Beantwortung einer Anfrage nach § 4 (Volt) betreffend Digitale Unterschrift AN/1131/2021

Übersicht über bestehende, laufende und künftige eAktenanwendungen bei 
der Stadt Köln 
 
Stand: Januar 2021 
 
1. Produktive eFachakten 
o Vertragsmanagement (Div. Städtische Dienststellen, Auskunft erteilt 30) 
Technisch produktiv seit: 2015 
o 11: ePersonalakte 
Technisch produktiv seit: 2017 
o 12: eAkte DMS (allgemeine Akten 121-4) 
Technisch produktiv seit: 2014 
o 12: eAkte Telekommunikation (Fachakte zu TK-Nebenstellen) 
Technisch produktiv seit: 2015 
o 20 und 32: eRechnungsakte (Interimslösung) 
Technisch produktiv seit: 2019 
o 30: eAkte Gebäudeversicherungen (Schriftverkehr und Unterlagen zu 
Gebäudeversicherungen) 
Technisch produktiv seit: 2014 
o 32: eAkte (Groß)Veranstaltungen (Fachakten zu Genehmigung von 
Veranstaltungen und sonstigen Nutzungen im öffentlichen Raum) 
Technisch produktiv seit: 2018 
o 33: eAusländerakte (Fachakte für das Ausländerwesen)  
Technisch produktiv seit: 2017 
o 403: eSchülerakte (Schülerakte der Rheinischen Musikschule) 
Technisch produktiv seit: 2020 
o 44: Allgemeine eAkte (allg. Verwaltungsakte 44) 
Technisch produktiv seit: 2018 
o 48: eDenkmalakte (Vorgänge im Zusammenhang mit Denkmälern) 
Technisch produktiv seit: 2018 
o 56: eWohngeldakte (Fachakte zum Wohngeldverfahren) 
Technisch produktiv seit: 2019 
o 63: eBauakte (Fachakte zu Baugenehmigungsverfahren) 
Technisch produktiv seit: 2019 
o Dez. I: eDezernatsakte (Allg. Verwaltungsakte Dezernat I) 
produktiv seit: 2020 
o ID2: eProjektakte (Projektakten ID-2 (früher 1300)) 
Technisch produktiv seit: 2013

o 30: eKanzleiakte (ehemals Prozessakte; Umsetzung erfolgt in drei Projektphasen: 
Produktiv seit Ende 2020 
o 33: eEinbürgerungsakte  
Produktiv seit 2020 
o 61: eAkte für BPläne/XPlanung (Interimslösung Archiv ohne externe Zugriffe)  
Produktiv seit 2020 
o 69: eBauwerksakte  
Produktiv seit 2020 
 
2. In 2021 neu hinzukommende eAkten 
o Allgemeine eVerwaltungsakte (Pilot 112, sukzessive weitere Dienststellen, 
perspektivisch alle Dienststellen)  
o 20: Bestellakte (Folgeprojekt zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung)  
o 23: Portfoliomanagement/Grundstücksakte (Zunächst Einführung SAP-Lösung 
und anschließend eAkte dazu) 
o 32: eBußgeldakte (eAkte zur Fachanwendung SCOWi)  
o 50: eSozialakte (Teil des Gesamtprojekts Digitalisierung 50) 
o 501: eAkte für die Betreuungsstelle (Nach Ausschreibung und Einführung einer 
Fachanwendung) 
o 51: eJugendamtsakte im FMG8I 
o 53: eAkte Schuleingangsuntersuchungen (Teilprojekt des Projekts „Dezentrale 
Zentralisierung der Schuleingangsuntersuchungen“, startet nach Anpassung der 
Fachanwendung Octoware) 
o 56: eAkte Wohnberechtigungsschein (Beginn in Abstimmung mit 56 Anfang 
2021) 
o 41 und I/D2: Digitalisierung Förderprozess und –controlling (nach Anpassung und 
Rollout der Onlineanwendungen SAP Fiori und Grantor) 
 
3. eAktenprojekte ab 2022 
o 26: Immobilienakte 
o 32: eGewerbeakte 
o 41: Fördermittelakte 
o 63: Harmonisierung DMS-Archiv mit eBauakte 
 
4. Anfragen nach neuen Fachaktenanwendungen, die mit Blick auf die künftige 
eVerwaltungsakte nach Rücksprache mit den jeweiligen Ansprechpartnerinnen und 
Ansprechpartnern voraussichtlich entbehrlich geworden sind: 
  
o 12: Geschäftsgangsakte 
o 14: ePrüfakte 
o 23: eAkte Markt 
o 32: eAkte Hund

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/12 
 
Vorlagen-Nummer 09.06.2021 
 2140/2021 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 30.08.2021 
 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 (Volt) betreffend  Digitale Unterschrift AN/1131/2021 
Die Verwaltung wird um Beantwortung folgender Fragen gebeten:  
 
 
1. In welchen Bereichen bzw. Prozessen können „einfache“ E-Signaturen (Beispiel: Elektroni-
sche Signatur via PDF mit einem Tool wie z.B. Adobe Acrobat Reader/Writer) heute schon 
durchgeführt werden? Welche Voraussetzungen, z.B. rechtliche, müssen erfüllt sein um dies 
zu ermöglichen? 
 
 
Bei Nutzung elektronischer Akten (E-Akten) werden bereits heute interne Mitzeichnungs- und Frei-
gabeprozesse mittels Annotationen in Form elektronischer Stempel abgebildet. Insofern sind einige 
papiergebundene interne Freigabeprozesse bereits elektronisch abgelöst. Derzeit läuft ein Projekt zur 
Entwicklung und Einführung der Allgemeinen E-Verwaltungsakte für die Schriftgutverwaltung soweit 
sie nicht in Fachakten abgebildet wird. Die Einführung in der Pilotdienststelle ist für September 2021 
geplant. Die E-Verwaltungsakte wird in Zukunft sukzessive stadtweit die Papierakten ablösen. Hierzu 
werden auch elektronische Workflows entwickelt, die papiergebundene Mit- und Schlusszeichnungs-
prozesse ersetzen. 
 
Die Teilnahme am städtischen E-Mailsystem erfordert eine qualifizierte Authentifizierung. Dadurch 
gelten interne E-Mails ebenfalls als einfach digital signiert. Dies gilt im Übrigen auch für alle bei der 
Stadt Köln bereits im Einsatz befindlichen elektronischen Akten. 
 
 
2. Die E-Akte wird bis 2025 in weiten Teilen der Verwaltung mit dem Ziel Papier-(teil)-basierte 
Prozesse zu digitalisieren und Akten in physischer Form weitestgehend abzuschaffen, einge-
führt. Wie ist der Stand bei diesem Vorgang?  
 
Bitte um Aufschlüsselung nach Umfang je Dezernat und der Angabe des aktuellen Fortschritts 
in Prozent. 
 
 
Es sind bereits E-Akten im produktiven Einsatz. Die aktuelle Aufstellung der produktiv eingesetzten 
und geplanten E-Akten ist als Anlage beigefügt. Das Vertragsmanagement wird auf Basis der elektro-
nischen Aktenführung stadtweit bereits in fast allen Dienststellen genutzt. Eine verlässliche prozen-
tuale Darstellung je Dezernat ist nicht möglich, da E-Akten z.T. auch prozessübergreifend eingesetzt 
werden (z.B. im Bereich Veranstaltungsgenehmigungen im Zusammenhang mit der Covid-19-
Pandemie zur gemeinsamen Nutzung durch das Gesundheitsamt und das Amt für öffentliche Ord-
nung). Legt man zugrunde, in welchen Dezernaten und Dienststellen aktuell bereits E-Akten einge-
setzt werden, dann sind folgende Angaben zu machen: 
- Das Vertragsmanagement auf Basis der E-Akte kommt in allen Dezernaten und Dienststellen zum

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Einsatz 
- Elektronische Fachakten sind in Dienststellen aller Dezernate im Einsatz 
- Die Allgemeine E-Verwaltungsakte (siehe auch Punkt 1) wird künftig die allgemeine Aktenführung 
und den verwaltungsinternen Schriftverkehr sowie alle allgemeinen internen Workflows elektronisch 
abbilden. Für die verwaltungsinternen Prozesse wird dann vollständig auf Papier und handschriftliche 
Unterschriften verzichtet werden können. Das führt zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten, einer 
Erhöhung der Transparenz des Verwaltungshandelns und zu einer Flexibilisierung der Arbeits- orga-
nisation (z.B. durch den ortsunabhängigen Zugriff auf Verwaltungsakten und Parallelisierung von Pro-
zessen). Dies geschieht natürlich unter Berücksichtigung des Datenschutzes, welchem mit differen-
zierten Berechtigungskonzepten Rechnung getragen wird. 
 
3. Ein wesentlicher Bestandteil der E-Akte soll die digitale Signatur sein. Inwieweit wird dieses 
Verfahren heute bereits eingesetzt (Angabe der Prozesse) bzw. wo wird es innerhalb des Jah-
res 2021 noch eingeführt?  
 
Innerhalb der Verwaltung kommt keine qualifizierte digitale Signatur zum Einsatz. Diese ist rechtlich 
nicht vorgeschrieben. Qualifizierte digitale Signaturen sind organisatorisch und technisch aufwändig 
und kostenintensiv. Stattdessen werden die unter 1. beschriebenen Annotationen und interne E-Mails 
als inhaltlich gleichwertige, kostengünstige Alternative verwendet. 
 
Bereits heute wird die qualifizierte digitale Signatur unabhängig von o.g. E-Akten-Projekten in folgen-
den Bereichen eingesetzt: 
 
- KES (Kassenanordnung mit elektronischer Signatur) 
- EPR (Elektronisches Personenstandsregister – Autista) 
- EGVP (Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach) 
- Ordnungswidrigkeitsverfahren bei 324/325 (Signatur gescannter Anhörungsbögen) 
- VEMAGS (Verfahrensmanagement für Großraum- und Schwertransporte) 
- eANV (Elektronische Abfallnachweisverfahren) 
 
 
Gez. Prof. Dr. Diemert i.V. für Dez.I