Beantwortung der Anfrage der Ratsgruppe BUNT AN/0344/2019

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/12 
 
Vorlagen-Nummer   06.06.2019 
 1680/2019 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 24.06.2019 
 
Beantwortung der Anfrage der Ratsgruppe BUNT AN/0344/2019 
Die App „KIKS" für die Kölner Schulen 
Anfragetext: 
1. Wann wurde der Auftrag zur Entwicklung von KIKS in Auftrag gegeben, und wie viele Anbi e-
ter*innen haben sich für die Entwicklung der App beworben? Hat man sich für weiter e Projekte 
gebunden? Wie viel hat die Anpassung der App an die Bedingungen in Köln gekostet?  
 
2. Wieso wurde die Schul-App nicht von der Stadtverwaltung selbst entwickelt, wie das bei anderen 
Apps der Fall ist? Und wieso verzögerte sich die Einführung der App  entgegen den Plänen des 
Jahres 2016? 
 
3. Welche Zeiträume sind für die Implementierung welcher weiteren Funktionen angedacht? 
 
4. In der Antwort auf unsere Anfrage „Wirkliche Nutzung der Onlineangebote der Stadt Köln im 
Rahmen des „Konzepts zu einer ganzheitlic hen technischen Schul -IT an Kölner Schulen“ wird 
deutlich, dass die Angebote wie Schul-Wiki und uCloud nicht genutzt werden.1 Wie will die Stadt-
verwaltung dafür sorgen, dass KIKS ein Erfolg wird und genutzt wird? 
 
5. Was müsste passieren, damit Onlineangebote  der Stadtverwaltung Köln an Schulen besser ge-
nutzt werden? 
 
Die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung: 
 
Zu Frage 1:  
Die Anwendung KIKS (Kommunikation in Kölner Schulen) ist die Kommunikationsschnittstelle der 
sog. Digitalen Schulinfosysteme (Digitales Schwarzes Brett) und wurde nicht gesondert in Auftrag 
gegeben. Informationen aus den Digitalen Schulinfosystemen können so ortsunabhängig auf jeg-
lichem mobilen Endgerät, verfügbar gemacht werden. 
 
Dem Bedarf zum Einsatz der digitalen Schulinfosysteme in allen weiterführenden Schulen wurde 
durch den Rat der Stadt Köln mit Vorlage 4316/2016 (Anlage 4) am 04.04.2017 zugestimmt. Der 
nachfolgende Rahmenvertrag wiederum ist seit dem 23.07.2018 abgeschlossen und hat eine 
Laufzeit von 48 Monaten. 
Inhalt des Vertrages sind 180 digitale schwarze Bretter und 240 Modullizenzen (4 x 60 Stück) der 
APP. Die Lizensierung, ist wie folgt zu verstehen: 
Innerhalb der APP können die einzeln zu lizensierenden Module 
 Grundpaket 
 Messenger

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 Dateiablage 
 Mitteilungsbuch 
 
durch jede Kölner Schule individuell beantragt und genutzt werden.  
Entsprechend dem Bedarfsprüfungsbeschluss werden die weiterführenden Schulen mit Priorität 
ausgestattet. Eine Öffnung für andere Schulformen ist jederzeit möglich und vertraglich vorgese-
hen. 
 
Es bestehen keine Projektverpflichtungen gegenüber dem Auftragnehmer. 
Das Branding der APP im städtischen Design -wie auch weitere Anpassungen- haben keine zu-
sätzlichen Kosten verursacht. 
 
Zu Frage 2:  
Siehe Antwort zu Nr 1. Eine Entwicklung war nicht erforderlich.  
Die Einführung der APP hat sich aus Sicht der Verwaltung nicht verzögert. Pläne aus dem Jahr 
2016 sind nicht bekannt. 
Der zeitliche Ablauf von der Planung bis zur Auftragsvergabe, stellt sich wie folgt dar: 
 
 04.04.2017: Bedarfsbeschluss des Rates (Vorlage 4316/2016, Anlage 4) 
 14.06.2018: Angebotsabgabe  
 23.07.2018: Auftragsvergabe „Digitales Schulinfosystem“  
 
Der Zeitraum von der Angebotsabgabe bis zur Auftragsvergabe erscheint relativ lang, ist aber 
auch der Komplexität des Vergabeverfahrens, sowie der Vielz ahl der Vergabeentscheidungen 
und Beschaffungen im Rahmen der Digitalisierungsprojekte zu „Gute Schule 2020“ geschuldet.  
 
Zu Frage 3:  
Die Einführung der KIKS-Module teilt sich in 2 Phasen auf: 
Phase I (ab 01.01.2019): Die Funktionen Aushänge, Stundenplan und News stehen bereit. 
Phase II (ab 01.05.2019): Die Funktionen Messenger/Chat und Dateiablage werden bereitgestellt. 
 
Weitere Funktionserweiterungen sind möglich und vertraglich abgesichert. Zum gegenwärtigen 
Zeitpunkt sind weitere Inhalte und Funktionen aber noch nicht konkret geplant. Priorität haben ak-
tuell die Umsetzung und Einführung der verschiedenen Module in den beiden Projektphasen, incl. 
der Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur der Schulen.  
 
Zu Frage 4:  
Die Einführung von KIKS d urchläuft einen intensiven Beratungs- und Betreuungsprozess. Am 
Beginn dieses Prozesses steht zunächst eine Beratung der interessierten Schulen durch die zu-
ständigen Mitarbeiter*Innen des Amtes für Informationsverarbeitung. Im Rahmen des Roll -Outs 
erhalten die Themenverantwortlichen in den Schulen eine begleitende, persönliche Einweisung in 
Form einer zunächst 6 -stündigen Schulung. Im Anschluss sind die Schulen in der Lage, die 
Funktionen und Module der APP aktiv anzuwenden. 
 
Sollten sich im Alltag weitere Rückfragen und Störungen ergeben, so werden diese über die 
Supportprozesse der Stadt Köln abgearbeitet.  
 
Zu Frage 5:  
Aus Sicht der Stadtverwaltung sind für eine bessere Nutzung der (Online-) Angebote in den Schu-
len die nachfolgenden Rahmenbedingungen limitierend: Problematik innere und äußere Schulan-
gelegenheiten: 
 
 Die Trennung der Zuständigkeit für innere und äußere Schulangelegenheiten verbietet 
dem kommunalen Schulträger eine Schulung von Lehrpersonal an Schulen.  
 Zu Verbesserung der Akzeptanz von Onlineangeboten eines neuen Angebotes gehört je-
doch zwingend eine Schulung der potenziellen Nutzer. Unterstützung durch die Medienbe-
ratung des Landes:

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Die Unterstützungsangebote der Medienberatung müssten bedarfsgerecht ausgeweitet 
werden. 
 Größe des Schulträgers insgesamt: 
Rd. 135.000 Schüler/innen und rd. 11.500 Lehrer/innen an aktuell 264 Schulen mit den 
bestehenden (Online-) Angeboten immer wieder zu erreichen, stellt eine enorme Heraus-
forderung dar. Den Schulen wird zunehmend bewusst, dass Digitalisierung i n den päda-
gogischen Schulalltag integriert werden muss, aber es  wird noch einige Zeit dauern, bis 
die Angebote als Mehrwert verstanden und genutzt werden. 
 
 
 
Gez. Dr. Keller