Richtlinie der Stadt Köln zur Verwendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik und der Stadtarbeitsgemeinschaft Lesben, Schwule und Transgender

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• Anlage 1. Richtlinie zur Verwendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaften_2019

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  1 Amt für Integration und Vielfalt 11.09.2019 Richtlinie der Stadt Köln zur Verwendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik und der Stadtarbeitsgemeinschaft Lesben, Schwulen und Transgender Präambel Mit der Einrichtung eines Budgets von 10.000€ pro Stadtarbeitsgemeinschaft sollen die Gremien in ihrer Arbeit gestärkt werden. Die Richtlinie regelt auf der Grundlage des R atsbeschlusses vom 14.02.2019 die Verwendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaften Behindertenpolitik und Lesben, Schwulen und Transgender . Sie beschreibt das Verfahren zur Bean tragung der Mittel, die Entscheidungswege sowie die Verwendung der Mittel. § 1 Allgemeine Grundsätze Die Mittel des Budgets können gemäß § 2 „Art und Umfang der Verwendung“ für Zwecke eingesetzt werden, die die Gremienarbeit der Stadtarbeitsgemeinschaften unterstützen und stärken. § 2 Art und Umfang der Verwendung Das Budget kann für Aufwendungen unter Beachtung der Ziele und des Interesses der Stadtarbeitsgemeinschaften in folgenden Bereichen eingesetzt werden: a. Öffentlichkeitsarbeit für die Bekanntmachung und Stärkung des Gremiums sowie die Vermittlung von Themen und Positionen. b. Kosten für Veranstaltungen im Interesse der Stadtarbeitsgemeinschaften. 2 Amt für Integration und Vielfalt 11.09.2019 c. Maßnahmen zur Gewinnung weiterer ehrenamtlich tätiger Personen zur Mitarbeit in den Stadtarbeitsgemeinschaften sowie als sachkundige Einwohnerinnen und Einwohner. d. Fort- und Weiterbildung zur Stärkung der Kompetenz und Arbeit der Stadtarbeitsgemeinschaften für die stimmberechtigten Mitglieder, ihre Stellvertretung und sachkundigen Einwohnerinnen und Einwohner und deren Vertretung, im Auftrag der Stadtarbeitsgemeinschaften (als Gemeinschaftsveranstaltungen oder Teilnahme einzelner Mitglieder an Fort- und Weiterbildungen). e. Übernahme von Reisekosten zu Veranstaltungen oder Zuschüssen zu Reisekosten zu Veranstaltungen sowie Übernahme von Teilnahmebeiträgen für Veranstaltungen im Interesse der Stadtarbeitsgemeinschaften für die stimmberechtigen Mitglieder, ihre Stellvertretungen und sachkundigen Einwohnerinnen und Einwohner und deren Vertretungen, im Auftrag der Stadtarbeitsgemeinschaften. § 3 Haushalt (1) Die Mittelvergabe ist nur möglich, wenn die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Es gelten die allgemeinen haushaltsrechtlichen Bestimmungen. Sofern der Haushalt noch nicht bekanntgemacht worden ist, ist in dem Bescheid auf den vorläufigen Haushalt und die Möglichkeit des Widerrufs der Bewilligung hinzuweisen. (2) Die Höhe der Mittelvergabe ergibt sich aus dem Fehlbetrag zur Finanzierung des Vorhabens, die durch die Mittel empfangende Person nicht durch eigene oder fremde Mittel deckt werden kann (3) Im Einzelfall können vor Beginn der Verwendung, Mittel ausgezahlt werden § 4 Verbot der Überfinanzierung/Doppelförderung Der Inhalt des Antrages und damit die Kosten dürfen nicht von mehreren Fördermittelgebenden bzw. Dienststellen der Stadt Köln gefördert werden, so dass die Zuwendung insgesamt die Kosten der Maßnahmen übersteigen. 3 Amt für Integration und Vielfalt 11.09.2019 Nicht ausgeschlossen ist, dass Gelder aus unterschiedlichen Bereichen genutzt werden, um das Vorhaben zu unterstützen. Dazu muss sichergestellt sein, dass insgesamt keine Überfinanzierung eintritt und eine Übereinkunft zwischen den beteiligten Mittelgebenden besteht. § 5 Antragsverfahren (1) Anträge können die Mitglieder der Stadtarbeitsgemeinschaften stellen (2) Im Antrag sind folgende Angaben zu machen: a. Beschreibung des Vorhabens b. Zweck und Ziel der Verwendung muss mit dem Ziel „Unterstützung und Stärkung der Gremienarbeit“ übereinstimmen c. Kosten- und Finanzierungsplan d. Beantragte oder bereits bewilligte Förderungen/Zuschüsse von Dritten und von der Stadt Köln e. Erklärung, dass mit dem Vorhaben noch nicht begonnen wurde. Im begründeten Einzelfall kann davon abgewichen werden. f. eine Erklärung über die Berechtigung zum Vorsteuerabzug gemäß § 15 Umsatzsteuergesetz (3) Dem Antrag sind alle für eine Entscheidungsfindung erforderlichen Unterlagen beizufügen. (4) Der Antrag ist drei Wochen vor einer Sitzung der Stadtarbeitsgemeinschaft zu den jeweiligen Vorbereitungstreffen in elektronischer oder schriftlicher Form der Geschäftsführung einzureichen. (5) Im Rahmen der Antragsstellung erfolgt ein Hinweis auf den Datenschutz sowie die Verarbeitung der persönlichen Daten des Antragstellenden, durch die Verwaltung. Entsprechende Einverständniserklärungen sind gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuholen, zu dokumentieren und aufzubewahren. 4 Amt für Integration und Vielfalt 11.09.2019 § 6 Entscheidungsverfahren (1) Die Verwaltung prüft auf Grundlage der vorliegenden Richtlinie die Förderfähigkeit des Antrages. (2) Die Zuwendung der Mittel erfolgt durch Beschluss der Stadtarbeits- gemeinschaften. (3) Die Person, die den Antrag gestellt hat, darf an der Beschlussfassung nicht beteiligt sein (4) Das Verfahren über die Gewährung der Mittel sowie die Entscheidung über die Mittelvergabe, sind durch die Verwaltung zu dokumentieren. (5) Die Verwaltung erstellt einen schriftlichen Bescheid für die Person, die die Mittel empfängt, aus dem die Höhe sowie die Verwendung der Mittel hervorgehen, mit Verweis auf die bestehende Richtlinie. (6) Die beschlossene Summe ist der Person, die die Mittel erhält, durch die Verwaltung auszuzahlen. § 7 Nachweispflicht (1) Personen die Mittel empfangen, reichen einen vereinfachten zahlenmäßigen Nachweis in Form einer detaillierten Einzelauflistung (keine Belegliste) der angefallenen Ausgaben ein. Darüber hinaus ist die sachgerechte Verwendung der Mittel zu bestätigen. (2) Der Nachweis über die Mittelverwendung ist der Verwaltung in einer Frist von sechs Wochen nach Verwendung der Mittel vorzulegen. Kommt die Person, die Mittel empfangen hat, dem nicht oder nicht fristgerecht nach, ist die Verwaltung berechtigt, die Mittel zurückzufordern. (3) Personen, die Mittel empfangen, sind verpflichtet, die Originalbelege über die verausgabten Mittel/Positionen zehn Jahre aufzubewahren und der Verwaltung auf Verlangen vorzulegen. (4) Sofern Unregelmäßigkeiten vermutet oder festgestellt werden, sind von der Verwaltung zwingend die Belege von der Person, die die Mittel empfangen hat, zu fordern und eine vertiefte Einzelfallprüfung vorzunehmen. (5) Personen, die Mittel empfangen, sind verpflichtet elektronisch oder schriftlich 5 Amt für Integration und Vielfalt 11.09.2019 mitzuteilen, wenn: a. das Ziel der Mittelverwendung nicht oder nicht indem geförderten Zeitraum verwirklicht wird b. der Mittelzweck bzw. die Verausgabung der Mittel entgegen des Antrags geändert wird c. die Person die Mittel empfängt, die eigene Tätigkeit einstellt/die Rechtsform ändert oder sich das Beteiligungsverhältnis ändert d. die beschiedenen Mittel nicht verbraucht werden oder die Finanzierung sich ändert (6) Entsprechen Angaben nicht der Wahrheit oder wurden Unterlagen verändert, bewusst lückenhaft oder verfälscht eingereicht, werden bereits ausgezahlte Mittel durch die Verwaltung zurückgefordert. Stellt sich nachträglich heraus, dass die ausgezahlten Mittel nicht für den dafür beantragten Zweck verwendet worden sind oder der beantragte Zweck niedrigere Kosten verursacht hat, fordert die Verwaltung die Mittel ganz oder teilweise zurück. (7) Es ist ein kurzer Sachbericht zur Wirkungskontrolle/Zielerreichung dem Verwendungsnachweis beizulegen. (8) Die Verwaltung behält sich vor, im Einzelfall Stichproben vorzunehmen und Belege einzusehen. (9) Sofern es möglich ist, ist durch die antragstellende Person auf die Zuwendung durch die Stadt Köln öffentlich hinzuweisen. (10) Dem Ausschuss für Soziales und Senioren und den Stadtarbeitsgemeinschaften wird durch die Verwaltung jährlich ein Bericht über die Verwendung des Budgets vorgelegt. § 8 Inkrafttreten Mit Beschluss des Ausschusses für Soziales und Senioren der Stadt Köln am ….. tritt die Richtlinie der Stadt Köln zur Verwendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik und der Stadtarbeitsgemeinschaft Lesben, Schwulen und Transgender in Kraft.

• Beschlussvorlage Ausschuss

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle OB/16/161 Vorlagen-Nummer 2960/2019 Freigabedatum 17.09.2019 Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Richtlinie der Stadt Köln zur Verwendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik und der Stadtarbeitsgemeinschaft Lesben, Schwule und Transgender Beschlussorgan Ausschuss Soziales und Senioren Gremium Datum Beschluss: Der Ausschuss für Soziales und Senioren beschließt die vorliegende Richtlinie zur Verwendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik und der Stadtarbeitsgemeinschaft Lesben, Schwule und Transgender. Stadtarbeitsgemeinschaft Lesben, Schwule und Transgender 19.09.2019 Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik 11.10.2019 Ausschuss Soziales und Senioren 31.10.2019 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Begründung: Mit dem Beschluss vom 14.02.2019 (TOP 6.1.2) hat der Rat für die Stadtarbeitsgemeinschaft Behin- dertenpolitik sowie für die Stadtarbeitsgemeinschaft Lesben, Schwule und Transgender ein jährliches Budget von jeweils 10.000 € zur Verfügung gestellt. Über dessen Verwendung sollen die Stadtar- beitsgemeinschaften im Rahmen einer vom Ausschuss für Soziales und Senioren zu beschließenden Verwendungsrichtlinie selbst entscheiden können. Gleichzeitig wurde die Verwaltung beauftragt, dem Ausschuss für Soziales und Senioren eine mit den Stadtarbeitsgemeinschaften abgestimmte Richtlinie zur Verwendung des Budgets zur Beschlussfas- sung vorzulegen. Die vorliegende Richtlinie sowie die Verwendung der Mittel wurde mit Vertreterinnen und Vertretern der beiden Stadtarbeitsgemeinschaften abgestimmt. Dringlichkeit: Die Dringlichkeit ergibt sich aus der Tatsache, dass die zur Verfügung stehenden Mittel noch in die- sem Jahr verausgabt werden sollen. Um Anträge stellen bzw. in den Sitzungen der beiden StadtAGs beschließen zu können, bedarf es vorab des Beschlusses zu der „Richtlinie der Stadt Köln zur Ver- wendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaften Behindertenpolitik und Lesben, Schwule und Transgender“. Eine spätere Beratungsfolge würde das vorgesehene Verfahren in diesem Jahr nicht mehr ermögli- chen. Anlage 1. Richtlinie der Stadt Köln zur Verwendung des Budgets der Stadtarbeitsgemeinschaften Behindertenpolitik und Lesben, Schwule und Transgender