Eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln; hier: Bericht zum Risikomanagement

Bericht zum Risikomanagement 
 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum Köln der Stadt Köln 
 
II/2018

Vorbemerkungen: 
 
Grundsätzlich können sich für das Veranstaltungszentrum aus folgenden Bereichen 
Risiken ergeben: 
 
- Risiken aus der Übernahme des Jahresergebnisses der KölnKongress GmbH 
 
- Risiken aus den Beteiligungen an der Koelnmesse GmbH und der KölnMusik 
Betriebs- und Servicegesellschaft mbH 
 
- Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
 
- Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlagen, Umweltschutz 
 
- Risiken aus Geld, Kapital, und Liquidität 
 
- EDV-Risiken 
 
- Rechtliche Risiken 
 
 
 
 
Risikobericht: 
 
 
Risiken aus der Übernahme des Jahresergebnisses der KölnKongress GmbH 
 
Der Wirtschaftsplan der KölnKongress GmbH geht für das Geschäftsjahr 2018 von 
einem Jahresverlust von 1.369 Tsd. € aus. Dieser Verlust ist im Wirtschaftsplan des 
Veranstaltungszentrums berücksichtigt. Zum Stand 30.06.2018 prognostiziert das 
Unternehmen einen Jahresverlust von 920 Tsd. € Tsd. €. 
 
Ein Risiko ist somit derzeit nicht erkennbar. Die Risikoberichterstattung der KölnKon-
gress GmbH wird regelmäßig ausgewertet. 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
 
 
Risiken aus den Beteiligungen an der Koelnmesse GmbH und der KölnMusik Be-
triebs- und Servicegesellschaft mbH 
 
Risiken aus den Beteiligungen sind derzeit nicht erkennbar. Die Risikoberichterstat-
tung der Beteiligungsgesellschaften wird regelmäßig ausgewertet. 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse.

Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
 
a) US-Lease  
 
Die aus der gemeinsam mit der Koelnmesse GmbH am 19. September 2002 im Zu-
sammenhang mit der US Cross-Border Transaktion mit dem amerikanischen Investor 
abgeschlossenen Leasing-Gesamtvereinbarung auch für das Veranstaltungszentrum 
als Vertragspartner resultierenden Verpflichtungen bestehen gegenüber dem Vorjahr 
unverändert fort. Von besonderer Bedeutung ist hier die Verpflichtung der beiden 
Vertragsparteien Koelnmesse GmbH und Stadt Köln - eigenbetriebsähnliche Einrich-
tung Veranstaltungszentrum, bei Eintritt bestimmter Ereignisse (im Vertrag “Equity 
Collateral Trigger Event“ genannt) weitere Sicherheiten stellen zu müssen. In diesem 
Zusammenhang sieht der Vertrag z.B. das Absinken des Ratings der Bundesrepublik 
unter AA bei Standard & Poor’s oder Aa2 bei Moody’s oder den Eintritt einer wesent-
lichen Vertragsverletzung als mögliches, eine Sicherheit auslösendes Ereignis vor. 
Im Jahre 2004 ist mit der Herabstufung der Bonität des Landes Nordrhein-Westfalen 
ein solches “Trigger Event“ eingetreten, das den Investor berechtigt, eine Dienstbar-
keit im Grundbuch eintragen zu lassen. Die Eintragung erfolgte 2008. Auswirkungen 
auf das Veranstaltungszentrum und den operativen Messebetrieb ergeben sich hie-
raus nicht. 
 
Darüber hinaus verpflichten die abgeschlossenen Verträge die Stadt Köln, im Falle 
einer Insolvenz der Koelnmesse GmbH ihr in den Erbbaurechtsverträgen abgesicher-
tes Heimfallrecht auszuüben. Weiterhin bestehen Berichtspflichten bei Änderungen 
und Umstrukturierungen der den Verträgen zugrundeliegenden Rahmenbedingun-
gen. Dem Investor, dem Trustee und den Darlehensgebern sind jährlich Pflichterfül-
lungsbescheinigungen nebst Anlagen (Auszug aus dem Haushaltsplan, Jahresab-
schluss der GmbH) vorzulegen. Für die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen in 
den Folgejahren wurde bereits im Jahresabschluss 2002 eine entsprechende Rück-
stellung gebildet.  
 
Die bestehenden Berichts- und Verhaltenspflichten werden in enger Abstimmung mit 
der Koelnmesse GmbH nach und eingehalten. 
 
Bisher sind keine zusätzlichen Verpflichtungen oder Risiken aus der Cross-Border-
Transaktion für die eigenbetriebsähnliche Einrichtung entstanden und momentan 
auch nicht ersichtlich. 
 
Risikoverantwortlich sind die Juristen der Beteiligungsverwaltung. 
 
Risikoquantifizierung:  4 
 
 
 
b) Übernahme der Nordhallen 
 
Bedingt durch den Verkauf der Hallen 1, 2, 3 und 5 (Rheinhallen) reduzierte sich die 
Ausstellungsfläche der Koelnmesse GmbH um rd. 60.000 qm. Ohne die Schaffung 
entsprechender Ersatzflächen hätten Großmessen wie die Möbelmesse, die Practi-
cal-World, spoga, gafa, die Anuga und die Photokina nicht mehr durchgeführt werden 
können. Neben den wirtschaftlichen Auswirkungen für das Unternehmen - diese

Messen beeinflussen durch ihre positiven Deckungsbeiträge in erheblichen Umfang 
das Jahresabschlussergebnis - hätte der Verlust dieser Veranstaltungen erhebliche 
negative Auswirkungen auf die Kölner Wirtschaft und hier insbesondere auf das Ho-
tel- und Gaststättengewerbe sowie das Handwerk.  
 
Vor diesem Hintergrund hat der Rat in seiner Sitzung am 18.12.2003 dem Bau von 4 
neuen Messehallen zugestimmt, die unmittelbar an die bestehenden Osthallen an-
grenzen. Die Er-richtung der Hallen erfolgte durch einen privaten Investor, der auch 
Eigentümer der entsprechenden Grundstücke ist. Hauptmieter der neuen Hallen ist 
die eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln der Stadt Köln, 
die die Immobilien an die Koelnmesse GmbH untervermietet hat. 
 
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 29.10.2009 entschie-
den, dass die Stadt Köln beim Bau der neuen Messehallen (Nordhallen) gegen Eu-
roparecht verstoßen hat. Der Vertrag über die Errichtung von vier neuen Messehallen 
hätte nach Auffassung des EuGH europaweit ausgeschrieben werden müssen. Das 
Gericht sah das Argument der Stadt Köln und der Bundesregierung, es handele sich 
nicht um einen Bau-, sondern um einen Mietvertrag, als nicht stichhaltig an, da vor-
rangiges Ziel des Vertrages die Errichtung der Messehallen gewesen sei. Die Vertre-
ter der EU-Kommission haben erklärt, dass eine Änderung der bestehenden Situati-
on zwingend erforderlich ist. Da die Verhandlungen mit dem Investor nicht den er-
hofften Erfolg hatten, ist seitens der Stadt Köln die Einrede der Nichtigkeit des beste-
henden Vertrages wegen eines Verstoßes gegen das europäische Beihilferecht, 
hilfsweise die außerordentliche Kündigung zum 01.08.2010 ausgesprochen worden. 
Seit diesem Zeitpunkt erfolgen keine Mietzahlungen. Im Hinblick auf die aus seiner 
Sicht bestehenden Mietrückstände hat der Investor den Vertrag zum 01.10.2010 ge-
kündigt. Die Stadt Köln und die Koelnmesse GmbH vertreten die Auffassung, dass 
sowohl der Miet- als auch der zwischen dem Investor und der Messegesellschaft ab-
geschlossene Grundstückskaufvertrag nichtig sind, die Koelnmesse GmbH insoweit 
einen Herausgabeanspruch gegen Wertausgleich gegenüber dem Investor hat. Im 
Hinblick auf die unterlassenen Mietzahlungen hat der Investor eine Urkundsklage 
gegen die Stadt Köln auf Zahlung der rückständigen Beträge erhoben. Das Landge-
richt Köln hat die Klage der Grundstücksgesellschaft in seinem Urteil vom 30.08.2011 
als im Urkundenverfahren „unstatthaft“ abgewiesen. Die Klägerin hat gegen dieses 
Urteil Berufung eingelegt, das Oberlandesgericht Köln hat diese jedoch mit Urteil 
vom 30.03.2012 als unbegründet zurückgewiesen. Daraufhin hat der Investor gegen 
das Urteil beim Bundesgerichtshof Revision und Nichtzulassungsbeschwerde einge-
legt. Der Bundesgerichtshof hat die Revision mit Urteil vom 12.06.2013 zurückgewie-
sen. Nachdem sich der Urkundsprozess letztinstanzlich als unstatthafte Verfahrens-
art erwiesen hat, hat der Prozessgegner nunmehr das Verfahren durch Klage vor 
dem Landgericht Köln als Eingangsinstanz im gewöhnlichen Zivilverfahren fortge-
führt. Zur Durchführung von Sondierungsgesprächen wurde das Verfahren derzeit 
ruhend gestellt. 
 
Um der Koelnmesse GmbH in der Zwischenzeit eine rechtssichere Nutzung der Hal-
len zu ermöglichen, wurde eine Interimsvereinbarung abgeschlossen, die der Koeln-
messe GmbH eine Nutzung der Immobilie gegen Zahlung einer Nutzungsentschädi-
gung ermöglicht. Nach der am 7. Juni 2011 abgeschlossenen Vereinbarung zwi-
schen der Koelnmesse, der Grundstücksgesellschaft und dem Veranstaltungszent-
rum wurden rückwirkend ab dem 1. August 2010 die Zahlungen für die Messehallen 
interimsweise auf durchschnittlich 72,6% der ursprünglich vereinbarten Vertragsmiete

reduziert. Die Vereinbarung sieht eine Anpassungsverpflichtung der Nutzungsent-
schädigung für den Fall einer rechtsverbindlichen Entscheidung zur Miethöhe vor. 
Eine Kündigung der Interimsvereinbarung war erstmals zum 30.06.2014 möglich. 
Bisher hat keine der Vertragsparteien von dem Kündigungsrecht Gebrauch gemacht. 
 
Da der vom EuGH beanstandete Vertrag nicht mehr besteht und derzeit eine Prüfung 
durch die nationale Gerichtsbarkeit erfolgt, wurde mit Beschluss der EU-Kommission 
vom 26.04.2012 das Vertragsverletzungsverfahren gegen die Bundesrepublik 
Deutschland eingestellt.  
 
Sollte die Stadt Köln zur Zahlung des rückständigen Betrages verurteilt werden, ist 
dieser im Rahmen der bestehenden vertraglichen Regelungen von der Koelnmesse 
zu erstatten. Von Seiten der Stadt Köln wären in diesem Falle jedoch die Prozess-
kosten (Anwalts- und Gerichtskosten) zu übernehmen. Hierfür wurden vorsorglich 
Rückstellungen in Höhe von 674 Tsd. Euro gebildet. 
 
Im Vorfeld der hilfsweise ausgesprochenen Kündigung des Mietvertrages mit der 
Grundstücksgesellschaft Köln Messe 15 - 18 GbR hat sich die Stadt Köln - eigenbe-
triebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln der Stadt Köln - gemäß der 
Vereinbarung mit der Koelnmesse GmbH vom 14.07.2010 verpflichtet, dass sie, so-
fern die von der Koelnmesse GmbH geltend gemachte Nichtigkeit des Grundstücks-
kaufvertrages bzw. der erklärte Rücktritt rechtlich durchgreift, den Grundbesitz, den 
die Koelnmesse GmbH von der Grundstücksgesellschaft Köln Messe 15 - 18 GbR 
damit rückerwirbt, von der Koelnmesse GmbH ankauft. Als Kaufpreis wird für den 
Grund und Boden der Preis angesetzt, den seinerzeit die GbR an die Koelnmesse 
GmbH gezahlt hat. Für die aufstehenden Gebäude wird der Betrag vereinbart, den 
die Koelnmesse GmbH gegenüber der GbR als Wertersatz im Zusammenhang mit 
der Rückgewähr des Grundstücks zu zahlen hat. 
 
Ferner haben sich für diesen Fall beide Parteien verpflichtet, den zwischen dem Ver-
anstaltungszentrum Köln und der Koelnmesse GmbH bestehenden Mietvertrag bei 
unveränderter Laufzeit hinsichtlich des Mietzinses anzupassen, sofern der derzeit 
vereinbarte Mietzins nicht dem marktüblichen Mietzins entspricht. 
 
Soweit die Koelnmesse GmbH aufgrund der geltend gemachten Nichtigkeit oder des 
erklärten Rücktritts zur Zahlung von Schadenersatz an die GbR verpflichtet ist, er-
stattet das Veranstaltungszentrum Köln der Koelnmesse GmbH wegen der Einheit-
lichkeit des Gesamtgeschäftes den entsprechenden Betrag. 
 
Zwischenzeitlich haben sich die Stadt Köln, die Koelnmesse GmbH und die GbR auf 
einen Vergleichsentwurf zur Beendigung des Rechtsstreites um die Nordhallen geei-
nigt. Die Gremien der beiden Gesellschaften sowie auch der Rat der Stadt Köln mit 
Beschluss vom 15.03.2016 (Vorlagen-Nr. 0012/2016) haben dem Vergleichsentwurf 
zugestimmt. Dieser orientiert sich an folgenden Eckpunkten: 
 
• Die vereinbarte jährliche Miete der Koelnmesse für die Messehallen beträgt 
nunmehr rd. 15,5 Mio. Euro p.a.  
 
• Im Vergleich zur ursprünglich zwischen der Stadt Köln und der GbR vereinbar-
ten Miete in Höhe von 20,7 Millionen Euro ergibt sich ein Mietausfall über die

Vertragslaufzeit aufsummiert von rund 133 Millionen Euro, der hälftig zwischen 
der Stadt Köln und der GbR geteilt wird. . 
 
• Die Stadt Köln ist berechtigt, ihren Schadensanteil von rd. 66,5 Mio. € in einer 
Summe an die GbR zu zahlen. Durch Abzinsung des in die Zukunft gerichte-
ten Betrages reduziert sich die Belastung der Stadt Köln auf effektiv rd. 51,7 
Mio. €.  
 
• Zum Ausgleich der durch Einmalzahlung entstehenden Steuerschäden der 
GbR zahlt die Stadt Köln darüber hinaus eine Pauschale von rd. 5,5 Mio. €. 
 
• Die Effektivbelastung der Stadt Köln aus der Vergleichsvereinbarung beläuft 
sich damit insgesamt auf 57,2 Mio. €. 
 
 
Da der ausgehandelte Schadensanteil der Stadt Köln die Finanzkraft der eigenbe-
triebsähnlichen Einrichtung übersteigt, sollen die Mittel im Rahmen des Verlustaus-
gleiches gemäß § 10 Abs. 6 EigVO aus dem allgemeinen städtischen Haushalt be-
reitgestellt werden. Im Jahresabschluss der Stadt Köln des Haushaltsjahres 2014 – 
dem Jahr, in dem die Vergleichsverhandlungen aufgenommen wurden – wurde eine 
Rückstellung in Höhe von 57,2 Mio. Euro berücksichtigt. 
 
Um beihilferechtliche Risiken auszuschließen, wurde die Vergleichsvereinbarung in 
einem informellen Verfahren der Europäischen Kommission zur Prüfung vorgelegt. 
Ein Abschluss der Vereinbarung ist erst geplant, wenn die Kommission keine Beden-
ken erhebt. Eine Beendigung des beihilfenrechtlichen Prüfverfahrens steht noch aus. 
 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
 
Risikoquantifizierung:  3 
 
 
Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlagen, Umweltschutz 
 
Der Zustand der Anlagen, die sich im Vermögen des Veranstaltungszentrums befin-
den, wird von der KölnKongress GmbH (Gürzenich, Flora, Tanzbrunnen) sowie von 
der KölnMusik GmbH/der städtischen Gebäudewirtschaft überwacht. Handlungsbe-
darf wird von dort dem Veranstaltungszentrum gemeldet. 
 
Investitions-/Instandhaltungsbedarf, der nicht im Wirtschaftsplan vorgesehen wurde, 
ist derzeit nicht erkennbar. 
 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
 
- Risiken aus Geld, Kapital, und Liquidität 
 
Risiken hinsichtlich der Finanzierung des Veranstaltungszentrums sind derzeit nicht 
erkennbar, solange die Stadt Köln ausreichende Zuschüsse bzw. Verlustausgleich 
leistet. Nur damit kann das Veranstaltungszentrum in seiner derzeitigen Struktur sei-
nen Verpflichtungen dauerhaft nachkommen. Werden Jahresfehlbeträge wie bisher 
durch Entnahmen aus der Kapitalrücklage ausgeglichen, sinkt das Eigenkapital kon-

tinuierlich. 
Die Thematik ist in Abstimmung mit der Stadt Köln zu überwachen. 
 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
 
 
EDV-Risiken 
 
 
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PKF hat im November 2014 die IT-
Risikoindikatoren des Veranstaltungszentrums überprüft und lediglich in wenigen 
Teilbereichen Risiken in nicht signifikanter Größenordnung festgestellt, die jedoch 
keine unmittelbaren Auswirkungen auf das wirtschaftliche Ergebnis des Veranstal-
tungszentrums haben.  
Trotz Einbettung der IT des Veranstaltungszentrums in die IT-Struktur der Stadt Köln 
sind allerdings kurzzeitige Ausfälle mit geringfügigen finanziellen Auswirkungen nicht 
grundsätzlich auszuschließen. 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
 
 
Risikoquantifizierung:  1 
 
 
Rechtliche Risiken 
 
Rechtliche Risiken sind derzeit nicht erkennbar. 
 
Risikoverantwortlich sind die Juristen der Beteiligungsverwaltung.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
II/20/201 
 
Vorlagen-Nummer 27.08.2018 
 2679/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Veranstaltungszentrum Köln 24.09.2018 
 
Eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln 
hier: Bericht zum Risikomanagement 
Die Betriebsleitung hatte den Ausschuss in der Sitzung am 07.09.2015 über das neu eingerichtete 
Risikomanagement unterrichtet (Vorlagen-Nr. 2442/2015). Seitdem erfolgt nach Bedarf, mindestens 
jedoch einmal jährlich eine Berichterstattung über die Einschätzung potenzieller Risiken. 
 
Mit der als Anlage 1 beigefügten Dokumentation wird die Risikolage zum Stichtag 30.06.2018 abge-
bildet. Wesentliche Änderungen in den Risiken im Vergleich zur letztjährigen Berichterstattung haben 
sich nicht ergeben. 
 
Zum besseren Verständnis wurde als Anlage 2 der Leitfaden zum Risikomanagement der eigenbe-
triebsähnlichen Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln nochmals beigefügt. 
 
 
Gez. Dr. Keller

Leitfaden zum Risikomanagement 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
 
„Veranstaltungszentrum Köln der Stadt 
Köln“ 
 
 
 
 
 
 
 
Juni 2015

Anforderungen an ein Risikomanagementsystem: 
 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist der Betrieb der Kölner Phil-
harmonie, des Gürzenichs der Stadt Köln, des Veranstaltungsgebäudes Flora Köln 
sowie des Tanzbrunnens und des Theaters am Tanzbrunnen auf dem Gelände des 
Rheinparks im Wege von Gesamt- und Einzelverpachtungen. Dabei ist bei dem be-
trieb dieser Veranstaltungen vorrangig einer an den Interessen aller Bevölkerungs-
kreise orientierten Nutzung Rechnung zu tragen. 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist des Weiteren auf dem Mes-
segelände in Köln-Deutz und Köln-Mülheim: 
1. Die Anmietung und der Betrieb der nördlichen Messehallen Nr. 6 bis 9 im Wege 
der Gesamt- und Einzelverpachtung bzw. -vermietung, 
2. der Betrieb der südlichen Messehallen 1 bis 5 sowie 10 und 11 im Wege der Ein-
räumung von Erbbaurechten an den für den Betrieb dieser Hallen benötigten 
Grundstücken 
 
Die Stadt Köln kann sich über die eigenbetriebsähnliche Einrichtung an Gesellschaf-
ten beteiligen, die die in Abs. 3 und 4 bezeichneten Veranstaltungsstätten und Mes-
sehallen betreiben.  
 
Im Rahmen dieses Gesellschaftszwecks hält das Veranstaltungszentrum Anteile an 
der Koelnmesse GmbH, der KölnMusik Betriebs- und Servicegesellschaft mbH und 
der KölnKongress GmbH. 
Es vermietet bzw. verpachtet Immobilien an KölnKongress (Gürzenich, Flora, Tanz-
brunnen) und an KölnMusik (Philharmonie). Außerdem überlässt das Veranstal-
tungszentrum der Koelnmesse durch Einräumung von Erbbaurechten die Grundstü-
cke der südlichen Messehallen. 
 
Die wirtschaftliche Betätigung des Veranstaltungszentrums als „Besitzgesellschaft“ 
erstreckt sich somit lediglich auf die Vermietung und Verpachtung der von den „Be-
triebsgesellschaften“ bewirtschafteten Grundstücke und Gebäude. In Anbetracht des 
Gegenstandes des Veranstaltungszentrums und der kommunalpolitischen Ausrich-
tung der Betriebsgesellschaften ist das Veranstaltungszentrum eine dauerdefizitäre 
Einrichtung und aufgrund seiner Struktur auf Zuschüsse der Stadt Köln angewiesen.  
 
Auch in Anbetracht dieser Rahmenbedingungen kommt einem konsistenten Risiko-
managementsystem eine hohe Bedeutung zu. Zweck des Risikomanagements ist die 
frühzeitige Erkennung risikobehafteter Entwicklungen und damit die Verbesserung 
von Möglichkeiten zur Gegensteuerung. Wesentliches Ziel des Risikomanagements 
ist die bestmögliche Erhaltung des Wertes der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum Köln.

Risikodefinition 
 
Im Verständnis des Veranstaltungszentrums sind Risiken 
 
alle Ereignisse und mögliche Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Ver-
anstaltungszentrums, die sich negativ auf die Erreichung der Ziele des Veran-
staltungszentrums auswirken können. 
 
 
Risikopolitische Grundsätze 
 
- Identifikation 
 
Die Risiko-Identifikation ist Teil der täglichen Arbeitsabläufe. Die Gewinnung der Ri-
sikoinformationen muss in regelmäßigen Abständen erfolgen, mindestens jedoch 
einmal jährlich. Bei aktuellen Entwicklungen ist außerhalb des Turnus die Betriebslei-
tung zu informieren (adhoc). Bezüglich der Beteiligungsgesellschaften sind deren 
Risikoinformationen regelmäßig auszuwerten. 
 
- Bewertung 
 
Die Risiken müssen bewertet werden mit der Wahrscheinlichkeit ihres Eintreffens 
sowie ihrer möglichen Schadenshöhe. Danach können sie in wichtige und weniger 
wichtige Risiken eingestuft werden, so dass auch eine effiziente Risikobearbeitung 
möglich ist. Um dies zu ermöglichen, werden die Risiken in folgende Bewertungs-
matrix eingeordnet:

Das Bewertungskriterium „Höhe der Auswirkung“ orientiert sich an den Folgen für 
das im Wirtschaftsplan prognostizierte Jahresergebnis des Veranstaltungszentrums. 
Als „gering“ einzustufen sind demnach Risiken, die sich auf das Jahresergebnis mit 
unter 200 T€ auswirken können, „mittel“ sind Risiken mit einem Abweichungspotenti-
al von 500 T€ und „hoch“ sind solche, die das Jahresergebnis mit mehr als 500 T€ 
belasten können. 
 
- Steuerung 
 
Soweit Risiken nicht vermeidbar sind, müssen ihnen entsprechende Gegensteue-
rungsmaßnahmen zugeordnet werden, um ihre Auswirkungen zu reduzieren. Die 
Mechanismen aus Satzung, Dienstanweisungen etc. zur Überwachung insbesondere 
des Wirtschaftsplans sind wichtige Elemente des Risikomanagements. 
 
- Verantwortung 
 
Verantwortlich für die Umsetzung des Risikomanagementprozesses ist der ge-
schäftsführende Betriebsleiter des Veranstaltungszentrums. Er wird dabei unterstützt 
durch die kaufmännische Leitung. Für einzelne Risiken werden darüber hinaus ver-
antwortliche Personen benannt, denen die laufende Beobachtung und bedarfsweise 
Kommunikation obliegt. 
 
- Kommunikation 
 
Der Betriebsausschuss ist über Risiken, die einen akuten Handlungsbedarf auslösen, 
nach deren Identifikation in seiner nächsten Sitzung, ggf. auch außerhalb von Sit-
zungen kurzfristig (adhoc), in geeigneter Form zu unterrichten. 
 
- Dokumentation 
 
Das Risikomanagement muss transparent sein. Sowohl die Verfahren zur Risikoer-
kennung sowie die Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Die Dokumentation gilt 
auch als Nachweis gegenüber dem Betriebsausschuss und dem Wirtschaftsprüfer. 
 
- Aktualisierung 
 
Das Risikomanagement-System ist in regelmäßigen Abständen dahingehend zu 
überprüfen, ob es den Bedingungen der rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbe-
dingungen des Veranstaltungszentrums noch angemessen ist und ggf. angepasst 
oder verbessert werden kann.