Digitale & hybride Gremiensitzungen: Sachstand und weiteres Vorgehen

Dokumente

• Anlage Handreichung - Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen

  PDF

  Ansehen: Anlage Handreichung - Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen Text: Anlage Handreichung - Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen Herunterladen: Anlage Handreichung - Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein- Westfalen Handreichung Seite | 2 Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen - Handreichung 1.0 - Stand: September 2023 Inhaltsverzeichnis Eingangsbemerkung 3 1 Rechtsgrundlagen 4 2 Digitale oder hybride Sitzungen 5 3 Regelung in der Hauptsatzung für die Möglichkeit hybrider Sitzungen von Ausschüssen 6 4 Technische und sonstige Voraussetzungen 6 5 Verantwortlichkeiten der Gremienmitglieder 9 6 IT-Sicherheitskonzeption und Handbuch 9 7 Sitzungsdurchführung 12 8 Datenschutz 16 9 Cloud-Computing 17 10 Sonderfälle: Befangenheit von Gremienmitgliedern 18 11 Schlussbemerkung & Ansprechpartner 19 Seite | 3 Eingangsbemerkung zu dieser Handreichung: Seitens des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein -Westfalen wird für Zwecke dieser Handreichung davon ausgegangen, dass die kommunalen IT -Verantwortlichen (einschließlich der IT-Informationssicherheit und der kom munalen Rechenzentren) in der Implementierung neuer Software in ihre Betriebsmodelle bzw. IT-Betriebsumgebungen versiert sind. Des Weiteren wird davon ausgegangen, dass im Zuge der Digitalisierung der Arbeit in kommunalen Vertretungskörperschaften bereits Modellentscheidungen im Hinblick auf die Ausstattung von Gremienmitgliedern mit digitalen Endgeräten (einschließlich IT -Informationssi- cherheit) gegeben hat. Vor diesem Hintergrund beinhaltet diese Handreichung nur notwendige Informationen. Im Auftrag des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein -Westfalen hat die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen bisher1 folgende Verfahren erfolgreich zugelassen: Aktuell zugelassene Anwendungen zur Bild-/Ton-Übertragung in digitalen und hybriden Sitzungen:  Zoom (ZVC Germany GmbH, Karlsruhe)  ZoomX (ZVC Germany GmbH, Karlsruhe, in Kooperation mit Telekom Deutschland GmbH) Wichtig: Die Zulassungen gelten nicht für Zoom basic.  easymeet24 (connect4video, Rüsselsheim am Main) Anwendungen zur Durchführung von Abstimmungen in digitalen und hybriden Sitzungen:  ALLRIS (CC e-gov GmbH, Hamburg)  SD.NET (Sternberg Software GmbH & Co. KG, Bielefeld)  SessionNet (Somacos GmbH & Co. KG, Salzwedel)  Diese Aufzählung ist nicht abschließend, weitere Zulassungsverfahren werden derzeit durchgeführt. Beschaffung: Die Beschaffung der zugelassenen Verfahren für die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen kann bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer unter Berücksichtigung der Haushalts- grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Wege des Direktauftrages nach Ziffer 5.2 der Vergabegrund- sätze für Gemeinden nach § 26 der Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein -Westfalen (Kommunale Vergabe- grundsätze) erfolgen. Sofern aufgrund eigener Vergabereg elungen in der jeweiligen Kommune ein Direktauftrag ausgeschlossen ist, kann ein Vergabeverfahren jedenfalls nur die zugelassenen Verfahren umfassen. Das Vorliegen der Voraussetzun- gen ist örtlich zu prüfen und zu dokumentieren. 1 Stand: September 2023 Seite | 4 1 Rechtsgrundlagen Mit dem „Gesetz zur Einführung digitaler Sitzungen für kommunale Gremien und zur Änderung kommunalrechtli- cher Vorschriften“ vom 13. April 2022 2 wurde die Möglichkeit eingeräumt, unter bestimmten Voraussetzungen digitale und hybride Gremiensitzungen durchzuführen. §§ 47a und 58a der Gemeindeordnung für das Land Nord- rhein-Westfalen (im Folgenden kurz: GO NRW) legen den rechtlichen Rahmen dafür fest. Die Regelungen gelten durch entsprechende Verweise für die Kreise (§§ 32a, 41a KrO NRW), die Landschaftsver- bände (§§ 8b, 13a LVerbO), den Regionalverband Ruhr (§ 11a RVRG) sowie die Zweckverbände nach dem Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit (§ 8 GkG NRW) entsprechend. Rechtsgrundlagen Gemeindeordnung: §§ 47a und 58a Kreisordnung: §§ 32a und 41a Landschaftsverbandsordnung: §§ 8b und 13a RVR-Gesetz: § 11a Zweckverbände: § 8 GkG NRW Rechtsverordnung: Verordnung über die Durchführung digitaler und hybrider Si tzungen kommunaler Vertre- tungen (Digitalsitzungsverordnung – DigiSiVO) vom 27. April 20223 Verwaltungsvorschrift: Verwaltungsvorschrift zur Zulassung von Anwendungen zur Bild-Ton-Übertragung sowie von Anwendungen zur Durchführung digitaler Abstimmungen im Rahmen von digitalen und hybriden Sitzungen kommunaler Gremien (Verwaltungsvorschrift Anwen dungszulassung Digitalsitzungen - VV AnwendZulDigiSi) vom 31. Mai 20224 Voraussetzungen für die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen Die §§ 47a und 58a GO NRW enthalten verschiedene Voraussetzungen, die zu erfüllen sind, damit digitale und hybride Sitzungen stattfinden können.  Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen hat die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein -Westfalen mit der Prüfung der Einhaltung von technischen Standards und der Zulassung von Verfahren beauftragt. Übersicht über die zugelassenen Verfahren: https://gpanrw.de/prufung/digitale-gremienarbeit/digitale-gremienarbeit Die Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen differenziert bei der Zulassung von digitalen und hybriden Sitzungen zwischen den Sitzungen des Rates und denen der Ausschüsse. 2 GV. NRW. 2022 Nummer 21 vom 25. April 2022, Seite 489 bis 502 | RECHT.NRW.DE 3 GV. NRW. 2022 Nummer 27 vom 12. Mai 2022, Seite 711 bis 726 | RECHT.NRW.DE 4 MBl. NRW. 2022, Seite 564 | RECHT.NRW.DE Seite | 5 § 47a GO NRW Einberufung von Sitzungen in beson- deren Ausnahmefällen § 58a GO NRW Hybride Sitzungen der Ausschüsse digitale/hybride Sitzungen In besonderen Ausnahmefällen (Kata- strophen, epidemische Lage oder an- dere außergewöhnliche Notsituatio- nen) kann die Durchführung von Sit- zungen des Rats, der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen in digitaler Form erfolgen. Ausschüsse (und Bezirksvertretungen) dürfen hybride Sitzungen auch außer- halb von besonderen Ausnahmefällen durchführen. Ausgenommen sind:  Haupt-, Finanz - und Rechnungs- prüfungsausschuss Beschluss Der Rat stellt den Ausnahmefall fest und entscheidet, ob eine oder meh- rere Sitzungen digital stattfindet. Der Beschluss ist mit 2/3 -Mehrheit längs- tens für die Dauer von zwei Monaten zu fassen. Eine Verlängerung ist mög- lich.  Bestimmung in der Hauptsatzung erforderlich.  Jeder Ausschuss entscheidet da- nach für eine oder mehrere Sit- zungen mit einfacher Mehrheit. Weitere Voraussetzungen  Jedes Mitglied verfügt über einen digitalen Zugang.  Die Berücksichtigung von örtlichen Maßnahmen der IT-Sicherheit, des Da- tenschutzes sowie organisatorische Festlegungen zur Durchführung vor Ort sind Aufgabe der jeweiligen Körperschaft im Rahmen ihrer Eigenver- antwortung.  Es dürfen nur solche Verfahren eingesetzt werden, die von der GPA Nord- rhein-Westfalen zugelassen sind.  ggf. Erfüllung weitergehender technischer Anforderungen (zum Beispiel an die Sitzungstechnik bei hybriden Sitzungen) 2 Digitale oder hybride Sitzungen Bei einer digitalen Sitzung nehmen alle Gremienmitglieder ohne persönliche Anwesenheit am Sitzungsort unter Einsatz technischer Hilfsmittel durch zeitgleiche Bild-Ton-Übertragung an der Sitzung teil. Einer digitalen Sitzung steht eine hybrid durchgeführt e Sitzung gleich, in der Gremienmitglieder teils persönlich anwesend sind und teils ohne persönliche Anwesenheit an der Sitzung teilnehmen, während die Sitzungsleitung am Sitzungsort anwesend ist. Seite | 6 Bei einer digitalen oder hybriden Sitzung gelten per Bild -Ton-Übertragung teilnehmende Gremienmitglieder als anwesend im Sinne von § 49 Absatz 1 Satz 1 GO NRW. 3 Regelung in der Hauptsatzung für die Möglichkeit hybrider Sitzungen von Ausschüssen § 58a Satz 1 GO NRW sieht vor, dass in der Hauptsatzung bestimmt werden kann, dass Ausschüsse des Rates (dies umfasst auch Beiräte) hybride Sitzungen durchführen dürfen. Hiervon sind die Haupt-, Finanz- und Rechnungsprü- fungsausschüsse ausgenommen.  Die kommunalen Spitzenverbände haben gemeinsam und im Austausch mit dem Ministerium für Hei- mat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen Muster-Textbausteine für die Hauptsatzung und die Geschäftsordnung erarbeitet. Diese enthalten die notwendigen Ergänzungen hinsichtlich der digitalen und hybriden Gremiensitzungen. Im Kontext der Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen sind in Einklang mit den Musterregelungen Ergän- zungen in der Geschäftsordnung insbesondere in folgenden Bereichen zu prüfen:  Besonderheiten bei der Einberufung digitaler Sitzungen,  Grundsätze für die Durchführung von und Abläufe in digitalen oder hybriden Sitzungen (insbesondere Festle- gung der zu verwendenden Endgeräte nach § 9 Absatz 3 DigiSiVO)  Herstellung der Öffentlichkeit bei digitalen Ratssitzungen (insbesondere Hinweis auf den Zugang zur digitalen Sitzung nach § 47 Absatz 2 Satz 1 GO NRW und Anmeldefrist nach § 3 Absatz 1 Satz 2 DigiSiVO)  nähere Festlegung der Verantwortlichkeiten im Rahmen digitaler und hybrider Sitzunge n nach § 9 Absatz 4 DigiSiVO  Form und Ablauf von öffentlichen und geheimen Abstimmungen sowie Wahlen in digitalen und hybriden Sit- zungen  Besonderheiten bei der Fertigung der Niederschrift bei digitalen und hybriden Sitzungen  Verfahren zum Umgang mit (technischen) Störungen bei der digitalen Teilnahme (insb esondere Festlegung eines zweiten Meldewegs und eines Meldezeitfensters nach § 10 Absatz 3 und 4 DigiSiVO)  Verfahren bei Befangenheitssituationen bei digitaler Sitzungsteilnahme 4 Technische und sonstige Voraussetzungen Wie auch bei analogen Sitzungen trägt die Kommune vor und während der gesamten Dauer einer digitalen oder hybriden Sitzung die Verantwortung für den technischen und organisatorischen Ablauf. Nach § 9 Absatz 2 DigiSiVO hat eine Kommune Regelungen zu treffen, welche Endgeräte die Gremienmitglieder für die digitale Sitzungsteilnahme zu verwenden haben und wer für die Wartung und Pflege der Endgeräte verant- wortlich ist. Sie trägt nach § 9 Absatz 1 DigiSiVO die Verantwortung dafür, den Gremienmitgliedern die digitale Teilnahme an den Sitzungen zu ermöglichen. Seite | 7 Desgleichen entscheidet die Kommune, ob bzw. wie die technischen Komponenten für die Videokonferenzlösun- gen und elektronische Abstimmungsver fahren bereitgestellt werden. Je nach Betriebsmodell der örtlichen IT be- stehen folgende grundsätzliche Möglichkeiten:  Die Gremienmitglieder nutzen privat beschaffte Hard- und ggf. Software (siehe hierzu auch unter Nummer 6 „IT- Sicherheitskonzeption und Handbuch“).  Den Gremienmitgliedern wird die Hard - und Software zur Verfügung gestellt, die laufende Systembetreuung wird jedoch nicht übernommen.  Den Gremienmitgliedern wird die Hard- und Software zur Verfügung gestellt und die laufende Systembetreu- ung wird durch die Körperschaft übernommen. Je nach Bereitstellungsvariante ergeben sich unterschiedliche Auswirkungen auf die von der jeweiligen Kommune zur Verfügung zu stellenden Ressourcen (Finanzmittel und Personalbedarf) und zu bestimmenden Rahmenbedin- gungen unter Berücksichtigung der bereits vorhandenen Ausstattung. Die Verantwortung der Kommune betrifft die zentral vorzuhaltende technische Ausrüstung und Ausstattung. Um- fasst sind davon die Verfügbarkeit der notwendigen Anwendungen und der IT-Infrastruktur, die notwendig ist, um die zugelassenen Anwendungen sicher und störungsfrei zu betreiben. Dafür ist es zunächst unerheblich, ob die Anwendungen auf kommunaler IT-Infrastruktur oder auf IT-Strukturen durch eine von einer Kommune beauftrag- ten dritten Partei (zum Beispiel kommunale IT-Rechenzentren) betrieben werden. Entscheidend ist, dass die Zu- gangsmöglichkeit für die Gremienmitglieder und die Öffentlichkeit besteht.  Barrierefreiheit: Die im Auftrag des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen von der gpaNRW zugelassenen Verfahren haben eine barrierefreie Gestal- tung nachgewiesen. Häufig werden Videokonferenzanwendungen in Form einer Dienstleistung (Software as a Service) angeboten. Soft- ware as a Service (SaaS) ist ein Teilbereich des Cloud -Computings. Das SaaS -Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT -Infrastruktur bei einem externen IT -Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt werden. Gerade im Bereich der Videokonf erenzsoftware ist dieses Modell gebräuchlich und den Meisten auch aus dem Privaten und beruflichen Alltag geläufig. Zu den verschiedenen Möglichkeiten des Cloud-Computings wird auf Kapitel 9 verwiesen. Je nach Betriebsmodell sind bei Nutzung von SaaS bzw. Wahrnehmung durch einen externen Dienstleister folgende Festlegungen zu präzisieren bzw. vertraglich zu regeln, zu beschreiben bzw. festzulegen:  Verfügbarkeitsanforderungen und SLA (Service-Level-Vereinbarungen),  die von der Kommune beschriebenen bzw. angeforderten Lastverteilungen zur störungsfreien Übertragung bei digitalen/hybriden Sitzungen oder Abstimmungen,  die von der Kommune beschriebenen bzw. geforderten Lösungen zur Vermeidung von Datenverlusten ,  die von der Kommune festgelegten Konventio nen zur Vermeidung eines Profilings, Marketings o. ä. und Da- tenkorruptionen,  Beschreibung, welche Tätigkeiten innerhalb der benannten Verantwortlichkeiten zu welchen Zwecken proto- kolliert werden, Seite | 8  Zugriffsberechtigungen auf Anwender- und Administratorendaten sowie  wie die aus dem gemeindlichen IT-Sicherheitskonzept ergebende Vorgaben durch den Dienstleister umzuset- zen sind. Nach § 2 Absatz 1 DigisiVO sollen die Systeme für Videokonferenzen und Abstimmungen nach Möglichkeit in einer Anwendung integriert sein. Ist dies nicht möglich, ist zumindest darauf zu achten, dass die verschiedenen Produkte aufeinander abgestimmt sind. Das aktuelle Marktgeschehen lässt darauf schließen, dass zunächst der Regelfall sein dürfte, unterschiedliche Produkte für Bild- und Tonübertragung einerseits und für die Durchführung von Ab- stimmungen und Wahlen andererseits einzusetzen. Daraus ergeben sich für die IT -Verantwortlichen die zusätzli- chen Anforderungen, bei der Softwareauswahl  die bestehende System- und Anwendungsumgebung mit zu berücksichtigen  Schnittstellen zu maßgeblichen Programmen wie Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) oder speziellen Ratsinformationssystemen in den Blick zu nehmen  unterschiedliche Infrastrukturanforderungen zu betrachten und auf Kompatibilität zur vorha ndenen Infra- struktur zu achten  die Vermeidung von Datenredundanzen durch parallel betriebene Systeme sicherzustellen  die Lizenzierung unnötiger Software-Module zu vermeiden  bei „hauseigenen Portallösungen“ auf Kompatibilität zu achten. Um die Stabilität des Systems zu ermitteln, Mängel oder Ursachen zu diagnostizieren sowie Verbesserungspoten- tiale zu erkennen, sollte ein Monitoring der Software, unterstützt durch geeignete Werkzeuge und Benachrichti- gungsfunktionen, sichergestellt werden können. Eine Funktion des Monitorings besteht darin, bei einem beobach- teten Ablauf oder Prozess festzustellen, ob dieser den gewünschten Verlauf nimmt und bestimmte Schwellen- werte bei Systemleistungen eingehalten werden, um andernfalls steuernd eingreifen zu können. Insbesondere im Falle des eigenen Betriebs der Software spielt aber die Leistungsfähigkeit der für den Betrieb von Videokonferenzsystemen verwendeten System - und Netzwerkkomponenten eine gewichtige Rolle. Auch hier sollte ein Monitoring erfolge n, um die Verfügbarkeit und Auslastung des Systems und der genutzten Dienste zu beobachten. Bei Hosting-Varianten besteht auch die Möglichkeit, die Aktivitäten von Netzdiensten, die von exter- nen Systemen angeboten werden, zu überwachen und die messbaren Le istungsmerkmale mit den über Ser- vicevereinbarungen getroffenen Zusagen zu vergleichen. Die praktische Erfahrung im Umgang mit Videokonferenzlösungen zeigt auch, dass Probleme mit der Stabilität von Bild- und Tonübertragungen regelmäßig auftreten können. Tonaussetzer, „eingefrorene“ Videobilder und auch komplette Verbindungsabbrüche müssen einkalkuliert werden. Dies gilt insbesondere auch für Sitzungen, die in Katastrophenfällen durchgeführt werden: Hier könnte auch die für Videokonferenzen maßgebliche Infr astruktur betroffen sein. Daher sollten bereits schon im Rahmen der Sitzungsvorbereitung von digitalen oder hybriden Sit- zungen Regelungen über die Meldung von Störungen getroffen werden. Insbesondere ist ein zweiter Meldeweg, zum Beispiel eine Mobilfunk- und/oder Festnetznummer, festzulegen, auf dem Störungen bei der Bild -Ton-Über- tragung gemeldet werden können. Seite | 9 5 Verantwortlichkeiten der Gremienmitglieder Die Gremienmitglieder sind selbst für die Herstellung der digitalen Verbindung zur Sitzung, mit den dafür zur Ver- fügung gestellten oder zugelassenen Endgeräten , verantwortlich. Die technische Verantwortung der Kommune betrifft insofern nicht die Leitungen oder Kommunikationswege, die jeweils individuell notwendig sind, damit die Gremienmitglieder und di e Öffentlichkeit die Verbindung zur Sitzung herstellen können (vgl. § 9 DigiSiVO). Das bedeutet, dass die Gremienmitglieder selbst für eine hinreichend stabile Internetverbindung zu sorgen haben, die Endgeräte über eine ausreichende Stromzufuhr verfügen und äußere Schadeinflüsse möglichst ausgeschlossen wer- den. Eine reine telefonische Teilnahme an digitalen/hybriden Sitzungen scheidet vor dem Hintergrund des Öffent- lichkeitsgrundsatzes aus. Im Rahmen der Verantwortungsverteilung zwischen Kommune und Gremie nmitgliedern ist es denkbar, Regelun- gen für den Fall von Ausfällen der „Hauptinternetverbindung“ zu treffen, indem für die Gremienmitglieder tech- nische Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden, um eine alternative Internetverbindung zu ermöglichen. Auch wenn es für ein Gremienmitglied grundsätzlich zumutbar und möglich ist, bei Ausfällen aus eigener Initiative auf Alternativen wie zum Beispiel „Internetsticks“ zurückzugreifen, ist es insbesondere im Hinblick auf den Eintritt von Ausnahmefällen im Sinne des § 47a GO NRW ratsam, in Erwägung zu ziehen, dass die Kommune alle Gremienmit- glieder mit solchen Hilfsmitteln von vornherein ausstattet, die eine alternative Internetverbindung ermöglichen, um die Mitwirkungsmöglichkeit auch im Fall von Leitungsausfällen dauerhaft abzusichern. Es wird diesseits davon ausgegangen, dass b ei der Zulassung privater Endgeräte bereits festgelegt worden ist , welche IT -sicherheitstechnischen und datenschutzrechtlichen Maßnahmen grundsätzlich von den Gremienmit- gliedern in eigener Verantwortung zu treffen sind. Entsprechende Festlegungen erfolgen in der Regel im Rahmen eines IT-Sicherheitskonzeptes oder einer gesonderten Konzeption für die Durchführung von digitalen/hybriden Sitzungen. Für den erfolgreichen Betrieb einer Videokonferenzlösung muss diese von den Nutzerinnen und Nutzern ange- nommen und verstanden werden. Dabei gilt es vor allem, Einstiegshürden so weit wie möglich abzubauen und eine bequeme, unkomplizierte Nutzung im Alltag zu ermöglichen. Aber selbst erfahrene Anwenderinnen und An- wender benötigen immer wieder einmal Unterstützung für unerwartet und selten auftretende Anforderungen, aber auch für Problemlösungen in laufenden Sitzungen durch geschulte Support-Mitarbeiterinnen und -Mitarbei- ter. So können neben der Erstellung von Handbüchern, Einweisung in die Geräte- und Softwarenutzung oder auch Bereitstellung von Service -Leistungen bei externen Dienstleisterinnen und Dienstleistern Anpassungen der örtli- chen Service-Konzepte erforderlich sein - dies hängt von den Gegebenheiten vor Ort ab. 6 IT -Sicherheitskonzeption und Handbuch IT-Sicherheit bezeichnet denjenigen Teil der Informationssicherheit, der Technologie einsetzt, um Informationen zu schützen. Das IT-Sicherheitskonzept legt fest, mit welchen technischen und organisatorischen Mitteln Informa- tionen geschützt werden sollen und ist als Konzept für alle Sicherheitsthemen zu verstehen - bis hin zur Durchfüh- rung von Ratssitzungen oder Ausschusssitzungen Seite | 10 Der Nutzen eines IT-Sicherheitskonzeptes liegt vor allem darin, dass durch die Analyse von Risiken und das Treffen entsprechender Vorkehrungen sichergestellt wird, dass kein Schaden entsteht – oder zumindest sein Eintreten sehr unwahrscheinlich ist.  Im Rahmen des durch die gpaNRW durchgeführten Zulassungsverfahrens hat eine Herstellerin o- der ein Hersteller für das jeweilige Produkt verschiedene Kriterien nachzuweisen, die eine sichere Nutzung von Videokonferenzsoftware und Anwendungen für Abstimmungen un d Wahlen ermögli- chen. Dies gilt allerdings nur, soweit diese im Wirkungsbereich des Herstellers liegen. Die sichere Nutzung eines Systems ist letztlich immer im Zusammenhang mit dem IT -Verbund („Betriebsmodell“) zu sehen, in dem ein solches System eingesetzt wird. Die Sicherheitsmerkmale der Software stellen dabei nur einen Teilaspekt dar, denn die Sicherhei t eines Systems ist nur so gut wie das schwächste Glied in der Kette der Sicherheitsmaßnahmen. Dabei umfassen Maßnahmen zur IT -Sicherheit nicht nur technische, sondern immer auch organisatorische Maß- nahmen. Die Betrachtung von sicherheitsrelevanten Aspekten und die Beschreibung von Maßnahmen zur Herstel- lung eines angemessenen IT -Sicherheitsumfangs liegt dabei grundsätzlich im Verantwortungsbereichs der Kom- mune. Dies gilt auch, wenn Dritte die Aufgaben für die Kommunen wahrnehmen. Hier hat eine Kommune eine Obliegenheit, sich zu vergewissern, dass eine Dienstleisterin oder ein Dienstleister für die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen qualifiziert ist und auch tatsächlich die vereinbarte Sicherheits- qualität erfüllt. Außerdem hat die Kommune die für sie maßgeblichen Anforderungen an Verfügbarkeit und Sicher- heit zu definieren und im Rahmen von Servicevereinbarungen mit der Dienstleisterin oder dem Dienstleister si- cherzustellen. An der Verantwortung der jeweiligen Kommunen bei der Umsetzung von digitalen Gremiensitzungen knüpft § 8 DigiSiVO an: Danach liegt es in der Verantwortung der jeweiligen Kommune, dass auch der konkrete Einsatz einer dem Grunde nach sicheren Anwendung in Bezug auf die IT -Sicherheit eigenverantwortlich geprüft und in örtliche Sicherheitskonzepte einbezogen wird. Damit wird klargestellt, dass die Erreichung des gebotenen IT-Sicherheitsniveaus nicht allein softwareseitig sicher- gestellt werden kann, sondern dass auch die Art und Weise des Einsatzes der Anwendungen innerhalb der kom- munalen IT-Infrastruktur vor dem Hintergrund der IT -Sicherheit zu betrachten und zu bewerten ist. Die verschie- denen Anwendungsszenarien sind somit im Rahmen der kommunalen Eigenverantwortung unter Einbeziehung der örtlichen IT -Sicherheitskonzeption aufzugreif en und zu regeln. Dazu gehört auch die eigenverantwortliche Analyse und Bewertung von Risiken unter Einbeziehung fachlich Zuständiger in der Verwaltung. Die in § 8 Absatz 1 Satz 2 DigiSiVO eröffnete Wahlmöglichkeit der Regelungen zur IT-Sicherheit trägt dem Umstand Rechnung, dass die Kommunen in Nordrhein-Westfalen noch nicht flächendeckend IT-Sicherheitskonzepte entwi- ckelt haben. Gleichwohl ist zumindest eine gesonderte Konzeption zur Berücksichtigung maßgeblicher Aspekte des IT-Grundschutzes für die Durchführung von digitalen Sitzungen erforderlich. Diese Mindestanforderung soll sicher- stellen, dass der IT-Sicherheit bei der digital unterstützten Beratung und Beschlussfassung grundlegend Rechnung getragen wird und die gefassten Beschlüsse die erforderliche Rechtssicherheit aufweisen. Soweit eine Kommune bereits ein Sicherheitskonzept formuliert hat, ist dieses hinsichtlich der Umsetzung digitaler und hybrider Sitzungen (inkl. Abstimmungen) entsprechend zu erweitern. § 8 Absatz 1 Satz 1 DigiSiVO gibt für die Seite | 11 eingesetzten Anwendungen (Videokonferenzsystem und ggf. Abstimmungssysteme) vor, dass diese dem aktuellen Stand der IT-Sicherheitstechnik entsprechen müssen. Soweit die Verwendung privater Endgeräte zugelassen wird, ist nach § 8 Absatz 3 DigiSiVO festzulegen, welche Si- cherheitsmaßnahmen von den Nutzerinnen und Nutzern der Geräte in eigener Verantwortung zu treffen sind. Die Videokonferenzsysteme und elektronischen Abstimmungssysteme stellen Hilfsmittel für Prozesse der jeweili- gen Verwaltung dar, welche nur dann effektiv eingesetzt werden können, wenn ihr Einsatz und ihre Handhabung weitestgehend nach einheitlichen Vorgaben erfolgt. Die kommunale Körper schaft sollte daher weitere Nutzungs- regeln und Konventionen beschreiben, um mögliche Fehlbedienungen zu vermeiden. § 8 Absatz 2 DigiSiVO sieht insoweit vor, dass ergänzend zu den technikbezogenen Anforderungen des Absatzes 1 ein Handbuch vorzuhalten ist, das die erforderlichen Anweisungen zur Informationssicherheit sowie die Richtlinien und Regularien umfasst, die bei der Nutzung von Videokonferenz - und Abstimmungssystemen zu beachten sind. Dieses Handbuch muss allen Nutzerinnen und Nutzern der digitalen Sitzung zugänglich sein, wofür sich ein PDF- Format anbietet. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass etwaige IT-Sicherheitsrisiken von den Anwenderinnen und Anwendern unter Rückgriff auf diese Informationen erkannt werden können und auf sie angemessen mit den erforderlichen Maßnahmen reagiert werden kann. Grundsätzlich sollte in Erwägung gezogen werden, die Kennt- nisnahme des Handbuchs durch die Anwendenden bestätigen zu lassen. Jede Anwendung, die online zur Verfügung steht und bei Beteiligung der Öffentlichkeit gar eine unbestimmte Zahl an Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, birgt per se ein gewisses Risikopotential. Aufgabe jeder Kommune ist es daher, mögliche Risikobereiche in den Blick zu nehmen und das Risikopotential zu minimieren. Dabei sollte man sich nicht von übertriebener Sorge leiten lassen, aber zumindest die wesentlichen bereits anderweitig identifizier- ten Schwachstellen in den Blick nehmen. Das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) hat sich im Rahmen der zunehmenden Nutzungen von digitalen Medien für Gremiensitzungen mit den unterschiedlichen Problemlagen und aus dem Aspekt der Sicherheit resultierenden Überlegungen zu Anforderungen auseinandergesetzt.  Hierzu sind in 2020 und 2021 verschiedene Dokumente veröffentlicht worden, um auf Risikofelder aufmerksam zu machen. Siehe insbesondere die Dokumentation „Virtuelle Versammlungen und Ab- stimmungen- ViVA“: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Informationen-und- Empfehlungen/Empfehlungen-nach-Angriffszielen/Remote/Virtuelle-Versammlungen-und-Abstim- mungen/virtuelle-versammlungen-und-abstimmungen_node.html In diesem Zusammenhang stellt das BSI deutlich dar, dass die elektronische Umsetzung digitaler Gremiensitzungen mit spezifischen Risiken verbunden ist. In der Praxis werden unterschiedliche Prozesse mit diversen IT -Systemen umgesetzt, die ebenso unterschiedliche Sicherheitsanforderungen bedingen . Dies gilt insbesondere für die Fälle mit Beteiligung der Öffentlichkeit.  Soweit grundlegende Sicherheitsanforderungen durch die Software-Herstellerinnen und -Herstel- ler selbst umgesetzt werden können, wurde dies im Rahmen des Modellprojektes für digit ale Gre- miensitzungen erörtert und sinnvoll in die Zulassungskriterien übernommen. Seite | 12 Überdies bleibt es aber Aufgabe und damit in der Verantwortung der Kommunen, die darüberhinausgehenden (also nicht der Herstellerin oder dem Hersteller zuzurechnenden) Risikobereiche für die Durchführung von digita- len Gremiensitzungen und Abstimmungen/Wahlen) zu identifizieren und konzeptionelle Überlegungen und Fest- legungen zu treffen . Das BSI kommt völlig zu Recht zu dem Ergebnis, dass vor der technischen Umsetzung ein e Risikobetrachtung erfolgen soll. 7 Sitzungsdurchführung Bei der Sitzungsvorbereitung bzw. bei dem Versand der Links zur Sitzung durch die Verwaltung ist es empfehlens- wert, darauf hinzuweisen, dass der Einladungslink vertraulich zu behandeln ist und eine Weitergabe in keinem Fall erfolgen darf. Zu Beginn der Videokonferenz bietet sich an, zunächst die korrekte Funktionsweise der Bild- und Tonübertragung zu prüfen. Zu Sitzungsbeginn ist auch die Beachtung der Festlegungen zur Sitzungsaufzeichnung ratsam. Idealer- weise sind die Teilnehmer und Teilnehmerinnen bereits mit der Sitzungseinladung informiert worden, dass eine Sitzungsaufzeichnung vorgesehen ist; nur in diesen Fällen wäre ein direkter Start der Aufzeichnung ratsam . Um unbeabsichtigte Aufzeichnungen zu vermeiden, sollte generell bei den Sitzungseinstellungen die Aufzeichnungs- funktion standardmäßig deaktiviert sein. In diesem Fall wäre somit die Aktivierung der Aufzeichnung manuell zu starten, was durch die Sitzungsleitung selbst oder nach A ufforderung der Sitzungsleitung durch eine hierfür mit den entsprechenden Rollenrechten ausgestattete Sitzungsassistenz erfolgt. Mit der Identitätsfeststellung zu Sitzungsbeginn ist direkt auch die Anwesenheitsfeststellung zu Sitzungsbeginn verbunden. Die s obliegt üblicherweise als Aufgabe der Sitzungsleitung, der sich auch die Feststellung der Be- schlussfähigkeit anschließt. Für die Protokollierung können die vom Programm zur Verfügung gestellten Anwesen- heitsinformationen genutzt werden. 7.1 Öffentlichke it vs Nicht -Öffentlichkeit Soweit eine Sitzung öffentlich durchzuführen ist, erhält die Öffentlichkeit die Information über den Zugang zu di- gitalen Sitzungen in der durch Geschäftsordnung festzulegenden Form. Nach § 3 Absatz 1 DigiSiVO erfolgt die öffentliche Teilnahme über einen geschützten Zugang, d as heißt, die Zugangsmöglichkeit erfolgt nach vorheriger Anmeldung in Form eines Zugangslinks, der elektronisch mitgeteilt wird.  In der Geschäftsordnung sollte hie rzu festgelegt werden, welchen Vorlauf eine Anmeldung haben muss, um bei der Sitzung berücksichtigt werden zu können. Dabei sollte die Frist aber auf das tech- nisch Notwendige beschränkt werden, um den Sitzungszugang nicht unnötig zu erschweren.  Die kommunale Körperschaft hat die Pflicht, vor Eröffnung der digitalen Zugangsmöglichkeit Teil- nehmerinnen und Teilnehmer der öffentlichen Sitzung darauf hinzuweisen, dass die Aufzeichnung und Weiterverbreitung der Sitzung oder Teilen davon untersagt ist, sowe it dies nicht ausdrücklich zugelassen ist. Seite | 13  Soweit eine Beratung von Gegenständen unter Ausschluss der Öffentlichkeit erfolgen muss, ist der Ausschluss der Öffentlichkeit durch die eingesetzte Videokonferenzlösung in zuv erlässiger Weise durchzuführen.  Nicht nur für die Sitzungsleitung und die Gremienmitglieder muss grundsätzlich jederzeit nachvoll- ziehbar sein, welche Gremienmitglieder aktuell zugeschaltet sind und an der Sitzung teilnehmen. Nach § 2 Absatz 3 DigiSiVO gilt dies auch für die Öffentlichkeit. Wortbeiträge müssen dabei grund- sätzlich mit Bild und Ton wahrnehmbar sein.  Bei der Anforderung der Sicht- und Hörbarkeit bei Wortbeiträgen handelt es sich um eine Grundvo- raussetzung für die Herstellung der Sitzungsöffentlichkeit und die Ermöglichung demokratischer Be- ratungen und Debatten. Dabei müssen Ton- und Bildübertragung eine Wiedergabequalität ermögli- chen, die es den Sitzungsteilnehmerinnen und Sitzungsteilnehmern erlaubt, das gesprochene Wort, die Mimik und gegebenenfalls Gestik der oder des Redenden zu verfolgen und inhaltlich wahrzuneh- men.  Darüber hinaus sollen im Rahmen der technischen Möglichkeiten des Videokonferenzsystems bzw. der Konferenztechnik auch bei hybriden Sitzungen die übrigen Gremienmitglieder mit Live-Bild sicht- bar sein, auch wenn sie nicht reden . In diesem Zusammenhang ist aber auch klarzustellen, dass bei entsprechender Gremiengröße die Anzeige aller Live-Bilder an praktische Grenzen der Darstellungs- möglichkeiten stößt und dann auch nicht herzustellen ist. In jedem Fall sind an die Wahrnehmbarkeit keine über die in einer Präsenzsitzung bestehenden Möglichkeiten hinausgehenden Anforderungen zu stellen.  Bei offenen oder namentlichen Abstimmungen muss das Stimmverhalten der Stimmberechtigten auch für die Öffentlichkeit erkennbar und nachvollziehbar sein.  Bei geheimen Abstimmungen und Wahlen ist auch die Öffentlichkeit über das Stimmergebnis zu informieren, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes beschlossen wird.  Bei Sitzungen mit Beteiligung der Öffentlichkeit hat die Kommune während der gesamten Dauer der Sitzung die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für eine Teilnahme sicherzustellen. 7.2 Technische Störungen Mit § 10 Absatz 1 DigiSiVO legt der Verordnungsgeber die Grundlagen für den Umgang mit Störungen der Bild - Ton-Übertragungen fest. Danach ist eine Sitzung unverzüglich zu unterbrechen, wenn ein Gremienmitglied eine Störung der Bild-Ton-Übertragung, die es an einer ordnungsgemäßen Sitzungsteilnahme hindert, rügt oder wenn die Sitzungsleitung auf andere Weise Kenntnis von einer solchen Störung erhält. Grundsätzlich gilt dann: Die Sitzung darf vor Behebung der Störung nicht fortgesetzt werden. Aber: Das gilt nicht, wenn es sich um eine unbeachtliche Störung handelt. Eine Störung gilt nach § 10 Absatz 4 DigiSiVO als unbeachtlich, wenn Seite | 14  nach einem Abbruch der Bild-Ton-Übertragung eine Meldung der Störung innerhalb einer angemessenen Zeit unterbleibt, die in der Geschäftsordnung festgelegt werden kann, oder  das betroffene Gremienmitglied nach Wiederherstellung der Übertragung ohne Rüge an Beratungen und Ab- stimmungen mitwirkt. Eine Fortsetzung der Sitzung trotz Vorliegens einer gerügten oder ungerügten Störung ist nach § 10 Absatz 1 Satz 3 DigiSiVO auch dann zulässig, wenn davon ausgegangen werden kann, dass die Störung in den von § 9 Absatz 3 und 4 DigiSiVO umschriebenen persönlichen Verantwortungsbereich des Gremienmitglieds fällt, der i n der Ge- schäftsordnung näher eingegrenzt werden kann. Darf die Sitzungsleitung davon ausgehen, dass die Störung aus dem persönlichen Bereich stammt und somit die Verantwortung für die Behebung der Störung bei dem betroffenen Gremienmitglied liegt, ist die Fortsetzung der Sitzung gerechtfertigt. Davon sind insbesondere Störungen umfasst, die auf Fehlerquellen im direkten Einwir- kungsbereich des Gremienmitglieds zurückzuführen sind (wie z um Beispiel Unterlassen des rechtzeitigen Ladens des Endgeräts, Unterbrechung der Internetverbindung durch Fortbewegung). Gleichfalls sind grundsätzlich auch solche Störungen erfasst, die auf Ausfälle der vom Gremienmitglied gewählten Internetverbindung zurückzuführen sind, sodass das allgemeine „Leitungsrisiko“ hier im Grundsatz bei dem ein- zelnen Gremienmitglied liegt. Dabei ist es zumutbar und ratsam, eine möglichst stabile Internetverbindung zu suchen und herzustellen und zudem eine alternative Verbindungsmöglichkeit für den Eintritt von Ausfällen der „Primärverbindung“ vorzuhalten. 7.3 Abstimmungen Wesensmerkmal kommunalpolitischer Gremienarbeit ist die Beratung und anschließende Beschlussfassung. § 50 GO NRW beschreibt unterschiedliche Abstimmungsverfahren:  Beschlüsse in offener, namentlicher oder geheimer Abstimmung (Absatz 1),  Wahlen in offener oder geheimer Abstimmung (Absatz 2) oder  Das Verhältniswahlverfahren als besonderes Wahlverfahren zur Besetzung der Ausschusssitze (Absatz 3). Mit der Festlegung über das Zulassen von Gremiensitzungen in digitaler oder hybrider Form waren Regelungen zu treffen, die das Verfahren bei Abstimmungen in digitalen und hybriden Sitzungen betreffen und wesentliche Kri- terien für dafür verfügbare digitale Anwendungen zu beschreiben. Mit § 4 DigiSiVO hat der Verordnungsgeber entsprechende Festlegungen getroffen. Spezielle Regelungen zur Durchführung geheimer Abstimmungen in hyb- riden Sitzungen trifft § 5 Absatz 2 DigiSiVO. Im Modellprojekt zur Erarbeitung von Kriterien für digitale und hybride Gremiensitzungen wurden zahlreiche As- pekte betrachtet, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Abstimmungen und Wahlen wesentlich waren und als pflichtige Kriterien der Zulassungsprüfung eingestuft wurden. Hierzu zählen:  die jederzeitige Nachvollziehbarkeit des Abstimmungsverhaltens der Stimmberechtigten bei offenen oder na- mentlichen Abstimmungen für die Sitzungsleitung, die anderen Gremienmitglieder und ggf. die Öffentlichkeit, Seite | 15  die sichere Feststellung und Protokollierung des Abstimmungsverhaltens für die Sitzun gsleitung,  bei geheimen Abstimmungen und Wahlen: Gewährleistung der Vertraulichkeit der digitalen Stimmabgabe und Überprüfbarkeit der wesentlichen Schritte der Abstimmungs - beziehungsweise Wahlhandlung und der Ergebnisermittlung zuverlässig und ohne besondere Sachkenntnis. Zusätzlich erfüllen die zugelassenen Verfahren weitere Kriterien, die die Handhabung von Abstimmungen und Wahlen der digitalen Sitzungen erleichtern, zum Beispiel  das Kenntlichmachen offener und geheimer Abstimmungen,  die Möglichkeit, Kandidatinnen und Kandidaten für Wahlen und auch Wahlvorgänge an sich (z um Beispiel Stichwahlen) zu ergänzen,  die Unterstützung einer Visualisierung der Abstimmung bzw. Wahl,  die Option einer Darstellung von Stimmergebnissen nach Fraktionen geordnet bei offenen Abstimmungen. Das Abstimmungssystem hat nach § 4 Absatz 1 Satz 1 DigiSiVO das Abstimmungsverhalten der Stimmberechtigten bei offenen oder namentlichen Abstimmungen für die Sitzungsleitung, die anderen Gremienmitglieder und die Öffentlichkeit jederzeit erkennen und nachvollziehen zu lassen. Dabei muss grundsätzlich das Maß an Transparenz und Mitverfolgbarkeit erreicht werden, das bei der jeweiligen Abstimmungsart auch in Präsenzsitzungen bestehen würde. § 4 Absatz 1 Satz 2 DigiSiVO lässt abweichend zu, dass auf den Einsatz eines Abstimmungssystems verzichtet wer- den darf. Kann die durch § 4 Absatz 1 Satz 1 DigiSiVO geforderte Transparenz und Mitverfolgbarkeit bei dem je- weiligen Gremium oder in der jeweiligen Sitzung auch im Rahmen digitaler oder hybri der Sitzungen ohne Einsatz eines Abstimmungssystems sichergestellt werden, so können die Abstimmungen auch auf anderem Wege erfol- gen. Denkbar ist zum Beispiel, dass auf den Einsatz eines Abstimmungssystems verzichtet wird, wenn ein kleines Gremium tagt und /oder lediglich offene Abstimmungen durchgeführt werden, sodass eine Feststellbarkeit des Abstimmungsverhaltens durch Handzeichen oder andere optische Signale hergestellt wird. Dies setzt dann voraus, dass alle Abstimmenden gleichzeitig bei der Abstimmung mit ihrem Bild übertragen werden . Bestehen jedoch Zweifel, ob die Voraussetzungen anders sichergestellt werden können, ist ein zugelassenes Abstimmungssystem einzusetzen. Für die Durchführung von geheimen Abstimmungen und Wahlen in hybriden Sitzungen gilt zusätzlich, dass für die Stimmabgabe der digital Teilnehmenden und der Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer vor Ort dasselbe Ab- stimmungssystem verwendet werden muss (§ 5 Absatz 2 DigiSiVO). Das bedeutet, dass auch die vor Ort anwesen- den Gremienmitglieder mit technischen Geräten ausgestattet sein müssen und der Zugang zum Abstimmungssys- tem gewährleistet sein muss, um eine einheitliche Abstimmungsweise zu gewährleisten. Wird geheim abge- stimmt, darf nur das Abstimmungsergebnis erkennbar sein. Sind diese Voraussetzungen nicht sichergestellt, sind geheime Abstimmungen im Nachgang zur digitalen oder hyb- riden Sitzung durch Abgabe von Stimmzetteln per Briefwahl durchzuführen und das Ergebnis in die Niederschrift aufzunehmen (§ 4 Absatz 2 Satz 3 DigiSiVO). Die technischen Mindestanforderungen bei digitalen Abstimmungen haben zum Ziel, eine rechtssichere und trans- parente Darstellung und Protokollierung der Ergebnisse sicherzustellen. Die Körperschaft sollte daher auch hier grundsätzlich bzw. für die betroffenen G remien beschreiben, wie Abstimmungen mit elektronischer Unterstüt- zung durchgeführt werden sollen. Seite | 16 8 Datenschutz Beim Datenschutz geht es um den Schutz der personenbezogenen Daten eines jeden Menschen. Datenschutz basiert auf dem Recht jeder Bürgerin und jedes Bürgers auf informationelle Selbstbestimmung und schützt ihn vor unberechtigter oder missbräuchlicher Verwendung ihrer bzw. seiner Daten. Für die Verarbeitung personenbezo- gener Daten gibt es Regeln, die hauptsächlich in der DSGVO und den einschlägigen Datenschutzgesetzen nieder- gelegt sind. § 7 DigiSiVO greift das Recht auf informationeller Selbstbestimmung auf und stellt heraus, dass die Nutzung von Anwendungen für digitale Gremiensitzungen den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung entsprechen müssen.  Soweit softwareseitig allgemeine technische Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen sind, werden diese von den zugelassenen Verfahren erfüllt. Bei den Zulassungsprüfungen wird darauf geachtet, dass die Softwareprodukte über ausreichende technische Möglichkeiten verfügen, damit die Kommunen eine datenschutzkonforme Nutzung gewährleisten können. In die- sem Zusammenhang werden unter anderem auch die aktuellen Entwicklungen bei der Festlegung des EU -Daten- schutzrahmens in den Blick genommen. Besonders bei Anwendungen zur Bild - und Tonübertragung werden die Notwendigkeiten sicherer Datenübermittlungen intensiv erörtert und Nachweise angefordert, um eine DSGVO - konforme Nutzung durch die Kommunen dem Grunde nach zu ermöglichen. Auf dieser Grundlage können die Kommunen ihrer Verpflichtung nach § 7 Absatz 1 Satz 2 DigiSiVO nachkommen, für die Einhaltung der bei Durchführung digitaler Sitzungen zu beachtenden datenschutzrechtlichen Vorgaben zu sorgen. Soweit die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben von der Mitwirkung der Gremienmitglieder abhängt oder von diesen sicherzustellen ist, hat die Kommune im Rahmen ihrer Möglichkeiten auf die Einhaltung hinzuwirken. Darunter fallen auch Hinweise zum datenschutzkonformen Umgang mit der zur Verfügung gestellten So ft- und Hardware. Durch § 7 Absatz 1 Satz 3 DigiSiVO wird klargestellt, dass es nicht erforderlich ist, dass die Gremienmitglieder oder gegebenenfalls die Angehörigen der Verwaltung Bild -Ton-Übertragungen zustimmen, die zwingend erforderlich sind, um die Voraussetzungen des § 47a Absätze 2 und 5 GO NRW sicherzustellen. Alle für die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen gebotenen und erforderlichen Datenverarbeitungsvorgänge, insbesondere im Zusammen- hang mit der Bild -Ton-Übertragung, erfolgen zur Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse auf ge- setzlicher Grundlage von § 47a und § 58a GO NRW, sodass ein datenschutzrechtlicher Einwilligungsvorbehalt mit Blick auf die Gremienmitglieder und pflichtige Teilnehmerinnen und Teilnehmer insoweit nicht besteht. Aufzeichnungen von Gremiensitzungen für Protokollzwecke richten sich nach den gleichen Grundsätzen, die a uch für Präsenzsitzungen gelten: § 7 Absatz 2 DigiSiVO stellt klar, dass sich auch für digitale Sitzungen die Zulässigkeit von Video- und Tonaufnahmen mit dem Zweck der Veröffentlichung nach der Hauptsatzu ng richtet, und greift damit die auch für Präsenzsitzungen geltende Vorgabe von § 48 Absatz 4 Satz 2 GO NRW auf. Seite | 17 Durch § 7 Absatz 3 Satz 1 DigiSiVO wird die Kommune verpflichtet, allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern digi- taler und hybrider Sitzungen, ein schließlich der Öffentlichkeit, die wesentlichen sie betreffenden datenschutz- rechtlichen Informationen und zu beachtenden Regularien vor Beginn der Sitzung in geeigneter Form zur Kenntnis zu bringen.  Die Erteilung der sitzungsbezogenen Hinweise kann insbesondere im Zusammenhang mit der Zur- verfügungstellung der digitalen Zugangsmöglichkeit bzw. mit der Anmeldung erfolgen, soweit eine solche vorgesehen ist. Sofern in diesem Zusammenhang Zustimmungen von Nicht- Gremienmitglie- dern erforderlich sind, lässt § 7 Absatz 3 Satz 2 DigiSiVO die elektronische Erklärung zu, sodass sie zum Beispiel im Zusammenhang mit der Anmeldung erteilt werden können. § 7 Absatz 4 DigiSiVO verpflichtet die Kommunen, für im Rahmen von digitalen und hybri den Gremiensitzungen gespeicherte personenbezogene Daten Schutzanforderungen und Löschfristen festzulegen und zu überwachen. Auf die Verpflichtung zur Aufnahme in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wird hingewiesen. 9 Cloud -Computing Es gibt vier Hauptmodelle des Cloud -Computing: Private Clouds, Public Clouds, Hybrid Clouds und Multi -Clouds. Daneben gibt es drei Haupttypen von Cloud-Services: IaaS (Infrastructure-as-a-Service), PaaS (Platforms-as-a-Ser- vice) und SaaS (Software-as-a-Service). Die Vielzahl der Modelle mit ganz unterschiedlichen Ausprägungen bieten zwischenzeitlich auch der öffentlichen Hand zahlreiche Möglichkeiten, bisherige Betriebsmodelle zu variieren. In § 7 Absatz 1 DigiSiVO wurde die generelle Festlegung getroffen, dass die eingesetzten Anwendungen für die digitalen Gremiensitzungen der Datenschutz -Grundverordnung zu entsprechen haben . Weitere bereichsspezifi- sche datenschutzrechtliche Einschränkungen wurden nicht getroffen, sodass im Rahmen allgemeingültiger Daten- schutzvorgaben ein großer Handlungsspielraum besteht, der unterschiedlichste Umsetzungsvarianten ermöglicht.  Im Rahmen des Zulassungsverfahrens wurden durch die GPA NRW bei Cloud -Anbietern Zertifikate eingeholt, die die Mindeststandards abdecken. Für den Betrieb beim Service-Anbieter können darüber hinaus weitere Aspekte, die sich nach den Anforderungen der Körperschaft richten, bedacht und gegebenenfalls je nach Bedarf vertraglich vereinbart werden:  Ausfall- und Reaktionszeiten bei Störungen,  Grad der Verfügbarkeit,  Redundante Anbindung an Cloud Server,  Systemredundanzen und Maßnahmen zur Lastverteilung,  Vorgaben für durchschnittliche Antwortzeiten der Systeme,  Meldewege für Störungsmeldung,  Sicherung der Daten (auch Protokolldaten),  Aufbewahrungszeiten der Daten und Datensicherungen,  Vorgaben für Archivierung, Seite | 18  Löschung von Daten und Nachweise hierzu,  Nachweise von Penetrationstests,  Datenverschlüsselung,  sicherer Zugang,  Zugriff auf die von der Dienstleisterin oder dem Dienstleister betriebene Komponenten,  Mandantentrennung,  Protokollierung der administrativen Zugriffe der Dienstleisterin oder des Dienstleisters,  Ort der Datenablage,  Nachweis der Sachkunde des Systembetreuungspersonals,  rechtzeitige Bereitstellung eines Updates/Hotfixes, bei öffentlich bekannten, kritischen Schwachstellen und Informationspflicht an die Kunden und Kundinnen,  regelmäßige Anpassung der angebotenen Software auf den aktuellen Stand der Technik . Hinsichtlich des letztgenannten Punktes verpflic htet sich der Hersteller oder die Herstellerin einer zugelassenen Software zudem, die gpaNRW in Ihrer Funktion als Zulassungsbehörde rechtzeitig über jede vorgesehene Pro- duktänderung etc. zu informieren. Nach Bewertung der mitgeteilten Änderungen entscheid et die gpaNRW, ob eine bestehende Zulassung nicht berührt wird und weiterhin gilt oder ob eine erneute Zulassungsprüfung bzw. Teilprüfung erforderlich ist. Wenn der Hersteller bzw. die Herstellerin der Veröffentlichung nicht widersprochen haben, wird die Entscheidung auf der Internetseite der gpaNRW veröffentlicht. 10 Sonderfälle: Befangenheit von Gremienmitgliedern Generell wird der Umgang mit befangenen Gremienmitgliedern in § 6 DigiSiVO geregelt. Die Sitzungsleitung hat nach § 6 Absatz 1 DigiSiVO die Verantwortung dafür, dass der Sitzungs - oder Mitwirkungsausschluss wirksam er- folgt. Das erfordert eine technisch zuverlässige Möglichkeit, die Mitwirkungsrechte der digital Teilnehmenden zur gebotenen Zeit einzuschränken. Bei nichtöffentlichen Sitzungstei len muss für die Sitzungsleitung und die übrigen Gremienmitglieder erkennbar sein, dass ein befangenes Gremienmitglied für die Dauer der Behandlung der Angelegenheit keinen Zugang zur digitalen oder hybriden Sitzung hat. In der jeweiligen Sitzungsordnung sind Befangenheitsgründe zu definieren und vor der digitalen/hybriden Sitzung individuell festzustellen sowie den betroffenen Nutzern und Nutzerinnen zuzuordnen (soweit dies vom System möglich ist). Die Sitzungsleitung hat vor den betreffenden Tagesordnungspunkten die Befangenheit festzustellen. Soweit ein Sitzungsausschluss technisch nicht möglich ist, ist eine in der Sitzungsordnung zu beschreibende orga- nisatorische Lösung umzusetzen (zum Beispiel wird von der Sitzung getrennt, danach vom Sitzungsleite r bzw. Sit- zungsleiterin angerufen, dass Wiedereinwahl möglich ist). Seite | 19 11 Schlussbemerkung & Ansprechpartner Diese Handreichung ist bewusst kurzgehalten (siehe Eingangsbemerkung). Sofern die Verwaltung einer Kommune Fragen, Anmerkungen oder Hinweise hat, können Sie sich gerne an folgende Ansprechpartnerin wenden: Doris Binder-Falcke Leitung Referat 301 „Kommunalpolitische Handlungsbedingungen, kommunales Verfassungsrecht und Kommunalaufsicht“  (0211) 8618-5631  FP-R301@mhkbd.nrw.de Seite | 20 Impressum Herausgeber Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen Referat „Kommunalpolitische Handlungsbedingungen, kommunales Verfassungsrecht und Kommunalaufsicht“ unter Mitarbeit der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Jürgensplatz 1, 40219 Düsseldorf E-Mail: info@mhkbd.nrw.de www.mhkbd.nrw.de Bildquellenhinweis Foto: © www.peopleimages.com © September 2023 / MHKBD Die Druckfassung kann heruntergeladen werden: www.mhkbd.nrw.de/broschueren Diese Publikation wird im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung Nordrhein -Westfalen herausge- geben. Sie darf weder von Parteien noch von Wahlwerberinnen und -werbern oder Wahlhelferinnen und -helfern während eines Wahlkampfes zum Zwecke der Wahlwerbung verwendet werden. Dies gilt für Landtags-, Bundes- tags- und Kommunalwahlen sowie auch für die Wahl der Mitglieder des Europäischen Parlaments. Missbräuchlich ist insbesondere die Verteilung auf Wahlveranstaltungen, an Informationsständen der Parteien so- wie das Einfügen, Aufdrucken oder Aufkleben parteipolitischer Informationen oder Werbemittel. Untersagt ist gleichfalls die Weitergabe an Dritte zum Zwecke der Wahlwerbung. Eine Verwendung dieser Publikation durch Parteien oder sie unterstützende Organisationen ausschließlich zur Unterrichtung ihrer eigenen Mitglieder bleibt hiervon unberührt. Unabhängig davon, wann, auf welchem Wege und in welcher Anzahl diese Veröffentlichung der Empfängerin oder dem Empfänger zugegangen ist, darf sie auch ohne zeitlichen Bezug zu einer bevorstehenden Wahl nicht in einer Weise verwendet werden, die als Parteinahme der Landesregierung zu Gunsten einzelner politischer Gruppen verstanden werden könnte.

• Mitteilung Hauptausschuss

  PDF

  Ansehen: Mitteilung Hauptausschuss Text: Mitteilung Hauptausschuss Herunterladen: Mitteilung Hauptausschuss

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  Dezernat, Dienststelle OB/01 Vorlagen-Nummer 13.11.2023 3411/2023 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Hauptausschuss 13.11.2023 Digitalisierungsausschuss 20.11.2023 Digitale & hybride Gremiensitzungen: Sachstand und weiteres Vorgehen Der Landesgesetzgeber hat durch die Einführung der §§ 47a und 58a Gemeindeordnung NRW (GO NRW) mit dem Gesetz zur Einführung digitaler Sitzungen für kommunale Gremien und zur Änderung kommunalrechtlicher Vorschriften im April 2022 (siehe dazu Mitteilung 1501/2022) den Grundstein für die Einführung digitaler und hybrider Gremiensitzungen auf kommunaler Ebene in Nordrhein-Westfalen gelegt. Die Stadt Köln hatte hierzu bereits 2021 an einem Modellprojekt teilgenommen (siehe dazu Mitteilung 0542/2022). Der rechtliche Rahmen wurde komplettiert durch die Einführung der Verordnung über die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen kommunaler Vertretungen (Digitalsitzungsver- ordnung) und einer dazugehörigen Verwaltungsvorschrift, die den technischen Rahmen sowie die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen näher regeln. Die vom Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein- Westfalen (MHKBD) beauftragte Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) hat mittlerweile sowohl verschiedene Videokonferenzsysteme als auch Abstimmungstools für die digitale Gremienarbeit in den Kommunen zugelassen. Eine Übersicht über die noch lau- fenden und bereits abgeschlossenen Zulassungsverfahren bei der gpaNRW findet sich hier. Das MHKBD hat zudem zur praktischen Umsetzung eine Handreichung veröffentlicht. Nun können die Gemeinden die organisatorischen, technischen und rechtlichen Rahmenbe- dingungen vor Ort schaffen, damit von den neuen Möglichkeiten Gebrauch gemacht werden kann. Digitale Gremiensitzungen, bei denen alle Gremienteilnehmer ohne persönliche Anwesen- heit am Sitzungsort digital an der Sitzung teilnehmen, sind nach § 47a GO NRW lediglich in besonderen Ausnahmefällen wie Katastrophen, einer epidemischen Lage oder anderen au- ßergewöhnlichen Notsituationen möglich. Zudem muss der Rat mit einer 2/3 Mehrheit seiner Mitglieder diesen Ausnahmefall feststellen. Hybride Gremiensitzungen von Ausschüssen und Bezirksvertretungen sind demgegenüber nach §§ 58 a, 47 a, 37 Abs. 5 S. 5 GO NRW auch außerhalb dieser Ausnahmefälle zulässig. Ausgenommen sind der Haupt- und Finanzausschuss sowie der Rechnungsprüfungsaus- schuss. Bei hybriden Gremiensitzungen ist die Sitzungsleitung am Sitzungsort anwesend. Die Gremienmitglieder sind wiederum teilweise ebenfalls persönlich anwesend und nehmen teil- 2 weise digital an der Sitzung teil. Sofern der Rat in Hauptsatzung und Geschäftsordnung ent- sprechende Regelungen trifft, können Ausschüsse bzw. Bezirksvertretungen mit einfacher Mehrheit beschließen, dass Sitzungen hybrid durchgeführt werden. Zur Vorbereitung der Umsetzung digitaler und hybrider Gremiensitzungen plant die Verwal- tung: - ein von der gpaNRW zugelassenes Videokonferenzsystem und ein zugelassenes Ab- stimmungssystem einzuführen. Für die Inbetriebnahme dieser Systeme ist nach § 8 der Digitalsitzungsverordnung u.a. eine Erweiterung des städtischen IT-Sicherheits- konzepts erforderlich. Zudem ist ein Handbuch für die Nutzerinnen und Nutzer zu er- stellen. Dabei werden jeweils der Datenschutz- und der IT-Sicherheitsbeauftragte ein- gebunden. - eine Beschlussvorlage mit den notwendigen Änderungen der Hauptsatzung und der Geschäftsordnung des Rates und der Bezirksvertretungen einzubringen. - die notwendigen technischen Voraussetzungen in den Sitzungsräumen zu schaffen. Hierzu soll zunächst ein Sitzungsraum im Rathaus und ggfs. der Sitzungssaal einer Bezirksvertretung mit der erforderlichen Hardware ausgestattet werden. Diese Umge- bung soll zunächst unter „Laborbedingungen“ getestet, auf Eignung und Nachbesse- rungsbedarfe evaluiert und im Anschluss in einer Test- und Experimentierphase zu- nächst durch einen Ausschuss und ggf. eine Bezirksvertretung erprobt werden. An- schließend können weitere Ausschüsse und Bezirksvertretungen und weitere Räume bedarfsentsprechend ausgestattet werden. Die Verwaltung wird über den weiteren Verlauf informieren. Anlage: Handreichung - Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein- Westfalen (wird nur digital bereitgestellt) gez. Reker