Prüfbericht Umsetzung und Nutzung des städtischen Vertragsmanagements, dienststellenübergreifend 1581/2024

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• Anlage 2 - Prüfung Anwendung VM für eine Dienststelle - Anleitung

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  Inhalt Prüfung der Anwendung VM für eine Dienststelle ...................................................... 2 1. 300-VM unterstützt die Dienststellen beim Datenqualitätsmanagement .... 2 2. Erstellen einer Gesamtübersicht zum Vertragsbestand ............................. 2 3. Praktische Schritte zur Auswertung des Vertragsbestandes ...................... 5 4. Abgleich der Aktenzeichen (Vertrag und Dokumente)................................ 7 5. Vergleichende Übersicht in Excel zu den Aktenzeichen Verträge und Dokumente .......................................................................................................... 7 6. Auswertung der fehlerhaften Aktenzeichen .............................................. 10 2 Prüfung der Anwendung VM für eine Dienststelle 1. 300-VM unterstützt die Dienststellen beim Datenqualitätsmanagement Im Rahmen der Fachaufsicht bei 300-VM werden die an DMS VM angeschlossenen Dienststellen in Bezug auf die Qualität ihrer Eingaben zu den erfassten Verträgen unterstützt. Wichtig sind hier vor allem die Meta-Daten, die bei der Anlage einer Vertragsakte eingegeben werden und bei der laufenden Vertragspflege gegebenenfalls aktualisiert werden. Korrekt und vollständig erfasste Daten gewährleisten die Grundlage für die unterschiedlichen Auswertungen, z.B. nach Vertragsarten oder Vertragsvolumen (oder Kombinationen davon). Die Auswertung der Daten zu den vorhandenen Verträgen bietet darüber hinaus eine gute Grundlage für den Austausch mit den Dienststellen über die Nutzung von DMS VM. Hieraus lassen sich dann sowohl für die Dienststelle wie auch für 300-VM wichtige Erkenntnisse zur Weiterentwicklung von DMS VM generieren. Für die Zusammenstellung der Daten bietet sich die Checkliste Vertragsbestand an, wenn eine Dienststelle in Bezug auf ihr VM geprüft wird. Siehe Anlage I – Gesamtübersicht Prüfung Vertragsbestand. 2. Erstellen einer Gesamtübersicht zum Vertragsbestand Für die Auswertung einer Dienststelle ist wie folgt vorzugehen (aus der Perspektive von 300-VM mit den Möglichkeiten der stadtweiten Auswertung): - DMS starten - Suchdialoge aufrufen - Im Menüband die gewünschte Kachel Dezernat XY Vertragsakten aufrufen (Doppelklick). Bei Bedarf im Menüband rechts über die Schaltfläche „Mehr“ (Gedankenstrich mit Winkel nach unten) die Ansicht erweitern. Beachte: je Dezernat wird eine Kachel Dezernat XY Vertragsakten und eine Kachel Dezernat XY Vertragsdokumente angeboten. Zur Auswertung in Bezug auf die Dokumente siehe Pkt. 4. 3 - Es öffnet sich die Eingabemaske, in der mit Suchkriterien die Trefferliste eingegrenzt werden kann. (Bildausschnitt Suchmaske für die Aktensuche) 4 - Es verändert sich im oberen Bereich das Menüband unterhalb der Registerkarten. Dort bitte darauf achten, dass bei der Funktion „Von Bis“ die Auswahlkästchen leer sind. Es sei denn, es sollen nur Verträge explizit für einen bestimmten Zeitraum gesucht werden. (Bildausschnitt Menüband bei Aktensuche) - Rechts daneben sollte im Eingabefeld „Max. Gesamtzahl“ die Treffermenge möglichst hoch (10000, systemseitiges Maximum) angesetzt werden. - Bei großen Mengen an Verträgen muss die Suche schrittweise chronologisch über die Eingrenzung des Zeitraums so gesteuert werden, dass nur die bis zu maximal anzeigbaren 10000 Fälle in der Trefferliste erscheinen. - Im Dropdown-Feld „Ämter“ die gewünschte Dienststelle auswählen (Pflichtfeld) und Haken im Auswahlkästchen vor der Gliederungsziffer aktivieren (es werden nur die Dienststellen angezeigt, welche dem vorher ausgewählten Dezernat zugehörig UND an DMS VM angebunden sind). - In einem weiteren Schritt kann die Suche noch durch Eingabe in den weiteren Feldern eingegrenzt werden, wenn z.B. das Aktenzeichen bekannt ist oder nur Verträge über die Eingrenzung der Laufzeit gesucht werden. Die Suchkriterien können auch mit einer Sternchen-Suche ergänzt werden. Dies ist immer dann praktikabel, wenn das Suchkriterium nicht genau bekannt ist und z.B. mit einem Teilkriterium (Az.: „*123*“) gesucht wird. Die Position des Sternchens ist dabei frei wählbar. - In der Funktionsleiste oben links „Suche“ (Lupe) anklicken. - Es sollten im Vorschaufenster die eingepflegten Verträge angezeigt werden. - Die Trefferliste kann innerhalb der Spalten sortiert werden. Es empfiehlt sich auf jeden Fall eine aufsteigende Sortierung in der Spalte Aktenzeichen. - Über das Funktionsfeld „Ausgeben“ kann die Liste dann in Excel exportiert werden “Trefferliste als CSV exportieren“. (Bildausschnitt Trefferliste exportieren) 5 - Im folgenden Dialogfenster den Ablageort wählen, den Dateinamen vergeben und anschließend in der Dateiablage speichern. Der Dateityp CSV-Datei kann hier noch nicht geändert werden. - In einem weiteren Schritt ist die .csv-Datei in eine .xlsx-Datei zu konvertieren (Anmerkung: .csv ist eine reine Text-Datei, die zwar in Excel darstellt. Um die Möglichkeiten zu nutzen, die Excel-Tabellen bieten, ist die .csv in .xlsx zu speichern). - .csv-Datei am Ablageort öffnen. - Über Registerkarte „Datei“ auf den Menüpunkt „speichern unter“ nochmal in den „Aktuellen Order“ speichern. Dabei den Dateinamen gleich vergeben (darauf achten, dass der Namensanhang .csv nicht mit übernommen wird) UND den Dateityp Excel-Arbeitsmappe auswählen Schaltfläche „Speichern“. - Die .csv-Datei kann im Anschluss gelöscht werden. 3. Praktische Schritte zur Auswertung des Vertragsbestandes In einem weiteren Schritt kann mit der .xlsx-Datei weitergearbeitet werden. Entweder um die gewünschten Informationen herauszufiltern oder aus dem Blickwinkel der Datenqualität aufzuarbeiten. Dazu bietet es sich an - Die oberste Zeile zu fixieren - Nach der Spalte „Aktenzeichen“ je eine Spalte „Register gefüllt (0=Nein, 1=Ja)“ und eine Spalte „Anzahl hinterlegte Dokumente“ einzufügen (Beide Spalten können am Ende der Tabelle mit einer Summe ausgewertet werden) - Am Ende eine Spalte Bemerkung hinzuzufügen. - Anschließend die Filterfunktion für die einzelnen Spalten zu aktivieren. - Gegebenenfalls mit Rahmen oder sonstigen Formatierungen die Tabelle für den eigenen Bedarf einzurichten. (Muster siehe Anlage I) Die folgenden Punkte können regelmäßig abgefragt werden, da sie für die vollständige und korrekte Erfassung und Pflege der Verträge essentiell sind: - Vertragsvolumen erfasst - Ist die WV aktuell - Ist das Laufzeitende überschritten und der Status steht nicht auf „beendet“ - Sind die Register gefüllt - Haben der angelegte Vertrag und die dazu in den Registern hinterlegten Dokumente das gleiche AZ 300-VM kann nicht prüfen, ob alle in der Dienststelle vorhandenen Verträge vollständig in Vertragsmanagement abgelegt sind. 14 - Rechnungsprüfungsamt hat andere Zugriffsmöglichkeiten in SAP (Controlling, SAP-CO) und kann dort Hinweisen nachspüren, ob z.B. bei einer Dienststelle regelmäßige Zahlungsverpflichtungen bestehen, was z.B. auf einen Wartungsvertrag schließen lassen könnte. Weiterhin können von 300-VM keine inhaltlichen Prüfungen zu den hinterlegten Dokumenten erfolgen. In Stichproben können Dokumente aufgerufen und eingesehen werden, ob es sich um nachvollziehbare Vertragsunterlagen handelt. 6 In manchen Fällen könnte auch erkannt werden, ob die Dokumente offensichtlich wenig Aussagen zu vertraglichen Beziehungen und daraus resultierenden Verpflichtungen hergeben. Das kann aber nicht vollumfänglich erfolgen. Es ist die Aufgabe der Dienststellen die Verträge vollständig mit den aussagekräftigen Dokumenten in den jeweiligen Registern zu erfassen. Das beinhaltet auch die Verpflichtung der Dienststellen bei Bedarf frühzeitig mit der zuständigen juristischen Beratung bei 301 oder 302 zur Vertragsplanung und –gestaltung Kontakt aufzunehmen. 7 4. Abgleich der Aktenzeichen (Vertrag und Dokumente) Für die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der erfassten Verträge mit den dazu gehörenden Dokumenten ist es erforderlich, dass beide mit identischen Aktenzeichen erfasst sind. Das Aktenzeichen ist die wichtige Verknüpfung zwischen dem mit Grunddaten angelegten Vertrag und den dazugehörenden Dokumenten. Dokumente, die einem Vertrag hinzugefügt werden, erhalten immer das aktuelle Aktenzeichen des Vertrags. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt bei den Grunddaten das Aktenzeichen geändert werden, so werden die Dokumente, die nach der Änderung dem Vertrag hinzugefügt werden, dieses neue Aktenzeichen erhalten. Im Vertrag befinden sich folglich Dokumente mit unterschiedlichen Aktenzeichen. In der Konsequenz werden Auswertungen oder die korrekte Suche nach Dokumenten zu einem Vertrag unvollständig und damit fehlerhaft. Einmal angelegte Verträge dürfen daher in den Metadaten und insbesondere beim Aktenzeichen in der Folge nicht mehr geändert werden. Ergänzende Informationen oder Hinweise zu einer Aktualisierung lassen sich z.B. in den beiden Feldern „Stichworte“ oder „Kommentar“ hinterlegen. Für die Suche zu fehlerhaft erfassten Aktenzeichen bietet sich eine vergleichende Suche zwischen den Aktenzeichen Vertrag und den Aktenzeichen Dokument an. Die Auswertung wird dabei je Dienststelle durchgeführt. 5. Vergleichende Übersicht in Excel zu den Aktenzeichen Verträge und Dokumente In einem ersten Schritt ist eine Liste der Aktenzeichen zu den Verträgen und in einem zweiten Schritt zu den Dokumenten einer Dienststelle zu erstellen. Das Vorgehen ist dem Grunde nach für das Erstellen der Aktenzeichenliste zum Vertrag und den Dokumenten identisch. Es wird einmal für die Aktenzeichen der Verträge erläutert. Die Schritte sind vergleichbar mit der unter 2 beschriebenen Erstellung einer Gesamtübersicht zum Vertragsbestand. Auf die erläuternden Screenshots wird an dieser Stelle verzichtet. - DMS starten - Suchdialoge aufrufen - Im Menüband die gewünschte Kachel Dezernat XY Vertragsakten (bzw. im zweiten Schritt Dezernat XY Vertragsdokumente) aufrufen (Doppelklick). Bei Bedarf im Menüband rechts über die Schaltfläche „Mehr“ (Gedankenstrich mit Winkel nach unten) die Ansicht erweitern. Beachte: je Dezernat wird eine Kachel Dezernat XY Vertragsakten und eine Kachel Dezernat XY Vertragsdokumente angeboten. - Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der mit Suchkriterien die Trefferliste eingegrenzt werden kann. Es verändert sich auch das Menüband unterhalb der Registerkarten. Dort bitte darauf achten, dass bei der Funktion „Von Bis“ die Auswahlkästchen leer sind. Es sei denn, es sollen nur Verträge explizit für einen bestimmten Zeitraum gesucht werden. 8 - Rechts daneben sollte im Eingabefeld „Max. Gesamtzahl“ die Treffermenge möglichst hoch (10000, systemseitiges Maximum) angesetzt werden. Bei großen Mengen an Verträgen muss die Suche schrittweise chronologisch über die Eingrenzung des Zeitraums so gesteuert werden, dass nur die bis zu maximal anzeigbaren 10000 Fälle in der Trefferliste erscheinen. - Im Dropdown-Feld „Ämter“ die gewünschte Dienststelle auswählen (Pflichtfeld) und Haken im Auswahlkästchen vor der Gliederungsziffer aktivieren (es werden nur die Dienststellen angezeigt, welche dem vorher ausgewählten Dezernat zugehörig UND an DMS VM angebunden sind). - In einem weiteren Schritt kann die Suche noch durch Eingabe in den weiteren Feldern eingegrenzt werden, wenn z.B. das Aktenzeichen bekannt ist oder nur Verträge über die Eingrenzung der Laufzeit gesucht werden. Die Suchkriterien können auch mit einer Sternchen-Suche ergänzt werden. Dies ist immer dann praktikabel, wenn das Suchkriterium nicht genau bekannt ist und z.B. mit einem Teilkriterium (Az.: „*123*“) gesucht wird. Die Position des Sternchens ist dabei frei wählbar. Die Auswahlmöglichkeiten bei der Dokumentensuche unterscheiden sich von denen der Aktenzeichensuche, das Prinzip bleibt gleich. - In der Funktionsleiste oben links „Suche“ (Lupe) anklicken. - Es sollten im Vorschaufenster die eingepflegten Verträge/Dokumente angezeigt werden. - Die Trefferliste kann innerhalb der Spalten sortiert werden. Es empfiehlt sich auf jeden Fall eine aufsteigende Sortierung in der Spalte Aktenzeichen. - Über das Funktionsfeld „Ausgeben“ kann die Liste dann in Excel exportiert werden “Trefferliste als CSV exportieren“. - Im folgenden Dialogfenster Dateiname vergeben, Ablageort auswählen und anschließend in der Dateiablage speichern. - In einem weiteren Schritt ist die.csv-Datei in eine .xlsx-Datei zu konvertieren (Anmerkung: .csv ist eine reine Text-Datei, die zwar in Excel darstellt. Um die Möglichkeiten zu nutzen, die Excel-Tabellen bieten, ist die .csv in .xlsx zu speichern). .csv-Datei am Ablageort öffnen. - Über Registerkarte „Datei“ auf den Menüpunkt „speichern unter“ nochmal in den „Aktuellen Order“ speichern. Dabei den Dateinamen gleich vergeben (darauf achten, dass der Namensanhang .csv nicht mit übernommen wird) UND den Dateityp Excel-Arbeitsmappe auswählen Schaltfläche „Speichern“. - Zur Unterscheidung empfiehlt es sich in den Dateinamen einen Hinweis auf AZ Vertrag bzw. AZ Dokument aufzunehmen. - Die .csv-Datei kann im Anschluss gelöscht werden. Mit der so erstellten .xlsx-Datei kann dann weitergearbeitet werden. - Es wurde bereits in der Anwendung DMS VM die Ergebnisliste zu den Verträgen innerhalb der Spalte Aktenzeichen in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Spätestens jetzt sollte das innerhalb von Excel noch nachgeholt werden. Darüber kann später die vergleichende Formel in Excel korrekt angewendet werden. - Die Spalte mit den Aktenzeichen wird vollständig kopiert und als erste Spalte in eine neue Excel-Arbeitsmappe eingefügt. 9 - Die neue Excel-Arbeitsmappe wird mit neuem Dateinamen abgespeichert (z.B. `2024-08-27_XY Vergleich AZ´, wobei XY für die ausgewertete Dienststelle steht und durch die Gliederungsziffer ersetzt wird) Die zuvor beschriebenen Schritte werden für die Dokumentensuche wiederholt. Dazu wird im Suchdialog die Kachel Dezernat XY Vertragsdokumente per Doppelklick ausgewählt. Aus der so erstellten .xlsx-Datei für die Dokumente wird die ebenfalls aufsteigend sortierte Spalte Aktenzeichen kopiert und in der Arbeitsmappe (Beispiel) `2024-08-27_XY Vergleich AZ´ mit einer Spalte Abstand eingefügt. Die beiden Spalten Aktenzeichen (einmal für Vertrag und einmal für die Dokumente) sind für die Übersichtlichkeit und für einen nachfolgenden Schritt zur Hervorhebung von doppelten Werten zunächst um Duplikate zu bereinigen. Hierbei ist der oben schon beschriebene Schritt erforderlich, dass zwischen den beiden Spalten mit den Aktenzeichen eine Leerspalte eingefügt wurde. - In der Excel-Tabelle (Beispiel) `2024-08-27_XY Vergleich AZ´ die Spalte A (gemäß den zuvor beschriebenen Schritten mit den Aktenzeichen aus der Filterung der Verträge gefüllt) markieren. - Registerkarte Daten auswählen und im Menüband Datentools auswählen - Spalte A auswählen und das Dialogfenster mit „ok“ bestätigen/schließen. - Die Schritte für die Spalte C wiederholen. Insbesondere bei den Dokumenten werden viele doppelte Aktenzeichen gelöscht, da zu einem Vertrag in der Regel mehrere Dokumente mit gleichem AZ (aufgrund der Zuordnung zum führenden AZ des Vertrags) hinterlegt sind. - Die leere Spalte B wird nun gelöscht. - Für den besseren Überblick kann spätestens jetzt in Zeile 1 eine weitere Zeile eingefügt werden. Den Spalten können dann die Überschriften „Aktenzeichen Vertrag“ und „Aktenzeichen Dokumente“ vergeben werden. 10 - Spalte A und B dann vollständig markieren. - Registerkarte Start auswählen. - Im Menüband „Bedingte Formatierung“, DropDown-Feld „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ und dort das DropDown-Feld „Doppelte Werte“ auswählen - Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem für die Werte „Doppelte“ ausgewählt wird und eine Farbe für die Markierung festgelegt wird. - Mit „ok“ bestätigen. - In beiden Spalten werden nun die Zellen markiert, die gleiche Werte enthalten. Diese Markierung ist insoweit korrekt und unproblematisch, da die Aktenzeichen aus den Verträgen und die Aktenzeichen aus den Dokumenten identisch sind/sein sollten. 6. Auswertung der fehlerhaften Aktenzeichen Wichtig sind die Zellen, die nicht farblich hervorgehoben sind. Hier gab es zu einem Vertrags-AZ kein Dokument-AZ. Das kann der Fall sein, wenn die Eingabemaske zum Vertrag gefüllt wurde, aber es sind keine Dokumente zum Vertrag hochgeladen. Für einen angelegten Vertrag sind in die jeweiligen Register alle dem Vertrag zugrundeliegenden Dokumente beizufügen. Ebenso die Dokumente, die während der Laufzeit des Vertrages entstehen. Umgekehrt kann es den Fall geben, dass es zu den Dokumenten-AZ das Vertrags- AZ nicht (mehr) gibt. In diesem Fall kann - das AZ in den Metadaten zu einem Vertrag nachträglich nochmal verändert worden sein, oder 11 - die Dokumente wurden per Drag&Drop aus einer parallel geöffneten Anwendung DMS und nicht über das Hochladen aus einer Dateiablage in die Register zu einem Vertrag hinzugefügt. In beiden Fällen kann DMS keinen Bezug der Dokumente mit dem dazu gehörenden Vertrag herstellen. In der überwiegenden Anzahl der Fälle kann aus der Dokumentensuche heraus der dazugehörende Vertrag gefunden werden. - Das Aktenzeichen wird in der Dokumentensuche bei der entsprechenden Dienststelle eingegeben - Oben links den Button Suchen mit Doppelklick auswählen - Die Trefferliste ergibt dann ein oder mehrere Dokumente - Aus der Trefferliste ein Dokument auswählen, Doppelklick - Das Dokument wird in der Vorschau angezeigt - Im Menüband gibt es die Funktion „Verwendung“ (Bildausschnitt Verwendung, Verlinkung zum Vertrag) - Mit einem einfachen Klick öffnet sich unterhalb ein Fenster, das den zugeordneten Vertrag anzeigt. - Ein Doppelklick in das Fenster öffnet den Vertrag. Dort können alle Vertragsdokumente und das in den Metadaten erfasste Aktenzeichen eingesehen werden. 12 Anhang I – Gesamtübersicht Prüfung Vertragsbestand KeyUser Anzahl Verträge Laufend Beendet Testakte Register gefüllt (Anzahl der Verträge, in denen das der Fall ist) Verträge≤ 50.000 Verträge> 50.000 Ohne Betragsangabe (Anzahl der Verträge, in denen das der Fall ist) nur Teilbetrag erfasst1 Brutto erfasst Netto erfasst ohne oder unklarer Betrag Dokumenten- suche über Vertragsakten (Anzahl) Dokumenten- suche über AZ (Anzahl) WV überfällig Bemerkungen Stand: 15.08.2024 Alle Veträge in VM erfasst? Alle Vertragsunterlagen vollständig in VM? ►ist der aktuelle Sachstand klar erkennbar? (Handbuch der Stadt Köln, 6.3.1) 1: soweit aus vorhandenen Vertragsunterlagen erkennbar Amt XY

• Mitteilung Ausschuss

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  Dezernat, Dienststelle II/300 Vorlagen-Nummer 06.11.2024 3385/2024 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 12.11.2024 Prüfbericht Umsetzung und Nutzung des städtischen Vertragsmanagements, dienststellenübergreifend 1581/2024 Die Verwaltung hat ein Konzept zur Fachaufsicht für das einheitliche elektronische Vertrags- management der Stadt Köln erstellt. Die Abstimmung mit 14 – Rechnungsprüfungsamt ist er- folgt. Dieses erstmalig erstellte Konzept wird zukünftig mit den Erfahrungen aus der praktischen Umsetzung und in Abstimmung mit 14 – Rechnungsprüfungsamt weiter fortgeschrieben. Gez. Prof. Dr. Diemert

• Anlage 1 - Konzeption 1.1

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  Fachaufsicht zum einheitlichen, elektronischen Vertragsmanagement der Stadt Köln Stand: 06.11.2024 30 – Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen 300 - Vertragsmanagement I Inhaltsverzeichnis 1. Warum ein gesamtstädtisches, einheitliches Vertragsmanagement ................... 1 1.1. Grundlegendes: was ist ein Vertrag ............................................................... 1 1.2. Bedarf eines gesamtstädtischen, einheitlichen, elektronischen Vertragsmanagements ............................................................................................ 1 1.3. Risiken eines Vertrages ................................................................................. 2 2. Was wurde bisher erreicht ................................................................................... 2 2.1. Dienstanweisung ........................................................................................... 2 2.2. Handlungshilfe ............................................................................................... 3 2.3. Anbindung von Dienststellen ......................................................................... 3 2.4. Ansprechpartner*innen bei 30 ....................................................................... 3 2.5. Arbeitskreise .................................................................................................. 3 3. Auswertungen im Rahmen der Fachaufsicht ....................................................... 4 3.1. Datenqualitätsmanagement ........................................................................... 4 3.2. Unterstützung für die Dienststellen ................................................................ 5 4. Vertragscontrolling auf Ebene der Dienststellen .................................................. 5 5. Weiteres Vorgehen .............................................................................................. 7 Anlage I ...................................................................................................................... 8 Anlage II ................................................................................................................... 10 1 1. Warum ein gesamtstädtisches, einheitliches Vertragsmanagement 1.1. Grundlegendes: was ist ein Vertrag Ein Vertrag ist sowohl für den privaten wie auch den geschäftlichen Bereich ein Gestaltungsmittel zur Realisierung der unterschiedlichen Interessen von zwei oder mehr Beteiligten. Besonders für die öffentliche Verwaltung ist der Vertrag die Grundlage für eine transparente, rechtssichere, überprüf- und gegebenenfalls gerichtlich durchsetzbare Aufgabenwahrnehmung. Die wesentlichen Merkmale sind hierbei: - Bindende Verpflichtung für eine oder mehrere Seiten - Regelt das Miteinander (wer will was woraus von wem und wofür) - Beugt durch klar formulierte Vereinbarungen möglichst vorab Risiken vor - Formale Absicherung der Interessen - Eindeutiger Rahmen für Geben und Nehmen - Mit einer klaren, schriftlichen Absprache ist allen Beteiligten die jeweilige Verpflichtung klar - In der Regel Leistung gegen Geld - Der Vertrag soll möglichst genau den Leistungsinhalt beschreiben, die Qualitätsbeschreibung In der täglichen Arbeit der Stadtverwaltung Köln werden über alle Aufgabenbereiche hinweg eine Vielzahl von Verträgen geschlossen. 1.2. Bedarf eines gesamtstädtischen, einheitlichen, elektronischen Vertragsmanagements In der viertgrößten Stadt Deutschlands1 finden täglich in der Beziehung zu Dritten Austausche von Leistung und Gegenleistung statt. Die Spannbreite liegt hier von kleinen Beschaffungen oder Reparaturen bis hin zu komplexen und langfristig angelegten Stadtentwicklungs- und Bauvorhaben im mehrstelligen Millionenbereich mit einer Vielzahl von Beteiligten. Dabei ist das tägliche Handeln eingebunden in die Einhaltung von Gesetzen und Regeln (Compliance) und die Überprüfbarkeit (Transparenz). Seit dem 26.02.2018 gilt die Dienstanweisung zum einheitlichen elektronischen Vertragsmanagement, mittlerweile in der aktualisierten Fassung vom 12.05.2023. Die Dienstanweisung gilt für alle Dienststellen der Stadt Köln einschließlich der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, wenn diese die Informationsverarbeitungs-Einrichtungen (IV-Einrichtungen) des städtischen Netzwerkes (CAN) nutzen. Auf dieser Grundlage ergibt sich für die Verwaltung die zwingende Nutzung des Vertragsmanagementsystems. Die Vorteile für die Dienststellen liegen in der Transparenz (Risikomanagement optimieren): umfassender und stets aktueller Überblick über die bestehenden Vertragsbeziehungen, Termine und Fristen. 1 https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1353/umfrage/einwohnerzahlen-der-grossstaedte- deutschlands/. Letzter Zugriff: 31.07.2024 2 Effektivität und Effizienz: orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der kompletten Vertragsunterlagen. Vollständigkeit: zentrale elektronische Langzeitarchivierung aller abgeschlossenen Vertragsbeziehungen, revisionssicher in Dokumentenmanagementsystem (DMS). Einheitlichkeit der zentralen Anwendung: ermöglicht eine dezernatsübergreifende Auswertung. Für das Unternehmen Stadt Köln unterstützt die einheitlich strukturierte Ablage von Verträgen den Überblick zu Vertragsbeziehungen z.B. in Bezug auf Pflichten zur Vertragserfüllung. Sie kann nicht zuletzt Daten liefern z.B. für Steuererklärungen oder die Bilanzierung, wobei die erforderlichen Angaben zentral durch 20 – Kämmerei abgerufen werden können. Bei Bedarf können Ansprüche noch lange nach Vertragsende (revisionssichere Archivierung) geltend gemacht werden, z.B. im Zusammenhang mit der Erstellung oder dem Kauf von Bauwerken. Das Vertragsmanagement ist damit ein wichtiger Baustein für den wirtschaftlichen, sparsamen und transparenten Einsatz der öffentlichen Haushaltsmittel. 1.3. Risiken eines Vertrages Damit ein möglichst reibungsloses Miteinander der Vertragsparteien gelingen kann, sollte frühzeitig und sorgfältig die Vertragsgestaltung prozessbegleitend auf dem Weg zu einem gewünschten Ergebnis erfolgen. Über die regelmäßigen Vertragsinhalte hinaus sind dabei auch mögliche Leistungsstörungen oder sonstige Stolpersteine, insbesondere bei langen Vertragslaufzeiten, im Voraus zu berücksichtigen. Diese können zum Beispiel sein: - Der zeitliche Abstand zwischen Kauf und Lieferung: ist das Gewünschte in der Zukunft noch lieferbar, ist die Liquidität als Zahlungsverpflichtete zu dem Zeitpunkt gegeben? Gibt es den Lieferanten dann noch? - Der räumliche Abstand: kommt die Bestellung von weit her? Sind ergänzend zur gewünschten Leistung noch Transportversicherungen notwendig? - Wie viele Beteiligte gibt es bei einer Bestellung: nur ein Betrieb „Der Handwerksmeister“ oder große Unternehmensstrukturen in der Abhängigkeit von Lieferketten? Je mehr Beteiligte, die in Abhängigkeit zueinander stehen, umso größer das Potential einer Störung. - Sind alle Beteiligten mitgedacht? Sind alle, die es betrifft, informiert? Sind Beauftragungen von Gutachtern, die Einbeziehung anderer Behörden oder die Einholung von Genehmigungen erforderlich? Wer beauftragt, holt ein und bezahlt notwendige begleitende Leistungen? Von den ersten Schritten an zur Vertragsplanung und Gestaltung sollte daher begleitend die juristische Sachbearbeitung aus den zuständigen Praxisgruppen des Amtes 30 – Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen eingebunden werden. 2. Was wurde bisher erreicht 2.1. Dienstanweisung Die verpflichtende Nutzung des Vertragsmanagements erfolgt auf der Grundlage der stadtweit geltenden Dienstanweisung. Nachdem der Verwaltungsvorstand die Einführung eines stadtweiten Vertragsmanagements beschlossen hatte, wurde durch 30 – Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen die Dienstanweisung erarbeitet. Diese trat am 3 26.02.2018 in Kraft. Zum 12.05.2023 folgte eine aktualisierte Fassung. Hierin wurden die Verträge mit Beschäftigten, für die die Dienstanweisung (DA) über den Abschluss von Dienst- und Werkverträgen gilt, ergänzt. Diese sind unabhängig von der Wertgrenze immer zu erfassen. Hier kann die Dienstanweisung aufgerufen werden. 2.2. Handlungshilfe Begleitend mit der Einführung und Produktivsetzung der Anwendung Vertragsmanagement (VM) innerhalb von DMS wurde ein Handbuch zur Nutzung von VM veröffentlicht. Dieses wurde zuletzt im Februar 2023 aktualisiert. Das Handbuch bietet den Nutzer*innen Anleitung und hilfreiche Erläuterungen für die Arbeit mit VM. 2.3. Anbindung von Dienststellen Die überwiegende Anzahl der Dienststellen ist zwischenzeitlich an das VM angebunden. KeyUser*innen sind für die einzelnen Dienststellen benannt, die Aktualität wird mindestens einmal im Jahr durch 300-VM überprüft. Weitere Dienststellen, insbesondere die Bürgerämter werden in einem weiteren Schritt angebunden. Als Zwischenschritt sind im Anschluss zunächst Aktualisierungen in der Anwendung WinCube 9 notwendig, die als Plattform für den Betrieb von DMS VM im Einsatz ist. Mit Rücksicht auf die Ressourcen von 12 – Amt für Informationsverarbeitung können danach die noch ausstehenden Dienststellen angeschlossen werden. 2.4. Ansprechpartner*innen bei 30 Für die Gesamtsteuerung des stadtweiten, einheitlichen Vertragsmanagements stehen bei 300 – VM mittlerweile 2 Stellen zur Verfügung. Nach Abschluss der organisatorischen Prüfung konnte insbesondere die Leitungsstelle zur Steuerung und Fachaufsicht des VM zum 15.04.2024 erstmalig besetzt werden. Der Bereich nimmt insbesondere die Gesamtsteuerung, Fachaufsicht, Controlling und Weiterentwicklung des VM wahr. 2.5. Arbeitskreise Durch 300 – VM können künftig wieder die Arbeitskreise mit den Ämtern 11 – Personal- und Verwaltungsmanagement 12 – Amt für Informationsverarbeitung 14 – Rechnungsprüfungsamt 20 – Kämmerei aufgegriffen werden. Diese Dienststellen nehmen gesamtstädtische Querschnittsaufgaben wahr und sind damit wichtige Beteiligte für die grundlegende Steuerung und Fortentwicklung der Anwendung DMS VM. 4 3. Auswertungen im Rahmen der Fachaufsicht 3.1. Datenqualitätsmanagement Die Ausgangsfrage für eine zielführende Unterstützung der Dienststellen im Rahmen einer Fachaufsicht lautet: Was kann/soll aus DMS VM zur Qualitätsverbesserung bei der Nutzung von DMS VM (v)ermittelt werden? Darüber hinaus ist mit den Dienststellen die Frage zu erarbeiten, welche Informationen aus VM erforderlich sind und wie die Dienststellen mit VM (z.B. Fristenüberwachung) arbeiten, damit für die jeweilige Aufgabensteuerung VM nutzbringend eingesetzt werden kann. Die Evaluation und das Controlling erfolgen ausgehend von der zur Verfügung stehenden technischen Anwendung zu einem großen Teil manuell über Filterung in einer Excel-Tabelle (Export aus DMS). Weiterhin sind Prüfungen (z.B. ob die Registerstruktur genutzt wird) innerhalb der Ablageumgebung DMS VM je nach Fragestellung manuell aufwendig. Von daher sollte eine Obergrenze von  max. 10 zu prüfende Verträge je 50 Stück bis 500 Verträgen gesamt und  max. 5 zu prüfende Verträge je 50 Stück bis 1000 Verträge gesamt und  max. 100 zu prüfende Verträge ab 1000 Verträgen gesamt gelten. Die rechtliche und qualitativ-inhaltliche Prüfung der geschlossenen Verträge mit den dazugehörenden Vertragsunterlagen erfolgt nicht im Rahmen der Fachaufsicht. Die juristische Beratung wird im Vorfeld des Vertragsschlusses durch 30 –Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen vorgenommen. Prüfungen, die für eine Dienststelle erfolgen, können je nach Anzahl der Verträge auch im Rahmen einer Stichprobe erfolgen: - nur Vertragsübersicht gefüllt - auch Register genutzt/gefüllt - Anzahl Verträge ≤ 50.000,00€ - Anzahl Verträge > 50.000,00€ - Ohne Betragsangabe - Dokumentensuche über Vertragsakten (Anzahl) - Dokumentensuche über AZ (Anzahl) - Wiedervorlage überfällig Übergreifende Prüfungen können zu folgenden Punkten erfolgen: - Welche Dienststellen sind bereits angeschlossen? - Nutzen die Dienststellen grundsätzlich DMS VM? Sind Verträge eingestellt ja/nein? - Anzahl der laufenden/beendeten Verträge je Dienststelle und kumuliert für einen Dezernatsbereich (eine geringfügige Verzerrung aufgrund der in den Dienststellen zu führenden Testakte ist vernachlässigenswert) - Sind KeyUser*innen je Dienststelle benannt? 5 Prüfoptionen mit deutlichem Aufwand, weil für die Beantwortung die Durchsicht der vorhandenen Vertragsunterlagen erforderlich ist (und sofern die Angaben nachvollziehbar sind): - es wurde nur ein Teilbetrag erfasst - es wurde Brutto erfasst - es wurde Netto erfasst - unklarer Betrag 3.2. Unterstützung für die Dienststellen Auf der Grundlage der vorgenannten Auswertung werden die Dienststellen im direkten Austausch bei der Anlage und Pflege der Verträge in VM unterstützt. Die Beschäftigten von 300 – VM stehen zunächst mit der Unterstützung durch die Praxisgruppe Zivilrecht sowie die Anwendungsbetreuerin bei 121-4/Dokumentenmanagementssyteme - bei grundsätzlichen, - fachlichen, - technischen, - juristischen, Fragestellungen zur Verfügung. Ergänzend wird das Handbuch gepflegt und bei Bedarf ergänzt. Häufig wiederkehrende Fragestellungen werden perspektivisch im Rahmen der FAQ im Intranetauftritt von 300 – VM aufgegriffen. Die Checkliste zum Einstieg in die Nutzung von VM (siehe Anlage I) und die Präsentation Kurzeinführung Vertragsmanagement (Anlage II) runden das Informationsangebot ab. Da bereits eine Vielzahl von Dienststellen für die Nutzung von VM produktiv gesetzt sind, kommen (Auffrischungs-)Schulungen bei Bedarf in Betracht. Durch 121-4/Dokumentenmanagementsyteme wird mit dem Anschluss von neuen Dienststellen an DMS VM eine Einführungsschulung gewährleistet. Damit sind die Nutzer*innen in der Lage, mit VM zu arbeiten. Grundsätzlich unterstützt 300 – VM die Dienststellen in ihrem verantwortlichen Umgang mit VM durch Beratung, Anleitung, Hilfsmitteln für die Nutzung und grundlegenden Regelungen und stärkt sie so in ihrer Rolle, die sie als Datenlieferanten nicht zuletzt auch für den stadtweiten Überblick über die Vertragsbeziehungen einnehmen. 300 – VM sorgt dabei für die Rahmenbedingungen, damit Informationen aus dem VM auf der Grundlage einer guten Datenqualität zur Verfügung stehen. Für kleine Dienststellen und Dienststellen mit einem Aufkommen von unter 50 Verträgen im Jahr kann 300 – VM perspektivisch bei der Vertragserfassung unterstützen. 4. Vertragscontrolling auf Ebene der Dienststellen Anders als bei einem bloßen Vergleich von geplantem Ertrag oder Aufwand zu den tatsächlich erzielten Ergebnissen stellt sich die Frage der Auswertbarkeit eines Vertrages. Ein Ansatz bietet sich bei den Pflichten, welche Leistungserbringende und Leistungsempfangende vertraglich vereinbart haben. Darüber hinaus bilden Formvorschriften, die Rücksichtnahme auf oder Einbindung von Dritten sowie eine 6 Vorausschau auf mögliche Risiken den Rahmen, um bei einem Vertrag Kriterien anzulegen, die für einen Soll-Ist-Vergleich herangezogen werden können. Nicht zuletzt sollten die Unterlagen rund um den Vertrag jederzeit vollständig und aktuell sein. Den Dienststellen kommt hier die wichtige Aufgabe zu, spätestens mit Vertragsabschluss den Vertrag und seine ergänzenden, wichtigen Anhänge, Erläuterungen, wichtige Niederschriften etc. in DMS VM einzupflegen. Die Grundlagen und Ansätze für ein Vertragscontrolling zu unterschiedlichen Phasen zeigt die folgende Übersicht:  Vertragsziel definieren: was soll das Ergebnis sein?!  Formvorschrift  Weitere Voraussetzungen, damit ein Vertrag wirksam werden kann  Verantwortlichkeiten/Rollen/Aufgaben  Vertragspartner*innen  Sind Dritte betroffen und sind hier eigene/ergänzende Verträge erforderlich?  Nachhalten des jeweiligen Stands der Unterlagen (Datum, wer hat zuletzt was geändert) Eigene Hauptpflicht (Leistung, Zahlung) Eigene Nebenpflichten (Sorgfaltspflicht,…) Vertragspartner Hauptpflichten Vertragspartner Nebenpflichten Weitere grundlegende Informationen  Vertragstyp  Aktenzeichen  Zuständige Ansprechpartner  Vergabenummer  Abschlussdatum  Laufzeitbeginn  Laufzeitende  Vertragsstrafe  Zu erwartende Kosten  Art des Vergabeverfahrens Sicherungsmaßnahmen; Einbindung von Dritten oder betroffene Rechte von Dritten (Gutachter, TÜV, RPA,…); Controlling zur Leistungserbringung im vertraglich vereinbarten Rahmen während der Laufzeit; Meilensteine/Wiedervorlagen; Abnahme der vereinbarten Leistung Vorhersehbare Risiken (mit Bestimmung von Kriterien für ein Frühwarnsystem) Nachträge setzen gegebenenfalls nochmal die Überprüfung und Aktualisierung der Prüfkaskade von oben in Gang. Nach Vertragsende: Evaluation, revisionssichere Aufbewahrung (Speicherung im Rahmen der geltenden Aufbewahrungsfristen) 300 – VM wird die Dienststellen für ihre Vertragsgestaltung und Vertragspflege dahingehend unterstützen, dass in der Anwendung DMS-VM eine Datengrundlage zu den existierenden Verträgen gegeben ist, die für die Dienststelle und gesamtstädtisch Auswertungen ermöglicht. Hierfür können z.B. ein nutzendenorientiertes Handbuch, FAQ für die praktische Anwendung oder die Schulung von neu dazukommenden Nutzenden die Grundlage bilden. 7 5. Weiteres Vorgehen Das vorliegende Konzept wird in Abstimmung mit 14 mindesten einmal Jahr analysiert und weiter fortgeschrieben. Für die weitere Erarbeitung und den Ausbau der Fachaufsicht werden auch die Rückmeldungen aus den Dienststellen berücksichtigt, die sich durch den regelmäßigen Austausch z.B. im Rahmen der Auswertungen und der fortlaufenden Unterstützung ergeben. 8 Anlage I Klärung für den Einstieg in die Nutzung Vertragsmanagement - Welche Bereiche/Personen der Dienststelle schließen Verträge mit Dritten ab? - Wer unterzeichnet im Amt die Verträge? o Beachte: Dienstanweisung über den Abschluss von Dienst- und Werkverträgen https://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/intranet/bibliothek/anweisungen/pers onal/00167/rechtsnorm.html Dienstanweisung über den Abschluss von Dienst- und Werkverträgen - Stadt Köln Intranet (stadtkoeln.de) - Wie viele Verträge werden in der Woche/im Monat/im Jahr abgeschlossen? - Welche Art von Verträgen schließen Sie vorrangig ab? - Welches Betragsvolumen haben die einzelnen Verträge? - Mit welchen natürlichen oder juristischen Personen schließt Ihre Dienststelle am häufigsten Verträge ab? - Gibt es in Ihrer Dienststelle Verträge im Rahmen von o Selbstverwaltungsaufgaben, Art. 28 Abs. 2 GG, Art. 78 Abs. 2, 3 und 4 VerfNRW, §§ 2, 3 Abs. 1 GO NRW o Pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben, auf der Grundlage von Bundes- oder Landesgesetzen (z.B. Bau und Unterhaltung von Schulen und KiTas, Abwasser und Abfall, Jugend- und Sozialhilfe, Bauleitplanung, Gleichstellung, …) o Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung, Art. 78 Abs. 4 S. 2 VerfNRW, § 3 Abs. 2 GO NRW o Auftragsangelegenheiten von Bund und Land - Identifizieren Sie über die Finanzsachbearbeiter Vertragsbeziehungen zu externen Zahlungsempfängern. Gibt es (regelmäßige) Zahlungsverpflichtungen? - Wo sind die Originalverträge vollständig aufbewahrt? An einem Ort gebündelt? Dezentral bei allen Sachbearbeiter*innen? - Wer behält Wiedervorlagen, Kündigungsfristen etc. im Blick? Hier bietet sich der Workflow „Wiedervorlage“ in DMS an (das gilt für die Ablageumgebung der E-Akte, die Ablageumgebung Vertragsmanagement hat den Workflow WV noch nicht implementiert). Stichwort: Vertragspflege – Zuständigkeit? - Wie wird bei Wechsel von Stelleninhabern/Verantwortlichen sichergestellt, dass Vertragsmanagement und Wiedervorlagen übertragen werden? 9 - Wie stellen Sie bei einem Wechsel von Verantwortlichen die Wissensbewahrung sicher? - Gibt es für Ihren Bereich aufgrund gesetzlicher Vorschriften besondere Aufbewahrungsfristen für Verträge und die dazugehörenden Dokumente (z.B. Finanzierungsübersichten, Pläne, …)? - Gibt es für Ihre Dienststelle einen gültigen Teilaktenplan? Bildet u.a. die Grundlage für das strukturierte Ablegen der Verträge. - Welche Stolpersteine hatten Sie bisher im Umgang mit ihren Verträgen? 10 Anlage II 11 12 13 14 15 16 17 18