Personalrisikomanagement

Geschäftsführung  
Rechnungsprüfungsausschuss 
Frau Duggan 
Telefon:  (0221) 221-22928  
Fax       :  (0221) 221-25501 
E-Mail:  simone.duggan@stadt-koeln.de 
Datum: 11.12.2017 
Auszug 
aus der Niederschrift der 20. Sitzung des 
Rechnungsprüfungsausschusses vom 23.11.2017 
öffentlich 
6.1 Personalrisikomanagement  
Rechnungsprüfungsausschuss 27.10.2016, TOP 5.1 
3463/2017 
Herr Detjen bittet, dieses wichtige Thema noch detaillierter zu betrachten und weitere 
Risiken, wie beispielsweise eine zu geringe Ausbildungsquote und auch die Motivati- 
on von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, mit zu berücksichtigen. Auch regt er an, 
sicherzustellen, dass auch für die Zukunft die soziale Zusammensetzung der Stadt- 
verwaltung näher zu betrachten, so dass ein gesundes Verhältnis zwischen Hoch- 
schulabsolventen und ausgebildeten Beschäftigten auch in Zukunft erhalten werden 
könne. 
Herr Prandi stimmt den Ausführungen und Anregungen von Herrn Detjen in vollem 
Umfang zu. Vorrangig werde momentan daran gearbeitet, alle Vakanzen im Nach- 
hinein oder präventiv durch Mehreinstellungen von Ausbildungskräften zu schließen. 
Ziel sei es, ein umfassendes Personalrisikomanagement aufzustellen, welches auch 
die Risikoszenarien Demografie, Motivation sowie Krankheit detailliert bewertet.  
Herr Blömeke berichtet, dass die unvorhergesehenen Aufgabenzuwächse im Zuge 
der Krise durch flüchtende Menschen in den Bereichen Ausländerwesen, Woh- 
nungswesen und Sozialwesen nicht mit dem vorhandenen Personal der Stadtverwal- 
tung aufgefangen werden konnten. Im Rahmen der Aufgabenkritik sei in der Vergan- 
genheit mit einem abnehmenden Personalbedarf geplant worden. Dies müsse nun 
anders bewertet werden. Ein weiteres Problem stelle momentan der Rückstau an 
Qualifizierungen im Rahmen der Einführung der neuen Entgeltordnung dar. Hier sei- 
en aufwendige Nachqualifizierungen aufgrund anderer Tarifmerkmale von Nöten. 
Erfreulich sei dagegen, dass die Ausbildungsquote mittlerweile auf über 8% ange- 
stiegen sei. Er berichtet, dass man derzeit davon ausgehe, dass ein sechsjähriger 
Rückstau im Personalbedarf bestehe. Ein Ausgleich werde durch eine erhöhte Aus- 
bildungsquote aber auch externe Einstellungen angestrebt. Dies erfordere jedoch 
wiederum eine Nach- und Ergänzungsqualifizierung.

Frau Möller bittet, die Vorlage in den Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechts- 
fragen / Vergabe / Internationales zu verweisen. 
Herr Detjen bittet um einen Vorschlag zur zukünftigen regelmäßigen Berichterstat- 
tung. 
Herr Blömeke sagt zu, dies schriftlich zu beantworten. 
Herr Erkelenz fragt nach, welche Schritte eingeleitet oder angedacht seien, damit die 
Stadt Köln am Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig und attraktiv bleibe. 
Herr Blömeke erläutert, dass eine Prioritätensetzung aufgrund des Aufgabenzu- 
wachses notwendig sei. Eine Analyse der Aufgabenentwicklung werde vorgenom- 
men Die Attraktivität der Stadtverwaltung bewertet er immer noch als gut. Dies zei- 
gen auch die hohen Bewerberzahlen. Des Weiteren werde ein Bewerbercenter ge- 
schaffen, um den Außenauftritt noch attraktiver zu gestalten. 
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Mitteilung zur Kenntnis.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/11/111/2 
 
Vorlagen-Nummer  23.01.2018 
 0056/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 29.01.2018 
 
Personalrisikomanagement 
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung vom 23.11.2017 ausweislich des beigefüg-
ten Sitzungsprotokolls die Verwaltung gebeten, ihre Mitteilung zur Einführung eines Personalrisiko-
managements auch dem Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internatio-
nales zur Verfügung stellen. 
 
Ferner hat der Rechnungsprüfungsausschuss um einen Vorschlag zur zukünftigen regelmäßigen Be-
richterstattung gebeten. 
 
Die Verwaltung kommt der Bitte um Weitergabe der Mitteilung zur Einführung eines Personalrisiko-
managements an diesen Ausschuss gerne nach und fügt sie als Anlage bei. Danach hat die Verwal-
tung eine erste Risikoeinschätzung anhand einer stichtagsbezogenen Vakanzenanalyse vorgenom-
men. Aufgrund der Erfahrungen daraus wird die Verwaltung ein systematisches Personalrisikoma-
nagement aufbauen. 
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat die Mitteilung zur Kenntnis genommen. 
 
Eine halbjährliche Berichterstattung an beide Ausschüsse mit dann einer gemeinsamen Beratungs-
folge wird die Verwaltung beim Aufbau des systematischen Personalrisikomanagements einplanen.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/11/111/2 
 
Vorlagen-Nummer  15.11.2017 
 3463/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 23.11.2017 
 
Personalrisikomanagement 
Ausgangslage 
 
Systematische, zielorientierte Steuerung ist eines der Kölner Reformziele. Dazu braucht es unter an-
derem ein Management für die laufende Analyse und Bewertung von Risiken etwa für den Personal-
bereich. Exemplarisch hierfür hat die Verwaltung im Auftrag des Stadtvorstandes eine erste Grundla-
ge anhand einer stichtagsbezogenen Vakanzensituation vorgenommen. Der Rechnungsprüfungsaus-
schuss hat die Verwaltung in seiner Sitzung vom 27.10.2016 um eine Information zu dieser Prüfung 
gebeten. 
 
Eine Risikoanalyse anhand einer stichtagsbezogenen Vakanzenabfrage ist eine nicht repräsentative 
Momentaufnahme. Sie ersetzt weder ein notwendiges konzeptionelles Fundament nach aktuellem 
wissenschaftlichem Stand noch eine darauf aufsetzende fundierte Risikobetrachtung. 
 
 
Bisherige Arbeitsergebnisse 
 
Die Verwaltung ist bei der Umsetzung des Stadtvorstandsbeschlusses in zwei Schritten vorgegangen: 
In einem ersten Schritt wurden die Anzahl der Vakanzen und deren Risikoeinschätzung abgefragt. In 
einem zweiten Schritt arbeitete eine Arbeitsgruppe die Ergebnisse auf. 
 
Als Zusammenfassung kann festgehalten werden: 
 
- Im ersten Schritt haben die Dienststellen seinerzeit vakante Stellen gemeldet und davon einen Teil 
der höchsten Risikokategorie zugeordnet, jedoch ohne nähere Priorisierung. 
- Im zweiten Schritt reduzierte sich die Anzahl der Stellenvakanzen mit höchster Risikoeinstufung.

2 
 
 
Diagramm 1: Häufung von Vakanzen mit höchster Risikoeinschätzung nach Aufgabensparten 
 
-  
- Diagramm 2: Häufung der Stellenvakanzen mit höchster Risikoeinschätzung nach Berufssparten 
 
 
- Es ist ständige Praxis, das die zentrale Personalverwaltung die Dienststellen bei Stellenvakanzen 
mit besonders hohem Risikopotential zusätzlich unterstützt, z. B. durch Vermittlung von Ersteinsatz-
kräften oder rotationsinteressierten Beschäftigten. 
 
 
Personalrisikomanagement 
 
Die mit Vakanzen einher gehenden Risiken sind zwar konkret, aber lediglich temporär und damit je-
derzeit veränderlich. So könnte eine erneute Vakanzenbetrachtung heute zu völlig anderen Ergebnis-
sen führen. 
Die stichtagsbezogene Risikoanalyse von Vakanzen hat die Verwaltung sensibilisiert, ein Personalri-
sikomanagement eingehend und systematisch zu entwickeln. 
 
Ein Personalrisikomanagement muss insbesondere dauerhaft anhand abstrakter Risikosektoren, -
szenarien konkrete Risiken bewertbar machen und präventive Maßnahmen schaffen, damit konkrete 
Gefahren gar nicht erst entstehen. Zugleich werden Interventionsmaßnahmen vorzuhalten sein, um 
bei dennoch eingetretenem Risiko handlungsfähig zu bleiben („System Feuerwehr“). 
Weil sich bei aller Vorsorge Risiken dynamisch entwickeln können, muss das Risikomanagement 
mittels eines „Frühwarnsystems“ flexibel ausgelegt sein. 
0 10 20 30 40 50 60 70
Bauwerksprüfung
Debitorenbuchhaltung
Projekt GPS (VHS)
Elternentgelt
(Bau) Projektsteuerung
Ermittlungsdienst
   
0 20 40 60 80 100 120 140
Verwaltung mD
Verwaltung gD
Bauarchitektur
Sozialarbeit
Sonstige

3 
 
 
Zwei Risikosektoren kennt das Personalrisikomanagement: Organisationsrisiken und Personalrisiken. 
Beide Risikosektoren gehen in der Praxis Hand in Hand, so dass auch deren Wechselwirkungen ein-
zubeziehen sind. 
 
Risikoszenarien sind unter anderem: 
A. Risikoquellen (Durch wen oder was entsteht das Risiko?) 
B. Gegenstand von Risiko (Wen oder was trifft das Risiko?) 
C. Risikoursachen (Wodurch entstehen diese Risiken?) 
D. Risikofolgen (Welche möglichen Konsequenzen haben die Risiken?) 
 
Ein hundertprozentiger Vollschutz vor allen erdenklichen Personalrisiken ist zwar wünschenswert, 
aber nicht realistisch. Insofern muss eine gestufte Bewertung von Risiken anhand der möglichen Risi-
kofolgen vorgenommen werden. Dies hilft bei der  
- Aufwandsplanung für das Personalrisikomanagement 
- Beurteilung mehrerer, aufeinander treffenden Risiken 
- Intervention infolge eingetretener Risiken 
 
 
Weiteres Vorgehen 
 
Die bisherigen Arbeitsergebnisse sind eine Grundlage für ein Personalrisikomanagement. Darauf 
aufsetzend hat die Verwaltung eine Projektgruppe gebildet, welche ein Konzept für ein Personalrisi-
komanagement für die Stadtverwaltung Köln entwickeln und eine fundierte Risikoanalyse vornehmen 
wird. Die Verwaltung strebt ferner eine wissenschaftliche Begleitung der Projektgruppe an. 
 
Die Verwaltung wird dem Rechnungsprüfungsausschuss über den Projektfortgang kontinuierlich be-
richten. 
 
Gez. Dr. Keller