Prüfbericht Umsetzung und Nutzung des städtischen Vertragsmanagements, dienststellenübergreifend 1581/2024

Fachaufsicht zum  
einheitlichen, elektronischen 
Vertragsmanagement  
der Stadt Köln 
 
Stand: 06.11.2024 
 
 
 
 
 
 
 
30 – Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen 
300 - Vertragsmanagement

I 
 
 
Inhaltsverzeichnis  
1. Warum ein gesamtstädtisches, einheitliches Vertragsmanagement ................... 1 
1.1. Grundlegendes: was ist ein Vertrag ............................................................... 1 
1.2. Bedarf eines gesamtstädtischen, einheitlichen, elektronischen 
Vertragsmanagements ............................................................................................ 1 
1.3. Risiken eines Vertrages ................................................................................. 2 
2. Was wurde bisher erreicht ................................................................................... 2 
2.1. Dienstanweisung ........................................................................................... 2 
2.2. Handlungshilfe ............................................................................................... 3 
2.3. Anbindung von Dienststellen ......................................................................... 3 
2.4. Ansprechpartner*innen bei 30 ....................................................................... 3 
2.5. Arbeitskreise .................................................................................................. 3 
3. Auswertungen im Rahmen der Fachaufsicht ....................................................... 4 
3.1. Datenqualitätsmanagement ........................................................................... 4 
3.2. Unterstützung für die Dienststellen ................................................................ 5 
4. Vertragscontrolling auf Ebene der Dienststellen .................................................. 5 
5. Weiteres Vorgehen .............................................................................................. 7 
Anlage I ...................................................................................................................... 8 
Anlage II ................................................................................................................... 10

1 
 
1. Warum ein gesamtstädtisches, einheitliches Vertragsmanagement 
 
1.1. Grundlegendes: was ist ein Vertrag 
Ein Vertrag ist sowohl für den privaten wie auch den geschäftlichen Bereich ein 
Gestaltungsmittel zur Realisierung der unterschiedlichen Interessen von zwei oder mehr 
Beteiligten. Besonders für die öffentliche Verwaltung ist der Vertrag die Grundlage für eine 
transparente, rechtssichere, überprüf- und gegebenenfalls gerichtlich durchsetzbare 
Aufgabenwahrnehmung. 
Die wesentlichen Merkmale sind hierbei: 
- Bindende Verpflichtung für eine oder mehrere Seiten 
- Regelt das Miteinander (wer will was woraus von wem und wofür) 
- Beugt durch klar formulierte Vereinbarungen möglichst vorab Risiken vor 
- Formale Absicherung der Interessen 
- Eindeutiger Rahmen für Geben und Nehmen 
- Mit einer klaren, schriftlichen Absprache ist allen Beteiligten die jeweilige 
Verpflichtung klar 
- In der Regel Leistung gegen Geld 
- Der Vertrag soll möglichst genau den Leistungsinhalt beschreiben, die 
Qualitätsbeschreibung 
In der täglichen Arbeit der Stadtverwaltung Köln werden über alle Aufgabenbereiche hinweg 
eine Vielzahl von Verträgen geschlossen.  
 
1.2. Bedarf eines gesamtstädtischen, einheitlichen, elektronischen 
Vertragsmanagements 
In der viertgrößten Stadt Deutschlands1 finden täglich in der Beziehung zu Dritten 
Austausche von Leistung und Gegenleistung statt. Die Spannbreite liegt hier von kleinen 
Beschaffungen oder Reparaturen bis hin zu komplexen und langfristig angelegten 
Stadtentwicklungs- und Bauvorhaben im mehrstelligen Millionenbereich mit einer Vielzahl 
von Beteiligten. Dabei ist das tägliche Handeln eingebunden in die Einhaltung von Gesetzen 
und Regeln (Compliance) und die Überprüfbarkeit (Transparenz). 
Seit dem 26.02.2018 gilt die Dienstanweisung zum einheitlichen elektronischen 
Vertragsmanagement, mittlerweile in der aktualisierten Fassung vom 12.05.2023. 
Die Dienstanweisung gilt für alle Dienststellen der Stadt Köln einschließlich der 
Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, wenn diese die 
Informationsverarbeitungs-Einrichtungen (IV-Einrichtungen)  des städtischen Netzwerkes 
(CAN) nutzen. 
Auf dieser Grundlage ergibt sich für die Verwaltung die zwingende Nutzung des 
Vertragsmanagementsystems. 
 
Die Vorteile für die Dienststellen liegen in der 
Transparenz (Risikomanagement optimieren): umfassender und stets aktueller Überblick 
über die bestehenden Vertragsbeziehungen, Termine und Fristen. 
 
                                            
1 https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1353/umfrage/einwohnerzahlen-der-grossstaedte-
deutschlands/. Letzter Zugriff: 31.07.2024

2 
 
Effektivität und Effizienz: orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der kompletten 
Vertragsunterlagen. 
 
Vollständigkeit: zentrale elektronische Langzeitarchivierung aller abgeschlossenen 
Vertragsbeziehungen, revisionssicher in Dokumentenmanagementsystem (DMS). 
 
Einheitlichkeit der zentralen Anwendung: ermöglicht eine dezernatsübergreifende 
Auswertung. 
 
Für das Unternehmen Stadt Köln unterstützt die einheitlich strukturierte Ablage von 
Verträgen den Überblick zu Vertragsbeziehungen z.B. in Bezug auf Pflichten zur 
Vertragserfüllung. Sie kann nicht zuletzt Daten liefern z.B. für Steuererklärungen oder die 
Bilanzierung, wobei die erforderlichen Angaben zentral durch 20 – Kämmerei abgerufen 
werden können. Bei Bedarf können Ansprüche noch lange nach Vertragsende 
(revisionssichere Archivierung) geltend gemacht werden, z.B. im Zusammenhang mit der 
Erstellung oder dem Kauf von Bauwerken. 
Das Vertragsmanagement ist damit ein wichtiger Baustein für den wirtschaftlichen, 
sparsamen und transparenten Einsatz der öffentlichen Haushaltsmittel. 
 
1.3.  Risiken eines Vertrages 
Damit ein möglichst reibungsloses Miteinander der Vertragsparteien gelingen kann, sollte 
frühzeitig und sorgfältig die Vertragsgestaltung prozessbegleitend auf dem Weg zu einem 
gewünschten Ergebnis erfolgen. Über die regelmäßigen Vertragsinhalte hinaus sind dabei 
auch mögliche Leistungsstörungen oder sonstige Stolpersteine, insbesondere bei langen 
Vertragslaufzeiten, im Voraus zu berücksichtigen. Diese können zum Beispiel sein:  
- Der zeitliche Abstand zwischen Kauf und Lieferung: ist das Gewünschte in der 
Zukunft noch lieferbar, ist die Liquidität als Zahlungsverpflichtete zu dem Zeitpunkt 
gegeben? Gibt es den Lieferanten dann noch? 
- Der räumliche Abstand: kommt die Bestellung von weit her? Sind ergänzend zur 
gewünschten Leistung noch Transportversicherungen notwendig? 
- Wie viele Beteiligte gibt es bei einer Bestellung: nur ein Betrieb „Der 
Handwerksmeister“ oder große Unternehmensstrukturen in der Abhängigkeit von 
Lieferketten? Je mehr Beteiligte, die in Abhängigkeit zueinander stehen, umso größer 
das Potential einer Störung. 
- Sind alle Beteiligten mitgedacht? Sind alle, die es betrifft, informiert? Sind 
Beauftragungen von Gutachtern, die Einbeziehung anderer Behörden oder die 
Einholung von Genehmigungen erforderlich? Wer beauftragt, holt ein und bezahlt 
notwendige begleitende Leistungen? 
Von den ersten Schritten an zur Vertragsplanung und Gestaltung sollte daher begleitend die 
juristische Sachbearbeitung aus den zuständigen Praxisgruppen des Amtes 30 – Amt für 
Recht, Vergabe und Versicherungen eingebunden werden. 
 
2. Was wurde bisher erreicht 
2.1. Dienstanweisung 
 
Die verpflichtende Nutzung des Vertragsmanagements erfolgt auf der Grundlage der 
stadtweit geltenden Dienstanweisung. Nachdem der Verwaltungsvorstand die Einführung 
eines stadtweiten Vertragsmanagements beschlossen hatte, wurde durch 30 – Amt für 
Recht, Vergabe und Versicherungen die Dienstanweisung erarbeitet. Diese trat am

3 
 
26.02.2018 in Kraft. Zum 12.05.2023 folgte eine aktualisierte Fassung. Hierin wurden die 
Verträge mit Beschäftigten, für die die Dienstanweisung (DA) über den Abschluss von 
Dienst- und Werkverträgen gilt, ergänzt. Diese sind unabhängig von der Wertgrenze immer 
zu erfassen. 
Hier kann die Dienstanweisung aufgerufen werden. 
 
2.2. Handlungshilfe 
Begleitend mit der Einführung und Produktivsetzung der Anwendung Vertragsmanagement 
(VM) innerhalb von DMS wurde ein Handbuch zur Nutzung von VM veröffentlicht. Dieses 
wurde zuletzt im Februar 2023 aktualisiert. Das Handbuch bietet den Nutzer*innen Anleitung 
und hilfreiche Erläuterungen für die Arbeit mit VM. 
 
2.3. Anbindung von Dienststellen 
Die überwiegende Anzahl der Dienststellen ist zwischenzeitlich an das VM angebunden. 
KeyUser*innen sind für die einzelnen Dienststellen benannt, die Aktualität wird mindestens 
einmal im Jahr durch 300-VM überprüft. 
Weitere Dienststellen, insbesondere die Bürgerämter werden in einem weiteren Schritt 
angebunden. Als Zwischenschritt sind im Anschluss zunächst Aktualisierungen in der 
Anwendung WinCube 9 notwendig, die als Plattform für den Betrieb von DMS VM im Einsatz 
ist. Mit Rücksicht auf die Ressourcen von 12 – Amt für Informationsverarbeitung können 
danach die noch ausstehenden Dienststellen angeschlossen werden.  
 
2.4. Ansprechpartner*innen bei 30 
Für die Gesamtsteuerung des stadtweiten, einheitlichen Vertragsmanagements stehen bei 
300 – VM mittlerweile 2 Stellen zur Verfügung. Nach Abschluss der organisatorischen 
Prüfung konnte insbesondere die Leitungsstelle zur Steuerung und Fachaufsicht des VM 
zum 15.04.2024 erstmalig besetzt werden. Der Bereich nimmt insbesondere die 
Gesamtsteuerung, Fachaufsicht, Controlling und Weiterentwicklung des VM wahr. 
 
2.5. Arbeitskreise  
Durch 300 – VM können künftig wieder die Arbeitskreise mit den Ämtern 
11 – Personal- und Verwaltungsmanagement 
12 – Amt für Informationsverarbeitung 
14 – Rechnungsprüfungsamt  
20 – Kämmerei 
aufgegriffen werden. Diese Dienststellen nehmen gesamtstädtische Querschnittsaufgaben 
wahr und sind damit wichtige Beteiligte für die grundlegende Steuerung und Fortentwicklung 
der Anwendung DMS VM.

4 
 
3. Auswertungen im Rahmen der Fachaufsicht 
 
3.1.  Datenqualitätsmanagement 
Die Ausgangsfrage für eine zielführende Unterstützung der Dienststellen im Rahmen einer 
Fachaufsicht lautet: Was kann/soll aus DMS VM zur Qualitätsverbesserung bei der Nutzung 
von DMS VM (v)ermittelt werden? 
Darüber hinaus ist mit den Dienststellen die Frage zu erarbeiten, welche Informationen aus 
VM erforderlich sind und wie die Dienststellen mit VM (z.B. Fristenüberwachung) arbeiten, 
damit für die jeweilige Aufgabensteuerung VM nutzbringend eingesetzt werden kann. 
Die Evaluation und das Controlling erfolgen ausgehend von der zur Verfügung stehenden 
technischen Anwendung zu einem großen Teil manuell über Filterung in einer Excel-Tabelle 
(Export aus DMS). Weiterhin sind Prüfungen (z.B. ob die Registerstruktur genutzt wird) 
innerhalb der Ablageumgebung DMS VM je nach Fragestellung manuell aufwendig. Von 
daher sollte eine Obergrenze von  
 max. 10 zu prüfende Verträge je 50 Stück bis 500 Verträgen gesamt und 
 max. 5 zu prüfende Verträge je 50 Stück bis 1000 Verträge gesamt und 
 max. 100 zu prüfende Verträge ab 1000 Verträgen gesamt gelten. 
 
Die rechtliche und qualitativ-inhaltliche Prüfung der geschlossenen Verträge mit den 
dazugehörenden Vertragsunterlagen erfolgt nicht im Rahmen der Fachaufsicht. Die 
juristische Beratung wird im Vorfeld des Vertragsschlusses durch 30 –Amt für Recht, 
Vergabe und Versicherungen vorgenommen.  
Prüfungen, die für eine Dienststelle erfolgen, können je nach Anzahl der Verträge auch im 
Rahmen einer Stichprobe erfolgen: 
- nur Vertragsübersicht gefüllt 
- auch Register genutzt/gefüllt 
- Anzahl Verträge ≤ 50.000,00€ 
- Anzahl Verträge > 50.000,00€ 
- Ohne Betragsangabe 
- Dokumentensuche über Vertragsakten (Anzahl) 
- Dokumentensuche über AZ (Anzahl) 
- Wiedervorlage überfällig 
 
Übergreifende Prüfungen können zu folgenden Punkten erfolgen: 
- Welche Dienststellen sind bereits angeschlossen? 
- Nutzen die Dienststellen grundsätzlich DMS VM? Sind Verträge eingestellt ja/nein? 
- Anzahl der laufenden/beendeten Verträge je Dienststelle und kumuliert für einen 
Dezernatsbereich (eine geringfügige Verzerrung aufgrund der in den Dienststellen zu 
führenden Testakte ist vernachlässigenswert) 
- Sind KeyUser*innen je Dienststelle benannt?

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Prüfoptionen mit deutlichem Aufwand, weil für die Beantwortung die Durchsicht der 
vorhandenen Vertragsunterlagen erforderlich ist (und sofern die Angaben nachvollziehbar 
sind): 
- es wurde nur ein Teilbetrag erfasst 
- es wurde Brutto erfasst 
- es wurde Netto erfasst 
- unklarer Betrag 
 
3.2. Unterstützung für die Dienststellen 
Auf der Grundlage der vorgenannten Auswertung werden die Dienststellen im direkten 
Austausch bei der Anlage und Pflege der Verträge in VM unterstützt. Die Beschäftigten von 
300 – VM stehen zunächst mit der Unterstützung durch die Praxisgruppe Zivilrecht sowie die 
Anwendungsbetreuerin bei 121-4/Dokumentenmanagementssyteme  
- bei grundsätzlichen, 
- fachlichen, 
- technischen, 
- juristischen, 
Fragestellungen zur Verfügung. 
Ergänzend wird das Handbuch gepflegt und bei Bedarf ergänzt. Häufig wiederkehrende 
Fragestellungen werden perspektivisch im Rahmen der FAQ im Intranetauftritt von 300 – VM 
aufgegriffen. 
Die Checkliste zum Einstieg in die Nutzung von VM (siehe Anlage I) und die Präsentation 
Kurzeinführung Vertragsmanagement (Anlage II) runden das Informationsangebot ab. 
Da bereits eine Vielzahl von Dienststellen für die Nutzung von VM produktiv gesetzt sind, 
kommen (Auffrischungs-)Schulungen bei Bedarf in Betracht. 
Durch 121-4/Dokumentenmanagementsyteme wird mit dem Anschluss von neuen 
Dienststellen an DMS VM eine Einführungsschulung gewährleistet. Damit sind die 
Nutzer*innen in der Lage, mit VM zu arbeiten. 
Grundsätzlich unterstützt 300 – VM die Dienststellen in ihrem verantwortlichen Umgang mit 
VM durch Beratung, Anleitung, Hilfsmitteln für die Nutzung und grundlegenden Regelungen 
und stärkt sie so in ihrer Rolle, die sie als Datenlieferanten nicht zuletzt auch für den 
stadtweiten Überblick über die Vertragsbeziehungen einnehmen. 300 – VM sorgt dabei für 
die Rahmenbedingungen, damit Informationen aus dem VM auf der Grundlage einer guten 
Datenqualität zur Verfügung stehen. 
Für kleine Dienststellen und Dienststellen mit einem Aufkommen von unter 50 Verträgen im 
Jahr kann 300 – VM perspektivisch bei der Vertragserfassung unterstützen. 
 
4. Vertragscontrolling auf Ebene der Dienststellen 
 
Anders als bei einem bloßen Vergleich von geplantem Ertrag oder Aufwand zu den 
tatsächlich erzielten Ergebnissen stellt sich die Frage der Auswertbarkeit eines Vertrages. 
Ein Ansatz bietet sich bei den Pflichten, welche Leistungserbringende und 
Leistungsempfangende vertraglich vereinbart haben. Darüber hinaus bilden 
Formvorschriften, die Rücksichtnahme auf oder Einbindung von Dritten sowie eine

6 
 
Vorausschau auf mögliche Risiken den Rahmen, um bei einem Vertrag Kriterien anzulegen, 
die für einen Soll-Ist-Vergleich herangezogen werden können.  
Nicht zuletzt sollten die Unterlagen rund um den Vertrag jederzeit vollständig und aktuell 
sein. Den Dienststellen kommt hier die wichtige Aufgabe zu, spätestens mit 
Vertragsabschluss den Vertrag und seine ergänzenden, wichtigen Anhänge, Erläuterungen, 
wichtige Niederschriften etc. in DMS VM einzupflegen. 
Die Grundlagen und Ansätze für ein Vertragscontrolling zu unterschiedlichen Phasen zeigt 
die folgende Übersicht: 
 Vertragsziel definieren: was soll das Ergebnis sein?! 
 Formvorschrift 
 Weitere Voraussetzungen, damit ein Vertrag wirksam werden kann 
 Verantwortlichkeiten/Rollen/Aufgaben 
 Vertragspartner*innen 
 Sind Dritte betroffen und sind hier eigene/ergänzende Verträge erforderlich? 
 Nachhalten des jeweiligen Stands der Unterlagen (Datum, wer hat zuletzt was 
geändert) 
Eigene Hauptpflicht (Leistung, Zahlung) 
 
Eigene Nebenpflichten (Sorgfaltspflicht,…) 
Vertragspartner Hauptpflichten 
 
Vertragspartner Nebenpflichten 
Weitere grundlegende Informationen 
 Vertragstyp 
 Aktenzeichen 
 Zuständige Ansprechpartner 
 Vergabenummer 
 Abschlussdatum 
 Laufzeitbeginn 
 Laufzeitende 
 Vertragsstrafe 
 Zu erwartende Kosten 
 Art des Vergabeverfahrens 
Sicherungsmaßnahmen; Einbindung von Dritten oder betroffene Rechte von Dritten 
(Gutachter, TÜV, RPA,…); Controlling zur Leistungserbringung im vertraglich vereinbarten 
Rahmen während der Laufzeit; Meilensteine/Wiedervorlagen; Abnahme der vereinbarten 
Leistung 
Vorhersehbare Risiken (mit Bestimmung von Kriterien für ein Frühwarnsystem) 
Nachträge setzen gegebenenfalls nochmal die Überprüfung und Aktualisierung der 
Prüfkaskade von oben in Gang. 
Nach Vertragsende: Evaluation, revisionssichere Aufbewahrung (Speicherung im Rahmen 
der geltenden Aufbewahrungsfristen) 
 
300 – VM wird die Dienststellen für ihre Vertragsgestaltung und Vertragspflege dahingehend 
unterstützen, dass in der Anwendung DMS-VM eine Datengrundlage zu den existierenden 
Verträgen gegeben ist, die für die Dienststelle und gesamtstädtisch Auswertungen 
ermöglicht. Hierfür können z.B. ein nutzendenorientiertes Handbuch, FAQ für die praktische 
Anwendung oder die Schulung von neu dazukommenden Nutzenden die Grundlage bilden.

7 
 
 
5. Weiteres Vorgehen 
Das vorliegende Konzept wird in Abstimmung mit 14 mindesten einmal Jahr analysiert und 
weiter fortgeschrieben. Für die weitere Erarbeitung und den Ausbau der Fachaufsicht 
werden auch die Rückmeldungen aus den Dienststellen berücksichtigt, die sich durch den 
regelmäßigen Austausch z.B. im Rahmen der Auswertungen und der fortlaufenden 
Unterstützung ergeben.

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Anlage I 
Klärung für den Einstieg in die Nutzung Vertragsmanagement 
 
- Welche Bereiche/Personen der Dienststelle schließen Verträge mit Dritten ab? 
- Wer unterzeichnet im Amt die Verträge? 
o Beachte: Dienstanweisung über den Abschluss von Dienst- und 
Werkverträgen  
https://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/intranet/bibliothek/anweisungen/pers
onal/00167/rechtsnorm.html 
Dienstanweisung über den Abschluss von Dienst- und Werkverträgen - Stadt 
Köln Intranet (stadtkoeln.de) 
- Wie viele Verträge werden in der Woche/im Monat/im Jahr abgeschlossen? 
- Welche Art von Verträgen schließen Sie vorrangig ab? 
- Welches Betragsvolumen haben die einzelnen Verträge? 
- Mit welchen natürlichen oder juristischen Personen schließt Ihre Dienststelle am 
häufigsten Verträge ab? 
- Gibt es in Ihrer Dienststelle Verträge im Rahmen von 
o Selbstverwaltungsaufgaben, Art. 28 Abs. 2 GG, Art. 78 Abs. 2, 3 und 4 
VerfNRW, §§ 2, 3 Abs. 1 GO NRW 
o Pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben, auf der Grundlage von Bundes- oder 
Landesgesetzen (z.B. Bau und Unterhaltung von Schulen und KiTas, 
Abwasser und Abfall, Jugend- und Sozialhilfe, Bauleitplanung, Gleichstellung, 
…) 
o Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung, Art. 78 Abs. 4 S. 2 VerfNRW, § 3 
Abs. 2 GO NRW 
o Auftragsangelegenheiten von Bund und Land 
- Identifizieren Sie über die Finanzsachbearbeiter Vertragsbeziehungen zu externen 
Zahlungsempfängern. Gibt es (regelmäßige) Zahlungsverpflichtungen? 
- Wo sind die Originalverträge vollständig aufbewahrt? An einem Ort gebündelt? 
Dezentral bei allen Sachbearbeiter*innen? 
- Wer behält Wiedervorlagen, Kündigungsfristen etc. im Blick? Hier bietet sich der 
Workflow „Wiedervorlage“ in DMS an (das gilt für die Ablageumgebung der E-Akte, 
die Ablageumgebung Vertragsmanagement hat den Workflow WV noch nicht 
implementiert). Stichwort: Vertragspflege – Zuständigkeit? 
- Wie wird bei Wechsel von Stelleninhabern/Verantwortlichen sichergestellt, dass 
Vertragsmanagement und Wiedervorlagen übertragen werden?

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- Wie stellen Sie bei einem Wechsel von Verantwortlichen die Wissensbewahrung 
sicher? 
- Gibt es für Ihren Bereich aufgrund gesetzlicher Vorschriften besondere 
Aufbewahrungsfristen für Verträge und die dazugehörenden Dokumente (z.B. 
Finanzierungsübersichten, Pläne, …)? 
- Gibt es für Ihre Dienststelle einen gültigen Teilaktenplan? Bildet u.a. die Grundlage 
für das strukturierte Ablegen der Verträge. 
- Welche Stolpersteine hatten Sie bisher im Umgang mit ihren Verträgen?

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Anlage II

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Dezernat, Dienststelle  
II/300 
 
Vorlagen-Nummer 06.11.2024 
 3385/2024 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 12.11.2024 
 
Prüfbericht Umsetzung und Nutzung des städtischen Vertragsmanagements, 
dienststellenübergreifend 1581/2024 
Die Verwaltung hat ein Konzept zur Fachaufsicht für das einheitliche elektronische Vertrags-
management der Stadt Köln erstellt. Die Abstimmung mit 14 – Rechnungsprüfungsamt ist er-
folgt. 
 
Dieses erstmalig erstellte Konzept wird zukünftig mit den Erfahrungen aus der praktischen 
Umsetzung und in Abstimmung mit 14 – Rechnungsprüfungsamt weiter fortgeschrieben.  
 
Gez. Prof. Dr. Diemert

Inhalt 
Prüfung der Anwendung VM für eine Dienststelle ...................................................... 2 
1. 300-VM unterstützt die Dienststellen beim Datenqualitätsmanagement .... 2 
2. Erstellen einer Gesamtübersicht zum Vertragsbestand ............................. 2 
3. Praktische Schritte zur Auswertung des Vertragsbestandes ...................... 5 
4. Abgleich der Aktenzeichen (Vertrag und Dokumente)................................ 7 
5. Vergleichende Übersicht in Excel zu den Aktenzeichen Verträge und 
Dokumente .......................................................................................................... 7 
6. Auswertung der fehlerhaften Aktenzeichen .............................................. 10

2 
 
Prüfung der Anwendung VM für eine Dienststelle 
 
1. 300-VM unterstützt die Dienststellen beim Datenqualitätsmanagement 
Im Rahmen der Fachaufsicht bei 300-VM werden die an DMS VM angeschlossenen 
Dienststellen in Bezug auf die Qualität ihrer Eingaben zu den erfassten Verträgen 
unterstützt. Wichtig sind hier vor allem die Meta-Daten, die bei der Anlage einer 
Vertragsakte eingegeben werden und bei der laufenden Vertragspflege 
gegebenenfalls aktualisiert werden. Korrekt und vollständig erfasste Daten 
gewährleisten die Grundlage für die unterschiedlichen Auswertungen, z.B. nach 
Vertragsarten oder Vertragsvolumen (oder Kombinationen davon). 
Die Auswertung der Daten zu den vorhandenen Verträgen bietet darüber hinaus eine 
gute Grundlage für den Austausch mit den Dienststellen über die Nutzung von DMS 
VM. Hieraus lassen sich dann sowohl für die Dienststelle wie auch für 300-VM 
wichtige Erkenntnisse zur Weiterentwicklung von DMS VM generieren. 
Für die Zusammenstellung der Daten bietet sich die Checkliste Vertragsbestand an, 
wenn eine Dienststelle in Bezug auf ihr VM geprüft wird. Siehe Anlage I – 
Gesamtübersicht Prüfung Vertragsbestand. 
 
2. Erstellen einer Gesamtübersicht zum Vertragsbestand 
Für die Auswertung einer Dienststelle ist wie folgt vorzugehen (aus der Perspektive 
von 300-VM mit den Möglichkeiten der stadtweiten Auswertung): 
- DMS starten 
- Suchdialoge aufrufen 
- Im Menüband die gewünschte Kachel Dezernat XY Vertragsakten aufrufen 
(Doppelklick).  
Bei Bedarf im Menüband rechts über die Schaltfläche „Mehr“ (Gedankenstrich 
mit Winkel nach unten) die Ansicht erweitern. 
Beachte: je Dezernat wird eine Kachel Dezernat XY Vertragsakten und eine 
Kachel Dezernat XY Vertragsdokumente angeboten. Zur Auswertung in 
Bezug auf die Dokumente siehe Pkt. 4.

3 
 
 
- Es öffnet sich die Eingabemaske, in der mit Suchkriterien die Trefferliste 
eingegrenzt werden kann. 
 
 
(Bildausschnitt Suchmaske für die Aktensuche)

4 
 
 
 
- Es verändert sich im oberen Bereich das Menüband unterhalb der 
Registerkarten. Dort bitte darauf achten, dass bei der Funktion „Von Bis“ die 
Auswahlkästchen leer sind. Es sei denn, es sollen nur Verträge explizit für 
einen bestimmten Zeitraum gesucht werden.  
 
 
 
(Bildausschnitt Menüband bei Aktensuche) 
 
- Rechts daneben sollte im Eingabefeld „Max. Gesamtzahl“ die Treffermenge 
möglichst hoch (10000, systemseitiges Maximum) angesetzt werden.  
- Bei großen Mengen an Verträgen muss die Suche schrittweise chronologisch 
über die Eingrenzung des Zeitraums so gesteuert werden, dass nur die bis zu 
maximal anzeigbaren 10000 Fälle in der Trefferliste erscheinen. 
- Im Dropdown-Feld „Ämter“ die gewünschte Dienststelle auswählen 
(Pflichtfeld) und Haken im Auswahlkästchen vor der Gliederungsziffer 
aktivieren (es werden nur die Dienststellen angezeigt, welche dem vorher 
ausgewählten Dezernat zugehörig UND an DMS VM angebunden sind). 
- In einem weiteren Schritt kann die Suche noch durch Eingabe in den weiteren 
Feldern eingegrenzt werden, wenn z.B. das Aktenzeichen bekannt ist oder nur 
Verträge über die Eingrenzung der Laufzeit gesucht werden. 
Die Suchkriterien können auch mit einer Sternchen-Suche ergänzt werden. 
Dies ist immer dann praktikabel, wenn das Suchkriterium nicht genau bekannt 
ist und z.B. mit einem Teilkriterium (Az.: „*123*“) gesucht wird. Die Position 
des Sternchens ist dabei frei wählbar.  
- In der Funktionsleiste oben links „Suche“ (Lupe) anklicken. 
- Es sollten im Vorschaufenster die eingepflegten Verträge angezeigt werden.  
- Die Trefferliste kann innerhalb der Spalten sortiert werden. Es empfiehlt sich 
auf jeden Fall eine aufsteigende Sortierung in der Spalte Aktenzeichen. 
- Über das Funktionsfeld „Ausgeben“ kann die Liste dann in Excel exportiert 
werden “Trefferliste als CSV exportieren“. 
 
 
 
 
 
 
 (Bildausschnitt Trefferliste exportieren)

5 
 
- Im folgenden Dialogfenster den Ablageort wählen, den Dateinamen vergeben 
und anschließend in der Dateiablage speichern. Der Dateityp CSV-Datei kann 
hier noch nicht geändert werden. 
- In einem weiteren Schritt ist die .csv-Datei in eine .xlsx-Datei zu konvertieren 
(Anmerkung: .csv ist eine reine Text-Datei, die zwar in Excel darstellt. Um die 
Möglichkeiten zu nutzen, die Excel-Tabellen bieten, ist die .csv in .xlsx zu 
speichern). 
- .csv-Datei am Ablageort öffnen. 
- Über Registerkarte „Datei“ auf den Menüpunkt „speichern unter“ nochmal in 
den „Aktuellen Order“ speichern. Dabei den Dateinamen gleich vergeben 
(darauf achten, dass der Namensanhang .csv nicht mit übernommen wird) 
UND den Dateityp Excel-Arbeitsmappe auswählen Schaltfläche „Speichern“.  
- Die .csv-Datei kann im Anschluss gelöscht werden. 
 
3. Praktische Schritte zur Auswertung des Vertragsbestandes 
In einem weiteren Schritt kann mit der .xlsx-Datei weitergearbeitet werden. Entweder 
um die gewünschten Informationen herauszufiltern oder aus dem Blickwinkel der 
Datenqualität aufzuarbeiten. 
Dazu bietet es sich an  
- Die oberste Zeile zu fixieren 
- Nach der Spalte „Aktenzeichen“ je eine Spalte „Register gefüllt (0=Nein, 
1=Ja)“ und eine Spalte „Anzahl hinterlegte Dokumente“ einzufügen (Beide 
Spalten können am Ende der Tabelle mit einer Summe ausgewertet werden) 
- Am Ende eine Spalte Bemerkung hinzuzufügen. 
- Anschließend die Filterfunktion für die einzelnen Spalten zu aktivieren. 
- Gegebenenfalls mit Rahmen oder sonstigen Formatierungen die Tabelle für 
den eigenen Bedarf einzurichten. 
(Muster siehe Anlage I) 
Die folgenden Punkte können regelmäßig abgefragt werden, da sie für die 
vollständige und korrekte Erfassung und Pflege der Verträge essentiell sind: 
- Vertragsvolumen erfasst 
- Ist die WV aktuell 
- Ist das Laufzeitende überschritten und der Status steht nicht auf „beendet“ 
- Sind die Register gefüllt 
- Haben der angelegte Vertrag und die dazu in den Registern hinterlegten 
Dokumente das gleiche AZ 
300-VM kann nicht prüfen, ob alle in der Dienststelle vorhandenen Verträge 
vollständig in Vertragsmanagement abgelegt sind. 14 - Rechnungsprüfungsamt hat 
andere Zugriffsmöglichkeiten in SAP (Controlling, SAP-CO) und kann dort Hinweisen 
nachspüren, ob z.B. bei einer Dienststelle regelmäßige Zahlungsverpflichtungen 
bestehen, was z.B. auf einen Wartungsvertrag schließen lassen könnte. 
Weiterhin können von 300-VM keine inhaltlichen Prüfungen zu den hinterlegten 
Dokumenten erfolgen. In Stichproben können Dokumente aufgerufen und 
eingesehen werden, ob es sich um nachvollziehbare Vertragsunterlagen handelt.

6 
 
In manchen Fällen könnte auch erkannt werden, ob die Dokumente offensichtlich 
wenig Aussagen zu vertraglichen Beziehungen und daraus resultierenden 
Verpflichtungen hergeben. Das kann aber nicht vollumfänglich erfolgen. Es ist die 
Aufgabe der Dienststellen die Verträge vollständig mit den aussagekräftigen 
Dokumenten in den jeweiligen Registern zu erfassen. Das beinhaltet auch die 
Verpflichtung der Dienststellen bei Bedarf frühzeitig mit der zuständigen juristischen 
Beratung bei 301 oder 302 zur Vertragsplanung und –gestaltung Kontakt 
aufzunehmen.

7 
 
4. Abgleich der Aktenzeichen (Vertrag und Dokumente) 
Für die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der erfassten Verträge mit den dazu 
gehörenden Dokumenten ist es erforderlich, dass beide mit identischen Aktenzeichen 
erfasst sind. Das Aktenzeichen ist die wichtige Verknüpfung zwischen dem mit 
Grunddaten angelegten Vertrag und den dazugehörenden Dokumenten. Dokumente, 
die einem Vertrag hinzugefügt werden, erhalten immer das aktuelle Aktenzeichen 
des Vertrags. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt bei den Grunddaten das 
Aktenzeichen geändert werden, so werden die Dokumente, die nach der Änderung 
dem Vertrag hinzugefügt werden, dieses neue Aktenzeichen erhalten. Im Vertrag 
befinden sich folglich Dokumente mit unterschiedlichen Aktenzeichen.  
In der Konsequenz werden Auswertungen oder die korrekte Suche nach 
Dokumenten zu einem Vertrag unvollständig und damit fehlerhaft. 
Einmal angelegte Verträge dürfen daher in den Metadaten und insbesondere 
beim Aktenzeichen in der Folge nicht mehr geändert werden. Ergänzende 
Informationen oder Hinweise zu einer Aktualisierung lassen sich z.B. in den beiden 
Feldern „Stichworte“ oder „Kommentar“ hinterlegen.  
Für die Suche zu fehlerhaft erfassten Aktenzeichen bietet sich eine vergleichende 
Suche zwischen den Aktenzeichen Vertrag und den Aktenzeichen Dokument an.  
Die Auswertung wird dabei je Dienststelle durchgeführt.  
 
5. Vergleichende Übersicht in Excel zu den Aktenzeichen Verträge und 
Dokumente 
In einem ersten Schritt ist eine Liste der Aktenzeichen zu den Verträgen und in einem 
zweiten Schritt zu den Dokumenten einer Dienststelle zu erstellen. Das Vorgehen ist 
dem Grunde nach für das Erstellen der Aktenzeichenliste zum Vertrag und den 
Dokumenten identisch. Es wird einmal für die Aktenzeichen der Verträge erläutert. 
Die Schritte sind vergleichbar mit der unter 2 beschriebenen Erstellung einer 
Gesamtübersicht zum Vertragsbestand. Auf die erläuternden Screenshots wird an 
dieser Stelle verzichtet. 
 
- DMS starten 
- Suchdialoge aufrufen 
- Im Menüband die gewünschte Kachel Dezernat XY Vertragsakten (bzw. im 
zweiten Schritt Dezernat XY Vertragsdokumente) aufrufen (Doppelklick).  
Bei Bedarf im Menüband rechts über die Schaltfläche „Mehr“ (Gedankenstrich 
mit Winkel nach unten) die Ansicht erweitern. 
Beachte: je Dezernat wird eine Kachel Dezernat XY Vertragsakten und eine 
Kachel Dezernat XY Vertragsdokumente angeboten.  
- Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der mit Suchkriterien die Trefferliste 
eingegrenzt werden kann. Es verändert sich auch das Menüband unterhalb 
der Registerkarten. Dort bitte darauf achten, dass bei der Funktion „Von Bis“ 
die Auswahlkästchen leer sind. Es sei denn, es sollen nur Verträge explizit für 
einen bestimmten Zeitraum gesucht werden.

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- Rechts daneben sollte im Eingabefeld „Max. Gesamtzahl“ die Treffermenge 
möglichst hoch (10000, systemseitiges Maximum) angesetzt werden.  
Bei großen Mengen an Verträgen muss die Suche schrittweise chronologisch 
über die Eingrenzung des Zeitraums so gesteuert werden, dass nur die bis zu 
maximal anzeigbaren 10000 Fälle in der Trefferliste erscheinen. 
- Im Dropdown-Feld „Ämter“ die gewünschte Dienststelle auswählen 
(Pflichtfeld) und Haken im Auswahlkästchen vor der Gliederungsziffer 
aktivieren (es werden nur die Dienststellen angezeigt, welche dem vorher 
ausgewählten Dezernat zugehörig UND an DMS VM angebunden sind). 
- In einem weiteren Schritt kann die Suche noch durch Eingabe in den weiteren 
Feldern eingegrenzt werden, wenn z.B. das Aktenzeichen bekannt ist oder nur 
Verträge über die Eingrenzung der Laufzeit gesucht werden. 
Die Suchkriterien können auch mit einer Sternchen-Suche ergänzt werden. 
Dies ist immer dann praktikabel, wenn das Suchkriterium nicht genau bekannt 
ist und z.B. mit einem Teilkriterium (Az.: „*123*“) gesucht wird. Die Position 
des Sternchens ist dabei frei wählbar. 
Die Auswahlmöglichkeiten bei der Dokumentensuche unterscheiden sich von 
denen der Aktenzeichensuche, das Prinzip bleibt gleich. 
- In der Funktionsleiste oben links „Suche“ (Lupe) anklicken. 
- Es sollten im Vorschaufenster die eingepflegten Verträge/Dokumente 
angezeigt werden.  
- Die Trefferliste kann innerhalb der Spalten sortiert werden. Es empfiehlt sich 
auf jeden Fall eine aufsteigende Sortierung in der Spalte Aktenzeichen. 
- Über das Funktionsfeld „Ausgeben“ kann die Liste dann in Excel exportiert 
werden “Trefferliste als CSV exportieren“. 
- Im folgenden Dialogfenster Dateiname vergeben, Ablageort auswählen und 
anschließend in der Dateiablage speichern. 
- In einem weiteren Schritt ist die.csv-Datei in eine .xlsx-Datei zu konvertieren 
(Anmerkung: .csv ist eine reine Text-Datei, die zwar in Excel darstellt. Um die 
Möglichkeiten zu nutzen, die Excel-Tabellen bieten, ist die .csv in .xlsx zu 
speichern). .csv-Datei am Ablageort öffnen. 
- Über Registerkarte „Datei“ auf den Menüpunkt „speichern unter“ nochmal in 
den „Aktuellen Order“ speichern. Dabei den Dateinamen gleich vergeben 
(darauf achten, dass der Namensanhang .csv nicht mit übernommen wird) 
UND den Dateityp Excel-Arbeitsmappe auswählen Schaltfläche „Speichern“. 
- Zur Unterscheidung empfiehlt es sich in den Dateinamen einen Hinweis auf 
AZ Vertrag bzw. AZ Dokument aufzunehmen. 
- Die .csv-Datei kann im Anschluss gelöscht werden. 
Mit der so erstellten .xlsx-Datei kann dann weitergearbeitet werden. 
- Es wurde bereits in der Anwendung DMS VM die Ergebnisliste zu den 
Verträgen innerhalb der Spalte Aktenzeichen in aufsteigender Reihenfolge 
sortiert. Spätestens jetzt sollte das innerhalb von Excel noch nachgeholt 
werden. Darüber kann später die vergleichende Formel in Excel korrekt 
angewendet werden. 
- Die Spalte mit den Aktenzeichen wird vollständig kopiert und als erste Spalte 
in eine neue Excel-Arbeitsmappe eingefügt.

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- Die neue Excel-Arbeitsmappe wird mit neuem Dateinamen abgespeichert 
(z.B. `2024-08-27_XY Vergleich AZ´, wobei XY für die ausgewertete 
Dienststelle steht und durch die Gliederungsziffer ersetzt wird) 
Die zuvor beschriebenen Schritte werden für die Dokumentensuche wiederholt. Dazu 
wird im Suchdialog die Kachel Dezernat XY Vertragsdokumente per Doppelklick 
ausgewählt. Aus der so erstellten .xlsx-Datei für die Dokumente wird die ebenfalls 
aufsteigend sortierte Spalte Aktenzeichen kopiert und in der Arbeitsmappe (Beispiel) 
`2024-08-27_XY Vergleich AZ´ mit einer Spalte Abstand eingefügt.  
Die beiden Spalten Aktenzeichen (einmal für Vertrag und einmal für die Dokumente) 
sind für die Übersichtlichkeit und für einen nachfolgenden Schritt zur Hervorhebung 
von doppelten Werten zunächst um Duplikate zu bereinigen. Hierbei ist der oben 
schon beschriebene Schritt erforderlich, dass zwischen den beiden Spalten mit den 
Aktenzeichen eine Leerspalte eingefügt wurde. 
- In der Excel-Tabelle (Beispiel) `2024-08-27_XY Vergleich AZ´ die Spalte A 
(gemäß den zuvor beschriebenen Schritten mit den Aktenzeichen aus der 
Filterung der Verträge gefüllt) markieren. 
- Registerkarte Daten auswählen und im Menüband Datentools auswählen 
 
- Spalte A auswählen und das Dialogfenster mit „ok“ bestätigen/schließen. 
- Die Schritte für die Spalte C wiederholen. Insbesondere bei den Dokumenten 
werden viele doppelte Aktenzeichen gelöscht, da zu einem Vertrag in der 
Regel mehrere Dokumente mit gleichem AZ (aufgrund der Zuordnung zum 
führenden AZ des Vertrags) hinterlegt sind. 
- Die leere Spalte B wird nun gelöscht. 
- Für den besseren Überblick kann spätestens jetzt in Zeile 1 eine weitere Zeile 
eingefügt werden. Den Spalten können dann die Überschriften „Aktenzeichen 
Vertrag“ und „Aktenzeichen Dokumente“ vergeben werden.

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- Spalte A und B dann vollständig markieren.  
- Registerkarte Start auswählen. 
- Im Menüband „Bedingte Formatierung“, DropDown-Feld „Regeln zum 
Hervorheben von Zellen“ und dort das DropDown-Feld „Doppelte Werte“ 
auswählen 
 
- Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem für die Werte „Doppelte“ ausgewählt 
wird und eine Farbe für die Markierung festgelegt wird. 
- Mit „ok“ bestätigen. 
- In beiden Spalten werden nun die Zellen markiert, die gleiche Werte 
enthalten. 
Diese Markierung ist insoweit korrekt und unproblematisch, da die Aktenzeichen aus 
den Verträgen und die Aktenzeichen aus den Dokumenten identisch sind/sein 
sollten. 
 
6. Auswertung der fehlerhaften Aktenzeichen 
Wichtig sind die Zellen, die nicht farblich hervorgehoben sind. Hier gab es zu einem 
Vertrags-AZ kein Dokument-AZ. Das kann der Fall sein, wenn die Eingabemaske 
zum Vertrag gefüllt wurde, aber es sind keine Dokumente zum Vertrag hochgeladen. 
Für einen angelegten Vertrag sind in die jeweiligen Register alle dem Vertrag 
zugrundeliegenden Dokumente beizufügen. Ebenso die Dokumente, die während der 
Laufzeit des Vertrages entstehen. 
Umgekehrt kann es den Fall geben, dass es zu den Dokumenten-AZ das Vertrags-
AZ nicht (mehr) gibt. In diesem Fall kann 
- das AZ in den Metadaten zu einem Vertrag nachträglich nochmal verändert 
worden sein, oder

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- die Dokumente wurden per Drag&Drop aus einer parallel geöffneten 
Anwendung DMS und nicht über das Hochladen aus einer Dateiablage in die 
Register zu einem Vertrag hinzugefügt. 
In beiden Fällen kann DMS keinen Bezug der Dokumente mit dem dazu gehörenden 
Vertrag herstellen.  
In der überwiegenden Anzahl der Fälle kann aus der Dokumentensuche heraus der 
dazugehörende Vertrag gefunden werden. 
- Das Aktenzeichen wird in der Dokumentensuche bei der entsprechenden 
Dienststelle eingegeben 
- Oben links den Button Suchen mit Doppelklick auswählen 
- Die Trefferliste ergibt dann ein oder mehrere Dokumente 
- Aus der Trefferliste ein Dokument auswählen, Doppelklick  
- Das Dokument wird in der Vorschau angezeigt 
- Im Menüband gibt es die Funktion „Verwendung“  
 
 
 
 
 
 (Bildausschnitt Verwendung, Verlinkung zum Vertrag) 
- Mit einem einfachen Klick öffnet sich unterhalb ein Fenster, das den 
zugeordneten Vertrag anzeigt. 
- Ein Doppelklick in das Fenster öffnet den Vertrag. Dort können alle 
Vertragsdokumente und das in den Metadaten erfasste Aktenzeichen 
eingesehen werden.

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Anhang I – Gesamtübersicht Prüfung Vertragsbestand 
 
 
 
KeyUser
Anzahl 
Verträge Laufend Beendet Testakte
Register 
gefüllt 
(Anzahl der 
Verträge, in 
denen das 
der Fall ist)
Verträge≤ 
50.000
Verträge> 
50.000
Ohne 
Betragsangabe 
(Anzahl der 
Verträge, in 
denen das der 
Fall ist)
nur 
Teilbetrag 
erfasst1
Brutto 
erfasst
Netto 
erfasst
ohne oder 
unklarer 
Betrag
Dokumenten- 
suche über 
Vertragsakten 
(Anzahl)
Dokumenten- 
suche über 
AZ (Anzahl)
WV 
überfällig Bemerkungen
Stand: 15.08.2024
Alle Veträge in VM erfasst?
Alle Vertragsunterlagen vollständig in VM? ►ist der aktuelle Sachstand klar erkennbar? (Handbuch der Stadt Köln, 6.3.1)
1: soweit aus vorhandenen Vertragsunterlagen erkennbar
Amt XY