Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2016

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
 
 
 
 
Bericht über die Prüfung  
des Jahresabschlusses  
der Stadt Köln zum 31.12.2016

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Willy-Brandt-Platz 2 
50679 Köln 
 
 0221/ 221 - 25015 
 0221/ 221 - 25501

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite I 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Inhaltsverzeichnis   
 
1. Vorwort ................................ ................................ ................................ ..............................  1 
2. Prüfungsauftrag ................................ ................................ ................................ ................. 1 
3. Grundsätzliche Feststellungen ................................ ................................ .......................... 1 
3.1 Wesentliche Feststellungen zur Rechnungslegung ................................ ...................... 1 
3.2 Stellungnahme zur Lagebeurteilung der Oberbürgermeisterin ................................ ..... 2 
4. Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung ................................ ................................ ......... 3 
5. Feststellungen und Erläuterungen zur Rechnungslegung ................................ .................. 3 
5.1 Organisation der Buchführung ................................ ................................ ..................... 3 
5.2 Belegwesen ................................ ................................ ................................ ................. 4 
5.3 Personal ................................ ................................ ................................ ...................... 5 
5.4 Auffälligkeiten und Fehler in der Buchführung ................................ ..............................  5 
5.5 Anweisungen und Vorgaben für die Buchführung ................................ ........................ 7 
5.6 Buchführungssystem (IV-gestützt) ................................ ................................ ............... 7 
5.7 Verrechnungskonten ................................ ................................ ................................ .... 7 
5.8 Inventuren, Inventar ................................ ................................ ................................ ..... 8 
5.9 Risikomanagement, internes Kontrollsystem, Vertragsmanagement ............................ 9 
5.10 Korrekturen der Eröffnungsbilanzwerte ................................ ................................ .....10 
5.11 Rückstände ................................ ................................ ................................ ...............10 
5.12 Vorsteuerabzug / Umsatzsteuerpflicht ................................ ................................ .......10 
6. Feststellungen und Erläuterungen zu den einzelnen Bilanzpositionen .............................. 12 
Aktiva ................................ ................................ ................................ ................................ 12 
Anlagevermögen ................................ ................................ ................................ ...............12 
6.1 Immaterielle Vermögensgegenstände ................................ ................................ .........12 
6.2 Sachanlagen ................................ ................................ ................................ ...............13 
6.2.1 Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte ................................ .13 
6.2.2 Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte ................................ .....14 
6.2.3 Infrastrukturvermögen ................................ ................................ .......................14 
6.2.4 Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler ................................ ................................ 15 
6.2.5 Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge ................................ ...............15 
6.2.6 Betriebs- und Geschäftsausstattung ................................ ................................ .17 
6.2.7 Finanzanlagen ................................ ................................ ................................ ..17 
Umlaufvermögen ................................ ................................ ................................ ..............18 
6.3. Vorräte ................................ ................................ ................................ .......................18 
6.4. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände ................................ ..................18 
6.5 Liquide Mittel ................................ ................................ ................................ ...............21 
Passiva ................................ ................................ ................................ .............................21 
6.6 Eigenkapital ................................ ................................ ................................ ................21 
6.6.1 Allgemeine Rücklage ................................ ................................ ........................22 
6.6.2 Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag ................................ ................................ 22

Seite II Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.7 Sonderposten ................................ ................................ ................................ .............22 
6.8 Rückstellungen ................................ ................................ ................................ ...........23 
6.9 Verbindlichkeiten................................ ................................ ................................ .........24 
7. Ergebnisrechnung ................................ ................................ ................................ ............27 
7.1 Gewerbesteuer ................................ ................................ ................................ ...........27 
7.2 Aufwandsminderungen ................................ ................................ ............................... 28 
8. Finanzrechnung ................................ ................................ ................................ ................28 
9. Kosten- und Leistungsrechnung ................................ ................................ .......................29 
10. Anhang und Lagebericht ................................ ................................ ................................ 30 
11. Bestätigungsvermerk ................................ ................................ ................................ ......30 
 
Anlage 
Jahresabschluss der Stadt Köln zum 31.12.201 6 Teil 1 (Gesamtergebnisrechnung, Gesamt-
finanzrechnung, Bilanz mit Anhang und Lagebericht)

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite III 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Abkürzungsverzeichnis  
1. NKFWG Erstes NKF-Weiterentwicklungsgesetz 
AöR Anstalt öffentlichen Rechts 
EB Eröffnungsbilanz 
FiPo Finanzposition 
GAFin Geschäftsanweisung für das Finanzwesen 
GAG GAG Immobilien AG 
GO  Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen 
GemHVO  Gemeindehaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen 
GoB  Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 
GW  Gebäudewirtschaft 
GWG geringwertiges Wirtschaftsgut 
HGB Handelsgesetzbuch 
IKS Internes Kontrollsystem 
Indafin/Ginfis kamerales Kassenverfahren der Stadt Köln 
IV (automatisierte) Informationsverarbeitung 
KAG Kommunalabgabengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen 
KLR Kosten- und Leistungsrechnung 
KommInform Darlehensverwaltungsprogramm der Stadt Köln 
NKF  Neues Kommunales Finanzmanagement 
OK.FIS  Offenes Kommunales Finanzinformationssystem 
PSCD  Kassen- und Einnahmemanagementmodul der Buchhaltungs- 
  software SAP 
RPA  Rechnungsprüfungsamt 
RPAu   Rechnungsprüfungsausschuss 
SAP modulares Buchhaltungsprogramm der Stadt Köln 
SBK gGmbH Sozial-Betriebe-Köln gemeinnützige GmbH 
StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln Anstalt des 
öffentlichen Rechts 
UStG Umsatzsteuergesetz 
VIAVIS IV-gestütztes Straßeninformationssystem 
VRS Verkehrsverbund Rhein-Sieg

Seite IV Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 1 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
1. Vorwort 
Der Jahresabschluss 201 6 wurde dem Rat in seiner Sitzung am 28.09.2017 als Entwurf 
vorgelegt und an den Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung überwiesen. 
Die Stadt Köln liegt mit der Aufstellung , Prüfung und Feststellung der Jahresabschlüsse 
weiterhin hinter den gesetzlichen Vor gaben zurück. Positiv ist festzustellen, dass der Rüc k-
stand sich verringert. War die Feststellung des Abschlusses 2011 noch um drei volle Jahre 
verspätet, beträgt der Abstand mit dem aktuell vorliegenden Ab schluss 2016 noch rund 
sechs Monate. 
Gemäß § 95 GO muss jeweils bis zum 31. März des Folgejahres der Jahresabschluss durch 
die Kämmerin aufgestellt, durch die Oberbürgermeisterin bestätigt und dem Rat zur Feststel-
lung zugeleitet sein. Die Feststellung selbst muss bis zum Abschluss des Folgejahres - nach 
erfolgter Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss - erfolgen (§ 96 GO). Fristgerecht 
wäre ein Feststellungsbeschluss also bis zum 31. Dezember 2017 gewesen. 
Grundlegende Veränderungen, wie die Einführung des SAP -integrierten Kassen- und Ei n-
nahmemanagements PSCD oder umfassende Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität 
der Buchführung, sind auch in 201 6 nicht erfolgt, so dass auch für die Prüfung dieses Ja h-
resabschlusses immer noch die Feststellungen aus 2011 Bestand haben . Daher entspr e-
chen die Aussagen unter „3. Grundsätzliche Feststellungen “ und „5. Feststellungen und 
Erläuterungen zur Rechnungslegung “ des nachfolgenden Berichtes in vielen Teilen denen 
aus den Vorjahresberichten. 
2. Prüfungsauftrag 
Zum Ende eines jeden Haushaltsjahres ist gem äß § 95 Abs. 1 GO ein Jahresabschluss 
aufzustellen, in dem das Ergebnis der Haushaltswirtschaft des Jahres nachzuweisen ist. Er 
besteht aus der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung, den Teilrechnungen, der Bilanz und 
dem Anhang. Ihm ist ein Lagebericht beizufügen. 
Der Jahresabschluss ist durch den Rechnungsprüfungsausschuss dahingehend zu prüfen, 
ob er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens -, Schulden-, 
Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde unter Beachtung der GoB ergibt. Die P rüfung des 
Jahresabschlusses erstreckt sich darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergä n-
zenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet worden sind. In 
die Prüfung sind die Buchführung, die Inventur, das Inventar und die Übersicht über die 
örtlich festgelegten Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände einzubeziehen. Der Lag e-
bericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss in Einklang steht und seine 
sonstigen Angaben nicht eine falsche Vorstellung von der Vermögen s-, Schulden-, Ertrags- 
und Finanzlage der Gemeinde erwecken. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat über Art 
und Umfang der Prüfung einen Bericht zu erstellen. Der Bestätigungsvermerk oder der Ve r-
merk über seine Versagung ist in den Prüfungsbericht aufzunehmen (§ 101 Abs. 1 GO). 
Soweit die Gemeinde über ein Rechnungsprüfungsamt verfügt, bedient sich der Ausschuss 
dieses Amtes (§ 101 Abs. 8 GO). 
3. Grundsätzliche Feststellungen 
3.1 Wesentliche Feststellungen zur Rechnungslegung 
Nach dem Ergebnis der Prüfung bes teht in den nachfolgend aufgeführten Fällen Anlass für 
Anmerkungen bzw. Einwendungen: 
 Die zentralen Übersichten über Softwarelizenzen (Lizenzmanagement) und langfristige 
Verträge (Vertragsmanagement) zur Sicherstellung einer vollständigen Erfassung ei n-
zelner Aktiv- und Passivposten fehlen weiterhin. Die Einführung eines zentralen Lizen z-
managements wurde unter Verweis auf die Bemühungen zur Haushaltskonsolidierung

Seite 2 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
auf 2018 verschoben; neue Erkenntnisse lagen bis zum Zeitpunkt der Berichtsabfassung 
nicht vor. Dass das einheitliche Vertragsmanagement eingeführt wird, wurde durch den 
Stadtvorstand im Oktober 2015 beschlossen . Im Februar 2018 wurde die Dienstanwe i-
sung zum einheitlichen elektronischen Vertragsmanagement durch den Stadtdirektor 
Herrn Dr. Keller schlussgezeichnet. 
 Die im Rahmen der Prüfung der Eröffnungsbilanz festgestellte, erforderliche Überpr ü-
fung von Ausweis und Bewertung bei den Grundstücken durch die Verwaltung ist zum 
Jahresabschluss 201 6 noch nicht erfolgt. Die Verwaltung setzt für die umfassende 
Überprüfung des Grundbesitzes hinsichtlich Ausweis und Bewertung aktuell einen Zeit-
raum bis 2022 an. 
 Bei der Bewertung des Straßennetzes für die Eröffnungsbilanz wurde vom Grundsatz 
der Einzelbewertung abgewichen. Insbesondere ist die Festlegung der Wertabschläge 
nicht korrekt. Die Wertansätze von Straßen, Wegen und Plätzen weisen Fehler auf. Eine 
Erfassung mittels einer neuen Software, Inventur und die erforderlichen Korrekturen sol-
len bis 2022 erfolgen. 
 Die vorgeschriebenen Invent uren wurden weiterhin sehr unvollständig durchgeführt . 
Eine umfassende Überprüfung der Vollständigkeit und Werthaltigkeit des Vermögens hat 
nicht stattgefunden. Beim unbeweglichen Anlagevermögen fand überhaupt keine Inven-
tur statt. Mit zunehmendem Abstand von der Vermögenserfassung zur Eröffnungsbilanz, 
die zudem aufgrund von Sonderregelungen teilweise mittels Pauschalansätzen und 
Schätzungen stattfand, wird dieser Sachverhalt im Hinblick auf den Anspruch ein  den 
tatsächlichen Verhältnissen entsprechende s Bild der Vermögenslage  zu vermitteln im-
mer problematischer. 
 Die Stadt Köln verwendet e bis einschließlich 2016  für ihre Buchhaltung kein geschlo s-
senes Buchführungssystem. Für die Abwicklung der Zahlungsvorgänge war weiterhin 
das alte kamerale Kassenverfahren im Einsatz, das zur Buchhaltung mit SAP nicht ko n-
form ist. Bedingt dadurch ist in der Buchhaltung zu keinem Zeitpunkt des Jahres der a k-
tuelle Bestand an liquiden Mitteln, Forderungen und Verbindlichkeiten abrufbar und ko n-
trollierbar. Die Einführung des en tsprechenden SAP-Moduls PSCD, das diese Probl e-
matik beseitigen soll, ist zum 01.01.2017 erfolgt. 
 Ein Risikomanagementsystem wurde noch nicht aufgebaut . Dieses ist u. a. erforderlich, 
um der Berichterstattungspflicht über Chancen und Risiken für die künftig e Entwicklung 
gemäß § 48 GemHVO qualifiziert nachkommen zu können. 
Bezogen auf die Buchführung fehlt ein strukturiertes, systematisches internes Kontrol l-
system. Hinsichtlich der reinen Zahlungsabwicklung sind Kontrollmechanismen aus k a-
meralen Zeiten in grö ßerem Umfang vorhanden, die - aufgrund der Beibehaltung des 
Zahlungssystems - weiterhin Wirkung entfalten. 
3.2 Stellungnahme zur Lagebeurteilung der Oberbürgermeisterin 
Die Ausführungen im Lagebericht enthalten keine offensichtlich falschen Darstellungen. 
Kritisch zu bewerten sind die  - gemessen an dem aktuellen Stand - positiven Aussagen zu 
der Einführung des neuen integrierten Kassenverfahrens, der Projekte zur Steigerung der 
Qualität im Rechnungswesen, und den Themen Vertrags und Lizenzmanagement sowie dem 
Aufbau eines strukturierten Risikomanagements.  
Hinsichtlich der im Lagebericht enthaltenen konkreten Zahlen ist weiterhin auf die Schw ä-
chen in der Buchhaltung zu verweisen (siehe hierzu auch Ziffer 5 Feststellungen und Erlä u-
terungen zur Rechnungslegung ). Die dort genannten Sachverhalte haben zwangsläufig 
Auswirkungen. 
Die Einführung des integrierten Kassenverfahrens ist zum 01.01.2017 zwar erfolgt, die or d-
nungsmäßige Funktion war jedoch nicht gewährleistet. So konnten z. B. erste Mahnläufe erst

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 3 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
im November 2017 erfolgen. Auch 2018 besteht noch Anpassungsbedarf, über den rege l-
mäßig im Rechnungsprüfungsausschuss berichtet wird.  
Die Qualität in der Rechnungslegung hat sich verbessert, jedoch verlaufen die ergriffenen 
bzw. geplanten Maßnahmen nach Auffassung des Rechnungsprüfungsamts zu schleppend. 
Lösungen für die Themen Vertrags - und Lizenzmanagement werden nur sehr langsam we i-
terentwickelt.  
Die gemäß § 48 GemHVO vorgesehene Darstellung von Chancen und Risiken erfolgt nicht 
mit hinreichender Sicherheit umfassend. Eine allumfassende Risikoanalyse würde ein beste-
hendes, strukturiertes Risikomanagementsystem voraussetzen, das bei der Stadt Köln noch 
nicht existiert. Nach Auffassung des R echnungsprüfungsamts ist dies jedoch im Jahresab-
schluss 2016 mit Blick auf den zeitlichen Abstand zum Bilanzstichtag noch von geringer 
Bedeutung.  
Die in der Gemeindehaushaltsverordnung vorgeschriebenen Erläuterungen und Analysen 
zum abgeschlossenen Haushaltsjahr sind im Lagebericht enthalten.  
4. Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung 
Der Jahresabschluss wurde auf Grundlage des risikoorientierten Prüfungsansatzes geprüft. 
Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass ein hinreichend sicheres Urteil 
darüber abgegeben werden kann, ob der Jahresabschluss und der L agebericht frei von 
wesentlichen Fehlaussagen sind. 
Die Prüfung wurde in Form von Systemprüfungen und Stichproben durchgeführt. Sie stütz t 
sich ferner auf Erkenntnisse aus der Prüfung der vorangegangenen Jahresabschlüsse sowie 
aus den Schwerpunktprüfungen des Rechnungsprüfungsamtes. 
In Anbetracht des zeitlichen Abstandes zum Abschlussstichtag und Haushaltsjahr wurde auf 
die Prüfung der Umsetzung des Haushaltsplans verzichtet. Eine solche macht aus Sicht des 
Rechnungsprüfungsamts nur Sinn, wenn sie begleitend stattfinden kann. Die daraus gewo n-
nenen Erkenntnisse können dann u. a. noch für die neue Haushaltsplanung von Nutzen sein. 
5. Feststellungen und Erläuterungen zur Rechnungslegung  
5.1 Organisation der Buchführung 
Die Buchführung erfolgt bei der Stadt Köl n dezentral, d. h., dass viele Dienststellen Vor -
erfassungen z. B. mittels MS-Excel vornehmen, die in den Rechnungsstellen letztendlich in 
das SAP-System übernommen werden. Daneben wird die Anlagenbuchhaltung in den 
Dienststellen verantwortlich geführt. Fü r Vorgänge, die zahlungsrelevant sind, erfolgt eine 
Datenübertragung an die Stadtkasse. Die Erledigung und Überwachung der Zahlungsvo r-
gänge selbst erfolgte in 2016 noch mittels des alten kameralen Kassenverfahrens. 
Eine generelle gesetzliche Vorgabe für eine zentrale oder dezentrale Buchhaltungsorganisa-
tion existiert nicht. § 93 Abs. 3 S. 1 GO regelt lediglich „Soweit die ordnungsmäßige Erled i-
gung und Prüfung gewährleistet sind, kann die Finanzbuchhaltung für funktional begrenzte 
Aufgabenbereiche auch durch  mehrere Stellen der Verwaltung erfolgen“. Es bleibt dabei 
jedoch bei einer zentralen Gesamtverant wortung durch Bestellung eines Verantwortlichen 
und eines Stellvertreters für die Finanzbuchhaltung. 
Eine zentrale Buchhaltung für die Stadt insgesamt,  von de r allenfalls sachlich eng eing e-
grenzte Bereiche - z. B. die Gehaltsbuchhaltung - ausgenommen werden , erscheint dem 
Rechnungsprüfungsamt aufgrund der Erfahrungen bei den bisherigen Prüfungen weiterhin 
als die bessere Lösung.  Auch die Anlagenbuchhaltung kann  zentral einheitlicher geführt 
werden.

Seite 4 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Das SAP-Modul PSCD wurde zum 01.01.2017 eingeführt, was seit dem die Lücke im Buch-
führungssystem schließt und damit deutliche Verbesserungen bringen soll. 
Um die Mängel abzustellen hat der Stadtvorstand in seiner Sit zung am 13.01.2015 einen 
Maßnahmenkatalog zur Verbesserung der Qualität im Rechnungswesen beschlossen . Über 
den Sachstand und die Planung in den einzelnen Teilbereichen  
 Schaffung von Akzeptanz, 
 Aufbau- und Ablauforganisation,  
 Personalentwicklung,  
 elektronische Rechnungsbearbeitung, 
 Internes Kontrollsystem (IKS) und 
 Maßnahmen für den Jahresabschluss 
wird seit 2017 zweimal im Jahr durch die Kämmerei im Rechnungsprüfungsausschuss b e-
richtet. Aus unterschiedlichen Gründen - u. a. Personalmangel - ist die Umsetzung des Zeit-
Maßnahmen-Planes in großem Umfang geprägt von der Verschiebung der Abschlusstermine 
für die einzelnen Maßnahmen. Sofern sich diesbezüglich keine Änderungen ergeben, ist die 
Erteilung eines uneingeschränkten Testats noch nicht absehbar. 
5.2 Belegwesen 
Einer der wichtigsten Grundsätze für die Beweiskraft der Buchführung ist das Belegprinzip. 
Die Belegfunktion ist dann erfüllt, wenn aus den geordnet aufzubewahrenden Unterlagen 
Inhalt und Ablauf der einzelnen Geschäftsvorfälle erklärt und schlüssig nachgewiesen we r-
den können. Die Belege müssen systematisch geordnet abgelegt werden, um als Beweis für 
die Richtigkeit der einzelnen Buchungen zu dienen. Hierbei ist darauf zu achten, dass es 
einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit möglich sein muss, einen 
Überblick über die Geschäftsvorfälle, ihre Entstehung und Abwicklung, zu erhalten (vgl. § 27 
GemHVO). 
Das Belegwesen bei der Stadt Köln und hier insbesondere die Belegablage sind für eine 
GoB-konforme Buchführung ungeeignet und darüber hinaus unvollständig. Auszahlungsrele-
vante Belege werden mit eigenem Nummernkreis bei der Stadtkasse - jedoch nach einem 
eigenen, nicht belegnummernkonformen System - abgelegt. Ferner ist nicht jeder in SAP 
gebuchte Vorgang, der eine entsprechende Belegnummer erzeugt, tatsächlich zahlungsrele-
vant. Die Suche bei der Stadtkasse läuft damit ins Leere.  
Andere Belege werden selbst innerhalb von Dienststellen an unterschiedlichen Orten nach 
unterschiedlichen Kriterien abgelegt und sind teil weise nicht oder nicht mit vertretbarem 
Zeitaufwand auffindbar. Eine umfassende prüferische Einsichtnahme ist mit überschaubarem 
Aufwand nicht möglich; die Einführung einer digitalen Belegablage ist dringend geboten. 
Die Stadt arbeitet an der Einführung ei ner elektronischen Rechnungs bearbeitung; Ziel ist 
zurzeit das Jahr 2020 (Bestandteil Berichterstattung; siehe 5.1) . Die StEB verfügen bereits 
seit einigen Jahren über ein entsprechendes SAP -integriertes System. Dazu gehören ein 
elektronisches Rechnungseingangsbuch, die Bearbeitung im Workflow und die revisionssi-
chere elektronische Belegablage. Damit wäre zunächst die schnelle Auffindbarkeit von Bele-
gen gesichert, soweit es sich um Rechnungen handelt. Diese ist dann noch zu ergänzen um 
die restlichen Unterlagen, die als Beleg dienen (z. B. Eigenbelege für Umbuchungen, außer-
planmäßige Abschreibungen, Verschrottungsbelege). Bis das Belegwesen der Stadt die 
Kriterien gemäß der GoB umfänglich erfüllt, werden noch Jahre vergehen.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 5 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
5.3 Personal 
Die Buchhaltung im System des Neuen Kommunalen Finanzmanagements verlangt ein 
anderes Wissens - und Fähigkeitsspektrum als im System der Verwaltungskameralistik. 
Ausreichend qualifiziertes Personal in ausreichendem Umfang ist eine der Voraussetzungen, 
um die erforderliche Buchführungsqualität sicherzustellen. 
Der Ausbildungs- und Erfahrungsstand des in der Buchführung eingesetzten Personals ist 
unverändert sehr unterschiedlich. Die Verwaltung entwickelt im Rahmen des Maßnahme n-
pakets zur Verbesserung des Rech nungswesens (siehe 5.1) Maßnahmen zur Personalen t-
wicklung für das betreffende Personal. Auch die Personalbemessung und -bewertung soll 
Bestandteil des o. g. Maßnahmenpaketes sein. Über die Bewertung könnte ggf. auch die 
hohe Fluktuation in diesem Personalb ereich herabgesetzt werden. Der bisherige Verlauf 
dieses Teilprojekts ist als vollkommen unzufriedenstellend zu bezeichnen. 
Die Stadt Köln verfügt nach Auffassung des Rechnungsprüfungsamts über zu wenig ausre i-
chend ausgebildetes Personal. Das führt zu Einb ußen in der Qualität der Buchführung und 
teilweise erheblichen Rückständen; ferner zu Fehlern in der Buchführung, die logischerweise 
Auswirkungen auf die Aussagen im Jahresabschluss haben. 
5.4 Auffälligkeiten und Fehler in der Buchführung 
Die nachfolgend a ufgelisteten Fehler wurden bereits seit der Umstellung auf das NKF  bei 
den Prüfungen der Jahresabschlüsse festgestellt. Eine dezente Verbesserung in den nach-
folgend aufgeführten Kategorien ist seither erkennbar. Der bisher erreichte Qualitätstand ist 
jedoch bei weitem noch nicht ausreichend. 
 Rein-Raus-Buchungen 
Die Buchführung weist eine große Anzahl von Buchungen auf Konten aus, die mit mehr 
oder weniger zeitlichem Abstand wieder herausgebucht wurden. Die Anlässe sind unter-
schiedlich und nur manchmal im Buchungstext erkennbar. Oft wurden falsche Buchu n-
gen nicht storniert, sondern mittels einer umgekehrten Buchung nur betragsmäßig au s-
geglichen. 
 Buchungsketten 
Beträge werd en von Konto zu Konto weiter gebucht. Der Anlass erklärt sich oft nicht 
durch den Buchungstext.  
 Bezeichnung der Vermögensgegenstände und Mengenangaben 
In der Anlagenbuchhaltung sind Vermögensgegenstände ausgewiesen, aus deren B e-
zeichnung kein Rückschluss auf den zu bilanzierenden Gegenstand möglich ist. Ferner 
fehlt oft die Mengenangabe. 
 Buchungstext 
Eine Aussagefähigkeit der Buchungstexte ist oft nicht gegeben. Buchungstexte fehlen 
oder es handelt sich um Aktenzeichen, für Dritte unverständliche Abkürzungen bzw. un-
verständliche Texte. 
Aufwands- und Ertragskonten haben in der Regel keine Buchungstexte, auf den Gegen-
konten hingegen (z. B. Debitor en- oder Kreditor enkonten) sind Buchungstexte in der 
Regel sehr wohl vorhanden. Der Buchungstext ist auf allen bei der Buchung angespr o-
chenen Konten darzustellen. 
 Qualität der Belege 
Auch auf Grundlage der Belege sind die vorgenommenen Buchungen nicht immer nach-
vollziehbar, da der Beleg nicht alle erforderlichen Angaben enthält und sich der gebuch-
te Geschäftsvorfall so nicht erklärt. 
 Negative Buchungen 
Erträge werden als Aufwandsminderung verbucht und auf Ausgabeposition vereinnahmt, 
um die Ausgabeermächtigungen zu erhöhen, statt di e korrekten Aufwands -/Ertrags-

Seite 6 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
konten bzw. Auszahlungs -/Einzahlungspositionen zu nutzen. Die Priorität liegt hier i m-
mer noch auf dem Haushalts- und Zahlungsgeschäft. 
 Falsche Kontierungen 
Vorgänge werden auf falschen Konten gebucht. Im Extremfall kommt es zu  den o.  g. 
negativen Buchungen oder zu Gegenbuchungen auf Konten, auf denen der Betrag nie 
eingebucht wurde (z. B. Ausgleich von Forderungen, die dort nie verbucht waren oder 
Korrekturen von Aufwendungen/Erträgen, die nie gebucht wurden). 
 Fehlerhafte Zuordnung von Rechnungen 
Rechnungen, die sowohl investiv als auch konsumtiv zu verbuchende Positionen entha l-
ten, wurden teilweise nicht ordnungsgemäß aufgeteilt, sondern vollständig als Aufwand 
gebucht oder einer Investition zugeordnet. 
 Fehlende Zeitnähe 
Vorgänge werden mit einer erheblichen Zeitverzögerung gebucht. Die Aktualität der 
Buchführung ist damit nicht gewährleistet; ferner besteht die Gefahr, dass die Verb u-
chung unterbleibt. 
 Unterjährige Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten 
Einzelne Forderung s- und Verbindlichkeitskonten werden  auffallend häufig unterjährig 
bebucht. Forderungen und Verbindlichkeiten sind allerdings Konten, die im Rahmen des 
Jahresabschlusses zu bewerten sind und damit als Teil der periodengerechten Darste l-
lung von Vermögen und Schulden dienen. Da sich die Stadt der Debitoren- und der Kre-
ditorenbuchhaltung als Nebenbuchhaltung bedient, sind die Forderungen und Verbin d-
lichkeiten unterjährig dort darzustellen.  
 Führung der Ergebniskonten 
Als Ergebniskonten bezeichnet man diejenige n, deren Gesamtsaldo letztendlich zum 
Jahresergebnis führt. Sie werden grundsätzlich nur auf einer Seite bebucht und unterte i-
len sich in Aufwandskonten, die auf der Sollseite und Ertragskonten, die auf der Habe n-
seite bebucht werden. Ausgenommen hiervon sin d Korrekturbuchungen, Abschlussb u-
chungen und bestimmte in der GemHVO gesondert geregelte Fälle, die hier jedoch za h-
lenmäßig keine wesentliche Rolle spielten. Bei der Stadt Köln ist auch im Jahr 2016 eine 
Vielzahl an Ergebniskonten durchgängig beidseitig bebucht. 
 Verbuchung von Aufwand gegen Ertrag bzw. umgekehrt 
In der Buchführung finden sich relativ häufig Buchungen, bei denen zusätzlicher Au f-
wand gegen zusätzlichen Ertrag oder Aufwandsminderungen zu Lasten von Ertragsmi n-
derungen verbucht werden. Ein derar tiger Geschäftsvorfall existiert nicht. Teilweise soll 
diese Verfahrensweise der Korrektur unvollständiger Buchungen unter dem alten Ka s-
senverfahren dienen. 
 Nicht korrespondierende Ergebnis- und Finanzrechnungskonten 
Für zahlungswirksame Aufwendungen und Erträge bzw. ergebniswirksame Ein -/Aus-
zahlungen sind in aller Regel korrespondierende Konten zu bebuchen (z. B. das Au f-
wandskonto 522100 - Unterhaltung des Infrastrukturvermögens und 722100 - Unterhal-
tung Infrastrukturvermögen). Bei der Stadt Köln finden sich zum Teil mehr als 20 ve r-
schiedene Finanzrechnungskonten , die zusammen mit einem Ergebniskonto bebucht 
wurden. Umgekehrt wurden teilweise mehr als 20 Ergebniskonten zusammen mit einem 
Finanzrechnungskonto bebucht. 
Somit erfolgen keine Abstimmungen zwis chen Ergebnis - und Finanzrechnungskonto. 
Beispielsweise werden Schülerticket-Erstattungen auf das Finanzrechnungskonto Sch ü-
lerbeförderung gebucht, als Ergebniskonto hingegen werden Aufwendungen für Rein i-
gung, Winterdienst und Abfallentsorgung gebucht.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 7 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
5.5 Anweisungen und Vorgaben für die Buchführung 
Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer 
Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung 
von Wertgegenständen sicherzustellen, sind von der Bürgermeisterin oder dem Bürgermei s-
ter nähere Vorschriften unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen 
(§ 31 Abs. 1 S. 1 GemHVO). 
Bei der Stadt Köln sind die demgemäß erforderlichen Regelungen und Erläuterungen verteilt 
auf verschiedene Werke, die im Laufe der Zeit auf einen nennenswerten Umfang angewac h-
sen sind: 
 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen (GAFin), 
 Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung), 
 Dienstanweisung für die Durchführung der Anlagenbuchhaltung bei der Stadt Köln 
 Stichwortsammlung Anlagenbuchhaltung. 
Wünschenswert ist aus Sicht des Rechnungsprüfungsamts eine zusammengefasste Vor-
schrift, die alle grundsätzlichen Regelungen enthält, wie sie in § 31 GemHVO gefordert sind. 
Diese muss die Oberbürgermeisterin erlassen und dem Rat zur Kenntnis geben. Daneben 
sollte eine  zentrale Sammlung von Ausführungsbestimmungen, wie sie aktuell z. B . die 
Buchführungsinformationen darstellen, von der Kämmerin oder der Kämmerei verfügt we r-
den. Erste Schritte diesbezüglich wurden von der Kämmerei eingeleitet. 
5.6 Buchführungssystem (IV-gestützt) 
Für die Hauptbuchhaltung sowie die Anlagenbuchhaltung, Deb itoren- und Kreditorenbuch-
haltung (sog. Nebenbücher) wird ein zertifiziertes SAP -Buchführungssystem eingesetzt. Die 
Zahlungsabwicklung erfolgt e bis einschließlich 2016  weiter mit dem alten kameralen Ka s-
senverfahren Indafin/Ginfis. Dadurch existierte auch 2016 keine geschlossene Buchführung.  
Die Fachverfahren der Dienststellen, in denen Ein - oder Auszahlungen vorerfasst werden 
(z. B. Bußgeldverfahren), benötig ten weiterhin zwingend eine Schnittstelle zum Kassenve r-
fahren, nicht aber zum Buchführungsprogramm SAP. Die Datenübertragung nach SAP e r-
folgt oft parallel zur Übermittlung an die Stadtkasse und auch nur summarisch. So ist nicht 
sichergestellt, dass alle Buchungen bzw. deren Korrekturen in SAP erfasst werden, woraus 
Differenzen entstehen können. 
Bei der Stadtkasse werden die kurzfristig - d. h. im laufenden Kalenderjahr - fälligen Forde-
rungen und Verbindlichkeiten verwaltet, deren Stand jedoch nicht mit der Buchführung in 
SAP kommuniziert. Rückmeldung en über erfolgte Aus - bzw. Einzahlungen an das SAP -
System erfolgen nicht; eine laufende Abstimmung mit der Debitoren- und Kreditorenbuchhal-
tung sowie der Hauptbuchhaltung ist so ausgeschlossen. Ein e Schnittstelle zwischen Ka s-
senverfahren und SAP zum Abgleich ließ sich nicht realisieren . Die in der Debitoren - und 
Kreditorenbuchhaltung (Forderungen bzw. Verbindlichkeiten) in SAP ausgewiesenen Betr ä-
ge sind daher nicht korrekt. 
Buchführungskonten für Kassen- und Bankkontenbestände werden unterjährig nicht geführt. 
Deren Bestände sind daher aus dem Buchführungssyste m nicht ablesbar. Die Buchführung 
ist damit diesbezüglich unvollständig. Die Abbildung der Beträge in der Bilanz erfolgt zum 
Stichtag auf Basis der Saldenbestätigungen/Kontoauszüge. 
Dieser Mangel kann erst n ach der Einführung des SAP -Moduls PSCD als Ersatz  für das 
kamerale Kassenverfahren abgestellt werden; dies ist zum 01.01.2017 erfolgt. 
5.7 Verrechnungskonten 
Verrechnungskonten dienen als Hilfskonten, die u. a. als Schnittstelle zwischen den Nebe n-
büchen Anlagenbuchhaltung, Kreditoren - und Debitorenbuchhaltung und Hauptbuchkonten

Seite 8 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
eingerichtet we rden. Durch die Einbindung dieser Konten ist es möglich, einen Teil eines 
Geschäftsvorfalls zu buchen, ohne das die Gegenbuchung davon berührt wird. Das Verr ech-
nungskonto tritt dabei an die Stelle des Gegenkontos. So kann z. B. der Ausgleich einer 
Verbindlichkeit auf dem Kreditorenkonto mit der Veranlassung der Zahlung gebucht werden, 
ohne dass die Veränderung auf dem Bankkonto bereits gebucht werden darf. Die se kann 
erst auf Basis des Bankauszuges als Beleg erfolgen Zwischengeschaltet wird hier das Bank-
verrechnungskonto. Spätestens zum Jahresabschluss müssen alle Verrechnungskonten 
ausgeglichen sein. 
 Ausgeglichen sind viele dieser Verrechnungskonten für sich n icht. Lediglich in summa 
über eine Reihe von Konten ergibt sich jeweils ein Saldo von Null. 
 Die Buchungstexte sind - wie bei den anderen Buchführungskonten - häufig unz u-
reichend. 
 Eine Reihe von Verrechnungskonten wurde 2016 nicht genutzt. 
Nach Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes ist eine Betrachtung der Verrechnungsko n-
ten insgesamt erforderlich. Diese wird ggf. durch die Einführung von SAP PSCD beeinflusst. 
5.8 Inventuren, Inventar 
Die Stadt Köln ist  verpflichtet, zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres s ämtliche in ihrem 
wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rec h-
nungsabgrenzungsposten vollständig zu erfassen  (§ 28 GemHVO). Die Darstellung bedingt 
eine vorangehende aktuelle Bestandsaufnahme (Inventur), die unter Beachtung der Grund -
sätze ordnungsmäßiger Inventur zu erfolgen hat. Dazu ist eine entsprechende Dokumentat i-
on der durchgeführten Inventuren mit umfassenden Angaben zu Zeiten, Durchführung und 
Ergebnissen zwingend erforderlich. 
Soweit dies durch eine körperliche Bestandsaufnahme geschieht, umfasst sie neben der 
Prüfung auf das Vorhandensein auch die des qualitativen Zustands der Vermögensgege n-
stände und damit die Überprüfung hinsichtlich des aktuellen Wertes . Sollte der aktuelle Wert 
nicht dem in der Anlagen rechnung ausgewiesenen entsprechen, sind. außerplanmäßige 
Abschreibungen vorzunehmen bzw. Rückstellungen zu bilden. Mengenmäßige Inventurdiffe-
renzen sind zum Jah resabschluss durch Ausbuchung bzw. Nachaktivierung in der Anlagen-
rechnung zu korrigieren. 
Die Inventurrichtlinie der Stadt Köln sieht bis einschließlich 2016 eine Inventur alle drei Jahre 
vor; zulässig wäre für Vermögensgegenstände seit 2013 ein fünfjähriger Rhythmus. Um den 
hohen Inventuraufwand zu entzerren, wurde mit Verfügung der Kämmerei vom 20 .10.2011 
das Inventurverfahren der Stadt Köln zum Stichtag 31.12.2011 grundsätzlich neu geregelt.  
Danach hat die körperliche Inventur für jeweils ein Drittel der Dienststellen in einem rollieren-
den Verfahren zum jeweiligen Jahresende mit Hilfe eines Barcod esystems zu erfolgen. Bis 
zum Bilanzstichtag 31.12.2013 wäre somit der gesamte Bestand einer körperlichen Inventur 
zu unterziehen gewesen.  
 Tatsächlich wurde bis zum Zeitpunkt der Berichtsabfassung  für das unbewegliche Anla-
gevermögen keine Inventur durchgeführt. Im Ber eich des beweglichen Anlageverm ö-
gens wurde keine vollständige Inventur aller Vermögensgegenstände durchgeführt.  
Bei den Inventuren des unbeweglichen Anlagevermögens läge der Schwerpunkt auf der 
Werthaltigkeit der jeweiligen Vermögensge genstände und hätte ggf. außerplanmäßige 
Abschreibungsbedarfe in nicht unerheblichem Umfang zur Folge. Der Gesamtwert der 
betroffenen Bilanzpositionen beträgt zum Bilanzstichtag insgesamt 5,55 Mrd. €. 
 In den Schulen, die rund 67% (56,53 von 83,93 Mio. €) der Bilanzposition Betriebs- und 
Geschäftsausstattung umfassen, wurde in 2016 noch keine Inventur durchgeführt. Er-
schwerend kommt hinzu, dass d er Vermögensansatz in der Eröffnungsbilanz auf Basis 
eines Vereinfachungsverfahrens ermittelt wurde.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 9 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Nach Mitteilung der Verwaltung aus September 2018 wurde vom 03.01. bis 28.02.2018 
eine erste Inventur im Bereich der Schulen bei den fünf Berufskollegs des Campus Süd 
durchgeführt. 
 Bei den Kunstgegenständen in den Museen ist die Sachlage ähnlich: Der Ansatz in der 
Eröffnungsbilanz erfolgte auf Basis der Versicherungswerte (Vereinfachungsverfahren 
für EB), eine Inventur hat noch nicht stattgefunden.  Vielmehr ergab eine Schwerpunk t-
prüfung im Jahr 2015, dass die Fortschreibung des Inventars in Teilen nicht ordnung s-
gemäß erfolgt. 
Zum Jahresabschluss 2016 waren für insgesamt 40 Dienststellen/Teilbereiche von Diens t-
stellen Inventuren vorgesehen. Davon hatten z wölf der vorgesehenen Dienststellen bisher 
überhaupt noch keine Inventu r durchgeführt und führten auch 2016 keine d urch. Die b e-
troffenen Inventurbereiche haben hierfür vornehmlich per sonelle Gründe, aber auch das 
2016 noch fehlende Inventurkonzept (z. B. Schulen)  angegeben; ein Teil gab keine Hinde-
rungsgründe an. Von den verbleibenden 28 Bereichen konnten 20 die Inventurmaßnahmen 
vollständig abschließen (inkl. Nacharbeiten in SAP). Die übrigen Dienststellen haben die 
Folgeinventur (wiederholt) verschoben, bzw. die Inventur konnte nicht erfolgreich abg e-
schlossen werden. Gründe waren nicht aufgeklärte Inventurdifferenzen oder fehlende Vol l-
ständigkeitserklärungen. 
Die Inventurleitung innerhalb der Ämtern/Dienststellen obliegt dem dezentralen Inventurve r-
antwortlichen. Er übernimmt die Koordination und die Überwachung d er Inventurmaßna h-
men. Die Kämmerei als zentrale Inventurleitung geht davon aus, dass sie gegenüber den 
dezentralen Inventurverantwortlichen nicht weisungsbefugt ist. Folglich wirkt sie nur begrenzt 
auf die Durchführung der Inventuren ein. Gemäß der städtis chen Inventurrichtlinie ist die 
zentrale Inventurleitung berechtigt „den Inventurverantwortlichen fachliche Vorgaben für die 
Inventurdurchführung zu machen“. Dieses Recht beinhaltet nach Auffassung des Rech-
nungsprüfungamts gleichzeitig auch ein Weisungs- und Kontrollrecht, da die Regelung sonst 
nicht zielführend wäre. 
Wertkorrekturen (außerplanmäßige Abschreibungen/Zuschreibungen) wurden nicht durchge-
führt. Bei einer Stichprobe in einem Inventurbereich wurde festgestellt, dass d ie Nachaktivie-
rungen fast aus schließlich für die Anlagenklasse Geringwertige Wirtschaftsgüter  erfolgten. 
Die Nacherfassung war teilweise fehlerhaft, z. B. hinsichtlich der Anlagenklassenzuordnung , 
falschen Anschaffungs -/Herstellungskosten oder dem Aktivierungsdatum. Die Angaben für 
die erforderlichen Nachaktivierungen entsprechen in wesentlichen Teilen (z. B. wg. Unvol l-
ständigkeit) nicht den Vorgaben der zentralen Inventurleitung. 
Mit zunehmendem Abstand von der Vermögenserfassung zur Eröffnungsbilanz, die zudem 
aufgrund von Sonderregelungen teilweise mittels Pauschalansätzen und Schätzungen stat t-
fand, wird dieser Sachverhalt im Hinblick auf den Anspruch ein den tatsächlichen Verhältni s-
sen entsprechendes Bild der Vermögenslage zu vermitteln immer problematischer.  
5.9 Risikomanagement, internes Kontrollsystem, Vertragsmanagement 
Ein umfassendes Risikomanagement ist bis dato  bei der Stadt Köln  nicht etabliert. Aufgabe 
eines solchen Systems ist die Ermittlung und Überwachung einer Vielzahl von Risikofakt o-
ren, sofern sie für die Stadt von Bedeutung sind. Gegenstand sind neben finanziellen z. B. 
auch demographische, wirtschaftliche, politische oder technische Risiken. Durch ein frühze i-
tiges Erkennen von Gefahren können i. d. R. noch Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Im 
Lagebericht, einem Teil des Jahresabschlusses, ist u. a. über derartige Risiken - aber auch 
Chancen - zu berichten (§ 48 GemHVO). 
Auch ein strukturiertes internes Kontrollsystem (IKS) als Teil eines Risikomanagements 
existiert bei der Stadt Köln noch nicht. Sinn eines IKS ist die Minimierung von Fehlerrisiken in 
den Verwaltungsabläufen. Das setzt voraus, dass die Abläufe erfasst, analysiert und dok u-
mentiert werden. Die stetige Optimierung dient dabei nicht nur zur Steigerung der Wirtschaft-
lichkeit; vielmehr st eht im Sinne des IKS die Qualitätssicherung (Risikominimierung) im

Seite 10 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Vordergrund. In diesem Zusammenhang taucht immer häufiger der Begriff Compliance Ma-
nagement auf. Compliance bzw. Regeltreue (auch Regelkonformität) ist die betriebswir t-
schaftliche Umschreibung für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch von 
freiwilligen Kodizes, in Unternehmen  bzw. Verwaltungen . Die Gesamtheit der Grundsätze 
und Maßnahmen eines Unternehmens zur Einhaltung bestimmter Regeln und damit zur 
Vermeidung von Regelver stößen im Unternehmen wird als Compliance Management Sys-
tem bezeichnet. 
Aus kameralen Zeiten sind Sicherheitsmechanismen mit Schwerpunkt auf den Zahlungsvo r-
gängen vorhanden. Kontrollmechanismen für die Buchhaltung existieren hingegen kaum. Die 
Buchführung ist in relevante Abläufe der Verwaltung nicht vollständig integriert, die Vorgänge 
in der Regel nicht dokumentiert. Auch aufgrund der erheblichen Mängel in der Buchführung 
(siehe auch Punkt 5.4) ist die Einführung eines strukturierten IKS dringend geboten. 
Nach Auskunft der Kämmerei wurde dort in 2018 - mit Unterstützung einer Wirtschaftspr ü-
fungsgesellschaft - mit der Einführung eines strukturierten IKS begonnen. Aus dem Portfolio 
der Kämmerei wurden Pilotberei che ausgewählt, i n denen die Prozesse ermittelt, analysiert 
und bezüglich ihrer  Risiken bewertet wurden. Dabei werden für die einzelnen Prozesse die 
zeitlichen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Handlungsbedarfe ermittelt. Im weiteren Verlauf 
gilt es dann die wesentlichen Prozesse abschließend zu dokumentieren und geeignete Kon-
trollmechanismen zu installieren.  
Weiterhin fehlen  zentrale Übersichten, zur Sicherstellung der  vollständigen Erfassung ei n-
zelner Aktiv - und Passivposten. Das gilt für langfristige Ve rträge, aus denen sich Rechte 
oder Lasten für die Stadt ergeben und für Software-Lizenzen, was den Nachweis ermöglicht, 
dass die Stadt die Software rechtmäßig nutzt bzw. noch ungenutzte Lizenzen aufzeigt. 
Das Vertragsmanagement wird derzeit in den Ämtern 1 4, 1000, 12, 27, 30 und 26 produktiv 
eingesetzt. Weitere Ämter (11, 20, 52, 56) befinden sich derzeit in der Testphase. Die Ein-
führung des gesamtstädtischen Lizenzmanagements ist beschlossen, wurde jedoch unter 
Bezugnahme auf die Haushaltskonsolidierung auf das Jahr 2018 verschoben. 
5.10 Korrekturen der Eröffnungsbilanzwerte 
Die Gemeindehaushaltsverordnung sieht für erforderliche Korrekturen von Wertansätzen für 
Vermögensgegenstände, Sonderposten und Schulden einen Vierjahreszeitraum vor. Au f-
grund der besonderen Schwierigkeiten, die die Stadt bei der Einführung von NKF hatte und 
teilweise noch hat, müssen diese ohne Bezug auf die Regelung des § 57 GemHVO erfolgen.  
Die Kämmerei hat mit dem Rechnungsprüfungsamt eine Verfahrensweise zum Umgang mit 
den erforderlichen Korrekturen abgestimmt. So wird sichergestellt, dass die von der Kämme-
rei gewählte Vorgehensweise aus Prüfersicht nicht beanstandenswert ist. Dabei wird beide r-
seits dafür Sorge getragen, dass für die Korrekturen praktikable Lösungen unter Beachtun g 
des Transparenzprinzips gefunden werden. 
5.11 Rückstände 
Mehrere Dienststellen beklagen weiterhin aufgrund von Personalmangel einerseits und 
Informationsmängeln andererseits noch zum Teil erhebliche Rückstände in der buchfü h-
rungsmäßigen Abwicklung bestimmter Geschäftsvorfälle. Diese haben Auswirkungen auf 
Bilanz und Ergebnisrechnung des Jahres 2016. 
5.12 Vorsteuerabzug / Umsatzsteuerpflicht 
Für die Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand in Gestalt der juristischen Person des 
öffentlichen Rechts (jPdöR) gelten im Umsatzsteuergesetz (UStG) Sonderregelungen. Wich-
tigste Rechtsgrundlage für die Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand ist bisher § 2 Abs. 
3 UstG.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 11 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Eine wesentliche Ausnahme vom Grundsatz der Besteuerung aller Güter und Dienstleistu n-
gen stellt für jPdöR § 2 Abs. 3 Satz 1 UStG dar. Demnach handeln jPdöR nur als Unterneh-
mer i. S. des Umsatzrechts, soweit sie im Rahmen eines Betriebes gewerblicher Art (BgA) 
tätig sind. Umgekehrt sind Leistungen außerhalb eines BgA, im hoheitlichen Bereich, nicht 
umsatzsteuerpflichtig. 
Das Steueränderungsgesetz führt zu einem  Systemwechsel, hin zu einer grundsätzlichen 
Steuerpflicht der Kommune, es sei denn es greifen die im Gesetz genannten Ausnahmen. 
Demnach entfällt eine  Umsatzsteuerpflicht, wenn die folgende n Voraussetzungen kumulativ 
erfüllt sind:  
 Es handelt sich um eine Tätigkeit, die der jeweiligen juristischen Person des öffentlichen 
Rechts im Rahmen der Ausübung öffentlicher Gewalt obliegt und 
 die Nichtbesteuerung führt nicht zu größeren Wettbewerbsverzerrungen. 
Die Gesetzesänderung findet bei der Stadt Köln vorläufig keine Anwendung , da sie bis zum 
31.12.2020 von einer Übergangsregelung Gebrauch macht. Somit sind weiterhin nur Leis-
tungen eines BgA umsatzsteuerpflichtig. 
Daher ist nach wie vor von Bedeutung, ob die Voraussetzungen für einen BgA gegeben sind. 
Nach § 4 Abs. 1 Satz 1 KStG  sind Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des 
öffentlichen Rechts (BgA) "alle Einrichtungen, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Täti g-
keit zur Erzielung von Einnahmen außerhalb der Land - und Forstwirtschaft dienen und die 
sich innerhalb  der Gesamtbetätigung der juristischen Person wirtschaftlich herausheben".  
BgAs sind bei der Stadt Köln beispielsweise die Kitas generell und die Museen wegen der 
angeschlossenen Verkaufsstellen. Die Kombination mit dem nicht steuerpflichtigen Ausste l-
lungsbetrieb führt ggf. zu anteiligen Vorsteuerabzugsberechtigungen. Dies geschieht z. B. 
wenn Reparaturarbeiten am Gebäude nach Flächenanteilen auf den Ausstellungsbetrieb und 
den eigentlichen BgA aufgeteilt werden. 
Die Zuständigkeiten der Dienststellen sind sehr umfangreich. Diese umfassen nach Auskunft 
der Kämmerei; 
 Die Überprüfung der Rechnungen auf die erforderlichen Mindestangaben, die zum Vo r-
steuerabzug berechtigen (z. B. Steuernummer des leistenden Unternehmens, anzuwe n-
dender Steuersatz, Rechnungsnummer,  korrektes Geschäftsjahr der Leistung bei ja h-
resübergreifenden Geschäften). 
 Die Beurteilung, ob ein Geschäftsvorfall dem BgA zuzuordnen ist und ob bei eingehe n-
den Rechnungen ein voller oder anteiliger Vorsteuerabzug vorzunehmen ist.  Dabei ist 
die auf der R echnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht immer vollumfänglich abzug s-
fähig. Vielmehr muss der abzugsfähige Betrag korrekt ermittelt werden. 
Eine gesamtstädtische, turnusmäßige Überprüfung im Hinblick auf die Erfüllung der Tatb e-
standsmerkmale eines B etriebs gewerblicher Art wird durch die Kämmerei nicht vorgenom-
men. So wäre z. B. die Anwendbarkeit des Urteils des Bundesfinanzhofs vom 12.07.2012, 
wonach auch kommunale Kindergärten einen BgA darstellen, zu überprüfen. 
Festgestellt wurde, dass häufig dur ch Fehler in der Sachbearbeitung Korrekturbuchungen 
erforderlich waren. Diese werden, soweit die Kämmerei sie im Rahmen der Datenprüfung für 
die Umsatzsteuervoranmeldung oder der Erstellung des Jahresabschlusses erkennt, „ange-
regt“. Aktuell (Stand 08.08.20 18) liegen für das HJ 2016 noch nicht alle erforderlichen B e-
steuerungsgrundlagen vollständig vor. Im Nachgang können aus der berichtigten Steuere r-
klärung Verspätungszuschläge und Zinsen resultieren. 
Dass die in den Dienststellen mit diesen Aufgaben befasst en Mitarbeiter über ausreichende 
Sachkenntnisse verfügen, muss wegen der Komplexität der Sachverhalte und der Vielzahl 
der einschlägigen Vorschriften, bezweifelt werden.

Seite 12 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
In Ermangelung eines IKS muss auch bezweifelt werden, dass alle wesentlichen Buchungs-
fehler erkannt werden. Eine Kontrolle bezüglich der Durchführung der erforderlichen Korre k-
turen erfolgt nicht. 
Eine angemessene Überwachung des Buchungsgeschäfts durch die Kämmerei ist erforder-
lich. Korrekturbuchungen sind durch die Kämmerei nicht „anzuregen“, sondern anzuordnen 
bzw. durchzuführen.  Zur Vermeidung von Verspätungszuschlägen sind die Korrekturb u-
chungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu prüfen, sowie die zeitnahe Übermittlung 
steuerrelevanter Daten sicherzustellen. 
6. Feststellungen und Erläuterungen zu den einzelnen Bilanzpositionen 
Nachfolgend werden die Prüfungsergebnisse und Erkenntnisse zu einzelnen Positionen der 
Bilanz in der Reihenfolge der nach § 41 GemHVO vorgeschriebene n Gliederung erläutert. 
Die Ausführungen zu vielen Positionen gleichen - wie eingangs bereits erläutert - vielfach 
denen aus den Berichte n zu den vorangegangenen Prüfungen der Jahresabschlüsse, da 
eine Reihe wesentlicher Änderungen erst mit der Einführung von SAP PSCD und verschi e-
dener Maßnahmen, die jetzt erst angelaufen sind bzw. festgelegt werden, eintreten können. 
Aktiva 
Auf der Aktivseite der Bilanz werden alle Vermögenswerte (Aktiva) der Stadt verzeichnet. Im 
Wesentlichen bestehen sie aus dem Anlageve rmögen, das die langfristig gebundenen Ve r-
mögenswerte umfasst und dem Umlaufvermögen. Das Umlaufvermögen besteht aus Posit i-
onen, die relativ kurzfristig veräußert oder verbraucht werden sollen. Es besteht bei der Stadt 
Köln aus den Vorräten, Forderungen un d Liquiden Mitteln.  Dabei wird unter den Vorräten 
auch der Bestand an zur Veräußerung bestimmten Grundstücken abgebildet. 
Anlagevermögen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 13.760.403.702,75 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 13.768.445.288,02 € 
 Veränderung -8.041.585,27 €  
 
Das Anlagevermögen umfasst alle Vermögensteile, die sich im wirtschaftlichen Eigentum der 
Stadt Köln befinden und dazu bestimmt sind, auf Dauer dem Geschäftsbetrieb der Stadt zu 
dienen. Es wird in immaterielle Vermögensgegenstände (z. B. Rechte, Software) Sachanl a-
gen (z. B. Grundstücke, Straßen, Fahrzeuge, Geräte) und Finanzanlagen (z. B. Beteiligu n-
gen) unterschieden. 
6.1 Immaterielle Vermögensgegenstände 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 14.777.607,11 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 13.755.860,72 € 
 Veränderung 1.021.746,39 €    
 
Zu dieser Position gehören Rechte aus Verträgen, Urkunden etc., Softwarelizenzen sowie 
Anzahlungen auf Immaterielle Vermögensgegenstände. 
Die Berichte über die Prüfung der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2008 und de r folgenden Jah-
resabschlüsse enthielten Beanstandungen, die auch zum Jahresabschluss 201 6 fortbeste-
hen: 
 Einführung eines gesamtstädtischen zentralen Lizenzmanagements für Software

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 13 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Seit der Sachstandsschilderung des Amtes für Informationsverarbeitung im Februar 
2016, dargestellt im Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln zum 
31.12.2013, haben sich keine nennenswerten Veränderungen ergeben.  
Nach Darstellung der Verwaltung läuft seit Oktober 2013 bereits beim  Amt für Informati-
onsverarbeitung die Einführung eines zentralen Lizenzmanagements. Zur Unterstützung 
der dabei abzubildenden Prozesse und zur Vereinfachung der Datenhaltung ist die Ei n-
führung einer Lizenzmanagementsoftware vorgesehen. Die Au swahl und Einführung 
wurde jedoch wegen der Haushaltskonsolidierung auf das Jahr 2018 verschoben.  
Das Amt für Informationsverarbeitung  macht weiterhin darauf aufmerksam, dass für ein 
umfassendes, gesamtstädtisches Lizenzmanagement zurzeit noch die erforderlichen 
Zuständigkeiten fehlen. Insbesondere durch die dezentrale Beschaffung von Lizenzen in 
der Vergangenheit mangelt es an Einflussn ahmen auf Softwarenutzer und -
beschaffungen. 
Eine effektive Lizenzverwaltung schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern trägt auch 
zur Wirtschaftlichkeit bei. So binden einerseits ungenutzte Lizenzen unnötig Kapital, a n-
dererseits führen ausgewählte Lizenzmodelle zu Einsparungen. 
 Qualität der Bezeichnungen und Mengenangaben 
Die Bezeichnungen der Vermögensgegenstände in der Anla genbuchhaltung lassen 
nicht immer erkennen um was es sich konkret handelt. Es wurden teilweise Begriffe wie 
Softwarelizenz, Lizenz, Schullizenz etc. gewählt, die für die nähere Be schreibung eines 
Vermögensgegenstandes nicht geeignet sind. 
Auch sind Begriffe verwandt worden, die neben dem Namen der Software auch einen 
Hinweis auf einen Pflegevertrag geben. Ob die aktivierten Anschaffung skosten auch 
Aufwendungen für die Softwarepflege enthalten, konnte auf Grund der Vielzahl der Fälle 
nicht festgestellt werden. Diese Rechnungsbestandteile sind jeden falls nicht aktivi e-
rungsfähig und somit aufwandswirksam zu buchen. 
In vielen Fällen fehlen in den Stammdaten wieder die Mengenangaben, so dass nicht übe r-
prüft werden kann, ob die Vermögensgegenstände als GWG in einer anderen Anlagenklasse 
hätten bilanziert werden müssen oder Aufwand darstellen. 
6.2 Sachanlagen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 7.527.939.687,59 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 7.582.143.422,44 € 
 Veränderung -54.203.734,85 €  
 
Die Sachanlagen umfassen die materiellen Vermögensgegenstände, also den Teil des Anl a-
gevermögens, der (weitestgehend) greifbar und damit nicht den Immateriellen Vermögens-
gegenständen oder den Finanzanlagen zuzurechnen ist. 
6.2.1 Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 1.642.629.994,18 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 1.675.523.246,62 € 
 Veränderung -32.893.252,44 €  
 
In dieser Bilanzposition sind die unbebauten Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte, 
deren Eigentümer die Stadt Köln ist, gemäß § 41 Abs. 3 GemHVO zu aktivieren. Die grun d-
stücksgleichen Rechte sowohl in unbebauter als auch in bebauter Form bezeichnen dingl i-
che Rechte, die aufgrund einer eigenständigen, grundbuchrechtlichen Eintragung wie

Seite 14 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Grundstücke zu behandeln sind (z. B. Erbbaurechte, Abbaurechte, Wegerechte und Woh n-
eigentumsrechte). 
Unbebaute Grundstücke sind Grundstücke, auf denen sich keine benutzbaren Gebäude 
befinden. Zu dieser Position zählen aber auch die Grundstücke, die mit Gebäuden versehen 
sind, deren Zweckbestimmung und Wert gegenüber der Zweckbestimmung und dem Wert 
des Grund und Bodens von untergeordneter Bedeutung sind (§ 72 Bewertungsgesetz).  Die 
vorhandenen Aufbauten und Betriebsvorrichtungen der Grundstücke sind bei der  Bilanzie-
rung unter den entsprechenden Bilanzpositionen berücksichtigt worden. 
Die Wertminderung ergibt sich aus hauptsächlich aus Verkäufen von Grundstücken und 
Umbuchungen in das Umlaufvermögen wegen konkreter Verkaufsabsicht bei der Position 
Ackerland und Verkäufen bzw. Korrekturen bei den sonstigen unbebauten Grundstücken. 
Wie in den Berichten über die Prüfung der Eröffnungsbilanz der Stadt Köln zum 01.01.2008 
und der folgenden Jahresabschlüsse bereits festgestellt, bedürfen die Grundstücke hinsicht-
lich der Nachvollziehbarkeit von Flächenangaben, Bewertungen und Zuordnungen zu den 
einzelnen Bilanzpositionen der Überprüfung. Gemäß Zeit-Maßnahmen-Plan (Stand Septem-
ber 2017) soll die Inventur des Grundbesitzes bis Ende 2022 abgeschlossen sein. 
6.2.2 Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 727.095.014,16 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 691.379.683,14 € 
 Veränderung 35.715.331,02 € 
 
In dieser Bilanzposition sind die bebauten Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte der 
Stadt Köln, auf denen sich Gebäude befinden, zu aktivieren. Der Grund und Boden von 
bebauten Grundstücken ist getrennt von dem Gebäude bzw. den Gebäuden zu erfassen.  
Wie bei der Bilanzposition „unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte“ (6.2. 1) 
bleibt hier auch weiterhin die Kritik aus der Prüfung der Eröffnungsbilanz bestehen, dass 
eine zu hohe Fehlerquote der Überprüfung durch die Verwaltung bedarf. 
6.2.3 Infrastrukturvermögen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 3.147.557.698,76 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 3.219.476.197,71 € 
 Veränderung -71.918.498,95 € 
 
Das Infrastrukturvermögen besteht aus Verkehrseinrichtungen (Brücken, Tunnel, Straßen, 
Gleisanlagen etc.) sowie Ver- und Entsorgungseinrichtungen (Beleuchtung, Kanäle etc.). 
Wie in den Vorjahren rührt die Wertveränderung in dieser Bilanzposition per Saldo maßgeb-
lich aus den Wertminderungen bei „Brücken und Tunnel“ ( -51,92 Mio. €) und „Straßennetz 
mit Wegen, Plätzen etc.“ (-13,00 Mio. €). Das bedeutet, dass wertmäßig e Reinvestitionen in 
diesen Bereichen in weitaus geringerem Maße stattfinden, als dies durch den (weitestg e-
hend) gewöhnlichen Werteverzehr erforderlich wäre. 
Beim Straßennetz wurde bei der Prüfung der Eröffnungsbilanz der pauschale Wertabschlag 
für Straßenschäden beanstandet.  Hinzu kommt, dass die Erfassung und Bewertung der 
Straßen, Wege und Plät ze erhebliche Fehler aufweist. Weiterhin  ist zu kritisieren , dass mit 
zunehmendem Abstand von Eröffnungsbilanzstichtag, bei gleichzeitigem Fehlen von Inve n-
turen bei den Gegenständen des unbeweglichen Anlagevermögens, die Fragwürdigkeit der 
Wertbeständigkeit derselben zunimmt.  
Eine körperliche Inventur soll mit der geplanten Einführung des Straßeninformationssystems 
VIA-VIS erfolgen. Diese soll bis 2022 in allen Stadtbezirken erfolgt sein.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 15 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.2.4 Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 1.582.120.749,12 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 1.578.028.317,30 € 
 Veränderung 4.092.431,82 € 
 
Der fehlende Überblick über die Bestände bleibt auch im Bereich der Kunstgegenstände ein 
Grundproblem:  
 Die Vereinfachungsregelung zur Eröffnungsbilanz erforderte keinen Überblick über die 
zugehörigen Gegenstände, da der Versicherungswert als Gesamtwert für die bestehe n-
de Sammlung angesetzt wurde. 
 Erschwerend kam hinzu, dass mit dem Versicherungswert auch Leihg aben abgedeckt 
waren, deren Umfang nicht vollumfänglich bekannt war und ist. 
 Die Fortführung der Anlagenbuchhaltung in diesem Bereich genügt nicht den Anford e-
rungen der GoB. 
 Die geführten Verzeichnisse, Bestandslisten etc. sind nicht revisionssicher, teilw eise 
fehlerhaft und nicht vollständig. 
 Inventuren sind noch nicht erfolgt; der Prozess der Erfassung und Katalogisierung der 
Kunstgegenstände dauert an. 
6.2.5 Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 72.419.664,97 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 70.412.833,86 € 
 Veränderung 2.006.831,11 € 
 
Unter dieser Bilanzposition sind die technischen Anlagengegenstände anzusetzen, die der 
gemeindlichen Aufgabenerfüllung dienen. Dabei sind nur solche Maschinen, technischen 
Anlagen und Fahrzeuge zu erfassen, die selbstständig nutzbar und bewertbar sind. Ein 
Beispiel für eine technische Anlage ist die Klimaanlage in einem Museum. Die Abgrenzung 
ist allerdings nicht immer einfach. So werden z. B. Personenaufzüge dem Gebäude hin zuge-
rechnet, wohingegen Lastenaufzüge als Betriebsvorrichtungen hier auszuweisen sind. 
Die am häufigsten vorkommenden Fehler sind: 
 Beträge, die ganz oder teilweise aufwandswirksam zu verbuchen gewesen wären, wu r-
den vollständig als Anlage aktiviert und über mehrere Jahre abgeschrieben. 
 Innerhalb dieser Bilanzposition wurde vielfach die falsche Anlagenklasse gewählt; ve r-
bunden damit sind oft falsche Abschreibungsdauern. Teilweise wurden gleichartige 
Vermögensgegenstände in verschiedenen Anlageklassen aktiviert. 
 Die Anlagenbezeichnung lässt keinen Schluss auf den erfassten Vermögensgegenstand 
zu (z. B. „Laborausstattung“). 
Die vorgeschriebenen Inventuren sind immer  noch nicht in allen Dienststellen erfolgt, so 
dass diese Bestands- und Wertkontrolle nicht für den Gesamtumfang bei dieser Bilanzpositi-
on gegeben ist. 
Der Anlagenbuchhaltung ist in vielen Fällen nicht zu entnehmen, wie groß die Stückzahl der 
unter der jeweiligen Anlagennummer erfassten Vermögensgegenstände ist.  Die Regelung 
der Kämmerei, wonach das Weglassen der Anzahl zulässig ist, wenn es sich um nur einen 
Gegenstand handelt, hat sich nicht bewährt. Aus den erheblich differierenden Wertangaben 
ist zu schließen, dass auch bei größeren Mengen die Anzahl weggelassen wird.  Das Rech-

Seite 16 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
nungsprüfungsamt fordert daher, dass das Mengenfeld in SAP grundsätzlich - also auch bei 
Menge „1“ bestückt wird. 
Bei der Prüfung der Bilanzpositionen „Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge“ und 
„Betriebs- und Geschäftsausstattung“ wurde im Jahresabschlusses 2015 eine Re ihe von 
Mängeln festgestellt, die auch für 2016 Bestand haben: Die Ergebnisse gelten für beide 
Bilanzpositionen.  
 Die Prüfung der Abschreibungen ergab, dass die Stadt Köln noch nach der alten gesetz-
lichen Vorschrift, Abschreibungen ab dem Folgemonat der An schaffung zu starten, vo r-
geht. Diese Regelung des § 35 Abs. 2 GemHVO a. F. ist mit dem Inkrafttreten des 
1. NKFWG am 01.01.2013 weggefallen. Die Verfahrensweise ist zu korrigieren. 
 Ein weiteres Problem i m Zusammenhang mit dem Aktivierungszeitpunkt ist in vielen 
Dienststellen der Informationsfluss zwischen den Fachbereichen und der Anlagenbuc h-
haltung. In wenigen Dienststellen funktioniert der Verfahrensaustausch zwischen der An-
lagenbuchhaltung und den Fachbereichen einwandfrei, in der Mehrzahl der Dienststellen 
ist dies nicht der Fall. Die Ermittlung und damit der Ansatz des Aktivierungsdatums einer 
Anlage werden stadtweit nicht einheitlich vorgenommen. So werden Anlagen z. B. nach 
Rechnungsdatum, nach Eingang der Information bei der Anlagenbuchhaltung oder nach 
dem Tag der Buchung aktiviert. 
Es ist dringend erforderlich für alle Dienststellen einen einheitlichen Ablauf zwischen den 
Bereichen vorzugeben, so dass die Aktivierung eines Anlagegutes entsprechend den 
gesetzlichen Vorschriften mit der Lieferung bzw. der Betriebsbereitschaft des Verm ö-
gensgegenstandes korrekt erfolgt. 
 Gemäß dem Vertrag über die Erbringung Technischer Dienste für die Stadt Köln als 
Hilfsbetrieb im Sinne von § 107 Abs. 2 Nr. 5 GO zwisch en der Stadt und der AWB A b-
fallwirtschaftsbetriebe Köln GmbH & Co. KG (AWB) vom 01.12.2000 übernehmen die 
AWB u. a. die Beschaffung von Fahrzeugen und Geräten. Für die Abwicklung der B e-
schaffung werden für das erste Fahrzeug / Gerät 4  %, für das zweite Fah rzeug / Gerät 
2 % und ab dem dritten Fahrzeug / Gerät 1 %  der Nettoanschaffungskosten fällig.  
Diese Kosten werden nachvollziehbar den Dienststellen in Rechnung gestellt. Die 
Dienststellen verfahren bei der Beschaffung von mehr als einem Fahrzeug / Gerät aller-
dings unterschiedlich mit d en Anschaffungsnebenkosten. Teilweise werden entspr e-
chend der Aufteilung in der AWB-Rechnung die Kosten auf den jeweiligen Vermögen s-
gegenstand aufgeteilt, teilweise wird die Gesamtsumme der Rechnung entsprechend 
der Anzahl d er Fahrzeuge / Geräte geteilt und gleiche Summen auf die Vermögensg e-
genstände gebucht. 
Auch hier  ist zwingend ein einheitliches Verfahren seitens der Kämmerei festzulegen. 
Die Aufteilung der Gesamtsumme in gleiche Teile wird hierbei vo m Rechnungsprü-
fungsamt präferiert. 
 Wie die  AWB erbringt die Gebäudewirtschaft (GW) ebenfalls Dienstleistungen für die 
Dienststellen der Stadt. Der jeweilige Rechnungsbetrag setzt sich aus den Leistungen 
Dritter und einem Aufschlag für die GW zusammen. 
Aus den Rechnungen war gr ößtenteils nicht ersichtlich für welche Leistung die Rec h-
nung gestellt wurde , was eine korrekte Verbuchung und eine spätere Überprüfung e r-
schwert oder unmöglich macht . Auch wenn die Rechnungen der GW als eigenbetrieb s-
ähnliche Einrichtung nicht die Vorschriften des § 14 UStG erfüllen müssen, so müssen 
sie aber als Buchungsbeleg den Kriterien der GoB ent sprechen. Die GW ist zwingend 
darauf hinzuweisen, dass aus der Rechnung eindeutig die konkrete Leistung hervorgeht.  
 In der Prüfung wurde darüber hinaus festgestellt, dass des Öfteren keine klare Abgren-
zung der Anlagenklassen aus dem städtischen Anlagenklassenkatalog möglich ist und 
es somit dem Buchhalter schwer fäll t, die korrekte Wahl für die Einordnung von Verm ö-
gensgegenständen zu treffen.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 17 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.2.6 Betriebs- und Geschäftsausstattung 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 83.928.736,66 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 86.685.441,90 € 
 Veränderung -2.756.705,24 € 
 
Hier sind alle Vermögensgegenstände ausgewiesen, die für Zwecke der Verwaltung, Organi-
sation und Kommunikation sowie für soziale, medizinische, schulische, sportliche und andere 
besondere Zwecke eingesetzt werden. Dies sind schwerpunktmäßig die Büroeinrichtung von 
Verwaltung und Schulen, die Einrichtungs - und Ausstattungsgegenstände von Schulklassen 
und die Sonderausstattungen in Schulen sowie Einrichtungs - und Ausstattungsgegenstände 
und Gerätschaften in den übrigen Bereichen.  Unter dieser Bilanzposition werden auch die 
geringwertigen Vermögensgegenstände verbucht. 
Zum Jahresabschluss 2015 wurde n die Zugänge bei den Bilanzpositionen „Betriebs - und 
Geschäftsausstattung“ und „Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge“ schwerpunk t-
mäßig geprüft. Die meisten der festgestellten Mängel gelten auch für den Jahresabschl uss 
2016. Die ausführliche Darstellung der Prüfungsergebnisse findet sich unter Punkt 6.2.5 
Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge. 
Auch bei der Bilanzposition Betriebs- und Geschäftsausstattung sind die vorgeschriebenen 
körperlichen Inventuren teilweise bis heute nicht erfolgt. Insbesondere im Schulbereich, der 
rund 67% des o. g. Bilanzwertes ausmacht, war 2018 bis zur Berichtsabfassung noch keine 
Vorgehensweise abschließend festgelegt. 
Auswertungen in der Vergangenheit ergaben, dass die Fehlerhäufigkeit bei dieser Bilanzpo-
sition besonders hoch war. Dabei stellen die nachfolgend aufgezählten Fehler den weitaus 
größten Anteil: 
 Geringwertige Wirtschaftsgüter (zwischen 60 und 410 € netto) wurden aktivie rt und über 
Jahre abgeschrieben, 
 Aufwand (ganz oder teilweise) wurde als Anlage erfasst, inventarisiert und abgeschri e-
ben, 
 erfasste Vermögensgegenstände gehören in andere Bilanzpositionen wie „Immaterielle 
Vermögensgegenstände“, 
 Innerhalb dieser Bilanzposition wurde die falsche Anlagenklasse gewählt. 
Zu kritisieren ist nicht die Tatsache, dass Fehler geschehen, sondern die Häufigkeit mit der 
sie geschehen, da dies unter dieser Kategorie besonders zu Tage tritt. Es ist dringend gebo-
ten Maßnahmen zu ergreifen, die Abhilfe schaffen.  Hier macht sich auch das Fehlen eines 
internen Kontrollsystems für die Buchführung bemerkbar. 
6.2.7 Finanzanlagen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 6.217.686.408,05 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 6.172.546.004,86 € 
 Veränderung 45.140.403,19 €    
 
Die Finanzanlagen sind Bestandteil des Anlagevermögens, sofern sie dazu bestimmt sind, 
dauernd der Aufgabenerfüllung der Gemeinde zu dienen. Sie sollen dauerhaft finanziellen 
Anlagezwecken dienen. Die Position setzt sich zusammen aus den Anteilen an verbundenen 
Unternehmen, Beteiligungen, Sondervermögen, Wertpapieren des Anlagevermögens und 
den Ausleihungen. 
Die Erhöhung des Bilanzwertes rühren maßgeblich von Veränderungen bei den Positionen 
„Anteile an verbundenen Unternehmen“ und „Ausleihungen“. Erstere e rhöhten sich haupt-

Seite 18 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
sächlich durch Zahlungen an die KVB AG i. H. v. 12,45 Mio. €, die dort in die Kapitalrücklage 
eingestellt und von der Stadt dem Wert der Beteiligung zugerechnet wurden. Durch Hingabe 
von Gesellschafterdarlehen stieg die Position „Ausleihungen“ per Saldo um 33,82 Mio. €. 
Im Rahmen der Aufstellung des Jahresabschlusses ist die Kommune nach § 35 GemHVO 
verpflichtet, die Werthaltigkeit der Vermögensgegenstände zu überprüfen. Die Kommune hat 
festzustellen, ob eine voraussichtlich dauernde Wertminderung bei einem Vermögensgegen-
stand vorliegt und ggf. eine außerplanmäßige Abschreibung vorzunehmen. 
Folglich sind mit Hilf e eines sogenannten Niederstwerttest s, auf Basis der zur Eröffnungsb i-
lanz angewandten Verfahren (Substanzwertverfahren, Ert ragswertverfahren, Eigenkapita l-
spiegelbildmethode, Kurswerte), jährlich die Einzelansätze für die Finanzanlagen zu überprü-
fen. Die Überprüfung ist zu dokumentieren. 
Im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2015 wurde festgestellt, dass die Dokumen-
tationen zur Wert haltigkeitsprüfung der einzelnen Finanzanla gen keinen hinreichenden Auf-
schluss über die durchgeführten Maßnahmen zulassen. Die Verbesserung der Dokumentati-
on wurde seitens der Kämmerei zugesagt und zwischenzeitlich mit dem Rechnungsprü-
fungsamt abgestimmt. 
Umlaufvermögen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 525.363.760,15 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 457.135.457,20 € 
 Veränderung 68.228.302,95 €  
 
Das Umlaufvermögen beinhaltet die Vermögensteile, die nicht dauerhaft dem Geschäftsb e-
trieb der Verwaltung dienen oder - positiv ausgedrückt - die kurzfristig umgesetzt werden. 
Dazu gehören Vorräte, Forderungen und Liquide Mittel. 
6.3. Vorräte 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 19.988.834,74 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 35.381.639,60 € 
 Veränderung -15.392.804,86 € 
 
Das klassische Vorratsvermögen von Kommunen, d. h. Roh -, Hilfs- und Betriebsstoffe, B e-
rufsbekleidung, Merchandisingartikel u. a. spielt betragsmäßig naturgemäß eine völlig unter-
geordnete Rolle. Ein nennenswertes Volumen erfährt diese Bilanzposition ausschließlich 
durch die Zuordnung der zum Verkauf bestimmten Grundstücke und Gebäude.  Ihr Anteil 
beläuft sich auf rund 19,13 Mio. €; auch tragen sie mit 15,31 Mio. € fast die vollständige 
Veränderung gegenüber dem Vorjahr. 
6.4. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 436.342.433,11 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 381.637.370,41 € 
 Veränderung 54.705.062,70 € 
 
Die Bilanzposition setzt sich zusammen aus öffentlich -rechtlichen Forderungen und Ford e-
rungen aus Transferleistungen  (354,80 Mio. €) , den privatrechtlichen Forderungen 
(62,94 Mio. €) und den sonstigen Vermögensgegenständen (18,60 Mio. €). 
Forderungen sind zum Nominalwert anzusetzen; zweifelhafte und uneinbringliche  Forderun-
gen sind im Wert zu berichtigen. Das ist z. B. der Fall, wenn ein Schuldner droht zahlungsun-
fähig zu werden oder e r bereits zahlungsunfähig ist. In diesem Fall spricht man von einer

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 19 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Einzelwertberichtigung. Auch ohne Zahlungsprobleme bestimmter Schuldner kommt es - in 
Abhängigkeit von der Forderungsart - immer wieder zu Zahlungsausfällen, die beim Jahre s-
abschluss zu berücksichtigen sind. Auf Basis von Erfahrungswerten, ggf. korrigiert um akt u-
elle Einflüsse, werden dann Pauschalwertberichtigungen gebucht. Einzel- wie Pauschalwert-
berichtigungen belasten die Ergebnisrechnung. 
Die Qualität der Forderungen ist in der 2016 noch vorliegenden Konstellation der Buchfü h-
rung nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar. Die Forderungen gehören zu den Bilan z-
positionen, bei denen sich die Beibehaltung des alten Kassenverfahrens und damit die fe h-
lende Integration in das Buchführungssystem SAP am stärksten negativ auswirkt.  
Die Daten für Forderungen werden zu einem erheblichen Teil in Vorsystemen/Fachverfahren 
(z. B. Bußgeldbescheide bei der Verkehrsüberwachung) ermittelt . Von dort werden die Ei n-
zeldaten an das Kassenverfahren übermittelt. In der Buchhaltung erfolgt i. d. R. eine summa-
rische Buchung. Dass alle Daten aus Vorsystemen korrekt in der SAP -Buchhaltung ankom-
men, ist nicht gewährleistet.  
Die Überwachung der kurzfristig fälligen Forderungen findet nicht in der Buchhaltung in SAP 
statt, sondern in dem alten Kassenverfahren Indafin . Die bei der Stadtkasse  eingehenden 
Zahlungen können nicht den offenen (Summen-)Posten in SAP zugeordnet werden, so dass 
diese nicht ausgeglichen werden. D as Prinzip einer geschlossenen und GoB -konformen 
Buchhaltung ist damit durchbrochen. Durch die Trennung der Systeme sind sowohl Sollstel-
lung in Indafin ohne Verbuchung in SAP als auch Buchung in SAP ohne Sollstellung in I n-
dafin möglich. 
Die Problematik von Buchungsfehlern kombiniert mit der fehlenden Aus gleichsbuchung 
innerhalb des Systems zeigt, dass ein umfassender Überblick über die tatsächlichen Ford e-
rungen in den einzelnen Positionen nicht mehr besteht. Eine Überprüfung der Forderungs-
bestände durch die Kämmerei findet seit 2014 statt . Zum Jahresabsch luss 2016 hat das 
Rechnungsprüfungsamt dieses Verfahren geprüft. 
Gemäß § 28 GemHVO NRW ist zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres u. a. eine Inventur 
der Forderungen vorzunehmen. Dabei sind das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur 
so zu dokumentieren , dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind.  Ziel der 
Prüfung war es festzustellen, ob das von der Kämmerei angewandte Verfahren sicherstellt, 
dass die im Jahresabschluss dargestellten Forderungsbestände korrekt sind und die Inventur 
ordnungsmäßig dokumentiert ist. 
 Bestände auf den Forderungskonten 
Zwecks Inventur der Forderungen wurden seitens der Kämmerei alle Forderungskonten 
in SAP ausgewertet. Diese Auswertungen wurden den betroffenen Dienststellen zur Ver-
fügung gestellt. Diese wurden angewiesen, die ausgewerteten Bestände und deren Fris-
tigkeit zu überprüfen. 
Die von der Inventur betroffenen Forderungskonten wurden von insgesamt 62 Dienst -
stellen bebucht. Insgesamt ist auf den ausgewerteten Sachkonten ein Forderungsb e-
stand von 3 60.237.381,11 € ausgewiesen. 34 Dienststellen gaben keine Rückmeldung 
bezüglich der Richtigkeit des Forderungsbestandes. Das Forderungsvolumen zu dem es 
keine Rückmeldungen gab beläuft sich auf insgesamt 308,27 Mio. € (85,6 %).  
 Einzelwertberichtigung 
Grundsätzlich ist bei allen Forderungen zum Jahresabschluss eine Einzelfallbetrachtung 
mit Einschätzung der prozentualen Realisierungshöh e vorzunehmen. Dabei wird durch 
die Dienststellen eine Einzelfallbetrachtung durchgeführt; die Kämmerei führt dann noch 
eine Prüfung durch, die sich aufgrund der großen Anzahl der Forderungen auf diejeni-
gen beschränkt, deren Wert größer als 75.000 € ist.  Diese Wertgrenze wurde von der 
Kämmerei nach Auswertung aller Forderungen unter dem Gesichtspunkt der Durchfüh r-
barkeit festgelegt. 
Die Prüfung zu den Einzelwertberichtigungen ergab keine Auffälligkeiten.

Seite 20 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
 Pauschalwertberichtigung 
Eine pauschale Wertberichtigung von Forderungen kommt in Bereichen mit Masseng e-
schäft in Betracht (z. B. Verwarngelder, Bußgelder, Vollstreckungsgebüh ren). In diesen 
Bereichen wird erfahrungsgemäß eine größere Anzahl der Forderungen nicht realisiert. 
Die pauschale Wertberichtigung erfolgt nach einem s tadtweiten einheitlichen Berec h-
nungsschema. Dabei wird ein Prozentsatz aus der Relation des Anteils der Abgänge auf 
Kassenreste zum Bestand der offenen Posten des jeweiligen Vorjahres gebildet. Dieser 
Prozentsatz wird jährlich ermittelt und es wird daraus ein Mittelwert für die letzten fünf 
Jahre gebildet. Dieser Mittelwert wird dann auf den aktuellen Bestan d der offenen Po s-
ten angewandt. 
Forderungen, die bereits im Rahmen der Einzelwertberichtigung korrigiert wurden, sind 
bei der Pauschalwertberichtigung nicht berücksichtigt worden. 
Die Prüfung zu den Pauschalwertberichtigungen ergab keine Auffälligkeiten. 
 Rückmeldequote 
Als Maßnahme, um fehlende Rückmeldungen doch noch zu erhalten, wurde lediglich ei-
ne Erinnerungsmail über -202- an die Dienststellen verschickt. 
Aufgrund der sehr schlechten Rückmeldequote ist es e rforderlich, dass an dem Verfa h-
ren zur Inventu r der Forderungen zwingend Anpassungen vorgenommen werden. Hier 
könnte beispielsweise die Einführung eines stadtwe iten zentralen Forderungsmanag e-
ments zur Verbesserung der Datenlage bezüglich des Forderungsbestandes führen. 
 Abzinsung von Forderungen 
Bei unverzinslichen und niedrig verzinslichen Forderungen - ausgenommen bei gestun-
deten Forderungen - verzichtet die Stadt Köln auf Zinserträge. Wirtschaftlich betrachtet 
stellt dies für die Stadt einen Verlust dar. Unter Beachtung des  strengen Niederstwert-
prinzips (§ 253 Abs. 4 HGB) sind diese Forderungen abzuzinsen.  
Auf Nachfrage erklärte die Kämmerei, dass die Konkretisierung der gesetzlichen Vorg a-
ben hinsichtlich der Abzinsung von Forderungen durch eine Grundsatzregelung für die 
Stadt Köln noch ausstehe  und daher zum Jahresabschluss 2016 keine Abzinsungen 
vorgenommen wurden. Dass keine Forderungen mit einem Fälligkeitstermin von mehr 
als einem Jahr abgezinst wurden, stellt einen Verstoß gegen das strenge Niederstwer t-
prinzip dar. 
 Einhaltung der Buchungsvorgaben / IKS 
Bei Forderungen, die „erneut zum Soll gestellt werden “ (nach einer befristeten Niede r-
schlagung), ist zwingend eine bestimmte Buchungstextvorgabe zu beachten. Diese ist in 
den „Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung)“ von der Kämmerei vorgege-
ben. Auf Nachfrage wie kontrolliert wird, ob diese Buchun gsvorgabe eingehalten wird 
gab die Kämmerei folgendes an: 
„In Zuständigkeit von 20 werden Buchungsvorga ben getroffen. Eine allumfassen de Be-
gleitung der Buchungen ist allein auf G rund der dezentralen Verantwort lichkeiten fa k-
tisch nicht möglich. Ein IKS steht noch aus, innerhalb dessen aus der Natur der Sache 
eine Stichprobe unter Beachtung der Wesentlichkeit betrachtet würde.“ 
Gemäß § 93 Abs. 2 GO NRW hat die Gemeinde einen Verantwortlichen für die Finan z-
buchhaltung und einen Stellvertreter zu benennen. Ziel dieser Regelung ist es, durch e i-
nen Gesamtverantwortlichen die Qualität und Einheitlichkeit der Buchführung zu wahren. 
Folglich ist die Einhaltung der Buchungsvor gaben unabdingbar und die Einführung und 
Durchführung entsprechender Kontrollen dringend erforderlich. 
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Inventur der Forderungen in dieser Form nicht 
gewährleistet, dass die bilanzierten Werte mit hinreichender Sicherheit in dieser Höhe beste-
hen. Ein Großteil der Forderun gsbestände wurde nicht überprüft  bzw. ob eine Überprüfung 
stattgefunden hat, ist nicht erkennbar.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 21 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.5 Liquide Mittel 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 61.196.142,30 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 39.820.840,87 € 
 Veränderung 21.375.301,43 € 
 
Die Liquiden Mittel umfassen sämtliche Bar - und Buchgeldbestände, die kurzfristig zur Di s-
position stehen. Außer der Stadtkasse verfügen die Bürgerämter  und einzelne Fachämter 
über eigene Bankkonten und Bargeldbestände; die Schulen zahlenmäßig in großem Umfang 
über (Schul-)Girokonten. 
Eine Veränderung des Bestandes ist kein Indiz für eine Verschlechterung oder Verbesserung 
der finanziellen Lage der Stadt Köln. Es handelt sich hier lediglich um eine Momentaufnahme 
zum 31.12. des Jahres. Die Schwankungen in dieser Position können u. a. auch von Ver-
schiebungen zwischen diesem und anderen Aktivposten (z. B. Forderungen)  herrühren, die 
sich zum Stichtag zugunsten oder zu Lasten der Liquiden Mittel auswirken.  Ferner sind die 
Geldbestände der rechtlich unselbständigen Stiftungen Bestandteil dieser Bilanzposition, so 
dass deren Geschäftstätigkeit ebenfalls die Veränderungen beeinflusst. 
Da keine Zahl ungen in der SAP -Buchführung ge bucht werden, wird auch keine laufende 
Bankbuchhaltung bzw. Kassenbuchhaltung in SAP geführt, d. h. die Buchführungskonten, 
die den Liquiden Mitteln zugeordnet sind , werden unterjährig nicht geführt. Lediglich nac h-
träglich wird - auf Basis der Saldenbestät igungen der Banken und der gemeldeten Kasse n-
bestände - der jeweilige Differenzbetrag gebucht, so dass die Konten lediglich per 31.12. 
eines Jahres den korrekten Bestand ausweisen. Eine Kontrolle der Kontostände aus der 
Buchführung erfolgt an dieser Stelle nicht und ist so auch nicht möglich. Auch unterjährige 
Bestandabfragen oder Tagesabschlüsse können im Buchführungssystem nicht erfolgen. 
Die Finanzrechnung, die die Bewegungen der Liquiden Mittel darstellen soll, ist in SAP, so 
wie es 2016 noch eingerichtet war, nicht bzw. nicht problemlos auswertbar, da Finanzrec h-
nungskonten nicht eingerichtet sind (siehe auch Ziffer 8. Finanzrechnung). 
Ausgenommen die reinen Mittelbestände zum 31.12.201 6 ist bei den Liquiden Mitteln keine 
Prüfung möglich. Eine den Grundsä tzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende 
Buchhaltung erfolgt in diesem Bereich nicht. 
Passiva 
6.6 Eigenkapital 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 5.340.023.391,51 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 5.133.644.581,97 € 
 Veränderung 206.378.809,54 € 
 
Das Eigenkapital ist bilanztechnisch eine reine Differenzposition zwischen dem auf der A k-
tivseite der Bilanz dargestellten Vermögen und den Schulden (Verbindlichkeiten und Rüc k-
stellungen) unter Einbeziehung der Sonderposten. Es ist mithin der von der Stadt selbst 
finanzierte Teil der Vermögens(buch)werte. 
Die hier dargestellten Zahlen bilden die Summe der (Unter -)Positionen „Allgemeine Rückla-
ge“, „Sonderrücklagen“, „Ausgleichsrücklage“ und „Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag“ ab.  
Dabei ist in der  letztgenannten Einzelposition ein erheblicher Minusbetrag angehäuft (siehe 
auch 6.6.2). Aus diesem Grunde kommt es zu dem befremdlich wirkenden Effekt, dass das 
Eigenkapital in Gänze niedriger ausfällt, als die Teilposition „Allgemeine Rücklage“.

Seite 22 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.6.1 Allgemeine Rücklage 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 5.586.514.157,06 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 5.961.347.885,99 € 
 Veränderung -374.833.728,93 € 
 
Aufgrund der Änderung der GemHVO zum 01.01.2013 wirken sich neben dem Jahresergeb-
nis auch bestimmte Vermögensabgänge und die Wertveränderungen bei Finanzanlagen auf 
diese Bilanzposition aus. Hinzu kommen Korrekturen von Wertansätzen aus der Eröffnung s-
bilanz. 
Das bedeutet, dass z. B. die Grundstücksverkäufe , die vor der Änderung der GemHVO 
i. d. R. für die Stadt mit einem Ertrag verbunden waren, nach neuer Rechtslage nur positiv 
auf die Allgemeine Rücklage wirken, nicht jedoch auf die Ergebnisrechnung.  
Die Wertveränderung ist ferner auf die Umbuchung der Ergebnisse aus den Jahren  2013 
und 2014 - zusammen rund 430 Mio. € Defizit - zurückzuführen. Auswirkungen aus 2015 und 
2016 sind hier noch nicht enthalten . Deren Verrechnung mit der Allgemeinen Rücklage er-
folgt mit den entsprechenden Ergebnisverwendungsbeschlüssen . Die entsprechenden B e-
träge sind Bestandteil der nachfolgenden Position Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag. 
6.6.2 Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 -252.637.798,68 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 - 833.850.337,15 € 
 Veränderung 581.212.538,47 € 
 
Das Jahresergebnis ist in der Bilanz als eigener Posten darzustellen. Erst nach dem B e-
schluss des Rates über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwe n-
dung (§ 96 Abs. 1 GO) kann eine entsprechende Umbuchung stattfinden. Dies kann, wenn 
das Jahresergebnis negativ ist, zu der vermeintlich widersprüchlichen Situation führen, dass 
die Teilposition Allgemeine R ücklage betragsmäßig größer ist  als das Eigenkapital insg e-
samt. 
Bezüglich des Beschlusses über die Ergebn isverwendung hat der Rat im Falle von Jahre s-
fehlbeträgen nicht wirklich Entscheidungsalternativen: Da keine Ausgleichsrücklage mehr 
vorhanden ist, muss der Fehlbetrag durch Entnahme aus der Allgemeinen Rücklage ausg e-
glichen werden. 
Aktuell enthält diese Position, neben dem aktuellen Jahresüberschuss, noch den Jahresfehl-
betrag aus 2015 (-403,62 Mio. €), da die Verrechnungsbuchung mit der Allgemeinen Rückla-
ge noch nicht erfolgt ist.  Der bilanzielle Überschuss der Stadt beläuft sich 201 6 auf 
150,98 Mio. €. 
Die positive Veränderung ist auf die Ausbuchung der Fehlbeträge der Jahre 2013 und 2014 
und den Überschuss aus 2016 zurückzuführen. 
6.7 Sonderposten 
 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 2.948.923.728,21 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 2.956.450.532,58 € 
 Veränderung -7.526.804,37 € 
 
Die Sonderposten stellen in der Bilanz eine Mischform zwischen Eigen - und Fremdkapital 
dar. Es handelt sich um Gelder, die die Stadt zur Finanzierung von Vermögensgegenständen 
als Zuwendungen, Gebühren und Beiträgen erhält. Verbunden damit sind allerdings auch 
mehr oder weniger konkrete Gegenleistungsverpflichtungen wie z. B. ein bestimmtes Ba u-

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 23 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
werk zu sanieren oder sie einfach nur investiv zu verausgaben (Investitionspauschale). Das 
unterscheidet sie vom Eigenkapital. 
Sie enthalten als größten Posten (2,61 Mrd. €)  die Beträge, die hauptsächlich das Land 
NRW zur Finanzierung von investiven Maßnahmen bereitstellt. Des Weiteren finden sich hier 
- neben den Beiträgen und Gebührenüberdeckungen - die rechtlich unselbständigen Stiftun-
gen (80,28 Mio. €), die von der Stadt verwaltet werden. 
Nennenswerte Prüfungserkenntnisse ergaben sich für diese Position im Jahresabschluss 
2016 nicht. 
6.8 Rückstellungen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 2.737.585.315,08 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 2.654.762.184,97 € 
 Veränderung 82.823.130,11 € 
 
Rückstellungen sind wirtschaftlich als Fremdkapital anzusehen. Nach § 88 GO i. V. m. § 36 
GemHVO sind sie in angemessener Höhe zu bilden für  
 Pensionsverpflichtungen, 
 die Rekultivierung und Nachsorge von Deponien, 
 unterlassene Instandhaltungen an Sachanlagen, sofern die Nachholung konkret bea b-
sichtigt ist, 
 dem Grunde oder der Höhe nach ungewisse Verbindlichkeiten, 
 drohende Verluste aus schwebenden Geschäften oder laufenden Verfahren und 
 sonstige Zwecke nur, wenn dies durch Gesetz oder Verordnung geregelt ist. 
Durch die Bildung von Rückstellungen erfolgt eine verursachungsgerechte Zuordnung von 
Aufwendungen zu den entsprechenden Haushaltsjahren. Den weitaus größten Anteil an 
dieser Position haben die Pensionsrückstellungen mit rund 2,06 Mrd. €.  
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten sind zu bilden, wenn eine sichere oder 
wahrscheinliche Verpflichtung gegenüber einem Dritten am Bilanzstichtag rechtlich oder 
wirtschaftlich verursacht ist, mit einer Inanspruchnahme ernsthaft gerechnet werden muss 
und eine verlässliche Schätzung der Betragshöhe möglich ist. 
Die Bewertung des Rückstellungsbetrages erfolgt auf Basis des Vorsichtsprinzips unter 
Berücksichtigung hinreichend objektiver Hinweise mit dem Erfüllungsbetrag. Das ist der 
Nominalbetrag, der im Erfüllungszeitpunkt voraussichtlich in dieser Höhe an den oder die 
Gläubiger zu leisten ist. Sämtliche bei der Bilanzaufstellung verfügbaren Informationen über 
die Verhältnisse am Abschlussstichtag sind zu berücksichtigen. 
Insgesamt ist im Bereich der Rückstellungen eine Verbesserung der Buchführungsqualität zu 
verzeichnen.

Seite 24 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Sonstige Rückstellungen nach § 36 Abs. 4 und 5 GemHVO 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 465.850.097,51 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 399.222.722,81 € 
 Veränderung 66.627.374,70 € 
 
Die Sonstigen Rückstellungen beinhalten  
 verschiedene Position in Zusammenhang mit Personal (nicht genommener Urlaub, 
Überstunden, Altersteilzeit, leistungsorientierte Bezahlung, Verpflichtungen ggü. and e-
ren Dienstherren) 
 Rückstellungen für Prozesskosten, 
 Rückstellungen für ausstehende Rechnungen, 
 Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften und 
 Andere Sonstige Rückstellungen. 
Mit Ausnahme der  personalbezogenen Rückstellungen wurde diese Bilanzposition 2015 
geprüft. Dabei wurde festgestellt, dass der überwiegende Teil gebucht wurde. 
In 2016 wurde der Streitwert - im Gegensatz zu 2015 - berücksichtigt. Allerdings wurden 
weiterhin Auszahlungen nicht immer gegen die gebildete Rückstellung gebucht, sondern 
zunächst als Aufwand und erst anschließen mit der Rückstellung verrechnet. 
6.9 Verbindlichkeiten 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 3.274.332.713,42 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 3.484.659.382,64 € 
 Veränderung -210.326.669,22 € 
 
Eine Verbindlichkeit liegt vor, wenn die Stadt Köln gegenüber einem Dritten zu einer Lei s-
tungserbringung aufgrund  von privatrechtlichen,  öffentlich-rechtlichen oder wirtschaftlichen 
Gründen verpflichtet ist. Die Bilanzposition Verbindlichkeiten beinhaltet alle zum Bilanzstic h-
tag dem Grunde, der Höhe und der Fälligkeit nach feststehenden Schulden. 
Die Verbindlichkeiten sind gemäß § 41 Abs. 4 GemHVO zu gliedern und mit ihrem Rückza h-
lungsbetrag zu bilanzieren. Die Erfassung der Verbindlichkeiten erfolgt durch die Beleginven-
tur, da diese für die Verbindlichkeiten die einzige Aufnahmemöglichkeit dar stellt. Die Nach-
vollziehbarkeit der Entwicklung des Bestandes an Verbindlichkeiten ist für das Rechnungs-
prüfungsamt innerhalb eines überschaubaren Zeitraumes nicht gegeben. Dies wird erst mit 
der Einführung einer geschlossenen Buchführung möglich sein. 
Bis dahin bleibt das Rechnungsprüfungsamt bei seiner Kritik hinsichtlich der Buchhaltung : 
Die Datenverwaltung der Darlehen erfolgt in dem System KommInform, gebucht werden die 
Geschäftsvorfälle quartalsweise im eigentlichen Buchhaltungssystem SAP und die Zahlu n-
gen werden über das alte kamerale  Kassensystem Indafin/Ginfis abgewickelt. Durch diese 
Dreiteilung findet sich im Buchführungssystem SAP keine aktuelle Darstellung der Vorgänge, 
der aktuellen Verbindlic hkeiten- und Finanzmittelbestände. Wünschenswert ist die Integrati-
on der Darlehensverwaltung in das SAP -System; die fehlende Verbindung zum Kassenve r-
fahren ist ein Anlass für die Einschränkung des Testats.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 25 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Erhaltene Anzahlungen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 139.871.263,09 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 161.525.781,23 € 
 Veränderung -21.654.518,14 € 
 
Erhaltene Anzahlungen sind Verpflichtungen der Gemeinde gegenüber Dritten, die entstan-
den, weil sie von diesen bereits Finanzmittel  zur Verfügung gestellt bekam , die von ihr g e-
wünschte Leistung oder vertraglich vereinbarte Maßnahme jedoch noch nicht bzw. nicht 
vollständig erbracht bzw. durchgeführt hat.  
Einen großen Teil dieser Position stellen die erhaltenen Zuwendungen dar, die noc h nicht 
verwendet wurden. Weitere Beispiele sind zweckgebundene Nachlässe und Spenden. Es 
kann sich dabei sowohl um investiv wie auch konsumtiv zu verwendende Mittel handeln. Die  
von der Gemeinde zu erbringende Gegenleistung kann in der Weiterleitung des G eldes, 
einer Dienst- oder einer Sachleistung bestehen. 
Eine zentrale Übersicht der verschiedenen Zuwendungen für die Stadt insgesamt, aus der 
Art und Zweck, Zuwendungsgeber, Empfänger, Dienststelle, Nachweisverpflichtung und 
Sonstiges hervorgeht, existiert nach Auskunft der Kämmerei nicht. Damit ist es weder mö g-
lich zentral eine Auskunft über erhaltene und verwendete Zuwendungen zu bekommen, was 
die Prüfung erschwert, noch ist eine zentrale Überwachung möglich. 
Das Rechnungsprüfungsamt fordert eine stadtweit einheitliche Verfahrensweise in der A b-
wicklung und Buchung gleichartiger Vorgänge. Damit diese durchgeführt wird, sind seitens 
der Kämmerei konkrete Vorgaben zu fertigen. Insbesondere notwendig erscheinen diese 
auch hinsichtlich der  zeitlichen Komponente. Dabei ist festzulegen , zu welchem Zeitpunkt 
unter welchen Voraussetzungen der Ertrag zu buchen ist und wann die (Um -)Buchung von 
noch nicht zweckentsprechend verwendeten Fördermitteln auf Erhaltene Anzahlungen e r-
folgt. Auch wenn imm er eine Betrachtung des Einzelfalles notwendig ist, sind zentrale Vo r-
gaben erforderlich. 
Unzureichend ist in vielen Dienststellen die Zuordnung von Erträgen aus Zuwendungen und 
den dazugehörigen Aufwendungen, also letztlich der Nachweis der Leistungserbrin gung mit 
dem veranschlagten Ressourcenverbrauch. Diese Zuordnung kann von den Dienststellen 
teilweise gar nicht erbracht werden oder ist nur sehr aufwendig identifizierbar. Es mangelt 
stadtweit an der notwendigen Transparenz der verwendeten Förderbeträge. Nur in wenigen 
Dienststellen wird durch die Nutzung von Kostenträgern die erforderliche Transparenz hi n-
sichtlich der Fördermittel geschaffen. Hilfreich wäre hier eine Vorgabe, welcher Buchungstext 
sowohl auf den Ergebniskonten als auch auf dem Bestandskont o zu nutzen ist. Aus diesem 
sollte erkennbar sein, zu welchem Förderprojekt die jeweilige Buchung zugehörig ist, was 
Auswertungen ermöglichen würde. So bestünde auch die Möglichkeit investive und ko n-
sumtive Fördermittel zu selektieren. Seit 2017 arbeitet d ie Kämmerei an einer entspreche n-
den Regelung. 
Aus dem Bereich der erhaltenen Anzahlungen wurden zum Jahresabschluss 2016 die Stell-
platzablösebeträge geprüft. Zum 01.01.2016 standen 12,31 Mio. € zur Verwendung zur 
Verfügung; ferner wurden in 2016 weitere 1, 34 Mio . € vereinnahmt.  Für eine Reihe von 
geplanten Maßnahmen wie Quartiersgaragen, P+R -Anlagen, ÖPNV -Förderung und Fah r-
radanlagen sind insgesamt 5,28 Mio. € gebunden. 
Gemäß § 51 Abs. 1 der BauO NRW (Bauordnung NRW) mü ssen bei der Errichtung von 
baulichen Anlagen Stellplätze oder Garagen nachgewiesen beziehungsweise hergestellt 
werden. Die Absätze 5 und 6 desselben Paragraphen regeln die Ausnahme. Ist die Herste l-
lung dieser Stellplätze nicht oder nur mit großen Schwierigkeiten verbunden so kann die 
Bauaufsichtsbehörde unter Bestimmung der Zahl der notwendigen Stellplätze im Einve r-
nehmen mit der Kommune verzichten, wenn die zur Herstellung Verpflichteten an die Ko m-
mune einen Geld betrag auf Grundlage einer Satzung entrichten. Dieser Geldbetrag ist wie 
folgt zu verwenden;

Seite 26 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
a) für die Herstellung zusätzlicher Parkeinrichtungen auf Gemeindegebiet, 
b) für investive Maßnahmen zur Verbesserung des öffentlichen Personennahverkehrs  
 oder 
c) für investive Maßnahmen zur Verbesserung des Fahrradverkehrs. 
Diese gesetzliche  Vorgabe wird von der Stadt Köln auf Grundlage der „Satzung über die 
Festlegung des Geldbetrages je Stellplatz (Ablösesatzung)“ in der Fassung vom 23.11.2013 
geregelt und umgesetzt. 
Die Ergebnisse der Prüfung im Einzelnen. 
Das Bauaufsichtsamt schließt im Rahmen des Baugenehmigungsverfahrens mit den Antrag-
stellern Vereinbarungen über die finanzielle Ablösung der Verpflichtung zur Herstellung der 
bauordnungs-rechtlich notwendigen Kraftfahrzeug-Stellplätze und vereinnahmt die gezahlten 
Beträge. Die vereinnahmten Gelder dürfen nur nach Maßgabe des § 51 Abs. 6 BauO NRW 
verwendet werden. Hierfür ist das Bauverwaltungsamt als koordinierendes Fachamt zustä n-
dig. 
Gemäß § 51 Abs. 6 BauO NRW können für die Herstellung zusätzlicher Parkeinrichtungen 
auf dem Gemeindegebie t Stellplatzablösemittel auch an einen Dritten weitergegeben we r-
den. Für diese privat hergestellten Stellflächen werden mit den Bauherren Zuschussverträge 
abgeschlossen. So wurden bereits Parkplätze in Tiefgaragen bzw. Parkhäusern bez u-
schusst, die den Bewohnern in einem definierten Einzugsbereich um die jeweilige Garage zu 
einem vereinbarten Mietpreis als sogenannte Anwohnerstellplätze zur Verfügung gestellt 
wurden. 
Diese Zuschussverträge enthalten folglich eine Gegenleistungsverpflichtung, bei Verstoß 
gegen die vertraglichen Verpflichtungen aber auch eine Rückzahlungsverpflichtung. Diese 
Rückzahlungsverpflichtung wird durch im Grundbuch eingetragene notarielle Schuldverspr e-
chen abgesichert. 
Die Belegungsbindung zur Nutzung der Stellflächen durch die Anwohne r ist auf einen Zeit -
raum von 20 Jahren ausgelegt. Die Dauer der Belegungsbindung orientiert sich an der Fö r-
derungsdauer im öffentlich geförderten Wohnungsbau. 
Eine umfassende Dokumentation über den Ablauf des Verfahrens im Umgang mit den Stel l-
platzablösebeträgen existiert nicht. Folglich existieren auch keine schriftlich festgelegten 
Regeln, die zur Sicherstellung einer ordnungsmäßigen Buchführung  erforderlich sind. Feh-
lende Vorgaben führen letztlich zu Mängeln in Ablauf und Buchführung. 
Eine Verwendung der Mittel darf nur erfolgen , wenn ein gültiger Beschluss des Verkehrs -
ausschusses vorliegt. Diesen gibt es laut Auskunft von der Kämmerei  in 2016 nicht. Der 
letzte Beschluss des Verkehrsausschusses galt für den Zeitraum 2010-2015, so dass für das 
Jahr 2016 ein neuer Beschluss hätte herbeigeführt werden müssen. In der Annahme, dass 
für 2016 ein neuer Beschluss erfolgt, wurden vom Amt für Straßen und Verkehrs entwicklung 
Buchungen ohne Grundlage vorgenommen. Ein rechtsgültiger Beschluss durch den Ve r-
kehrsausschuss erfolgte letztlich erst nach 2016.  
Eine Buchung ist nur dann vorzunehmen, wenn auch ein e Grundlage besteht bzw. die B e-
dingungen für die Buchung erfüllt sind. Dies trifft für das Jahr 2016 nicht zu.  Die Buchungen 
wurden letztendlich im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten durch die Kämmerei storniert.  
Die Kämmerei hat mittels  Verfügung aus 2013 zum Buchungsverfahren den Dienststellen 
empfohlen, einen einheitlichen Text bei der Buchung zu verwenden. So soll gewährleistet 
sein, dass die Stellplatzablösebeträge auf dem Konto Erhaltene Anzahlungen sauber au s-
gewertet werden können. 
Die Dienststellen halten sich nur bedingt an die Empfehlung der Kämmerei, so wurden unter 
anderem Buchungstexte wie Stellplatzablöse, Stellplatzablösemittel,  Stellplatzablösemittel, 
14 Stellplatzablöse, 16 Stellplatzablöse, etc. festgestellt.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 27 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Die Kämmerei muss im Rahmen ihrer Richtlinienkompetenz  Regelungen zur Rechnungsl e-
gung - und damit auch der Buchführung  - treffen und deren Einhaltung kontrollieren. Das 
ergibt sich aus der fachlichen Zuständigkeit der Kämmerin und damit auch der Kämmerei für 
eine Rechnungslegung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung . Ferner b e-
stimmt § 93 Abs. 2 GO , dass die Kommune einen Verantwortlichen für die Finanzbuchha l-
tung zu bestellen  hat. Dieser ist bei der Stadt Köln bei der Kämmerei angesiedelt . Daraus 
folgt, dass sie - wie hier z. B. im Fall der Stellplatzablösebeträge - Buchungstexte nicht emp-
fehlen kann, sondern vorgeben muss. 
Bei der Baumaßnahme Archäologische Zone / Jüdisches Museum hat die Bauaufsicht für die 
Baugenehmigung die Bedingung gestellt, dass vorab eine St ellplatzablösevereinbarung 
abgeschlossen wird und eine Zahlung von VII/3 - Archäologische Zone an das Bauaufsichts-
amt erfolgen muss. Daraufhin wurden 74.100 € von Dienststelle zu Dienststelle überwiesen.  
Die Stadt hat also eine Vereinbarung mit sich selbst geschlossen und Geld an sich selbst 
überwiesen/umgebucht. 
Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten wurden die Buchungen korrigiert . Auch an diesem 
Beispiel zeigt sich die Notwendigkeit klarer Regelungen und deren Überwachung durch die 
Kämmerei.  
7. Ergebnisrechnung 
 Ergebnis gemäß Jahresabschluss 2016 152.337.305,05 € 
 Ergebnis gemäß Jahresabschluss 2015 -400.976.324,36 € 
 Veränderung 553.313.629,41 €  
 
Mit der Einführung des NKF wurden die in der Ergebnisrechnung dargestellten Rechengr ö-
ßen zum Maßstab des kommunalen Haushaltsausgleichs. Ziel war, die reinen Geldflüsse in 
den Hintergrund und den Ressourcenverbrauch bzw. -zugewinn in den Mittelpunkt der haus-
haltswirtschaftlichen Betrachtungen zu stellen.  
Das in der Ergebnisrechnung ausgewiesene Jahresergebnis ist im Rahmen des gemeindl i-
chen Jahresabschlusses gem. § 41 Abs. 4 Nr. 1.4 GemHVO als Jahresüberschuss oder 
Jahresfehlbetrag unter dem Bilanzposten „Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag“ anzusetzen. 
Das Jahresergebnis ist eine der bestimmenden Größen  für die Veränderung des Eigenkap i-
tals in der Bilanz (siehe auch 6.6.1). 
Generell wirkt sich a uf die Ergebnisrechnung die P roblematik der Buchführung, wie sie in 
den voranstehenden Kapiteln beschrieben wurde, aus. So sind die summarischen Ertrag s-
buchungen in SAP nicht überprüfbar, bei denen die Einzelwerte direkt aus einem Vorsystem 
zur Stadtkasse übertragen werden. In der Regel werden Erträge in der Doppik gegen Forde-
rungskonten gebucht (zur Problematik der Forderungen siehe Ziffer 6.4 Forderungen und 
sonstige Vermögensgegenstände). Da die offenen Forderungen in SAP nicht gegen den 
Zahlungseingang ausgebucht werden, ist nicht sichergestellt, dass die Erträge korrekt erfasst 
sind. Durch die Systemtrennung ist ebenfalls nicht gewährleistet, dass z. B. Niederschlagu n-
gen in der Buchhaltung  (SAP) korrekt verbucht werden.  Dieser Kritikpunkt kann frühestens 
ab 2017 - mit der Einführung von PSCD - beendet sein. 
7.1 Gewerbesteuer 
Zum Jahresabschluss 2015 wurden die Gewerbesteuererträge einer Prüfung unterzogen. 
Die Feststellungen gelten unverändert für 2016:  
 Ertragsbuchungen und der Ausgleich der Forderungen werden summarisch gebucht. 
 Es ist im Buchführungssystem SAP nicht  erkennbar, welche Beträge aus welchem A n-
lass (Erlass, Niederschlagung, Stundung oder Rückzahlung) gebucht wurden.

Seite 28 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
 In Köln gibt es aktuell rund 15.000 Gewerbesteuerpflichtige. Tatsächlich w erden in 
INDAFIN über 27.000 Personenkonten bebucht.  
 Aufgrund der quartalsweisen Zahlungsverpflichtung der Gewerbesteuerabschläge ergibt 
sich - theoretisch - eine Anzahl rund 60.000 Bu chungen. Hinzu kommen unterj ährige 
Korrekturbuchungen. 
Von der Verwaltung wurden für das Jahr 2015 rund 192.000 Datensätze (Buchungen) 
geliefert, die - wie die Prüfung ergab - noch nicht den Gesamtbestand umfassen können.  
 Einzelne Personenkonten wurden bis zu 95 -mal bebucht. Dabei handelt es sich haup t-
sächlich um unüberschaubare Rein -Raus-Buchungen. 995 dieser Personenkonten wi e-
sen am Jahresende mit einem Buchungsvolumen von 6 .933 Buchungen - ohne Au s-
gleichszahlung - einen Saldo von 0 € aus. 
Problematisch ist, dass die im Buchführungssystem SAP verbuchten Beträge aktuell nicht 
umfassend nachvollziehbar sind. Ferner ist fragwürdig, ob es im Bereich der Forderungen 
aus Gewerbesteuer keine Forderungsverluste und nur in so geringem Maße Anlass zu Wer t-
berichtigungen gab. Mit den genutzten IV -Verfahren, OK .FIS als Vorsystem, Indafin als 
Kassenverfahren und SAP als Buchführungssystem lediglich mit summarischen Buchungen 
bestückt, ist eine umfassende Beurteilung dieser Ertragsposition nicht möglich. 
7.2 Aufwandsminderungen 
Aufwandskonten gehören zu den Ergebniskonten, d. h. die auf ihnen verbuchten Be träge 
beeinflussen das Jahresergebnis. Grundsätzlich werden Aufwandskonten nur auf der Sollsei-
te bebucht. Ausnahmen stellen Korrekturbuchungen und die in der GemHVO gesondert 
geregelten Fälle (z.  B. Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten) dar. Die gesamtstädti-
schen Regelungen (Buchungsinformationen ohne Anlagenbuchhaltung) sehen eine Au f-
wandsreduzierung nur innerhalb des laufenden Haushaltsjahres und grundsätzlich nur aus 
bestimmten Gründen vor. 
In der Praxis wird eine große Anzahl von Aufwandskonten auch auf der Habenseite in einem 
Umfang bebucht, der nicht der Zahl der korrekten Fälle entspricht. 
Eine Vielzahl von Buchungen betrifft die unzulässige Verrechnung von Aufwandsbuchungen 
mit Rückstellungen. Bei Inanspruchnahme dieser Rückstellungen hat d ie Zahlung direkt aus 
dem Rückstellungskonto zu erfolgen.  
Gehaltsvorschüsse werden bei Auszahlung aufwandswirksam gebucht und danach au f-
wandsmindernd in die Forderungen umgebucht. Der Zwischenschritt über die Personalau f-
wendungen ist sachlich falsch. 
8. Finanzrechnung 
Der Finanzrechnung kommt die Aufgabe zu, die Ein - und Auszahlungen abzubilden. Sie hat 
damit eine gewisse Analogie mit der Kapitalflussrechnung im privaten Bereich, zeichnet sich 
jedoch durch einen wesentlich höheren Detailierungsgrad und dur ch die Tatsache aus, dass 
sie im kommunalen Bereich Bestandteil der vorgeschriebenen Buchhaltung ist. 
Für die Finanzrechnung sind dementsprechend im kommunalen Kontierungsplan eigene 
Buchführungskonten vorgeschrieben. Die vorgegebene Bezifferung entspricht  der der E r-
gebnisrechnungskonten, soweit Entsprechungen bestehen. So muss z. B. die Verbuchung 
von Aufwendungen für Waren auch zu einer Zahlung führen, die auf dem Finanzrechnung s-
konto Auszahlungen für Waren darzustellen ist. 
In der SAP-Buchhaltung der Stadt Köln finden sich die Finanzrechnungskonten selbst nicht. 
Die Buchungen, die den Konten zuzuordnen sind, lassen sich nur durch Auswertungen 
ermitteln, da die Bezifferung Bestandteil der Finanzpositionen ist, die der unveränderten 
Budgetkontrolle dienen. Das o. g. Konto Auszahlung für Waren findet sich z. B. in

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 29 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
3701.572.8300.0, 4511.572.8300.8 und sieben weiteren Finanzpositionen. Aus den ersten 
vier Ziffern ist die Dienststelle, die über das Budget verfügt, erkennbar; ab der sechsten 
Stelle das betroffene  Finanzrechnungskonto. Die Gliederung der Ziffern entspricht noch der 
der kameralen Haushaltsstellen und ist in erster Linie der Beibehaltung des alten Kassenver-
fahrens geschuldet. Die Ermittlung der Bewegungen und Stände der Finanzrechnungskonten 
über all e in der Stadt bebuchten investiven und konsumtiven Finanzpositionen auf dem 
Auswertungswege ist sehr mühsam und zeitaufwendig; die im SAP -System hinterlegten 
Berichte können für Auswertungszwecke bei den Finanzrechnungskonten so nicht genutzt 
werden. 
Ein Abgleich von Bewegungen auf Ergebnis - und korrespondierenden Finanzrechnungskon-
ten ist nicht möglich, da die Zuordnung von Buchungen auf das jeweils korrekte Konto sehr 
fehlerbehaftet ist (siehe hierzu auch Ziffer 5.4 Auffälligkeiten und Fehler in der Buchführung). 
Dass parallel zu einem Ergebniskonto nicht nur ein, sondern mehr als 20 verschiedene 
Finanzrechnungskonten oder umgekehrt bebucht werden, ist nicht selten. Damit ist auch die 
korrekte Abbildung der Beträge in den einzelnen Positionen der Finanzre chnung nicht g e-
währleistet. 
Auf die Qualität der Buchführung in der Finanzrechnung wirkt sich aus, dass diese über die 
gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen zur Budgetkontrolle genutzt wird, obwohl die 
Finanzrechnung nicht mehr maßgeblich für den Haushaltsausgleich ist (siehe Ziffer 7. E r-
gebnisrechnung). Beispielhaft kann dieses Problem wie folgt erläutert werden: Generell wird 
Finanzpositionen ein Budget (z. B. für Dienstreisen) zugeordnet. Bestimmten FiPos werden 
besondere Budgets (z. B. für Sonderausstellungen) zugeordnet, die eigentlich sachlich ande-
ren FiPos, wie z. B. Unterhaltung Gebäude, Porto, Gebühren oder Bewirtung  zuzuordnen 
wären. Im Ergebnis entstehen eine Abstimmungsproblematik zur Ergebnisrechnung und eine 
in Einzelpositionen fehlerhafte Finanzrechnung. 
Die Finanzrechnung lässt sich aus der Buchführung in SAP nicht überprüfen. Auf eine Pr ü-
fung auf Basis des alten kameralen Kassenverfahrens, das nicht den Regelungen des NKF 
entsprechend aufgebaut ist, wurde verzichtet. 
9. Kosten- und Leistungsrechnung 
Gemäß § 18 GemHVO soll die Gemeinde nach den örtlichen Bedürfnissen eine Kosten- und 
Leistungsrechnung „zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung und für die Beurteilung der 
Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung“ führen. 
Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) dient in erster Linie der internen Informationsb e-
reitstellung für die kurzfristige operative Planung von Kosten und Erlösen sowie deren Ko n-
trolle anhand von Plan-, Soll- und Istdaten. Sie ist ein institutionalisiertes Informationssystem, 
das alle wirtschaftlich auswertbaren Vorgänge der Informationsgewinnung und -verarbeitung 
über angefallene oder geplante Geschäftsvorgänge beinhaltet und vorwiegend an Interne 
gerichtet ist. Hauptaufgabe der KLR ist der Nachweis des Werteverzehrs von betriebswir t-
schaftlichen Produktionsfaktoren bezogen auf die Wertschöpfungskette in einer Rechnung s-
periode. Die hier angewandten Strömungsgrößen (Rechnungsgroßen) sind die Begrifflichkei-
ten „Kosten“ und „Leistungen/Erlöse“. S ie unterscheiden sich von den Aufwendungen und 
Erträgen aus der Ergebnisrechnung durch den Nicht -/Einbezug bestimmter Werte. Beispiele 
sind betriebsfremder Aufwand (keine Kosten) und kalkulatorische Kosten (kein Aufwand). 
Bei der Stadt Köln ist eine KLR seit Jahren vorhanden, die zur Unterstützung des Contro l-
lings in Zusammenhang mit dem wirkungsorientierten Haushalt weiter strukturiert und for t-
entwickelt werden soll.  
Da es sich um eine Soll -Vorschrift handelt, ist die Ausprägung der KLR für das Testat zum  
Jahresabschluss bedeutungslos. Wegen der Bedeutung für das Projekt wirkungsorientierter 
Haushalt hat das Rechnungsprüfungsamt dennoch die KLR bei der Stadt einer Prüfung in 
Form einer Stichprobe unterzogen.

Seite 30 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Festzustellen ist: 
 Die übermittelten Unterlagen „Dokumentation der Kosten - und Leistungsrechnung“ der 
angeforderten Dienststellen entsprechen nicht den Anforderungen an eine Dokumentati-
on. Die Unterlagen bestehen hauptsächlich aus Screenshots, Schaubilder n und Organi-
grammen ohne Erläuterungen.  
 Die Unterlagen sind veraltet, t eilweise liegt noch ein veralteter Kosten- und Erlösarten-
rahmenplan aus kameralen Zeiten zugrunde. 
Zur Sicherstellung einer sachgerechten Qualität und Nachvollziehbarkeit der KLR sind u. a. 
Beschreibungen der Kostenstellen - und Kostenträgerstruktur, der Verteilungs - und Umlage-
zyklen mit den Verteilungsschlüsseln  erforderlich. Ferner ist eine Darstellung des entspr e-
chenden Datenzulieferkonzeptes sowie des Berichtswesens vonnöten. 
Die angestrebte weitere Strukturierung und Fortentwi cklung der KLR ist dringend erforde r-
lich. 
10. Anhang und Lagebericht 
Zu den Bestandteilen des Jahresabschlusses gehört gemäß § 37 GemHVO neben der E r-
gebnisrechnung, der Finanzrechnung, den Teilrechnungen und der Bilanz auch der Anhang. 
Ferner ist ein Lagebericht beizufügen. 
Im Anhang sind zu den Posten der Bilanz und den Positionen der Ergebnisrechnung die 
verwendeten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden anzugeben und so zu erläutern, dass 
sachverständige Dritte die Qualität des Jahresabschlusses und die wirtschaftliche Lage  der 
Gemeinde beurteilen können. Zu erläutern sind alle Sachverhalte, aus denen sich künftig 
erhebliche finanzielle Verpflichtungen ergeben können.  
Der Lagebericht ist so zu fassen, dass er ein den tatsächlichen Verhältnissen entspreche n-
des Bild der Vermögens- Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde vermittelt. Dazu 
ist ein Überblick über die wichtigen Ergebnisse des Jahresabschlusses und Rechenschaft 
über die Haushaltswirtschaft im abgelaufenen Jahr zu geben. Ein wesentlicher Unterschied 
zum Anhang liegt darin, dass der Lagebericht auch Ereignisse einbeziehen muss, die zw i-
schen dem Ende des betreffenden Haushaltsjahres und dem Zeitpunkt der Erstellung des 
Jahresabschlusses lagen. 
Anhang und Lagebericht genügen weitestgehend den Anforderungen. Zum Lagebericht 
siehe auch Punkt 3.2 Stellungnahme zur Lagebeurteilung der Oberbürgermeisterin. 
11. Bestätigungsvermerk 
Der Jahresabschluss der Stadt Köln zum 31.12.201 6 wurde nach § 101 GO einschließlich 
Anhang und Lagebericht geprüft. 
Die Prüfung wurde so geplant und durchgeführt, dass Unrichtigkeiten und Verstöße in Bezug 
auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze or d-
nungsmäßiger Buchführung und den Lagebericht zu vermittelnden Bildes der Vermögens -, 
Schulden-, Ertrags - und Finanzlage der Stadt wesentlich auswirken, mit hinreichender S i-
cherheit erkannt werden konnten. Bei der Festlegung der Prüfungshandlungen sind die 
Kenntnisse über die Tätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der  Stadt 
Köln sowie die  Erwartungen über mögliche Fehler  berücksichtigt worden. Im Rahmen der 
Prüfung wurden die Nachweise für die Angaben in Buchführung, Inventar, Übersicht über die 
örtlich festgelegten  Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände, Jahresabschluss und 
Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt.  Die Prüfung umfasste die 
Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze  und die Würdigung der Gesamtda r-
stellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 31
Die Prüfung hat zu einigen Einwendungen geführt, aufgrund derer das Testat einzuschrän­
ken ist:
• Die im Bestätigungsvermerk des Berichts über die Prüfung der Eröffnungsbilanz aufge­
führten Mängel
- zum Ausweis und der Bewertung von bebauten und unbebauten Grundstücken und
- zu den Wertabschlägen bei Straßen
sind zum Jahresabschluss 2016 nicht ausgeräumt.
• Die Wertansätze von Straßen, Wegen und Plätzen weisen Fehler in nicht unerheblichem 
Umfang auf.
• Inventuren wurden nicht im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang und Zeitrahmen 
durchgeführt, so dass eine Überprüfung der Vollständigkeit und Werthaltigkeit des Ver­
mögens noch aussteht.
Die Buchführung ist durch die Beibehaltung des alten Kassenverfahrens kein geschlos­
senes System und eine Abstimmung der Systeme ist nicht möglich. Eine buchhalterisch 
korrekte Fortschreibung der Forderungs- und Verbindlichkeitsbestände ist nicht gewähr­
leistet.
• Die Finanzrechnung ist in der aktuellen Form nicht angemessen prüfbar. Der Bestand an 
Liquiden Mitteln ist der laufenden Buchhaltung nicht zu entnehmen und damit ein unter­
jähriger Abgleich mit der Finanzrechnung nicht möglich.
• In der Umsetzung der Buchführung sind eine Vielzahl von Fehlbuchungen, Ein- und 
Ausbuchungen auf den gleichen Konten sowie systematische Differenzen (Verrech­
nungskonten, Ergebniskonto passt nicht zu Finanzrechnungskonto) festzustellen, die zu 
einer Intransparenz oberhalb der Toleranzschwelle führen.
• Die Umsetzung der Buchführung führt zu einer fehlerhaften Darstellung der Ergebnis­
rechnung.
Bei der Abfassung dieses Testats fanden Besonderheiten, wie insbesondere die Entschei­
dung, das kamerale Kassenverfahren beizubehalten und die - teilweise damit verbundenen - 
besonderen Probleme bei der NKF-Einführung in Köln, Berücksichtigung. Diese Entschei­
dungen wurden zu einem frühen Zeitpunkt der NKF-Einführung bzw. noch davor getroffen 
und haben bis heute deutliche Auswirkungen. Für ein ordnungsmäßiges Buchführungssys­
tem und eine deutliche Verbesserung der Buchführungsqualität ist zwingend kurzfristig Sor­
ge zu tragen; andernfalls ist der Bestätigungsvermerk in dieser Form nicht aufrecht zu erhal­
ten.
Nach den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen entspricht der Jahresabschluss mit 
Anhang und Lagebericht mit den vorstehenden Einschränkungen dennoch im Wesentlichen 
den tatsächlichen Verhältnissen der Vermögens- und Schuldenlage der Stadt Köln.
Köln, den 13.11.2018 K öli^den 19.10.2018
Jörg Detjen Hans-Jochen Hemsing
Vorsitzender des Rechnungsprüfungsausschusses Leiter des Rechnungsprüfungsamtes
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln

Geschäftsführung  
Rechnungsprüfungsausschuss 
Frau Duggan 
Telefon:  (0221) 221-22928  
Fax       :  (0221) 221-25501 
E-Mail:  simone.duggan@stadt-koeln.de 
Datum: 22.11.2018 
Auszug 
aus der Niederschrift der Sitzung des 
Rechnungsprüfungsausschusses vom 13.11.2018 
öffentlich 
5.1 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2016 
3341/2018 
Herr Detjen schlägt vor, dass zunächst das Rechnungsprüfungsamt, dann die Käm-
merei und sodann die Fraktionen ihre Sichtweisen zum Prüfergebnis darlegen. 
Herr Heller stellt die Schwerpunkte und grundsätzliche Feststellungen thematisch 
dar:  
  
Die bisherigen Probleme und Feststellungen aus der Prüfung der Eröffnungsbilanz 
wurden weiterhin nicht ausgeräumt. Dies betreffe auch weiterhin das Problem der 
fehlenden integrierten Buchführung. 
  
1. Lagebeurteilung der Oberbürgermeisterin 
 grundsätzlich wurden offensichtlich keine falschen Darstellungen getroffen 
 jedoch eine zu positive Darstellung, gerade in Bezug auf die Probleme bei der  Ein-
führung des SAP-integrierten Kassen- und Einnahmemanagements PSCD 
 zudem erfolgte kein Hinweis auf die Schwäche der enthaltenen Zahlen, aufgrund der 
bestehenden Buchführung 
 
2. Verrechnungskonten 
 insgesamt seien diese für den Jahresabschluss unbedenklich 
 es bestünde aber weiterhin die Problematik, dass diese nur zusammengenommen 
ausgeglichen seien 
 
3. Inventur 
 im Bereich der Schulen wurde bis einschließlich 2016 noch keine Inventur durchge-
führt 
 in 2016 wurden insgesamt 40 Inventuren geplant und nur 20 abgeschlossen 
 beim unbeweglichen Anlagevermögen ist weiterhin keine Inventur vorgesehen

 die zentrale Inventurleitung geht von einer fehlenden Weisungsbefugnis gegenüber 
den dezentralen Inventurverantwortlichen aus, woraus die beschriebenen Probleme 
resultieren 
o durch die städtische Inventurrichtlinie ist die Kämmerei berechtigt, Anweisun-
gen, Kontrollen und Durchsetzung vorzunehmen 
 
4. Vorsteuerabzug / Umsatzsteuerpflicht 
 Gemäß der Ausweitung der Unternehmereigenschaft der Stadt Köln nach dem neu 
eingeführten § 2b Umsatzsteuergesetz wird die Kommune ab dem 01.01.2021 ver-
pflichtend  umsatzsteuerpflichtig, ausgenommen die Tätigkeit obliegt der Stadt im 
Rahmen der Ausübung öffentlicher Gewalt und die Nichtbesteuerung führt nicht zu 
größeren Wettbewerbsverzerrungen 
 bis zum 31.12.2020 macht die Stadt Köln von einer Ausnahmeregelung Gebrauch. 
Aufgrund dieser Regelung ist  die Stadt Köln nur im Bereich der Betriebe gewerbli-
cher Art, wie z.B. Museumsshops, umsatzsteuerpflichtig 
 Probleme in der Abgrenzung von Kosten werden aufkommen, wenn zum Beispiel 
Reparaturen am Gebäude erfolgen müssen und die Aufteilung der Rechnung not-
wendig wird 
 die Zuständigkeiten in den Dienststellen sind zu umfangreich und unübersichtlich, 
zumal die fachliche Eignung der dezentralen Mitarbeiter hierzu fraglich sei 
 auch fehlt die Prüfung durch die Kämmerei, wo Betriebe gewerblicher Art vorliegen 
 durch Mängel in der Sachbearbeitung würden zudem häufig Korrekturbuchungen er-
forderlich; soweit diese denn auffallen, werden Korrekturen nur angeregt 
 es findet keine Kontrolle beziehungsweise keine Durchsetzung durch die Kämmerei 
statt 
 
5. Finanzanlagen (Durchführung einer Werthaltigkeitsprüfung) 
 die Dokumentation wurde bereits im Jahresabschluss 2015 bemängelt 
 das Verfahren wurde zwischenzeitlich mit dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmt 
und somit für die Zukunft erledigt 
 
6. Forderungen 
 die Qualität des Forderungsbestands ist weiterhin nicht prüfbar 
 es besteht weiterhin keine den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung 
entsprechende Bearbeitung 
 eine Kontrolle des Gesamtforderungsbestandes erfolgte in 2016 durch die Kämmerei; 
von 62 angesprochenen Dienststellen haben lediglich 34 eine Rückmeldung dazu 
abgegeben; es erfolgte daraufhin nur eine Erinnerung von der Kämmerei, woraufhin 
auch keine Verbesserung erzielt werden konnte 
 zur besseren Durchsetzbarkeit ist die Einrichtung eines  zentralen Forderungsmana-
gements vorteilhaft 
 eine Abzinsung von Forderungen wurde nicht vorgenommen, obwohl diese immer 
dann abzuzinsen seien, wenn die voraussichtliche (Rest-)Laufzeit zum Bilanzstichtag 
mehr als 3 Jahre beträgt und die Forderung unverzinslich oder niedrig verzinslich ist; 
somit sei der Bestand nicht zu beziffern 
 auch die Buchungstextvorgabe der Kämmerei bei „Forderungen die erneut zum Soll 
gestellt werden“ werde nicht kontrolliert beziehungsweise bei Fehleingaben korrigiert 
 
7. Verbindlichkeiten (näher betrachtet: Stellplatzablösebeträge) 
 es bestehen keine zentralen Übersichten sowie keine einheitlichen Verfahrensweisen 
hinsichtlich der Abwicklung und Buchung; somit ist oft keine Zuordnung von Aufwen-
dungen zu den gebundenen Mitteln möglich  
 die geprüften Stellplatzablösebeträge seien zum Beispiel für Fahrradabstellplätze und 
dem ÖPNV gebunden 
 jedoch besteht keine umfassende Dokumentation zum Verfahrensablauf

 auch hier werde wieder nur eine „Empfehlung“ an die Dienststellen in Bezug auf die 
Buchungstexte ausgesprochen, da ansonsten keine Auswertungen möglich seien 
 
8. Kosten-Leistungsrechnung 
 die „Dokumentation der Kosten- und Leistungsrechnung“ aus den Dienststellen sei 
unvollständig und nicht befriedigend 
 
Herr Friedel stellt die bestehenden Defizite im Personalbestand in den Dienststellen 
in den Vordergrund. Die Kämmerei sei nur so gut, wie die ihr zugelieferten Daten 
durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Dienststellen. Auch sei es eine 
schwierige Aufgabe die Arbeit von vielen Menschen in nur ein Zahlenwerk münden 
zu lassen. Die im Prüfbericht beschriebenen Probleme und Feststellungen seien 
aber alle in Gänze bekannt und werden derzeit abgearbeitet. Zum Thema der Stell-
platzablösebeträge führt er aus, dass die bisherigen Verfahrensweisen bereits ver-
bindlich seit dem 31.12.2015 galten und diese nun noch einmal förmlich in der Verfü-
gung formuliert den zuständigen Dienststellen mitgeteilt würden. Auch bei der Inven-
tur versuche man durch die Implementierung rollierender Verfahren eine Verbesse-
rung zu erreichen und die Möglichkeiten der Dienststellen zu erweitern. Momentan 
sei man dabei, die bestehenden Defizite aufzuarbeiten. Im Bereich der Forderungen 
sei mit Einführung von SAP PSCD im Jahr 2017 ein entscheidender Schritt vorge-
nommen worden, welcher zu einer Qualitätsverbesserung in Bezug auf die Aus-
gleichsproblematik führen werde - auch wenn bei SAP PSCD weiterhin ein hoher 
Supportaufwand von Nöten sei.  
 
Die geänderten Bestimmungen im Bereich der Umsatzsteuerpflicht werden durch die 
Kämmerei bereits bedacht. Ein Tax-Compliance-System ist im Aufbau. Der Begriff 
„Tax Compliance“ wird in etwa mit „Steuerehrlichkeit“ übersetzt. Durch dieses Sys-
tem werden Strukturen, Arbeitsabläufe und Sachverhalte bewusst gemacht, kontrol-
liert und erforderlichenfalls angepasst. Auch die Überforderung der Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeiter in den Dienststellen habe man bereits erkannt.  
 
Ebenfalls werde Anfang 2019 ein weiteres Projekt durchgeführt, um in Erfahrung zu 
bringen, wieviel Zentralität und Dezentralität in der Buchführung benötigt werde. 
Hierzu wird eine Abfrage in den Dienststellen stattfinden, um daraus dann organisa-
torische Kenntnisse ziehen zu können. 
 
Frau Klug möchte noch deutlich auf die bereits bestehenden Großprojekte in der 
Kämmerei eingehen. Zum einen sei dies die „Neuorganisation im Rechnungswesen“, 
über welche bereits regelmäßig berichtet wird. Hierdurch sind vor allem Grundlagen 
geschaffen worden, um eine personelle Aufstockung zu legitimieren. Zunächst sei 
dies innerhalb der Kämmerei und dann dezentral in den Finanzabteilungen der 
Dienststellen geplant. Hierbei werde auch keine weitere Verzögerung bestehen, da 
die Arbeitskapazitäten bereits geschaffen und beschrieben seien. Auch werde auf 
Personal von außerhalb der Stadtverwaltung zurückgegriffen. Des Weiteren sei der 
Aufbau des Tax-Compliance-System ein großes Projekt, welches in der Gesamtver-
waltung nachgehalten werde, um die gesamte Leistungskette vollständig erfassen zu 
können. 
 
Frau Möller möchte über den aktuellen Stand der zentralen Buchführung informiert 
werden. Auch möchte Sie erfahren, wie das neu eingestellte Personal qualifiziert 
werden wird. Sie regt zudem an, die Buchungstexte grundsätzlich zu standardisieren. 
Des Weiteren erbittet sie einen Sachstand zur Novellierung der GemHVO. Auch 
empfindet sie eine Weisungsbefugnis der Kämmerei an die Dienststellen – vor allem

für die Inventur – als sinnvoll. Sie möchte zudem über den derzeitigen Bearbeitungs-
stand zur Einrichtung eines Internen Kontrollsystems informiert werden. Zuletzt 
möchte sie noch wissen, ob die derzeitige Kosten-Leistungsrechnung weiter entwi-
ckelt werde. 
 
Herr Erkelenz bezweifelt eine bereits ausreichende Qualifizierung von dezentralem 
Personal. Auch erbittet er Informationen zum Stand der Einführung des Internen 
Kontrollsystems. Er regt ebenfalls an, grundsätzlich die Weisungsbefugnisse und 
Richtlinienkompetenz der Kämmerei zu stärken, um bestehende Mängel zu beseiti-
gen. 
 
Frau Klug möchte aufgrund ihrer persönlichen Situation keine in die Zukunft ausge-
richteten Aussagen mehr treffen. 
 
Herr Friedel gibt den Ausblick, dass die Bearbeitung zukünftig weitestgehend zentra-
lisiert erfolgen soll. Aus diesem Grund werde ab Anfang nächsten Jahres ein Fra-
genkatalog in den Dienststellen verteilt, um den organisatorischen Veränderungsbe-
darf abzufragen. 
 
Frau Klug ergänzt, dass der Kämmerei bewusst sei, dass Weisungsgrundlagen vor-
handen seien. Jedoch würde vor allem qualifiziertes Personal fehlen, welches in der 
Lage sei, die erteilten Weisungen dann auch korrekt auszuführen. Deshalb habe die 
Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen sehr hohen Stellenwert. 
Das neu gewonnene Personal komme zumeist zwar aus dem Finanzsektor der freien 
Wirtschaft, habe aber noch keine Berührungspunkte mit den Systemen der öffentli-
chen Verwaltung gehabt. 
 
Herr Friedel bestätigt zudem, dass nun personelle Kapazitäten zur Durchführung von 
Schulungen vorhanden seien. Er begreife die Strategie, auch auf externe Personal-
beschaffungsmaßnahmen zurückzugreifen  als Chance, da diese nicht mehr über 
kamerales Wissen verfügen würden, welches nun auch nicht mehr gebraucht würde 
und oft neue Denkansätze behindere. Bezüglich der vorhandenen Weisungs- bzw. 
Richtlinienkompetenz der Kämmerei gibt er an, dass hiervon bereits  Gebrauch ge-
macht wird. Hierbei fokussiert man sich jedoch auf die Sinnhaftigkeit der betroffenen 
Maßnahme. Das breite Feld der Buchungstexte werde durch kreatives Arbeiten der 
einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – trotz bestehender Buchungsvorgaben – 
in einer Vereinheitlichung der Regelungen erschwert. Zu den Regelungsinhalten der 
GemHVO kann er berichten, dass eine TEAM-Seite eingerichtet werde, welche eine 
Fortschreibung der Regelungen ermöglicht, sowie eine Recherchemöglichkeit anbie-
ten wird. Die Neuauflage der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen verzögert 
sich. Aus diesem Grund wird die vorhandene Fassung derzeit weiter fortgeschrieben. 
Ein Ersatz werde aber für das Jahr 2019 geplant. Zur Inventur hält er fest, dass in 
erster Linie ein Umdenken in den Köpfen erfolgen müsse. Die Inventur müsse zu-
künftig als Selbstverständlichkeit angesehen werden. So dann würden notwendige 
Prozesse auch nicht mehr grundsätzlich in Frage gestellt. Seiner Einschätzung nach 
sei dies aber eine Generationenaufgabe. Zum Thema Internes Kontrollsystem wur-
den bereits Prozesse in der Kämmerei aufgebaut. Außerdem werden auch jetzt be-
reits schon prozessunabhängige Prüfungen durchgeführt, welche nur nicht für die 
Gesamtverwaltung sichtbar seien. Auch das bereits existierende Instrument des Vier-
Augen-Prinzips im Bereich der Auszahlungen muss neu ausgerichtet werden, um 
nicht nur Zahlungen realisierbar zu machen, sondern zeitgleich auch Prozesse über-
prüfen zu können. Zum Thema Kosten-Leistungsrechnung berichtet er, dass viele

Bereiche auf einem alten Stand -im Hinblick auf die Wirkungsorientierung- stehen 
geblieben seien. Jedoch benötigt eine notwendige Veränderung der Prozesse auch 
Zeit, da auch die Buchhaltung von Veränderungen in der Kosten-Leistungsrechnung 
tangiert werde. 
 
Herr Dr. Unna bedankt sich für die zeitnahe Prüfung beim Rechnungsprüfungsamt. 
Zudem führt er aus, dass Probleme mit der Abgrenzung der Umsatzsteuerverpflich-
tung durch das Finanzamt festgestellt und der Verstoß verfolgt wird. Bezüglich der 
Standardisierung von Buchungstexten regt er an, alle vorhandenen Zeilen zu nutzen 
und zum Beispiel die erste Zeile verbindlich zu standardisieren. Des Weiteren möch-
te er sich noch bei Frau Klug für die gute Zusammenarbeit bedanken. 
 
Herr Detjen bedankt sich für die gute Zusammenarbeit zwischen Rechnungsprü-
fungsamt und Kämmerei.  
Er unterstützt ausdrücklich die Forderung des Rechnungsprüfungsamtes eine „an-
gemessene Überwachung des Buchungsgeschäftes“ durch die Kämmerei gegenüber 
den einzelnen Dezernaten einzuführen. Am Beispiel der Inventur und der Forderun-
gen möchte er verdeutlichen, dass nun eine wirkliche Veränderung und Verbesse-
rung durch Einwirken aus der Kämmerei erzielt werden könne und hier nun Druck 
ausgeübt werden müsse, um mehr Qualität zu erzielen. 
 
Herr Görzel stellt fest, dass im Vergleich zu den ersten Prüfungen eine deutliche 
Qualitätsverbesserung erzielt werden konnte. Des Weiteren ist er erfreut, dass seine 
Anregung aus dem Jahr 2009 – mehr externes Personal einzustellen – nun nachge-
kommen wird. Im Namen seiner Fraktion möchte er sich deshalb bei Frau Klug für 
die stetige Verbesserung bedanken. 
 
Beschluss: 
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht des Rechnungsprü fungs-
amtes über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln zum 31.12.2016 
zur Kenntnis und beschließt nach eingehender Beratung: 
- Der Ausschuss schließt sich dem eingeschränkten Bestätigungsvermerk 
des RPA an und erklärt den Bericht zu seinem Berich t im Sinne von § 101 
GO. 
- Er empfiehlt dem Rat die Feststellung des Jahresabschlusses 2016 und die 
Entlastung der Oberbürgermeisterin gemäß § 96 Abs. 1 GO. 
- Ferner empfiehlt er dem Rat, die Verwaltung mit der Beseitigung der im Be-
richt beschriebenen Mängel zu beauftragen. 
 
Abstimmungsergebnis: 
 
Einstimmig zugestimmt.

Geschäftsführung  
Rechnungsprüfungsausschuss 
Frau Duggan 
Telefon:  (0221) 221-22928  
Fax       :  (0221) 221-25501 
E-Mail:  simone.duggan@stadt-koeln.de 
Datum: 13.11.2018 
Auszug 
aus dem Beschlussprotokoll der Sitzung des 
Rechnungsprüfungsausschusses vom 13.11.2018 
öffentlich 
5.1 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2016 
3341/2018 
 
Beschluss: 
 
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht des Rechnungsprüfungsa mtes 
über die Prüfung des Jahresabschlus ses der Stadt Köln zum 31.12.2016 zur Kenntnis 
und beschließt nach eingehender Beratung: 
- Der Ausschuss schließt sich dem eingeschränkten Bestätigungsvermerk des RPA 
an und erklärt den Bericht zu seinem Bericht im Sinne von § 101 GO. 
- Er empfiehlt dem Rat di e Feststellung des Jahresabschlusses 2016 und die En t-
lastung der Oberbürgermeisterin gemäß § 96 Abs. 1 GO. 
- Ferner empfiehlt er dem Rat, die Verwaltung mit der Beseitigung der im Bericht 
beschriebenen Mängel zu beauftragen. 
 
Abstimmungsergebnis:  
 
Einstimmig zugestimmt.

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
 
 
 
 
Bericht über die Prüfung  
des Jahresabschlusses  
der Stadt Köln zum 31.12.2016

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Willy-Brandt-Platz 2 
50679 Köln 
 
 0221/ 221 - 25015 
 0221/ 221 - 25501

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite I 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Inhaltsverzeichnis   
 
1. Vorwort ................................ ................................ ................................ ..............................  1 
2. Prüfungsauftrag ................................ ................................ ................................ ................. 1 
3. Grundsätzliche Feststellungen ................................ ................................ .......................... 1 
3.1 Wesentliche Feststellungen zur Rechnungslegung ................................ ...................... 1 
3.2 Stellungnahme zur Lagebeurteilung der Oberbürgermeisterin ................................ ..... 2 
4. Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung ................................ ................................ ......... 3 
5. Feststellungen und Erläuterungen zur Rechnungslegung ................................ .................. 3 
5.1 Organisation der Buchführung ................................ ................................ ..................... 3 
5.2 Belegwesen ................................ ................................ ................................ ................. 4 
5.3 Personal ................................ ................................ ................................ ...................... 5 
5.4 Auffälligkeiten und Fehler in der Buchführung ................................ ..............................  5 
5.5 Anweisungen und Vorgaben für die Buchführung ................................ ........................ 7 
5.6 Buchführungssystem (IV-gestützt) ................................ ................................ ............... 7 
5.7 Verrechnungskonten ................................ ................................ ................................ .... 7 
5.8 Inventuren, Inventar ................................ ................................ ................................ ..... 8 
5.9 Risikomanagement, internes Kontrollsystem, Vertragsmanagement ............................ 9 
5.10 Korrekturen der Eröffnungsbilanzwerte ................................ ................................ .....10 
5.11 Rückstände ................................ ................................ ................................ ...............10 
5.12 Vorsteuerabzug / Umsatzsteuerpflicht ................................ ................................ .......10 
6. Feststellungen und Erläuterungen zu den einzelnen Bilanzpositionen .............................. 12 
Aktiva ................................ ................................ ................................ ................................ 12 
Anlagevermögen ................................ ................................ ................................ ...............12 
6.1 Immaterielle Vermögensgegenstände ................................ ................................ .........12 
6.2 Sachanlagen ................................ ................................ ................................ ...............13 
6.2.1 Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte ................................ .13 
6.2.2 Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte ................................ .....14 
6.2.3 Infrastrukturvermögen ................................ ................................ .......................14 
6.2.4 Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler ................................ ................................ 15 
6.2.5 Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge ................................ ...............15 
6.2.6 Betriebs- und Geschäftsausstattung ................................ ................................ .17 
6.2.7 Finanzanlagen ................................ ................................ ................................ ..17 
Umlaufvermögen ................................ ................................ ................................ ..............18 
6.3. Vorräte ................................ ................................ ................................ .......................18 
6.4. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände ................................ ..................18 
6.5 Liquide Mittel ................................ ................................ ................................ ...............21 
Passiva ................................ ................................ ................................ .............................21 
6.6 Eigenkapital ................................ ................................ ................................ ................21 
6.6.1 Allgemeine Rücklage ................................ ................................ ........................22 
6.6.2 Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag ................................ ................................ 22

Seite II Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.7 Sonderposten ................................ ................................ ................................ .............22 
6.8 Rückstellungen ................................ ................................ ................................ ...........23 
6.9 Verbindlichkeiten................................ ................................ ................................ .........24 
7. Ergebnisrechnung ................................ ................................ ................................ ............27 
7.1 Gewerbesteuer ................................ ................................ ................................ ...........27 
7.2 Aufwandsminderungen ................................ ................................ ............................... 28 
8. Finanzrechnung ................................ ................................ ................................ ................28 
9. Kosten- und Leistungsrechnung ................................ ................................ .......................29 
10. Anhang und Lagebericht ................................ ................................ ................................ 30 
11. Bestätigungsvermerk ................................ ................................ ................................ ......30 
 
Anlage 
Jahresabschluss der Stadt Köln zum 31.12.201 6 Teil 1 (Gesamtergebnisrechnung, Gesamt-
finanzrechnung, Bilanz mit Anhang und Lagebericht)

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite III 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Abkürzungsverzeichnis  
1. NKFWG Erstes NKF-Weiterentwicklungsgesetz 
AöR Anstalt öffentlichen Rechts 
EB Eröffnungsbilanz 
FiPo Finanzposition 
GAFin Geschäftsanweisung für das Finanzwesen 
GAG GAG Immobilien AG 
GO  Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen 
GemHVO  Gemeindehaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen 
GoB  Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 
GW  Gebäudewirtschaft 
GWG geringwertiges Wirtschaftsgut 
HGB Handelsgesetzbuch 
IKS Internes Kontrollsystem 
Indafin/Ginfis kamerales Kassenverfahren der Stadt Köln 
IV (automatisierte) Informationsverarbeitung 
KAG Kommunalabgabengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen 
KLR Kosten- und Leistungsrechnung 
KommInform Darlehensverwaltungsprogramm der Stadt Köln 
NKF  Neues Kommunales Finanzmanagement 
OK.FIS  Offenes Kommunales Finanzinformationssystem 
PSCD  Kassen- und Einnahmemanagementmodul der Buchhaltungs- 
  software SAP 
RPA  Rechnungsprüfungsamt 
RPAu   Rechnungsprüfungsausschuss 
SAP modulares Buchhaltungsprogramm der Stadt Köln 
SBK gGmbH Sozial-Betriebe-Köln gemeinnützige GmbH 
StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln Anstalt des 
öffentlichen Rechts 
UStG Umsatzsteuergesetz 
VIAVIS IV-gestütztes Straßeninformationssystem 
VRS Verkehrsverbund Rhein-Sieg

Seite IV Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 1 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
1. Vorwort 
Der Jahresabschluss 201 6 wurde dem Rat in seiner Sitzung am 28.09.2017 als Entwurf 
vorgelegt und an den Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung überwiesen. 
Die Stadt Köln liegt mit der Aufstellung , Prüfung und Feststellung der Jahresabschlüsse 
weiterhin hinter den gesetzlichen Vor gaben zurück. Positiv ist festzustellen, dass der Rüc k-
stand sich verringert. War die Feststellung des Abschlusses 2011 noch um drei volle Jahre 
verspätet, beträgt der Abstand mit dem aktuell vorliegenden Ab schluss 2016 noch rund 
sechs Monate. 
Gemäß § 95 GO muss jeweils bis zum 31. März des Folgejahres der Jahresabschluss durch 
die Kämmerin aufgestellt, durch die Oberbürgermeisterin bestätigt und dem Rat zur Feststel-
lung zugeleitet sein. Die Feststellung selbst muss bis zum Abschluss des Folgejahres - nach 
erfolgter Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss - erfolgen (§ 96 GO). Fristgerecht 
wäre ein Feststellungsbeschluss also bis zum 31. Dezember 2017 gewesen. 
Grundlegende Veränderungen, wie die Einführung des SAP -integrierten Kassen- und Ei n-
nahmemanagements PSCD oder umfassende Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität 
der Buchführung, sind auch in 201 6 nicht erfolgt, so dass auch für die Prüfung dieses Ja h-
resabschlusses immer noch die Feststellungen aus 2011 Bestand haben . Daher entspr e-
chen die Aussagen unter „3. Grundsätzliche Feststellungen “ und „5. Feststellungen und 
Erläuterungen zur Rechnungslegung “ des nachfolgenden Berichtes in vielen Teilen denen 
aus den Vorjahresberichten. 
2. Prüfungsauftrag 
Zum Ende eines jeden Haushaltsjahres ist gem äß § 95 Abs. 1 GO ein Jahresabschluss 
aufzustellen, in dem das Ergebnis der Haushaltswirtschaft des Jahres nachzuweisen ist. Er 
besteht aus der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung, den Teilrechnungen, der Bilanz und 
dem Anhang. Ihm ist ein Lagebericht beizufügen. 
Der Jahresabschluss ist durch den Rechnungsprüfungsausschuss dahingehend zu prüfen, 
ob er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens -, Schulden-, 
Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde unter Beachtung der GoB ergibt. Die P rüfung des 
Jahresabschlusses erstreckt sich darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergä n-
zenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet worden sind. In 
die Prüfung sind die Buchführung, die Inventur, das Inventar und die Übersicht über die 
örtlich festgelegten Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände einzubeziehen. Der Lag e-
bericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss in Einklang steht und seine 
sonstigen Angaben nicht eine falsche Vorstellung von der Vermögen s-, Schulden-, Ertrags- 
und Finanzlage der Gemeinde erwecken. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat über Art 
und Umfang der Prüfung einen Bericht zu erstellen. Der Bestätigungsvermerk oder der Ve r-
merk über seine Versagung ist in den Prüfungsbericht aufzunehmen (§ 101 Abs. 1 GO). 
Soweit die Gemeinde über ein Rechnungsprüfungsamt verfügt, bedient sich der Ausschuss 
dieses Amtes (§ 101 Abs. 8 GO). 
3. Grundsätzliche Feststellungen 
3.1 Wesentliche Feststellungen zur Rechnungslegung 
Nach dem Ergebnis der Prüfung bes teht in den nachfolgend aufgeführten Fällen Anlass für 
Anmerkungen bzw. Einwendungen: 
 Die zentralen Übersichten über Softwarelizenzen (Lizenzmanagement) und langfristige 
Verträge (Vertragsmanagement) zur Sicherstellung einer vollständigen Erfassung ei n-
zelner Aktiv- und Passivposten fehlen weiterhin. Die Einführung eines zentralen Lizen z-
managements wurde unter Verweis auf die Bemühungen zur Haushaltskonsolidierung

Seite 2 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
auf 2018 verschoben; neue Erkenntnisse lagen bis zum Zeitpunkt der Berichtsabfassung 
nicht vor. Dass das einheitliche Vertragsmanagement eingeführt wird, wurde durch den 
Stadtvorstand im Oktober 2015 beschlossen . Im Februar 2018 wurde die Dienstanwe i-
sung zum einheitlichen elektronischen Vertragsmanagement durch den Stadtdirektor 
Herrn Dr. Keller schlussgezeichnet. 
 Die im Rahmen der Prüfung der Eröffnungsbilanz festgestellte, erforderliche Überpr ü-
fung von Ausweis und Bewertung bei den Grundstücken durch die Verwaltung ist zum 
Jahresabschluss 201 6 noch nicht erfolgt. Die Verwaltung setzt für die umfassende 
Überprüfung des Grundbesitzes hinsichtlich Ausweis und Bewertung aktuell einen Zeit-
raum bis 2022 an. 
 Bei der Bewertung des Straßennetzes für die Eröffnungsbilanz wurde vom Grundsatz 
der Einzelbewertung abgewichen. Insbesondere ist die Festlegung der Wertabschläge 
nicht korrekt. Die Wertansätze von Straßen, Wegen und Plätzen weisen Fehler auf. Eine 
Erfassung mittels einer neuen Software, Inventur und die erforderlichen Korrekturen sol-
len bis 2022 erfolgen. 
 Die vorgeschriebenen Invent uren wurden weiterhin sehr unvollständig durchgeführt . 
Eine umfassende Überprüfung der Vollständigkeit und Werthaltigkeit des Vermögens hat 
nicht stattgefunden. Beim unbeweglichen Anlagevermögen fand überhaupt keine Inven-
tur statt. Mit zunehmendem Abstand von der Vermögenserfassung zur Eröffnungsbilanz, 
die zudem aufgrund von Sonderregelungen teilweise mittels Pauschalansätzen und 
Schätzungen stattfand, wird dieser Sachverhalt im Hinblick auf den Anspruch ein  den 
tatsächlichen Verhältnissen entsprechende s Bild der Vermögenslage  zu vermitteln im-
mer problematischer. 
 Die Stadt Köln verwendet e bis einschließlich 2016  für ihre Buchhaltung kein geschlo s-
senes Buchführungssystem. Für die Abwicklung der Zahlungsvorgänge war weiterhin 
das alte kamerale Kassenverfahren im Einsatz, das zur Buchhaltung mit SAP nicht ko n-
form ist. Bedingt dadurch ist in der Buchhaltung zu keinem Zeitpunkt des Jahres der a k-
tuelle Bestand an liquiden Mitteln, Forderungen und Verbindlichkeiten abrufbar und ko n-
trollierbar. Die Einführung des en tsprechenden SAP-Moduls PSCD, das diese Probl e-
matik beseitigen soll, ist zum 01.01.2017 erfolgt. 
 Ein Risikomanagementsystem wurde noch nicht aufgebaut . Dieses ist u. a. erforderlich, 
um der Berichterstattungspflicht über Chancen und Risiken für die künftig e Entwicklung 
gemäß § 48 GemHVO qualifiziert nachkommen zu können. 
Bezogen auf die Buchführung fehlt ein strukturiertes, systematisches internes Kontrol l-
system. Hinsichtlich der reinen Zahlungsabwicklung sind Kontrollmechanismen aus k a-
meralen Zeiten in grö ßerem Umfang vorhanden, die - aufgrund der Beibehaltung des 
Zahlungssystems - weiterhin Wirkung entfalten. 
3.2 Stellungnahme zur Lagebeurteilung der Oberbürgermeisterin 
Die Ausführungen im Lagebericht enthalten keine offensichtlich falschen Darstellungen. 
Kritisch zu bewerten sind die  - gemessen an dem aktuellen Stand - positiven Aussagen zu 
der Einführung des neuen integrierten Kassenverfahrens, der Projekte zur Steigerung der 
Qualität im Rechnungswesen, und den Themen Vertrags und Lizenzmanagement sowie dem 
Aufbau eines strukturierten Risikomanagements.  
Hinsichtlich der im Lagebericht enthaltenen konkreten Zahlen ist weiterhin auf die Schw ä-
chen in der Buchhaltung zu verweisen (siehe hierzu auch Ziffer 5 Feststellungen und Erlä u-
terungen zur Rechnungslegung ). Die dort genannten Sachverhalte haben zwangsläufig 
Auswirkungen. 
Die Einführung des integrierten Kassenverfahrens ist zum 01.01.2017 zwar erfolgt, die or d-
nungsmäßige Funktion war jedoch nicht gewährleistet. So konnten z. B. erste Mahnläufe erst

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 3 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
im November 2017 erfolgen. Auch 2018 besteht noch Anpassungsbedarf, über den rege l-
mäßig im Rechnungsprüfungsausschuss berichtet wird.  
Die Qualität in der Rechnungslegung hat sich verbessert, jedoch verlaufen die ergriffenen 
bzw. geplanten Maßnahmen nach Auffassung des Rechnungsprüfungsamts zu schleppend. 
Lösungen für die Themen Vertrags - und Lizenzmanagement werden nur sehr langsam we i-
terentwickelt.  
Die gemäß § 48 GemHVO vorgesehene Darstellung von Chancen und Risiken erfolgt nicht 
mit hinreichender Sicherheit umfassend. Eine allumfassende Risikoanalyse würde ein beste-
hendes, strukturiertes Risikomanagementsystem voraussetzen, das bei der Stadt Köln noch 
nicht existiert. Nach Auffassung des R echnungsprüfungsamts ist dies jedoch im Jahresab-
schluss 2016 mit Blick auf den zeitlichen Abstand zum Bilanzstichtag noch von geringer 
Bedeutung.  
Die in der Gemeindehaushaltsverordnung vorgeschriebenen Erläuterungen und Analysen 
zum abgeschlossenen Haushaltsjahr sind im Lagebericht enthalten.  
4. Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung 
Der Jahresabschluss wurde auf Grundlage des risikoorientierten Prüfungsansatzes geprüft. 
Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass ein hinreichend sicheres Urteil 
darüber abgegeben werden kann, ob der Jahresabschluss und der L agebericht frei von 
wesentlichen Fehlaussagen sind. 
Die Prüfung wurde in Form von Systemprüfungen und Stichproben durchgeführt. Sie stütz t 
sich ferner auf Erkenntnisse aus der Prüfung der vorangegangenen Jahresabschlüsse sowie 
aus den Schwerpunktprüfungen des Rechnungsprüfungsamtes. 
In Anbetracht des zeitlichen Abstandes zum Abschlussstichtag und Haushaltsjahr wurde auf 
die Prüfung der Umsetzung des Haushaltsplans verzichtet. Eine solche macht aus Sicht des 
Rechnungsprüfungsamts nur Sinn, wenn sie begleitend stattfinden kann. Die daraus gewo n-
nenen Erkenntnisse können dann u. a. noch für die neue Haushaltsplanung von Nutzen sein. 
5. Feststellungen und Erläuterungen zur Rechnungslegung  
5.1 Organisation der Buchführung 
Die Buchführung erfolgt bei der Stadt Köl n dezentral, d. h., dass viele Dienststellen Vor -
erfassungen z. B. mittels MS-Excel vornehmen, die in den Rechnungsstellen letztendlich in 
das SAP-System übernommen werden. Daneben wird die Anlagenbuchhaltung in den 
Dienststellen verantwortlich geführt. Fü r Vorgänge, die zahlungsrelevant sind, erfolgt eine 
Datenübertragung an die Stadtkasse. Die Erledigung und Überwachung der Zahlungsvo r-
gänge selbst erfolgte in 2016 noch mittels des alten kameralen Kassenverfahrens. 
Eine generelle gesetzliche Vorgabe für eine zentrale oder dezentrale Buchhaltungsorganisa-
tion existiert nicht. § 93 Abs. 3 S. 1 GO regelt lediglich „Soweit die ordnungsmäßige Erled i-
gung und Prüfung gewährleistet sind, kann die Finanzbuchhaltung für funktional begrenzte 
Aufgabenbereiche auch durch  mehrere Stellen der Verwaltung erfolgen“. Es bleibt dabei 
jedoch bei einer zentralen Gesamtverant wortung durch Bestellung eines Verantwortlichen 
und eines Stellvertreters für die Finanzbuchhaltung. 
Eine zentrale Buchhaltung für die Stadt insgesamt,  von de r allenfalls sachlich eng eing e-
grenzte Bereiche - z. B. die Gehaltsbuchhaltung - ausgenommen werden , erscheint dem 
Rechnungsprüfungsamt aufgrund der Erfahrungen bei den bisherigen Prüfungen weiterhin 
als die bessere Lösung.  Auch die Anlagenbuchhaltung kann  zentral einheitlicher geführt 
werden.

Seite 4 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Das SAP-Modul PSCD wurde zum 01.01.2017 eingeführt, was seit dem die Lücke im Buch-
führungssystem schließt und damit deutliche Verbesserungen bringen soll. 
Um die Mängel abzustellen hat der Stadtvorstand in seiner Sit zung am 13.01.2015 einen 
Maßnahmenkatalog zur Verbesserung der Qualität im Rechnungswesen beschlossen . Über 
den Sachstand und die Planung in den einzelnen Teilbereichen  
 Schaffung von Akzeptanz, 
 Aufbau- und Ablauforganisation,  
 Personalentwicklung,  
 elektronische Rechnungsbearbeitung, 
 Internes Kontrollsystem (IKS) und 
 Maßnahmen für den Jahresabschluss 
wird seit 2017 zweimal im Jahr durch die Kämmerei im Rechnungsprüfungsausschuss b e-
richtet. Aus unterschiedlichen Gründen - u. a. Personalmangel - ist die Umsetzung des Zeit-
Maßnahmen-Planes in großem Umfang geprägt von der Verschiebung der Abschlusstermine 
für die einzelnen Maßnahmen. Sofern sich diesbezüglich keine Änderungen ergeben, ist die 
Erteilung eines uneingeschränkten Testats noch nicht absehbar. 
5.2 Belegwesen 
Einer der wichtigsten Grundsätze für die Beweiskraft der Buchführung ist das Belegprinzip. 
Die Belegfunktion ist dann erfüllt, wenn aus den geordnet aufzubewahrenden Unterlagen 
Inhalt und Ablauf der einzelnen Geschäftsvorfälle erklärt und schlüssig nachgewiesen we r-
den können. Die Belege müssen systematisch geordnet abgelegt werden, um als Beweis für 
die Richtigkeit der einzelnen Buchungen zu dienen. Hierbei ist darauf zu achten, dass es 
einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit möglich sein muss, einen 
Überblick über die Geschäftsvorfälle, ihre Entstehung und Abwicklung, zu erhalten (vgl. § 27 
GemHVO). 
Das Belegwesen bei der Stadt Köln und hier insbesondere die Belegablage sind für eine 
GoB-konforme Buchführung ungeeignet und darüber hinaus unvollständig. Auszahlungsrele-
vante Belege werden mit eigenem Nummernkreis bei der Stadtkasse - jedoch nach einem 
eigenen, nicht belegnummernkonformen System - abgelegt. Ferner ist nicht jeder in SAP 
gebuchte Vorgang, der eine entsprechende Belegnummer erzeugt, tatsächlich zahlungsrele-
vant. Die Suche bei der Stadtkasse läuft damit ins Leere.  
Andere Belege werden selbst innerhalb von Dienststellen an unterschiedlichen Orten nach 
unterschiedlichen Kriterien abgelegt und sind teil weise nicht oder nicht mit vertretbarem 
Zeitaufwand auffindbar. Eine umfassende prüferische Einsichtnahme ist mit überschaubarem 
Aufwand nicht möglich; die Einführung einer digitalen Belegablage ist dringend geboten. 
Die Stadt arbeitet an der Einführung ei ner elektronischen Rechnungs bearbeitung; Ziel ist 
zurzeit das Jahr 2020 (Bestandteil Berichterstattung; siehe 5.1) . Die StEB verfügen bereits 
seit einigen Jahren über ein entsprechendes SAP -integriertes System. Dazu gehören ein 
elektronisches Rechnungseingangsbuch, die Bearbeitung im Workflow und die revisionssi-
chere elektronische Belegablage. Damit wäre zunächst die schnelle Auffindbarkeit von Bele-
gen gesichert, soweit es sich um Rechnungen handelt. Diese ist dann noch zu ergänzen um 
die restlichen Unterlagen, die als Beleg dienen (z. B. Eigenbelege für Umbuchungen, außer-
planmäßige Abschreibungen, Verschrottungsbelege). Bis das Belegwesen der Stadt die 
Kriterien gemäß der GoB umfänglich erfüllt, werden noch Jahre vergehen.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 5 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
5.3 Personal 
Die Buchhaltung im System des Neuen Kommunalen Finanzmanagements verlangt ein 
anderes Wissens - und Fähigkeitsspektrum als im System der Verwaltungskameralistik. 
Ausreichend qualifiziertes Personal in ausreichendem Umfang ist eine der Voraussetzungen, 
um die erforderliche Buchführungsqualität sicherzustellen. 
Der Ausbildungs- und Erfahrungsstand des in der Buchführung eingesetzten Personals ist 
unverändert sehr unterschiedlich. Die Verwaltung entwickelt im Rahmen des Maßnahme n-
pakets zur Verbesserung des Rech nungswesens (siehe 5.1) Maßnahmen zur Personalen t-
wicklung für das betreffende Personal. Auch die Personalbemessung und -bewertung soll 
Bestandteil des o. g. Maßnahmenpaketes sein. Über die Bewertung könnte ggf. auch die 
hohe Fluktuation in diesem Personalb ereich herabgesetzt werden. Der bisherige Verlauf 
dieses Teilprojekts ist als vollkommen unzufriedenstellend zu bezeichnen. 
Die Stadt Köln verfügt nach Auffassung des Rechnungsprüfungsamts über zu wenig ausre i-
chend ausgebildetes Personal. Das führt zu Einb ußen in der Qualität der Buchführung und 
teilweise erheblichen Rückständen; ferner zu Fehlern in der Buchführung, die logischerweise 
Auswirkungen auf die Aussagen im Jahresabschluss haben. 
5.4 Auffälligkeiten und Fehler in der Buchführung 
Die nachfolgend a ufgelisteten Fehler wurden bereits seit der Umstellung auf das NKF  bei 
den Prüfungen der Jahresabschlüsse festgestellt. Eine dezente Verbesserung in den nach-
folgend aufgeführten Kategorien ist seither erkennbar. Der bisher erreichte Qualitätstand ist 
jedoch bei weitem noch nicht ausreichend. 
 Rein-Raus-Buchungen 
Die Buchführung weist eine große Anzahl von Buchungen auf Konten aus, die mit mehr 
oder weniger zeitlichem Abstand wieder herausgebucht wurden. Die Anlässe sind unter-
schiedlich und nur manchmal im Buchungstext erkennbar. Oft wurden falsche Buchu n-
gen nicht storniert, sondern mittels einer umgekehrten Buchung nur betragsmäßig au s-
geglichen. 
 Buchungsketten 
Beträge werd en von Konto zu Konto weiter gebucht. Der Anlass erklärt sich oft nicht 
durch den Buchungstext.  
 Bezeichnung der Vermögensgegenstände und Mengenangaben 
In der Anlagenbuchhaltung sind Vermögensgegenstände ausgewiesen, aus deren B e-
zeichnung kein Rückschluss auf den zu bilanzierenden Gegenstand möglich ist. Ferner 
fehlt oft die Mengenangabe. 
 Buchungstext 
Eine Aussagefähigkeit der Buchungstexte ist oft nicht gegeben. Buchungstexte fehlen 
oder es handelt sich um Aktenzeichen, für Dritte unverständliche Abkürzungen bzw. un-
verständliche Texte. 
Aufwands- und Ertragskonten haben in der Regel keine Buchungstexte, auf den Gegen-
konten hingegen (z. B. Debitor en- oder Kreditor enkonten) sind Buchungstexte in der 
Regel sehr wohl vorhanden. Der Buchungstext ist auf allen bei der Buchung angespr o-
chenen Konten darzustellen. 
 Qualität der Belege 
Auch auf Grundlage der Belege sind die vorgenommenen Buchungen nicht immer nach-
vollziehbar, da der Beleg nicht alle erforderlichen Angaben enthält und sich der gebuch-
te Geschäftsvorfall so nicht erklärt. 
 Negative Buchungen 
Erträge werden als Aufwandsminderung verbucht und auf Ausgabeposition vereinnahmt, 
um die Ausgabeermächtigungen zu erhöhen, statt di e korrekten Aufwands -/Ertrags-

Seite 6 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
konten bzw. Auszahlungs -/Einzahlungspositionen zu nutzen. Die Priorität liegt hier i m-
mer noch auf dem Haushalts- und Zahlungsgeschäft. 
 Falsche Kontierungen 
Vorgänge werden auf falschen Konten gebucht. Im Extremfall kommt es zu  den o.  g. 
negativen Buchungen oder zu Gegenbuchungen auf Konten, auf denen der Betrag nie 
eingebucht wurde (z. B. Ausgleich von Forderungen, die dort nie verbucht waren oder 
Korrekturen von Aufwendungen/Erträgen, die nie gebucht wurden). 
 Fehlerhafte Zuordnung von Rechnungen 
Rechnungen, die sowohl investiv als auch konsumtiv zu verbuchende Positionen entha l-
ten, wurden teilweise nicht ordnungsgemäß aufgeteilt, sondern vollständig als Aufwand 
gebucht oder einer Investition zugeordnet. 
 Fehlende Zeitnähe 
Vorgänge werden mit einer erheblichen Zeitverzögerung gebucht. Die Aktualität der 
Buchführung ist damit nicht gewährleistet; ferner besteht die Gefahr, dass die Verb u-
chung unterbleibt. 
 Unterjährige Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten 
Einzelne Forderung s- und Verbindlichkeitskonten werden  auffallend häufig unterjährig 
bebucht. Forderungen und Verbindlichkeiten sind allerdings Konten, die im Rahmen des 
Jahresabschlusses zu bewerten sind und damit als Teil der periodengerechten Darste l-
lung von Vermögen und Schulden dienen. Da sich die Stadt der Debitoren- und der Kre-
ditorenbuchhaltung als Nebenbuchhaltung bedient, sind die Forderungen und Verbin d-
lichkeiten unterjährig dort darzustellen.  
 Führung der Ergebniskonten 
Als Ergebniskonten bezeichnet man diejenige n, deren Gesamtsaldo letztendlich zum 
Jahresergebnis führt. Sie werden grundsätzlich nur auf einer Seite bebucht und unterte i-
len sich in Aufwandskonten, die auf der Sollseite und Ertragskonten, die auf der Habe n-
seite bebucht werden. Ausgenommen hiervon sin d Korrekturbuchungen, Abschlussb u-
chungen und bestimmte in der GemHVO gesondert geregelte Fälle, die hier jedoch za h-
lenmäßig keine wesentliche Rolle spielten. Bei der Stadt Köln ist auch im Jahr 2016 eine 
Vielzahl an Ergebniskonten durchgängig beidseitig bebucht. 
 Verbuchung von Aufwand gegen Ertrag bzw. umgekehrt 
In der Buchführung finden sich relativ häufig Buchungen, bei denen zusätzlicher Au f-
wand gegen zusätzlichen Ertrag oder Aufwandsminderungen zu Lasten von Ertragsmi n-
derungen verbucht werden. Ein derar tiger Geschäftsvorfall existiert nicht. Teilweise soll 
diese Verfahrensweise der Korrektur unvollständiger Buchungen unter dem alten Ka s-
senverfahren dienen. 
 Nicht korrespondierende Ergebnis- und Finanzrechnungskonten 
Für zahlungswirksame Aufwendungen und Erträge bzw. ergebniswirksame Ein -/Aus-
zahlungen sind in aller Regel korrespondierende Konten zu bebuchen (z. B. das Au f-
wandskonto 522100 - Unterhaltung des Infrastrukturvermögens und 722100 - Unterhal-
tung Infrastrukturvermögen). Bei der Stadt Köln finden sich zum Teil mehr als 20 ve r-
schiedene Finanzrechnungskonten , die zusammen mit einem Ergebniskonto bebucht 
wurden. Umgekehrt wurden teilweise mehr als 20 Ergebniskonten zusammen mit einem 
Finanzrechnungskonto bebucht. 
Somit erfolgen keine Abstimmungen zwis chen Ergebnis - und Finanzrechnungskonto. 
Beispielsweise werden Schülerticket-Erstattungen auf das Finanzrechnungskonto Sch ü-
lerbeförderung gebucht, als Ergebniskonto hingegen werden Aufwendungen für Rein i-
gung, Winterdienst und Abfallentsorgung gebucht.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 7 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
5.5 Anweisungen und Vorgaben für die Buchführung 
Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer 
Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung 
von Wertgegenständen sicherzustellen, sind von der Bürgermeisterin oder dem Bürgermei s-
ter nähere Vorschriften unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen 
(§ 31 Abs. 1 S. 1 GemHVO). 
Bei der Stadt Köln sind die demgemäß erforderlichen Regelungen und Erläuterungen verteilt 
auf verschiedene Werke, die im Laufe der Zeit auf einen nennenswerten Umfang angewac h-
sen sind: 
 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen (GAFin), 
 Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung), 
 Dienstanweisung für die Durchführung der Anlagenbuchhaltung bei der Stadt Köln 
 Stichwortsammlung Anlagenbuchhaltung. 
Wünschenswert ist aus Sicht des Rechnungsprüfungsamts eine zusammengefasste Vor-
schrift, die alle grundsätzlichen Regelungen enthält, wie sie in § 31 GemHVO gefordert sind. 
Diese muss die Oberbürgermeisterin erlassen und dem Rat zur Kenntnis geben. Daneben 
sollte eine  zentrale Sammlung von Ausführungsbestimmungen, wie sie aktuell z. B . die 
Buchführungsinformationen darstellen, von der Kämmerin oder der Kämmerei verfügt we r-
den. Erste Schritte diesbezüglich wurden von der Kämmerei eingeleitet. 
5.6 Buchführungssystem (IV-gestützt) 
Für die Hauptbuchhaltung sowie die Anlagenbuchhaltung, Deb itoren- und Kreditorenbuch-
haltung (sog. Nebenbücher) wird ein zertifiziertes SAP -Buchführungssystem eingesetzt. Die 
Zahlungsabwicklung erfolgt e bis einschließlich 2016  weiter mit dem alten kameralen Ka s-
senverfahren Indafin/Ginfis. Dadurch existierte auch 2016 keine geschlossene Buchführung.  
Die Fachverfahren der Dienststellen, in denen Ein - oder Auszahlungen vorerfasst werden 
(z. B. Bußgeldverfahren), benötig ten weiterhin zwingend eine Schnittstelle zum Kassenve r-
fahren, nicht aber zum Buchführungsprogramm SAP. Die Datenübertragung nach SAP e r-
folgt oft parallel zur Übermittlung an die Stadtkasse und auch nur summarisch. So ist nicht 
sichergestellt, dass alle Buchungen bzw. deren Korrekturen in SAP erfasst werden, woraus 
Differenzen entstehen können. 
Bei der Stadtkasse werden die kurzfristig - d. h. im laufenden Kalenderjahr - fälligen Forde-
rungen und Verbindlichkeiten verwaltet, deren Stand jedoch nicht mit der Buchführung in 
SAP kommuniziert. Rückmeldung en über erfolgte Aus - bzw. Einzahlungen an das SAP -
System erfolgen nicht; eine laufende Abstimmung mit der Debitoren- und Kreditorenbuchhal-
tung sowie der Hauptbuchhaltung ist so ausgeschlossen. Ein e Schnittstelle zwischen Ka s-
senverfahren und SAP zum Abgleich ließ sich nicht realisieren . Die in der Debitoren - und 
Kreditorenbuchhaltung (Forderungen bzw. Verbindlichkeiten) in SAP ausgewiesenen Betr ä-
ge sind daher nicht korrekt. 
Buchführungskonten für Kassen- und Bankkontenbestände werden unterjährig nicht geführt. 
Deren Bestände sind daher aus dem Buchführungssyste m nicht ablesbar. Die Buchführung 
ist damit diesbezüglich unvollständig. Die Abbildung der Beträge in der Bilanz erfolgt zum 
Stichtag auf Basis der Saldenbestätigungen/Kontoauszüge. 
Dieser Mangel kann erst n ach der Einführung des SAP -Moduls PSCD als Ersatz  für das 
kamerale Kassenverfahren abgestellt werden; dies ist zum 01.01.2017 erfolgt. 
5.7 Verrechnungskonten 
Verrechnungskonten dienen als Hilfskonten, die u. a. als Schnittstelle zwischen den Nebe n-
büchen Anlagenbuchhaltung, Kreditoren - und Debitorenbuchhaltung und Hauptbuchkonten

Seite 8 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
eingerichtet we rden. Durch die Einbindung dieser Konten ist es möglich, einen Teil eines 
Geschäftsvorfalls zu buchen, ohne das die Gegenbuchung davon berührt wird. Das Verr ech-
nungskonto tritt dabei an die Stelle des Gegenkontos. So kann z. B. der Ausgleich einer 
Verbindlichkeit auf dem Kreditorenkonto mit der Veranlassung der Zahlung gebucht werden, 
ohne dass die Veränderung auf dem Bankkonto bereits gebucht werden darf. Die se kann 
erst auf Basis des Bankauszuges als Beleg erfolgen Zwischengeschaltet wird hier das Bank-
verrechnungskonto. Spätestens zum Jahresabschluss müssen alle Verrechnungskonten 
ausgeglichen sein. 
 Ausgeglichen sind viele dieser Verrechnungskonten für sich n icht. Lediglich in summa 
über eine Reihe von Konten ergibt sich jeweils ein Saldo von Null. 
 Die Buchungstexte sind - wie bei den anderen Buchführungskonten - häufig unz u-
reichend. 
 Eine Reihe von Verrechnungskonten wurde 2016 nicht genutzt. 
Nach Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes ist eine Betrachtung der Verrechnungsko n-
ten insgesamt erforderlich. Diese wird ggf. durch die Einführung von SAP PSCD beeinflusst. 
5.8 Inventuren, Inventar 
Die Stadt Köln ist  verpflichtet, zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres s ämtliche in ihrem 
wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rec h-
nungsabgrenzungsposten vollständig zu erfassen  (§ 28 GemHVO). Die Darstellung bedingt 
eine vorangehende aktuelle Bestandsaufnahme (Inventur), die unter Beachtung der Grund -
sätze ordnungsmäßiger Inventur zu erfolgen hat. Dazu ist eine entsprechende Dokumentat i-
on der durchgeführten Inventuren mit umfassenden Angaben zu Zeiten, Durchführung und 
Ergebnissen zwingend erforderlich. 
Soweit dies durch eine körperliche Bestandsaufnahme geschieht, umfasst sie neben der 
Prüfung auf das Vorhandensein auch die des qualitativen Zustands der Vermögensgege n-
stände und damit die Überprüfung hinsichtlich des aktuellen Wertes . Sollte der aktuelle Wert 
nicht dem in der Anlagen rechnung ausgewiesenen entsprechen, sind. außerplanmäßige 
Abschreibungen vorzunehmen bzw. Rückstellungen zu bilden. Mengenmäßige Inventurdiffe-
renzen sind zum Jah resabschluss durch Ausbuchung bzw. Nachaktivierung in der Anlagen-
rechnung zu korrigieren. 
Die Inventurrichtlinie der Stadt Köln sieht bis einschließlich 2016 eine Inventur alle drei Jahre 
vor; zulässig wäre für Vermögensgegenstände seit 2013 ein fünfjähriger Rhythmus. Um den 
hohen Inventuraufwand zu entzerren, wurde mit Verfügung der Kämmerei vom 20 .10.2011 
das Inventurverfahren der Stadt Köln zum Stichtag 31.12.2011 grundsätzlich neu geregelt.  
Danach hat die körperliche Inventur für jeweils ein Drittel der Dienststellen in einem rollieren-
den Verfahren zum jeweiligen Jahresende mit Hilfe eines Barcod esystems zu erfolgen. Bis 
zum Bilanzstichtag 31.12.2013 wäre somit der gesamte Bestand einer körperlichen Inventur 
zu unterziehen gewesen.  
 Tatsächlich wurde bis zum Zeitpunkt der Berichtsabfassung  für das unbewegliche Anla-
gevermögen keine Inventur durchgeführt. Im Ber eich des beweglichen Anlageverm ö-
gens wurde keine vollständige Inventur aller Vermögensgegenstände durchgeführt.  
Bei den Inventuren des unbeweglichen Anlagevermögens läge der Schwerpunkt auf der 
Werthaltigkeit der jeweiligen Vermögensge genstände und hätte ggf. außerplanmäßige 
Abschreibungsbedarfe in nicht unerheblichem Umfang zur Folge. Der Gesamtwert der 
betroffenen Bilanzpositionen beträgt zum Bilanzstichtag insgesamt 5,55 Mrd. €. 
 In den Schulen, die rund 67% (56,53 von 83,93 Mio. €) der Bilanzposition Betriebs- und 
Geschäftsausstattung umfassen, wurde in 2016 noch keine Inventur durchgeführt. Er-
schwerend kommt hinzu, dass d er Vermögensansatz in der Eröffnungsbilanz auf Basis 
eines Vereinfachungsverfahrens ermittelt wurde.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 9 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Nach Mitteilung der Verwaltung aus September 2018 wurde vom 03.01. bis 28.02.2018 
eine erste Inventur im Bereich der Schulen bei den fünf Berufskollegs des Campus Süd 
durchgeführt. 
 Bei den Kunstgegenständen in den Museen ist die Sachlage ähnlich: Der Ansatz in der 
Eröffnungsbilanz erfolgte auf Basis der Versicherungswerte (Vereinfachungsverfahren 
für EB), eine Inventur hat noch nicht stattgefunden.  Vielmehr ergab eine Schwerpunk t-
prüfung im Jahr 2015, dass die Fortschreibung des Inventars in Teilen nicht ordnung s-
gemäß erfolgt. 
Zum Jahresabschluss 2016 waren für insgesamt 40 Dienststellen/Teilbereiche von Diens t-
stellen Inventuren vorgesehen. Davon hatten z wölf der vorgesehenen Dienststellen bisher 
überhaupt noch keine Inventu r durchgeführt und führten auch 2016 keine d urch. Die b e-
troffenen Inventurbereiche haben hierfür vornehmlich per sonelle Gründe, aber auch das 
2016 noch fehlende Inventurkonzept (z. B. Schulen)  angegeben; ein Teil gab keine Hinde-
rungsgründe an. Von den verbleibenden 28 Bereichen konnten 20 die Inventurmaßnahmen 
vollständig abschließen (inkl. Nacharbeiten in SAP). Die übrigen Dienststellen haben die 
Folgeinventur (wiederholt) verschoben, bzw. die Inventur konnte nicht erfolgreich abg e-
schlossen werden. Gründe waren nicht aufgeklärte Inventurdifferenzen oder fehlende Vol l-
ständigkeitserklärungen. 
Die Inventurleitung innerhalb der Ämtern/Dienststellen obliegt dem dezentralen Inventurve r-
antwortlichen. Er übernimmt die Koordination und die Überwachung d er Inventurmaßna h-
men. Die Kämmerei als zentrale Inventurleitung geht davon aus, dass sie gegenüber den 
dezentralen Inventurverantwortlichen nicht weisungsbefugt ist. Folglich wirkt sie nur begrenzt 
auf die Durchführung der Inventuren ein. Gemäß der städtis chen Inventurrichtlinie ist die 
zentrale Inventurleitung berechtigt „den Inventurverantwortlichen fachliche Vorgaben für die 
Inventurdurchführung zu machen“. Dieses Recht beinhaltet nach Auffassung des Rech-
nungsprüfungamts gleichzeitig auch ein Weisungs- und Kontrollrecht, da die Regelung sonst 
nicht zielführend wäre. 
Wertkorrekturen (außerplanmäßige Abschreibungen/Zuschreibungen) wurden nicht durchge-
führt. Bei einer Stichprobe in einem Inventurbereich wurde festgestellt, dass d ie Nachaktivie-
rungen fast aus schließlich für die Anlagenklasse Geringwertige Wirtschaftsgüter  erfolgten. 
Die Nacherfassung war teilweise fehlerhaft, z. B. hinsichtlich der Anlagenklassenzuordnung , 
falschen Anschaffungs -/Herstellungskosten oder dem Aktivierungsdatum. Die Angaben für 
die erforderlichen Nachaktivierungen entsprechen in wesentlichen Teilen (z. B. wg. Unvol l-
ständigkeit) nicht den Vorgaben der zentralen Inventurleitung. 
Mit zunehmendem Abstand von der Vermögenserfassung zur Eröffnungsbilanz, die zudem 
aufgrund von Sonderregelungen teilweise mittels Pauschalansätzen und Schätzungen stat t-
fand, wird dieser Sachverhalt im Hinblick auf den Anspruch ein den tatsächlichen Verhältni s-
sen entsprechendes Bild der Vermögenslage zu vermitteln immer problematischer.  
5.9 Risikomanagement, internes Kontrollsystem, Vertragsmanagement 
Ein umfassendes Risikomanagement ist bis dato  bei der Stadt Köln  nicht etabliert. Aufgabe 
eines solchen Systems ist die Ermittlung und Überwachung einer Vielzahl von Risikofakt o-
ren, sofern sie für die Stadt von Bedeutung sind. Gegenstand sind neben finanziellen z. B. 
auch demographische, wirtschaftliche, politische oder technische Risiken. Durch ein frühze i-
tiges Erkennen von Gefahren können i. d. R. noch Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Im 
Lagebericht, einem Teil des Jahresabschlusses, ist u. a. über derartige Risiken - aber auch 
Chancen - zu berichten (§ 48 GemHVO). 
Auch ein strukturiertes internes Kontrollsystem (IKS) als Teil eines Risikomanagements 
existiert bei der Stadt Köln noch nicht. Sinn eines IKS ist die Minimierung von Fehlerrisiken in 
den Verwaltungsabläufen. Das setzt voraus, dass die Abläufe erfasst, analysiert und dok u-
mentiert werden. Die stetige Optimierung dient dabei nicht nur zur Steigerung der Wirtschaft-
lichkeit; vielmehr st eht im Sinne des IKS die Qualitätssicherung (Risikominimierung) im

Seite 10 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Vordergrund. In diesem Zusammenhang taucht immer häufiger der Begriff Compliance Ma-
nagement auf. Compliance bzw. Regeltreue (auch Regelkonformität) ist die betriebswir t-
schaftliche Umschreibung für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch von 
freiwilligen Kodizes, in Unternehmen  bzw. Verwaltungen . Die Gesamtheit der Grundsätze 
und Maßnahmen eines Unternehmens zur Einhaltung bestimmter Regeln und damit zur 
Vermeidung von Regelver stößen im Unternehmen wird als Compliance Management Sys-
tem bezeichnet. 
Aus kameralen Zeiten sind Sicherheitsmechanismen mit Schwerpunkt auf den Zahlungsvo r-
gängen vorhanden. Kontrollmechanismen für die Buchhaltung existieren hingegen kaum. Die 
Buchführung ist in relevante Abläufe der Verwaltung nicht vollständig integriert, die Vorgänge 
in der Regel nicht dokumentiert. Auch aufgrund der erheblichen Mängel in der Buchführung 
(siehe auch Punkt 5.4) ist die Einführung eines strukturierten IKS dringend geboten. 
Nach Auskunft der Kämmerei wurde dort in 2018 - mit Unterstützung einer Wirtschaftspr ü-
fungsgesellschaft - mit der Einführung eines strukturierten IKS begonnen. Aus dem Portfolio 
der Kämmerei wurden Pilotberei che ausgewählt, i n denen die Prozesse ermittelt, analysiert 
und bezüglich ihrer  Risiken bewertet wurden. Dabei werden für die einzelnen Prozesse die 
zeitlichen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Handlungsbedarfe ermittelt. Im weiteren Verlauf 
gilt es dann die wesentlichen Prozesse abschließend zu dokumentieren und geeignete Kon-
trollmechanismen zu installieren.  
Weiterhin fehlen  zentrale Übersichten, zur Sicherstellung der  vollständigen Erfassung ei n-
zelner Aktiv - und Passivposten. Das gilt für langfristige Ve rträge, aus denen sich Rechte 
oder Lasten für die Stadt ergeben und für Software-Lizenzen, was den Nachweis ermöglicht, 
dass die Stadt die Software rechtmäßig nutzt bzw. noch ungenutzte Lizenzen aufzeigt. 
Das Vertragsmanagement wird derzeit in den Ämtern 1 4, 1000, 12, 27, 30 und 26 produktiv 
eingesetzt. Weitere Ämter (11, 20, 52, 56) befinden sich derzeit in der Testphase. Die Ein-
führung des gesamtstädtischen Lizenzmanagements ist beschlossen, wurde jedoch unter 
Bezugnahme auf die Haushaltskonsolidierung auf das Jahr 2018 verschoben. 
5.10 Korrekturen der Eröffnungsbilanzwerte 
Die Gemeindehaushaltsverordnung sieht für erforderliche Korrekturen von Wertansätzen für 
Vermögensgegenstände, Sonderposten und Schulden einen Vierjahreszeitraum vor. Au f-
grund der besonderen Schwierigkeiten, die die Stadt bei der Einführung von NKF hatte und 
teilweise noch hat, müssen diese ohne Bezug auf die Regelung des § 57 GemHVO erfolgen.  
Die Kämmerei hat mit dem Rechnungsprüfungsamt eine Verfahrensweise zum Umgang mit 
den erforderlichen Korrekturen abgestimmt. So wird sichergestellt, dass die von der Kämme-
rei gewählte Vorgehensweise aus Prüfersicht nicht beanstandenswert ist. Dabei wird beide r-
seits dafür Sorge getragen, dass für die Korrekturen praktikable Lösungen unter Beachtun g 
des Transparenzprinzips gefunden werden. 
5.11 Rückstände 
Mehrere Dienststellen beklagen weiterhin aufgrund von Personalmangel einerseits und 
Informationsmängeln andererseits noch zum Teil erhebliche Rückstände in der buchfü h-
rungsmäßigen Abwicklung bestimmter Geschäftsvorfälle. Diese haben Auswirkungen auf 
Bilanz und Ergebnisrechnung des Jahres 2016. 
5.12 Vorsteuerabzug / Umsatzsteuerpflicht 
Für die Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand in Gestalt der juristischen Person des 
öffentlichen Rechts (jPdöR) gelten im Umsatzsteuergesetz (UStG) Sonderregelungen. Wich-
tigste Rechtsgrundlage für die Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand ist bisher § 2 Abs. 
3 UstG.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 11 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Eine wesentliche Ausnahme vom Grundsatz der Besteuerung aller Güter und Dienstleistu n-
gen stellt für jPdöR § 2 Abs. 3 Satz 1 UStG dar. Demnach handeln jPdöR nur als Unterneh-
mer i. S. des Umsatzrechts, soweit sie im Rahmen eines Betriebes gewerblicher Art (BgA) 
tätig sind. Umgekehrt sind Leistungen außerhalb eines BgA, im hoheitlichen Bereich, nicht 
umsatzsteuerpflichtig. 
Das Steueränderungsgesetz führt zu einem  Systemwechsel, hin zu einer grundsätzlichen 
Steuerpflicht der Kommune, es sei denn es greifen die im Gesetz genannten Ausnahmen. 
Demnach entfällt eine  Umsatzsteuerpflicht, wenn die folgende n Voraussetzungen kumulativ 
erfüllt sind:  
 Es handelt sich um eine Tätigkeit, die der jeweiligen juristischen Person des öffentlichen 
Rechts im Rahmen der Ausübung öffentlicher Gewalt obliegt und 
 die Nichtbesteuerung führt nicht zu größeren Wettbewerbsverzerrungen. 
Die Gesetzesänderung findet bei der Stadt Köln vorläufig keine Anwendung , da sie bis zum 
31.12.2020 von einer Übergangsregelung Gebrauch macht. Somit sind weiterhin nur Leis-
tungen eines BgA umsatzsteuerpflichtig. 
Daher ist nach wie vor von Bedeutung, ob die Voraussetzungen für einen BgA gegeben sind. 
Nach § 4 Abs. 1 Satz 1 KStG  sind Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des 
öffentlichen Rechts (BgA) "alle Einrichtungen, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Täti g-
keit zur Erzielung von Einnahmen außerhalb der Land - und Forstwirtschaft dienen und die 
sich innerhalb  der Gesamtbetätigung der juristischen Person wirtschaftlich herausheben".  
BgAs sind bei der Stadt Köln beispielsweise die Kitas generell und die Museen wegen der 
angeschlossenen Verkaufsstellen. Die Kombination mit dem nicht steuerpflichtigen Ausste l-
lungsbetrieb führt ggf. zu anteiligen Vorsteuerabzugsberechtigungen. Dies geschieht z. B. 
wenn Reparaturarbeiten am Gebäude nach Flächenanteilen auf den Ausstellungsbetrieb und 
den eigentlichen BgA aufgeteilt werden. 
Die Zuständigkeiten der Dienststellen sind sehr umfangreich. Diese umfassen nach Auskunft 
der Kämmerei; 
 Die Überprüfung der Rechnungen auf die erforderlichen Mindestangaben, die zum Vo r-
steuerabzug berechtigen (z. B. Steuernummer des leistenden Unternehmens, anzuwe n-
dender Steuersatz, Rechnungsnummer,  korrektes Geschäftsjahr der Leistung bei ja h-
resübergreifenden Geschäften). 
 Die Beurteilung, ob ein Geschäftsvorfall dem BgA zuzuordnen ist und ob bei eingehe n-
den Rechnungen ein voller oder anteiliger Vorsteuerabzug vorzunehmen ist.  Dabei ist 
die auf der R echnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht immer vollumfänglich abzug s-
fähig. Vielmehr muss der abzugsfähige Betrag korrekt ermittelt werden. 
Eine gesamtstädtische, turnusmäßige Überprüfung im Hinblick auf die Erfüllung der Tatb e-
standsmerkmale eines B etriebs gewerblicher Art wird durch die Kämmerei nicht vorgenom-
men. So wäre z. B. die Anwendbarkeit des Urteils des Bundesfinanzhofs vom 12.07.2012, 
wonach auch kommunale Kindergärten einen BgA darstellen, zu überprüfen. 
Festgestellt wurde, dass häufig dur ch Fehler in der Sachbearbeitung Korrekturbuchungen 
erforderlich waren. Diese werden, soweit die Kämmerei sie im Rahmen der Datenprüfung für 
die Umsatzsteuervoranmeldung oder der Erstellung des Jahresabschlusses erkennt, „ange-
regt“. Aktuell (Stand 08.08.20 18) liegen für das HJ 2016 noch nicht alle erforderlichen B e-
steuerungsgrundlagen vollständig vor. Im Nachgang können aus der berichtigten Steuere r-
klärung Verspätungszuschläge und Zinsen resultieren. 
Dass die in den Dienststellen mit diesen Aufgaben befasst en Mitarbeiter über ausreichende 
Sachkenntnisse verfügen, muss wegen der Komplexität der Sachverhalte und der Vielzahl 
der einschlägigen Vorschriften, bezweifelt werden.

Seite 12 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
In Ermangelung eines IKS muss auch bezweifelt werden, dass alle wesentlichen Buchungs-
fehler erkannt werden. Eine Kontrolle bezüglich der Durchführung der erforderlichen Korre k-
turen erfolgt nicht. 
Eine angemessene Überwachung des Buchungsgeschäfts durch die Kämmerei ist erforder-
lich. Korrekturbuchungen sind durch die Kämmerei nicht „anzuregen“, sondern anzuordnen 
bzw. durchzuführen.  Zur Vermeidung von Verspätungszuschlägen sind die Korrekturb u-
chungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu prüfen, sowie die zeitnahe Übermittlung 
steuerrelevanter Daten sicherzustellen. 
6. Feststellungen und Erläuterungen zu den einzelnen Bilanzpositionen 
Nachfolgend werden die Prüfungsergebnisse und Erkenntnisse zu einzelnen Positionen der 
Bilanz in der Reihenfolge der nach § 41 GemHVO vorgeschriebene n Gliederung erläutert. 
Die Ausführungen zu vielen Positionen gleichen - wie eingangs bereits erläutert - vielfach 
denen aus den Berichte n zu den vorangegangenen Prüfungen der Jahresabschlüsse, da 
eine Reihe wesentlicher Änderungen erst mit der Einführung von SAP PSCD und verschi e-
dener Maßnahmen, die jetzt erst angelaufen sind bzw. festgelegt werden, eintreten können. 
Aktiva 
Auf der Aktivseite der Bilanz werden alle Vermögenswerte (Aktiva) der Stadt verzeichnet. Im 
Wesentlichen bestehen sie aus dem Anlageve rmögen, das die langfristig gebundenen Ve r-
mögenswerte umfasst und dem Umlaufvermögen. Das Umlaufvermögen besteht aus Posit i-
onen, die relativ kurzfristig veräußert oder verbraucht werden sollen. Es besteht bei der Stadt 
Köln aus den Vorräten, Forderungen un d Liquiden Mitteln.  Dabei wird unter den Vorräten 
auch der Bestand an zur Veräußerung bestimmten Grundstücken abgebildet. 
Anlagevermögen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 13.760.403.702,75 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 13.768.445.288,02 € 
 Veränderung -8.041.585,27 €  
 
Das Anlagevermögen umfasst alle Vermögensteile, die sich im wirtschaftlichen Eigentum der 
Stadt Köln befinden und dazu bestimmt sind, auf Dauer dem Geschäftsbetrieb der Stadt zu 
dienen. Es wird in immaterielle Vermögensgegenstände (z. B. Rechte, Software) Sachanl a-
gen (z. B. Grundstücke, Straßen, Fahrzeuge, Geräte) und Finanzanlagen (z. B. Beteiligu n-
gen) unterschieden. 
6.1 Immaterielle Vermögensgegenstände 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 14.777.607,11 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 13.755.860,72 € 
 Veränderung 1.021.746,39 €    
 
Zu dieser Position gehören Rechte aus Verträgen, Urkunden etc., Softwarelizenzen sowie 
Anzahlungen auf Immaterielle Vermögensgegenstände. 
Die Berichte über die Prüfung der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2008 und de r folgenden Jah-
resabschlüsse enthielten Beanstandungen, die auch zum Jahresabschluss 201 6 fortbeste-
hen: 
 Einführung eines gesamtstädtischen zentralen Lizenzmanagements für Software

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 13 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Seit der Sachstandsschilderung des Amtes für Informationsverarbeitung im Februar 
2016, dargestellt im Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln zum 
31.12.2013, haben sich keine nennenswerten Veränderungen ergeben.  
Nach Darstellung der Verwaltung läuft seit Oktober 2013 bereits beim  Amt für Informati-
onsverarbeitung die Einführung eines zentralen Lizenzmanagements. Zur Unterstützung 
der dabei abzubildenden Prozesse und zur Vereinfachung der Datenhaltung ist die Ei n-
führung einer Lizenzmanagementsoftware vorgesehen. Die Au swahl und Einführung 
wurde jedoch wegen der Haushaltskonsolidierung auf das Jahr 2018 verschoben.  
Das Amt für Informationsverarbeitung  macht weiterhin darauf aufmerksam, dass für ein 
umfassendes, gesamtstädtisches Lizenzmanagement zurzeit noch die erforderlichen 
Zuständigkeiten fehlen. Insbesondere durch die dezentrale Beschaffung von Lizenzen in 
der Vergangenheit mangelt es an Einflussn ahmen auf Softwarenutzer und -
beschaffungen. 
Eine effektive Lizenzverwaltung schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern trägt auch 
zur Wirtschaftlichkeit bei. So binden einerseits ungenutzte Lizenzen unnötig Kapital, a n-
dererseits führen ausgewählte Lizenzmodelle zu Einsparungen. 
 Qualität der Bezeichnungen und Mengenangaben 
Die Bezeichnungen der Vermögensgegenstände in der Anla genbuchhaltung lassen 
nicht immer erkennen um was es sich konkret handelt. Es wurden teilweise Begriffe wie 
Softwarelizenz, Lizenz, Schullizenz etc. gewählt, die für die nähere Be schreibung eines 
Vermögensgegenstandes nicht geeignet sind. 
Auch sind Begriffe verwandt worden, die neben dem Namen der Software auch einen 
Hinweis auf einen Pflegevertrag geben. Ob die aktivierten Anschaffung skosten auch 
Aufwendungen für die Softwarepflege enthalten, konnte auf Grund der Vielzahl der Fälle 
nicht festgestellt werden. Diese Rechnungsbestandteile sind jeden falls nicht aktivi e-
rungsfähig und somit aufwandswirksam zu buchen. 
In vielen Fällen fehlen in den Stammdaten wieder die Mengenangaben, so dass nicht übe r-
prüft werden kann, ob die Vermögensgegenstände als GWG in einer anderen Anlagenklasse 
hätten bilanziert werden müssen oder Aufwand darstellen. 
6.2 Sachanlagen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 7.527.939.687,59 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 7.582.143.422,44 € 
 Veränderung -54.203.734,85 €  
 
Die Sachanlagen umfassen die materiellen Vermögensgegenstände, also den Teil des Anl a-
gevermögens, der (weitestgehend) greifbar und damit nicht den Immateriellen Vermögens-
gegenständen oder den Finanzanlagen zuzurechnen ist. 
6.2.1 Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 1.642.629.994,18 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 1.675.523.246,62 € 
 Veränderung -32.893.252,44 €  
 
In dieser Bilanzposition sind die unbebauten Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte, 
deren Eigentümer die Stadt Köln ist, gemäß § 41 Abs. 3 GemHVO zu aktivieren. Die grun d-
stücksgleichen Rechte sowohl in unbebauter als auch in bebauter Form bezeichnen dingl i-
che Rechte, die aufgrund einer eigenständigen, grundbuchrechtlichen Eintragung wie

Seite 14 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Grundstücke zu behandeln sind (z. B. Erbbaurechte, Abbaurechte, Wegerechte und Woh n-
eigentumsrechte). 
Unbebaute Grundstücke sind Grundstücke, auf denen sich keine benutzbaren Gebäude 
befinden. Zu dieser Position zählen aber auch die Grundstücke, die mit Gebäuden versehen 
sind, deren Zweckbestimmung und Wert gegenüber der Zweckbestimmung und dem Wert 
des Grund und Bodens von untergeordneter Bedeutung sind (§ 72 Bewertungsgesetz).  Die 
vorhandenen Aufbauten und Betriebsvorrichtungen der Grundstücke sind bei der  Bilanzie-
rung unter den entsprechenden Bilanzpositionen berücksichtigt worden. 
Die Wertminderung ergibt sich aus hauptsächlich aus Verkäufen von Grundstücken und 
Umbuchungen in das Umlaufvermögen wegen konkreter Verkaufsabsicht bei der Position 
Ackerland und Verkäufen bzw. Korrekturen bei den sonstigen unbebauten Grundstücken. 
Wie in den Berichten über die Prüfung der Eröffnungsbilanz der Stadt Köln zum 01.01.2008 
und der folgenden Jahresabschlüsse bereits festgestellt, bedürfen die Grundstücke hinsicht-
lich der Nachvollziehbarkeit von Flächenangaben, Bewertungen und Zuordnungen zu den 
einzelnen Bilanzpositionen der Überprüfung. Gemäß Zeit-Maßnahmen-Plan (Stand Septem-
ber 2017) soll die Inventur des Grundbesitzes bis Ende 2022 abgeschlossen sein. 
6.2.2 Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 727.095.014,16 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 691.379.683,14 € 
 Veränderung 35.715.331,02 € 
 
In dieser Bilanzposition sind die bebauten Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte der 
Stadt Köln, auf denen sich Gebäude befinden, zu aktivieren. Der Grund und Boden von 
bebauten Grundstücken ist getrennt von dem Gebäude bzw. den Gebäuden zu erfassen.  
Wie bei der Bilanzposition „unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte“ (6.2. 1) 
bleibt hier auch weiterhin die Kritik aus der Prüfung der Eröffnungsbilanz bestehen, dass 
eine zu hohe Fehlerquote der Überprüfung durch die Verwaltung bedarf. 
6.2.3 Infrastrukturvermögen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 3.147.557.698,76 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 3.219.476.197,71 € 
 Veränderung -71.918.498,95 € 
 
Das Infrastrukturvermögen besteht aus Verkehrseinrichtungen (Brücken, Tunnel, Straßen, 
Gleisanlagen etc.) sowie Ver- und Entsorgungseinrichtungen (Beleuchtung, Kanäle etc.). 
Wie in den Vorjahren rührt die Wertveränderung in dieser Bilanzposition per Saldo maßgeb-
lich aus den Wertminderungen bei „Brücken und Tunnel“ ( -51,92 Mio. €) und „Straßennetz 
mit Wegen, Plätzen etc.“ (-13,00 Mio. €). Das bedeutet, dass wertmäßig e Reinvestitionen in 
diesen Bereichen in weitaus geringerem Maße stattfinden, als dies durch den (weitestg e-
hend) gewöhnlichen Werteverzehr erforderlich wäre. 
Beim Straßennetz wurde bei der Prüfung der Eröffnungsbilanz der pauschale Wertabschlag 
für Straßenschäden beanstandet.  Hinzu kommt, dass die Erfassung und Bewertung der 
Straßen, Wege und Plät ze erhebliche Fehler aufweist. Weiterhin  ist zu kritisieren , dass mit 
zunehmendem Abstand von Eröffnungsbilanzstichtag, bei gleichzeitigem Fehlen von Inve n-
turen bei den Gegenständen des unbeweglichen Anlagevermögens, die Fragwürdigkeit der 
Wertbeständigkeit derselben zunimmt.  
Eine körperliche Inventur soll mit der geplanten Einführung des Straßeninformationssystems 
VIA-VIS erfolgen. Diese soll bis 2022 in allen Stadtbezirken erfolgt sein.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 15 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.2.4 Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 1.582.120.749,12 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 1.578.028.317,30 € 
 Veränderung 4.092.431,82 € 
 
Der fehlende Überblick über die Bestände bleibt auch im Bereich der Kunstgegenstände ein 
Grundproblem:  
 Die Vereinfachungsregelung zur Eröffnungsbilanz erforderte keinen Überblick über die 
zugehörigen Gegenstände, da der Versicherungswert als Gesamtwert für die bestehe n-
de Sammlung angesetzt wurde. 
 Erschwerend kam hinzu, dass mit dem Versicherungswert auch Leihg aben abgedeckt 
waren, deren Umfang nicht vollumfänglich bekannt war und ist. 
 Die Fortführung der Anlagenbuchhaltung in diesem Bereich genügt nicht den Anford e-
rungen der GoB. 
 Die geführten Verzeichnisse, Bestandslisten etc. sind nicht revisionssicher, teilw eise 
fehlerhaft und nicht vollständig. 
 Inventuren sind noch nicht erfolgt; der Prozess der Erfassung und Katalogisierung der 
Kunstgegenstände dauert an. 
6.2.5 Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 72.419.664,97 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 70.412.833,86 € 
 Veränderung 2.006.831,11 € 
 
Unter dieser Bilanzposition sind die technischen Anlagengegenstände anzusetzen, die der 
gemeindlichen Aufgabenerfüllung dienen. Dabei sind nur solche Maschinen, technischen 
Anlagen und Fahrzeuge zu erfassen, die selbstständig nutzbar und bewertbar sind. Ein 
Beispiel für eine technische Anlage ist die Klimaanlage in einem Museum. Die Abgrenzung 
ist allerdings nicht immer einfach. So werden z. B. Personenaufzüge dem Gebäude hin zuge-
rechnet, wohingegen Lastenaufzüge als Betriebsvorrichtungen hier auszuweisen sind. 
Die am häufigsten vorkommenden Fehler sind: 
 Beträge, die ganz oder teilweise aufwandswirksam zu verbuchen gewesen wären, wu r-
den vollständig als Anlage aktiviert und über mehrere Jahre abgeschrieben. 
 Innerhalb dieser Bilanzposition wurde vielfach die falsche Anlagenklasse gewählt; ve r-
bunden damit sind oft falsche Abschreibungsdauern. Teilweise wurden gleichartige 
Vermögensgegenstände in verschiedenen Anlageklassen aktiviert. 
 Die Anlagenbezeichnung lässt keinen Schluss auf den erfassten Vermögensgegenstand 
zu (z. B. „Laborausstattung“). 
Die vorgeschriebenen Inventuren sind immer  noch nicht in allen Dienststellen erfolgt, so 
dass diese Bestands- und Wertkontrolle nicht für den Gesamtumfang bei dieser Bilanzpositi-
on gegeben ist. 
Der Anlagenbuchhaltung ist in vielen Fällen nicht zu entnehmen, wie groß die Stückzahl der 
unter der jeweiligen Anlagennummer erfassten Vermögensgegenstände ist.  Die Regelung 
der Kämmerei, wonach das Weglassen der Anzahl zulässig ist, wenn es sich um nur einen 
Gegenstand handelt, hat sich nicht bewährt. Aus den erheblich differierenden Wertangaben 
ist zu schließen, dass auch bei größeren Mengen die Anzahl weggelassen wird.  Das Rech-

Seite 16 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
nungsprüfungsamt fordert daher, dass das Mengenfeld in SAP grundsätzlich - also auch bei 
Menge „1“ bestückt wird. 
Bei der Prüfung der Bilanzpositionen „Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge“ und 
„Betriebs- und Geschäftsausstattung“ wurde im Jahresabschlusses 2015 eine Re ihe von 
Mängeln festgestellt, die auch für 2016 Bestand haben: Die Ergebnisse gelten für beide 
Bilanzpositionen.  
 Die Prüfung der Abschreibungen ergab, dass die Stadt Köln noch nach der alten gesetz-
lichen Vorschrift, Abschreibungen ab dem Folgemonat der An schaffung zu starten, vo r-
geht. Diese Regelung des § 35 Abs. 2 GemHVO a. F. ist mit dem Inkrafttreten des 
1. NKFWG am 01.01.2013 weggefallen. Die Verfahrensweise ist zu korrigieren. 
 Ein weiteres Problem i m Zusammenhang mit dem Aktivierungszeitpunkt ist in vielen 
Dienststellen der Informationsfluss zwischen den Fachbereichen und der Anlagenbuc h-
haltung. In wenigen Dienststellen funktioniert der Verfahrensaustausch zwischen der An-
lagenbuchhaltung und den Fachbereichen einwandfrei, in der Mehrzahl der Dienststellen 
ist dies nicht der Fall. Die Ermittlung und damit der Ansatz des Aktivierungsdatums einer 
Anlage werden stadtweit nicht einheitlich vorgenommen. So werden Anlagen z. B. nach 
Rechnungsdatum, nach Eingang der Information bei der Anlagenbuchhaltung oder nach 
dem Tag der Buchung aktiviert. 
Es ist dringend erforderlich für alle Dienststellen einen einheitlichen Ablauf zwischen den 
Bereichen vorzugeben, so dass die Aktivierung eines Anlagegutes entsprechend den 
gesetzlichen Vorschriften mit der Lieferung bzw. der Betriebsbereitschaft des Verm ö-
gensgegenstandes korrekt erfolgt. 
 Gemäß dem Vertrag über die Erbringung Technischer Dienste für die Stadt Köln als 
Hilfsbetrieb im Sinne von § 107 Abs. 2 Nr. 5 GO zwisch en der Stadt und der AWB A b-
fallwirtschaftsbetriebe Köln GmbH & Co. KG (AWB) vom 01.12.2000 übernehmen die 
AWB u. a. die Beschaffung von Fahrzeugen und Geräten. Für die Abwicklung der B e-
schaffung werden für das erste Fahrzeug / Gerät 4  %, für das zweite Fah rzeug / Gerät 
2 % und ab dem dritten Fahrzeug / Gerät 1 %  der Nettoanschaffungskosten fällig.  
Diese Kosten werden nachvollziehbar den Dienststellen in Rechnung gestellt. Die 
Dienststellen verfahren bei der Beschaffung von mehr als einem Fahrzeug / Gerät aller-
dings unterschiedlich mit d en Anschaffungsnebenkosten. Teilweise werden entspr e-
chend der Aufteilung in der AWB-Rechnung die Kosten auf den jeweiligen Vermögen s-
gegenstand aufgeteilt, teilweise wird die Gesamtsumme der Rechnung entsprechend 
der Anzahl d er Fahrzeuge / Geräte geteilt und gleiche Summen auf die Vermögensg e-
genstände gebucht. 
Auch hier  ist zwingend ein einheitliches Verfahren seitens der Kämmerei festzulegen. 
Die Aufteilung der Gesamtsumme in gleiche Teile wird hierbei vo m Rechnungsprü-
fungsamt präferiert. 
 Wie die  AWB erbringt die Gebäudewirtschaft (GW) ebenfalls Dienstleistungen für die 
Dienststellen der Stadt. Der jeweilige Rechnungsbetrag setzt sich aus den Leistungen 
Dritter und einem Aufschlag für die GW zusammen. 
Aus den Rechnungen war gr ößtenteils nicht ersichtlich für welche Leistung die Rec h-
nung gestellt wurde , was eine korrekte Verbuchung und eine spätere Überprüfung e r-
schwert oder unmöglich macht . Auch wenn die Rechnungen der GW als eigenbetrieb s-
ähnliche Einrichtung nicht die Vorschriften des § 14 UStG erfüllen müssen, so müssen 
sie aber als Buchungsbeleg den Kriterien der GoB ent sprechen. Die GW ist zwingend 
darauf hinzuweisen, dass aus der Rechnung eindeutig die konkrete Leistung hervorgeht.  
 In der Prüfung wurde darüber hinaus festgestellt, dass des Öfteren keine klare Abgren-
zung der Anlagenklassen aus dem städtischen Anlagenklassenkatalog möglich ist und 
es somit dem Buchhalter schwer fäll t, die korrekte Wahl für die Einordnung von Verm ö-
gensgegenständen zu treffen.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 17 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.2.6 Betriebs- und Geschäftsausstattung 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 83.928.736,66 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 86.685.441,90 € 
 Veränderung -2.756.705,24 € 
 
Hier sind alle Vermögensgegenstände ausgewiesen, die für Zwecke der Verwaltung, Organi-
sation und Kommunikation sowie für soziale, medizinische, schulische, sportliche und andere 
besondere Zwecke eingesetzt werden. Dies sind schwerpunktmäßig die Büroeinrichtung von 
Verwaltung und Schulen, die Einrichtungs - und Ausstattungsgegenstände von Schulklassen 
und die Sonderausstattungen in Schulen sowie Einrichtungs - und Ausstattungsgegenstände 
und Gerätschaften in den übrigen Bereichen.  Unter dieser Bilanzposition werden auch die 
geringwertigen Vermögensgegenstände verbucht. 
Zum Jahresabschluss 2015 wurde n die Zugänge bei den Bilanzpositionen „Betriebs - und 
Geschäftsausstattung“ und „Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge“ schwerpunk t-
mäßig geprüft. Die meisten der festgestellten Mängel gelten auch für den Jahresabschl uss 
2016. Die ausführliche Darstellung der Prüfungsergebnisse findet sich unter Punkt 6.2.5 
Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge. 
Auch bei der Bilanzposition Betriebs- und Geschäftsausstattung sind die vorgeschriebenen 
körperlichen Inventuren teilweise bis heute nicht erfolgt. Insbesondere im Schulbereich, der 
rund 67% des o. g. Bilanzwertes ausmacht, war 2018 bis zur Berichtsabfassung noch keine 
Vorgehensweise abschließend festgelegt. 
Auswertungen in der Vergangenheit ergaben, dass die Fehlerhäufigkeit bei dieser Bilanzpo-
sition besonders hoch war. Dabei stellen die nachfolgend aufgezählten Fehler den weitaus 
größten Anteil: 
 Geringwertige Wirtschaftsgüter (zwischen 60 und 410 € netto) wurden aktivie rt und über 
Jahre abgeschrieben, 
 Aufwand (ganz oder teilweise) wurde als Anlage erfasst, inventarisiert und abgeschri e-
ben, 
 erfasste Vermögensgegenstände gehören in andere Bilanzpositionen wie „Immaterielle 
Vermögensgegenstände“, 
 Innerhalb dieser Bilanzposition wurde die falsche Anlagenklasse gewählt. 
Zu kritisieren ist nicht die Tatsache, dass Fehler geschehen, sondern die Häufigkeit mit der 
sie geschehen, da dies unter dieser Kategorie besonders zu Tage tritt. Es ist dringend gebo-
ten Maßnahmen zu ergreifen, die Abhilfe schaffen.  Hier macht sich auch das Fehlen eines 
internen Kontrollsystems für die Buchführung bemerkbar. 
6.2.7 Finanzanlagen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 6.217.686.408,05 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 6.172.546.004,86 € 
 Veränderung 45.140.403,19 €    
 
Die Finanzanlagen sind Bestandteil des Anlagevermögens, sofern sie dazu bestimmt sind, 
dauernd der Aufgabenerfüllung der Gemeinde zu dienen. Sie sollen dauerhaft finanziellen 
Anlagezwecken dienen. Die Position setzt sich zusammen aus den Anteilen an verbundenen 
Unternehmen, Beteiligungen, Sondervermögen, Wertpapieren des Anlagevermögens und 
den Ausleihungen. 
Die Erhöhung des Bilanzwertes rühren maßgeblich von Veränderungen bei den Positionen 
„Anteile an verbundenen Unternehmen“ und „Ausleihungen“. Erstere e rhöhten sich haupt-

Seite 18 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
sächlich durch Zahlungen an die KVB AG i. H. v. 12,45 Mio. €, die dort in die Kapitalrücklage 
eingestellt und von der Stadt dem Wert der Beteiligung zugerechnet wurden. Durch Hingabe 
von Gesellschafterdarlehen stieg die Position „Ausleihungen“ per Saldo um 33,82 Mio. €. 
Im Rahmen der Aufstellung des Jahresabschlusses ist die Kommune nach § 35 GemHVO 
verpflichtet, die Werthaltigkeit der Vermögensgegenstände zu überprüfen. Die Kommune hat 
festzustellen, ob eine voraussichtlich dauernde Wertminderung bei einem Vermögensgegen-
stand vorliegt und ggf. eine außerplanmäßige Abschreibung vorzunehmen. 
Folglich sind mit Hilf e eines sogenannten Niederstwerttest s, auf Basis der zur Eröffnungsb i-
lanz angewandten Verfahren (Substanzwertverfahren, Ert ragswertverfahren, Eigenkapita l-
spiegelbildmethode, Kurswerte), jährlich die Einzelansätze für die Finanzanlagen zu überprü-
fen. Die Überprüfung ist zu dokumentieren. 
Im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2015 wurde festgestellt, dass die Dokumen-
tationen zur Wert haltigkeitsprüfung der einzelnen Finanzanla gen keinen hinreichenden Auf-
schluss über die durchgeführten Maßnahmen zulassen. Die Verbesserung der Dokumentati-
on wurde seitens der Kämmerei zugesagt und zwischenzeitlich mit dem Rechnungsprü-
fungsamt abgestimmt. 
Umlaufvermögen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 525.363.760,15 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 457.135.457,20 € 
 Veränderung 68.228.302,95 €  
 
Das Umlaufvermögen beinhaltet die Vermögensteile, die nicht dauerhaft dem Geschäftsb e-
trieb der Verwaltung dienen oder - positiv ausgedrückt - die kurzfristig umgesetzt werden. 
Dazu gehören Vorräte, Forderungen und Liquide Mittel. 
6.3. Vorräte 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 19.988.834,74 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 35.381.639,60 € 
 Veränderung -15.392.804,86 € 
 
Das klassische Vorratsvermögen von Kommunen, d. h. Roh -, Hilfs- und Betriebsstoffe, B e-
rufsbekleidung, Merchandisingartikel u. a. spielt betragsmäßig naturgemäß eine völlig unter-
geordnete Rolle. Ein nennenswertes Volumen erfährt diese Bilanzposition ausschließlich 
durch die Zuordnung der zum Verkauf bestimmten Grundstücke und Gebäude.  Ihr Anteil 
beläuft sich auf rund 19,13 Mio. €; auch tragen sie mit 15,31 Mio. € fast die vollständige 
Veränderung gegenüber dem Vorjahr. 
6.4. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 436.342.433,11 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 381.637.370,41 € 
 Veränderung 54.705.062,70 € 
 
Die Bilanzposition setzt sich zusammen aus öffentlich -rechtlichen Forderungen und Ford e-
rungen aus Transferleistungen  (354,80 Mio. €) , den privatrechtlichen Forderungen 
(62,94 Mio. €) und den sonstigen Vermögensgegenständen (18,60 Mio. €). 
Forderungen sind zum Nominalwert anzusetzen; zweifelhafte und uneinbringliche  Forderun-
gen sind im Wert zu berichtigen. Das ist z. B. der Fall, wenn ein Schuldner droht zahlungsun-
fähig zu werden oder e r bereits zahlungsunfähig ist. In diesem Fall spricht man von einer

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 19 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Einzelwertberichtigung. Auch ohne Zahlungsprobleme bestimmter Schuldner kommt es - in 
Abhängigkeit von der Forderungsart - immer wieder zu Zahlungsausfällen, die beim Jahre s-
abschluss zu berücksichtigen sind. Auf Basis von Erfahrungswerten, ggf. korrigiert um akt u-
elle Einflüsse, werden dann Pauschalwertberichtigungen gebucht. Einzel- wie Pauschalwert-
berichtigungen belasten die Ergebnisrechnung. 
Die Qualität der Forderungen ist in der 2016 noch vorliegenden Konstellation der Buchfü h-
rung nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar. Die Forderungen gehören zu den Bilan z-
positionen, bei denen sich die Beibehaltung des alten Kassenverfahrens und damit die fe h-
lende Integration in das Buchführungssystem SAP am stärksten negativ auswirkt.  
Die Daten für Forderungen werden zu einem erheblichen Teil in Vorsystemen/Fachverfahren 
(z. B. Bußgeldbescheide bei der Verkehrsüberwachung) ermittelt . Von dort werden die Ei n-
zeldaten an das Kassenverfahren übermittelt. In der Buchhaltung erfolgt i. d. R. eine summa-
rische Buchung. Dass alle Daten aus Vorsystemen korrekt in der SAP -Buchhaltung ankom-
men, ist nicht gewährleistet.  
Die Überwachung der kurzfristig fälligen Forderungen findet nicht in der Buchhaltung in SAP 
statt, sondern in dem alten Kassenverfahren Indafin . Die bei der Stadtkasse  eingehenden 
Zahlungen können nicht den offenen (Summen-)Posten in SAP zugeordnet werden, so dass 
diese nicht ausgeglichen werden. D as Prinzip einer geschlossenen und GoB -konformen 
Buchhaltung ist damit durchbrochen. Durch die Trennung der Systeme sind sowohl Sollstel-
lung in Indafin ohne Verbuchung in SAP als auch Buchung in SAP ohne Sollstellung in I n-
dafin möglich. 
Die Problematik von Buchungsfehlern kombiniert mit der fehlenden Aus gleichsbuchung 
innerhalb des Systems zeigt, dass ein umfassender Überblick über die tatsächlichen Ford e-
rungen in den einzelnen Positionen nicht mehr besteht. Eine Überprüfung der Forderungs-
bestände durch die Kämmerei findet seit 2014 statt . Zum Jahresabsch luss 2016 hat das 
Rechnungsprüfungsamt dieses Verfahren geprüft. 
Gemäß § 28 GemHVO NRW ist zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres u. a. eine Inventur 
der Forderungen vorzunehmen. Dabei sind das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur 
so zu dokumentieren , dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind.  Ziel der 
Prüfung war es festzustellen, ob das von der Kämmerei angewandte Verfahren sicherstellt, 
dass die im Jahresabschluss dargestellten Forderungsbestände korrekt sind und die Inventur 
ordnungsmäßig dokumentiert ist. 
 Bestände auf den Forderungskonten 
Zwecks Inventur der Forderungen wurden seitens der Kämmerei alle Forderungskonten 
in SAP ausgewertet. Diese Auswertungen wurden den betroffenen Dienststellen zur Ver-
fügung gestellt. Diese wurden angewiesen, die ausgewerteten Bestände und deren Fris-
tigkeit zu überprüfen. 
Die von der Inventur betroffenen Forderungskonten wurden von insgesamt 62 Dienst -
stellen bebucht. Insgesamt ist auf den ausgewerteten Sachkonten ein Forderungsb e-
stand von 3 60.237.381,11 € ausgewiesen. 34 Dienststellen gaben keine Rückmeldung 
bezüglich der Richtigkeit des Forderungsbestandes. Das Forderungsvolumen zu dem es 
keine Rückmeldungen gab beläuft sich auf insgesamt 308,27 Mio. € (85,6 %).  
 Einzelwertberichtigung 
Grundsätzlich ist bei allen Forderungen zum Jahresabschluss eine Einzelfallbetrachtung 
mit Einschätzung der prozentualen Realisierungshöh e vorzunehmen. Dabei wird durch 
die Dienststellen eine Einzelfallbetrachtung durchgeführt; die Kämmerei führt dann noch 
eine Prüfung durch, die sich aufgrund der großen Anzahl der Forderungen auf diejeni-
gen beschränkt, deren Wert größer als 75.000 € ist.  Diese Wertgrenze wurde von der 
Kämmerei nach Auswertung aller Forderungen unter dem Gesichtspunkt der Durchfüh r-
barkeit festgelegt. 
Die Prüfung zu den Einzelwertberichtigungen ergab keine Auffälligkeiten.

Seite 20 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
 Pauschalwertberichtigung 
Eine pauschale Wertberichtigung von Forderungen kommt in Bereichen mit Masseng e-
schäft in Betracht (z. B. Verwarngelder, Bußgelder, Vollstreckungsgebüh ren). In diesen 
Bereichen wird erfahrungsgemäß eine größere Anzahl der Forderungen nicht realisiert. 
Die pauschale Wertberichtigung erfolgt nach einem s tadtweiten einheitlichen Berec h-
nungsschema. Dabei wird ein Prozentsatz aus der Relation des Anteils der Abgänge auf 
Kassenreste zum Bestand der offenen Posten des jeweiligen Vorjahres gebildet. Dieser 
Prozentsatz wird jährlich ermittelt und es wird daraus ein Mittelwert für die letzten fünf 
Jahre gebildet. Dieser Mittelwert wird dann auf den aktuellen Bestan d der offenen Po s-
ten angewandt. 
Forderungen, die bereits im Rahmen der Einzelwertberichtigung korrigiert wurden, sind 
bei der Pauschalwertberichtigung nicht berücksichtigt worden. 
Die Prüfung zu den Pauschalwertberichtigungen ergab keine Auffälligkeiten. 
 Rückmeldequote 
Als Maßnahme, um fehlende Rückmeldungen doch noch zu erhalten, wurde lediglich ei-
ne Erinnerungsmail über -202- an die Dienststellen verschickt. 
Aufgrund der sehr schlechten Rückmeldequote ist es e rforderlich, dass an dem Verfa h-
ren zur Inventu r der Forderungen zwingend Anpassungen vorgenommen werden. Hier 
könnte beispielsweise die Einführung eines stadtwe iten zentralen Forderungsmanag e-
ments zur Verbesserung der Datenlage bezüglich des Forderungsbestandes führen. 
 Abzinsung von Forderungen 
Bei unverzinslichen und niedrig verzinslichen Forderungen - ausgenommen bei gestun-
deten Forderungen - verzichtet die Stadt Köln auf Zinserträge. Wirtschaftlich betrachtet 
stellt dies für die Stadt einen Verlust dar. Unter Beachtung des  strengen Niederstwert-
prinzips (§ 253 Abs. 4 HGB) sind diese Forderungen abzuzinsen.  
Auf Nachfrage erklärte die Kämmerei, dass die Konkretisierung der gesetzlichen Vorg a-
ben hinsichtlich der Abzinsung von Forderungen durch eine Grundsatzregelung für die 
Stadt Köln noch ausstehe  und daher zum Jahresabschluss 2016 keine Abzinsungen 
vorgenommen wurden. Dass keine Forderungen mit einem Fälligkeitstermin von mehr 
als einem Jahr abgezinst wurden, stellt einen Verstoß gegen das strenge Niederstwer t-
prinzip dar. 
 Einhaltung der Buchungsvorgaben / IKS 
Bei Forderungen, die „erneut zum Soll gestellt werden “ (nach einer befristeten Niede r-
schlagung), ist zwingend eine bestimmte Buchungstextvorgabe zu beachten. Diese ist in 
den „Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung)“ von der Kämmerei vorgege-
ben. Auf Nachfrage wie kontrolliert wird, ob diese Buchun gsvorgabe eingehalten wird 
gab die Kämmerei folgendes an: 
„In Zuständigkeit von 20 werden Buchungsvorga ben getroffen. Eine allumfassen de Be-
gleitung der Buchungen ist allein auf G rund der dezentralen Verantwort lichkeiten fa k-
tisch nicht möglich. Ein IKS steht noch aus, innerhalb dessen aus der Natur der Sache 
eine Stichprobe unter Beachtung der Wesentlichkeit betrachtet würde.“ 
Gemäß § 93 Abs. 2 GO NRW hat die Gemeinde einen Verantwortlichen für die Finan z-
buchhaltung und einen Stellvertreter zu benennen. Ziel dieser Regelung ist es, durch e i-
nen Gesamtverantwortlichen die Qualität und Einheitlichkeit der Buchführung zu wahren. 
Folglich ist die Einhaltung der Buchungsvor gaben unabdingbar und die Einführung und 
Durchführung entsprechender Kontrollen dringend erforderlich. 
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Inventur der Forderungen in dieser Form nicht 
gewährleistet, dass die bilanzierten Werte mit hinreichender Sicherheit in dieser Höhe beste-
hen. Ein Großteil der Forderun gsbestände wurde nicht überprüft  bzw. ob eine Überprüfung 
stattgefunden hat, ist nicht erkennbar.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 21 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.5 Liquide Mittel 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 61.196.142,30 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 39.820.840,87 € 
 Veränderung 21.375.301,43 € 
 
Die Liquiden Mittel umfassen sämtliche Bar - und Buchgeldbestände, die kurzfristig zur Di s-
position stehen. Außer der Stadtkasse verfügen die Bürgerämter  und einzelne Fachämter 
über eigene Bankkonten und Bargeldbestände; die Schulen zahlenmäßig in großem Umfang 
über (Schul-)Girokonten. 
Eine Veränderung des Bestandes ist kein Indiz für eine Verschlechterung oder Verbesserung 
der finanziellen Lage der Stadt Köln. Es handelt sich hier lediglich um eine Momentaufnahme 
zum 31.12. des Jahres. Die Schwankungen in dieser Position können u. a. auch von Ver-
schiebungen zwischen diesem und anderen Aktivposten (z. B. Forderungen)  herrühren, die 
sich zum Stichtag zugunsten oder zu Lasten der Liquiden Mittel auswirken.  Ferner sind die 
Geldbestände der rechtlich unselbständigen Stiftungen Bestandteil dieser Bilanzposition, so 
dass deren Geschäftstätigkeit ebenfalls die Veränderungen beeinflusst. 
Da keine Zahl ungen in der SAP -Buchführung ge bucht werden, wird auch keine laufende 
Bankbuchhaltung bzw. Kassenbuchhaltung in SAP geführt, d. h. die Buchführungskonten, 
die den Liquiden Mitteln zugeordnet sind , werden unterjährig nicht geführt. Lediglich nac h-
träglich wird - auf Basis der Saldenbestät igungen der Banken und der gemeldeten Kasse n-
bestände - der jeweilige Differenzbetrag gebucht, so dass die Konten lediglich per 31.12. 
eines Jahres den korrekten Bestand ausweisen. Eine Kontrolle der Kontostände aus der 
Buchführung erfolgt an dieser Stelle nicht und ist so auch nicht möglich. Auch unterjährige 
Bestandabfragen oder Tagesabschlüsse können im Buchführungssystem nicht erfolgen. 
Die Finanzrechnung, die die Bewegungen der Liquiden Mittel darstellen soll, ist in SAP, so 
wie es 2016 noch eingerichtet war, nicht bzw. nicht problemlos auswertbar, da Finanzrec h-
nungskonten nicht eingerichtet sind (siehe auch Ziffer 8. Finanzrechnung). 
Ausgenommen die reinen Mittelbestände zum 31.12.201 6 ist bei den Liquiden Mitteln keine 
Prüfung möglich. Eine den Grundsä tzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende 
Buchhaltung erfolgt in diesem Bereich nicht. 
Passiva 
6.6 Eigenkapital 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 5.340.023.391,51 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 5.133.644.581,97 € 
 Veränderung 206.378.809,54 € 
 
Das Eigenkapital ist bilanztechnisch eine reine Differenzposition zwischen dem auf der A k-
tivseite der Bilanz dargestellten Vermögen und den Schulden (Verbindlichkeiten und Rüc k-
stellungen) unter Einbeziehung der Sonderposten. Es ist mithin der von der Stadt selbst 
finanzierte Teil der Vermögens(buch)werte. 
Die hier dargestellten Zahlen bilden die Summe der (Unter -)Positionen „Allgemeine Rückla-
ge“, „Sonderrücklagen“, „Ausgleichsrücklage“ und „Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag“ ab.  
Dabei ist in der  letztgenannten Einzelposition ein erheblicher Minusbetrag angehäuft (siehe 
auch 6.6.2). Aus diesem Grunde kommt es zu dem befremdlich wirkenden Effekt, dass das 
Eigenkapital in Gänze niedriger ausfällt, als die Teilposition „Allgemeine Rücklage“.

Seite 22 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
6.6.1 Allgemeine Rücklage 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 5.586.514.157,06 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 5.961.347.885,99 € 
 Veränderung -374.833.728,93 € 
 
Aufgrund der Änderung der GemHVO zum 01.01.2013 wirken sich neben dem Jahresergeb-
nis auch bestimmte Vermögensabgänge und die Wertveränderungen bei Finanzanlagen auf 
diese Bilanzposition aus. Hinzu kommen Korrekturen von Wertansätzen aus der Eröffnung s-
bilanz. 
Das bedeutet, dass z. B. die Grundstücksverkäufe , die vor der Änderung der GemHVO 
i. d. R. für die Stadt mit einem Ertrag verbunden waren, nach neuer Rechtslage nur positiv 
auf die Allgemeine Rücklage wirken, nicht jedoch auf die Ergebnisrechnung.  
Die Wertveränderung ist ferner auf die Umbuchung der Ergebnisse aus den Jahren  2013 
und 2014 - zusammen rund 430 Mio. € Defizit - zurückzuführen. Auswirkungen aus 2015 und 
2016 sind hier noch nicht enthalten . Deren Verrechnung mit der Allgemeinen Rücklage er-
folgt mit den entsprechenden Ergebnisverwendungsbeschlüssen . Die entsprechenden B e-
träge sind Bestandteil der nachfolgenden Position Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag. 
6.6.2 Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 -252.637.798,68 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 - 833.850.337,15 € 
 Veränderung 581.212.538,47 € 
 
Das Jahresergebnis ist in der Bilanz als eigener Posten darzustellen. Erst nach dem B e-
schluss des Rates über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwe n-
dung (§ 96 Abs. 1 GO) kann eine entsprechende Umbuchung stattfinden. Dies kann, wenn 
das Jahresergebnis negativ ist, zu der vermeintlich widersprüchlichen Situation führen, dass 
die Teilposition Allgemeine R ücklage betragsmäßig größer ist  als das Eigenkapital insg e-
samt. 
Bezüglich des Beschlusses über die Ergebn isverwendung hat der Rat im Falle von Jahre s-
fehlbeträgen nicht wirklich Entscheidungsalternativen: Da keine Ausgleichsrücklage mehr 
vorhanden ist, muss der Fehlbetrag durch Entnahme aus der Allgemeinen Rücklage ausg e-
glichen werden. 
Aktuell enthält diese Position, neben dem aktuellen Jahresüberschuss, noch den Jahresfehl-
betrag aus 2015 (-403,62 Mio. €), da die Verrechnungsbuchung mit der Allgemeinen Rückla-
ge noch nicht erfolgt ist.  Der bilanzielle Überschuss der Stadt beläuft sich 201 6 auf 
150,98 Mio. €. 
Die positive Veränderung ist auf die Ausbuchung der Fehlbeträge der Jahre 2013 und 2014 
und den Überschuss aus 2016 zurückzuführen. 
6.7 Sonderposten 
 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 2.948.923.728,21 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 2.956.450.532,58 € 
 Veränderung -7.526.804,37 € 
 
Die Sonderposten stellen in der Bilanz eine Mischform zwischen Eigen - und Fremdkapital 
dar. Es handelt sich um Gelder, die die Stadt zur Finanzierung von Vermögensgegenständen 
als Zuwendungen, Gebühren und Beiträgen erhält. Verbunden damit sind allerdings auch 
mehr oder weniger konkrete Gegenleistungsverpflichtungen wie z. B. ein bestimmtes Ba u-

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 23 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
werk zu sanieren oder sie einfach nur investiv zu verausgaben (Investitionspauschale). Das 
unterscheidet sie vom Eigenkapital. 
Sie enthalten als größten Posten (2,61 Mrd. €)  die Beträge, die hauptsächlich das Land 
NRW zur Finanzierung von investiven Maßnahmen bereitstellt. Des Weiteren finden sich hier 
- neben den Beiträgen und Gebührenüberdeckungen - die rechtlich unselbständigen Stiftun-
gen (80,28 Mio. €), die von der Stadt verwaltet werden. 
Nennenswerte Prüfungserkenntnisse ergaben sich für diese Position im Jahresabschluss 
2016 nicht. 
6.8 Rückstellungen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 2.737.585.315,08 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 2.654.762.184,97 € 
 Veränderung 82.823.130,11 € 
 
Rückstellungen sind wirtschaftlich als Fremdkapital anzusehen. Nach § 88 GO i. V. m. § 36 
GemHVO sind sie in angemessener Höhe zu bilden für  
 Pensionsverpflichtungen, 
 die Rekultivierung und Nachsorge von Deponien, 
 unterlassene Instandhaltungen an Sachanlagen, sofern die Nachholung konkret bea b-
sichtigt ist, 
 dem Grunde oder der Höhe nach ungewisse Verbindlichkeiten, 
 drohende Verluste aus schwebenden Geschäften oder laufenden Verfahren und 
 sonstige Zwecke nur, wenn dies durch Gesetz oder Verordnung geregelt ist. 
Durch die Bildung von Rückstellungen erfolgt eine verursachungsgerechte Zuordnung von 
Aufwendungen zu den entsprechenden Haushaltsjahren. Den weitaus größten Anteil an 
dieser Position haben die Pensionsrückstellungen mit rund 2,06 Mrd. €.  
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten sind zu bilden, wenn eine sichere oder 
wahrscheinliche Verpflichtung gegenüber einem Dritten am Bilanzstichtag rechtlich oder 
wirtschaftlich verursacht ist, mit einer Inanspruchnahme ernsthaft gerechnet werden muss 
und eine verlässliche Schätzung der Betragshöhe möglich ist. 
Die Bewertung des Rückstellungsbetrages erfolgt auf Basis des Vorsichtsprinzips unter 
Berücksichtigung hinreichend objektiver Hinweise mit dem Erfüllungsbetrag. Das ist der 
Nominalbetrag, der im Erfüllungszeitpunkt voraussichtlich in dieser Höhe an den oder die 
Gläubiger zu leisten ist. Sämtliche bei der Bilanzaufstellung verfügbaren Informationen über 
die Verhältnisse am Abschlussstichtag sind zu berücksichtigen. 
Insgesamt ist im Bereich der Rückstellungen eine Verbesserung der Buchführungsqualität zu 
verzeichnen.

Seite 24 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Sonstige Rückstellungen nach § 36 Abs. 4 und 5 GemHVO 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 465.850.097,51 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 399.222.722,81 € 
 Veränderung 66.627.374,70 € 
 
Die Sonstigen Rückstellungen beinhalten  
 verschiedene Position in Zusammenhang mit Personal (nicht genommener Urlaub, 
Überstunden, Altersteilzeit, leistungsorientierte Bezahlung, Verpflichtungen ggü. and e-
ren Dienstherren) 
 Rückstellungen für Prozesskosten, 
 Rückstellungen für ausstehende Rechnungen, 
 Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften und 
 Andere Sonstige Rückstellungen. 
Mit Ausnahme der  personalbezogenen Rückstellungen wurde diese Bilanzposition 2015 
geprüft. Dabei wurde festgestellt, dass der überwiegende Teil gebucht wurde. 
In 2016 wurde der Streitwert - im Gegensatz zu 2015 - berücksichtigt. Allerdings wurden 
weiterhin Auszahlungen nicht immer gegen die gebildete Rückstellung gebucht, sondern 
zunächst als Aufwand und erst anschließen mit der Rückstellung verrechnet. 
6.9 Verbindlichkeiten 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 3.274.332.713,42 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 3.484.659.382,64 € 
 Veränderung -210.326.669,22 € 
 
Eine Verbindlichkeit liegt vor, wenn die Stadt Köln gegenüber einem Dritten zu einer Lei s-
tungserbringung aufgrund  von privatrechtlichen,  öffentlich-rechtlichen oder wirtschaftlichen 
Gründen verpflichtet ist. Die Bilanzposition Verbindlichkeiten beinhaltet alle zum Bilanzstic h-
tag dem Grunde, der Höhe und der Fälligkeit nach feststehenden Schulden. 
Die Verbindlichkeiten sind gemäß § 41 Abs. 4 GemHVO zu gliedern und mit ihrem Rückza h-
lungsbetrag zu bilanzieren. Die Erfassung der Verbindlichkeiten erfolgt durch die Beleginven-
tur, da diese für die Verbindlichkeiten die einzige Aufnahmemöglichkeit dar stellt. Die Nach-
vollziehbarkeit der Entwicklung des Bestandes an Verbindlichkeiten ist für das Rechnungs-
prüfungsamt innerhalb eines überschaubaren Zeitraumes nicht gegeben. Dies wird erst mit 
der Einführung einer geschlossenen Buchführung möglich sein. 
Bis dahin bleibt das Rechnungsprüfungsamt bei seiner Kritik hinsichtlich der Buchhaltung : 
Die Datenverwaltung der Darlehen erfolgt in dem System KommInform, gebucht werden die 
Geschäftsvorfälle quartalsweise im eigentlichen Buchhaltungssystem SAP und die Zahlu n-
gen werden über das alte kamerale  Kassensystem Indafin/Ginfis abgewickelt. Durch diese 
Dreiteilung findet sich im Buchführungssystem SAP keine aktuelle Darstellung der Vorgänge, 
der aktuellen Verbindlic hkeiten- und Finanzmittelbestände. Wünschenswert ist die Integrati-
on der Darlehensverwaltung in das SAP -System; die fehlende Verbindung zum Kassenve r-
fahren ist ein Anlass für die Einschränkung des Testats.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 25 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Erhaltene Anzahlungen 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2016 139.871.263,09 € 
 Stand gemäß Jahresabschluss 2015 161.525.781,23 € 
 Veränderung -21.654.518,14 € 
 
Erhaltene Anzahlungen sind Verpflichtungen der Gemeinde gegenüber Dritten, die entstan-
den, weil sie von diesen bereits Finanzmittel  zur Verfügung gestellt bekam , die von ihr g e-
wünschte Leistung oder vertraglich vereinbarte Maßnahme jedoch noch nicht bzw. nicht 
vollständig erbracht bzw. durchgeführt hat.  
Einen großen Teil dieser Position stellen die erhaltenen Zuwendungen dar, die noc h nicht 
verwendet wurden. Weitere Beispiele sind zweckgebundene Nachlässe und Spenden. Es 
kann sich dabei sowohl um investiv wie auch konsumtiv zu verwendende Mittel handeln. Die  
von der Gemeinde zu erbringende Gegenleistung kann in der Weiterleitung des G eldes, 
einer Dienst- oder einer Sachleistung bestehen. 
Eine zentrale Übersicht der verschiedenen Zuwendungen für die Stadt insgesamt, aus der 
Art und Zweck, Zuwendungsgeber, Empfänger, Dienststelle, Nachweisverpflichtung und 
Sonstiges hervorgeht, existiert nach Auskunft der Kämmerei nicht. Damit ist es weder mö g-
lich zentral eine Auskunft über erhaltene und verwendete Zuwendungen zu bekommen, was 
die Prüfung erschwert, noch ist eine zentrale Überwachung möglich. 
Das Rechnungsprüfungsamt fordert eine stadtweit einheitliche Verfahrensweise in der A b-
wicklung und Buchung gleichartiger Vorgänge. Damit diese durchgeführt wird, sind seitens 
der Kämmerei konkrete Vorgaben zu fertigen. Insbesondere notwendig erscheinen diese 
auch hinsichtlich der  zeitlichen Komponente. Dabei ist festzulegen , zu welchem Zeitpunkt 
unter welchen Voraussetzungen der Ertrag zu buchen ist und wann die (Um -)Buchung von 
noch nicht zweckentsprechend verwendeten Fördermitteln auf Erhaltene Anzahlungen e r-
folgt. Auch wenn imm er eine Betrachtung des Einzelfalles notwendig ist, sind zentrale Vo r-
gaben erforderlich. 
Unzureichend ist in vielen Dienststellen die Zuordnung von Erträgen aus Zuwendungen und 
den dazugehörigen Aufwendungen, also letztlich der Nachweis der Leistungserbrin gung mit 
dem veranschlagten Ressourcenverbrauch. Diese Zuordnung kann von den Dienststellen 
teilweise gar nicht erbracht werden oder ist nur sehr aufwendig identifizierbar. Es mangelt 
stadtweit an der notwendigen Transparenz der verwendeten Förderbeträge. Nur in wenigen 
Dienststellen wird durch die Nutzung von Kostenträgern die erforderliche Transparenz hi n-
sichtlich der Fördermittel geschaffen. Hilfreich wäre hier eine Vorgabe, welcher Buchungstext 
sowohl auf den Ergebniskonten als auch auf dem Bestandskont o zu nutzen ist. Aus diesem 
sollte erkennbar sein, zu welchem Förderprojekt die jeweilige Buchung zugehörig ist, was 
Auswertungen ermöglichen würde. So bestünde auch die Möglichkeit investive und ko n-
sumtive Fördermittel zu selektieren. Seit 2017 arbeitet d ie Kämmerei an einer entspreche n-
den Regelung. 
Aus dem Bereich der erhaltenen Anzahlungen wurden zum Jahresabschluss 2016 die Stell-
platzablösebeträge geprüft. Zum 01.01.2016 standen 12,31 Mio. € zur Verwendung zur 
Verfügung; ferner wurden in 2016 weitere 1, 34 Mio . € vereinnahmt.  Für eine Reihe von 
geplanten Maßnahmen wie Quartiersgaragen, P+R -Anlagen, ÖPNV -Förderung und Fah r-
radanlagen sind insgesamt 5,28 Mio. € gebunden. 
Gemäß § 51 Abs. 1 der BauO NRW (Bauordnung NRW) mü ssen bei der Errichtung von 
baulichen Anlagen Stellplätze oder Garagen nachgewiesen beziehungsweise hergestellt 
werden. Die Absätze 5 und 6 desselben Paragraphen regeln die Ausnahme. Ist die Herste l-
lung dieser Stellplätze nicht oder nur mit großen Schwierigkeiten verbunden so kann die 
Bauaufsichtsbehörde unter Bestimmung der Zahl der notwendigen Stellplätze im Einve r-
nehmen mit der Kommune verzichten, wenn die zur Herstellung Verpflichteten an die Ko m-
mune einen Geld betrag auf Grundlage einer Satzung entrichten. Dieser Geldbetrag ist wie 
folgt zu verwenden;

Seite 26 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
a) für die Herstellung zusätzlicher Parkeinrichtungen auf Gemeindegebiet, 
b) für investive Maßnahmen zur Verbesserung des öffentlichen Personennahverkehrs  
 oder 
c) für investive Maßnahmen zur Verbesserung des Fahrradverkehrs. 
Diese gesetzliche  Vorgabe wird von der Stadt Köln auf Grundlage der „Satzung über die 
Festlegung des Geldbetrages je Stellplatz (Ablösesatzung)“ in der Fassung vom 23.11.2013 
geregelt und umgesetzt. 
Die Ergebnisse der Prüfung im Einzelnen. 
Das Bauaufsichtsamt schließt im Rahmen des Baugenehmigungsverfahrens mit den Antrag-
stellern Vereinbarungen über die finanzielle Ablösung der Verpflichtung zur Herstellung der 
bauordnungs-rechtlich notwendigen Kraftfahrzeug-Stellplätze und vereinnahmt die gezahlten 
Beträge. Die vereinnahmten Gelder dürfen nur nach Maßgabe des § 51 Abs. 6 BauO NRW 
verwendet werden. Hierfür ist das Bauverwaltungsamt als koordinierendes Fachamt zustä n-
dig. 
Gemäß § 51 Abs. 6 BauO NRW können für die Herstellung zusätzlicher Parkeinrichtungen 
auf dem Gemeindegebie t Stellplatzablösemittel auch an einen Dritten weitergegeben we r-
den. Für diese privat hergestellten Stellflächen werden mit den Bauherren Zuschussverträge 
abgeschlossen. So wurden bereits Parkplätze in Tiefgaragen bzw. Parkhäusern bez u-
schusst, die den Bewohnern in einem definierten Einzugsbereich um die jeweilige Garage zu 
einem vereinbarten Mietpreis als sogenannte Anwohnerstellplätze zur Verfügung gestellt 
wurden. 
Diese Zuschussverträge enthalten folglich eine Gegenleistungsverpflichtung, bei Verstoß 
gegen die vertraglichen Verpflichtungen aber auch eine Rückzahlungsverpflichtung. Diese 
Rückzahlungsverpflichtung wird durch im Grundbuch eingetragene notarielle Schuldverspr e-
chen abgesichert. 
Die Belegungsbindung zur Nutzung der Stellflächen durch die Anwohne r ist auf einen Zeit -
raum von 20 Jahren ausgelegt. Die Dauer der Belegungsbindung orientiert sich an der Fö r-
derungsdauer im öffentlich geförderten Wohnungsbau. 
Eine umfassende Dokumentation über den Ablauf des Verfahrens im Umgang mit den Stel l-
platzablösebeträgen existiert nicht. Folglich existieren auch keine schriftlich festgelegten 
Regeln, die zur Sicherstellung einer ordnungsmäßigen Buchführung  erforderlich sind. Feh-
lende Vorgaben führen letztlich zu Mängeln in Ablauf und Buchführung. 
Eine Verwendung der Mittel darf nur erfolgen , wenn ein gültiger Beschluss des Verkehrs -
ausschusses vorliegt. Diesen gibt es laut Auskunft von der Kämmerei  in 2016 nicht. Der 
letzte Beschluss des Verkehrsausschusses galt für den Zeitraum 2010-2015, so dass für das 
Jahr 2016 ein neuer Beschluss hätte herbeigeführt werden müssen. In der Annahme, dass 
für 2016 ein neuer Beschluss erfolgt, wurden vom Amt für Straßen und Verkehrs entwicklung 
Buchungen ohne Grundlage vorgenommen. Ein rechtsgültiger Beschluss durch den Ve r-
kehrsausschuss erfolgte letztlich erst nach 2016.  
Eine Buchung ist nur dann vorzunehmen, wenn auch ein e Grundlage besteht bzw. die B e-
dingungen für die Buchung erfüllt sind. Dies trifft für das Jahr 2016 nicht zu.  Die Buchungen 
wurden letztendlich im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten durch die Kämmerei storniert.  
Die Kämmerei hat mittels  Verfügung aus 2013 zum Buchungsverfahren den Dienststellen 
empfohlen, einen einheitlichen Text bei der Buchung zu verwenden. So soll gewährleistet 
sein, dass die Stellplatzablösebeträge auf dem Konto Erhaltene Anzahlungen sauber au s-
gewertet werden können. 
Die Dienststellen halten sich nur bedingt an die Empfehlung der Kämmerei, so wurden unter 
anderem Buchungstexte wie Stellplatzablöse, Stellplatzablösemittel,  Stellplatzablösemittel, 
14 Stellplatzablöse, 16 Stellplatzablöse, etc. festgestellt.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 27 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Die Kämmerei muss im Rahmen ihrer Richtlinienkompetenz  Regelungen zur Rechnungsl e-
gung - und damit auch der Buchführung  - treffen und deren Einhaltung kontrollieren. Das 
ergibt sich aus der fachlichen Zuständigkeit der Kämmerin und damit auch der Kämmerei für 
eine Rechnungslegung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung . Ferner b e-
stimmt § 93 Abs. 2 GO , dass die Kommune einen Verantwortlichen für die Finanzbuchha l-
tung zu bestellen  hat. Dieser ist bei der Stadt Köln bei der Kämmerei angesiedelt . Daraus 
folgt, dass sie - wie hier z. B. im Fall der Stellplatzablösebeträge - Buchungstexte nicht emp-
fehlen kann, sondern vorgeben muss. 
Bei der Baumaßnahme Archäologische Zone / Jüdisches Museum hat die Bauaufsicht für die 
Baugenehmigung die Bedingung gestellt, dass vorab eine St ellplatzablösevereinbarung 
abgeschlossen wird und eine Zahlung von VII/3 - Archäologische Zone an das Bauaufsichts-
amt erfolgen muss. Daraufhin wurden 74.100 € von Dienststelle zu Dienststelle überwiesen.  
Die Stadt hat also eine Vereinbarung mit sich selbst geschlossen und Geld an sich selbst 
überwiesen/umgebucht. 
Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten wurden die Buchungen korrigiert . Auch an diesem 
Beispiel zeigt sich die Notwendigkeit klarer Regelungen und deren Überwachung durch die 
Kämmerei.  
7. Ergebnisrechnung 
 Ergebnis gemäß Jahresabschluss 2016 152.337.305,05 € 
 Ergebnis gemäß Jahresabschluss 2015 -400.976.324,36 € 
 Veränderung 553.313.629,41 €  
 
Mit der Einführung des NKF wurden die in der Ergebnisrechnung dargestellten Rechengr ö-
ßen zum Maßstab des kommunalen Haushaltsausgleichs. Ziel war, die reinen Geldflüsse in 
den Hintergrund und den Ressourcenverbrauch bzw. -zugewinn in den Mittelpunkt der haus-
haltswirtschaftlichen Betrachtungen zu stellen.  
Das in der Ergebnisrechnung ausgewiesene Jahresergebnis ist im Rahmen des gemeindl i-
chen Jahresabschlusses gem. § 41 Abs. 4 Nr. 1.4 GemHVO als Jahresüberschuss oder 
Jahresfehlbetrag unter dem Bilanzposten „Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag“ anzusetzen. 
Das Jahresergebnis ist eine der bestimmenden Größen  für die Veränderung des Eigenkap i-
tals in der Bilanz (siehe auch 6.6.1). 
Generell wirkt sich a uf die Ergebnisrechnung die P roblematik der Buchführung, wie sie in 
den voranstehenden Kapiteln beschrieben wurde, aus. So sind die summarischen Ertrag s-
buchungen in SAP nicht überprüfbar, bei denen die Einzelwerte direkt aus einem Vorsystem 
zur Stadtkasse übertragen werden. In der Regel werden Erträge in der Doppik gegen Forde-
rungskonten gebucht (zur Problematik der Forderungen siehe Ziffer 6.4 Forderungen und 
sonstige Vermögensgegenstände). Da die offenen Forderungen in SAP nicht gegen den 
Zahlungseingang ausgebucht werden, ist nicht sichergestellt, dass die Erträge korrekt erfasst 
sind. Durch die Systemtrennung ist ebenfalls nicht gewährleistet, dass z. B. Niederschlagu n-
gen in der Buchhaltung  (SAP) korrekt verbucht werden.  Dieser Kritikpunkt kann frühestens 
ab 2017 - mit der Einführung von PSCD - beendet sein. 
7.1 Gewerbesteuer 
Zum Jahresabschluss 2015 wurden die Gewerbesteuererträge einer Prüfung unterzogen. 
Die Feststellungen gelten unverändert für 2016:  
 Ertragsbuchungen und der Ausgleich der Forderungen werden summarisch gebucht. 
 Es ist im Buchführungssystem SAP nicht  erkennbar, welche Beträge aus welchem A n-
lass (Erlass, Niederschlagung, Stundung oder Rückzahlung) gebucht wurden.

Seite 28 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
 In Köln gibt es aktuell rund 15.000 Gewerbesteuerpflichtige. Tatsächlich w erden in 
INDAFIN über 27.000 Personenkonten bebucht.  
 Aufgrund der quartalsweisen Zahlungsverpflichtung der Gewerbesteuerabschläge ergibt 
sich - theoretisch - eine Anzahl rund 60.000 Bu chungen. Hinzu kommen unterj ährige 
Korrekturbuchungen. 
Von der Verwaltung wurden für das Jahr 2015 rund 192.000 Datensätze (Buchungen) 
geliefert, die - wie die Prüfung ergab - noch nicht den Gesamtbestand umfassen können.  
 Einzelne Personenkonten wurden bis zu 95 -mal bebucht. Dabei handelt es sich haup t-
sächlich um unüberschaubare Rein -Raus-Buchungen. 995 dieser Personenkonten wi e-
sen am Jahresende mit einem Buchungsvolumen von 6 .933 Buchungen - ohne Au s-
gleichszahlung - einen Saldo von 0 € aus. 
Problematisch ist, dass die im Buchführungssystem SAP verbuchten Beträge aktuell nicht 
umfassend nachvollziehbar sind. Ferner ist fragwürdig, ob es im Bereich der Forderungen 
aus Gewerbesteuer keine Forderungsverluste und nur in so geringem Maße Anlass zu Wer t-
berichtigungen gab. Mit den genutzten IV -Verfahren, OK .FIS als Vorsystem, Indafin als 
Kassenverfahren und SAP als Buchführungssystem lediglich mit summarischen Buchungen 
bestückt, ist eine umfassende Beurteilung dieser Ertragsposition nicht möglich. 
7.2 Aufwandsminderungen 
Aufwandskonten gehören zu den Ergebniskonten, d. h. die auf ihnen verbuchten Be träge 
beeinflussen das Jahresergebnis. Grundsätzlich werden Aufwandskonten nur auf der Sollsei-
te bebucht. Ausnahmen stellen Korrekturbuchungen und die in der GemHVO gesondert 
geregelten Fälle (z.  B. Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten) dar. Die gesamtstädti-
schen Regelungen (Buchungsinformationen ohne Anlagenbuchhaltung) sehen eine Au f-
wandsreduzierung nur innerhalb des laufenden Haushaltsjahres und grundsätzlich nur aus 
bestimmten Gründen vor. 
In der Praxis wird eine große Anzahl von Aufwandskonten auch auf der Habenseite in einem 
Umfang bebucht, der nicht der Zahl der korrekten Fälle entspricht. 
Eine Vielzahl von Buchungen betrifft die unzulässige Verrechnung von Aufwandsbuchungen 
mit Rückstellungen. Bei Inanspruchnahme dieser Rückstellungen hat d ie Zahlung direkt aus 
dem Rückstellungskonto zu erfolgen.  
Gehaltsvorschüsse werden bei Auszahlung aufwandswirksam gebucht und danach au f-
wandsmindernd in die Forderungen umgebucht. Der Zwischenschritt über die Personalau f-
wendungen ist sachlich falsch. 
8. Finanzrechnung 
Der Finanzrechnung kommt die Aufgabe zu, die Ein - und Auszahlungen abzubilden. Sie hat 
damit eine gewisse Analogie mit der Kapitalflussrechnung im privaten Bereich, zeichnet sich 
jedoch durch einen wesentlich höheren Detailierungsgrad und dur ch die Tatsache aus, dass 
sie im kommunalen Bereich Bestandteil der vorgeschriebenen Buchhaltung ist. 
Für die Finanzrechnung sind dementsprechend im kommunalen Kontierungsplan eigene 
Buchführungskonten vorgeschrieben. Die vorgegebene Bezifferung entspricht  der der E r-
gebnisrechnungskonten, soweit Entsprechungen bestehen. So muss z. B. die Verbuchung 
von Aufwendungen für Waren auch zu einer Zahlung führen, die auf dem Finanzrechnung s-
konto Auszahlungen für Waren darzustellen ist. 
In der SAP-Buchhaltung der Stadt Köln finden sich die Finanzrechnungskonten selbst nicht. 
Die Buchungen, die den Konten zuzuordnen sind, lassen sich nur durch Auswertungen 
ermitteln, da die Bezifferung Bestandteil der Finanzpositionen ist, die der unveränderten 
Budgetkontrolle dienen. Das o. g. Konto Auszahlung für Waren findet sich z. B. in

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 29 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
3701.572.8300.0, 4511.572.8300.8 und sieben weiteren Finanzpositionen. Aus den ersten 
vier Ziffern ist die Dienststelle, die über das Budget verfügt, erkennbar; ab der sechsten 
Stelle das betroffene  Finanzrechnungskonto. Die Gliederung der Ziffern entspricht noch der 
der kameralen Haushaltsstellen und ist in erster Linie der Beibehaltung des alten Kassenver-
fahrens geschuldet. Die Ermittlung der Bewegungen und Stände der Finanzrechnungskonten 
über all e in der Stadt bebuchten investiven und konsumtiven Finanzpositionen auf dem 
Auswertungswege ist sehr mühsam und zeitaufwendig; die im SAP -System hinterlegten 
Berichte können für Auswertungszwecke bei den Finanzrechnungskonten so nicht genutzt 
werden. 
Ein Abgleich von Bewegungen auf Ergebnis - und korrespondierenden Finanzrechnungskon-
ten ist nicht möglich, da die Zuordnung von Buchungen auf das jeweils korrekte Konto sehr 
fehlerbehaftet ist (siehe hierzu auch Ziffer 5.4 Auffälligkeiten und Fehler in der Buchführung). 
Dass parallel zu einem Ergebniskonto nicht nur ein, sondern mehr als 20 verschiedene 
Finanzrechnungskonten oder umgekehrt bebucht werden, ist nicht selten. Damit ist auch die 
korrekte Abbildung der Beträge in den einzelnen Positionen der Finanzre chnung nicht g e-
währleistet. 
Auf die Qualität der Buchführung in der Finanzrechnung wirkt sich aus, dass diese über die 
gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen zur Budgetkontrolle genutzt wird, obwohl die 
Finanzrechnung nicht mehr maßgeblich für den Haushaltsausgleich ist (siehe Ziffer 7. E r-
gebnisrechnung). Beispielhaft kann dieses Problem wie folgt erläutert werden: Generell wird 
Finanzpositionen ein Budget (z. B. für Dienstreisen) zugeordnet. Bestimmten FiPos werden 
besondere Budgets (z. B. für Sonderausstellungen) zugeordnet, die eigentlich sachlich ande-
ren FiPos, wie z. B. Unterhaltung Gebäude, Porto, Gebühren oder Bewirtung  zuzuordnen 
wären. Im Ergebnis entstehen eine Abstimmungsproblematik zur Ergebnisrechnung und eine 
in Einzelpositionen fehlerhafte Finanzrechnung. 
Die Finanzrechnung lässt sich aus der Buchführung in SAP nicht überprüfen. Auf eine Pr ü-
fung auf Basis des alten kameralen Kassenverfahrens, das nicht den Regelungen des NKF 
entsprechend aufgebaut ist, wurde verzichtet. 
9. Kosten- und Leistungsrechnung 
Gemäß § 18 GemHVO soll die Gemeinde nach den örtlichen Bedürfnissen eine Kosten- und 
Leistungsrechnung „zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung und für die Beurteilung der 
Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung“ führen. 
Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) dient in erster Linie der internen Informationsb e-
reitstellung für die kurzfristige operative Planung von Kosten und Erlösen sowie deren Ko n-
trolle anhand von Plan-, Soll- und Istdaten. Sie ist ein institutionalisiertes Informationssystem, 
das alle wirtschaftlich auswertbaren Vorgänge der Informationsgewinnung und -verarbeitung 
über angefallene oder geplante Geschäftsvorgänge beinhaltet und vorwiegend an Interne 
gerichtet ist. Hauptaufgabe der KLR ist der Nachweis des Werteverzehrs von betriebswir t-
schaftlichen Produktionsfaktoren bezogen auf die Wertschöpfungskette in einer Rechnung s-
periode. Die hier angewandten Strömungsgrößen (Rechnungsgroßen) sind die Begrifflichkei-
ten „Kosten“ und „Leistungen/Erlöse“. S ie unterscheiden sich von den Aufwendungen und 
Erträgen aus der Ergebnisrechnung durch den Nicht -/Einbezug bestimmter Werte. Beispiele 
sind betriebsfremder Aufwand (keine Kosten) und kalkulatorische Kosten (kein Aufwand). 
Bei der Stadt Köln ist eine KLR seit Jahren vorhanden, die zur Unterstützung des Contro l-
lings in Zusammenhang mit dem wirkungsorientierten Haushalt weiter strukturiert und for t-
entwickelt werden soll.  
Da es sich um eine Soll -Vorschrift handelt, ist die Ausprägung der KLR für das Testat zum  
Jahresabschluss bedeutungslos. Wegen der Bedeutung für das Projekt wirkungsorientierter 
Haushalt hat das Rechnungsprüfungsamt dennoch die KLR bei der Stadt einer Prüfung in 
Form einer Stichprobe unterzogen.

Seite 30 Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 
 
 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 
Festzustellen ist: 
 Die übermittelten Unterlagen „Dokumentation der Kosten - und Leistungsrechnung“ der 
angeforderten Dienststellen entsprechen nicht den Anforderungen an eine Dokumentati-
on. Die Unterlagen bestehen hauptsächlich aus Screenshots, Schaubilder n und Organi-
grammen ohne Erläuterungen.  
 Die Unterlagen sind veraltet, t eilweise liegt noch ein veralteter Kosten- und Erlösarten-
rahmenplan aus kameralen Zeiten zugrunde. 
Zur Sicherstellung einer sachgerechten Qualität und Nachvollziehbarkeit der KLR sind u. a. 
Beschreibungen der Kostenstellen - und Kostenträgerstruktur, der Verteilungs - und Umlage-
zyklen mit den Verteilungsschlüsseln  erforderlich. Ferner ist eine Darstellung des entspr e-
chenden Datenzulieferkonzeptes sowie des Berichtswesens vonnöten. 
Die angestrebte weitere Strukturierung und Fortentwi cklung der KLR ist dringend erforde r-
lich. 
10. Anhang und Lagebericht 
Zu den Bestandteilen des Jahresabschlusses gehört gemäß § 37 GemHVO neben der E r-
gebnisrechnung, der Finanzrechnung, den Teilrechnungen und der Bilanz auch der Anhang. 
Ferner ist ein Lagebericht beizufügen. 
Im Anhang sind zu den Posten der Bilanz und den Positionen der Ergebnisrechnung die 
verwendeten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden anzugeben und so zu erläutern, dass 
sachverständige Dritte die Qualität des Jahresabschlusses und die wirtschaftliche Lage  der 
Gemeinde beurteilen können. Zu erläutern sind alle Sachverhalte, aus denen sich künftig 
erhebliche finanzielle Verpflichtungen ergeben können.  
Der Lagebericht ist so zu fassen, dass er ein den tatsächlichen Verhältnissen entspreche n-
des Bild der Vermögens- Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde vermittelt. Dazu 
ist ein Überblick über die wichtigen Ergebnisse des Jahresabschlusses und Rechenschaft 
über die Haushaltswirtschaft im abgelaufenen Jahr zu geben. Ein wesentlicher Unterschied 
zum Anhang liegt darin, dass der Lagebericht auch Ereignisse einbeziehen muss, die zw i-
schen dem Ende des betreffenden Haushaltsjahres und dem Zeitpunkt der Erstellung des 
Jahresabschlusses lagen. 
Anhang und Lagebericht genügen weitestgehend den Anforderungen. Zum Lagebericht 
siehe auch Punkt 3.2 Stellungnahme zur Lagebeurteilung der Oberbürgermeisterin. 
11. Bestätigungsvermerk 
Der Jahresabschluss der Stadt Köln zum 31.12.201 6 wurde nach § 101 GO einschließlich 
Anhang und Lagebericht geprüft. 
Die Prüfung wurde so geplant und durchgeführt, dass Unrichtigkeiten und Verstöße in Bezug 
auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze or d-
nungsmäßiger Buchführung und den Lagebericht zu vermittelnden Bildes der Vermögens -, 
Schulden-, Ertrags - und Finanzlage der Stadt wesentlich auswirken, mit hinreichender S i-
cherheit erkannt werden konnten. Bei der Festlegung der Prüfungshandlungen sind die 
Kenntnisse über die Tätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der  Stadt 
Köln sowie die  Erwartungen über mögliche Fehler  berücksichtigt worden. Im Rahmen der 
Prüfung wurden die Nachweise für die Angaben in Buchführung, Inventar, Übersicht über die 
örtlich festgelegten  Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände, Jahresabschluss und 
Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt.  Die Prüfung umfasste die 
Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze  und die Würdigung der Gesamtda r-
stellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Köln 2016 Seite 31

Die Prüfung hat zu einigen Einwendungen geführt, aufgrund derer das Testat einzuschrän-
ken ist:

e Die im Bestätigungsvermerk des Berichts über die Prüfung der Eröffnungsbilanz aufge-
führten Mängel
- zum Ausweis und der Bewertung von bebauten und unbebauten Grundstücken und
- zu den Wertabschlägen bei Straßen
sind zum Jahresabschluss 2016 nicht ausgeräumt.

e Die Wertansätze von Straßen, Wegen und Plätzen weisen Fehler in nicht unerheblichem
Umfang auf.

e  _Inventuren wurden nicht im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang und Zeitrahmen
durchgeführt, so dass eine Überprüfung der Vollständigkeit und Werthaltigkeit des Ver-
mögens noch aussteht.

e Die Buchführung ist durch die Beibehaltung des alten Kassenverfahrens kein geschlos-
senes System und eine Abstimmung der Systeme ist nicht möglich. Eine buchhalterisch
korrekte Fortschreibung der Forderungs- und Verbindlichkeitsbestände ist nicht gewähr-
leistet.

e Die Finanzrechnung ist in der aktuellen Form nicht angemessen prüfbar. Der Bestand an
Liquiden Mitteln ist der laufenden Buchhaltung nicht zu entnehmen und damit ein unter-
jähriger Abgleich mit der Finanzrechnung nicht möglich.

°e In der Umsetzung der Buchführung sind eine Vielzahl von Fehlbuchungen, Ein- und
Ausbuchungen auf den gleichen Konten sowie systematische Differenzen (Verrech-
nungskonten, Ergebniskonto passt nicht zu Finanzrechnungskonto) festzustellen, die zu
einer Intransparenz oberhalb der Toleranzschwelle führen.

e Die Umsetzung der Buchführung führt zu einer fehlerhaften Darstellung der Ergebnis-
rechnung.

Bei der Abfassung dieses Testats fanden Besonderheiten, wie insbesondere die Entschei-
dung, das kamerale Kassenverfahren beizubehalten und die - teilweise damit verbundenen -
besonderen Probleme bei der NKF-Einführung in Köln, Berücksichtigung. Diese Entschei-
dungen wurden zu einem frühen Zeitpunkt der NKF-Einführung bzw. noch davor getroffen
und haben bis heute deutliche Auswirkungen. Für ein ordnungsmäßiges Buchführungssys-
tem und eine deutliche Verbesserung der Buchführungsqualität ist zwingend kurzfristig Sor-
ge zu tragen; andernfalls ist der Bestätigungsvermerk in dieser Form nicht aufrecht zu erhal-
ten.

Nach den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen entspricht der Jahresabschluss mit
Anhang und Lagebericht mit den vorstehenden Einschränkungen dennoch im Wesentlichen
den tatsächlichen Verhältnissen der Vermögens- und Schuldenlage der Stadt Köln.

Köln, den 13.11.2018 Köln; den 19.10.2018
2 / .
Jörg Detjen Hans-Jochen Hemsing

Vorsitzender des Rechnungsprüfungsausschusses Leiter des Rechnungsprüfungsamtes

(

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln

Rechnungsprüfungsamt 
Dezernat, Dienststelle 
OB/14/2 
 
Vorlagen-Nummer 
 3341/2018 
Freigabedatum 
24.10.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2016 
Beschlussorgan 
Rechnungsprüfungsausschuss Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
1. Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht des Rechnungsprüfungsa mtes über die 
Prüfung des Jahresabschlusses der S tadt Köln zum 31.12.2016 zur Kenntnis und beschließt 
nach eingehender Beratung: 
- Der Ausschuss schließt sich dem eingeschränkten Bestätigungsvermerk des RPA an und 
erklärt den Bericht zu seinem Bericht im Sinne von § 101 GO. 
- Er empfiehlt dem Rat die Festste llung des Jahresabschlusses 2016 und die En tlastung der 
Oberbürgermeisterin gemäß § 96 Abs. 1 GO. 
- Ferner empfiehlt er dem Rat, die Verwaltung mit der Beseitigung der im Bericht beschri e-
benen Mängel zu beauftragen. 
2. Der Rat beschließt: 
- Der vom Rechnungsprüfu ngsausschuss geprüfte Jahresabschluss der Stadt Köln zum 
31.12.2016 wird festgestellt. 
- Der Oberbürgermeisterin wird die Entlastung gemäß § 96 Abs. 1 GO erteilt. 
- Der Jahresüberschuss in Höhe von 150.978.337,66 € wird in die Ausgleichsrücklage eing e-
stellt. 
- Die Verwaltung wird beauftragt schnellstmöglich Maßnahmen zu ergreifen, um die b e-
schriebenen Mängel abzubauen. 
 
 
 
Rechnungsprüfungsausschuss 13.11.2018 
Finanzausschuss 19.11.2018 
Rat 22.11.2018

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 
Begründung: 
Dem Rat wurde der Entwurf des Jahresabschlusses zum 31.12.2016 in der Sitzung  am 28.09.2017 
vorgelegt und an den Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung verwiesen. 
Die Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanagement ist bei der Stadt Köln noch mit einer 
Reihe von Mängeln behaftet, die im Jahresabschluss 2016 nicht ausgeräumt werd en konnten. Dazu 
gehören - neben den Einschränkungen aus der Prüfung der Eröffnungsbilanz, die unverändert nicht 
vollständig ausgeräumt sind - diverse Mängel in der Buchführung und nicht gesetzeskonform durc h-
geführte Inventuren. Ergebnis der Prüfung ist da her unverändert ein Testat mit diesbezüglichen Ei n-
schränkungen. 
Durch den Jahresüberschuss 2016 in Höhe von 150.978.337,66 € kann die Ausgleichsrücklage wie-
der aufgestockt werden. 
 
 
 
Anlagen