Beantwortung einer Anfrage nach § 4 (Volt) betreffend Digitale Unterschrift AN/1131/2021

Übersicht über bestehende, laufende und künftige eAktenanwendungen bei 
der Stadt Köln 
 
Stand: Januar 2021 
 
1. Produktive eFachakten 
o Vertragsmanagement (Div. Städtische Dienststellen, Auskunft erteilt 30) 
Technisch produktiv seit: 2015 
o 11: ePersonalakte 
Technisch produktiv seit: 2017 
o 12: eAkte DMS (allgemeine Akten 121-4) 
Technisch produktiv seit: 2014 
o 12: eAkte Telekommunikation (Fachakte zu TK-Nebenstellen) 
Technisch produktiv seit: 2015 
o 20 und 32: eRechnungsakte (Interimslösung) 
Technisch produktiv seit: 2019 
o 30: eAkte Gebäudeversicherungen (Schriftverkehr und Unterlagen zu 
Gebäudeversicherungen) 
Technisch produktiv seit: 2014 
o 32: eAkte (Groß)Veranstaltungen (Fachakten zu Genehmigung von 
Veranstaltungen und sonstigen Nutzungen im öffentlichen Raum) 
Technisch produktiv seit: 2018 
o 33: eAusländerakte (Fachakte für das Ausländerwesen)  
Technisch produktiv seit: 2017 
o 403: eSchülerakte (Schülerakte der Rheinischen Musikschule) 
Technisch produktiv seit: 2020 
o 44: Allgemeine eAkte (allg. Verwaltungsakte 44) 
Technisch produktiv seit: 2018 
o 48: eDenkmalakte (Vorgänge im Zusammenhang mit Denkmälern) 
Technisch produktiv seit: 2018 
o 56: eWohngeldakte (Fachakte zum Wohngeldverfahren) 
Technisch produktiv seit: 2019 
o 63: eBauakte (Fachakte zu Baugenehmigungsverfahren) 
Technisch produktiv seit: 2019 
o Dez. I: eDezernatsakte (Allg. Verwaltungsakte Dezernat I) 
produktiv seit: 2020 
o ID2: eProjektakte (Projektakten ID-2 (früher 1300)) 
Technisch produktiv seit: 2013

o 30: eKanzleiakte (ehemals Prozessakte; Umsetzung erfolgt in drei Projektphasen: 
Produktiv seit Ende 2020 
o 33: eEinbürgerungsakte  
Produktiv seit 2020 
o 61: eAkte für BPläne/XPlanung (Interimslösung Archiv ohne externe Zugriffe)  
Produktiv seit 2020 
o 69: eBauwerksakte  
Produktiv seit 2020 
 
2. In 2021 neu hinzukommende eAkten 
o Allgemeine eVerwaltungsakte (Pilot 112, sukzessive weitere Dienststellen, 
perspektivisch alle Dienststellen)  
o 20: Bestellakte (Folgeprojekt zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung)  
o 23: Portfoliomanagement/Grundstücksakte (Zunächst Einführung SAP-Lösung 
und anschließend eAkte dazu) 
o 32: eBußgeldakte (eAkte zur Fachanwendung SCOWi)  
o 50: eSozialakte (Teil des Gesamtprojekts Digitalisierung 50) 
o 501: eAkte für die Betreuungsstelle (Nach Ausschreibung und Einführung einer 
Fachanwendung) 
o 51: eJugendamtsakte im FMG8I 
o 53: eAkte Schuleingangsuntersuchungen (Teilprojekt des Projekts „Dezentrale 
Zentralisierung der Schuleingangsuntersuchungen“, startet nach Anpassung der 
Fachanwendung Octoware) 
o 56: eAkte Wohnberechtigungsschein (Beginn in Abstimmung mit 56 Anfang 
2021) 
o 41 und I/D2: Digitalisierung Förderprozess und –controlling (nach Anpassung und 
Rollout der Onlineanwendungen SAP Fiori und Grantor) 
 
3. eAktenprojekte ab 2022 
o 26: Immobilienakte 
o 32: eGewerbeakte 
o 41: Fördermittelakte 
o 63: Harmonisierung DMS-Archiv mit eBauakte 
 
4. Anfragen nach neuen Fachaktenanwendungen, die mit Blick auf die künftige 
eVerwaltungsakte nach Rücksprache mit den jeweiligen Ansprechpartnerinnen und 
Ansprechpartnern voraussichtlich entbehrlich geworden sind: 
  
o 12: Geschäftsgangsakte 
o 14: ePrüfakte 
o 23: eAkte Markt 
o 32: eAkte Hund