Bedarfsfeststellung zur Neubeschaffung eines Datenerfassungssystems im Kölner Rettungsdienst und Abschluss eines Fünf-Jahres Rahmenliefervertrages

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Neubeschaffung eines Datenerfassungssystems im Kölner Rettungsdienst und Ab-
schluss eines Fünf-Jahres Rahmenliefervertrages
hier: Bedarfsfeststellung, Vorlagen-Nummer: 3346/2021

Voraussichtliche Auftragssumme: 2.052.000,- EUR netto, 2.441.880,- EUR brutto

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich beziehe mich auf die mir über Session zugegangene Beschlussvorlage in der Version
vom 13.12.2021 zur Bedarfsfeststellung durch den Rat der Stadt Köln zur Beschaffung eines
neuen Datenerfassungssystems im Kölner Rettungsdienst und Abschluss eines Fünf-Jahres
Rahmenliefervertrages. In dieser Fassung haben Sie meine Anmerkungen nach meiner Prü-
fung berücksichtigt und die Beschlussvorlage entsprechend angepasst (RPA-Nr.
142/23/41/21).

Sie beschreiben die Notwendigkeit der elektronische Datenerfassung im Rettungsdienst und
begründen diese nicht nur mit den gesetzlichen Vorgaben ($ 7 a Gesetz über den Rettungs-
dienst sowie die Notfallrettung und den Krankentransport (RettG NRW)). Sie erläutern aus-
führlich und nachvollziehbar den Bedarf an einem Tablett-gestützten Datenerfassungssys-
tem.

Die Kostenschätzung ergibt sich aus einer qualifizierten Marktsondierung. In der Kostenauf-
stellung sind die Erstausstattung mit Hardware, Lizenzen, Wartung und Service sowie ein
Rahmenliefervertrag zur bedarfsgerechten Versorgung des Rettungsdienstes mit Ersatzgerä-
ten enthalten.

Mit freundlichen Grüßen

Anlage: Beschaffungsbedarf DoktAR für den Zeitraum von 5 Jahren nach Vergabe
Nr. Kostenposition Aufwand einmalig bzw. 
für das 1. Jahr (KP 1)
Jährliche Aufwendungen Summe für 
weitere 4 Jahre (KP 2) 
1
Tablet-Systeme für den Einsatzdienst 
KP1: Anschaffung
KP2: Ersatz und Reparaturen
165 Stck. 165.000 €                           100.000 €                                                      
2
Thermodrucker
KP1: Drucker, Papier, Ersatz und Zubehör
KP2: Papier, Ersatz und Reparaturen
165 Stck. 102.000 €                           150.000 €                                                      
3
Beschaffung Softwaresystem (Lizenzen), 
Wartungsverträge, Projektbegleitung, einschließlich 
Inbetriebnahme
165 Stck. 730.000 €                           525.000 €                                                      
4 Schulungskosten 2.000 Pers. 50.000 €                             80.000 €                                                        
5 -  €                                    150.000 €                                                      
6 1.047.000 €                        1.005.000 €                                                  
7 Summe KP 1 + KP 2, Netto 2.052.000 €                                                  
8 Summe KP 1 + KP 2, Brutto 2.441.880 €                                                  
9 1.186.430 €                        
10 59.500 €                             
11
11a 298.988 €                                                      
11b 237.286 €                           
12 536.274 €                                                      
Anzahl
Die Kalkulation des Finanzbedarfs für das System „DoktAR“ basiert nach Markterkundung auf den zugrunde liegenden Kosten von Hard- und Software, 
sowie den geschätzten Reparatur- und Wartungskosten, die bislang bei der Beschaffung und dem Betrieb solcher Systeme anfielen.
Investitionsauszahlungen 
Position Nr. 1 -3 (KP 1), Brutto
Ergebniswirksame Auszahlungen
Position Nr. 4 (KP1), Brutto
Erträge ab 2022 
Refinanzierung Position Nr. 11a+11b über Gebühren im Jahr 2022
Zusätzliche Leistungsanforderungen und Programmierstunden 
Teil-Summen, Netto
Sachaufwendungen
Teilsumme KP2, Brutto, jährliche Abschreibung über 4 Jahre
Bilanzielle Abschreibungen
Position Nr. 9, jährliche Abschreibung über 5 Jahre
Ergebniswirksame Folgeaufwendungen

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/37/374/1 
 
Vorlagen-Nummer 
 3346/2021 
Freigabedatum 
04.01.2022  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellung zur Neubeschaffung eines Datenerfassungssystems im Kölner 
Rettungsdienst und Abschluss eines Fünf-Jahres Rahmenliefervertrages 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
 
1. Der Rat erkennt den dargestellten Bedarf zur Neubeschaffung von 165 Tabletsystemen zur 
Datenerfassung im Kölner Rettungsdienst in Höhe von 2.441.880 € innerhalb eines Zeitraums 
von fünf Jahren an. 
2. Der Rat stimmt dem Abschluss eines fünfjährigen Rahmenliefervertrages zur Deckung des 
vorgenannten Bedarfs zu. 
3. Der Rat beschließt im Haushaltsjahr 2022 die Freigabe einer investiven Auszahlungsermäch-
tigung in Höhe von 1.186.430 € im Teilfinanzplan 0212, Brand- und Bevölkerungsschutz, Ret-
tungsdienst, Teilplanzeile 09, Auszahlungen für den Erwerb von beweglichem Anlagevermö-
gen bei Finanzstelle 3703-0212-0-0400, Mobidat. Die Finanzierung der investiven Beschaf-
fungen i. H. v. 1.186.430 €, welche ursprünglich in 2021 vorgesehen waren, erfolgt im Rah-
men von Umschichtungen aus veranschlagten Mitteln des Teilfinanzplans 0212, Haushaltsjahr 
2022. 
 
Gesundheitsausschuss 18.01.2022 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 24.01.2022 
Finanzausschuss 31.01.2022 
Rat 03.02.2022

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   1.186.430 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  59.500   € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2023 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    298.988 € 
c) bilanzielle Abschreibungen   237.286 € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2023 
a) Erträge    536.274 € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung 
Für den Rettungsdienst der Stadt Köln soll mit dem Beschaffungsprojekt DoktAR (Dokumentati-
onserfassungs- und Auswertungssystem im Rettungsdienst) ein elektronisches Dokumentations-, 
Auswertungs- und Qualitätssicherungssystem beschafft werden, mit dem die Einsatzdaten elektro-
nisch erfasst und effizient weiterverarbeitet werden können. Das System erfüllt die gesetzlichen Vor-
gaben hinsichtlich Dokumentation, Datenschutz und Qualitätsmanagement gemäß § 7a des Gesetzes 
über den Rettungsdienst sowie die Notfallrettung und den Krankentransport (RettG NRW). 
In Zeitraum von 2002 bis 2006 wurde im Rettungsdienst der Stadt Köln bereits das elektronische Da-
tenerfassungssystem Mobidat (mobile Datenerfassung) eingesetzt. Der Betrieb dieses Systems 
musste eingestellt werden, da das Unternehmen der Bietergemeinschaft, das den Tablet-Computer 
lieferte, im Jahr 2006 insolvent wurde. Die mit diesem System bereits gesammelten Erfahrungen und 
Ergebnisse der Abstimmungen mit der Kassenärztlichen Vereinigung Köln fließen in das neue Be-
schaffungsprojekt DoktAR ein. 
Ursprünglich war die Etablierung eines papierbasierten Scanner-Systems vorgesehen, welches spä-
ter durch ein Tablet-System ersetzt werden sollte. Grund für dieses Vorgehen war, dass der Netz-
werkausbau bei der Feuerwehr Köln auf das sogenannte CAN-Netz noch nicht ausreichend fortge-

3 
schritten und die Übergabemöglichkeiten an die digitalen Informationssysteme der Krankenhäuser 
noch nicht in einer Weise vorhanden waren, dass auf Papierprotokolle verzichtet werden konnte. 
 
Nach Umsetzung des gestuften Versorgungssystems – GVS (Session-Nr.: 3145/2017 und 
1928/2018) musste von der Einführung eines papierbasierten Scanner-Systems Abstand genommen 
werden, da im Rahmen des GVS eine intensive Zusammenarbeit mit der Kassenärztlichen Vereini-
gung Köln erforderlich ist und z. B. Patientendaten in Echtzeit an das vertragsärztliche System über-
geben werden müssen. Zwischenzeitlich sind die technischen Möglichkeiten moderner Tablet-
Systeme so weit entwickelt, dass sich diese als das modernere und leistungsfähigere System emp-
fehlen. Des Weiteren sind die notwendigen Schnittstellen zu den digitalen Informationssystemen bei 
den Krankenhäusern mittlerweile überwiegend vorhanden. Aus organisatorischen und technischen 
Gründen kommt daher nur die Beschaffung eines Tablet gestützten Datenerfassungssystems in Be-
tracht, das die notwendigen Leistungsanforderungen erfüllt. 
 
Die Beschaffung eines Tablet gestützten Systems wurde in der Aktualisierung des Rettungsdienstbe-
darfsplanes (Kapitel 3.4.6, Seite 33f) im Jahr 2019 mit Zustimmung der Krankenkassen berücksichtigt 
und vom Rat der Stadt Köln in der Sitzung am 06.02.2020 beschlossen (Session-Nr.: 3381/2019). Die 
Plattform des Tablets soll als weiterer Synergieeffekt zukünftig im Rahmen des Ausbaus der fort-
schreitenden Digitalisierung der Feuerwehr Köln als sogenanntes Einsatzinformationssystem ver-
wendet werden. 
 
Die im Rettungsdienst derzeit papierbasiert erhobenen Daten wurden bislang überwiegend zu Ab-
rechnungs- und Dokumentationszwecken genutzt. Während Art und Umfang der Abrechnungsdaten 
der Refinanzierung der Gebühren dienten und im Wesentlichen von den Anforderungen der Kosten-
träger definiert wurden, dient die Dokumentation der rettungsdienstlichen Daten („Was ist passiert?“ 
bzw. „Was wurde gemacht?“) vorrangig der Patientenversorgung. Eine rein papierbasierte Dokumen-
tation weist jedoch in vielen Bereichen große Defizite gegenüber einem elektronischen System auf: 
 
 Risiko einer qualitativ schwankenden Leistungserbringung 
 Fehlende Erkennung systematischer Schwachstellen  
 Fehlende systematische Rückkopplungsmöglichkeiten 
 Vorwürfe und Haftungsfälle 
 Fehlende Erkennung von Entwicklungen und Trends 
 Keine individuelle Verbesserungsmöglichkeit der Arbeitsweise 
 Erfassung und Analyse letztlich zufällig erkannter Ereignisse, die zu Fehlschlüssen und fal-
schen Prognosen führen können. 
 Die Überprüfung der Vollständigkeit der Dokumentation  
 Die Archivierung, Speicherung und Wiederherstellbarkeit der erstellten medizinischen Doku-
mentationseinheiten (z. B. notwendige Lagerkapazitäten zur Einhaltung der gesetzlichen Auf-
bewahrungsfristen) 
 Einhaltung der Anforderungen gem. §§ 630 f – h Bürgerliches Gesetzbuch – BGB 
 Einhaltung der Anforderungen an die Qualitätssicherung gem. § 7a RettG NRW 
 Sicherung und Dokumentation der durch den ärztlichen Leiter Rettungsdienst freigegebenen 
notfallmedizinischen Maßnahmen aufgrund des neuen Berufsbildes der Notfallsanitäterin bzw. 
des Notfallsanitäters. 
 
Durch den Einsatz eines elektronischen Datenerfassungssystems ergeben sich vielfältige Aus-
wertungsmöglichkeiten im Rahmen des Controllings (überwachendes Kennzahlensystem) bis hin zur 
Schaffung einer fortschrittlichen Datenbasis für die Gebührenkalkulation und Satzungserstellung.

4 
Systementscheidung und Umsetzung 
Im Rahmen der Abwägungsentscheidung unter den derzeit vorhandenen Optionen, den bisher ge-
machten Erfahrungen mit der elektronischen Datenerfassungssystem Mobidat, der nun verfügbaren 
elektronischen Infrastruktur bei der Feuerwehr Köln (Umstellung auf das CAN-Netz), der Vernetzung 
mit den Vertragsärzten im dortigen System im Rahmen des gestuften Versorgungssystems – GVS 
und den Anforderungen an die Qualitätssicherung im Einsatzdienst für invasive Maßnahmen und Me-
dikamentengaben durch Notfallsanitäter*innen ist die Einführung eines Tablet gestützten, mobilen 
Datenerfassungssystems unumgänglich und nach dem Stand der Technik geboten. 
 
Die erhobenen Daten sollen in Echtzeit über entsprechende Schnittstellen des Datawarehouse und 
unter Anbindung an das Einsatzleitrechnersystem (IGNIS-Plus) an die erforderlichen Stellen (z. B. 
Krankenhäuser) weitergeleitet und über ein Auswertungstool für das Controlling nutzbar gemacht 
werden. Gleichzeitig soll den Einsatzkräften vor Ort mit Hilfe des Systems eine bestmögliche Unter-
stützung durch den / die leitenden Notärzt*in vom Dienst (LNAvD) bzw. den / die Tele-Notärzt*in 
(Session-Nr.: 3381/2019) zukommen. 
 
Aufgrund der wachsenden und immer komplexeren Leistungsverzeichnisse der Kund*innen haben 
die anbietenden Firmen reagiert und sich von reinen Hard- oder Softwarelieferanten hin zu umfängli-
chen Dienstleister*innen entwickelt, die „Gesamtlösungen“ anbieten und die Systeme über die Ver-
tragsdauer warten, schulen und pflegen.  
 
Trotz der angebotenen Gesamtlösungen ist eine personelle Schnittstelle zu den externen Dienstleis-
ter*innen sowie die Begleitung des Projektes durch Mitarbeitende der Feuerwehr Köln erforderlich. Im 
Zuge der Aktualisierung des Rettungsdienstbedarfsplanes (Session-Nr.: 3381/2019) wurden die or-
ganisatorischen Voraussetzungen geschaffen und je eine Stelle in den Abteilungen Rettungsdienst 
und Informationssysteme der Feuerwehr Köln eingerichtet. Die Bemessung der Planstellen erfolgte 
auf Grundlage des angenommenen Beschaffungsbedarfes und den Erfahrungen aus der Betreuung 
anderer IT-Systeme. Die Stellenbemessung wird ein Jahr nach Einführung bzw. Umsetzung des Do-
kumentationserfassungs- und Auswertungssystems überprüft und dem aktuellen Bedarf angepasst. 
 
Kosten 
Die Markterkundung zeigte, dass seitens der anbietenden Firmen üblicherweise drei Kosten-
positionen (KP) anfallen. Dies sind einmalige Investitionskosten (KP 1) in Bezug auf die benötigte 
Hardware und dazugehörige Software. Hierunter fallen u. a. die Kosten für die Installation, den Ein- 
bzw. Aufbau sowie die Implementierung der zentralen Komponenten erstrecken. 
 
Neben den einmaligen Investitionskosten fallen für den Betrieb jährliche Kosten (KP 2) u. a. für Li-
zenzgebühren, Wartungsverträge, Reparaturen und Ersatzteile, Kosten für ggf. notwendige Sys-
temanpassungen bzw. Leistungsveränderungen an. Die Lizenzgebühren der Firmen orientieren sich 
entweder an der Anzahl der genutzten Systeme oder an der Anzahl der Einsätze. Aufgrund des ho-
hen Einsatzaufkommens im Rettungsdienst der Stadt Köln wird seitens der Verwaltung das derzeit 
gängigste und einsatzunabhängige Lizenzmodell pro genutztem System favorisiert, welches sich an 
der Anzahl der genutzten Tablet-Systeme orientiert.  
Die Anzahl der notwendige Geräte ergibt sich aus dem Rettungsdienstbedarfsplan 2016 – bedarfsge-
rechte Anpassung im Jahr 2019 (Session-Nr.: 3381/2019) zzgl. Geräte für Schulungen und techni-
sche Reserve. 
 
Der notwendige Beschaffungsbedarf inkl. Kostenpositionen ist in Anlage 1 dargestellt. Bei den Gerä-
ten wird nach bisherigen Erfahrungen und aufgrund der hohen Beanspruchung im Einsatzdienst von 
einer Systemlebensdauer von 5 Jahren ausgegangen. Die Beschaffung erfolgt durch eine europawei-

5 
te Ausschreibung mit Abschluss eines fünfjährigen Rahmenvertrages. Für den Zeitraum des Rah-
menvertrages werden Kosten i. H. v. 2.052.000 € netto bzw. rd. 2.441.880 € brutto angenommen. Die 
entstehenden Kosten sind als Kosten des Rettungsdienstes durch die Rettungsdienstgebühren zu 
100% refinanziert. 
 
Die Verteilung der Investitionsauszahlungen sowie der damit verbundenen Folgeaufwendungen sind 
der Anlage 1 zu entnehmen. Die bilanziellen Abschreibungen für die Geräte des Rettungsdienstes 
sowie weitere Folgeaufwendungen sind zu 100% über Rettungsdienstgebühren refinanzierbar. Daher 
entstehen Folgeaufwendungen und -erträge in gleicher Höhe. 
 
Die Finanzierung der investiven Beschaffungen i. H. v. 1.186.430 €, welche ursprünglich in 2021 vor-
gesehen waren, erfolgt im Rahmen von Umschichtungen aus veranschlagten Mitteln des Teilfinanz-
plans 0212, Haushaltsjahr 2022. Im Teilergebnisplan 0212, Brand- und Bevölkerungsschutz, Ret-
tungsdienst stehen entsprechende Mittel für die bilanziellen Abschreibungen in Höhe von 237.286 € 
(pro Jahr) sowie für die Unterhaltung in Höhe von 298.988 € (pro Jahr) in den Teilplanzeilen 14, Bi-
lanzielle Abschreibungen bzw. 13, Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen und 16, sonstige 
ordentliche Aufwendungen ab dem Haushaltsjahr 2023 bereit. 
 
Das Dezernat für Allgemeine Verwaltung und Ordnung wird im Rahmen des Haushaltsplan-
aufstellungsprozesses 2023 ff. innerhalb des dann zugewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel, 
ggf. durch Umschichtungen, vorsehen. 
 
Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes 
Die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes ist in Anlage 2 beigefügt. 
 
Datenschutz 
Die mit dem Dokumentationserfassungs- und Auswertungssystem im Rettungsdienst – DoktAR ge-
wonnenen elektronischen Daten werden in einer zentralen Datenbank (Datawarehouse) auf einem 
den aktuellen IT-Sicherheitsrichtlinien und datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-
stufe D entsprechenden Server der Stadt Köln gespeichert. 
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
Durch den Einsatz eines modernen Dokumentationserfassungs- und Auswertungssystem im Ret-
tungsdienst kann die Anzahl der Rettungsdienstprotokolle in Papierform durch die digitale Anbindung 
externer Stellen wie z. B. der Krankenhäuser in großem Umfang reduziert. Papierausdrucke der elekt-
ronischen Dokumentation sind jedoch auch zukünftig in eingeschränktem Umfang erforderlich z. B. 
bei Patient*innen, die nicht durch den Rettungsdienst transportiert werden und zu Hause verbleiben 
oder bei Krankenhäusern, die über keine entsprechende Schnittstelle zu ihrem digitalen Informations-
systemen verfügen. 
Aufgrund der gesicherten elektronischen Archivierung durch den Einsatz eines digitalen Systems re-
duzieren sich die bislang notwendigen Archivflächen zur Sicherstellung der gesetzlichen Aufbewah-
rungsfristen erheblich. Zudem werden die Kfz-Transporte der Papierprotokolle von den Feuer- und 
Rettungswachen zur Abrechnungsstelle obsolet, da dieser die Daten unmittelbar nach Abschluss des 
Einsatzes und in Echtzeit vorliegen. 
 
Anlagen 
Anlage 1: Übersicht Beschaffungsbedarf DoktAR 
Anlage 2: Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes RPA-Nr. 142/23/41/21 vom 22.12.2021