Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin)

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
II/21/211/1 
 
Vorlagen-Nummer 
 4378/2016 
Freigabedatum 
28.02.2017 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) 
Beschlussorgan 
 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat der Stadt Köln nimmt die Neufassung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der 
Stadt Köln (GAFin) zur Kenntnis. 
 
Rat 04.04.2017

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 
Begründung 
 
Die Neufassung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln wurde von Frau Ober-
bürgermeisterin Reker am 02.11.2016 schlussgezeichnet. Der betreffende Beschluss des Stadtvor-
standes erfolgte am 06.09.2016. Gemäß § 31 Abs. 1 der Gemeindehaushaltsverordnung NRW ist die 
Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln dem Stadtrat zur Kenntnis zu geben. 
Ein Großteil der Änderungen bezieht sich auf die erforderlichen Aktualisierungen und redaktionellen 
Korrekturen im Zusammenhang mit dem Wechsel von Herrn Oberbürgermeister Roters auf Frau 
Oberbürgermeisterin Reker und der Namensänderung beim Personal und Organisationsamt. Diese 
Änderungen sind in der Aufstellung der Änderungen nicht aufgeführt. Weitere wesentliche Änderun-
gen beziehen sich auf 
 eine Vereinfachung der Verfahrensabläufe zum Rechnungseingang per Mail 
 eine Vereinfachung der Verfahrensabläufe beim Vergabemarktplatz 
 die Bearbeitung von Stundungen im Zusammenhang mit der Vollstreckung 
 eine Verfahrensoptimierung zur Niederschlagung öffentlich-rechtlicher Forderungen 
Es besteht über die vorgenommenen Änderungen Einvernehmen zwischen allen Dezernaten. Hier-
durch ergeben sich folgende Änderungen zur bisher geltenden GAFin: 
 
Teil B – Anordnungswesen: 
 
Ziff. 1.7.3.1 Neue Vergabeordnung (trat am 01.09.2016 in Kraft) 
Ziff. 3.3.1 Vereinfachung Verfahrensabläufe zum Rechnungseingang per Mail  
und zum Vergabemarktplatz 
Ziff. 3.3.2.1 Korrekturen von Bezeichnungen zur Rechtsgrundlage 
Ziff. 3.3.2.6 Redaktionelle Korrekturen 
Ziff. 5.1 Klarstellung und Vorschlag von 21 zur Herstellung einer einheitlichen 
Bearbeitung 
Ziff. 5.2 Ergänzung für Ämter des Dezernates II 
Ziff. 5.2.1 Verfahrensoptimierung 
Ziff. 5.4 Ermöglichung einer abweichenden Verfahrensweise in besonderen 
Fallgestaltungen 
Ziff. 5.5 Klarstellungen 
Ziff. 5.6 Ergänzende Vorschrift bei langfristigem Verzicht auf Einziehung  
kompletter Einnahmearten 
 
 
Teil E– Übergangs- und Schlussbestimmungen 
Ziff. 4  Anpassung des Datums wegen des aktuellen Änderungsdienstes

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Gliederung 
 
1 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin)

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Gliederung 
 
2 
Vorwort 
 
 
Auf Grund der Ermächtigung in § 133 der Gemeinde-
ordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO) hat 
das Innenministerium im Einvernehmen mit dem Fi-
nanzministerium die  
 
- Verordnung über das Haushaltswesen der 
Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen - 
Gemeindehaushaltsverordnung NRW 
(GemHVO) 
 
erlassen. Die Verordnung enthält nur Rahmen- und 
Mindestvorschriften, die eine ordnungsgemäße und 
sichere Abwicklung des Finanzwesens einer Ge-
meinde gewährleisten sollen. An mehreren Stellen in 
der Verordnung ist der Bürgermeister (hier: Oberbür-
germeister) gehalten, Regelungen zu treffen. Ihm 
bleibt es überlassen, wem er welche Zuständigkeiten 
überträgt. 
 
Die demzufolge erforderliche Geschäftsanweisung für 
das Finanzwesen der Stadt Köln wird hiermit neu 
gefasst. Zur besseren Handhabung ist sie in folgende 
Teile gegliedert: 
 
 A. Haushaltswesen 
 B. Anordnungswesen 
 C. Zahlungsabwicklung 
 D. Controlling 
 E. Übergangs- und Schlussbestimmun-
gen 
Federführend für die Teile A. und D. ist die Kämme-
rei, für die Teile C. und E. das Kassen- und Steuer-
amt. Teil B wird gemeinschaftlich von der Kämmerei 
und dem Kassen- und Steueramt erarbeitet. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
Vorwort 
 
 
Auf Grund der Ermächtigung in § 133 der Gemeinde-
ordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO) hat 
das Innenministerium im Einvernehmen mit dem Fi-
nanzministerium die  
 
- Verordnung über das Haushaltswesen der 
Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen - 
Gemeindehaushaltsverordnung NRW 
(GemHVO) 
 
erlassen. Die Verordnung enthält nur Rahmen- und 
Mindestvorschriften, die eine ordnungsgemäße und 
sichere Abwicklung des Finanzwesens einer Ge-
meinde gewährleisten sollen. An mehreren Stellen in 
der Verordnung ist der Bürgermeister (hier: Oberbür-
germeisterin) gehalten, Regelungen zu treffen. Ihm 
Ihr bleibt es überlassen, wem er sie welche Zustän-
digkeiten überträgt. 
 
Die demzufolge erforderliche Geschäftsanweisung für 
das Finanzwesen der Stadt Köln wird hiermit neu 
gefasst. Zur besseren Handhabung ist sie in folgende 
Teile gegliedert: 
 
 A. Haushaltswesen 
 B. Anordnungswesen 
 C. Zahlungsabwicklung 
 D. Controlling 
 E. Übergangs- und Schlussbestimmun-
gen 
Federführend für die Teile A. und D. ist die Kämme-
rei, für die Teile C. und E. das Kassen- und Steuer-
amt. Teil B wird gemeinschaftlich von der Kämmerei 
und dem Kassen- und Steueramt erarbeitet.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Gliederung 
 
3 
Die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der 
Stadt Köln enthält die grundlegenden und für alle 
Ämter verbindlichen Verfahrensregelungen; die Teile 
B. und C. gelten jedoch nur für die Ämter, für die die 
Stadtkasse die kassenmäßige Abwicklung vornimmt. 
Individuelle bzw. ergänzende Regelungen werden 
durch Arbeitsanweisungen oder durch Einzelverfü-
gungen getroffen. Die Geschäftsanweisung enthält 
entsprechende Hinweise. 
 
Auf den Abdruck der zum Teil D. Controlling gehö-
renden Handbücher Controlling, Planung und Kosten- 
und Leistungsrechnung wird in der der Geschäftsan-
weisung verzichtet.  
 
In dieser Geschäftsanweisung wurde die Gleichstel-
lung von Frauen und Männern sprachlich umgesetzt. 
Soweit hierzu zur Leseerleichterung Formulierungen 
wie z. B. Amtsleitung nicht verwendet werden konn-
ten, ist jeweils die Form gewählt worden, die der Stel-
lenbesetzung im Zeitpunkt der Neufassung der GAFin 
entspricht. 
 
Die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der 
Stadt Köln enthält die grundlegenden und für alle 
Ämter verbindlichen Verfahrensregelungen; die Teile 
B. und C. gelten jedoch nur für die Ämter, für die die 
Stadtkasse die kassenmäßige Abwicklung vornimmt. 
Individuelle bzw. ergänzende Regelungen werden 
durch Arbeitsanweisungen oder durch Einzelverfü-
gungen getroffen. Die Geschäftsanweisung enthält 
entsprechende Hinweise.  
 
Auf den Abdruck der zum Teil D. Controlling gehö-
renden Handbücher Controlling, Planung und Kosten- 
und Leistungsrechnung wird in der Geschäftsanwei-
sung verzichtet.  
 
In dieser Geschäftsanweisung wurde die Gleichstel-
lung von Frauen und Männern sprachlich umgesetzt. 
Soweit hierzu zur Leseerleichterung Formulierungen 
wie z. B. Amtsleitung nicht verwendet werden konn-
ten, ist jeweils die Form gewählt worden, die der Stel-
lenbesetzung im Zeitpunkt der Neufassung der GAFin 
entspricht.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil A (Haushaltswesen) 
 
4 
1.1 Aufstellung des Entwurfs der Haushaltssat-
zung und des Haushaltsplanes 
 
1.1.1 Allgemeines 
 
Die Aufstellung des Entwurfs von Haushaltssatzung 
und Haushaltsplan gehört nach § 80 GO zu den un-
entziehbaren Rechten und Pflichten der Stadtkämme-
rin. Nach § 70 Abs. 2 Buchstabe c) GO wirkt der 
Stadtvorstand hierbei unbeschadet der Rechte der 
Stadtkämmerin mit. Der von der Stadtkämmerin auf-
gestellte Entwurf der Haushaltssatzung wird vom 
Oberbürgermeister festgestellt und dem Rat zugelei-
tet. 
 
Das Verfahren zur Aufstellung des Haushaltsplan-
Entwurfs wird durch die Stadtkämmerin jährlich in 
entsprechenden Verfügungen festgelegt, die auch die 
Termine für die einzelnen Arbeitsschritte enthalten.  
 
Im Übrigen erfolgt die Feststellung des Haushalts-
plan-Entwurfs bzw. die Verabschiedung entspre-
chend den Bestimmungen der GO (§§ 80 in Verbin-
dung mit §§ 37 Abs. 4 und 59 Abs. 2). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
1.1 Aufstellung des Entwurfs der Haushaltssat-
zung und des Haushaltsplanes 
 
1.1.1 Allgemeines 
 
Die Aufstellung des Entwurfs von Haushaltssatzung 
und Haushaltsplan gehört nach § 80 GO zu den un-
entziehbaren Rechten und Pflichten der Stadtkämme-
rin. Nach § 70 Abs. 2 Buchstabe c) GO wirkt der 
Stadtvorstand hierbei unbeschadet der Rechte der 
Stadtkämmerin mit. Der von der Stadtkämmerin auf-
gestellte Entwurf der Haushaltssatzung wird vom von 
der Oberbürgermeisterin festgestellt und dem Rat 
zugeleitet. 
 
Das Verfahren zur Aufstellung des Haushaltsplan-
Entwurfs wird durch die Stadtkämmerin jährlich in 
entsprechenden Verfügungen festgelegt, die auch die 
Termine für die einzelnen Arbeitsschritte enthalten.  
 
Im Übrigen erfolgt die Feststellung des Haushalts-
plan-Entwurfs bzw. die Verabschiedung entspre-
chend den Bestimmungen der GO (§§ 80 in Verbin-
dung mit §§ 37 Abs. 4 und 59 Abs. 2).

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
5 
1.1.2 Zahlungswirksame Vorgänge 
 
Zuständig für die Abwicklung der Finanzpositionen 
sowie für die Einhaltung der Bestimmungen dieser 
Geschäftsanweisung ist das jeweilige anordnende 
Amt (AD) für seinen Geschäftsbereich einschließlich 
der ihm zugewiesenen Bedarfsträgerämter. Aus der 
Angabe der Gliederungsnummer in der Spalte „Bew. 
Stelle“ im Finanzplan ist ersichtlich, welches Amt 
bzw. welche Rechnungsstelle neben der Kämmerei 
gegenüber der Stadtkasse berechtigt ist, die Kassen-
anordnung zu erteilen.  
 
Zur Stadtkasse gehören die Hauptkasse einschließ-
lich der mit ihr verbundenen Sonderkassen und die 
Zahlstellen. Diese Einrichtungen werden nachste-
hend als Kasse bezeichnet. Soweit eine Sonderkasse 
mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten auch für sie 
die Vorschriften dieser Geschäftsanweisung. Für eine 
Sonderkasse, die nicht mit der Hauptkasse verbun-
den ist, gelten die Bestimmungen dieser Geschäfts-
anweisung entsprechend, soweit keine andere Rege-
lung getroffen ist. 
 
Aus Gründen der Sicherheit ist auf eine strenge sach-
liche und personelle Trennung zwischen Anord-
nungswesen, Kassenwesen Anordnungswesen und 
Rechnungsprüfung zu achten. Bedienstete der 
Hauptkasse, des Rechnungsprüfungsamtes und einer 
Innenrevision dürfen keine Kassenanordnungen ertei-
len. Die Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung 
und die Stellvertreterin dürfen nicht Angehörige sein  
 
- des Oberbürgermeisters, 
- der Stadtkämmerin, 
- der Leitung oder der Prüfer des Rechnungsprü- 
   fungsamtes oder 
- der mit der Prüfung beauftragten Dritten. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
1.1.2 Zahlungswirksame Vorgänge 
 
Zuständig für die Abwicklung der Finanzpositionen 
sowie für die Einhaltung der Bestimmungen dieser 
Geschäftsanweisung ist das jeweilige anordnende 
Amt (AD) für seinen Geschäftsbereich einschließlich 
der ihm zugewiesenen Bedarfsträgerämter. Aus der 
Angabe der Gliederungsnummer in der Spalte „Bew. 
Stelle“ im Finanzplan ist ersichtlich, welches Amt 
bzw. welche Rechnungsstelle neben der Kämmerei 
gegenüber der Stadtkasse berechtigt ist, die Kassen-
anordnung zu erteilen.  
 
Zur Stadtkasse gehören die Hauptkasse einschließ-
lich der mit ihr verbundenen Sonderkassen und die 
Zahlstellen. Diese Einrichtungen werden nachste-
hend als Kasse bezeichnet. Soweit eine Sonderkasse 
mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten auch für sie 
die Vorschriften dieser Geschäftsanweisung. Für eine 
Sonderkasse, die nicht mit der Hauptkasse verbun-
den ist, gelten die Bestimmungen dieser Geschäfts-
anweisung entsprechend, soweit keine andere Rege-
lung getroffen ist. 
 
Aus Gründen der Sicherheit ist auf eine strenge sach-
liche und personelle Trennung zwischen Anord-
nungswesen, Kassenwesen Anordnungswesen und 
Rechnungsprüfung zu achten. Bedienstete der 
Hauptkasse, des Rechnungsprüfungsamtes und einer 
Innenrevision dürfen keine Kassenanordnungen ertei-
len. Die Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung 
und die Stellvertreterin dürfen nicht Angehörige sein  
 
- des der Oberbürgermeistersin, 
- der Stadtkämmerin, 
- der Leitung oder der Prüfer des Rechnungsprü 
   fungsamtes oder 
- der mit der Prüfung beauftragten Dritten.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
6 
1.6.2 Anordnungsbefugnis kraft Amtes 
 
Der Oberbürgermeister und die Stadtkämmerin besit-
zen uneingeschränkte Anordnungsbefugnis kraft Am-
tes für den gesamten Haushalt. 
 
Die Beigeordneten haben für ihren Geschäftsbereich 
uneingeschränkte Anordnungsbefugnis kraft Amtes; 
dies gilt im Rahmen des jeweils gültigen Vertretungs-
plans auch für den Vertretungsfall. Die Befugnisse 
gelten mit Dienstantritt als erteilt.  
Der für die Erteilung einer Anordnungsbefugnis be-
auftragten Stelle (211/1) ist eine Unterschriftsprobe 
zuzuleiten. 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
1.6.2 Anordnungsbefugnis kraft Amtes 
 
Der Die Oberbürgermeisterin und die Stadtkämmerin 
besitzen uneingeschränkte Anordnungsbefugnis kraft 
Amtes für den gesamten Haushalt. 
 
Die Beigeordneten haben für ihren Geschäftsbereich 
uneingeschränkte Anordnungsbefugnis kraft Amtes; 
dies gilt im Rahmen des jeweils gültigen Vertretungs-
plans auch für den Vertretungsfall. Die Befugnisse 
gelten mit Dienstantritt als erteilt.  
Der für die Erteilung einer Anordnungsbefugnis be-
auftragten Stelle (211/1) ist eine Unterschriftsprobe 
zuzuleiten. 
 
 
1.6.3 Anordnungsbefugnis auf Antrag 
 
Sonstigen Beschäftigten kann eine Anordnungsbe-
fugnis erteilt werden. Ausgenommen sind Beschäftig-
te der Hauptkasse, der Innenrevisionen und des 
Rechnungsprüfungsamtes. Der Kreis der Anord-
nungsbefugten sowie der Umfang der jeweiligen An-
ordnungsbefugnis sind auf das erforderliche Maß zu 
beschränken. Für die Erteilung der Anordnungsbe-
fugnis dürfen ausschließlich sachliche Gesichtspunk-
te maßgebend sein. 
 
Die Erteilung einer Anordnungsbefugnis für die Amts-
leitung ist durch den zuständigen Beigeordneten / die 
zuständige Beigeordnete, für die übrigen Beschäftig-
ten durch die jeweilige Amtsleitung bei der  Stadt-
kämmerin oder der beauftragten Stelle (211/1) zu 
beantragen. 
 
Zum Antrag auf Erteilung der Anordnungsbefugnis 
sind das Personal- und Organisationsamt hinsichtlich 
der persönlichen Voraussetzungen und das Rech-
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
1.6.3 Anordnungsbefugnis auf Antrag 
 
Sonstigen Beschäftigten kann eine Anordnungsbe-
fugnis erteilt werden. Ausgenommen sind Beschäftig-
te der Hauptkasse, der Innenrevisionen und des 
Rechnungsprüfungsamtes. Der Kreis der Anord-
nungsbefugten sowie der Umfang der jeweiligen An-
ordnungsbefugnis sind auf das erforderliche Maß zu 
beschränken. Für die Erteilung der Anordnungsbe-
fugnis dürfen ausschließlich sachliche Gesichtspunk-
te maßgebend sein. 
 
Die Erteilung einer Anordnungsbefugnis für die Amts-
leitung ist durch den zuständigen Beigeordneten / die 
zuständige Beigeordnete, für die übrigen Beschäftig-
ten durch die jeweilige Amtsleitung bei der  Stadt-
kämmerin oder der beauftragten Stelle (211/1) zu 
beantragen. 
 
Zum Antrag auf Erteilung der Anordnungsbefugnis 
sind das Personal- und Organisationsamt für das 
Personalwesen zuständige Amt hinsichtlich der

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
7 
nungsprüfungsamt hinsichtlich der sachlichen Not-
wendigkeit der beantragten Befugnis zu hören. 
Für das Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen 
sind die Anforderungen in Ziffer C 3.3.1 entsprechend 
zu beachten. 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 
(211/1) entscheidet über den Antrag auf Erteilung der 
Anordnungsbefugnis. 
 
Die Anordnungsbefugnis kann Einschränkungen ent-
halten, insbesondere  
 
- für bestimmte Kassen (z. B. Zahlstelle) 
- für bestimmte Finanzpositionen 
- für einen Höchstbetrag 
- für Stundungen 
- für Einziehungsstopps. 
 
Weiterhin kann die Anordnungsbefugnis auf die Ertei-
lung von Einlieferungs- und Auslieferungsanordnun-
gen im Geschäftsbereich des / der Anordnungsbefug-
ten beschränkt werden. 
 
Werden mehrere Zahlungen in einer Zahlungsanord-
nung zusammengefasst (Sammelanordnung), gilt ein 
Höchstbetrag der Anordnungsbefugnis für jede ein-
zelne Zahlung. 
 
Über die erteilte Anordnungsbefugnis sind 
 
a) das antragstellende Amt und von dort die anord-
nungsbefugte Person 
b) die betroffene Kasse 
c) das Rechnungsprüfungsamt und  
d) das Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
persönlichen Voraussetzungen und das Rechnungs-
prüfungsamt hinsichtlich der sachlichen Notwendig-
keit der beantragten Befugnis zu hören. 
Für das Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen 
sind die Anforderungen in Ziffer C 3.3.1 entsprechend 
zu beachten. 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 
(211/1) entscheidet über den Antrag auf Erteilung der 
Anordnungsbefugnis. 
 
Die Anordnungsbefugnis kann Einschränkungen ent-
halten, insbesondere  
 
- für bestimmte Kassen (z. B. Zahlstelle) 
- für bestimmte Finanzpositionen 
- für einen Höchstbetrag 
- für Stundungen 
- für Einziehungsstopps. 
 
Weiterhin kann die Anordnungsbefugnis auf die Ertei-
lung von Einlieferungs- und Auslieferungsanordnun-
gen im Geschäftsbereich des / der Anordnungsbefug-
ten beschränkt werden. 
 
Werden mehrere Zahlungen in einer Zahlungsanord-
nung zusammengefasst (Sammelanordnung), gilt ein 
Höchstbetrag der Anordnungsbefugnis für jede ein-
zelne Zahlung. 
 
Über die erteilte Anordnungsbefugnis sind 
 
a) das antragstellende Amt und von dort die anord-
nungsbefugte Person 
b) die betroffene Kasse 
c) das Rechnungsprüfungsamt und  
e) das Personal- und Organisationsamt für das Per-
sonalwesen zuständige Amt

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
8 
unter Beifügung einer Unterschriftsprobe  der nun 
anordnungsbefugten Person zu unterrichten. 
 
 
 
unter Beifügung einer Unterschriftsprobe  der nun 
anordnungsbefugten Person zu unterrichten. 
 
 
1.6.6 Aufhebung der Anordnungsbefugnis 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 
(211/1) ist vom Personal- und Organisationsamt un-
verzüglich zu unterrichten, wenn sich die persönli-
chen Verhältnisse einer anordnungsbefugten Person 
derart geändert haben, dass einer Anordnungsbefug-
nis jetzt nicht zugestimmt würde. 
 
Von der AD ist der Stadtkämmerin oder der beauf-
tragten Stelle (211/1) unverzüglich schriftlich mitzutei-
len, wenn dort der Grund für eine bestehende Anord-
nungsbefugnis entfällt.  
 
Nach Aufhebung der Anordnungsbefugnis durch die 
Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (211/1) 
sind Rechnungsprüfungsamt, Kasse, AD und Perso-
nal- und Organisationsamt unverzüglich schriftlich zu 
unterrichten. 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
1.6.6 Aufhebung der Anordnungsbefugnis 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 
(211/1) ist vom Personal- und Organisationsamt für 
das Personalwesen zuständigen Amt unverzüglich 
zu unterrichten, wenn sich die persönlichen Verhält-
nisse einer anordnungsbefugten Person derart geän-
dert haben, dass einer Anordnungsbefugnis jetzt 
nicht zugestimmt würde. 
 
Von der AD ist der Stadtkämmerin oder der beauf-
tragten Stelle (211/1) unverzüglich schriftlich mitzutei-
len, wenn dort der Grund für eine bestehende Anord-
nungsbefugnis entfällt.  
 
Nach Aufhebung der Anordnungsbefugnis durch die 
Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (211/1) 
sind Rechnungsprüfungsamt, Kasse, AD und Perso-
nal- und Organisationsamt das für das Personalwe-
sen zuständige Amt unverzüglich schriftlich zu un-
terrichten. 
 
1.7.2.2 Feststellungsbefugnis auf Antrag 
 
In besonderen Fällen kann auch anderen Beschäftig-
ten, außer Ausbildungskräften und Beamten / Beam-
tinnen im Vorbereitungsdienst, die Feststellungsbe-
fugnis übertragen werden. 
 
Die Erteilung der Feststellungsbefugnis in besonde-
ren Fällen ist von der Amtsleitung bei der Stadtkäm-
merin oder bei der beauftragten Stelle (211/1) zu be-
antragen. Das weitere Verfahren regelt die Stadt-
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.7.2.2 Feststellungsbefugnis auf Antrag 
 
In besonderen Fällen kann auch anderen Beschäftig-
ten, außer Ausbildungskräften und Beamten / Beam-
tinnen im Vorbereitungsdienst, die Feststellungsbe-
fugnis übertragen werden. 
 
Die Erteilung der Feststellungsbefugnis in besonde-
ren Fällen ist von der Amtsleitung bei der Stadtkäm-
merin oder bei der beauftragten Stelle (211/1) zu be-
antragen. Das weitere Verfahren regelt die Stadt-

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
9 
kämmerin oder die beauftragte Stelle (211/1) im Ein-
zelfall. Rechnungsprüfungsamt und Personal- und 
Organisationsamt sind analog Teil B, Ziffer 1.6.3 zu 
beteiligen. 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
kämmerin oder die beauftragte Stelle (211/1) im Ein-
zelfall. Rechnungsprüfungsamt und Personal- und 
Organisationsamt das für das Personalwesen zu-
ständige Amt sind analog Teil B, Ziffer 1.6.3 zu be-
teiligen. 
 
 
1.7.3 Inhalt der Feststellungsbescheinigung 
 
1.7.3.1 Sachliche Richtigkeit 
 
Die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit beinhaltet, 
dass 
a) das Rechtsverhältnis mit der zahlungspflichtigen 
Person oder dem Zahlungsempfänger / der Zah-
lungsempfängerin ordnungsgemäß zustande ge-
kommen ist und die hierfür notwendigen Kopfda-
ten (Name, Anschrift, ggf. Bankverbindung, usw.) 
ordnungsgemäß erfasst wurden 
b) der Zahlungsanspruch vollständig und richtig er-
mittelt und festgesetzt wurde 
c) für die Festsetzung der zu leistenden Auszahlung 
ein sachlicher Grund (z. B. Bestimmung, Vertrag, 
Tarif) vorliegt und die nach den Berechnungsun-
terlagen zugrunde zu legenden Ansätze richtig 
sind 
d) bei der Auftragsvergabe nach den geltenden Vor-
schriften (z. B. Zuständigkeitsordnung, Vergabe-
richtlinien, Geschäfts- und Verfahrensanweisung 
zum Investitionscontrollingverfahren, interne 
Dienstanweisungen des Amtes) und nach den 
Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsam-
keit verfahren worden ist 
e) sofern keine Zahlungsverpflichtung (z. B. aus Ver-
trag) bereits besteht, die Lieferung oder Leistung 
und auch die Art ihrer Ausführung notwendig wa-
ren und der Preis angemessen und ortsüblich ist 
bzw. wenn eine Zahlungsverpflichtung bereits be-
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Neue KölnerVergabeOrdnung  
 
1.7.3 Inhalt der Feststellungsbescheinigung 
 
1.7.3.1 Sachliche Richtigkeit 
 
Die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit beinhaltet, 
dass 
a) das Rechtsverhältnis mit der zahlungspflichtigen 
Person oder dem Zahlungsempfänger / der Zah-
lungsempfängerin ordnungsgemäß zustande ge-
kommen ist und die hierfür notwendigen Kopfda-
ten (Name, Anschrift, ggf. Bankverbindung, usw.) 
ordnungsgemäß erfasst wurden 
b) der Zahlungsanspruch vollständig und richtig er-
mittelt und festgesetzt wurde 
c) für die Festsetzung der zu leistenden Auszahlung 
ein sachlicher Grund (z. B. Bestimmung, Vertrag, 
Tarif) vorliegt und die nach den Berechnungsun-
terlagen zugrunde zu legenden Ansätze richtig 
sind 
d) bei der Auftragsvergabe nach den geltenden Vor-
schriften (z. B. Zuständigkeitsordnung, Vergabe-
richtlinien, KölnerVergabeOrdnung, Geschäfts- 
und Verfahrensanweisung zum Investitionscontrol-
lingverfahren, interne Dienstanweisungen des Am-
tes) und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlich-
keit und Sparsamkeit verfahren worden ist 
e) sofern keine Zahlungsverpflichtung (z. B. aus Ver-
trag) bereits besteht, die Lieferung oder Leistung 
und auch die Art ihrer Ausführung notwendig wa-
ren und der Preis angemessen und ortsüblich ist 
bzw. wenn eine Zahlungsverpflichtung bereits be-

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
10 
steht, der Preis vereinbart ist 
f) die Lieferung oder Leistung entsprechend der zu-
grundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung 
sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist; 
g) bei Bauleistungen der gesetzlich vorgeschriebene 
Steuerabzug vorgenommen und an das Finanzamt 
abgeführt wird 
h) eine Abschlagszahlung, Vorauszahlung, Pfändung 
und Abtretung vollständig und richtig berücksich-
tigt worden ist. 
 
steht, der Preis vereinbart ist 
f) die Lieferung oder Leistung entsprechend der zu-
grundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung 
sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist; 
g) bei Bauleistungen der gesetzlich vorgeschriebene 
Steuerabzug vorgenommen und an das Finanzamt 
abgeführt wird 
h) eine Abschlagszahlung, Vorauszahlung, Pfändung 
und Abtretung vollständig und richtig berücksich-
tigt worden ist. 
 
3.3 Begründende Unterlagen 
 
3.3.1 Allgemeines 
 
Zur Begründung einer Zahlung ist regelmäßig die zur 
Prüfung der Richtigkeit notwendige Unterlage beizu-
fügen. Eine begründende Unterlage ist insbesondere 
die Erstschrift der von der zahlungsempfangsberech-
tigten Person ausgestellten Rechnung sowie der Be-
stellschein, der/die Lieferschein(e) bzw. dementspre-
chende Abrechnungsunterlagen. Soweit die Unterla-
ge wegen ihrer Bedeutung (z. B. Personalakte, Steu-
erakte) oder ihres Umfanges (z. B. Bauabrechnung) 
nicht beigefügt werden darf oder kann, ist in der Kas-
senanordnung auf die Fundstelle der begründenden 
Unterlage hinzuweisen (§ 27 Abs. 3 GemHVO). 
Wenn das Beifügen einer prüffähigen begründenden 
Unterlage nicht möglich ist, ist das Rechnungsprü-
fungsamt vor der Zahlung hierüber zu informieren.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Anpassung von Verfahrensabläufen 
 
 
 
 
 
 
3.3 Begründende Unterlagen 
 
3.3.1 Allgemeines 
 
Zur Begründung einer Zahlung ist regelmäßig die zur 
Prüfung der Richtigkeit notwendige Unterlage beizu-
fügen. Eine begründende Unterlage ist insbesondere 
die Erstschrift der von der zahlungsempfangsberech-
tigten Person ausgestellten Rechnung sowie der Be-
stellschein, der/die Lieferschein(e) bzw. dementspre-
chende Abrechnungsunterlagen. Soweit die Unterla-
ge wegen ihrer Bedeutung (z. B. Personalakte, Steu-
erakte) oder ihres Umfanges (z. B. Bauabrechnung) 
nicht beigefügt werden darf oder kann, ist in der Kas-
senanordnung auf die Fundstelle der begründenden 
Unterlage hinzuweisen (§ 27 Abs. 3 GemHVO). 
Wenn das Beifügen einer prüffähigen begründenden 
Unterlage nicht möglich ist, ist das Rechnungsprü-
fungsamt vor der Zahlung hierüber zu informieren.  
 
Geht eine Rechnung ausnahmsweise nicht in Pa-
pierform ein, muss der Maileingang der elektroni-
schen Rechnung an ein allgemeines elektroni-
sches Postfach (Amt XX, Poststelle oder stadt-
verwaltung@stadt-koeln.de) gerichtet sein. Die 
nicht in Papierform eingegangenen Rechnungen 
sind umgehend auszudrucken und von der jewei-

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
11 
 
 
 
 
 
Basiert die Zahlung auf einer Bestellung, die über den 
"handelsplatz koeln.de" ausgelöst wurde, ist ein Bei-
fügen rechnungsbegründender Unterlagen (z.B. 
durch einen Ausdruck des Bestellscheins) entbehr-
lich. 
In diesem Fall ist auf der Rechnung die Bestell ID (8-
ziffrige Bestellnummer) des Systems zu hinterlegen. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vorschlag von Dez. I zur Vermeidung 
eines Medienbruchs bei ansonsten voll-
ständig elektronischer Abwicklung (redak-
tionell angepasst).  
ligen Posteingangsstelle mit dem Eingangsstem-
pel des Tages zu versehen. Dies gilt auch für Fa-
xeingänge. Dem Rechnungsbeleg sind Bestellun-
terlagen und Lieferscheine hinzuzufügen. 
 
Basiert die Zahlung auf einer Bestellung, die über den 
"handelsplatz koeln.de" ausgelöst wurde, ist ein Bei-
fügen rechnungsbegründender Unterlagen (z.B. 
durch einen Ausdruck des Bestellscheins) entbehr-
lich. 
In diesem Fall ist auf der Rechnung die Bestell ID (8-
ziffrige Bestellnummer) des Systems zu hinterlegen. 
 
Die Beifügung rechnungsbegründender Unterla-
gen ist ebenfalls entbehrlich, wenn die Vergabe  
über den Vergabemarktplatz und das Verfahren 
„eVa“ vorgenommen wurde. Die Vergabenummer  
von 27 muss auf der Rechnung vermerkt sein. Die 
zahlungsbegründenden Unterlagen (inclusive 
Auftragsschreiben) müssen vollständig und un-
veränderbar im Archiv von eVa vorhanden sein. 
 
3.3.2 Rechnungen  
 
3.3.2.1 Rechnungen über Lieferungen und Leis-
tungen 
 
Die Rechnung über eine Lieferung und Leistung 
muss grundsätzlich entsprechend den einschlägigen 
Bestimmungen der Verdingungsordnung für Leistun-
gen (VOL), der Verdingungsordnung für Bauleistun-
gen (VOB), der Verdingungsordnung für freiberufliche 
Leistungen (VOF) oder/und sonstiger ergänzend gel-
tenden Vorschriften und Richtlinien der Stadt Köln 
einschließlich der Regelungen der Ämter aufgestellt 
sein. Die Rechnung muss zweifelsfrei den Umfang 
der Lieferung und Leistung erkennen lassen, damit 
auch nachträglich eine ordnungsgemäße Prüfung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Korrektur der Bezeichnungen 
3.3.2 Rechnungen  
 
3.3.2.1 Rechnungen über Lieferungen und Leis-
tungen 
 
Die Rechnung über eine Lieferung und Leistung 
muss grundsätzlich entsprechend den einschlägigen 
Bestimmungen der Verdingungsordnung Vergabe-
und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), der 
Verdingungsordnung Vergabe-und Vertragsord-
nung für Bauleistungen (VOB), der Verdingungsord-
nung für freiberufliche Leistungen (VOF)Verordnung 
über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VGV), der 
Verordnung über die Vergabe von Konzessionen 
(KonzVGV) oder/und sonstiger ergänzend geltenden 
Vorschriften und Richtlinien der Stadt Köln ein-

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
12 
möglich ist. Hierauf ist schon bei der Aufforderung zur 
Abgabe eines Angebotes und bei der Auftragsverga-
be durch das auftraggebende Amt hinzuweisen. Ins-
besondere bei der Abrechnung von Bau- und sonsti-
gen Leistungen ist eine entsprechende Gliederung 
der Rechnung vom Auftragnehmer / von der Auftrag-
nehmerin zu fordern. Bei unvollständig oder lücken-
haft erstellter Rechnung hat das Amt für entspre-
chende Ergänzung, Abänderung oder Ersatz durch 
einwandfreie Rechnungsunterlagen vor der Ausferti-
gung einer Zahlungsanordnung zu sorgen. 
 
Bei einer Abschlagsrechnung sowie bei der Schluss-
rechnung muss die AD die Zahlungsanordnung und 
die begründenden Unterlagen entsprechend mit dem 
Vermerk „Abschlagszahlung“ oder „Schlusszahlung“ 
kennzeichnen. Aus den Rechnungsunterlagen müs-
sen die geleisteten Abschlagszahlungen erkennbar 
sein. 
 
 
schließlich der Regelungen der Ämter aufgestellt 
sein. Die Rechnung muss zweifelsfrei den Umfang 
der Lieferung und Leistung erkennen lassen, damit 
auch nachträglich eine ordnungsgemäße Prüfung 
möglich ist. Hierauf ist schon bei der Aufforderung zur 
Abgabe eines Angebotes und bei der Auftragsverga-
be durch das auftraggebende Amt hinzuweisen. Ins-
besondere bei der Abrechnung von Bau- und sonsti-
gen Leistungen ist eine entsprechende Gliederung 
der Rechnung vom Auftragnehmer / von der Auftrag-
nehmerin zu fordern. Bei unvollständig oder lücken-
haft erstellter Rechnung hat das Amt für entspre-
chende Ergänzung, Abänderung oder Ersatz durch 
einwandfreie Rechnungsunterlagen vor der Ausferti-
gung einer Zahlungsanordnung zu sorgen. 
 
Bei einer Abschlagsrechnung sowie bei der Schluss-
rechnung muss die AD die Zahlungsanordnung und 
die begründenden Unterlagen entsprechend mit dem 
Vermerk „Abschlagszahlung“ oder „Schlusszahlung“ 
kennzeichnen. Aus den Rechnungsunterlagen müs-
sen die geleisteten Abschlagszahlungen erkennbar 
sein. 
 
 
3.3.2.6 Änderung von Rechnungen  
 
Ein städtischer Bediensteter / eine städtische Be-
dienstete darf eine Rechnung für die von einem / ei-
ner Dritten erbrachten Lieferung oder Leistung weder 
anfertigen noch umschreiben oder ergänzen. Aus-
nahmen sind nur in den Fällen gemäß § 14 Nr. 4 
VOB/B und § 15 Nr. 2 VOL/B zulässig. Eine Ände-
rung, die sich im Verlauf der rechnerischen Nachprü-
fung ergibt, ist jedoch zulässig; Teil B, Ziffer 1.7.3.3 
ist zu beachten. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Korrekturen 
3.3.2.6 Änderung von Rechnungen  
 
Ein städtischer Bediensteter / eine städtische Be-
dienstete darf eine Rechnung für die von einem / ei-
ner Dritten erbrachten Lieferung oder Leistung weder 
anfertigen noch umschreiben oder ergänzen. Aus-
nahmen sind nur in den Fällen gemäß § 14 Nr.Abs. 4 
VOB/B und § 15 Abs. 1 Nr. 2 VOL/B zulässig. Eine 
Änderung, die sich im Verlauf der rechnerischen 
Nachprüfung ergibt, ist jedoch zulässig; Teil B, Zif-
fer 1.7.3.3 ist zu beachten.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
13 
5 Stundung / Niederschlagung / Erlass / Voll-
ziehungsaussetzung 
 
5.1 Stundung 
 
Stundung ist die Gewährung eines Zahlungsaufschu-
bes. Mit der Gewährung der Stundung muss der neue 
Zahlungstermin eindeutig festgelegt werden. Bei Ein-
räumung von Ratenzahlungen ist der Zahlungstermin 
für jede Rate festzulegen. Der einzige neue Zah-
lungstermin bzw. der Zahlungstermin der letzten Rate 
soll nicht später als 24 Monate nach der Stundungs-
gewährung liegen. In die Stundungsanordnung ist der 
gesamte gestundete Betrag aufzunehmen. 
 
Ein Anspruch darf ganz oder teilweise gestundet 
werden, wenn seine Einziehung bei Fälligkeit eine 
erhebliche Härte für den Schuldner / die Schuldnerin 
bedeuten würde und der Anspruch durch die Stun-
dung nicht gefährdet erscheint. 
(§ 26 Abs. 1 GemHVO, § 222 AO). Die Stundung soll 
in der Regel nur auf Antrag und gegen Sicherheits-
leistung gewährt werden. Für den Bereich der Ord-
nungswidrigkeiten bestehen besondere Regelungen 
(Zahlungserleichterungen nach § 18 OWiG). 
 
Bei Firmen als Zahlungspflichtigem ist in der Regel 
keine Gefährdung des Anspruchs anzunehmen, falls 
ein schlüssiger Liquiditätsplan vorgelegt wird, der 
eine gleichmäßige und vollständige Befriedigung aller 
Gläubiger, einschließlich zukünftig fällig werdender 
Forderungen, im Stundungszeitraum darlegt. Sind 
zugleich Bescheide von der Vollziehung ausgesetzt, 
ist es zur Vermeidung der Annahme einer An-
spruchsgefährdung erforderlich, dass für die zugrun-
de liegenden Forderungen in der Bilanz bzw. in der 
unterjährigen Finanzplanung der zahlungspflichtigen 
Person Rückstellungen gebildet werden, die im vor-
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Klarstellung 
 
 
 
Klarstellung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5 Stundung / Niederschlagung / Erlass / Voll-
ziehungsaussetzung 
 
5.1 Stundung 
 
Stundung ist die Gewährung eines Zahlungsaufschu-
bes. Mit der Gewährung der Stundung muss der neue 
Zahlungstermin eindeutig festgelegt werden. Bei Ein-
räumung von Ratenzahlungen ist der Zahlungstermin 
für jede Rate festzulegen. Der einzige neue Zah-
lungstermin bzw. der Zahlungstermin der letzten Rate 
soll nicht später als 24 Monate nach der Stundungs-
gewährung liegen. In die Stundungsanordnung ist der 
gesamte gestundete Betrag einschl. bis zur Antrag-
stellung angefallener Säumniszuschläge und 
Mahngebühren aufzunehmen. 
 
Ein Anspruch darf ganz oder teilweise gestundet 
werden, wenn seine Einziehung bei Fälligkeit eine 
erhebliche Härte für den Schuldner / die Schuldnerin 
bedeuten würde und der Anspruch durch die Stun-
dung nicht gefährdet erscheint. 
(§ 26 Abs. 1 GemHVO, § 222 AO). Die Stundung soll 
in der Regel nur auf Antrag und gegen Sicherheits-
leistung gewährt werden. Für den Bereich der Ord-
nungswidrigkeiten bestehen besondere Regelungen 
(Zahlungserleichterungen nach § 18 OWiG). 
 
Bei Firmen als Zahlungspflichtigem ist in der Regel 
keine Gefährdung des Anspruchs anzunehmen, falls 
ein schlüssiger Liquiditätsplan vorgelegt wird, der 
eine gleichmäßige und vollständige Befriedigung aller 
Gläubiger, einschließlich zukünftig fällig werdender 
Forderungen, im Stundungszeitraum darlegt. Sind 
zugleich Bescheide von der Vollziehung ausgesetzt, 
ist es zur Vermeidung der Annahme einer An-
spruchsgefährdung erforderlich, dass für die zugrun-
de liegenden Forderungen in der Bilanz bzw. in der

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
14 
gelegten Liquiditätsplan Berücksichtigung finden. 
 
Von einer Anspruchsgefährdung ist demgegenüber in 
der Regel bei Kenntnis anderer Anhaltspunkte aus-
zugehen, die die Annahme einer Zahlungsunfähigkeit 
begründen, insbesondere wenn 
 
 in der Vergangenheit regelmäßig nicht zur 
Fälligkeit gezahlt wurde; auch wenn die zah-
lungspflichtige Person durch offenkundig un-
begründete Einwendungen versucht, die Ein-
ziehung zu verzögern 
 Rücklastschriften oder nicht eingelöste 
Schecks vorliegen 
 vorherige Zahlungsvereinbarungen nicht ein-
gehalten wurden oder 
 ein (anderer) Gläubiger Vollstreckungsmaß-
nahmen beantragt oder durchgeführt hat. 
Auskünfte zu diesen Anhaltspunkten für eine An-
spruchsgefährdung können bei der Vollstreckungsab-
teilung angefragt werden. Beträgt die Summe der 
Forderungen, für die eine Stundung beantragt ist, 
mehr als 10.000 Euro, ist die Vollstreckungsabteilung 
vor Bewilligung der Stundung zu beteiligen. 
 
Bei der Gewährung der Stundung ist die zahlungs-
pflichtige Person darauf hinzuweisen, dass bei Nicht-
einhaltung von Ratenzahlungen der Gesamtbetrag 
sofort fällig wird.  
 
 
 
 
Ist für die Forderung bereits ein Vollstreckungsauftrag 
erteilt, darf die AD keine Stundung oder Zahlungser-
leichterung gewähren, solange das Vollstreckungs-
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vorschlag: von 21 zur Herstellung einer 
einheitlichen Bearbeitung durch 213 bei 
Kassenzeichen mit mehreren Fälligkeiten. 
unterjährigen Finanzplanung der zahlungspflichtigen 
Person Rückstellungen gebildet werden, die im vor-
gelegten Liquiditätsplan Berücksichtigung finden. 
 
Von einer Anspruchsgefährdung ist demgegenüber in 
der Regel bei Kenntnis anderer Anhaltspunkte aus-
zugehen, die die Annahme einer Zahlungsunfähigkeit 
begründen, insbesondere wenn 
 
 in der Vergangenheit regelmäßig nicht zur 
Fälligkeit gezahlt wurde; auch wenn die zah-
lungspflichtige Person durch offenkundig un-
begründete Einwendungen versucht, die Ein-
ziehung zu verzögern 
 Rücklastschriften oder nicht eingelöste 
Schecks vorliegen 
 vorherige Zahlungsvereinbarungen nicht ein-
gehalten wurden oder 
 ein (anderer) Gläubiger Vollstreckungsmaß-
nahmen beantragt oder durchgeführt hat. 
Auskünfte zu diesen Anhaltspunkten für eine An-
spruchsgefährdung können bei der Vollstreckungsab-
teilung angefragt werden. Beträgt die Summe der 
Forderungen, für die eine Stundung beantragt ist, 
mehr als 10.000 Euro, ist die Vollstreckungsabteilung 
vor Bewilligung der Stundung zu beteiligen. 
 
Bei der Gewährung der Stundung ist die zahlungs-
pflichtige Person darauf hinzuweisen, dass bei Nicht-
einhaltung von Ratenzahlungen der Gesamtbetrag 
sofort fällig wird.  
 
Ist für eine Forderung innerhalb eines Kassenzei-
chens die Forderung bereits ein Vollstreckungsauf-
trag erteilt, darf die AD für keine Forderung inner-
halb dieses Kassenzeichens eine keine Stundung

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
15 
verfahren läuft.  
 
 
 
Ein Antrag auf Stundung oder Zahlungserleichterung, 
der während des Vollstreckungsverfahrens gestellt 
wird, ist zur Bearbeitung an die Vollstreckungsabtei-
lung abzugeben. 
 
Gegenüber der Kasse ist die Stundung durch Abset-
zung des Anordnungssolls, bezogen auf den bisheri-
gen Fälligkeitstermin, und durch Sollstellung, bezo-
gen auf den oder die neuen Fälligkeitstermine, anzu-
ordnen; durch die hierdurch vorzunehmenden Bu-
chungen erhält die Vollstreckung Kenntnis der geän-
derten Fälligkeiten. 
Unabhängig von den neuen Fälligkeitsterminen er-
folgt die Soll-Buchung der gestundeten Beträge in 
dem Haushaltsjahr, in dem die bisherige Fälligkeit 
aufgehoben wird. Form und Inhalt der Anordnungen 
sind mit der Kasse abzustimmen. Die Anordnungen 
sind von einer anordnungsbefugten Person zu unter-
schreiben. 
 
Die Gewährung der Stundung ist der zahlungspflich-
tigen Person schriftlich bekannt zu geben. 
 
Soweit Sicherheiten in Anspruch genommen werden 
sollen, ist Teil B, Ziffer 2.5 zu beachten. 
 
Der gestundete Betrag ist in der Regel angemessen 
zu verzinsen (§ 26 Abs. 1 GemHVO, § 234 AO). 
Werden Stundungszinsen berechnet, so ist über den 
festgesetzten Betrag unverzüglich eine Annahmean-
ordnung zu erteilen. 
 
 
 
 
oder Zahlungserleichterung gewähren, solange das 
Vollstreckungsverfahren läuft.  
 
Ein Antrag auf Stundung oder Zahlungserleichterung, 
der während des Vollstreckungsverfahrens gestellt 
wird, ist zur Bearbeitung an die Vollstreckungsabtei-
lung abzugeben. 
 
Gegenüber der Kasse ist die Stundung durch Abset-
zung des Anordnungssolls, bezogen auf den bisheri-
gen Fälligkeitstermin, und durch Sollstellung, bezo-
gen auf den oder die neuen Fälligkeitstermine, anzu-
ordnen; durch die hierdurch vorzunehmenden Bu-
chungen erhält die Vollstreckung Kenntnis der geän-
derten Fälligkeiten. 
Unabhängig von den neuen Fälligkeitsterminen er-
folgt die Soll-Buchung der gestundeten Beträge in 
dem Haushaltsjahr, in dem die bisherige Fälligkeit 
aufgehoben wird. Form und Inhalt der Anordnungen 
sind mit der Kasse abzustimmen. Die Anordnungen 
sind von einer anordnungsbefugten Person zu unter-
schreiben. 
 
Die Gewährung der Stundung ist der zahlungspflich-
tigen Person schriftlich bekannt zu geben. 
 
Soweit Sicherheiten in Anspruch genommen werden 
sollen, ist Teil B, Ziffer 2.5 zu beachten. 
 
Der gestundete Betrag ist in der Regel angemessen 
zu verzinsen (§ 26 Abs. 1 GemHVO, § 234 AO). 
Werden Stundungszinsen berechnet, so ist über den 
festgesetzten Betrag unverzüglich eine Annahmean-
ordnung zu erteilen. 
 
 
5.2 Niederschlagung  5.2 Niederschlagung

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
16 
 
Niederschlagung ist die befristete oder unbefristete 
Zurückstellung der Weiterverfolgung eines fälligen 
Anspruchs ohne Verzicht auf den Anspruch selbst. 
Ein Anspruch ist niederzuschlagen, wenn feststeht, 
dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder 
wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur 
Höhe des Anspruchs stehen (§ 26 Abs. 2 GemHVO, 
§ 261 AO). 
 
Sofern eine Niederschlagungsvereinbarung nach 
Ziffer 5.2.4 geschlossen wurde, gehen die dortigen 
Regelungen den Regelungen der Ziffern 5.2.1 bis 
5.2.3 vor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ergänzung für Dienststellen des Dez.II 
 
Niederschlagung ist die befristete oder unbefristete 
Zurückstellung der Weiterverfolgung eines fälligen 
Anspruchs ohne Verzicht auf den Anspruch selbst. 
Ein Anspruch ist niederzuschlagen, wenn feststeht, 
dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder 
wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur 
Höhe des Anspruchs stehen (§ 26 Abs. 2 GemHVO, 
§ 261 AO). 
 
Sofern eine Niederschlagungsvereinbarung nach 
Ziffer 5.2.4 geschlossen wurde oder wenn eine ent-
sprechende Regelung durch die Kämmerin für 
das Dezernat II getroffen wurde, gehen die dortigen 
Regelungen den Regelungen der Ziffern 5.2.1 bis 
5.2.3 vor. 
 
 
5.2.1 Öffentlich-rechtliche Forderungen 
 
Nach erfolglosen Einziehungsversuchen der Vollstre-
ckungsabteilung schlägt diese der AD vor, den Betrag 
niederzuschlagen. Über diesen Vorschlag hat die AD 
unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von drei 
Monaten zu entscheiden, ob dem Vorschlag der Voll-
streckungsabteilung gefolgt wird oder ob ihr weitere 
Kenntnisse darüber vorliegen, die neue weitere Ein-
ziehungsversuche ermöglichen. 
 
 
 
 
 
Wird der Niederschlagungsvorschlag abgelehnt, da 
eine weitere Einziehung erfolgen soll, ist der Vorgang 
mit zusätzlichen Informationen an das Kassen- und 
Steueramt (21/213/12) zurück zu geben. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vorschlag von 21 zur Anpassung an die 
Betragshöhe 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5.2.1 Öffentlich-rechtliche Forderungen 
 
Nach erfolglosen Einziehungsversuchen der Vollstre-
ckungsabteilung schlägt diese der AD vor, den Betrag 
niederzuschlagen. Über diesen Vorschlag hat die AD 
unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von drei 
Monaten zu entscheiden, ob dem Vorschlag der Voll-
streckungsabteilung gefolgt wird oder ob ihr weitere 
Kenntnisse darüber vorliegen, die neue weitere Ein-
ziehungsversuche ermöglichen. Bei einem Betrag 
unter 200,00 Euro verlängert sich die Frist auf 
sechs Monate. Im Niederschlagungsvorschlag der 
Vollstreckungsabteilung wird auf die jeweilige 
Frist gesondert hingewiesen. 
 
Wird der Niederschlagungsvorschlag abgelehnt, da 
eine weitere Einziehung erfolgen soll, ist der Vorgang 
mit zusätzlichen Informationen an das Kassen- und 
Steueramt (21/213/12) zurück zu geben.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
17 
Ansonsten ist der Stadtkasse (21/211) eine entspre-
chende Annahme-Abgangsanordnung zu erteilen. Die 
zahlungspflichtige Person erhält über die Nieder-
schlagung keine Mitteilung. 
 
Liegt nach Ablauf der im ersten Absatz genannten 3-
monatigen Frist dem Kassen- und Steueramt weder 
eine Annahme-Abgangsanordnung noch Mitteilung 
über die weitere Einziehung der AD vor, wird die AD 
unter Beteiligung von Kämmerei und Rechnungsprü-
fungsamt letztmalig mit Fristsetzung an die ausste-
hende Entscheidung erinnert. Erfolgt auch danach 
keine Erledigung durch die AD, wertet die Kasse dies 
als Zustimmung zum Vorschlag und kann bei der 
Stadtkämmerin eine auf 2 Jahre befristete Nieder-
schlagung erwirken. Über die Niederschlagung dieser 
Forderung sind das Rechnungsprüfungsamt und die 
AD zu unterrichten. Die AD hat die Annahme-
Abgangsanordnung der Stadtkämmerin über die Nie-
derschlagung in der Finanzbuchführung nachträglich 
erfolgs- oder bestandswirksam zu erfassen. 
 
 
 
 
 
 
 
Verfahrensoptimierung. 
Ansonsten ist der Stadtkasse (21/211) eine entspre-
chende Annahme-Abgangsanordnung zu erteilen. Die 
zahlungspflichtige Person erhält über die Nieder-
schlagung keine Mitteilung. 
 
Liegt nach Ablauf der im ersten Absatz genannten 3-
monatigen Frist dem Kassen- und Steueramt weder 
eine Annahme-Abgangsanordnung noch Mitteilung 
über die weitere Einziehung der AD vor, wird die 
Dienstellenleitung der AD unter Beteiligung von 
Kämmerei und Rechnungsprüfungsamt einmalig 
letztmalig mit Fristsetzung an die ausstehende Ent-
scheidung erinnert. Erfolgt auch danach keine Erledi-
gung durch die AD, wertet die Kasse dies als Zu-
stimmung zum Vorschlag und kann bei der Stadt-
kämmerin eine auf 2 Jahre befristete Niederschla-
gung erwirken. Über die Niederschlagung dieser For-
derung sind das Rechnungsprüfungsamt und die AD 
zu unterrichten. Die AD hat die Annahme-
Abgangsanordnung der Stadtkämmerin über die Nie-
derschlagung in der Finanzbuchführung nachträglich 
erfolgs- oder bestandswirksam zu erfassen. 
 
 
5.4 Aussetzung der Vollziehung 
 
Wird ein Betrag von der Vollziehung ausgesetzt (z. B. 
§ 80 Abs. 4 VwGO), ist er kassenmäßig nicht mehr 
fällig. Mit der Aussetzung der Vollziehung ist deshalb 
der Kasse eine Annahme-Abgangsanordnung zu er-
teilen. Nach Abschluss des Verfahrens ist der Kasse 
gegebenenfalls eine neue Annahmeanordnung zu 
erteilen. 
 
Von der Vollziehung ausgesetzte Beträge sind gege-
benenfalls zu verzinsen (§ 237 AO). Werden Ausset-
zungszinsen berechnet, ist über den festgesetzten 
Betrag unverzüglich eine Annahmeanordnung zu 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ermöglichung einer anderen Verfahrens-
weise in besonderen Fallgestaltungen 
5.4 Aussetzung der Vollziehung 
 
Wird ein Betrag von der Vollziehung ausgesetzt (z. B. 
§ 80 Abs. 4 VwGO), ist er kassenmäßig nicht mehr 
fällig. Mit der Aussetzung der Vollziehung ist deshalb 
der Kasse eine Annahme-Abgangsanordnung zu er-
teilen. Nach Abschluss des Verfahrens ist der Kasse 
gegebenenfalls eine neue Annahmeanordnung zu 
erteilen. Die Stadtkämmerin kann für einzelne For-
derungsarten eine abweichende Regelung treffen. 
 
Von der Vollziehung ausgesetzte Beträge sind gege-
benenfalls zu verzinsen (§ 237 AO). Werden Ausset-
zungszinsen berechnet, ist über den festgesetzten

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
18 
erteilen. 
 
 
Betrag unverzüglich eine Annahmeanordnung zu 
erteilen. 
 
 
5.5 Zuständigkeit 
 
Die Zuständigkeit für Stundung, Niederschlagung, 
Erlass oder Vollziehungsaussetzung einer Hauptfor-
derung ergibt sich aus der Zuständigkeitsordnung der 
Stadt Köln. Soweit es sich hiernach um ein Geschäft 
der laufenden Verwaltung handelt oder der Oberbür-
germeister ermächtigt ist, wird diese Zuständigkeit 
auf die Fachbeigeordneten übertragen. Darüber hin-
aus sind zuständig für  
 
a) Stundung 
- bis zu 5.000,00 Euro und maximal auf die Dauer 
eines Jahres  die Amtsleitung 
- bis zu 500,00 Euro und maximal auf die Dauer 
eines halben Jahres der Leiter / die Leiterin der 
nächstniedrigeren Organisationseinheit 
 
b) Niederschlagung 
- befristete Niederschlagung von Forderungen bis 
zu 5.000,00 Euro die Amtsleitung 
- unbefristete Niederschlagung von Forderungen bis 
zu 3.000,00 Euro die Amtsleitung 
 
c) Erlass 
- bis zu 3.000,00 Euro die Amtsleitung 
 
d) Aussetzung der Vollziehung 
- bis zu 5.000,00 Euro und maximal auf die Dauer 
eines Jahres die Amtsleitung 
- bis zu 500,00 Euro und maximal auf die Dauer 
eines halben Jahres der Leiter / die Leiterin der 
nächstniedrigeren Organisationseinheit. 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5.5 Zuständigkeit 
 
Die Zuständigkeit für Stundung, Niederschlagung, 
Erlass oder Vollziehungsaussetzung einer Hauptfor-
derung ergibt sich aus der Zuständigkeitsordnung der 
Stadt Köln. Soweit es sich hiernach um ein Geschäft 
der laufenden Verwaltung handelt oder der die Ober-
bürgermeisterin ermächtigt ist, wird diese Zuständig-
keit auf die Fachbeigeordneten übertragen. Darüber 
hinaus sind zuständig für  
 
a) Stundung 
- bis zu 5.000,00 Euro und maximal auf die Dauer 
eines Jahres  die Amtsleitung 
- bis zu 500,00 Euro und maximal auf die Dauer 
eines halben Jahres der Leiter / die Leiterin der 
nächstniedrigeren Organisationseinheit 
 
b) Niederschlagung 
- befristete Niederschlagung von Forderungen bis 
zu 5.000,00 Euro die Amtsleitung 
- unbefristete Niederschlagung von Forderungen bis 
zu 3.000,00 Euro die Amtsleitung 
 
c) Erlass 
- bis zu 3.000,00 Euro die Amtsleitung 
 
d) Aussetzung der Vollziehung 
- bis zu 5.000,00 Euro und maximal auf die Dauer 
eines Jahres die Amtsleitung 
- bis zu 500,00 Euro und maximal auf die Dauer 
eines halben Jahres der Leiter / die Leiterin der 
nächstniedrigeren Organisationseinheit.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
19 
Diese Grenzen gelten nicht für Stundungen, Nieder-
schlagungen und Erlasse im kommunalen Steuer-
recht. Hier gelten die gesonderten Unterschriftsrege-
lungen der Stadtkämmerin für das Kassen- und Steu-
eramt der Stadt Köln. 
 
Über abweichende Regelungen entscheidet auf An-
trag des / der Beigeordneten die Stadtkämmerin oder 
die beauftragte Stelle (20) nach Stellungnahme durch 
das Rechnungsprüfungsamt; diese Entscheidung 
kann auch Teil einer Niederschlagungsvereinbarung 
sein. 
 
Die Kasse bzw. Vollstreckung ist zuständig für Stun-
dung, Niederschlagung oder Erlass, sofern aus-
schließlich Nebenforderungen (Kasse für Mahnge-
bühren und Säumniszuschläge, Vollstreckung für 
Vollstreckungskosten) betroffen sind.  
 
Im Zusammenhang mit der Entscheidung über die 
Hauptforderung hat die AD im Benehmen mit der 
zuständigen Buchhaltung der Stadtkasse auch die 
Stundung, die Niederschlagung oder den Erlass der 
Nebenforderungen zu verfügen. Eine Kopie dieser 
Verfügung ist der Stadtkasse zu übersenden, damit 
die zu den Hauptforderungen korrespondierenden 
Nebenforderungen zeitnah gestundet bzw. abgesetzt 
werden können. 
Bei einem Erlass von Haupt- und Nebenforderungen 
durch die AD ist die Mitzeichnung der Stadtkasse 
betreffend des Erlasses der Nebenforderungen erfor-
derlich. Gleiches gilt für Vergleichsentscheidungen 
Aus der Befugnis, eine Forderung zu stunden, nie-
derzuschlagen, zu erlassen oder von der Vollziehung 
auszusetzen, folgt nicht die Befugnis, die entspre-
chende Anordnung gegenüber der Kasse zu erteilen. 
 
 
Klarstellung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Klarstellung 
 
Diese Grenzen gelten nicht für Stundungen, Nieder-
schlagungen, und Erlasse und Aussetzungen der 
Vollziehung im kommunalen Steuerrecht. Hier gelten 
die gesonderten Unterschriftsregelungen der Stadt-
kämmerin für das Kassen- und Steueramt der Stadt 
Köln. 
 
Über abweichende Regelungen entscheidet auf An-
trag des / der Beigeordneten die Stadtkämmerin oder 
die beauftragte Stelle (20) nach Stellungnahme durch 
das Rechnungsprüfungsamt; diese Entscheidung 
kann auch Teil einer Niederschlagungsvereinbarung 
sein. 
 
Die Kasse bzw. Vollstreckung ist zuständig für Stun-
dung, Niederschlagung oder Erlass, sofern aus-
schließlich Nebenforderungen (Kasse für Mahnge-
bühren und Säumniszuschläge, Vollstreckung für 
Vollstreckungskosten) betroffen sind.  
 
Im Zusammenhang mit der Entscheidung über die 
Hauptforderung hat die AD im Benehmen mit der 
zuständigen Buchhaltung der Stadtkasse auch die 
Stundung, die Niederschlagung, oder den Erlass o-
der die Absetzung (Vollziehungsaussetzung) der 
Nebenforderungen zu verfügen. Eine Kopie dieser 
Verfügung ist der Stadtkasse zu übersenden, damit 
die zu den Hauptforderungen korrespondierenden 
Nebenforderungen zeitnah gestundet bzw. abgesetzt 
werden können. 
Bei einem Erlass von Haupt- und Nebenforderungen 
durch die AD ist die Mitzeichnung der Stadtkasse 
betreffend des Erlasses der Nebenforderungen erfor-
derlich. Gleiches gilt für Vergleichsentscheidungen 
Aus der Befugnis, eine Forderung zu stunden, nie-
derzuschlagen, zu erlassen oder von der Vollziehung 
auszusetzen, folgt nicht die Befugnis, die entspre-
chende Anordnung gegenüber der Kasse zu erteilen.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
20 
 
Aus der Befugnis, eine Forderung zu stunden, nie-
derzuschlagen, zu erlassen oder von der Vollziehung 
auszusetzen, folgt nicht die Befugnis, die entspre-
chende Anordnung gegenüber der Kasse zu erteilen. 
 
 
Aus der Befugnis, eine Forderung zu stunden, nie-
derzuschlagen, zu erlassen oder von der Vollziehung 
auszusetzen, folgt nicht die Befugnis, die entspre-
chende Anordnung gegenüber der Kasse zu erteilen. 
5.6 Absehen von Beitreibungsmaßnahmen 
(Einziehungsstopp) 
 
Beitreibungsmaßnahmen der Kasse sind 
 
a) bei einer öffentlich-rechtlichen Forderung: 
 Mahnung, Vollstreckungsauftrag bzw. Amtshilfeer-
suchen und die damit verbundenen Vollstre-
ckungsmaßnahmen 
 
b) bei einer privatrechtlichen Forderung: 
 Aufforderung an AD, das gerichtliche Mahnverfah-
ren einzuleiten. 
 
Hat die AD Zugriff auf das automatisierte Kassenver-
fahren, ist sie berechtigt, bis zu maximal 90 Tagen 
eigenständig Beitreibungsmaßnahmen auszusetzen 
(kleiner Einziehungsstopp). Verfügt die AD nicht über 
diesen Zugriff oder soll über die 90 Tage hinaus von 
Beitreibungsmaßnahmen abgesehen werden, muss 
die AD die Kasse schriftlich anweisen, bis zu maximal 
360 Tagen von Beitreibungsmaßnahmen abzusehen. 
Diese Anweisung an die Kasse bedarf der Unter-
schrift einer hierzu anordnungsbefugten Person. Die 
Kasse entscheidet dann über die zu wählende Maß-
nahme. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5.6 Absehen von Beitreibungsmaßnahmen 
(Einziehungsstopp) 
 
Beitreibungsmaßnahmen der Kasse sind 
 
a) bei einer öffentlich-rechtlichen Forderung: 
 Mahnung, Vollstreckungsauftrag bzw. Amtshilfeer-
suchen und die damit verbundenen Vollstre-
ckungsmaßnahmen 
 
b) bei einer privatrechtlichen Forderung: 
 Aufforderung an AD, das gerichtliche Mahnverfah-
ren einzuleiten. 
 
Hat die AD Zugriff auf das automatisierte Kassenver-
fahren, ist sie berechtigt, bis zu maximal 90 Tagen 
eigenständig Beitreibungsmaßnahmen auszusetzen 
(kleiner Einziehungsstopp). Verfügt die AD nicht über 
diesen Zugriff oder soll über die 90 Tage hinaus von 
Beitreibungsmaßnahmen abgesehen werden, muss 
die AD die Kasse schriftlich anweisen, bis zu maximal 
360 Tagen von Beitreibungsmaßnahmen abzusehen. 
Diese Anweisung an die Kasse bedarf der Unter-
schrift einer hierzu anordnungsbefugten Person. Die 
Kasse entscheidet dann über die zu wählende Maß-
nahme. 
 
Im automatisierten Verfahren bedarf es für das Set-
zen bzw. Aufheben des kleinen Einziehungsstopps 
keiner Anordnungsbefugnis. 
Die Freigabe des Bildschirmschlüssels erfolgt durch 
das Kassen- und Steueramt aufgrund eines Antrages

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) – Teil B (Anordnungswesen) 
 
21 
 
 
 
 
 
Im automatisierten Verfahren bedarf es für das Set-
zen bzw. Aufheben des kleinen Einziehungsstopps 
keiner Anordnungsbefugnis. 
Die Freigabe des Bildschirmschlüssels erfolgt durch 
das Kassen- und Steueramt aufgrund eines Antrages 
der AD. Der Antrag ist durch die Amtsleitung oder 
einer für den betroffenen Personenkonten-Bereich 
unbeschränkt anordnungsbefugten Person zu unter-
schreiben. 
Es obliegt der AD zu regeln und zu überwachen, bis 
zu welcher Höhe die jeweiligen Sachbearbeiter / 
Sachbearbeiterinnen den kleinen Einziehungsstopp 
setzen oder aufheben können. 
 
Die Kasse ist berechtigt, bis zu maximal 90 Tagen 
von Beitreibungsmaßnahmen abzusehen 
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen führt sie Beitrei-
bungsmaßnahmen durch. Das Absehen von Beitrei-
bungsmaßnahmen verändert nicht die Fälligkeit und 
die sich hieraus ergebenden Folgen. Insbesondere 
wird die Nachberechnung der Säumniszuschläge 
nicht gehemmt. 
Eine Verkettung von Einziehungsstopps ist nicht zu-
lässig. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pflicht zur Einschaltung der Hierarchie 
und des Rechnungsprüfungsamtes bei 
längerfristigem Verzicht auf Maßnahmen. 
der AD. Der Antrag ist durch die Amtsleitung oder 
einer für den betroffenen Personenkonten-Bereich 
unbeschränkt anordnungsbefugten Person zu unter-
schreiben. 
Es obliegt der AD zu regeln und zu überwachen, bis 
zu welcher Höhe die jeweiligen Sachbearbeiter / 
Sachbearbeiterinnen den kleinen Einziehungsstopp 
setzen oder aufheben können. 
 
Die Kasse ist berechtigt, bis zu maximal 90 Tagen 
von Beitreibungsmaßnahmen abzusehen 
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen führt sie Beitrei-
bungsmaßnahmen durch. Das Absehen von Beitrei-
bungsmaßnahmen verändert nicht die Fälligkeit und 
die sich hieraus ergebenden Folgen. Insbesondere 
wird die Nachberechnung der Säumniszuschläge 
nicht gehemmt. 
Eine Verkettung von Einziehungsstopps ist nicht zu-
lässig. 
 
Die Herausnahme ganzer Einnahmearten aus 
Mahnläufen, Vollstreckungsläufen und/oder Last-
schrifteinzugsläufen zu bestimmten Terminen 
eines Soll-Ist-Vergleichs bedarf eines Schreibens 
mit Unterschrift einer unbeschränkt anordnungs-
befugten Person oder einer Mail einer unbe-
schränkt anordnungsbefugten Person an die 
Stadtkasse. Bei einer Herausnahme über einen 
Zeitraum von mehr als 90 Tagen ist ein entspre-
chendes Anschreiben über das zuständige De-
zernat mit Durchschrift für das Rechnungsprü-
fungsamt erforderlich.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
22 
C. Zahlungsabwicklung 
 
1 Allgemeines 
 
 
 
C. Zahlungsabwicklung 
 
1 Allgemeines 
1.4 Girokassen 
 
Anstelle der Stadtkasse kann für die Erledigung bar-
geldloser Kassengeschäfte eine Girokasse eingerich-
tet werden. Über die Einrichtung, Aufgabenstellung 
und Auflösung sowie rechtlichen Bedingungen ent-
scheidet der Oberbürgermeister. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
1.4 Girokassen 
 
Anstelle der Stadtkasse kann für die Erledigung bar-
geldloser Kassengeschäfte eine Girokasse eingerich-
tet werden. Über die Einrichtung, Aufgabenstellung 
und Auflösung sowie rechtlichen Bedingungen ent-
scheidet der die Oberbürgermeisterin. 
 
 
2.2 Weitere Aufgaben 
 
Auf die Zahlungsabwicklung sind als weitere Aufga-
ben übertragen: 
 
a) Vorbereitung der Finanzrechnung (§ 39 GemHVO) 
b) Verwahrung der Zweitschlüssel von Sicherungs-
behältnissen (s. Teil C, Ziffer 15.1.3). 
c) Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und 
Erlass von Nebenforderungen (z. B. Mahngebüh-
ren, Säumniszuschlägen und Auslagen), soweit 
Abweichendes nicht bestimmt ist 
d) Belegsammlung 
e) Verwahrung von Wertgegenständen. 
 
Die Übertragung weiterer Aufgaben erfolgt durch be-
sondere Anordnung des Oberbürgermeisters. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
2.2 Weitere Aufgaben 
 
Auf die Zahlungsabwicklung sind als weitere Aufga-
ben übertragen: 
 
a) Vorbereitung der Finanzrechnung (§ 39 GemHVO) 
b) Verwahrung der Zweitschlüssel von Sicherungs-
behältnissen (s. Teil C, Ziffer 15.1.3). 
c) Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und 
Erlass von Nebenforderungen (z. B. Mahngebüh-
ren, Säumniszuschlägen und Auslagen), soweit 
Abweichendes nicht bestimmt ist 
d) Belegsammlung 
e) Verwahrung von Wertgegenständen. 
 
Die Übertragung weiterer Aufgaben erfolgt durch be-
sondere Anordnung des der Oberbürgermeisterin. 
 
 
2.3 Fremde Kassengeschäfte 
 
Ein fremdes Kassengeschäft ist ein Kassengeschäft, 
das die Zahlungsabwicklung für Dritte ausführt.  
Hierunter fallen Finanzmittel, die die Gemeinde auf 
Grund rechtlicher Vorschriften unmittelbar in den 
Haushalt eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers 
 
 
 
 
 
 
 
2.3 Fremde Kassengeschäfte 
 
Ein fremdes Kassengeschäft ist ein Kassengeschäft, 
das die Zahlungsabwicklung für Dritte ausführt.  
Hierunter fallen Finanzmittel, die die Gemeinde auf 
Grund rechtlicher Vorschriften unmittelbar in den 
Haushalt eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
23 
zu buchen hat (einschließlich der ihr zur Selbstbe-
wirtschaftung zugewiesenen Finanzmittel) und Fi-
nanzmittel , die in der Zahlungsabwicklung mit dem 
endgültigen Kostenträger oder mit einer anderen In-
stitution, die unmittelbar mit dem endgültigen Kosten-
träger abrechnet, anstelle der Gemeinde vereinnahmt 
oder ausgezahlt werden (§ 16 Abs. 1 GemHVO). 
 
Die Übertragung eines fremden Kassengeschäftes 
kann erfolgen durch Gesetz, aufgrund eines Geset-
zes oder durch Anordnung des Oberbürgermeisters. 
In der Anordnung sind der Umfang der Aufgabe, die 
Abwicklung der Kassengeschäfte und das Prüfungs-
recht festzulegen. 
 
Ein Kassengeschäft, das die Stadtkasse im Rahmen 
der Amtshilfe besorgt, ist kein fremdes Kassenge-
schäft. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
zu buchen hat (einschließlich der ihr zur Selbstbe-
wirtschaftung zugewiesenen Finanzmittel) und Fi-
nanzmittel , die in der Zahlungsabwicklung mit dem 
endgültigen Kostenträger oder mit einer anderen In-
stitution, die unmittelbar mit dem endgültigen Kosten-
träger abrechnet, anstelle der Gemeinde vereinnahmt 
oder ausgezahlt werden (§ 16 Abs. 1 GemHVO). 
 
Die Übertragung eines fremden Kassengeschäftes 
kann erfolgen durch Gesetz, aufgrund eines Geset-
zes oder durch Anordnung des der Oberbürgermeis-
tersin. In der Anordnung sind der Umfang der Aufga-
be, die Abwicklung der Kassengeschäfte und das 
Prüfungsrecht festzulegen. 
 
Ein Kassengeschäft, das die Stadtkasse im Rahmen 
der Amtshilfe besorgt, ist kein fremdes Kassenge-
schäft. 
 
 
3.2.3.2 Befugnis zur Verfügung über den Konten-
bestand 
 
Eine Verfügung über den Kontenbestand darf nur von 
zwei Beschäftigten der Zahlungsabwicklung gemein-
sam unterzeichnet werden. 
 
Die Erteilung der Unterschriftsbefugnis ist von dem 
Amt schriftlich über das Kassen- und Steueramt bei 
der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle 
(211/1) zu beantragen. 
 
Vor der Entscheidung der Stadtkämmerin oder der 
beauftragten Stelle (211/1) ist das Rechnungsprü-
fungsamt zu beteiligen. Sofern Unterschriftsbefugte 
vorgesehen sind, die nicht als Beschäftigte der Zah-
lungsabwicklung bestellt sind, ist zusätzlich eine Stel-
lungnahme des Personal- und Organisationsamtes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2.3.2 Befugnis zur Verfügung über den Konten-
bestand 
 
Eine Verfügung über den Kontenbestand darf nur von 
zwei Beschäftigten der Zahlungsabwicklung gemein-
sam unterzeichnet werden. 
 
Die Erteilung der Unterschriftsbefugnis ist von dem 
Amt schriftlich über das Kassen- und Steueramt bei 
der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle 
(211/1) zu beantragen. 
 
Vor der Entscheidung der Stadtkämmerin oder der 
beauftragten Stelle (211/1) ist das Rechnungsprü-
fungsamt zu beteiligen. Sofern Unterschriftsbefugte 
vorgesehen sind, die nicht als Beschäftigte der Zah-
lungsabwicklung bestellt sind, ist zusätzlich eine Stel-
lungnahme des Personal- und Organisationsamtes

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
24 
hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen einzu-
holen. 
 
Der Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung und 
der Stellvertreterin sind in jedem Falle Unterschrifts-
befugnisse zu erteilen. Sie müssen jede mit einem 
der übrigen Unterschriftsbefugten unterzeichnen kön-
nen. 
 
Das Personal- und Organisationsamt, das Rech-
nungsprüfungsamt und das antragstellende Amt sind 
über die erteilte Befugnis zu informieren. Der / die 
betroffene Beschäftigte ist von dem Amt zu unterrich-
ten. 
 
Änderungen in den persönlichen oder sachlichen 
Voraussetzungen von Unterschriftsbefugten teilt das 
Amt, das Rechnungsprüfungsamt oder das Personal- 
und Organisationsamt dem Kassen- und Steueramt 
mit. 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
für das Personalwesen zuständigen Amtes hin-
sichtlich der persönlichen Voraussetzungen einzuho-
len. 
 
Der Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung und 
der Stellvertreterin sind in jedem Falle Unterschrifts-
befugnisse zu erteilen. Sie müssen jede mit einem 
der übrigen Unterschriftsbefugten unterzeichnen kön-
nen. 
 
Das Personal- und Organisationsamt für das Perso-
nalwesen zuständige Amt, das Rechnungsprü-
fungsamt und das antragstellende Amt sind über die 
erteilte Befugnis zu informieren. Der / die betroffene 
Beschäftigte ist von dem Amt zu unterrichten. 
 
Änderungen in den persönlichen oder sachlichen 
Voraussetzungen von Unterschriftsbefugten teilt das 
Amt, das Rechnungsprüfungsamt oder das Personal- 
und Organisationsamt für das Personalwesen zu-
ständige Amt dem Kassen- und Steueramt mit. 
 
 
 
3.3 Beschäftigte der Zahlungsabwicklung 
 
3.3.1 Allgemeines 
 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung sind alle Be-
schäftigten, die in der Stadtkasse (211) oder Vollstre-
ckungsabteilung (213) eingesetzt sind, sowie das 
gesamte in den Zahlstellen eingesetzte Personal.  
Sie müssen neben einer für ihre Aufgaben notwendi-
gen Eignung auch über ein besonderes Maß an Zu-
verlässigkeit und ausreichender Vorbildung verfügen 
und in geordneten wirtschaftlichen Verhältnissen le-
ben. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.3 Beschäftigte der Zahlungsabwicklung 
 
3.3.1 Allgemeines 
 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung sind alle Be-
schäftigten, die in der Stadtkasse (211) oder Vollstre-
ckungsabteilung (213) eingesetzt sind, sowie das 
gesamte in den Zahlstellen eingesetzte Personal.  
Sie müssen neben einer für ihre Aufgaben notwendi-
gen Eignung auch über ein besonderes Maß an Zu-
verlässigkeit und ausreichender Vorbildung verfügen 
und in geordneten wirtschaftlichen Verhältnissen le-
ben.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
25 
Auf das im Postservice des Kassen- und Steueram-
tes eingesetzte Personal sind die für Beschäftigte der 
Zahlungsabwicklung geltenden Regelungen analog 
anzuwenden. 
 
Als geordnet sind die wirtschaftlichen Verhältnisse 
anzusehen, wenn man schuldenfrei ist; zumindest 
aber in der Lage ist, etwa vorhandene Schulden ver-
einbarungsgemäß zu tilgen, d.h. den eigenen Zah-
lungsverpflichtungen nachzukommen. 
Bei einem anhängigen bzw. laufenden Insolvenzver-
fahren liegen keine geordneten wirtschaftlichen Ver-
hältnisse vor. 
 
Das Kassen- und Steueramt wählt die im Kassen- 
und Steueramt tätigen Beschäftigten der Zahlungs-
abwicklung aus. 
Bei den übrigen Kassen trifft das Amt die Auswahl 
der Beschäftigten der Zahlungsabwicklung und 
schlägt sie dem Kassen- und Steueramt zur Bestel-
lung vor. 
 
Das Kassen- und Steueramt teilt die Entscheidung 
über die Bestellung dem betroffenen Amt, dem Rech-
nungsprüfungsamt und dem Personal- und Organisa-
tionsamt mit. Die betroffenen Beschäftigten sind von 
dem Amt zu unterrichten. 
 
Das Personal- und Organisationsamt unterrichtet im 
Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens schriftlich 
über die persönlichen Voraussetzungen. Die Kriterien 
für die Beurteilung der persönlichen Voraussetzungen 
werden von der Leitung des Kassen- und Steueram-
tes im Einvernehmen mit der Verantwortlichen für die 
Zahlungsabwicklung und dem Personal- und Organi-
sationsamt sowie in Abstimmung mit dem Rech-
nungsprüfungsamt festgelegt. 
Soweit die persönlichen Voraussetzungen zur Be-
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
Auf das im Postservice des Kassen- und Steueram-
tes eingesetzte Personal sind die für Beschäftigte der 
Zahlungsabwicklung geltenden Regelungen analog 
anzuwenden. 
 
Als geordnet sind die wirtschaftlichen Verhältnisse 
anzusehen, wenn man schuldenfrei ist; zumindest 
aber in der Lage ist, etwa vorhandene Schulden ver-
einbarungsgemäß zu tilgen, d.h. den eigenen Zah-
lungsverpflichtungen nachzukommen. 
Bei einem anhängigen bzw. laufenden Insolvenzver-
fahren liegen keine geordneten wirtschaftlichen Ver-
hältnisse vor. 
 
Das Kassen- und Steueramt wählt die im Kassen- 
und Steueramt tätigen Beschäftigten der Zahlungs-
abwicklung aus. 
Bei den übrigen Kassen trifft das Amt die Auswahl 
der Beschäftigten der Zahlungsabwicklung und 
schlägt sie dem Kassen- und Steueramt zur Bestel-
lung vor. 
 
Das Kassen- und Steueramt teilt die Entscheidung 
über die Bestellung dem betroffenen Amt, dem Rech-
nungsprüfungsamt und dem Personal- und Organisa-
tionsamt für das Personalwesen zuständigen Amt 
mit. Die betroffenen Beschäftigten sind von dem Amt 
zu unterrichten. 
 
Das Personal- und Organisationsamt  für das Per-
sonalwesen zuständige Amt unterrichtet im Rah-
men des Stellenbesetzungsverfahrens schriftlich über 
die persönlichen Voraussetzungen. Die Kriterien für 
die Beurteilung der persönlichen Voraussetzungen 
werden von der Leitung des Kassen- und Steueram-
tes im Einvernehmen mit der Verantwortlichen für die 
Zahlungsabwicklung und dem Personal- und Organi-
sationsamt für das Personalwesen zuständigen

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
26 
schäftigung in der Zahlungsabwicklung nicht oder 
nicht mehr vorliegen, ist das Personalamt verpflichtet, 
hierüber das Kassen- und Steueramt unverzüglich 
schriftlich zu unterrichten.  
 
Das Kassen- und Steueramt entscheidet im Einver-
nehmen mit der Verantwortlichen für die Zahlungs-
abwicklung und in Abstimmung mit dem Rechnungs-
prüfungsamt über die Aufhebung der Bestellung bzw. 
Versetzung aus einem Aufgabengebiet der Zah-
lungsabwicklung. Verantwortliche für die Zahlungs-
abwicklung, Amt, Personal- und Organisationsamt 
und Rechnungsprüfungsamt werden über die Ent-
scheidung schriftlich unterrichtet. 
 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung im Kassen- und 
Steueramt dürfen keine Anordnungsbefugnis besit-
zen. Das gleiche gilt auch für die Beschäftigten der 
Zahlungsabwicklung in den Zahlstellen, sofern deren 
Einsatz nicht nur für den Vertretungsfall vorgesehen 
ist. Für Beschäftigte, die nur im Vertretungsfall einge-
setzt werden, muss durch die beteiligten Ämter si-
chergestellt sein, dass, bezogen auf den Geschäfts-
vorgang, die vorgenannte Trennung gewährleistet 
wird. 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
Amt sowie in Abstimmung mit dem Rechnungsprü-
fungsamt festgelegt. 
Soweit die persönlichen Voraussetzungen zur Be-
schäftigung in der Zahlungsabwicklung nicht oder 
nicht mehr vorliegen, ist das Personalamt für das 
Personalwesen zuständige Amt verpflichtet, hier-
über das Kassen- und Steueramt unverzüglich schrift-
lich zu unterrichten.  
 
Das Kassen- und Steueramt entscheidet im Einver-
nehmen mit der Verantwortlichen für die Zahlungs-
abwicklung und in Abstimmung mit dem Rechnungs-
prüfungsamt über die Aufhebung der Bestellung bzw. 
Versetzung aus einem Aufgabengebiet der Zah-
lungsabwicklung. Verantwortliche für die Zahlungs-
abwicklung, Amt, Personal- und Organisationsamt 
das für das Personalwesen zuständige Amt und 
Rechnungsprüfungsamt werden über die Entschei-
dung schriftlich unterrichtet. 
 
Beschäftigte der Zahlungsabwicklung im Kassen- und 
Steueramt dürfen keine Anordnungsbefugnis besit-
zen. Das gleiche gilt auch für die Beschäftigten der 
Zahlungsabwicklung in den Zahlstellen, sofern deren 
Einsatz nicht nur für den Vertretungsfall vorgesehen 
ist. Für Beschäftigte, die nur im Vertretungsfall einge-
setzt werden, muss durch die beteiligten Ämter si-
chergestellt sein, dass, bezogen auf den Geschäfts-
vorgang, die vorgenannte Trennung gewährleistet 
wird. 
 
 
3.3.2 Beschäftigte, die Zahlungsverkehr abwi-
ckeln 
 
Sowohl bare als auch unbare Zahlungsgeschäfte 
dürfen nur von dazu besonders bestellten Beschäftig-
ten wahrgenommen werden. Die förmliche Bestellung 
 
 
 
 
 
 
3.3.2 Beschäftigte, die Zahlungsverkehr abwi-
ckeln 
 
Sowohl bare als auch unbare Zahlungsgeschäfte 
dürfen nur von dazu besonders bestellten Beschäftig-
ten wahrgenommen werden. Die förmliche Bestellung

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
27 
wird vom Kassen- und Steueramt erteilt. 
 
Zahlungsverkehr ist grundsätzlich von Kassenperso-
nal in den hierfür vorgesehenen Kassenräumen ab-
zuwickeln.  
Darüber hinaus können Beschäftigte durch Bestel-
lung ermächtigt werden, außerhalb von Kassenräu-
men Zahlungsmittel anzunehmen oder auszuzahlen 
(Gelderheber / Gelderheberin einschließlich VB; sie-
he auch Teil C, Ziffer 13.1. 
 
Der Antrag auf Bestellung zur Wahrnehmung von 
baren als auch unbaren Zahlungsgeschäften ist unter 
Angabe des Namens sowie der Lohn-, Vergütungs- 
oder Besoldungsgruppe an das Kassen- und Steuer-
amt zu richten. Art und Umfang des Zahlungsge-
schäftes müssen eindeutig beschrieben sein. Hin-
sichtlich der persönlichen Voraussetzungen s. Teil C, 
Ziffer 3.3.1. 
Bei erstmaligem Antrag auf Bestellung eines Gelder-
hebers / einer Gelderheberin für ein Aufgabengebiet 
ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der sach-
lichen Notwendigkeit zu hören 
 
Das Kassen- und Steueramt entscheidet über den 
Antrag auf Bestellung. Antragstellendes Amt, Perso-
nal- und Organisationsamt und Rechnungsprüfungs-
amt werden über die Bestellung schriftlich unterrich-
tet. 
 
 
Wenn eine/ein zur Wahrnehmung von baren als auch 
unbaren Zahlungsgeschäften bestellte/ bestellter Be-
schäftigte/ Beschäftigter  
 
a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet 
b) zu einem anderen Amt versetzt wird 
c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
wird vom Kassen- und Steueramt erteilt. 
 
Zahlungsverkehr ist grundsätzlich von Kassenperso-
nal in den hierfür vorgesehenen Kassenräumen ab-
zuwickeln.  
Darüber hinaus können Beschäftigte durch Bestel-
lung ermächtigt werden, außerhalb von Kassenräu-
men Zahlungsmittel anzunehmen oder auszuzahlen 
(Gelderheber / Gelderheberin einschließlich VB; sie-
he auch Teil C, Ziffer 13.1. 
 
Der Antrag auf Bestellung zur Wahrnehmung von 
baren als auch unbaren Zahlungsgeschäften ist unter 
Angabe des Namens sowie der Lohn-, Vergütungs- 
oder Besoldungsgruppe an das Kassen- und Steuer-
amt zu richten. Art und Umfang des Zahlungsge-
schäftes müssen eindeutig beschrieben sein. Hin-
sichtlich der persönlichen Voraussetzungen s. Teil C, 
Ziffer 3.3.1. 
Bei erstmaligem Antrag auf Bestellung eines Gelder-
hebers / einer Gelderheberin für ein Aufgabengebiet 
ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der sach-
lichen Notwendigkeit zu hören 
 
Das Kassen- und Steueramt entscheidet über den 
Antrag auf Bestellung. Antragstellendes Amt, Perso-
nal- und Organisationsamt das für das Personalwe-
sen zuständige Amt und Rechnungsprüfungsamt 
werden über die Bestellung schriftlich unterrichtet. 
 
 
Wenn eine/ein zur Wahrnehmung von baren als auch 
unbaren Zahlungsgeschäften bestellte/ bestellter Be-
schäftigte/ Beschäftigter  
 
a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet 
b) zu einem anderen Amt versetzt wird 
c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
28 
wahrnimmt 
 
wird die Bestellung wird durch das Kassen- und 
Steueramt aufgehoben. 
 
Das betroffene Amt hat bei dort eingesetzten Be-
schäftigten dem Kassen- und Steueramt unverzüglich 
mitzuteilen, wenn einer der o. g. Gründe vorliegt und 
sorgt gegebenenfalls dafür, dass ein entsprechender 
Dienstausweis (s. Teil C, Ziffer 3.3.3) eingezogen 
wird. 
 
Zuständiges Amt, Personal- und Organisationsamt 
und Rechnungsprüfungsamt werden über die Aufhe-
bung der Bestellung schriftlich unterrichtet. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
wahrnimmt 
 
wird die Bestellung wird durch das Kassen- und 
Steueramt aufgehoben. 
 
Das betroffene Amt hat bei dort eingesetzten Be-
schäftigten dem Kassen- und Steueramt unverzüglich 
mitzuteilen, wenn einer der o. g. Gründe vorliegt und 
sorgt gegebenenfalls dafür, dass ein entsprechender 
Dienstausweis (s. Teil C, Ziffer 3.3.3) eingezogen 
wird. 
 
Zuständiges Amt, Personal- und Organisationsamt 
das für das Personalwesen zuständige Amt und 
Rechnungsprüfungsamt werden über die Aufhebung 
der Bestellung schriftlich unterrichtet. 
 
 
14.3 Verfahren 
 
14.3.1 Einrichtung oder Erhöhung 
 
Die Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschus-
ses ist durch die Amtsleitung schriftlich bei der Stadt-
kämmerin oder der beauftragten Stelle (20) zu bean-
tragen. Im Antrag sind anzugeben: 
 
 
a) Betragshöhe 
b) Begründung der Notwendigkeit sowie 
c) Name und Anschrift des Vorschussverwalters / der 
Vorschussverwalterin und eines Stellvertreters / 
einer Stellvertreterin. 
 
Zu diesem Antrag ist das Personal- und Organisati-
onsamt hinsichtlich der persönlichen Voraussetzun-
gen des Vorschussverwalters / der Vorschussverwal-
terin und eines Stellvertreters / einer Stellvertreterin 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
14.3 Verfahren 
 
14.3.1 Einrichtung oder Erhöhung 
 
Die Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschus-
ses ist durch die Amtsleitung schriftlich bei der Stadt-
kämmerin oder der beauftragten Stelle (20) zu bean-
tragen. Im Antrag sind anzugeben: 
 
 
a) Betragshöhe 
b) Begründung der Notwendigkeit sowie 
c) Name und Anschrift des Vorschussverwalters / der 
Vorschussverwalterin und eines Stellvertreters / 
einer Stellvertreterin. 
 
Zu diesem Antrag ist das Personal- und Organisati-
onsamt für das Personalwesen zuständige Amt 
hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen des 
Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin und

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
29 
zu hören (s. Teil C, Ziffer 3.3.1). Vorschussverwalter / 
Vorschussverwalterin und der Vertreter / die Vertrete-
rin sollen nicht anordnungsbefugt sein. 
 
Bei der Einrichtung oder Erhöhung eines Handvor-
schusses ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich 
der sachlichen Notwendigkeit zu hören. 
 
Der Handvorschuss wird durch die Stadtkämmerin 
oder die beauftragte Stelle (20) eingerichtet und der 
Höhe nach festgesetzt. Die Auszahlung wird durch 
die Kämmerei veranlasst. Das vorschussverwaltende 
Amt und das Rechnungsprüfungsamt werden schrift-
lich unterrichtet. 
 
 
eines Stellvertreters / einer Stellvertreterin zu hören 
(s. Teil C, Ziffer 3.3.1). Vorschussverwalter / Vor-
schussverwalterin und der Vertreter / die Vertreterin 
sollen nicht anordnungsbefugt sein. 
 
Bei der Einrichtung oder Erhöhung eines Handvor-
schusses ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich 
der sachlichen Notwendigkeit zu hören. 
 
Der Handvorschuss wird durch die Stadtkämmerin 
oder die beauftragte Stelle (20) eingerichtet und der 
Höhe nach festgesetzt. Die Auszahlung wird durch 
die Kämmerei veranlasst. Das vorschussverwaltende 
Amt und das Rechnungsprüfungsamt werden schrift-
lich unterrichtet. 
 
 
14.4 Wegfall der Voraussetzungen 
 
Soweit die persönlichen Voraussetzungen für eine 
Bestellung zum Vorschussverwalter / zur Vorschuss-
verwalterin oder zum Stellvertreter / zur Stellvertrete-
rin nicht oder nicht mehr vorliegen (s. Teil C, Zif-
fer 3.3.1), ist das Personal- und Organisationsamt 
verpflichtet, hierüber die Stadtkämmerin oder die be-
auftragte Stelle (20) unverzüglich schriftlich zu unter-
richten. Über die Aufhebung der Bestellung ist nach 
Anhörung des Amtes in Abstimmung mit dem Rech-
nungsprüfungsamt zu entscheiden. Amt, Personal- 
und Organisationsamt und Rechnungsprüfungsamt 
sind über die Entscheidung schriftlich zu unterrichten. 
 
Das antragstellende Amt hat der Stadtkämmerin oder 
der beauftragten Stelle (20) unverzüglich mitzuteilen, 
wenn ein Vorschussverwalter / eine Vorschussver-
walterin oder der Stellvertreter / die Stellvertreterin 
 
a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
 
 
 
 
 
 
14.4 Wegfall der Voraussetzungen 
 
Soweit die persönlichen Voraussetzungen für eine 
Bestellung zum Vorschussverwalter / zur Vorschuss-
verwalterin oder zum Stellvertreter / zur Stellvertrete-
rin nicht oder nicht mehr vorliegen (s. Teil C, Zif-
fer 3.3.1), ist das Personal- und Organisationsamt für 
das Personalwesen zuständige Amt verpflichtet, 
hierüber die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stel-
le (20) unverzüglich schriftlich zu unterrichten. Über 
die Aufhebung der Bestellung ist nach Anhörung des 
Amtes in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungs-
amt zu entscheiden. Amt, Personal- und Organisati-
onsamt das für das Personalwesen zuständige 
Amt und Rechnungsprüfungsamt sind über die Ent-
scheidung schriftlich zu unterrichten. 
 
Das antragstellende Amt hat der Stadtkämmerin oder 
der beauftragten Stelle (20) unverzüglich mitzuteilen, 
wenn ein Vorschussverwalter / eine Vorschussver-
walterin oder der Stellvertreter / die Stellvertreterin

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Teil C (Zahlungsabwicklung) 
 
30 
b) zu einem anderen Amt versetzt wird oder 
c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr 
wahrnimmt. 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) 
hebt die Bestellung auf. Rechnungsprüfungsamt und 
Personal- und Organisationsamt sind hierüber zu 
informieren. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
 
a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet 
b) zu einem anderen Amt versetzt wird oder 
c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr 
wahrnimmt. 
 
Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) 
hebt die Bestellung auf. Rechnungsprüfungsamt und 
Personal- und Organisationsamt das für das Perso-
nalwesen zuständige Amt sind hierüber zu informie-
ren. 
 
14.5 Auflösung oder Verringerung 
 
Das vorschussverwaltende Amt hat der Stadtkämme-
rin oder der beauftragten Stelle (20) unverzüglich 
mitzuteilen, wenn der Vorschuss ganz oder teilweise 
nicht mehr benötigt wird. Die Stadtkämmerin oder die 
beauftragte Stelle (20) verfügt die vollständige oder 
teilweise Rückzahlung und informiert hierüber das 
vorschussverwaltende Amt und das Rechnungsprü-
fungsamt. Wird der Handvorschuss aufgelöst, ist zu-
sätzlich das Personal- und Organisationsamt über die 
damit verbundene Aufhebung der Bestellung des 
Handvorschussverwalters / der Handvorschussver-
walterin und des Stellvertreters / der Stellvertreterin 
zu unterrichten. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Redaktionelle Änderung 
14.5 Auflösung oder Verringerung 
 
Das vorschussverwaltende Amt hat der Stadtkämme-
rin oder der beauftragten Stelle (20) unverzüglich 
mitzuteilen, wenn der Vorschuss ganz oder teilweise 
nicht mehr benötigt wird. Die Stadtkämmerin oder die 
beauftragte Stelle (20) verfügt die vollständige oder 
teilweise Rückzahlung und informiert hierüber das 
vorschussverwaltende Amt und das Rechnungsprü-
fungsamt. Wird der Handvorschuss aufgelöst, ist zu-
sätzlich das Personal- und Organisationsamt das für 
das Personalwesen zuständige Amt über die damit 
verbundene Aufhebung der Bestellung des Handvor-
schussverwalters / der Handvorschussverwalterin 
und des Stellvertreters / der Stellvertreterin zu unter-
richten.

Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln Teil E (Übergangs- und Schlussbestimmungen) 
 
31 
4. Inkrafttreten 
 
 
Die Änderungen aufgrund der zweiten Änderung der 
Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt 
Köln (GAFin) vom 04.05.2009 treten am 
23. September 2013 in Kraft.  
 
 
Arbeitsanweisungen und sonstige Einzelregelungen 
behalten ihre Gültigkeit, soweit sie nicht der geänder-
ten Geschäftsanweisung widersprechen. 
 
 
 
Köln,  
 
 4. Inkrafttreten 
 
 
Die Änderungen aufgrund der zweiten dritten Ände-
rung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen 
der Stadt Köln (GAFin) vom 04.05.2009 treten am 01. 
des auf die Schlusszeichnung folgenden Monats  
in Kraft.  
 
 
Arbeitsanweisungen und sonstige Einzelregelungen 
behalten ihre Gültigkeit, soweit sie nicht der geänder-
ten Geschäftsanweisung widersprechen. 
 
 
 
Köln, den