Sachstand zum elektronischen Gewerbemeldeverfahren

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/32/321 
 
Vorlagen-Nummer  08.03.2019 
 0813/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Wirtschaftsausschuss 14.03.2019 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 25.03.2019 
 
Sachstand zum elektronischen Gewerbemeldeverfahren 
 
Grundsätzliches 
 
Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung der Verwaltung  hat die Gewerbemeldestelle der Stadt 
Köln das elektronische Gewerbemeldeverfahren (sog. „eMeldung“) eingeführt. Durch diese kann die 
Bearbeitung eines Teils der jährlich ca. 26.000 Gewerbemeldungen erleichtert werden. 
 
Bisher wurde Kundinnen und Kunden lediglich  die Möglichkeit eingeräumt, Antragsformulare zur 
Gewerbemeldung und Identitätsnachweise als eingescannte Dokumente per E-Mail an die Gewerbe-
meldestelle zu übersenden. Diese wurden von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern ausge-
druckt und bearbeitet. Die Bestätigung über die Gewerbeanzeige sowie die Gebührenrechnung wurde 
den Kundinnen und Kunden anschließend per Post übersandt.  
Neben der Prozessoptimierung für die Sachbearbeitung auf städtischer und Empfängerseite erfolgt 
durch die eMeldung zudem eine erhebliche Reduzierung des Papierverbrauchs. 
 
Testphase/Pilotierung 
 
Ab dem 08.05.2017 wurde die Pilotierung der eMeldung im Testumfeld durchgeführt. Der Testbetrieb 
verlief erfolgreich. Die Durchführung von Gewerbe-an-, -um- und -abmeldungen, die Übermittlung 
dieser Informationen (und evtl. beigefügter Dokumente) in den Online-Posteingang des Gewerbe-
fachverfahrens migewa und die Übernahme dieser Onlinedaten zwecks Bearbeitung in migewa wur-
den erfolgreich getestet. 
Der Testbetrieb verlief sowohl fachlich, wie auch technisch fehler- und störungsfrei. Dem Produktivbe-
trieb stimmten die Schwerbehindertenvertretung für die Dezernate OB/I/II/III am 28.11.2017 und der 
Personalrat der Dezernate OB/I/II/III in der Sitzung am 17.01.2018 zu. 
 
Produktivbetrieb 
 
Nach Anpassung des mit der Online-Redaktion der Stadt Köln abzustimmenden Designs, Festlegung 
der notwendigen Systemeinstellungen und Erstellung der Online-Hilfetexte wurde die eMeldung am 
27.09.2018 produktiv gesetzt. 
 
Um mögliche, lediglich in einem Produktivbetrieb auftretende Probleme und Fehlerquellen eingrenzen 
zu können, wurde in den ersten Wochen auf größere Werbemaßnahmen verzichtet. Zunächst wurden 
Hinweise auf die eMeldung im Wartebereich der Gewerbemeldestelle ausgehängt, die eMeldung im

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Internetauftritt der Stadt Köln freigeschaltet und die Aufnahme entsprechender Hinweise in die Wis-
sensdatenbank des Bürgertelefons/Call-Centers veranlasst. 
Allein durch diese Maßnahmen sind im Verlauf des Oktobers 2018 ca. 8 elektronische Meldungen pro 
Kalendertag eingegangen, im November und Dezember hat sich diese Zahl auf ca. 15 eMeldungen 
täglich erhöht. 
Um die Information über das Angebot der eMeldung weiter zu verbreiten, wurden seitens der Gewer-
bemeldestelle  weitere Werbemaßnahmen eingeleitet. So wurde bereits Ende September 2018 die 
Durchführung einer Stadtinformationskampagne für die eMeldung für das Kalenderjahr 2019 veran-
lasst. Für die 33. Kalenderwoche 2019 ist eine Werbekampagne in Form von sog. Mini-Postern vor-
gesehen. 
 
Am 22.01.2019 wurde auf der Homepage der Stadt Köln in einer Pressemitteilung auf die Möglichkeit 
der elektronischen Gewerbemeldung hingewiesen. 
Durch die Pressemitteilung und die damit verbundene Vergrößerung des Bekanntheitsgrades der 
eMeldung sind die Nutzungszahlen weiter angestiegen. So sind im Januar und im laufenden Monat 
Februar 2019 ca. 25 eMeldungen pro Kalendertag eingegangen.  
Seit Freischaltung der eMeldung wurden insgesamt über 2.574 Gewerbemeldungen (1.246 Anmel-
dungen, 273 Ummeldungen und 1055 Abmeldungen, Stand 28.02.2019) elektronisch beantragt. 
Sollten die seit Jahresbeginn bestehenden Fallzahlen stabil bleiben, würden auf das gesamte Kalen-
derjahr hochgerechnet über 9.000 und damit fast 35% der jährlich ca. 26.000 Anträge auf dem elekt-
ronischen Wege gestellt werden. 
 
Die eMeldung stellt für die Kundinnen und Kunden ein besonderes Serviceangebot dar.  
 
Gemessen am Bearbeitungsaufwand bei persönlicher Vorsprache in der Gewerbemeldestelle  
verringert sich  für die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Aufwand bei der elektronisch 
übermittelten Meldung nur etwa um 10%. Zwar entfällt der komplette  Eintrag der Daten  in das Da-
tensystem durch die Sachbearbeitung, allerdings müssen die elektronisch übermittelten  Da-
ten/Angaben  auf Richtigkeit überprüft u. ggf. korrigiert werden. In geschätzt  50 % der Fälle sind 
Rückfragen per Mail bei den Kundinnen und Kunden  erforderlich.  
  
Eingehende eMeldungen werden bevorzugt bearbeitet und  als Tagesgeschäft abgearbeitet. 
 
 
 
Gez. Dr. Keller