IT-Software Einsatz bei der Stadt Köln – Historie, Status Quo und Strategie

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/12 
 
Vorlagen-Nummer 08.03.2019 
 0837/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 11.03.2019 
 
IT-Software Einsatz bei der Stadt Köln – Historie, Status Quo und Strategie 
Anlässlich einer Diskussion im Kontext der Bedarfsfeststellung für die Verlängerung des Support-
Vertrages mit der Firma Microsoft in der Sitzung vom 27.11.2017 wurde durch den Ausschussvorsit-
zenden, Herrn Dr. Elster, angeregt, die Thematik einer grundsätzlichen Herstellerabhängigkeit, sowie 
die Strategien der Verwaltung in einer nachgelagerten Sitzung nochmals aufzugreifen.  
Aufgrund der Gesamtkomplexität der Situation wurde ein entsprechendes Dokument (Anlage zu der 
Vorlage 0837/2019) erstellt, welches die Rahmenbedingungen beim IT-Softwareeinsatz der Stadt 
Köln und die konkreten Vorgehensweisen und Aktivitäten der Verwaltung beschreibt. 
 
 
Gez. Dr. Keller

Amt für Informationsverarbeitung  - Seite 1 - 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Leitlinien zum Softwareeinsatz  bei der 
Stadt Köln – Historie, Status Quo und 
Strategie 
Stand 07.03.2019

Amt für Informationsverarbeitung  - Seite 2 - 
Inhaltsverzeichnis  
1 Management-Summary ................................ ................................ ................................ .. 3 
2 Ziel des Dokuments ................................ ................................ ................................ ........ 4 
3 Begriffliche Abgrenzung und Einordnung ................................ ................................ ....... 4 
3.1 Open-Source-Software ................................ ................................ ............................ 4 
3.2 Freie Software ................................ ................................ ................................ ......... 4 
3.3 Freeware ................................ ................................ ................................ ................. 4 
3.4 Proprietäre Software ................................ ................................ ...............................  5 
4 Historie und Status Quo ................................ ................................ ................................ . 5 
5 Überörtliche Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt ................................ ....................... 7 
6 Zentrale Kostenoptimierungen ................................ ................................ ........................ 8 
6.1 Interkommunaler Leistungsaustausch ................................ ................................ ..... 8 
6.2 Eigenbetriebe ................................ ................................ ................................ .......... 8 
6.3 Lizenzoptimierung ................................ ................................ ................................ ... 8 
6.4 IT-Arbeitsplatzinfrastruktur ................................ ................................ ...................... 9 
6.4.1 Arbeitsplatzausstattung ................................ ................................ .................... 9 
6.4.2 Outputmanagement................................ ................................ .......................... 9 
6.5 IT-Basisinfrastrukturen ................................ ................................ ............................ 9 
6.5.1 Standardisierung der IT-Betriebsplattformen ................................ .................... 9 
6.5.2 Datenbankmanagementsysteme ................................ ................................ ...... 9 
6.5.3 IT-Managementsysteme ................................ ................................ ..................10 
6.5.4 RZ-Kooperationen ................................ ................................ ...........................10 
6.6 Anwendungen ................................ ................................ ................................ ........10 
6.6.1 IT-Anwendungslandschaft ................................ ................................ ...............10 
6.6.2 Anwendungsentwicklung ................................ ................................ .................10 
6.7 Personal ................................ ................................ ................................ .................11 
6.7.1 Zentralisierung von Personalressourcen und Bündelung von Wissen .............11 
6.7.2 Bedarfsgerechte Aus- und Fortbildung von IT-Fachkräften.............................. 11 
6.8 Erweiterte Gremienarbeit 12 ................................ ................................ ...................11 
6.9 IT-Einsatz in Kölner Schulen ................................ ................................ ..................12 
6.9.1 Schulen – Bereich Verwaltung ................................ ................................ ........12 
6.9.2 Schulen – Bereich Pädagogik ................................ ................................ .........12 
7 Leitlinien und Regelwerk zum Einsatz von IT-Lösungen ................................ ................13

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1 Management -Summary 
 Die Stadt Köln hat eine hochkomplexe und über lange Zeit gewachsene Infrastruktur. 
 Diese Infrastruktur bedingt eine hohe Interoperabilität und einen hohen Integrations-
grad ihrer Einzelkomponenten. 
 Der Software-Einsatz bei der Stadt Köln unterliegt vielfältigen Rahmenbedingungen. 
 Webbasierte, betriebssystem- und endgeräteunabhängige Lösungen haben bei min-
destens gleicher fachlicher und wirtschaftlicher Eignung stets den Vorzug. 
 Fachlich-funktionale Passgenauigkeit, Ausfallsicherheit, IT-Sicherheit, Datenschutz 
und Barrierefreiheit sind Grundvoraussetzungen für die Auswahl jedweder Lösung. 
 Die Stadt Köln prüft einzelfallbezogen und vor einer Entscheidung für bestimmte Lö-
sungen nach einem definierten Regelwerk die Verfügbarkeit und Anforderungsent-
sprechung verfügbarer Lösungen. 
 Die Bedarfsprüfungsrichtlinie und der Produktkatalog sind für alle Dienststellen ver-
bindlich. 
 Der professionelle behördliche IT-Einsatz bedingt in der Regel das Abonnement 
(Subskription) von Software-Lösungen im Wege von Wartungsverträgen. 
 Die Stadt Köln erzielt Skaleneffekte und Kosteneinsparungen über Bedarfsbündelun-
gen und interkommunalen Leistungsaustausch (KDN, Vitako, ProVitako). 
 Die Stadt Köln beteiligt sich an den Konsolidierungsaktivitäten von Bund, Ländern 
und Kommunen. 
 Die Stadt Köln übt im Rahmen ihrer Möglichkeiten über den KDN und die Bundesar-
beitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister (Vitako) Druck auf den Anbieter-
markt aus, bzw. fordert die Verfügbarkeit von Open-Source-Lösungen ein. 
 Die Marktbeobachtung, Recherche sowie technische und wirtschaftliche Optimierung 
sind Daueraufgaben eines IT-Dienstleisters. 
 Die einschlägigen europaweiten vergaberechtlichen Regelungen verpflichten auf die 
Notwendigkeit eines Wettbewerbs am Markt (Vergabeverfahren) und verlangen den 
Nachweis der Wirtschaftlichkeit. 
 
Eine absolute Unabhängigkeit von Herstellern ist in der Realität nicht umzusetzen und auch 
eine explizite Bevorzugung oder auch ein Ausschluss bestimmter Anbieter ist vergaberechtlich 
nicht zulässig. Aus diesem Grund verfolgt die Stadt Köln eine sogenannte Multivendor-Strate-
gie. Sie hat zum Inhalt, mit möglichst vielen verschiedenen Lösungsherstellern zusammenzu-
arbeiten und dabei vorzugsweise Open -Source-Produkte einzusetzen, um entsprechende 
Lock-in-Effekte zu vermeiden. Eine entsprechende Auswahlentscheidung wird insoweit streng 
nach fachlichen, betrieblichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten und einem entsprechen-
den Bewertungsregelwerk getroffen.  
Die städtische Strategie der interkommunalen Abstimmung und des Leistungsaustauschs be-
wirkt Standardisierungseffekte bei IT-Lösungen und erhebliche Skaleneffekte durch die Bün-
delung von IT-Beschaffungen. 
 
Es gilt der Grundsatz: „Open-Source-First“!

Amt für Informationsverarbeitung  - Seite 4 - 
2 Ziel des Dokuments  
Der Software-Einsatz im Unternehmens- und Behördenumfeld wird immer wieder diskutiert. 
Neben der Betrachtung lizenzrechtlicher Aspekte und Einsparpotentiale bei Lizenzbeschaffun-
gen, sind aber auch Gesamtkostenbetrachtungen (TCO), die Einordnung in den technischen 
und betrieblichen Gesamtkontext, sowie eine weitestgehende Unabhängigkeit von Herstellern 
unerlässlich. 
Dieses Dokument ist deshalb etwas weiter gefasst und beschäftigt sich mit der Methodik und 
dem Regelwerk, dem eine Software-Auswahl bei der Stadt folgt. Es beschreibt die Leitlinien, 
aber auch die sonstigen, zum Teil gewichtigeren Maßnahmen, zur Realisierung von Optimie-
rungs- und Einsparpotentialen. Die dargestellten Leitlinien korrespondieren mit der Digitalisie-
rungsstrategie der Stadt Köln. 
Das Dokument ist bewusst  hersteller- und produktneutral geschrieben und verfolgt den An-
spruch auf gute Lesbarkeit und allgemeine Verständlichkeit. 
3 Begriffliche Abgrenzung und Einordnung  
Für ein gemeinsames Verständnis bedarf es einleitend der nachfolgenden Begriffsdefinitionen: 
3.1 Open-Source-Software 
Bei Open-Source-Software handelt es sich um Software, deren Quellcode frei zugänglich ist 
und die beliebig kopiert, genutzt und verändert werden darf 1. Die Verwertung, Vervielfältigung 
und Bearbeitung ist nicht vorbehaltlos gestattet, denn bei Open-Source-Software wird vielfach 
die Einräumung von Nutzungsrechten von bestimmten Voraussetzungen abhängig gemacht 2. 
Die Bereitstellung von Open-Source Lösungen für den professionellen Unternehmenseinsatz 
sind heutzutage sowohl ein Produkt- als auch ein Dienstleistungsgeschäftsmodell. 
3.2 Freie Software 
Freie Software ist Software, die die Freiheit und Gemeinschaft der Nutzer respektiert. Ganz  
allgemein bedeutet das, das Nutzer die Freiheit haben Software auszuführen, zu kopieren, zu 
verbreiten, zu untersuchen, zu ändern und zu verbessern. Freie Software ist daher eine Frage 
der Freiheit, nicht des Preises  3. Hier verletzt jegliche Einschränkung oder Abhängigkeit die 
Philosophie der Freiheit. 
Bei „Open-Source-Software“ und „Freier Software“ gibt es viele Überschneidungen, jedoch 
verfolgen beide Ausprägungen eine unterschi edliche Philosophie.  Bei „Open -Source-Soft-
ware“ stehen der Entwicklungsprozess und die Quelloffenheit im Vordergrund, bei „Freier Soft-
ware“ die Nachvollziehbarkeit, die Veränderbarkeit, sowie die beliebige Verteilbarkeit und un-
eingeschränkte Nutzbarkeit.  
3.3 Freeware 
Bei Freeware hingegen behalten die Entwickler das Urheberrecht und legen die  Nutzungs-
rechte selber fest. Daher wird oftmals auch kein Quellcode offen gelegt.

Amt für Informationsverarbeitung  - Seite 5 - 
3.4 Proprietäre Software 
Proprietäre Software bezeichnet eine Software, die das Recht und die Möglichkeiten der Wie-
der- und Weiterverwendung sowie Änderung und Anpassung durch Nutzer und Dritte stark 
einschränkt. Ursprünglich war dies durch eine Abhängigkeit der Software von der Hardware 
bedingt. Es gibt zahlre iche Mechanismen, die eine Software „proprietär“ machen und halten 
können: durch Softwarepatente, das Urheberrecht, Lizenzbedingungen (EULAs), das Auf-
bauen der Software auf herstellerspezifischen, nicht veröffentlichten Standards und die Be-
handlung des Quelltextes als Betriebsgeheimnis (englisch Closed Source) 4. 
1 Quellen: Duden / 2 BITKOM-Bericht / 3 gnu.org / 4 Wikipedia 
4 Historie und Status Quo  
Die IT-Unterstützung an jedem Verwaltungsarbeitsplatz ist heute für die behördliche Aufga-
benerfüllung absolut unverzichtbar und die durchgängige Verfügbarkeit der IT zugleich auch 
unternehmenskritisch. Die Verwaltung wird über zunehmend komplexere IT-Infrastrukturen mit 
IT-Services versorgt, d ie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine effektive und effi ziente 
Arbeitserledigung ermöglichen und damit erheblich zur Optimierung des Verwaltungshandelns 
beitragen. Die gesamte IT-Infrastruktur muss dabei als „agiler“ Organismus mit einem hohen 
Interaktionsgrad der einzelnen Komponenten untereinander bezeichnet werden. Funktionali-
tät, Verfügbarkeit, stete Weiterentwicklung, Qualitätssicherung sowie eine durchgängig it-ar-
chitektonische und planerische Sicht auf dieses Gesamtgebilde sind dabei grundlegende Fak-
toren und Notwendigkeiten. Mittlerweile kommen für die Bereitstellung von IT -Diensten auch 
zunehmend Cloud-Betriebsmodelle oder hybride Betriebsmodelle in den Fokus. Die Art der IT-
Leistungserbringung für die Verwaltung wird sich dabei perspektivisch weiter verändern. Es 
werden ergänzend zur eigenen Infrastruktur zunehmend auch „entfernte“ technische Lösun-
gen und IT-Infrastrukturen bei Partnern im interkommunalen Verbund oder auch bei externen 
Dienstleistern und Lösungsanbietern genutzt werden. Auch die Rolle des IT-Mitarbeiters wird 
sich analog dazu verändern  müssen, da der Aufgabenanteil für die Orchestrierung externer 
Lösungen und Anbieter, sowie für das Monitoring von vereinbarten Service -Vereinbarungen 
steigen wird. Die öffentliche Verwaltung kann und darf sich solchen Entwicklungen nicht ver-
schließen. 
Die aktuelle Zeit ist vergleichbar mit einem informationstechnologischen Wandel in den 90er 
Jahren. Damals entwickelte sich der Trend im behördlichen IT-Einsatz zunächst ganz klar weg 
von den Großrechnern hin zur Datenverarbeitung in verteilten Rechnerarchitekturen (sog. „Cli-
ent-Server-Modell“). Die Anforderungen von Betriebssystemen und Anwendungen an die 
Hardware stiegen, die Leistungszuwächse zwischen den Hardware -Generationen waren 
enorm, die notwendigen Investitionen hoch. Es war daher sowohl für die Benutzer, als auch 
die zentrale IT sehr wichtig, welche Desktop-PC´s mit welchem konkreten Betriebssystem und 
welcher Leistungsfähigkeit eingesetzt wurden. 
Kurz nach der Jahrtausendwende entstand dann eine öffentliche „Open -Source-Diskussion“, 
die herkömmliche IT-Unternehmensinfrastrukturen komplett in Frage stellte. In vielen Unter-
nehmen und Behörden wurde nach Alternativen zu den Produkten des langjährigen Marktfüh-
rers gesucht. In diese Zeit fallen auch der Start des Migrationsprojektes der LHM München 
und anderer Umstellungsprojekte. Der wesentliche Motivator für Umstellungsprojekte zum da-
maligen Zeitpunkt war die Feststellung, dass Open-Source in einer im Unternehm ensumfeld 
einsetzbaren Form in Anwendung und Administration nicht besser, auf der Lizenzierungsseite

Amt für Informationsverarbeitung  - Seite 6 - 
aber deutlich günstiger  war. Diesen Einsparpotentialen auf der Lizenzierungsseite standen 
aber stets auch die zu erwartenden Umstellungs- und Einzelmigrationsaufwände gegenüber, 
da die Anforderungs- und Produktvielfalt einer großen Kommunalverwaltung natürlich unmit-
telbaren Einfluss auf die Umfänge des IT-Einsatzes und den notwendigen Ressourceneinsatz 
hat. Vorhandene Strukturen sind in der Regel über lange Jahre gewachsen und eine IT-Orga-
nisation kann leider nicht auf der sprichwörtlichen „grünen Wiese“ starten und ganz neu be-
ginnen. Eine flächendeckende Migration a uf Open -Source-Lösungen scheidet deshalb aus 
heutiger Sicht genauso aus wie ein Open-Source-Masterplan, der eine Umstellung über eine 
längeren Zeitraum zum Inhalt hätte. Als ideal hat sich deshalb  bei der Stadt Köln ein Vorge-
hensmodell etabliert und bewährt, dessen Regelwerk unter Punkt 7 näher ausgeführt wird. 
Eine weitere Herausforderung besteht in dem Umstand, dass sich heute fast jede Fachanwen-
dung auch auf nahezu jedem (mobilen) Endgerät verfügbar machen lassen und dort durch die 
Abstrahierung vom jeweiligen Betriebssystem problemlos nutzbar sein muss (Web-Architek-
turen, Responsive Design). 
Die vielfältigen Digitalisierungsvorhaben und die zum Teil damit korrespondierenden gesetzli-
cher Vorgaben (z. B. Onlinezugangsgesetz, E-Government-Gesetz) sind Innovationstreiber, 
aber auch der Endbenutzer als interner Prozessbeteiligter ist ein entscheidender Faktor, was 
z. B. die Akzeptanz neuer Lösungen oder „Optimierungsangebote“ angeht. 
Vor allem aber verfügt der „Gemischtwarenladen“ Kommunalverwaltung in der Regel über eine 
hohe 3-stellige Anzahl von IT-Fachverfahren und IT-Anwendungen. Bei der Stadt Köln handelt 
es sich aktuell um rund 900 IT-Lösungen unterschiedlicher Komplexität. 
Bei der Auswahl von Fachanwendungen sind, neben den technischen Betriebsvoraussetzun-
gen und finanziellen Aspekten  primär rechtliche und fachlich-funktionale Anforderungen zu 
berücksichtigen, um die Dienststellen bestmöglich und anforderungskonform in ihrer Arbeit zu 
unterstützen. Die Stadt Köln verfolgt dabei auch eine Strategie der interkommunalen Abstim-
mung und des interkommunalen Lei stungsaustauschs unter bevorzugter Einhaltung offener 
Standards einerseits, aber auch einer Produktstandardisierung andererseits , um entspre-
chende Synergieeffekte bei Beschaffung und (gemeinsamen) Betrieb zu erzielen. So wurden 
und werden interkommunale Kooperationsverbünde realisiert, um IT-Anwendungen letztlich 
möglichst effizient bereitzustellen und zu betreiben. Basierend auf diesen Anforderungen, wird 
jeder geplante Anwendungseinsatz auch auf Shared-Service-Tauglichkeit (Betrieb im inter-
kommunalen Verbund) und auf die Möglichkeit einer grundsätzlichen Open-Source-Realisie-
rung hin untersucht.

Amt für Informationsverarbeitung  - Seite 7 - 
5 Überörtliche Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt  
In der Sitzung am 06.06.2016 wurde dem Unterausschuss Digitale Kommunikation und Orga-
nisation (DIKO) der Abschlussbericht der Gemeindeprüfungsanstalt NRW zur IT-Prüfung gem. 
§ 105 GO NRW vorgelegt. 
Insgesamt sieht sich die Stadt Köln in ihren Aktivitäten und Strategien durch das Prüfungser-
gebnis der GPA bestätigt. Die für die „IT in der Stadt“ wesentlichen Eckpfeiler wie IT-Sicherheit 
und IT-Infrastruktur erreichen sogar ein herausragendes Ergebnis. Gravierende Fehlentwick-
lungen sind nicht festgestellt worden. 
Als besonders wirkungsvoll werden die zentral beim Amt für Informationsverarbeitung veran-
kerten Steuerungsaktivitäten bewertet. Wichtige Gründe dafür sind ein strategischer Hand-
lungsrahmen, die Transparenz der zentralen Kosten und Leistungen und eine abgestimmte 
Zieleplanung. „Die technischen Betriebsstä tten und wichtige IT -Managementprozesse des 
Amtes für Informationsverarbeitung erfüllen höchste Anforderungen.“ (Bericht, S. 4) Dies be-
trifft insbesondere die Managementprozesse zum Störungsmanagement, Kapazitäts- und Ver-
fügbarkeitsmanagement und zum Änderungsmanagement. In Bezug auf die IT-Sicherheit er-
füllt die Stadt „alle von der GPA NRW erwarteten Anforderungen an den IT-Grundschutz. Sie 
gewährleistet den höchsten Stand im Vergleich der kreisfreien Städte.“ (Bericht, S. 13) 
Köln weist im Ressourcenaufwand für den Netzbetrieb den niedrigsten Wert aller kreisfreien 
Städte auf. 
Empfehlungen aus dem Abschlussbericht der GPA wurden entsprechend aufgegriffen. So wird 
derzeit ein Lizenzmanagement aufgebaut, mit der Aufgabe, Lizenzbeschaffungen und Lizenz-
bestände zu zentralisieren und zu optimieren. 
Der Hinweis zur Problematik einer zum Teil dezentral vorhandenen IT-Ressourcenverantwor-
tung bei der Stadt Köln wurde und wird im Rahmen gezielter organisatorischer Veränderungen 
(z. B. Verlagerung  von dezentraler Benutzer- und Fachanwendungsbetreuung zu 12, Bildung 
von Kompetenzzentren bei 12) aufgegriffen. 
Der kontinuierliche Ausbau der zentralen Fachanwendungsbetreuung und die verstärkte An-
bindung der dezentralen Benutzerbetreuung beim Amt für Informationsverarbeitung fördern in 
einem längerfristig und wirkungsvoll angelegten Prozess die Transparenz und Steuerbarkeit 
der dezentralen IT-Ressourcen. 
Die Gesamtkosten für die IT-Aufgabenwahrnehmung an den ordentlichen Aufwendungen des 
Kernhaushaltes liegen mit 1,26 % unt erhalb des Mittelwerts aller kreisfreien Städte (1,42%). 
Der Prüfbericht belegt damit insgesamt ein ausgeprägtes Kostenbewusstsein für die IT in der 
Stadt. 
Die ermittelten Kosten der IT -Arbeitsplätze liegen 10% unter dem ermittelten Mittelwert der 
Prüfung aller kreisfreien Städte. Es wurde empfohlen, die Personalausstattung bei der Betreu-
ung von IT-Arbeitsplätzen kritisch zu prüfen. Daher wurde ein internes Projekt mit dem Ziel der 
Optimierung des IV-Kundenservice eingeleitet. Dieses Projekt ist auch Gegenstand der Ziele-
planung 2019 des Amtes. 
Die Kosten im Bereich Telekommunikation liegen in Köln knapp unter dem interkommunalen 
Mittelwert. Dabei werden eine sehr günstige Betreuungsquote und deutlich niedrigere Perso-
nalkosten im Vergleich zu den anderen Städ ten hervorgehoben. Über die zyklische Neuaus-
schreibung von Rahmenverträgen werden zudem immer wieder positive Effekte und Einspa-
rungen bei den Sachkosten erzielt.

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Die Kick-Off-Veranstaltung für eine neuerliche IT-Prüfung der kreisfreien Städte durch die Ge-
meindeprüfungsanstalt hat im Februar dieses Jahres in Köln stattgefunden. 
6 Zentrale Kostenoptimierungen  
6.1 Interkommunaler Leistungsaustausch 
Die Stadt Köln ist ordentliches Mitglied im KDN – Dachverband kommunaler IT-Dienstleister 
und in der ProVitako – Einkaufsgenossenschaft der kommunalen IT-Dienstleister auf Bundes-
ebene. Das Amt für Informationsverarbeitung beteiligt sich -zum Teil auch federführend- an 
Ausschreibungen für IT-Hardware, IT-Software und IT-Dienstleistungen. Durch die Bündelung 
der Bedarfe aller KDN-Mitglieder in gemeinsamen Ausschreibungen ergeben sich regelmäßig 
erhebliche Skaleneffekte und Einsparungen. Die Aktivitäten der Mitgliedergemeinschaft in die-
sen Organisationen führen zudem zu einer deutlich stärkeren Position seiner Mitglieder in Ver-
handlungen und erzeugen insoweit auch einen ents prechenden Veränderungsdruck bei den 
Anbietern am Markt. 
Ein interkommunaler Leistungsaustausch beinhaltet neben der Bündelung der IT -Beschaf-
fungsvorhaben regelmäßig auch die informationstechnische und informationsorganisatorische 
Leistungserbringung der Mitglieder untereinander. So werden für den Betrieb von Fachverfah-
ren verstärkt entsprechende Kompetenzzentren gebildet, um einen redundanten Aufbau bzw. 
eine redundante Bereitstellung von Ressourcen zu vermeiden. 
6.2 Eigenbetriebe 
Das Amt für Informationsverarbeitung erbringt auch IT-Leistungen für zum Konzern Stadt Köln 
gehörende Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnliche Einrichtungen. Es handelt sich dabei in 
erster Linie um die Stadtentwässerungsbetriebe (StEB), die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln, 
die Bühnen der Stadt Köln und die Kliniken der Stadt Köln. Geplant ist die Erbringung von IT-
Leistungen für die Abfallwirtschaftsbetriebe (AWB) und die neu gegründete KölnBusiness Wirt-
schaftsförderungs-GmbH der Stadt Köln.  
Durch entsprechende IT-Leistungsbeziehungen wird aus gesamtstädtischer Sicht sowohl ein 
optimierter Ressourceneinsatz, als auch eine Standardisierung erreicht. Redundante IT-Lö-
sungen können so in vielen Fällen vermieden werden. 
6.3 Lizenzoptimierung 
Im Amt für Informationsverarbeitung wird aktuell ein Lizenz- und Software Asset Manager als 
neue Rolle etabliert. Dabei geht es nicht nur um eine Überwachung und Inventarisierung der 
gegebenen Lizenzlandschaft, sondern vielmehr um die fortlaufende Optimierung der Lizenzie-
rungsnotwendigkeiten und der Sicherstellung des lizenzrechtskonformen Einsatzes von Soft-
ware. Das Lizenzmanagement ist in einem fest definierten Prozess bei jeder Software -Be-
schaffung zu beteiligen, um zu prüfen ob alternative Lizenzierungsmodelle möglich sind, oder 
ob andere Lizenzsituationen bei der Stadt Köln durch die Neuanschaffung betroffen sind. Ziel 
ist es neben einer bedarfsgerechten Lizenzierung und der Erzielung möglicher Einsparungen 
dabei auch jederzeit auf ein Lizenzaudit vorbereitet zu sein und Lizenzvermessungen automa-
tisiert und in Eigenregie machen zu können.

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6.4 IT-Arbeitsplatzinfrastruktur 
6.4.1 Arbeitsplatzausstattung 
In 2018 wurde eine neue IT-Bedarfsprüfungsrichtlinie bei der Stadt Köln in Kraft gesetzt. Diese 
reguliert den Beschaffungsprozess, ist eine Handreichung und Orientierung für die Kunden in 
der Verwaltung und korrespondiert mit einem umfangreichen IT-Produktkatalog, der eine ver-
bindliche Beschreibung von bezugsfähiger Hardware und Software enthält. Ziel ist eine größt-
mögliche Standardisierung und eine Reduzierung des Ressourceneinsatzes. 
6.4.2 Outputmanagement 
Für die Erzeugung von Druckwerken wurde 2018 erneut eine gesamtstädtische Betrachtung 
durchgeführt. Diese hatte zum Ziel , weiteres Optimierungspotenzial unter Betrachtung der  
heutigen technischen Möglichkeiten zu ermitteln. Das Ergebnis der Untersuchung ergibt eine 
Zentralisierung des Druckens durch Verlagerung vom Arbeitsplatz auf Multifunktionsgeräte auf 
den Etagen, sofern es nicht besondere Erfordernisse (z. B. in den Meldehallen) gibt. Die Be-
treuung der Geräte inklusive Verbrauchsmaterial übernimmt ein externer Dienstleister. Mit der 
aktuell anstehenden Ausschreibung wird das Betreuungsmodell auch auf die verbleibenden 
Arbeitsplatzdrucker ausgedehnt.  Die Umsetzung der Maßnahme wird nach erfolgter Aus-
schreibung und Zuschlagserteilung noch in 2019 beginnen. 
Neben den Massendrucken werden seit 2017 auch die Druckwerke der einzelnen Sachbear-
beiterinnen und Sachbearbeiter sukzessiv in die zentrale Druck - und Weiterverarbeitung bei 
1000 überführt. 
Mit dem Einsatz der Multifunktionsgeräte ist für alle Mitarbeitenden ein geräte- und standort-
unabhängiges Kopieren, Drucken und Scannen über die Funktionen „Follow Me“ und „Scan -
To-Folder“ möglich. Hinzu kommt noch der Mehrwert durch die Texterkennung der digitalisier-
ten Dokumente. 
6.5 IT-Basisinfrastrukturen 
6.5.1 Standardisierung der IT-Betriebsplattformen 
Betriebsplattformen (z. B. zur Server- und Anwendungsvirtualisierung, Storage-Bereitstellung) 
wurden in den letzten Jahren sukzessive konsolidiert und technisch erneuert. Die Virtualisie-
rungsquote im Bereich des städtischen Serverbetriebs liegt inzwischen bei 93% und rund 1/3 
der gesamten Serverlandschaft basiert auf Open-Source-Betriebssystemen. Damit ist der der-
zeit aus technischer Sicht höchstmögliche Virtualisierungsgrad bei der Stadt Köln erreicht. Im 
interkommunalen Vergleich, aber auch im Vergleich mit IT -Strukturen in der Privatwirtschaft 
ist das eine sehr hohe Quote. 
Ende 2017 wurde zudem der kostenintensive Großrechnerbetrieb komplett eingestellt. 
6.5.2 Datenbankmanagementsysteme 
Die Datenhaltung und -verwaltung von Fachverfahren wird in aller Regel über relationale Da-
tenbankmanagementsysteme (DBMS) realisiert. Die Stadt Köln betreibt vier DBMS, zwei da-
von sind Open-Source-Lösungen. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass der Datenbankbe-
trieb immer ein integrative r Bestandteil einer Fachverfahrensbereitstellung ist und die Fach-
verfahrenshersteller nur bestimmte DBMS entwicklungs- und supportseitig unterstützen, oder 
auch nicht. Aus der allgemeinen Marktsicht heraus und im interkommunalen Vergleich ist die 
Stadt Köln mit vier DBMS gut aufgestellt, dennoch laufen aktuell Aktivitäten mit dem Ziel den

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Betrieb einer großen DBMS-Plattform durch eine andere Plattform (soweit möglich) abzulösen. 
Dies ist jedoch kein einfaches Unterfangen, da bestimmte Fachverfahrensherstell er nur auf 
dieser Plattform entwickeln und alternative Unterstützungsmöglichkeiten von dort aus geschaf-
fen werden müssen. Hier laufen aktuell Gespräche mit verschiedenen Anbietern von Fachver-
fahren, auch soll über den KDN - Dachverband kommunaler IT-Dienstleister ein entsprechen-
der Druck am Markt erzeugt werden, der im Idealfall zu disruptiver Innovation und der Verwen-
dung anderer Technologien führt. 
6.5.3 IT-Managementsysteme 
Grundsätzlich bietet der Markt eine Vielzahl an Werkzeugen an, die ein technisches Manage-
ment von IT-Systemen ermöglichen. Das Amt für Informationsverarbeitung nutzt hier nicht für 
jedes Zielsystem, eine individuelle Speziallösung (sog. „Best-of-Breed-Ansatz“). Die Strategie 
sieht einerseits vor, Management-Werkzeuge losgelöst vom Produktportfolio bestimmter Lö-
sungsanbieter zu beziehen und zugleich auch systemübergreifend zu nutzen. So wurde z. B. 
die gesamte Überwachungsinfrastruktur des Rechenzentrumsbetriebs in ein zentrales Open-
Source-Produkt integriert. Damit einher gehend sind auch einige der proprietäre n Lösungen 
komplett entfallen. 
6.5.4 RZ-Kooperationen 
Die Stadt Köln betreibt bzw. nutzt gemeinsam mit dem IT -Dienstleister des Landschaftsver-
band Rheinland (LVR -InfoKom) zwei Rechenzentren im Kölne r Stadtgebiet. Dieses 2 -Stan-
dortekonzept ist Ergebnis der Forderungen an Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von IT -
Dienstleistungen bei der Stadt Köln. Der Standort Deutz wurde im Februar 2019  durch den 
neuen Standort Kalk abgelöst. Gemeinsamer Betrieb und Nutzung der Rechenzentren ermög-
lichen dabei auch eine verursachergerechte Aufteilung der Kosten für den Standort und die 
technische Gebäudeausstattung (TGA) . Freie Kapazitäten werden über sogenannten Hou-
sing-Verträge, z. B. mit den Kliniken der Stadt Köln, der Feuerwehr oder auch dem kdvz Rhein-
Erft-Rur, untervermietet. 
6.6 Anwendungen 
6.6.1 IT-Anwendungslandschaft 
Die Stadtverwaltung Köln setzt seit vielen Jahren auf quelloffene Software bei Anwendungen. 
Im Zuge dieser Aktivitäten sind auf den Arbeitsplatzrechnern für viele Einsatzszenarien mitt-
lerweile proprietäre Lösungen durch Open-Source-Alternativen ersetzt worden. 
Im Rahmen der aktuell laufenden Migration des Client-Betriebssystems wird zudem der Hard- 
und Software-Bestand geprüft und konsolidiert. Ziel ist eine weitere Reduzierung eingesetzter 
Produkte und Versionen. 
6.6.2 Anwendungsentwicklung 
Für die zentrale Anwendungsentwicklung im Amt für Informationsverarbeitung kommen mo-
dulare Komponenten zum Einsatz. Viele dieser Komponenten  werden auf Basis von Open -
Source-Produkten entwickelt, umgestellt oder erweitert.  
Die dezentrale Source-Code-Verwaltung verschiedener Teams im Amt für Informationsverar-
beitung wurde auf eine zentrale Open-Source-Lösung portiert. Damit einher gehen eine tech-
nisch vereinfachte Bereitstellung von Webservern, sowie die automatisierte Verteilung von IT-
Anwendungen auf die Serversysteme. Die Qualitätssicherung erfolgt dabei über einen dreistu-
figen Bereitstellungsprozess (Staging-Verfahren). Der damit hohe Standardisierungsgrad führt

Amt für Informationsverarbeitung  - Seite 11 - 
auch zu qualitativ verbesserten Lösungen. Durch die Maßnahmen werden zugleich auch die 
personellen Aufwände für Software-Pflege und Anwendungsbereitstellung erheblich reduziert. 
6.7  Personal 
6.7.1 Zentralisierung von Personalressourcen und Bündelung von Wissen 
Digitalisierungswissen ist grundsätzlich in allen Fachdienststellen erforderlich. Es existiert je-
doch zum Teil noch eine gewisse Unschärfe, was zukunftsfähige Leistungsschnitte zwischen 
den Fachdienststellen und dem Amt für Informationsverarbeitung als dem zentralen IT-Dienst-
leister angeht. Hier bestehen Regelungsnotwendigkeiten, insbesondere vor dem Hintergrund 
vielfältiger neuer Herausforderungen z. B. in Form von konkreten Infrastrukturprojekten oder 
Konsolidierungsnotwendigkeiten. In einigen Bereichen konzentrieren sich die Aktivitäten aktu-
ell auf die Bündelung von Wissen, Rollen und Aufgaben z. B. in Form von stadtweiten Kom-
petenzzentren (CC). Eine konsequente(re) Bündelung von IT -Ressourcen macht es zudem 
einfacher, den IT-Kostenanteil am städtischen Gesamthaushalt valide zu ermitteln. 
6.7.2 Bedarfsgerechte Aus- und Fortbildung von IT-Fachkräften 
Die Verwaltung ermöglicht dem Amt für Informationsverarbeitung die Ausbildung von Fachin-
formatikern und Wirtschaftsinformatikern, letzteres im W ege eines dualen oder berufsbeglei-
tenden Studiums. Grundsätzlich geht es auch darum den Effekten des demografischen Wan-
dels gerecht zu werden, aber viel mehr noch stehen Wissenserhalt, Wissensweitergabe und 
Wissensausbau innerhalb der IT-Organisation im Vordergrund. Die fachliche Weiterentwick-
lung des IT -Personals wird über entsprechende Fortbildungskonzepte realisiert. Zwar wird 
auch zukünftig immer noch in einem wechselnden Umfang Spezialwissen in Form von externer 
Dienstleistung eingekauft werden müssen, aber die Ausschärfung eigener Ressourcen und 
Skills soll dies auf den absolut notwendigen Umfang reduzieren und damit aus der Gesamt-
kostensicht zu einer Konsolidierung des Ressourceneinsatzes beitragen. 
Zurzeit bildet das Amt für Informationsverarbeitung in unterschiedlichen Jahrgängen 13 Aus-
zubildende als „Fachinformatiker Systemintegration“, oder als „Fachinformatiker Anwendungs-
entwicklung“ sowie 41 Studierende in der Fachrichtung „Wirtschaftsinformatik mit Bachelor -
Abschluss“ aus. 
6.8 Erweiterte Gremienarbeit 12  
Über zentrale stadtinterne Gremien werden verbindliche, gesamtstädtische Rahmenbedingun-
gen und Regularien geschaffen. 
Der Beirat für Sicherheit und Kommunikation mit Informationstechnik (SKIT) moderiert und 
steuert alle IT-Sicherheitsthemen für die Stadt. 
Im IntraNet-Beirat werden alle übergreifenden, gesamtstädtischen und grundsätzliche Aspekte 
zum städtischen IntraNet behandelt. 
Zudem wirkt künftig das in Gründung befindlich „Kompetenzzentrum Geoinformationssys-
teme“ aktiv im Steuerungskreis Geomanagement, sowie im gesamtstädtischen Geobeirat mit. 
Im Steuerungskreis Geomanagement wird in diesem Jahr erstmals mit der zentralen Erfas-
sung und Steuerung aller Geoprojekte begonnen. Im Geo-Beirat werden alle inhaltlichen Ent-
wicklungen auf dem Gebiet der Geoinformationen zentral koordiniert.

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Der übergreifende Zweck, der für alle Gremien gleichermaßen gilt, ist eine Standardisierung, 
eine einheitliche Steuerung, die Vermeidung von Re dundanzen, sowie die Optimierung des 
jeweiligen Ressourceneinsatzes. 
6.9 IT-Einsatz in Kölner Schulen 
Die Verwaltungsbereiche der Kölner Schulen (Sekretariate und Schulleitungen) sind vom pä-
dagogischen Netz aus Gründen der Datensicherheit technisch getrennt. Der Support für den 
pädagogischen Bereich der Schulen ist betrieblich losgelöst von der städtischen Verwaltungs-
IT und wird seit langen Jahren im Wege eines Dienstleistervertrages durch den Kölner Schul-
support realisiert. Die Organisation des Schul -Supports und das Anforderungsmanagement 
werden durch 12 wahrgenommen. Das IT-Beschaffungswesen basiert in der Regel auf Rah-
menverträgen. Der Bezug aus diesen RV läuft über einen standardisierten Prozess zwischen 
dem jeweiligen Bedarfsträger, 40 und 12. 
6.9.1 Schulen – Bereich Verwaltung 
Die Verwaltungsbereiche der Kölner Schulen waren bisher nicht in das städtische Datennetz 
(CAN) eingebunden und nur mit erheblichem Ressourceneinsatz zu verwalten. Voraussichtlich 
zum Ende dieses Jahres werden sie vollständig migriert und damit alle städtischen IT-Services 
erstmals unmittelbar verfügbar sein . Das bedeutet, dass a lle Anwenderinnen und Anwender 
in den Verwaltungsbereichen ab dem Migrationszeitpunkt mit einem der städtischen Standard-
clients arbeiten können. 
6.9.2 Schulen – Bereich Pädagogik 
Der Einsatz proprietärer Betriebssysteme auf den Client-PCs in den pädagogischen Bereichen 
der Schulen hat eine lange Historie. Die Gründe hierfür lagen zunächst in dem Umstand, dass 
es bei Einführung von PC-Systemen in den Schulen keine vergleichbare anwenderfreundliche 
Alternative gab. Hinzu kam, dass zu einem sehr frühen Zeitpunkt des pädagogischen PC -
Einsatzes bereits besonders günstige „Education-Konditionen“ aus Rahmenverträgen für den 
schulischen Einsatz angeboten wurden und auch die eingesetzte kommerzielle Lernsoftware 
für Schulen, sowie Übungsmaterialien der Schulbuchverlage fast ausschließlich für bestimmte 
proprietäre Betriebssysteme verfügbar ist. 
Proprietäre Betriebssysteme im pädagogischen Bereich der Schulen haben sich insoweit –
nicht nur in Köln- zu einem Quasi-Standard entwickelt. 
6.9.3 Einsatz von Office-Produkten 
In allen allgemeinbildenden Schulen der Stadt Köln werden grundsätzlich nur Open -Source-
Office-Produkte eingesetzt. Lediglich im Bereich der Berufskollegs kommen aufgrund des be-
sonderen Wunsches der Schulen bzw. aufgrund besonderer Anforderungen proprietäre Office-
Produkte zum Einsatz. Diese werden aus dem sog. FWU-Rahmenvertrag (Institut für Film und 
Bild gGmbH, Medieninstitut der Länder) beschafft und ermöglichen jedem Schüler und Lehrer 
einer teilnehmenden Schule die kostenfreie Nutzung und Lizenzierung auf bis zu 15 Endgerä-
ten. 
6.9.4 Client-Management  
Das zentrale Management, die Software -Verteilung und die automatisierte Inv entarisierung 
der Geräte erfolgen mit einem Open-Source-Produkt.

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6.9.5 Einsatz von Tablets 
Mit dem „Konzept zu einer ganzheitlichen IT an Kölner Schulen“ aus 11/2014 wurde eine sog. 
„2 Säulenstrategie“ festgelegt mit der Möglichkeit, zwischen verschiedenen HW -Lösungen 
wählen zu können. Aktuell werden auf Wunsch der Schulen zu 95 % Tablets eines bestimmten 
Herstellers beschafft. 
6.9.6 Einsatz von Servern 
Als Standardbetriebssystem auf Serversystemen kommen nahezu flächendeckend Open -
Source-Betriebssysteme zum Einsatz. In lediglich 3 Fällen werden aufgrund besonderer tech-
nischer und fachlicher Anforderungen proprietäre Betriebssysteme eingesetzt. 
7 Leitlinien und Regelwerk zum Einsatz von IT -Lösungen  
Der professionelle Einsatz von Software in Unternehmen und Behörden stellt grundsätzlich 
andere Anforderungen an die einzusetzenden Lösungen als ein Einsatz im sogenannten Kon-
sumentenumfeld. Für die Stadt Köln sind diese Anforderungen in den nachfolgenden Leitlinien 
zusammengefasst: 
 Der Einsatz einer IT-Lösung erfolgt stets nach fachlichen, betrieblichen und wirt-
schaftlichen Erwägungen. 
 Bei einer gleichen oder besseren fachlichen, betrieblichen und wirtschaftlichen Be-
wertung erhält eine Open-Source-Lösung den Vorzug – „Open-Source-First“. 
 Bei einer gleichen oder besseren fachlichen, betrieblichen und wirtschaftlichen Be-
wertung erhält eine open-data-taugliche Lösung den Vorzug. 
 Der Einsatz proprietärer Software erfolgt in der Regel nur dort, wo eine quelloffene 
Lösung aus fachlichen, betrieblichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten die 
schlechtere Variante wäre.  
 Der Einsatz darf gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, wie z. B. denen zu Daten-
schutz und Barrierefreiheit nicht zuwider laufen.  
 Priorisierung von etablierten und offenen Standards in Fachverfahren 
 Der Einsatz von Software muss konform zu den jeweiligen Lizenzbedingungen sein. 
 Die technischen Anforderungen für einen professionellen Betrieb von Software-Pro-
dukten sind Bestandteil des technischen Lastenhefts für Ausschreibungen und wer-
den kontinuierlich überprüft und fortgeschrieben. 
 Web-Anwendungen erhalten den Vorzug vor klassischen Desktop-Anwendungen. 
 Softwarelösungen werden mit jedem Erneuerungszyklus hinsichtlich der technischen 
Passgenauigkeit, veränderlicher Anforderungen an Funktion und Interoperabilität, 
aber insbesondere auch mit Blick auf vorhandene Konsolidierungs- und Einsparpo-
tentiale ergebnisoffen untersucht. 
 Softwarelösungen müssen in der städtischen IT-Infrastruktur interoperabel betreibbar 
sein und den städtischen Standards und Normen und insbesondere den städtischen 
Sicherheitsstandards entsprechen. 
 Inbetriebnahme- und Betriebsaufwände müssen standardisiert bzw. mit überschauba-
ren Aufwänden realisierbar sein.

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 Der Einsatz muss die Zertifizierungsfähigkeit auf Basis einschlägiger Normen (z. B. 
ISO 27001) oder BSI Grundschutz ermöglichen, bzw. darf deren Erhalt im Rahmen 
von Rezertifizierungen oder Überwachungsaudits nicht gefährden. 
 Für alle Lösungen müssen grundsätzlich ein professioneller Support, sowie eine ste-
tige Weiterentwicklung unter Berücksichtigung aktueller technischer Standards ver-
lässlich verfügbar sein. 
 Der Ausbau des browserbasierten Arbeitsplatzes wird forciert. 
 Die Stadt Köln beteiligt sich an den gemeinsamen Aktivitäten von Bund, Ländern und 
Kommunen mit dem Ziel eine einheitliche und abgestimmte Vorgehensweise gegen-
über den Lösungsanbietern sicherzustellen und damit einen Veränderungsdruck am 
Markt zu erzeugen. 
 Die städtischen Dienststellen werden im Falle von Softwarebeschaffungen intensiv 
bei der Erstellung von Anforderungsprofilen für IT-Lösungen unterstützt, um eine dau-
erhafte und nahtlose Integration in die städtische IT-Landschaft sicherzustellen. 
 
Eine zusätzliche Konkretisierung und zum Teil auch den Angebotsmarkt einschränkende Wir-
kung bei der Wahl geeigneter Lösungen ergibt sich durch folgende Szenarien: 
 Für bestimmte Einsatzszenarien erfüllt lediglich proprietäre Software die Anforderun-
gen aus fachlich-funktionaler, technischer, sowie informationssicherheitstechnischer 
Sicht. 
 Für bestimmte Einsatzszenarien existieren nur wenige proprietäre Lösungen, die ins-
besondere im behördlichen Umfeld den Marktstandard oder einen Quasi-Standard 
definieren (z. B. KFZ-Zulassungswesen, Einwohnermeldewesen). 
 Eine Open-Source-basierende Lösung ist nicht verfügbar oder wäre unwirtschaftlich 
im unmittelbaren Vergleich mit einer proprietären Lösung was Einführungs-, Betriebs- 
und Wartungsaufwände angeht. 
 Im Bereich der technischen Überwachung und Administration bestimmter Lösungen 
existieren Herstellervorgaben, deren Einsatz über Wartungsverträge vorgegeben ist. 
 Der softwareintegrierte Einsatz, z. B. bei sogenannten Hardware-Appliances, kann 
nicht beeinflusst werden. 
 Der Lösungseinsatz folgt (idealerweise) interkommunalen Standards, um über Be-
darfsbündelungen Skaleneffekte zu erzielen sowie über die Bildung von Kompetenz-
zentren interkommunalen Leistungsaustausch zu ermöglichen. Hiermit wird zudem 
der Ressourceneinsatz der Beteiligten optimiert und konsolidiert.