Aktuelle Situation in der KFZ-Zulassungsstelle

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/34/341 
 
Vorlagen-Nummer  05.03.2021 
 3700/2020 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 08.03.2021 
 
Aktuelle Situation in der KFZ-Zulassungsstelle 
Ausgangslage: 
Auf Antrag der FDP-Fraktion (AN/1163/2020) wurde im Rahmen einer aktuellen Stunde betreffend 
„Bearbeitungsstau in Kfz-Zulassungsstelle auflösen“ der entsprechende Sachverhalt in der Sitzung 
am 31.08.2020 beraten und seitens des Ausschusses als erledigt gewertet. Unter Verweis auf die 
Niederschrift hat die Verwaltung umfangreich informiert. Darauf aufsetzend hat Herr Dr. Elster um 
erneute Darstellung der Situation in der ersten Sitzung der neuen Wahlperiode gebeten. 
 
Dieser Bitte kommt die Verwaltung mit der anschließenden Darstellung nach. 
 
Aktuelle Sachstände: 
 
Die nachfolgende Darstellung geht ein auf die Punkte 
(1) Gesamtsituation 
(2) Privatkunden 
(3) Groß- / Gewerbekunden 
(4) IT-Maßnahmen / online-Dienste 
 
Zu (1) Gesamtsituation 
 
Das Jahr 2020 war für die Zulassungsstelle -wie für viele andere Geschäfts- und Verwaltungsbe-
reiche auch- stark von der Corona-Pandemie und deren Auswirkungen gekennzeichnet. Nach ei-
ner kurzzeitigen Schließung von zwei Tagen im März wurde (nach einer zweiwöchigen Öffnungs-
phase nur für Notfälle) auf ein Terminmodell umgestellt, um den Anforderungen des Publikums-
verkehrs in Zeiten einer Pandemie gerecht zu werden und den Schutz der Mitarbeiter*innen und 
Kund*innen sicherzustellen. Gleichwohl ergaben sich im Rahmen des zweiten „Lock down“ durch 
Personalausfall von rd. 10 Kräften über zwei Wochen (Corona-Erkrankung, Quarantäne von rd. 
einem Fünftel aller Zulassungskräfte) zusätzliche Herausforderungen für die Sicherstellung des 
Betriebs. Um der besonderen Situation des Kfz-Handels in der Pandemie Rechnung zu tragen 
wurde außerdem erstmalig eine Sonderöffnung während der Betriebsferien ermöglicht. 
 
Abgeschlossen wurde das Arbeitsjahr 2020 mit lediglich 615 offenen Fällen (dies entspricht in 
etwa dem Arbeitsvolumen eines durchschnittlichen Arbeitstages) aus der Kalenderwoche 
52/2020 bzw. mit Datum 22.12.20. Dieser Arbeitsvorrat wurde in das Jahr 2021 übernommen und 
in den beiden ersten Arbeitstagen des Jahres 2021 bzw. nach Betriebsferien-Ende vollständig 
abgearbeitet. 
 
Trotz der insgesamt herausfordernden Gesamtumstände konnten so insgesamt 919.888 Bearbei-
tungs-Vorgänge (Zulassungen, Gebühren und Anzeigen) abgewickelt werden. Die folgende Ta-
belle zeigt die entsprechenden Fallkategorien bezogen auf die im Focus stehende Kernthematik 
„Zulassung“ mit den Zahlen der Jahre 2020 und 2019. Zusätzlich sind (in der rechten Spalte) die

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über die Aufrufanlage erfassten Kundenzahlen notiert.  
 
 
Jahr Neuzulassungen Umschreibungen 
von außerhalb 
Umschreibungen 
innerhalb Köln  
Abmeldungen 
von Kfz 
Wiederzulassungen 
gleicher Halter 
Kundenzahl 
Gemessen  
an den  
Aufrufern 
2020 55.543 56.981 23.641 103.029 2.902 120.968 
2019 76.242 54.213 25.755 107.432 3.231 142.059 
 
Die im Vergleich der Fallzahlen 2020 und 2019 festzustellende Abweichung bei den Fallzahlen ist 
neben den Corona-bedingten Herausforderungen insbesondere darauf zurückzuführen, dass die 
die Autoproduktion nach Angaben des Branchenverbandes VDA von 2019 zu 2020 bundesweit 
gesunken ist, sodass die Zulassungsbedarfe der Kunden insgesamt niedriger ausfallen. Dies zei-
gen auch die Zahlen des Kraftfahrtbundesamtes, die deutschlandweit einen erheblichen Rück-
gang der Zulassungen verzeichnen. 
 
Bezüglich der Kundenzahl war festzustellen, dass in 2020 mehr Privatkunden die Option der Be-
auftragung von gewerblichen Zulassungsdiensten genutzt haben (zu den Gewerbekunden s. un-
ter (3)).  
 
Zu (2) Privatkunden 
 
Wie eingangs erwähnt, erfolgte die Umstellung von einem überwiegend an Lauf- / Spontan-
Kundschaft orientierten Bedienungsmodell auf das nun überwiegend praktizierte Terminmodell 
„von jetzt auf gleich“ und sehr situativ angesichts der Corona-Einschränkungen im März 2020: 
Nach anfänglichen Umstellungsschwierigkeiten zeigen sich in der Anwendungspraxis inzwischen 
deutlich die Vorteile wie Verlässlichkeit und Planbarkeit. Im Rahmen des Terminmodells werden 
sowohl langfristige als auch Tagestermine angeboten. Die Taktung pro Termin umfasst 10 Minu-
ten, wobei je nach Fallart ggf. 2 Takte pro Kunde berücksichtigt werden.  
 
Langfristige Termine können seit 08.03.21 mit Vorlauf von bis zu sechzig Tagen (zuvor: fünfund-
vierzig Tage) gebucht werden. Pro Woche (Montag bis Freitag) werden so im Durchschnitt rund 
2.350 Termine verwaltungsseitig angeboten. Tagestermine können morgens ab 7.30 Uhr online 
oder telefonisch für den jeweiligen Tag gebucht werden. Pro Tag werden in Abhängigkeit vom 
jeweils vorhandenen Personalbestand zwischen 100 und 250 Terminen angeboten. 
 
Sog. Kurzanliegen (Abmeldungen und Neusiegelungen bei Verlust) können außerdem seit dem 
15.09.2020 auch ohne Termin bearbeitet werden. Hierfür wurde eine zusätzliche Stelle für diesen 
Service geschaffen. Auf diesem Weg werden neben den o. g. Terminkunden durchschnittlich wei-
tere ca. 75 Bürger*innen bedient.  
 
Beide Instrumente, Kurzanliegen und die arbeitstäglich je neu und umfänglich eingespeisten Ta-
gestermine flankieren das Modell der langfristigen Terminvergaben, welches bearbeitungsinten-
sive Vorgänge planbar machen und deren Abwicklung ohne die in der Vergangenheit teilweise 
festzustellenden sehr lange Wartezeiten der Kund*innen vor Ort in der Besuchenden-Zone der 
Max-Glomsda-Str. ermöglichen soll. Diese Vorteile zeigen sich auch in der Praxis, allerdings sind 
neben diesen Vorteilen derzeit zwei Herausforderungen zu bewältigen: 
 
Zum einen ist die Anzahl der „No-Show-Termine“ mit 20% trotz Erinnerungsmail mit Absagefunk-
tion insgesamt weiterhin zu hoch. Allerdings sind die entsprechenden Funktionen der aktuellen 
Terminsoftware in diesem Segment nicht optimierbar. Um dem entgegenzuwirken hat die Verwal-
tung das Tagesterminangebot stetig und über den Umfang von mehr als den 20 Prozent No-
Show-Terminen ausgebaut. Gleichwohl ist immer wieder festzustellen, dass Kunden auf Ver-
dacht oder zur Auswahl mehrere Termine buchen und dann die nicht benötigten verfallen lassen. 
 
Zum zweiten ist die aktuelle Situation bei langfristigen Terminvereinbarungen mit einer Vorlauf-
zeit von bis zu vier Wochen aus Sicht der Verwaltung nicht hinnehmbar. Ziel ist es, hier – auch

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über die Bewerbung der Tagestermine und den Einsatz der stadtweit in 2021 zur Verfügung ste-
henden neuen Terminsoftware – auf eine Terminvorlaufzeit von ca. ein bis max. zwei Wochen zu 
kommen. 
 
Zu Beginn dieses Jahres hat sich die Terminsituation aktuell durch den Wegfall der Samstagsöff-
nungen erschwert. Die im AVR am 25.01.21 behandelte Situation der Samstagsdienste im Stan-
desamt (AN/0202/2021) trifft auch die Zulassungsstelle. Hier ist die Verwaltung mit der Personal-
vertretung im intensiven Austausch mit dem Ziel, das Angebot der Samstagsöffnung möglichst 
zeitnah wieder zu ermöglichen. Für ein dazu notwendiges Dienstplanmodell wurden verwaltungs-
seitig 5,50 Sachbearbeitungsstellen zusätzlich bereitgestellt, die sich aktuell im Ausschreibungs-
verfahren befinden. Sobald das entsprechende Personal eingewiesen und eingearbeitet ist, wird 
sich die Verstärkung auch auf die Terminangebote insgesamt auswirken. 
 
Bezüglich der konkreten Privatkundenbedienung ist schließlich darauf hinzuweisen, dass unter-
jährig alle Schalterinseln mit EC-Geräten ausgestattet wurden. Ziel ist für 2021, die Zahl der sog. 
Handkassen-Schalterplätze weiter zu reduzieren zu Gunsten der aufwandsärmeren unbaren 
Zahlung per EC-Cash. Ferner sollen neben der EC-Cash-Zahlung auch weitere bargeldlose Zah-
lungsmittel (Kreditkarte etc.) angeboten werden. 
 
Zu (3) Groß- / Gewerbekunden 
 
Im Bereich der Groß- und Gewerbekundenbedienung stellt sich die Situation deutlich verbessert 
und insgesamt als sehr zufriedenstellend dar. Zum einen konnten in zahlreichen Gesprächen der 
Verwaltung mit Vertreter*innen der Autobranche Einvernehmen erzielt werden, dass die Kfz-
Zulassungsstelle nicht für Bearbeitungszeiten bei Zulassungsdiensten o.ä. verantwortlich ge-
macht werden kann, sondern maßgebliche Messgröße / Leistungswert hier allein die reine Zeit in 
der Zulassungsstelle, d.h. von Einlieferung bis Auslieferung, sein kann. Als angemessene Regel-
größe konnte hier der im Verlauf des Herbstes und Winters der Regelwert von „maximal bis zu 3 
Arbeitstagen“ sichergestellt werden - d.h. praktisch: Großkunden-Einlieferung am Montag, Abho-
lungsfertig am Mittwoch. Dieser Wert von „bis zu drei Arbeitstagen“ ist stabil. 
 
Darüber hinaus wurde das alternierende Einlieferungssystem der Großkunden unterjährig nach 
vorheriger entsprechender Abstimmung konsensual so umgestellt, dass nun arbeitstäglich von 
Montag bis Freitag jeder Großkunde einliefern kann. Auch weitere kleinere Änderungen wie z. B. 
die Einführung von Sammelrechnungen für Großkund*innen, wurden von diesen positiv aufge-
nommen und generieren für die Zulassungsstelle Prozessvereinfachungen. 
 
Auf Wunsch der Kfz-Innung und einiger Kfz-Betriebe hat die Zulassungsstelle durch freiwillige 
Dienste am 30.12.2020, also innerhalb der Betriebsferien, einen Sonderservice für das Gewerbe 
vorgehalten: Angesichts der von der Branche angekündigten signifikanten Mengen an erwarteten 
Zulassungsvorfällen aufgrund der zum 31.12.2020 auslaufenden Mehrwertsteuerreduzierung und 
im Raum stehender Volumenzulassungen der Hersteller wurde ein Annahmegebot der Zulas-
sungsstelle für den 30.12.2020 etabliert, um eine Zulassung noch in 2020 zu gewährleisten. Die 
Inanspruchnahme dieses mehrfach angekündigten Services fiel allerdings sehr überschaubar 
aus: Nur vier Gewerbekunden lieferten summarisch 89 Vorgänge ein, davon 35 Neuzulassungs-
vorgänge und 54 andere Anliegen (Abmeldungen, Ummeldungen, Umschreibungen).  
 
Erkennbar wurde schließlich in 2020, dass die Raumsituation u. a. für den Großkundenbereich 
bzw. dessen Bedarf nicht optimal ist. Es steht daher für 2021 / 2022 eine entsprechende Neuauf-
teilung der vorhandenen Flächen in der Max-Glomsda-Str. an, um – zusammen mit einer geplan-
ten notwendigen neuen Möblierung – den Kundenempfang bzw. deren Bedienungssituation am 
Schalterplatz inkl. der Privatkundencounter zu verbessern und die internen Abläufe der bisher ge-
trennten Arbeitsbereiche „Großkunden“ und „Privatkunden“ flexibler ausgestalten zu können. 
 
Zu (4) IT-Maßnahmen und online-Angebote 
 
Im August 2020 wurde nach umfangreichen Vorbereitungsmaßnahmen die Stufe III des online-
Portals i-KFZ (internetbasierte Kfz-Zulassung) produktiv gesetzt. Nach einigen Optimierungs-

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maßnahmen an der Zugangsseite, den textlichen Erläuterungen etc. wurde am 28.01.2021 per 
Pressemitteilung die Öffentlichkeit hierüber informiert. Der Dienst wird seitdem auch von 
Kund*innen in Anspruch genommen, allerdings richtet sich der neue online-Dienst aufgrund der 
vom Gesetzgeber definierten Zugangsvoraussetzungen tendenziell eher an IT-affine Kund*innen. 
 
Das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur hat nach der Etablierung von i-Kfz 
Stufe I, Stufe II und nun Stufe III die nächste Stufe angekündigt: Stufe IV soll juristischen Perso-
nen eine online-Zulassung ermöglichen. Allerdings sind die Aussagen der Bundesebene zu kon-
kreten Einführungsterminen und der künftigen genauen Detailausgestaltung unverändert vage. 
Somit liegt keine belastbare Arbeitsgrundlage für die Fachverfahrenshersteller vor. Hinzu kommt, 
dass zwischen Bundesebene und Kraftfahrtbundesamt sowie zwischen Bund und Ländern als 
auch zwischen Kfz-Branche und Bund bzw. innerhalb der Kfz-Branche unterschiedliche Vorstel-
lungen zur detaillierten Ausgestaltung von Stufe IV existieren. Die Verwaltung erwartet daher e-
her eine mittelfristige denn eine kurzfristige Gesetzgebung zur Einführung der nächsten i-Kfz-
Stufe. 
 
Um als Kölner Zulassungsstelle dennoch Gewerbekunden eine – gemeinsame – Arbeitserleichte-
rung zu ermöglichen, wird die Verwaltung im Rahmen eines Projekts in 2021 die dem Grunde 
nach vorhandene Schnittstelle „x-KFZ“ dahingehend prüfen und möglichst so öffnen, dass sie 
künftig von (autorisierten) Gewerbe-Kunden bedient werden kann. Ein solches Modell dürfte 
deutlich schneller als „i-Kfz Stufe IV“ fertiggestellt sein und darüber für eine automatisierte Da-
tenübermittlung der Großkunden bzw. automatisierte Übernahme in die Kölner Software Zeit-, 
Arbeits- und Qualitätsvorteile generieren. Geplant ist in 2021 zuerst ein Pilot mit bis zu 2 Gewer-
bekunden (je ein Partner aus der Kategorie Hersteller und Zulassungsdienst) und im Anschluss 
daran ein Ausrollen auf alle interessierten Gewerbetreibenden.  
 
Unabhängig hiervon werden Digitalisierungsprojekte für die KfZ-Zulassungsstelle vorangetrieben:  
 
So wird die wichtige Fachsoftware der Zulassungsstelle „OK.Verkehr“ sowie deren separater 
Komponente OK.Cash in Zusammenarbeit mit 12 – Amt für Informationsverarbeitung verbessert, 
um hierüber weitere Beschleunigungseffekte zu erzielen. 
 
Darüber hinaus steht mit der o. g. stadtweiten Einführung einer neuen Termin-Software in 2021 
bzw. deren Ausrollen auch auf die Kfz-Zulassungsstelle eine deutliche Verbesserung beim jewei-
ligen Terminvereinbarungsprozess für die Kund*innen wie auch die Zulassungsstelle an. 
 
gez. i.V. Frau Prof. Dr. Diemert Dezernat I