Bedarfsanerkennung für die Pilotierung der softwareunterstützten Formierung Kölner Fragmente (SUFKF)

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Pilotierung der softwareunterstützten Formierung Kölner Fragmente (SUFKF) 
hier: Bedarfsfeststellung, Vorlagen-Nummer: 4194/2023 
Voraussichtliche Auftragssumme: 394.000 EUR (netto) / 469.000,00 EUR (brutto) 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
ich beziehe mich auf die mir vorliegende Beschlussvorlage 4194/2023 zur Bedarfsfeststel-
lung Pilotierung der softwareunterstützten Formierung Kölner Fragmente (SUFKF). 
Sie verweisen darauf, dass die beim Einsturz des Historischen Archivs fragmentierten Archi-
valien laut Ratsbeschlüssen wieder zusammengefügt werden sollen. Deswegen wurde ge-
meinsam mit dem Kooperationspartner MusterFabrik Berlin (MFB) die Digitale Rekonstruk-
tion Kölner Fragmente (DRKF) realisiert. 
In einem nächsten Prozessschritt soll nun der stetig wachsende Bestand fertig rekonstruier-
ter Einzelseiten zu vollständigen Dokumenten, Vorgängen und Akten zusammengefasst wer-
den, bevor diese wieder ihren ursprünglichen archivarischen Einheiten zugeordnet werden 
können. Zudem konnten nach dem Einsturz mehrere Millionen, nahezu intakte Einzelseiten 
geborgen werden, die genau wie die nun rekonstruierten Seiten ihre Verbindung zur ur-
sprünglichen Akte oder Verzeichnungseinheit verloren haben.  
Für den Formierungsprozess von Einzelseiten soll daher analog zum Prozess der digitalen 
Rekonstruktion der Kölner Fragmente ein Software-Assistenzsystem eingesetzt werden. Die 
MFB wurde mit der Durchführung einer technischen Konzeptstudie zur softwareunterstützten 
Formierung Kölner Fragmente (SUFKF) beauftragt. Im Ergebnis kommt die Studie zu der 
Feststellung, dass die SUFKF auf der Grundlage der bereits eingesetzten DRKF-System-
plattform möglich ist. Aufbauend auf den DRKF-Datenstrukturen soll daher in einer 2-jähri-
gen Pilotierungsphase die Forschungs- und Entwicklungsarbeit für eine neue SUFKF-Sys-
templattform fortgesetzt werden. Hierbei sollen formierungsspezifische Workflows und Be-
nutzeroberflächen sowie entsprechende Basis-Bildverarbeitungsmodule implementiert wer-
den. 
Die Pilotierung der softwareunterstützten Formierung Kölner Fragmente ist nachvollziehbar 
dargestellt (RPA-Nr. 142/27/01/23). 
Mit freundlichen Grüßen 
 
 
 
 
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gez. Szymanski

Dezernat, Dienststelle  
VII/44 
44/41 
Vorlagen-Nummer 
 4194/2022 
Freigabedatum 17.01.2023 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsanerkennung für die Pilotierung der softwareunterstützten Formierung Kölner 
Fragmente (SUFKF)  
Beschlussorgan 
Digitalisierungsausschuss 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Digitalisierungsausschuss erkennt den Bedarf zur softwareunterstützten Formierung Köl-
ner Fragmente an und stimmt der planmäßigen weiteren Vorgehensweise einer rd. 2-jährigen 
Pilotierungsphase zu. 
 
Eine erste grobe Aufwandsschätzung für die rund 21monatige Pilotierungsphase beziffert die 
Kosten auf ca. 394.000 € (netto), also ca. 469.000 € (brutto).  
Im Haushaltsplan 2023/2024 stehen in der Produktgruppe 0412 – Historisches Archiv, Teil-
planzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen Mittel ausreichender Höhe be-
reit. 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 31.01.2023 
Finanzausschuss 06.02.2023 
Digitalisierungsausschuss 06.03.2023

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  217.000,--  € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2024 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    252.000,--€ 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Mit Bedarfsfeststellungsbeschluss vom 28.06.2012 und 22.09.2016 hat der Rat der Stadt 
Köln den Weg frei gemacht, die beim Einsturz des Historischen Archivs (HAStK) fragmen-
tierten Archivalien zu retten und wieder zusammenzufügen. Seitdem wurde gemeinsam 
mit dem Kooperationspartner MusterFabrik Berlin (MFB) die Digitale Rekonstruktion Köl-
ner Fragmente (DRKF) zunächst projektiert und anschließend erfolgreich realisiert. Die 
DRKF hat das Projektstadium längst überwunden und ist heute, nach Entfristung der not-
wendigen Restaurierungsassistenzstellen eine Daueraufgabe im Sachgebiet Bestandser-
haltung. 
Mit Hilfe der durch die MFB entwickelten Rekonstruktions-Software und des bei 44 etab-
lierten Wirk- und Mengenbetriebes konnten so bereits rund 1.500 zuvor fragmentierte Sei-
ten zunächst virtuell wiederhergestellt werden.  
Aus diesen im ersten Prozessschritt digitalisierten „Puzzlefragmenten“ sind also nun im 
übertragenen Sinne „Formierungsfragmente“ geworden, welche in einem nächsten Pro-
zessschritt zu vollständigen Dokumenten, Vorgängen und Akten zusammengefasst wer-
den müssen, bevor sie ihren ursprünglichen archivarischen Einheiten wieder zugeordnet 
werden können. Einerseits wächst dieser Bestand fertig rekonstruierter Einzelseiten stetig

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an, andererseits konnten nach dem Einsturz unzählige, nahezu intakte Einzelseiten ge-
borgen werden, die genau wie die nun rekonstruierten Seiten ihre Verbindung zur ur-
sprünglichen Akte oder Verzeichnungseinheit verloren haben.  
Die Anzahl dieser losen Seiten liegt nach vorsichtigen Schätzungen im mittleren, einstelli-
gen Millionenbereich. Eine solche Anzahl ist analog realistisch nicht zusammenzufügen. 
Die Formierung von Einzelseiten zu Vorgängen und Akten bildet aber eine notwendige 
Voraussetzung für eine finale Identifizierung, Erschließung und Benutzung sowohl der 
fragmentierten als auch der nicht fragmentierten Dokumente und Akten des Historischen 
Archivs der Stadt Köln. 
Für den Formierungsprozess von Einzelseiten ist folgerichtig analog zum Prozess der di-
gitalen Rekonstruktion der Kölner Fragmente eine IT-Unterstützung durch ein Software-
Assistenzsystem erforderlich. Die MFB wurde daher mit der Durchführung einer techni-
schen Konzeptstudie zur softwareunterstützten Formierung Kölner Fragmente (SUFKF) 
beauftragt, die wiederum durch das Kölner DRKF-Orga-Team (Projektleiter*in, archivari-
sche Fachkraft, restauratorische Fachkraft und Fachkraft für IT und Systemumgebungen) 
begleitet und in Zwischenergebnissen (Meilensteinen) abgestimmt wurde.  
Zielsetzung war einerseits die Erarbeitung von Lösungsansätzen, die auf Basis des vor-
handenen Reko-Systems und des dort gesammelten und automatisch erstellten riesigen 
Metadatenpools eine automatisierte Bündelbildung zur späteren virtuellen Sortierung und 
Identifizierung ermöglichen. Andererseits standen konzeptionelle Überlegungen zu 
Schnittstellen zwischen den Prozessen der „Standard-Digitalisierung“ des HAStK sowie 
den DRKF-Prozessen im Fokus, um daraus mögliche Integrations- und Übergabepunkte 
zwischen beiden Prozessen ableiten zu können. 
Im Ergebnis (siehe Anlage 1 „SUFKF-Konzeptstudie“, Abnahme Meilenstein 2) kommt die 
Studie zu der Feststellung, dass die SUFKF nicht nur grundsätzlich möglich, sondern 
auch sinnvoll ist. Grundlage ist die bereits vorhandene DRKF-Systemplattform. Aufbau-
end auf diesen DRKF-Datenstrukturen soll in einer 2-jährigen Pilotierungsphase die For-
schungs- und Entwicklungsarbeit für eine neue SUFKF-Systemplattform fortgesetzt wer-
den. Hierbei sollen formierungsspezifische Workflows und Benutzeroberflächen sowie 
entsprechende Basis-Bildverarbeitungsmodule implementiert werden. 
 Eine erste grobe Aufwandsschätzung für die rund 21monatige Pilotierungsphase beziffert 
die Kosten auf ca. 394.000,--. € (netto), also ca. 469.000,-- € (brutto).  
 Die zur Finanzierung der Maßnahme benötigte Aufwandsermächtigung in Höhe von 
217.000 € im Haushaltsjahr 2023 und in Höhe von 252.000 € im Haushaltsjahr 2024 steht 
im Teilergebnisplan des Historischen Archivs in der Produktgruppe 0412 – Historisches 
Archiv, in der Teilplanzeile 13 – Sach- und Dienstleistungen im Haushaltsplan 2023/2024 
zur Verfügung.