Geschäftsordnung Theaterbeirat

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/41 
 
Vorlagen-Nummer  25.04.2017 
 1192/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Kunst und Kultur 02.05.2017 
 
Geschäftsordnung Theaterbeirat 
Die in der Anlage beigefügte Geschäftsordnung wurde von dem Theaterbeirat in seiner Sitzung am 
08.03.2017 einstimmig beschlossen und wird dem Ausschuss Kunst und Kultur zur Kenntnis gege-
ben.  
 
Grundlage, Aufgabe und Zusammensetzung des Theaterbeirats ergeben sich aus dem Theaterför-
derkonzept, das der Ausschuss Kunst und Kultur am 08.11.2016 beschlossen hat (s. dort Ziffer 6 
Vergabeform). Mit der anliegenden Geschäftsordnung regelt der Theaterbeirat nunmehr seine Vorge-
hensweise bei Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung seiner Sitzungen. 
 
 
 
gez. Laugwitz-Aulbach

Geschäftsordnung des Theaterbeirats  
vom 08. März 2017 
 
Präambel 
Diese Geschäftsordnung regelt Art und Weise der Vorbereitung, Durchführung und Nachbe-
reitung von Sitzungen des Theaterbeirats. Grundlage, Zusammensetzung und Aufgaben des 
Theaterbeirats ergeben sich aus dem vom Rat der Stadt Köln beschlossenen Theaterförder-
konzept (Beschluss des Rates der Stadt Köln vom 8. November 2016). Mit der Einsetzung 
eines Fachbeirates möchte die Verwaltung ihre Förderentscheidungen auch durch externen 
Sachverstand reflektieren lassen. Die Arbeit des Beirats zielt auf einen konstruktiven und 
vertrauensvollen Austausch mit seinen Mitgliedern. Die Voten des Beirats haben empfehlen-
den Charakter und dienen der Vorbereitung der Verwaltungsentscheidungen. 
 
§ 1  Geschäftsführendes Mitglied 
(1) Geschäftsführendes Mitglied des Theaterbeirats ist der Kulturdezernent / die Kulturde-
zernentin der Stadt Köln. 
(2) Aufgaben des Geschäftsführenden Mitglieds sind insbesondere die Vorbereitung, Lei-
tung und Nachbereitung von Sitzungen des Theaterbeirats. 
 
§ 2  Sitzungen des Theaterbeirats 
(1) Sitzungen des Theaterbeirats finden zweimal jährlich statt. 
(2) Weitere Sitzungen des Theaterbeirats finden auf Antrag von mindestens vier Mitglie-
dern des Theaterbeirats statt.  
(3) Die Sitzungen des Theaterbeirats sind nicht öffentlich. 
(4) Die Einladung zur Sitzung des Theaterbeirats erfolgt durch das Geschäftsführende 
Mitglied mindestens 14 Tage vor dem geplanten Sitzungstermin.  
(5) Der Einladung ist eine Tagesordnung beizufügen. Sofern sich nach dem Versand der 
Einladung Änderungen der Tagesordnung ergeben, ist die Tagesordnung zu aktualisie-
ren und dem Theaterbeirat spätestens zu Beginn seiner Sitzung in einer aktuellen Fas-
sung vorzulegen. 
(6) Das Geschäftsführende Mitglied leitet die Sitzung des Theaterbeirats. 
(7) Das Geschäftsführende Mitglied fertigt eine Niederschrift über den Sitzungsverlauf, in 
der insbesondere Kriterien für die Entscheidungen und Abstimmungsergebnisse do-
kumentiert werden. Die Niederschrift wird den Mitgliedern des Theaterbeirats spätes-
tens zwei Wochen nach der Beiratssitzung zur Verfügung gestellt. 
 
§ 3 Beschlussfähigkeit des Theaterbeirats 
(1) Der Theaterbeirat ist beschlussfähig, wenn mindestens fünf seiner Mitglieder anwe-
send sind.

(2) Das Geschäftsführende Mitglied lässt sich in der Regel durch die Fachreferentin / den 
Fachreferenten im Kulturamt der Stadt Köln vertreten. Die übrigen Beiratsmitglieder 
nehmen ihre Aufgabe höchstpersönlich wahr und können sich nicht vertreten lassen. 
 
§ 4 Entscheidungen des Theaterbeirats 
(1) Der Theaterbeirat trifft seine Entscheidungen mit einfacher Stimmenmehrheit. Bei 
Stimmengleichheit gilt die Entscheidung als abgelehnt. Dies gilt nicht, wenn es um Ent-
scheidungen über Förderempfehlungen des Theaterbeirats geht. In diesen Fällen wird 
die mit Stimmengleichheit getroffene Förderempfehlung des Theaterbeirats als solche 
gewertet. 
(2) Ausnahmsweise können Entscheidungen des Theaterbeirats im schriftlichen Umlauf-
verfahren getroffen werden, wenn die Durchführung einer Sitzung des Theaterbeirats 
nicht mehr rechtzeitig möglich wäre. Die Entscheidung über die Durchführung des Um-
laufverfahrens trifft das Geschäftsführende Mitglied unter Darstellung der Eilbedürftig-
keit. §§ 2 Abs. 7, 3, 6 und 7 gelten entsprechend. 
 
§ 6 Befangenheit 
(1) Die Mitglieder des Theaterbeirats wägen bei jeder zu treffenden Entscheidung des 
Theaterbeirats eigenverantwortlich ab, ob sie in der Sache befangen sein könnten. Be-
jahendenfalls zeigen sie die Befangenheit unaufgefordert dem Geschäftsführenden 
Mitglied an und nehmen an der jeweiligen Beratung und Entscheidung nicht teil. In der 
Niederschrift wird die Befangenheit festgehalten. 
(2) Ein Mitglied nimmt auch dann an einer Beratung und Entscheidung nicht teil, wenn 
mehr als die Hälfte der anwesenden Beiratsmitglieder seine Befangenheit feststellen. 
(3) Für die Feststellung der Befangenheit gilt § 31 Gemeindeordnung NRW entsprechend. 
 
§ 7 Verschwiegenheit 
Die Mitglieder des Theaterbeirats haben über die Beratung des Theaterbeirats und über 
sonstige in Zusammenhang mit der Tätigkeit als Beiratsmitglied bekannt gewordene Tatsa-
chen Verschwiegenheit zu wahren. Dies gilt vor allem für Meinungsäußerungen der anderen 
Beiratsmitglieder in den Sitzungen des Theaterbeirats, das Abstimmungsverhalten der Bei-
ratsmitglieder, unveröffentlichte und spezifische wirtschaftliche Daten von Zuschussempfän-
gern. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit wirkt über das Ende der Mitgliedschaft im Thea-
terbeirat hinaus fort.  
 
§ 8 Aufwandsentschädigung 
(1) Die Mitgliedschaft im Theaterbeirat ist ein Ehrenamt. 
(2) Jedes Mitglied erhält für den mit der Wahrnehmung des Ehrenamtes verbunden Auf-
wand eine Aufwandsentschädigung in Höhe von pauschal 510 € pro Jahr aus Mitteln 
der Stadt Köln.