Neues IT-System für die Grenzkontrollstelle Flughafen Köln-Bonn

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
V/57/576 
576 
Vorlagen-Nummer 28.08.2019 
 2724/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 09.09.2019 
Ausschuss für Umwelt und Grün 12.09.2019 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 16.09.2019 
 
Neues IT-System für die Grenzkontrollstelle Flughafen Köln-Bonn 
Am Flughafen Köln Bonn wurde 1993 eine Veterinär-Grenzkontrollstelle (GKS) eingerichtet und durch 
die EU zugelassen, in der alle lebenden Tiere und Waren tierischen Ursprungs bei der Einfuhr in 
die Europäische Union überwacht werden. An der GKS werden alle Sendungen, die der Veterinä-
runtersuchungspflicht unterliegen, im Sinne einer Dokumentenprüfung, einer Nämlichkeitskontrolle 
und einer Warenuntersuchung kontrolliert. Dabei finden die Abfertigungen in drei voneinander ge-
trennten Bereichen statt. Es wird unterschieden zwischen Lebensmitteln, Nicht-Lebensmitteln (z.B. 
von Forschungsmaterial bis Büffelhornplatten) und lebenden Tieren.  
 
Es sind aktuell 20 Tierärzte/innen und 2 Verwaltungsmitarbeiter/innen an der GKS tätig. Die GKS ist 
an 7 Tagen der Woche geöffnet. 
 
Zur Optimierung der Arbeitsprozesse, Zusammenführung diverser Datenbanken und Anpassung an 
die neuen Datenschutzanforderungen war für die GKS eine neue Softwarelösung zwingend erforder-
lich. Nachdem der Versuch einer externen Beauftragung erfolglos verlief, wurde die neue Softwarelö-
sung „GKS-Mate“ im Rahmen eines dezernatsübergreifenden rund 2-jährigen Projektes stadtintern 
durch das Amt für Informationsverarbeitung und das Umwelt- und Verbraucherschutzamt entwickelt 
und im Jahr 2019 produktiv gesetzt  
 
Bei GKS-Mate handelt es sich um eine workflowbasierte Software mit Schnittstellen zu TRACES und 
SAP. TRACES (englisch TRAde Control and Expert System) ist ein am 1. April 2004 von der Europä-
ischen Union (EU) eingeführtes Datenbanksystem, mit dem der gesamte Tierverkehr innerhalb der 
EU sowie aus der und in die EU erfasst wird. Grundlage ist die Entscheidung 2003/623/EG der Euro-
päischen Kommission vom 19. August 2003 über die Entwicklung eines integrierten EDV-Systems für 
das Veterinärwesen. 
Ziel des Systems ist es, die Arbeit der Veterinärbehörden besser zu vernetzen, um zum Beispiel po-
tenzielle Infektionsträger von Tierseuchen nach Ausbruch einer Tierseuche in anderen Beständen 
aufzufinden. Außerdem enthält das System eine Liste der Betriebe in den Drittländern. 
 
Im EU-Binnenmarkt erfolgt die Eingabe von Tierbewegungen online direkt durch das versendende 
Unternehmen. Dieses übersendet die Angaben an die jeweils zuständige Veterinärbehörde, wo sie 
validiert und an den Empfänger der Tiere sowie das Zentralregister in Frankreich übermittelt werden. 
Sie erfüllt die Forderungen nach Revisionssicherheit und Datenschutzkonformität gemäß EU-
Datenschutzgrundverordnung. Mit ihr wird eine redundante Datenhaltung (z. B. doppelte Datenhal-
tung) vermieden. Es lassen sich Datenanalysen und Statistiken komfortabel erzeugen und die Gebüh-
ren- und Rechnungserstellung wird mit ihr automatisiert möglich.

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GKS-Mate ist eine interaktive Software, die die immer komplexer werdende Arbeit der Tierärztinnen 
und Tierärzte an der Grenzkontrollstelle optimiert und ein wesentlicher Digitalisierungs-Schritt zum 
papierlosen Büro darstellt. 
 
Gez. Dr. Rau

$ Stadt Köln

PROJEKTABSCHLUSSBERICHT

GKS Mate
Entwicklung einer Softwarelösung für die
Grenzkontrollstelle am Flughafen Köln/Bonn

Projekt 16661 -
Fachanwendung für Grenzkontrollstelle

Projektnummer: 16661
Projektmanagerln: Harald Herz

Aktuelles Datum: 17.07.2019

PAB 16661 Fachanwendung für Grenzkontrolistelle $ StadtKöln

Inhaltsübersicht

1 Ausgangssituation ....
12 Projektziele
1:3 Projektorganisation ..

2: Evaluierung :.....ssicsssesecksesigssnsntenenecunetnnennssceneine leeren essen ee mentehreNnnesennegTeeze een 5

2.1 Projektverlauf....
2.2 Zielerreichung ...

3. ErGeHEibS Se eigenes 7

4. Ausblick...

5. Entlastung'Projekttean.. a... an 7

PAB 16661 Fachanwendung für Grenzkontrolistelle $ Stadt Köln

1. Auftrag

1.1 Ausgangssituation

Im Rahmen der Öffnung der EU-Binnenmarktgrenzen wurde 1993 am Flughafen Köln Bonn
(FKB) eine Veterinär-Grenzkontrollstelle (GKS — 576/5 bei 57) eingerichtet, um bei Einfuhren
von Tieren und tierischen Erzeugnissen aus Drittländem die nach EU-Recht vorgeschriebe-
nen Veterinärkontrollen durchzuführen. Voraussetzung für die Einrichtung der GKS war die
Zulassung durch die EU. Die Erfüllung der Zulassungsbedingungen, wozu auch ausreichen-
des Personal gehört, wird von der EU-Kommission fortlaufend überwacht. Bedingt durch die
Ansiedlung des Umschlagzentrums von FedEx Express beim Flughafen Köln Bonn ergab
sich 2009 die Notwendigkeit einer Erweiterung der GKS. Der Rat der Stadt Köln hat dieser
Erweiterung in seiner Sitzung vom 10.09.2009 zugestimmt.

Hierzu wurde ein Kooperationsvertrag mit dem FKB abgeschlossen.

Der Zugriff auf das CAN der Stadt Köln erfolgt von den Arbeitsplätzen der GKS am FKB über
cDesk.

Bei der 2012 durchgeführten Organisationsuntersuchung wurden Optimierungsbedarfe im
Bereich der EDV-gestützten Arbeitsschritte gesehen.

Aufgabe der GKS am Flughafen Köln Bonn ist die Überprüfung der veterinärrechtlich vorführ-
pflichtigen Einfuhren. Dabei werden die vorgelegten Sendungen auf eine veterinärrechtlich
unbedenkliche Einfuhr in den EU-Binnenmarkt gem. den bestehenden europäischen und na-
tionalen Vorschriften geprüft. Die Ergebnisse dieser Prüfungen werden zzgl. der auszustel-
lenden bzw. benötigten Dokumente in das webbasierte DV-System TRACES (Trade Control
and Expert System) eingegeben. TRACES ist ein Instrument zur Verwaltung des Handels
von Tieren und Erzeugnissen tierischen Ursprungs innerhalb der EU sowie von Tieren und
Erzeugnissen tierischen Ursprungs, die aus einem Land außerhalb der EU stammen. Ziel
des Systems ist es, die Arbeit der Veterinärbehörden besser zu vernetzen um zum Beispiel
potenzielle Infektionsträger von Tierseuchen nach Ausbruch einer Tierseuche in anderen Be-
ständen aufzufinden. Außerdem enthält das System Listen der Betriebe in Nicht-EU-Staaten,
die Erzeugnisse tierischen Ursprungs in die EU einführen dürfen.

Darüber hinaus arbeitete die GKS mit selbstentwickelten Access Datenbanken und Excel-
Listen. Hiermit wurden die anfallenden Aufgaben innerhalb der GKS insbesondere die Sen-
dungsverfolgung und die Rechnungserstellung abgewickelt.

In der Vergangenheit scheiterte aufgrund technischer Unzulänglichkeiten der Versuch, eine
für die GKS Hamburg entwickelte Softwarelösung (COACH) bei der Stadt Köln zur Ablösung
der o.g. Datenbanken und Listen einzuführen. Da diese Software keine Weiterentwicklung
erfahren hatte, war sie für den Einsatz bei der GKS Köln auszuschließen.

Insgesamt existieren in Deutschland 10 Grenzkontrolistellen, die mit unterschiedlichen Lö-
sungen arbeiten. Diese sind nicht auf die GKS Köln übertragbar, da sie ebenfalls nur teilau-
tomatisiert oder in einer proprietären Umgebung eingebunden waren/sind.

Eine von 57 durchgeführte Marktsichtung zeigte, dass wegen des fehlenden Markts keine
Standardlösung existiert.

57 hatte daher zur Entwicklung/Ausschreibung einer für Köln geeigneten Lösung ein Lasten-
heft erstellt.

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1.2 Projektziele

= Workflowbasierte Software mit Schnittstellen zu TRACES und SAP
= Revisionssicherheit

= Datenschutzkonformität gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung
= Gebühren / Rechnungsstellung

= Datenanalysen und -abfragen

= Übernahme von Altdaten (z.B.: Kontaktdaten und Adressen von Geschäftspart-
nern)

= Archivfunktion

= Vermeidung redundanter Datenhaltung
= Berechtigungs- /Rollenmanagement

= Formularverwaltung

= Einheitliche Bedienoberfläche

1.3  Projektorganisation

57 beauftragte 12 mit der Entwicklung einer geeigneten Lösung. Hierbei wurde agiles Pro-
jektmanagement praktiziert. Das Lenkungsgremium wurde regelmäßig informiert.

Abbildung 1: Projektorganisation GKS-MATE (Delivery Manage And Trace)

PAB 16661 Fachanwendung für Grenzkontrolistelle $ StadtKöln

2. Evaluierung

2.1 Projektverlauf
Insgesamt ist das Projekt positiv verlaufen.

Erste Gespräche zum Projekt fanden 2016 statt, eine Auftragserteilung von 57 an 12 erfolgte
angebotsbasiert am 28.02.2017. Zu Beginn des Projekts wurde viel Aufwand in ein gemein-
sames Verständnis zum seinerzeit gegenwärtigen und zukünftigen Arbeitsablauf in der GKS
investiert. Es wurden unterschiedliche Optionen diskutiert. Schließlich war es gemeinsames
Ziel, dass Verwaltung und Tierärzte in einem gemeinsamen System agieren sollen, um be-
stehende Redundanzen aufzulösen.

‚Abbildung 2:Ablaufdiagramm

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Spedition

Verwaltung

Veterhäre

Durch das große Engagement aller Beteiligten konnte letztendlich zum 01.01.2019 die Ver-
sion 1.0 produktiv gesetzt werden. Dieser Termin wurde in einer Projektsitzung Mitte 2018
vor dem Hintergrund des drohenden Brexit und dem dadurch zu erwartenden Mehraufwand
für die Grenzkontrollstelle vereinbart.

Die Zusammenarbeit der beteiligten Dienststellen war stets von einem kollegialen Agieren
geprägt. Im Projektverlauf gab es keine personellen Veränderungen.

Verzögerungen traten durch akut auftretende Parallelprojekte bei 120-2 sowie personellen
Engpässen bei 576-5 auf.

PAB 16661 Fachanwendung für Grenzkontrollstelle | 2 StadtKöln

Generell scheint es für zukünftige Projekte sinnvoller, nicht nur Personentage zu kalkulieren,
sondern diese auch verbindlich zeitlich zu planen (z.B. wöchentlich 2 Tage).

Weiterhin sollten in Zukunft mindestens zwei Entwickler*innen an einem Projekt wirken, die
sich gegenseitig unterstützen und ergänzen können. Dadurch wäre auch nach Beendiung
des Projekts ein besserer Support für Weiterentwicklungen und Updates gegeben.

2.2 Zielerreichung

Die Projektziele wurden mit der Version 1.0 insofern erreicht, als eine produktive Arbeitsver-
sion zum 01.01.2019 zur Verfügung stand. Kleinere Anpassungen und Weiterentwicklungen
wurden benannt und bis Ende Mai 2019 in Abstimmung aller Beteiligten ergänzt.

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Workflowbasierte Software mit Schnittstellen zu TRACES und SAP
Revisionssicherheit

Datenschutzkonformität gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung
Gebühren / Rechnungsstellung

Datenanalysen und -abfragen

Archivfunktion

Vermeidung redundanter Datenhaltung

Berechtigungs- /Rollenmanagement

Formularverwaltung

Einheitliche Bedienoberfläche

ER TTER

Der ursprünglich angesetzte Realisierungsrahmen von 8 Monaten und 100 Personentagen
wurde in Summe der aktuell ca. 145 eingesetzten Personentage nicht erreicht. Zu den ur-
sprünglich angesetzten 100 Personentagen wurden Nachtragsvereinbarungen mit insge-
samt 45 Zusatztagen getroffen. Diese beinhalten auch die Inbetriebnahme bei 12 und die
genutzten Projektmanagementressourcen.

PAB 16661 Fachanwendung für Grenzkontrollstelle $ StadtKöln

3. Ergebnisse

Beim vorliegenden Produkt handelt es sich um eine zukunftssichere webbasierte Lösung auf
der Basis des CMS Drupal 8.

Aktuell bestehen noch Medienbrüche im Arbeitsablauf der Grenzkontrolistelle. Bei der Be-
schau der Sendungen in separaten Räumen erfolgen die Notizen weiterhin auf Papier. Diese
werden im weiteren Arbeitsprozess durch die Veterinärinnen und Veterinäre im GKS-Mate
eingepflegt.

GKS-Mate ist auch heute schon für eine eventuelle Umstellung auf Tablets / PCs in den Be-
schauungsräumen ausgerichtet.

Die Fachanwendungsbetreuung liegt bei 570-2. Einige Tätigkeiten bedürfen Administrations-
rechte, welche nur bei 12 zur Verfügung stehen. Diese Tätigkeiten werden nach Servicecall
von 120-2 durchgeführt.

Für laufende Serviceleistungen wurde ein jährliches Kontingent von 10 Personentagen ver-
einbart.

4. Ausblick.

Durch Änderungen in den gültigen EU Normen werden Ende 2019 Nachbesserungen im lie-
fernden System TRACES der EU notwendig. Diese bedingen Anpassungen an GKS-Mate,
welche nicht zum Umfang des aktuellen Projekts zuzurechnen sind.

Hierzu wurde im Projektveriauf vereinbart, ein neues Projekt zu initiieren. 57 wird sich dies-
bezüglich an 12 wenden.

5. Entlastung Projektteam

17.07.2019
i.V. \, (van Bonn) :
Datum, Unterschrift (Projektleiter) Unterschrift (Projektauftraggeber)