Eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum der Stadt Köln - Bericht zum Risikomanagement

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
II/II/2 
 
Vorlagen-Nummer  29.08.2022 
 2418/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Veranstaltungszentrum Köln 05.09.2022 
 
Eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum der Stadt Köln 
hier: Bericht zum Risikomanagement 
 
Die Betriebsleitung hatte den Ausschuss in der Sitzung am 07.09.2015 über das neu eingerichtete 
Risikomanagement unterrichtet (Vorlage-Nr. 2442/2015). Seitdem erfolgt nach Bedarf, mindestens 
jedoch einmal jährlich eine Berichterstattung über die Einschätzung potenzieller Risiken. 
 
Mit der als Anlage 1 beigefügten Dokumentation wird die Risikolage zum Stichtag 30.06.2022 abge-
bildet. Die bereits im Vorjahresbericht hervorgehobenen Risiken infolge der erheblichen wirtschaftli-
chen Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Veranstaltungs- und Kongressbereich haben wei-
terhin Bestand. 
 
Zum besseren Verständnis wurde als Anlage 2 der Leitfaden zum Risikomanagement der eigenbe-
triebsähnlichen Einrichtung Veranstaltungszentrum der Stadt Köln nochmals beigefügt. 
 
 
Gez. Prof. Dr. Diemert

Bericht zum Risikomanagement 
 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum Köln der Stadt Köln 
 
II/2022

Vorbemerkungen:  
 
Grundsätzlich können sich für das Veranstaltungszentrum aus folgenden Bereichen Risiken 
ergeben: 
 
- Risiken aus den Beteiligungen an der Koelnmesse G mbH und der KölnMusik Be- 
triebs- und Servicegesellschaft mbH 
 
- Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
 
- Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlag en, Umweltschutz 
 
- Risiken aus Geld, Kapital und Liquidität 
 
- EDV-Risiken 
 
- Rechtliche Risiken 
 
 
 
 
Risikobericht: 
 
 
 
Risiken aus den Beteiligungen an der KölnMusik Betriebs- und Servicegesellschaft mbH und 
der Koelnmesse GmbH 
 
Im Veranstaltungsbereich stand das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2022 weiter unter den 
Auswirkungen der Corona-Pandemie.  
 
Der Wirtschaftsplan der KölnMusik GmbH  für das Geschäftsjahr 2022 schließt mit einem 
Jahresfehlbetrag von 6.257 Tsd. € ab. Bei den Planungen wurde für das 1. Halbjahr 2022 
von Corona-bedingt geringeren Umsätzen ausgegangen. In der 2. Jahreshälfte mit Beginn 
der Spielzeit 2022/2023 wurde ein normaler Spielbetrieb unterstellt.  
 
Der Beginn des Geschäftsjahres 2022 war geprägt von Kapazitätsbeschränkungen und Kon- 
zertabsagen. Seit Mitte März sind die Besucherbeschränkungen entfallen, im April hat der 
Vorverkauf für die Spielzeit 2022/2023 begonnen. Die Geschäftsführung beobachtet einen 
deutlichen Einbruch der Abonnementsnachfrage (-25,0%). Sie schließt nicht aus, dass das 
Geschäftsjahr 2022 ähnliche Entwicklungen aufzeigen wird wie in 2021. Auch sind die Aus- 
wirkungen des Ukraine-Krieges noch nicht absehbar. 
 
Der weiterhin von hohen Corona-Verlusten geprägte Wirtschaftsplan der Koelnmesse GmbH  
sieht für das turnusbedingt grundsätzlich schwächere Geschäftsjahr 2022 einen Jahresfehlbe- 
trag in Höhe von 42,1 Mio. Euro vor.  
 
Zwar konnten wieder Präsenzveranstaltungen durchgef ührt werden, jedoch mit geringeren 
Teilnehmerzahlen auf Aussteller- und Besucherseite.  Die starken Kostensteigerungstenden- 
zen und Unsicherheiten bezüglich der weltweiten Lieferketten verschärfen die Situation. Dies 
führt bei fast allen Messen aus dem Portfolio 2022 im In- und Ausland zu Verschlechterungen 
der Umsätze bzw. Deckungsbeiträge, einzelne Messen mussten abgesagt oder verschoben 
werden. Auch bezogen auf das Messegeschäft können die genauen Auswirkungen des Ukra- 
ine-Krieges derzeit noch nicht abgesehen werden.

Das Veranstaltungszentrum selbst ist als reine Besi tzgesellschaft von diesen Auswirkungen 
nur indirekt betroffen. Da alle Tochtergesellschaften ihre jährliche Pacht für die Betriebsobjekte 
und die Erbbaurechtsgrundstücke leisten, sind derzeit keine negativen Folgen aus den Veran- 
staltungsverboten zu erwarten. 
 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
 
Risikoquantifizierung:  5 
 
 
 
Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
 
US-Lease  
 
Die aus der gemeinsam mit der Koelnmesse GmbH am 19. September 2002 im Zusammen- 
hang mit der US Cross-Border Transaktion mit dem amerikanischen Investor abgeschlosse- 
nen Leasing-Gesamtvereinbarung auch für das Veranstaltungszentrum als Vertragspartner 
resultierenden Verpflichtungen bestehen gegenüber dem Vorjahr unverändert fort. Von be- 
sonderer Bedeutung ist hier die Verpflichtung der beiden Vertragsparteien Koelnmesse 
GmbH und Stadt Köln - eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum der Stadt 
Köln, bei Eintritt bestimmter Ereignisse (im Vertrag “Equity Collateral Trigger Event“ genannt) 
weitere Sicherheiten stellen zu müssen. In diesem Zusammenhang sieht der Vertrag z.B. 
das Absinken des Ratings der Bundesrepublik unter AA bei Standard & Poor’s oder Aa2 bei 
Moody’s oder den Eintritt einer wesentlichen Vertragsverletzung als mögliches, eine Sicher- 
heit auslösendes Ereignis vor. Im Jahre 2004 ist mit der Herabstufung der Bonität des Lan- 
des Nordrhein-Westfalen ein solches “Trigger Event“ eingetreten, das den Investor berech- 
tigt, eine Dienstbarkeit im Grundbuch eintragen zu lassen. Die Eintragung erfolgte 2008. 
Auswirkungen auf das Veranstaltungszentrum und den operativen Messebetrieb ergeben 
sich hieraus nicht. 
 
Darüber hinaus verpflichten die abgeschlossenen Verträge die Stadt Köln, im Falle einer In- 
solvenz der Koelnmesse GmbH ihr in den Erbbaurechtsverträgen abgesichertes Heimfall- 
recht auszuüben. Weiterhin bestehen Berichtspflichten bei Änderungen und Umstrukturierun- 
gen der den Verträgen zugrundeliegenden Rahmenbedingungen. Dem Investor, dem Trus- 
tee und den Darlehensgebern sind jährlich Pflichterfüllungsbescheinigungen nebst Anlagen 
(Auszug aus dem Haushaltsplan, Jahresabschluss der GmbH) vorzulegen. Für die sich hie- 
raus ergebenden Verpflichtungen in den Folgejahren wurde bereits im Jahresabschluss 2002 
eine entsprechende Rückstellung gebildet.  
 
Die bestehenden Berichts- und Verhaltenspflichten werden in enger Abstimmung mit der 
Koelnmesse GmbH nach- und eingehalten. 
 
Bisher sind keine zusätzlichen Verpflichtungen oder Risiken aus der Cross-Border-Transak- 
tion für die eigenbetriebsähnliche Einrichtung entstanden und momentan auch nicht ersicht- 
lich. Vielmehr konnte in 2019 der Fremdkapitalanteil der Transaktion (A-Payment Underta- 
king Agreement und B-Payment-Undertaking Agreement) vorzeitig vorfälligkeitsentschädi- 
gungsfrei vollständig getilgt werden. Dies führt zu einer dauerhaften Minimierung etwaiger 
Risiken aus dem US-Lease-Geschäft. 
 
 
Risikoverantwortlich sind die Juristen der Beteiligungsverwaltung. 
 
Risikoquantifizierung:  4

Betriebsprüfung 
 
Derzeit finden steuerliche Betriebsprüfungen für die Jahre 2005-2008 und 2009-2011 statt. 
Für die Jahre 2012-2015 ist eine Betriebsprüfung angeordnet, diese hat jedoch noch nicht 
begonnen. 
 
Prüfungsfeststellungen aus den laufenden Betriebsprüfungen liegen bisher lediglich im Ent- 
wurf vor. Demnach soll die Entnahme des Grundstückes MesseCitySüd aus dem steuerli- 
chen Betriebsvermögen für das Jahr 2008 angenommen werden. Auf Basis der Annahmen 
der Betriebsprüfung wird die Grundstücksentnahme zu einem Veräußerungsgewinn führen, 
für den Gewerbesteuer in Höhe von 150 Tsd. Euro anfallen würde. In dieser Höhe zzgl. Zin- 
sen wurden im Jahresabschluss 2020 in Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer vorsorglich 
Rückstellungen gebildet. Von Seiten der Betriebsleitung werden die von der Betriebsprüfung 
unterstellten Entnahmewerte jedoch für zu hoch gehalten. Insofern beabsichtigt die Betriebs- 
leitung in Absprache mit der Steuerberatungsgesellschaft Einspruch gegen die Bewertung 
des Grundstückes einzulegen. 
 
Risikoverantwortlich ist der geschäftsführende Betriebsleiter. 
 
Risikoquantifizierung:  5 
 
 
 
 
Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlagen, Umweltschutz 
 
Der Zustand der Anlagen, die sich im Vermögen des Veranstaltungszentrums befinden, wird 
von der Koelncongress GmbH (Gürzenich, Flora, Tanzbrunnen) sowie von der KölnMusik 
GmbH bzw. der städtischen Gebäudewirtschaft überwacht. Handlungsbedarf wird von dort 
dem Veranstaltungszentrum gemeldet. 
 
Investitions-/Instandhaltungsbedarf, der nicht im Wirtschaftsplan vorgesehen wurde, ist der- 
zeit nicht erkennbar. 
 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
 
Risikoquantifizierung:  1 
 
 
 
 
Risiken aus Geld, Kapital, und Liquidität 
 
Risiken hinsichtlich der Finanzierung des Veranstaltungszentrums sind derzeit nicht erkenn- 
bar, solange die Stadt Köln ausreichende Zuschüsse bzw. Verlustausgleich leistet. Nur damit 
kann das Veranstaltungszentrum in seiner derzeitigen Struktur seinen Verpflichtungen dau- 
erhaft nachkommen. Werden Jahresfehlbeträge wie bisher durch Entnahmen aus der Kapi- 
talrücklage ausgeglichen, sinkt das Eigenkapital kontinuierlich. Die Thematik ist in Abstim- 
mung mit der Stadt Köln zu überwachen. 
 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
 
Risikoquantifizierung:  1

EDV-Risiken 
 
 
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PKF hat im November 2014 die IT-Risikoindikatoren des 
Veranstaltungszentrums überprüft und lediglich in wenigen Teilbereichen Risiken in nicht sig- 
nifikanter Größenordnung festgestellt, die jedoch keine unmittelbaren Auswirkungen auf das 
wirtschaftliche Ergebnis des Veranstaltungszentrums haben.  
Trotz Einbettung der IT des Veranstaltungszentrums in die IT-Struktur der Stadt Köln sind al- 
lerdings kurzzeitige Ausfälle mit geringfügigen finanziellen Auswirkungen nicht grundsätzlich 
auszuschließen. 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
 
Risikoquantifizierung:  1  
 
 
 
 
Rechtliche Risiken 
 
Rechtliche Risiken sind derzeit nicht erkennbar. 
 
Risikoverantwortlich sind die Juristen der Beteiligungsverwaltung.

Leitfaden zum Risikomanagement 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
 
„Veranstaltungszentrum Köln der Stadt 
Köln“ 
 
 
 
 
 
 
 
Juni 2015

Anforderungen an ein Risikomanagementsystem: 
 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist der Betrieb der Kölner Phil- 
harmonie, des Gürzenichs der Stadt Köln, des Veranstaltungsgebäudes Flora Köln 
sowie des Tanzbrunnens und des Theaters am Tanzbrunnen auf dem Gelände des 
Rheinparks im Wege von Gesamt- und Einzelverpachtungen. Dabei ist bei dem be- 
trieb dieser Veranstaltungen vorrangig einer an den Interessen aller Bevölkerungs- 
kreise orientierten Nutzung Rechnung zu tragen. 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist des Weiteren auf dem Mes- 
segelände in Köln-Deutz und Köln-Mülheim: 
1. Die Anmietung und der Betrieb der nördlichen Messehallen Nr. 6 bis 9 im Wege 
der Gesamt- und Einzelverpachtung bzw. -vermietung, 
2. der Betrieb der südlichen Messehallen 1 bis 5 sowie 10 und 11 im Wege der Ein- 
räumung von Erbbaurechten an den für den Betrieb dieser Hallen benötigten 
Grundstücken 
 
Die Stadt Köln kann sich über die eigenbetriebsähnliche Einrichtung an Gesellschaf- 
ten beteiligen, die die in Abs. 3 und 4 bezeichneten Veranstaltungsstätten und Mes- 
sehallen betreiben.  
 
Im Rahmen dieses Gesellschaftszwecks hält das Veranstaltungszentrum Anteile an 
der Koelnmesse GmbH, der KölnMusik Betriebs- und Servicegesellschaft mbH und 
der KölnKongress GmbH. 
Es vermietet bzw. verpachtet Immobilien an KölnKongress (Gürzenich, Flora, Tanz- 
brunnen) und an KölnMusik (Philharmonie). Außerdem überlässt das Veranstal- 
tungszentrum der Koelnmesse durch Einräumung von Erbbaurechten die Grundstü- 
cke der südlichen Messehallen. 
 
Die wirtschaftliche Betätigung des Veranstaltungszentrums als „Besitzgesellschaft“ 
erstreckt sich somit lediglich auf die Vermietung und Verpachtung der von den „Be- 
triebsgesellschaften“ bewirtschafteten Grundstücke und Gebäude. In Anbetracht des 
Gegenstandes des Veranstaltungszentrums und der kommunalpolitischen Ausrich- 
tung der Betriebsgesellschaften ist das Veranstaltungszentrum eine dauerdefizitäre 
Einrichtung und aufgrund seiner Struktur auf Zuschüsse der Stadt Köln angewiesen.  
 
Auch in Anbetracht dieser Rahmenbedingungen kommt einem konsistenten Risiko- 
managementsystem eine hohe Bedeutung zu. Zweck des Risikomanagements ist die 
frühzeitige Erkennung risikobehafteter Entwicklungen und damit die Verbesserung 
von Möglichkeiten zur Gegensteuerung. Wesentliches Ziel des Risikomanagements 
ist die bestmögliche Erhaltung des Wertes der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum Köln.

Risikodefinition  
 
Im Verständnis des Veranstaltungszentrums sind Risiken 
 
alle Ereignisse und mögliche Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Ver- 
anstaltungszentrums, die sich negativ auf die Erreichung der Ziele des Veran- 
staltungszentrums auswirken können. 
 
 
Risikopolitische Grundsätze 
 
- Identifikation 
 
Die Risiko-Identifikation ist Teil der täglichen Arbeitsabläufe. Die Gewinnung der Ri- 
sikoinformationen muss in regelmäßigen Abständen erfolgen, mindestens jedoch 
einmal jährlich. Bei aktuellen Entwicklungen ist außerhalb des Turnus die Betriebslei- 
tung zu informieren (adhoc). Bezüglich der Beteiligungsgesellschaften sind deren 
Risikoinformationen regelmäßig auszuwerten. 
 
- Bewertung 
 
Die Risiken müssen bewertet werden mit der Wahrscheinlichkeit ihres Eintreffens 
sowie ihrer möglichen Schadenshöhe. Danach können sie in wichtige und weniger 
wichtige Risiken eingestuft werden, so dass auch eine effiziente Risikobearbeitung 
möglich ist. Um dies zu ermöglichen, werden die Risiken in folgende Bewertungs- 
matrix eingeordnet:

Das Bewertungskriterium „Höhe der Auswirkung“ orientiert sich an den Folgen für 
das im Wirtschaftsplan prognostizierte Jahresergebnis des Veranstaltungszentrums. 
Als „gering“ einzustufen sind demnach Risiken, die sich auf das Jahresergebnis mit 
unter 200 T€ auswirken können, „mittel“ sind Risiken mit einem Abweichungspotenti- 
al von 500 T€ und „hoch“ sind solche, die das Jahresergebnis mit mehr als 500 T€ 
belasten können. 
 
- Steuerung 
 
Soweit Risiken nicht vermeidbar sind, müssen ihnen entsprechende Gegensteue- 
rungsmaßnahmen zugeordnet werden, um ihre Auswirkungen zu reduzieren. Die 
Mechanismen aus Satzung, Dienstanweisungen etc. zur Überwachung insbesondere 
des Wirtschaftsplans sind wichtige Elemente des Risikomanagements. 
 
- Verantwortung 
 
Verantwortlich für die Umsetzung des Risikomanagementprozesses ist der ge- 
schäftsführende Betriebsleiter des Veranstaltungszentrums. Er wird dabei unterstützt 
durch die kaufmännische Leitung. Für einzelne Risiken werden darüber hinaus ver- 
antwortliche Personen benannt, denen die laufende Beobachtung und bedarfsweise 
Kommunikation obliegt. 
 
- Kommunikation 
 
Der Betriebsausschuss ist über Risiken, die einen akuten Handlungsbedarf auslösen, 
nach deren Identifikation in seiner nächsten Sitzung, ggf. auch außerhalb von Sit- 
zungen kurzfristig (adhoc), in geeigneter Form zu unterrichten. 
 
- Dokumentation 
 
Das Risikomanagement muss transparent sein. Sowohl die Verfahren zur Risikoer- 
kennung sowie die Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Die Dokumentation gilt 
auch als Nachweis gegenüber dem Betriebsausschuss und dem Wirtschaftsprüfer. 
 
- Aktualisierung 
 
Das Risikomanagement-System ist in regelmäßigen Abständen dahingehend zu 
überprüfen, ob es den Bedingungen der rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbe- 
dingungen des Veranstaltungszentrums noch angemessen ist und ggf. angepasst 
oder verbessert werden kann.