KI-gestützte Assistenten zur Unterstützung in den Ämtern der Verwaltung

SPD-Fraktion im Rat der Stadt Köln 
FDP-Fraktion im Rat der Stadt Köln 
 
 
An den Vorsitzenden  
des Digitalisierungsausschusses 
Manuel Froh 
 
Frau Oberbürgermeisterin 
Henriette Reker 
 
 
 
 
Eingang beim Amt der Oberbürgermeisterin: 23.04.2025 
 
AN/0459/2025 
 
Antrag gem. § 3 der Geschäftsordnung des Rates 
Gremium Datum der Sitzung 
Digitalisierungsausschuss 12.05.2025 
 
KI-gestützte Assistenten zur Unterstützung in den Ämtern der Verwaltung 
Sehr geehrter Herr Ausschussvorsitzender, 
sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin, 
 
die SPD-Fraktion bittet Sie, folgenden Antrag auf die Tagesordnung des Digitalisierungsaus-
schusses am 12.05.2025 zu nehmen. 
 
 
Der Digitalisierungsausschuss beauftragt die Verwaltung zu prüfen, ob und unter welchen Vo-
raussetzungen der Aufbau und der Einsatz eines KI-gestützten Assistenten zur Unterstützung 
bei der Einzelfallbearbeitung in den Ämtern der Stadtverwaltung Köln umgesetzt werden kann. 
 
Dabei sollen insbesondere folgende Punkte berücksichtigt werden: 
 
1. Technische und datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen, inklusive IT-Sicherheit 
und Anforderungen an die Datenhaltung. 
 
2. Möglichkeiten zur Integration bestehender Wissensbestände, wie etwa Erlassdaten-
banken, Regelwerken, Richtlinien und Fachinformationen. 
 
3. Finanzierungs- und Förderoptionen auf Landes-, Bundes- oder EU-Ebene. 
 
4. Konkrete Potenziale für Effizienzsteigerung, Entlastung und Qualitätssicherung in der 
Sachbearbeitung. 
 
5. Skalierbarkeit und Übertragbarkeit auf verschiedene Fachbereiche der Verwaltung.

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Begründung: 
 
Die Verwaltung hat sich ehrgeizige Ziele für den digitalen Ausbau der Verwaltung gesetzt. 
Zahlreiche Dienstleistungen sind inzwischen online verfügbar, wie zum Beispiel die Wohn-
sitzanmeldung, Urkundenbestellungen, Anwohnerparkausweise oder digitale Bauanträge. In 
einschlägigen Digitalisierungsrankings (z.B. Bitkom Smart City Index) nimmt die Verwaltung 
bundesweit eine Spitzenposition ein. Diese Fortschritte sind anerkennenswert. Der digitale 
Wandel wird bislang richtigerweise überwiegend aus der Perspektive der  Nutzer*innen ge-
dacht. Die strukturelle Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung sollte 
jedoch die gleiche Bedeutung einnehmen, sind sie es doch, die tagtäglich mit komplexen 
Rechtslagen, unübersichtlichen Regelwerken und hohem Entscheidungsdruck umgehen müs-
sen. 
 
Hier könnte der gezielte Einsatz eines KI-basierten Assistenzsystems ansetzen - nicht als Au-
tomatismus, sondern als intelligentes Werkzeug zur Unterstützung bei der Recherche, Bewer-
tung und Anwendung rechtlicher und verwaltungsinterner Vorgaben. Die Prüfung soll zeigen, 
ob ein solches System für verschiedene Fachämter - etwa in der Sozialverwaltung, im Bau- 
und Planungsrecht, in der Ausländerbehörde, im Jugendamt oder in der Ordnungsverwaltung 
- sinnvoll einsetzbar ist. 
 
Ziel ist es, die Verwaltung nicht nur für die Bürger*innen zugänglicher, sondern auch für die 
Mitarbeiter*innen handhabbarer und leistungsfähiger zu machen. Die Einführung eines sol-
chen Assistenzsystems könnte zur Qualitätssicherung, zur Entlastung bei der Einzelfallbear-
beitung und zur Attraktivität des öffentlichen Dienstes beitragen. Dabei sollen technische, da-
tenschutzrechtliche und organisatorische Voraussetzungen ebenso geprüft werden wie mög-
liche Förderkulissen. 
 
Vor dem Hintergrund erster Modellprojekte in NRW, u.a. Dormagen, erscheint eine struktu-
rierte Prüfung auch für Köln geboten. 
 
Mit freundlichen Grüßen 
  
gez. Thomas Breustedt     gez. Ulrich Breite 
SPD-Fraktionsgeschäftsführer    FDP-Fraktionsgeschäftsführer

Geschäftsführung  
Digitalisierungsausschuss 
Frau Faulkner 
Telefon:  (0221) 221 26190 
Fax:   (0221) 221 22845 
E-Mail:  12-Gremien@stadt-koeln.de 
Datum: 18.06.2025 
Auszug 
aus dem Entwurf der Niederschrift der 30. Sitzung des 
Digitalisierungsausschusses  vom 16.06.2025  
öffentlich 
6.1 Gemeinsamer Antrag gem. § 3 (SPD/FDP) betreffend "KI-gestützte As-
sistenten zur Unterstützung in den Ämtern der Verwaltung" vom 
23.04.2025 
AN/0459/2025 
  
Beschluss: 
 
I. Abstimmung über den Änderungs- bzw. Zusatzantrag gem. § 13 der 
Geschäftsordnung des Rates betreffend TOP 6.1 „Gemeinsamer Antrag 
von § 3 (SPD/FDP) betrffend „KI-gestützte Assistenten zur Unterstützung 
in den Ämtern der Verwaltung vom 23.04.2025 (AN/0459/2025).  
Änderungsantrag ist TOP 6.2 (AN/0906/2025) 
Beschluss: 
 
Der einleitende Beschlusstext wird ersetzt durch: 
 
Der Digitalisierungsausschuss begrüßt und unterstützt ausdrücklich die bereits 
laufende Umsetzung der Verwaltung bzgl. des Aufbaus und des Einsatzes von 
KI-gestützten Assistenten zur Unterstützung bei der Einzelfallbearbeitung in 
den Ämtern der Stadtverwaltung Köln. 
 
Zudem wird der Beschluss durch die untenstehenden Ziff. 6 und 7 er-
gänzt. Die übrigen Ziff. 1 bis 5 bleiben bestehen:   
 
6. Ressourcenbedarf und Energieverbrauch 
 
7. Agile Vorgehensweise, um Fortschritte durch KI-Assistenten schnellstmög-
lich in den Live-Betrieb zu bringen. 
 
Abstimmungsergebnis: 
Einstimmig zugestimmt

II. Abstimmung über den so geänderten Beschlussvorschlag  
 
Der Digitalisierungsausschuss begrüßt und unterstützt ausdrücklich die be-
reits laufende Umsetzung der Verw altung bzgl. des Aufbaus und des Ein-
satzes von KI-gestützten Assistenten zur Unterstützung bei der Einzelfallbe-
arbeitung in den Ämtern der Stadtverw altung Köln. 
 
Dabei sollen insbesondere folgende Punkte berücksichtigt werden: 
 
1. Technische und datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen, inklusive 
IT-Sicherheit und Anforderungen an die Datenhaltung. 
 
2. Möglichkeiten zur Integration bestehender Wissensbestände, wie etwa 
Erlassdatenbanken, Regelwerken, Richtlinien und Fachinformationen. 
 
3. Finanzierungs- und Förderoptionen auf Landes -, Bundes - oder EU -
Ebene. 
 
4. Konkrete Potenziale für Effizienzsteigerung, Entlastung und Qualitätssi-
cherung in der Sachbearbeitung. 
 
5. Skalierbarkeit und Übertragbarkei t auf verschiedene Fachbereiche der 
Verwaltung. 
 
6. Ressourcenbedarf und Energieverbrauch 
 
7. Agile Vorgehensw eise, um Fortschritte durch KI -Assistenten schnellst-
möglich in den Live -Betrieb zu bringen. 
 
 
Abstimmungsergebnis: 
Einstimmig zugestimmt