Beantwortung von Nachfragen zum Umsetzungsstand des Projektes Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle OB/01/2 Vorlagen-Nummer 20.01.2020 0066/2020 Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Si tzung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 04.02.2020 Beantwortung von Nachfragen zum Umsetzungsstand des Projektes Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe Die Mitteilungsvorlage 4200/2019 wurde am 10.12.2019 vom Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnis genommen. In der Sitzung wurden jedoch einige mündliche Nachfragen gestellt, die hiermit gern beantwortet werden. 1.) Fragen von Frau Oedingen: „Frau Oedingen begrüßt die Entwicklung, dass künftig Anträge online gestellt werden können. Das vereinfache sicherlich das Verfahren. Allerdings fragt sie, ob das jetzige SAP System einsetzbar bzw. die angestrebte IT-Lösung integrierbar sei. Es stehe geschrieben, dass im März ein Pilot eingesetzt werden könne. Jedoch würde dies sich mit den Ausführungen im vorletzten Absatz widersprechen, in dem geschrieben stünde, dass zur Erarbeitung der IT-Lösung Mitarbeiter eingesetzt würden. Sie möchte gerne wissen, ob die Anwendung nun einsetzbar oder noch in der Entwicklung sei.“ Beantwortung: Wie in der Mitteilungsvorlage ausgeführt, handelt es sich um ein standardisiertes und in die derzeitige SAP-Modullandschaft integriertes digitales Verfahren für die Beantragung/Vergabe von städtischen Fördermitteln. Bereits bei der Konzeption aber auch bei der Erarbeitung und Erprobung der IT-Lösung sind zahlrei- che Mitarbeiter*innen aus den fördermittelgewährenden Dienststellen sowie aus Querschnittsämtern, wie beispielsweise dem Rechtsamt, eingebunden. Bei der Ausprägung des Systems und der Integra- tion in die vorhandene Modullandschaft unterstützen externe Berater. Das Amt für Informationsverar- beitung und auch die Kämmerei bringen ihr Know-how über die vereinbarte Teilprojektverantwortung natürlich ebenfalls in den Prozess ein. Die Entwicklung der IT-Lösung ist weit vorangeschritten. Die seit Dezember laufende Testphase wird bis Ende Januar/ Anfang Februar abgeschlossen sein. Die Produktivsetzung für die Kulturverwaltung ist für den 01.03.2020 terminiert. 2.) Fragen von Frau Möller: „Frau Möller hebt den positiven Effekt einer Vereinheitlichung der Verwaltungsvorgänge hervor. Auf Seite 2 stünde, dass sich bezogen auf die Gremien zur Entscheidung, Beratung und Beschlussfas- sung nichts ändere. Ihr sei bekannt, dass bisher schon nicht alle Projektmittelvergaben beschlossen würden. Des Weiteren fragt sie, ob die Einführung des Projektes verpflichtend oder ob dies nur eine Empfehlung sei.“ Beantwortung: Die Entscheidungsbefugnisse der Gremien und der Verwaltung richten sich selbstverständlich an den aktuell bestehenden Regelungen und Zuständigkeiten aus. Für die jeweiligen Förderungen kann dies – natürlich auch in Abhängigkeit der jeweiligen Fördersummen – durchaus unterschiedlich sein. Eini- ge Ausschüsse behalten sich vor, nicht nur über das Förderprogramm zu beschließen, sondern auch über die Einzelmaßnahmen zu entscheiden. Andere Ausschüsse beschließen das Förderprogramm, 2 in dem alle Voraussetzungen und auch die Fördersummen geregelt sind und überlassen es der Ver- waltung die Förderungen eigenständig zu vergeben. Grundsätzlich wird das neue standardisierte IT-Verfahren innerhalb der Verwaltung nach der erfolg- reichen Implementierung flächendeckend für alle Fördermittelvergaben zum Einsatz kommen. Für die Antragsteller*innen besteht künftig die Möglichkeit, die Vorteile der digitalen Antragstellung zu nutzen. Vor dem Hintergrund der in der Zielgruppe möglicherweise eingeschränkten Zugangsmöglichkeiten zu digitalen Medien, wird es aber auch weiterhin möglich sein, Anträge auf herkömmlichem Wege zu stellen. Diese Anträge werden dann von der Verwaltung ins das IT-System eingepflegt und digital weiterverarbeitet. Gez. Reker