Bericht über die Sanierung der Bühnen am Offenbachplatz

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/46 
 
Vorlagen-Nummern 27.03.2018 
 0951/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Unterausschuss Kulturbauten  
Rechnungsprüfungsausschuss 12.04.2018 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 17.04.2018 
Finanzausschuss 30.04.2018 
 
Bericht über die Sanierung der Bühnen am Offenbachplatz 
Mit dem Monatsbericht Februar 2018 gibt die Verwaltung den aktuellen Sachstand zur Sanie rung der 
Bühnen am Offenbachplatz zur Kenntnis.  
 
Die Arbeit an der ‚Heilung  der Planung’ der Haustechnik schreitet kontinuierlich fort. Dazu werden für die 
verschiedenen Bereiche (Oper, Schauspielhaus, Kinderoper, Kleines Haus) teilweise auch neue planer i-
sche Lösungen gefunden. Die zeitnahe Kommunikation dieser Planung mit der Ba uherrschaft und der 
Projektsteuerung wird in abgestimmten Verfahren gewährleistet: So gibt es fest definierte Termine zur 
Diskussion der Ergebnisse auf der Ebene der Arbeitskreise, in den Planungsbesprechungen (Gebäudepla-
nung) und in der vierzehntägig stattfindenden Projektbesprechung. In dieser Besprechungsstruktur werden 
die notwendigen Entscheidungen möglichst zeitnah und dezentral getroffen. Die Aufgabe der Bauher r-
schaft liegt hier besonders darin, auf die Wahrung der vereinbarten Standards zu achten. Als oberste Ent-
scheidungsebene ist die monatliche Lenkungsrunde eingerichtet.  
 
Inwieweit sich möglicherweise durch die bereits berichtete Umstellung der Planungsbereiche im Dezember 
Konsequenzen in Bezug auf die Rahmenterminplanung ergeben, kann frühesten s mit dem Monatsbericht 
April 2018 mitgeteilt werden.  
 
Das Ende 2017 verabschiedete Programm zur Fertigstellung der Bühnentechnik in Schauspielhaus und 
Oper hat nach einigen Anlaufschwierigkeiten zu Beginn des Jahres im Februar 2018 Schwung aufg e-
nommen. Alle sechs Bühnenbaufirmen sind jetzt in abgestimmten Zeitfenstern in den Häusern tätig. Das 
Programm soll im Oktober 2018 abgeschlossen sein, die Bühnentechniken der beiden Häuser können 
dann abgenommen werden. 
 
Die gemeinsam mit den Firmen durchgeführten Zustandsfeststellungen sind weitgehend abgeschlossen, 
ca. 10 % der Gewerke sind noch offen. Alle Zustandsfeststellungen sollen bis Ende März 2018 abg e-
schlossen sein. 
 
Im Februar 2018 konnten weitere Firmengespräche abgeschlossen werden. Am Ende des Monats waren 
ca. 65 % aller Firmengespräche abgeschlossen und ca. 23 % befanden sich noch in der Bearbeitung. Die 
Firmengespräche sollen bis zum 30.06.2018 vollständig abgeschlossen sein, da zu diesem Zeitpunkt die 
Vorbereitungen für die notwendigen Neuausschreibungen mit den Verfahren zur Markterkundung begi n-
nen. Gegenwärtig zeichnet sich ab, dass deshalb auch einige Firmengespräche durch Kündigungen von 
Seiten der Bühnen abgeschlossen werden müssen. Hieraus entstehen Risiken, die im laufenden Risiko-
management behandelt werden.

2 
 
Der Stand der Auszahlungen stieg im Februa r 2018 um ca. 2 Mio. € von 292 Mio. € auf 294 Mio. €. Die 
Verpflichtungen stiegen gegenüber dem Vormonat um ca. 1 Mio. € auf jetzt ca. 353 Mio. €. Die prognost i-
zierten Gesamtkosten verblieben auch im Monat Februar 2018 auf dem seit dem Dezember 2017 gelte n-
den Wert von 538 Mio. €.  
 
Die prognostizierten Risiken mussten im Februar 2018 unter anderem aufgrund der drohenden Kündigun -
gen angehoben werden, sie liegen jetzt bei ca. 28,9 Mio. € und damit ca. 7,4 Mio. € höher als im Vorm o-
nat. Hierin eingepreist sind  die Kosten für zusätzliche Vergabeverfahren und die im Zusammenhang mit 
diesen Verfahren zu erwartenden höheren Preise. 
 
Im Zuge der Neustrukturierung des Projektes wurde in den vergangenen Monaten auch das Projekthand-
buch komplett neu strukturiert und aktualisiert, es steht seit Ende Februar 2018 in der überarbeiteten Form 
im Projektraum AWARO zur Verfügung. Zukünftig wird das Projekthandbuch in AWARO weiterhin kontinu-
ierlich gepflegt und vierteljährlich aktualisiert.  
 
gez. Streitberger

Monatsbericht Sanierung Bühnen Köln
Februar 2018 (Stand 31.01.2018)
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Monatsbericht Sanierung Bühnen Köln
Februar 2018 (Stand 28.02.2018)
Standort: Offenbachplatz in Köln
Bauherr: Bühnen der Stadt Köln
. 
. 
Flächen:
Bereich 1
Opernhaus /Betriebshof
NGF: 35.960 m²
BGF: 46.429 m²
BRI: 160.258 m³
Legende:
NGF= Netto-Geschossfläche
BGF= Brutto-Geschossfläche
BRI= Brutto-Rauminhalt
Bereich 3
Opernterrassen /
Kleines Haus
NGF: 1.971 m²
BGF: 2.493 m²
BRI: 9.843 m³
Bereich 2
Schauspielhaus /Lager / 
Kinderoper
NGF: 13.180 m²
BGF: 17.226 m² 
BRI: 62.704 m³ 
2. Die PrognoseKENNDATEN
Am 03.07.2017 ist eine belastbare Termin- und Kostenprognose für einen kalkulierbaren Projektablauf veröffentlicht worden. Diese ist unter Beachtung der entsprechenden 
Qualitätsanforderungen und unter Berücksichtigung aller erkennbaren Risiken unter der Führung des Bauherrn mit der Projektsteuerung unter Einbeziehung aller Planer und 
Objektüberwachungen abgestimmt  worden. 
Im weiteren Projektverlauf muss nun besonders auf einen regelmäßigen Soll-/Ist-Vergleich der Terminplanung und Kostensteuerung unter Berücksichtigung des Risikomanagements 
geachtet werden. Wir empfehlen dem Bauherrn, die aktuell prognostizierte Schlüsselübergabe im 4. Quartal 2022 sowie das hieraus prognostizierte Budget in Höhe von 
544,8  Mio. € brutto als Projektziel zu setzen. Dabei ist bekannt, dass durch alle bisher bekannten Projektrisiken das Gesamtbudget auf 570,6 Mio. € brutto steigen kann. 
Zusätzlich empfehlen wir eine Prüfung und Aktualisierung des Gesamtterminplanes nach Abschluss der Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung) im 1. Quartal 2019, welche auch 
Auswirkungen auf die Kostenprognose haben kann.
Die folgenden Seiten geben Aufschluss über die aktuelle Projektsituation in qualitativer, wirtschaftlicher und terminlicher Hinsicht.
1. Die ProjektKENNDATEN

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3. Das ProjektLOGBUCH

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4. Die ProjektTERMINE
Am 07.12.2017 hat wie vorgesehen die Planungsphase LPH 3 termingerecht begonnen. Ein detaillierter Planungsterminplan wurde aufgestellt und dient nunmehr als Grundlage für die Planung der LPH 3.
Einzelne Vorgänge des oben dargestellten Rahmenterminplanes wurden auf Grundlage des detaillierten Planungsterminplanes aktualisiert. Der Gesamtfertigstellungstermin bleibt unverändert.

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Februar 2018 (Stand 28.02.2018)
5.1 Die ProjektKOSTEN
5.2 Der KostenVERLAUF der letzten 6 Monate BEMERKUNGEN:
Die Projektkosten wurden auf Grundlage der aktuellen Terminplanung und den aktuellen 
Erkenntnissen aus der erforderlichen Heilung der Planung erstellt und sind eine Fortschreibung der 
Kostenprognose vom 30.Juni 2017 (AWARO Dok.-Nr. 256418).
Das mit Ratsbeschluss vom 17.11.16 genehmigte Budget beträgt: 
404 Mio. €  brutto.
Der aktuelle Stand der Auszahlungen beträgt: 
294,50 Mio. €  brutto.
Der Bauherr ist momentan Verpflichtungen eingegangen in Höhe von: 
352,69 Mio. €  brutto.
Die aktuelle Kostenprognose beträgt: 538,27 Mio. € brutto
Die Summe der aktuell zu erwarteten Risikokosten beträgt gegenwärtig: 28,87 Mio. € brutto 
Somit ergibt sich derzeit eine Gesamtkostenentwicklung von:                            567,13 Mio. €  brutto
Die vorliegenden Zahlen basieren auf den Angaben der Objektüberwachungen mit Stand 
26.02.2018, den Erkenntnissen der vertieften Grundlagenermittlung sowie Informationen aus dem 
Projektraum AWARO. Mit der Gesamtbudgeterhöhung vom 17.11.2016 auf 404 Mio. € wurde die 
Handlungsfähigkeit des Bauherrn zur Fortführung des Bauvorhabens aufrechterhalten. Somit 
können derzeit bekannte Verpflichtungen erfüllt werden. 
Die ermittelten Kosten für die erwartete Kostenentwicklung sowie die Kostenrisiken sind momentan 
durch das zur Verfügung stehende Budget nicht gedeckt. Wir empfehlen die Anpassung des 
Budgets auf mindestens 545 Mio. €.
Prognose
538,27 Mio. €
567,13 Mio. € 
(einschl. Kostenrisiken)
Verpflichtungen
352,69 Mio. €
Budget
404 Mio. €
Auszahlungsstand
294,50 Mio. €
404 Mio €
294,50 Mio €
245,63 Mio €
85,22 Mio €
21,84 Mio €
352,69 Mio €
185,57 Mio €
28,87 Mio €
Mio. €
100 Mio. €
200 Mio. €
300 Mio. €
400 Mio. €
500 Mio. €
600 Mio. €
Kostenrisiken
Kostenentwicklung
Summe Verpflichtungen
Sonstige Verpflichtungen
Nachträge
Grundaufträge
Auszahlungsstand
Budget
282 Mio. € 284 Mio. € 286 Mio. € 288 Mio. € 292 Mio. € 294 Mio. €
340 Mio. € 344 Mio. € 348 Mio. € 349 Mio. € 352 Mio. € 353 Mio. €
543 Mio. € 545 Mio. € 548 Mio. € 538 Mio. € 538 Mio. € 538 Mio. €
404 Mio. € 404 Mio. €
200 Mio. €
250 Mio. €
300 Mio. €
350 Mio. €
400 Mio. €
450 Mio. €
500 Mio. €
550 Mio. €
600 Mio. €
09.2017 10.2017 11.2017 12.2017 01.2018 02.2018
Auszahlungsstand Verpflichtungen Prognose Budget
545 Mio. €
404 Mio. €

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Februar 2018 (Stand 31.01.2018)
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Februar 2018 (Stand 28.02.2018)
40,43%
37,23%
4,26%
10,63%
7,45%
KG 300 bis 500 gesamt
Während der umfangreichen Qualitätskontrollen durch die Objektüberwachungen, Sachverständigen und Projektsteuerung konnten zahlreiche Mängel verschiedener Gewerke festgestellt 
und einem Qualitätsmanagement zugeführt werden. 
Aufgrund des gestörten Bauablaufes wird nun die Zeit genutzt, um Zustandsfeststellungen aller Gewerke durchzuführen, um vollumfänglich alle Mängel im Projekt aufzunehmen und somit 
einen Gesamtüberblick über den technischen und optischen Zustand der eingebauten Bauteile und Geräte zu erhalten. Zusätzlich werden bereits fertig gestellte Gewerke vollumfänglich 
abgenommen. Seit März 2017 werden die Zustandsfeststellungen durch die Objektüberwachungen durchgeführt und werden voraussichtlich bis zum 1. Quartal 2018 abgeschlossen sein.
Als Ziel wurde festgelegt, die vorgefundenen Mängel zeitnah abzustellen. Mit Beginn der neuen Bauphase kann dann im Wesentlichen der Schwerpunkt auf der Heilung der TA-
Leistungen und der damit verbundenen Änderungen liegen. Darüber hinaus können die Ergebnisse der Zustandsfeststellungen der TA-Leistungen für die neue TA-Planung 
mitberücksichtigt werden. 
Abnahme erfolgt
Zustandsfeststellung erfolgt (ohne Abnahme)
Zustandsfeststellung in Bearbeitung
Zustandsfeststellung offen
Zustandsfeststellung nicht erforderlich
6. Der Sachstand ZUSTANDSFESTSTELLUNGEN
54,17%
33,33%
12,50%
KG 479 Bühnentechnik
22,22%
44,44%
5,56%
16,67%
11,11%
KG 400 Haustechnik
36,74%
38,78%
6,12%
8,16%
10,20%
KG 300 Gebäude

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Februar 2018 (Stand 31.01.2018)
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Februar 2018 (Stand 28.02.2018)
20,43%
10,75%
11,83%
23,66%
33,33%
KG 300 bis 500 gesamt
Aufgrund des gestörten Bauablaufes ist es notwendig, mit allen am Bau Beteiligten Gespräche zur Vertragsanpassung zu führen. Diese werden durch die verantwortlichen 
Objektüberwachungen entsprechend vorbereitet. Das Ziel dieser Gespräche ist es, die Firmen nach Möglichkeit auf der Baustelle zu halten und Vereinbarungen über einen Weiterbau 
nach Heilung der Planung für einen geordneten Bauablauf abzuschließen. Sollte es hier zu keiner Einigung kommen, so ist diesen Firmen zu kündigen und die Leistungen sind neu 
auszuschreiben.
In den Firmengesprächen hat sich immer wieder gezeigt, dass die Firmen berechtigterweise auf nicht erfüllte Pflichten und Aufgaben des Bauherrn, wie z.B. fehlende Nachtrags-
beauftragungen und offene Forderungen aus Bauzeitverlängerung verweisen konnten. Um hier für die Firmengespräche optimal vorbereitet zu sein, wurde bauherrenseitig eine 
Vorgehensweise zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Firmengespräche eingeführt. Eine besondere Herausforderung für den öffentlichen Bauherrn stellt dabei die 
Wahrung vergaberechtlicher und wirtschaftlicher Kriterien als Grundlage für eine einvernehmliche Regelung dar. 
Seit August 2016 wird dieser Prozess erfolgreich durch die Führung des Bauherrn und der Projektsteuerung umgesetzt und gibt unmittelbar Aufschluss darüber, welche Leistungen zu 
gegebener Zeit tatsächlich neu ausgeschrieben werden müssen. Unter Berücksichtigung der bei den Firmengesprächen erzielten Fortschritte – insbesondere im Bereich der priorisiert zu 
behandelnden Schlüsselgewerke – können auf diese Weise klare Voraussetzungen für die Mitte 2018 durchzuführenden Markterkundungen gewährleistet werden. 
Vertragsanpassung erfolgt (unterschrieben)
Schlussgerechnet
Gekündigt
Vertragsanpassung in Vorbereitung
Vertragsanpassung offen
7. Der Sachstand FIRMENGESPRÄCHE
16,33%
14,29%
16,33%
20,40%
32,65%
KG 300 Gebäude
11,11%
16,67%
5,55%
50,00%
16,67%
KG 400 Haustechnik
34,78%
13,05%
52,17%
KG 479 Bühnentechnik

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Februar 2018 (Stand 31.01.2018)
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8. Die ProjektRISIKEN
Risikoeinschätzung
Risiko 
gering
Risiko hoch
1. Bestehende Risiken:
 Zustandsfeststellungen für alle Gewerke decken ggf. 
bisher unbekannte Mängel auf und führen ggf. zu 
weiteren Umplanungen 
 Erforderlicher Rückbau / Neubau von Anlagen / 
Bauteilen auf Grundlage der überarbeiteten Planung 
des neuen TA Planers
 mangelnde Planungsgrundlagen TA und noch nicht 
bekannte offene Punkte können zu 
Terminverzögerungen in der Heilung der Planung 
führen
 Die Anwendung neuer Richtlinien im Bereich der 
Gebäudetechnik erfordert ggf. zusätzliche 
Umplanungen und Umbauten bestehender Anlagen
 Steigerung Baupreisindex
 Nachtragsforderungen von Firmen aufgrund von 
Störungen im Planungs- und Bauablauf
 Nachtragsforderungen der Planer aufgrund von nicht 
ausreichenden Planungsgrundlagen 
 Prozessrisiken aus ggf. gescheiterten 
Firmengesprächen
 Neue Vergabeverfahren aufgrund von gescheiterten 
Firmengespräche und Kündigungen 
 Vergabeeinrede bei neuen Vergabeverfahren führen 
zu weiteren Terminverzögerungen 
 Insolvenzrisiko bei einem Unternehmen 
(Schlüsselgewerk) - nach LP 5
 Verzögerung bei der Durchführung der 
Firmengespräche aufgrund mangelnder Kapazitäten 
der Objektüberwachungen sowie baubetrieblicher 
Gutachter
 mangelnde Leistungsfähigkeit der neuen 
Objektüberwachungen führen zu weiteren 
Terminverzögerungen und Qualitätsdefiziten
2. Empfehlungen und Maßnahmen:
 frühzeitige Ausarbeitung eines detaillierten Planungs- und 
Ausführungsterminplans auf Baubereichsebene und regelmäßiger 
Soll-/Ist-Vergleich mit allen Planern und Objektüberwachung im 
Rahmen des Kosten-Termin-Risiko Jour Fixes
 Fertigstellung der Zustands- und Leistungsfeststellungen für die 
Erfassung eines vollständigen Ist-Standes 
 Beschleunigung der Mängelbeseitigung
 zusätzliche Qualitätsbegehungen durch Projektsteuerung und die 
neuen Bauleitungen TA und Gebäude 
 Intensive Weiterführung der Firmengespräche gemäß 
ausgearbeitetem Konzept
 Weitere Intensivierung des Gegenforderungsmanagements und 
Geltendmachung von Ansprüchen gegen Baubeteiligte
 Soll-Ist-Abgleich zwischen gesetzten Qualitätszielen und gebauten 
Qualitäten 
 Frühzeitige Konzeptionierung zur Pauschalierung wesentlicher 
Planerhonorare zur Erreichung einer hohen Kostensicherheit unter 
Berücksichtigung der Erkenntnisse aus der Terminplanung 
 vollständiger 3D Scan und Modellierung zur Minimierung 
vorhandener Lücken in den Planungsgrundlagen
 frühzeitige Ausarbeitung eines Konzeptes für die Ausschreibungs-
und Vergabephase unter Berücksichtigung der projektspezifischen 
Besonderheiten
3. Fazit und Bewertung:
Durch die teilweise seit Monaten unterbrochene Bautätigkeit haben 
einzelne Gewerke bereits rechtwirksam ihre Kündigung erklärt. Hierdurch 
werden neue Ausschreibungen und Vergaben erforderlich, die sich unter 
Umständen ungünstig auf das aktuelle Kosten- und Terminziel auswirken 
könnten. 
Des Weiteren können bisher unerkannte Planungs- und Baumängel zu  
weiteren terminlichen Verzögerungen und Mehrkosten führen. Dies hängt 
entscheidend vom Ergebnis der Zustands- und Leistungsfeststellungen 
sowie vom weiteren Verlauf der Planung in Leistungsphase 3 ab. Wir 
empfehlen daher eine Prüfung und Aktualisierung des 
Gesamtterminplanes nach Abschluss der Leistungsphase 3 
(Entwurfsplanung). Das aktuelle Terminrisiko ist bis zu diesem Zeitpunkt 
weiterhin als hoch einzuschätzen.
In welcher Dimension die aufgeführten Kostenrisiken eintreten werden, 
hängt entscheidend von den Verhandlungen mit den beauftragten Firmen 
ab. Daher sollten die Firmengespräche weiterhin intensiv durch den 
Bauherren unter Hinzuziehung von Beratern erfolgen. Das aktuelle 
Kostenrisiko ist daher weiterhin als hoch zu bezeichnen. 
Es ist absehbar, dass das bisher genehmigte Budget von 404 Mio. € die 
ermittelten Kosten für die erwartete Kostenentwicklung und Kostenrisiken 
nicht deckt. Hinsichtlich der durch Neuausschreibung einzugehenden 
Verpflichtungen empfehlen wir zeitnah die Anpassung des Budgets auf 
die Summe der Gesamtkostenprognose von mindestens 545 Mio. €.
Der Umfang der bisher erfolgten Qualitätskontrollen und 
Zustandsfeststellungen zeigt, dass in Teilen die gebaute Qualität nicht 
ausreichend ist. Hier sind Mängelbeseitigungen, Rückbauten und 
Umplanungen erforderlich. 
Durch die neuen Objektüberwachungen können nunmehr die fehlenden 
Kapazitäten aufgebaut werden und somit kann eine intensive Bearbeitung 
der Mängel zur Qualitätssicherung erfolgen. 
Das aktuelle Qualitätsrisiko ist weiterhin als hoch zu bezeichnen und kann 
erst dann geringer ausfallen, wenn die Zustandsfeststellungen vollständig 
abgeschlossen sind.
Mit Abschluss der vertieften Grundlagenermittlung wurden die bekannten 
Projektrisiken neu bewertet und aktualisiert. Die Ergebnisse hieraus 
wurden in der Kosten- und Terminprognose berücksichtigt und werden in 
regelmäßiger Abstimmung mit dem Bauherren und Fachplanern diskutiert 
und neu bewertet. In welchem Umfang und in welcher Höhe die 
vorstehend aufgeführten Risiken eintreten werden, hängt entscheidend 
vom weiteren Projektverlauf, von der erweiterten Entwurfsplanung sowie 
von den Maßnahmen des Risikomanagements ab.