Zwischenbericht zur Umsetzung von organisatorischen Optimierungen im Bereich der Ausschreibungen und Vergaben

V/0705/2015 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Zwischenbericht zur Umsetzung von organisatorischen Optimierungen im Bereich der 
Ausschreibungen und Vergaben 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
18.11.2015 Vergabeausschuss Bericht 
03.12.2015 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung  
                     und E-Government Bericht 
 
 
Bericht: 
 
1.  Ausgangslage 
 
Im November 2013 wurde aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben und Rahmenb e-
dingungen im Bereich des Vergaberechts und im Zusammenhang mit verschiedenen 
Ratsanträgen das Projekt „Profilierung der Kompetenzen im Vergabebereich“ gestartet. 
Im Rahmen dieses Projektes sollen Entscheidungsgrundlagen zur Anpassung der derze i-
tigen Verortung von Beschaffungskompetenzen und Beschaffungsstrukturen bei der Stadt 
Münster an die sich kontinuierlich ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich 
der öffentlichen Auftragsvergaben entwickelt werden. Hier ist neben der vorangegang e-
nen Einführung des Tariftreue - und Vergabegesetzes NRW u. a. auch die vor sechs M o-
naten in Kraft getretene Richtlinie 2014/24/EU über die öffentl iche Auftragsvergabe (Al l-
gemeine RL) zu nennen, die zur Einführung der elektronischen Vergaben (E -Vergabe) ei-
ne Frist bis 18.04.2016 vorsieht. Das BMWi (Referat IB6) bereitet die 1:1 -Umsetzung der 
Allgemeinen RL in nationales Recht vor. 
 
Zielsetzung des Pr ojektes ist neben der Aktualisierung interner Ausschreibungs - und 
Vergaberichtlinien die Einführung der E-Vergabe sowie die Prüfung organisatorischer Op-
timierungen der Beschaffungsvorgänge. Ziel ist dabei, die Zahl der „Vergabestellen“ i n-
nerhalb der Stadt Münster zu reduzieren. Während Fachämter mit einer großen Zahl von 
Vergaben zu Warengruppen -Kompetenzzentren weiterentwickelt werden sollen, würden 
andere Fachämter, die nur sporadisch Vergaben durchführen, von dieser Aufgabe entla s-
tet. Auf diesem Weg soll  es gelingen, Vergabekompetenzen auf der Ebene weniger 
Fachämter zu bündeln. 
 
Die Arbeiten haben sich als ausgesprochen komplex und zeitaufwändig herausgestellt. 
Aus diesem Grund möchte die Verwaltung den zuständigen Fachausschüssen diesen 
Zwischenbericht geben. 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0705/2015 
Auskunft erteilt: 
Frau Scheunemann 
Ruf: 
492-1114 
E-Mail: 
Scheunemann@stadt-muenster.de 
Datum: 
06.11.2015 
Öffentliche Berichtsvorlage

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2.  Ratsanträge 
 
Aus dem Bereich des Vergabewesens liegen der Verwaltung noch drei Ratsanträge zur 
Bearbeitung vor, und zwar  
 
 Antrag der SPD-Fraktion, der Fraktion DIE LINKE, der Ratsgruppe UWG/ÖDP und des 
     Ratsherrn Langenfeld Nr. A-R/0071/2010 „Münster kauft fair“, 
 Antrag der CDU-Ratsfraktion und SPD-Ratsfraktion Nr. A-R/0027/2011 „Weitere  
 Anstrengungen zur Optimierung von Strukturen und Prozessen in der Stadtverwal- 
 tung sowie im Umgang mit städtischen Immobilien (u. a. Ziff. 4 „ Einführung eines  
 zentralen Beschaffungsmanagements, Ziff. 5 „Ausweitung der regionalen und in 
 terkommunalen Zusammenarbeit“) und 
 Antrag der CDU-Ratsfraktion Nr. A-R/0005/2013 „Regionale Kompetenzen bündeln“. 
 
Im Zusammenhang mit dem erstgenannten Antrag hat die  Verwaltung im Beirat für ko m-
munale Entwicklungszusammenarbeit Stellung genommen und eine Anfrage der Ratsfra k-
tion Bündnis 90/Die Grünen/GAL umfassend beantwortet. An die antragstellende SPD -
Fraktion, die Ratsgruppe UWG/ÖDP, Frau Kirgil (Die Linke) und Her rn Powroznik (Piraten 
Partei) erging unter dem 19.03.2014 eine Zwischennachricht.  
 
Zu dem gemeinsamen Antrag der CDU -/SPD-Ratsfraktionen hat die Verwaltung die Vorl a-
ge V/0316/2011 erstellt, die auf den Seiten 3 und 4 Hinweise zum zentralen Beschaffungs -
management und zur regionalen und interkommunalen Zusammenarbeit enthält. Zum zent-
ralen Beschaffungsmanagement wurde die Verwaltung beauftragt zu prüfen,  
 
    ob die Organisation der Beschaffung in der Stadtverwaltung noch stärker rationalisiert 
werden kann, 
 inwieweit die städtischen Beteiligungsgesellschaften in Beschaffungsvorgänge sinnvoll 
einbezogen werden können, um noch bessere Einkaufskonditionen und wirtschaftlichere 
Prozesse zu erreichen,  
 inwieweit der Ausbau eines übergreifenden Einkaufscontrollings zielführend ist. 
 
Zum Antrag der CDU -Ratsfraktion liegt die Beschlussvorlage V/0147/2013 vor. Diese en t-
hält folgende  Entscheidungen: 
 
Die Verwaltung wird beauftragt, 
   die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Einrichtung eines münsterlandweiten Zen t-
rums für Recht und Vergabe zu prüfen und 
 anschließend gemeinsam mit den interessierten Kreisen und Kommunen des Münste r-
landes die Umsetzungsmöglichkeiten zu erörtern. 
 
Um die genannten Anliegen aufgreifen zu können war es aus Sicht der Verwaltung z u-
nächst erf orderlich, das umfangreiche verwaltungsinterne Regelwerk im Vergabewesen 
vollständig zu überarbeiten und der aktuellen Rechtslage anzupassen. Seit 2011 hat es e i-
ne Vielzahl an gesetzlichen Veränderungen gegeben, die zunächst aufzuarbeiten waren 
(Ziff 3.2). Darüber hinaus sind Erfahrungen mit der eVergabe (Ziff. 3.3) sowie die Reorgani-
sation des Vergabewesens (Ziff. 3.4) zwingende Voraussetzungen, bevor man mit den 
Kreisen und Kommunen des Münsterlandes weitere Möglichkeiten der interkommunalen 
Zusammenarbeit erörtert.  
 
Die Verwaltung hat daher zunächst ein Projekt „Profilierung der Kompetenzen im Vergab e-
recht“ gestartet. Im Rahmen dieses Projektes sollen Entscheidungsgrundlagen zur Anpa s-
sung der derzeitigen Verortung von Beschaffungskom petenzen und Besch affungsstruktu-
ren bei der Stadt Münster an die sich kontinuierlich ändernden rechtlichen Rahmenbedi n-
gungen im Bereich der öffentlichen Auftragsvergaben entwickelt werden.

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Zielsetzung des Projekts ist neben der  
 
 Aktualisierung der Ausschreibungs- und Vergaberichtlinien  
 die Einführung der eVergabe sowie  
 die Prüfung, ob, in wie weit und wo bei der Stadtverwaltung Münster Beschaffungsauf -
gaben zukünftig optimaler erledigt werden können. 
 
Insgesamt wird damit die Einführung eines Beschaffungsmanagements bei der Stadtve r-
waltung Münster angestrebt. Ein solches Vorhaben ist allerdings nicht von heute auf mo r-
gen zu leisten. Es benötigt vielmehr einen strategischen Rahmen für das gesamte Beschaf-
fungswesen über die Fachämter und die Stadtverwaltung Münster hina us sowie operative 
Detailstrategien und konkrete Maßnahmenpläne.  
 
Mit dem vorliegenden Bericht möchte die Verwaltung auch über den Stand des Projektes 
informieren. 
 
3.      Aktueller Sachstand 
 
3.1 Einkaufsgenossenschaften kommunaler Verwaltungen (EKV) 
 
Die Stadt Münster ist Ende 2011 der neu gegründeten Einkaufsgenossenschaft kommun a-
ler Verwaltungen im Deutschen Städtetag e. G. (EKV e. G.) als eines der Gründungsmi t-
glieder beigetreten (vgl. hierzu Ratsvorlage V/0886/2011). Zzt. existiert beispielsweise ein 
Vertrag im Bereich „Kopierpapier“ (Laufzeit des Vertrages: 01.03.2015 – 29.02.2016). 
 
Auch die Feuerwehr hat bereits an einer gemeinsamen Ausschreibung der EKV teilg e-
nommen. Allerdings wurde diese Ausschreibung im Nachhinein aus formalen Gründen 
nach e iner Rüge aufgehoben. Die Beschaffungen werden zzt. noch durch die einzelnen 
Feuerwehren selbst vorgenommen. 
 
3.2  IT-Einkaufsgemeinschaften 
 
Die citeq arbeitet seit einigen Jahren sehr erfolgreich bundesweit mit der VITAKO (Bunde s-
arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V.) und landesweit mit dem KDN 
(Zweckverband Kommunaler IT -Dienstleister) beim Abschluss von IT -Rahmenverträgen 
zusammen. Über diese Rahmenverträge werden Hard - und Softwareprodukte, z. B. PC, 
Monitore, Netzkomponenten, IPAD, Datenbank- und DMS-Lizenzen, für die Stadt Münster 
und im Rahmen der bestehenden Öffentlich -rechtlichen Vereinbarung auch für die Koop e-
rationspartner durch die citeq beschafft. 
 
3.3 Neue Geschäftsanweisung Ausschreibungen und Vergaben (GA AV) 
 
Inzwischen wurde die neue Geschäftsanweisung Ausschreibungen und Vergaben (GA AV) 
der Stadt Münster erstellt und veröffentlicht. Dabei wurde das umfangreiche Regelwerk, 
welches die Arbeitsgrundlage für eine Vielzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der 
Stadtverwaltung Münster darstellt, komplett überarbeitet und zwar mit folgenden Zielen: 
 
 Anpassung an die gesetzlichen Bestimmungen 
 Vereinheitlichung der Vergabepraxis in den unterschiedlichen mit Vergaben befassten 
Ämtern und Einrichtungen der Stadt, um so eine ges amtstädtisch konforme Bearbeitung 
von Vergabevorgängen sicherzustellen 
 Regelungen zur bevorzugten Vergabe an Werkstätten für Behinderte und Blindenwer k-
stätten nach § 141 SGB IX 
 Flexibilisierung der städtischen Regelungen, da das Vergaberecht einem laufenden Ver-
änderungsprozess unterworfen ist.

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Die Geschäftsanweisung beschränkt sich auf die Festlegung spezieller Regelungen für 
die Stadtverwaltung Münster. Ergänzt wird die Geschäftsanweisung durch die Intranet-
Vergabeseite Münster (IVM), welche permanent den Vorgaben der Gesetzgeber und der 
Rechtsprechung sowie den internen Erfordernissen angepasst werden soll. 
Damit werden den Mitarbeiter/-innen an einer zentralen Stelle alle relevanten Regelun-
gen und Informationen im Bereich Ausschreibungen und Vergaben zur Verfügung ge-
stellt und laufend aktualisiert. 
    Umstellung auf die Standardvorgaben im neuen Verwaltungshandbuch (Typo 3) 
 
 
U. a. in Abhängigkeit zur Reorganisation des Vergabewesens (Ziff. 2.2 und 2.3) ist die GA 
AV fortzuschreiben. 
 
3.4 Teilprojekt eVergaben 
 
Im Rahmen der eVergaben müssen den ab April 2016 geltenden Vorgaben der Allgeme i-
nen RL zufolge die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig direkt 
über eine Internetadresse mithilfe elektronischer Mittel zugänglich gemacht werden. Für die 
Kommunikation und den Informationsaustausch mithilfe elektronischer Mittel (Bieterko m-
munikation, Entgegennahme von elektronischen Angeboten) gilt eine Übergangsfrist bis 
zum 18.04.2017, die für zentrale Beschaffungsstellen in Anspruch genommen werden kann 
Zur Umsetzung dieser Vorgaben ist die Nutzung mindestens einer/eines Vergabeplat t-
form/Vergabemarktplatzes durch die Stadtverwaltung Münster erforderlich. Darüber hinaus 
bietet die Nutzung eines Vergabemanagementsystems (VMS) vielfältige Möglic hkeiten und 
Vorteile.  
 
Das Teilprojekt eVergabe hat sich damit intensiv auseinandergesetzt. Um Vorschläge für 
die Einführung lediglich einer Vergabeplattform oder sogar eines ganzheitlichen VMS u n-
terbreiten sowie erste Erfahrungen und Informationen für ei ne umfassende Ausschreibung 
einer geeigneten Software erhalten zu können, wurde unter Federführung des Tiefbaua m-
tes ein zeitlich befristeter Pilotbetrieb mit dem VMS der Fa. Cosinex in Verbindung mit dem 
Vergabemarktplatz des Landes NRW (VMP) vereinbart. I nzwischen wurden zahlreiche 
eVergaben für das Tiefbauamt durchgeführt. Somit konnten sowohl im Tiefbauamt als auch 
im Rechts - und Ausländeramt (Abt. 36.1 Besondere Rechtsangelegenheiten, Ausschre i-
bungen und Vergaben -im Weiteren als 36AV bezeichnet) erste wichtige Erfahrungen mit 
der eVergabe gemacht werden. Das Tiefbauamt hat in verschiedenen Gremien bereits da r-
über berichtet. Es ist nun vorgesehen, das Amt für Immobilienmanagement, welches ebe n-
falls eine Vielzahl an Ausschreibungen und Vergaben tätigt, un d die AWM in den Pilotb e-
trieb einzubeziehen.1 Denn gerade zur Auswahl und Einführung eines VMS sind vor allem 
für die  Erstellung eines umfassenden Leistungsverzeichnisses vielfältige Informationen be-
treffend die städtischen Ausschreibungen und Beschaffungsstrukturen vor allem der großen 
Fachämter erforderlich. Organisatorische Anpassungen sind ebenfalls unabdingbar und 
rechtzeitig zu identifizieren.  
 
Bezüglich der Einführung der eVergaben  bzw. des VMS sind nun die Erfahrungen aus dem 
Pilotbetrieb auszuwerten, Regelungen und Strukturen ggf. anzupassen und –mit einer kur-
zen zeitlichen Perspektive (ab 18.04.2016) - die eVergaben auf die europaweiten Au s-
schreibungen aller städtischen Ämter und Einrichtungen auszudehnen. Das Tiefbauamt ist 
eines der Ämter mit einer zentralen Beschaffungsstruktur und hohen Anzahl an Ausschre i-
bungen und Vergaben. Daher war ein testweiser Betrieb in diesem Amt sinnvoll. Die B e-
                                                
1 Im Rahmen der anstehenden Organisationsuntersuchung im Amt für Immobilienmanagem ent werden sämtliche 
Aufgaben und Prozesse betrachtet, somit auch die Beschaffungsaufgaben. Der Einstieg in das Projekt steht dieser 
Organisationsuntersuchung nicht entgegen. Die eVergabe für EU -Vergaben muss auch dort zeitnah eingeführt wer-
den. Sämtliche damit zusammenhängende organisatorische Veränderungen müssen jetzt eruiert werden. Auch und 
gerade, um das Ziel der Untersuchung im Bereich der Beschaffungen nicht zu verfehlen.

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schaffungsstrukturen in anderen Ämtern sind überwiegend dezentral, so dass  amtsspezif i-
sche Anpassungen von Prozessen bei der Einführung eines ganzheitlichen VMS unu m-
gänglich sind. Das bedeutet, dass weiterhin intensiv an der stadtverwaltungsweiten Einfü h-
rung der eVergaben gearbeitet werden muss, denn der Gesetzgeber hat hier enge zeitliche 
Vorgaben gesetzt. Für diesen Zweck werden in nächster Zeit weitere Ämter, die viele B e-
schaffungen tätigen, testweise Ausschreibungen mit dem VMS vorbereiten. Am Ende der 
Testphase ist zu entscheiden, wie das stadtweite VMS genau aussehen soll. Dieses ist 
nach EU-weiter Ausschreibung zu beschaffen.  
 
Mit der Einführung der eVergaben ist dieser Komplex allerdings nicht abgeschlossen. Vie l-
mehr ist perspektivisch die Einführung eines sog. Münster -Marktplatzes vorgesehen. Unter 
dem Stichwort „Münster-Marktplatz“ ist ein Warenkorbsystem angedacht, mit dem Fachäm-
ter ihre regelmäßigen Bedarfe decken können. Während die Fachämter direkt am PC aus 
einem individualisierten Katalog auswählen können, sind die Warengruppen -
Kompetenzzentren (vergabeaffine Fach ämter) für den Au fbau des Waren katalogs zustän-
dig. Eine moderne Systemlandschaft soll als Fundament für die Beschaffungs -
Modernisierung bestehend aus E -Vergabe, Münster-Marktplatz und EKV sowie KDN eta b-
liert werden. Es soll in der Lage sein ,  mit den bestehenden Systemen,  wie SAP und z u-
künftig „E-Rechnung“ medienbruchfrei zu kommunizieren.  
 
 
3.5  Bestands- und Prozessanalyse im Vergabewesen 
 
Zur Bestands- und Prozessanalyse im Vergabewesen, die u. a. die Bildung von Ware n-
gruppen und die Zuordnung zu einzelnen Beschaffungs ämtern als Kompetenzzentren be-
inhaltet, wurde unter Federführung des Personal - und Organisationsamtes eine Arbeit s-
gruppe eingerichtet, in der die Ämter mit einer Vielzahl an Ausschreibungen und Verg a-
ben beteiligt sind. Die Arbeitsgruppe beschäftigt sich ei nerseits mit den bestehenden A r-
beitsabläufen zum Vergabeprozess und andererseits mit dem Erarbeiten konzeptioneller 
Vorschläge zur ganzheitlichen Reorganisation des Beschaffungswesens. Eine Organisati-
ons- und Umfeldanalyse mit ersten Vorschlägen zur Einfüh rung eines strategischen B e-
schaffungsmanagements wurde durchgeführt und die Aufgaben für die strategische B e-
schaffungseinheit sowie operative Beschaffungsaufgaben für Fachämter und Eigenbetri e-
be als dezentrale Einheiten wurden benannt.  
 
Da die einzelnen A rbeitsgruppen nicht unabhängig voneinander betrachtet werden kö n-
nen, sind hier die Rahmenbedingungen aus dem VMS zu berücksichtigen. Eine Pr o-
zessanpassung kann nicht unabhängig von einem VMS erfolgen. 
 
Der Prozess bei 36AV als zentrale Servicestelle für Vergaben wurde grundsätzlich unter 
Berücksichtigung des VMS überdacht und es liegt ein differenzierter Vorschlag zu den 
Aufgaben  
a) während der stadtweiten Einführung des VMS und 
b) zur Unterstützung des Betriebs des VMS vor. 
 
Durch die Wahrnehmung dieser Aufgabe n bei 36AV kann die geplante Bildung von Ko m-
petenzzentren in den hauptsächlich ausschreibenden Beschaffungsämtern relativiert we r-
den, da diese von allgemeinen rechtlichen und organisatorischen Prüfungen und Aufg a-
ben entlastet werden. Sie können sich ganz a uf die fachlichen Fragen der Beschaffungen 
konzentrieren. Kompetenzzentren müssen sich bei Implementierung der vorgeschlagenen 
Neuorganisation bei 36AV - in Absprache mit den Bedarfsämtern - noch mit folgenden 
Aufgaben befassen: 
 
 Leistungsverzeichnis und technische Erläuterungen erstellen, 
 Eignungsprüfung und technische Prüfung im Anschluss an die formelle Prüfung der 
Angebote durch 36AV.

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Bei der Umsetzung der vorgenannten Prozesse erreicht die Stadt Münster weitgehend 
das Ziel eines ganzheitlichen Beschaff ungsmanagements sowie einer zentralen Komp e-
tenzbündelung im Amt 36. Dieses wird allerdings voraussichtlich eine personelle Verstä r-
kung bei 36AV erfordern. Im weiteren Projektverlauf wird die Verwaltung den konkreten 
Ressourcenbedarf prüfen. 
 
Aufgrund der K omplexität des Vergabewesens  sowie aufgrund von zeitlichen Verzög e-
rungen durch  personelle Wechsel und außergewöhnliche Krankheitszeiten, liegen noch 
keine weiteren abgestimmten Vorschläge zur Reorganisation des Vergabewesens vor. Als 
nächstes sind die War engruppen zu bilden und Kompetenzzentren zuzuordnen. Komp e-
tenzzentren sollen möglichst Ämter/Eigenbetriebe/Fachbereiche mit einem größeren Spe-
zialbedarf und ggf. in Abhängigkeit vom Bestellvolumen werden. Hierzu sind eine Vielzahl 
an Gesprächen mit allen F achämtern und Eigenbetrieben notwendig. Das Personal - und 
Organisationsamt verfolgt dieses (Teil -)Projekt. Allerdings werden konkrete Ergebnisse 
aufgrund der großen Zahl der Beteiligten und der - bisher jedenfalls - heterogenen Be-
schaffungsstrukturen innerhalb der Stadtverwaltung nicht mehr in 2015 zu erwarten sein.  
 
 
 
4. Fazit 
 
In den vergangenen Jahren wurden verschiedene Veränderungen im Vergabewesen der 
Stadtverwaltung Münster angestoßen und teilweise bereits umgesetzt. 
 
Nach wie vor unterliegt der Bereich des Vergabewesens einer enormen Dynamik. So sind 
beispielsweise eine umfangreiche Änderung der VOF sowie die Überarbeitung des  Tari f-
treue- und Vergabegesetzes NRW angekündigt. Die Verwaltung steht hier vor der He r-
ausforderung, mit den regelmäßigen ge setzlichen Veränderungen schrittzuhalten und 
gleichzeitig die Strukturen des Vergabewesens innerhalb der Verwaltung zu modernisi e-
ren und zu optimieren sowie eine interkommunale Zusammenarbeit zu forcieren. Daran 
wird die Verwaltung auch weiterhin intensiv arbeiten. 
 
Die Verwaltung wird die Ausschüsse über den Fortgang des Projektes informieren. 
 
 
 
In Vertretung 
 
 
 
 
gez. 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat