Beantwortung einer Anfrage der CDU Fraktion BV Porz zur "Situation im Bezirksausländeramt Porz" (AN/2261/2021)

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/33 
 
Vorlagen-Nummer 
 3858/2021 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Bezirksvertretung 7 (Porz) 09.12.2021 
 
Beantwortung einer Anfrage der CDU Fraktion BV Porz zur "Situation im Bezirksausländeramt 
Porz" (AN/2261/2021) 
Auf die Anfrage der CDU Fraktion in der Bezirksvertretung Porz zur „Situation im Bezirksausländer-
amt Porz“ (AN/2261/2021) antwortet die Verwaltung wie folgt:  
 
1. Ist die Personalisierung ausreichend um die Rückstände aufzuholen? Und  
2. Welche Initiativen gibt es, um die Situation (einschließlich Erreichbarkeit) zu verbessern?  
 
Pandemiebedingt war zwischen dem 16.03.2020 und 30.06.2021 nur ein eingeschränkter Publikums-
verkehr in den städtischen Gebäuden möglich. So auch im Ausländeramt. Viele der Anliegen der 
stadtweit ca. 220 000 Ausländer*innen ließen sich im schriftlichen Verfahren nicht erledigen.  
 
Frühzeitig wurden hierzu Informationen im Internet vorgehalten (FAQs), die Antworten auf die einge-
henden Emails wurden auch aktuell noch einmal mit weiteren Informationen angepasst  
 
Die Aufnahme der biometrischen Daten und Fingerabdrücke für den elektronischen Aufenthaltstitel 
oder der Übertrag der Niederlassungserlaubnisse in neue Nationalpässe müssen zwingend bei einer 
persönlichen Vorsprache erfolgen. Aufgrund der Einschränkungen war dies monatelang bis auf abso-
lute Notfälle (z.B. verlorene Unterlagen) nicht möglich. Diese Rückstände galt es aufzuarbeiten und 
tausendfach zusätzliche Termine zu vergeben. Es konnten inzwischen mit der temporären Unterstüt-
zung (ca. 4000 Anträge) aus der Zentrale des Ausländeramtes in konzentrierten Aktionen 80 % auf-
gearbeitet.  
 
Die Bezirksausländerämter Innenstadt, Rodenkirchen, Lindenthal, Nippes und Chorweiler haben ihre 
Rückstände inzwischen weitestgehend vollständig aufgearbeitet. 
 
Seit Mitte Juli 2021 wurden zusätzlich die Abläufe in allen Bezirksausländerämtern dauerhaft umge-
stellt und zusätzlich die ersten Geschäftsprozesse optimiert. 
 
Alle Ausländer*innen deren aufenthaltsrechtliches Dokument abläuft, werden durch das Ausländer-
amt aktiv angeschrieben und zur Antragsstellung aufgefordert. Hier ist ein Vorlauf von mindestens 
drei Monaten vor Ablauf des Aufenthaltstitels angestrebt. Derzeit liegt das Zeitfenster inzwischen 
auch in Porz in einem Zeitraum von ca. drei bis vier Wochen vor Ablauf des Titels.  
 
Die aktuell konzentrierte Anzahl von Rückfragen dazu führt in den Bezirksausländerämtern Kalk, Mül-
heim und Porz weiterhin zu einer zur Zeit noch erhöhten Beschwerdelage, die aber seit September 
2021 sehr deutlich abgenommen hat.

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Das Ausländeramt hat insgesamt ca. 500 Mitarbeitende. Im Rahmen einer normalen Fluktuation 
durch Stellenwechsel, Schwangerschaften, Wechsel nach Aufstiegslehrgängen, Ausfall durch dauer-
hafte Erkrankungen sind bis zu 10 % der Stellen im gesamten Amt einschließlich der Bezirksauslän-
derämter vorübergehend vakant. Alle Stellen befinden sich grundsätzlich sofort im mit dem Personal-
amt abgestimmten Stellenbesetzungsverfahren. Eine zeitnahe Besetzung ist mangels ausreichender 
Bewerbungen (wie in vielen Bereichen der Stadt Köln) schon mal unterjährig nicht zeitnah möglich. 
Dank einer intensiven Auszubildendenbetreuung im Amt können diese Lücken zumindest zuverlässig 
mit Ersteinsatzkräften nach der Prüfung gefüllt werden.  
 
Im Bezirksausländeramt Porz konnten alle Sachbearbeiter*innen inzwischen besetzt werden. Die 
Ersteinsatzkräfte aus dem Sommer befinden sich noch in der Einarbeitung. Deren Professionalität 
nimmt mit jedem Tag zu und damit die Möglichkeit mehr Anträge ohne Hilfestellung abzuarbeiten. 
Krankheitsbedingt ist seit Juli 2021 der/die Gruppenleiter*innenstelle nicht besetzt. Eine befristete 
interne Ausschreibung blieb trotz Verlängerung ohne Erfolg.  
 
Derzeit befindet sich der krankheitsbedingte Ausfall für eine dauerhafte Freigabe der Stelle erneut auf 
dem (ärztlichen) Prüfstand. Die stellvertretende Gruppenleiterin erfüllt ihre Aufgabe mit viel Engage-
ment, hohem Serviceanspruch, guten Ideen und Motivation für ihre Mitarbeiter*innen. Aus persönli-
chen Gründen ist sie aber an der Gruppenleiter*innenstelle nicht interessiert. 
 
Zielsetzung ist, einen guten Service für die in Köln lebenden ausländischen Menschen anzubieten, 
indem zukünftig nach Aufarbeitung der aktuell noch anstehenden zu vielen Anträge, die Fiktionsbe-
scheinigungen sehr deutlich auf ein Minimum reduziert werden und eher die Ausnahme bleiben. Die 
Anzahl der notwendigen Vorsprachen wird dadurch erheblich gesenkt, da Fiktionsbescheinigungen 
nur ein halbes Jahr gültig sind. Grundsätzlich werden die Betroffenen ca. drei Monate wünschenswert 
noch früher vor Ablauf des Titels unmittelbar angeschrieben und aufgefordert einen Antrag zu stellen 
oder sie stellen selbst rechtzeitig einen Antrag.  
 
Eine Hotline bzw. telefonische Erreichbarkeit wird zukünftig gleichermaßen zuverlässig sichergestellt 
wie die Beantwortung von Emails, da wir davon ausgehen, dass wir keine hunderte von Erinnerungs-
Emails und Anrufe pro Tag mehr erhalten werden. Die Anzahl der Termine ist dann an dem Bedarf 
der Vorsprachen orientiert und auskömmlich. Eine Reserve für Notfalltermine (verlorene Unterlagen 
o.ä.) würde vorgehalten. 
 
Dies alles ist tatsächlich nur vollständig ab etwa Frühjahr nächsten Jahres umsetzbar, wenn die Stel-
len überwiegend besetzt, es keine weiteren Einschränkungen im Rahmen der Pandemie mehr gibt 
oder andere nicht vorhersehbare Ereignisse (wie beispielsweise in diesem Jahr die zusätzliche Ände-
rung von stadtweit 1500 Aufenthaltstiteln im Rahmen des Brexit) berücksichtigt werden müssen. 
 
Die Hotline in der Zentrale wird seit Mitte Juli 2021 durch fünf zusätzliche Mitarbeiter*innen besetzt 
(zunächst vom Gesundheitsamt abgeordnet, ab Anfang November aus dem bisherigen Kontingent 
Wahlen akquiriert). Die vier bereits bestehenden Hotline Rufnummern der Bezirke Ehrenfeld, Porz, 
Kalk und Mülheim sind in die Zentrale umgeleitet.  
So können sich die Mitarbeiter*innen vor Ort in den betroffenen Bezirken, der Antragsbearbeitung und 
Termindurchführung gezielt widmen, um das Ziel der Antragsabarbeitung und der rechtzeitigen An-
frage an die Betroffenen mit dem Zeit Ziel von drei Monaten im Voraus, tatsächlich zu erreichen. Bis 
heute konnten nach kurzzeitigen technischen Schwierigkeiten mehr als 7000 Anrufe entgegen ge-
nommen werden. Ca. die Hälfte der Anrufe können mit einer Auskunft zur aktuellen Antragsstellung, 
Terminvergabe oder Versand von Dokumenten beantwortet werden. Die andere Hälfte wird als per-

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sönliches Anliegen aufgenommen und in die Bezirke zur Bearbeitung weitergeleitet. Ein neu geschaf-
fenes Koordinierungsteam in der Zentrale bearbeitet Anliegen z.B. wenn ein Anrufer mitteilt, dass das 
Dokument verloren gegangen ist oder die Dokumente. 
 
Bisher weitere drei Unterstützungskräfte wurden zentral befristet für die Aufarbeitung der Datenrück-
stände, den Aktenversand an andere Ausländerbehörden, scannen von Unterlagen, Ausgabe von 
elektronischen Ausweisen, Übertragung von Niederlassungserlaubnissen in neue Pässe und vieles 
mehr, gewonnen. 
 
Dies wird in dieser Form zur Unterstützung der Bezirke bis ca. März/April 2022 erprobt. Bis dahin soll 
das Zeit Ziel (drei Monate im Voraus) erreicht sein und erste wesentliche Erkenntnisse aus der orga-
nisatorischen Betrachtung in der Zusammenarbeit mit dem Personalamt vorliegen. Der Personalbe-
darf wie auch die Geschäftsprozessoptimierung stehen ab November 2021 (Pandemiebedingt um fast 
zwei Jahre verzögert) auf dem Prüfstand. 
 
3. Welche Informationen liegen zu Auswirkungen vor, die das Verwaltungshandeln nach sich zog 
(Stichworte Arbeitsverluste, kein Arbeitsbeginn, kein Studienbeginn, kein Ausbildungsbeginn) 
 
Es wurden frühzeitig alle kooperierenden Ämter, wie das Wohnungsamt, das Jobcenter aber auch die 
Polizei informiert, dass ggfls. lediglich erst sog. Pandemiebescheinigungen im Frühjahr 2020 und an-
schließend überwiegend Fiktionsbescheinigungen zur Verfügung gestellt werden konnten. Es gab 
und gibt dazu Vereinbarungen um z.B. die Einstellung von Hilfeansprüchen des Jobcenters durch 
kurze Emailbestätigungen zu verhindern. 
 
Im Rahmen des Beschwerdeaufkommens wurden die dringlichen Fälle selbstverständlich bevorzugt 
abgewickelt, dazu gehörten auch Kontakte zu Arbeitgebern, die z.B. mit einer Fiktionsbescheinigung 
nichts anfangen konnten. Dazu wurden von der Grundsatzabteilung Erklärungen hinsichtlich der Gül-
tigkeit entwickelt und zur Verfügung gestellt.  
 
Die Hinweise der Ehrenamtler*innen, denen ich persönlich in zahlreichen Gesprächen und Konferen-
zen angeboten habe, im Einzelfall sofort Kontakt zur Amtsleitung aufzunehmen, ist es sicherlich auch 
zu verdanken, dass einige Fälle schnell zu einem positiven Abschluss gebracht werden konnten. 
 
Dennoch bleibt auch der Hinweis, 
seit dem 01.07.2021 werden wieder Termine angeboten, da eine persönliche Vorsprache schon zur 
Aufnahme der biometrischen Daten notwendig ist.  
 
Erkennbar ist, dass viele ausländische Mitbürger*innen immer noch der Meinung sind, dass man zu-
erst einen Termin braucht, um überhaupt den Verlängerungsantrag stellen zu können. Daher gibt es 
dazu unendlich viele zu beantwortende Emails und telefonische Anfragen. Viele Standardfragen wer-
den bereits mit dem Anschreiben einen Antrag zu stellen, beantwortet, können in den FAQs im Inter-
net nachgelesen werden und wurden mit den Trägern und Vertretungen der Ehrenamtler*innen kom-
muniziert.  
 
Der seit Juli 2021 im Internet eingestellte Verlängerungsantrag kann online einreicht (Nutzung je nach 
Bezirk derzeit bis zu 40 %) oder als Papierantrag anfordert werden und dann erhält man nach der 
Bearbeitung einen Termin zur Aufnahme der biometrischen Daten oder erst den Hinweis, dass Unter-
lagen fehlen. Viele warten bis kurz vor Ablauf des Aufenthaltstitels und wollen sich einfach wie früher 
in die Schlange vor das Bezirksausländeramt stellen, bis sie dran kommen oder eben wie früher, 
schon morgens um 8.30 Uhr weggeschickt werden. Sie kamen eben am nächsten Tag wieder oder

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dann den nächsten Tag usw. Ein unwürdiges Verfahren der vergangenen Jahre, das durch die Ter-
minvergabe abgeschafft wurde.  
 
Führt aber oftmals dazu, dass die Anschreiben des Ausländeramtes ignoriert und der Antrag nicht 
gestellt wird. Wenn den Betroffenen dann diese direkte Möglichkeit der Vorsprache, mit Verweis auf 
das Verfahren mit Antrag und Termin nicht ermöglicht wird, häufen sich die Beschwerden. Bei einem 
derzeitigen Vorlauf von drei bis sechs Wochen (Porz drei bis vier Wochen) zum Ende des Aufent-
haltstitels, werden Fiktionsbescheinigungen mit einer Dauer von sechs Monaten mit verschickt, damit 
genügend Zeit für die Antragstellung bleibt. Es besteht also kein Grund zur Sorge, da auch in diesen 
Fällen genügend Zeit für die Antragstellung verbleibt. Allerdings muss man den Aufforderungen bzw. 
Terminen des Ausländeramtes dann auch Folge leisten. 
4. Nach welchen Kennzahlen werden die Ausländerämter gesteuert und können diese der BV zur 
Verfügung gestellt werden? 
 
Mit Juli 2021 wurde das Bearbeitungsverfahren in allen Bezirksausländerämtern umgestellt. Anhand 
der aus dem Programm des Ausländeramtes (OKVisa) ermittelnden personifizierten Daten aller aus-
laufenden Aufenthaltstitel können die Bezirksausländerämter auf dieser Grundlage rechtzeitig die 
Betroffenen anschreiben und zur Antragstellung und Vorlage der Unterlagen auffordern. 
 
Durch die bis Januar 2021 erfolgreich in allen Bereichen eingeführte E Akte, kann hier von allen 
Rechnern auf die Akten zur Bearbeitung und Pflege der Daten zugegriffen werden Diese Listen wer-
den halbjährlich erstellt und durch die jeweiligen Zuzüge zeitnah ergänzt und insgesamt abgearbeitet. 
Da es sich um geschützte Daten handelt, können diese der BV nicht zur Verfügung gestellt werden. 
 
5. Wie steht es um den Fall von Sherina Velaj, über den die Presse berichtete? 
 
Die Presse hat hier nicht vollständig den Sachverhalt dargestellt. Die Familie hatte frühzeitig im Au-
gust bereits die elektronischen Aufenthaltstitel postalisch erhalten. Bei der Zusendung an die volljäh-
rige Tochter hatte sich ein Fehler in der postalischen Adresse (statt Platz, Straße, damit andere Post-
leitzahl) eingeschlichen, so dass der Ausweis als nicht zustellbar zurückkam. Durch den Hinweis ei-
ner Ehrenamtlerin per Email ist dieses bedauerliche Versehen kurzfristig benannt worden und der 
Ausweis wurde sofort im September in einem persönlichen Termin ausgehändigt. Andernfalls hätte 
die Prüfung vielleicht ein paar Tage länger gedauert.