Erstellung und Integrierung eines Crowdsourcing- und Identifizierungstool in die Software ACTApro

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/44 
44/7 
Vorlagen-Nummer 
 3027/2018 
Freigabedatum 
30.10.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Erstellung und Integrierung eines Crowdsourcing- und Identifizierungstool in die Software 
ACTApro 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss erkennt den Bedarf zur Erstellung und Integrierung eines Crowdsourcing- und Identifi-
zierungstools in die Archivsoftware ACTApro an. 
 
 
 
Beschlussalternative: 
Der Ausschuss lehnt den Bedarf ab. Dem eindringlichen Wunsch der Stadtgesellschaft und beson-
ders der Depositare und Nachlassgeber zur Mitwirkung an der Identifizierung des Archivgutes kann 
nicht nachgekommen werden. 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 13.11.2018

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme     172.550--   € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Das Historische Archiv setzt seit 2007 die Archivsoftware ACTApro der Fa. startext ein, die aus meh-
reren Modulen besteht. Bei der Software handelt es sich um eine Standardsoftware, die den speziel-
len Anforderungen des Historischen Archivs (insbes. nach dem Archiveinsturz 2009) angepasst wur-
de. Das Modul ACTApro Benutzung (Web) wird für die Recherche von Archivgut und für die digitale 
Benutzung über das Internet und perspektivisch auch im Lesesaal eingesetzt. 
Durch den Einsturz hat die digitale Nutzung einen besonderen Stellenwert bekommen, da ein rele-
vanter Anteil des beschädigten Archivgutes auf absehbare Zeit nicht im Original genutzt werden kann. 
Der rechtliche Anspruch auf eine Nutzung besteht nach Archivgesetz NRW (ArchivG NRW §6 Abs. 1 
iVm §10). Jedoch ist es möglich diese Archivalien digital nutzbar zu machen. 
Als Anforderung der Öffentlichkeit und besonders der Depositare und Nachlassgeber wird seit einiger 
Zeit eine Möglichkeit gefordert, dass Externe an der Identifizierung des Archivgutes mitwirken kön-
nen. Dazu ist bis Ende 2014 ein durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) gefördertes Pro-
jekt mit externen Partnern durchgeführt worden. Als ein Ergebnis sind Konzepte für Tools zur Identifi-
zierung und zur Anreicherung der Erschließungsdaten durch Externe entwickelt worden. Das Histori-
sche Archiv ist mit dem Antrag auf eine DFG-Förderung die Verpflichtung der Weiterführung und der 
Umsetzung der Projektinhalte eingegangen. Mit der Anpassung von ACTApro Benutzung im Jahr 
2017 sind die Voraussetzungen geschaffen worden, die Ergebnisse des Projektes umzusetzen. Kon-
zeptionelle Planungen dazu sind abgeschlossen. Dadurch, dass die Umsetzung innerhalb eines 
Standardproduktes, wie ACTApro stattfindet und nicht als Projekt, das in einer Insellösung mündet, 
sind eine Pflege und ggf. auch nötig werdende Anpassungen der Tools gewährleistet und durch den 
bestehenden Produktpflegevertrag, dessen Kosten nicht steigen werden, abgedeckt. Die Kosten für 
die Weiterentwicklung werden auf 145.000,-- € zzgl. MWSt (172.550,-- €) geschätzt. Grundlage dieser 
Schätzung ist die genaue Analyse nötiger Arbeitspakete und Aufwände. 
Es müssen, wie auch im ursprünglichen Konzept vorgesehen, die Crowdsourcing- und Identifizie-
rungsmöglichkeiten in einen Viewer integriert werden, der dazu im Produkt ACTApro (weiter) entwi-

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ckelt werden muss. Diese Entwicklung kann nur die Fa. startext vornehmen, da der Viewer ein Teil 
der Software ACTApro Benutzung (Web) bleiben muss, um den Datentransfair innerhalb der Software 
zu gewährleisten. (ACTApro Desk, nach Benutzung und umgekehrt). Die Fa. startext besitzt den 
Quellcode und die Rechte an der Software. 
Die Weiterentwicklung soll in Teilen noch 2018 durchgeführt und 2019 abgeschlossen werden. 
 
Zur Realisierung der Maßnahme sind entsprechende Aufwandsermächtigungen im Hpl 2018 im Teil-
ergebnisplan 0412 – Historisches Archiv - in Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienst-
leistungen – i.H.v. 36.890,-- € und in Teilplanzeile 16 – Sonstige ordentliche Aufwendungen – i.H.v. 
98.770,-- € veranschlagt. 
 
Für den HPL 2019 sind entsprechende Aufwandsermächtigungen im Teilergebnisplan 0412 – Histori-
sches Archiv in Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen – i.H.v.36.890,-- € 
eingeplant. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt hat den Bedarf bereits unter AZ 142/25/42/18 anerkannt.

14 KL .09.2018

142/2

Eingan
28 Sen 20

44

IL
Histansches Archiv nn | NL

Erstellung eines Viewers mit Crowdsourcing- und Identifizierungstool
hier: Bedarfsprüfung, RPA Nummer: 142/25/42/18

Voraussichtliche Auftragssumme: 172.550,00 € brutto / 145.000,00 € netto

Sehr geehrte Damen und Herren,

gegen das Ergebnis der Bedarfsprüfung vom 12.09.2018 bestehen keine Bedenker.

Es ist nachvollziehbar dargelegt, dass die Erweiterung des Moduls erforderlich ist, um die
Identifizierung des Archivgutes durch externe Experten und Nachlassgeber im Rahmen des
Crowdsoureing online zu ermöglichen.

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Mit freundlic) =