Einführung der digitalen Belegablage in der Finanzverwaltung, Abteilung Stadtkasse

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
04.10.2010 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat II  an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Finanzverwaltung 
Abteilung Stadtkasse 
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. Beschluss-
fassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2010/0433  
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: Einführung de r digitalen Belegablage in der Finanzverwaltung, Abteilung Stadtkasse 
 
Vorlage vom: 30.09.2010 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Der Magistrat stimmt der Einführung der digitalen Belegablage in der Finanzverwaltung, Abteilung Stadt-
kasse, zu.  
 
Die Anschaffungskosten sind durch Haushaltsreste der Finanzverwaltung, Abteilung Kämmerei, gedeckt 
(Kostenstelle 020-020-1000, Sachkonto 6779110).  
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Beschluss des Magistrats vom

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… 
 
 
 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 30.09.2010
 
 
 
 
 
In der Registratur der Abteilung Stadtkasse werden sämtliche Belege bezüglich Ein- und Auszah-
lungen bzw. Ertrags- und Aufwandbuchungen der gesamten Stadtverwaltung aufbewahrt. Die Auf-
bewahrung der Belege erfolgt in den Räumlichkeiten der Belegregistratur im Neuen Rathaus, in 
Kellerräumen im Carree Innenhof und im Außenlager Pallaswiesenstraße. 
 
Wegen Platzproblemen in der Registratur der Abteilung Stadtkasse wurden bereits Mitte letzten 
Jahres erste Überlegungen angestellt, die bisher in Papierform abgelegten Belege durch eine digita-
le Belegablage zu ersetzen.  
 
Grundsätzlich bestehen bei einer digitalen Belegablage zwei Möglichkeiten: die vorgelagerte oder 
die nachgelagerte digitale Belegarchivierung.  
 
Bei der vorgelagerten digitalen Archivierung werden eingehende Rechnungen direkt einge-scannt 
und das Papierexemplar vernichtet. Die Rechnung wird dann digital an das Fachamt weitergeleitet 
und der weitere Prozess im Rahmen eines „Workflow-Verfahrens“ durchgeführt. 
 
Bei der nachgelagerten digitalen Archivierung bleibt zunächst alles wie bisher. Erst nach Freigabe 
des in NSK erfassten Rechnungsbeleges wird der Vorgang in der Belegregistratur eingescannt und 
das Papierexemplar vernichtet. Es erfolgt eine Verknüpfung des Beleges mit dem Finanzverfahren 
NSK. 
 
Da eine vorgelagerte digitale Archivierung weit reichende organisatorische Auswirkungen hat, wur-
de im Kernteam NKRS beschlossen, zunächst die nachgelagerte digitale Archivierung weiter zu 
verfolgen.  
 
Nach Prüfung der IT-Abteilung ist eine Umsetzung mittels des stadtweit eingesetzten Dokumenten-
managementsystem (DMS) möglich, für das ein zusätzliches Modul angeschafft werden muss. Als 
spätere Option kann auf dieser Basis ein Workflow-Verfahren umgesetzt werden (vorgelagerte digi-
tale Archivierung), was jedoch weitere Investitionen nach sich zieht. 
 
Anlässlich eines Arbeitsauftrages aus der Kernteamsitzung NKRS vom 11.01.2010 wurden durch 
das Hauptamt – Organisationsabteilung – die Auswirkungen der nachgelagerten digitalen Belegab-
lage betrachtet. Hierbei wurden die Fallzahlen des Jahres 2009 zugrunde gelegt, die von der Fi-
nanzverwaltung mit ca. 116.000 Belegen angegeben waren. Der Umfang der Belege lag im Schnitt 
zwischen 3 bis 5 Seiten, so dass sich eine Gesamtsumme von  
487.000 Seiten ergibt.

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… 
 
 
 
Bei der Betrachtung der Auswirkungen wurde von folgenden einmaligen Ausgaben und folgendem 
laufenden jährlichen Aufwand ausgegangen: 
 
Pos. Bezeichnung Gesamtpreis 
(gerundet) 
Einmalige Ausgaben 
1 2Charta® DMS Archiv/Client Kasse 6.400 € 
2 2Charta® Barcode-Modul Kasse 3.000 € 
3 2Charta® Basis User Windows-Client (25 Lizenzen) 5.000 € 
4 Projektleitung/Feinplanung 1.840 € 
5 Installation und Einrichtung 2.760 € 
6 Schulung der Anwender 920 € 
7 Schnittstellenreservierung 300 € 
8 Scanner (fi-6140) 1.600 € 
9 Schredder (hsm 1566 Professional) 1.512 € 
Summe einmalige Ausgaben (ohne MwSt)  23.332 € 
Summe einmalige Ausgaben (mit MwSt)  27.765 € 
 
Laufender Aufwand /Jahr 
10 Software-Pflege (259,30 € p. Monat zzgl. MwSt) 3.703 € 
11 Abschreibungen (überschlägiger Wert) 6.000 € 
Summe laufender Aufwand (mit MwSt) 9.703 € 
 
Die Werte sind nach wie vor aktuell. 
 
Demgegenüber stehen folgende jährliche Einsparungen: 
 
Einsparungen/Jahr
 
1 Büromaterialien (Ordner) 880 € 
2 Mietkosten unbekannt 
3 Personalkosten  
(perspektivisch: Differenz zw. vb (EG 9) und 88,62% einer vb-Kraft in EG 6) 
 
16.476 € 
  
Als Fazit der Prüfung der Organisationsabteilung ist festzuhalten, dass die Umstellung auf die digi-
tale Belegablage nicht nur unter prozessorganisatorischer Hinsicht sinnvoll, sondern auch unter 
Kostengesichtspunkten umzusetzen ist. Dies setzt allerdings voraus, dass es zu den vorgeschlage-
nen und errechneten Änderungen im Personaleinsatz kommt.  
 
Aus Sicht des Fachamtes ist anzumerken, dass die Personaleinsparungen, wie angegeben, nur 
perspektivisch erfolgen können. So werden die Zeitanteile für die Ausgabe von Altbelegen jährlich 
durch den Auslauf der Aufbewahrungsfristen abnehmen.

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… 
 
 
 
Die Anschaffungskosten von knapp 28.000,- € werden aus Haushaltsresten der Finanzverwaltung – 
Abteilung Kämmerei – gedeckt (Kostenstelle 020-020-1000, Sachkonto 6779110). Die Mittel werden 
nach Beschlussfassung auf die Kostenstelle der Finanzverwaltung – Abteilung Stadtkasse – verla-
gert.  
 
 
Darmstadt, 30.09.2010 
20.2 ga-ki 
 
 
Der Dezernent: 
 
 
 
 
Wolfgang Glenz 
Bürgermeister