Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei den Bühnen der Stadt Köln

14 Ä7.03.2019
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Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei
46-Bühnen Köln - Inanspruchnahme eines externen Beratungsunternehmens
Voraussichtlicher Auftragswert: 180.000 Euro netto / 214.200 Euro brutto
hier.: Ihre Bedarfsprüfung vom 26.02.2019 nebst Anlagen

Sehr geehrte Damen und Herren,

in vorstehender Angelegenheit legen Sie mir Ihre Bedarfsprüfung vom 26.02.2019 nebst
der Anlagen 1 und 2 zur Stellungnahme vor.

Den voraussichtlichen Auftragswert der Maßnahme geben Sie mit 180.000 Euro netto an.
Dies entspricht, unter Berücksichtigung eines Umsatzsteuersatzes von 19 %, einem Brutto-
auftragswert von 214.200 Euro.

Es ist von Ihnen nachvollziehbar dargelegt, dass eine Fortschreibung der bei Ihnen im Jahr
2014 durchgeführten Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung erforderlich ist, um
konkrete Handlungsweisen aufgezeigt zu bekommen, wie die Bühnen, nach Abschluss eines
deutlich verlängerten Interims, strukturiert zu einem leistungsfähigen und effizienten Kultur-
betrieb, mit dem Bühnenzentrum am Offenbachplatz, entwickelt werden können.

Gegen das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung bestehen daher grundsätzlich, vorbehaltlich einer
gesicherten Finanzierung, keine Bedenken (RPA-AZ: 141/29/09/19).

Ihrem als Anlage beigefügten Entwurf der Beschlussvorlage (0672/2019) für den Betriebs-
ausschuss Bühnen der Stadt Köln am 26.03.2019 ist zu entnehmen, dass die Finanzierung
der Maßnahme durch eine Erhöhung des Betriebskostenzuschusses von jeweils 90.000 Eu-
ro in den Spielzeiten 2019/2020 und 2020/2021 sichergestellt werden soll.

Da hierzu bisher keine Entscheidung vorliegt, ist die Finanzierung noch nicht gesichert.

Ferner ist Ihrer Beschlussvorlage zu entnehmen, dass über die Bedarfsprüfung hinausge-
hende Sonderbeauftragungen mit einem Tagessatz von 1.200 Euro zu berücksichtigen sind.

Ich möchte darauf hinweisen, dass Ihre Entscheidung, die externen Beratungsleistungen im
Wege der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb (Einzelangebot) zu vergeben,
im Zuständigkeitsbereich von 27-Zentrales Vergabeamt liegt. Soweit zusätzliche Maßnah-
men notwendig werden, darf ich zudem darauf hinweisen, dass der Auftragswert neu zu er-
mitteln ist und bei einer eventuellen Überschreitung des Schwellenwertes (221.000 Euro net-
to), die Vergabevorschriften der europaweiten Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewett-
bewerb zu beachten sind.

Mit freundlichen Grüßen

ABER

Fu

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/46 
 
Vorlagen-Nummer 
 0672/2019 
Freigabedatum  08.03.2019 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei den Bühnen der 
Stadt Köln 
Beschlussorgan 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
 
1. Der Betriebsausschuss Bühnen stimmt dem in der Begründung konkretisierten Prü f-
auftrag an die externe Beratungsfirma actori GmbH in dieser Form zu. Die Betriebsle i-
tung wird beauftragt, das entsprechende Leistungsverzeichnis aufzustellen und die 
Vergabe vorzunehmen. Ein Vergabevorbehalt wird nicht ausgesprochen. 
 
2. Der Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köl n erkennt den Bedarf für die Beauftr a-
gung der externen Beratungsfirma actori zur Fortschreibung der „Wirtschaftlichkeits - 
und Organisationsuntersuchung“ bei den Bühnen Köln in Höhe von ca. 180 T€ (netto) 
an. Die Verwaltung wird beauftragt, die entsprechende Summe im Wirtschaftsplan der 
Bühnen vorzusehen. 
 
 
 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 26.03.2019

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme     € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Ja, im Rahmen BKZ 
 
Begründung: 
Der Betriebsausschuss Bühnen hat am 19.06.2018 die vorgelegte Status quo - und Perspek-
tiven-Betrachtung der Bühnen hinsichtlich der vorhandenen 36 Bühnenstandorte zur Kenn t-
nis genommen (1246/2018) und der Betriebsleitung einen konkreten Auftrag erteilt: 
 
So ist ein Vergabeverfahren für eine Fortschreibung des actori -Gutachtens aus dem Jahr 
2014 vorzubereiten. Ziel dieser Fortschreibung bzw. des „Updates“ der Wirtschaftlichkeits - 
und Organisationsuntersuchung ist es, einen Weg aufzuzeigen, wie die Bühnen nach A b-
schluss des deutlich verlängerten Interims strukturiert zu einem leistungsfähigen und effizien-
ten Kulturbetrieb mit dem Bühnenzentrum am Offenbachplatz entwickelt werden können.  
 
Neben den künstlerischen Zielen, sollen dabei folgende Parameter insbesondere Beachtung 
finden: 
 
a. möglichst wenige, aber qualitativ hochwertige Standorte  
b. Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Infrastruktur 
c. moderne und konstant funktionierende Logistik des Repertoires 
d. modernes und effizientes Gebäude- und Anlagenmanagement 
 
Ggf. soll das Gutachten durch Fachverstand im Bereich Logistik/Gebäudemanagement  er-
gänzt werden.

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Umsetzung des Auftrages 
Die Betriebsleitung hat den Auftrag in Abstimmung mit actori umgesetzt. Das konkrete Lei s-
tungsbild der Untersuchung soll wie folgt ausgestaltet sein: 
 
Aufgabenstellung 
Ausgehend von den im Betriebsausschuss formul ierten Anforderungen wird das Projekt in 
sieben Aufgabenbereiche gegliedert: 
 
Phase 1: Evaluation der Kostenblöcke der Betriebskostenschätzung aus dem Gutac h-
ten von 2014 
 
Das Ziel von Phase 1 ist die Überprüfung der zentralen Kostenblöcke des berechneten B e-
triebskostenzuschusses aus dem zurückliegenden Gutachten von 2014. Durch eine Analyse 
der Kostenentwicklung und Personalbesetzungen in vergleichbaren Institutionen sollen etw a-
ige Veränderungen seit der Erstellung des actori -Gutachtens identifiziert werden. Ziel ist es, 
Rückschlüsse auf einen veränderten Betriebskostenzuschussbedarf der Bühnen zu erhalten. 
Die Überprüfung soll sich dabei im Wesentlichen auf große Kostenblöcke (z. B. künstler i-
sches Budget einer Sparte, Personalbesetzung in einem Bereich) bez iehen. Eine Detailana-
lyse einzelner Bereiche ist zunächst nicht vorgesehen. In Summe dient die grobe Einordnung 
der Schwerpunktsetzung dazu, die Schlaglichter der Untersuchung in Bezug auf die ggf. ve r-
änderten Marktbedürfnisse im weiteren Verlauf anzupasse n und Minder - und Mehrbedarfe 
vollumfänglich zu berücksichtigen. Ein weiteres Ziel von Phase 1 ist die Erstellung eines 
Konzeptes für die Bewältigung des Fachkräftemangels. Im Einzelnen sind folgende Punkte 
vorgesehen: 
 
 Auswertung und Aufbereitung des Busi ness-Cases („Optimiertes Betriebsszenario“) aus 
dem Jahre 2014 
 
 Durchführung einer Benchmark -Analyse mit den identifizierten Vergleichsinstitutionen 
(z. B. Stuttgart, Frankfurt, Bochum) zur Identifikation der zentralen Kostenentwicklungen 
 
 Identifikation der „auffälligen“ Kostenblöcke im Benchmark -Vergleich und Ableitung von 
geeigneten Fokusthemen für das weitere Gutachten 
 
 Verifizierung der Personalbesetzungen in ausgewählten Bereichen in der Verwaltung 
 
 Ausarbeitung von Handlungsempfehlungen für ein zukün ftiges Personalentwicklungskon-
zept zur Bewältigung des Fachkräftemangels 
 
 
Phase 2: Ermittlung der optimalen Probebühnenkapazität und  
Bestimmung geeigneter Standorte in Bezug auf optimale Flexibilität und Logistik 
 
In Phase 2 soll eine geeignete Anzahl an  Probebühnen für das „Optimierte Betriebsszenario“ 
bestimmt werden. Dazu sollen insbesondere auch andere Theater und deren spezifische 
Probebühnen- und Produktionssituation berücksichtigt werden. Ziel ist, ein Bild über benöti g-
te Probebühnenkapazitäten sowie Empfehlungen zur Standortfrage aus gegebenen Optionen 
zu erhalten. Im Einzelnen sind folgende Punkte vorgesehen: 
 
 Abfrage der bestehenden Bedarfe an Probebühnen der Sparten

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 Benchmark-Vergleich mit ähnlichen Theaterstrukturen 
 
 Bewertung ggf. fehlender Kapazitäten und Ableitung einer passenden Anzahl an Probebühnen für 
die Sparten auf Basis des Optimierten Betriebsszenarios 
 
 Bewertung und Priorisierung ggf. bestehender Standortoptionen im Stadtgebiet 
 
 
Phase 3: Ermittlung der benötigten Büro- und Sonderflächen, Lager- und Funduskapa-
zitäten für einen optimierten Betrieb 
 
In Phase 3 soll mit Hilfe eines Benchmark -Vergleichs ein marktüblicher Umfang von Büro -, 
Lager- und Funduskapazitäten bestimmt werden. Zudem sollen die von den Bühnen form u-
lierten Anforderungen mit diesen verglichen werden und ein Abgleich mit den am Offenbac h-
platz bestehenden Flächen vorgenommen werden. Ziel ist, die infrastrukturelle Situation der 
Bühnen mit Eröffnung bestmöglich auszurichten. Nach der Quantifizierung der benötigten 
Flächen wird die optimale Allokation der Flächen bestimmt. Die hier ermittelten (Ideal -
)Standorte sollen im nächsten Arbeitsschritt mit den zur Verfügung stehenden Optionen a b-
geglichen werden.  
 
In einem zweiten Teil soll das Logistikkonzept überprüft werden. Gg f. unter Hinzuziehung von 
externem Sachverstand sollen die Chancen einer optimierten Logistik bewertet werden. Z u-
dem sollen Empfehlungen im Hinblick auf eine geeignete Repertoiregröße gegeben werden. 
Im Einzelnen sind folgende Arbeitsschritte vorgesehen: 
 
 Bedarfsermittlung der benötigten Flächen für Büro-, Sonder- Lager- und Fundusflächen (insbe-
sondere Flächen für allgemeine und historische Fundusbereiche sowie Bühnentechnik, Beleuch-
tung, Ton, Maske, Requisite, Kostüm, Notenbibliothek) und Abgleich mit den bestehenden Flä-
chen am Offenbachplatz und anderen Standorten. 
 
 Benchmark-Vergleich mit Flächenkapazitäten und Produktions- und Repertoireumfängen ver-
gleichbarer Theaterbetriebe. 
 
 Erarbeitung von Optimierungsstellhebeln in der Lagerhaltung und Empfehlung einer geeigneten 
Repertoire-Größe auf Basis von Marktumfeld und Bedarfsanalyse. 
 
 Prüfung und Bewertung des aktuell angewendeten Logistik-Konzepts (Zusammenarbeit mit exter-
nem Dienstleister im Gegensatz zu eigenständiger Einlagerung). 
 
 Durchführung eines Evaluations-Workshops zur Entwicklung von Optimierungsansätzen in der 
Logistik (z. B. Chancen der Digitalisierung, Optimierung der Liefer- und Lagerprozesse). 
 
 Handlungsempfehlungen zum weiteren Vorgehen in Bezug auf Repertoire-Logistik und Lagerung. 
 
 
Phase 4: Ermittlung weiterer geeigneter Standorte der Bühnen Köln (außerhalb des 
Offenbachplatzes) 
 
Phase 4 verfolgt das Ziel alle Standorte und Flächen, die nicht am Offenbachplatz angesi e-
delt sind, zu evaluieren, um die Frage zu beantworten, welche der derzeit genutzten 36 
Standorte zukünftig sinnvollerweise weiterhin zu halten sind. Zudem sind die Anforderungen 
aus den Ergebnissen der Phase 2 (Probebühnenkapazität) und Phase 3 (Büro -, Sonderflä-
chen, Lager- und Funduskapazitäten) einzubeziehen und bei der Beurte ilung zu berücksich-
tigen.

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Eine transparente Bewertung der Liegenschaften ermöglicht die Eingrenzung der Optionen 
auf die besten Standorte, deren Weiterführung im Folgenden diskutiert werden kann. Fo l-
gende Arbeitsschritte sind vorgesehen: 
 
 Bestandsaufnahme von gegenwärtig genutzten Flächen der Bühnen. 
 
 Clusterung der Liegenschaften nach Nutzungstyp und grundsätzliche Eignungsprüfung 
anhand unterschiedlicher Kriterien (Nutzungsart, Flächen, Lage, Erreichbarkeit, baulicher 
Zustand, etc.). 
 
 Priorisierung der St andorte und Empfehlung geeigneter Standorte im Hinblick auf die 
Weiterführung. 
 
 Bewertung der Kosten für Gästeunterbringung bzw. Rentabilitätsprüfung eines eigenen 
Gästehauses und Empfehlung für ein weiteres Vorgehen. 
 
 
Phase 5: Evaluation der potenziellen rechtsrheinischen Standorte für das Schauspiel 
 
Ziel von Phase 5 ist die vergleichende Darstellung der beiden rechtsrheinischen Optionen für 
eine dritte Spielstätte des Schauspiels. Zur Disposition stehen die Standorte „Halle Kalk“ und 
„Depot“. Zum Abschluss von Phase 5 liegt eine umfassende Bewertung der beiden Standorte 
vor, die einen transparenten Vergleich der beiden Optionen untereinander ermöglicht und 
sowohl Potenziale als auch Risiken der beiden Standorte aufzeigt. Zum Abschluss der Phase 
wird dem Betriebsausschuss Bühnen in diesem Zusammenhang eine Entscheidungsvorlage 
zum weiteren Vorgehen vorgelegt. Im weiteren Verlauf des Projektes wird dann nur noch ein 
Szenario betrachtet. Folgende Punkte sind vorgesehen: 
 
 Bestandsaufnahme der beiden Standorte. 
 
 Erarbeitung eines Kriterienrasters zur Gegenüberstellung und Bewertung der beiden 
Standorte unter Berücksichtigung der vom Auftraggeber definierten Prioritäten und den 
Ergebnissen der Phasen 2 bis 4. 
 
 Bewertung der Standorte im Hinblick auf z. B. Lage, Entwicklungspotenziale, Nutzungs-
möglichkeiten. 
 
 Abgabe einer Handlungsempfehlung für die Standortwahl. 
 
Phase 6: Bewertung des Gebäudemanagements 
 
Im Rahmen der Sanierung der Bühnen hat sich die Bedeutung eines effizienten und langfri s-
tig tragfähigen Gebäu demanagements immer deutlicher herauskristallisiert. Zudem haben 
sich in einzelnen Bereichen (z. B. Wartung) aufgrund von neuen Vertragsschlüssen Verände-
rungen ergeben. Ziel der Phase ist es, die Annahmen und Bewertungen bzgl. der zu erwa r-
tenden Gebäudebetriebskosten kritisch zu prüfen. Die Bewertung berücksichtigt dabei ggf. 
neue Sachstände durch Wartungsverträge bzw. beurteilt Risiken aufgrund von Kostenen t-
wicklungen (nach Sanierungen) in anderen Theaterbetrieben. 
 
 Bestandsaufnahme der bestehenden Verträg e und Annahmen zu Wartungs - und B e-
triebskosten (z. B. Anlagenwartung, Heizung - und Klimatechnik, Bühnenmaschinerie, 
Reinigung).

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 Prüfung relevanter gesamtstädtischer Systeme im Bereich Gebäudewirtschaft im Hinblick 
auf die Erschließung möglicher Synergien. 
 
 Bewertung struktureller Veränderungen innerhalb der Bühnen seit 2014 (z. B. Abteilu n-
gen oder Energiekosten). 
 
 Vergleichsuntersuchung mit aktuell sanierten Theatern im Hinblick auf die Bewertung von 
Kostenveränderungen im Bereich Gebäudemanagement nach einer Sanierung. 
 
 Aktualisierte Bewertung der Betriebs - und Wartungskosten des zukünftigen Theaters (z. 
B. erforderliche Personalbesetzung, Sachkosten). 
 
Phase 7: Neuberechnung des aktualisierten Betriebskostenzuschusses 
 
Ziel von Phase 7 ist die Aktualisier ung des Betriebskostenzuschusses im Hinblick auf die 
aktuellen Kostenstrukturen und Anforderungen der Bühnen Köln. Neben einer umfassenden 
Anpassung an veränderte Gegebenheiten sind die Gesamtkosten auch an sanierungsb e-
dingte Veränderungen zu koppeln (z. B . Zinsen, Abschreibungen, Reinvestitionen etc.). A n-
hand dieser Parameter ist der erforderliche Betriebskostenzuschuss über einen Zeitraum von 
zehn Jahren zu bestimmen, um eine langfristige Kostenplanung zu ermöglichen. In Phase 7 
sind die zuvor erarbeiteten Ergebnisse zu berücksichtigen.  
 
 Aktualisierung des für den Betrieb erforderlichen Personalbedarfs auf Basis der Berec h-
nungen aus dem Gutachten von 2014.   
 
 Aktualisierung des Business Case für den laufenden Betrieb auf Basis des „Optimierten 
Betriebsszenarios“ aus 2014.   
 
 Hochrechnung einer detaillierten Betriebskostenzuschussberechnung über 10 Jahre. 
 
 
Sonderthemen 
Über die vorgenannten Themen hinaus sind aus Sicht der Betriebsleitung folgende Unters u-
chungen von actori zu erbringen: 
 Bewertung zur zukünftigen Organisation der Kinderoper 
Grobe Vergleichsuntersuchung zur Organisation des Bereichs „Kinderoper“ an deut-
schen Opernhäusern im Hinblick auf Anbindung des Bereichs als eigene Sparte. 
Entwicklung und Bewertung von maximal zwei Modellen zur Anbindung der Kin-
deroper im Hinblick auf z.B. eigenes Budget, eigene Produktionskapazitäten, Außen-
positionierung. 
o Grobe Beschreibung der Unterschiede 
o Bewertung der Vor- und Nachteile der Modelle 
 
 Durch den Betriebsausschuss zu formulierende Prüfaufträge 
Sofern d er Betriebsausschuss mehrheitlich weitere konkrete Prüfaufträge und Frag e-
stellungen beschließt, können diese über die vorgenannten Themen hinaus zum Inhalt 
der Untersuchung gemacht werden.

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Projektorganisation 
Für die Bearbeitung der beschriebenen Projekti nhalte ist ein Zeitraum von ca. 12 Monaten 
vorgesehen. Der Betriebsausschuss Bühnen wird kontinuierlich über den Projektablauf i n-
formiert. Hinsichtlich der rechtsrheinischen Spielstätte des Schauspiels wird eine Entsche i-
dungsvorlage als Richtungsentscheidung vorgelegt werden.  
 
Zeitplan 
 
 
 
 
 
Vergabeverfahren 
Für die Vergabe der freiberuflichen Leistung, die im Rahmen einer Einzelvergabe aufgrund 
eines Alleinstellungsmerkmals vergeben werden soll, wird eine Auftragssumme von ca. 180 
T€ (netto) veranschlagt. Diese Summe enthält die Erarbeitung aller oben genannten Themen 
inkl. eines Schätzbetrages für (weitere) externe Unterstützung (Logistik). Sollten weitere 
Sonderthemen beauftragt werden, ist aufwandsabhängig mit einem Tagessatz von ca. 
1.200,- € zu rechnen. 
 
Die Maßnahme ist im Wirtschaftsplanentwurf für die Spielzeit 2019/20 in Höhe von 90 T€ und 
in der Spielzeit 2020/21 mit dem gleichen Betrag betriebskostenzuschusserhöhend entha l-
ten. 
 
Die Bedarfsanerkennung durch das Rechnungsprüfungsamt wird zur Sitzung nachgereicht.