Gesamtstädtisches Fördermittelmonitoring für akquirierte Fördermittel in 2022

Dezernat, Dienststelle  
OB/01/3 
 
Vorlagen-Nummer 24.04.2023/ 
*17.05.2023 
 0994/2023 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 08.05.2023 
*Finanzausschuss 12.06.2023 
 
Gesamtstädtisches Fördermittelmonitoring für akquirierte Fördermittel in 2022 
Überblick: 
Mit Ratsbeschluss 3887/2018 wurde im April 2019 das Konzept zur Fördermittelakquise und -
abwicklung von EU-Drittmitteln beschlossen. Dafür wurde im Jahr 2019 eine Einheit im Büro 
Europa und Internationales (01/3) im Amt der Oberbürgermeisterin organisatorisch eingerich-
tet. Bestandteil dieses Ratsbeschlusses und Konzeptes war im ersten Schritt die Etablierung 
einer Datenbank zur Sicherstellung eines gesamtstätischen Fördermittelmonitorings. 
Mit dem Fördermittelmonitoring soll Transparenz über die eingeworbenen Fördermittel ge-
schafften werden.  
Um ein Monitoring zu gewährleisten wurde seitens der ab Juli 2021 aufgebauten Serviceein-
heit für Drittmittel bei 01/3 eine Excel-basierte Datenbank entwickelt. Die bis dahin erfolgten 
Bemühungen, eine entsprechende externe Datenbanklösung zu finden, haben zu keinem Er-
folg geführt. Die auf dem Markt erhältlichen Programme konnten die Bedarfe der Stadt Köln 
nicht abdecken oder erwiesen sich als nicht kompatibel. Die Excel-basierte Datenbanklösung 
speist sich weitestgehend aus Daten der Bewilligungsbescheide der Dienststellen, die von 
01/3 eingepflegt werden.  
Das Jahr 2022 bildet somit den Startpunkt des übergreifenden Fördermittelmonitorings der 
Stadt Köln, sodass nun erstmalig ein Gesamtüberblick der akquirierten Fördermittel vorliegt. 
Die Summe der bewilligten Fördermittel für 2022 beträgt insgesamt rund 160,6 Mio. €.  
 
 
I. Erläuterungen zur Erfassung  
 
Die Grundlage dieses Fördermittelmonitorings und der Auswertungen sind die Bewilligungs-
bescheide, welche die Dienststellen von den Fördergeber*innen erhalten. Da Art und Umfang 
der Fördereinnahmen in den Dienststellen sehr unterschiedlich sind, ist dies der kleinste ge-
meinsame Nenner aller geförderten Bereiche. Es werden alle Fördermittel erfasst: EU, Bund, 
Land und Sonstige. 
Geplante Förderungen, auch wenn bereits Anträge gestellt wurden, sind in der Auswertung 
bisher nicht enthalten.  
Die Förderungen die die Stadt Köln erhält werden in „Förderungen im engeren Sinne“ und in

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„Förderungen im weiteren Sinne“ unterschieden. 
„Fördermittel im engeren Sinne“ sind Projektfördermittel für die die Möglichkeit einer Absage 
besteht, da die Stadt Köln im Wettbewerb um die Fördermittel steht. 
Außerdem handelt es sich um Fördermittel die der Stadt Köln nicht aufgrund eines Gesetzes 
oder eines anderen Rechtsanspruches (z.B. Konnexitätsprinzip) zugehen; die Stadt Köln hat 
also kein Anrecht auf dieses Geld.  
Fördermittel „im weiteren Sinne“ hingegen sind nicht unmittelbar von der Stadt Köln beein-
flussbar. Das bedeutet, dass die Entscheidung über die Zuteilung und Höhe der Fördermittel 
projektunabhängig getroffen wird. 
Fördermittel, die weitergeleitet werden (z.B. an externe Träger oder städtische Beteiligungen) 
und nicht dem städtischen Haushalt zugehen, werden ebenfalls in der Datenbank erfasst und 
lassen sich herausfiltern. 
 
Insgesamt wurden 364 Bewilligungsbescheide aus 44 Dienststellen ausgewertet. Es liegt da-
mit ein vollständiger Überblick über die Stadt Köln vor. 
 
 
 
 
II. Fördermittelmonitoring: 
 
Die Auswertungsmöglichkeiten des Fördermittelmonitorings sind sehr vielfältig und statisch 
nur schwer darstellbar. 
Im Folgenden werden exemplarisch einige gesamtstädtische Auswertungen aufgeführt.  
Die Angaben, die als „Nicht im Haushalt“ aufgeführt sind, beziehen sich auf Dienststellen die 
nicht direkt über den städtischen Haushalt abgerechnet werden (z.B. eigenbetriebsähnliche 
Einrichtungen), sodass ihnen kein Produktbereich bzw. keine Produktgruppe zugeordnet wer-
den kann.  
 
Die folgenden Auswertungen gliedern sich nach Produktbereichen, Fördermittelgeber*innen, 
und Leitsätzen der Stadtstrategie (Kölner Perspektiven 2030+).

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a)  Aufteilung nach Produktbereichen der Stadt Köln gesamt (=Fördermittel im en-
geren und weiteren Sinne): 
 
 
 
 
 
Durch u.a. das bundesweite Förderprogramm „DigitalPakt Schule“ und das Aktionsprogramm 
„Aufholen nach Corona für Kinder und Jugendliche“ weist der Produktbereich Schulträgerauf-
gaben die höchsten Fördermittel auf. Hierbei handelt es sich um Fördermittel im weiteren Sin-
ne, die der Stadt Köln per Förderrichtlinie zugeteilt bzw. per fachbezogener Pauschale zuge-

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wiesen wurden.  
 
 
b) Auswertung nach Fördermittelgeber*innen: 
 
 
 
Fast alle Förderungen im Produktbereich 03 „Schulträgeraufgaben“ werden durch das Land 
NRW erbracht, unter anderem auch die unter a) genannten Programme „DigitalPakt Schule“ 
und „Aufholen nach Corona für Kinder und Jugendliche“.

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c) Auswertung nach Leitsätzen der „Kölner Perspektiven 2030+ 
 
 
Die Zuordnung zu den Leitsätzen erfolgte von den Dienststellen. Eine Doppelnennung war 
nicht möglich. 
Die Auswertung bezieht sich auf die Fördersumme, nicht auf die Anzahl der Bescheide. 
 
  
 
 
 
 
 
 
d) Aufteilung nach Produktbereichen der Stadt Köln (nur Fördermittel im engeren 
Sinne) 
 
Von den rund 160 Mio. €, die in 2022 akquiriert wurden, sind rund 71 Mio. € Fördermittel im 
engeren Sinne, um die die Stadt sich erfolgreich beworben hat. 
 
Bei Betrachtung der Fördermittel im engeren Sinne wir deutlich, dass der am stärksten geför-
derte Produktbereich 03 nicht mehr auftaucht und die Darstellung etwas heterogener ist. Es 
bedeutet aber auch, dass die Förderungen im größten geförderte Produktbereich nicht direkt 
von der Stadt Köln gesteuert werden können.

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III. Einordnung des Fördermittelmonitorings, der Datenbank und weiteres Vorge-
hen: 
 
Das bisher aufgebaute Fördermittelmonitoring ist ein System, das einen detaillierten Überblick 
über die akquirierten Fördermittel der Stadt Köln geben kann. Es ist unabhängig vom Haus-
haltsystem sowie vom dezentralen Projektcontrolling und generiert weder dazu noch daraus 
Daten. Detailliertere Projekt- und Haushaltsinformationen müssen von der projektverantwortli-

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chen Fachdienststelle erläutert werden. Eine Verknüpfung zum Haushaltssystem ist nicht vor-
gesehen, da die Datengrundlagen, die Adressaten und die Bedarfe des Haushalts sowie des 
Projektcontrollings sehr unterschiedlich sind und deren Verknüpfung eine Komplexität verur-
sacht, die im Verhältnis zu wenig an Mehrwert bringt. Das gesonderte Erfassen von Förder-
mitteldaten wäre auch durch eine Verknüpfung weiterhin notwendig, da sowohl für den Haus-
halt als auch für das Projektcontrolling andere Daten erfasst werden. Auch andere Städte (wie 
beispielsweise Bonn, Düsseldorf, Duisburg, Dortmund oder Osnabrück) planen diese Berei-
che nicht zu verknüpfen bzw. arbeiten beim Fördermittelmonitoring mit einem eigenständigen 
System. 
Die hier erwähnten Kommunen befinden sich, bis auf Osnabrück, mit ihrem Fördermittelmoni-
toring noch im Aufbau. Das bedeutet, dass ein interkommunaler Vergleich nicht möglich ist. 
Nur Osnabrück hat für 2022 seine bewilligten akquirierten Fördermittel veröffentlicht. Hierbei 
muss allerdings beachtet werden, dass die Stadt Osnabrück keine Aufteilung in Fördermittel 
im engeren Sinne vornimmt. Die Fördermittel im Bewilligungszeitraum 2022 betrugen in Osn-
abrück rund 33,7 Mio. €. 
 
Die Zeiträume, auf die sich das städtische Fördermittelmonitoring bezieht, sind die Bewilli-
gungszeiträume aus den Bescheiden, andere Zeiträume für die Förderprojekte wie z. B. der 
Durchführungszeitraum spielen in den Auswertungen keine Rolle. 
Das Fördermittelmonitoring zeigt die Summen der bewilligten Fördermittel, diese entlasten 
nicht unbedingt in dieser Höhe in diesem Jahr den Haushalt. Die bewilligten Mittel haben un-
terschiedlichen Einfluss auf den Haushalt (investiv/konsumtiv). Außerdem werden einige Mittel 
zwar von der Stadt Köln akquiriert, aber dann weitergeleitet und kommen dem Haushalt der 
Stadt Köln nicht direkt zugute. 
Das Fördermittelmonitoring basiert aktuell vollständig auf Excel. Excel eignet sich mit seinen 
Auswertungsmöglichkeiten sehr gut, deckt die aktuellen Bedarfe ab und ist ein sehr guter, 
günstiger und niederschwelliger Einstieg um Fördermittel bei der Stadt systematisch zu erfas-
sen und die notwendigen Abfrageparameter zu erarbeiten. Das Vorgehen wurde gesamtstäd-
tisch sehr gut angenommen. Allerdings kann Excel die langfristigen Bedarfe im Hinblick auf 
eine Fördermittelsteuerung nicht alle abdecken. 
Zurzeit wird an einer Ausschreibung für eine Server-basierte Datenbank gearbeitet, damit die 
Erfassung der Daten nicht mehr lokal, sondern über einen Server laufend für mehrere Bear-
beiter*innen gleichzeitig möglich sein wird. Außerdem soll ein Zugriffs- und Rollenkonzept den 
Dienststellen ermöglichen, selbstständig ihre Daten zunächst zu sehen und später dann auch 
selbstständig erfassen zu können. 
Weiterhin ist geplant, zukünftig neben den Bewilligungsbescheiden auch die Fördermittelan-
träge und weitere Angaben für mögliche Auswertungs- und Steuerungsszenarien zu erfassen.  
 
Der AVR wird zukünftig jährlich über die Jahresergebnisse informiert. 
 
 
Gez. Blome