Stellenplan für die Jahre 2025/2026 – Mitteilung der Verwaltung über die Entwicklung der Nachbesetzungsstrategie

Dezernat, Dienststelle  
I/11/112/1 
 
Vorlagen-Nummer 26.11.2025 
 3101/2025 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 08.12.2025 
 
Stellenplan für die Jahre 2025/2026 – Mitteilung der Verwaltung über die Entwicklung 
der Nachbesetzungsstrategie 
In der Sondersitzung des Ausschusses Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / 
Vergabe / Internationales vom 17.01.2025 wurde die Beschlussvorlage „Stellenplan 
für die Jahre 2025/2026“ (Vorlagen-Nummer 3238/2024) durch den Änderungs- bzw. 
Zusatzantrag von Fraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN, CDU-Fraktion und Volt-Frak-
tion (AN/0064/2025) wie folgt ergänzt: 
 
„Die Verwaltung wird beauftragt, darzustellen, wie sich die Stellengruppen und Funkti-
onen auf die drei Kategorien der Nachbesetzungsstrategie verteilen:  
 Kategorie 1: Unabdingbar für die Daseinsvorsorge, Ordnung und Sicherheit.  
 Kategorie 2: Verwaltungsintern sehr wichtig (z. B. IT, strategische Querschnitts-
funktionen).  
 Kategorie 3: Nicht überlebensnotwendig und für eine gewisse Zeit unbesetzt 
tragbar.  
 
Darüber hinaus wird die Verwaltung beauftragt, dem Ausschuss für Allgemeine Ver-
waltung und Rechtsfragen (AVR) halbjährlich, jeweils zum 30.06. und 31.12. eines 
Jahres, eine detaillierte Übersicht, über die im letzten halben Jahr vakanten und dem 
zufolge aufgrund der Nachbesetzungsstrategie verzögert nachbesetzten Stellen der 
KEP-Kategorie 3 vorzulegen.“ 
 
Mit der Mitteilung „Stellenplan für die Jahre 2025/2026 - Ergänzende Informationen 
zur Nachbesetzungsstrategie“ (Vorlagen-Nummer: 0252/2025) wurde dem Ausschuss 
in der Sitzung vom 03.02.2025 dargelegt, wie sich die Stellengruppen und Funktionen 
auf die drei Kategorien der Nachbesetzungsstrategie verteilen.  
 
Mit dieser Mitteilung wird nun die Entwicklung der aufgrund der Nachbesetzungsstra-
tegie vakanten und verzögert nachbesetzten Stellen dargestellt. Da die Mitteilung auf-
grund der Sitzungspause und der Kommunalwahl erst in diese Sitzung des Ausschus-
ses Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales eingebracht 
werden konnte, beziehen sich alle Zahlen auf den Stand 30.09.2025.

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Ausgangslage 
 
Die angespannte Haushaltslage wirkt sich auch auf den Stellenplan und die Personal-
aufwendungen aus. Um die rigiden Einschränkungen einer Haushaltssicherung zu 
vermeiden und künftig als Kommune handlungsfähig zu bleiben, sind auch im Perso-
nalaufwandsbudget Einsparungen erforderlich. Neben dem Vorschlag der Verwaltung, 
für den Stellenplan 2025/2026 kein Mehrstellenbudget für zusätzliche Aufgaben mehr 
vorzusehen, hat die Verwaltung als eine wesentliche Maßnahme zur Entlastung des 
Personalaufwandsbudgets eine Nachbesetzungsstrategie für unbesetzte Stellen ent-
wickelt. Demnach können Stellen seit September 2024 nur noch dann direkt (nach-) 
besetzt werden, wenn sie für die Daseinsvorsorge oder Funktionsfähigkeit der Verwal-
tung erforderlich sind. Für alle anderen Stellen wird grundsätzlich eine um zwölf Mo-
nate verzögerte Nachbesetzung vorgesehen.  
 
Für die Feststellung, welche Stellen für die Daseinsvorsorge oder die Funktionsfähig-
keit der Verwaltung entscheidend sind, wurde aufgrund der engen zeitlichen Vorgaben 
auf die bei jeder Stelle hinterlegten Kategorie der Kaskadierenden Einsatzplanung 
(KEP) zurückgreifen. Die KEP wurde ursprünglich zur Bewältigung der Corona-Pande-
mie entwickelt, um sehr schnell stadtinternes Personal dort einsetzen zu können, wo 
es zur Krisenbewältigung dringend benötigt wird. Alle Stellen wurden einer der folgen-
den drei KEP-Kategorie zugeordnet: 
 
- KEP-Kategorie 1: Stellen, die der Sicherstellung der Daseinsvorsorge und Auf-
rechterhaltung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung dienen, 
- KEP-Kategorie 2: Stellen, die der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der 
Verwaltung dienen und 
- KEP-Kategorie 3: Stellen, deren Aufgabenerledigung im Krisenfall für mehrere 
Wochen verzichtbar ist. 
 
Alle Stellen, die der KEP-Kategorie 3 zugeordnet sind, können demzufolge zur Entlas-
tung des Personalaufwandsbudgets grundsätzlich nur mit 12-monatiger Verzögerung 
nachbesetzt werden. 
Flankierend zur Nachbesetzungsstrategie wurde zur Vermeidung von unzumutbaren 
Konsequenzen durch die Verwaltung eine Härtefallregelung erarbeitet. KEP 3-Stellen, 
deren verzögerte Nachbesetzung als Härtefall eingestuft wird, dürfen nach Prüfung 
des Einzelfalls sofort ausgeschrieben werden.  
 
Darüber hinaus hat die Verwaltung, wie in der Mitteilung „Stellenplan für die Jahre 
2025/2026 - Ergänzende Informationen zur Nachbesetzungsstrategie“ (Vorlagen-
Nummer: 0252/2025) dargestellt, ein System entwickelt, um künftig die für die Stadt 
Köln funktionssichernden Stellen zu identifizieren. Das System befindet sich derzeit in 
der Pilotphase in ausgewählten Dienststellen sämtlicher Dezernate. Die Ergebnisse 
der Evaluation der Pilotphase werden Anfang 2026 vorliegen. 
 
 
Effekte der Nachbesetzungsstrategie  
 
Die positiven Effekte der Nachbesetzungsstrategie werden seit ihrer Einführung über 
die Entwicklung der vakanten Stellen in KEP-Kategorie 3 sukzessive sichtbar. 
Seit Inkraftsetzung der Nachbesetzungsstrategie im September 2024 können im 
Durchschnitt pro Monat 360 Stellen (VZÄ) in KEP-Kategorie 3 vakant gehalten werden 
und verursachen somit keine Personalaufwände. Zum Stichtag 30.09.2025 waren es 
rund 367 Stellen. Dies entspricht rund zwei Prozent des Stellenbestandes der Kern-
verwaltung (ohne eigenbetriebsähnliche Einrichtungen).

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Die Entwicklung der Vakanzen in KEP-Kategorie 3 ist, wie dem Diagramm entnom-
men werden kann, Schwankungen unterlegen. Diese können unter anderem auf zum 
Inkrafttreten der Nachbesetzungsstrategie bereits laufende und abzuschließende Aus-
wahlverfahren von KEP 3-Stellen zurückgeführt werden. Zudem wurden Auszubil-
dende teilweise auf KEP 3-Stellen vermittelt, da nicht genügend geeignete Stellen der 
KEP-Kategorien 1 und 2 zur Verfügung standen. Insbesondere im September 2025 
erfolgte die Vermittlung von Auszubildenden. Auch die Vermittlung von Vorrang-Per-
sonal auf KEP 3-Stellen wirkt sich auf die Anzahl der Vakanzen aus.  
 
Flankierend zur Nachbesetzungsstrategie wurde zur Vermeidung von unzumutbaren 
Konsequenzen durch die Verwaltung eine Härtefallregelung erarbeitet. KEP 3-Stellen, 
deren verzögerte Nachbesetzung als Härtefall eingestuft wird, dürfen nach Prüfung 
des Einzelfalls sofort ausgeschrieben werden.  
 
Die zum Stichtag 30.09.2025 vakanten KEP 3-Stellen verteilen sich wie folgt auf die 
Dezernate: 
 
Dezernat 
 
vakante KEP 3-Stellen (VZÄ) 
OB 12 
I 50 
II 33,61 
III 12 
IV 112,48 
V 11,63 
VI 19,5 
VII 40,81 
VIII 57,1 
IX 18,5 
Gesamt 367,63

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Bei der Verteilung ist zu berücksichtigen, dass Dezernat IV über die höchste Anzahl 
an Stellen in KEP-Kategorie 3 verfügt.  
 
Das Entlastungspotenzial aller im Zeitraum September 2024 bis September 2025 
durchschnittlich vakanten KEP 3-Stellen liegt in Summe bei rund 2,47 Mio. Euro pro 
Monat.  
Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Personalaufwandsbudget nicht in vollem Um-
fang um diesen Betrag entlastet wird. Eine stellenscharfe Berechnung ist nicht mög-
lich, da bei vakanten Stellen naturgemäß keine individuellen Personendaten (Entgelt-
gruppe, Erfahrungsstufe etc.), sondern nur durchschnittlichen Personalaufwendungen 
herangezogen werden können. Zudem kann technisch bedingt nicht ermittelt werden, 
wie viele der zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Nachbesetzungsstrategie bereits 
vakanten KEP 3-Stellen nur anteilig in der Personalaufwandsplanung berücksichtigt 
sind. Das Personalaufwandsbudget ist nicht vollfinanziert, sondern berechnet von vor-
neherein eine Vakanzquote mit ein.  
 
Die Nachbesetzungsstrategie trägt effektiv zur Entlastung des Personalaufwandsbud-
gets bei. Die positive Wirkung ist durch die konstant hohe Zahl der freigehaltenen KEP 
3-Stellen belegt. 
 
 
Gez. Blome