Überörtliche Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt (gpa) NRW in den kreisfreien Städten 2018

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
IV/51/511 
 
Vorlagen-Nummer 29.03.2021 
 0943/2021 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Jugendhilfeausschuss 27.04.2021 
 
Überörtliche Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt (gpa) NRW in den kreisfreien Städten 2018 
Die Gemeindeprüfungsanstalt hat 2019/2020 eine Prüfung der kreisfreien Städte in NRW in verschie-
denen Arbeitsfeldern vorgenommen. 
Ein Untersuchungsbereich war der Leistungsbereich „Hilfen zur Erziehung (HzE)“ in den Jugendäm-
tern der kreisfreien Städte. Das Ergebnis der überörtlichen Prüfung hat die gpaNRW in einem Ge-
samtbericht zusammengefasst. Der Auszug, bezogen auf den Prüfbereich „HzE“ ist der Mitteilung 
als Anlage 1 beigefügt. (Für die bessere Bewertung wurde durch die Jugendverwaltung dem Bericht 
bei den Rankingzeilen ab Seite 52 die Position der Stadt Köln kenntlich gemacht.) 
In einem Vorbericht für die Stadt Köln wurde durch die gpaNRW zum Prüfbereich „HzE“ eine Ma-
nagementübersicht erstellt, die dieser Mitteilung als Anlage 2 beigefügt ist.  
 
Zu den Prüfergebnissen und den durch die gpaNRW vorgenommenen Hinweise und Empfehlungen 
hat die Jugendverwaltung für die Behandlung im Rechnungsprüfungsausschuss eine Stellungnahme 
vorgenommen. Die entsprechende Tabelle ist der Mitteilung als Anlage 3 beigefügt. 
 
Für die Berichterstattung wurden durch die gpaNRW die Fall-und Kostenzahlen der Kommunen aus 
dem Jahr 2017 und 2018 herangezogen. Die bedeutsamsten Befunde der gpaNRW lassen sich aus 
Sicht der Jugendverwaltung wie folgt zusammenfassen: 
 Bei den Gesamtaufwendungen je Jugendeinwohner für den Bereich HzE, die sich aus den 
Personalkosten der jugendamtsinternen Diensten (ASD/GSD/etc.) und den Transferausgaben 
für Einzelfallhilfen zusammensetzen, bildet die Stadt Köln den Maximalwert ab. 
 Die Positionierung ergibt sich in der Analyse aus der im Städtevergleich überdurchschnittli-
chen Personalausstattung im ASD und GSD der Stadt Köln. 
 Der überdurchschnittlichen Personalausstattung und damit verbundenen Anwendungen ste-
hen unterdurchschnittliche Aufwendungen in den Einzelfallhilfen gegenüber. Die Aufwendun-
gen für die Hilfen zur Erziehung sind pro Fall aber auch pro Einwohner niedriger als bei 75% 
aller Vergleichsstädte. Hier macht sich der überdurchschnittliche Personaleinsatz in der Steu-
erung der Hilfen positiv bemerkbar. 
 Die Stadt Köln hat einen niedrigen Anteil an Vollzeitpflegestellen. Das wirkt sich belastend auf 
die stationären Aufwendungen aus. 
 Aus Sicht der gpaNRW sind die in der Stadt Köln vorhandenen Finanzcontrolling-, Steue-
rungsmaßnahmen und - konzepte Voraussetzungen für ein wirtschaftliches Handeln. 
 Aus Sicht der gpaNRW hat die Stadt Köln ergänzend zu den Steuerungsmaßnahmen das Feld 
der Vernetzungen und präventiven Leistungen in den letzten Jahren ausgearbeitet. Hier arbei-
tet die Stadt Köln eng mit den freien Trägern zusammen. 
 
 
Die Verwaltung nimmt den Bericht zum Anlass die bestehenden Steuerungsmaßnahmen zu überprü-
fen und ggf. zu ergänzen. 
 
Gez. Voigtsberger

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/2 /3 /43 /5 /3 /14 /9 □ /15 /9 □ /53 /11 /12 /5 /12 /17 /14 /15 /9 /47 /56/14 /30 /3 /36 /4 /8 /14 /9 /20 □ /39 /15 /14 /12 □ /29 /15 /13 /3 □ /14 /30 □ /14 /15 /9 /14 □ /9/15 /14 /5 /12 /15 /29 /14 □ /2 /34 /57 □ /46 /46 /47 /54 /28 /11 /3 /14 /52 □ /37 /14 /9 /15 /29 /14 □ /58 /14 /9 /30 /16 /17 /14 /9 □
/11 /17 /9 /14 □ /2 /16 /17 /28 /8 /4 /13 /30 /16 /17 /8 /28 /30 /30 □ /28 /9 /5 □ /14 /15 /9 /14 □ /17 /11 /17 /14 □ /6 /4 /28 /36 /40 /12 /4 /36 /3 /20 □ /33 /11 /16 /17 □ /15/30 /3 □ /5 /4 /30 □ /58 /15 /14 /3 /9 /15 /26 /14 /4 /28 □ /17 /15 /14 /12 □ /4 /28 /16 /17 □ /13 /14 /30 /11 /9 /5 /14 /12 /30 □
/17 /11 /16 /17 /52 □ /37 /4 /30 □ /5 /15 /14 □ /29 /14 /30 /16 /17 /15 /8 /5 /14 /12 /3 /14 /9 □ /10 /11 /12 /3 /14 /15 /8 /14 □ /37 /15 /14 /5 /14 /12 □ /4 /28 /36 /41 /14 /17 /12/3 /20 □ /33 /15 /14 □ /10 /14 /12 /37 /4 /8 /3 /28 /9 /29 □ /17 /4 /3 □ /9 /28 /12 □ /14 /15 /9 /14 /9 □ /13 /14 /29 /12 /14 /9 /41 /3 /14 /9 □
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/30 /16 /17 /14 /9 □ /39 /4 /28 /30 /17 /4 /8 /3 /14 /30 □ /5 /28 /12 /16 /17 □ /60 /61 /62 /63 /64 /65 □ /67 /68 /69 □ /70 /65 /63 /64 /69 /71 /72 /65 /67 /63 □ /28 /9 /5 □ /39 /14/15 /41 /28 /9 /29 □ /32 /15 /3 □ /35 /13 /14 /12 □ /21 /19 /18 □ /58 /15 /11 /20 □ /27 /28 /12 /11 □ /51 /43 /17 /12 /8 /15 /16 /17 /20 □
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/3 /28 /9 /29 □ /13 /14 /29 /14 /29 /9 /14 /9 /20 □ /33 /15 /14 □ /48 /12 /13 /14 /15 /3 /30 /4 /9 /37 /14 /15 /30 /28 /9 /29 /14 /9 □ /5 /14 /12 □ /10 /14 /12 /37 /4 /8 /3 /28 /9/29 □ /14 /12 /8 /4 /28 /13 /14 /9 □ /5 /14 /12 □ /2 /4 /16 /17 /13 /14 /4 /12 /13 /14 /15 /3 /28 /9 /29 □ /14 /15 /9 /14 □
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/46 /9 /30 /13 /14 /30 /11 /9 /5 /14 /12 /14 □ /5 /14 /12 □ /27 /12 /17 /4 /8 /3 □ /5 /14 /30 □ /46 /9 /36 /12 /4 /30 /3 /12 /28 /40 /3 /28 /12 /26 /14 /12 /32 /7 /29 /14 /9 /30 □/30 /3 /14 /8 /8 /3 □ /5 /15 /14 □ /40 /12 /14 /15 /30 /36 /12 /14 /15 /14 /9 □ /2 /3 /43 /5 /3 /14 □ /26 /11 /12 □ /29 /12 /11 /79 /14 □ /36 /15 /9 /4 /9 /47
/41 /15 /14 /8 /8 /14 □ /39 /14 /12 /4 /28 /30 /36 /11 /12 /5 /14 /12 /28 /9 /29 /14 /9 /52 □ /30 /11 □ /4 /28 /16 /17 □ /6 /7 /8 /9 /20 □ /33 /15 /14 □ /2 /3 /4 /5 /3 □ /6/7 /8 /9 □ /40 /11 /9 /9 /3 /14 □ /36 /35 /12 □ /5 /15 /14 □ /35 /13 /14 /12 /7 /12 /3 /8 /15 /16 /17 /14 □ /45 /12 /35 /36 /28 /9 /29 □ /5 /14 /12 □
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/21□ /26 /11 /9 □ /21 /52 /23 /18 □ /27 /28 /12 /11 □ /51 /14 □ /32 /88 □
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□
/21□ /76 /15 /16 /17 /3 /37 /14 /12 /3 □ /13 /4 /30 /15 /14 /12 /3 □ /4 /28 /36 □ /5 /14 /32 □ /15 /9 □ /5 /14 /32 □ /58 /14 /12 /40 /13 /8 /4 /3 /3 □ /5 /14 /12 □ /59 /11 /12/30 /16 /17 /28 /9 /29 /30 /29 /14 /30 /14 /8 /8 /30 /16 /17 /4 /36 /3 □ /36 /35 /12 □ /2 /3 /12 /4 /79 /14 /9 /47 □ /28 /9 /5 □ /10 /14 /12 /40 /14 /17 /12 /30 /37 /14 /30 /14 /9 □/14 /12 /32 /15 /3 /3 /14 /8 /3 /14 /9 □ /59 /15 /9 /4 /9 /41 /13 /14 /5 /4 /12 /36 □ /5 /14 /12 □
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Bereich Teilbereich
Dezernat
Dienststelle
Feststellung 
= F
Empfehlung = 
Text Stellungnahme
Strukturen IV 51 F1
Die Stadt Köln hat, bezogen auf die betrachteten Strukturkennzahlen, bessere 
strukturelle
Voraussetzungen als die Mehrzahl der kreisfreien Städte. Das kann sich auf den Bedarf
an Hilfen zur Erziehung entlastend auswirken.
Diese Aussage der GPA muß stark relativiert werden. Folgende Aussagen lassen sich 
aus der Sozialberichterstattung NRW (des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und 
Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen) abrufen:
- Von den 23 kreisfreien Städten in NRW (inklusive Stadt Aachen in der Städteregion 
Aachen) rangiert Köln mit einer Kinderarmutsquote von 21,4% im Dezember 2018 
eher im Mittelfeld. 14 kreisfreie Städte haben höhere Quoten (davon 3 nur knapp 
höhere Quoten) als Köln, 8 haben niedrigere Quoten. Unter den 54 kreisfreien 
Städten und Kreisen in NRW (inklusive Städteregion Aachen und kreisfreie Stadt 
Aachen) rangiert Köln in einer absteigenden Rangordnung von höchster zu 
niedrigster Kinderarmutsquote in NRW an Rang 16.
- Ein Blick auf die Kölner Quote von Schulabgänger*innen ohne Hauptschulabschluss 
in 2017/18 von 6,3% ergibt folgendes Bild: 16 kreisfreie Städte haben höhere 
Quoten, 6 niedrigere Quoten als Köln. Unter den 54 kreisfreien Städten und Kreisen 
in NRW rangiert Köln im Mittefeld. Hier ist anzumerken, dass der Indikator 
„Schulabgänger*innen ohne Hauptschulabschluss“ anders als die oben genannte 
Kinderarmutsquote durch städtisches Handeln zumindest teilweise beeinflusst 
werden kann, z.B. durch Mentoring-Programme in Schulen etc. Tatsächlich passiert 
hier in Köln recht viel. Die vergleichsweise niedrigere Quote könnte also durchaus 
Zeichen einer teils durchaus erfolgreichen Arbeit der Stadt Köln im Kampf gegen 
Abgänge ohne Hauptschulabschluss sein. Daraus zu schließen, dass die 
sozioökonomische Struktur besser ist als anderswo, erscheint nicht korrekt.
Steuerung und 
Organisation Gesamtsteuerung und Strategie IV 51 F2
Die Gesamtstrategie der Stadt Köln, mit strategischen und operativen Zielen sowie 
Zielvereinbarungen mit jedem Bezirksjugendamt, ermöglicht eine Gesamtsteuerung des 
Bereiches der Hilfen zur Erziehung.
Das Jugendamt Köln verfolgt die Stärkung (präventiver) Infrastrukturangebote um 
hierüber möglichst vielen Problemlagen in Familien zu begegnen und somit 
nachfolgende Hilfen zur Erziehung zu vermeiden. Diese Vorgehensweise wird ergänzt 
um die Steuerung über Zielvereinbarungen zwischen Zentrale des Jugendamtes und 
den Bezirksjugendämtern.
Steuerung und 
Organisation Oganisation IV 51 F3
Das Amt für „Kinder, Jugend und Familie“ ist im gleichen Dezernat wie das Amt für 
Schulentwicklung, die Familienberatung, der Schulpsychologische Dienst sowie die 
Kinder und Jugendpädagogische Einrichtung angesiedelt. Dadurch sind Synergieeffekte 
für die
gleiche Zielgruppe möglich.
Die bestehende Ämterzusammensetzung im Jugend-,Schul und Sportdezernat 
begünstigt eine gute Kooperation der Ämter. Diese bestätigt sich immer wieder neu 
in entsprechend ämterübergreifend besetzten AG'en (Aktuell z.B. Aufbau 
kom.Präventionsketten)
Steuerung und 
Organisation Oganisation IV 51 F4
Die Stadt Köln hat den Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) dezentral in neun 
Bezirksjugendämtern organisiert. Der ASD arbeitet sozialräumlich orientiert in enger 
Zusammenarbeit mit den freien Trägern der Bezirke. Die gemeinsame Entwicklung von 
Maßnahmen und Zielen mit den Trägern ist positiv zu bewerten. Zwischen den 
Bezirksjugendämtern erfolgen regelmäßige Abstimmungen. Einheitliche 
Verfahrensweisen und Standards werden durch eine zentrale Steuerung vorgegeben.
Das Jugendamt legt hohen Wert auf einen intensiven Fachaustausch mit den Trägern 
der Erziehungshilfe, der sich in regelmäßigen Austausch der gesetzlich vorgegebenen  
AK §80 und AG§  78 SGB VIII dokumentiert. Die Arbeit nach einheitliche Standards ist 
Ergebnis eines jahrelangen Prozesses mit einhergehenden Fachaustausch zwischen 
zentr.Steuerung und operativer Ebene in den Bezirksjugendämtern.
Internes 
Kontrollsystem (IKS) IV 51 F5 Die Stadt Köln verfügt im Jugendamt bisher nicht über ein standardisiertes Internes 
Kontrollsystem (IKS). Einzelne Bausteine sind jedoch bereits vorhanden.
Im Jugendamt sind zwei Stellen mit der prozeßunabhängigen Prüfung in
der WJH sowie Prüfungen zu ausgewählten Themenfeldern im ASD  umfänglich 
beschäftigt.

Internes 
Kontrollsystem (IKS) IV 51 E5
Die Stadt Köln sollte für das Jugendamt ein standardisiertes Konzept für ein IKS erstellen,
um eine rechtmäßige, transparente und wirtschaftliche Aufgabenerfüllung zu 
gewährleisten und Risiken entgegenzuwirken. Dazu sollten zunächst die Risiken bei den 
einzelnen Prozessen ermittelt und Gegenmaßnahmen entwickelt werden. Die bereits 
vorhandenen Bestandteile sollten ergänzt und zu einem Konzept zusammengeführt 
werden.
Die Stadt Köln wird die Anregung der GPA aufnehmen und prüfen.
Internes 
Kontrollsystem (IKS) Pozesskontrollen IV 51 F6
Die Stadt Köln nutzt im Bereich der Hilfen zur Erziehung prozessintegrierte und 
prozessunabhängige Kontrollmechanismen zur Risikominimierung. In der 
Jugendamtssoftware sind bisher nur wenige Kontrollen hinterlegt. Es gibt keine für die 
Vorgesetzten einsehbare Warnlisten für nicht zum vereinbarten Zeitpunkt 
fortgeschriebene Hilfefälle.
Die im Jugendamt eingesetzte Fachsoftware deckt derzeit nur die gesetzlich 
vorgegebene Statistik ab. An einer Weiterentwicklung, die die gesamte 
Fallbearbeitung abdeckt, wird gearbeitet. Dabei werden die GPA Hinweise mit 
berücksichtigt. Hilfen werden immer befristet genehmigt; eine Weitergewährung 
von Hilfen erfolgt im Rahmen des internen Genehmigungsverfahrens unter Einbezug 
der Vorgesetzten  und setzt eine Fortschreibung des Hilfeplans voraus. 
Internes 
Kontrollsystem (IKS) Pozesskontrollen IV 51 E6
Bei dem weiteren Aufbau des EDV-Verfahrens sollten systemische Prozesskontrollen
hinterlegt werden. Automatisierte Warnlisten und elektronische Wiedervorlagen sollten
auf zu bearbeitende Hilfefälle hinweisen. Diese Warnlisten sollten auch den 
Vorgesetzten
zugänglich sein.
siehe Stellungnahme zu F6
Internes 
Kontrollsystem (IKS) Finanzcontrolling IV 51 F7
Das Jugendamt der Stadt Köln hat bereits einige Bestandteile eines Finanzcontrollings.
Die unterjährige Steuerung erfolgte dabei bislang hauptsächlich auf Basis von Fallzahlen.
Hierzu werden monatliche Auswertungen mit Fallzahlenentwicklungen erstellt. Die 
Aufwendungen werden im Rahmen einer Budgetkontrolle quartalsweise ausgewertet. 
Zukünftig soll eine Zusammenführung von Aufwendungen und Fallzahlen zu 
steuerungsrelevanten Kennzahlen erfolgen. Hierzu wurden im Jahr 2019 Kennzahlen 
entwickelt und in einem Bericht dargestellt.
Der in 2019 erstellte Kennzahlenbericht soll weiterentwickelt und zukünftig jährlich 
erscheinen. 
Internes 
Kontrollsystem (IKS) Finanzcontrolling IV 51 E7
Das Jugendamt sollte die Kennzahlen des Monitor-Berichtes, wie geplant, regelmäßig
fortschreiben. Weitere Kennzahlen könnten gebildet werden. Hierzu können einige 
Kennzahlen dieses Berichtes als Grundlage dienen. Auf Basis regelmäßiger 
Auswertungen
sollte ein Berichtswesen aufgebaut werden, in dem der Verlauf dieser Kennzahlen 
dargestellt wird. Dies kann dazu dienen, die Steuerung zu unterstützen, Ursachen für 
gestiegene Aufwendungen zu analysieren und die Wirksamkeit von Maßnahmen besser 
zu beurteilen.
siehe Stellungnahme zu F7
Internes 
Kontrollsystem (IKS) Fachcontolling IV 51 F8
Das Jugendamt der Stadt Köln hat ein Fachcontrolling und bewertet die Wirksamkeit von
Hilfen im Einzelfall mit den Beteiligten anhand von Kriterien. Es wurden außerdem 
Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Wirksamkeit sowie zur Kosten- und 
Laufzeitbegrenzung von Hilfen entwickelt und umgesetzt. Die Vorgaben werden in 
Zielvereinbarungen mit den Bezirksjugendämtern einheitlich festgeschrieben. Diese 
Maßnahmen sind positiv zu sehen.
Die zitierten Zielvereinbarungen werden seit mehr als 15 Jahren praktiziert und 
bündeln und benennen die jährlich neu festgelegten bzw. fortgeschriebenen 
Steuerungsschwerpunkte.
Internes 
Kontrollsystem (IKS) Fachcontolling IV 51 F9
Im Leistungsbereich ambulanter Hilfen werden maximal sechs Fachleistungsstunden pro
Woche bewilligt und die Hilfen laufen maximal neun Monate. Die Träger erbringen 
Leistungsnachweise über Inhalte und Anzahl der Fachleistungsstunden. Diese 
Maßnahmen
unterstützen eine wirtschaftliche und wirksame Hilfegewährung.
Die Steuerungsmaßnahmen im Leistungsbereich der ambulanten Hilfen haben sich 
bewährt und zu einer Absenkung der durchschnittlich ambulanten Fallkosten 
geführt.

Internes 
Kontrollsystem (IKS) Fachcontolling IV 51 F10
Die intensive Begleitung der Leistungsempfänger und Träger bei stationären Hilfen in 
den
ersten sechs Monaten im Rahmen der Maßnahme „Optimierung der Wirksamkeit 
stationärer Hilfen“ bietet eine gute Grundlage für eine Passgenauigkeit sowie 
Wirksamkeit der Hilfe und fördert die Akzeptanz bei den Leistungsempfängern. Nicht 
wirksame Hilfen können frühzeitig erkannt und angepasst werden.
Dieser Steuerungsschwerpunkt war inhaltlicher Bestandteil eines der ersten 
Pilotprojekte der Verwaltungsreform in der Stadt Köln. Das Projekt soll 2020 mit der 
flächendeckenden Einführung in allen Bezirksjugendämtern abgeschlossen werden.

Internes 
Kontrollsystem (IKS) Fachcontolling IV 51 F11 Es erfolgen im Jugendamt keine fallübergreifenden Auswertungen zur Zielerreichung und
Wirksamkeit von Hilfen. Ein Berichtswesen im Fachcontrolling gibt es nicht. siehe Stellungnahme zu F7
Internes 
Kontrollsystem (IKS) Fachcontolling IV 51 E11
Die Ergebnisse der Bewertung der Wirksamkeit der Hilfen im Einzelfall sollten 
fallübergreifend zusammengeführt und ausgewertet werden. Hierbei sollte ein 
übergreifender Zielerreichungsgrad ermittelt werden und auch bezirkliche bzw. 
trägerbezogenen Auswertungen erfolgen, um die Auswirkungen getroffener 
Maßnahmen transparent zu machen. Die Ergebnisse der Auswertungen sollten in 
regelmäßigen Fachcontrollingberichten aufbereitet werden. Durch eine Verzahnung von 
Fach- und Finanzcontrolling könnten die finanziellen Auswirkungen der vorgegebenen 
Verfahrensstandards nachvollzogen werden.
Das Jugendamt plant eine Auswertungsmatrix für die Wirksamkeitsüberprüfung 
erststellen. Dabei werden die Vorschläge der GPA mit einbezogen.
Verfahrensstandards Prozess- und Qualitätsstandards IV 51 F12
Die Stadt Köln hat für die Arbeitsbereiche der Hilfen zur Erziehung Standards in Form
von Richtlinien und Arbeitshilfen entwickelt. Hierin sind Rechtsgrundlagen, Abläufe, und
Verantwortlichkeiten in Textform schriftlich festgeschrieben. Ein zusammengeführtes, 
einheitliches Verfahrens- oder Qualitätshandbuch gibt es nicht.
Ein gedrucktes Verfahrens- und Qualitätshandbuch existiert nicht. Allerdings stehen 
alle Verfahrensstandards, Abläufe und Richtlinien jeder Fachkraft in einem 
eigenständigen Info-Portal online zur Verfügung, welches immer tagesaktuell 
gepflegt ist.
Verfahrensstandards Prozess- und Qualitätsstandards IV 51 E12
Das Jugendamt sollte die Richtlinien und Arbeitshilfen in einem einheitlich aufgebauten
Verfahrenshandbuch zusammenfassen. Dabei können neben textlichen Ausführungen
kurze Prozessbeschreibungen mit Ablaufschemata die Übersichtlichkeit verbessern. 
Bearbeitungsfristen sollten grundsätzlich schriftlich geregelt werden.
siehe Stellungnahme zu F12 In den für das Alltagshandeln relevantesten Richtlinien 
und Handbüchern sind die Abläufe anhand von Schemata und Schaubildern 
dargestellt. 
Verfahrensstandards Hilfeplanverfahren IV 51 F13
Die Stadt Köln hat in ihrer Richtlinie zum Hilfeplanverfahren den Prozess, die Abläufe und
Zuständigkeiten beschrieben. Durch die Begrenzung von wöchentlichen 
Fachleistungsstunden und einer Laufzeitbegrenzung der Hilfen fließt auch ein 
Wirtschaftlichkeitsaspekt bei der Hilfegewährung mit ein. Es werden aber nicht mehrere 
Angebote von Leistungserbringern für die Hilfeplanung eingeholt.
Der im Rahmen der Hilfeplanung festgestellte Hilfebedarf ist in der Regel
so differenziert und individualisiert, dass nur theoretisch mehrere Angebote parallel 
zur Verfügng stehen. Eine passgenau eingesetzte Hilfe, die planmäßig und effizient 
verläuft, entspricht in der Regel dem Gebot der Wirtschaftlichkeit.  In der Praxis 
besteht ein Platzmangel an wohnortnahen Hilfen und es werden oft viele Angebote 
erfolglos abgefragt, bevor  überhaupt die Möglichkeit einer Platzierung besteht. 
Verfahrensstandards Hilfeplanverfahren IV 51 F14
Die Einbindung der WiJu und der Vorgesetzten in den Entscheidungsprozess über eine
geeignete Hilfe fördert eine Einhaltung der Standards und eine wirtschaftliche 
Entscheidung. Mögliche Kostenerstattungsansprüche können frühzeitig geprüft werden. 
Die enge Zusammenarbeit mit den freien Trägern im Sozialraumteam fördert eine 
passgenaue Leistungserbringung durch eine vorherige präzise Beschreibung und 
gemeinsame Ermittlung der erforderlichen Hilfe.
Der Einbezug mehrerer Fachkräfte und der Vorgesetzten, dient nicht nur der 
Einhaltung von Standards und wirtschaftlicher Betrachtungsweise, sondern sorgt 
darüber hinaus für eine  qualifizierte Hilfeplanung auf fachlich gebotenem  Niveau.  
Personaleinsatz IV 51 F15
Die Stadt Köln hat für die WiJu eine eigene Personalbemessung entwickelt und ermittelt
die benötigten Personalressourcen. Der Bedarf im ASD wurde vor zehn Jahren bei der
Gründung des Gefährdungsmeldungssofortdienstes (GSD) ohne detaillierte 
Personalbemessung ermittelt. Seitdem wird sie auf dieser Basis anhand der Fallzahlen 
hochgerechnet. Der daraus errechnete Bedarf bildet die Grundlage für den Stellenplan.
Die Festellung der GPA kann bestätigt werden. In Verbindung mit den für 2020 
entschiedenen Vakanzenausgleich für den ASD ist das fortschreibungsfähige  
Verfahren für das Jugendamt Köln akzeptabel.
Personaleinsatz IV 51 E15
Die Stadt Köln sollte Zielwerte in der Fallbearbeitung festlegen, um die 
Personaleinsatzplanung zu steuern. Außerdem sollte sie für den ASD den Personalbedarf 
anhand von Bearbeitungszeiten genau ermitteln.
Derzeit findet eine bundesweite Debatte um Fallobergrenzen statt. Das Ergebnis der 
Debatte sollte abgewartet werden, damit nicht jede Kommune einen eigenständigen 
hohen Personalaufwand für eine Analyse betreiben  muß.

Personaleinsatz IV 51 F16
Mit einem Einarbeitungs- und Traineeprogramm, das nach Vorerfahrungen abgestuft ist,
bereitet die Stadt die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ASD auf die neue 
Tätigkeit vor. Die gpaNRW bewertet dies positiv.
Aus Sicht des Jugendamtes sind diese Vorgehensweisen Teil der bestehenden 
Personalentwicklungsmaßnahmen und insgesamt  unverzichtbar, um Angesichts der 
bestehenden Arbeitsmarktsituation dauerhaft ausreichend neues Personal zu 
gewinnen und zu binden.
Personaleinsatz IV 51 F17
Die Stadt Köln wendet mehr Aufwendungen für Personal im Bereich Hilfe zur Erziehung 
als die anderen kreisfreien Städte auf. Einwohnerbezogen positioniert sie sich am 
Maximalwert und je Hilfefall bildet Köln den Maximalwert. Dies wirkt sich belastend auf 
den Fehlbetrag HzE aus.
Im Hinblick auf die konkrete Fallbelastungssituation und die erforderliche 
Arbeitsqualität ist der Personaleinsatz fachlich begründet. Im übrigen geht die 
Fachverwaltung davon aus, dass bei reduziertem Personaleinsatz die Fallzahlen und 
Fallkosten sprunghaft steigen würden. Das Ergebnis wäre ein Anstieg im Bereich der 
Transferausgaben, der die derzeit bestehenden Gesamtausgaben erheblich  
überschreiten würde.
Leistungsgewährung Fallsteuerung IV 51 F18
Die Stadt Köln hat eine strukturierte Fallsteuerung. Die Inhalte und Abläufe sind in den 
Richtlinien beschrieben. Es erfolgt eine fachliche Zugangssteuerung. Es gibt für die 
Auswahl des geeigneten Leistungsanbieters ein Anbieterverzeichnis. Es werden für die 
Leistungserbringung der Hilfen aber nicht mehrere Angebote von Leistungserbringern 
eingeholt.
siehe Stellungnahme zu F13
Leistungsgewährung Fallsteuerung IV 51 E18
Die Stadt Köln sollte für eine Hilfe mehrere Angebote von Leistungserbringern einholen. 
Bei gleicher Leistung sollte grundsätzlich der günstigste Anbieter gewählt werden, um die 
Wirtschaftlichkeit bei der Leistungsvergabe zu berücksichtigen.
siehe Stellungnahme zu F13
Leistungsgewährung Fallsteuerung IV 51 F19 Bei Hilfefällen mit unplanmäßigen Beendigungen finden keine Gespräche über die
Gründe der Beendigung statt.
In der Regel finden in diesen Fällen Krisengespräche mit den Familien statt, die die 
weitere Hilfegewährung zum Inhalt haben. Dabei werden die Gründe für die 
Beendigung thematisiert. Die Aussage des GPA ist definitiv falsch
Leistungsgewährung Fallsteuerung IV 51 E19
Wenn eine Hilfe unplanmäßig durch den Leistungsempfänger beendet wird, sollte mit 
ihm und dem Träger ein Gespräch über die Beendigungsgründe geführt werden. Die 
Ergebnisse dieser Gespräche können fallübergreifend ausgewertet werden, um zukünftig 
Abbrüchen besser vorbeugen zu können. Hierfür sollten Standards entwickelt werden.
Im Zuge der Weiterentwicklung des Projektes "Wirkungsorientierung" wird die 
Empfehlung berücksichtigt. Gespräche bei unplanmäßiger Beendigung werden 
immer geführt, sofern die Leistungsempfänger im Anschluß erreichbar sind. 
Leistungsgewährung Fallsteuerung IV 51 F20 Die Stadt Köln hat ein Konzept für die Rückführung aus stationären Hilfen. Der Rückführungsdienst ist in der städt.Familienberatung organisatorisch angesiedelt 
und wird seit vielen Jahren erfolgreich praktiziert.
Leistungsgewährung Präventive Angebote IV 51 F21
Die Stadt Köln hat bereits viele präventive Angebote und betreibt eine intensive 
Netzwerkarbeit. Die Angebote werden regelmäßig gemeinsam mit allen Akteuren 
weiterentwickelt.
Die Stadt Köln sieht hier einen maßgeblichen Baustein, der zu der relativ geringen 
Falldichte an HzE beiträgt.
Leistungsgewährung Fehlbetrag und Einflussfaktoren IV 51 F22
Die Stadt Köln hat in den Jahren 2017 und 2018 einen hohen Fehlbetrag je Einwohner
von 0 bis unter 21 Jahren. Im Jahr 2018 ist dieser nochmals angestiegen. Auf den 
Fehlbetrag
wirken sich die vergleichsweise hohen Personalaufwendungen belastend aus.
siehe Stellungnahme zu F17
Leistungsgewährung Aufwendungen Hilfe zur Erziehung IV 51 F23
Die Stadt Köln hat im Jahr 2017 Aufwendungen je Hilfefall, die niedriger sind als bei 75 
Prozent der Vergleichsstädte. Gleiches gilt für die Aufwendungen je Einwohner von 0 bis 
unter 21 Jahre. Die niedrigen Aufwendungen wirken sich bei gleichzeitig niedriger 
Falldichte positiv auf den Fehlbetrag HzE aus.
Die Stadt Köln blickt gerade im ambulanten Bereich auf langjährige Bemühungen 
zurück, die Fallkosten zu reduzieren. Zusätzlich siehe Festellung und Stellungnahme 
zu F21
Leistungsgewährung Aufwendungen Hilfe zur Erziehung IV 51 F24
Die ambulanten Aufwendungen je Hilfefall sind niedriger als bei 75 Prozent der 
Vergleichsstädte. Die Stadt Köln hat im ambulanten Bereich durch neue Standards die 
Aufwendungen senken können. Die stationären Aufwendungen je Hilfefall sind jedoch 
vergleichsweise hoch. Für die stationären Hilfen werden aktuell neue Standards zur 
Optimierung der Wirksamkeit entwickelt. Das bewertet die gpaNRW positiv.
siehe Stellungnahme zu F9
siehe Stellungnahme zu F10
Leistungsgewährung Anteil ambulanter Hilfefälle IV 51 F25 Die Stadt Köln hat einen hohen Anteil ambulanter Hilfefälle an den Hilfefällen HzE bei 
einer gleichzeitig niedrigen Falldichte. Dies bewertet die gpaNRW positiv. zur niedrigen Falldichte, siehe Stellungnahme zu F21

Leistungsgewährung Anteil Vollzeitpflegefälle IV 51 F26
Die Stadt Köln hat einen niedrigen Anteil an Vollzeitpflegefällen an den stationären 
Hilfefällen. Dadurch kommt es vermehrt zu kostenintensiven Heimunterbringungen. Dies 
wirkt sich belastend auf die stationären Aufwendungen und den Fehlbetrag aus.
Die Feststellung der GPA wird durch die Stadt Köln bestätigt.
Leistungsgewährung Anteil Vollzeitpflegefälle IV 51 E26
Die Stadt Köln sollte Ihre Akquise und Werbung für geeignete Pflegefamilien, wie 
geplant,
verstärken, um im stationären Bereich mehr Kinder und Jugendliche in Vollzeitpflege
statt in Heimunterbringung unterbringen zu können.
Die Stadt Köln hat einige Versuche gestartet die rückläufige Zahl an potentiellen 
Pflegeeltern zu stoppen. Durch verstärkte Aquise und Öffentlichkeitsarbeit konnten 
nur so viele neue Pflegeeltern gewonnen wie durch Überalterung ausschieden. 
Gleichzeitig wurden die begleitenden Angebote für Pflegefamilien zur Stützung der 
Pflegeverhältnisse ausgeweitet. Dem Pflegekinderdienst wurden in 2020  Stellen 
zugesetzt, mit dem Ziel den Betreuungsschlüssel zu senken und die 
Betreuungsqualität zu erhöhen. Die Stadt Köln hat von daher entschieden, einen 
weiteren Träger mit der Aquise von neuen Pflegeeltern zu beauftragen.
Leistungsgewährung Falldichte IV 51 F27
Die Stadt Köln hat in 2017 und 2018 eine vergleichsweise niedrige Falldichte. Mehr als
die Hälfte der kreisfreien Städte haben eine höhere Falldichte. Die niedrige Falldichte
wirkt sich positiv auf die Aufwendungen und den Fehlbetrag HzE aus. Die Maßnahmen
zu Laufzeitbegrenzungen bei den ambulanten Hilfen haben eine positive Auswirkung auf
die Falldichte.
Ausschlaggebend hierfür ist eine bedarfsgerechte Personalausstattung im ASD und 
die Investitionen in präventive Angebote 
siehe Stellungnahme zu F17 und F21
Leistungsgewährung Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform § 34 SGB VIIIIV 51 F28
Die Stadt Köln hat, bezogen auf den einzelnen Hilfefall, sehr hohe Aufwendungen für
Heimerziehung. Je Jugendeinwohner wiederum sind die Aufwendungen niedrig. Hier
wirkt sich die niedrige Falldichte für § 34 SGB VIII aus. Durch neue 
Steuerungsmaßnahmen möchte das Jugendamt die Wirkungen der stationären Hilfen 
verbessern. Der Prozess „Optimierung der Wirksamkeit stationärer Hilfen“ ist positiv zu 
sehen.
siehe Stellungnahme zu F10
Leistungsgewährung Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform § 34 SGB VIIIIV 51 E28
Die Stadt Köln sollte, wie geplant, durch Steuerungsmaßnahmen die Wirksamkeit von 
Hilfen im stationären Bereich verbessern und dadurch auch die hohen Aufwendungen je 
Hilfefall perspektivisch möglichst senken.
siehe Stellungnahme zu F10
Leistungsgewährung Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform § 34 SGB VIIIIV 51 F29
Die beendeten Fälle weisen in 2017 lange Laufzeiten auf. 54 Prozent der Fälle liefen 
länger als 24 Monate. In 2018 sind die Laufzeiten kürzer. So hatten in 2018 rund 56 
Prozent der beendeten Hilfefälle eine Laufzeit von unter 12 Monaten.
Die Stadt Köln wird diesen Sachverhalt prüfen.
Leistungsgewährung Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform § 34 SGB VIIIIV 51 F30
Die Stadt Köln hat eine Rückführungsarbeit durch die Familienberatungsstelle. Die 
Maßnahmen der Rückführung sind in einem Konzept beschrieben. In den betrachteten 
Jahren wurden aber nur wenige Kinder in die Herkunftsfamilie zurückgeführt. Es wird 
auch eine intensive Verselbständigungsarbeit für Jugendliche ab dem 16. Lebensjahr 
betrieben. Die Standards sind in den Richtlinien nach § 41 SGB VIII hinterlegt.
siehe Stellungnahme zu F20
Die Stadt Köln praktiziert die Steuerungsmaßnahme zur Verselbständigung von 
jungen Volljährigen seit vielen Jahren
Leistungsgewährung Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform § 34 SGB VIIIIV 51 E30 Die Stadt Köln sollte die Laufzeiten der Hilfefälle in Heimerziehung im Zeitverlauf 
auswerten. Die Rückführungsarbeit sollte intensiviert werden. Die Empfehlung der GPA wird aufgegriffen.
Leistungsgewährung Eingliederungshilfe § 35a SGB VIII IV 51 F31 Die Stadt Köln hat, bezogen auf die Jugendeinwohner, hohe Aufwendungen und viele
Fälle nach § 35a SGB VIII.
Der Fallanstieg im Bereich §35a resultiert im Wesentlichen aus vielen Anträgen auf 
Schulbegleitung im Zuge der Umsetzung des Inklusionskonzeptes an Kölner Schulen.

Leistungsgewährung Eingliederungshilfe § 35a SGB VIII IV 51 F32
Die Aufwendungen je Hilfefall liegen in 2017 und 2018 insgesamt und bezogen auf 
stationäre
Hilfefälle vergleichsweise niedrig. Die ambulanten Aufwendungen je Hilfefall 
positionieren
sich in 2018 oberhalb des Median, was durch die hohen Aufwendungen für Fälle
mit Integrationshelfer je Hilfefall beeinflusst wird.
Die Stadt Köln versucht auf auf die durchschnittlichen Kosten für die Hilfen für 
Schulbegleiter einzuwirken. Eine erfolgreiche Maßnahme ist die Einrichtung von Pool-
Lösungen an mehr als 20 Kölner Schulen.
Leistungsgewährung Eingliederungshilfe § 35a SGB VIII IV 51 F33
Bei der Stadt Köln gibt es keinen Spezialdienst für die Bearbeitung der Fälle für 
Eingliederungshilfenach § 35a SGB VIII. Die Bearbeitung erfolgt in den einzelnen 
Bezirken,
aber durch besonders geschulte Beschäftigte. Es gibt neue schriftliche Standards zur 
Bearbeitung der Hilfefälle der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII und zur Prüfung 
der
Teilhabebeeinträchtigung.
Die Stadt Köln hat sich noch nicht endgültig für oder gegen einen spezialisierten 
Dienst für Anträge auf Eingliederungshilfe entschieden. Hierzu soll die weitere 
Gesetzgebung (Stichwort "große Lösung") betrachtet werden.
Leistungsgewährung Eingliederungshilfe § 35a SGB VIII IV 51 F34
Die Standards zur Prüfung der Teilhabebeeinträchtigung mit Stellungnahme der Schule
und Hospitationen vor Ort unterstützen positiv die Einschätzung einer Beeinträchtigung
der Teilhabe durch eine drohende oder vorhandene seelische Behinderung.
Die Stadt Köln hält gerade die eigenständige Prüfung mit Hospitatonen vor Ort für 
zielführend. 
Leistungsgewährung Eingliederungshilfe § 35a SGB VIII IV 51 F35
Die Stadt Köln nutzt das Instrument von Poollösungen in Fällen mit Integrationshelfern 
bereits an vielen Schulen. Sie plant den weiteren Ausbau. Dadurch werden 
Synergieeffekte genutzt und Ausfälle von Integrationshelfern können besser 
kompensiert werden.
Zusätzlich ist das eine kostengünstigere Leistungserbringung. Bei der Stadt Köln sind die 
Hilfefälle für Integrationshilfe allerdings trotz Poollösung teuer.
siehe Stellungnahme zu F32
Leistungsgewährung Eingliederungshilfe § 35a SGB VIII IV 51 E35 Da die Stadt Köln, trotz Angeboten in Poollösung, hohe Aufwendungen je Hilfefall für 
Integrationshilfe hat, sollte sie die Gründe hierfür hinterfragen. Die Stadt Köln wird eine entsprechende Prüfung vornehmen.
Leistungsgewährung Hilfen für Junge Volljährige nach § 41 SGB VIIIIV 51 F36 Die Stadt Köln hat höhere Aufwendungen je Einwohner von 18 bis unter 21 Jahre und 
mehr Hilfefälle für Junge Volljährige als die Mehrheit der anderen kreisfreien Städte.
Die höheren Aufwendungen und Hilfefälle sind im Wesentlichen dem starken Anteil 
der UMA an der Personengruppe geschuldet.Für diese Fälle erhält die Stadt Köln 
eine Kostenerstattung durch die überörtlichen Kostenträger.
Leistungsgewährung Hilfen für Junge Volljährige nach § 41 SGB VIIIIV 51 F37
Die Aufwendung je Hilfefall für Junge Volljährige sind in 2017, sowohl insgesamt als auch
differenziert nach ambulanten und stationären Hilfen, niedriger als bei den meisten 
Vergleichsstädten. In 2018 steigen die Aufwendungen in Köln vergleichsweise an.
Die Stadt versucht auch in diesem Bereich das Thema Verselbstständigung möglichst 
frühzeitig in Verbindung mit kostengünstigen Betreuungssetzung zu platzieren.
Leistungsgewährung Hilfen für Junge Volljährige nach § 41 SGB VIIIIV 51 F38
Insgesamt steigen die Fallzahlen für Junge Volljährige von 2017 nach 2018 an. Dabei
gibt es einen deutlichen Anstieg bei den ambulanten Fallzahlen, während die stationären 
Hilfefälle etwas rückläufig sind.
siehe Stellungnahme zu F36
Leistungsgewährung Hilfen für Junge Volljährige nach § 41 SGB VIIIIV 51 E38
Die Stadt Köln sollte prüfen, ob durch eine Weiterentwicklung der Standards, strengere 
Bewilligungsvoraussetzungen sowie kürzere Laufzeiten eine Senkung der Fallzahlen und 
Aufwendungen der Hilfen für Junge Volljährige möglich ist.
In Anbetracht des Entwicklungstandes der UMA bei Hilfebeginn, ist eine 
Hilfegewährung über das 18. Lebensjahr hinaus fachlich unumgänglich. Die Stadt 
Köln sieht hier keine weiteren Spielräume um Hilfefälle frühzeitiger zu beendigen.
Leistungsgewährung Unbegleitete minderjährige FlüchtlingeIV 51 F39
Die Fallzahlen der UMA sind rückläufig. Dennoch hat die Stadt Köln einen höheren Anteil 
an Hilfefällen für UMA an den Hilfefällen HzE als die meisten anderen kreisfreien Städte.
Die Unterbringung erfolgt größtenteils stationär. Die Aufwendungen je Hilfefall sind in 
den Jahren 2017 und 2018 konstant und liegen unter dem Median.
Die Stadt Köln liegt als Zuzugsmetropole bei den UMA seit Anbeginn des 
Verteilverfahren immer über der gesetzlich vorgegebenen Unterbringsquote. 
Neuzugänge werden in das Verteilverfahren gegeben, solange keine individuellen 
Hinderungsgründe bestehen. 
Andere Aufgaben 
der Jugendhilfe Inobhutnahmen nach §§ 42, 42a SGB VIIIIV 51 F40
Die Stadt Köln bildet bei den Aufwendungen je Hilfefall für Inobhutnahmen im Jahr 2017 
den Maximalwert im Vergleich mit den anderen kreisfreien Städten. Außerdem hat sie 
mehr Fälle als 75 Prozent der Städte. Insgesamt führt dies zu hohen Aufwendungen für 
Inobhutnahmen.
Die Feststellung wird durch die Stadt Köln bestätigt , gerade im Alterssegment der 
unter 14 jährigen hält der Trend für verstärkte Inobhutnahmen an. Die Stadt Köln 
sieht sich hier gezwungen die Platzkapazitäten im Aufnahmebereich zu erhöhen.

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 39 von 111 
4. Hilfe zur Erziehung  
Das Prüfgebiet Hilfe zur Erziehung umfasst die Hilfen nach §§ 27 bis 35, 35a und 41 S ozialge- 
setzbuch Achtes Buch (SGB VIII). Auf Hilfe zur Erziehung besteht für die Personensorgebe- 
rechtigten und ihr Kind ein Rechtsanspruch, wenn eine dem Wohl des Kindes oder des Jugend- 
lichen entsprechende Erziehung nicht gewährleistet und die Hilfe für seine Entwicklung geeig- 
net und notwendig ist.  
Ziel der Prüfung ist es, die 
kreisfreien Städte auf Steue- 
rungs- und Optimierungspoten- 
ziale in den Jugendämtern hin- 
zuweisen und ihnen Hand- 
lungsmöglichkeiten aufzuzei- 
gen. Dazu hat die gpaNRW Er- 
träge und Aufwendungen sowie 
die Fallzahlen der Hilfen zur Er- 
ziehung und die Personalaus- 
stattung analysiert. Kennzahlen 
des Jahres 2017 haben wir in 
den Vergleich gestellt und um 
Tendenzen für das Jahr 2018 
ergänzt, sofern genügend Vergleichsdaten vorlagen. Unterlagen und Konzepte der Jugendäm- 
ter sowie Gesprächsergebnisse bilden die Grundlage für die Bewertung fachlicher Standards.  
4.1 Strukturen 
Die gpaNRW konnte bei ihren Jugendamtsprüfungen bislang keine Korrelation zwischen d en 
sozialen Strukturen der kreisfreien Städte und dem Fehlbetrag je Jugendeinwohner feststellen. 
Vielmehr wirken sich die Organisation und Steuerung der Jugendämter auf die Aufwendungen 
und Fallzahlen aus. Dennoch können die soziostrukturellen Rahmenbedingungen indirekt die 
Gewährung von Hilfen zur Erziehung beeinflussen, z.B. der Familienstatus sowie wi rtschaftliche 
Einschränkungen. Hieraus resultierende Defizite an der sozialen Teilhabe können zu erhöhten  
Eskalationsstufen im familiären Umfeld führen.  
Soziostrukturelle Rahmenbedingungen 2017 
Kennzahlen  1. Viertel- 
wert 
2. Viertel- 
wert 
(Median)  
3. Viertel- 
wert 
Anzahl 
Werte  
Anteil der Einwohner 0 bis unter 21 Jahre an der Gesamt- 
bevölkerung in Prozent  19,06  19,65  20,21  23  
Anteil Arbeitslose SGB II von 15 bis unter 25 Jahre bezo- 
gen auf alle zivilen Erwerbspersonen dieser Altersgruppe 
(Arbeitslosenquote 15  bis 24 Jahre) in Prozent  
6,75  8,00  9,95  22

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 40 von 111 
Kennzahlen  1. Viertel- 
wert 
2. Viertel- 
wert 
(Median)  
3. Viertel- 
wert 
Anzahl 
Werte  
Anteil Alleinerziehende Bedarfsgemeinschaften SGB II a n 
den Bedarfsgemeinschaften SGB II gesamt in Prozent  16,68  17,39  18,70  22  
Schulabgänger ohne Abschluss je 100 Schulabgänger  
allgemeinbildende Schulen  5,57  6,10  7,13  22  
Die Gruppe der Alleinerziehenden steht in einem besonderen Zusammenhang mit dem Bezug  
von Hilfen zur Erziehung. So kommt die AKJ TU Dortmund 3 in ihren HzE-Berichten zu dem Er- 
gebnis, dass sich der Familienstatus und der Transferleistungsbezug auf die Inanspruchnahme 
von Hilfen zur Erziehung auswirken. So nehmen nach dieser Statistik Alleinerziehende ge nerell 
vermehrt Hilfen zur Erziehung in Anspruch. Beziehen die Alleinerziehenden gleichzeitig Trans- 
ferleistungen, beträgt die Quote derer, die Hilfen zur Erziehung erhalten, rund 70 Prozent.  
Die AKJ TU Dortmund ordnet Jugendämter verschiedenen Jugendamtstypen zu:   
· In ihrer Statistik hat die AKJ TU Dortmund die Jugendämter der 23 kreisfreien Städte den 
Jugendamtstypen 1 und 2 zugeordnet.  
· Jugendamtstyp 1 fasst 13 Jugendämter kreisfreier Städte mit einer sehr hohen Kinderar- 
mut zusammen (Belastungsklasse 1). Jugendamtstyp 2 erfasst neun Jugendämter kreis- 
freier Städte mit hoher Kinderarmut (Belastungsklasse 2) und eine kreisfreie Stadt mit ge- 
ringer Kinderarmut (Belastungsklasse 3) zusammen.   
4.2 Steuerung und Organisation  
Die Qualität der Aufgabenerledigung und das Ergebnis der Hilfe zur Erziehung werden in ho- 
hem Maße durch die Gesamtsteuerung  und die Strategie des Jugendamtes beeinflusst, die 
aufgrund steigender Fallzahlen und Aufwendungen zunehmend die Bedeutung gewinnt. Im Jah r 
2017 hatten die kreisfreien Städte Aufwendungen für die Hilfen zur Erziehung von insgesamt 
rund 1,3 Mrd. Euro.   
 
– Die Bedeutung einer funktionierenden Gesamtsteuerung ist den kreisfreien 
Städten bewusst. Die praktische Umsetzung ist in vielen Städten noch nicht ab- 
geschlossen. 
 
Die einwohnerbezogenen Fehlbeträge und Aufwendung der kreisfreien Städte haben eine 
große Streubreite. Die Steuerungsleistungen der Jugendämter wirken sich aus.  
 
 
3 Arbeitsstelle Kinder- und Jugendhilfestatistik Forschungsverbund Deut sches Jugendinstitut/Technische Universität Dortmund

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 41 von 111 
Fehlbetrag und Aufwendungen der Hilfe zur Erziehung 2017 
Kennzahlen  1. Viertel- 
wert 
2. Vier tel- 
wert 
(Median)  
3. Viertel- 
wert 
Anzahl 
Werte  
Fehlbetrag Hilfen zur Erziehung je Einwohner von 0 bis 
unter 21 Jahre in Euro  681  861  955  21 
Aufwendungen  Hilfen zur Erziehung je Einwohner von 0 
bis unter 21 Jahre in Euro  802  938  1.031  21 
· Mindestens die Hälfte der kreisfreien Städte verfügt über eine Gesamtstrategie oder hat 
eine solche im Aufbau. Die Städte haben Ziele und Maßnahmen in unterschiedlicher De- 
taillierung entwickelt.  
· Die fünf Städte mit einem Fehlbetrag und Aufwendungen je Einwohner von 0 bis unter 21 
Jahren im Bereich des ersten Viertelwertes haben eine gute Gesamtsteuerung mit Zielen, 
Auswertungen sowie einem Berichtswesen. Zwei dieser Städte steuern über ein Kenn- 
zahlensystem. Außerdem machen vier der Städte fallübergreifende Auswertungen im 
Rahmen des Fachcontrollings.   
Eine gute Organisation  zeichnet sich durch klare Strukturen und Zuständigkeiten sowie op- 
timierte Abläufe aus.  
 
– Die dezentrale und sozialräumliche Arbeit des Allgemeine Soziale Dienst (ASD)  
stellt eine Herausforderung für eine einheitliche Steuerung der Bezirksteams 
durch die Leitungskraft dar. 
 
· Der ASD arbeitet in den kreisfreien Städten sozialräumlich und ist in fast allen Städten 
auch zum Teil oder ganz in den Bezirken untergebracht.  
· Eine einheitliche Bearbeitung regeln die Städte unterschiedlich über Qualitätshan dbü- 
cher, regelmäßige Besprechungen mit der Leitungskraft und durch konkrete Zielvereinba- 
rungen. Auch eine gemeinsame ASD-Leitung für alle Teams ist häufig anzutreffen.  
 
– Alle Städte haben Spezialdienste eingerichtet. Für die immer mehr an Bedeu- 
tung gewinnende Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII konzentrieren bereits 
die Hälfte der kreisfreien Städte das Fachwissen in einem Spezialdienst.    
 
· Alle Städte haben einen Pflegekinderdienst. Weiterhin gibt es Spezialdienste für den K in- 
derschutz nach § 8a SGB VIII, für die Jungen Volljährigen nach § 41 SGB VIII, für unbe- 
gleitete minderjährige Ausländer (UMA) und für die Eingliederungshilfe nach § 35a SGB 
VIII.

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 42 von 111 
· Gerade für § 35a SGB VIII-Fälle haben die kreisfreien Städte in den letzten Jahren zu- 
nehmend einen Spezialdienst eingerichtet, zum Zeitpunkt der Prüfung waren es 14 
Städte. Dies ist aufgrund des erforderlichen Spezialwissens für die Prüfung der Teilhabe- 
beeinträchtigung und der Änderungen durch das Bundesteilhabegesetz (BTHG) positiv 
zu bewerten.  
· In fünf Städten gab und gibt es bereits Überlegungen hinsichtlich eines Spezialdienstes 
oder einer besonderen Qualifizierung einzelner Beschäftigter des ASD für die Einglie de- 
rungshilfe.  
 
Für die Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu)  gibt es sowohl zentrale als auch dezentrale Orga- 
nisationsformen. Wichtig ist, dass die WiJu unabhängig von der Organisationform frühzeitig in 
das Hilfeplanverfahren eingebunden wird, damit die Zuständigkeit und mögliche Kostenerstat- 
tungsansprüche schnellstmöglich geprüft werden können.  
 
– Die frühzeitige Einbindung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (WiJu) in das Hilfe- 
planverfahren erfolgt noch nicht in allen Städten standardmäßig. 
 
· Einige kreisfreie Städte binden die WiJu früh ein und sie nimmt standardmäßig an kollegi- 
alen Beratungen teil. Manche Städte dagegen beteiligen die WiJu erst spät.  
  
– Wesentliche Empfehlungen 
· Gesamtstrategie für den Bereich Hilfe zur Erziehung mit strategischen Leitzielen, operati- 
ven Teilzielen und darauf ausgerichteten konkreten Maßnahmen entwickeln. 
· Organisation und Verfahrensstandards auf diese Strategie ausrichten. 
· Einheitliche Bearbeitung in den ASD-Teams durch eine gemeinsame ASD-Leitung un d 
einheitliche Verfahrensstandards gewährleisten. 
· Spezialdienst für die Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII einrichten. 
· Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu) früh in das Hilfeplanverfahren einbinden.   
4.3 Internes Kontrollsystem (IKS)  
Ein wirksames Internes Kontrollsystem  soll eine rechtmäßige, wirtschaftliche und wirksame 
Aufgabenerledigung und eine ordnungsgemäße interne und externe Rechnungslegung sicher- 
stellen und so Vermögensschäden verhindern. Deshalb sind neben prozessintegrierten und 
prozessunabhängigen Kontrollen  auch das Finanz- und Fachcontrolling  Bestandteile eines 
IKS.

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 43 von 111 
– Der überwiegende Teil der kreisfreien Städte hat kein Internes Kontrollsystem 
(IKS), sondern nur einzelne Bausteine davon installiert. 
 
· Nur wenige kreisfreie Städten haben ein IKS oder eines im Aufbau.  
· Die meisten Städte haben sich mit dem Thema IKS noch nicht beschäftigt. Einzelne Bau- 
steine, wie zum Beispiel Prozesskontrollen oder das Vier-Augen-Prinzip sind aber über- 
wiegend vorhanden.   
 
– Wesentliche Empfehlungen 
· Risiken in den einzelnen Prozessen ermitteln, bewerten und Gegenmaßnahmen vorbe- 
reiten. 
· Standardisiertes Konzept für ein IKS entwickeln und in Verfahrensstandards abbilden. 
  
– In den kreisfreien Städten werden Prozesskontrollen in unterschiedlicher Inten- 
sität durchgeführt.  
 
· Die kreisfreien Städte führen in unterschiedlichem Umfang prozessintegrierte Kontrolle n, 
technische Plausibilitätsprüfungen und prozessunabhängige Kontrollen durch.  
· Im Prozess und im System der Jugendamtssoftware finden in den meisten Städten Kon- 
trollen oder Plausibilitätsprüfungen statt.  
· Das Vier-Augen-Prinzip ist in der Regel gewährleistet, da in allen Städten die Hilfefälle in 
kollegialen Beratungen besprochen werden.  
· Prozessunabhängige Kontrollen durch Vorgesetzte erfolgen sporadisch oder anlassbez o- 
gen. In manchen Städten führen nicht im Prozess beteiligte Beschäftigte die Kontrol len 
durch. Allerdings fehlen in vielen Städten Standards, Checklisten oder Protokolle für 
diese Kontrollen. Häufigkeit, Anzahl und Intensität sind nicht festgelegt.  
– Wesentliche Empfehlungen 
· Plausibilitätsprüfungen in der Jugendamtssoftware hinterlegen. 
· Wiedervorlagen und Warnlisten in die Software integrieren. Warnlisten sollten die Sach- 
bearbeitung und auch die Leitungskraft auf wichtige Fristen, wie z.B. Hilfeplanfortschrei- 
bung oder Erreichen der Volljährigkeit hinweisen. 
· Prozessintegrierte Kontrollen in den Verfahrensstandards vorsehen.

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 44 von 111 
· Standards zu prozessunabhängigen Kontrollen entwickeln (Häufigkeit, Anzahl, Zustän- 
digkeit, Inhalt, Dokumentation).  
 
Mithilfe des Finanzcontrollings kann man  den Erfolg von Maßnahmen zur Wirtschaftlichkeit 
messen und die Entwicklungen von Aufwendungen Fallzahlen analysieren. Ken nzahlen ermög- 
lichen es, die Zielerreichung zu messen und Transparenz zu schaffen. Eine gute Steuerung 
setzt regelmäßige Auswertungen und Berichte voraus. Fehlentwicklungen können durch regel- 
mäßige Kennzahlenauswertungen frühzeitig erkannt und es kann gegengesteuert werden. 
 
– Das Finanzcontrolling ist in den meisten kreisfreien Städten noch ausbaufähig. 
Viele Städte arbeiten noch nicht standardmäßig mit steuerungsrelevanten Kenn- 
zahlen. 
 
· In den kreisfreien Städten ist das Finanzcontrolling im Jugendbereich häufig noch nic ht 
ausgeprägt vorhanden oder es befindet sich im Aufbau.  
· Oft fehlt eine Schnittstelle zwischen Jugendamts- und Finanzsoftware, die das Controlling  
vereinfachen würde.  
· In vielen Städten erfolgen zwar regelmäßige Auswertungen und Berichte, diese beziehen 
sich aber nur auf die Entwicklung von Fallzahlen und Aufwendungen. Oft erfolgt nur eine  
Budgetkontrolle, Fall- und Finanzzahlen werden nicht zu Kennzahlen zusammengef ührt.  
· Einige kreisfreie Städte bilden im Haushalt Kennzahlen ab, die aber unterjährig kaum zur 
Steuerung genutzt werden. Viele Städte arbeiten kaum oder gar nicht mit steuerungsrele- 
vanten Kennzahlen, die sie auch unterjährig auswerten.  
· Einige wenige Städte haben ein gutes Finanzcontrolling aufgebaut und steuern mit eine m 
Kennzahlensystem, das auf die Gesamtstrategie und Ziele ausgerichtet ist. Sie erstellen 
regelmäßig Controllingberichte und steuern bei Bedarf durch neue Maßnahmen gegen.  
 
– Wesentliche Empfehlungen 
· Ein System steuerungsrelevanter Kennzahlen entwickeln, in denen Fall- und Finanzdaten 
zusammengeführt werden. 
· Die Kennzahlen an der Gesamtstrategie sowie an Zielen ausrichten und Zielwerte für die 
Kennzahlen setzen. 
· Kennzahlen regelmäßig auswerten und Zielerreichung ermitteln. Controllingberichte in 
unterschiedlicher Tiefe für Fachamt, Verwaltungsführung und Politik erstellen.

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 45 von 111 
 
Im Fachcontrolling  wird die Wirksamkeit von Hilfen, die qualitative Zielerreichung und die Ein- 
haltung von Verfahrensstandards überprüft und so eine kontinuierliche Qualitätsentwick lung er- 
möglicht.  
 
– Die meisten Städte nutzen zur Steuerung kein umfassendes Fachcontrolling. Es 
erfolgen nur wenige fallübergreifende Auswertungen. 
 
· Die meisten kreisfreien Städte überprüfen bei der Hilfeplanfortschreibung die Erreichung 
der Ziele aus dem letzten Hilfeplangespräch. Diese Überprüfung erfolgt in unterschiedli-
cher Intensität.  
· Im Vorfeld der Hilfeplanfortschreibung fordern die meisten kreisfreien Städten einen B e- 
richt des Trägers an. Hierfür haben einige Städte einen Standardvordruck entwickelt. Die 
Bewertung der Zielerreichung erfolgt meist im Gespräch mit den Beteiligten.  
· Einige kreisfreie Städte haben zusätzlich einen Bewertungsbogen mit verschiedenen  Kri- 
terien erstellt, auf dessen Basis alle Beteiligten die Bewertung durchführen. Anhand d er 
Bewertung erfolgt bei Bedarf eine Anpassung der Hilfe, was die Akzeptanz der Leistungs- 
empfänger erhöhen kann. Eine Bewertung lässt sich klarer nachvollziehen, wenn die Kri- 
terien festgeschrieben sind und die Bewertung dokumentiert wird.  
· Fast alle Städte bewerten die Zielerreichung und Wirksamkeit der Hilfe im Einzel fall. Für 
die Wirksamkeit von Hilfen haben einzelne Städte einen angestrebten Zielerreichungs- 
grad festgelegt.  
· Nur wenige kreisfreie Städte werten fallübergreifend nach Zielerreichung, Wirksamkeit 
der Hilfen, bewilligten Fachleistungsstunden je Fall bzw. Träger, Abbruchquoten, Laufzei-
ten nach Hilfearten und Trägern etc. aus, führen die Ergebnisse zusammen und steuern 
bei Bedarf gegen. Einige kreisfreie Städte bauen derzeit ein Fachcontrolling auf.   
 
– Viele kreisfreie Städte haben Laufzeiten im ambulanten Bereich begrenzt, nur 
wenige Städte begrenzen jedoch auch die Fachleistungsstunden.  
 
· Die Mehrheit der kreisfreien Städte begrenzt standardmäßig die Laufzeiten ambulanter 
Hilfen. Die Laufzeiten haben Begrenzungen zwischen 9 und 24 Monaten. Einige Städte 
haben keine Obergrenzen für die Laufzeiten.  
· Einige wenige Städte haben zusätzlich die Fachleistungsstunden je Monat begrenzt, die 
pro Fall bewilligt werden. Die Bewilligung und eine Weiterbewilligung erfolgt im Rahm en 
einer Kostenhierarchie erst nach Entscheidung durch einen Vorgesetzten. Der überwie- 
gende Teil der Städte begrenzt Fachleistungsstunden nicht.

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Seite 46 von 111 
· Manche Städte regeln, welcher Mitarbeiter bzw. welche Mitarbeiterin über welche Fälle
und bis zur welcher Kostenhöhe entscheiden darf, damit Hilfefälle nicht länger a ls nötig 
laufen und die Kosten begrenzt werden. Nur wenige Städte halten diese Kostenbegren- 
zungen anhand von Auswertungen nach, um deren Wirksamkeit zu prüfen.
– Wesentliche Empfehlungen 
· Wirksamkeit von Hilfen und Zielerreichung im Einzelfall mit allen Beteiligten überprüfen, 
Bewertungsbogen mit standardisierten Kriterien erarbeiten und einsetzen.
· Wirksamkeit, Zielerreichung, Laufzeiten, Abbruchquoten, Fachleistungsstunden, Träger 
und Hilfearten fallübergreifend auswerten und in einem Berichtswesen aufarbeiten.
· Fach- und Finanzcontrolling zusammenführen. 
· Maßnahmen zur Kostenbegrenzung einführen (Laufzeitbegrenzungen, Obergrenze bewil- 
ligter Fachleistungsstunden) und Kostenhierarchie installieren.
4.4 Verfahrensstandards 
Die Städte sollten die Prozesse im Bereich der Hilfen zur Erziehung verbindlich in Verfahrens- 
standards regeln, um eine strukturierte, zielgerichtete und nachvollziehbare Fallsteuerung zu 
gewährleisten. Prozesse, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Fristen sind zu beschrei- 
ben und in der Jugendamtssoftware zu hinterlegen. Sie dienen der Steuerung und Prozesskon- 
trolle und vermitteln den Beschäftigten Sicherheit. 
– Standards und Richtlinien für die Verfahren der Hilfegewährung sind oft nicht 
umfassend und einheitlich beschrieben und nicht im System hinterlegt. 
· Alle kreisfreien Städte haben Standards in unterschiedlicher Form und Tiefe festgelegt,
z.B. Arbeitsanweisungen und Richtlinien, die aber für die unterschiedlichen Aufgaben und 
Prozesse nicht einheitlich dargestellt und formuliert wurden. Manche Städte haben g ute 
Prozessbeschreibungen für einzelne Bereiche, aber nicht durchgängig für alle Aufgabe n.
· In mehreren Städten gibt es Qualitätshandbücher, in denen die Prozesse einheitlich be- 
schrieben und teilweise auch grafisch durch Flussdiagramme dargestellt werden. Eine 
umfassende, klar strukturierte Darstellung für alle Aufgabenbereiche und Prozesse mit 
Zuständigkeiten, Abläufen und Fristen in Text und Grafik haben nur wenige Städte. 
– Wesentliche Empfehlungen 
· Alle Prozesse und Teilprozesse mit Verantwortlichkeiten, Abläufen, Fristen, Zuständigkei- 
ten einheitlich in einem Qualitätshandbuch beschreiben. Hilfreich sind auch grafische A b- 
laufpläne oder Flussdiagramme. 
· Beteiligung der WiJu und anderer Sachgebiete schriftlich regeln.

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 47 von 111 
· Prozessabläufe und Arbeitsschritte mit Vordrucken im System hinterlegen. Ziel sollte per-
spektivisch eine auf den Standards basierende elektronische Akte sein.  
· Standards zur Wirtschaftlichkeit von fachlichen Entscheidungen (ambulant vor stationär, 
Obergrenze von Fachleistungsstunden, Laufzeitbegrenzungen, Kostenhierarchien, für 
jede Hilfe mehrere Angebote einholen etc.) in Qualitätshandbücher aufnehmen.  
 
Für die Gewährung von Hilfen zur Erziehung nach §§ 27 ff. SGB VIII ist die Durchführung eines 
Hilfeplanverfahrens  vorgesehen, in dem die Personensorgeberechtigten und das Kind/der Ju- 
gendliche zu beteiligen sind. 
 
– Der Ablauf des Hilfeplanverfahrens ist in den kreisfreien Städten in unterschied- 
licher Intensität beschrieben. Teilweise fehlen Regelungen z.B. zu Fristen, zur 
Wirtschaftlichkeit und zu Fortschreibungsintervallen.   
 
· Für den Ablauf des Hilfeplanverfahrens haben alle kreisfreien Städte Standards in unter- 
schiedlicher Tiefe entwickelt. Zuständigkeiten, Abläufe und in manchen Städten auch 
Fristen zur Bearbeitung bzw. Zeitpunkte zur Fortschreibung sind festgeschrieben. Die Be- 
ratungsintensität variiert. Ebenso unterscheiden sich der Personenkreis und die Vorge- 
setzten, die in den Entscheidungsprozess eingebunden sind.  
· Die Mehrheit der kreisfreien Städte hat ergänzend zu den Standards zum Hilfeplanver- 
fahren separate Standards für das Teilhabeverfahren der Eingliederungshilfe nach § 35a 
SGB VIII festgelegt. Diese sind allerdings vielfach noch im Aufbau oder in Überarbeitung, 
um die neuen Regelungen des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) zu berücksichtigen.  
· Einige Städte haben separate Standards für die Hilfen für Junge Volljährige nach § 41 
SGB VIII festgelegt, z.B. eine stringentere Bewilligungspraxis und besondere Kostenh ie- 
rarchien. Der überwiegende Anteil der Städte hat dies jedoch nicht.  
· Auch wenn viele Städte erklären, dass sie an der Verselbständigung von Jungen Volljäh-
rigen arbeiten, gibt es nur selten ein Konzept und Standards. Das gilt auch für die Rück-
führung in die Herkunftsfamilie.  
 
– Wesentliche Empfehlungen  
· Frühzeitige Einbindung der WiJu zur Prüfung der Zuständigkeit und von möglichen Kos- 
tenerstattungsansprüchen in den Standards regeln.  
· Aspekte der Wirtschaftlichkeit in den Standards hinterlegen (Kostenhierarchien, Ober- 
grenzen von Fachleistungsstunden, Laufzeitbegrenzungen, Einholung mehrerer Ange- 
bote für jede Hilfe etc.).

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 48 von 111 
· Rechtzeitige Fortschreibung des Hilfeplanes spätestens nach sechs Monaten vorsehen. 
Standardisierte Berichte des Trägers einfordern und Zielerreichung nach vorgegebenen 
Indikatoren gemeinsam bewerten.  
· Eigene Standards für einzelne Hilfearten, wie Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII, 
Junge Volljährige nach § 41 SGB VIII oder Unbegleitete minderjährige Ausländer (UMA), 
vorsehen.  
· Standards und Konzepte für die Verselbständigung und die Rückführung in die Her- 
kunftsfamilie erarbeiten. Hilfen mit Eintritt der Volljährigkeit nicht automatisch weiter be- 
willigen, sondern häufiger und intensiv prüfen mit dem Ziel einer schnellen Verselbstän di- 
gung unter Mitarbeit des Jungen Volljährigen. 
 
Eine intensive Fallsteuerung  zeichnet sich in erster Linie durch eine gute fachliche Zugangs- 
steuerung, eine sorgfältige Ermittlung der geeigneten und notwendigen Hilfe durch den richtige n 
Leistungsanbieter sowie eine Begrenzung der Laufzeit und Intensität der Hilfe auf das notwen- 
dige Maß aus.  
 
– Für die Zugangssteuerung fehlen in einigen kreisfreien Städten Standards. In 
rund der Hälfte der Städte steht den Beschäftigten ein Anbieterverzeichnis zur 
Trägerauswahl zur Verfügung.   
 
· Einige kreisfreie Städte haben die Klärungsphase zur Zugangsteuerung in den Standards 
als Teilprozess detailliert beschrieben.  
· Viele Städte haben keine konkreten Vorgaben. Sie führen aber in der Praxis Beratungen 
in unterschiedlicher Intensität durch, um zu diagnostizieren, ob eine Hilfe zur Erziehung 
angezeigt ist.  
– Die Regelung einiger kreisfreier Städte, dass bei mehreren geeigneten Leis- 
tungsanbietern der günstigste Anbieter Vorrang hat, führt zu wirtschaftlichen 
Fachentscheidungen.  
 
· Obwohl für die Ermittlung eines geeigneten Leistungsanbieters ein Anbieterverzeichnis 
sinnvoll ist, haben ungefähr die Hälfte der kreisfreien Städte ein solches nicht oder  es ist 
erst im Aufbau. Das erschwert eine wirtschaftliche Entscheidung über die Vergabe der 
Leistung. Zunächst steht zwar die fachliche Entscheidung im Vordergrund, aber bei meh- 
reren geeigneten Anbietern sollte der günstigste Vorrang haben.  
 
Ziel sollte sein, die Fälle nur so lange laufen zu lassen, wie es fachlich notwendig ist. Das setzt 
eine regelmäßige Fortschreibung des Hilfeplanes  und eine genaue Prüfung von Art und not- 
wendigem Umfang der weiteren Hilfe voraus.

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020     
Seite 49 von 111 
– Auch Laufzeitbegrenzungen, mit Entscheidung durch die nächste Hierarchie- 
ebene nach Ende der Laufzeit, wirken sich in einigen Städten positiv aus. 
 
· Die Mehrzahl der kreisfreien Städte hat für ambulante Hilfen eine Laufzeitbegrenzung 
zwischen 9 und 24 Monaten festgelegt. Hilfepläne sollen meist nach spätestens sechs 
Monaten fortgeschrieben werden.  
· Nur wenige Städte haben Kontrollmechanismen, die sicherstellen, dass Vorgesetzte i n- 
formiert werden, wenn diese Frist nicht eingehalten wird.  
· Wiedervorlagelisten führt bei den meisten Städten nur die zuständige Fachkraft.  
– Wesentliche Empfehlungen  
· Einheitliche Standards zu Umfang und Inhalt der Beratungen in der Klärungs- und Fal-
leingangsphase (Zugangssteuerung) festlegen.  
· Anbieterverzeichnis für ambulante und stationäre Träger mit Kosten, Leistungen und Er- 
fahrungswerten elektronisch vorhalten.  
· Laufzeitbegrenzungen und Obergrenzen von bewilligten Fachleistungsstunden ambulan- 
ter Hilfen regeln und Intensität der Hilfe während der Laufzeit anpassen.  
· Kontrollmechanismen für eine fristgerechte Fortschreibung des Hilfeplanes installieren.  
4.5 Personaleinsatz 
Um eine fachlich gute und wirtschaftliche Aufgabenerfüllung zu gewährleisten, ist ein besten- 
falls qualitativ und quantitativ ausreichender Personaleinsatz erforderlich. Er  sollte konkret an 
den vorhandenen Verfahrensstandards und Prozessen bemessen werden. Dadurch können zu- 
sammen mit einer intensiven Steuerung positive Auswirkungen auf das Ergebnis der Hilfen zur 
Erziehung erzielt werden. Die gpaNRW hat auf der Grundlage von Erfahrungswerten au s ver- 
gangenen Prüfungen und Beratungen Richtwerte  zum Personaleinsatz ermittelt. Aktuell gehen 
wir für die Bearbeitung im ASD von einem Richtwert von 30 Hilfefällen je Vollzeit-Stell e und für 
die WiJu von 140 Hilfefällen je Vollzeit-Stelle aus. Er stellt die durchschnittliche Fallbelastung 
dar, die die Mitarbeitenden im Hinblick auf die Anforderungen an die fachliche und gesetzliche 
Qualität der Bearbeitung der Hilfefälle sowie die Steuerung der Wirksamkeit und Wirtschaftlich- 
keit der Leistungen erfüllen können.

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– Mehr als die Hälfte der Städte hat weniger Personal im Einsatz, als es den Richt- 
werten der gpaNRW von 30 Fällen je Vollzeit-Stelle im ASD und 140 Fällen in der 
WiJu entsprechen würde. Die Städte haben überwiegend Personalbemessungen 
durchgeführt und bemessen danach die Soll-Stellen.   
 
· Da sich neben dem Personaleinsatz auch die Intensität der Steuerung auswirkt, besteht 
im interkommunalen Vergleich kein direkter Zusammenhang zwischen Personaleinsatz 
und Fehlbetrag. 
· Es gibt einzelne Beispiele, bei denen sich mehr Personal zusammen mit einer Ge-
samtstrategie und guter Steuerung positiv im Fehlbetrag widerspiegelt.  
· Die Mehrheit der kreisfreien Städte hat in den vergangenen Jahren eine eigene Personal- 
bemessung durchgeführt und einen entsprechenden Personalschlüssel eingesetzt.    
– Viele kreisfreie Städte beklagen einen Fachkräftemangel und häufigen Fluktua- 
tion, wodurch freie Stellen oft nicht zeitnah besetzt werden können.  
 
· Erfahrungsgemäß ist eine unbefristete Stellenausschreibung vorteilhaft.  
· Zur Attraktivitätssteigerung haben viele Städte gute Einarbeitungskonzepte und biete n 
fachliche Fortbildungen und Qualifizierungen.  
· Einige Städte vergeben Ausbildungsplätze im Rahmen eines dualen Studiums für S oziale 
Arbeit. Der Vorteil ist, dass in der Ausbildungszeit gleichzeitig die Einarbeitung erfolgt.    
Personaleinsatz 2017 
Kennzahlen  gpaNRW  
Richtwert  1. Viertelwert  2. Viertelwert  
(Median)  3. Viertelwert  Anzahl 
Werte  
Hilfeplanfälle je Vollzeit -Stelle ASD  30  30  32  37  23  
Hilfeplanfälle je Vollzeit -Stelle WiJu  140  122  154  176  22  
· Verfahrensstandards und Steuerungsumfang beeinflussen den Personalbedarf im ASD. 
Außerdem ist das Aufgabenportfolio der WiJu entscheidend. Es muss berücksichtigt wer-
den, in welchem Umfang die WiJu in das Hilfeplanverfahren eingebunden wird und wie 
intensiv Zuständigkeiten geprüft und Kostenerstattungen geltend gemacht werden.  
– Wesentliche Empfehlungen  
· Einarbeitungskonzept entwickeln.  
· Verfahrensstandards und Prozessbeschreibungen mit durchschnittlichen Bearbeitungs- 
zeiten hinterlegen und als Grundlage für eine Personalbemessung verwenden. 
· Fallbelastung der Fachkräfte in den einzelnen Bezirken regelmäßig aussteuern.

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4.6 Leistungsgewährung  
Der Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung  wird durch den Ressourceneinsatz, die Intensität der Inan- 
spruchnahme von Hilfen zur Erziehung (HzE) und die Steuerungsleistungen des Jugend amtes 
geprägt. Das Ergebnis der Prüfung der kreisfreien Städte zeigt, dass die Steuerungsleistungen 
des Jugendamtes wesentlichen Einfluss auf den Fehlbetrag der Hilfen zur Erziehung haben .   
 
 
– Unterschiedliche Standards, Verfahren und Steuerungsleistungen der Jugend- 
ämter führen zu einer großen Streubreite im Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung je 
Jugendeinwohner.  
Fehlbetrag Hilfe zur Erziehung je EW von 0 bis unter 21 Jahren in Euro 2017 
  
· Im Jahr 2018 ist der Fehlbetrag je EW von 0 bis unter 21 Jahren in vielen Kommunen 
weiter gestiegen und liegt zwischen 617 Euro und 1.360 Euro bei 18 Vergleichsstädten.  
 
Die Falldichte Hilfe zur Erziehung bildet die Anzahl der Hilfeempfänger gemessen an der ent- 
sprechenden Altersgruppe der Einwohnerinnen und Einwohner in den kreisfreien Städten ab . 
Eine gute Zugangssteuerung des Jugendamtes sowie geringe Laufzeiten wirken sich posit iv 
aus. 
 
  
 
– Zwei Städte der Belastungsklasse 1 mit sehr hoher Kinderarmut erreichen eine 
niedrige Falldichte und geringe einwohnerbezogene Fehlbeträge durch gute 
Steuerung mit geringen Betreuungszeiten und Verweildauern.

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020 
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Falldichte Hilfe zur Erziehung 2017 
· Die kreisfreie Stadt mit der niedrigsten Falldichte weist die Minimalwerte zum Fehlbetrag 
und zu den Aufwendungen HzE je Einwohner von 0 bis unter 21 Jahren auf. Die kreis- 
freie Stadt mit der höchsten Falldichte stellt den Maximalwert beim Fehlbetrag.
· Städte mit geringen Falldichten unter 30 haben sowohl bei den ambulanten Hilfen als 
auch bei der Vollzeitpflege und Heimerziehung vergleichsweise kurze Verweildauern. In 
der kreisfreien Stadt mit der höchsten Falldichte hat ein großer Anteil der ambulanten 
Fälle eine Verweildauer von mehr als 18 Monaten. 
· 2012 lag die Falldichte der Hilfe zur Erziehung noch zwischen 17 und maximal 41.
Die Aufwendungen HzE der kreisfreien Städte beinhalten die Transferaufwendungen sowie die 
Personalaufwendungen für eigene ambulante Dienste und Aufwendungen für die Unterbringung 
in eigenen Heimen. 
– Die Aufwendungen für die Hilfe zur Erziehung haben sich seit der letzten 
überörtlichen Prüfung deutlich erhöht. 
Transferaufwendungen für Hilfen zur Erziehung der kreisfreien Städte 
Kennzahlen 2011 2017 2018 
Minimum Aufwendungen Hilfe zur Erziehung in Mio. Euro 9,0 17,8 17,8 
Maximum Aufwendungen Hilfe zur Erziehung in Mio. Euro 123,8 135,5 145,1 
· Die kreisfreien Städte haben 2017 Aufwendungen für die Hilfen zur Erziehung zwischen 
17,8 Mio. Euro und 135,5 Mio. Euro, 2018 zwischen 17,8 Mio. Euro und 145,1 Mio. Euro 
geleistet. In der letzten überörtlichen Prüfung mit Vergleichsjahr 2011 lagen die Trans - 
feraufwendungen noch zwischen 9 Mio. Euro und 123,8 Mio. Euro. 
· Die Stadt mit den geringsten Aufwendungen insgesamt hat seit 2011 ihre Aufwendungen 
für die Hilfe zur Erziehung nahezu verdoppelt.  
   | 
Köln

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020 
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Aufwendungen Hilfe zur Erziehung je EW von 0 bis unter 21 Jahren in Euro 2017 
· 2012 hatten die Städte Aufwendungen zwischen 298 und 878 Euro je Einwohner von 0 
bis unter 21 Jahren. 
– Insbesondere die Aufwendungen für die Heimunterbringung von durchschnitt- 
lich etwa 62.000 Euro führen zu hohen durchschnittlichen Fallkosten insgesamt. 
Aufwendungen Hilfe zur Erziehung je Hilfefall in Euro 2017 
· 2012 lagen die Aufwendungen je Hilfefall noch zwischen 16.694 und 27.372 Euro. 
Die in der Prüfung erfassten ambulanten Aufwendungen berücksichtigen fast ausschließlich 
flexible ambulante Hilfen, die sozialpädagogische Familienhilfe (SPFH) sowie die Eingliede- 
rungshilfe. 
– Die Aufwendungen für ambulante Hilfen je Hilfefall werden von der Betreuungs- 
dauer, der Anzahl der wöchentlich bewilligten Fachleistungsstunden und den 
vereinbarten Entgeltsätzen für die Fachleistungsstunden beeinflusst. 
Ambulante Aufwendungen Hilfe zur Erziehung je Hilfefall in Euro 2017 
   | 
Köln 
   | 
Köln 
   | 
Köln

– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020 
Seite 54 von 111 
· Die Betreuungszeiten der ambulanten Hilfen sind sehr unterschiedlich. In der Hälfte der 
Städte laufen rund 70 Prozent der flexiblen ambulanten Hilfen und der sozialpädagogi - 
schen Familienhilfe bis zu 18 Monate. 30 Prozent der Fälle dauern dagegen länger als 18 
Monate.  
· Zwischen 15 Prozent und 35 Prozent der Gesamtaufwendungen für die Hilfe zur Erzie- 
hung entfallen 2017 in den kreisfreien Städten auf ambulante Hilfen, bei einem Anteil am- 
bulanter Hilfefälle zwischen 41 Prozent bis 66 Prozent. Insgesamt sind es ambulante Auf- 
wendungen zwischen 3 Mio. Euro und 40 Mio. Euro.
Die Hilfen für die Vollzeitpflege (Pflegefamilien), für Heimunterbringungen und für junge Volljäh- 
rige prägen die stationären Aufwendungen. Ein hoher Anteil von Vollzeitpflegefällen wirkt sich 
positiv auf die stationären Hilfen je Hilfefall aus, da sie kostengünstiger sind als Heimfälle. Nur 
eine kreisfreie Stadt erreicht einen Anteil von über 50 Prozent; sie hat die geringsten stationä- 
ren Aufwendungen je Hilfefall. 
Stationäre Aufwendungen Hilfe zur Erziehung je Hilfefall in Euro 2017 
· Rund 65 bis 85 Prozent der Aufwendungen für die Hilfe zur Erziehung entfallen in den 
kreisfreien Städten auf stationäre Aufwendungen. Das entspricht Aufwendungen zwi- 
schen 13 Mio. Euro und 96 Mio. Euro. 
Anteil ambulante Hilfefälle an den Hilfefällen Hilfe zur Erziehung in Prozent 2017 
– Ein hoher Anteil ambulanter Hilfefälle führt zu geringeren Aufwendungen Hilfe 
zur Erziehung, aber nur im Zusammenspiel mit einer niedrigen Falldichte.    
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– Gesamtbericht der überörtlichen Prüfung der kreisfreien Städte 2018 – 2020 
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· Von den 15 kreisfreien Städten mit einem Anteil ambulanter Hilfefälle von über 5 0 Pro- 
zent haben zwei Städte unterdurchschnittliche Aufwendungen je Hilfefall und gleic hzeitig 
eine unterdurchschnittliche Falldichte. Über die Zugangssteuerung halten sie die Fallzah- 
len niedrig und installieren mehr ambulante als stationäre Hilfen. 
· Die übrigen 13 Städte weisen entweder hohe Falldichten oder überdurchschnittliche Auf- 
wendungen je Hilfefall auf. 
Der Anteil der Vollzeitpflege an den stationären Hilfefällen HzE prägt die Aufwendungen für die 
stationären Hilfen je Hilfefall. Die Fremdunterbringung in einer Vollzeit-/Familienpflege ist deut- 
lich günstiger als kostenintensive Heimunterbringung. 
– Oft erhöhen erfolglose Bemühungen der Städte um Pflegefamilien den stationä- 
ren Aufwand aufgrund vieler Heimfälle mit hohen Kosten. 
Anteil Hilfefälle Vollzeitpflege an den stationären Hilfefällen Hilfe zur Erziehung in Prozent 2017 
· Nur eine Stadt erreicht einen Anteil an Vollzeitpflegefällen von mehr als 50 Proz ent. Zwölf 
kreisfreie Städte liegen mit den Anteilen unter 40 Prozent, zwei sogar unter 30 Prozent.
· Im Vergleich zu 2012 haben sich die Werte kaum verändert.
· Die Städte haben 2017 Aufwendungen für die Vollzeitpflege zwischen rund 2,5 Mio. Euro 
und 15 Mio. Euro. 
4.7 Einzelne Hilfearten 
Die Prüfung hat gezeigt, dass die Hilfen zur Erziehung und die Steuerungsleistungen in den 
kreisfreien Städten unterschiedlich ausgeprägt sind. Die gpaNRW hat einzelne Hilfearten tiefer- 
gehend analysiert und stellt nachfolgend einige der wesentlichen Hilfen dar.
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