Langfristige und innovative Planung der Raumkapazitäten für die Verwaltungsmitarbeiterinnen und –mitarbeiter der Stadt Köln - zu AN/1789/2018

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer 17.01.2019 
 0045/2019 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 04.02.2019 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 04.02.2019 
 
Langfristige und innovative Planung der Raumkapazitäten für die Verwaltungsmitarbeiterinnen 
und –mitarbeiter der Stadt Köln - zu AN/1789/2018 
Die SPD-Fraktion stellte zur Sitzung des Betriebsausschusses der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln 
am 25.06. und am 10.12.2018 die folgende Anfrage: 
„Mit den aktuellen dringlichen Anmietungen und den damit verbundenen Umzügen von Dienststellen 
wird nicht erkennbar, welche Strategie die Verwaltung beim Raum- sowie auch beim Standort-
Management städtischer Dienststellen verfolgt. 
 
Wie sieht die langfristige Strategie zum Standort-Management der Verwaltungsliegenschaften im 
Stadtgebiet aus? 
Welche langfristige Strategie verfolgt die Stadt Verwaltung für die Schaffung von Raumkapazitäten für 
die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? 
 
Die Antwort ist auch dem Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen zur Verfügung zu  
stellen.“ 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Im Rahmen des Projektes „strategisches Büroflächenmanagement und zukunftsfähiger Arbeitsplatz“ 
soll die Praxis der Bereitstellung von Büroflächen zukunftsorientiert aufgestellt und optimiert werden.  
Ziel ist die Sicherstellung der kurz-, mittel- und langfristigen Büroflächenbedarfe unter Berücksichti-
gung aller Einflussfaktoren. In einem ersten Schritt ist eine umfassende Bestandsaufnahme der der-
zeitigen Bürostandorte erfolgt.  
Im nächsten Schritt bedarf es der Entwicklung einer Zukunftsperspektive sowie eines strategischen 
Steuerungs- und Umsetzungskonzeptes, das die beeinflussenden Parameter wie zum Beispiel die 
zukünftige Entwicklung des Personalbestandes und des Gebäudebestandes sowie die Digitalisierung, 
aufführt und Handlungsalternativen und -empfehlungen ableitet.  
Für die Umsetzung dieser Ziele muss ein verbindlicher Prozess mit festen Verantwortlichkeiten und 
Zuständigkeiten festgelegt werden.  
 
Festzulegende Parameter sind:  
- Betrachtung des Gebäudebestandes im Sondervermögen (als Teil der Bestandsaufnahme zu  
ergänzen)  
- Qualifizierte Schätzung des kurz-, mittel- und langfristigen Personalbedarfs, auch unter Berücksich-
tigung der Prognosen als „wachsende Stadt“, und dessen Verteilung auf die Dienststellen  
- Festlegung transparenter Entscheidungskriterien für die Standortwahl (beispielsweise abhängig von 
der Aufgabe der jeweiligen Dienststelle, notwendiger Erreichbarkeit für die Bürger und Bürgerinnen 
und politischer Intention) unter Berücksichtigung gesamtstädtischer Interessen sowie konkurrierender 
städtischer Belange

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- Entwicklung von Steuerungsmethoden unter strategischen Gesichtspunkten, zum Beispiel für das 
Erarbeiten von Handlungsalternativen und Entscheidungskriterien für verschiedene Szenarien wie  
o Vermeidung der zeitgleichen Beendigung mehrerer Mietverträge  
o Weiteranmietung  
o Anmietung von Büroflächen  
o Synergien, zum Beispiel durch Konzentration von Nutzungen an einem Standort  
(Zusammenlegung von kleineren Flächen zu einer größeren Fläche)  
o Bau eigener Büroflächen  
o Identifizierung und Realisierung von Wertschöpfungspotentialen bei mindergenutzten Flächen  
- Evaluierung Flächeneffizienz und Wirtschaftlichkeit zwecks Entwicklung von Flächenkennzahlen 
(Definition Büroraum, Besprechungsraum, Verkehrsfläche, Zuschlagssätze für Gemeinschaftsfläche)  
- Kritische Betrachtung der bestehenden organisatorischen Strukturen, Zuständigkeiten und  
Kompetenzen mit dem Ziel einer klaren, effektiven Prozessorganisation  
- Empfehlung verschiedener Bürostandards unter Berücksichtigung der Anforderungen der verschie-
denen Dienststellen (geschlossene Räume, Open Space, Flex Office), gegebenenfalls Anpassung 
städtischer Vorgaben zu Raumbelegungen  
 
Bis Mitte des 2.Quartals 2019 sind erste Ergebnisse zu erwarten, über die zeitnah berichtet wird. 
 
 
Gez. Greitemann