Einfache Sprache als Verwaltungsstandard

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Anlage 1  
Auszüge aus der Leitlinie „Amtssprache: Einfach – Eine Leitlinie für einfache 
und verständliche Verwaltungssprache als Beispiele für den Inhalt 
  
1. Abschnitt - Einleitung 
 
1.4 Es geht auch einfacher – Mehrwert von Einfacher Sprache 
Grundsätzlich ist Sprache nicht starr, sondern lebendig und verändert sich 
durch unterschiedlichste Einflüsse. Sprache ist immer abhängig von den 
Menschen, die sie sprechen oder verstehen und wird von ihnen verändert. 
Sprache ist außerdem abhängig von den Situationen, in denen sie 
gesprochen, geschrieben und wahrgenommen wird. Dies zu beachten ist 
notwendig und wichtig – besonders im Hinblick auf unsere 
Verwaltungssprache. Sie muss nicht so kompliziert bleiben, wie sie in vielen 
Bereichen noch ist. 
 
Einfache Sprache bietet viele Lösungsmöglichkeiten an, um schwierige 
Sachverhalte einfacher zu beschreiben. Einfache Sprache hilft somit dabei, 
die Kommunikation zwischen der Verwaltung und den Bürger*innen zu 
verbessern: 
 
• Texte in Einfacher Sprache sind leichter und schneller zu lesen. So 
sparen sich viele Menschen Zeit und vor allem Nerven. 
 
• Komplexe Inhalte werden durch Einfache Sprache verständlicher, weil sie 
in dieser Form leichter zugänglich sind. Die meisten Menschen haben 
wenig Lust oder kaum Zeit, sich mit schwer verständlichen Texten zu 
beschäftigen. Daher profitieren Menschen in belastenden oder stressigen 
Situationen ebenso von Einfacher Sprache wie Menschen mit 
„Bürokratiemüdigkeit“ oder Menschen mit Lese- und 
Schreibschwierigkeiten. Bei ihnen kommt hinzu, dass sie den Brief vom Amt 
nicht verstehen KÖNNEN – das hat nichts mit fehlender Mitwirkung oder 
Anstrengung zu tun. 
 
• Mitarbeitende müssen weniger Rückfragen beantworten, wenn 
Bürger*innen die Verwaltung besser und auf Anhieb verstehen. 
 
• Die Qualität und Vollständigkeit der eingehenden Anträge und Formulare 
verbessert sich. 
 
• Es bleibt mehr Zeit für effizientes und zielgerichtetes Arbeiten. 
 
• Einfache Sprache fördert außerdem die Zusammenarbeit zwischen der 
Stadtverwaltung und den Bürger*innen unserer Stadt. 
 
• Sie baut eine Brücke zwischen der Fachsprache der Verwaltung und der 
Alltagssprache der breiten Bevölkerung, die auf Informationen und 
Dienstleistungen ihrer Verwaltung angewiesen ist.

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Einfache Sprache schafft Vertrauen in die Verwaltung und stärkt 
unsere Demokratie. 
 
Wenn Sie Einfache Sprache in Ihren Texten anwenden wollen und noch nicht 
so viel Erfahrung haben, haben Sie Geduld mit sich. Es braucht etwas Zeit 
und Übung, von gewohnten Formulierungen abzurücken und mehr Begriffe 
aus der Alltagssprache zu nutzen. Vielleicht gelingt Ihnen nicht alles sofort. 
Fangen Sie mit einzelnen Empfehlungen für Einfache Sprache an, zum 
Beispiel damit, kurze Sätze zu schreiben, die Zielgruppe direkt anzusprechen 
oder aktive Verben zu benutzen. 
 
2. Abschnitt – Einfache Sprache – kompakt (siehe Anlage 2) 
Das Ziel dieser Leitlinie ist es, dass Bürger*innen die Verwaltung besser 
verstehen. Die Leitlinie soll Sie dabei unterstützen, Verwaltungssprache 
verständlicher zu machen. Die Möglichkeiten und Regelungen, die dabei 
helfen sollen, sind vielfältig. Sprache und Ausdrucksweise, Übersichtlichkeit, 
Service und Textgestaltung sind die wesentlichen Mittel, um die 
Kommunikation mit den Bürger*innen zu verbessern. 
Wenn Sie Fragen zur Rechtssicherheit Ihres Textes haben, nutzen Sie das 
Beratungsangebot von 30 Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen 
(siehe Ziffer 3.1.4 - Beratungsangebot). 
 
Inhalt der Leitlinie (Beispiele) 
3.3.1 Satzlänge 
Kurze Sätze fördern das Verständnis Ihres Textes. Nutzen Sie daher Sätze, 
die nur aus 15 bis 20 Wörtern bestehen. Versuchen Sie, die Satzlänge zu 
variieren. Kürzere Sätze mit zum Beispiel 8 oder 10 Wörtern sind natürlich 
auch erlaubt. Unterschiedlich lange Sätze sorgen dafür, dass Ihr Text 
interessant bleibt und erhöhen die Lesemotivation. 
 
Achten Sie darauf, dass Sie Informationen zusammenlassen, die 
zusammengehören. Vermeiden Sie es, unterschiedliche Informationen 
miteinander zu vermischen oder zu viele Informationen in einem Satz 
unterzubringen. 
 
Nicht so:  Besser so:  
Das Merkblatt, in dem alle Details 
zum Fördergeld enthalten sind, 
finden Sie, so wie wir es telefonisch 
am Dienstag besprochen haben, im 
Anhang 
Das Merkblatt finden Sie im Anhang. 
Darin sind alle Details zum 
Fördergeld enthalten. Wir hatten in 
unserem Telefonat am Dienstag 
darüber gesprochen.

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3.3.2 Aktiv/Passiv 
Aktiv formulierte Sätze machen Ihren Text lebendig, verständlicher und in den 
meisten Fällen auch kürzer. In Sätzen mit aktiven Verben befindet sich das 
Verb an einer früheren Stelle als im Passiv-Satz. Es ist also früher klar, um 
was es geht. Nutzen Sie aktive Verben, um „Wer macht was?“ oder „Wer will 
was?“ klarzustellen. Durch direkt formulierte Handlungsaufforderungen an 
Bürger*innen oder an Mitarbeitende erreichen Sie bessere Ergebnisse. 
Im Aktiv ist die handelnde Person wichtig, nicht das Geschehen. Beim Passiv 
liegt der Fokus auf dem Geschehen. Durch das Passiv ist nicht immer klar, 
wer handelt oder was genau von wem erwartet wird. 
 
Nicht so:  Besser so:  
Es wird gebeten, den Antrag beim 
Umwelt- und Verbraucherschutzamt 
einzureichen. 
Bitte reichen Sie Ihren Antrag beim 
Umwelt- und Verbraucherschutzamt 
ein. 
 
3.3.3 Substantivierung/Hauptwort-Stil 
Zu viele Substantive (Hauptwörter) können einen Satz unnötig schwerfällig 
und kompliziert werden lassen. Verben wirken klarer und direkter und damit 
besser verständlich. Nutzen Sie verständliche Verben statt 
Substantivierungen, um Vorgänge zu beschreiben.  
  
Nicht so:  Besser so:  
Die Notwendigkeit der Änderung des 
Auftrags wurde durch den Bauleiter 
festgestellt. 
Der Bauleiter hat festgestellt, dass 
der Auftrag geändert werden muss. 
 
3.5.3 Reihenfolgen 
Ihre Leser*innen sollten wichtige Informationen nicht suchen müssen. Setzen 
Sie daher die wichtigsten Informationen möglichst an den Anfang Ihres 
Textes. 
Achten Sie darauf, chronologische Reihenfolgen einzuhalten, wenn Sie 
Situationen beschreiben oder Handlungsanweisungen geben. 
Zum besseren Verständnis setzen Sie bereits bekannte Informationen vor 
Neuigkeiten und Allgemeines vor Besonderes. 
Setzen Sie Informationen für viele Leser*innen vor die Informationen, die nur 
für wenige wichtig sind.

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Anlage 2 
Die wichtigsten Empfehlungen auf einen Blick  
Allgemeines 
Informationen erhalten Sie ab Ziffer 3.1 – Allgemeines. 
Sprache und Ausdrucksweise (Stil) 
Informationen und Beispiele erhalten Sie ab Ziffer 3.2 – Verständlichkeit. 
Gliederung und Übersichtlichkeit 
 Informationen und Beispiele erhalten Sie ab Ziffer 3.5 - Gliederung. 
Service und Förderung der Zusammenarbeit 
Informationen und Beispiele erhalten Sie ab Ziffer 3.6 – Service. 
Textgestaltung 
Informationen und Beispiele erhalten Sie ab Ziffer 3.7 – Gestaltung. 
• Wen möchten Sie erreichen? 
• Was brauchen Ihre Leser*innen? 
• Was möchten Sie vermitteln? 
• Wie muss Ihr Text aussehen (Corporate Design)? 
• kurze Sätze (maximal 15 bis 20 Wörter); keine Schachtelsätze 
• aktive Verben; kein Passiv oder Substantivierungen 
• bekannte Wörter; auf Abkürzungen und Fremdwörter verzichten oder 
erklären 
• eindeutige Wörter; lange zusammengesetzte Wörter vermeiden 
• respektvoller Ton; kein „Anweisungs-Stil“ 
• Rechtschreibung beachten 
• geschlechtergerechte Sprache (Beachten Sie den Leitfaden.) 
• Barrierefreiheit beachten, mit Formatvorlagen arbeiten 
• Hervorhebungen sparsam verwenden 
• Icons, Symbole, Bilder sparsam und nur mit klarem Bezug zum Text 
einsetzen 
• Kontakt (-person) benennen 
• auf das weitere Verfahren hinweisen 
• auf zusätzliche Informationen oder Beratungsangebote hinweisen 
• Übersetzungsmöglichkeiten berücksichtigen („Übersetzungs-Tools“) 
• übersichtlich gliedern; Aufbau des Textes beachten 
• wichtige Informationen zuerst; Überflüssiges weglassen 
• Aufzählungszeichen oder Nummerierungen verwenden 
• Gesetzestexte oder Verweise in einem neuen Satz nennen

Dezernat, Dienststelle  
I/112/0 
 
Vorlagen-Nummer 18.11.2025 
 3086/2025 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren  
Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik 27.11.2025 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 08.12.2025 
 
Einfache Sprache als Verwaltungsstandard 
Die Verwaltung informiert mit dieser Mitteilung über den aktuellen Sachstand und die Fort-
schritte im Projekt „Einfache Sprache“. Zuletzt gab es eine Mitteilung im September 2024 
(Vorlage 2408/2024). 
Die Verwaltung hat diese Mitteilung in Einfacher Sprache geschrieben. 
 
Was wurde seit der letzten Mitteilung im Projekt erreicht?  
In Einfacher Sprache zu schreiben, gelingt meistens nicht sofort. Neben Informationen zu Ein-
facher Sprache brauchen die Mitarbeitenden Übung, Zeit und Unterstützungs-Angebote. Die 
Verwaltung hat daher geprüft, welche Unterstützungs-Angebote für die Mitarbeitenden wichtig 
sind. So sind unter anderem Prototypen eines Beratungsangebots und eines Regelwerks ent-
standen. Sie unterstützen die Mitarbeitenden dabei, Einfache Sprache anzuwenden. Prototy-
pen sind vereinfachte und noch nicht fertige Modelle. Für den Einsatz in den Dienststellen 
müssen sie noch besser gemacht werden. Das nennt man optimieren. 
 
 Das Beratungsangebot 
Der Prototyp “Beratungsangebot“ wurde optimiert. Mitarbeitende aus dem Amt für 
Recht, Vergabe und Versicherungen unterstützen die Mitarbeitenden dabei, nicht nur 
einfacher, sondern auch weiterhin rechtssicher zu schreiben. Die neuen Texte in den 
Anschreiben und Formularen entsprechen also auch weiterhin den rechtlichen Vorga-
ben. 
 Das Regelwerk 
Mitarbeitende aus dem Amt für Soziales, Arbeit und Senioren sowie aus dem Personal- 
und Verwaltungsmanagement haben den Prototyp „Regelwerk“ getestet. Die Tester-
gebnisse waren wichtig, um das Regelwerk zu optimieren. 
Das Deutsche Institut für Normung e. V. hat im Jahr 2024 eine Norm zur Einfachen 
Sprache veröffentlicht. Die Norm heißt „DIN 8581-1 Einfache Sprache – Anwendung für 
das Deutsche – Teil 1: Sprachspezifische Festlegungen“. Das Personal- und Verwal-
tungsmanagement hat die ausführlichen Empfehlungen aus dieser Norm in das Regel-

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werk eingearbeitet. Außerdem wurden viele Beispiele mit Bezug zur Stadtverwaltung er-
gänzt. Die Beispiele sollen den Mitarbeitenden dabei helfen, Einfache Sprache in ihrem 
dienstlichen Alltag zu nutzen. Aus dem Prototyp „Regelwerk“ wurde somit die Leitlinie 
„Amtssprache: Einfach – Eine Leitlinie für einfache und verständliche Verwaltungsspra-
che“. 
Die Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik hatte vorgeschlagen, die Leitlinie durch 
ein Beratungsbüro für Einfache Sprache prüfen zu lassen. Das war jedoch aus finanziel-
len Gründen nicht möglich. 
Das Personal- und Verwaltungsmanagement hat stattdessen Kontakt zu einer Fachex-
pertin für Einfache Sprache aus der Freien Hansestadt Bremen aufgenommen. Sie hat 
den Entwurf der Leitlinie im Rahmen einer kollegialen Beratung geprüft. Kollegiale Bera-
tung bedeutet unter anderem, dass sich Kolleg*innen untereinander zu Themen austau-
schen und beraten, in denen sie Expert*innen sind. Dies verursachte somit keine Kos-
ten. Das Personal- und Verwaltungsmanagement hat die Empfehlungen der Mitarbeite-
rin aus Bremen anschließend in die Leitlinie eingearbeitet. 
Die Leitlinie enthält auch Hinweise dazu, wie KI die Mitarbeitenden dabei unterstützen 
kann, Einfache Sprache zu nutzen. Mit KI ist künstliche Intelligenz gemeint. Die Mitar-
beitenden erhalten zusätzlich Informationen zu digitalen Werkzeugen (englisch: „Tools“). 
Mit deren Hilfe können sie ihre Texte überprüfen, ob die verständlich sind.Die Leitlinie 
„Amtssprache: Einfach – Eine Leitlinie für einfache und verständliche Verwaltungsspra-
che“ wurde Ende Oktober 2025 veröffentlicht.  
Auszüge aus der Leitlinie befinden sich in den Anlagen 1 und 2. 
 
Wie geht es weiter? 
Eine Mitarbeiterin aus dem Personal- und Verwaltungsmanagement hat an einer Fortbildung 
zu Einfacher Sprache teilgenommen. Sie informiert die Mitarbeitenden über die Leitlinie und 
berät sie zu Einfacher Sprache. 
In jeder Dienststelle wird es sogenannte „Koordinator*innen“ geben. Sie sind Ansprechperso-
nen für Einfache Sprache. In digitalen Sprechstunden beantwortet die Mitarbeiterin aus dem 
Personal- und Verwaltungsmanagement die Fragen der Koordinator*innen. Sie können dann 
wiederum die Mitarbeitenden ihrer Dienststelle beraten. So vervielfältigen sie das Wissen zu 
Einfacher Sprache. 
Eine eigene IntraNet-Seite bietet den Mitarbeitenden einen umfassenden Überblick zum 
Thema Einfache Sprache. Zusätzlich sollen Informationen zur Leitlinie in den internen Medien 
veröffentlicht werden, zum Beispiel im Magazin „Stadt intern“. 
Die Mitarbeitenden können auch kurze Schulungs-Videos nutzen. Dort erfahren sie schnell 
und in kompakter Form, warum Einfache Sprache wichtig ist und wie sie angewendet wird. 
Dadurch werden die Mitarbeitenden nicht nur sensibel für die Bedürfnisse der Kund*innen. Sie 
lernen auch, Einfache Sprache sicher anzuwenden. Das Personal- und Verwaltungsmanage-
ment erstellt derzeit weitere Schulungsangebote für die Mitarbeitenden. 
 
Neben Einfacher Sprache nutzt die Stadt Köln bereits Leichte Sprache. Leichte Sprache ist 
eine sehr stark vereinfachte Form der Alltagssprache. Sie ist noch einfacher als Einfache 
Sprache. Leichte Sprache ist besonders wichtig für Menschen, die zum Beispiel Lern-Schwie-
rigkeiten haben oder sehr wenig Deutsch verstehen. 
Für die Leichte Sprache gibt es feste Regeln. Zum Beispiel dürfen nur sehr kurze Sätze be-
nutzt werden und man beschreibt Situationen besonders einfach. Außerdem beginnt jeder 
Satz in einer neuen Zeile. Bilder helfen den Bürger*innen zusätzlich, die Informationen in 
Leichter Sprache zu verstehen. Spezialisierte Fachkräfte übertragen Alltagssprache oder 
Fachsprache in Leichte Sprache. Dies ist eine sehr anspruchsvolle Arbeit. 
Der Rat hat die Verwaltung ausdrücklich nicht damit beauftragt, die Kommunikation mit den 
Bürger*innen auf Leichte Sprache umzustellen. Die Verwaltung plant dies auch nicht. Die Um-
stellung wäre besonders aufwändig und würde außerdem viel Geld kosten.

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Die Verwaltung bietet im Internet unter www.stadt-koeln.de/service/leichte-sprache viele Infor-
mationen in Leichter Sprache für die Bürger*innen an. Dieses Angebot wird die Verwaltung 
weiter ausbauen. 
Die Verwaltung hat das Projekt nun abgeschlossen und informiert den Ausschuss Allgemeine 
Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales, den Ausschuss für Soziales, Senio-
rinnen und Senioren sowie die Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik Ende 2026 über 
den Fortschritt in der Umsetzung. 
 
 
Gez. Blome