequent die rechtlichen Möglichkeiten zur Frist- verlängerung gemäß § 13 Abs. 3 BestG nutzen. 174 F2 Die Stadt Köln macht etwaige Kostenerstattungsansprüche nicht zeitnah und konsequent geltend. Hier sieht die gpaNRW Handlungsbedarf. 177 E2 Die Stadt Köln sollte zukünftig die Kostenerstattungsansprüche zeitnah und konsequent geltend machen, um die Erträge der ordnungsbehördli- chen Bestattungen weiter zu erhöhen und damit den Fehlbetrag zu ver- ringern. 178 Personaleinsatz F3 Die Stadt Köln hält mehr Vollzeit-Stellen zur Bearbeitung ordnungsbehördli- cher Bestattungsfälle vor als die Mehrzahl der kreisfreien Städte. 180 E3 Die Stadt Köln sollte ihren Personaleinsatz unter Einbeziehung der Fall- zahlenentwicklung regelmäßig analysieren. Insbesondere die bestehen- den Rückstände mit finanzieller Auswirkung sollte die Stadt zeitnah bear- beiten. 181
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 187 von 320 6. Kommunales Krisenmanagement 6.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet „Kommu- nales Krisenmanagement“ stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Kommunales Krisenmanagement Die Stadt Köln sieht das kommunale Krisenmanagement als eine kontinuierliche Aufgabe im Zuge der allgemeinen, kommunalen Daseinsvorsorge. Für den Aufbau, die Unterhaltung sowie für die Weiterentwicklung kommunaler Krisenmanagementstrukturen setzt die Stadt stetig per- sonelle sowie finanzielle Ressourcen ein. Die Stadt Köln hat eine umfassende Risikoanalyse für ihr Stadtgebiet vorgenommen und zahl- reiche potentielle Risiken ermittelt, etwa Unwetter- und Hochwassergefahren. Auf die erkannten Risiken bauen die vorbereitenden Maßnahmen der Stadt Köln im Hinblick auf das kommunale Krisenmanagement auf, die die Verwaltung jedoch noch nicht alle final umgesetzt hat. Zu den Bewältigungsstrategien der Stadt gehört auch ein resilienter Krisenstab. Die strukturierte Nachbereitung von vorausgegangenen Krisenstabseinsätzen nutzt die Stadt Köln zur kontinuierlichen Überarbeitung und Weiterentwicklung ihrer Krisenmanagement- strukturen. Die Stadt Köln hält an einem zentralen Ort einen gut ausgestatteten Krisenstabsraum vor, wel- cher mit der erforderlichen Kommunikations- und IT-Technik ausgestattet ist. Im Zuge des Neubaus der Feuer-und Rettungswache 1 (Innenstadt) installiert die Stadt Köln darüber hinaus einen redundanten Krisenstabsraum. Die Funktionsfähigkeit des städtischen Krisenstabes ist auch bei Ausfall der Elektrizitäts- und Kommunikationsversorgung stets gewährleistet. Die Stadt Köln setzt für die Entwicklung, Unterhaltung und Anpassung ihres kommunalen Kri- senmanagements qualifiziertes Personal ein. Dieses bildet die Stadt anhand verbindlicher Vorgaben aus und führt regelmäßig Übungen zur Vertiefung des theoretischen Wissens durch. Durch frühzeitige Kommunikation über Risiken , etwa bei sich anbahnenden Hochwasserla- gen, stärkt die Stadt Köln die Selbsthilfefähigkeit der Bevölkerung. Hierbei nutzt sie mehrere In- formationswege, etwa städtische Internetseiten oder Social-Media-Kanäle. Durch die fachlich versierte und schnell erfolgende Krisenkommunikation stellt die Stadt si- cher, dass sie die Bevölkerung schnellstmöglich über sich anbahnende oder eingetretene Kri- sen verlässlich und glaubwürdig informiert. Dabei überwacht die Stadt Köln eingehende Rück- meldungen aus der Bevölkerung und bezieht wichtige Informationen in ihre Lageüberwachung und -bewertung ein.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 188 von 320 6.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungser- gebnis. Wertungen, die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemeinde- ordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) n otwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung. Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gül- tig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die indiv iduelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht. 6.3 Inhalte, Ziele und Methodik Auf die Kommunen strömen multiple Krisen ein. Diese können sich beispielsweise aus Unwetter- ereignissen oder Pandemien ergeben. Die kreisfreien Städte müssen daher Vorkehrungen tr effen, um zu jeder Zeit und für alle auch nicht vorhersehbaren Ereignisse vorbereitet zu sein . Dazu gehören zum Beispiel Vorkehrungen zur Bewältigung von Großeinsatzlagen und sich anbah nenden oder bereits eingetretenen Kata- strophen im Sinne des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophen- schutz (BHKG NRW). Das Ziel der kreisfreien Städte sollte es sein, die Handlungsfähigkeit der kommunalen Sicher- heitsinfrastruktur und die wesentlichen Funktionen der kommunalen Daseinsvorsorge rund um die Uhr gewährleisten zu können. Eine vorausschauen de und verbindlich aufgestellte organisa- torische Vorbereitung auf Krisenszenarien bildet da her den Kern der kommunalen Daseinsvor- sorge im Krisenfall.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 189 von 320 Die Prüfung des kommunalen Krisenmanagements ist ei n objektiver Blick von außen. Dabei le- gen wir den Fokus auf den administrativ-organisator ischen 51 Teil des kommunalen Krisenmana- gements. Die operativ-taktische 52 Komponente dagegen ist nicht Gegenstand unserer Be trach- tung. Die aktuelle Prüfung in Form eines „Basischecks“ soll den Städten eine Standortbestimmung ge- ben sowie bei der Weiterentwicklung eines passgenau en und resilienten Krisenmanagements wirksam unterstützen. Dabei möchten wir Transparenz zur aktuellen Situation schaffen und gleichzeitig Risiken sowie Optimierungsmöglichkeite n aufzeigen. Darüber hinaus möchten wir gute kommunale Praxisbeispiele identifizieren und transportieren. Die gpaNRW ermittelt mithilfe standardisierter Interviews sowie der Analyse von vorgelegten Un- terlagen Erfüllungsgrade. Beim Erfüllungsgrad bewer tet die gpaNRW, inwieweit eine Stadt die Anforderungen unserer Sollvorstellung umsetzt. Wir drücken den Erfüllungsgrad in einem Pro- zentwert aus. Den Erfüllungsgrad stellt die gpaNRW zur Standortbestimmung auch im interkom- munalen Vergleich dar. Den Prozess „Krisenstab aktivieren“ bildet die gpaNRW grafisch ab. Unsere Prozessaufnahme zielt darauf ab, die verbindlichen Abläufe sowie die damit einhergehenden Schnittstellen trans- parent darzustellen. Wir übergeben der Stadt das Prozessmodell in digitaler Form, damit sie den Prozess selbst weiterentwickeln und fortschreiben kann. 6.4 Strukturen Die örtlichen Besonderheiten kann eine Stadt in der Regel nicht beeinflussen. Wir fassen die besonderen örtlichen Strukturen, die unmittelbaren Einfluss auf das kommunale Krisenmanage- ment haben können, nachfolgend zusammen: Örtliche Strukturen Köln 2023 Grundzahlen Köln Minimum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte EW* 1.084.831 112.613 176.627 263.000 362.309 1.084.831 23 Pendlersaldo 169.092 -11.598 -6.034 2.769 38.466 188.045 23 Gebietsfläche in ha 40.502 5.142 9.595 16.045 22.192 40.502 23 Störfallbetriebe 53 19 0 5 7 11 32 23 *Einwohnerinnen und Einwohner Die Stadt Köln weist im interkommunalen Vergleich die höchste Einwohnerzahl und die größte Gebietsfläche in NRW auf. Das stellt für das kommunale Krisenmanagement eine besondere Herausforderung dar. Die Stadt Köln muss die Bedürfnisse einer großen und vielschichtigen 51 so genannter Verwaltungsstab gemäß Ziffer 2.3. des Krisenstabserlasses NRW 52 Feuerwehreinsatzleitung gemäß Ziffer 2.2 des Krise nstabserlasses NRW 53 Betriebe der unteren und oberen Klasse gemäß § 1 A bsatz 1 der Störfall-Verordnung – 12. BImSchV
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 190 von 320 Bevölkerung berücksichtigen und dabei auch die große Stadtgebietsfläche mit den damit ein- hergehenden logistischen Besonderheiten im Krisenfall im Blick haben. Der Pendlersaldo liegt oberhalb des dritten Viertelwertes. Lediglich eine Kommune weist mehr einpendelnde sozialversicherungspflichtig Beschäftigte auf als die Stadt Köln. Das verstärkt die Herausforderung an das kommunale Krisenmanagement, da sich in der Stadt häufig eine Viel- zahl an Menschen aufhält, die lediglich arbeitsbedingt vor Ort sind, aber in umliegenden Städ- ten wohnen. Das kann die Infrastruktur belasten, aber auch Evakuierungen oder den Transport von Hilfsmaßnahmen erschweren. Die vergleichsweise hohe Anzahl an Störfallbetrieben erfor- dert im Rahmen des Krisenmanagements zusätzlich besondere Beachtung, da die Stadt auf po- tenzielle Industrieunfälle oder Gefahrgutfreisetzungen vorbereitet sein muss. Um im Ereignisfall möglichst viele Betroffene, auch die hohe Anzahl der Pendelnden, zu erreichen und damit schützen zu können, ist auch hier eine effektive Kommunikationsstrategie wichtig (vgl. Kapitel 6.7 „Risiko- und Krisenkommunikation“ dieses Berichts). Der Rhein als Bundeswasserstraße fließt unmittelbar durch das Stadtgebiet Kölns. Dieser Um- stand erhöht das Risiko für Überschwemmungen und Hochwasserereignissen, die eine effek- tive und kontinuierliche Hochwasserschutzplanung und die Koordination der entsprechenden Sicherheits- und Rettungsmaßnahmen erfordern. Die örtlichen Strukturen kann eine Stadt nur bedingt beeinflussen. Die Gestaltung des kommu- nalen Krisenmanagements jedoch obliegt der Verwaltung. Eine klare Struktur, das Erkennen von und die Vorbereitung auf mögliche Krisen, die Ausstattung mit materiellen und personellen Ressourcen, die Ausbildung und Schulung der Beteiligten, aber auch die verbindlichen Rege- lungen zur Kommunikation tragen aus Sicht der gpaNRW maßgeblich zur Effektivität und vor allem zu einer durchgehenden Handlungsfähigkeit im Krisenfall bei. In den folgenden Kapiteln beleuchtet die gpaNRW diese Themenbereiche näher. 6.5 Prävention, Bewältigung und Nachbereitung von Krisenfällen Das Risikomanagement ist Teil eines ganzheitlichen Krisenmanagements. Hierzu gehören ge- mäß den Ausführungen des Krisenstabserlasses NRW 54 alle Maßnahmen zur Prävention und Erkennung von Risiken, zur Bewältigung und zur Nachbereitung von Krisenfällen. 54 Krisenmanagement durch Krisenstäbe im Lande Nordrh ein-Westfalen bei Großeinsatzlagen, Krisen und Kata strophen, Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales vom 26. Sep tember 2016; GV. NRW. S. 886 in der zurzeit geltenden Fassung
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 191 von 320 Erfüllungsgrad Prävention, Bewältigung und Nachbereitung in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Teilerfüllungsgrade Prävention, Bewältigung und Nachbereitung in Prozent 2024 In den nachfolgenden Kapiteln analysiert die gpaNRW die einzelnen Teilaspekte. 6.5.1 Prävention und Erkennen von Risiken
  Feststellung Die Stadt Köln betreibt eine kontinuierliche Risikoermittlung und ist im Bereich der Präven- tion und der Erkennung von Risiken grundsätzlich gut aufgestellt. Verbesserungspotenzial sieht die gpaNRW in der Aufbereitung und der Information der erkannten Risiken an die Be- teiligten und politisch Verantwortlichen. Eine Stadt sollte potenzielle Risiken für ihr Stadtgebiet ermitteln und bewerten. Mit voraus- schauenden Analysen und örtlichen Risikoszenarien sollte die Stadt die Eintrittswahrscheinlich-
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 192 von 320 keit von möglichen Gefahren untersuchen und eine Aussage über das zu erwartende Scha- densausmaß treffen. Eine Stadt sollte diese Ergebnisse als Grundlage für den Aufbau und Um- fang ihres Krisenmanagements nutzen. Die Stadt Köln hat auf Basis des Leitfadens des Bundesamtes für Bevölkerungsschutz und Ka- tastrophenhilfe (BBK) eine umfassende Risikoanalyse für ihr Stadtgebiet durchgeführt und da- bei auch die Einschätzung externer Fachexperten einfließen lassen. Die Eintrittswahrscheinlich- keit und das zu erwartende Schadensmaß hat die Stadt Köln ermittelt und für einzelne Szena- rien Cluster gebildet. Ihr ist bewusst, dass die Bevölkerungsdichte einer Millionenstadt und die zusätzlichen Pendler eine grundsätzliche Herausforderung darstellen. Neben den latenten Risiken, wie z.B. Unwetterlagen und Hitzeperioden hat die Stadt dabei noch weitere Risiken identifiziert, von denen wir beispielhaft nachfolgende benennen:  Hochwasser,  großflächiger oder langanhaltender Stromausfall,  Massenanfall von Verletzten,  Gefahrstoff-Einsätze,  Seuchen,  große Polizei-Lagen (Amok, Anschlag, Geiselnahme),  Cyber-Crime und Cyber-War. Die Stadt Köln hat eine Lenkungsgruppe „Katastrophenschutz“ eingerichtet. Mitglieder der Len- kungsgruppe sind die Fachämter der Stadtverwaltung Köln. Diese führen in regelmäßigen Ab- ständen eigenverantwortlich fachbezogene Workshops zur Prävention und Erkennung von Risi- ken durch. In der internen Verfahrensanweisung zum Krisenmanagement ist festgelegt, dass die Fachämter für ihr Ressort die Verantwortung tragen. Die Stadt Köln hat sich aufgrund der weltpolitischen Entwicklung entschlossen, die bestehende Lenkungsgruppe Katastrophenschutz um die Aufgabenbereiche Bevölkerungsschutz und Zivile Verteidigung zu erweitern, um so ein Integriertes Krisenmanagement abzubilden. Die Stadt Köln bündelt die Erkenntnisse informatorisch an zentraler Stelle im Sachgebiet 371/13 „Krisenmanagement/Bevölkerungsschutz“ im Amt 37 „Berufsfeuerwehr, Amt für Feuerschutz, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz“. Die Vorgehensweise insgesamt zeigt grundsätzlich ein hohes Maß an Engagement aller Fachlichkeiten. Einen zusammenfassenden Bericht über die Erkenntnisse der Arbeitsgruppen hat die Stadt bisher noch nicht erstellt. Damit fehlt ein nachvollziehbarer und gesamtstädtischer Überblick aller ermittelten Risiken. Hier sieht die gpaNRW Verbesserungspotenzial.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die Erkenntnisse aus der Lenkungsgruppe Katastrophenschutz zentral aufbereiten und in Berichtsform zusammenfassen. Die Weitergabe an alle Beteiligten sollte sie dokumentieren.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 193 von 320 Der erstellte Katastrophenschutzplan basiert auf den Vorgaben des Muster-Katastrophen- schutzplanes der Arbeitsgemeinschaft der Leiter der Berufsfeuerwehren (AGBF). Er berücksich- tigt die dort beispielhaft genannten Szenarien und verweist in Bezug auf die hinterlegten Ein- satzkonzepte und Vorplanungen auf Einzelpläne. Die Aktualisierung der Pläne erfolgt bedarfs- orientiert, jedoch spätestens alle fünf Jahre. Aktuell erarbeitet die Stadt Köln das Konzept „Inte- griertes Krisenmanagement“. Dieses beinhaltet Elemente des Bevölkerungsschutzes und der zivilen Verteidigung. Einen Katastrophenschutzbedarfsplan hat die Stadt Köln bisher noch nicht erstellt. Die vollumfängliche Information des Stadtrates bzw. der politischen Gremien im Hinblick auf Be- lange des kommunalen Krisenmanagements sind bislang noch nicht erfolgt. Aus Sicht der gpaNRW ist es sinnvoll, sowohl die Bevölkerung als auch die örtliche Politik über die ermittelten Risiken und die daraus abgeleiteten Handlungserfordernisse in einem angemessenen Umfang zu informieren und damit auch zu sensibilisieren. Das schafft Bewusstsein und auch Verständ- nis für die unterschiedlichen Thematiken. Die zuständigen politischen Gremien sollten basie- rend auf den fachlichen Betrachtungen der möglichen Risiken eine übergeordnete politische Einordnung der wesentlichen Risiken vornehmen. Hier sieht die gpaNRW Handlungsbedarf.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die wesentlichen Risiken im Rahmen der Katastrophenschutzplanung zur politischen Bewertung durch die entsprechenden Gremien beschließen lassen. 6.5.2 Bewältigungsstrategien
  Feststellung Die bisherigen konzeptionellen Maßnahmen zur Bewältigung möglicher Krisenereignisse ist gut geeignet, um die Verwaltung schnellstmöglich bei der Rückführung in den Normalzu- stand zu unterstützen. In einigen Teilbereichen sowie in der finalen Umsetzung geplanter Maßnahmen sieht die gpaNRW noch Optimierungspotenzial. Eine Stadt sollte aufgrund der Erkenntnisse aus ihrer Risikobewertung individuelle Vorkehrun- gen zum Umgang mit und zur Bewältigung von möglichen Krisenszenarien treffen. Mit der Schaffung von vorgeplanten konzeptionellen und verfahrensmäßigen Voraussetzungen sollte die Stadt eine schnellstmögliche Rückführung einer eingetretenen außergewöhnlichen Situation in den Normalzustand unterstützen. Zur konzeptionellen, organisatorischen und verfahrensmä- ßigen Vorbereitung effektiver Krisenmanagementstrukturen sollte eine Stadt auch außerhalb ei- nes konkreten Einsatzanlasses personelle Ressourcen vorhalten. Die Stadt Köln hat das Aufgabengebiet zur konzeptionellen, organisatorischen und verfahrens- mäßigen Vorbereitung kommunaler Krisenmanagementstrukturen im Sachgebiet 371/13 „Kri- senmanagement/Bevölkerungsschutz“ im Amt 37 „Berufsfeuerwehr, Amt für Feuerschutz, Ret- tungsdienst und Bevölkerungsschutz“ verortet. Dieses Sachgebiet ist u. a. für die Planung, Ko- ordination und Bündelung aller Maßnahmen und Bewältigungsstrategien in Bezug auf das städ- tische Krisenmanagement zuständig. Die Stadt Köln erledigt die Aufgaben zur Vorhaltung des kommunalen Krisenmanagements im Vergleichsjahr 2023 mit neun Vollzeit-Stellen. Elf weitere Stellen sind durch den Brandschutz-
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 194 von 320 bedarfsplan 2022 für das kommunale Krisenmanagement genehmigt worden und werden aktu- ell durch das Personalamt eingerichtet. Die Bandbreite der Vollzeit-Stellen für das kommunale Krisenmanagement lag bei allen 22 55 kreisfreien Städten im Jahr 2023 zwischen 0,5 und 13,8 Vollzeit-Stellen. Die Stadt Köln nutzt die Erkenntnisse aus der Risikobewertung für den Aufbau ihres kommuna- len Krisenmanagements. Für alle mögliche Krisenszenarien hat die Stadt Maßnahmen entwi- ckelt, um in einem akuten Krisenfall schnellstmöglich in den Normalzustand zurückkehren zu können. Dabei arbeitet die Stadt mit einem aufbauenden Krisenmanagement, das je nach Lage aufwachsend ist. Zur Unterstützung hat die Stadt Köln für alle ermittelten Risiken Ablaufpläne und Checklisten erarbeitet. Feste Strukturen und Ablaufpläne vervollständigen die Vorberei- tungsmaßnahmen, lassen jedoch im Bedarfsfall auch schnelle Anpassungen zu. Wie bereits im vorherigen Kapitel beschrieben, setzt die Stadt Köln dabei auf die Mitarbeit aller Fachämter. Die enge Zusammenarbeit zwischen den Fachämtern, aber auch mit Externen, wie z.B. der Polizei, den Hilfsorganisationen (HiOrgs) oder verschiedene KRITIS-Betreiber 56 fördert im Bedarfsfall eine schnelle und effektive Reaktionsmöglichkeit. Somit hat die Stadt für die Maßnahmen nicht nur den operativ-taktischen Bereich (Feuerwehr) einbezogen, sondern auch den administrativ-organisatorischen Bereich (Verwaltung). Die stadtweiten und amtsinternen Handlungsoptionen sind notwendig, um eine Verwaltung in ihrer Gesamtheit in die Lage zu ver- setzen, auch in ad-hoc auftretenden Krisensituationen handlungsfähig zu bleiben. Grundsätzlich kann die Stadt Köln damit im akuten Krisenfall auf ein breites Netzwerk zurückgreifen. Die Stadt Köln hat sich auch bereits mit Planungen zur Aufrechterhaltung der wichtigsten Auf- gabenbereiche der Verwaltung beschäftigt. Dabei verfolgt die Stadt das Ziel, möglichst alle Auf- gaben zur Daseinsvorsorge auch im Krisenfall weiter erfüllen zu können. Die Planungen dazu hat die Stadt Köln aktuell noch nicht abschlossen. Auch die geplanten und bereits beschlossenen Maßnahmen, wie z.B. zur Modernisierung des Krisenstabsraum sowie die Anschaffung weiterer Großaggregate (Notstrom) hat die Stadt Köln bisher noch nicht final umgesetzt. Aus Sicht der gpaNRW ist es sinnvoll, durch organisatorische Maßnahmen die Umsetzung der bereits geplanten Maßnahmen auch ämter- und dezernats- übergreifend zu koordinieren und damit auch sicherzustellen. Das würde das kommunale Kri- senmanagement weiter stärken.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die bereits geplanten und beschlossenen Maßnahmen ämter- und de- zernatsübergreifend koordinieren und entsprechend umsetzen. Die Planungen zur Aufrecht- erhaltung der bedeutendsten Aufgabenbereiche in Bezug auf die Daseinsvorsorge innerhalb der Stadtverwaltung sollte sie verbindlich finalisieren. 55 Eine kreisfreie Stadt NRWs konnte keine Personalzahlen liefern, so dass hier lediglich 22 statt 23 kr eisfreie Städte dargestellt werden können. 56 Kritische Infrastrukturen ( KRITIS ) sind Organisationen und Einrichtungen mit wichtig er Bedeutung für das staatliche Gemeinwesen, bei deren Ausfall oder Beeinträchtigung nachhaltig wirk ende Versorgungsengpässe, erhebliche Störungen der öffentlichen Sicherheit oder andere dramatische Folgen eintreten würden.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 195 von 320 Verschiedene organisatorische Kernelemente unterstützen in Köln das kommunale Krisenma- nagement. Hierzu zählen u.a. der städtische Krisenstab, aber auch eine Dienstordnung, wie im Krisenstabserlass NRW 57 gefordert. Im Kapitel 6.8 „Prozessdarstellung“ beschreibt die gpaNRW den Prozess zur Einberufung des Krisenstabes und stellt diesen visuell dar. Der Krisenstabserlass NRW fordert von den kreisfreien Städten für den Krisenfall die Einrich- tung einer ständig besetzten E-Mail-Adresse, mit einer einheitlichen Syntax. Darüber hinaus sieht der Erlass ebenfalls vor, dass eine behördenspezifische Regelung aufzustellen ist, welche die Einberufung des Krisenstabes, dessen personelle Besetzung, die Alarmierung sowie die Er- reichbarkeit der Stabsmitglieder und die räumliche Unterbringung sowie das Vorhalten bzw. das Sicherstellen der erforderlichen Kommunikationsmittel regelt. Die Stadt Köln hat eine einheitliche und erlasskonforme E-Mail-Adresse für den Krisenstab ein- gerichtet, die das Amt 37 außerhalb einer akuten Krisenlage betreut. Eine interne Dienstanweisung für den Krisenstab hat die Stadt Köln ebenfalls aufgestellt. Aller- dings fehlt bei den Mindestpflichtinhalten noch die Regelung zur Vorhaltung und Sicherstellung der erforderlichen Kommunikationsmittel. Auch wenn die Stadt Köln in der Praxis die aus ihrer Sicht erforderlichen Kommunikationsmittel im Krisenstabsraum vorhält und regelmäßig auf ihre Funktionsfähigkeit überprüft, muss sie die Details hierzu in der Dienstanweisung noch verbind- lich regeln.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte ihre interne Dienstanweisung zum Krisenmanagement, wie geplant, um die Regelungen zum Vorhalten und zur Sicherstellung der Kommunikationsmittel ergänzen. Hierzu hat die Stadt Köln ausgeführt, dass sie bei der derzeitigen Überarbeitung der internen Verfahrensanweisung Katastrophenschutz entsprechende Regelungen aufnehmen wird. Positiv ist, dass die Stadt Köln die Meldung zur Aktivierung des Krisenstabes und die daraufhin weiter zu erfolgenden Meldungen an die Aufsichtsbehörden ebenfalls in der internen Dienstan- weisung verbindlich festgelegt hat. Die Regelungen der Stadt Köln entsprechen den Vorgaben des Krisenstabserlasses. Die vielfältigen Krisenlagen in der Vergangenheit haben gezeigt, dass viele Teile der Bevölke- rung bereit sind, die Einsatzkräfte in den betroffenen Krisengebieten spontan zu unterstützen. Die Spontanhelfenden sind in der Regel Personen, die unabhängig von der Anbindung an eine Hilfsorganisation bei der Ereignisbewältigung helfen wollen. Dabei bieten diese Menschen ihre Hilfe häufig in den sozialen Medien an oder kontaktieren die Stadtverwaltung. Bleiben solche Hilfsangebote unbeantwortet oder kann die Stadtverwaltung diese nicht koordinieren, begeben sich diese Personen oft direkt an die Einsatzstellen, um dort zu helfen. Das kann im Zweifel zu Störungen oder Behinderungen der Einsatzkräfte führen. Aus dem Grund ist es wichtig, mit den Spontanhelfenden zu kommunizieren und deren Hilfsbe- reitschaft zu lenken. Ziel ist es, den Spontanhelfenden eine Plattform zu schaffen, an die sie 57 Krisenmanagement durch Krisenstäbe im Lande Nordrh ein-Westfalen bei Großeinsatzlagen, Krisen und Kata strophen, Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales vom 26. Sep tember 2016; GV. NRW. S. 886 in der zurzeit geltenden Fassung
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 196 von 320 sich im Ereignisfall wenden können und auf der die Stadt geordnet über deren Einsatz berät und entscheidet. Hierzu verweist die gpaNRW auf das WUKAS-Konzept 58 , welches Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS-Behörden) beim sicheren Einsatz von Spon- tanhelfenden unterstützt. Weiterhin verweist die gpaNRW auf die Fachempfehlung der AGBF Bund zur Einbindung von Spontanhelfenden in der Gefahrenabwehr 59 . Die Stadt Köln hat bisher noch kein umfassendes Konzept zur Einbindung von Spontanhelfen- den erarbeitet. Hier sieht die gpaNRW ebenfalls Verbesserungspotenzial.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte ein Konzept zur Einbindung von Spontanhelfenden in Krisensituationen erstellen, um das mögliche Potenzial koordiniert nutzen zu können. 6.5.3 Nachbereitung von Krisen
  Die Stadt Köln bereitet die internen Abläufe und Vorgehensweisen bei vorangegangenen Krisen und Krisenstabseinsätzen strukturiert nach. Eine Stadt sollte die Abläufe und ihre Vorgehensweise bei vorangegangenen Krisen analysie- ren und deren Wirksamkeit und Effektivität bewerten. Identifizierte Verbesserungsmöglichkeiten sollte die Stadt für zukünftige Krisen dokumentieren und erforderliche Anpassungen am kom- munalen Krisenmanagement vornehmen Die Stadt Köln hat in den letzten Jahren zu verschiedenen Ereignissen den städtischen Krisen- stab einberufen, z.B. bei besonderen Kampfmittelentschärfungen oder die Corona-Pandemie. Auch während der Fußball-Europameisterschaft 2024 in Deutschland hat die Stadt Köln den Krisenstab als präventive Handlungsoption während der Fußballspiele im Kölner Fußballstadion eingesetzt. Im Nachgang hat die Stadt Köln diese Einsätze in einem nachvollziehbaren Prozess strukturiert nachbereitet. Mit Unterstützung einer Umfragesoftware und standardisierter Feedback-Bögen erfolgte eine systematische und detaillierte Analyse der Abläufe. Im Fokus der Nachbereitung standen u.a. organisatorische, technische und nicht-technische Erfahrungen während der Eins- ätze. Die Erkenntnisse hieraus hat die Stadt Köln ausgewertet und genutzt, um ihren Krisenstab und die damit verbundenen Arbeitsabläufe stetig zu optimieren. Das Vorgehen der Stadt Köln ist hilfreich, um den Krisenstab und auch das kommunale Krisen- management auf zukünftige Ereignisse besser vorzubereiten. Es zeigt darüber hinaus auch die Bereitschaft, das eigene Handeln kontinuierlich verbessern zu wollen. Das bewertet die gpaNRW positiv. Die strukturierte Nachbereitung von Einsätzen ermöglicht eine fundierte und objektive Bewertung der Wirksamkeit der Abläufe und getroffenen Maßnahmen. Darüber hinaus 58 Konzeptpartner: Malteser; Bergische Universität Wu ppertal; Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung; gefördert vom Bundesministe- rium für Bildung und Forschung 59 Arbeitsgemeinschaft der Leiter der Berufsfeuerwehr en in der Bundesrepublik Deutschland – Arbeitskreis Zivil- und Katastrophenschutz „Einbindung von Spontanhelfenden in der Gefahrenabw ehr (Stand 22. Oktober 2015)
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 197 von 320 hilft es, die eigenen Stärken und Schwächen zu identifizieren. Das kann die Effektivität in zu- künftigen Ereignisse steigern und die Reaktionszeit verbessern. 6.6 Ausstattung und Personal des Krisenstabes Die vorhandene Ausstattung sowie das einzusetzende Personal im Krisenstab sind entschei- dend für ein effektives Krisenmanagement. Erst beides zusammen ermöglicht angemessene Reaktionen auf Krisenereignisse und eine koordinierte Zusammenarbeit innerhalb des Krisen- stabes und mit anderen beteiligten Akteuren. 6.6.1 Ausstattung des Krisenstabes Die den örtlichen Verhältnissen angepasste und im Folgenden dargestellte Ausstattung des kommunalen Krisenstabes ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Einsätze des Krisen- stabes. Erfüllungsgrad Ausstattung des Krisenstabes in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 198 von 320 Teilerfüllungsgrade Ausstattung des Krisenstabes in Prozent 2024 In den nachfolgenden Kapiteln erläutert die gpaNRW die einzelnen Teilaspekte. 6.6.1.1 Krisenstabsraum
  Der Krisenstabsraum der Stadt Köln ist zentral und überschwemmungssicher positioniert. Er ist gut ausgestattet und ermöglicht effektive Krisenstabssitzungen. Der Krisenstabsraum 60 sollte an einem zentralen, überschwemmungssicheren Ort positioniert sein. Er sollte ausreichend Platz bieten, um alle Mitglieder des Krisenstabes sowie erforderliche Technik und Arbeitsmittel unterzubringen. Der Krisenstabsraum sollte vor unbefugtem Betreten von nicht autorisierten Personen geschützt sein. Die Stadt Köln hält an einem zentralen und hochwassergeschützten Standort im Stadtgebiet einen Krisenstabsraum vor. Damit ist eine Erreichbarkeit auch in kritischen Lagen grundsätzlich gewährleistet. Das Gebäude ist vor unbefugtem Betreten geschützt. Bei Krisenstabssitzungen erfolgt vor dem Raum selbst eine weitere Einlasskontrolle, bei der ein Mitarbeitender der Ver- waltung die Zutrittsberechtigung erneut überprüft und gleichzeitig die Anwesenheit der Beteilig- ten dokumentiert. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass der Krisenstab ungestört arbeiten kann und nicht autorisierte Personen keinen Zugang erhalten. Die zuständige Stelle der Stadtverwaltung Köln (das städtische Krisenmanagement) hat im Jahr 2024 Modernisierungsmaßnahmen für ihren Krisenstabsraum bei der bauunterhaltenden Stelle angemeldet und vorgestellt. Diese Maßnahmen sind zwar für den Haushalt 2025 vorgeplant, aber aktuell noch nicht umgesetzt. 60 adäquat ausgestatteter Raum mit Netzersatzanlagen sowie der Vorhaltung der erforderlichen und unmitte lbar verfügbaren Kommuni- kationsmittel für den direkten Einsatz des Krisenstabes (Ziff. 2.4.3 Krisenstabserlass NRW)
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 199 von 320 Die grundsätzliche Nähe zur Feuerwehreinsatzleitung gewährleistet insbesondere in Krisenla- gen einen engen Austausch zwischen dem administrativ-organisatorischen und dem operativ- taktischen Stab. Die gpaNRW konnte den Krisenstabsraum im Verlauf der Prüfung besichtigen. Der Raum bietet aktuell noch ausreichend Platz, um alle Mitglieder des Krisenstabes sowie die erforderliche Technik und Arbeitsmittel unterzubringen und ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit. Um die Handlungsfähigkeit des Krisenstabes auch unabhängig von technischen Störungen sicher- zustellen, hält die Stadt auch analoge Arbeitsmittel, wie z.B. Stifte, Papier etc. vor. Zusätzlich stehen dem Krisenstab weitere Büroräume in direkter Nähe zur Verfügung. Diese können die Stabsmitglieder in den Arbeitsphasen, zum Beispiel für Besprechungen oder auch für separate Aufgaben nutzen. Die Raumaufteilung ermöglicht der Stadt eine flexible Anpas- sung an die jeweilige Lage. Auf das Themenfeld Pressearbeit gehen wir im Kapitel Ziffer 6.7 „Risiko- und Krisenkommunikation“ vertiefend ein. Die Stadt Köln nutzt ihren Krisenstabsraum auch für Übungen. Das hat den Vorteil, dass die Krisenstabsmitglieder ihre Abläufe vor Ort trainieren und sich mit der Ausstattung vertraut ma- chen können. Das ist ein wichtiger Aspekt, um im Krisenfall schnell handeln zu können. Vertie- fende Informationen zu den Übungen finden sich im Kapitel Ziff. 6.6.2.2 „Aus- und Fortbildung“. Zusammenfassend bietet der Krisenstabsraum der Stadt Köln aus Sicht der gpaNRW gute Vo- raussetzungen, damit die Stadt diesen im Krisenfall schnell, koordiniert und effektiv nutzen kann. Mit dem politisch beschlossenen Neubau der Feuerwache I wird die Stadt Köln einen re- dundanten Krisenstabsraum haben, der mit modernster Technik und ausreichend Platz ausge- stattet sein wird. 6.6.1.2 Notbetrieb der IT
  Die Stadt Köln hat individuelle Vorkehrungen getroffen, so dass der Krisenstab auch unter Ausfall der Elektrizitäts- und Internetversorgung arbeitsfähig bleibt. Eine Stadt sollte über redundante IT-Systeme und Netzwerke verfügen, um sicherzustellen, dass wichtige IT-Dienste/ Programme auch im Falle eines länger andauernden Stromausfalls weiterhin verfügbar sind. Darüber hinaus sollten für die Stadt bedeutende Daten 61 auch außer- halb funktionierender Internet- und Netzwerkanbindung als „digitaler Zwilling“ nutzbar sein. Die Mitglieder des Stabes sollten im täglichen Arbeitsalltag mit Geräten ausgestattet sein, die sie auch im Krisenstabsraum uneingeschränkt nutzen können. Die Stadt Köln hat ihren Krisenstabsraum neben der Anbindung an das Netz der Verwaltung zusätzlich mit einer funktionierenden Internetverbindung über einen separaten Anschluss abge- sichert. Grundsätzlich bewertet die gpaNRW die redundante Möglichkeit positiv. Das reduziert das Risiko eines vollständigen Internetausfalls während einer Krise. Mit regelmäßigen Tests überprüft die Stadt Köln die IT im Krisenstabsraum unter den Bedingun- gen eines Stromausfalls. 61 z.B. georeferenzierte Daten; Einwohnermeldedaten, Fachanwendungen
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 200 von 320 Die ständigen Mitglieder des Stabes können ihre alltäglichen IT-Geräte auch im Krisenstabs- raum uneingeschränkt nutzen. Damit kann die Stadt sicherstellen, dass die Mitglieder des Kri- senstabes auch in Krisenlagen auf notwendige Informationen und Softwareanwendungen zu- greifen können. Das erleichtert die Reaktionsfähigkeit im Krisenfall. Durch technische Vorkehrungen hat die Stadt Köln sichergestellt, dass auch bei Ausfall der Strom- und Internetverbindungen alle erforderlichen IT-Komponenten, welche für die Arbeit im Krisenstab erforderlich sind, funktionsfähig bleiben. Dies beinhaltet auch den Zugriff auf IT- Fachanwendungen oder der Zugriff auf bestimmte Datenbestände. Vertiefende und ausführliche Informationen zur IT-Sicherheit sind Gegenstand der separaten IT-Prüfung. 6.6.1.3 Notstromkonzept
  Die Stadt Köln verfügt über ein Notstrom- und Treibstoffkonzept. Damit stellt die Verwaltung die Handlungsfähigkeit des Krisenstabes sowie weiterer städtischer Einrichtungen auch bei Ausfall der Elektrizitätsversorgung sicher. Eine Stadt sollte definieren, welche Einrichtungen und Stellen verlässlich mit Notstrom zu ver- sorgen sind. Entsprechend sollte die Stadt ausreichend Notstromaggregate/ Netzersatzanlagen vorhalten und sowohl die Wartung sowie die Versorgung mit Betriebsstoffen, auch über einen längeren Zeitraum, verlässlich sicherstellen können. Dabei sind für Objekte von besonderer Re- levanz 62 ebenfalls Redundanzen für die Notstromversorgung zu berücksichtigen. Von besonde- rer Bedeutung ist, dass die Stadt die Funktionsfähigkeit der Notstromeinspeisung der betreffen- den Gebäude regelmäßig überprüft Die Stadt Köln hat erkannt, dass flächendeckende und langandauernde Stromausfälle schnell zur Großeinsatzlage oder sogar zu einer Katastrophe führen können. Um die erforderliche Infra- struktur zum Schutz der Bevölkerung aufrechterhalten zu können, bedarf es aus ihrer Sicht demnach u.a. auch eine verlässliche Notstromversorgung. Das Bundesamt für Bevölkerungs- schutz und Katastrophenhilfe (BBK) versteht unter einer verlässlichen Notstromversorgung ei- nen vorgeplanten Notbetrieb von mind. 72 Stunden ohne weitere Kraftstoffzufuhr, um der Be- hörde eine gewisse Handlungsfähigkeit zu verschaffen. Hieran hat sich die Stadt Köln bei ihren Planungen zur Notstromversorgung orientiert. Entsprechend hat die Stadt Köln die für sie wichtigen städtischen Einrichtungen definiert, die ih- ren Betrieb auch bei langanhaltenden Stromausfällen verlässlich aufrechterhalten sollen und Netzersatzanlagen (NEA) installiert. Analog zu einer Notstromversorgung hat die Stadt darüber hinaus auch eine entsprechend leistungsfähige Rückfallebene für die NEA vorgesehen und in den vergangenen Jahren ein Großaggregat für das Führungs- und Schulungs-Zentrum (FuSZ) angeschafft. Weitere Großaggregate befinden sich derzeit in der Beschaffung, um auch die Resilienz weiterer städtischer Einrichtungen zu stärken und die Handlungsfähigkeit zu sichern. Um die Zuverlässigkeit der NEAs und Notstromaggregate sicherzustellen, überprüft die Stadt Köln die Funktionsfähigkeit regelmäßig. 62 Einrichtungen der kommunalen KRITIS
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 201 von 320 Zu einer verlässlichen Notstromversorgung ist ein Logistikkonzept für die Treibstoffversorgung der Notstromaggregate unerlässlich. Das Konzept sollte die ermittelten Treibstoffverbräuche, aber auch die Organisation des Treibstofftransportes, z.B. über private Dritte, enthalten. Die Stadt Köln hat ein entsprechendes Logistikkonzept erarbeitet, welches sie regelmäßig überprüft und aktualisiert. Aus Sicht der gpaNRW hat die Stadt Köln damit wichtige Schritte unternommen, um die Not- stromversorgung und somit Handlungsfähigkeit des Krisenstabes, aber auch die Funktionsfä- higkeit der Stadtverwaltung zur Erfüllung der Aufgaben zur Daseinsvorsorge in akuten Krisensi- tuationen gewährleisten zu können. 6.6.1.4 Verpflegungskonzept
  Feststellung Die Stadt Köln hat die Versorgung der Krisenstabsmitglieder bisher noch nicht separat er- fasst. Eine Stadt sollte über ein Konzept verfügen, welches die Versorgung der im Krisenstab einge- setzten Personen mit Lebensmitteln, Wasser und Hygieneartikeln für mehrere Tage sicherstellt. Dabei sollte eine Stadt die dazu notwendige Vorratshaltung berücksichtigen. Die Stadt Köln hat noch kein eigenes Verpflegungskonzept für den Krisenstab erarbeitet. Bis- her ist die Versorgung des Krisenstabes über die Regelungen zur Verpflegung der Feuerwehr in Einsatzlagen als geübte Praxis sichergestellt. Aus Sicht der gpaNRW ist ein konzeptionell verbindliches Versorgungskonzept für den Krisen- stab sinnvoll, da es die Leistungsfähigkeit und die Konzentration der Stabsmitglieder auch wäh- rend langer Einsätze sicherstellt. Eine verbindlich organisierte Verpflegung reduziert unnötige Unterbrechungen im Krisenfall und stellt sicher, dass alle Krisenstabsmitglieder versorgt sind. Folgende Punkte sollte die Stadt bei der Erstellung eines Verpflegungskonzeptes beachten:  Bedarfsermittlung: Festlegung der Personenanzahl, ggf. Berücksichtigung spezieller Er- nährungsformen,  Vorratshaltung von haltbaren Lebensmitteln / Getränken,  Festlegung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten (Lagerhaltung/Bevorratung) usw.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte individuelle Regelungen zur Versorgung des Krisenstabes verbindlich festlegen, damit auch in Ausnahmesituationen der Krisenstab versorgt und somit kon- zentriert handlungsfähig bleiben kann. Hierzu hat die Stadt Köln ausgeführt, dass sie bei der derzeitigen Überarbeitung der internen Verfahrensanweisung Katastrophenschutz entsprechende Regelungen aufnehmen wird.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 202 von 320 6.6.2 Personal des Krisenstabes Die verlässliche personelle Besetzung des Krisenstabes ist ein unverzichtbarer Baustein, um die Funktionsfähigkeit des Krisenstabes sicherstellen zu können. Dabei ist neben der qualitati- ven und quantitativen Besetzung des Krisenstabes auch die Aus- und Fortbildung sowie die Vernetzung der handelnden Akteure durch regelmäßige Übungen unter Echtbedingungen ele- mentar. Auch die administrativen Arbeiten zum Aufbau und zur Unterhaltung der Krisenstabs- strukturen außerhalb eines konkreten Einsatzanlasses bedürfen fachkundigen Personals. Erfüllungsgrad Personal des Krisenstabes in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Teilerfüllungsgrade Personal des Krisenstabes in Prozent 2024 In den nachfolgenden Kapiteln erläutert die gpaNRW die einzelnen Teilaspekte.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 203 von 320 6.6.2.1 Personelle Ressourcen Krisenstab
  Die Stadt Köln erfüllt die Anforderungen des Krisenstabserlass NRW im Hinblick auf die per- sonellen Ressourcen des Krisenstabes in akuten Krisenlagen. Eine Stadt muss gemäß Krisenstabserlass NRW für alle personellen Teilbereiche des Krisen- stabes mindestens eine Zwei-Schicht-Fähigkeit sicherstellen. Darüber hinaus sollte sie die für den Krisenstab benötigten Personalressourcen basierend auf Qualifikation, Erfahrung und Eig- nung für die spezifischen Aufgaben im akuten Krisenfall vorhalten. Der Krisenstab der Stadt Köln setzt sich zusammen aus der Leitung des Stabes, den ständigen Mitgliedern (SMS), ggf. den ereignisspezifischen Mi tgliedern (EMS), der Koordinierungsgruppe Stab (KGS) und der Bevölkerungsinformation und Medi enarbeit (BuMA). Für die einzelnen Teil- bereiche setzt die Stadt ihre Führungskräfte aus de n jeweiligen Dezernaten für die Mitarbeit im Krisenstab ein. Eine interne Vertretungsregelung stellt zudem sicher, dass diese Funktionen min- destens doppelt besetzt sind. Den grundsätzlichen individuellen Bedarf an Kräften der KGS, sowie deren Hilfskräfte hat die Stadt Köln basierend auf Erfahrungswerten errechnet und in der internen Dienstanweisung fest- gelegt. Bei einer Vollalarmierung des Krisenstabes hat die Stadt Köln für alle Funktionen der KGS eine dreifache Besetzung vorgesehen. Über eine festgelegte Ausfallreserve kann die Stadt darüber hinaus noch auf weiteres Personal in Abhängigkeit der jeweiligen Krisensituation zugreifen. Damit kann die Stadt Köln eine Zwei-Schicht-Fähigkeit in Krisenfällen verlässlich sicherstellen. Dieses Vorgehen ermöglicht der Stadt Köln darüber hinaus auch eine große Flexibilität und Ausdauer, um in akuten Krisenlagen handlungsfähig zu bleiben. Neben der Mehrschichtfähigkeit spielt auch die Qualifikation sowie die Eignung und Erfahrung der Krisenstabsmitglieder eine große Rolle bei der Bewältigung von Krisenlagen. Somit sollte das Personal nicht nur quantitativ vorhanden sein, sondern auch über die notwendigen Kompe- tenzen und Erfahrungen verfügen. Grundsätzlich erfolgt in Köln die Besetzung und Auswahl der ständigen Mitglieder des Stabes (SMS) 63 nach dem Organigramm der Verwaltung. Damit deckt die Stadt Köln die jeweilige Fachkompetenz der SMS innerhalb des Krisenstabes ab. Aber auch für die anderen Bereiche achtet die Stadt Köln darauf, dass die Beteiligten fachlich geschult sind und die nötigen Kompetenzen für die Mitarbeit im Stab aufweisen. So handelt es sich bei den Mitarbeitern der KGS grundsätzlich um hauptberufliche Mitarbeitende aus den Fachämtern und Dienststellen der Verwaltung, welche durch verschiedene Maßnahmen für die Mitarbeit der KGS gewonnen wurden. Hierzu zählen z.B. Aufrufe im Intranet, persönliche Ansprachen oder gezielte Anwerbung. Dieses Vorgehen bewertet die gpaNRW positiv. Insgesamt betrachtet erfüllt die Stadt Köln im Hinblick auf die personelle Ausgestaltung ihres Krisenstabes somit die Vorgaben des Krisenstabserlasses. 63 SMS gemäß Ziff. 2.4.4 lit. d) Krisenstabserlass NRW
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 204 von 320 6.6.2.2 Aus- und Fortbildung/ Übungen
  Die Stadt Köln bildet ihre Krisenstabsmitglieder strukturiert aus und auch regelmäßig fort. Darüber hinaus führt die Stadt Übungen mit dem Krisenstab durch. Hierzu hat sie verbindli- chen Regelungen in ihrer Dienstanweisung aufgenommen. Eine Stadt sollte das für den Krisenstab vorgesehene Personal regelmäßig schulen und mit praktischen Übungen auf unterschiedliche Krisenszenarien vorbereiten. Ein individuelles Schu- lungskonzept sollte theoretische Schulungsmodule, praxisnahe Übungen und praktische Fähig- keitsübungen beinhalten. Die Erkenntnisse aus Schulungen und Übungen sollte die Stadt nut- zen, um bestehende Pläne und Verfahren regelmäßig zu testen und nötigenfalls zu überarbei- ten und anzupassen. Das Personal der KGS und deren Hilfskräfte erhalten nach Ernennung durch das Personalamt der Stadt Köln eine Einweisung in das kommunale Krisenmanagement. Die Einweisung erfolgt durch erfahrene Mitarbeitende des Sachgebietes „Krisenmanagement/Bevölkerungsschutz“. Zusätzlich bieten die Mitarbeitenden des Sachgebietes in den Räumlichkeiten des Krisenstabes regelmäßig Termine an, in denen die Krisenstabsmitglieder verschiedene Arbeitsbereiche und auch -positionen durchlaufen und besetzen können. Darüber hinaus gibt es für das Personal der KGS zusätzlich zwei bis drei Termine im Jahr für die Vermittlung und Vertiefung der Kennt- nisse über den organisatorischen Ablauf einer Krisenstabsitzung sowie Informationen zu Schrankinhalten, Ablagepfaden, Technik. Zu diesen Terminen lädt das Amt 37 bedarfsorientiert externe und interne Fachleute ein, die über spezielle Themen und Risiken referieren, wie z.B. Hochwasser, Bevölkerungswarnung, Tierseuchen usw. Alle zwei Jahre bietet das Sachgebiet für alle Mitglieder des Krisenstabes eine gemeinsame Schulung an, um auch über mögliche Neuerungen zu informieren. Darüber hinaus gibt es für die Beteiligten die Möglichkeit an Seminaren, z.B. an der Bundesakademie für Bevölkerungs- schutz und Zivile Verteidigung (BABZ) oder am Institut der Feuerwehr (IdF) teilzunehmen. Übungen finden darüber hinaus ebenfalls statt. Insbesondere zur Vorbereitung auf die Fußball- EM in Deutschland hat der Krisenstab verschiedene Übungsszenarien durchlaufen. Dieses Vorgehen, aber auch die theoretischen Schulungsinhalte für die einzelnen Aufgabenbe- reiche hat die Stadt Köln in der Dienstanweisung verbindlich geregelt. Mit den regelmäßigen Zusammenkünften verfolgt die Stadt Köln das Ziel, die Kontakte unterei- nander zu stärken, um die Zusammenarbeit bei Einsatzlagen, insbesondere unter Stressein- flüsse stetig zu verbessern. Die Integration von theoretischen Schulungsmodulen und praxisorientierten Übungen sind aus Sicht der gpaNRW unerlässlich für eine effektive Handlungs- und Reaktionsfähigkeit des Kri- senstabes. Übungen sollen kein Selbstzweck sein und nicht zwangsläufig bestätigen, dass alle organisatorischen, technischen und personellen Vorkehrungen problemlos funktionieren. Viel- mehr sollen Übungen dazu dienen, die Fähigkeit des Krisenstabes in seiner Gesamtheit regel- mäßig einer Standortbestimmung zu unterziehen. Daraus erkennbare Schwachstellen sind wichtige Steuerungsgrundlagen zur Weiterentwicklung des kommunalen Krisenmanagements. Darüber hinaus dienen Übungen auch dazu, die Fähigkeiten und Kompetenzen der Krisen- stabsmitglieder weiter auszubauen und zu festigen. Damit bewertet die gpaNRW das standardi- sierte Vorgehen der Stadt Köln in Bezug auf Übung und Schulung positiv.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 205 von 320 6.7 Risiko- und Krisenkommunikation Die Risiko- und Krisenkommunikation ist ein bedeutender Bestandteil des kommunalen Krisen- managements. Eine gelungene Risiko- und Krisenkommu nikationsstrategie basiert auf strategi- schen Prozessen, die darauf abzielen, zeitnah, transparent und zielgerichtet Informationen über potenzielle Gefahren und in akuten Krisensituationen der Öffentlichkeit zu vermitteln. Sie dient dazu, die Bevölkerung angemessen zu informieren, Ängste zu reduzieren, die Selbsthilfefähig- keit zu stärken, Verständnis für getroffene Maßnahmen zu schaffen und die Bevölkerung zur aktiven Mitwirkung bei akuten Krisen zu bewegen. Erfüllungsgrad Risiko- und Krisenkommunikation in Prozent 2024 6.7.1 Risikokommunikation
  Die Risikokommunikation der Stadt Köln ist breit aufgestellt und gut geeignet, das Risikobe- wusstsein der Bevölkerung zu stärken. Eine Stadt sollte die Bedeutung und die Folgen der identifizierten Risiken benennen und adres- satengerecht formulieren. Dabei sollte sie verschiedene Kommunikationskanäle auch unter Be- rücksichtigung moderner Technologien nutzen, um eine breite und zielgruppenspezifische Infor- mationsvermittlung zu gewährleisten. Die Risikokommunikation dient dazu, die Bevölkerung, die Medien und relevante Stakeholder über die identifizierten Risiken zu informieren und ist ein wesentlicher Bestandteil für ein effekti- ves Krisenmanagement. Die Stadt Köln verfolgt eine proaktive Risikokommunikation, die auf der Identifikation ihrer indi- viduellen Risiken basiert. Ein zentraler Aspekt ist für die Stadt Köln, die Bevölkerung frühzeitig und vor allem kontinuierlich zu informieren. Dabei ist es der Stadt wichtig, die Folgen der identi- fizierten Risiken adressatengerecht, klar und verständlich zu formulieren, um die Resilienz der Bevölkerung zu stärken, wie z.B. bei den in Köln immer wiederkehrenden Hochwasserlagen. Hierzu greift sie auf verschiedene Kommunikationskanäle zurück, die sicherstellen, dass die In- formationen auch schnell und breit an die Öffentlichkeit gelangen. Neben den analogen Kommunikationskanälen, wie Zeitungen oder Flyern spielen bei der Stadt Köln auch die modernen Technologien eine immer größer werdende Rolle. Hierfür nutzt die Verwaltung digitale Medien, wie z.B. die städtische Website oder soziale Medien. Diese Form
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 206 von 320 der Kommunikation bietet schnelle und direkte Kommunikationswege, um die Öffentlichkeit na- hezu in Echtzeit über Risiken zu informieren. Durch die regelmäßigen Produktionen und Ver- breitung von vielen Themen, die Köln-spezifisch sind, erreicht die Stadt zahlreiche Follower. Mit der Kombination von digitalen und analogen Informationswegen sorgt die Stadt dafür, dass sie auch die Bevölkerungsgruppen erreicht, die die digitalen Medien weniger nutzen. Zusätzlich beteiligt sich die Stadt Köln regelmäßig an verschiedenen Informationskampagnen, wie z.B. den bundesweiten Warntag. Die Risikokommunikation ist ein fortlaufender Prozess, der auch außerhalb von Krisenlagen notwendig ist, um die Bevölkerung für mögliche Gefahren zu sensibilisieren, aber auch um das Vertrauen und die Akzeptanz in die Stadtverwaltung Köln zu stärken. Die bestehende Kommu- nikation und das strukturierte Vorgehen der Stadt Köln gewährleistet eine umfassende und ef- fektive Krisenkommunikation. Dabei hat die Stadt eine Kommunikationsstruktur etabliert, die sie ebenfalls für die Krisenkommunikation nutzt. Vertiefende Informationen finden sich im folgenden Kapitel. 6.7.2 Krisenkommunikation
  Die Stadt Köln hat klare Strukturen für eine effiziente Krisenkommunikation verbindlich fest- gelegt. Eine Stadt sollte ein individuelles strategisches Krisenkommunikationskonzept im Vorfeld einer Krise erarbeiten. Dabei sollte sie ihre Kommunikationsleitlinien sowohl für die interne als auch für die Kommunikation nach außen vorplanen. Das Konzept sollte ein inhaltlich und argumenta- tiv einheitliches Auftreten der am Krisenmanagement Beteiligten sicherstellen. Auch Zuständig- keiten und Verantwortlichkeiten sollte die Stadt klar definieren, um in einer akuten Krisensitua- tion zeitnah, reibungslos und ereignisorientiert über die erprobten Kommunikationskanäle infor- mieren zu können. Während einer Krise ist es entscheidend schnell und effektiv zu kommunizieren, um die Situa- tion möglichst schnell zu stabilisieren und das Vertrauen der Öffentlichkeit nicht zu verlieren. Dies erfordert eine strategische Planung im Vorfeld einer Krise. Die Stadt Köln legt besonderen Wert auf eine robuste, verlässliche und schnelle Krisenkommu- nikation. Hierzu hat sie detaillierte Krisenkommunikationskonzepte erstellt, die sie im Vorfeld möglicher Krisen erarbeitet hat und regelmäßig aktualisiert. Um ein einheitliches Vorgehen und Auftreten zu gewährleisten, hat die Stadt individuelle Leitlinien für die externe und interne Kom- munikation entwickelt. Damit versucht die Stadt Köln Widersprüche und Missverständnisse zu vermeiden, um eine transparente und einheitliche Botschaft an die Öffentlichkeit im Krisenfall zu geben. In den Konzepten hat die Stadt darüber hinaus die Zuständigkeiten und Verantwortlich- keiten aller am Krisenmanagement beteiligten Personen klar geregelt. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine gelungene und schnelle Krisenkommunikation ist auch hier die Nutzung moderner Technologien und digitaler Kommunikationskanäle. Die Stadt Köln setzt dabei auf die schnelle Verbreitung von Informationen über ihre städtische Website, den sozialen Medien, aber auch über speziell eingerichtete Notfallseiten. Insbesondere die sozialen Medien nutzt die Stadt in Akutlagen intensiv, um im Krisenfall effizient kommunizieren und die Öffentlichkeit zeitnah über die aktuellen Entwicklungen und Schutzmaßnahmen zu informieren.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 207 von 320 Diesen Aufgabenbereich hat sie im städtischen Krisenstab der BuMA-Abteilung zugewiesen. Dort sind Mitarbeitende des Fachbereiches 13 „Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit“ einge- setzt, die die zuvor abgestimmten, teilweise bereits vorbereiteten Pressemitteilungen direkt über die sozialen Netzwerke verbreiten. Darüber hinaus übernehmen sie auch das Monitoring der sozialen Netzwerke. Zusätzlich nutzt die Stadt Köln für Akutlagen die b undesweit eingesetzten und bekannten Warnapps, beispielsweise NINA 64 oder MoWaS 65 . Der Vorteil von MoWaS ist, dass diese App die Meldungen direkt auf die jeweilige im Mobiltelefon eingestellte Landessprache übersetzt. Da in Köln viele ausländische Personen wohnen und zahlreiche Besucher und Besucherinnen aus aller Welt zu Gast sind, ist diese Funktion besonders gut geeignet, um verlässlich Warnbotschaften abzusetzen. Darüber hinaus hat die Stadt Köln die M öglichkeit Cell Broadcast auszulösen. Im Krisenfall kann die Stadt Köln auch auf das Lokalradio Köln zugreifen und während des laufenden Programms Warnbotschaften versenden. Damit kann die Stadt auch bei Stromausfällen oder In- ternetausfällen eine verlässliche Kommunikationsquelle für die Bevölkerung gewährleisten. Seit Anfang 2022 kann die Stadt Köln an 114 Standorten im Stadtgebiet auf rund 470 digitale Informationstafeln privater Anbieter zugreifen und diese kurzfristig mit Warnhinweisen bespie- len. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Warnhinweise auf die "Digitale Fahrgastinformation" der Kölner Verkehrs-Betriebe zu übertragen. Rund 450 dieser Anlagen hängen an Stadtbahnhalte- stellen, zusätzlich rund 20 großformatige Anlagen stehen an größeren Knotenpunkt-Haltestel- len, etwa am Neumarkt oder am Rudolfplatz. Damit hat die Stadt einen enormen Vorteil in der Krisenkommunikation. Mit diesen Möglichkeiten erreicht die Stadt Köln die große Anzahl an Pendlern sowie Verkehrsteilnehmer, die in der Stadt unterwegs sind und erzielt eine enorme Reichweite. Für den Fall, dass die digitalen Kanäle nicht verfügbar sind, kann die Stadt Köln aber auch auf alternative Kommunikationsmittel zurückgreifen, wie z.B. Lautsprecherdurchsagen oder Sire- nen. Die Stadt hat darüber hinaus Vorkehrungen getroffen , um kurzfristig ein Bürgertelefon und das Gefahrentelefon in Betrieb zu nehmen. Hierzu hat si e konkrete Vorgaben zur Einrichtung und zum Betrieb des Bürgertelefons erlassen. Die dort ausgegebenen Meldungen und Informationen stimmt sie zuvor auf der Grundlage des Kommunikationskonzeptes ab und bereitet die auszuge- benden Informationen entsprechend für das Personal am Bürgertelefon vor. Gleiches gilt für die so genannte Personenauskunftsstelle. Die Stadt Köln ist in der Lage, bei größeren Unglücksfällen die Personenauskunftsstelle innerhalb kürzester Zei t in Betrieb zu nehmen. Diese Maßnahme erfolgt im Ereignisfall in enger Abstimmung mit der Polizei. Das strukturierte Vorgehen stellt aus Sicht der gpaNRW grundsätzlich eine schnelle und mög- lichst reibungslose Kommunikation in Krisen sicher. 64 Notfall-Informations- und Nachrichten-App – NINA vom Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe 65 Mo dulares Wa rn-System – System des Bundesamtes für Bevölkerungsschu tz und Katastrophenhilfe zur Warnung der Bevölkerun g für Zivilschutzlagen
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 208 von 320 6.8 Prozessdarstellung „Krisenstab aktivieren“ Die gpaNRW hat den Prozess zur Einberufung des Krisenstabes für alle 23 kreisfreien Städte nach einem einheitlichen Layout dargestellt und den jeweiligen Prüfberichten zum kommunalen Krisenmanagement beigefügt. Dadurch möchte die gpaNRW die verwaltungsinternen Abläufe transparent abbilden. Ziel ist es, Schnittstellen im Prozess zu identifizieren und darzustellen.
  Feststellung Die Stadt hat den Prozess zur Aktivierung des Krisenstabes klar strukturiert. Verbesserungs- potenzial sieht die gpaNRW in der Überprüfung der aktuellen Regelungen zur Rufbereit- schaft. Eine Stadt sollte den Prozess zur Aktivierung des Krisenstabes klar und strukturiert organisie- ren, um im Ereignisfall schnell und effizient reagieren zu können. Nach Eintreten eines Krisene- reignisses ist eine unverzügliche und vollständige Informationsweiterleitung an den Hauptver- waltungsbeamten / die Hauptverwaltungsbeamtin sicherzustellen. Diese Vorgehensweise sollte durch möglichst wenig Schnittstellen effizient erfolgen, um eine koordinierte und zügige Einbe- rufung und Arbeitsaufnahme des Krisenstabes zu ermöglichen. Den Prozess zur Aktivierung des Krisenstabes hat die Stadt Köln in ihrer Dienstanweisung festgelegt. Nach dem Eingang des Initialereignisses und der ersten Lagebewertung durch den Oberbeam- ten vom Alarmdienst (Beamter der Laufbahngruppe 2.2), erfolgt über das Dezernat I die direkte Informationsweiterleitung an die/den Hauptverwaltungsbeamten (HVB). Nach der Entscheidung des HVB den Krisenstab einzuberufen, erfolgt die Alarmierung Software gestützt über das Amt 37. Bereits mit Aktivierung des Krisenstabes koordiniert die KGS alle administrativen Tätigkeiten des Krisenstabes und bereitet den ersten Lagevortrag vor. Im Anschluss kontrolliert der Innere Dienst der KGS die Anwesenheit der alarmierten Personen. Sobald der Krisenstab vollzählig ist, eröffnet die Krisenstabsleitung die erste Sitzung. Die Informationsweiterleitung an die/den HVB verbunden mit der Einberufung und der Arbeits- aufnahme des Krisenstabes weisen somit nur wenige Schnittstellen auf. Aktuell hat die Stadt Köln eine Rufbereitschaft eingerichtet, welche jedoch nur dann aktiv ist, wenn bereits Akutlagen eingetreten sind. Aus Sicht der gpaNRW sollte die Stadt Köln prüfen, ob sie durch organisatori- sche Vorkehrungen auch außerhalb eines konkreten Einsatzanlasses eine Rufbereitschaft ein- richtet. Dies würde die vollständige Alarmierung des Krisenstabes der Stadt noch verlässlicher und schneller ermöglichen.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte prüfen, ob die bestehenden Regelungen zur Rufbereitschaft in Bezug auf die Alarmierung des Krisenstabes dem tatsächlichen Bedarf entsprechend anzupassen ist.
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 209 von 320
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 210 von 320 6.9 Anlage: Übersicht Erfüllungsgrade Nachfolgend fasst die gpaNRW die Ergebnisse aus den Erfüllungsgraden der Berichtskapitel 6.5 Prävention, Bewältigung und Nachbereitung von Krisenfällen, 6.6 Ausstattung und Personal des Krisenstabes sowie 6.7 Risiko- und Krisenkommunikation zusammen: Erfüllungsgrad Krisenmanagement in Prozent 2024 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Erfüllungsgrade der einzelnen Teilaspekte in Prozent 2024
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 211 von 320 6.10 Anlage: Ergänzende Tabelle Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Kommunales Krisenmanagement Feststellung Seite Empfehlung Seite Prävention, Bewältigung und Nachbereitung von Krisenfällen F1 Die Stadt Köln betreibt eine kontinuierliche Risikoermittlung und ist im Bereich der Prävention und der Erkennung von Risiken grundsätzlich gut aufgestellt. Verbesserungspotenzial sieht die gpaNRW in der Aufbereitung und der Infor- mation der erkannten Risiken an die Beteiligten und politisch Verantwortlichen. 191 E1.1 Die Stadt Köln sollte die Erkenntnisse aus der Lenkungsgruppe Katastro- phenschutz zentral aufbereiten und in Berichtsform zusammenfassen. Die Weitergabe an alle Beteiligten sollte sie dokumentieren. 192 E1.2 Die Stadt Köln sollte die wesentlichen Risiken im Rahmen der Katastro- phenschutzplanung zur politischen Bewertung durch die entsprechenden Gremien beschließen lassen. 193 F2 Die bisherigen konzeptionellen Maßnahmen zur Bewältigung möglicher Krise- nereignisse ist gut geeignet, um die Verwaltung schnellstmöglich bei der Rück- führung in den Normalzustand zu unterstützen. In einigen Teilbereichen sowie in der finalen Umsetzung geplanter Maßnahmen sieht die gpaNRW noch Opti- mierungspotenzial. 193 E2.1 Die Stadt Köln sollte die bereits geplanten und beschlossenen Maßnah- men ämter- und dezernatsübergreifend koordinieren und entsprechend umsetzen. Die Planungen zur Aufrechterhaltung der bedeutendsten Auf- gabenbereiche in Bezug auf die Daseinsvorsorge innerhalb der Stadtver- waltung sollte sie verbindlich finalisieren. 194 E2.2 Die Stadt Köln sollte ihre interne Dienstanweisung zum Krisenmanage- ment, wie geplant, um die Regelungen zum Vorhalten und zur Sicherstel- lung der Kommunikationsmittel ergänzen. 195 E2.3 Die Stadt Köln sollte ein Konzept zur Einbindung von Spontanhelfenden in Krisensituationen erstellen, um das mögliche Potenzial koordiniert nut- zen zu können. 196 Ausstattung und Personal des Krisenstabes F3 Die Stadt Köln hat die Versorgung der Krisenstabsmitglieder bisher noch nicht separat erfasst. 201 E3 Die Stadt Köln sollte individuelle Regelungen zur Versorgung des Krisen- stabes verbindlich festlegen, damit auch in Ausnahmesituationen der Kri- senstab versorgt und somit konzentriert handlungsfähig bleiben kann. 201
  Stadt Köln
  Kommunales Krisenmanagement
  050.010.050_03369 Seite 212 von 320 Feststellung Seite Empfehlung Seite Prozessdarstellung „Krisenstab aktivieren“ F4 Die Stadt hat den Prozess zur Aktivierung des Krisenstabes klar strukturiert. Verbesserungspotenzial sieht die gpaNRW in der Überprüfung der aktuellen Regelungen zur Rufbereitschaft. 208 E4 Die Stadt Köln sollte prüfen, ob die bestehenden Regelungen zur Rufbe- reitschaft in Bezug auf die Alarmierung des Krisenstabes dem tatsächli- chen Bedarf entsprechend anzupassen ist. 208
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 213 von 320 7. Hilfe zur Erziehung 7.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet Hilfe zur Erziehung stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Hilfe zur Erziehung In der Stadt Köln ist die Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu) dezentral organisiert und in jedem der neun Bezirksjugendämter angesiedelt. Um eine möglichst einheitliche Verfahrensweise zu gewährleisten, werden Standards und Richtlinien für die einzelnen Bezirksjugendämter im Sachgebiet Pädagogische und Wirtschaftliche Grundsatzangelegenheiten in der Abteilung Pä- dagogische und Soziale Dienste entwickelt. Die Stadt Köln hat für den Bereich der erzieherischen Hilfen schriftliche Verfahrensstandards in Form von Richtlinien und Arbeitshilfen entwickelt. Eine Zusammenfassung aller Regelungen in Form eines Qualitätshandbuches gibt es bislang nicht. In Köln wird die sachliche und örtliche Zuständigkeit in der Regel im ersten Schritt durch den Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) oder durch den Gefährdungsmeldungssofortdienst (GSD) geprüft. Bestehen bei dieser ersten Zuständigkeitsprüfung durch den ASD/GSD bereits Zwei- fel, wird die WiJu hinzugezogen. Die WiJu nimmt in der gelebten Praxis nicht an den kollegialen Beratungen teil. Die Zuständigkeitsprüfung durch die WiJu erfolgt in Köln in der Regel erst nach der kollegialen Beratung, aber vor dem Hilfeplangespräch. Die WiJu und der ASD der Stadt Köln nutzen unterschiedliche Module einer Fachanwendung. Ein transparenter und schneller Datenaustausch fehlt. Dies erschwert ein schnittstellenarmes Arbeiten und einen schnellen In- formationsfluss . Prozessintegrierte Kontrollen finden in der WiJu der Stadt Köln in erster Linie durch festge- legte Verfahrensstandards und Richtlinien sowie die zu verwendenden Vordrucke statt. Mit der Einrichtung einer eigenen Innenrevision im Jugendamt werden prozessunabhängige Kontrol- len durchgeführt. Die Stadt sollte zusätzlich zu den prozessunabhängigen Kontrollen in der WiJu standardisierte prozessintegrierte Kontrollen durch die Leitungskräfte implementieren Die Stadt Köln hat bereits einige Bausteine im Rahmen des Finanzcontrollings geschaffen. Sie sollte das Finanzcontrolling noch weiter ausbauen. Hierzu sollte sie Zielwerte für die erhobe- nen Kennzahlen bilden und wie geplant das bezirksspezifische Controlling aufbauen und um- setzen. Auch Ansprüche aus Kostenerstattungen, Fallabgaben und -übernahmen sowie weitere Erträge sollten in das Controlling einfließen.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 214 von 320 In der Stadt Köln werden die ambulanten Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen (LQE-Vereinbarungen) im Sachgebiet Angebotssteuerung und Trägerangelegenheit bearbeitet. Die Stadt hat die Prozesse der LQE-Vereinbarungen schriftlich beschrieben bzw. dargestellt. Dies bietet eine gute Grundlage für standardisierte und einheitliche Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltverhandlungen. Auch die Fachleistungsstunden sind klar und einheitlich definiert. Dadurch wird Transparenz und die Möglichkeit eines Vergleichs geschaffen. Geleistete Stunden werden mit Umfang und Inhalt in einem standardisierten Leistungsnachweis durch die Träger dokumentiert. Die betrachteten wesentlichen Änderungen des SGB VIII durch das Kinder- und Jugendstär- kungsgesetz setzt die Stadt in der Praxis bereits um. Die Stadt Köln hat in einem längerfristig angelegten Entwicklungsprozess ein Schutzkonzept für den Pflegekinderdienst erarbeitet, wel- ches auch als Leitfaden für den Fachdienst dient und im Rahmen des Hilfeplanverfahrens auf den Einzelfall übertragen und konkretisiert wird. Seit Anfang 2024 hat die Stadt Köln drei Mitar- beitende für die Aufgabe des Verfahrenslotsen gemäß § 10b SGB VIII eingestellt. Bei den Kennzahlen weist die Stadt Köln einen höheren Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung je Einwohner von 0 bis unter 21 Jahre als die Hälfte der anderen kreisfreien Städte auf. Der Fehl- betrag wird vor allem durch die Transferaufwendungen für die Leistungserbringung der Hilfen durch die freien Träger geprägt. Auf die Transferaufwendungen wirken sich wiederum die An- zahl der Hilfeplanfälle und die Aufwendungen je Hilfefall aus. Das Fallaufkommen in Köln ist in den betrachteten Jahren 2022 und 2023 hoch. Köln gehört im interkommunalen Vergleich zu dem Viertel der Städte mit der höchsten Falldichte. Die Stadt Köln bildet in den Jahren 2022 und 2023 den Höchstwert beim Anteil der meist günstigeren am- bulanten Hilfefälle im interkommunalen Vergleich ab. Dies führt zu einem niedrigen Aufwand je Hilfefall insgesamt. Der positive Effekt des hohen Anteils ambulanter Hilfefälle auf den Fehlbe- trag der Hilfen zur Erziehung relativiert sich durch das hohe Fallaufkommen sowie vergleichs- weise hohe ambulante Aufwendungen. Belastend auf die Aufwendungen für stationäre Hilfen und damit auch auf den Fehlbetrag wirkt sich der vergleichsweise geringe Anteil an Vollzeitpfle- gefällen aus. Bezogen auf die einzelnen Hilfearten bildet die Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII einen Schwerpunkt bei den Aufwendungen und Fallzahlen in Köln ab. Im Jahr 2023 entfallen rund 30 Prozent der Aufwendungen für die erzieherischen Hilfen auf die Eingliede- rungshilfen nach § 35a SGB VIII. Um diesen Entwicklungen entgegenzuwirken hat die Stadt be- reits erste Maßnahmen für die Bearbeitung der Eingliederungshilfen eingeleitet. 7.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungs- ergebnis. Wertungen, die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemein- deordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung. Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 215 von 320 Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die individuelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht. 7.3 Inhalte, Ziele und Methodik Das Prüfgebiet Hilfe zur Erziehung umfasst nach der Definition der gpaNRW die Hilfen nach dem Zweiten Kapitel, Vierter Abschnitt des achten Buches Sozialgesetzbuches (SGB VIII) (§§ 27 bis 35, 35a, 41). Wesentliche Rechtsgrundlage für die Gewährung von Hilfen zur Erziehung ist das SGB VIII in Verbindung mit den dazu ergangenen landesrechtlichen Ausführungsgesetzen. Auf Hilfe zur Er- ziehung besteht für die Personensorgeberechtigten und ihr Kind nach § 27 Abs. 1 SGB VIII ein Rechtsanspruch, wenn eine dem Wohl des Kindes oder des Jugendlichen entsprechende Erzie- hung nicht gewährleistet und die Hilfe für seine Entwicklung geeignet und notwendig ist. Der Schwerpunkt dieser Prüfung liegt in der Analyse der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (WiJu). Der Ressourceneinsatz im Bereich Hilfe zur Erziehung wird neben der Aufwandsseite auch er- heblich von der Ertragsseite, z.B. durch die Geltendmachung von Kostenerstattungsansprü- chen, geprägt. Außerdem kommt einer sachlich richtigen Zuständigkeitsprüfung eine hohe Be- deutung zu, um Vermögensschäden durch unzuständig erfolgte Leistungen zu vermeiden. Die gpaNRW betrachtet außerdem die Prozesse bei den amb ulanten Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen sowie die Umsetzung und Auswirkungen einiger wesentlicher Änderun- gen des Kinder- und Jugendstärkungsgesetzes näher. Ziel der Prüfung ist es, auf Steuerungs- und Optimierungspotenziale hinzuweisen und Hand- lungsmöglichkeiten aufzuzeigen, die das finanzwirtschaftliche Ergebnis perspektivisch verbes- sern können. Dazu analysiert die gpaNRW in den Jugendämtern aller kreisfreien Städte in NRW die Erträge und Aufwendungen sowie die Fallzahlen und die Personalausstattung. Im Fokus der Betrachtung steht ein wirtschaftlicher Ressourceneinsatz unter Berücksichtigung fachlicher Standards der Aufgabenerfüllung. Mittels interkommunaler Kennzahlenvergleiche steigt die gpaNRW in die Analyse ein. Für die tiefergehende Analyse werten wir Unterlagen und Ergebnisse aus Gesprächen vor Ort aus. Darüber hinaus bezieht die gpaNRW Besonderheiten der Leistungsorganisation, der Leistungserbringung und der Angebotssteuerung des Jugend- amtes in ihre Betrachtung ein. Wir führen die in der letzten Prüfung erhobenen Kennzahlen in einer Zeitreihe fort, um Entwicklungen darstellen zu können. Die Erträge und Aufwendungen beziehen sich auf das Haushaltsjahr. Die Falldaten ermittelt die gpaNRW schwerpunktmäßig über einen Jahresdurchschnittswert. Bei der Erfassung von Rück- führungen in die Herkunftsfamilie und Inobhutnahmen bilden wir die absolute Fallzahl im jeweili- gen Kalenderjahr ab. Für die Erfassung von Verweildauer und Betreuungsdauer berücksichtigt die gpaNRW die Anzahl der Monate vom Beginn bis zur Beendigung der Hilfegewährung für die im jeweiligen Jahr beendeten Hilfefälle.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 216 von 320 Die gpaNRW hat die Daten und Informationen, die für eine Bewertung erforderlich sind, über Interviews, Fragebögen und strukturierte Datenabfragen erhoben. Die Stadt Köln hat von der abgefragten Zeitreihe der Daten von 2019 bis 2023 nur Daten für die Jahre 2022 und 2023 zur Verfügung gestellt. Eine Zeitreihe der Kennzahlen kann somit nur für diese beiden Jahre dargestellt werden. Zu berücksichtigen ist dabei, dass die Daten für die Bildung der übergeordneten Kennzahl Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung nur für das Jahr 2022 ge- liefert werden konnten. Den Prozess „Zuständigkeit im Hilfeplanverfahren prüfen“ stellt die gpaNRW grafisch dar. Un- sere Prozessaufnahme zielt darauf ab, den Informationsfluss zwischen dem Allgemeinen Sozia- len Dienst (ASD) und der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (WiJu) zu optimieren. Es sollen Schwachstellen aufgezeigt und Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt werden. Die Schnittstelle zwischen ASD und WiJu ist von Bedeutung, damit alle Informationen für eine rechtssichere Prü- fung der Zuständigkeit umfassend und zeitnah ausgetauscht werden In der Anlage dieses Teilberichtes befinden sich differenzierte Grunddaten zur Entwicklung der Einwohnerzahlen sowie der Aufwendungen, Erträge und Fallzahlen im Bereich Hilfe zur Erzie- hung für die Stadt Köln. 7.4 Fehlbetrag und Einflussfaktoren Hilfe zur Erzie hung
  Der Fehlbetrag für die Hilfen zur Erziehung je Einwohner von 0 bis unter 21 Jahre der Stadt Köln ist überdurchschnittlich hoch. Auf den Fehlbetrag wirken sich das hohe Fallaufkommen und die vergleichsweise hohen Personalaufwendungen belastend aus. Eine Stadt sollte den Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung unter Berücksichtigung einer bedarfsge- rechten Versorgung durch geeignete Steuerungsmaßnahmen so niedrig wie möglich halten. Der Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung beinhaltet das ordentliche Ergebnis zuzüglich der internen Leistungsverrechnungen für Gebäudeaufwendungen, sofern diese nicht im ordentlichen Ergebnis enthalten sind. Die gpaNRW hat das Produkt Hilfen zur Erziehung im Rahmen der Datenerfassung einheitlich definiert. Das diesem Bericht zugrundeliegende ordentliche Ergebnis für Hilfen zur Erziehung ist nicht mit dem ordentlichen Ergebnis der Produktgruppe 0606 „Hilfe für junge Menschen und ihre Familien“ des Haushaltsplanes der Stadt Köln gleichzusetzen.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 217 von 320 Fehlbetrag HzE je EW* von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 2022 * Einwohnerin bzw. Einwohner In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte aus kreisfreien Städten eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Der Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung je Einwohner liegt in Köln im Jahr 2022 leicht unterhalb des dritten Viertelwertes. Damit gehört die Stadt zu den kreisfreien Städte mit einem höheren Fehlbetrag. In der letzten überörtlichen Prüfung positionierte sich die Stadt Köln im Vergleichsjahr 2018 beim Fehlbetrag ebenfalls über dem Median. Wie eingangs bereits eläutert, kann der Fehlbetrag nur für das Jahr 2022 abgebildetet werden. Die Abbildung einer Zeitreihe aus der die Entwicklung des Fehlbetrag ersichtlich wird, ist insofern nicht möglich. Der Fehlbetrag wird in Köln durch ein hohes Fallaufkommen negativ beeinflusst. Ähnlich wie in der letzten überörtlichen Prüfung wird der Fehlbetrag zusätzlich durch vergleichsweise hohe Personalaufwendungen belastet. Ursächlich für die hohen Personalaufwendungen ist unter anderem, dass die Stadt Köln Hilfen teilweise durch einen eigenen ambulanten Dienst erbringt. Dies betrifft z.B. den Erziehungsbeistand gemäß § 30 SGB VIII. Der Fehlbetrag HzE wird durch mehrere Faktoren beeinflusst. Deren Zusammenwirken analysiert die gpaNRW nachfolgend.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 218 von 320 Einflussfaktoren Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung 2022 Der Index (blaue Linie) bildet den Median der Kennzahlen im interkommunalen Vergleich ab. Die rote Linie stellt die Positionierung der Stadt im Verhältnis zum Index dar. Dabei bildet ein Wert der Stadt außerhalb des Index einen höheren und innerhalb des Index einen niedrigeren Wert als der Index ab. Die Kennzahlen des dargestellten Netzdiagramms weisen deutliche Zusammenhänge auf. Die einwohnerbezogenen Kennzahlen „Fehlbetrag HzE je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro“ und „Aufwendungen HzE je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro“ werden von den Kennzahlen „Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte HzE)“ und „Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro“ beeinflusst. Auf die „Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro“ wirken sich wiederum der „Anteil ambulanter Hilfefälle an den Hilfefällen HzE in Prozent“ und der „Anteil der Hilfefälle nach § 33 SGB VIII an den stationären Hilfefällen in Prozent“ aus. Die Kennzahl „Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte HzE)“ ist in erheblichem Maße von den Steuerungsleistungen des Jugendamtes abhängig. Die einzelnen Einflussfaktoren stellen wir im Folgenden näher dar und analysieren sie.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 219 von 320 7.4.1 Falldichte HzE
  Die Stadt Köln hat eine vergleichsweise hohe Falldichte. Das wirkt sich negativ auf den Fehlbetrag der Hilfen zur Erziehung aus. Die gpaNRW definiert die Falldichte als die Hilfefälle für Hilfen zur Erziehung je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre. Durch präventive Maßnahmen, eine gute Zugangssteuerung und kurze Laufzeiten von Hilfefällen sollte das Jugendamt darauf hinwirken, dass die Falldichte niedrig bleibt, um die Aufwendungen und somit den Fehlbetrag HzE je Jugendeinwohnerin bzw. Jugendeinwohner nicht zu belasten. Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte HzE) 2022 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte aus kreisfreien Städten eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Im Jahr 2022 ist die Falldichte der Stadt Köln mit rund 38,63 Hilfefällen je 1.000 Einwohner bis unter 21 Jahren höher als bei den meisten anderen Städten. In 2023 steigt die Falldichte auf 39,20 Hilfefällen je 1.000 Einwohner bis unter 21 Jahren an und liegt damit im interkommunalen Vergleich auch in 2023 über dem dritten Viertelwert.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 220 von 320 Falldichte HzE 2023 Kennzahl Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Fall- dichte HzE) 39,20 25,98 33,85 35,68 38,22 51,08 22 Die Falldichte insgesamt ist in 2023 nur leicht angestiegen, obwohl die Fallzahlen insgesamt von rund 7.900 auf 8.140 Fälle deutlich gestiegen sind. Ursächlich dafür ist die Einwohnerzahl der 0 bis unter 21-Jährigen, die im Jahr 2023 in Köln deutlich zugenommen hat. Während die Zahl der Jugendeinwohner von 2019 bis 2022 relativ konstant war, ist sie 2023 um 3.142 Ein- wohner unter 21 Jahre angestiegen. Das wirkt sich auch auf die anderen einwohnerbezogenen Kennzahlen aus. Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte HzE) Köln 2022 bis 2023 Kennzahl 2022 2023 Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre gesamt 38,63 39,20 Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre ambulant 26,88 28,85 Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre stationär 11,75 10,35 Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte HzE ambulant und stationär) 2022 Kennzahlen Köln Mini- mum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre ambulant 26,88 13,94 17,01 20,01 24,95 32,81 23 Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre stationär 11,75 9,51 13,07 14,71 16,46 21,78 23 Differenziert nach ambulanten und stationären Hilfefällen betrachtet ist die ambulante Falldichte HzE vergleichsweise hoch und nimmt bei insgesamt steigenden Fallzahlen zu. Die stationäre Falldichte ordnet sich hingegen im interkommunalen Vergleich 2022 unter dem ersten Viertel- wert ein. Hier zeigt sich mit rückläufigen Fallzahlen im stationären Bereich eine positive Ent- wicklung. Hilfefälle Köln 2022 bis 2023 Grundzahlen 2022 2023 Ambulante Hilfefälle 5.498 5.992 Stationäre Hilfefälle 2.404 2.149 Hilfefälle gesamt 7.902 8.140
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 221 von 320 Betrachtet man die Entwicklung der Hilfefälle in der Zeitschiene, zeigt sich, dass die gesamten Hilfefälle zunehmen und dabei die ambulanten Hilfen kontinuierlich ansteigen. Wie bereits be- schrieben ist es positiv zu sehen, dass die kostenintensiveren stationären Hilfen dabei weniger werden. Die Entwicklung der Fallzahlen differenziert nach den einzelnen Hilfearten ist in Tabelle 3 im Anhang dargestellt. 7.4.2 Aufwendungen Hilfe zur Erziehung
  Die Stadt Köln hat aufgrund eines hohen Anteils ambulanter Hilfen niedrigere fallbezogene Aufwendungen als die meisten Vergleichsstädte. Aufgrund des hohen Fallaufkommens lie- gen die einwohnerbezogenen Aufwendungen im interkommunalen Vergleich über dem Me- dian. Die Aufwendungen Hilfe zur Erziehung umfassen die Transferaufwendungen für die ambulan- ten und stationären Hilfen nach den §§ 27 bis 35, 35a und 41 SGB VIII. Soweit für ambulante erzieherische Hilfen eigenes Personal für die Leistungserbringung einge- setzt wird (eigener ambulanter Dienst), werden die Personalkosten auf der Grundlage der KGSt-Arbeitsplatzkosten entsprechend der Vollzeit-Stellenanteile und der Entgeltgruppe bzw. Besoldungsgruppe in die Aufwendungen eingerechnet. Soweit Kinder/Jugendliche in eigenen Einrichtungen der Erziehungshilfe der Stadt betreut werden, sind die Aufwendungen für die Be- treuungskosten auf der Grundlage der internen Leistungsverrechnungen (iLV) zu berücksichti- gen. Sollten keine iLV ausgewiesen sein, wird ersatzweise ein fiktiver Tagessatz analog von in den eigenen Einrichtungen untergebrachten auswärtigen Kindern/ Jugendlichen in die Aufwen- dungen eingerechnet. Aufwendungen HzE je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 2022 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte aus kreisfreien Städten eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 222 von 320 Im interkommunalen Vergleich gehört die Stadt Köln im Jahr 2022 zu der Hälfte der Kommunen mit den höheren einwohnerbezogenen Aufwendungen. Die einwohnerbezogenen Aufwendun- gen steigen im Jahr 2023 auf 1.205 Euro weiter an und liegen damit in 2023 am dritten Viertel- wert. Aufwendungen HzE je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 2023 Kennzahl Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Aufwendungen HzE je EW von 0 bis un- ter 21 Jahre in Euro 1.205 957 1.049 1.105 1.209 1.668 22 Entscheidend für die Beurteilung der Aufwendungen HzE ist neben dem Einwohnerbezug auch die Betrachtung der Aufwendungen HzE je Hilfefall. Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro 2022 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte aus kreisfreien Städten eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 223 von 320 Die Aufwendungen je Hilfefall sind in Köln vergleichsweise niedrig. Hier gehört die Stadt zu den 25 Prozent der kreisfreien Städte mit den geringsten fallbezogenen Aufwendungen. Ursächlich für die abweichende Positionierung der einwohner- und fallbezogenen Aufwendungen der Stadt Köln ist die vergleichsweise hohe Falldichte verbunden mit einem hohen Anteil an kostengünsti- geren ambulanten Hilfen. Ambulante und stationäre Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro 2022 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Ambulante Aufwen- dungen HzE je Hilfefall in Euro 15.239 9.974 12.481 13.646 15.904 28.850 23 Stationäre Aufwendun- gen HzE je Hilfefall in Euro 55.535 36.440 45.995 51.866 54.901 59.101 23 Bei der differenzierten Betrachtung der fallbezogenen Aufwendungen zeigt sich, dass die ambulanten und stationären Aufwendungen überdurchschnittlich hoch sind in 2022. Die stationären Aufwendungen liegen sogar über dem dritten Viertelwert. Ambulante und stationäre Aufwendungen je Hilfefall Köln 2022 bis 2023 Kennzahl 2022 2023 Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro 27.497 30.755 Ambulante Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro 15. 239 18.146 Stationäre Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro 55 .535 65.922 In 2023 steigen sowohl die ambulanten als auch die stationären fallbezogenen Aufwendungen weiter deutlich an. Im interkommunalen Vergleich liegen die ambulanten Aufwendungen je Fall in 2023 über dem dritten Viertelwert. Die stationären fallbezogenen Aufwendungen bilden in 2023 mit 65.922 Euro sogar den Maximalwert ab. Hier ist ein Anstieg der stationären Aufwendungen insbesbesondere im Bereich der Heimerziehung nach § 34 SGB VIII zu finden. Weitere Ausführungen dazu folgen im Kapitel 7.7.2 Heimerziehung.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 224 von 320 Ambulante und stationäre Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro 30.755 23.991 30.873 31.482 32.714 39.501 22 Ambulante Aufwen- dungen HzE je Hilfefall in Euro 18.146 11.715 13.514 15.210 17.915 31.373 22 Stationäre Aufwendun- gen HzE je Hilfefall in Euro 65.922 36.403 50.785 55.633 58.546 65.922 22 Trotz sehr hohen ambulanten und stationären Aufwendungen je Hilfefall sind die Aufwendungen je Hilfefall insgesamt niedrig, da der Anteil der ambulanten Hilfefälle in Köln sehr hoch ist. Die- sen Anteil betrachten wir im folgendem Kapitel 7.4.3 Anteil ambulanter Hilfefälle näher. 7.4.3 Anteil ambulanter Hilfefälle
  Die Stadt Köln hat in 2022 und 2023 den höchsten Anteil ambulanter Hilfefälle im interkom- munalen Vergleich. Der positive Effekt auf den Fehlbetrag der Hilfen zur Erziehung relativiert sich durch eine hohe Falldichte und hohe ambulante Aufwendungen. Anteil ambulanter Hilfefälle an den Hilfefällen HzE in Prozent 2022 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte aus kreisfreien Städten eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 225 von 320 Anteil ambulanter Hilfefälle an den Hilfefällen HzE in Prozent 2023 Kennzahl Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Anteil ambulante Hil- fefälle an den Hilfe- fällen HzE in Prozent 73,60 47,58 54,57 59,21 63,48 73,60 22 In den beiden betrachteten Jahren weist die Stadt Köln jeweils den höchsten Anteil an den am- bulanten Hilfefällen im interkommunalen Vergleich aus. In 2022 waren von den insgesamt 7.902 Hilfefällen 5.498 ambulante Hilfen. In 2023 sind die Fälle insgesamt um 238 leicht auf 8.140 Hil- fefälle angsteigen. Die ambulanten Hilfen sind in 2023 um 494 auf 5.992 Hilfefälle nochmals deutlich angestiegen. Ambulante Hilfen sind oftmals deutlich günstiger als stationäre Hilfen. Deshalb ist ein hoher An- teil ambulanter Hilfen erst einmal grundsätzlich positiv zu sehen. Die Analyse muss aber auch im Kontext mit der Falldichte (siehe 7.4.1 Falldichte) erfolgen. Bereits in der letzten überörtlichen Prüfung hatte die Stadt Köln mit rund 63 Prozent im Jahr 2018 den zweithöchsten Anteil ambulanter Hilfen.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 226 von 320 7.4.4 Anteil Vollzeitpflegefälle
  Die Stadt Köln hat einen niedrigeren Anteil an Vollzeitpflegefällen an den stationären Hilfefäl- len als die meisten anderen kreisfreien Städte. Da insgesamt wenige stationäre Hilfefälle vorhanden sind, sind die negative Auswirkungen des niedrigen Anteils an Vollzeitpflege auf die Aufwendungen und den Fehlbetrag geringer. Anteil Hilfefälle nach § 33 SGB VIII an den stationären Hilfefällen HzE in Prozent 2022 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte aus kreisfreien Städten eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Im Jahr 2022 wurden 885 von 2.404 stationären Hilfefällen in Vollzeitpflege untergebracht. Köln positioniert sich mit dem Anteil an Vollzeitpflegefällen von rund 37 Prozent unter dem ersten Viertelwert. Auch in der letzten Prüfung positionierte sich die Stadt beim Anteil der Vollzeitpflege unter dem ersten Viertelwert.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 227 von 320 Anteil Hilfefälle nach § 33 SGB VIII an den stationären Hilfefällen HzE in Prozent 2023 Kennzahl Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Anteil Hilfefälle nach § 33 SGB VIII an den stationären Hilfefäl- len HzE in Prozent 36,41 29,93 38,88 42,56 48,50 57,40 22 Im Jahr 2023 erreicht die Stadt Köln einen ähnlich geringen Anteil an Vollzeitpflegefällen. Bei der Vollzeitpflege wird das Kind oder der Jugendliche in einer Pflegefamilie oder Erzie- hungsstelle untergebracht. Dies ermöglicht das Aufwachsen in einem Familiensystem. Außer- dem ist diese Unterbringung aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten deutlich günstiger als eine Heimunterbringung. Die Aufwendungen für Vollzeitpflege lagen im Jahr 2022 in Köln je Hilfefall bei 17.729 Euro, bei den Heimunterbringungen bei 74.716 Euro. Ein hoher Anteil an Vollzeit- pflegefällen an den stationären Hilfefällen ist daher grundsätzlich erstrebenswert. An dieser Stelle ist aber zu beachten, dass Köln im Bereich der stationären Hilfen, insbesondere bei der Heimunterbringung eine positive Entwicklung mit rückläufigen Fallzahlen aufweist. Weil Köln insgesamt wenige stationäre Hilfefälle hat, ist die negative Auswirkung eines niedrigen Anteils an Vollzeitpflege auf die Aufwendungen und den Fehlbetrag geringer. 7.5 Wirtschaftliche Jugendhilfe Die Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu) ist eine Organisationseinheit im Jugendamt, die u.a. die verwaltungsmäßigen Abläufe im Rahmen der Hilfe zur Erziehung fachlich und rechtlich steuert. Es werden dort insbesondere die sachliche und örtliche Zuständigkeit für die Hilfefälle geprüft, Kostenerstattungsansprüche geltend gemacht sowie Fallübernahmen bzw. Fallabgaben koordi- niert. Außerdem erfolgt hier die Bereitstellung der finanziellen Mittel für die im Hilfeplanverfah- ren festgestellten Bedarfe an Hilfe zur Erziehung. 7.5.1 Kennzahlen Wirtschaftliche Jugendhilfe 7.5.1.1 Kennzahlen Erträge aus Kostenerstattungen Das Sozialgesetzbuch VIII -Kinder und Jugendhilfe- (SGB VIII) ermöglicht den Jugendämtern in bestimmten Fällen Kostenerstattungsansprüche gegenüber anderen örtlichen Trägern der Ju- gendhilfe, gegenüber dem überörtlichen Träger der Jugendhilfe oder dem Land NRW geltend zu machen. Die möglichen Kostenerstattungsansprüche sind in §§ 89 ff. SGB VIII geregelt.
  Feststellung Die Stadt Köln kann die Fallzahlen und Erträge aus Kostenerstattungen nicht den einzelnen Kostenerstattungsarten zuordnen. Auch die Gesamtsumme der Erträge aus Kostenerstattun- gen und die Fallzahlen insgesamt sind nicht auswertbar. Dadurch ist kein Überblick über die Kostenerstattungsansprüche vorhanden und deren Steuerung erheblich eingeschränkt.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 228 von 320 Die Stadt Köln kann die Ertragsarten der Kostenerstattungen aus Ihrem Controlling nicht diffe- renziert ausweisen. Die Erträge und Fallzahlen werden nicht nach Kostenerstattungsarten diffe- renziert erfasst. Die Summe aller Erträge aus Kostenerstattungen kann die Stadt ebenfalls nicht angeben, da diese in der Teilergebnisrechnung als Teilmenge in den sonstigen Erträgen enthal- ten ist und nicht separat ausgewiesen wird. Erträge aus Kostenerstattungen Stadt Köln 2019 bis 2023 Kennzahl 2019 2020 2021 2022 2023 Kostenerstattungen gesamt in Euro k. A. k. A. k. A. k. A. k. A. davon Kostenerstattungen nach § 89 SGB VIII in Euro k. A. k. A. k. A. k. A. k. A. davon Kostenerstattungen nach § 89a SGB VIII in Euro k. A. k. A. k. A. k. A. k. A. davon Kostenerstattungen nach § 89b SGB VIII in Euro k. A. k. A. k. A. k. A. k. A. davon Kostenerstattungen nach § 89c SGB VIII in Euro k. A. k. A. k. A. k. A. k. A. davon Kostenerstattungen nach § 89d SGB VIII in Euro k. A. k. A. k. A. k. A. k. A. davon Kostenerstattungen nach § 89e SGB VIII in Euro k. A. k. A. k. A. k. A. k. A. Im Laufe der überörtlichen Prüfung haben wir die Erfahrung gemacht, dass der Schwerpunkt der Erträge aus Kostenerstattungen bei den übernommenen Fällen in Vollzeitpflege nach § 89a SGB VIII, den Kostenerstattungen bei fortdauernder oder vorläufiger Leistungsverpflichtung nach § 89c SGB VIII und den Kostenerstattungen bei Gewährung von Jugendhilfe nach der Ein- reise für UMA nach § 89d SGB VIII liegt. Die anderen Erträge aus Kostenerstattungen sind vom Umfang her vergleichsweise von geringerer Bedeutung und im Zeitverlauf häufig sehr schwan- kend. § 89a SGB VIII regelt den Kostenerstattungsanspruch bei übernommener Vollzeitpflege. Ge- mäß § 86 Abs. 6 SGB VIII wird in dem Fall, dass ein Kind oder Jugendlicher zwei Jahre bei ei- ner Pflegefamilie lebt, der örtliche Träger zuständig, in dessen Bereich die Pflegefamilie lebt. Der neu zuständige örtliche Träger übernimmt dann nach zwei Jahren die Fallverantwortung, hat aber einen Kostenerstattungsanspruch gegenüber dem vorher zuständigen örtlichen Träger. Gemäß § 89c SGB VIII ist ein Kostenerstattungsanspruch gegeben, wenn ein örtlicher Träger vorläufig oder fortdauernd tätig wird, obwohl ein anderer Träger zuständig ist oder wenn eine Zuständigkeit nicht feststeht. Dies betrifft zum einen das fortdauernde Tätigwerden nach § 86c SGB VIII, wenn die örtliche Zuständigkeit wechselt. Bis die Fallabgabe erfolgt ist, wird durch den vorher zuständigen Träger weiter geleistet. Außerdem betrifft es Fälle nach § 86d SGB VIII, in denen die örtliche Zuständigkeit nicht fest- steht oder der zuständige Träger nicht tätig wird. Dann kann der tätig gewordene örtliche Träger einen Kostenerstattungsanspruch geltend machen. Gemäß § 89d SGB VIII erstattet das Land die Kosten der UMA, die nach Einreise und nach Zuweisung des Landes entstehen
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 229 von 320 Da in Köln die Angaben nicht differenziert gemacht werden konnten, kann die Entwicklung der prozentualen Verteilung der Erträge und Fallzahlen auf die einzelnen Kostenerstattungsarten nicht dargestellt werden. Aufgrund der fehlenden Gesamtsummen der Erträge aus Kostenerstattungsansprüchen sowie der Fallzahlen dieser Fälle, kann Köln nicht im interkommunalen Vergleich positioniert werden. Zur Information sind nachfolgend aber die Vergleichswerte der anderen Städte dargestellt. Erträge und Hilfefälle Kostenerstattungen 2022 Kennzahlen Köln Mini- mum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Kostenerstattungen je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro k. A. 41,14 92,45 141 162 238 21 Hilfefälle mit Kostenerstattungsan- sprüchen je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte Kosten- erstattungsansprüche) k. A. 3,56 4,23 4,46 5,19 9,70 12 Kostenerstattungen je Hilfefall HzE in Euro k. A. 798 2.888 3.984 4.769 6.518 21
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die Erträge aus Kostenerstattungsansprüchen als Gesamtsumme und differenziert nach Kostenerstattungsarten erfassen und regelmäßig auswerten. Dies kann die Steuerung deutlich verbessern und für die Haushaltsplanung verwendet werden. 7.5.1.2 Kennzahlen Personalausstattung Die gpaNRW hat Daten zu Personalaufwendungen und Stellen im ASD und der WiJu erhoben. Hierzu werden nachfolgend Kennzahlen dargestellt. Die Kennzahl zum ASD wird zur Informa- tion ohne Analyse abgebildet. Die gpaNRW analysiert die Personalausstattung der WiJu im Ka- pitel 7.5.2.2 tiefgehender.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 230 von 320
  In der Stadt Köln kommen auf eine Vollzeit-Stelle in der WiJu und dem ASD mehr Hilfefälle als in den anderen Vergleichsstädten. Bei der Personalkennzahl für die WiJu gehört Köln zu dem Viertel der Städte mit den meisten Hilfeplanfällen je Vollzeit-Stelle. Personal 2022 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Hilfeplanfälle Hilfe zur Erziehung je Vollzeit- Stelle ASD 32 20 28 31 35 41 22 Hilfeplanfälle Hilfe zur Erziehung je Vollzeit- Stelle WiJu 175 72 127 145 157 216 23 Bei Betrachtung der Kennzahl für den ASD wird deutlich, dass die Stadt Köln mit 32 Hilfeplan- fällen je Vollzeitstelle ASD etwas weniger Personal im ASD einsetzt, als die Hälfte der Ver- gleichsstädte. Im Bereich der WiJu kommen auf eine Vollzeitstelle im Jahr 2022 rund 175 Hilfeplanfälle. Damit gehört Köln im interkommunalen Vergleich zu dem Viertel der Kommunen mit den meisten Hil- feplanfällen je Vollzeit-Stelle WiJu. Personal 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Hilfeplanfälle Hilfe zur Erziehung je Vollzeit- Stelle ASD 34 20 26 31 34 46 21 Hilfeplanfälle Hilfe zur Erziehung je Vollzeit- Stelle WiJu 172 77 130 143 167 236 22 Im Jahr 2023 sind die tatsächlich besetzen Stellen des ASD von 249,03 in 2022 auf 241,50 Stellen bei 8.140 Hilfeplanfällen zurückgegangen. Somit entfallen auf eine Vollzeitstelle ASD rund 34 Hilfeplanfälle in 2023. Im Bereich der WiJu haben sich die Vollzeit-Stellen von 45,22 in 2022 auf 47,27 in 2023 erhöht. Damit entfallen in 2023 auf eine Vollzeitstelle in der WiJu rund 172 Hilfeplanfälle. Somit gehört die Stadt Köln im Bereich der WiJu auch im Jahr 2023 zu dem Viertel der Kommunen mit den meisten Hilfeplanfällen je Vollzeit-Stelle. Weitere Ausführungen zum Personal folgen im Kapitel 7.5.2.2 Personal.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 231 von 320 7.5.2 Organisation, Personal und Digitalisierung in der WiJu 7.5.2.1 Organisation In der Stadt Köln gibt es neun Bezirksjugendämter. In jedem Bezirksjugendamt ist neben dem ASD und der Beistandschaft auch die WiJu angesiedelt. Die WiJu ist also dezentral organisiert. Es gibt in den Bezirken neben dem ASD den Spezialdienst Gefährdungsmeldungssofortdienst (GSD). Hier werden die Meldungen einer möglichen Kindeswohlgefährdung nach § 8a SGB VIII bearbeitet. Außerdem gibt es zentral einen Spezialdienst für unbegleitete Minderjährige (UMA) und Ortsfremde für alle neun Bezirke. Neben den neun Bezirksjugendämtern werden Grundsatzangelegenheiten und die Gesamtsteu- erung und -strategie in der Abteilung 511 „Pädagogische und Soziale Dienste“ im Sachgebiet Pädagogische und Wirtschaftliche Grundsatzangelegenheiten entwickelt und koordiniert. Dort werden Standards und Richtlinien unter Beteiligung der Bezirksjugendämter erarbeitet, um eine einheitliche Verfahrensweise zu gewährleisten. Mit den neun Bezirksjugendämtern und den sehr unterschiedlichen sozialen und strukturellen Gegebenheiten in den einzelnen Bezirken, hat Köln eine besondere Herausforderung eine möglichst einheitliche und standardisierte Durchfüh- rung der erzieherischen Hilfen umzusetzen. Der WiJu der Stadt Köln obliegen die folgenden Aufgaben:  Gewährung aller laufenden und einmaligen finanziellen Leistungen in den Bezirksjugend- ämtern sowie den unbegleiteten Minderjährigen und Ortsfremden gewährten Hilfen nach dem SGBVIII  Prüfung der sachlichen und örtlichen Zuständigkeit (neben dem ASD)  Prüfung der Rechtmäßigkeit der Hilfe  Abwicklung des Verwaltungsverfahrens  Abwicklung des Auszahlungsverfahrens  Prüfung, Geltendmachung und Abwicklung von Refinanzierungsansprüchen  Widerspruchsbearbeitung. Neben den regulären Tätigkeiten der WiJu in den Bezirksjugendämtern werden die Sachbear- beitung UMA sowie ortsfremde Minderjährige, Babyklappenfälle, Fälle vertraulicher Geburt, Fin- delkinder, von der Adoptionsvermittlung veranlasste Inobhutnahmen, Roma Angelegenheiten und IS-Rückkehrer zentral in der Abteilung unbegleitete Minderjährige und Ortsfremde bearbei- tet. Die Fallverteilung innerhalb der bezirklichen WiJu wird nach den dortigen jeweiligen Regelun- gen, z.B. nach Auslastung, vorgenommen. Im Bereich unbegleitete Minderjährige und Orts- fremde richtet sich die Fallverteilung nach Buchstaben. Innerhalb der WiJu finden regelmäßig Teamsitzungen statt. Zum einen finden diese in den Be- zirksjugendämtern aber auch übergreifend mit den Gruppenleitungen statt. Zusätzlich dazu gibt
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 232 von 320 es eine Arbeitsgruppe zur Verwaltungsvereinfachung. Dort werden Vordrucke und Richtlinien erarbeitet. Die Arbeitsgruppe trifft sich alle zwei Monate. Um zu gewährleisten, dass alle Informationen wie z.B. rechtliche Änderungen, aktuelle Recht- sprechung, Verfahrensänderungen, aktuelle Richtlinien, etc. von allen Mitarbeitenden zur Kenntnis genommen werden, erfolgen Information durch die Gruppenleiter der WiJu sowie durch den zentralen Grundsatzbereich per Rundverfügungen, Rundmails, Infobriefe etc. Die Gruppenleiter geben die Infos an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter. Nach Aussage des Jugendamtes der Stadt Köln wird der Aspekt der Wirtschaftlichkeit bei der Trägerauswahl und dem Kostenrahmen beachtet. Allerdings gestaltet sich dies sehr schwierig, denn die WiJu kann den pädagogischen Bedarf nicht beurteilen und eine Trägerauswahl oder eine Auswahl von pädagogischen Angeboten, die zum jeweiligen pädagogischen Bedarf des Kindes/ Jugendlichen passen, ist oftmals sehr begrenzt. Die Widerspruchsbearbeitung erfolgt zunächst im jeweiligen Bezirksjugendamt. Falls dem Wi- derspruch dort nicht abgeholfen wird, erfolgt die Widerspruchsbearbeitung durch den zentralen Grundsatzbereich. Das gleiche gilt in Kostenerstattungsangelegenheiten, wenn zwischen der WiJu und dem Träger keine Einigkeit erzielt werden kann. Die Prozessführung und -vertretung erfolgt erstinstanzlich eigenständig durch den zentralen Grundsatzbereich WiJu, in weiteren Instanzen in Zusammenarbeit mit dem Rechtsamt. 7.5.2.2 Personal
  Die Stadt Köln hat für die WiJu eine eigene Personalbemessung entwickelt. Außerdem gibt es ein Einarbeitungskonzept in der WiJu. Dies fördert eine gute Einarbeitung und Qualifizie- rung des Personals. Eine Stadt sollte die notwendigen Personalressourcen in der WiJu vorhalten, damit diese ihre Aufgaben in der Hilfe zur Erziehung gut und rechtssicher bearbeiten und gesetzlich vorgege- bene Fristen einhalten kann. Dies setzt eine sowohl quantitativ als auch qualitativ ausreichende Personalausstattung voraus. Hierfür sind eine Personalbemessung und eine Bedarfsplanung notwendig, die geplante und ungeplante Fluktuationen berücksichtigt. Außerdem sollte das Ju- gendamt das Personal in der WiJu gut einarbeiten und regelmäßig qualifizieren. Das Jugendamt der Stadt Köln hat für die WiJu eine Personalbemessung entwickelt. Hierfür werden Zeitanteile für unterschiedliche Fallarten- und Klassifizierungen zu Grunde gelegt. Die Stellenbemessung wird regelmäßig anhand aktueller Fallzahlen fortgeschrieben. Die letzte An- passung des Stellenbedarfs der WiJu erfolgte 2018. Nach eigenen Angaben ist die Fluktuation in der WiJu unauffällig, während man im ASD eine hohe Fluktuation und einen spürbaren Fachkräftemangel vorfindet. Aus diesem Grund wurde für den ASD eine Dauerstellenausschreibung eingerichtet. Ergänzend dazu gibt es im Bereich des ASD eine sogenannte N-Stelle bzw. Springerstelle. Für die WiJu ist eine solche Stelle bis- her nicht vorgesehen. Eine Personalbedarfsplanung für die einzelnen Bereiche, unter Berücksichtigung geplanter und ungeplanter Fluktuationen, gibt es nicht.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 233 von 320 Bei zu niedriger Ist-Personalausstattung bzw. Überlastung in der WiJu wurde 2018 ein Konzept zur Priorisierung und Standardreduzierung in der bezirklichen WiJu erarbeitet. In einzelnen Bezirksjugendämtern wird auch derzeit mit Prioritätensetzung/Standardreduzierung gearbeitet. Die entsprechende Verfügung erfolgt durch die zuständige Bezirksjugendamtslei- tung und ggfs. über die Abteilungsleitung der Bezirksjugendämter. Um eine kontinuierliche und qualitativ gleichbleibend gute Arbeit in der WiJu zu gewährleisten gibt es in Köln neben einer Einarbeitung vor Ort diverse interne und externe Fortbildungsange- bote. Zusätzlich gibt es ein Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WiJu. Darüber hinaus finden regelmäßig Schulungen für die Mitarbeitenden der WiJu zum Thema Zu- ständigkeit und Kostenerstattungen statt. Die Schulungen sind in modularer Form aufgebaut. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten umfangreiches Schulungsmaterial einschließlich einer Fallsammlung mit Musterlösungen. Nähere Ausführungen dazu folgen im Kapitel 7.5.4.1 Zuständigkeit und Kostenerstattungsansprüche. 7.5.2.3 Digitalisierung
  Feststellung Im Jugendamt der Stadt Köln werden unterschiedliche Module einer Fachanwendung im Be- reich der WiJu und dem ASD eingesetzt. Der Datenaustausch ist erschwert. Der Informati- onsaustausch zwischen ASD und WiJu erfolgt aktuell noch überwiegend auf dem Papier- weg. Eine Stadt sollte die Fallbearbeitung in der WiJu mit angemessener IT-Ausstattung weitestge- hend elektronisch durchführen. Dabei sollte eine automatisierte Schnittstelle zwischen den ein- gesetzten Modulen der Jugendamtssoftware des Allgemeinen Sozialen Dienstes (ASD) und der WiJu vorhanden sein. Die Stadt Köln setzt im Jugendamt unterschiedliche Module einer Fachsoftware in den Berei- chen des ASD und der WiJu ein. Eine Schnittstelle im eigentlichen Sinne gibt es zwischen den unterschiedlichen Modulen aktuell nicht. Nach eigenen Angaben ist für die Datenübergabe vom Modul des ASD zum Modul der WiJu eine Austauschdatenbank vorgesehen, die eine geringe, nicht ausreichende Anzahl von Daten übergibt. Aus diesem Grund wird eine Austauschdaten- bank nicht eingeführt, sondern an einer besseren Lösung gearbeitet. Die Stadt plant bereits seit längerem eine Optimierung und Verknüpfung der unterschiedlichen Module. Nach Angaben der Stadt, ist sie dabei auf die Bereitschaft des Softwareentwicklers an- gewiesen. Die Fallarbeit, Genehmigungsverfahren sowie der Austausch von Informationen zwi- schen ASD und WiJu erfolgen aktuell noch überwiegend auf dem Papierweg. Die Einführung der allgemeinen eVerwaltungsakte ist nach Angaben des Jugendamtes für das erste Quartal 2025 terminiert. Eine eFachakte gibt es bislang nicht. Gemäß Aussage des Amtes für Informationsverarbeitung sind die Informationen der Fachverfahren für eine eVerwaltungs- akte zu komplex.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 234 von 320 Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Köln und auch im Jugendamt besteht grund- sätzlich die Möglichkeit Home-Office über eine webbasierte Anwendung mit dem Einsatz priva- ter Hardware zu nutzen. Eine Ausstattung mit mobilen Geräten für diesen Zweck sei aufgrund der Haushaltslage nicht umsetzbar. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ASD sind zusätzlich mit Diensthandys ausgestattet. Aufgrund der noch fehlenden E-Akte werden in einigen Fällen Handakten als Arbeitsgrundlage für das Mobile Arbeiten benötigt.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollten den Datenaustausch zwischen ASD und WiJu über die Fachanwen- dung optimieren. Gemeinsame Stammdaten, Nachrichten bei Änderungen relevanter Fallda- ten, Einsicht in den Bearbeitungsstand, ein schneller Informationsfluss sowie hinterlegte Vor- drucke sollten dabei berücksichtigt werden. Die elektronische Aktenführung sollte vorbereitet und vorangetrieben werden. 7.5.3 Controlling
  Feststellung Die Stadt Köln hat bereits einige Instrumente im Rahmen des Finanzcontrollings geschaffen. Die unterjährige Steuerung erfolgt hauptsächlich auf Basis von Fallzahlen und Aufwendun- gen. Das bezirksspezifische Controlling für die neun Jugendamtsbezirke befindet sich noch im Aufbau. Eine Stadt sollte die Aufgaben der WiJu in das Controlling des Jugendamtes einbeziehen. Das Controlling sollte regelmäßig die Fälle der WiJu, wie z.B. Ansprüche aus Kostenerstattungen, Fallabgaben und –übernahmen sowie weitere Erträge, Fallzahlen und Stellendaten auswerten und in einem Berichtswesen für die Steuerungsebene aufbereiten. Anhand von steuerungsrele- vanten Kennzahlen sollte eine Stadt messen, ob die vereinbarten Ziele erreicht werden. Abwei- chungen von den gesetzten Zielen kann sie durch einen Soll-Ist-Vergleich erkennen und bei Be- darf zeitnah gegensteuern. Die Stadt Köln hat bereits einige Bausteine eines Finanzcontrollings etabliert. Die unterjährige Steuerung erfolgt dabei hauptsächlich auf Basis von Fallzahlen und Aufwendungen. Dazu werden regelmäßige folgende Auswertungen erstellt:  Einmal im Monat wird eine sogenannte Ausgabenstatistik mit einem Soll-Ist-Abgleich ins- gesamt, sowie für alle neun Jugendamtsbezirke erstellt. Darin werden die Aufwendungen in Summe und je Hilfeart dargestellt.  Eine sogenannte WiJu-Statistik, wird ebenfalls einmal pro Monat erstellt und ist eine auf Fallzahlen bezogene Arbeitsstatistik der WiJu, welche die Monatsanfangsbestände, die Zugänge, Abgänge und Monatsendstände enthält. Die Statistik dient als Grundlage für die Personalbemessung der WiJu. Weitere Ausführungen dazu finden sich im Kapitel 7.5.2.2 Personal.  Pro Quartal wird außerdem das sogenannte Quartalsreporting erstellt. Dies basiert eben- falls auf Fallzahlen und stellt Gefährdungsquoten mit Abgleich zu den Inobhutnahmen für alle Bezirke sowie insgesamt für die Stadt Köln dar.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 235 von 320 Erträge werden einmal pro Quartal ausgewertet. Dabei gibt es aber, wie bereits im Kapitel 7.5.1.1 Kennzahlen Erträge aus Kostenerstattungen beschrieben, keine Auswertungen zu ein- zelnen Kostenerstattungsarten. Auch gibt es keine Liste über abgegebene und übernommene Hilfefälle. Wie bereits im Kapitel 7.5.1 Kennzahlen Wirtschaftliche Jugendhilfe empfohlen, sollte das Controlling die Ansprüche aus Kostenerstattungen einbeziehen. Auch Fallabgaben und- übernahmen sowie sonstige weitere Erträge sollten in dem Berichtswesen mit einfließen und die Steuerung im Bereich der erzieherischen Hilfen unterstützen. Seit 2019 stellt die Stadt Köln jährlich den sogenannten Erziehungshilfe-Monitor auf. Dieser ent- hält eine detaillierte Übersicht über Fallzahlen, Kosten, Kennzahlen und soziodemografische Bezüge. Der Bericht enthält Fall- und Kostenzahlen für die einzelnen Bezirke und übergreifend sowie die Entwicklung ab dem Jahr 2019, zum Teil auch heruntergebrochen auf einzelne Hilfe- arten, wie z.B. die Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII. Zudem enthält der Bericht Kennzahlen des wirkungsorientierten Haushalts. Darin sind u.a. die Falldichte (Hilfen pro 1.000 Jugendeinwohner 0-21 Jahre), die Transferaufwendungen pro Ju- gendeinwohner, Anzahl der laufenden stationären und ambulanten Fälle, die Kosten pro Leis- tungstag laufender Maßnahmen jeweils insgesamt und differenziert nach Bezirken dargestellt und analysiert. Zielwerte für die o.a. erhobenen Kennzahlen sind bisher nicht festgelegt. Adres- saten des Berichtes sind die Bezirksjugendämter, aber auch die Jugendhilfeplanung und Aus- züge aus dem Bericht werden in den Jugendhilfeausschuss gegeben. Nach Angaben der Stadt Köln ist das bezirksspezifische Controlling für die neun Bezirke noch im Aufbau. Bislang unterstützt der Datencontroller die einzelnen Bezirke selektiv nach Erforder- nis und auf Anforderung durch die Bezirke selbst. Dies soll zukünftig proaktiv ausgebaut wer- den. Dazu läuft aktuell ein Stellenbesetzungsverfahren für eine zweite Fachkraft. Das Jugendamt der Stadt Köln nimmt seit Jahren am IKO-Vergleichsring der deutschen Groß- stadtjugendämter der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) teil, um die Kennzahlen in Relation zu anderen Großstadtjugendämtern einordnen zu können. Dort gibt es eine Vergleichsringdatenbank mit einer Vielzahl von Grund- und Kennzahlen. Die Analyse erfolgt wissenschaftlich gestützt. Dazu erfolgt die Teilnahme an IKO-Vergleichsring-Sit- zungen, die i.d.R. zweimal pro Jahr stattfinden. Die Datenerhebung für den IKO-Vergleichsring unterscheidet sich von der Erhebung der Daten für diesen Bericht. Die Auswertungen von IKO Netz sind somit nicht unmittelbar mit den Kennzahlen und Analysen dieses Berichtes der gpaNRW vergleichbar.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte das Finanzcontrolling noch weiter ausbauen. Sie sollte Zielwerte für die erhobenen Kennzahlen bilden und wie geplant das bezirksspezifische Controlling aufbauen und umsetzen. Die Stadt sollte außerdem auch Ansprüche aus Kostenerstattungen, Fallab- gaben und -übernahmen sowie weitere Erträge einfließen lassen. 7.5.4 Verfahrensstandards und Prozessabläufe
  Feststellung Die Stadt Köln hat für den Bereich der erzieherischen Hilfen schriftliche Verfahrensstandards in Form von Richtlinien und Arbeitshilfen entwickelt. Eine Zusammenfassung aller Regelun- gen in Form eines Qualitätshandbuches gibt es bislang nicht.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 236 von 320 Eine Stadt sollte für die Aufgaben der WiJu die Standards und Abläufe der Aufgabenerfüllung in Verfahrensstandards schriftlich beschreiben. Hierzu gehören Prozesse, Zuständigkeiten, Ver- antwortlichkeiten, benötigte Unterlagen sowie Fristen. Diese Prozess- und Qualitätsstandards sollten allen Beschäftigten der WiJu möglichst auch digital zur Verfügung stehen. Die Stadt Köln verfügt über schriftliche Standards für die Hilfen zur Erziehung in Form von Richtlinien und Arbeitshilfen. Diese betreffen sowohl die Aufgaben in der WiJu als auch des ASD. Daneben gibt es für einzelne Themenbereiche Grundsatzverfügungen und Informations- briefe. Eine Zusammenfassung aller Regelungen in Form eines Qualitätshandbuches gibt es nicht. Diese Unterlagen sind aber in sogenannten Infoportalen im Intranet abgelegt und alle Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter haben darauf Zugriff. Wie schon in der letzten überörtlichen Prü- fung empfohlen, könnte eine Zusammenfassung der Richtlinien und Arbeitshilfen in einem Qua- litätshandbuch die Übersichtlichkeit verbessern. Dazu können auch Prozessbeschreibungen so- wie Ablaufdiagramme für die einzelnen Prozesse mit Darstellung der Abläufe, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsfristen beitragen. Für die Prüfung der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit gibt es explizit keine schriftlichen Verfahrensstandards und Prozessbeschreibungen. Zum Teil finden sich Ausführungen zur Zu- ständigkeitsprüfung und zu Fallübernahmen in der „Richtlinie zu § 36 SGB VIII, Mitwirkung, Hil- feplan und § 19 SGB IX, Teilhabeplan“ der Stadt Köln. Nach eigenen Angaben der Stadt liegt der Schwerpunkt in diesem Bereich auf Schulungen der Mitarbeitenden in modularer Form. Die konkreten Beschreibungen der einzelnen Module finden sich im nachfolgenden Kapitel 7.5.4.1 Zuständigkeit und Kostenerstattungsansprüche. Dies gilt auch für die Prüfung und Geltendma- chung von Kostenerstattungsansprüchen. Auch dazu gibt es keine Prozessbeschreibungen, diese sind aber Gegenstand der zuvor genannten modularen Schulungen.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die verschiedenen Richtlinien und Arbeitsanweisungen in einem Quali- tätshandbuch bündeln. Dabei können neben textlichen Ausführungen kurze Prozessbe- schreibungen mit Ablaufschemata die Übersichtlichkeit verbessern. 7.5.4.1 Zuständigkeit und Kostenerstattungsansprüch e
  Feststellung In der Stadt Köln erfolgt die Zuständigkeitsprüfung im ersten Schritt durch die Mitarbeitenden des ASD. Bestehen bei dieser ersten Zuständigkeitsprüfung Zweifel, wird die WiJu direkt eingebunden. In der Regel erfolgt die Zuständigkeitsprüfung durch die WiJu aber erst spät, nach der kollegialen Beratung. Eine Stadt sollte in der WiJu die sachliche und örtliche Zuständigkeit zeitnah und rechtssicher anhand der Rechtsvorschriften prüfen, um unzuständiges Handeln zu verhindern und Vermö- gensschäden zu vermeiden. Der ASD sollte hierfür die WiJu frühzeitig in das Hilfeplanverfahren einbeziehen und der WiJu während des gesamten Hilfeplanprozesses zeitnah alle zuständig- keitsrelevanten Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen. Vorhandene Kostenerstat- tungsansprüche sollte die WiJu umfassend und fristgerecht geltend machen. Die Stadt Köln hat in der „Richtlinie zu § 36 SGB VIII, Mitwirkung, Hilfeplan und § 19 SGB IX, Teilhabeplan“ mit Stand vom 23. Februar 2024 teilweise die Regelungen zur Zuständigkeitsprü-
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 237 von 320 fung verschriftlicht. Danach ist vor Beginn des Hilfeplanverfahrens zwingend eine Zuständig- keitsprüfung nach den Vorschriften der §§ 86ff SGB VIII durch die fallführende Fachkraft in Ko- operation mit der WiJu vorzunehmen. Die dafür erforderlichen Informationen und Unterlagen sind durch den ASD im Rahmen der Situationsklärung einzuholen, in der Akte zu dokumentie- ren und der WiJu zu Verfügung zu stellen. In der Folgezeit ist die örtliche Zuständigkeit nach den §§ 86ff SGB VIII mindestens jährlich und im Bedarfsfall (z.B. bei Neubeginn nach Beendi- gung oder Unterbrechung der Hilfe, bei Wechsel des Aufenthaltes der Eltern eines minderjähri- gen Hilfebegünstigten oder Änderung des Personensorgerechtes; bei zweijährigem Aufenthalt bei einer Pflegeperson, Aufenthaltswechsel von Pflegepersonen) zu prüfen und zu dokumentie- ren. Die WiJu ist über alle bekanntwerdenden Änderungen, die für die örtliche Zuständigkeit von Bedeutung sein können, unverzüglich zu informieren. Gemäß der Richtlinie soll die WiJu an der kollegialen Beratung regelmäßig teilnehmen. Nach Angaben der Stadt weicht die gelebte Praxis aber von der verschriftlichten Regelung aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens und mangelnden personellen Ressourcen ab. In der Regel wird die sachliche und örtliche Zuständigkeit daher in der Praxis im ersten Schritt durch den ASD oder durch den Gefährdungsmeldungssofortdienst (GSD) geprüft. Bestehen bei dieser ersten Zuständigkeitsprüfung durch den ASD/GSD bereits Zweifel, wird die WiJu hinzu- gezogen. Die WiJu nimmt in der gelebten Praxis nicht an den kollegialen Beratungen bzw. an Hilfeplangesprächen teil. Die Zuständigkeitsprüfung durch die WiJu in Köln erfolgt in der Regel erst nach der kollegialen Beratung, aber vor dem Hilfeplangespräch. Aus Sicht der gpaNRW sollte die Zuständigkeitsprüfung durch die WiJu erfolgen und vor der kollegialen Beratung. Unter dem Aspekt, dass ein unzuständiges Handeln einen Vermögens- schaden bedeuten kann und einige Hilfefälle bezogen auf die Zuständigkeit sehr komplex sind, sollte eine intensive rechtliche Prüfung erfolgen. Dabei sind auch die aktuellste Rechtsprechung sowie Kommentierungen zu berücksichtigen und hinzuzuziehen. Diese Prüfung ist aus Sicht der gpaNRW am besten durch die Verwaltungsfachkräfte der WiJu zu gewährleisten. Auch bei lau- fenden Fällen oder Änderungen zuständigkeitsrelevanter Faktoren sollte die WiJu die örtliche Zuständigkeit rechtzeitig überprüfen bevor eine Hilfeplanfortschreibung oder Änderung erfolgt. Die WiJu sollte deshalb durch den ASD früher und intensiver beteiligt werden. Für den Bereich der Kostenerstattungen hat die Stadt bislang keine materiellen Richtlinien ver- schriftlicht. Vielmehr liegt der Schwerpunkt hier nach eigenen Angaben auf Schulungen der Mit- arbeitenden in modularer Form. Die Teilnehmer erhalten umfangreiches Schulungsmaterial ein- schließlich einer Fallsammlung mit Musterlösungen. Die einzelnen Module sind wie folgt aufge- baut:  Modul 1: Grundschulungen Einführung in die örtliche Zuständigkeit nach dem SGB VIII für neue Mitarbeitende und neue Leitungskräfte der Wirtschaftlichen Jugendhilfe und des Allgemeinen Sozialen Dienstes,  Modul 1: Grundschulung Einführung in die Kostenerstattung nach dem SGB VIII für neue Mitarbeitende und neue Leitungskräfte der Wirtschaftlichen Jugendhilfe,  Modul 2: Örtliche Zuständigkeit für Mitarbeitende und Leitungskräfte der Wirtschaftlichen Jugendhilfe und des Allgemeinen Sozialen Dienstes,
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 238 von 320  Modul 2: Kostenerstattung nach dem SGB VIII für Mitarbeitende und Leitungskräfte der Wirtschaftlichen Jugendhilfe,  Modul 3: aktuelle Entwicklungen im Recht der örtlichen Zuständigkeit und Kostenerstat- tung für Mitarbeitende und Leitungskräfte der Wirtschaftlichen Jugendhilfe und des Allge- meinen Sozialen Dienstes.
  Empfehlung Die WiJu der Stadt Köln sollte in jedem Fall die Zuständigkeitsprüfung vor der kollegialen Beratung durchführen. 7.5.4.2 Fallabgaben und Fallübernahmen
  Feststellung Die Stadt Köln hat Regelungen für Fallübernahmen verschriftlicht. Für Fallabgaben gibt es bisher keine verschriftlichten Standards. Die Prozesse der Fallabgaben und Fallübernahmen sollten schriftlich festgelegt sein. Bei Fall- übernahmen sollte die WiJu die sachliche und örtliche Zuständigkeit standardisiert überprüfen. Die Stadt Köln hat in der bereits zuvor genannten Richtlinie zu § 36 SGB VIII auch Regelungen zur Fallübernahme von anderen Jugendhilfeträgern getroffen. Danach prüft die WiJu vor der Fallübernahme die örtliche Zuständigkeit. Die WiJu reicht die Unterlagen nach erfolgter Prüfung an den ASD zur weiteren Bearbeitung weiter. In den einzelnen Bezirksjugendämtern kann dabei der detaillierte Prozessablauf leicht variieren. Für den Bereich der Fallabgaben hat die Stadt bislang keine Prozessbeschreibung oder Pro- zessdarstellung verschriftlicht. Eine Liste der abgegebenen und übernommenen Hilfefälle gibt es in Köln bislang nicht. Bei laufenden Maßnahmen beantragt in der Regel zunächst die WiJu bei den anderen Kommu- nen oder Sozialleistungsträgern die Fallübernahme. Die schriftliche Kontaktaufnahme bei einem Zuständigkeitswechsel zur Klärung der Fallabgabe kann in Köln aber sowohl vom ASD als auch von der WiJu erfolgen. Das ist nicht zentral vorgegeben. Wenn das neu zuständige Jugendamt nicht reagiert, entscheidet die WiJu über Erinnerungen, Androhung des Verwaltungskostendrit- tels oder Abgabe zur Prüfung und ggfs. klageweise Durchsetzung des Anspruches an den Be- reich Grundsatzangelegenheiten. Nach Angaben der Stadt kommt es aufgrund des Fachkräfte- mangels immer häufiger zu Verzögerungen. Die Androhung des Strafdrittels kommt in wenigen Fällen vor, dazu gibt es aber keine konkreten Verfahrensabläufe.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte auch die Arbeitsschritte für die Bearbeitung von Fallabgaben verschrift- lichen.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 239 von 320 7.5.4.3 Zusammenarbeit mit dem Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD)
  Feststellung Die WiJu und der ASD der Stadt Köln nutzen unterschiedliche Module einer Fachanwen- dung. Ein transparenter und schneller Datenaustausch fehlt. Dies erschwert ein schnittstel- lenarmes Arbeiten und einen schnellen Informationsfluss. Eine Stadt sollte eine enge Zusammenarbeit zwischen ASD und WiJu in ihren Prozessen vorse- hen. Hierbei sollte sie auf einen regelmäßigen Austausch, eine zeitnahe Einbindung der WiJu bei Neufällen sowie auf einen schnellen Informationsfluss bei Änderungen in laufenden Fällen hinwirken. Insbesondere sollte der ASD der WiJu die für die Zuständigkeitsprüfung erforderli- chen Unterlagen kurzfristig vorlegen. Das Jugendamt sollte sicherstellen, dass die WiJu zu je- dem Zeitpunkt des Hilfeplanverfahrens alle zuständigkeitsrelevanten Informationen rechtzeitig erhält. In der Stadt Köln finden sich die Verfahrensstandards zum Übergang und der Zusammenarbeit zwischen ASD und WiJu in verschiedenen Richtlinien und Arbeitshilfen. Eine gesonderte Auf- stellung über die Zusammenarbeit zwischen ASD und W iJu gibt es nicht. In jedem der neun Bezirksjugendämter der Stadt Köln ist neben dem ASD auch die WiJu ange- siedelt. Durch die örtliche Nähe wird grundsätzlich ein regelmäßiger Austausch zwischen ASD und WiJu erleichtert. Um den regelmäßigen Austausch und eine gute Zusammenarbeit zwi- schen WiJu und ASD zu fördern, organisieren einzelne Bezirke teamübergreifende Fachtage. Die Stadt plant künftig jährlich einen teamübergreifenden Fachtag in allen Bezirken. Wie bereits im Kapitel 7.5.2.3 Digitalisierung beschrieben, setzt die Stadt Köln unterschiedliche Module einer Fachsoftware in den Bereichen des ASD und der WiJu ein. Eine Schnittstelle im eigentlichen Sinne gibt es zwischen den unterschiedlichen Modulen aktuell nicht. Die genann- ten Gegebenheiten unterschiedlicher Module erschweren einen schnellen und transparenten Informationsfluss zwischen ASD und WiJu. Die Fallarbeit, Genehmigungsverfahren sowie der Austausch von Informationen zwischen ASD und WiJu erfolgt aktuell noch überwiegend auf dem Papierweg. Wie im Kapitel 7.5.4.1 Zuständigkeit und Kostenerstattungsansprüche beschrieben, wird die sachliche und örtliche Zuständigkeit im ersten Schritt durch den ASD oder durch den Gefähr- dungsmeldungssofortdienst (GSD) geprüft. Bestehen bei dieser ersten Zuständigkeitsprüfung durch den ASD/ GSD bereits Zweifel, wird die WiJu hinzugezogen. In der Regel erfolgt die Zu- ständigkeitsprüfung durch die WiJu in Köln erst nach der kollegialen Beratung, aber vor dem Hilfeplangespräch. Nachfolgend ist der Prozess in den wesentlichen Schritten grafisch dargestellt.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 240 von 320 Prozessmodell Zuständigkeit im Hilfeplanverfahren prüfen Gemäß den Angaben der Stadt wird aufgrund der im Wesentlichen dynamischen örtlichen Zu- ständigkeit nach § 86 SGB VIII der örtlichen Zuständigkeit in der WiJu ständige Aufmerksamkeit geschenkt. Die örtliche Zuständigkeit ist in der WiJu bei Bedarf zu überprüfen, z.B. bei Bekannt- werden von Umständen oder Änderungen, die einen Wechsel der örtlichen Zuständigkeit zur Folge haben könnten. Im Übrigen ist die örtliche Zuständigkeit halbjährlich, spätestens jährlich zu überprüfen. Sollten im Hilfeverlauf Umstände bekannt werden, die eine andere oder vorran- gig andere sachliche Zuständigkeit zur Folge haben können, z.B. geistige oder körperliche Be- hinderung, wird auch die sachliche Zuständigkeit überprüft.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 241 von 320
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die Vereinfachung der Schnittstellen zwischen ASD und WiJu vorantrei- ben und umsetzen. Gemeinsame Stammdaten, aktuelle elektronische Benachrichtigungen bei Änderungen und gegenseitige Leserechte können einen schnellen und umfassenderen Informationsfluss sowie einen engeren Austausch zwischen ASD und WiJu gewährleisten. 7.5.4.4 Zahlbarmachung und Abrechnung
  In der Stadt Köln gibt es eine Schnittstelle zwischen der Jugendamtssoftware und der Fi- nanzsoftware. Die Zahlbarmachung der Leistungen erfolgt weitestgehend elektronisch. Die Zahlbarmachung und Abrechnung der Leistungen sollte weitestgehend elektronisch erfol- gen. Hierfür sollte eine Schnittstelle zwischen dem Jugendamtsverfahren und der Finanzsoft- ware vorhanden sein. Rechnungen und Leistungsnachweise sollten standardmäßig sachlich, rechnerisch und inhaltlich geprüft werden. In der Stadt Köln erfolgt die Zahlbarmachung der Leistungen in der W iJu über entsprechende Module der Fachsoftware. Die eingesetzte Fachsoftware verfügt über Exportschnittstellen zu dem Haushalts- und Kassenverfahren. Die Zahlbarmachung erfolgt weitestgehend elektronisch. Bei der Zahlbarmachung von Leistungen wird das Vier-Augen-Prinzip eingehalten. Ein Mitarbei- ter aus dem mittleren Dienst gibt die Zahlung ein und die fallführende Fachkraft gibt sie frei. Fallbezogene Rechnungen werden über ein weiteres Fachverfahren dezentral in den Bezirken von der WiJu erfasst und zahlbar gemacht. Hierbei werden die Daten über eine Schnittstelle in das Kassenverfahren übertragen. Fallunabhängige Rechnungen werden direkt über das Kas- senverfahren zahlbar gemacht. Die Rechnungen werden dabei in einem integrierten Dokumen- tenmanagementsystem hinterlegt. In der Regel wird mit den Trägern monatlich abgerechnet. Wenn eine Rechnung eingeht, prüft der ASD die Rechnungen für die ambulanten Leistungen. Die ambulanten Träger müssen die geleisteten Fachleistungsstunden mit Umfang und Inhalt in einem standardisierten Leistungs- nachweis dokumentieren. Der Leistungsnachweis ist Grundlage für die Rechnungsstellung. Der ASD prüft die dort angegebenen Leistungen im Kontext der gegebenen Hilfeplanung. Bei statio- nären und teilstationären Rechnungen prüft die WiJu die sachliche und rechnerische Richtig- keit. 7.5.4.5 Prozesskontrollen
  Feststellung Die eigene Innenrevision des Jugendamtes führt prozessunabhängige Kontrollen durch. Es finden keine standardisierten und regelmäßigen prozessintegrierten Kontrollen in der WiJu durch die Leitungskräfte statt. Für die Aufgabenerledigung in der WiJu sollten prozessintegrierte Kontrollmaßnahmen, techni- sche Plausibilitätsprüfungen und prozessunabhängige Kontrollen vorhanden sein. Die Prozess- kontrollen dienen den Verantwortlichen dazu, nachvollziehen zu können, ob die Mitarbeitenden die Vorgaben für den Workflow und die Verfahrensstandards einhalten sowie die Aufgaben rechtmäßig erledigen.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 242 von 320 In der Stadt Köln erfolgen die prozessintegrierten Kontrollen in erster Linie durch die festgeleg- ten Verfahrensstandards und Richtlinien sowie die zu verwendeten Vordrucke. In den Bezirksju- gendämtern werden außerdem alle Bewilligungsvorlagen durch die Gruppenleitungen der WiJu bei Beginn und bei Weiterbewilligung mitgezeichnet. Die eingesetzte Jugendamtssoftware ent- hält zum Teil systemintegrierte Kontrollen. So gibt es über die eingesetzte Fachanwendung eine automatisierte Wiedervorlage, die auf geplante Beendigung des Hilfeplans, Notwendigkeit der Fortschreibung des Hilfeplanes, und das Auslaufen einer Befristung aufmerksam macht. Die Sachbearbeitenden erhalten dann drei Monate bevor die Wiedervorlage abläuft einen entspre- chenden Hinweis. Der Hinweis taucht monatlich auf, bis die Wiedervorlage überschritten wurde. Regelmäßige stichprobenhafte prozessintegrierte Kontrollen, in denen die Akten durch die Lei- tungskräfte der WiJu an Hand einer Checkliste geprüft werden und dies dokumentiert wird, er- folgen aktuell nicht. Im Jugendamt der Stadt Köln gibt es eine eigene Innenrevision. Diese führt stichprobenhaft pro- zessunabhängige Prüfungen durch. Dadurch wird auch der Bereich der WiJu betrachtet, z.B. im Hinblick auf die Durchführung von Zuständigkeitsprüfungen und Kostenerstattungen. Es werden dabei stichprobenhafte Aktenprüfungen aus allen Bezirken vorgenommen. Die Prüfungen wer- den in Form eines Berichtes dokumentiert. Auch für die Innenrevision gibt es schriftlich formu- lierte Richtlinien.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte zusätzlich zu den prozessunabhängigen Kontrollen in der WiJu standar- disierte prozessintegrierte Kontrollen durch die Leitungskräfte implementieren. Hierfür sollte es Standards, Checklisten und Dokumentationspflichten geben. 7.6 Ambulante Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltver ein- barungen Verbindliche Verfahrensstandards helfen, ambulante Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltverein- barungen (LQE-Vereinbarungen) einheitlich und transparent durchzuführen. Konkrete Regelun- gen zu Fachleistungsstunden dienen dazu, Entgelte vergleichbarer zu machen und ein Control- ling zu ermöglichen. 7.6.1 Verhandlungen von LQE-Vereinbarungen
  Die Stadt Köln hat die Prozesse der Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltverhandlungen schrift- lich beschrieben bzw. dargestellt. Dies bietet eine gute Grundlage für standardisierte und einheitliche Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltverhandlungen.
  Feststellung Eine Verhandlungsdatenbank mit auswertbaren Kostenentwicklungen insgesamt und zu den einzelnen Trägern gibt es bislang nicht. Eine Stadt sollte die LQE-Verhandlungen standardisiert durchführen. Dafür sind Prozessbe- schreibungen erforderlich, aus denen Zuständigkeiten, Zeitbedarfe und Ziele hervorgehen. Dazu sollte sie auch eine Checkliste mit erforderlichen Unterlagen entwickeln sowie insbeson- dere Leistungsbeschreibungen, Kostenpositionen und Verhandlungsergebnisse trägerspezifisch
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 243 von 320 in einer Verhandlungsdatenbank zusammenführen. Auch die Kostenentwicklungen insgesamt und bei den einzelnen Trägern sollten dort auswertbar sein. In der Stadt Köln werden die Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen im Amt für Kin- der, Jugend und Familie in der Abteilung Pädagogische und Soziale Dienste im Sachgebiet An- gebotssteuerung und Trägerangelegenheit bearbeitet. Der Abteilung Angebotssteuerung und Trägerangelegenheit obliegen die Verhandlungen. Diese setzt sich zusammen aus Pädagogin- nen und Pädagogen, die die Leistung prüfen und aus verwaltungswirtschaftlichen Mitarbeiten- den, die die Leistung auf Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit prüfen. Externe Beratungen erfol- gen im Rahmen von Fortbildungen, internen Schulungen und Austauschgesprächen mit ande- ren Jugendämtern. Die Verhandlungen werden sowohl auf dem Schriftweg wie auch persönlich oder auch fern- mündlich geführt, zum Teil sind auch Videokonferenzen möglich. Die Stadt Köln hat die Rahmenbedingungen definiert und den Ablauf visualisiert. Komplexe Ver- handlungen werden intern mit Leitung, Pädagogen und Verwaltungswirtschaftlern individuell ab- gestimmt. Es gibt zudem verschriftlichte Strukturen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nach eigenen Angaben möchte man aber dennoch gewährleisten, dass man bei den unter- schiedlichen Trägern individuell und flexibel agieren kann. Ein Musterprotokoll zu den Verhandlungen gibt es nicht, aber die Verhandlungsergebnisse wer- den in Köln in einer Verfügung grundsätzlich festgehalten. Bei komplexeren Verhandlungen werden auch Protokolle erstellt. Zusätzlich werden wichtige Telefoninhalte in einer Aktennotiz festgehalten. Es ist Standard, dass der Verhandlungsverlauf in einer Verfügung dokumentiert wird. Alle Vereinbarungen und Entgelte werden in Köln in einem Verzeichnis in Form einer Excel-Ta- belle festgehalten und regelmäßig aktualisiert. Die Excel-Tabelle beinhaltet: Träger, Einrichtung, Angebot, Zielgruppe, Pflegesatz und mit wem dieser vereinbart wurde sowie eine Pflegesatzhis- torie. Die Mitarbeitenden der WiJu haben darauf Zugriff in Form von Leserechten, wie auch die Mitarbeitenden des ASD. Die Pflege des Verzeichnisses wird ausschließlich durch das Sachge- biet Angebotssteuerung und Trägerangelegenheiten wahrgenommen. Derzeit ist das Verzeich- nis im Intranet abgelegt und soll künftig als Datenbank in der Fachanwendung des ASD und der WiJu aufgenommen werden.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte Leistungsbeschreibungen, Kostenpositionen und Verhandlungsergeb- nisse trägerspezifisch in einer Verhandlungsdatenbank zusammenführen. 7.6.2 Entgeltvereinbarungen
  Die Stadt Köln führt die ambulanten Entgeltvereinbarungen einheitlich durch und verwendet dafür eine Mustervereinbarung. Eine Stadt sollte die ambulanten Entgeltvereinbarungen für alle Träger einheitlich durchführen. Sie sollte die vorgelegten Kalkulationen der einzelnen Kostenpositionen anhand von standardi- sierten Kalkulationsschemata und zusätzlichen Unterlagen auf Plausibilität überprüfen. Die Stadt sollte eine Mustervereinbarung verwenden.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 244 von 320 Die Stadt Köln hat eine Mustervereinbarung für die ambulanten Hilfen entwickelt. In der ambu- lanten Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarung sind grundsätzlich der Gegenstand der Vereinbarung, das Entgelt, die Qualitätsentwicklung, die Neutralitätsverpflichtung, der Kinder- schutzauftrag, der Datenschutz sowie die Leistungserbringung durch Dritte und der Vereinba- rungszeitraum geregelt. Für die Prüfung der Wirtschaftlichkeit werden die Kalkulationen, der Personalstrukturerhebungs- bogen, die Betriebserlaubnis und die Leistungsvereinbarung herangezogen. Die Laufzeit wird grundsätzlich über einen Zeitraum von zwölf Monaten geschlossen. Nach Ablauf des Vereinba- rungszeitraumes läuft diese weiter bis zum Inkrafttreten einer neuen Vereinbarung. Darüber hin- aus besteht das Sonderkündigungsrecht. 7.6.2.1 Fachleistungsstunden
  Die Stadt Köln hat die Fachleistungsstunden klar und einheitlich definiert. Dadurch wird Transparenz und die Möglichkeit eines Vergleichs geschaffen. Geleistete Stunden werden mit Umfang und Inhalt in einem standardisierten Leistungsnachweis durch die Träger doku- mentiert. Eine Stadt sollte die Fachleistungsstunden möglichst einheitlich definieren. Sie sollte Regelun- gen zu direkten und indirekten Tätigkeiten, Overhead, Fehlbesuchen und Fahrzeiten treffen. Dies erleichtert die Abrechnung und ermöglicht die Durchführung eines Controllings. Ferner sollte sich das Jugendamt die geleisteten Stunden mit Tätigkeiten und Inhalten regelmäßig durch den Träger nachweisen lassen. Das Jugendamt sollte einheitliche Standards für die In- halte der Leistungsnachweise entwickeln. Die Stadt Köln hat die eine Abgrenzung der mit Fachleistungsstunde abrechenbare Leistungen schriftlich festgehalten, damit für alle Träger die gleichen Abrechnungsmodalitäten gelten. Die ambulanten Leistungen werden in den Jugendämtern in der Regel mit der Maßeinheit der Fachleistungsstunde abgerechnet. Landeseinheitliche Vorgaben einer klaren Definition der Leistungsinhalte einer Fachleistungsstunde gibt es nicht. Es gibt unterschiedliche Auffassungen darüber, wie das prozentuale Verhältnis direkter und indirekter Tätigkeiten sein soll und welche Kostenkomponenten in welchem Umfang berücksichtigt werden. Außerdem gibt es unterschied- liche Abrechnungseinheiten (45 oder 60 Minuten). Die Stadt Köln hat die Inhalte, Zeitintervalle und Abrechnungsmodalitäten für alle Träger verbindlich und einheitlich definiert. Danach beträgt eine Fachleistungsstunde in der Regel 45 Minuten. Es gibt aber vereinzelte Ausnahmen für bestimmte ambulante Leistungen in denen konnte der Träger glaubhaft darle- gen warum 60 min notwendig. Indirekte Leistungen im Rahmen einer Fachleistungsstunde kön- nen in einem 15 Minuten-Takt abgerechnet werden. Dazu gehören z.B. die Berichterstattung und Teilhabe am Hilfeplangespräch. Direkte Leistungen finden in der Regel in und mit der Fami- lie statt. Dazu hat die Stadt kein prozentuales Verhältnis festgelegt. Overheadkosten werden bis zu einer Höhe von maximal 18 Prozent anerkannt. Fehlbesuche können einmalig abgerechnet werden, wenn der vereinbarte Termin mit dem Klienten nicht innerhalb von 24 Stunden vom Kli- enten selbst abgesagt worden ist. Die fallführende Fachkraft im ASD ist vom Träger darüber zu informieren.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 245 von 320 Fahrtkosten sind grundsätzlich in den vereinbarten Fachleistungsstunden enthalten. In der Re- gel erhalten die Träger ein Jobticket innerhalb des Stadtgebietes. Weitere Fahrtkosten können nur für Fahrten mit oder für den Hilfeempfänger außerhalb von Köln geltend gemacht werden. Die Träger müssen die geleisteten Fachleistungsstunden mit Umfang und Inhalt in einem stan- dardisierten Leistungsnachweis dokumentieren. Der Leistungsnachweis ist Grundlage für die Rechnungsstellung. Der ASD prüft die dort angegebenen Leistungen im Kontext der gegebenen Hilfeplanung 7.7 Hilfen nach §§ 27 ff. SGB VIII Vertiefend betrachtet die gpaNRW nachfolgend einige von dem Kinder- und Jugendstärkungs- gesetz (KJSG) maßgeblich betroffene Hilfearten. Zusätzlich handelt es sich um die Hilfearten, die sich in größerem Umfang auf den Fehlbetrag HzE auswirken. Durch das KJSG, das im Juni 2021 in Kraft getreten ist, sind umfassende Änderungen des SGB VIII erfolgt. Im Rahmen dieser Prüfung wird die gpaNRW nur einige Änderungen und deren Auswirkungen auf Verfahrensstandards und Prozesse berücksichtigen. 7.7.1 Vollzeitpflege nach § 33 SGB VIII Vollzeitpflege umfasst die Unterbringung von Kindern/ Jugendlichen außerhalb des Elternhau- ses in einer Pflegefamilie. Neben der normalen Pflegefamilie gibt es verschiedene Formen der Vollzeitpflege, z.B. Sonderpädagogische Pflegestellen für verhaltens- und entwicklungsauffäl- lige Kinder/ Jugendliche. Eine Unterbringung kann zeitlich befristet oder auf Dauer angelegt sein. Bei einer auf Dauer angelegten Unterbringung in einer Pflegefamilie außerhalb des eige- nen Zuständigkeitsbereiches wird nach Ablauf von zwei Jahren das Jugendamt der auswärtigen Pflegefamilie örtlich zuständig. Dieses hat gegenüber dem abgebenden Jugendamt einen Kos- tenerstattungsanspruch nach § 86 Abs. 6 i.V.m. § 37 Abs. 2 Satz 3 SGB VIII. Die Stadt Köln hat im Jahr 2022 rund 14,5 Mio. Euro für 819 Hilfefälle in Vollzeitpflege nach § 33 SGB VIII aufgewendet. In 2023 sind die Aufwendungen auf rund 16,4 Mio. Euro angestie- gen, die Hilfefälle aber auf rund 700 zurückgegangen. Umfang der Hilfen nach § 33 SGB VIII 2022 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Stationäre Aufwen- dungen § 33 SGB VIII je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 70,99 47,04 92,28 114 154 242 23 Stationäre Aufwen- dungen § 33 SGB VIII je Hilfefall in Euro 17.729 14.516 17.241 19.094 21.771 29.645 23
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 246 von 320 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Hilfefälle § 33 SGB VIII je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte § 33 SGB VIII) 4,00 3,06 4,70 5,68 7,19 10,58 23 Die Einwohnerbezogenen Aufwendungen für die Vollzeitpflege nach § 33 SGB VIII sind in Köln in 2022 im interkommunalen Vergleich sehr niedrig. Dies spiegelt sich in der Falldichte wider, auch diese liegt unter ersten Viertelwert. Ebenfalls sind die fallbezogenen Aufwendungen ver- gleichsweise gering und positionieren sich im interkommunalen Vergleich unter dem Median. Umfang der Hilfen nach § 33 SGB VIII 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Stationäre Aufwen- dungen § 33 SGB VIII je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 78,86 47,68 98,01 119 168 233 22 Stationäre Aufwen- dungen § 33 SGB VIII je Hilfefall in Euro 23.485 15.685 18.642 20.957 23.897 30.145 22 Hilfefälle § 33 SGB VIII je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte § 33 SGB VIII) 3,36 2,98 4,54 5,76 6,89 10,95 22 Im Jahr 2023 zeigt sich ein ähnliches Bild bei den einwohnerbezogenen Aufwendungen und der Falldichte. Die Falldichte ist in 2023 noch weiter zurückgegangen. Da in 2023 bei einem Rückgang der Fallzahlen die Aufwendungen für die Vollzeitpflege ange- stiegen sind, haben auch die fallbezogenen Aufwendungen für die Vollzeitpflege in 2023 deut- lich zugenommen. Köln positioniert sich im interkommunalen Vergleich in 2023 nun unter dem dritten Viertelwert.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 247 von 320 7.7.1.1 SGB VIII-Reform: Stärkung von Kindern und Jugendlichen (in Pflegefamilien)
  Die Stadt Köln hat ein Schutzkonzept für die Vollzeitpflege erarbeitet. Das Schutzkonzept wird im Rahmen des Hilfeplanverfahrens auf den Einzelfall übertragen und konkretisiert. Auch die Perspektivklärung bei der Vollzeitpflege ist regelmäßig Bestandteil des Hilfeplan- verfahrens. Eine Stadt sollte schriftliche, strukturelle Schutzkonzepte für die Vollzeitpflege in ihrem Zustän- digkeitsbereich entwickelt haben. Diese Schutzkonzepte sollte sie für den jeweiligen Einzelfall im Hilfeplanverfahren konkretisieren und dazu die erforderlichen Inhalte in den Verfahrensstan- dards regeln. Auch sollte die Stadt weitere Aspekte, die sich aus den Änderungen des SGB VIII ergeben, in den Verfahrensstandards ergänzen, z.B. Beratungen und Perspektivklärungen. Die Stadt Köln hat in einem längerfristig angelegten Entwicklungsprozess ein Schutzkonzept für den Pflegekinderdienst erarbeitet, welches auch als Leitfaden für den Fachdienst dient. Da- rin enthalten sind die Bausteine Sensibilisierung, Prävention, Intervention und Aufarbeitung. In den jeweiligen Bausteinen sind die Aufgaben und die Qualitätsstandards für den Fachdienst in den jeweiligen Phasen des Pflegeverhältnisses beschrieben und verbindlich festgelegt. Das Schutzkonzept wird nach Angaben der Stadt im Rahmen des Hilfeplanverfahrens auf den Ein- zelfall übertragen und konkretisiert. Die Perspektivklärung ist in Köln ein zentraler Gegenstand jeder Hilfeplanung sowohl bei statio- nären wie auch bei ambulanten Hilfen. Bereits zu Beginn des Hilfeprozesses, also im Rahmen des Verfahrens zur Aufstellung des ersten Hilfeplans, muss eine vorläufige Perspektivklärung vorgenommen werden, auch wenn die Situation unklar und die Positionen der Beteiligten strittig sind. Der Stand der Perspektivklärung nach § 37c Abs.1 Satz 1 SGB VIII ist im Hilfeplan zu do- kumentieren. Die Stadt Köln hat auch dazu Regelungen in der bereits genannten Richtlinie gem. § 36 SGB VIII formuliert. 7.7.2 Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform nac h § 34 SGB VIII Bei der Heimerziehung nach § 34 SGB VIII werden Kinder und Jugendliche außerhalb der Her- kunftsfamilie Tag und Nacht pädagogisch betreut. Heimerziehung kann zeitlich befristet oder auf Dauer angelegt sein. Sie kann auch in speziellen Formen von Wohngruppen/ Wohngemein- schaften stattfinden. Die Stadt Köln hat im Jahr 2022 rund 78,1 Mio. Euro für 1.045 Hilfefälle in Heimerziehung nach § 34 SGB VIII aufgewendet. In 2023 sind die Aufwendungen auf rund 84,6 Mio. Euro angestie- gen, bei einem Rückgang der Hilfefälle auf 865. Heimerziehung, sonst. betreute Wohnform nach § 34 SGB VIII 2022 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Stationäre Aufwendungen § 34 SGB VIII je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 382 303 377 438 493 621 23
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 248 von 320 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Stationäre Aufwendungen § 34 SGB VIII je Hilfefall in Euro 74.716 63.145 72.562 77.318 81.047 90.021 23 Hilfefälle § 34 SGB VIII je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte § 34 SGB VIII) 5,11 3,79 5,17 5,79 6,77 7,94 23 Anteil Aufwendungen nach § 34 SGB VIII an den Auf- wendungen HzE in Pro- zent 35,93 31,81 38,91 43,12 46,30 59,50 23 Im Jahr 2022 liegen die einwohner- und fallbezogenen Aufwendungen für die Heimerziehung in Köln unter dem Median. Bezogen auf die Falldichte gehört die Stadt sogar zu dem Viertel der kreisfreien Städte mit dem geringsten Fallaufkommen. Dies spiegelt sich auch im Anteil der Auf- wendungen nach § 34 SGB VIII an den Aufwendungen HzE wider. Mit rund 36 Prozent hat Köln hier ebenfalls einen sehr geringen Anteil im interkommunalen Vergleich. Heimerziehung, sonst. betreute Wohnform nach § 34 SGB VIII 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maximum Anzahl Werte Stationäre Aufwendungen § 34 SGB VIII je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 407 326 409 456 549 712 22 Stationäre Aufwendungen § 34 SGB VIII je Hilfefall in Euro 97.723 66.836 80.467 82.998 90.465 97.900 22 Hilfefälle § 34 SGB VIII je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte § 34 SGB VIII) 4,17 3,64 4,90 5,53 6,56 7,84 22 In 2023 sind wie auch im Kapitel zuvor zur Vollzeitpflege bereits beschrieben, die Aufwendun- gen angestiegen, bei einem Rückgang der Hilfefälle. Die einwohnerbezogenen Aufwendungen für die Heimerziehung liegen in Köln im Jahr 2023 unter dem ersten Viertelwert. Damit gehört die Stadt zu dem Viertel der Kommunen mit den geringsten einwohnerbezogenen Aufwendun- gen in 2023. Dies spiegelt sich in der Falldichte wider, auch hier liegt Köln in 2023 unter dem ersten Viertelwert. Auch in der letzten überörtlichen Prüfung lag die Falldichte der Stadt Köln in den betrachteten Jahren 2017 und 2018 jeweils unterhalb des ersten Viertelwertes. Die Reduzierung der Heimunterbringungen um rund 180 Hilfefälle in 2023 ist positiv zu werten, weil sich ein Rückgang von kostenintensiven Hilfen begünstigend auf den Fehlbetrag HzE aus- wirken. Ein Anteil der reduzierten Fälle ist auf einen Rückgang der UMA zurückzuführen.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 249 von 320 Nach Angaben der Stadt Köln ist ein Großteil des Anstiegs der Aufwendungen auf einen allge- meinen Kostenanstieg zurückführen. Aber auch verspätet eingegangene oder gebuchte Rech- nungen können einen Teil des Kostenanstiegs erklären. 7.7.2.1 SGB VIII-Reform: Kinder- und Jugendschutz in Einrichtungen im In- und Ausland
  Die Stadt Köln hat die Voraussetzungen sowie die Prozesse für das Verfahren vor und nach Genehmigung einer Auslandsmaßnahme in einer Richtlinie verschriftlicht. Zusätzlich dazu hat sie die Prozesse visualisiert dargestellt. Eine Stadt sollte die Rückführung als Ziel der Hilfeplanung standardisiert berücksichtigen. Auch die Voraussetzungen einer Auslandsunterbringung und die dafür erforderlichen Prozesse und Abläufe sollte sie regeln. Änderungen in den Betriebserlaubnissen der Einrichtungen, wie zum Beispiel neue Gewaltschutzkonzepte, sollten der Stadt bekannt sein. In der Stadt Köln waren im Betrachtungszeitraum 2022 und 2023 lediglich zwei Kinder/ Ju- gendliche im Ausland untergebracht, jeweils in Frankreich und in Portugal. Damit die Verfah- rensstandards um die zusätzlichen Regelungen nach § 38 SGB VIII bezogen auf Auslandsun- terbringungen eingehalten werden, hat die Stadt die „Richtlinie über das Verfahren und die Ge- währung nach § 38 SGB VIII, Zulässigkeit von Auslandsmaßnahmen“ mit klaren Handlungsvor- gaben entwickelt. Danach erfolgt die abschließende Genehmigung von Auslandsunterbringun- gen aufgrund der besonderen Steuerungsverantwortung des Jugendamtes durch die Abteilung „Pädagogische und Soziale Dienste“ über den Hierarchieweg. In der betreffenden Richtlinie sind außerdem die Voraussetzungen vor Gewährung einer Aus- landsmaßnahme aufgeführt. Dazu gehören die folgenden Punkte:  Konsultationsverfahren (Die Entscheidung über die Unterbringung eines Kindes in einem anderen Vertragsstaat setzt zwingend dessen vorherige Zustimmung voraus. Erst nach erfolgter Zustimmung kann die Unterbringung erfolgen, die andernfalls als rechtswidrig gilt.)  Klärung einer seelischen Störung / Einholung einer Stellungnahme (§ 38 Abs. 2 Nr. 1 for- dert in allen Fällen für die geplanten Auslandsmaßnahmen „zur Feststellung einer seeli- schen Störung mit Krankheitswert die Stellungnahme einer in § 35a Absatz 1a Satz 1 ge- nannten Person“ einzuholen.)  Betriebserlaubnis für Einrichtung im Inland (§ 38 Abs. 2 Nr. 2 Buchst. a verlangt sicherzu- stellen, dass der Leistungserbringer (Jugendhilfeträger) über eine Betriebserlaubnis für eine Einrichtung im Inland verfügt, in der Hilfe zur Erziehung erbracht wird. Die Unterla- gen sind vom fallführenden ASD einzuholen.)  Nachweis über Zusammenarbeit des Trägers mit den deutschen Vertretungen im Aus- land  Fachkräftegebot nach § 72 Abs. 1 (§ 38 Abs. 2 Nr. 2 Buchst. c sieht vor, dass mit der Er- bringung der Hilfen nur Fachkräfte nach § 72 Abs. 1 betraut werden. Mit Blick auf die Prü- fung der persönlichen Eignungs-voraussetzungen sollten nicht nur Führungszeugnisse aus Deutschland, sondern auch die des Aufnahmestaats berücksichtigt werden.)
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 250 von 320  Qualitätsvereinbarung  Kinderschutzvereinbarung (mit dem örtlich zuständigen Jugendamt)  Überprüfung der Einrichtung oder Person vor Ort durch den fallzuständigen ASD. Gemäß der Richtlinie der Stadt Köln muss im Zuge der Vorbereitung der jeweiligen Auslands- maßnahme eine Vorab-Überprüfung der Eignung der Einrichtung oder Person im Aufnahmes- taat vor Ort durch den fallführenden ASD selbst stattfinden. Auch für die Zeit nach Gewährung einer Auslandsmaßnahme enthält die Richtlinie entspre- chende Regelungen. Dazu gehören die Überprüfung und Fortschreibung des Hilfeplans vor Ort sowie Regelungen zur Beendigung der Maßnahme aufgrund fehlender oder entfallender Eig- nung. Abschließend ist noch die Melde- und Nachweispflicht aufgeführt. Ergänzend zur Richtlinie hat die Stadt Köln außerdem das Verfahren vor und nach Genehmi- gung einer Auslandsmaßnahme mit Hilfe einer visualisierten Prozessdarstellung anschaulich festgehalten. Die Betriebserlaubnis für Einrichtungen von Trägern der Jugendhilfe gemäß § 45 SGB VIII er- teilt das Landesjugendamt. Hierfür ist unter anderem auch ein Gewaltschutzkonzept vorzule- gen. Bei Abschluss der Entgeltvereinbarungen müssen die Betriebserlaubnisse durch die Trä- ger vorgelegt werden. Grundsätzlich kann die Vorlage des Gewaltschutzkonzeptes, welches Bestandteil der Betriebserlaubnis ist, für das hilfegewährende Jugendamt wichtige Informatio- nen enthalten, die für das Hilfeplanverfahren von Bedeutung sein können. Deshalb sollte die Anforderung der Gewaltschutzkonzepte angedacht werden. Wie bereits im Kapitel 7.7.1.1 SGB VIII-Reform: Stärkung von Kindern und Jugendlichen (in Pflegefamilien) beschrieben, ist die Perspektivklärung in Köln ein zentraler Gegenstand jeder Hilfeplanung. Bei stationären Hilfen wird individuell durch die städtische Familienberatungsstelle an der Rückführung gearbeitet. Das Kind bzw. der Jugendliche und die Eltern sind in die Arbeit einbezogen. Hierzu gibt es ein Konzept zur „Familienbetreuung“ in der städtischen Familienbe- ratung, in dem die Maßnahmen zur Rückführung beschrieben sind. 7.7.3 Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII Kinder und Jugendliche haben einen Anspruch auf Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII, wenn ihre seelische Gesundheit mit hoher Wahrscheinlichkeit länger als sechs Monate von dem für ihr Lebensalter typischen Zustand abweicht und daher ihre Teilhabe am Leben in der Gesell- schaft beeinträchtigt oder eine solche Beeinträchtigung zu erwarten ist.
  Feststellung Ein hoher Anteil an Hilfefällen und Aufwendungen der erzieherischen Hilfen fällt in Köln auf den Bereich der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII. Im Jahr 2023 bildet die Stadt die höchste Falldichte im interkommunalen Vergleich ab. Die Stadt Köln hat im Jahr 2022 rund 55,5 Mio. Euro für 2.419 Hilfefälle in Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII aufgewendet. Davon waren rund 13,6 Mio. Euro und 53 Hilfefälle stationär, der Rest betraf ambulante Hilfen. In 2023 sind die Aufwendungen für die Eingliederungshilfe insgesamt auf rund 72 Mio. Euro für 2.676 Hilfefälle deutlich angestiegen.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 251 von 320 Eingliederungshilfe für seel. behinderte Kinder und Jugendliche nach § 35a SGB VIII 2022 Kennzahlen Köln Mini- mum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Anteil Transferaufwendungen nach § 35 a SGB VIII an den Aufwendungen HzE in Prozent 25,52 5,33 9,81 14,13 17,87 32,99 20 Anteil Hilfefälle Eingliederungs- hilfen an den Hilfefällen Hilfen zur Erziehung gesamt in Pro- zent 31,28 4,34 12,34 16,77 24,16 32,31 21 Transferaufwendungen nach § 35a SGB VIII je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 271 55,59 96,61 146 194 363 22 Aufwendungen § 35a SGB VIII je Hilfefall in Euro 22.432 13.910 18.569 24.478 30.087 48.806 22 Ambulante Aufwendungen § 35a SGB VIII je Hilfefall in Euro 17.285 9.436 14.115 17.525 25.219 47.888 22 Stationäre Aufwendungen § 35a SGB VIII je Hilfefall in Euro 258.473 58.251 79.514 85.490 101.152 258.473 22 Ambulante Aufwendungen § 35a SGB VIII für Integrations- helfer/Schulbegleitung je Hilfe- fall in Euro 27.747 16.510 20.742 24.818 28.459 55.927 20 Hilfefälle § 35a SGB VII je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte § 35a SGB VII) 12,08 2,08 4,26 6,51 7,68 13,10 23 Hilfefälle § 35a SGB VIII für In- tegrationshelfer/ Schulbeglei- tung je 1.000 EW von 0 bis un- ter 21 Jahre (Falldichte § 35a SGB VIII Integrationshelfer/ Schulbegleitung) 5,84 1,22 2,10 2,89 5,05 7,16 22 Bei den fallbezogenen Aufwendungen insgesamt für die Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII liegt Köln im interkommunalen Vergleich in 2022 unter dem Median. Die Aufwendungen ins- gesamt werden durch die sehr hohen fallbezogenen stationären Aufwendungen negativ beein- flusst. Hier hat die Stadt mit rund 258.000 Euro je Fall die höchsten Aufwendungen aller kreis- freien Städte. In 2023 sinken die stationären Aufwendungen leicht ab, liegen aber mit rund 248.000 Euro immer noch über dem dritten Viertelwert. Die ambulanten Aufwendungen der Eingliederungshilfe sind in 2022 vergleichsweise niedrig. In 2023 steigen diese deutlich an und liegen mit 22.550 Euro je Hilfefall über dem Median. Auch das Fallaufkommen ist im ambulanten Bereich um rund 200 Hilfefälle in 2023 deutlich angestie- gen und fast ausschließlich auf den Anstieg im Bereich der Integrationshilfen zurückzuführen. Dies spiegelt sich auch in der Falldichte wider. In 2023 hat Köln das höchste Fallaufkommen im Bereich der Eingliederungshilfe. Die Falldichte für die Integrationshilfen ist ebenfalls hoch und liegt in beiden betrachteten Jahren über dem dritten Viertelwert.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 252 von 320 Eingliederungshilfe für seel. behinderte Kinder und Jugendliche nach § 35a SGB VIII 2023 Kennzahlen Köln Mini- mum 1. Vier- telwert 2. Vier- telwert (Median) 3. Vier- telwert Maxi- mum Anzahl Werte Anteil Transferaufwendungen nach § 35 a SGB VIII an den Aufwendungen HzE in Prozent 28,78 5,14 9,96 14,71 18,77 35,55 19 Anteil Hilfefälle Eingliederungs- hilfen an den Hilfefällen Hilfen zur Erziehung gesamt in Pro- zent 32,87 4,67 12,78 17,42 26,85 32,92 20 Transferaufwendungen nach § 35a SGB VIII je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 347 51,89 109 165 236 403 21 Aufwendungen § 35a SGB VIII je Hilfefall in Euro 26.923 13.708 20.276 26.923 30.769 50.806 21 Ambulante Aufwendungen § 35a SGB VIII je Hilfefall in Euro 22.550 10.327 16.813 20.481 27.378 49.812 21 Stationäre Aufwendungen § 35a SGB VIII je Hilfefall in Euro 243.002 50.754 78.991 87.170 99.324 260.814 21 Ambulante Aufwendungen § 35a SGB VIII für Integrations- helfer/Schulbegleitung je Hilfe- fall in Euro 31.234 16.174 23.822 28.595 32.145 57.060 19 Hilfefälle § 35a SGB VII je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte § 35a SGB VII) 12,89 2,36 4,68 7,25 8,49 12,89 22 Hilfefälle § 35a SGB VIII für In- tegrationshelfer/ Schulbeglei- tung je 1.000 EW von 0 bis un- ter 21 Jahre (Falldichte § 35a SGB VIII Integrationshelfer/ Schulbegleitung) 6,73 1,43 2,23 3,49 6,09 7,75 21 Auch mit Blick auf den Anteil der Transferaufwendungen nach § 35a SGB VIII an den gesamten Aufwendungen für die erzieherischen Hilfen sowie dem Anteil der Hilfefälle für die Eingliede- rungshilfe wird die Bedeutung dieser Hilfeart auf den Fehlbetrag in Köln und die damit verbun- denen Herausforderungen deutlich. Bereits in der letzten überörtlichen Prüfung zeigte sich, dass die Stadt Köln vergleichsweise viele Hilfefälle und bedingt dadurch hohe einwohnerbezo- gene Aufwendungen im Bereich der Eingliederungshilfe aufweist. Auch in 2022 und 2023 liegen die einwohnerbezogenen Aufwendungen, bedingt durch ein hohes Fallaufkommen, in beiden Jahren über dem dritten Viertelwert. Die Stadt hat dies erkannt und auch in dem bereits erläuterten jährlichen Bericht „Erziehungshil- femonitor“ die Eingliederungshilfe durch die Abbildung verschiedener Kennzahlen näher be- leuchtet. Um negative Entwicklungen frühzeitig aufzeigen und rechtzeitig Maßnahmen zur Ge- gensteuerung entwickeln zu können, sollte durch das im Kapitel 7.5.3 Controlling beschriebene
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 253 von 320 geplante bezirksspezifische Controlling ein besonderer Fokus auf die Aufwendungen und Fall- zahlen der Eingliederungshilfe gelegt werden. Gemäß den Angaben der Stadt Köln haben die einzelnen Bezirke im Zuge des Fallanstiegs im Bereich der Inklusion aus regulären ASD-Stellen im Rahmen einer "temporären Schwerpunktle- gung" Eingliederungshilfe-Stellen, sogenannte EGH-Stellen geschaffen. Hier spezialisieren sich Fachkräfte im Bereich der Eingliederungshilfe nach dem SGB VIII. Die Umsetzung eines Fach- dienstes Eingliederungshilfe (EGH) wurde 2020 beschlossen. Bedingt durch den Fachkräfte- mangel schrecken die Bezirke vor der Umsetzung zurück. Derzeit gibt es noch keinen Fach- dienst. In den Bezirken gibt es aber Mitarbeitende die nur EGH bearbeiten. Um den stetig steigenden Fallzahlen im Bereich der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII zu begegnen, hat die Stadt Köln im Jahr 2021 das Konzept für ein Eingangsmanagement im be- zirklichen Fachdienst Eingliederungshilfe (EGH) entwickelt. Dies sieht grundsätzlich vor, dass durch das Eingangsmanagement alle Anträge auf Eingliederungshilfe eingehen und geprüft werden. Durch das Eingangsmanagement soll das Verfahren zur fristwahrenden Zuständig- keitsklärung umgesetzt werden. Das Eingangsmanagement besteht aus einer Fachkraft EGH und einer Fachkraft WiJu. Aufgrund der unterschiedlichen Bezirksgrößen und individuellen Gegebenheiten sowie den per- sonellen Ressourcen in den einzelnen Bezirksjugendämtern wird das o.a. grundsätzliche Kon- zept in den Bezirken aktuell in zwei unterschiedlichen Modellen in der Praxis umgesetzt.  Das sogenannte Koordinationsmodell erfüllt dabei die Mindestanforderungen für ein Ein- gangsmanagement und stellt in erster Linie sicher, dass eine fristwahrende Zuständig- keitsklärung gewährleistet ist. Das Modell ist bei Personalvakanzen und krankheitsbe- dingten Ausfällen flexibel und erhält den routinierten Umgang mit Neufällen unter Beach- tung eng gesetzter Fristen in der Falleingangsphase.  Beim sogenannten personalisierten Eingangsmanagement wird den Fachkräften ein er- mittelter Stellenanteil für die Fallbearbeitung in der Eingangsphase zugeordnet. Für Krankheits- bzw. Urlaubszeiten ist eine Vertretung zu benennen. Dieses Modell stellt die umfassende Klärung eines Neufalles in der Eingangsphase sicher. Das Modell geht über eine rein fristwahrende Zuständigkeitsklärung hinaus. Durch eine umfassende Vorprü- fung wird das gesamte Team entlastet. Es gelangen nur die Fälle in die Fallverteilung EGH, bei denen alle notwendigen Unterlagen vorliegen, eine Abweichung der seelischen Gesundheit festgestellt wurde und der Verdacht auf eine Teilhabebeeinträchtigung vor- liegt. Auch für den Bereich der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII hat die Stadt Köln Standards und Arbeitshilfen verschriftlicht. Darin sind Inhalte, Abläufe, Zuständigkeiten und Fristen der Prüfung und Bearbeitung geregelt. In der Arbeitshilfe ist die Prüfung der Zuständigkeit anderer Leistungsträger sowie der Teilhabebeeinträchtigung genau beschrieben. Darüber hinaus gibt es an vielen Kölner Schulen bei Hilfefällen mit Integrationshelfern auch Poollösungen. Für jedes Kind wird aber auch dabei ein separates Teilhabeverfahren durchge- führt. Ein Vorteil ist neben den niedrigeren Aufwendungen auch die Vertretungsregelung im Krankheitsfall. Ein Integrationshelfer betreut mehrere Kinder und ist flexibel einsetzbar.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 254 von 320
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte im Rahmen des geplanten bezirksspezifischen Controllings einen be- sonderen Fokus auf die Aufwendungen und Fallzahlen der Eingliederungshilfe legen, um ne- gative Entwicklungen frühzeitig aufzeigen und rechtzeitig Maßnahmen zur Gegensteuerung entwickeln zu können. 7.7.3.1 SGB VIII-Reform: Hilfen aus einer Hand für alle Kinder und Jugendli- chen -inklusive Hilfe- Der Verfahrenslotse hat gemäß § 10b SGB VIII die Aufgabe, junge Menschen, die Leistungen der Eingliederungshilfe wegen einer Behinderung oder wegen einer drohenden Behinderung geltend machen oder bei denen solche Leistungsansprüche in Betracht kommen, sowie deren Personensorge- und Erziehungsberechtigten bei der Antragstellung, Verfolgung und Wahrneh- mung dieser Leistungen zu unterstützen, zu begleiten und zu beraten. Außerdem soll der Ver- fahrenslotse den örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe bei der Zusammenführung der Leistungen der Eingliederungshilfe für junge Menschen in dessen Zuständigkeit unterstützen. Der Gesetzgeber hat keine Empfehlungen zur organisatorischen Anbindung, zur Eingruppie- rung, zur beruflichen Ausbildung und zur Fallbelastung des Verfahrenslotsen gegeben. Hier müssen die Städte im Rahmen ihrer kommunalen Selbstverwaltung Regelungen und Entschei- dungen treffen und Standards entwickeln.
  Die Stadt Köln hat die Stellen des Verfahrenslotsen bereits geschaffen und auch besetzt. Eine Stadt sollte die Änderungen der Stufe 2 des Kinder- und Jugendstärkungsgesetzes, die am 01. Januar 2024 in Kraft getreten sind, umgesetzt haben. Hierfür sollten die Aufgaben, Zu- ständigkeiten und Arbeitsprozesse des Verfahrenslotsen verbindlich festgelegt und verschrift- licht worden sowie eine Stellenbesetzung erfolgt sein. Da für die Erledigung der vorgesehenen Aufgaben rechtliche und pädagogische Fachkenntnisse erforderlich sind, sollte die Stadt dies bei der Stellenbesetzung und Qualifizierung des Verfahrenslotsen berücksichtigt haben. Die Stadt Köln hat bereits seit Beginn 2024 drei Mitarbeitende für die Aufgabe des Verfahrens- lotsen eingestellt. Aktuell befinden sich die Fachkräfte noch in der Einarbeitungs- und Orientie- rungsphase. Aufgrund des Beratungsanteils nach § 10b Abs. 1 SGB VIII hat die Stadt die Stel- len mit pädagogischen Fachkräften besetzt. Die Verfahrenslotsen sind im Sachgebiet pädagogi- sche und wirtschaftliche Grundsatzangelegenheiten des Amtes für Kinder, Jugend und Familie angebunden. Hier besteht keine Dienstaufsicht seitens der Bezirksjugendämter und die Auf- gabe nach § 10b Abs. 2 unterstützt die Organisationsentwicklung als zentrale Aufgabe in der Abteilung pädagogische und soziale Dienste. 7.7.4 Hilfen für Junge Volljährige nach § 41 SGB VI II Junge Menschen erhalten geeignete und notwendige Hilfe zur Erziehung, wenn und solange ihre Persönlichkeitsentwicklung eine selbstbestimmte, eigenverantwortliche und selbständige Lebensführung nicht gewährleistet. Diese Hilfen werden in der Regel nur bis zur Vollendung des 21. Lebensjahres gewährt, sollen aber in begründeten Einzelfällen auch darüber hinaus ge- währt werden. Eine Beendigung der Hilfe schließt die erneute Gewährung oder Fortsetzung ei- ner Hilfe nicht aus.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 255 von 320
  Die Stadt Köln hat vergleichsweise hohe Aufwendungen je Einwohner von 18 bis unter 21 Jahre und mehr Hilfefälle für junge Volljährige als die meisten anderen kreisfreien Städte. Im ambulanten Bereich bildet Köln in 2022 und 2023 bezogen auf die Falldichte sogar den Höchstwert ab. Die Stadt Köln hat im Jahr 2022 rund 32,7 Mio. Euro für 1.025 Hilfefälle für junge Volljährige aufgewendet. In 2023 steigen die Aufwendungen auf rund 34,8 Mio. Euro bei 1.229 Hilfefällen an. Insbesondere im ambulanten Bereich steigen die Hilfefälle der jungen Volljährigen in 2023 um 147 Hilfefälle an. Hilfefälle für junge Volljährige nach § 41 SGB VIII Köln 2022 bis 2023 Grundzahlen 2022 2023 Ambulante Hilfefälle § 41 SGB VIII 568 715 Stationäre Hilfefälle § 41 SGB VIII 457 514 Hilfefälle § 41 SGB VIII gesamt 1.025 1.229 Hilfe für junge Volljährige nach § 41 SGB VIII 2022 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maxi- mum Anzahl Werte Anteil Hilfefälle nach § 41 SGB VIII an den Hilfefällen HzE in Prozent 12,97 5,86 9,58 10,43 11,29 13,77 22 Aufwendungen nach § 41 SGB VIII je EW von 18 bis unter 21 Jahre in Euro 1.100 354 706 825 1.094 1.280 23 Aufwendungen § 41 SGB VIII je Hilfefall in Euro 31.834 26.052 32.364 36.964 38.947 47.776 22 Ambulante Aufwendungen § 41 SGB VIII je Hilfefall in Euro 13.487 3.728 8.558 11.332 13.264 17.768 23 Stationäre Aufwendungen § 41 SGB VIII je Hilfefall in Euro 54.891 39.280 49.590 53.208 59.431 78.696 23 Stationäre Aufwendungen nach § 41 SGB VIII in Hei- merziehung je Hilfefall in Euro 61.727 40.067 56.743 60.045 62.414 91.575 19 Hilfefälle § 41 SGB VII je 1.000 EW von 18 bis unter 21 Jahre (Falldichte § 41 SGB VIII) 34,44 11,13 18,70 22,70 28,78 36,70 23 Ambulante Hilfefälle § 41 SGB VII je 1.000 EW von 18 bis unter 21 Jahre (Ambu- lante Falldichte § 41 SGB VIII) 19,10 3,81 7,38 9,42 12,87 19,10 23
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 256 von 320 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maxi- mum Anzahl Werte Stationäre Hilfefälle § 41 SGB VII je 1.000 EW von 18 bis unter 21 Jahre (Statio- näre Falldichte § 41 SGB VIII) 15,34 5,26 11,31 14,46 16,40 23,71 23 Mit Blick auf die Falldichte insgesamt wird deutlich, dass die Stadt Köln zu dem Viertel der Kom- munen mit dem höchsten Fallaufkommen der kreisfreien Städte gehört. Bezogen auf den ambu- lanten Bereich weist die Stadt in den Jahren 2022 und 2023 sogar jeweils die höchste Falldichte auf. Das hohe Fallaufkommen führt zu hohen einwohnerbezogenen Aufwendungen, die in 2022 am dritten Viertelwert liegen. Die Stadt Köln hat einen hohen Anteil Hilfefälle für junge Volljährige in 2022. Im Jahr 2023 steigt dieser weiter an und bildet im interkommunalen Vergleich sogar den Höchstwert ab. Bereits in der letzten überörtlichen Prüfung gehörte Köln zur Hälfte der kreis- freien Städte mit einem hohen Fallaufkommen und hohen einwohnerbezogenen Aufwendungen im Bereich der jungen Volljährigen. Die fallbezogenen Aufwendungen für die jungen Volljährigen sind im interkommunalen Vergleich in beiden Jahren niedrig. In 2023 sind die fallbezogenen Aufwendungen für die stationären Hilfen und die Heimerziehung nochmals zurückgegangen, während die ambulanten Aufwendungen je Hilfefall weitestgehend unverändert geblieben sind. Hilfe für junge Volljährige nach § 41 SGB VIII 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maxi- mum Anzahl Werte Anteil Hilfefälle nach § 41 SGB VIII an den Hilfefällen HzE in Prozent 15,10 4,90 9,87 11,46 12,79 15,10 21 Aufwendungen nach § 41 SGB VIII je EW von 18 bis unter 21 Jahre in Euro 1.131 329 879 1.089 1.181 1.551 22 Aufwendungen § 41 SGB VIII je Hilfefall in Euro 28.131 25.798 34.459 40.501 43.077 48.430 21 Ambulante Aufwendungen § 41 SGB VIII je Hilfefall in Euro 13.495 8.036 9.829 12.562 13.973 16.194 22 Stationäre Aufwendungen § 41 SGB VIII je Hilfefall in Euro 48.730 34.375 50.356 56.134 60.936 68.461 22 Stationäre Aufwendungen nach § 41 SGB VIII in Hei- merziehung je Hilfefall in Euro 46.305 36.138 59.420 64.260 66.775 81.484 19
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 257 von 320 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maxi- mum Anzahl Werte Hilfefälle § 41 SGB VII je 1.000 EW von 18 bis unter 21 Jahre (Falldichte § 41 SGB VIII) 40,09 10,29 20,08 25,43 31,75 46,96 22 Ambulante Hilfefälle § 41 SGB VII je 1.000 EW von 18 bis unter 21 Jahre (Ambu- lante Falldichte § 41 SGB VIII) 23,32 3,77 7,34 9,51 13,30 23,32 22 Stationäre Hilfefälle § 41 SGB VII je 1.000 EW von 18 bis unter 21 Jahre (Statio- näre Falldichte § 41 SGB VIII) 16,75 6,49 12,51 15,18 18,43 30,87 22 7.7.4.1 SGB VIII-Reform: Stärkung von jungen Volljä hrigen
  Die Stadt Köln hat Verfahrensstandards für die jungen Volljährigen, für die Verselbständi- gung und für die Nachbetreuung nach § 41a SGB VIII entwickelt und in einer Richtlinie ver- schriftlicht. Eine Stadt sollte Verfahrensstandards und ein Konzept für eine intensive Verselbständigungsar- beit entwickelt haben, um den jungen Volljährigen eine eigenständige und selbständige Lebens- führung zu ermöglichen. Darin sollten die Möglichkeiten, Prozesse und Stufen der Verselbstän- digung sowie die Inhalte der Nachbetreuung enthalten sein. Die Stadt Köln hat die Verfahrensstandards für die Jungen Volljährigen in der „Richtlinie über das Verfahren und die Gewährung von Leistungen der Jugendhilfe für junge Volljährige nach § 41 SGB VIII und der Nachbetreuung nach § 41a SGB VIII“ verschriftlicht. Wie bereits aus dem Titel der Richtlinie entnommen werden kann, hat die Stadt darin auch den erweiterten Anspruch nach § 41 SGB VIII sowie die Nachbetreuung nach § 41a SGB VIII einfließen lassen. Auch die Verselbständigung ist in der Richtlinie für Junge Volljährige schriftlich beschrieben. Danach ist bei stationärer Unterbringung eines Jugendlichen und der Perspektive seiner Ver- selbständigung außerhalb des Elternhauses in der Regel ab seinem vollendeten 16. Lebensjahr die weitere Betreuung in einer Verselbständigungsgruppe angezeigt. Die pädagogische Betreu- ung erfolgt im Rahmen einer angebotenen Gruppenpädagogik. Ziel ist, dass diese Betreuungs- form spätestens mit Erreichen der Volljährigkeit abgeschlossen werden kann und der junge Volljährige dann in der Lage ist, ein eigenständiges Leben zu führen, und die Jugendhilfeleis- tung beendet werden kann. Wird das Ziel nicht erreicht und benötigt der junge Volljährige noch eine weitergehende Hilfe zur Persönlichkeitsentwicklung und zu einer eigenverantwortlichen Le- bensführung, soll nach Möglichkeit eine Veränderung der bisherigen Betreuungsform ange- strebt werden. Ab dem vollendeten 19. Lebensjahr sollte die weitere Betreuung des jungen Voll- jährigen in einer Wohnung außerhalb der Einrichtung die Regel sein. Schwerpunkt der Betreu- ung ist in dieser Phase die pädagogische Begleitung und Absicherung der Integration in das neue Lebensfeld.
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 258 von 320 7.8 Inobhutnahmen nach § 42 SGB VIII Bei einer Inobhutnahme nach § 42 SGB VIII handelt es sich um eine vorübergehende Maß- nahme, um ein Kind oder einen Jugendlichen bei dringender Gefahr oder Selbstmeldung kurz- fristig außerhalb der Familie unterzubringen. Die Aufwendungen für Inobhutnahmen wirken sich auf den Fehlbetrag HzE aus. Die Stadt Köln hat im Jahr 2022 insgesamt rund 16,4 Mio. Euro für 1.199 Fälle an Inobhutnah- men nach § 42 SGB VIII aufgewendet. Inobhutnahmen Kinder und Jugendliche § 42 SGB VIII 2022 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Aufwendungen Inobhut- nahmen § 42 SGB VIII je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 80,40 11,40 31,78 48,41 64,81 106 23 Aufwendungen Inobhut- nahmen § 42 SGB VIII je Hilfefall in Euro 13.715 2.952 6.668 9.654 12.345 18.244 23 Inobhutnahmen § 42 SGB VIII je 1.000 EW von 0 bis unter 18 Jahre (Falldichte Inobhutnahmen) 6,86 1,32 4,87 6,27 7,26 9,51 23 Die Stadt Köln hat in den betrachteten Jahren 2022 und 2023 im interkommunalen Vergleich mehr Inobhutnahmen als die anderen Städte. Dies spiegelt sich in den einwohner- und fallbezo- genen Aufwendungen wider. Inobhutnahmen Kinder und Jugendliche § 42 SGB VIII 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Aufwendungen Inobhut- nahmen § 42 SGB VIII je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 96,04 14,71 53,95 60,94 71,15 106 22 Aufwendungen Inobhut- nahmen § 42 SGB VIII je Hilfefall in Euro 16.060 3.639 8.978 11.921 16.329 30.643 22 Inobhutnahmen § 42 SGB VIII je 1.000 EW von 0 bis unter 18 Jahre (Falldichte Inobhutnahmen) 7,02 1,30 4,28 6,38 7,38 9,09 22
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 259 von 320 7.9 Anlage: Ergänzende Tabellen Tabelle 1: Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Hilfe zur Erziehung Feststellung Seite Empfehlung Seite Wirtschaftliche Jugendhilfe F1 Die Stadt Köln kann die Fallzahlen und Erträge aus Kostenerstattungen nicht den einzelnen Kostenerstattungsarten zuordnen. Auch die Gesamtsumme der Erträge aus Kostenerstattungen und die Fallzahlen insgesamt sind nicht auswertbar. Dadurch ist kein Überblick über die Kostenerstattungsansprüche vorhanden und deren Steuerung erheblich eingeschränkt. 227 E1 Die Stadt Köln sollte die Erträge aus Kostenerstattungsansprüchen als Gesamtsumme und differenziert nach Kostenerstattungsarten erfassen und regelmäßig auswerten. Dies kann die Steuerung deutlich verbessern und für die Haushaltsplanung verwendet werden. 229 F2 Im Jugendamt der Stadt Köln werden unterschiedliche Module einer Fachan- wendung im Bereich der WiJu und dem ASD eingesetzt. Der Datenaus- tausch ist erschwert. Der Informationsaustausch zwischen ASD und WiJu er- folgt aktuell noch überwiegend auf dem Papierweg. 233 E2 Die Stadt Köln sollten den Datenaustausch zwischen ASD und WiJu über die Fachanwendung optimieren. Gemeinsame Stammdaten, Nachrichten bei Änderungen relevanter Falldaten, Einsicht in den Bearbeitungsstand, ein schneller Informationsfluss sowie hinterlegte Vordrucke sollten dabei berücksichtigt werden. Die elektronische Aktenführung sollte vorbereitet und vorangetrieben werden. 234 F3 Die Stadt Köln hat bereits einige Instrumente im Rahmen des Finanzcontrol- lings geschaffen. Die unterjährige Steuerung erfolgt hauptsächlich auf Basis von Fallzahlen und Aufwendungen. Das bezirksspezifische Controlling für die neun Jugendamtsbezirke befindet sich noch im Aufbau. 234 E3 Die Stadt Köln sollte das Finanzcontrolling noch weiter ausbauen. Sie sollte Zielwerte für die erhobenen Kennzahlen bilden und wie geplant das bezirksspezifische Controlling aufbauen und umsetzen. Die Stadt sollte außerdem auch Ansprüche aus Kostenerstattungen, Fallabgaben und - übernahmen sowie weitere Erträge einfließen lassen. 235 F4 Die Stadt Köln hat für den Bereich der erzieherischen Hilfen schriftliche Ver- fahrensstandards in Form von Richtlinien und Arbeitshilfen entwickelt. Eine Zusammenfassung aller Regelungen in Form eines Qualitätshandbuches gibt es bislang nicht. 235 E4 Die Stadt Köln sollte die verschiedenen Richtlinien und Arbeitsanweisun- gen in einem Qualitätshandbuch bündeln. Dabei können neben textlichen Ausführungen kurze Prozessbeschreibungen mit Ablaufschemata die Übersichtlichkeit verbessern. 236 F5 In der Stadt Köln erfolgt die Zuständigkeitsprüfung im ersten Schritt durch die Mitarbeitenden des ASD. Bestehen bei dieser ersten Zuständigkeitsprüfung Zweifel, wird die WiJu direkt eingebunden. In der Regel erfolgt die Zuständig- keitsprüfung durch die WiJu aber erst spät, nach der kollegialen Beratung. 236 E5 Die WiJu der Stadt Köln sollte in jedem Fall die Zuständigkeitsprüfung vor der kollegialen Beratung durchführen. 238
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 260 von 320 Feststellung Seite Empfehlung Seite F6 Die Stadt Köln hat Regelungen für Fallübernahmen verschriftlicht. Für Fall- abgaben gibt es bisher keine verschriftlichten Standards. 238 E6 Die Stadt Köln sollte auch die Arbeitsschritte für die Bearbeitung von Fall- abgaben verschriftlichen. 238 F7 Die WiJu und der ASD der Stadt Köln nutzen unterschiedliche Module einer Fachanwendung. Ein transparenter und schneller Datenaustausch fehlt. Dies erschwert ein schnittstellenarmes Arbeiten und einen schnellen Informations- fluss. 239 E7 Die Stadt Köln sollte die Vereinfachung der Schnittstellen zwischen ASD und WiJu vorantreiben und umsetzen. Gemeinsame Stammdaten, aktu- elle elektronische Benachrichtigungen bei Änderungen und gegenseitige Leserechte können einen schnellen und umfassenderen Informationsfluss sowie einen engeren Austausch zwischen ASD und WiJu gewährleisten. 241 F8 Die eigene Innenrevision des Jugendamtes führt prozessunabhängige Kon- trollen durch. Es finden keine standardisierten und regelmäßigen prozessin- tegrierten Kontrollen in der WiJu durch die Leitungskräfte statt. 241 E8 Die Stadt Köln sollte zusätzlich zu den prozessunabhängigen Kontrollen in der WiJu standardisierte prozessintegrierte Kontrollen durch die Lei- tungskräfte implementieren. Hierfür sollte es Standards, Checklisten und Dokumentationspflichten geben. 242 Ambulante Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen F9 Eine Verhandlungsdatenbank mit auswertbaren Kostenentwicklungen insge- samt und zu den einzelnen Trägern gibt es bislang nicht. 242 E9 Die Stadt Köln sollte Leistungsbeschreibungen, Kostenpositionen und Verhandlungsergebnisse trägerspezifisch in einer Verhandlungsdaten- bank zusammenführen. 243 Hilfen nach §§ 27 ff. SGB VIII F10 Ein hoher Anteil an Hilfefällen und Aufwendungen der erzieherischen Hilfen fällt in Köln auf den Bereich der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII. Im Jahr 2023 bildet die Stadt die höchste Falldichte im interkommunalen Ver- gleich ab. 250 E10 Die Stadt Köln sollte im Rahmen des geplanten bezirksspezifischen Con- trollings einen besonderen Fokus auf die Aufwendungen und Fallzahlen der Eingliederungshilfe legen, um negative Entwicklungen frühzeitig auf- zeigen und rechtzeitig Maßnahmen zur Gegensteuerung entwickeln zu können. 254 Tabelle 2: Bevölkerungsentwicklung zum 31.12. nach IT.NRW Kennzahlen 2019 2020 2021 2022 2023 Einwohnerinnen und Einwohner gesamt 1.085.664 1.087.863 1.083.498 1.073.096 1.084.831 Einwohnerinnen und Einwohner von 18 bis unter 21 Jahre 32.745 32.097 30.859 29.753 30.655
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 261 von 320 Kennzahlen 2019 2020 2021 2022 2023 Einwohnerinnen und Einwohner von 0 bis unter 21 Jahre 208.024 207.433 205.571 204.538 207.680 Tabelle 3: Entwicklung der Fallzahlen nach Hilfearten 2019 2020 2021 2022 2023 Flex. amb. Hilfen nach § 27 Abs. 2 und 3 SGB VIII k . A. k. A. k. A. 898 996 Soziale Gruppenarbeit nach § 29 SGB VIII k. A. k. A. k. A. 160 197 Erziehungsbeistand § 30 SGB VIII k. A. k. A. k. A. 82,58 76,42 Sozialpädagogische Familienhilfe 31 SGB VIII k. A. k. A. k. A. 1.201 1.218 Tagesgruppe nach § 32 SGB VIII k. A. k. A. k. A. 134 136 Intensive Sozialpädagogische Einzelbetreuung § 35 SGB VIII ambulant k. A. k. A. k. A. 35 32 Eingliederungshilfe § 35a SGB VIII ambulant k. A. k. A. k. A. 2.419 2.623 davon Eingliederungshilfe § 35a SGB VIII ambulant für Integrationshelfer k. A. k. A. k. A. 1.194 1.397 Hilfen für Junge Volljährige § 41 SGB VIII ambulant k. A. k. A. k. A. 568 715 ambulante Hilfefälle gesamt k. A. k. A. k. A. 5.498 5.992 Vollzeitpflege nach § 33 SGB VIII k. A. k. A. k. A. 819 697 Heimerziehung nach § 34 SGB VIII k. A. k. A. k. A. 1.045 865 Intensive Sozialpädagogische Einzelbetreuung § 35 SGB VIII stationär k. A. k. A. k. A. 31 19 Eingliederungshilfen nach § 35a SGB VIII stationär k. A. k. A. k. A. 53 53 Hilfen für junge Volljährige nach § 41 SGB VIII stationär k. A. k. A. k. A. 457 514
  Stadt Köln
  Hilfe zur Erziehung
  050.010.050_03369 Seite 262 von 320 2019 2020 2021 2022 2023 stationäre Hilfefälle gesamt k. A. k. A. k. A. 2.404 2.149
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 263 von 320 8. Öffentlicher Gesundheitsdienst 8.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet „Öffentli- cher Gesundheitsdienst“ stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Öffentlicher Gesundheitsdienst (ÖGD) Durch die Pandemie ist der Öffentliche Gesundheitsdienst in den Fokus gerückt. Die Gesund- heitsämter hatten in den letzten Jahren viele herausfordernde Aufgaben zur Krisenbewältigung zu übernehmen. Auch bei der Stadt Köln veränderten sich dadurch Prioritäten. Die Thematik Gesundheit und deren strategische Ziele, der Personaleinsatz, die IT-Ausstattung bis hin zur gezielten Erhebung von Gesundheitsdaten ist in den Vordergrund gerückt. Das Gesundheitsamt ist in die Strategie „Kölner Perspektiven 2030+ der Stadt Köln integriert. Auf dieser Grundlage werden Ziele für eine Fachstrategie des ÖGD auf Basis des Masterplanes des Dezernates V Soziales, Gesundheit und Wohnen abgeleitet. Mit Zielvereinbarungen ge- stützt von Schlüsselkennzahlen setzt das Gesundheitsamt Themen wie Unterstützungsleistun- gen bei Drogenkonsum um. Zur Anpassung strategischer Ziele und Maßnahmen wird der von der Stadt Köln erstellte Lebenslagenbericht derzeit evaluiert. Der Basisdatensatz und die Analy- sen zu den Gesundheitsthemen sind die Grundlage der Gesundheitsberichterstattung (GBE). Zusätzlich erstellt das Gesundheitsamt Berichte nach Schwerpunktthemen, wie zu der Kinder- und Jugendgesundheit. Gleichzeitig baut das Gesundheitsamt eine kennzahlengestützte Steuerung auf, die effektives Fach- und Finanzcontrolling ermöglicht. Dabei sollte sichergestellt werden, dass die relevanten Kennzahlen definiert und systematisch erfasst werden, um nach der Auswertung und Analyse konkrete Maßnahmen ergreifen zu können. Der derzeitige Aufbau eines Prozessmanagements im Gesundheitsamt kann das Finanz- und Fachcontrolling ergänzen und eine datenbasierte Steuerung unterstützen. Die Prozesse sind auf Grundlage einer Prozessdokumentationsrichtli- nie der Stadt Köln nahezu vollständig erfasst. Die Personalsituation im Gesundheitsamt Köln ist auch nach der Corona-Pandemie ange- spannt. Insbesondere im medizinischen Bereich entstehen Personalengpässe. Viele Stellen sind unbesetzt, befristet oder werden altersbedingt frei. Dies lässt sich nicht mehr allein durch Nachwuchskräfte auffangen. Dies führt zu einer Mehrbelastung der verbleibenden Mitarbeiten- den und erhöht das Risiko, dass bestimmte Aufgaben nicht mehr in der notwendigen Qualität erfüllt werden können. Eine systematische Personalbedarfsplanung ist daher unerlässlich, da sie für eine nachhaltige Personalausstattung des Gesundheitsamtes essenziell ist. Es ist drin- gend notwendig, Strategien und Maßnahmen zu entwickeln, um dem Fachkräftemangel entge-
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 264 von 320 genzuwirken und die Attraktivität des Arbeitsumfelds zu steigern. Dazu zählen zielgruppenorien- tierte Maßnahmen, wie altersgerechte Social-Media-Präsenz, Quereinsteigerprogramme, aber auch eine interne Feedbackkultur und das Angebot projektorientierte Aufgaben für die Mitarbei- tenden. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung orientiert sich die Fachstrategie des Gesundheits- amtes an dem Leitbild „Digitales Gesundheitsamt 2025“. Die relevanten Umsetzungsschwer- punkte sind z. B. die Sicherstellung technologischer Weiterentwicklungen. Zu einer modernen Verwaltung gehören die digitalen Services. Anträge und sonstige Dienstleistungen sollten für die Bürgerinnen und Bürger digital angeboten werden, um dadurch die Verwaltung online er- reichbar zu machen. So kann die Bürgerzufriedenheit erhöht und die Zusammenarbeit mit an- deren Institutionen gestärkt werden. 8.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungs- ergebnis. Wertungen , die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemein- deordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung. Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die individuelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht. 8.3 Inhalte, Ziele und Methodik Die Aufgaben des Gesundheitsamtes ergeben sich aus dem Gesetz über den öffentlichen Ge- sundheitsdienst des Landes Nordrhein-Westfalen (ÖGDG NRW). Insbesondere durch § 9 ÖGDG NRW (Gesundheitsschutz, Verhütung und Bekämpfung übertragbarer Krankheiten, Imp- fungen) ist in den letzten Jahren die Wichtigkeit der Aufgaben der Gesundheitsämter in den Fo- kus gerückt. Die Pandemie hat die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gesundheitsämter bis an die Leistungsgrenzen und bisweilen darüber hinaus gefordert. Eine wesentliche Ressource zur Bewältigung der rechtlichen und fachlichen Anforderungen des Gesundheitsschutzes ist das Personal. Die jeweilige Personalstruktur muss langfristig gesehen leistungsfähig bleiben. Die Anforderungen an das Personal sind hinsichtlich Kommunikation, Fachwissen, Sensibilität und Anpassungsfähigkeit um ein Vielfaches gestiegen.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 265 von 320 Ziel der gpaNRW ist es, den Städten eine Standortbestimmung im Kontext des Paktes für den öffentlichen Gesundheitsdienst 66 sowie den Vergleich mit den anderen Gesundheitsämtern zu ermöglichen. Gleichzeitig werden Handlungsmöglichkeiten zu den Säulen Steuerung, Organisa- tion und Personal sowie Digitalisierung ausgewiesen. Diese sollen den Weg der Gesundheits- ämter bei der Neuausrichtung und Modernisierung auf zukunftsfähige Strukturen unterstützen. Dazu analysiert die gpaNRW die Personalausstattung mithilfe von interkommunalen Kennzah- lenvergleichen. Die vergleichende Darstellung der Kennzahlen schafft Transparenz und ermög- licht eine Einordnung unter den Städten in NRW. Die gpaNRW hat die Daten, die für eine Be- wertung erforderlich sind, über Interviews, Fragebögen und strukturierte Datenabfragen erho- ben. 8.4 Steuerung und Organisation Der ÖGD ist ein „zentraler Akteur der öffentlichen Sorge um die Gesundheit aller" (Public Health 67 ). Ziele von Public Health sind die Verhinderung von Krankheiten, die Verlängerung des Lebens und die Förderung der Gesundheit 68 . Um diese Ziele zu erreichen, sind eine transpa- rente Aufbereitung von Informationen und Daten sowie Kontrollmechanismen erforderlich. Auch der Pakt für den öffentlichen Gesundheitsdienst stellt heraus, dass eine gute Gesundheitsbe- richterstattung die Grundlage für die Planung von Maßnahmen sowohl in Bezug auf die Ge- sundheitsförderung, Prävention, Beratung als auch das Krisenmanagement 69 bildet. 8.4.1 Strategie
  Feststellung Die Stadt Köln verfügt sowohl über eine Gesamt- als auch eine Fachstrategie für den ÖGD. Begleitend hierzu hat sie konkrete, messbare Ziele definiert, deren Zielerreichung sie mit Grund- und Kennzahlen nachvollzieht. Um daraus passgenaue Maßnahmen abzuleiten, sind die Kennzahlen weiter zu ergänzen. Die Datengrundlagen für die Erstellung einer Gesund- heitsberichterstattung sind vorhanden. Eine Stadt sollte die Ziele von Public Health als Grundlage für die strategische Ausrichtung ih- res ÖGD nutzen und operative Ziele definieren. Ergänzt durch konkrete Zielvorgaben und dar- aus abgeleitete Maßnahmen sollten die Ziele die Grundlage für die Steuerung des ÖGD bilden. Hierzu zählt auch die regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung mithilfe von aussagekräfti- gen Kennzahlen. Kennzahlen dienen als Indikator für die Zielerreichung und ermöglichen früh- 66 www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/gesundh eitswesen/pakt-fuer-den-oegd 67 Vgl. Leitbild für einen modernen Öffentlichen Gesu ndheitsdienst, Gesundheitsministerkonferenz (2018) 68 Acheson D., Public health in England. The report o f the committee of inquiry into the future developm ent of the public health function. London, HMSO, 1988 / WHO, Strengthening Public Health Capacity and Services in Europe, 2011 69 https://www.bundesgesundheitsministerium.de/fileadmin/Dateien/3_Downloads/O/OEGD/Pakt_fuer_den_OEGD.p df
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 266 von 320 zeitige Steuerungsentscheidungen. Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse sollten in einer re- gelmäßigen Gesundheitsberichterstattung einfließen, die die gesundheitliche Lage der Stadt be- schreibt. Überblick über die Erfüllung der Anforderungen an die Strategie des ÖGD Anforderung Köln kreisfreie Städte, die diese Anforderung erfüllen Die Stadt hat eine Gesamtstrategie, aus der sich auch strategische Ziele für den ÖGD erge- ben und/oder eine Fachstrategie für den ÖGD. erfüllt 13 von 22 Die strategischen Ziele münden in konkrete operative Ziele für den ÖGD. erfüllt 9 von 22 Die Zielerreichung wird mithilfe von Kennzah- len regelmäßig überprüft. teilweise erfüllt 3 von 22 Es gibt eine aktuelle Gesundheitsberichtser- stattung. teilweise erfüllt 5 von 22 Die Stadt Köln hat die Strategie „Kölner Perspektiven 2030+“ entwickelt, um Köln als lebens- werte Großstadt zu stärken und aktiv zu gestalten. Schwerpunkte liegen auf einem urbanen, produktiven, vernetzten und offenen Köln. Unter dem Leitziel Offenes Köln findet sich u. a. das Thema Gesundheit. Die daraus resultierenden Ansätze beziehen sich mehr auf die Förderung zur kinder-, jugend- und familienfreundlichen Stadt. Das Dezernat V Soziales, Gesundheit und Wohnen hat 2020 ein integriertes Managementkon- zept erstellt. Daraus resultiert der Masterplan des Dezernates V, in dem die strategischen Ziel- setzungen und Strategien, mit denen die Ziele erreicht werden sollen, beschrieben sind. Der Masterplan gliedert sich in die Gesamtstrategie der Stadt, die Kölner Perspektiven 2030+ ein und konkretisiert deren Handlungsempfehlung 8, Stadt-Leben. Die allgemeinen Ziele werden durch Zielvereinbarungen mit der Oberbürgermeisterin präzisiert. Die genaue Definition erfolgt auf der Ebene des Dezernats V. Als Beispiel ist das übergeord- nete Ziel „Erweiterung der Öffnungszeiten des Drogenkonsumraums Neumarkt“ zu nennen. Das daraus abgeleitete Grunddaseinsziel G4 auf Dezernatsebene heißt: „Prävention und Behand- lung des Suchtmittelmissbrauchs ist gestärkt“. Die operativen Amtsziele für das Gesundheitsamt basieren auf diesen Ebenen und wurden 2023 aktualisiert. Zur Erfolgsmessung entwickelte das Gesundheitsamt ein Dashboard mit 38 Grund- und Kennzahlen. Diese werden derzeit auf ihre Aussagekraft geprüft. In jeder Abteilung sind strategische Schlüsselkennzahlen definiert, die stetig weiterentwickelt werden. Zukünftig sollen bevölkerungsbezogene Daten mit einbezogen werden. Zur gezielten Umsetzung der Gesundheitsziele ist eine intensivere Sammlung und Analyse be- völkerungsbezogener Daten notwendig. Dies ermöglicht die Identifikation von Trends und Risi- kofaktoren sowie die Entwicklung passgenauer Strategien und Maßnahmen, deren Erfolg regel- mäßig überprüft und angepasst werden sollte.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 267 von 320
  Empfehlung Die Kennzahlen des Gesundheitsamtes Köln sollten so gestaltet sein, dass aus ihnen fun- dierte Maßnahmen abgeleitet und deren Fortschritte evaluiert werden können. So lässt sich die Gesundheitsstrategie der Stadt Köln nachhaltig stärken. Die aufzubereitenden Daten sind auch Teil der kommunalen Gesundheitsberichterstattung (GBE), einer zentralen Aufgabe gemäß § 21 ÖGDG des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Nordrhein-Westfalen. Das Landeszentrum Gesundheit NRW (LZG NRW) unterstützt die Ge- sundheitsämter bei der Erstellung dieser Berichte, etwa durch Beratung und Tagungen. Dazu zählen auch die kommunalen Gesundheitskonferenzen (KGK). Sie fördern die Zusammenarbeit verschiedener Akteure und schaffen Transparenz. Das Gesundheitsamt Köln hat in den vergangenen Jahren themenbezogene Gesundheitsbe- richte verfasst. Im Jahr 2017/18 wurde ein Bericht zur Kinder- und Jugendgesundheit erstellt. Dann folgten die nichtöffentlichen Berichte „Sexarbeit und spezifischen Hilfsangeboten für Sex- arbeitende in Köln 2021“ und die „Medizinische Versorgung wohnungsloser Menschen in Köln – Jahresbericht 2022“. Aktuell entsteht ein Kinder- und Jugendgesundheitsbericht mit Daten der Schuleingangsuntersuchung. Zuständig ist die Abteilung 535 Gesundheitsplanung und -förde- rung. In 2020 entstand ein gesamtstädtischer Kölner Lebenslagenbericht unterstützt durch Dritte un- ter der Federführung der Stabstelle Sozialplanung und Sozialberichterstattung. Unter anderem werden darin Gesundheitsthemen in den unterschiedlichen Lebensphasen in Köln mit Daten und Auswertungen betrachtet. Diese Datenbasis kann für die Gesundheitsberichterstattung ver- wendet werden. Die Folgeberichterstattung von 2023 soll auf Grundlage des ersten Lebensla- genberichtes die strategischen Ziele prüfen und gegebenenfalls anpassen. Zu der Stadtstrate- gie „Kölner Perspektiven 2030+“ ist in 2023 ein ergänzender Bericht zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie und daraus resultierende strategische Anpassungen erstellt worden. Die Corona-Pandemie hat den Fokus auf bestimmte Handlungsbereiche, wie z. B. den Gesund- heitsbereich, verstärkt.
  Empfehlung Die Gesundheitsberichterstattung gehört zu gesetzlichen Aufgaben des ÖGD. Daher sollte das Gesundheitsamt Köln auf Grundlage der vorhandenen Datenbasis einen Gesundheits- bericht über die gesamtgesundheitliche Lage der Stadt Köln erstellen. 8.4.2 Organisation
  Feststellung Die Aufgaben und Prozesse werden schrittweise im Gesundheitsamt erfasst. Die Stadt Köln verfügt über verbindliche Verfahrensstandards. Optimierungspotenzial besteht jedoch noch bei der vollständigen Erfassung aller relevanten Prozesse im Wiki. Der ÖGD einer Stadt sollte so organisiert sein, dass eine effektive, effiziente und rechtmäßige Aufgabenerledigung möglich ist. Hierzu gehört die Sicherstellung einer einheitlichen und nach- vollziehbaren Sachbearbeitung durch verbindliche Prozess- und Qualitätsstandards. Der Ein- satz von Fachsoftware sollte die Arbeitsabläufe sinnvoll unterstützen. Mögliche Synergien soll- ten genutzt werden. Idealerweise folgt die organisatorische Struktur der Strategie, welche die fachlichen Schwerpunkte vorgibt.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 268 von 320 Überblick über die Erfüllung der Anforderungen der Organisation des ÖGD Anforderung Köln kreisfreie Städte, die diese Anforderung erfüllen Es gibt eine Übersicht über alle Aufgaben/Pro- zesse im ÖGD. erfüllt 17 von 22 Verbindliche (schriftliche) Verfahrensstandards sind vorhanden. erfüllt 9 von 22 Die Aufgaben werden sinnvoll durch eine Fach- software unterstützt. erfüllt 17 von 22 Das Gesundheitsamt Köln (53) ist dem Dezernat V für Soziales, Gesundheit und Wohnen zuge- ordnet. Das Gesundheitsamt untergliedert sich in folgende Abteilungen:  530 Verwaltung,  531 Medizinalwesen/Amtsärztlicher Dienst,  532 Infektions- und Umwelthygiene,  533 Kinder- und Jugendgesundheitsdienst,  534 Soziale Psychiatrie,  535 Gesundheitsplanung und -förderung und  536 Gesundheitshilfen. Die Zusammenarbeit mit dem Sozial- und Jugendamt findet anlassbezogen statt. Die Verwaltungsorganisation steht vor ständigen Herausforderungen wie demografischem Wan- del und Personalfluktuation. Im Gesundheitsamt Köln gab es bereits organisatorische Anpas- sungen, darunter eine Umstrukturierung der Verwaltungsabteilung und Neuerungen in der Ab- teilung 532 Infektions- und Umwelthygiene. Beispielsweise sind ein medizinisches Krisenma- nagement und das Hitzetelefon eingerichtet worden. Weitere Umstrukturierungen sind ab 2024 geplant, orientiert an den Amtszielen. Die Aufgaben in einem Gesundheitsamt sind vielfältig. Umso wichtiger ist es, dass eine Über- sicht über alle Prozesse und Aufgaben des Gesundheitsamtes besteht. Ende 2023 begann das Gesundheitsamt mit der Erfassung nahezu aller Prozesse und Aufgaben. Hierzu gibt stadtweite Vorgaben. Die Prozesse sind mithilfe einer Prozessdokumentationsrichtlinie zu erfassen. So wird für die Stadt Köln eine einheitliche standardisierte Umsetzung gewährleistet. Fachliche Informationen und SOP´s (Standardarbeitsanweisungen) sind auf den Laufwerken hinterlegt. Neben den allgemeinen Regelungen der Stadtverwaltung sind dort auch diverse schriftliche SOP´s der Fachabteilungen zu finden. Beispielsweise existiert eine Handlungsan- weisung für Erstmaßnahmen bei Meldungen zu Infektionserregern. Es besteht ein nahezu voll- ständiger Überblick über SOPs. Im stadteigenen Wiki sind noch nicht alle Prozesse dokumen- tiert. Ziel ist eine digitale Optimierung, Visualisierung und Verbesserung der Ist-Prozesse. Diese
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 269 von 320 Übersicht unterstützt die Digitalisierung und die Anforderungen des OZG (Onlinezugangsge- setz) sowie Stellenbeschreibungen und die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Im Gesundheitsamt ist vorerst die Einführung der stadtweiten E-Verwaltungsakte geplant. Die Umsetzung erfolgt nach städtischen Vorgaben und Standards, geregelt wird darin u. a. der Schriftverkehr. Knappe Ressourcen verzögerten die Umsetzung, Ende 2025 soll diese imple- mentiert werden. Die hauptsächlich genutzte Fachsoftware im Gesundheitsamt dient bereits als Grundlage für die medizinische E-Akte zur Vorgangsbearbeitung, da entsprechende Nutzungs- möglichkeiten gegeben sind. Das ist sinnvoll, um Medienbrüche zu vermeiden und eine effizi- ente Bearbeitung zu unterstützen. Das Gesundheitsamt nutzt die Software des Robert-Koch-Institutes für die Meldungen des In- fektionsschutzgesetzes sowie verschiedene Fachanwendungen. Viele Aufgabenbereiche sind bereits in eine einheitliche Software integriert, eine Ausweitung wird geprüft. Einzelne Fachbe- reiche nutzen weiterhin unterschiedliche Software, was erhöhte Anforderungen an IT-Betreuung und Fachwissen mit sich bringt. Die IT-Betreuung erfolgt teilweise durch das Gesundheitsamt und teilweise durch das Amt für Informationsverarbeitung. Zum Prüfzeitpunkt waren zwei Stellen unbesetzt, eine Nachbeset- zung ist für 2024/25 geplant.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte die Prozesserfassung fortführen. Die geplante E-Verwal- tungsakte sollte zeitnah eingerichtet werden, da die Arbeitsabläufe verbessert und Medien- brüche vermieden werden können. 8.4.3 Finanz- und Fachcontrolling
  Feststellung Das Gesundheitsamt Köln erhebt Grunddaten und Kennzahlen. Ein Fachcontrolling befindet sich im Aufbau. Eine Verknüpfung der Fach- und Finanzdaten findet nicht statt. Eine Stadt sollte über ein produktorientiertes Finanzcontrolling Transparenz in der Entwicklung von Finanz-, Fall- und Stellendaten herstellen. Alle Beteiligten sollten regelmäßig über Control- ling-Berichte informiert werden. Aus den Informationen sollten Handlungsansätze abgeleitet werden. Zudem sollte eine Stadt über ein Fachcontrolling verfügen und die Einhaltung von Fach- und Qualitätsstandards überprüfen. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Qualitätssicherung und -entwicklung. Überblick über die Erfüllung der Anforderungen an ein Fach- und Finanzcontrolling des ÖGD Anforderung Köln kreisfreie Städte, die diese Anforderung erfüllen Die Stadt verfügt im ÖGD über ein Finanzcon- trolling. teilweise erfüllt 7 von 22 Die Stadt verfügt im ÖGD über ein Fachcontrol- ling. teilweise erfüllt 5 von 22
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 270 von 320 In der Stadt Köln ist in der Abteilung 530 des Gesundheitsamtes das Sachgebiet Controlling, Finanzen und KLR für ein zentrales Finanzcontrolling verantwortlich. Dieses umfasst Prognose- abfragen sowie Monats- bzw. Jahresabschlüsse. Die Auswertungen zum Stand der Finanzwirt- schaft sind ausschließlich auf den Haushalt ausgerichtet. Das Finanzcontrolling gewährleistet durch Planung, Überwachung, Analyse und Berichterstat- tung eine effiziente Nutzung finanzieller Ressourcen, minimiert Risiken und schafft Transpa- renz. Im städtischen Haushalt werden die Leistungen des ÖGD im Produktbereich 07 geführt, wobei jede Produktgruppe spezifische Ziele hat (z. B. „070101 – Gesundheitsschutz“) Die Kos- tendeckungsgrade oder Kennzahlen zur Zielerreichung werden jedoch erst zum Jahresab- schluss berechnet und sind daher unterjährig nicht steuerungsrelevant. Grundzahlen, etwa zur Anzahl der Schuleingangsuntersuchung oder medizinische Gutachten, werden zwar erfasst, je- doch nicht systematisch zur kontinuierlichen Leistungsmessung verwendet. Ein Fachcontrolling im engeren Sinne fehlt aktuell, was die gezielte Steuerung und Optimierung der Leistungen im Gesundheitsamt einschränkt. Laut Auskunft des Gesundheitsamtes befindet sich das Fachcontrolling derzeit im Aufbau. Steuerungsrelevante Kennzahlen als Basis werden derzeit entwickelt, die die finanzielle und fachliche Sicht berücksichtigen. Die bestehenden Grunddaten könnten für das Fachcontrolling genutzt und um Kennzahlen wie Kosten pro Schu- leingangsuntersuchung oder Personalkosten pro Einwohner ergänzt werden. Dies würde hel- fen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten, was die Entschei- dungsfindung für Gesundheitsamtsleitungen und politische Gremien erleichtert. Der derzeitige Aufbau eines Prozessmanagements im Gesundheitsamt kann das Finanz- und Fachcontrolling ergänzen und eine datenbasierte Steuerung sowie Gesundheitsberichterstat- tung ermöglichen. Kennzahlen zur Einnahmesituation, etwa Gebühren je Hygienebegehung o- der der Anteil hygienischer Untersuchungen ohne Beanstandung, können zur Steuerung der Kostenentwicklung beitragen. Siehe hierzu die Ausführungen in Kapitel 8.4.1 Strategie.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte ein Fachcontrolling aufbauen, Finanzdaten integrieren und das Prozessmanagement einbeziehen Das Trägercontrolling zur Überwachung von Zuweisungen und Zuschüssen an freie Träger soll durch das Gesundheitsamt im Zuge des Aufbaus des Fachcontrollings überarbeitet werden. Das Gesundheitsamt prüft anhand des derzeitigen Zuschusscontrollings die Leistungen auf die richtige Verwendung der verausgabten Haushaltsmittel. Einheitliche Zielvereinbarungen, Leis- tungsbeschreibungen, Verwendungsnachweise und ein kooperativer Planungsprozess könnten Ressourceneinsatz und Qualität systematisch sichern. Ziel ist mehr Transparenz bei der Mittel- zuweisung und eine auskömmliche Finanzierung der Personalstellen freier Träger. Die Aufgaben des Gesundheitsamtes sind komplex und überschneiden sich oft mit anderen Be- reichen wie Sozialhilfe, Bildung und Jugend. Eine fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit beim Trägercontrolling erleichtert eine ganzheitliche Sicht und bessere Ressourcenverteilung. Die Erfahrungen anderer Fachbereiche können dabei genutzt werden.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte das Trägercontrolling fachbereichsübergreifend gestalten und in das Fachcontrolling integrieren, um eine effektive Ressourcensteuerung sicherzustellen.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 271 von 320 8.4.4 Kommunikation in Krisenfällen
  Das Gesundheitsamt Köln ist ständiges Mitglied des Krisenstabes. Die Einbindung in Krisen- situationen ist sichergestellt. Eine Stadt sollte die Beteiligung des ÖGD in Krisenfällen eindeutig und verbindlich regeln. Die Schnittstellen sollten auf das notwendige Maß beschränkt sein, um die Reaktionszeit zu verkür- zen. Medienbrüche bei den Meldewegen sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Das Krisenmanagement der Stadt Köln wird organisatorisch dem Dezernat I Allgemeine Ver- waltung und Ordnung durchgeführt. Die Leitung des Krisenstabes obliegt der Dezernatsleitung. Das Amt 37 Berufsfeuerwehr, Amt für Feuerschutz, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz verantwortet den Katstrophenschutz und erstellt Notfallpläne. Die gpaNRW betrachtet das kom- munale Krisenmanagement der Stadt Köln umfassend als eigenes Prüfungsthema in dieser überörtlichen Prüfung. Dieser Teilbericht konzentriert sich auf die Rolle und Abläufe des Ge- sundheitsamtes im Krisenfall. Das Gesundheitsamt ist ständiges Mitglied im Krisenstab der Stadt Köln, gemeinsam mit ande- ren entscheidungsbefugten Vertretern aus notwendigen Organisationseinheiten, Behörden oder Dritte. Ein Krisen- und Pandemieplan wird derzeit erstellt und bereits praktisch erprobt. Darüber hinaus gibt es weitere Pläne wie z.B. der Hitzeaktionsplan. Die Pandemie zeigte, dass krisenfeste Strukturen im Gesundheitsamt notwendig sind. Bisherige Strukturen waren den Herausforderungen nicht vollständig gewachsen. Daher wurde 2022 das Sachgebiet „Strategie & Innovation“ geschaffen, das für die Weiterentwicklung eines Risiko- und Krisenmanagementkonzepts zuständig ist. Ziel ist, das Gesundheitsamt durch ein wirksa- mes Risikomanagement zu stärken. Alle Krisenstabmitglieder und Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes sind speziell geschult, um im Ernstfall effizient zu handeln. Abläufe und Zuständigkeiten sind klar definiert. Frühwarnsys- teme der Feuerwehr haben sich bewährt. Krisenstabsübungen finden stadtweit regelmäßig statt. Ein bindendes Benachrichtigungssystem stellt sicher, dass bei einem Krisenfall die Leitung des Gesundheitsamtes, die Verwaltungsleitung und das Sachgebiet Krisenmanagement informiert werden. Monatlich werden grundsätzlich Rufbereitschaftspläne im Gesundheitsamt erstellt, nicht ausschließlich für das Krisenmanagement, um eine 24/7-Erreichbarkeit sicherzustellen. Dies ermöglicht schnelles Handeln bei künftigen Krisen. 8.5 Personal Die Corona-Pandemie hat die Aufmerksamkeit auf die angespannte Personalsituation im ÖGD gelenkt. Die Pandemie führte durch die hohen Infektionszahlen und häufigen Rechtsanpassun- gen zu außerordentlichen Belastungen der Mitarbeitenden. Die normale Arbeit in den Gesund- heitsämtern des Landes ist durch diese herausfordernde Situation an vielen Stellen nahezu zum Stillstand gekommen.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 272 von 320 Der Bund hat daher zusammen mit den Ländern beschlossen, den öffentlichen Gesundheits- dienst durch den Pakt für den ÖGD zu stärken. Ein zentrales Ziel des Paktes ist, die Personalsi- tuation zu verbessern. So soll nicht nur der Personalkörper aufgestockt werden. Auch die At- traktivität des ÖGD soll steigen. Neues Personal soll gewonnen und das Bestehende gehalten und motiviert werden. 8.5.1 Personalressourcen
  Feststellung Die Stadt Köln hat keine systematische Personalbedarfsplanung. Die Stellenbeschreibungen werden bedarfsorientiert durch das Gesundheitsamt überprüft bzw. neu erstellt. Aufgrund der Personalsituation und Anzahl von befristeten Stellen aus dem Pakt ÖGD gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten für eine zielgerichtete Personalgewinnung. Eine Stadt sollte die notwendigen Personalressourcen vorhalten, um die Aufgaben des ÖGD effektiv und mit der erforderlichen Qualität bearbeiten zu können. Hierfür ist eine Personalbe- darfsplanung notwendig, die geplante Fluktuationen berücksichtigt. Neben Verwaltungskennt- nissen ist für diverse Aufgabenbereiche auch medizinisches Fachwissen notwendig. Überblick über die Erfüllung der Anforderungen an den Personaleinsatz des ÖGD Anforderung Köln kreisfreie Städte, die diese Anforderung erfüllen Die Stadt hat im ÖGD eine Personalbedarfspla- nung. nicht erfüllt 15 von 22 Aktuelle Stellenbeschreibungen liegen vor. teilweis e erfüllt 11 von 22 Maßnahmen zur Personalgewinnung werden genutzt. teilweise erfüllt 12 von 22 Der Pakt für den ÖGD verpflichtet die Länder, bis 2026 neue Stellen bedarfsgerecht zu schaf- fen. Dennoch bleibt die Personalsituation im Gesundheitsamt Köln angespannt. Soll- und Ist- Stellen stimmen nicht überein, unbesetzte Stellen bestehen in Verwaltung, bei medizinischen Fachkräften und ärztlichem Personal. Während andere kreisfreie Städte bereits dauerhaft Stellen im Rahmen des Pakts ÖGD ge- schaffen haben, sind im Gesundheitsamt Köln etwa 60 Mitarbeitende aus dem Pakt ÖGD nur befristet beschäftigt. Eine systematische Personalbedarfsplanung fehlt bislang, obwohl sie entscheidend für eine nachhaltige Personalausstattung ist. Das Gesundheitsamt arbeitet aktuell an einem internen Personalcontrolling, um einen Gesamtüberblick zu erhalten, der auch Altersfluktuationen be- rücksichtigt. Basisdaten zu quantitativem und qualitativem Personalbedarf sowie benötigten Qualifikationen sind hierfür unerlässlich. Die Zuständigkeit für die stadtweite Personalbedarfs- planung liegt im Dezernat I beim Amt 11 Personal- und Verwaltungsmanagement, die eine Ab- stimmung bei Personalthemen erforderlich macht.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 273 von 320
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte eine umfassende Personalbedarfsplanung entwickeln, um den aktuel- len und zukünftigen Personalbedarf im Gesundheitsamt zu sichern. Ein weiteres wichtiges Instrument der Personalplanung sind Stellenbeschreibungen, die Trans- parenz schaffen, Fachkräfte bewerten und Stellenausschreibungen erleichtern. Diese werden im Gesundheitsamt jedoch nur bei Bedarf überarbeitet, obwohl sich Aufgaben durch Digitalisie- rung stetig verändern. Die Mitarbeitenden werden bei der Erstellung einbezogen, jedoch fehlen Angaben zu notwendigen Qualifikationen.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte möglichst alle Stellenbeschreibungen aktualisieren und da- rin notwendige Qualifikationen aufnehmen. Die Personalressourcen stellen wir anhand der Kennzahl Vollzeit-Stellen ÖGD im interkommu- nalen Vergleich dar. Insgesamt sind 318,51 Vollzeit-Stellen in die Betrachtung eingeflossen. Als Grundlage dienen die tatsächlich besetzten vollzeitverrechneten Stellen im Jahresdurchschnitt. Vollzeit-Stellen ÖGD je 100.000 EW* 2023 * Einwohnerin bzw. Einwohner In den interkommunalen Vergleich sind 18 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen:
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 274 von 320 Das Gesundheitsamt Köln benötigt Mitarbeitende mit vielfältigen Qualifikationen, die entspre- chende Personalressourcen erfordern. Ergebnisunterschiede begründen sich durch verschie- dene Intensitäten in den Aufgabenfeldern, die von anderen kreisangehörigen Kommunen nicht oder in geringerem Ausmaß wahrgenommen werden. Dazu zählen Aufgaben, die z. B. durch den Betrieb des Flughafens entstehen. Die gpaNRW betrachtet daher zusätzlich die Personalausstattung des medizinischen Personals sowie der Ärztinnen und Ärzte. Im Jahresdurchschnitt 2023 beschäftigt das Gesundheitsamt Köln insgesamt 96,28 Vollzeit-Stellen medizinisches Fachpersonal und 76,32 Ärztinnen und Ärzte. Kennzahlen Vollzeit-Stellen ÖGD 2023 Kennzahl Köln Minimum 1. Viertelwert 2. Viertelwert (Median) 3. Viertelwert Maximum Anzahl Werte Vollzeit-Stellen medizinisches Fachpersonal ÖGD je 100.000 EW 8,88 3,70 6,84 8,64 12,28 24,08 18 Vollzeit-Stellen Ärztinnen und Ärzte ÖGD je 100.000 EW 7,04 2,93 4,17 4,90 5,15 7,04 18 Die Stadt Köln beschäftigt einwohnerbezogen die meisten Ärztinnen und Ärzte im ÖGD im Ver- gleich der kreisfreien Städte. Nachfolgende Tabelle zeigt, mit welchen Anteilen die verschiede- nen Fachrichtungen im Gesundheitsamt beschäftigt sind. Kennzahlen Vollzeit-Stellen ÖGD 2023 Kennzahl Köln Mini- mum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Me- dian) 3. Viertel- wert Maxi- mum Anzahl Werte Anteil Vollzeit-Stellen sonstiges Perso- nal an den Vollzeit-Stellen ÖGD in % 45,81 20,12 42,80 46,84 53,22 68,55 18 Anteil Vollzeit-Stellen medizinisches Fachpersonal an den Vollzeit-Stellen ÖGD in % 30,23 17,27 25,95 33,28 36,50 62,75 18 Anteil Vollzeit-Stellen Ärztinnen und Ärzte an den Vollzeit-Stellen ÖGD in % 23,96 10,82 14,02 17,18 23,10 28,21 18 Das „sonstige Personal“ sind zu einem großen Anteil Personen mit einer Verwaltungsausbil- dung. Aber auch weitere Fachlichkeiten wie Sozialpädagogik sind in dem Anteil enthalten. Diese werden vor allem im sozialpsychiatrischen Dienst eingesetzt.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 275 von 320 Die Stadt Köln steht aufgrund des demografischen Wandels und Fachkräftemangels vor wach- senden Personalengpässen, insbesondere im medizinischen Bereich. Altersbedingte Abgänge können kaum durch Nachwuchs ersetzt werden, während der Wettbewerb um qualifiziertes Per- sonal intensiver wird. Dies führt zu einer Mehrbelastung der verbleibenden Mitarbeitenden und erhöht das Risiko, dass bestimmte Aufgaben nicht mehr in der notwendigen Qualität erfüllt wer- den können. Im Schnitt befinden sich 40 Stellen dauerhaft im Ausschreibungsverfahren, damit ist gleichzeitig die Kapazitätsgrenze für die Bearbeitung von Einstellungen erreicht. Die Stadt Köln setzt personalwirtschaftliche Maßnahmen wie Fachkräftezulagen, Stufenlaufzeit- verkürzungen und Verbeamtungen bisher zurückhaltend ein, obwohl diese Maßnahmen Stellen attraktiver machen und hierdurch im Wettbewerb Vorteile bieten könnten. Die im Gesundheitsamt beschäftigten Ärztinnen und Ärzte haben unterschiedliche Fachrichtun- gen, darunter die spezifische Weiterbildung Facharzt für Öffentliches Gesundheitswesen. Bei der Stadt Köln sind mehrere Ärztinnen und Ärzte mit dieser Fachrichtung beschäftigt. Diese Weiterbildung erfordert externe Praktika, was die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden einschränkt. Dem Gesundheitsamt fehlen diese Zeiten im täglichen Arbeitseinsatz. Trotz des durch das Ge- sundheitsamt anerkannten Mehrwertes dieser Weiterbildung sollen die Einsatzzeiten zukünftig optimiert werden. Das Gesundheitsamt engagiert sich in der Nachwuchsgewinnung, wie etwa Praktikumsange- bote und die Teilnahme an Jobmessen. Die Zielgruppenorientierung spielt in der Personalge- winnung eine zentrale Rolle. Social-Media-Kanäle, altersgerechte Sprache, Berufe-Präsentatio- nen und Werbekampagnen in Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen helfen, junge Talente anzusprechen. Zusätzlich können Anreize für Quereinsteiger oder auch Rückkehrer durch Qualifizierungsange- bote geschaffen werden, wie beispielsweise ein verkürzter Einstieg in die Verwaltungstätigkeit (Verwaltungslehrgang I). Auch Maßnahmen, wie Job-Rotation ermöglichen Mitarbeitenden, sich Einblicke in andere Bereiche zu verschaffen, um so Interesse für neue Aufgaben zu wecken.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die Bemühungen zur Personalgewinnung im Gesundheitsamt durch zielgruppenorientierte Ansprache über Social Media, altersgerechte Sprache und Kampag- nen verstärken.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte prüfen, inwieweit auch Programme für Rückkehrer oder Quereinsteiger die Gewinnung von Mitarbeitenden für den ÖGD unterstützen können. 8.5.2 Arbeitsbedingungen
  Feststellung Das Gesundheitsamt Köln hat aktuell die Fortbildungsbedarfe ermittelt. Erste Ansätze im Ausbau der Mitarbeiterpartizipation und beim Wissensmanagement sind vorhanden. Bei bei- den Punkten gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 276 von 320 Um Personal im ÖGD zu gewinnen und zu halten, sollte eine Stadt attraktive Arbeits- und Rah- menbedingungen schaffen. Zu den attraktiven Arbeits- und Rahmenbedingungen gehören bei- spielsweise Aspekte wie Mitarbeiterpartizipation und –qualifizierung, ein Wissensmanagement, flexible Arbeitszeitmodelle (inkl. Homeoffice) und die technische Ausstattung der Arbeitsplätze. Überblick über die Erfüllung der Anforderungen an die Arbeitsbedingungen des ÖGD Anforderung Köln kreisfreie Städte, die diese Anforderung erfüllen Es gibt Maßnahmen zur Mitarbeiterpartizipa- tion. teilweise erfüllt 18 von 22 Es liegen Regelungen zu der Ausstattung der Mitarbeitenden mit digitalen Endgeräten vor. erfüllt 21 von 22 Es gibt ein System nach dem Schulungsbe- darfe ermittelt werden. erfüllt 13 von 22 Die Fragestellungen aus dem Anforderungskatalog Arbeitsbedingungen sowie weitere Aspekte betrachten wir in den folgenden Kapiteln. 8.5.2.1 Attraktives Arbeitsumfeld Die Beteiligung der Beschäftigten, eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, die Aus- stattung der Mitarbeitenden mit modernen IT-Endgeräten und Software in modernen Arbeitswel- ten tragen u.a. dazu bei, die Qualität der Dienstleistungen im ÖGD zu verbessern, die Motiva- tion und das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und letztendlich bes- sere Ergebnisse für die Gesundheit der Gemeinschaft zu erzielen. Im Gesundheitsamt Köln ist aktuell eine Mitarbeiterbefragung zur Digitalisierung durchgeführt worden. Hier ging es um die Bedarfe, insbesondere um das Thema Schulung. Jährlich finden Mitarbeitendengespräche sowie Personalentwicklungs- und Klimagespräche statt, die zu den stadtweit festgelegten Führungsaufgaben gehören. Regelmäßige Führungs- kräfte-Treffen und Besprechungen auf Sachgebietsebene sichern einen effektiven Informations- fluss und fördern die Mitarbeit. Mitarbeitende im Gesundheitsamt können sich in Dienstbespre- chungen aktiv einbringen. Eine Mitarbeiterbeteiligung stärkt die Motivation und Eigenverantwortung. Zur frühzeitigen Er- kennung von Chancen und Problemen sind gezielte Befragungen und Feedbacksysteme ent- scheidend. In einigen Sachgebieten des Gesundheitsamtes wurden Stimmungsbilder abgefragt und für die Verbesserung der Zusammenarbeit genutzt. Projektorientierte Aufgaben und Son- derprojekte bieten weitere Mitgestaltungsoptionen.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte die Mitarbeitenden intensiver einbinden. Dazu zählen bei- spielsweise Feedbacksysteme und projektorientierte Aufgaben. Eine stadtweite Dienstvereinbarung ermöglicht mobiles Arbeiten, sofern es die Aufgaben zulas- sen. Bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit können im Homeoffice geleistet werden. Nicht alle Ar-
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 277 von 320 beitsfelder des Gesundheitsamtes sind für Homeoffice geeignet. Problematisch ist dies bei- spielsweise bei Anwesenheitspflicht vor Ort in publikumsreichen Aufgabenfeldern. In den einzel- nen Abteilungen gibt es dazu eigene Regelungen. Die Mitarbeitenden sind nahezu vollständig mit Laptops ausgestattet. Häufig steht auch ein Smartphone zur Verfügung. Die Ausstattung mit Smartphones für alle Mitarbeitenden befindet sich in der Vorbereitung. Die Stadt Köln bietet unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle an und ermöglicht so die Vereinbar- keit von Familie, Beruf und Freizeit. Neben flexiblen Arbeitszeitmodellen beeinflussen auch Ver- gütung und Entgeltstrukturen die Mitarbeiterzufriedenheit, welche durch gesetzliche und tarifli- che Regelungen vorgegeben sind. Nachstehend vergleicht die gpaNRW die Entgelt- und Besoldungsstruktur der Stadt Köln mit dem durchschnittlichen Niveau aller geprüften Städte. Zur vereinfachten Darstellung haben wir die in der Wertigkeit vergleichbaren Entgelt- und Besoldungsgruppen jeweils zusammengefasst. Auf der horizontalen Achse stehen die aggregierten Entgelt- und Besoldungsgruppen, auf der vertikalen Achse die Prozentangaben. Aggregiertes Besoldungs- und Entgeltniveau in Prozent 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 18 Werte eingeflossen. Die Stadt Köln unterscheidet sich in der Verteilung in den Besoldungs- und Entgeltgruppen von den Vergleichsstädten. Die in der Stellenwertigkeit höher angesiedelten Verantwortungsberei- che in Gruppe 15 bilden einen größeren Anteil. Durch die höhere Zahl an Mitarbeitenden und die höhere Besoldung der Dezernenten steigt auch das Lohngefüge der anderen Führungsposi- tionen. Unbesetzte Stellen in 2023 können ebenfalls die dargestellte Position der jeweiligen Be- soldungs- und Entgeltgruppen beeinflussen.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 278 von 320 8.5.2.2 Wissensmanagement und Qualifizierung Fort- und Weiterbildungen sind wichtig, um Fachkräfte im ÖGD zu halten und zu motivieren. Schulungen, Fortbildungen und Workshops halten das Know-how der Mitarbeiterinnen und Mit- arbeiter auf einem aktuellen Stand. Angesichts des demografischen Wandels gewinnt auch der Wissenstransfer ausscheidender Fachkräfte eine immer größere Bedeutung. Die Mitarbeiterbefragung im Gesundheitsamt hatte den Schwerpunkt, Schulungsbedarfe abzu- fragen. Die Auswertung der Ergebnisse soll die individuellen Bedarfe darstellen und gezielte Fortbildungen für die Mitarbeitenden ermöglichen. Die Stadt Köln hat ein stadtweites Fortbil- dungskonzept, welches sich im Wesentlichen an den Verwaltungsbereichen orientiert. Das Ge- sundheitsamt nutzt u.a. die kostenlosen fachlichen Fortbildungsangebote der Akademie für Öf- fentliches Gesundheitswesen (AÖGW). Ansonsten wird budgetabhängig in den Abteilungen über die Fortbildungsbedarfe entschieden. Ein Schulungskonzept mit dem KDN (Dachverband kommunaler IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen) ist entwickelt und fertiggestellt. Angesichts der Fluktuation ist der Wissenstransfer ausscheidender Fachkräfte besonders wich- tig. Um den Aufbau eines Wissensmanagements strukturiert anzugehen, sind im Gesundheits- amt in 2023 zwei Stellen geschaffen worden. Bisher gibt es ein Wiki, in dem werden die Infor- mationen gesammelt, transportiert und durch einen Wiki-Beauftragten gepflegt. Auch neue Mit- arbeitende profitieren von den Informationen. Zusätzlich gibt es ein stadtweites Onboardingkon- zept. Daneben wird viel Wert auf die persönliche Begleitung bei der Einarbeitung gelegt. Die derzeitige Erfassung der Prozesse kann für den Aufbau eines Wissensmanagements hilf- reich sein. Eine vollständige Prozessdokumentation ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, eigen- ständig in Arbeitsabläufe einzusteigen und eine einheitliche Bearbeitung sicherzustellen. Mitar- beitende, die als Multiplikatoren fungieren, können zusätzlich Wissen sichern und weitergeben. Dazu zählen auch Online-Diskussionsforen und die Weitergabe von Wissen durch Austausch- runden, die über eine digitale Plattform als Wissensdatenbank ergänzt werden.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte das Wissensmanagement durch das Wiki und die prakti- sche Umsetzung der bereits existierenden Konzepte zum Wissenstransfer und zur Einarbei- tung weiter ausbauen. 8.6 Digitalisierung In den vergangenen Jahren hat die Digitalisierung im ÖGD an Bedeutung gewonnen. Der Stand der Digitalisierung ist bei den Gesundheitsämtern unterschiedlich ausgeprägt. Viele Gesund- heitsämter haben bereits Schritte unternommen, um ihre Prozesse zu digitalisieren und digitale Systeme zu implementieren. Einige der am häufigsten implementierten digitalen Systeme sind die elektronische Patientenakte, die digitale Dokumentenverwaltung und Online-Terminverein- barungen. Darüber hinaus nutzen viele Gesundheitsämter auch Datenanalyse-Tools, um Trends und Mus- ter in ihren Daten zu identifizieren und die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern. Die Nut- zung von Gesundheits-Apps zur Unterstützung und Information von Patienten ist ebenfalls auf dem Vormarsch.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 279 von 320 Die Digitalisierung im ÖGD ist allerdings noch nicht flächendeckend und in allen Bereichen um- gesetzt. Es gibt immer noch Herausforderungen wie den Datenschutz und die Sicherheit von digitalen Systemen, die im Gesundheitswesen verwendet werden. Daher wird die Digitalisierung im ÖGD in den kommenden Jahren weiterhin ein wichtiges Thema bleiben und sich weiterent- wickeln. Ein wichtiger erster Schritt bei der Digitalisierung von Prozessen im ÖGD ist die Einführung ei- nes elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS), das es den Mitarbeitenden er- möglicht, Dokumente und Akten elektronisch zu verwalten und zu bearbeiten. Durch die Ver- wendung eines DMS können die Mitarbeitenden Zeit sparen, indem sie Dokumente schnell fin- den und bearbeiten können, anstatt sie manuell durchsuchen zu müssen. Durch die Verwendung von digitalen Kommunikationsmitteln wie E-Mails, Instant Messaging o- der Video-Konferenzen können Mitarbeitende schnell und einfach miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz und Zusammenarbeit im Gesundheitsamt zu verbessern. Ein weiterer wichtiger Bereich, in dem die Digitalisierung eine große Rolle spielt, ist die Überwa- chung von Gesundheitsdaten. Durch die Verwendung von digitalen Systemen können Gesund- heitsdaten sicher gespeichert und einfach ausgewertet werden. Dies kann dazu beitragen, Aus- brüche von Krankheiten frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Ausbrei- tung zu verhindern. 8.6.1 Digitalisierungsstrategie
  Feststellung Die Stadt Köln hat eine gesamtstädtische Digitalisierungsstrategie. Das Gesundheitsamt ent- wickelt über den Pakt für den ÖGD eine digitale Fachstrategie. Die aus der Strategie defi- nierten Maßnahmen befinden sich in der Umsetzung. Eine Stadt sollte eine auf den ÖGD abgestimmte digitale Fachstrategie entwickeln, um die Effi- zienz und Qualität der Leistungen des ÖGD durch technologische Weiterentwicklung zu verbes- sern. Die digitale Fachstrategie sollte eingebettet sein in eine digitale städtische Gesamtstrate- gie. Sie sollte auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Bevölkerung und Mitar- beitenden zugeschnitten sein. Die Einführung digitaler Technologien sollte stufenweise erfolgen und sorgfältig bezüglich der Zielerreichung überwacht werden. Überblick über die Erfüllung der Anforderungen an die Digitalisierungsstrategie des ÖGD Anforderung Köln kreisfreie Städte, die diese Anforderung erfüllen Eine Digitalisierungsstrategie für den ÖGD ist vorhanden. teilweise erfüllt 12 von 22 Maßnahmen werden aus der Digitalisierungs- strategie für den ÖGD abgeleitet. erfüllt 15 von 22
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 280 von 320 Die Stadt Köln verabschiedete 2012 das Konzept „Internetstadt Köln, Ziele – Strukturen – Zu- sammenarbeit – Unterstützung“ als digitale Agenda. Daraus entwickelte sich das Digitalisie- rungsprogramm 2019–2022 mit dem Fokus auf „Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen“. Ziel ist es, die Verwaltungsdienstleistungen für die Nutzerinnen und Nutzer transparenter und digitaler zu gestalten. Das Dezernat IX organisiert die Stabsstelle Digitalisie- rung. Besonders in den Gesundheitsämtern zeigte sich die Notwendigkeit digitaler Arbeitsprozesse während der Pandemie. Die digitale Fachstrategie für das Gesundheitsamt, die sich an dem Leitbild „Digitales Gesundheitsamt 2025 70 “ orientiert, befindet sich in der Abschlussphase. Sie umfasst die Digitalisierung von Transformationsprozessen, die Sicherstellung technologischer Weiterentwicklungen, die Bereitstellung eines Digitalisierungsbudgets sowie die Erweiterung der Software, etwa durch ein Besucherleitsystem und ein Schulungskonzept. Die Umsetzung erfolgt durch das Kompetenzzentrum Gesundheit (CCGesundheit). Die Stadt Köln hat hierfür Stellen geschaffen, die teils aus dem Digitalisierungspakt ÖGD finanziert wer- den. Geplante und teils bereits gestartete Maßnahmen umfassen unter anderem die Strategie- entwicklung, die Prozessaufnahme und neue Softwarem odule wie Spracherkennung. Nach erfolgreichen Förderanträgen im Rahmen des dritten Förderaufrufs erhielt die Stadt Köln bereits Mittel, die vor allem für Personal und Sachmittel vorgesehen sind. Ein Teil wird für das Schulungskonzept in Zusammenarbeit mit dem KDN sowie für IT-Sicherheit verwendet. Das Amt 12 für Informationsverarbeitung übernimmt die fachliche und personelle Unterstützung in Sachen IT-Sicherheit. Die verschiedenen Maßnahmen befinden sich in unterschiedlichen Um- setzungsphasen mit teils variierenden Zeitzielen.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte die in der Digitalisierungsstrategie festgelegten Maßnah- men konsequent umsetzen, um die digitale Reife weiter zu steigern. 8.6.2 Digitalisierung von Arbeitsabläufen
  Feststellung Die digitalen Services für die Bürgerinnen und Bürgern können noch ausgebaut werden, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Kommunikation zu verbessern. Eine Stadt sollte die Vorteile der Digitalisierung von Prozessen im ÖGD für eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Anträgen und Dokumenten nutzen. So kann eine bessere Überwa- chung von Gesundheitsdaten und eine verbesserte Kommunikation zwischen den verschiede- nen Organisationseinheiten und Mitarbeitenden des ÖGD sowie mit Dritten erfolgen. 70 Digitales Gesundheitsamt: Leitbild (https://gesundh eitsamt-2025.de/digitalisierung/leitbild)
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 281 von 320 Überblick über die Erfüllung der Anforderungen an die Digitalisierung von Arbeitsabläufen des ÖGD Anforderung Köln kreisfreie Städte, die diese Anforderung erfüllen Es bestehen Projekte zur Zusammenarbeit der Gesundheitsämter. teilweise erfüllt 17 von 22 Der Bürgerservice ist adressatengerecht aus- gestaltet. teilweise erfüllt 8 von 22 Der Prozess für die Meldungen nach dem In- fektionsschutzgesetz ist definiert und dokumen- tiert. erfüllt 21 von 22 Die Stadt Köln digitalisiert Prozesse und Arbeitsabläufe, um die Abläufe im Gesundheitsamt zu optimieren und zu beschleunigen. Die Digitalisierung verbessert die Arbeitsqualität, steigert die Effizienz, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und optimiert den Service für die Bürgerinnen und Bürger. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist bereits in Nutzung. Die Einführung der stadtwei- ten E-Verwaltungsakte erfolgt im Gesundheitsamt Ende 2025. Die digitale Vernetzung aller Akteure im Gesundheitswesen ist entscheidend, um Ressourcen effizienter zu nutzen und langfristig die Versorgung und Zusammenarbeit zu verbessern. Aktuell kooperiert die Stadt Köln mit 30 Trägern, die niedrigschwellige Angebote umsetzen. Eine digi- tale Anbindung des Gesundheitsamtes an niedergelassene Ärztinnen und Ärzte sowie Kranken- häuser existiert noch nicht. Die Kassenärztliche Vereinigung (KV) koordiniert aktuell die Zusam- menarbeit der Gesundheitsakteure bei Bedarf.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte die Möglichkeiten und den Nutzen einer digitalen Zusam- menarbeit mit Ärztinnen und Ärzten und Krankenhäusern prüfen, um die Arbeitsabläufe effi- zienter zu gestalten. 8.6.2.1 Kommunikation zwischen Gesundheitsämtern
  Feststellung Die Pandemie hat die Zusammenarbeit mit anderen Gesundheitsämtern gefördert. Der ge- genseitige Austausch bietet noch Potenzial für eine weitere Intensivierung. Eine gute Kommunikation zwischen öffentlichen Gesundheitsdiensten ist entscheidend, um die Gesundheit der Bevölkerung zu gewährleisten. Eine Stadt sollte sich mit anderen Gesundheits- ämtern vernetzen, um Synergien zu schaffen. Das kann beispielsweise über gemeinsame Da- tenbanken erfolgen. In der Stadt Köln hat die Pandemie die Zusammenarbeit mit anderen Gesundheitsämtern deut- lich verbessert. Diese erfolgt in verschiedenen Arbeitskreisen und nach Bedarf, jedoch ohne feste Struktur. Im Bereich der interkommunalen Zusammenarbeit bestehen Kooperationen, bei- spielsweise im Apotheker- und Heilpraktikerwesen. Das Gesundheitsamt strebt an, diese Ko- operationen auszubauen und den Austausch zu intensivieren.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 282 von 320 Auf Landesebene findet eine Zusammenarbeit mit Behörden in NRW statt. Das Landeszentrum Gesundheit (LZG) koordiniert den Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD). Zudem konzentriert sich die Vernetzung auf die Akteure der Kommunalen Gesundheitskonferenz Köln, die zweimal jährlich unter dem Vorsitz des Dezernenten des Gesundheitsamtes tagt. Neben städtischen Beteiligten, nehmen Vertretungen verschiedener Verbände und Krankenkassen da- ran teil. Der Austausch mit diesen Institutionen erfolgt über gesicherte Kommunikationskanäle, wie Vi- deokonferenzen, verschlüsselte E-Mails und Netzwerksysteme. Eine weitere Plattform ist Agora 71 , die im Rahmen des Pakts ÖGD ins Leben gerufen wurde, um den Austausch zwischen den Gesundheitsämtern zu fördern. Die Stadt Köln nutzt Agora hauptsächlich zur Informations- gewinnung, alle Abteilungen haben Zugänge zur Plattform. Eine zentrale Datenbank für den Austausch von Gesundheitsdaten existiert jedoch nicht. In Interviews während unserer Prüfung ist mehrfach die Notwendigkeit landesweiter Vorgaben zur Kommunikation zwischen den Gesundheitsämtern betont worden. Einheitliche Regelungen für die Aufgabenwahrnehmung und Abstimmung, insbesondere in Krisenzeiten, sind ge- wünscht. Einheitliche Netzwerke, regelmäßiger Austausch und gemeinsame technische Infra- strukturen könnten Synergien fördern und den Wissensaustausch verbessern. Insbesondere für die Stadt Köln ist es wichtig, den Austausch mit Städten ähnlicher Größenklasse zu suchen. Der geplante Aufbau des Landesamtes für Gesundheit und Arbeitsschutz Nordrhein-Westfalen (LfGA NRW) soll basierend auf den Pandemieerfahrungen die Effizienz im ÖGD steigern und Synergien im Bereich Arbeitsschutz und Gesundheit schaffen. Eine Überarbeitung des Geset- zes über den öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGDG) soll einheitliche Standards und schnellere Abstimmungsmöglichkeiten in Krisensituationen ermöglichen, indem Pflichtaufgaben der unte- ren Gesundheitsbehörden künftig nach Weisung erledigt werden.
  Empfehlung Das Gesundheitsamt Köln sollte die überregionale Kommunikation und den Wissensaus- tausch mit anderen Gesundheitsämtern weiter ausbauen. 8.6.2.2 Bürgerservice und Öffentlichkeitsarbeit
  Feststellung Die Stadt Köln hat umfassende Informationen zu den Dienstleistungen des Gesundheitsam- tes online verfügbar. Die Digitalisierung der Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger ist ausbaufähig. Gerade im Hinblick auf Prävention und Gesundheitsförderung spielt die Öffentlichkeitsarbeit eine entscheidende Rolle. Eine Stadt sollte deshalb über verschiedene Kommunikationswege regelmäßig über Tätigkeiten und Maßnahmen des ÖGD informieren. Zusätzlich sollte eine Stadt den Bürgerinnen und Bürgern verschiedene Dienstleistungen des ÖGD digital anbieten, um Kommunikationswege zu vereinfachen. 71 Kollaborationsplattform für den Öffentlichen Gesun dheitsdienst (ÖGD) des Bundesministeriums für Gesun dheit
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 283 von 320 Eine wichtige Kommunikationsaufgabe des Gesundheitsamtes ist der direkte Kontakt mit Bür- gerinnen und Bürgern. Dies umfasst zielgruppenorientierte Medienarbeit zur effektiven Aufklä- rung über Gesundheitsrisiken, Präventionsmaßnahmen und aktuelle Entwicklungen. Die Bürge- rinnen und Bürger der Stadt Köln haben umfangreiche Angebote, um sich zu gesundheitsrele- vanten Themen zu informieren. Auf der städtischen Internetseite ist der Bereich Gesundheit zentral mit den wichtigen Themen auf einen Blick aufrufbar. Hinzu kommen regelmäßige Pres- semitteilungen, aber auch tiefgehende Informationen zum Gesundheitsbericht und Verweise auf andere Angebote weiterer Institutionen. Auch über die Social-Media-Kanäle der Stadt werden regelmäßig Informationen zu Gesundheitsthemen geteilt. Die Öffentlichkeitsarbeit, einschließlich des Internetauftritts, erfolgt durch das Amt 13 für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Die Website ist mehrsprachig und bietet eine Vorlesefunktion. Dolmetscher stehen bei persönlichen Vorsprachen zur Verfügung, während leichte Sprache und Gebärdensprache nicht angeboten werden. Im Hinblick auf das Online-Zugangsgesetz (OZG) fördert die Bereitstellung von Formularen zum direkten Download die digitale Verwaltung. Innerhalb des Kölner Digitalisierungsprogramms 2019 - 2022 sind Hygienebelehrungen erstmals per Videokonferenz angeboten. Die Einführung der Online-Terminvergabe ist vorerst in drei Bereichen des Gesundheitsamtes geplant. Aktuell erfolgen Terminvereinbarungen telefonisch oder per E-Mail. Die Termine finden überwiegend während der Servicezeiten der Stadt statt. Darüber hinaus können individuell Termine verein- bart werden. Ein Feedbacksystem wäre sinnvoll, um die Arbeit des Gesundheitsamtes zu evaluieren und ge- gebenenfalls zu verbessern. Bislang hat das Gesundheitsamt keine Messung zur Kundenzufrie- denheit durchgeführt, und die Stadt bietet keine Feedback-Möglichkeit an. Die Einführung eines Beschwerdemanagements ist jedoch in Planung. Eine Rückmeldefunktion nach Nutzung von Online-Services könnte es den Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, ihre Eindrücke zu teilen und sowohl Probleme als auch positive Rückmeldungen zu kommunizieren.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte die digitalen Dienstleistungen weiter ausbauen, darunter Online-Formu- lare, die Ausweitung der Online-Terminvergabe, ein Feedbacksystem sowie Services in leichter und Gebärdensprache. 8.6.2.3 Digitale Meldungen nach dem Infektionsschut zgesetz
  Die Stadt Köln überarbeitet den örtlichen Infektionsschutzplan.
  Im Gesundheitsamt Köln werden Meldungen nach dem § 6 IfSG nach Standardarbeitsanwei- sungen bearbeitet. Die unteren Gesundheitsbehörden Nordrhein-Westfalens benötigen als Grundlage für die Vor- bereitung und Durchführung erforderlicher seuchenhygienischer Maßnahmen einen örtlichen Infektionsschutzplan. Das Landeszentrum Gesundheit Nordrhein-Westfalen hat zur Unterstüt- zung einen Infektionsschutzplan veröffentlicht. Diesen können die Städte nutzen, um einen örtli- chen Infektionsschutzplan zu erstellen.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 284 von 320 Bei meldepflichtigen Infektionskrankheiten sind sowohl der behandelnde Arzt (§ 6 Gesetz zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten beim Menschen (IfSG)) als auch das ei- nen Erreger nachweisende Labor (§ 7 IfSG) unabhängig voneinander zu einer namentlichen Meldung verpflichtet. Die Aufgabe, beide Informationen zu einem Fall zusammenzuführen und - wenn nötig - weitere Ermittlungen anzustellen, obliegt der kommunalen Gesundheitsbehörde. Eine Stadt sollte über einen aktuellen Infektionsschutzplan verfügen. Aus diesem sollten sich die erforderlichen Aufgaben, Handlungsanweisungen und Meldewege ergeben, die zur Erfül- lung der rechtlichen Vorgaben umgesetzt werden. Der örtliche Infektionsschutzplan der Stadt Köln wird durch das Krisenmanagement im Sachge- biet Strategie und Innovation (530-5) überarbeitet. Er ist Teil des Krisen-/Pandemieplanes und des Krisenkommunikationsplanes (s hierzu Kapitel 8.4.4). Teilpläne, wie z.B. der Hitzeaktions- plan, geben Handlungsvorgaben für Krisensituationen. Zudem beteiligt sich die Stadt Köln an einem Projekt der Stadt Frankfurt, das die Standardisierung von Verfahrensabläufen in der in- terdisziplinären Zusammenarbeit bei Gefahrenlagen im Flugverkehr zum Ziel hat. In Deutsch- land gibt es 5 Flughäfen, die zum Schutz der öffentlichen Gesundheit so genannte Kernkapazi- täten vorhalten müssen. Meldungen nach dem Infektionsschutzgesetz sollte eine Stadt digital annehmen, bearbeiten und anschließend archivieren. Dazu sollte sie insbesondere folgende Punkte berücksichtigen:  Das Gesundheitsamt kann die Meldungen digital annehmen. Meldungen in Papierform werden zu Beginn des Prozesses eingescannt.  Die Bearbeitung bzw. die sich anschließenden Tätigkeiten bzw. deren Dokumentation er- folgt anschließend ausschließlich in digitaler Form.  Das Gesundheitsamt verfügt über ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem zur Archivierung der elektronischen Meldungen/ Vorgänge. Die Stadt Köln hat bereits einen Standardprozess für die Meldungen nach dem Infektions- schutzgesetz entwickelt, der durch das Gesundheitsamt als gut bewertet wird. Für jede der über 50 meldepflichtigen Erkrankungen existiert eine SOP. Das Verfahren bei der Ermittlung und Empfehlung von Maßnahmen ist trotz unterschiedlicher Erkrankungen ähnlich. Oftmals handelt es sich jedoch um Einzelfallentscheidungen, die mit den betroffenen Personen und den Einrich- tungen abgestimmt werden. Die Meldungen erfolgen größtenteils digital über das RKI-Meldeportal, was eine manuelle Ein- gabe überflüssig macht. Nur in Einzelfällen erfolgt eine analoge Meldung durch niedergelas- sene Ärzte, die anschließend manuell erfasst und mit den digitalen Meldungen abgeglichen wird, um Doppelerfassungen zu vermeiden.
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 285 von 320 8.7 Anlage: Ergänzende Tabelle Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Öffentlicher Gesundheitsdienst Feststellung Seite Empfehlung Seite Steuerung und Organisation F1 Die Stadt Köln verfügt sowohl über eine Gesamt- als auch eine Fachstrategie für den ÖGD. Begleitend hierzu hat sie konkrete, messbare Ziele definiert, de- ren Zielerreichung sie mit Grund- und Kennzahlen nachvollzieht. Um daraus passgenaue Maßnahmen abzuleiten, sind die Kennzahlen weiter zu ergänzen. Die Datengrundlagen für die Erstellung einer Gesundheitsberichterstattung sind vorhanden. 265 E1.1 Die Kennzahlen des Gesundheitsamtes Köln sollten so gestaltet sein, dass aus ihnen fundierte Maßnahmen abgeleitet und deren Fortschritte evaluiert werden können. So lässt sich die Gesundheitsstrategie der Stadt Köln nachhaltig stärken. 267 E1.2 Die Gesundheitsberichterstattung gehört zu gesetzlichen Aufgaben des ÖGD. Daher sollte das Gesundheitsamt Köln auf Grundlage der vorhan- denen Datenbasis einen Gesundheitsbericht über die gesamtgesundheit- liche Lage der Stadt Köln erstellen. 267 F2 Die Aufgaben und Prozesse werden schrittweise im Gesundheitsamt erfasst. Die Stadt Köln verfügt über verbindliche Verfahrensstandards. Optimierungs- potenzial besteht jedoch noch bei der vollständigen Erfassung aller relevanten Prozesse im Wiki. 267 E2 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Prozesserfassung fortführen. Die ge- plante E-Verwaltungsakte sollte zeitnah eingerichtet werden, da die Ar- beitsabläufe verbessert und Medienbrüche vermieden werden können. 269 F3 Das Gesundheitsamt Köln erhebt Grunddaten und Kennzahlen. Ein Fachcon- trolling befindet sich im Aufbau. Eine Verknüpfung der Fach- und Finanzdaten findet nicht statt. 269 E3.1 Das Gesundheitsamt Köln sollte ein Fachcontrolling aufbauen, Finanzda- ten integrieren und das Prozessmanagement einbeziehen 270 E3.2 Die Stadt Köln sollte das Trägercontrolling fachbereichsübergreifend ge- stalten und in das Fachcontrolling integrieren, um eine effektive Ressour- censteuerung sicherzustellen. 270
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 286 von 320 Feststellung Seite Empfehlung Seite Personal F4 Die Stadt Köln hat keine systematische Personalbedarfsplanung. Die Stellen- beschreibungen werden bedarfsorientiert durch das Gesundheitsamt überprüft bzw. neu erstellt. Aufgrund der Personalsituation und Anzahl von befristeten Stellen aus dem Pakt ÖGD gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten für eine zielgerichtete Personalgewinnung. 272 E4.1 Die Stadt Köln sollte eine umfassende Personalbedarfsplanung entwi- ckeln, um den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf im Gesundheits- amt zu sichern. 273 E4.2 Das Gesundheitsamt Köln sollte möglichst alle Stellenbeschreibungen ak- tualisieren und darin notwendige Qualifikationen aufnehmen. 273 E4.3 Die Stadt Köln sollte die Bemühungen zur Personalgewinnung im Ge- sundheitsamt durch zielgruppenorientierte Ansprache über Social Media, altersgerechte Sprache und Kampagnen verstärken. 275 E4.4 Das Gesundheitsamt Köln sollte prüfen, inwieweit auch Programme für Rückkehrer oder Quereinsteiger die Gewinnung von Mitarbeitenden für den ÖGD unterstützen können. 275 F5 Das Gesundheitsamt Köln hat aktuell die Fortbildungsbedarfe ermittelt. Erste Ansätze im Ausbau der Mitarbeiterpartizipation und beim Wissensma- nagement sind vorhanden. Bei beiden Punkten gibt es noch Verbesserungs- möglichkeiten. 275 E5.1 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Mitarbeitenden intensiver einbinden. Dazu zählen beispielsweise Feedbacksysteme und projektorientierte Auf- gaben. 276 E5.2 Das Gesundheitsamt Köln sollte das Wissensmanagement durch das Wiki und die praktische Umsetzung der bereits existierenden Konzepte zum Wissenstransfer und zur Einarbeitung weiter ausbauen. 278 Digitalisierung F6 Die Stadt Köln hat eine gesamtstädtische Digitalisierungsstrategie. Das Ge- sundheitsamt entwickelt über den Pakt für den ÖGD eine digitale Fachstrate- gie. Die aus der Strategie definierten Maßnahmen befinden sich in der Umset- zung. 279 E6 Das Gesundheitsamt Köln sollte die in der Digitalisierungsstrategie fest- gelegten Maßnahmen konsequent umsetzen, um die digitale Reife weiter zu steigern. 280 F7 Die digitalen Services für die Bürgerinnen und Bürgern können noch ausge- baut werden, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Kommuni- kation zu verbessern. 280 E7 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Möglichkeiten und den Nutzen einer digitalen Zusammenarbeit mit Ärztinnen und Ärzten und Krankenhäusern prüfen, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. 281
  Stadt Köln
  Öffentlicher Gesundheitsdienst
  050.010.050_03369 Seite 287 von 320 Feststellung Seite Empfehlung Seite F8 Die Pandemie hat die Zusammenarbeit mit anderen Gesundheitsämtern geför- dert. Der gegenseitige Austausch bietet noch Potenzial für eine weitere Inten- sivierung. 281 E8 Das Gesundheitsamt Köln sollte die überregionale Kommunikation und den Wissensaustausch mit anderen Gesundheitsämtern weiter aus- bauen. 282 F9 Die Stadt Köln hat umfassende Informationen zu den Dienstleistungen des Gesundheitsamtes online verfügbar. Die Digitalisierung der Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger ist ausbaufähig. 282 E9 Die Stadt Köln sollte die digitalen Dienstleistungen weiter ausbauen, da- runter Online-Formulare, die Ausweitung der Online-Terminvergabe, ein Feedbacksystem sowie Services in leichter und Gebärdensprache. 283
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 288 von 320 9. Bauaufsicht 9.1 Managementübersicht Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln im Prüfgebiet Bauauf- sicht stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar. Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei- henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. Bauaufsicht Die Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse der Bauaufsicht der Stadt Köln sind gere- gelt. Eine Einbindung der Vorgesetztenebene bei allen Entscheidungen sorgt zusätzlich für Rechtssicherheit. Zudem hilft es, eventuelle Korruptionsfälle präventiv zu vermeiden. Ergän- zend erfolgt eine digitale Mitzeichnung vor Bescheiderteilung. Bei den von der gpaNRW be- trachteten Aspekten der Rechtmäßigkeit im Baugenehmigungsverfahren bietet die Bauaufsicht der Stadt nur geringe Ansatzpunkte für Optimierungen. Die Bestrebungen der Bauaufsicht, den Baugenehmigungsprozess von der Antragstellung bis zur Genehmigung digital anzubieten, sind noch nicht abgeschlossen. Eine vollständig digitale Bearbeitung aller Bauanträge befindet sich zum Zeitpunkt der Prüfung in der Umsetzungs- phase. Die Stadt Köln gehört zu den wenigen kreisfreien Städten, die eine digitale Antragsan- nahme bereits anbieten. Die durch eine Digitalisierung möglichen Optimierungspotenziale können noch nicht vollumfänglich genutzt werden. Im Vergleichsjahr 2023 stand der Bauaufsicht Köln mehr Personal zur Bearbeitung der neuen Falleingänge zur Verfügung als den meisten anderen kreisfreien Städten. Eine hohe Fluktua- tion und die damit verbundene Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie ein vergleichsweise hoher Anteil unerledigter Fälle belasten die Bauantragsbearbeitung. Die Stadt Köln verfügt nur über wenige Neubaugebiete. Die überwiegende Anzahl der Bauanträge sind komplexe Bauvorhaben im Bestand. Diese sind für die Beschäftigten arbeitsintensiv und erfor- dern häufig eine Umplanung im laufenden Verfahren. Bürgerfreundlichkeit ist für die Stadt Köln sehr wichtig. Deshalb haben Bauantragstellende die Möglichkeit, sich im Internet zu informieren. Daneben bietet die Stadt eine ausführliche und ver- lässliche Bauberatung vor Antragstellung sowie eine Vollständigkeitsprüfung an. Dennoch geht ein hoher Anteil von Bauanträgen unvollständig ein. Zwischenzeitlich wird von der Bauaufsicht die Vorgabe des § 71 BauO NRW 2018 umgesetzt. Danach gilt ein Bauantrag als zurückge- nommen, wenn Mängel an einem Bauantrag nicht innerhalb der vorgesehenen Frist durch den Antragstellenden behoben werden. Die durchschnittlichen Gesamtlaufzeiten für das normale und das vereinfachte Baugenehmi- gungsverfahren liegen im Jahr 2023 jeweils deutlich über der von der gpaNRW festgelegten Orientierungsgröße von durchschnittlich zwölf Wochen. Die Laufzeiten ab dem Zeitpunkt, zu
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 289 von 320 dem der Bauantrag seitens des Antragstellenden mängelfrei und vollständig der Bauaufsicht vorliegt, bis zur Erteilung des Genehmigungs- oder Ablehnungsbescheides sind im vereinfach- ten Verfahren unauffällig. Die Laufzeiten für das normale Verfahren konnten von der Stadt nicht ermittelt werden. 9.2 Aufbau des Teilberichtes Die Kapitel dieses Teilberichtes beginnen mit einer wertenden Aussage zu unserem Prüfungs- ergebnis. Wertungen, die eine Stellungnahme der Stadt nach § 105 Abs. 6 und 7 der Gemein- deordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung . Anschließend folgt kursiv gedruckt die Sollvorstellung. Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im Kapitel dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Städte gültig, z. B. auf Basis der aktuell geltenden Gesetzeslage. Ausgehend von diesem Soll analysieren wir die individuelle Situation in der geprüften Stadt und weisen dabei erkannte Verbesserungspotenziale als Empfehlung aus. Weitere allgemeine Ausführungen zur Struktur der Teilberichte stehen im Vorbericht. 9.3 Inhalte, Ziele und Methodik In dem Handlungsfeld Bauaufsicht befasst sich die gpaNRW hauptsächlich mit den Baugeneh- migungen. Daneben beziehen wir die förmlichen Bauvoranfragen und Vorbescheide sowie die Freistellungsverfahren mit ein. Ziel der gpaNRW ist es, auf Steuerungs- und Optimierungspo- tenziale hinzuweisen und Handlungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Im Rahmen unserer Analyse stellen wir in Teilbereichen die Entwicklung im Vergleich zu unse- rer letzten Prüfung dar. Für die Analyse arbeitet die gpaNRW unterstützend mit Kennzahlen. Der Kennzahlenvergleich schafft den notwendigen Überblick und ermöglicht eine Standortbestimmung innerhalb der kreisfreien Städte in NRW. Die Daten erheben wir für die Jahre 2022 und 2023, dabei ist 2023 unser interkommunales Vergleichsjahr. Den Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverfahrens stellt die gpaNRW grafisch dar. Unsere Prozessaufnahme zielt darauf ab, Optimierungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Wir überge- ben der Stadt das Prozessmodell in digitaler Form, damit sie den Prozess selbst weiterentwi- ckeln und fortschreiben kann. Darüber hinaus erörtert die gpaNRW mit den Ansprechpersonen der Städte im Handlungsfeld Bauaufsicht die Themen Rechtmäßigkeit, Geschäftsprozesse, Schnittstellen, Digitalisierung,
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 290 von 320 Personaleinsatz sowie Bauberatung. Um Anhaltspunkte zu erhalten, inwieweit die Städte in die- sen Bereichen die Vorgaben erfüllen, stellt die gpaNRW allen Beteiligten im Rahmen eines In- terviews einheitliche Fragen. Für die Ermittlung der Kennzahlen zum Personaleinsatz hat die gpaNRW die tatsächliche unter- jährige Ist-Situation der Stellenbesetzung in der Sachbearbeitung erfasst. Dabei erheben wir alle vollzeitverrechneten Stellenanteile, die für die definierten Aufgaben eingesetzt sind. 9.4 Baugenehmigungen Mittelpunkt unserer Prüfung sind die gestellten Anträge und das Genehmigungsverfahren. Die Genehmigungsverfahren werden in Nordrhein-Westfalen von den jeweils zuständigen unteren Bauaufsichten durchgeführt. Aufgrund von Inflation, mangelndem Eigenkapital, steigenden Zinsen und Baukosten können viele Bauprojekte derzeit nicht realisiert werden. Geplante Bauvorhaben werden verschoben, bereits angefangene gestoppt. Diese Situation führt zu einem spürbaren Rückgang der Antrags- zahlen. Davon sind auch die Städte in Nordrhein-Westfalen betroffen. Im Folgenden zeigen wir auf, wie sich die Anzahl der Bauanträge und Genehmigungsverfahren in der Stadt Köln verändert hat. Im Anschluss analysieren wir die Auswirkungen der Verände- rungen auf die Dauer der Genehmigungsverfahren, die Höhe der unerledigten Bauanträge so- wie die Personalausstattung. 9.4.1 Strukturen Die Anzahl der zu bearbeitenden Fälle sowie die Anteile der Anträge in den unterschiedlichen Verfahren stellt die gpaNRW in diesem Kapitel dar. Berücksichtigt werden hier die Anträge im normalen und vereinfachten Genehmigungsverfahren sowie die Vorlagen im Freistellungsver- fahren. Strukturkennzahlen Bauaufsicht 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Fälle je 100.000 EW 229 212 260 300 340 416 23 Fälle je qkm 6,14 3,00 4,52 5,39 6,78 10,99 23 Anteil der Anträge im vereinfachten Geneh- migungsverfahren an den Fällen in Prozent 76,97 70,82 75,86 82,75 86,39 95,82 22 Anteil der Anträge im normalen Genehmi- gungsverfahren an den Fällen in Prozent 22,23 3,74 13,33 16,66 21,62 27,53 22
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 291 von 320 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Anteil der Freistel- lungsverfahren an den Fällen in Prozent 0,80 0,00 0,29 0,54 1,40 3,68 23 Die Werte der Strukturkennzahlen mit Einwohner- und Flächenbezug liegen bei der Stadt Köln unter dem ersten Viertelwert bzw. oberhalb des Median. Hier spiegelt sich die örtliche Situation wider – es gibt nur noch wenige bebaubare Wohn- und Gewerbegrundstücke. Gegenüber der letzten Prüfung im Jahr 2018 haben sich keine wesentlichen Änderungen erge- ben. Der Anteil sowie die Anzahl der Freistellungsverfahren sind in der Stadt Köln gering. Bau- willige reichten 2023 nur 20 derartige Verfahren ein. Das Bauantragsvolumen schwankt aus verschiedenen Gründen. Ursachen hierfür sind vielfältig. Dazu gehörten beispielsweise wirtschaftliche Faktoren, Marktbedingungen, Zinssituation, Pan- demie, Baupreisentwicklungen etc. Die Entwicklung der Fallzahlen der Bauaufsicht der Stadt Köln stellt sich seit der letzten Prüfung von 2017 bis 2023 wie folgt dar: Entwicklung der Antragszahlen Köln 2017 bis 2023 Die Anzahl der Bauanträge ist vom Maximalwert 4.874 im Jahr 2017 auf 2.468 Bauanträge im Jahr 2023 gesunken. Dies entspricht einem Rückgang von rund 49 Prozent. Damit haben sich die Antragszahlen seit der letzten Prüfung fast halbiert. 9.4.2 Rechtmäßigkeit
  Feststellung Die Stadt Köln bietet bei den von der gpaNRW betrachteten Aspekten der Rechtmäßigkeit nur geringe Ansatzpunkte für Verbesserungen.
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 292 von 320 Eine rechtmäßige Aufgabenerfüllung zeichnet sich u. a. durch die Einhaltung der gesetzlichen Frist- und Prüfvorgaben zur Bearbeitung eines Bauantrages aus. Dazu gehört auch die Umset- zung der gesetzlich verankerten Regelungen zur Rücknahmefiktion. Schnittstellen zu anderen Behörden und Dienststellen sollte eine Stadt auf das notwendige Maß beschränken. Beteiligungen sollten in möglichst kurzer Zeit abgeschlossen sein, da dies die Be- arbeitungsdauer optimiert. Laut Auskunft der Stadt Köln gelingt es fast immer, die nach der BauO NRW 72 gesetzte Frist von maximal zehn Arbeitstagen nach Eingang des Bauantrages zur Überprüfung der Mangel- freiheit und Vollständigkeit einzuhalten. Verzögerungen ergeben sich im Einzelfall durch Krank- heit, Urlaub oder Fehler bei der Bearbeitung. Die Stadt überwacht die Einhaltung dieser Frist jedoch nicht aktiv. In der Fachsoftware werden dazu keine entsprechenden Angaben erfasst, so dass auch keine Auswertungen vorgenommen werden können. In Anbetracht der Tatsache, dass für die Vollständigkeitsprüfung eine Frist von zehn Tagen gilt, sollte die Stadt Köln die tatsächlichen Bearbeitungszeiten für diesen Arbeits- schritt erfassen und auswerten. So kann sie feststellen, ob die Frist regelmäßig eingehalten wird oder ob der vorgesehene Bearbeitungsablauf verkürzt werden kann.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte Daten zur Einhaltung der Fristen für die Vollständigkeitsprüfung syste- matisch erfassen und auswerten. Die Kenntnis über die Einhaltung der gesetzlichen Vor- gabe dient der rechtmäßigen Bearbeitung und ist zur Steuerung des Personaleinsatzes er- forderlich. Im Zuge der Digitalisierung ist laut Auskunft der Stadt Köln eine Erfassung und Auswertung der Fristen für die Vollständigkeitsprüfung geplant. Geht ein unvollständiger Antrag ein, fordert die Sachbearbeitung die fehlenden Unterlagen nach. Im Regelfall setzt sie für die Nachbesserung der Antragsunterlagen eine Frist von vier Wochen. Vor Fristablauf hat der Antragstellende die Möglichkeit, eine Verlängerung zu beantra- gen. Reicht der Antragsteller beziehungsweise die Antragstellerin die fehlenden Unterlagen nicht fristgerecht ein oder beseitigt den Mangel nicht innerhalb der gesetzten Frist, wendet die Stadt Köln die Rücknahmefiktion an. Der Antrag gilt dann rechtlich als zurückgenommen und die Un- terlagen werden zurückgesendet. Die von der Bauaufsicht Köln praktizierte Vorgehensweise entspricht den gesetzlichen Anforde- rungen und wird von der gpaNRW unterstützt. 72 Bauordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (Lande sbauordnung 20187 – BauO NRW 2018 zuletzt geändert durch Gesetz vom 31. Oktober 2023 (GV. NRW. S. 1172)
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 293 von 320 Überblick Anwendung Rücknahmefiktion Merkmal Köln Kreisfreie Städte, die mit ja antworten Anforderung von fehlenden Unterlagen mit Fristsetzung unter Verweis auf die Rücknahmefiktion ja 23 von 23 Gewährung von Fristverlängerung nach Beantragung durch den Antragstellenden/Bauvorlagenberechtigten vor Fristablauf ja 22 von 23 Erinnerung durch die Bauaufsicht vor Fristablauf ne in 1 von 23 Erinnerung durch Bauaufsicht mit erneuter Fristsetzung nach Fristablauf nein 2 von 23 Konsequente Anwendung der Rücknahmefiktion (Umsetzung der gesetzlichen Regelung) ja 17 von 23 Die Bauaufsicht der Stadt Köln beginnt die Beteiligungsverfahren erst, wenn der Bauantrag for- mal vollständig vorliegt. Diese Vorgehensweise kann den Genehmigungsprozess verzögern. Er- gänzende Ausführungen hierzu finden sich im Kapitel 9.4.3 – Prozess des vereinfachten Bau- genehmigungsverfahrens. Die Beteiligungen erfolgen nach der materiellen Hauptprüfung und der Vervollständigung der Unterlagen sternförmig in digitaler Form. Überwiegend werden interne Stellen (Stadtplanung, Denkmal-, Umwelt- und Brandschutz) zur Abgabe einer Stellungnahme aufgefordert. Ein nicht fristgerechter Rücklauf verzögert den Prozess. Laut Auskunft der Bauaufsicht wird eine hohe Zahl von Anfragen nicht zeitnah beantwortet. Dies liegt häufig an einem hohen Arbeitsdruck in den zu beteiligenden Bereichen. Verzögerungen durch ausbleibende Rückläufe kann die Bau- aufsicht nur schwer beeinflussen. Sobald interne Stellen betroffen sind, hat die Stadt Köln je- doch die Möglichkeit, die Situation durch organisatorische Maßnahmen in den entsprechenden Bereichen zu verbessern. Andere Bauaufsichten haben gute Erfahrungen mit einer festgelegten Rücklauffrist gemacht. Diese kann sich durchaus im Zeitraum von unter vier Wochen bewegen. Eine ausreichende personelle Ausstattung der zu beteiligenden internen Stellen ist Voraussetzung für den Erfolg der Maßnahme. Nur so kann auch im Vertretungsfall eine fristgerechte Beantwortung sicherge- stellt werden.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte durch organisatorische Maßnahmen bei den zu beteiligenden internen Stellen einen fristgerechten Rücklauf der Stellungnahmen sicherstellen. Unabhängig davon sind die zu beteiligenden internen Stellen auf einen zeitnahen Rücklauf von angeforderten Unterlagen und Gutachten angewiesen. Laut Angabe der Stadt Köln können Fristen in der Fachsoftware hinterlegt werden. Eine ver- bindliche digitale Wiedervorlage befindet sich bereits in der Umsetzung. Nach drei Wochen wird bei ausbleibendem Rücklauf eine Ämterbesprechung anberaumt.
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 294 von 320 Stellungnahmen Bauaufsicht 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Eingeholte bauauf- sichtliche Stellung- nahmen je Bauantrag 3,45 1,29 3,13 3,67 5,52 10,31 19 Intern eingeholte bauaufsichtliche Stel- lungnahmen je Bau- antrag 3,35 1,25 2,88 3,41 4,87 10,15 17 Extern eingeholte bauaufsichtliche Stel- lungnahmen je Bau- antrag 0,10 0,04 0,08 0,10 0,20 0,93 17 Die eingeholten bauaufsichtlichen Stellungnahmen liegen im interkommunalen Vergleich unter- halb des Median. Damit holt Köln vergleichsweise weniger Stellungnahmen ein als die Mehrzahl der kreisfreien Städte. Diese Vorgehensweise ist grundsätzlich geeignet, den Baugenehmi- gungsprozess zu beschleunigen. Neben den durchzuführenden internen und externen Beteiligungen kann auch eine mögliche Beteiligung der Bezirksvertretungen zu einer Verzögerung des Baugenehmigungsprozesses führen. Aus diesem Grund hat die gpaNRW die Vorgehensweise der kreisfreien Städte erho- ben: Einbindung der Bezirksvertretungen in den Prozess des Baugenehmigungsverfahrens Merkmal Köln Kreisfreie Städte, die mit ja antworten Die Bezirksvertretungen werden beteiligt. nein 2 von 23 Die Bezirksvertretungen werden vor erfolgter Genehmigung/Ableh- nung informiert. ja 8 von 23 Die Bezirksvertretungen werden nach Erteilung der Baugenehmi- gung informiert. nein 2 von 23 Die Bezirksvertretungen stimmen vor Erteilung der Baugenehmi- gung in jedem Fall zu. nein 0 von 23 Die Bezirksvertretungen stimmen nur bei bestimmten Bauvorhaben vor Genehmigung zu. nein 4 von 23 Die Bezirksvertretungen stimmen nur bei Abweichungen oder Aus- nahmen oder Befreiungen vor Genehmigung zu. nein 1 von 23
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 295 von 320 Merkmal Köln Kreisfreie Städte, die mit ja antworten Durch die Vorgehensweise verzögert sich das Verfahren. nein 3 von 23 Die Stadt Köln informiert die zuständige Bezirksvertretung vor Erteilung der Baugenehmigung 73 . Laut Auskunft der Bauaufsicht erfolgt durch die praktizierte Vorgehensweise keine Verzögerung des Genehmigungsprozesses. 9.4.3 Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverf ahrens Die gpaNRW stellt den Prozess des vereinfachen Baugenehmigungsverfahrens für alle Städte nach einem einheitlichen Layout dar. Dadurch zeigen wir die verwaltungsinternen Abläufe trans- parent auf und ermöglichen den Vergleich mit anderen unteren Bauaufsichten. Unterschiede sind bei der Betrachtung so leichter erkennbar.
  Feststellung Der Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverfahrens ist klar strukturiert. Er bietet jedoch noch Möglichkeiten zur Verbesserung. Die Beteiligungsverfahren werden erst nach Erstellung eines internen Prüfvermerks gestartet und der Umgang mit nicht genehmigungs- fähigen Bauanträgen belastet die Bauantragsbearbeitung. Im Baugenehmigungsverfahren sollte eine Stadt ein einheitliches und rechtssicheres Vorgehen sicherstellen. Sie sollte ihre Beschäftigten präventiv vor Korruptionsvorwürfen schützen. Zudem sollten mehrfache Vollständigkeitsprüfungen und lange Liegezeiten vermieden werden, um das Verfahren nicht unnötig zu verlängern. 73 Vorhaben innerhalb der im Zusammenhang bebauten Or tsteile gem. § 34 Baugesetzbuch (Grundstücksfläche mehr als 3.000 m²)
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 296 von 320 Prozess vereinfachtes Baugenehmigungsverfahren
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 297 von 320 Nach Eingang des Bauantrages wird dieser von der Registratur erfasst und an die Vorprüfung weitergeleitet. Nach Sichtung der Unterlagen erfolgt im Anschluss die Verteilung auf die Sach- bearbeitenden. Für ein zügiges Genehmigungsverfahren ist es wichtig, dass die Bauaufsicht den Zeitpunkt und die Häufigkeit der Nachforderung von Unterlagen geschickt wählt. Die Stadt Köln startet die Beteiligungsverfahren erst nach Eingang des vom Amt für Liegenschaften, Vermessung und
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 298 von 320 Kataster eingeholten Prüfvermerks sowie nach Vollständigkeit aller Unterlagen. Eine frühzeiti- gere Beteiligung - wenn alle zur Beurteilung notwendigen Unterlagen vorliegen - könnte sich po- sitiv auf die Gesamtlaufzeit auswirken.
  Empfehlung Zur Verkürzung der Gesamtlaufzeit sollte die Stadt Köln die Beteiligungsverfahren starten, sobald alle zur Beurteilung notwendigen Unterlagen vorliegen. Grundsätzlich sehen sich die Bauaufsichten als Genehmigungsbehörde. Dies ist auch bei der Stadt Köln so. Bevor eine Ablehnung erteilt wird, versucht die Bauaufsicht, eine Genehmigungs- fähigkeit des vorliegenden Bauantrages zu erreichen. Dies führt dazu, dass nicht genehmi- gungsfähige Bauanträge häufig – bevor eine Ablehnung ausgesprochen wird – umgeplant und wiederholt Unterlagen nachgefordert werden. Andere untere Bauaufsichten zeigen den Bauwilligen ebenfalls Möglichkeiten zur Genehmi- gungsfähigkeit ihrer Bauanträge auf. Dies geschieht jedoch nur in engen Grenzen. Eine kom- plexe und damit zeitintensive Umplanung des Bauvorhabens sollte im Zuge des Genehmi- gungsverfahrens nicht erfolgen. In diesen Fällen sollten die entsprechenden Bauanträge konse- quent abgelehnt werden.
  Empfehlung Zur Reduzierung ihrer Rückstände sowie zur Entlastung der Beschäftigten sollte die Stadt Köln auf komplexe Umplanungen im Zuge des Baugenehmigungsverfahrens verzichten. In Köln ist die Sachbearbeitung der Bauaufsicht nach Eingang des Antrages grundsätzlich für alle Aufgaben und Entscheidungen rund um die Baugenehmigung zuständig. Eine Beteiligung der Vorgesetztenebene ist im Prozess an mehreren Stellen vorgesehen. Das Vier-Augen-Prinzip hilft, Korruption zu vermeiden. Zudem wird durch ein Vier-Augen-Prin- zip eine einheitliche Bearbeitung und Entscheidung unter gleichen Gesichtspunkten unterstützt. In der Bauaufsicht wird über Genehmigungen entschieden. Damit zählt diese Aufgabe zu den korruptionsgefährdeten Bereichen. Diese sind insbesondere dort anzunehmen, wo auf Geneh- migungen, Gebote oder Verbote Einfluss genommen werden kann. Die Entscheidung über eine Genehmigung soll daher von mindestens zwei Personen innerhalb der öffentlichen Stelle getrof- fen werden. Diese Vorgabe wird von der Stadt Köln durch eine Mitzeichnung des oder der Vor- gesetzten vor Ablehnung oder Genehmigung von Bauanträgen umgesetzt. Die folgende Tabelle stellt die Vorgehensweise der Bauaufsichten im Umgang mit einer erneuten Anforderung von fehlenden Unterlagen dar: Umgang mit Ablehnungen bei erneuter Anforderung von fehlenden Unterlagen Merkmal Köln Kreisfreie Städte, die mit ja antworten Erneute Anforderung von fehlenden Unterlagen mit Fristsetzung unter Verweis auf die Rücknahmefiktion ja 11 von 23 Einsetzen der Rücknahmefiktion bei Fristablauf ja 10 von 23 Ablehnung des Bauantrages wegen fehlender Genehmigungsfä- higkeit (Entscheidung in der Sache) ja 21 von 23
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 299 von 320 9.4.4 Digitalisierung
  Die Stadt Köln gehört zu den wenigen kreisfreien Städten, die Bauanträge bereits über eine Plattform annehmen und im Anschluss digital bearbeiten können. Anträge in Papierform wer- den in analoger Form bearbeitet. Die Bauanträge sollte eine Stadt elektronisch annehmen, abschließend elektronisch bearbeiten und ebenso archivieren. Hierbei sollte sie die folgenden wesentlichen Aspekte für das Bauge- nehmigungsverfahren bereits umgesetzt oder zumindest mit der Umsetzung begonnen haben:  Eine Stadt kann Bauanträge digital über eine Plattform annehmen. Die Angaben im An- tragsvordruck werden dabei automatisch in die Fachsoftware übernommen.  Eine Stadt scannt Bauanträge in Papierform zu Beginn des Prozesses ein und bearbeitet sie in Folge ausschließlich in digitaler Form.  Eine Stadt kann sämtliche schriftlichen Kontakte mit dem Bauvorlagenberechtigten sowie dem Antragsteller beziehungsweise der Antragstellerin über die Plattform abwickeln.  Eine Stadt führt die Beteiligung interner und externer Dienststellen ausschließlich in elekt- ronischer Form durch.  Eingehende Stellungnahmen übernimmt die Bearbeitungssoftware medienbruchfrei.  Eine Stadt verfügt über ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem zur Ablage von elektronischen Bauakten. Sie scannt die Altakten ein und archiviert diese elektronisch. Die Stadt Köln kann Bauanträge digital über das Bauportal des Landes NRW annehmen. Die- ses ist mit der Fachsoftware der Bauaufsicht verknüpft und kann eine vollständige elektronische Bearbeitung von digital eingereichten Bauanträgen sicherstellen. Die überwiegende Anzahl der Bauanträge geht in Köln zum Stichtag 01. Juni 2024 noch in Pa- pierform ein. In diesen Fällen ist es sinnvoll, die Dokumente bereits zu einem möglichst frühen Zeitpunkt einzuscannen. So kann im laufenden Verfahren bereits schnell und ohne großen Auf- wand von verschiedenen Stellen darauf zugegriffen werden. Zudem wird ein späteres elektroni- sches Archivieren beschleunigt. Eine reine Papierakte ist zwar auch im wörtlichen Sinne „medi- enbruchfrei“ – die gpaNRW sieht die digitale Akte aber als Voraussetzung für ein beschleunig- tes Verfahren an. Die Stadt Köln verzichtet zum Zeitpunkt der Prüfung auf ein sofortiges Einscannen von analo- gen Bauanträgen nach Antragseingang. In diesen Fällen erfolgt die Bearbeitung mit der Papier- akte als federführendes Medium. Zwischenzeitlich wird die Möglichkeit einer digitalen Bauantragsstellung aktiv beworben. Die Bemühungen der Stadt sind erfolgreich. Im Dezember 2024 sind laut Auskunft der Bauaufsicht rund 44 Prozent der Bauanträge digital eingegangen, im Januar 2025 ist der Anteil auf rund 91 Prozent angestiegen. Die Stadt ermöglicht Bauantragstellenden und -vorlageberechtigten, den aktuellen Verfahrens- stand selbständig digital nachzuhalten.
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 300 von 320 In der Fachsoftware sind Musterschreiben und Textbausteine hinterlegt. Darüber hinaus lenken verbindliche Prozessschritte die Sachbearbeitenden durch das Verfahren. So müssen einzelne Arbeitsschritte zunächst abgeschlossen werden, bevor neue beziehungsweise die nächsten Ar- beitsschritte durchgeführt werden können. Dies dient der Rechtssicherheit. Eine Überwachung der Fristen mit Hilfe der Fachsoftware ist derzeit noch nicht vollumfänglich möglich. Wir verwei- sen hierzu auf unsere Ausführungen im Kapitel 9.4.2 - Rechtmäßigkeit. Insgesamt hat die gpaNRW einen sehr unterschiedlichen Fortschritt bei der Digitalisierung der Baugenehmigungsverfahren bei den kreisfreien Städten in NRW vorgefunden. Die nachfol- gende Tabelle zeigt neben unterschiedlichen Anforderungen der Digitalisierung auch die Anzahl der Städte, die diese bereits erfüllen: Überblick über die Erfüllung der Anforderungen Digitalisierung zum Stichtag 01. Juni 2024 Anforderung Status Köln Kreisfreie Städte, die diese Anforderungen erfüllen Bauanträge können digital über eine Plattform angenom- men werden. ja 7 von 23 Bauvorlagenberechtigte können über die Plattform Vor- drucke ausfüllen und Unterlagen hochladen. ja 7 von 23 Es erfolgt eine automatische Übernahme aus dem An- tragsvordruck in die Fachsoftware. ja 6 von 23 Anträge in Papierform werden zu Beginn des Prozesses eingescannt. nein 10 von 23 Im Anschluss erfolgt eine elektronische Bearbeitung in der Fachsoftware (Verzicht auf Papierakte). nein 4 von 23 Schriftverkehr sowie die Anforderung fehlender Unterla- gen erfolgt in elektronischer Form. ja 8 von 23 Musterschreiben sind in der Fachsoftware hinterlegt. ja 23 von 23 Die Beteiligung von internen und externen Stellen erfolgt elektronisch über die Plattform. nein* 9 von 23 Die Beteiligung von internen und externen Stellen erfolgt elektronisch (Schnittstelle, Email etc.). ja 14 von 23 Bauantragstellende können den Verfahrensstand selb- ständig digital nachvollziehen. Die Beteiligung von inter- nen und externen Stellen erfolgt elektronisch (Schnitt- stelle, Email etc.). ja 14 von 23 Die Überwachung von Fristen erfolgt mithilfe der Fach- software. ja 20 von 23 Es sind verbindliche Prozessschritte in der Fachsoftware hinterlegt. ja 18 von 23 Die Festlegung der Gebührenhöhe wird durch die Fach- software unterstützt. ja 22 von 23 Aktuelle Bauakten werden elektronisch archiviert. j a 14 von 23 Es gibt ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem (alternativ: Aktenplan) anhand dessen Vorgänge abge- legt und z. B. auch von Vertretungskräften einfach aufge- funden werden können. ja 18 von 23
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 301 von 320 Anforderung Status Köln Kreisfreie Städte, die diese Anforderungen erfüllen Altakten werden eingescannt und elektronisch archiviert. ja 12 von 23 *Die Stadt Köln plant den Anschluss an die Kommunikationsplattform des Landes NRW. 9.4.5 Personaleinsatz Ein Bauantrag ist kein Standardgeschäft und stark von Individualitäten sowie den jeweiligen ört- lichen Rahmenbedingungen in Form von Bebauungsplänen etc. abhängig. Die gpaNRW vergleicht den Personaleinsatz interkommunal unter Berücksichtigung des jeweili- gen Fallaufkommens. Hierbei berücksichtigt die gpaNRW das gesamte Personal, das für die Bearbeitung von Bauge- nehmigungen im weiteren Sinne eingesetzt ist – auch wenn die Stadt es organisatorisch selbst nicht direkt der Baugenehmigungsbearbeitung zugeordnet hat. Dies beinhaltet auch das Perso- nal, das die förmlichen Bauvoranfragen bearbeitet oder Bauberatungen durchführt. Alle Tätigkeiten, die im Rahmen der Bauanträge zu erledigen sind (inkl. Gebührenbescheid er- stellen, Antrag archivieren, etc.), berücksichtigt die gpaNRW bei den Stellenanteilen. Dabei wur- den alle Stellen erfasst, die in Bezug zu den erhobenen Grundzahlen „Mengen Baugenehmi- gung“ stehen, somit also auch für Anzeigen und Vorlagen im Rahmen des Freistellungsverfah- rens. Stellenanteile für darüber hinaus anfallende zusätzliche Aufgaben fließen nicht mit ein. Durch diese aufgabenorientierte Personalerfassung sind die erhobenen Daten vergleichbar. Die Anzahl der „Fälle“ setzt sich in diesem Kapitel aus den Anträgen und Vorlagen zusammen, die die Sachbearbeitung zu bearbeiten hat. Berücksichtigt werden hier somit die Anträge im normalen und im vereinfachten Genehmigungsverfahren, die Freistellungsverfahren sowie die förmlichen Bauvoranfragen. Da es sowohl komplizierte und langwierige Fälle im vereinfachten Verfahren als auch schnell abzuwickelnde Fälle im normalen Verfahren gibt, wird auf Gewich- tungen verzichtet.
  Feststellung Im Vergleichsjahr 2023 stand der Bauaufsicht Köln mehr Personal zur Bearbeitung der neuen Falleingänge zur Verfügung als den meisten anderen kreisfreien Städten. Eine hohe Fluktuation, nicht besetzte Stellen und ein hoher Anteil unerledigter Bauanträge belasten die Bauantragsbearbeitung. Grundsätzlich sollte eine Stadt auf veränderte Rahmenbedingungen in Bezug auf den Personal- einsatz reagieren, beispielsweise bei der Zu- oder Abnahme der Fallzahlen. Dazu sollte sie die Personalbelastung nachhalten. Bei sinkenden Antragszahlen sollte sie dem Personal ggf. an- dere Aufgaben zuweisen. Wenn die Antragszahlen ansteigen, sollte sie weiteres Personal un- terstützend einsetzen oder ablauforganisatorisch reagieren. Dabei ist mit dem Zuweisen anderer Aufgaben nicht gemeint, dass das Personal in anderen Verwaltungsbereichen eingesetzt werden soll: Vielmehr ist es Ziel, dass bei sinkender Belas- tung in der Sachbearbeitung der Baugenehmigungsverfahren die Beschäftigten beispielsweise Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Umsetzung der Digitalisierung übernehmen können.
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 302 von 320 Für den von der gpaNRW definierten Bereich der Baugenehmigungen und der Bearbeitung der förmlichen Voranfragen/ Vorbescheide waren bei der Stadt Köln in 2023 insgesamt 82 Vollzeit- Stellen eingesetzt. Darin enthalten ist ein Anteil von 16 Vollzeit-Stellen für den Overhead. Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Bauaufsicht inkl. Bauberatung 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 23 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Durch das eingesetzte Personal müssen in Köln weniger neue Fälle bearbeitet werden als in den Vergleichskommunen. Zur weiteren Analyse beziehen wir nachfolgende Kennzahlen mit ein: Weitere Kennzahlen 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Baugenehmigung (ohne Bauberatung) 47 32 51 61 74 170 19
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 303 von 320 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Bescheide je Vollzeit- Stelle Sachbearbei- tung Bauaufsicht (inkl. Bauberatung) 41 22 39 43 55 125 23 Verhältnis unerledig- ter Bauanträge zum 01.01. zu den neuen Bauanträgen in Pro- zent 97,24 5,72 36,36 56,88 68,96 148 18 Die Kennzahl Bescheide je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Bauaufsicht (inkl. Bauberatung) liegt im Vergleich unterhalb des Median. Dies bedeutet, dass in den Vergleichsstädten das einge- setzte Personal mehr Fälle durch Bescheide abschließen konnte als in der Stadt Köln. Wir ha- ben analysiert, welche Ursachen zu einem höheren Personaleinsatz führen könnten. Ein Aspekt könnte fehlende Erfahrung oder Routine sein. Dies trifft auf die Stadt Köln im Prüfzeitraum zu. Belastet ist die Bauaufsicht nach eigenen Angaben durch eine hohe Fluktuation. Viele langjäh- rige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in den letzten Jahren in den Ruhestand gegangen. Auch in den folgenden Jahren werden weitere Beschäftigte die Altersgrenze erreichen. Aktuell befindet sich rund ein Drittel der Beschäftigten in der ersten Einarbeitungsphase. Ein weiteres Drittel befindet sich in der zweiten Stufe der Einarbeitung. Lediglich das letzte Drittel sind erfahrene Mitarbeitende. Diese sind zusätzlich durch die Umsetzung der Digitalisierung be- lastet. Durch die Einarbeitung der neuen Beschäftigten werden erhebliche Zeitanteile gebunden. Diese hohe Belastung spiegelt sich auch in der Kennzahl wider – in anderen Städten kann teilweise ein routinierteres Abarbeiten der Fälle erfolgen. Hinzu kommt, dass zum Untersuchungszeit- punkt noch einige befristete Stellen im Stellenplan vorhanden und besetzt waren. Diese Stellen hat die Stadt Köln nach eigenen Angaben inzwischen abgebaut. Die Befristungen wurden nicht verlängert. Bei gleichbleibenden Fallzahlen müssten rechnerisch daher aktuell mehr Anträge durch die Mitarbeitenden bearbeitet werden. Eine andere mögliche Ursache kann bei den Ablehnungen zu finden sein. Diese werden im Ka- pitel 9.4.6 - Bauberatung betrachtet. Der Anteil der Ablehnungen bildet den Maximalwert im in- terkommunalen Vergleich. Ablehnungsbescheide können einen höheren Aufwand (durch Anhö- rung, Nachbesserung etc.) im Verfahren verursachen, als dies bei Genehmigungsbescheiden der Fall ist. Daneben spielt auch der Anteil der unerledigten Bauanträge eine Rolle: Häufig sind dies Fälle, die Besonderheiten aufweisen oder umfangreiche Beteiligungsverfahren erfordern und sich da- her über Monate hinziehen. Die Sachbearbeitung muss sich dann immer wieder neu in diese Fälle einarbeiten, damit die Bearbeitung fortgesetzt werden kann. Das Verhältnis unerledigter Bauanträge jeweils zum 01. Januar eines Jahres zu den neuen Bauanträgen in Prozent zeigt die bestehende Belastung aus diesen Fällen. Da sie ebenfalls durch die eingesetzten Personalressourcen zu bewältigen sind, ist es wichtig, diesen Wert in
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 304 von 320 seiner Entwicklung zu beobachten. Die unerledigten Bauanträge konnten von der Stadt Köln zum 01. Januar 2023 leicht reduziert werden. Mit rund 97 Prozent gehört die Stadt auch weiterhin zu den Städten mit einem erhöhten „Anteil unerledigter Bauanträge im Verhältnis zu den neuen Bauanträgen“. Eine Ursache dafür ist der zuvor geschilderte Umgang mit Umplanungen im laufenden Verfahren.
  Empfehlung Die Stadt Köln sollte insbesondere den Bestand der unerledigten Bauanträge zum 01. Ja- nuar nachhalten und die Aufgabenverteilung bei einer steigenden Tendenz anpassen, damit die Fälle abgearbeitet und Überlastungen vermieden werden können. 9.4.6 Bauberatung
  Die Stadt Köln stellt Bauinteressenten Vorabinformationen in Form einer allgemeinen Bau- beratung sowie digital zur Verfügung. Der Anteil abgelehnter Bauanträge bildet den Maxi- malwert im Vergleich. Eine Stadt sollte durch gute Vorabinformationen - beispielsweise im Internet oder im Wege der Bauberatung - versuchen, die Anteile der zurückgenommenen sowie der unvollständig einge- henden Bauanträge gering zu halten. So kann sie die Verfahrensdauer optimieren und bürger- freundlich agieren. Die Stadt Köln bietet eine allgemeine Bauberatung zu festgelegten Zeiten persönlich sowie te- lefonisch an. Daneben kann man Bauanträge bereits vor Antragstellung auf Vollständigkeit prü- fen lassen. Dieser Service ist nur nach vorheriger Terminvereinbarung möglich. Zurückgenommene, abgelehnte und unvollständige Bauanträge 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Anteil zurückgenom- mener Bauanträge an den Bauanträgen in Prozent 12,03 5,00 9,13 11,48 14,99 29,43 23 davon durch den An- tragstellenden 48,82 9,91 33,49 46,31 51,78 89,23 20 davon durch Gesetz (Rücknahmefiktion) 51,18 10,77 48,22 54,97 66,52 90,09 20 Anteil Ablehnungen an den Bescheiden in Prozent 9,46 0,16 1,04 2,02 3,64 9,46 23
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 305 von 320 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Anteil unvollständig eingegangener Bau- anträge an den Bau- anträgen in Prozent 63,41 39,01 62,91 75,00 89,97 95,78 21 Wir betrachten parallel die drei Aspekte der Anteile zurückgenommener, abgelehnter oder un- vollständiger Bauanträge im Vergleichsjahr. Der leicht überdurchschnittliche Anteil an zurückge- nommenen Bauanträgen lässt für sich betrachtet noch keinen Rückschluss auf die Wirkung der zur Verfügung gestellten Informationen zu. Insbesondere eine konsequente Umsetzung der Rücknahmefiktion bei nicht fristgerechtem Eingang fehlender Unterlagen kann die Kennzahl be- einflussen. Bei den zurückgenommenen Anträgen spielt nicht nur die aktive Rücknahme durch den Antrag- steller oder die Antragstellerin eine Rolle, sondern auch die Rücknahmefiktion. Laut Auskunft der Bauaufsicht werden die gesetzlichen Regelungen konsequent umgesetzt (vgl. Kapitel 9.4.2 – Rechtmäßigkeit). Der interkommunale Vergleich der Rücknahmen durch den Antragstellen- den zeigt eine Positionierung der Stadt Köln oberhalb des Median. Dies bestätigt die Anwen- dung der Regelungen zur Rücknahmefiktion. Der vergleichsweise hohe Anteil an Ablehnungen zeigt, dass die Antragstellenden die Erfolg- saussichten ihres eingereichten Bauantrages häufig fehleinschätzen. Diese Anträge binden aber dennoch in besonderem Maße Personalressourcen durch die Antragsprüfung und das Ausloten von möglichen Anpassungen, die das Bauvorhaben ggf. genehmigungsfähig werden lassen. Die Stadt Köln muss dabei die Interessen verschiedenster Beteiligter berücksichtigen. Wenn das Individualinteresse an einer Bebauung nicht mit dem öffentlichen Belangen bzw. Ge- meinwohl oder den grundsätzlichen Rechtsvorgaben in Einklang zu bringen ist, bleibt nur die Ablehnung. Dies sollte den Bauantragstellenden schon vor der Antragstellung bewusst sein. Der Anteil der unvollständig eingegangenen Bauanträge liegt unterhalb des Median – das heißt, die übrigen kreisfreien Städte weisen einen höheren Anteil an unvollständigen Anträgen auf und haben somit mehr Unterlagen bei den Antragstellenden nachzufordern. Dies lässt aus Sicht der gpaNRW den Rückschluss zu, dass die grundsätzlichen Informationen zum Verfahren von den Interessierten aufgenommen werden. 9.4.7 Dauer der Genehmigungsverfahren Häufig sind die Bauanträge beim Antragseingang nicht vollständig, und es müssen Unterlagen nachgefordert werden. Das verzögert den Gesamtprozess. Die Genehmigungsbehörden stehen oft wegen langer Laufzeiten von Baugenehmigungen in der Kritik. Daher bildet die gpaNRW die durchschnittliche Gesamtlaufzeit der einzelnen Verfahren ab. Da- bei orientiert sie sich an der maximalen Dauer der vereinfachten Genehmigungsverfahren, die § 71 Abs. 6 BauO NRW 2018 vorsieht. Als Durchschnittswert sollte diese Zielgröße aus Sicht der gpaNRW erreichbar sein. Nach den bisherigen Erfahrungen der gpaNRW wird der Durch- schnittswert weniger von der Art der Verfahren beeinflusst, sondern hängt vielmehr von den
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 306 von 320 vorgegebenen Regeln, z. B. zur Beteiligung politischer Gremien, des Umgangs mit zu beteili- genden Behörden, ab. Die Gesamtlaufzeit wird zusätzlich maßgeblich von der Fristsetzung bei der Nachforderung von Unterlagen beeinflusst. Wir zählen bei der Erfassung einheitlich für alle Städte die Kalendertage (nicht Arbeitstage) und bereinigen weder Stopp- noch Ruhezeiten oder ähnliche Bearbeitungs- unterbrechungen.
  Feststellung Die durchschnittliche Gesamtlaufzeit für das vereinfachte und das normale Baugenehmi- gungsverfahren liegt bei der Stadt Köln deutlich über der Orientierungsgröße der gpaNRW. Nach Vollständigkeit des Bauantrages sind die Laufzeiten im vereinfachten Verfahren kür- zer, sie bilden den Median im interkommunalen Vergleich. Die Orientierungsgröße für eine durchschnittliche Gesamtlaufzeit von zwölf Wochen (= 84 Ka- lendertage) sollte eine Stadt ab dem 01. Januar 2019 bei den Bauanträgen nach Antragsein- gang nicht überschreiten. Da wir die Dauer der Genehmigungsverfahren bis zur Genehmigung oder Ablehnung betrach- ten, fließen zurückgenommene Anträge bei der Ermittlung der Durchschnittszeiten nicht mit ein. Die differenzierte Erfassung von Laufzeiten ist eine wesentliche Information für die Stadt und kann sie bei der Steuerung unterstützen. Beispielsweise helfen die ausgewerteten Zeiten, Ursa- chen für Veränderungen bei den Verfahrensdauern zu ermitteln und diese entweder zu bestär- ken, wenn sie die Verfahren beschleunigen, oder diese abzustellen, wenn sie die Verfahrens- dauern belasten. Die gpaNRW betrachtet zunächst die Gesamtlaufzeiten im vereinfachten Genehmigungsverfah- ren, da diese bei allen Städten mit rund 83 Prozent den Hauptanteil der Bauanträge ausma- chen. In diesem Zusammenhang verweisen wir auf Kapitel 9.4.1 - Strukturelle Rahmenbedin- gungen. Bei der Stadt Köln machen die vereinfachten Genehmigungsverfahren rund 77 Pro- zent der Bauantragsverfahren aus. Die gpaNRW hat die durchschnittliche Dauer für das vereinfachte und das normale Genehmi- gungsverfahren in jeweils zwei Varianten erhoben:  Als „Gesamtlaufzeit“ ab dem Antragseingang bis zur Erteilung des Genehmigungs- oder Ablehnungsbescheides und  als „Laufzeit“ ab dem Zeitpunkt, zu dem der Bauantrag seitens des Antragstellers bzw. der Antragstellerin mängelfrei und vollständig der Bauaufsicht vorliegt bis zur Erteilung des Genehmigungs- oder Ablehnungsbescheides.
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 307 von 320 Gesamtlaufzeit in Kalendertagen von Bauanträgen (vereinfachtes Genehmigungsverfahren) 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 21 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Bei den vereinfachten Genehmigungsverfahren liegt die Stadt über dem dritten Viertelwert. Die Orientierungsgröße der gpaNRW wurde damit überschritten. Gegenüber dem Vorjahr hat sich die durchschnittliche Gesamtlaufzeit nicht verändert.
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 308 von 320 Gesamtlaufzeit in Kalendertagen von Bauanträgen (normales Genehmigungsverfahren) 2023 In den interkommunalen Vergleich sind 21 Werte eingeflossen, die sich wie folgt verteilen: Auch bei der Gesamtlaufzeit der normalen Genehmigungsverfahren positioniert sich die Stadt Köln oberhalb des dritten Viertelwertes. Gegenüber dem Jahr 2023 ist die durchschnittliche Ge- samtlaufzeit von 254 auf 301 Tage angestiegen. Ursächlich für lange Gesamtlaufzeiten kann die Belastung der Beschäftigten mit neuen Fällen sein. Dies ist in Köln nicht der Fall. Je Vollzeit-Stelle müssen die Beschäftigten weniger Fälle als in der Mehrzahl der Vergleichskommunen bearbeiten. Eine hohe Fluktuation belastet jedoch die Bearbeitung von Bauanträgen. In diesem Zusammenhang verweisen wir auf unsere Ausführun- gen im Kapitel 9.4.5 – Personaleinsatz. Zum Prüfzeitpunkt gibt es nur wenige Neubaugebiete in Köln. Die Bebauung erfolgt aktuell überwiegend durch Nutzungsänderungen, das bedeutet: „Bauen im Bestand“ und „Bauen in die Höhe“. Laut Auskunft der Bauaufsicht wird jede Möglichkeit genutzt, dazu gehören auch Grund- stücke, die in der Vergangenheit für eine Bebauung nicht in Frage gekommen wären. Hier wer- den jetzt sämtliche Möglichkeiten ausgelotet, um eine Bebauung zu erreichen – was in der Pra- xis zu erheblicher Mehrarbeit führt. In diesem Zusammenhang verweisen wir auf unsere Aus- führungen im Kapitel 9.4.3 – Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverfahrens. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Beurteilung der Gesamtlaufzeiten ist die Entwicklung der unerledigten Bauanträge. Ein verstärkter Abbau von Altfällen kann zu einer Verlängerung der durchschnittlichen Gesamtlaufzeiten führen. Die Stadt Köln erreicht bei den unerledigten Bau-
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 309 von 320 anträgen, wie zuvor im Kapitel 9.4.6 - Bauberatung erläutert, eine Positionierung über dem drit- ten Viertelwert im interkommunalen Vergleich. Ein Abbau der Rückstände wirkt sich auf den Kennzahlenwert aus und führt im jeweiligen Vergleichsjahr zu verlängerten Gesamtlaufzeiten. Wir haben analysiert, welche weiteren Ursachen zu den langen Gesamtlaufzeiten führen kön- nen. Folgende Aspekte sind im Prüfzeitraum dafür ursächlich:  Die Beteiligung des Amtes für Liegenschaften und Kataster führt zu zeitlichen Verzöge- rungen.  Die Stadt Köln startet ihre Beteiligungsverfahren erst nach Eingang aller Unterlagen.  Der Rücklauf der Stellungnahmen erfolgt häufig erst mit zeitlichem Verzug.  Die Auslotung der Bebaubarkeit von Grundstücken im Bestand ist anspruchsvoll. Kom- plexe Vorhaben erfordern häufig eine Umplanung im laufenden Verfahren und im An- schluss eine mehrfache Anforderung von Unterlagen. Die Vorteile der Digitalisierung können von der Stadt Köln noch nicht vollumfänglich genutzt werden. Eine durchgängige digitale Bearbeitung von Bauanträgen in Papierform ist noch nicht möglich. Die im Laufe des Jahres 2024 vollzogenen Digitalisierungsschritte zeigen nach Aus- kunft der Bauverwaltung erste Erfolge. Eine Auswertung der Gesamtlaufzeiten des Jahres 2024 zeigt eine sinkende Tendenz. Neben der Gesamtlaufzeit hat die gpaNRW auch die Laufzeit der Bauanträge erhoben. Die Ge- genüberstellung der Gesamtlaufzeit mit der Laufzeit ab Vollständigkeit verdeutlicht in der Regel den Zeitraum, der für die Vervollständigung von Anträgen aufgewandt wird. Das bedeutet, dass sich die Bediensteten mehrfach in einen Sachverhalt neu einarbeiten müssen, da von der ers- ten Prüfung bis zur Vervollständigung des Antrages einige Zeit vergangen ist. Nicht alle im Vergleich enthaltenen Städte können diese Werte angeben. Dazu gehört teilweise auch die Stadt Köln. Dies liegt daran, dass das Datum der Vervollständigung des Antrags für normale Genehmigungsverfahren nicht auswertbar erfasst wird.
  Empfehlung Zur Erhöhung der Transparenz sollte die Stadt Köln das Datum der Vervollständigung der Bauanträge auch für die normalen Genehmigungsverfahren in ihrer Software hinterlegen und auswerten. Laufzeit in Kalendertagen von Bauanträgen 2023 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte vereinfachtes Geneh- migungsverfahren 85 17 45 85 103 147 15
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 310 von 320 Kennzahlen Köln Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte normales Genehmi- gungsverfahren k. A. 27 45 88 121 430 14 Nach Vollständigkeit des Antrages erreicht die Stadt im vereinfachten Genehmigungsverfahren eine mittlere Positionierung im interkommunalen Vergleich. Nach Eingang aller benötigten Un- terlagen durch den Antragstellenden kann die Stadt Köln im Jahr 2023 im vereinfachten Verfah- ren eine zeitnahe Genehmigung von Bauanträgen sicherstellen. .
  Stadt Köln
  Bauaufsicht
  050.010.050_03369 Seite 311 von 320 9.5 Anlage: Ergänzende Tabelle Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Bauaufsicht Feststellung Seite Empfehlung Seite Baugenehmigungen F1 Die Stadt Köln bietet bei den von der gpaNRW betrachteten Aspekten der Rechtmäßigkeit nur geringe Ansatzpunkte für Verbesserungen. 291 E1.1 Die Stadt Köln sollte Daten zur Einhaltung der Fristen für die Vollständig- keitsprüfung systematisch erfassen und auswerten. Die Kenntnis über die Einhaltung der gesetzlichen Vorgabe dient der rechtmäßigen Bearbeitung und ist zur Steuerung des Personaleinsatzes erforderlich. 292 E1.2 Die Stadt Köln sollte durch organisatorische Maßnahmen bei den zu be- teiligenden internen Stellen einen fristgerechten Rücklauf der Stellung- nahmen sicherstellen. 293 F2 Der Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverfahrens ist klar struktu- riert. Er bietet jedoch noch Möglichkeiten zur Verbesserung. Die Beteiligungs- verfahren werden erst nach Erstellung eines internen Prüfvermerks gestartet und der Umgang mit nicht genehmigungsfähigen Bauanträgen belastet die Bauantragsbearbeitung. 295 E2.1 Zur Verkürzung der Gesamtlaufzeit sollte die Stadt Köln die Beteiligungs- verfahren starten, sobald alle zur Beurteilung notwendigen Unterlagen vorliegen. 298 E2.2 Zur Reduzierung ihrer Rückstände sowie zur Entlastung der Beschäftig- ten sollte die Stadt Köln auf komplexe Umplanungen im Zuge des Bauge- nehmigungsverfahrens verzichten. 298 F3 Im Vergleichsjahr 2023 stand der Bauaufsicht Köln mehr Personal zur Bear- beitung der neuen Falleingänge zur Verfügung als den meisten anderen kreis- freien Städten. Eine hohe Fluktuation, nicht besetzte Stellen und ein hoher An- teil unerledigter Bauanträge belasten die Bauantragsbearbeitung. 301 E3 Die Stadt Köln sollte insbesondere den Bestand der unerledigten Bauan- träge zum 01. Januar nachhalten und die Aufgabenverteilung bei einer steigenden Tendenz anpassen, damit die Fälle abgearbeitet und Überlas- tungen vermieden werden können. 304 F4 Die durchschnittliche Gesamtlaufzeit für das vereinfachte und das normale Baugenehmigungsverfahren liegt bei der Stadt Köln deutlich über der Orientie- rungsgröße der gpaNRW. Nach Vollständigkeit des Bauantrages sind die Lauf- zeiten im vereinfachten Verfahren kürzer, sie bilden den Median im interkom- munalen Vergleich. 306 E4 Zur Erhöhung der Transparenz sollte die Stadt Köln das Datum der Ver- vollständigung der Bauanträge auch für die normalen Genehmigungsver- fahren in ihrer Software hinterlegen und auswerten. 309
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 312 von 320 10. gpa-Kennzahlenset 10.1 Inhalte, Ziele und Methodik Die gpaNRW stützt die Analysen im Wesentlichen auf Kennzahlen. Dabei haben sich für die einzelnen Handlungsfelder der Städte bestimmte Kennzahlen als besonders aussagekräftig und steuerungsrelevant herausgestellt. Diese Schlüsselkennzahlen sind im gpa-Kennzahlenset zu- sammengefasst. Wir erheben die Kennzahlen kontinuierlich in unseren Prüfungen, um den Städten eine aktuelle Standortbestimmung zu ermöglichen. Für Handlungsfelder, die wir in vorangegangenen Prüfungen untersucht haben, hat die gpaNRW in den aktuellen Prüfungen keinen Bericht erstellt. Analysen, Empfehlungen sowie Hinweise zu Konsolidierungsmöglichkeiten sind aus den vorangegangenen Prüfungsberichten bekannt oder übergreifend unter www.gpanrw.de in der Rubrik Prüfung veröffentlicht. Sofern wir das dargestellte Handlungsfeld aktuell geprüft haben, stehen Analysen sowie Feststellungen und Empfehlungen im jeweils genannten Teilbericht. In einigen Fällen verzichten wir in dieser Prüfungsrunde auf eine Fortschreibung der Kennzah- len aus der letzten Prüfungsrunde. Gründe hierfür sind insbesondere Rechtsänderungen oder Pandemieauswirkungen, die die Kennzahlen zu stark beeinflussen. Dies betrifft die Handlungs- felder Einwohnermeldeaufgaben, Personenstandswesen, Kfz-Zulassungen, Ausbildungsförde- rung, Eingliederungshilfe, Öffentlicher Gesundheitsdienst 74 , Schulen Flächenmanagement, Schülerbeförderung, Sport Flächenmanagement und Friedhofswesen. Bei der Grunddatenerhebung und den Kennzahlenberechnungen hat die gpaNRW Plausibili- tätsprüfungen durchgeführt. Damit ist die Validität der Daten und die interkommunale Vergleich- barkeit der Kennzahlenwerte sichergestellt. Hierzu dienen auch die mit den Verantwortlichen der Städte geführten Gespräche. Die Definitionen der Grunddaten und Kennzahlen stellt die gpaNRW den Städten zur Verfü- gung. So können sie die Kennzahlen auch außerhalb der Prüfung fortschreiben. Die Städte können sie für die strategische und operative Steuerung nutzen und sie in die Haushaltspläne und Jahresabschlüsse integrieren. Unter www.gpanrw.de steht das gpa-Kennzahlenset der kreisfreien Städte mit interkommunalen Vergleichswerten zum Download zur Verfügung. 74 Die aktuellen Prüfungsinhalte weichen von denen de r letzten Prüfungsrunde ab, so dass die damaligen K ennzahlen nicht fortgeschrie- ben werden.
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 313 von 320 10.2 Aufbau des gpa-Kennzahlensets Das gpa-Kennzahlenset enthält aus den aktuellen Prüfungen der kreisfreien Städte - gegliedert nach den Handlungsfeldern -  die Werte der jeweiligen Stadt,  die interkommunalen Vergleichswerte,  die Anzahl der Vergleichswerte,  das Vergleichsjahr für den interkommunalen Vergleich sowie  die Angabe zum Teilbericht sofern die gpaNRW das Handlungsfeld aktuell geprüft hat. Sofern die gpaNRW die Kennzahlen bereits in einer vorangegangenen Prüfung erhoben hat, enthält die Übersicht auch diese Werte. Bei manchen Kennzahlen haben sich zwischenzeitlich die Grunddatendefinitionen geändert. Ebenso haben wir in dieser Prüfungsrunde einige Kenn- zahlen erstmals erhoben. In beiden Fällen bilden wir nur die aktuellen Kennzahlenwerte ab und geben in der Spalte für Vorjahre den Hinweis „keine Angabe (k. A.)“. Der Zusatz „k. A.“ deutet für die Vorjahre somit nicht automatisch auf eine mangelnde Datenlieferung der kreisfreien Stadt hin. Die Stadt soll ihre Kennzahlenwerte gut einordnen können. Deshalb stellen wir im gpa-Kenn- zahlenset folgende Vergleichswerte dar:  die Extremwerte, also das Minimum und Maximum sowie  drei Viertelwerte. Die Viertelwerte teilen eine nach Größe geordnete statistische Reihe in vier Viertel. Der erste Viertelwert teilt die vorgefundenen Werte so, dass 25 Prozent darunter und 75 Prozent darüber liegen. Der zweite Viertelwert entspricht dem Median und liegt in der Mitte der statistischen Reihe, d.h. 50 Prozent der Werte liegen unterhalb und 50 Prozent oberhalb dieses Wertes. Der dritte Viertelwert teilt die vorgefundenen Werte so, dass 75 Prozent darunter und 25 Prozent darüber liegen. Die Kennzahlenwerte des interkommunalen Vergleichs und die zugehörigen Werte der Stadt basieren auf den jeweils aktuellsten vorliegenden Daten. Abhängig von den benötigten Grund- daten lagen während der Prüfung unterschiedliche Datenstände vor. Für jede Kennzahl ist des- halb das Jahr des interkommunalen Vergleichs angegeben.
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 314 von 320 10.3 gpa-Kennzahlenset gpa-Kennzahlenset Köln Handlungsfelder/Kennzahlen Köln 2017/2018 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Me- dian) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Ver- gleichs- jahr Teilbericht Haushaltssituation Jahresergebnis je EW* in Euro -76,96 -8,48 -115 30,61 88,74 230 468 22 2023 Finanzen Eigenkapitalquote 1 in Prozent 34,94 33,58 -35,34 2,61 14,76 26,26 64,44 22 2023 Finanzen Eigenkapitalquote 2 in Prozent 53,54 48,95 -20,35 19,84 33,46 42,05 76,80 22 2023 Finanzen Gesamtverbindlichkeiten Konzern je EW in Euro 9.703 k. A. 3.699 6.074 7.320 8.533 13.271 18 2022 Finanzen Saldo aus laufender Verwaltungs- tätigkeit je EW in Euro 115 -41,84 -388 -3,18 116 299 569 22 2023 Finanzen Zahlungsabwicklung Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Zahlungsabwicklung 33.751 35.426 23.730 27.522 35.426 39.142 63.379 21 2023 ./. Ungeklärte Zahlungseingänge je 10.000 Einzahlungen 0,66 14,04 3 15 41 82 481 21 2023 ./. Bestand Vollstreckungsforderun- gen je Vollzeit-Stelle Vollstreckung k. A. 1.533 546 1.539 2.000 2.989 4.969 20 2023 ./. Abgewickelte Vollstreckungsforde- rungen je Vollzeit-Stelle Vollstre- ckung k. A. 3.701 1.337 1.752 2.269 2.698 3.701 20 2023 ./.
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 315 von 320 Handlungsfelder/Kennzahlen Köln 2017/2018 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Me- dian) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Ver- gleichs- jahr Teilbericht Informationstechnik (IT) IT-Kosten je Arbeitsplatz mit IT- Ausstattung in Euro 5.697 4.819 3.948 5.493 5.887 6.469 8.081 23 2023 Informations- technik Schulen Bewirtschaftung Aufwendungen Gesamtreinigung je qm Reinigungsfläche in Euro k. A. 15,49 7,64 12,70 15,49 18,03 23,31 19 2023 ./. Aufwendungen Eigenreinigung je qm Reinigungsfläche in Euro 18,88 15,14 11,23 18,04 19,06 23,66 38,38 18 2023 ./. Aufwendungen Fremdreinigung je qm Reinigungsfläche in Euro 9,43 15,55 6,21 10,55 13,31 15,51 16,71 18 2023 ./. Anteil Eigenreinigung an Gesamt- reinigung in Prozent 9,39 14,17 0,00 5,77 19,46 66,82 100 21 2023 ./. Aufwendungen Hausmeister- dienste je qm Bruttogrundfläche in Euro k. A. k. A. 1,41 7,87 8,60 9,81 12,77 19 2023 ./. Wärmeverbrauch je qm Brutto- grundfläche in kWh 92,61 99,48 62,84 82,95 91,07 109 137 21 2023 ./. Stromverbrauch je qm Bruttogrund- fläche in kWh 17,37 18,27 10,87 13,54 15,22 16,37 18,27 21 2023 ./. Wasserverbrauch je qm Brutto- grundfläche in Liter 199 255 106 154 168 212 439 20 2023 ./. Schulsekretariate SuS** je Vollzeit-Stelle Schulsekre- tariate Grundschulen k. A. 461 358 470 545 607 751 22 2023 ./. SuS je Vollzeit-Stelle Schulsekreta- riate weiterführende Schulen k. A. 618 473 565 610 626 708 22 2023 ./.
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 316 von 320 Handlungsfelder/Kennzahlen Köln 2017/2018 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Me- dian) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Ver- gleichs- jahr Teilbericht Wohngeld Fälle je Vollzeit-Stelle Wohngeld 408 315 315 511 673 782 1.382 23 2023 ./. Hilfe zum Lebensunterhalt und Grundsicherung nach dem 3. und 4. Kapitel SGB XII Fälle je Vollzeit-Stelle Hilfen nach dem 3. und 4. Kapitel SGB XII au- ßerhalb von Einrichtungen k. A. 192 150 169 200 237 407 22 2023 ./. Leistungsbezieher je Vollzeit-Stelle Hilfen nach dem 3. und 4. Kapitel SGB XII außerhalb von Einrichtun- gen 189 212 172 189 214 280 455 22 2023 ./. Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem SGB II Transferaufwendungen für Unter- kunft und Heizung nach dem SGB II je Leistungsbezieher in Euro 2.866 3.568 2.551 2.738 2.933 3.105 3.568 22 2023 ./. Transferaufwendungen für einma- lige Leistungen nach § 24 Abs. 3 SGB II je Leistungsbezieher in Euro 33,18 37,87 31,90 40,82 47,66 56,27 85,30 22 2023 ./. Hilfe zur Erziehung Fehlbetrag HzE je EW unter 21 Jahre in Euro 1.001 k. A. 75 1.046 1.136 1.264 1.419 1.905 20 2023 Hilfe zur Er- ziehung Hilfefälle HzE je 1.000 EW von 0 bis unter 21 Jahre (Falldichte HzE) 32,89 39,20 25,98 33,85 35,68 38,22 51,08 22 2023 Hilfe zur Er- ziehung 75 Wert konnte nicht geliefert werden, Kennzahl 2022: 1.248 Euro
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 317 von 320 Handlungsfelder/Kennzahlen Köln 2017/2018 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Me- dian) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Ver- gleichs- jahr Teilbericht Aufwendungen HzE je Hilfefall in Euro 24.127 30.755 23.991 30.873 31.482 32.714 39.501 22 2023 Hilfe zur Er- ziehung Anteil ambulante Hilfefälle an den Hilfefällen HzE in Prozent 63,29 73,60 47,58 54,57 59,21 63,48 73,60 22 2023 Hilfe zur Er- ziehung Anteil Hilfefälle nach § 33 SGB VIII an den stationären Hilfefällen HzE in Prozent 27,72 36,41 29,93 38,88 42,56 48,50 57,40 22 2023 Hilfe zur Er- ziehung Tagesbetreuung für Kinder Fehlbetrag Tagesbetreuung für Kinder je EW von 0 bis unter 6 Jahre in Euro 3.737 k. A. 1.868 3.555 3.874 4.206 5.926 19 2023 ./. Verhältnis Elternbeiträge zu den Aufwendungen Tageseinrichtungen für Kinder (Elternbeitragsquote) in Prozent 10,2 k. A. 6,61 9,72 10,57 11,56 12,77 18 2023 ./. Fehlbetrag Tagesbetreuung für Kinder in Kindertageseinrichtungen je Platz in Euro 5.302 k. A. 2.380 4.649 5.105 5.513 6.642 19 2023 ./. Kinder- und Jugendarbeit Fehlbetrag Kinder- und Jugendar- beit je EW von 6 bis unter 21 Jahre in Euro 273 k. A. 112 162 193 243 588 22 2023 ./. Spiel- und Bolzplätze Fläche je EW unter 18 Jahre in qm 9,18 9,03 5,52 9,01 10,50 11,72 16,11 22 2023 ./. Aufwendungen je qm in Euro 4,53 5,15 2,86 5,12 5,89 7,00 11,25 19 2023 ./.
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 318 von 320 Handlungsfelder/Kennzahlen Köln 2017/2018 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Me- dian) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Ver- gleichs- jahr Teilbericht Vermessungs- und Katasterwesen Aufwendungen Vermessungs- und Katasterwesen je EW in Euro 19,46 13,94 13,00 19,50 22,40 26,07 34,44 22 2023 ./. Aufwendungen Vermessungs- und Katasterwesen je ha in Euro 519 373 185 304 438 590 1.030 22 2023 ./. Übernommene Teilungsvermes- sungen je Vollzeit-Stelle Vermes- sungs- und Katasterwesen 14 13,74 10,83 18,70 28,00 37,46 52,00 22 2023 ./. Durch Teilungsvermessungen neu gebildete Flurstücke je Vollzeit- Stelle Vermessungs- und Kataster- wesen 68 44,98 43,84 58,12 96,00 154 310 22 2023 ./. Übernommene Gebäudeobjekte je Vollzeit-Stelle Vermessungs- und Katasterwesen 660 413 41,34 129 339 385 585 22 2023 ./. Bauaufsicht Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbear- beitung Bauaufsicht inkl. Baubera- tung k. A. 40 31 44 56 64 148 23 2023 Bauaufsicht Anteil zurückgenommener Bauan- träge an den Bauanträgen in Pro- zent 5,32 12,93 5,00 9,13 11,48 14,99 29,43 23 2023 Bauaufsicht Gesamtlaufzeit Bauanträge (nor- males Genehmigungsverfahren) in Kalendertagen 215 301 86 135 171 249 462 21 2023 Bauaufsicht Gesamtlaufzeit Bauanträge (ver- einfachtes Genehmigungsverfah- ren) in Kalendertagen 189 240 73 121 172 208 305 21 2023 Bauaufsicht
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 319 von 320 Handlungsfelder/Kennzahlen Köln 2017/2018 Köln aktuell Minimum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Me- dian) 3. Viertel- wert Maximum Anzahl Werte Ver- gleichs- jahr Teilbericht Verkehrsflächen Anlagenabnutzungsgrad in Prozent gpa-Richtwert: 50 Prozent ./. k. A. 85,50 41,59 54,60 62,28 81,66 98,25 17 2023 Unterhaltungsaufwendungen je qm in Euro gpa-Richtwert: 1,30 Euro je qm ./. k. A. 0,70 0,69 0,81 0,94 1,08 1,63 16 2023 Reinvestitionsquote in Prozent gpa-Richtwert: 100 Prozent ./. k. A. 50,05 16,75 34,73 44,68 58,03 114 18 2023 Straßenbeleuchtung Unterhaltungsaufwendungen Stra- ßenbeleuchtung je Leuchtenstand- ort in Euro 149 143 38,00 103 139 163 264 21 2023 ./. Stromverbrauch Straßenbeleuch- tung je Leuchtenstandort in kWh 311 258 113 214 254 295 431 21 2023 ./. Straßenbegleitgrün Fläche je EW in qm 3,21 3,32 1,84 2,94 4,04 5,58 10,63 21 2023 ./. Aufwendungen je qm in Euro 3,02 3,89 1,13 1,85 2,98 4,06 6,01 18 2023 ./. Park- und Gartenanlagen Fläche je EW in qm 23,73 27,65 5,78 9,34 11,61 14,01 27,65 22 2023 ./. Aufwendungen je qm in Euro 0,81 0,71 0,71 1,02 1,50 2,18 4,36 18 2023 ./. * Einwohnerin bzw. Einwohner ** Schülerinnen und Schüler
  Stadt Köln
  gpa-Kennzahlenset
  050.010.050_03369 Seite 320 von 320 Kontakt Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Shamrockring 1, Haus 4, 44623 Herne Postfach 10 18 79, 44608 Herne t 0 23 23/14 80-0 f 0 23 23/14 80-333 e info@gpa.nrw.de DE-e Poststelle@gpanrw.de-mail.de i www.gpa.nrw.de
  

• Beschlussvorlage Rat

  PDF

  Ansehen: Beschlussvorlage Rat Text: Beschlussvorlage Rat Herunterladen: Beschlussvorlage Rat

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  Dezernat, Dienststelle II/202/5 Vorlagen-Nummer 1599/2025 Freigabedatum 20.06.2025 Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Überörtliche Prüfung der Stadt Köln durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW 2024/2025 Beschlussorgan Rat Gremium Datum Beschluss: 1. Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Prüfbericht der Gemeindeprüfungsan- stalt NRW über die „Überörtliche Prüfung der Stadt Köln 2024/2025“ gem. § 105 Abs. 6 GO NRW zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat, die Stellungnahme der Verwaltung zu beschließen. 2. Der Rat nimmt den Prüfbericht der Gemeindeprüfungsanstalt NRW über die „Überörtli- che Prüfung der Stadt Köln 2024/2025“ zur Kenntnis und beschließt, die Stellung- nahme wie von der Verwaltung vorgeschlagen gem. § 105 Abs. 7 GO NRW abzuge- ben. 3. Die Verwaltung wird aufgefordert, die Feststellungen und Empfehlungen in die weite- ren Prozesse der Optimierung der Haushaltswirtschaft, der Aufgabenüberprüfung und der Verbesserung von Verwaltungsstrukturen und -abläufen einzubeziehen. Rechnungsprüfungsausschuss 01.07.2025 Rat 03.07.2025 2 Begründung: Zu den Aufgaben der Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW) gehört die Prüfung des rechtmäßigen, sachgerechten und wirtschaftlichen Handelns der Kommunen des Landes NRW. Mit Blick auf die äußerst schwierige Finanzlage der NRW-Kommunen und die gesetzli- che Verpflichtung, den kommunalen Haushalt stets auszugleichen, ist es insbesondere das Ziel der gpaNRW finanzwirtschaftliche Spielräume aufzuzeigen, einen Beitrag zur Haushalts- konsolidierung zu leisten und damit die kommunale Selbstverwaltung zu stärken. Die Metho- dik der Prüfung beinhaltet als wesentliches Element Vergleiche von interkommunalen Kenn- zahlen. Die überörtliche Prüfung durch die gpaNRW findet in regelmäßigen Abständen statt. Die letzte Prüfung fand mit der Berichterstattung in Rechnungsprüfungsausschuss und Rat im Frühjahr 2020 ihren Abschluss (s. Vorlage 0692/2020). Im aktuellen Prüfungszyklus für die kreisfreien Städte in NRW hat die gpaNRW die regelmäßige überörtliche Prüfung der Stadt Köln nach § 105 GO NRW im Zeitraum von November 2023 bis März 2025 durchgeführt. Es wurden alle 23 kreisfreie Städte geprüft. Für den interkommunalen Vergleich wurden in großen Teilen Daten des Jahres 2023 heran- gezogen. Soweit in einzelnen Bereichen keine ausreichende Anzahl an Vergleichswerten zur Verfügung stand, wurde der interkommunale Vergleich auf Basis des Jahres 2022 vorgenom- men. Datengrundlage Basis in der Finanzprüfung waren die festgestellten Jahresabschlüsse 2019 und 2020, die aufgestellten Jahresabschlüsse 2021 bis 2023, der Gesamtabschluss 2019 sowie die Haus- haltsplanung 2025 und 2026 einschließlich der bis 2029 reichenden mittelfristigen Planung. Neben den Daten früherer Jahre wurden auch aktuelle Entwicklungen und Besonderheiten der Stadt Köln berücksichtigt, um Aussagen für die Zukunft treffen zu können. Prüfungsinhalte Die überörtliche Prüfung der kreisfreien Städte erstreckte sich in diesem Prüfzyklus auf die Bereiche:  Finanzen  Mobilitätsmanagement  Informationstechnik  Gebäudewirtschaft – Klimaschutz  Ordnungsbehördliche Bestattungen  Kommunales Krisenmanagement  Hilfe zur Erziehung  Öffentlicher Gesundheitsdienst  Bauaufsicht  gpa-Kennzahlenset Der Gesamtbericht der Prüfung der Stadt Köln, der nach Abschluss der Beratungen auch auf der Internetseite der gpaNRW veröffentlicht werden wird, richtet sich an die Verantwortlichen der Kommunen in Rat und Verwaltung. Er zielt darauf ab, diesen Personenkreis - insbeson- dere in Haushaltskonsolidierungsprozessen - zu unterstützen und so einen Beitrag zur Siche- rung der Zukunftsfähigkeit der Kommune zu leisten. 3 Struktur des Prüfberichts Der Prüfbericht (Anlage 1) besteht aus dem Vorbericht und den Teilberichten: Der Vorbericht informiert in der Managementübersicht über die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung. Zudem enthält er Informationen zum Prüfungsablauf sowie zur Prüfungsmethodik, den strukturellen Rahmenbedingungen der Kommune und eine Übersicht über die in der überörtlichen Prüfung getroffenen Feststellungen und Empfehlungen. Die Teilberichte beinhalten die ausführlichen Ergebnisse der einzelnen Prüfgebiete. Ergeb- nisse von Analysen sind im Prüfungsbericht als Feststellung bezeichnet, erkannte Verbesse- rungspotenziale werden im Prüfungsbericht als Empfehlung ausgewiesen. Während das Themenfeld "Finanzen" und das sog. "gpa-Kennzahlenset" zu den festen Be- standteilen der überörtlichen Prüfung zählt, variieren die thematischen Prüfungsschwerpunkte von Prüfungsturnus zu Prüfungsturnus. Die Kommune hat nach § 105 Abs. 6 und 7 GO NRW zu allen Feststellungen und Empfehlun- gen des Prüfungsberichts Stellung zu nehmen. Der Entwurf dieser Stellungnahme in der von der gpaNRW gewünschten tabellarischen Form ist zur Beschlussfassung des Rates als An- lage 2 beigefügt. Wesentliche Inhalte und Ergebnisse der Prüfung: Finanzen Im Prüfgebiet Finanzen hat die gpaNRW - wie in den überörtlichen Prüfungen üblich - die Be- reiche Haushaltssituation und Haushaltssteuerung näher betrachtet und analysiert: Die Haushaltssituation der Stadt Köln war laut gpaNRW in den betrachteten Jahren 2019 bis 2023 von teils ausgeglichenen, teils fiktiv ausgeglichenen Jahresabschlüssen geprägt. In den Jahren 2020 und 2021 lagen die Jahresergebnisse über bzw. am oberen Rand des Ver- gleichskorridors und die Jahresergebnisse 2020 bis 2022 waren auch ohne Isolierung von Corona- und Ukraine-Belastungen positiv. Positiv hervorgehoben wird auch die Eigenkapital- ausstattung der Stadt, die im Vergleich zu anderen kreisfreien Städten (noch) weit überdurch- schnittlich ist, auch wenn die Höhe Gesamtverbindlichkeiten je Einwohner*in auf Konzern- ebene überdurchschnittlich hoch ausfällt. Die gpaNRW weist jedoch darauf hin, dass es ausweislich der aktuellen Entwicklungen zu ei- ner deutlichen Verschlechterung der Finanzlage kommt und in den Folgejahren ab 2024 von erheblichen Fehlbeträgen ausgegangen wird, die die Ausgleichsrücklage in 2025 aufzehren werden. So habe die Stadt Köln die Haushaltssicherungspflicht nur durch eine kombinierte Anwendung der mit dem 3. NKFWG NRW (Drittes Gesetz zur Weiterentwicklung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements im Land Nordrhein-Westfalen vom 05. März 2024) ausge- weiteten bzw. neu geschaffenen Instrument des globalen Minderaufwands sowie eines Ver- lustvortrages abwenden können. Die gpaNRW weist weiter zutreffend darauf hin, dass die Fi- nanzlage steigende Liquiditätskredite und aufgrund der vorgesehenen Investitionsvorhaben auch steigende Investitionskredite erkennen lässt. Hinsichtlich der sich perspektivisch insgesamt verschlechternden Haushaltssituation rät die gpaNRW dazu, dieser Entwicklung durch weitere Konsolidierungsmaßnahmen entgegenzutre- ten. 4 Im Rahmen der Haushaltssteuerung hat die gpaNRW das Kredit- und Anlagemanagement ge- prüft und für angemessen erachtet. Es sei organisatorisch gut aufgestellt und habe konkrete Vorgaben definiert. Positiv hebt die gpaNRW weiter das sehr gut aufgestellte Fördermittelma- nagement als einen wichtigen Baustein zur Entlastung des Haushalts hervor. Darüber hinaus unterstreicht die gpaNRW, dass es der Stadt gelungen sei, die Übertragung von investiven Mittelansätzen im Vergleich zu anderen kreisfreien Städten deutlich zu verringern, was auf eine verbesserte Planung, aber auch darauf zurückzuführen ist, dass es gelungen sei, ge- plante Maßnahmen auch umzusetzen. Ermächtigungsübertragungen seien (weiterhin) restrik- tiv zu handhaben. Schließlich empfiehlt die gpaNRW Konkretisierungen für die dezentrale Pflicht zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sowie bzgl. der Berichterstattung zum Kreditport- folio. Nachhaltigkeit als übergeordnetes Steuerungsthema Die gpaNRW greift erstmals in dieser Prüfung das Thema Nachhaltigkeit auf, da nach ihrer Ansicht Nachhaltigkeitsprozesse zunehmend nicht mehr als Zusatzaufgabe zum kommunalen Kerngeschäft, sondern als integraler Bestandteil jeder kommunalen Tätigkeit verstanden wer- den sollen. Die gpaNRW hebt insoweit die Anstrengungen der Stadt zur Erreichung einer nachhaltigen Stadtentwicklung positiv hervor: Verabschiedung der Stadtstrategie „Kölner Perspektiven 2030+“, Implementierung der Nachhaltigkeitsaspekte im wirkungsorientierten Haushalt seit 2019 sowie die finanzielle Verknüpfung von Nachhaltigkeitszielen in Pilotämtern seit 2022. Laut gpaNRW befindet sich die Stadt auf einem guten Weg zu einem gesamtstädtischen Nachhaltigkeitshaushalt. Mobilitätsmanagement Zur Umsetzung der angestrebten Klimaneutralität im Jahr 2035 hat die Stadt Köln das Maß- nahmenprogramm „KölnKlimaAktiv 2022“ sowie nachfolgend ein Aktivitätenportfolio beschlos- sen. Für das eigene innerbetriebliche Mobilitätsmanagement hat sie Angebote zu flexiblem und mobilem Arbeiten, Jobtickets und Fahrradleasing auf den Weg gebracht. Deren Wirksam- keit ist aktuell jedoch nicht bewertbar. Die gpaNRW empfiehlt daher, unter Einbeziehung des dezentral verantworteten Fuhrparks (z. B. Fortschritt bei alternativen Antrieben) eine breitere Datenbasis zur Bewertung der durchgeführten Maßnahmen zu schaffen. Auch weist sie auf punktuelle Optimierungsmöglichkeiten, wie z. B. die klimafreundliche Erreichbarkeit der städti- schen Einrichtungen, die Entwicklung eines Parkraumkonzepts oder Abstellmöglichkeiten für Fahrräder hin. Informationstechnik Die gpaNRW stellt die guten strategischen und organisatorischen Grundlagen für einen ord- nungsgemäßen und sicheren Betrieb der Informationstechnik bei moderaten Kosten heraus. Sie lobt die kontinuierliche Weiterentwicklung, die zum einen bei fast allen Teilaspekten zu besseren Ergebnissen im Vergleich zu anderen kreisfreien Städten führt und zum anderen nur noch vereinzelt Optimierungsmöglichkeiten beinhaltet. Dabei handelt es sich um das Prozess- management, wozu aber bereits ein verbindlicher strategischer Rahmen seitens der Stadt Köln erarbeitet wird. Im Rahmen der ebenfalls als gut eingeschätzten Steuerung der Schul-IT empfiehlt die gpaNRW zusätzlich, gegenüber den Schulen auf Bereitstellung der Medienkon- zepte hinzuwirken und eine Harmonisierung des Softwareeinsatzes anzustreben. Gebäudewirtschaft – Klimaschutz Die gpaNRW stellt auf die Vorbildfunktion bei der Erreichung der Treibhausgasneutralität bis 5 2035 auch in der Gebäudewirtschaft ab, die insbesondere an der verbindlichen Strategie und den abgeleiteten Aktivitäten zu erkennen ist. Aufgrund einer zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht vorliegenden monetären Bewertung des Maßnahmenumfangs für den städtischen Gebäudebestand hat die gpaNRW eine Modellrech- nung durchgeführt, wonach die Stadt Köln ihren Finanzmitteleinsatz künftig mindestens ver- doppeln müsste. Daher erscheint es in den Augen der gpaNRW zumindest unsicher, ob die Stadt mit den aktuell verfügbaren Ressourcen den erforderlichen Beitrag zur angestrebten Treibhausgasneutralität für ihre Gebäude bis 2035 erreichen kann. Positiv stellt die gpaNRW heraus, dass die Stadt mit Treibhausgas-Bilanzierungen, Ener- giemanagement, Monitoring und einem noch zu optimierenden Bauinvestitionscontrolling be- reits über gute Steuerungselemente dazu verfügt. Ordnungsbehördliche Bestattungen Die gpaNRW führt aus, dass eine einheitliche und rechtssichere Bearbeitung der ordnungsbe- hördlichen Bestattungen bei der Stadt Köln durch eine Handlungsanweisung für die Mitarbei- tenden gewährleistet ist. Trotzdem konnten die bestattungsrechtlichen Fristen nicht immer ge- halten werden, so dass die gpaNRW empfiehlt, die Möglichkeit der Fristverlängerung zu nut- zen. Des Weiteren sollten entstehende Kostenerstattungsansprüche zur Vermeidung von Fehlbeträgen konsequent geltend gemacht werden, insbesondere auch die Rückstände mit finanzieller Auswirkung für die Stadt zeitnah bearbeitet werden. Kommunales Krisenmanagement Die gpaNRW stellt den kontinuierlichen Aufbau und die Weiterentwicklung des kommunalen Krisenmanagements als sehr positiv heraus. Mit einem hohen Gesamterfüllungsgrad sei das Kommunale Krisenmanagement der Stadt Köln im Vergleich zu den meisten anderen kreis- freien Städten besser aufgestellt. Die relevanten Risiken seien identifiziert und vorbereitende Maßnahmen entwickelt. Verbesserungspotential sieht die gpaNRW noch in der Aufbereitung und der Information der erkannten Risiken an die Beteiligten und politisch Verantwortlichen, bei der ämter- und dezer- natsübergreifenden Koordination und Umsetzung der bereits geplanten und beschlossenen konzeptionellen Maßnahmen sowie bei den konzeptionellen Überlegungen zur Einbringung von Spontanhelfenden und der Krisenstabsversorgung. Ein gut ausgestatteter Krisenstabs- raum an zentralem Ort ist ebenso wie qualifiziertes Personal vorhanden. Öffentlicher Gesundheitsdienst Die gpaNRW hebt positiv hervor, dass die Stadt Köln sowohl über eine Gesamt- als auch eine Fachstrategie verfügt, empfiehlt aber zur Ableitung von passgenauen Maßnahmen daraus die ziel- und kennzahlenorientierte Steuerung weiter auszubauen. Die Datengrundlagen für den zu erstellenden Gesundheitsbericht seien vorhanden. Angesichts der insbesondere im medizinischen Bereich angespannten Personalsituation hält die gpaNRW eine systematische Personalbedarfsplanung inklusive ergänzender Maßnahmen zur Personalgewinnung und -bindung für sehr wichtig. Positiv bewertet die gpaNRW, dass die Prozesse nahezu vollständig erfasst sind und empfiehlt, die nun in der Digitalisierungsstrate- gie festgelegten Maßnahmen konsequent umzusetzen, wie z. B. die Kommunikationsprozesse mit Ärzt*innen, anderen Gesundheitsämtern und die Umsetzung von Angeboten an die Bür- ger*innen. 6 Hilfe zur Erziehung Der Schwerpunkt der Prüfung der Hilfe zur Erziehung lag auf dem Bereich der Wirtschaftli- chen Jugendhilfe. Die Stadt weise eine hohe Falldichte auf, die den Effekt niedriger Fallauf- wendungen je Hilfefall relativiere. Die gpaNRW thematisiert insbesondere den hohen Anteil der Aufwendungen für Eingliederungshilfe nach § 35 a SBG VIII. Die gpaNRW merkt an, dass für den Bereich der Hilfe zu Erziehung zwar Richtlinien und Ar- beitshilfen entwickelt wurden, diese aber noch nicht in Form eines Qualitätshandbuches zu- sammengefasst sind. Weitere Optimierungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW im Bereich der Digitalisierung durch die Implementierung des Informationsaustauschs zwischen Allgemeinem Sozialen Dienst und der Wirtschaftlichen Jugendhilfe über die gemeinsame Fachanwendung und durch die Forcierung der elektronischen Aktenführung. Die Steuerung könnte durch wei- tere Optimierungen des Finanzcontrollings und standardisierte prozessintegrierte Kontrollen durch die Leitungskräfte ausgebaut werden. Positiv hervorgehoben wird, dass die wesentli- chen Änderungen des SGB VIII durch das Kinder- und Jugendstärkungsgesetz nach Ein- schätzung der gpaNRW bereits durch die Stadt in die Praxis umgesetzt werden. Bauaufsicht Die gpaNRW merkt an, dass die durchschnittlichen Gesamtlaufzeiten der Baugenehmigungs- verfahren bei der Stadt Köln sehr lang sind. Dies resultiert laut Einschätzung der gpaNRW auch aus der Tatsache, dass aufgrund weniger Neubaugebiete in Köln häufig Bauanträge mit komplexen Bauvorhaben im Bestand eingehen, die sehr arbeitsintensiv seien. Trotz guter Bauberatung gehe noch ein hoher Anteil unvollständiger Bauanträge ein und hindere die An- tragsbearbeitung. Die Rücknahmefiktion des § 71 BauO NRW wird angewendet. Die gpaNRW empfiehlt darauf hinzuwirken, teils aufwändige Umplanungen zu vermeiden und Beteiligungsverfahren zu starten, sobald alle zur Beurteilung notwendigen Unterlagen vorlie- gen. Positiv hebt die gpaNRW die digitale Antragsannahme bei der Stadt Köln hervor, die bis- her nur wenige kreisfreie Städte umgesetzt haben. Sie sieht jedoch noch Optimierungspotenti- ale durch eine weitergehende Digitalisierung. Die vollständige digitale Bearbeitung aller Bau- anträge befindet sich zum Zeitpunkt der Prüfung in der Umsetzungsphase. Fazit: Alle vorliegenden Prüfungsergebnisse wurden im Vorfeld seitens der gpaNRW mit den betei- ligten Beschäftigten in den betroffenen Organisationseinheiten sowie auf der Ebene der De- zernate erörtert. Die Prüfberichte und deren Ergebnisse wurden in der Sitzung des Verwal- tungsvorstandes am 01.04.2025 von Vertreter*innen der gpaNRW vorgestellt. Aus Sicht der Verwaltung ist die konstruktive Zusammenarbeit und objektive Herangehens- weise der gpaNRW im Rahmen der Prüfung besonders positiv herauszustellen. Mit den in Feststellungen und Empfehlungen vorliegenden Prüfergebnissen wird sich die Verwaltung ins- besondere im Hinblick auf Optimierungspotentiale weiter auseinandersetzen und bereits be- gonnene positive Entwicklungen weiter forcieren. Soweit sich aus den Prüfberichten strukturelle oder finanzielle Optimierungspotentiale erge- ben, werden diese in einem strukturierten Prozess aufgegriffen. Auch vor dem Hintergrund der herausfordernden Haushalts- und Finanzsituation der Stadt Köln muss dabei ein besonderes Augenmerk auf mögliche Konsolidierungspotentiale gerichtet werden. Bestehende Aufgaben und deren Prozesse müssen daher ständig unter Effizienz- und Effektivitätsgesichtspunkten geprüft und optimiert werden. 7 Für die Prüfung und die Vorlage des Berichtes bedankt sich die Verwaltung bei der gpaNRW und wird dies bei der Übermittlung der Stellungnahme nach Abschluss des Beratungsverfah- rens zum Ausdruck bringen. Gemäß § 105 Abs. 6 GO NRW wird der Prüfbericht dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Beratung vorgelegt. Zu Feststellungen und Empfehlungen, die im Prüfbericht gegenständlich sind, ist Stellung zu nehmen. Der Rechnungsprüfungsausschuss unterrichtet den Rat über das Ergebnis seiner Beratungen. Der Rat beschließt nach § 105 Abs. 7 GO NRW über die gegenüber der gpaNRW und der Be- zirksregierung abzugebende Stellungnahme. Das Ergebnis aus der Vorberatung im Rech- nungsprüfungsausschuss kann dabei einbezogen werden. Der Prüfbericht sowie die Stellungnahme der Verwaltung sind der Beschlussvorlage als Anla- gen beigefügt. Anlagen Anlage 1 – Gesamtbericht Anlage 2 – Stellungnahme der Verwaltung Die Anlagen werden digital im Ratsinformationssystem bereitgestellt.

• Anlage 3_Präsentation gpa NRW

  PDF

  Ansehen: Anlage 3_Präsentation gpa NRW Text: Anlage 3_Präsentation gpa NRW Herunterladen: Anlage 3_Präsentation gpa NRW

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  Überörtliche Prüfung der Stadt Köln ERGEBNISSE Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 01. Juli 2025 Frank Breidenbach Michael Neumann Robert Pawelczyk Britta Schwermer THEMEN 2Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen gpa-KennzahlensetNachhaltigkeit THEMEN 3Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset HAUSHALTSSITUATION Jahresergebnis je EW* in Euro 2019 bis 2023 *Einwohnerin bzw. Einwohner  Schwankende Ergebnisse im Betrachtungszeitraum 4Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde …ohne außerordentlichen Ertrag NKF-CUIG 2020 bis 2023 HAUSHALTSSITUATION Eigenkapitalquote 1 in Prozent 2023  Ergebnisse 2020 bis 2022 auch ohne außerordentliche Erträge nach dem NKF-CUIG positiv  Haushalte im Betrachtungszeitraum grundsätzlich genehmigungspflichtig  Doppelhaushalt 2025/2026 aufgrund Verlustvorträgen ebenfalls genehmigungspflichtig 5Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Gesamtverbindlichkeiten Konzern je EW in Euro 2018 Empfehlungen HAUSHALTSSTEUERUNG 6Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde  Wertgrenzen für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen festlegen  Dezentrale Einheiten auf Pflicht zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen hinweisen  Ermächtigungsübertragungen restriktiv handhaben  Investive Auszahlungen nur veranschlagen, wenn im Planungszeitraum leistbar  Politische Gremien in Berichtswesen zu Kreditmanagement einbeziehen  Nachhaltigkeitsaspekte in wirkungsorientierten Haushalt aufgenommen  Nachhaltigkeitsziele mit Finanzressourcen in Pilotämtern verknüpft  Kredit- und Anlagemanagement angemessen gestaltet  Gut ausgestaltetes Fördermittelmanagement vorhanden THEMEN 7Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset Empfehlungen MOBILITÄTSMANAGEMENT 8Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde  Ziele für innerbetriebliches Mobilitätsmanagement definieren  Maßnahmen zentral evaluieren und Umsetzungserfolge messen  Fuhrpark-Daten, Verkehrsmittel bei Dienstreisen und zur Erreichung der Dienststellen  Gesamtkonzept zur Parkraumbewirtschaftung zeitnah verabschieden  Digitalisierung von Serviceleistungen vorantreiben Anteil flexible Arbeitsplätze im Produktbereich Innere Verwaltung in Prozent 2023 THEMEN 9Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset INFORMATIONSTECHNIK  IT-Profil 2024  Moderate IT-Kosten  Überwiegend gut bis sehr gut ausgeprägtes IT-Profil mit Optimierungs- möglichkeiten beim Prozessmanagement und Digitalisierungsniveau 10Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Empfehlungen INFORMATIONSTECHNIK 11Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde  Strategie und Steuerung ausbauen  Strategischen Rahmen des Prozessmanagements weiterentwickeln, bewährte Prozessmanagement-Strukturen als Orientierungshilfe nutzen  Strukturen und Vorgaben verbessern  Informationen über dezentrale Ressourcen zentral besser verfügbar machen  Rollout der E-Akte und des DMS mit Nachdruck weiterverfolgen  Rechtssichere und wirtschaftliche Lizenzierung optimieren  Beschaffung einer Lizenzmanagementsoftware vorantreiben  Sicherheit und Rechtskonformität sichern  Qualifizierung und Fortbildung der örtlichen Rechnungsprüfung auf stärkere Professionalisierung und Spezialisierung in IT-Themen ausrichten THEMEN 12Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset GEBÄUDEWIRTSCHAFT - KLIMASCHUTZ Zieljahre der kreisfreien Städte zur Erreichung der Treibhausgasneutralität  Strategie „Klimaneutrales Köln 2035“  THG-Emissionen  Kommunale Einrichtungen mit geringem Anteil  Kommunaler Gebäudebestand (508 Gebäude) mit Vorbildfunktion 13Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde GEBÄUDEWIRTSCHAFT - KLIMASCHUTZ Finanzmitteleinsatz und Finanzmittelbedarf im Gebäudemanagement in Mio. Euro  Finanzmitteleinsatz im Durchschnitt bei 355 Mio. Euro pro Jahr  Finanzmittelbedarf rund 854 Mio. Euro bis 2035 (Modellrechnung)  Ziel der THG-Neutralität 2035 regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls anpassen 14Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Empfehlungen GEBÄUDEWIRTSCHAFT - KLIMASCHUTZ 15Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde  CO2-Minderung auf Basis zu ermittelnder Einsparpotenziale als Zielvorgaben im Gebäudebestand aufnehmen  Finanzmittelbedarf für klimafreundliche Bestandssanierung ermitteln und nach Möglichkeit in Finanzplanung berücksichtigen  Bauinvestitionscontrolling mit verbindlicher Projektorganisation verbinden THEMEN 16Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset Empfehlungen ORDNUNGSBEHÖRDLICHE BESTATTUNGEN Bestattungsquote Ordnungsbehörde in Prozent 2023 17  Möglichkeit der Fristverlängerung nutzen  Kostenerstattungsansprüche zeitnah und konsequent geltend machen  Personaleinsatz regelmäßig analysieren und bedarfsorientiert ausrichten Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde THEMEN 18Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset Empfehlungen KOMMUNALES KRISENMANAGEMENT 19Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde  Politische Gremien über wesentliche Risiken informieren  Planungen zur Aufrechterhaltung der Aufgaben in Bezug auf die Daseinsvorsorge finalisieren  Dienstanweisung um Vorhaltung von Kommunikationstechnik ergänzen  Einbindung Spontanhelfende regeln Erfüllungsgrad Krisenmanagement in Prozent 2024 THEMEN 20Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset Empfehlungen ÖFFENTLICHER GESUNDHEITSDIENST 21Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde  Personalwirtschaftliche Maßnahmen entwickeln  Kennzahlen weiterentwickeln und Zielerreichung messen  Gesamtgesundheitliche Lage in Gesundheitsbericht darstellen  Fachcontrolling aufbauen und Finanzdaten integrieren  Digitalisierungsvorhaben konsequent umsetzen Vollzeit-Stellen ÖGD je 100.000 EW 2023 THEMEN 22Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset HILFE ZUR ERZIEHUNG (HZE) Fehlbetrag HzE je EW von 0 bis unter 21 Jahre in Euro 2022  Höchster Anteil ambulanter Hilfefälle, daher niedrige Aufwendungen je Hilfefall  Hohe Falldichte relativiert den Effekt niedriger Fallaufwendungen  Stationäre Hilfen: Anteil an Vollzeitpflegefällen gering  Hoher Anteil Aufwendungen für Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII 23Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Empfehlungen WIRTSCHAFTLICHE JUGENDHILFE (WIJU)/ LQE 24Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde  Controlling im Bereich der Kostenerstattungen aufbauen  Finanzcontrolling um bezirksspezifisches Controlling erweitern  Zuständigkeitsprüfung durch WiJu vor der kollegialen Beratung durchführen  Informationsfluss zwischen ASD und WiJu optimieren  Prozessintegrierte Kontrollen installieren  Leistungsbeschreibungen, Kostenpositionen und Verhandlungsergebnisse trägerspezifisch in Verhandlungsdatenbank zusammenführen (Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen) THEMEN 25Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset Empfehlungen BAUAUFSICHT Gesamtlaufzeit von Bauanträgen in Kalendertagen vereinfachtes/ ….normales Genehmigungsverfahren 2023 26Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde  Beteiligungsverfahren früher starten und Rücklauffristen reduzieren  Datum der Vervollständigung immer dokumentieren  Auf komplexe Umplanungen im laufenden Verfahren verzichten  Abbau der Rückstände vorantreiben THEMEN 27Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset NACHHALTIGKEIT 28Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Kontextindikatoren Demographie Anteil der EW 0 bis unter 21 Jahre an der Gesamtbevölkerung in Prozent 18,64 19,07 18,21 19,47 20,35 20,75 22,29 Anteil der EW ab 80 Jahre an der Gesamtbevölkerung in Prozent 4,42 5,80 5,80 6,55 6,95 7,36 8,30 Bildung und Betreuung Schulabgehende allgmeinbildende Schulen mit höherem Schulabschluss in Prozent 43,63 46,44 28,64 39,91 41,46 45,41 55,91 Betreuungsquote der unter 3-Jährigen in Prozent 16,92 26,25 11,28 16,70 18,40 23,71 29,46 Fläche Neu erstellte Wohngebäude je 10.000 EW 8,88 4,01 1,37 2,59 3,74 5,70 9,32 Mobilität PKW-Dichte (zugelassene PKW je 1.000 EW) 433 458 458 503 527 553 592 Pendelndensaldo je 100 EW 12,83 16,54 -9,25 -2,24 1,05 9,09 30,27 Kommunale Finanzen Steuereinnahmekraft je EW in Euro 1.365 2.398 965 1.333 1.487 1.688 3.581 Gesellschaftliche Teilhabe / Armut Mindestsicherungsquote in Prozent 13,20 13,60 8,40 11,70 13,60 16,40 22,10 Arbeit und Wirtschaft Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte am Wohnort am 30.06. 357.444 447.146 44.028 68.232 99.770 138.290 447.146 Arbeitslosenanteil in Prozent 12,31 10,96 6,63 9,98 10,96 13,31 17,87 Gesundheit Sterbefälle von Personen unter 65 Jahren je 100.000 EW 162 153 122 161 182 203 231 Themenbereich / Indikator Köln 2012 Minimum 1. ViertelwertKöln aktuell 3. Viertelwert Maximum 2. Viertelwert (Median) THEMEN 29Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Finanzen Informationstechnik Hilfe zur ErziehungÖffentlicher Gesundheitsdienst Kommunales Krisenmanagement Mobilitäts- management Gebäudewirtschaft/ Klimaschutz Bauaufsicht Ordnungs- behördliche Bestattungen Nachhaltigkeit gpa-Kennzahlenset  Kontinuierlicher Vergleich der Kommunen in Kernbereichen der Verwaltung  Frühzeitig Entwicklungen erkennen und ggf. gegensteuern  Geeignet für Übernahme in kommunalen Haushalt  Regelmäßige Fortschreibung auf www.gpa.nrw.de gpa-KENNZAHLENSET 30Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Handlungsfelder / Kennzahlen Köln 2017/2018 Köln aktuell Mini- mum 1. Viertel- wert 2. Viertel- wert (Median) 3. Viertel- wert Maxi- mum Anzahl Werte Vergleichs- jahr Zahlungsabwicklung Einzahlungen je Vollzeit- Stelle Zahlungsabwicklung 33.751 35.426 23.730 27.522 35.426 39.142 63.379 21 2023 Straßenbegleitgrün Aufwendungen je qm in Euro 3,02 3,89 1,13 1,85 2,98 4,06 6,01 18 2023  Oberbürgermeisterin legt Prüfungsbericht Rechnungsprüfungs- ausschuss vor und nimmt Stellung zu allen Feststellungen und Empfehlungen  Rechnungsprüfungsausschuss unterrichtet Rat über Ergebnisse  Rat beschließt über Stellungnahme  Innerhalb vorgegebener Frist  In öffentlicher Sitzung  Abgabe der Stellungnahme an gpaNRW sowie Aufsichtsbehörde  Veröffentlichung des Berichts sowie der Stellungnahme auf der Homepage der gpaNRW VERFAHREN NACH § 105 ABS. 6 UND 7 GO NRW 31Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde MEHRWERT FÜR KOMMUNEN 32Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde Veröffentlichung aller gpa-Prüfungs- berichte auf unserer Homepage! gpa-Newsletter Bleiben Sie informiert! Melden Sie sich jetzt an! www.gpa.nrw.de Beratung u. a. zu Organisation und Wirtschaftlichkeit Jahresabschlussprüfung von Kommunen und Eigenbetrieben Zulassung und Zertifizierung von IT-Fachprogrammen Beratungs- und Koordinierungsstelle IT VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Projektleitung 33Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Köln - 4. Prüfungsrunde e frank.breidenbach@gpa.nrw.de i www.gpa.nrw.de

• Anlage 2_Stellungnahme der Verwaltung zu den Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW

  PDF

  Ansehen: Anlage 2_Stellungnahme der Verwaltung zu den Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW Text: Anlage 2_Stellungnahme der Verwaltung zu den Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW Herunterladen: Anlage 2_Stellungnahme der Verwaltung zu den Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der Verwaltung F1 Die Stadt Köln hat einen ausführlichen Leitfaden zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen erarbeitet. Dieser bildet grundsätzlich eine gute Grundlage um wirtschaftliches Verwaltungshandeln sicherzustellen. Daneben hat die Stadt bisher keine Wertgrenzen festgelegt, nach denen gemäß § 13 Abs. 1 KomHVO NRW vor einer Investitionsentscheidung eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchzuführen ist. E1.1 Die Stadt Köln sollte eine oder mehrere Wertgrenzen nach § 13 Abs. 1 KomHVO NRW festlegen, oberhalb derer ein Wirtschaftlichkeitsvergleich verpflichtend durchzuführen ist. Der aktuelle Leitfaden wird derzeit überarbeitet. In diesem Zusammenhang soll auch die Fragestellung betrachtet werden, inwieweit eine Wertgrenze eingerichtet werden soll. E1.2 Die dezentralen Organisationseinheiten sollten auf geeignetem Wege auf den Leitfaden und die Pflicht zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei der Planung von finanzwirksamen Maßnahmen hingewiesen werden. Im Rahmen der Überarbeitung des aktuell vorhandenen Leitfadens sollen die Dienststellen nochmals auf die Pflicht zur Durchführung von Wirtschafltichkeitsuntersuchungen hingewiesen und die regelmäßigen Informationswege zu den dezentralen Organisationseinheiten festgelegt werden. F2 Die Stadt Köln hat Grundsätze über Art, Umfang und Dauer von Ermächtigungsübertragungen getroffen. Sie hat in den vergangenen Jahren den Anteil der investiven Ermächtigungsübertragungen kontinuierlich reduziert. Gleichermaßen kann sie die zur Verfügung stehenden investiven Mittel zu einem höheren Grad abrufen als die meisten Vergleichskommunen. E2 Die Stadt Köln sollte investive Auszahlungen nur dann in den Haushaltsplänen veranschlagen, wenn diese im Planungszeitraum voraussichtlich zu leisten sind. Daneben sollte sie mit Ermächtigungsübertragungen restriktiv umgehen. Die Feststellung zeigt, dass die Umstellung des Verfahrens zur Veranschlagung von Investitionen seit 2019 die erwünschte Wirkung erzielt hat und die Stadt Köln damit den Anforderungen des § 13 Abs. 2 KomHVO Rechnung trägt. Die Stadt Köln wird den eingeschlagenen Weg konsequent fortsetzen. F3 Die Stadt Köln hat ein Berichtswesen für das Kreditmanagement etabliert. Die Entscheidungsträger und Entscheidungsträgerinnen erhalten regelmäßig ausführliche und steuerungsrelevante Informationen. Das Berichtswesen wird den Anforderungen, die sich aus dem Kreditportfolio ergeben, gerecht. Eine turnusmäßige Information der zuständigen politischen Gremien würde die Transparenz erhöhen. E3 Die Stadt Köln sollte die im Rahmen des internen Berichtswesens erhobenen Kennzahlen zu Informationszwecken in einem geeigneten Turnus auch den zuständigen Gremienvertretern zur Verfügung stellen. Die Stadt Köln begrüßt die durch die gpaNRW getätigte Feststellung, dass ein umfangreiches Berichtswesen für die Entscheidungsträger*innen im Kreditmanagement etabliert ist. Die Empfehlung der gpaNRW, die zuständigen politischen Gremien turnusmäßig über die Entwicklung des Kreditmanagements zu informieren, wurde im Rahmen des Vorberichtes zum Haushalt wie auch im Rahmen der Vorlagen zur Einbringung der Jahresabschlüsse umgesetzt. Die internen Richtlinien zum Berichtswesen im Kreditmanagement sehen eine weitere Information der politischen Gremien bei Bedarf durch die Stadtkämmerin vor. Diese erfolgt anlassbezogen über interfraktionelle Gespräche bzw. Vorlagen im Finanzausschuss. F1 Die Stadt Köln hat sich verbindliche Ziele zur Klimaneutralität gegeben und auf dieser Basis konkrete Maßnahmen erarbeitet. Für das innerbetriebliche Mobilitätsmanagement hat sie dabei noch keine konkreten bzw. messbaren Ziele benannt oder die Aufgabe fest in ihrer Organisationsstruktur verankert. E1.1 Die Stadt Köln sollte für ihr innerbetriebliches Mobilitätsmanagement die Verantwortlichkeit fest in ihrer Organisationsstruktur verankern. Sie sollte sich messbare Ziele setzen und diese verfolgen, um ihre Vorbildfunktion hervorzuheben und auch die eigenen Mitarbeitenden zu sensibilisieren. Entsprechende Umsetzungsvorschläge wurden stadtintern bereits erarbeitet und sollten weiterverfolgt werden. Die Stadt Köln wird die Umsetzung von Maßnahmen zum betrieblichen Mobilitätsmanagement unter Beachtung der bestehenden Ressourcen und der aktuellen Haushaltssituation weiterverfolgen. E1.2 Die Stadt Köln sollte erheben und regelmäßig fortschreiben, mit welchen Verkehrsmitteln ihre Mitarbeitenden ihre Dienststellen erreichen. Auf Basis dieser Erkenntnis sollte sie Maßnahmen entwickeln, die für die eigene Mobilität sensibilisieren und das Mobilitätsverhalten hin zu klimafreundlichen Verkehrsmitteln beeinflussen können sowie deren Umsetzungserfolge messen. Eine Datenerhebung wird unter Beachtung der zur Verfügung stehenden Ressourcen und der aktuellen Haushaltssituation geprüft. F2 Die Stadt Köln hat mit ihrer Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ verbindliche Regelungen zur klimafreundlichen Arbeitsorganisation getroffen, die den Mobilitätsverkehr in der Stadt durch eingesparte Pendelfahrten reduziere n können. Inwieweit die geschaffenen Möglichkeiten z. B. zur flexiblen Arbeit tatsächlich genutzt werden, wertet die Stadt noch nicht aus. E2 Die Stadt Köln sollte durch weitere Auswertungen eine breitere Datenbasis schaffen sowie die Wirkungsevaluation vorantreiben, um auf ihrem Weg zur Klimaneutralität z. B. auch die eingesparten Treibhausgase durch weniger Pendelverkehr ermitteln zu können. Mobile Arbeitstage werden bereits systemisch erfasst und können grundsätzlich ausgewertet werden. Ebenso lässt sich die Zahl der Jobticket-Nutzenden und Parkberechtigungsinhaber*innnen ermitteln. Über diese Auswertungen hinaus, sind derzeit keine Datenerhebungen beabsichtigt. Da Mobiles Arbeiten freiwillig ist, hat die Stadt Köln keinen Einfluss darauf, den Pendelverkehr bewusst zu steuern. F3 Die Stadt Köln informiert ihre Mitarbeitenden digital und persönlich umfassend z. B. über Dienstreisen und die dazugehörige Richtlinie und Arbeitsanweisungen. Inwieweit durchgeführte Dienstreisen tatsächlich klimafreundlich durchgeführt werden, wertet sie derzeit noch nicht aus. E3 Bei der Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung sollte die Stadt Köln nach Möglichkeit die unterschiedlichen Verkehrsmittel bezogen auf die abgerechneten Kilometer auswerten, um Verbesserungen der Mobilität mit Blick auf die Treibhausgasemissionen bewerten zu können. Mit der aktuell genutzten Software ist eine Auswertung auf die unterschiedlichen Verkehrsmittel nicht möglich. In 2027 soll eine Umstellung auf eine neue Software erfolgen. Die Stadt Köln wird dabei die Möglichkeit einer entsprechenden Auswertung prüfen. Feststellung Empfehlung Haushaltssteuerung Mobilitätsmanagement Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F4 Die Stadt Köln wertet noch nicht regelmäßig zentral Daten zu ihrem dezentral organisierten Fuhrpark aus, so dass sie wesentliche gesamtstädtische Informationen nicht zeitnah bzw. nicht mit vertretbarem Aufwand verfügbar machen kann. E4.1 Die Stadt Köln sollte durch Anforderung der dezentralen Daten zu ihren Fahrzeugen und Erfassung dieser an zentraler Stelle Kennzahlen zu ihrem gesamtstädtischen Fuhrpark auswertbar machen, um z. B. den Fortschritt bei alternativen Antrieben bewerten zu können. Die Stadt Köln wird die Empfehlung unter Beachtung der zur Verfügung stehenden Ressourcen und der aktuellen Haushaltssituation prüfen. E4.2 Die Stadt Köln sollte ihr Vorgehen bei der Bedarfsermittlung bzw. Fahrzeugbeschaffung mit dem für sie als Mitgliedskommune kostenlosen Flottentool des Landschaftsverbandes Rheinland abgleichen, um zentral Vorgaben für eigene Kriterien der dezentralen Beschaffungsstellen ggf. zu ergänzen und die Fahrzeugbeschaffung zu optimieren. Die Stadt Köln wird diese Empfehlung unter Beachtung der zur Verfügung stehenden Ressourcen und der aktuellen Haushaltssituation prüfen. F5 Berechtigte Mitarbeitende der Stadt Köln erhalten nach erfolgreicher Ausschreibung die Möglichkeit eines Fahrradleasings über die Entgelt- oder Besoldungsumwandlung. Bei den Rahmenbedingungen für eine Fahrradnutzung bestehen für die Stadt an ihren Dienststellen noch Optimierungsmöglichkeiten. E5 Die Stadt Köln sollte durch den weiteren Ausbau sicherer und trockener Abstellmöglichkeiten in bedarfsgerechter Anzahl sowie die Einrichtung bzw. den Ausbau bestehender Umkleidemöglichkeiten am Dienstort ihre Mitarbeitenden weiter zur Fahrradnutzung motivieren. Bei Neuanmietungen/ Neubauten werden in der Regel immer Fahrradständer sowie Umkleidemöglichkeiten und Duschen vorgesehen. In 09/2022 hat bereits eine stadtweite Bedarfsabfrage stattgefunden. Die Stadt Köln prüft in Abhängigkeit von Kosten und Personalressourcen die Umsetzung und initiiert die Realisierung. F6 Die Stadt Köln vergibt Parkberechtigungen für ihre Mitarbeitenden aufgrund von festgelegten Kriterien – allerdings ist ihre Richtlinie für die gezielte Bewirtschaftung eigener Parkflächen veraltet und befand sich zum Prüfungszeitpunkt noch in der Überarbeitung. Ein Parkraumkonzept, das z. B. die Umwandlung von Pkw-Stellflächen hin zur Nutzung als Abstellraum für klimafreundlichere Fahrräder vorsieht, hat die Stadt für ihre Dienststellen bislang nicht. E6 Die Stadt Köln sollte ein Gesamtkonzept zur Parkraumbewirtschaftung verabschieden, um Regelungen zur Parksituation mit der Förderung klimafreundlicher Mobilität in Einklang zu bringen und angemessene Nutzungsgebühren auszuschöpfen. Die Empfehlung wird im Rahmen der Überarbeitung der Richtlinie zur Parkraumbewirtschaftung berücksichtigt. F7 Klimafreundliche Erreichbarkeit ist aufgrund der Rahmenvorgaben aus Köln klimaneutral 2035 sowie des Mobilitätsplans und z. B. der jeweils aktuelle Stellplatzsatzung im Fokus – über diese Vorgaben hinausgehende allgemeine Ziele oder Vereinbarungen gibt es bislang nicht, aber einzelfallbezogen z. B. bei der Auswahl von Standorten für Dienststellen. E7.1 Die Standardisierung von Prozessen und Digitalisierung von Serviceleistungen sollte die Stadt Köln auch mit Blick auf die Mobilitätsreduzierung vor Ort an den Dienststellen vorantreiben, da die Vermeidung von Mobilität ebenfalls ein Beitrag zur Klimafreundlichkeit darstellt. Köln ist eine der digitalsten Städte Deutschlands. Die Stadt baut ihre Online-Dienste stetig aus und fördert hierdurch die Mobilitätsreduzierung. Es können beispielsweise Geburts- und Eheurkunden digital bestellt, der Wohnsitz oder Hund digital angemeldet, das Führungszeugnis oder Wunschkennzeichen digital beantragt, das Fahrzeug digital umgeschrieben oder der Führerschein digital umgetauscht werden. E7.2 Um die klimafreundliche Erreichbarkeit ihrer Einrichtungen ohne motorisierten Individualverkehr weiter voranzutreiben, sollte die Stadt Köln konkrete Vorgaben machen bzw. Anforderungen definieren, die bei der Auswahl von Standorten für ihre Dienststellen erfüllt werden sollten. Für Neuanmietungen und Neubau werden Kriterien wie Erreichbarkeit mit ÖPNV sowie Fahrradstellplätze bereits berücksichtigt. Konkrete Vorgaben bzw. Anforderungen sind jeweils in Abhängigkeit der unterschiedlichen Objektnutzung zu definieren und können somit nicht allgemeingültig aufgestellt werden. F1 Die Stadt Köln hat ihre Strukturen zur IT-Steuerung in den letzten Jahren positiv entwickelt. Zusammen mit dem Betriebsmodell verfügt sie über sehr gute Rahmenbedingungen, um ihre IT wirtschaftlich und bedarfsgerecht zu betreiben. Verbesserungsspielraum besteht nur noch punktuell in der dezentralen Ressourcenübersicht und im Lizenzmanagement. E1 Die Stadt Köln sollte die Möglichkeit verbessern, Informationen über dezentrale IT-Personalressourcen für Steuerungszwecke zentral verfügbar zu machen. Sie sollte die Absicherung einer rechtssicheren und wirtschaftlichen Lizenzierung der eingesetzten Softwareprodukte optimieren und die Beschaffung einer Lizenzmanagementsoftware konsequent vorantreiben. Die Auswertung über dezentrale IT-Personalressourcen erfolgt bei der Stadt Köln über SAP. Die aktuell eingesetzte SAP-Version erlaubt keine Auswertungen nach den Tätigkeiten, die auf den einzelnen Stellen wahrgenommen wer-den. Diese Problematik wurde bereits in der Vergangenheit erkannt und der stadtinterne IT-Dienstleister mit einer entsprechenden Anpassungsprogrammierung beauftragt. Eine geänderte Version befindet sich momentan in der Testphase und soll schnellstmöglich in das Produktivsystem übernommen werden. Die Stadt Köln führt aktuell zur Absicherung einer rechtssicheren und wirtschaftlichen Softwarelizenzierung die Beschaffung einer Lizenzmanagementsoftware im Rahmen eines europaweiten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb durch. Das Verfahren befindet sich bereits in der Angebotsphase und zur Zeit werden die Erstangebote ausgewertet. Informationstechnik Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F2 Das Digitalisierungsniveau in fünf exemplarisch betrachteten Verwaltungsleistungen in der Stadt Köln zeigt deutliche Unterschiede. Besonders positiv hat sich in den letzten Jahren die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsworkflows entwickelt. E2 Die Stadt Köln sollte das Rollout der E-Akte und des DMS mit Nachdruck weiterverfolgen. Bezogen auf Einzelmaßnahmen der Verwaltungsdigitalisierung sollte sie die Bedeutung und Rolle des Prozessmanagements für eine erfolgreiche digitale Transformation stärker in den Blick nehmen. Der Roll-out der Allgemeinen E-Verwaltungsakte wird im Dezember 2025 abgeschlossen sein. Alle städtischen Dienststellen haben im Rahmen des gesamtstädtischen Roll-outs (2022-2025) ihren Teilaktenplan aktualisiert und somit die Basis für eine strukturierte Schriftgutablage geschaffen. In einem abgestimmten mehrwöchigen Zeitfenster (Anbindungsblock) wird/wurde es allen Anwender*innen ermöglicht sich im Schulungssystem mit der Allgemeinen E-Verwaltungsakte und ihren Funktionen vertraut zu machen. Die Phase der Selbstschulung wird/wurde in der Dienststelle von der jeweiligen Projektleitung und dem Power-Key-User eingeleitet sowie begleitet. Für Anwender*innen nimmt die Selbstschulung ca. 8h in Anspruch. Das Schulungsmaterial sowie Benutzerleitfäden stehen im IntraNet dauerhaft zur Verfügung, so dass auch neuen Mitarbeitenden die Selbstqualifizierung außerhalb des Roll- out ermöglicht wird. Die Wissensvermittlung via kurzer Videotutorials ermöglicht es den Anwender*innen zudem bei Bedarf schnell und unkompliziert benötigtes Wissen aufzufrischen. Das jeweilige Projektteam der Dienststelle wird/wurde vor und während des Roll-outs von Kolleg*innen vom Amt für Digitalisierung und Kommunikationstechnik (12) sowie Facharchivar*innen vom historischen Archiv (44) begleitet. Dem Projektteam wurde jeweils ein Template in cProject übergeben, welches alle erforderlichen Arbeiten für den erfolgreichen Anschluss der Dienststelle bzw. der Anwender*innen beinhaltet. Neben dem Schaffen der technischen Voraussetzungen fördern die bereitgestellten Informationen und Vorlagen den Projektleitungen adressatengerechtes Changemanagement zu betreiben. Die Begleitung des Veränderungsprozesses durch die jeweiligen Führungskräfte haben großen Einfluss auf das Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden und Akzeptanz der Anwendung. Der gesamtstädtische Roll-out der Allgemeinen E-Verwaltungsakte läuft weiterhin im Zeitplan und kann - wie in 2022 angedacht - im Dezember 2025 erfolgreich abgeschlossen werden. Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F3 In der Stadt Köln bestehen grundsätzlich günstige organisatorische und personelle Voraussetzungen für ein erfolgreiches Prozessmanagement. Es ist eines der Ziele des laufenden Projektes zur stadtweiten Prozessmanagement- Einführung, einen strategischen Rahmen und damit Orientierung und Verbindlichkeit für die operative Umsetzung zu schaffen. E3 Die Stadt Köln sollte durch strategische Vorgaben sicherstellen, dass ein verwaltungsweites Prozessmanagement als Voraussetzung für erfolgreiche Digitalisierung etabliert wird. Sie sollte die in Teilen der Verwaltung bereits bewährten Prozessmanagement-Strukturen als Orientierung für die flächendeckende operative Implementierung nutzen. Generell sollte sie eine enge Kooperation des Prozessmanagements und der IT-Steuerung gewährleisten. In Zusammenarbeit von Dezernat I (11 – Personal- und Verwaltungsmanagement) und IX (12 – Digitalisierung und IT) wird das Prozessmanagement in den neuen IT-Planungsprozess integriert. Dabei sind unter anderem folgende Integrationsmechanismen vorgesehen: - Abfrage der Soll-Prozesse in den Projektanträgen - Ende-zu-Ende-Digitalisierung und Effizienzsteigerung als explizite strategische Ziele definiert - Bewertung der Wirtschaftlichkeit des IT-Einsatzes in den Projekten (z.B. durch Effizienzsteigerung in den Prozessen) explizit gefordert - Prüfung auf dezernatsübergreifende Synergien und Prozessoptimierungen im Rahmen der Projektbewertung und -priorisierung, sowie der Portfoliobalancierung Auf Basis der oben aufgeführten Einbindung des Prozessmanagements wurden konkrete operative Maßnahmen abgeleitet, die bereits abgeschlossen sind bzw. sich in Umsetzung befinden. Dies sind die Folgenden: 1. Abgeschlossene Maßnahmen - Freigabe / Entscheidung des Verwaltungsvorstandes zur Umsetzung des neuen IT-Planungsprozesses - Zusammenarbeit mit den Digitalen Lots*innen aller Dezernate etablieren 2. Maßnahmen in Umsetzung - Kooperation Prozessmanagement (11 – Personal- und Verwaltungsmanagement) und IT- Planungsprozess (12 – Digitalisierung und IT) etablieren - Berücksichtigung der Vorgaben des zentralen Prozessmanagements (Modellierungskonventionen, Prozessmanagement-Handbuch) als Planungsprämissen für den IT-Planungsprozess - Einfordern, dass im Rahmen des Projektantrags für alle Digitalisierungsvorhaben eine Prozessanalyse und Sollprozessbeschreibung erfolgt - Einbindung des Prozessmanagements in alle Phasen des IT-Planungsprozesses (Standardplanung und Masterplanung) - Priorisierung der Prozessoptimierungsmaßnahmen über die Bewertung der Digitalisierungsvorhaben Der Abschluss der oben aufgeführten Maßnahmen in Umsetzung ist für das Kalenderjahr 2025 geplant. F4 Die Rahmenbedingungen für eine sachgerechte örtliche Prüfung der IT sind in der Stadt Köln nach wie vor sehr gut. Um die Methodenkompetenz adäquat an künftig steigende Anforderungen anzupassen, besteht teilweise Qualifizierungsbedarf. E4 Die Stadt Köln sollte sicherstellen, dass die örtliche Rechnungsprüfung auch bei steigenden Anforderungen an das Prüfen der IT und mit IT leistungsfähig bleibt. Qualifizierung und Fortbildung sollte sie darauf ausrichten, innerhalb der vorhandenen Personalressourcen eine stärkere Professionalisierung und Spezialisierung für verschiedene Prüfschwerpunkte zu entwickeln. Das Rechnungsprüfungsamt trägt den steigenden Anforderungen an das Prüfen der IT und mit IT bereits Rechnung. Durch gezielte Qualifizierungsmaßnahmen und fachliche Fortbildungen muss die notwendige Professionalisierung und Spezialisierung systematisch gefördert werden. Dabei wird insbesondere darauf geachtet, innerhalb der vorhandenen Personalressourcen Kompetenzen für verschiedene technische, rechtliche und ethische Prüfschwerpunkte – einschließlich Künstliche Intelligenz, eAkten und Datenanalyse – auszubauen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung des Personals – auch über die IT- Prüfung hinaus - ist fester Bestandteil der strategischen Personalplanung. Im Zuge dieser Entwicklung muss auch die Stellenbewertung kritisch hinterfragt werden, um die gestiegenen Anforderungen sowie die zunehmende fachliche Tiefe und Verantwortung einzelner Tätigkeiten angemessen abzubilden. F5 Es bestehen insgesamt gute Rahmenbedingungen für die Digitalisierung der Schulen in Trägerschaft der Stadt Köln. Teilweise bestehende Lücken bei den Medienkonzepten erschweren allerdings die schulübergreifende Medienentwicklungsplanung. Zudem besteht Optimierungsspielraum in der Ausgestaltung des Supportprozesses. E5 Die Stadt Köln sollte gegenüber den Schulen auf Bereitstellung der Medienkonzepte hinwirken, damit die Aktualisierung der Medienentwicklungsplanung vollzogen werden kann. Sie sollte mit den Schulen gemeinsam Möglichkeiten zur Harmonisierung der Softwareausstattung prüfen und die Rolle des Schulträgers im First-Level- Support kritisch erörtern. Die Medienkonzepte (der Schulen) sind grundsätzliche antragsbegründende Unterlagen für die digitale Ausstattung der Schulen. Sie sind die Voraussetzung für die Initiierung einer Beschaffung und ihre inhaltliche Begründung. Erstellung und Aktualität ist die Aufgabe der Schule und ihrer Leitung. Dies ist den Schulen bekannt.Die Möglichkeiten zur Harmonisierung der Softwareausstattung werden durch den Schulträger mit der Einführung der id-Broker-Strategie umgesetzt und sukzessive im Rahmen der Rolle als Schulträger gem. § 79 SchulG NRW fortgesetzt. Der bestehende Prozess wird von den Schulen sehr gut angenommen. Die Grenze der Möglichkeiten setzt aber das freie Recht einer Schule, über die Wahl der Lehrmittel - im Rahmen der geltenden Lehrpläne und Richtlinien – zu entscheiden.Die Rolle des Schulträgers im 1st Level Support -und damit die eigentliche Zuständigkeit des Landes- wird durch den Schulträger bereits seit geraumer Zeit gegenüber den Ansprechpartnern des Landes kommuniziert. Leider bis heute ohne einen konkreten Erfolg. Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F1 Der Konzern Stadt Köln verfügt mit dem Aktionsplan Klimaschutz über ein umfangreiches Maßnahmenpaket zur Umsetzung und Realisierung der THG- Neutralität bis 2035. Um die Umsetzung des Aktionsplanes zielorientiert zu steuern, hat die Verwaltung eine digitale Controlling-Plattform etabliert. E1.1 Die Stadt Köln sollte bei der Umsetzung des Aktionsplanes Klimaschutz die Zielvorgaben der CO2-Minderung mit aufnehmen. Der Aktionsplan Klimaschutz enthält bereits Zielvorgaben für die CO2-Minderung der Maßnahmen, bei denen es anhand der Datenlage zum Zeitpunkt der Erstellung des Aktionsplans möglich war. Im Rahmen des Auf- und Ausbaus des Monitorings werden Indikatoren zur Wirkungsmessung (Ausbaustude 2) und die Wirkungsmessung selbst (Ausbaustufe 3) bis Q1 2026 erweitert umgesetzt sein. Die Stadt Köln wurde zur Entwicklung von zwei DIN Specs für Klimaschutz-Monitoring eingeladen und beteiligt sich aktiv an der Entwicklung von Standards für kommunales Klimaschutz-Monitoring. E1.2 Die Stadt Köln sollte den Finanzmittelbedarf für das Erreichen eines THG- neutralen Gebäudebestandes beziffern und die entsprechenden Mittel in ihrer langfristigen Finanzplanung berücksichtigen. Für die Bestandsimmobilen im Sondervermögen der Gebäudewirtschaft werden die energetischen Maßnahmen bewertet und entsprechend der möglichen Finanzrahmen im Wirtschaftsplan berücksichtigt. F2 Die Stadt Köln hat Ihre Treibhausgasemissionen auf der Grundlage der Endenergieverbräuche und dem Territorialprinzip dargestellt. Der Entwicklungspfad und damit die Erfolgskontrolle zur Zielerreichung werden somit transparent. E2 Wird absehbar, dass die THG-Neutralität für die Stadt Köln bis 2035 nicht erreicht wird, sollte die Stadt frühzeitig weitere Maßnahmen initiieren oder das Zieljahr anpassen. Das Klimaschutz-Monitoring dient dazu die beschlossenen Maßnahmen zu überwachen. So können auch entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, sollte dies erforderlich sein. Link: https://www.klimaschutz- monitoring.koeln/) F3 Die Stadt Köln hat ein Bauinvestitionscontrolling (BIC) installiert. Zusätzlich bestehen städtische Projektmanagementstandards, die bei der Umsetzung größerer Bauvorhaben Anwendung finden. Ein zentrales Gremium, das für die dezernatsübergreifende Planung und Steuerung von Baumaßnahmen zuständig ist, besteht nicht verbindlich. E3 Die Stadt Köln sollte im Rahmen der Projektorganisation eine Projektkategorisierung verbindlich einfordern und die Mitwirkung eines Lenkungskreises, je nach Einstufung der Projekte, verbindlich voraussetzen. Die Stadt Köln setzt etablierte Projektmanagementstandards ein und nutzt zur Projektabwicklung ein Projektmanagement-Tool (cProject). Städtische Projekte werden im sogenannten Arbeitsprogramm geführt und nach festgelegten Kategorien eingestuft. Festgelegte Projektkategorien und Entscheidungsgremien: '-Dezernatsübergreifende Projekte -> Lenkungskreis '-Zielvereinbarung OB und BG -> Verwaltungsvorstand '-Zielvereinbarung Dienststelle BG -> Amtsleitungsrunde Das quartalsweise Ablage von Projektstatusberichten ist Pflicht. F1 Die Stadt Köln bearbeitet die ordnungsbehördlichen Bestattungsfälle nicht immer fristgerecht. E1 Die Stadt Köln sollte konsequent die rechtlichen Möglichkeiten zur Fristverlängerung gemäß § 13 Abs. 3 BestG nutzen. Entsprechende Fälle wurden schon im Rahmen der Prüfung angesprochen. Seitdem werden die rechtliche Möglichkeit zur Fristverlängerung konsequent genutzt und das Ermessen gemäß § 13 Abs. 3 S. 3 BestG NRW pflichtgemäß ausgeübt. Die Entscheidung zur Fristverlängerung wird dokumentiert. F2 Die Stadt Köln macht etwaige Kostenerstattungsansprüche nicht zeitnah und konsequent geltend. Hier sieht die gpaNRW Handlungsbedarf.E2 Die Stadt Köln sollte zukünftig die Kostenerstattungsansprüche zeitnah und konsequent geltend machen, um die Erträge der ordnungsbehördlichen Bestattungen weiter zu erhöhen und damit den Fehlbetrag zu verringern. Die Zahl an ordnungsbehördlichen Sterbefällen in der Zuständigkeit der Stadt Köln ist in den letzten Jahren stark angestiegen. Grundsätzlich handelt die Stadt Köln vorrangig als zuständige Ordnungsbehörde gemäß § 8 Abs. 1 S. 2 BestG NRW im Rahmen der ihr übertragenen Pflichtaufgabe und veranlasst die Bestattung. Die Ermittlung von Angehörigen bis zur Bestattung und die Bestattung der Verstorbenen haben immer Priorität vor den weiteren Verfahrensschritten. Aufgrund der gestiegenen Fallanzahl in Verbindung mit dem derzeitigen Personalbestand im zuständigen Fachbereich, kann die nachrangige Bearbeitung der Kostenansprüche nicht vollumfänglich erfolgen und es bestehen Rückstände, die wegen der anhaltend hohen Zahl an neuen Fällen nicht abgearbeitet werden können. F1 Die Stadt Köln bearbeitet die ordnungsbehördlichen Bestattungsfälle nicht immer fristgerecht. E3 Die Stadt Köln sollte ihren Personaleinsatz unter Einbeziehung der Fallzahlenentwicklung regelmäßig analysieren. Insbesondere die bestehenden Rückstände mit finanzieller Auswirkung sollte die Stadt zeitnah bearbeiten. Aufgrund der gestiegenen Anzahl an ordnungsbehördlichen Sterbefällen und den festgestellten Rückständen wurde im Jahr 2024 der Personaleinsatz im zuständigen Fachbereich analysiert. Der berechnete Stellenmehrbedarf wurde noch im Jahr 2024 über den Dienstweg bei den zuständigen Dienststellen angemeldet. Gebäudewirtschaft - Klimaschutz Ordnungsbehördliche Bestattungen Kommunales Krisenmanagement Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F1 Die Stadt Köln betreibt eine kontinuierliche Risikoermittlung und ist im Bereich der Prävention und der Erkennung von Risiken grundsätzlich gut aufgestellt. Verbesserungspotenzial sieht die gpaNRW in der Aufbereitung und der Information der erkannten Risiken an die Beteiligten und politisch Verantwortlichen. E1.1 Die Stadt Köln sollte die Erkenntnisse aus der Lenkungsgruppe Katastrophenschutz zentral aufbereiten und in Berichtsform zusammenfassen. Die Weitergabe an alle Beteiligten sollte sie dokumentieren. Aufgrund wachsender Aufgaben und Herausforderungen der Stadt Köln im Bereich Bevölkerungsschutz und Zivile Verteidigung wird die Lenkungsgruppe Katastrophenschutz derzeit zur Lenkungsgruppe Bevölkerungsschutz und Zivile Verteidigung (LG BZV) umorganisiert. Eine Geschäftsordnung, die u.a. Informations- und Meldewege berücksichtigt, befindet sich in der Erstellung. Perspektivisch werden die Teilaufgaben im zukünftigen Katastrophenschutzbedarfsplan zusammengeführt. E1.2 Die Stadt Köln sollte die wesentlichen Risiken im Rahmen der Katastrophenschutzplanung zur politischen Bewertung durch die entsprechenden Gremien beschließen lassen. Durch die angedachte personelle Struktur der LG BZV auf Dezernentenebene wird ein politischer Blickwinkel sichergestellt. Ergebnisse der LG BZV können in einem politisch zu beschließenden Katastrophenschutzbedarfsplan münden. F2 Die bisherigen konzeptionellen Maßnahmen zur Bewältigung möglicher Krisenereignisse ist gut geeignet, um die Verwaltung schnellstmöglich bei der Rückführung in den Normalzustand zu unterstützen. In einigen Teilbereichen sowie in der finalen Umsetzung geplanter Maßnahmen sieht die gpaNRW noch Optimierungspotenzial. E2.1 Die Stadt Köln sollte die bereits geplanten und beschlossenen Maßnahmen ämter- und dezernatsübergreifend koordinieren und entsprechend umsetzen. Die Planungen zur Aufrechterhaltung der bedeutendsten Aufgabenbereiche in Bezug auf die Daseinsvorsorge innerhalb der Stadtverwaltung sollte sie verbindlich finalisieren. Für die ämter- und dezernatsübergreifende Koordination sowie die Finalisierung der Planungen wird auf die LG BZV verwiesen. E2.2 Die Stadt Köln sollte ihre interne Dienstanweisung zum Krisenmanagement, wie geplant, um die Regelungen zum Vorhalten und zur Sicherstellung der Kommunikationsmittel ergänzen. Derzeit befindet sich die Verfahrensanweisung Katastrophenschutz in der Überarbeitung. Sie wird in eine Dienstanweisung Krisenmanagement überführt, die auch die Kommunikationssicherstellung berücksichtigt. E2.3 Die Stadt Köln sollte ein Konzept zur Einbindung von Spontanhelfenden in Krisensituationen erstellen, um das mögliche Potenzial koordiniert nutzen zu können. Ein Konzept zur Einbindung von Spontanhelfenden ist zurzeit nicht vorhanden. In den vergangenen Jahren wurden hauptsächlich Spontanhelfende mit speziellen Fähigkeiten eingesetzt (z.B. Dolmetscher). Da es sich um ein gesamtstädtisches Thema handelt, sollte dieses Thema in die LG BZV verwiesen werden. F3 Die Stadt Köln hat die Versorgung der Krisenstabsmitglieder konzeptionell bisher noch nicht separat erfasst. E3 Die Stadt Köln sollte individuelle Regelungen zur Versorgung des Krisenstabes verbindlich festlegen, damit auch in Ausnahmesituationen der Krisenstab versorgt und somit konzentriert handlungsfähig bleiben kann. Derzeit befindet sich die Verfahrensanweisung Katastrophenschutz in der Überarbeitung. Sie wird in eine Dienstanweisung Krisenmanagement überführt, die auch die Versorgung des Krisenstabs berücksichtigt. F4 Die Stadt hat den Prozess zur Aktivierung des Krisenstabes klar strukturiert. Verbesserungspotenzial sieht die gpaNRW in der Überprüfung der aktuellen Regelungen zur Rufbereitschaft. E4 Die Stadt Köln sollte prüfen, ob die bestehenden Regelungen zur Rufbereitschaft in Bezug auf die Alarmierung des Krisenstabes dem tatsächlichen Bedarf entsprechend anzupassen ist. Wurde bereits umgesetzt. Es wurde dauerhaft je eine Rufbereitschaft für die Leitung der Koordinierungsgruppe Krisenstab (KGS) und die Leitung Innerer Dienst KGS eingerichtet. Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F1 Die Stadt Köln kann die Fallzahlen und Erträge aus Kostenerstattungen nicht den einzelnen Kostenerstattungsarten zuordnen. Auch die Gesamtsumme der Erträge aus Kostenerstattungen und die Fallzahlen insgesamt sind nicht auswertbar. Dadurch ist kein Überblick über die Kostenerstattungsansprüche vorhanden und deren Steuerung erheblich eingeschränkt. E1 Die Stadt Köln sollte die Erträge aus Kostenerstattungsansprüchen als Gesamtsumme und differenziert nach Kostenerstattungsarten erfassen und regelmäßig auswerten. Dies kann die Steuerung deutlich verbessern und für die Haushaltsplanung verwendet werden. Die in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe eingesetzte Software LMG beinhaltet auch ein Modul für die Einnahmeverwaltung. Die Einführung dieses Moduls ist in Planung. Über den Einsatz dieses Moduls ist es dann möglich, den Forderungen Rechnung zu tragen. F2 Im Jugendamt der Stadt Köln werden unterschiedliche Module einer Fachanwendung im Bereich der WiJu und dem ASD eingesetzt. Der Datenaustausch ist erschwert. Der Informationsaustausch zwischen ASD und WiJu erfolgt aktuell noch überwiegend auf dem Papierweg. E2 Die Stadt Köln sollten den Datenaustausch zwischen ASD und WiJu über die Fachanwendung optimieren. Gemeinsame Stammdaten, Nachrichten bei Änderungen relevanter Falldaten, Einsicht in den Bearbeitungsstand, ein schneller Informationsfluss sowie hinterlegte Vordrucke sollten dabei berücksichtigt werden. Die elektronische Aktenführung sollte vorbereitet und vorangetrieben werden. Der Softwarehersteller hat die Prüfung einer integrierten Lösung für das Jugendamt zugesagt. Außerdem werden mit den kommenden beiden Updates Änderungen erwartet, die hier zumindest erste Optimierungen versprechen. Sobald die nächsten Updates implementiert sind, wird geprüft, ob eine Anbindung der Mitarbeitenden der Wirtschaftlichen Jugendhilfe an die ASD-Software eine Verbesserung verspricht. Damit könnten auch für beide Fachbereiche Vordrucke implementiert werden. Die Einführung der elektronischen Aktenführung befindet sich in der verwaltungsinternen Prüfung. F3 Die Stadt Köln hat bereits einige Instrumente im Rahmen des Finanzcontrollings geschaffen. Die unterjährige Steuerung erfolgt hauptsächlich auf Basis von Fallzahlen und Aufwendungen. Das bezirksspezifische Controlling für die neun Jugendamtsbezirke befindet sich noch im Aufbau. E3 Die Stadt Köln sollte das Finanzcontrolling noch weiter ausbauen. Sie sollte Zielwerte für die erhobenen Kennzahlen bilden und wie geplant das bezirksspezifische Controlling aufbauen und umsetzen. Die Stadt sollte außerdem auch Ansprüche aus Kostenerstattungen, Fallabgaben und - übernahmen sowie weitere Erträge einfließen lassen. Das Fachcontrolling im Amt für Kinder, Jugend und Familie baut aktuell das bezirkliche Controlling aktiv auf. Die ersten drei Bezirke wurden bereits im ersten Quartal 2025 über das Fachcontrolling spezifisch betrachtet. Die übrigen Bezirke werden in Tranchen noch in 2025 analysiert. Voraussichtlich ist die Analyse Ende des Jahres 2025 abgeschlossen. Daran anschließend, werden die Bezirksjugendämter, auf Basis der Ergebnisse der Analysen, bei der Entwicklung geeigneter Maßnahmen im Rahmen der Fallzahl- und Kostenentwicklung gezielt unterstützt. Die Bildung von weiteren Zielwerten (Ansprüche aus Kostenerstattungen, Fallabgaben und -übernahmen sowie weitere Erträge), im Einklang mit zusätzlichen Finanzpositionen, wird verwaltungsintern geprüft. F4 Die Stadt Köln hat für den Bereich der erzieherischen Hilfen schriftliche Verfahrensstandards in Form von Richtlinien und Arbeitshilfen entwickelt. Eine Zusammenfassung aller Regelungen in Form eines Qualitätshandbuches gibt es bislang nicht. E4 Die Stadt Köln sollte die verschiedenen Richtlinien und Arbeitsanweisungen in einem Qualitätshandbuch bündeln. Dabei können neben textlichen Ausführungen kurze Prozessbeschreibungen mit Ablaufschemata die Übersichtlichkeit verbessern. Es existiert ein Infoportal, auf das alle Mitarbeiter*innen Zugriff haben, was aus technischen Gründen jedoch absehbar nicht mehr zur Verfügung steht. Hier sind alle relevanten Richtlinien, Vordrucke, Arbeitshilfen etc. abgelegt. Zukünftig wird daher das bisherige Infoportal durch die eVerwaltungsakte und Share-Point abgelöst. Ziel ist es weiterhin alle notwendigen Informationen den Mitarbeitenden digital zur Verfügung zu stellen. Ablaufschemen werden aus der Fallmanagement Software (FMG.jug) generiert und in der eVerwaltungsakte den Richtlinien zugeordnet abgelegt. F5 In der Stadt Köln erfolgt die Zuständigkeitsprüfung im ersten Schritt durch die Mitarbeitenden des ASD. Bestehen bei dieser ersten Zuständigkeitsprüfung Zweifel, wird die WiJu direkt eingebunden. In der Regel erfolgt die Zuständigkeitsprüfung durch die WiJu aber erst spät, nach der kollegialen Beratung. E5 Die WiJu der Stadt Köln sollte in jedem Fall die Zuständigkeitsprüfung vor der kollegialen Beratung durchführen. Entsprechend der vorgeschlagenen Vorgehensweise werden die Arbeitsschritte im Genehmigungsprozess überarbeitet und die betreffende Richtlinie zum § 36 Hilfeplanung angepasst. Bei einer gemeinsamen Nutzung der Fallmanagement Software (FMG.jug) kann die Zuständigkeitsprüfung über die Aufgaben-Funktion vom ASD an die Wirtschaftliche Jugendhilfe weitergegeben werden. F6 Die Stadt Köln hat Regelungen für Fallübernahmen verschriftlicht. Für Fallabgaben gibt es bisher keine verschriftlichten Standards.E6 Die Stadt Köln sollte auch die Arbeitsschritte für die Bearbeitung von Fallabgaben verschriftlichen. Die Empfehlung wird umgesetzt werden. Die hierfür relevante Richtlinie zur Hilfeplanung § 36 SGB VIII wird im internen Abstimmungsverfahren entsprechend angepasst. F7 Die WiJu und der ASD der Stadt Köln nutzen unterschiedliche Module einer Fachanwendung. Ein transparenter und schneller Datenaustausch fehlt. Dies erschwert ein schnittstellenarmes Arbeiten und einen schnellen Informationsfluss. E7 Die Stadt Köln sollte die Vereinfachung der Schnittstellen zwischen ASD und WiJu vorantreiben und umsetzen. Gemeinsame Stammdaten, aktuelle elektronische Benachrichtigungen bei Änderungen und gegenseitige Leserechte können einen schnellen und umfassenderen Informationsfluss sowie einen engeren Austausch zwischen ASD und WiJu gewährleisten. Auf die Ausführungen zu E2 wird verwiesen. Bei einer gemeinsamen Nutzung der Fallmanagement Software (FMG.jug) können Aufgaben oder Informationen über die Wiedervorlage- oder die Aufgaben- Funktion zwischen ASD und Wirtschaftliche Jugendhilfe transportiert werden. Eine gute Lösung kann auch hier die angefragte, integrierte Jugendamtslösung bringen. Mit der übernächsten Version wird es bereits eine zentrale Personen-ID geben, mit der auch Stammdaten erfasst werden. Diese gilt dann für alle Module. Die elektronische Benachrichtigung kann derzeit nur innerhalb der Fallmanagement Software (FMG.jug) erfolgen. Auch hier wäre die integrierte Jugendamts-Software die Lösung. F8 Die eigene Innenrevision des Jugendamtes führt prozessunabhängige Kontrollen durch. Es finden keine standardisierten und regelmäßigen prozessintegrierten Kontrollen in der WiJu durch die Leitungskräfte statt. E8 Die Stadt Köln sollte zusätzlich zu den prozessunabhängigen Kontrollen in der WiJu standardisierte prozessintegrierte Kontrollen durch die Leitungskräfte implementieren. Hierfür sollte es Standards, Checklisten und Dokumentationspflichten geben. Es wird geprüft, inwieweit prozessintegrierte Kontrollen installiert werden können. Hilfe zur Erziehung Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F9 Eine Verhandlungsdatenbank mit auswertbaren Kostenentwicklungen insgesamt und zu den einzelnen Trägern gibt es bislang nicht.E9 Die Stadt Köln sollte Leistungsbeschreibungen, Kostenpositionen und Verhandlungsergebnisse trägerspezifisch in einer Verhandlungsdatenbank zusammenführen. Alle Leistungsvereinbarungen, Konzepte und Leistungsbeschreibungen sind digital abgelegt und können vom ASD / Wirtschaftliche Jugendhilfe im Intranet abgerufen werden. Die Höhe der aktuellen Leistungsentgelte ist im Rahmen einer hinterlegten Excel-Tabelle für den ASD / Wirtschaftliche Jugendhilfe einsehbar. Bei jedem dort aufgelisteten Leistungsangebot der Träger ist ein Stammblatt verknüpft, aus dem die Höhe der Leistungsentgelte der letzten Jahre hervorgeht. Insoweit kann für jedes Leistungsangebot separat eine Kostenentwicklung dargestellt werden. In jeder Verfügung zur Leistungsvereinbarung wird der Umfang der Steigerung zur vorherigen Vereinbarung aufgegriffen und erläutert. Die Implementierung einer Datenbank, in der die trägerspezifisch relevanten Daten erfasst sind, befindet sich in einer abschließenden Planung. Inzwischen wurden in dieser Datenbank bereits alle Daten der Kölner Träger mit ihren Leistungsangeboten erfasst. Mit der für die notwendige Software verantwortlichen Firma finden aktuell finale Abstimmungen statt, um den Betrieb aufnehmen zu können. ASD und Wirtschaftliche Jugendhilfe werden dann an die Datenbank ANDA angebunden, um auf die zur Verfügung stehenden Daten zugreifen zu können. Aktuell wird mit der Firma noch abgestimmt, inwieweit die Datenbank eine schnelle Auswertung der Kostenentwicklung jedes Trägers ermöglicht. Die Historie der Leistungsentgelte wird auch hier bei jedem Leistungsangebot der Träger dargestellt. F10 Ein hoher Anteil an Hilfefällen und Aufwendungen der erzieherischen Hilfen fällt in Köln auf den Bereich der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII. Im Jahr 2023 bildet die Stadt die höchste Falldichte im interkommunalen Vergleich ab. E10 Die Stadt Köln sollte im Rahmen des geplanten bezirksspezifischen Controllings einen besonderen Fokus auf die Aufwendungen und Fallzahlen der Eingliederungshilfe legen, um negative Entwicklungen frühzeitig aufzeigen und rechtzeitig Maßnahmen zur Gegensteuerung entwickeln zu können. Im Rahmen des bereits laufenden Prozesses des bezirklichen Controllings nimmt die Entwicklung der Aufwendungen und Fallzahlen der Eingliederungshilfeleistungen gem. § 35a SGB VIII, unterteilt in ambulante (insb. Schulbegleitungen als besonderer Faktor) und stationäre Maßnahmen, eine besondere Stellung ein. Es werden stetig Optimierungsoptionen in der Steuerung mit den Bezirksjugendämtern erarbeitet. Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F1 Die Stadt Köln verfügt sowohl über eine Gesamt- als auch eine Fachstrategie für den ÖGD. Begleitend hierzu hat sie konkrete, messbare Ziele definiert, deren Zielerreichung sie mit Grund- und Kennzahlen nachvollzieht. Um daraus passgenaue Maßnahmen abzuleiten, sind die Kennzahlen weiter zu ergänzen. Die Datengrundlagen für die Erstellung einer Gesundheitsberichterstattung sind vorhanden. E1.1 Die Kennzahlen des Gesundheitsamtes Köln sollten so gestaltet werden, dass aus ihnen fundierte Maßnahmen abgeleitet und deren Fortschritte evaluiert werden können. So lässt sich die Gesundheitsstrategie der Stadt Köln nachhaltig stärken. Die vorhandenen Kennzahlen werden weiter entwickelt. SAC wird derzeit eingeführt. E1.2 Die Gesundheitsberichterstattung gehört zu gesetzlichen Aufgaben des ÖGD. Daher sollte das Gesundheitsamt Köln auf Grundlage der vorhandenen Datenbasis einen Gesundheitsbericht über die gesamtgesundheitliche Lage der Stadt Köln erstellen. Die Erstellung des 2. Kölner Lebenslagenberichts durch das ISG (Institut für Sozialforschung und Gesellschaftspolitik GmbH) ist beauftragt. F2 Die Aufgaben und Prozesse werden schrittweise im Gesundheitsamt erfasst. Die Stadt Köln verfügt über verbindliche Verfahrensstandards. Optimierungspotenzial besteht jedoch noch bei der vollständigen Erfassung aller relevanten Prozesse im Wiki. E2 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Prozesserfassung fortführen. Die geplante E-Verwaltungsakte sollte zeitnah eingerichtet werden, da die Arbeitsabläufe verbessert und Medienbrüche vermieden werden können. Die Prozesserfassung wird kontinuierlich neben den Kernprozessen auch für Unterstützungs- und Managementprozesse fortgeführt. Dabei wird kontinuierlich eine Prozesslandkarte erstellt und Aspekte einer Clusterung und Hierarchisierung miteinbezogen. Die E-Verwaltungsakte wird in den Abteilungen bis Ende 2025 eingeführt. F3 Das Gesundheitsamt Köln erhebt Grunddaten und Kennzahlen. Ein Fachcontrolling befindet sich im Aufbau. Eine Verknüpfung der Fach- und Finanzdaten findet nicht statt. E3.1 Das Gesundheitsamt Köln sollte ein Fachcontrolling aufbauen, Finanzdaten integrieren und das Prozessmanagement einbeziehen Ein Fachcontrolling befindet sich im Aufbau. Inwieweit eine Anbindung des Finanzcontrollings möglich sein wird, kann derzeit noch nicht gesagt werden. E3.2 Die Stadt Köln sollte das Trägercontrolling fachbereichsübergreifend gestalten und in das Fachcontrolling integrieren, um eine effektive Ressourcensteuerung sicherzustellen. Im Rahmen des Fachcontrollings soll ein Trägercontrolling mit Wirkungsorientierung integriert werden. Erste Förderbescheide mit Vorgaben zu Wirkungsnachweisen sind erstellt. F4 Die Stadt Köln hat keine systematische Personalbedarfsplanung. Die Stellenbeschreibungen werden bedarfsorientiert durch das Gesundheitsamt überprüft bzw. neu erstellt. Aufgrund der Personalsituation und Anzahl von befristeten Stellen aus dem Pakt ÖGD gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten für eine zielgerichtete Personalgewinnung. E4.1 Die Stadt Köln sollte eine umfassende Personalbedarfsplanung entwickeln, um den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf im Gesundheitsamt zu sichern. Eine Organisationsberatung durch PD (PD - Berater der öffentlichen Hand) zur zukunftsfähigen Neuausrichtung findet bis März 2026 statt. Dabei wird der Fokus auf den Einfluss von Digitalisierung auf Kernprozesse gelegt. E4.2 Das Gesundheitsamt Köln sollte möglichst alle Stellenbeschreibungen aktualisieren und darin notwendige Qualifikationen aufnehmen. Die Stellenbeschreibungen werden derzeit aktualisiert. Dies wird allerdings bis ca. Ende 2025 andauern. E4.3 Die Stadt Köln sollte die Bemühungen zur Personalgewinnung im Gesundheitsamt durch zielgruppenorientierte Ansprache über Social Media, altersgerechte Sprache und Kampagnen verstärken. Geplant ist ein Maßnahmenkatalog für die Gewinnung von Fachkräften und Optimierung der Personalakquise. E4.4 Das Gesundheitsamt Köln sollte prüfen, inwieweit auch Programme für Rückkehrer oder Quereinsteiger die Gewinnung von Mitarbeitenden für den ÖGD unterstützen können. Geplant ist ein Maßnahmenkatalog für die Gewinnung von Fachkräften und Optimierung der Personalakquise. F5 Das Gesundheitsamt Köln hat aktuell die Fortbildungsbedarfe ermittelt. Erste Ansätze im Ausbau der Mitarbeiterpartizipation und beim Wissensmanagement sind vorhanden. Bei beiden Punkten gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten. E5.1 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Mitarbeitenden intensiver einbinden. Dazu zählen beispielsweise Feedbacksysteme und projektorientierte Aufgaben. Ein Personalentwicklungskonzept wird derzeit erstellt, welches auf die Bedürfnisse des Amtes und seiner Mitarbeiter*innen zugeschnitten ist. Die Umsetzung und Evaluation findet dann im Anschluss statt. Ein gestuftes Schulungskonzept ist im Aufbau. Die Durchführung ist abhängig von den vorhandenen Ressourcen. E5.2 Das Gesundheitsamt Köln sollte das Wissensmanagement durch das Wiki und die praktische Umsetzung der bereits existierenden Konzepte zum Wissenstransfer und zur Einarbeitung weiter ausbauen. Dies erfolgt bedarfsweise. F6 Die Stadt Köln hat eine gesamtstädtische Digitalisierungsstrategie. Das Gesundheitsamt entwickelt über den Pakt für den ÖGD eine digitale Fachstrategie. Die aus der Strategie definierten Maßnahmen befinden sich in der Umsetzung. E6 Das Gesundheitsamt Köln sollte die in der Digitalisierungsstrategie festgelegten Maßnahmen konsequent umsetzen, um die digitale Reife weiter zu steigern. Die aus der Digitalisierungsstrategie definierten Maßnahmen befinden sich in der Umsetzung. Sie unterliegen dem gesamtstädtischen Modus der Auswahl und Terminierung. Öffentlicher Gesundheitsdienst Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F7 Die digitalen Services für die Bürgerinnen und Bürgern können noch ausgebaut werden, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Kommunikation zu verbessern. E7 Das Gesundheitsamt Köln sollte die Möglichkeiten und den Nutzen einer digitalen Zusammenarbeit mit Ärztinnen und Ärzten und Krankenhäusern prüfen, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Die internen Prozesse und Arbeitsabläufe werden soweit möglich digitalisiert. Die digitalen Szenarien werden durch die Organisationsberatung der PD gemeinsam mit den Mitarbeitenden im Gesundheitsamt herausgearbeitet. F8 Die Pandemie hat die Zusammenarbeit mit anderen Gesundheitsämtern gefördert. Der gegenseitige Austausch bietet noch Potenzial für eine weitere Intensivierung. E8 Das Gesundheitsamt Köln sollte die überregionale Kommunikation und den Wissensaustausch mit anderen Gesundheitsämtern weiter ausbauen. Die Netzwerkarbeit mit anderen Institutionen erfolgt ständig. Das Gesundheitsamt nimmt teil an Austauschrunden auf Leitungs- wie auf Arbeitsebene, z.B. in Fachbeiräten, Ausschüssen und Arbeitssitzungen. F9 Die Stadt Köln hat umfassende Informationen zu den Dienstleistungen des Gesundheitsamtes online verfügbar. Die Digitalisierung der Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger ist ausbaufähig. E9 Die Stadt Köln sollte die digitalen Dienstleistungen weiter ausbauen, darunter Online-Formulare, die Ausweitung der Online-Terminvergabe, ein Feedbacksystem sowie Services in leichter und Gebärdensprache. Die aus der Digitalisierungsstrategie definierten Maßnahmen befinden sich in der Umsetzung. Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2024/2025 – Handlungsfelder Antwort der VerwaltungFeststellung Empfehlung F1 Die Stadt Köln bietet bei den von der gpaNRW betrachteten Aspekten der Rechtmäßigkeit nur geringe Ansatzpunkte für Verbesserungen.E1.1 Die Stadt Köln sollte Daten zur Einhaltung der Fristen für die Vollständigkeitsprüfung systematisch erfassen und auswerten. Die Kenntnis über die Einhaltung der gesetzlichen Vorgabe dient der rechtmäßigen Bearbeitung und ist zur Steuerung des Personaleinsatzes erforderlich. Die Erfassung der Fristen für die Vollständigkeitsprüfung nach § 71 Abs. 1 Satz 1 BauO NRW 2018 ist im Projektplan 'Kenndaten' enthalten und wird umgesetzt. E1.2 Die Stadt Köln sollte durch organisatorische Maßnahmen bei den zu beteiligenden internen Stellen einen fristgerechten Rücklauf der Stellungnahmen sicherstellen. Nach BauO NRW 2018 darf den zu beteiligender interner Stellen für die Stellungnahmen eine Frist von zwei Monaten gewährt werden. Die Stadt Köln setzt den internen Stellen eine Frist von drei Wochen. Nach Ablauf dieser Frist werden die internen Stellen in der alle zwei Wochen stattfindenden Ämterbesprechung angemahnt. Wenn den internen Stellen vollständige Unterlagen zur Prüfung vorliegen, erfolgt die Stellungnahme in der Regel in der Frist von zwei Monaten. Fristüberschreitungen sind in der Regel durch unvollständige Unterlagen für die internen Stellen begründet. F2 Der Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverfahrens ist klar strukturiert. Er bietet jedoch noch Möglichkeiten zur Verbesserung. Die Beteiligungsverfahren werden erst nach Erstellung eines internen Prüfvermerks gestartet und der Umgang mit nicht genehmigungsfähigen Bauanträgen belastet die Bauantragsbearbeitung. E2.1 Zur Verkürzung der Gesamtlaufzeit sollte die Stadt Köln die Beteiligungsverfahren starten, sobald alle zur Beurteilung notwendigen Unterlagen vorliegen. Das Beteiligungsverfahren kann erst gestartet werden, wenn auch der Prüfvermerk von 23 vorliegt. Mit 23 wurde inzwischen vereinbart, dass der Prüfvermerk in zwei Stufen erstellt wird. In der ersten Stufe werden die für das Beteiligungsverfahren erforderlichen Daten vorab, wenige Tage nach Antragseingang, zur Verfügung gestellt werden, so dass das Beteiligungsverfahren zukünftig wesentlich früher gestartet werden kann. E2.2 Zur Reduzierung ihrer Rückstände sowie zur Entlastung der Beschäftigten sollte die Stadt Köln auf komplexe Umplanungen im Zuge des Baugenehmigungsverfahrens verzichten. 63 begrüßt diese Empfehlung. Die Umsetzung würde zwar eine Abkehr von der bislang kundenfreundlichen, großzügigen Umgehensweise mit Fristverlängerungswünschen der Antragstellenden bedeuten, die zunächst zu Beschwerden führen dürfte. Jedoch dürfte die dadurch mögliche drastische Verkürzung der durchschnittlichen Laufzeiten, kurzfristig zu einer breiter gestreuten Kundenzufriedenheit führen. F3 Im Vergleichsjahr 2023 stand der Bauaufsicht Köln mehr Personal zur Bearbeitung der neuen Falleingänge zur Verfügung als den meisten anderen kreisfreien Städten. Eine hohe Fluktuation, nicht besetzte Stellen und ein hoher Anteil unerledigter Bauanträge belasten die Bauantragsbearbeitung. E3 Die Stadt Köln sollte insbesondere den Bestand der unerledigten Bauanträge zum 01. Januar nachhalten und die Aufgabenverteilung bei einer steigenden Tendenz anpassen, damit die Fälle abgearbeitet und Überlastungen vermieden werden können. In 2023 war der Höhepunkt des zumeist altersbedingten Ausscheidens von Mitarbeitenden. Glücklicherweise konnten trotz Fachkräftemangels mit Hilfe vom Bewerbercenter insgesamt 20 Ingenieur*innen im Rahmen eines konzertierten Nachbesetzungskonzeptes eingestellt werden. Durch den inzwischen erfolgten Abbau befristeter Mehrstellen für die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens im Stellenplan, steht der Bauaufsicht Köln inzwischen nicht mehr überdurchschnittlich mehr Personal zur Bearbeitung neuer Falleingänge zur Verfügung. Im Übrigen weisen die Bauvorhaben in der Großstadt Köln einen höheren Komplexitätsgrad auf. Durch den Aufbau eines prozessorientierten Kennzahlensystems sind deutliche Verbesserungen bei der Aufgabenverteilung festzustellen und zu erwarten. F4 Die durchschnittliche Gesamtlaufzeit für das vereinfachte und das normale Baugenehmigungsverfahren liegt bei der Stadt Köln deutlich über der Orientierungsgröße der gpaNRW. Nach Vollständigkeit des Bauantrages sind die Laufzeiten im vereinfachten Verfahren kürzer, sie bilden den Median im interkommunalen Vergleich. E4 Zur Erhöhung der Transparenz sollte die Stadt Köln das Datum der Vervollständigung der Bauanträge auch für die normalen Genehmigungsverfahren in ihrer Software hinterlegen und auswerten. Die Laufzeiten des Baugenehmigungsverfahrens in Köln liegen im Median des interkommunalen Vergleichs. Baugenehmigungen sind nur für vollständige und mängelfreie Planungen möglich. Der durchschnittliche Wert für die Gesamtlaufzeit liegt über dem Orientierungswert der gpaNRW, wegen des - jedoch nur scheinbar kundenfreundlichen - großzügigen Umgangs mit Umplanungen in laufenden Baugenehmigungsverfahren. Auch für das normale, d.h. das nicht vereinfachte, Genehmigungsverfahren, werden die Kenndaten in Kürze erhoben. Mehr als zwei Drittel der Baugenehmigungsverfahren laufen im vereinfachten Genehmigungsverfahren. Bauaufsicht