Einzug der Elternentgelte für die Kinderbetreuung - Anfrage der SPD-Fraktion AN/0721/2017

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
II/II 
 
Vorlagen-Nummer  15.05.2017 
 1513/2017 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Finanzausschuss 15.05.2017 
Jugendhilfeausschuss 20.06.2017 
 
Einzug der Elternentgelte für die Kinderbetreuung;  
hier: Anfrage der SPD-Fraktion AN/0721/2017 
Mit Anfrage AN/0721/2017 bittet die SPD-Fraktion um Beantwortung folgender Fragen zum Thema 
„Einzug der Elternentgelte für die Kinderbetreuung“. 
 
1. Warum hat die Finanzverwaltung die betroffenen Eltern nicht bereits im Vorfeld auf die Probleme 
bei der Abbuchung von Lastschrifteinzügen hingewiesen, immerhin sind die Schwierigkeiten hin-
sichtlich der Lastschrift-Abbuchungen beim neuen Kassenverfahren offensichtlich schon länger 
bekannt? Dann hätten die Betroffenen entsprechende Vorkehrungen bezüglich ihrer Finanzpla-
nungen treffen können (z.B. Rücklagen in Höhe der Beiträge bilden). 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Das neue Kassenverfahrens ist Anfang des Jahres produktiv gesetzt worden und wie im Vorfeld, ins-
besondere im Rechnungsprüfungsausschuss, berichtet, konnte aufgrund der Bedeutung der Sys-
temumstellung und der Verknüpfung mit über 40 Fachverfahren der Stadt nicht mit einem vollkommen 
reibungsfreien Start gerechnet werden.  
Bei den in der Anfrage angesprochenen Problemen bei den Abbuchungen im Bereich des Jugendam-
tes sind im Ablauf zwei Prozessschritte voneinander zu unterscheiden. 
 
Im Rahmen der Verarbeitung des gesamtstädtischen Lastschrifteinzugs im Kassenverfahren PSCD 
meldete die Sparkasse KölnBonn nach der fristgemäßen Erstellung und Übermittlung der Dateien 
problematische Sonderzeichen (einfaches Anführungszeichen) in einigen Datensätzen. Daher erfolg-
te nach einer Bereinigung der Daten (110 Fälle) eine Neuerstellung der Dateien sowie eine erneute 
Übermittlung an die Sparkasse KölnBonn. Es kam daher bei den Lastschrifteinzügen zu einer organi-
satorisch bedingten Verzögerung (Vorlaufzeit Bank) von 5 Tagen im Kassenverfahren. Hierüber wur-
de im Rechnungsprüfungsausschuss berichtet.  
 
 
Unabhängig vom neuen Kassenverfahren PSCD kam es für den Bereich der Lastschrifteinzüge für 
Elternentgelte darüber hinaus zu einer längeren Verzögerung bei der Klärung von eingespielten Da-
ten zwischen der Kasse und dem Jugendamt. 
 
Die Verwaltung bittet auch an dieser Stelle die betroffenen Eltern von Kindern in Tagesbetreuung und 
in den offenen Ganztagsschulen nochmals um Entschuldigung, dass die Entgelte für die Monate Ja-
nuar bis einschließlich Mai am 26. Mai 2017 nunmehr in einer Summe abgebucht werden und dass 
sie nicht frühzeitiger informiert wurden.   
Eine frühere Information hätte zwar lediglich die bloße Information enthalten, dass ein Problem bei 
der Abbuchung besteht, ohne dass eine Lösung oder ein Zeithorizont hätte aufgezeigt werden kön-

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nen, sie wäre jedoch in der Rückbetrachtung betrachtet richtig gewesen. 
 
 
 
2. Die Betroffenen müssen sich jetzt an zwei unterschiedliche Stellen bei der Stadtverwaltung wen-
den, um mühsam die erforderlichen Informationen zusammenzutragen und das Ganze noch in ei-
nem sehr engen Zeitfenster. Warum wurde den Betroffenen in der Zahlungsaufforderung nicht be-
reits mitgeteilt, wie hoch der aufgelaufene Betrag ist und z.B. ein Mustervordruck für eine Raten-
zahlungsvereinbarung mitgeschickt? Warum wurde für den Betroffenen nicht eine zentrale Stelle 
bei der Stadtverwaltung genannt, die für Fragen und die Abwicklung verantwortlich ist? Warum 
wird den Betroffenen eine so enge Frist gesetzt, obwohl die Verwaltung es über Monate nicht für 
nötig gehalten hat, über die bestehenden Schwierigkeiten zu informieren? 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Für Rückfragen seitens der Bürgerschaft gibt es seit jeher die Trennung zwischen Fragen „zur Sache“ 
und Fragen zur Kassenauskunft, also zum eigenen Kontostand bei der Stadtverwaltung. Dies wird 
auch in Zukunft aufgrund der gesetzlich vorgeschriebenen Trennung zwischen anordnender Dienst-
stelle und ausführender Kasse so bleiben.  
Fachliche Fragen, und diese betreffen den Bereich der Elternbeiträge ebenso wie Fragen nach Ab-
fallgebühren oder Straßenreinigung, waren und sind von den fachlich zuständigen Stellen zu beant-
worten. Eine zentrale Auskunftserteilung durch die Stadtkasse ist aufgrund der vielfältigen Fach- und 
Rechtsgebiete nicht leistbar.  
 
Eine Verknüpfung des Elternschreibens als Serienbrief mit den individuellen Rückständen der Eltern 
hätte im Ergebnis das Verfahren noch weiter verzögert, so dass ein Lastschrifteinzug erst im Juni 
möglich gewesen wäre. 
Die kurze Frist zum Einreichen eines Stundungsantrages erklärt sich aus dem vorgegebenen Zielter-
min für die Abbuchungen und den zur Bearbeitung einer Ratenzahlung anfallenden einzelnen Ar-
beitsschritten im Amt für Kinder, Jugend und Familie (für die Bescheiderstellung) sowie bei der Stadt-
kasse (Umsetzung vor dem Lastschrifteinzug). Erfahrungsgemäß reagieren die meisten angeschrie-
benen Eltern sehr zeitnah, was sich auch durch etwa 600 eingegangene Stundungsanträge binnen 
einer Woche bestätigt hat. Um die Antragstellung zu vereinfachen, ist sie formlos und per Mail, Fax 
oder Schreiben möglich. Aus diesem Grunde war auch kein Vordruck beigefügt. 
 
 
3. Wie gedenkt die Verwaltung sicherzustellen, dass es ab dem 15.06.2017 nicht zu weiteren Störun-
gen bei der Abwicklung des Einzugs der Elternentgelte kommt? 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Ziel der Verwaltung ist, möglichst schnell wieder in einen regulären und stabilen Abbuchungsrhyth-
mus zu gelangen. Dabei wird unmittelbar nach der Durchführung der Lastschrifteinzüge betrachtet, 
wie künftig frühzeitiger Fehlentwicklungen erkannt und umgehend kommuniziert werden können.  
 
 
4. Welche Maßnahmen plant die Verwaltung zu treffen, um in solchen Fällen zukünftig die Kun-
denorientierung zu verbessern?  
 
 
Antwort der Verwaltung:  
 
Die in 2017 aufgetretenen Probleme waren und sind auch Anlass, alle mit der Erhebung der Eltern-
entgelte eingesetzten Verfahren und Prozesse zu untersuchen und hier schnell zu Optimierungen zu 
kommen. 
 
 
gez. Klug