Sachstand zum Projekt Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB 
 
Vorlagen-Nummer 12.06.2018 
 1922/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 18.06.2018 
Finanzausschuss 02.07.2018 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 10.09.2018 
 
Sachstand zum Projekt Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe 
Ausgangslage/ Zielsetzung des Projektes: 
 
Die Stadt Köln gewährt zahlreiche finanzielle Leistungen an Dritte in Form von Zuwendungen und 
Zuschüssen. Das Förderspektrum ist dabei sehr breit, die Zahl der Förderzwecke, der fördermittelge-
währenden Fachbereiche und die der Fördermittelempfänger sehr groß. Die derzeitige Förderpraxis 
wird auf sehr unterschiedliche Weise ausgeübt, gemeinsame Regelungen und Standards für Arbeits-
prozesse sowie ein einheitliches Datenmanagement sind noch nicht in ausreichendem Maße vorhan-
den. Ziel des Projektes ist es, eine Arbeitsweise sicherzustellen, die es ermöglicht, die städtischen 
Fördermittel noch zielgerichteter und nachhaltiger einzusetzen, damit die geförderten Angebote noch 
besser zur Verwirklichung der angestrebten (strategischen und operativen) Ziele beitragen können.  
 
Aktueller Projektstand: 
 
Vor diesem Hintergrund ist das Projekt zur „Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe“ als ein 
mit der Verwaltungsreform verbundenes Projekt inzwischen gestartet. 
 
Das Projekt ist zudem Teil eines Verbundprojektes zur Erarbeitung von gemeinsamen Grundlagen als 
Standards zum Management von städtischen Fördermitteln und Drittmitteln sowie von Leistungsver-
einbarungen im Rahmen der strategischen Steuerung.  
Die Grundlage des Projektes bildet der KGSt-Bericht zum Fördercontrolling 2/2017, Nr.: 
20170127A0007, an deren Ergebnissen das Dezernat Finanzen im Rahmen einer interkommunalen 
Arbeitsgruppe intensiv mitgewirkt hat. Die Projektarbeit wird durch die KGSt eng begleitet.  
 
Planungsphase ist abgeschlossen 
In einem ersten Schritt wurde mittels einer Abfrage in allen Dezernaten (November 2017) eine erste 
IST-Analyse durchgeführt. Zudem wurden durch die Dezernate erste Ansprechpartnerinnen und An-
sprechpartner für eine Mitwirkung im Projekt benannt. Die Projektleitung liegt im Büro der Oberbür-
germeisterin unter enger Einbindung des Dezernates Finanzen. Den Auftakt des Projektes bildete 
eine Planungskonferenz am 31.01.2018 unter externer Moderation. Dort wurden die Inhalte und die 
Organisation des genannten Projektes, aber auch der anderen am Verbundprojekt beteiligten Einzel-
projekte, näher vorgestellt. 
 
Konzeptionsphase ist gestartet 
Es wurden drei Arbeitsgruppen gegründet:

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AG I Einheitliches Regelwerk  
-> die Leitung wird durch das Rechtsamt wahrgenommen 
Ziel der AG ist es, einen Entwurf für eine gemeinsame Förderrichtlinie zu erarbeiten, der den zustän-
digen Gremien zur Beschlussfassung vorgelegt werden soll.  
 
AG II Prozessgestaltung (Entwicklung digitaler Workflow)  
-> die Leitung wird durch das Kulturamt wahrgenommen 
Ziel der AG ist es, einen einheitlichen, IT-gestützten Prozess zu erarbeiten, angefangen bei der digita-
len Antragstellung, über die Vergabe bis hin zum Fach- und Finanzcontrolling der ausgereichten För-
dermittel. Basis hierfür bildet ein im Verbund entwickeltes gemeinsames Prozessmodell. 
 
AG III Datenmanagement zum Fach- und Finanzcontrolling 
-> die Leitung wird durch die Kämmerei wahrgenommen 
Ziel der AG ist es, die Anforderungen aus dem Fach- und Finanzcontrolling zu einem gemeinsamen 
IT-gestützten Datenmanagement weiterzuentwickeln. Basis hierfür bildet ein im Verbund entwickeltes 
gemeinsames Datenmodell. 
 
Aufgrund der gesamtstädtischen Bedeutung des Projektes wurde ein Netzwerk zum Fördermittelma-
nagement initiiert (rd. 60 städt. Akteure) und eine möglichst breite aktive Mitwirkung der städtischen 
Dienststellen in den Arbeitsgruppen forciert. Aktuell arbeiten somit etwa 40 Kolleginnen und Kollegen 
unterschiedlicher Dienststellen / Ämter in den Arbeitsgruppen mit. Folgende Dienststellen / Ämter sind 
an der dezernatsübergreifenden Projektarbeit beteiligt: 
 
 OB-Büro: Verwaltungsabteilung / Fachreferate, Beteiligungen, Haushalt/Finanzen / 
Büroleitung, Strategische Steuerung / Internationale Angelegenheiten /  
Medien- und Internetwirtschaft / Amt für Wirtschaftsförderung 
 Dezernat I: Stabsstelle Digitalisierung / Bürgeramt Ehrenfeld / Personal- und  
Verwaltungsmanagement / Amt für Informationsverarbeitung / Rechts- 
und Versicherungsamt 
 Dezernat II: Kämmerei 
 Dezernat III: --- 
 Dezernat IV: Amt für Kinder, Jugend und Familie / Sportamt 
 Dezernat V: Sozialplanung/Sozialberichterstattung / Koordinationsstelle Klimaschutz / 
Amt für Soziales und Senioren / Umwelt- und Verbraucherschutzamt 
 Dezernat VI: Amt für Stadtentwicklung und Statistik 
 Dezernat VII: Kulturamt / Stadtbibliothek / Historisches Archiv 
 Dezernat VIII: Amt für Straßen und Verkehrstechnik 
 
 
Durch einen regelmäßigen Austausch zwischen den Arbeitsgruppen und den Projekten aus dem Ver-
bund wird ein gemeinsames Vorgehen sichergestellt. Der Verwaltungsvorstand und die zuständigen 
Gremien werden kontinuierlich über den Sachstand des Projektes informiert.  
 
Ausblick zum weiteren Vorgehen 
Die Konzeptionsphase wird noch bis zum Herbst 2018 andauern und in der Erarbeitung eines ersten 
(technischen) Prototyps münden. Anschließend folgt die Beratung und Beschlussfassung in den zu-
ständigen Gremien.  
 
 
 
Gez. Reker