Mitteilung zur Umsetzung des Beschlusses AN/0473/2023 – Nachhaltige Vergabe

Dezernat, Dienststelle  
I/1000/10 
1000-10 AN/0473/2023 
Vorlagen-Nummer 26.11.2024 
 3618/2024 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 02.12.2024 
 
Mitteilung zur Umsetzung des Beschlusses AN/0473/2023 – Nachhaltige Vergabe 
Mit Beschluss des Ausschusses Allgemeine Verwaltung und Rechtsfrage / Vergabe / 
Internationales vom 08.05.2023, Punkt 8.5, wurde die Verwaltung beauftragt Nachhal-
tigkeitsaspekte in Vergabe und Beschaffung verbindlich zu verankern. 
Zum Umsetzungsstand nimmt die Verwaltung nachfolgend Stellung: 
 
Punkt 1: Überarbeitung der Geschäftsanweisung Vergabe mit der Zielsetzung des 
Einbezugs von Nachhaltigkeitskriterien, z.B. durch eine Soll -Vorschrift mit Abw ei-
chungsbegründungspflicht. 
Die Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren (GAV) in der Fas-
sung vom 01.02.2024 beinhaltet aktuell eine entsprechende Regelung hinsichtlich der 
sozialen Nachhaltigkeit (faire Vergabe) und hinsichtlich der umweltbezogenen Nach-
haltigkeit: 
2.1.5 Soziale Nachhaltigkeit (Faire Beschaffung) 
 
Die Fachdienststellen beschaffen möglichst Produkte aus fairem 
Handel (insbesondere bei sensiblen Produkten w ie Bällen, Sport-
artikeln, Bekleidung, Wohntextilien, Spielw aren, Teppichen, Le-
derprodukten, Holzprodukten, Natur- und Pflastersteinen, Agrar-
produkten). 
 
Sofern die Fachdienststelle davon absieht, Kriterien des fairen Handels in 
die Beschaffung mit einzubeziehen, w elche auf die Beschaffung eines fair 
gehandelten Produktes abzielen, hat sie das Absehen im Vorgang zu doku-
mentieren. Diese Gründe können beispielsw eise in einer unangemessenen 
Kostensteigerung, im Nich tvorhandensein eines Marktes, in einer Dringlich-
keit bzw . unangemessenen Verzögerung der Beschaffung, in einem deutli-
chen Missverhältnis zw ischen Nachw eisführung und Auftragsgegenstand o-
der in ähnlichen Ausnahmefällen liegen.  
2.1.6 Umweltbezogene Nachhaltigkeit

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Die Fachdienststellen berücksichtigen bei der Beschaffung ihrer 
Leistungen möglichst umw eltbezogene Nachhaltigkeitskriterien. 
 
Aufgrund der fachspezifischen Anforderungen an die umw eltbezo-
gene Nachhaltigkeit der jew eiligen Leistungen bestimmen die 
Fachdienststellen die umw eltbezogenen Nachhaltigkeitskriterien in 
eigener Verantw ortung. Sofern die Fachdienststelle davon absieht 
umw eltbezogene Nachhaltigkeitskriterien in die Beschaffung mit-
einzubeziehen, hat sie das Absehen im Vorgang zu dokumentieren 
 
Diese Gründe können in einer unangemessenen Kostensteigerung, im Nicht-
vorhandensein eines Marktes, in einer Dringlichkeit bzw . in einer unange-
messenen Verzögerung der Beschaffung, in einem deutlichen Missverhältnis 
zw ischen Nachw eisführung und Auftragsgegenstand oder in ähnlichen Aus-
nahmefällen liegen.  
 
Punkt 1 des Beschlusses ist damit schon umgesetzt. 
 
Punkt 2: Den Beschaffenden sind die Beachtung der neuen Regelung durch folgende 
Hilfestellungen zu erleichtern: Informationen, Leitfäden, regelmäßig stattfindende 
Schulungen, Teilnahme an überregionalen Workshops, Sichtbarkeit in der Einkaufs-
plattform und Controlling. Den Beschaffenden sollen so konkrete Nachhaltig-
keitskriterien an die Hand gegeben werden. Die Kriterien zur Nachhaltigkeit sollen 
sich an den w ichtigsten Gütesiegeln im Bereich der Nachhaltigkeit orientieren. 
Die Verwaltung hat ein Projekt initiiert mit dem Ziel ein nachhaltiges Beschaffungsma-
nagement aufzubauen und gesamtstädtisch zu implementieren. Hierbei sollen Strate-
gien und Handlungsanweisungen gemeinsam mit dezentralen Beschaffungsstellen in 
den Dienststellen entwickelt werden, um die unterschiedlichen Bedürfnisse der Be-
schaffungsverantwortlichen in einheitliche, nachhaltig ausgerichtete Regelungen zu 
integrieren und Vergabe- und Einkaufsverantwortliche zum Thema Nachhaltigkeit zu 
sensibilisieren. 
Die erste Planungskonferenz zur Identifikation von Umsetzungsmöglichkeiten und pra-
xisorientierten Handlungsansätzen fand in kooperativer Zusammenarbeit mit relevan-
ten Akteur*innen unter Moderation des städtischen Innovationsbüros am 30.10.2024 
statt.  
Im ersten Schritt wird die Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfah-
ren (GAV) künftig konkrete Definitionen der umweltbezogenen Nachhaltigkeit enthal-
ten. Dazu wird der Absatz 2 des Entwurfs des § 120 a GWB weitestgehend unverän-
dert in die GAV übernommen und sollen dem Beschaffenden eine praxisnähere Ein-
schätzung ermöglichen: 
„[…] 
(2) Umw eltbezogen ist ein Kriterium insbesondere dann, w enn es darauf ab-
zielt, dass zu beschaffende Waren, Bau- und Dienstleistungen, sow eit möglich 
über ihren gesamten Lebenszyklus, klimaschonend, biodiversitätsfördernd, roh-
stoffschonend, energiesparend, w assersparend, schadstoffarm, abfallarm, 
langlebig, reparaturfreundlich, w iederverw endbar, recyclingfähig, unter Einsatz

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von Abfällen oder Rezyklaten oder aus nachw achsenden Rohstoffen oder mög-
lichst gut geeignet zur umw eltverträglichen Abfallbew irtschaftung hergestellt, 
erbracht oder ausgeführt w erden. […]“ 
 
In Anlehnung daran wird eine Konkretisierung gemeinsam mit den beteiligten Dienst-
stellen erarbeitet und in die GAV übernommen.  
Darüber hinaus wird es zur Unterstützung der Einkäufer*innen eine Arbeitshilfe mit 
den wichtigsten Gütesiegeln und Standards geben. Diese wird in einem zweiten 
Schritt bis 31.03.2025 erarbeitet. 
 
Punkt 3: Es sollen mehr Rahmenverträge abgeschlossen w erden, für die zukünftig 
eine Pflicht zur Beachtung von Nachhaltigkeitskriterien gelten soll. 
Der Zentrale Einkauf berücksichtigt bereits heute bei der Ausschreibung von Rahmen-
vereinbarungen zur Deckung des städtischen Allgemeinbedarfs die vielfältigen Mög-
lichkeiten des Vergaberechts, nachhaltige Aspekte in allen Dimensionen bzw. in allen 
Stufen der Ausschreibungsverfahren zu verankern.  
Die jeweiligen Aspekte werden im Rahmen der Vorbereitung der Ausschreibungen ge-
prüft und gegebenenfalls aktualisiert oder angepasst.  
Somit kann das Ziel, den Anteil nachhaltig beschaffter Produkte zu steigern dann er-
reicht werden, wenn konsequent aus nachhaltig ausgeschriebenen Rahmenvereinba-
rungen beschafft wird. Dieses Ziel wird durch verschiedene Herangehensweisen er-
reicht, welche sich aktuell in der Umsetzung befinden: 
Der Bereich Beschaffungscontrolling bei den Zentralen Diensten leistet einen wichti-
gen Anteil bei der Steigerung der verstärkten Nutzung von Rahmenvereinbarung. Die 
Beschaffung von Waren und Dienstleistungen wird über die städtische eProcurement-
Plattform cMarket abgewickelt. 
Dazu stehen den Beschaffer*innen neben den städtischen Rahmenvereinbarungen 
auch sogenannte Basiskataloge zu Verfügung. Hierbei handelt es sich um diverse Ka-
taloge mit unterschiedlichsten Produkten, welche von Anbietern in Form einer invitatio 
ad offerendum zum Kauf angeboten werden. Der Grad an Nachhaltigkeit der dabei 
angebotenen Produkte variiert und ist mitunter nicht ohne Weiteres ersichtlich. 
Das Beschaffungscontrolling analysiert kontinuierlich die Beschaffungspraxis der Ver-
waltung bzw. die städtische Bedarfslage und konkrete Bündelungsmöglichkeiten in 
bereits vorhandenen bzw. neu abzuschließenden Rahmenvereinbarungen.  
 
Punkt 4: Die Einkaufsplattform der Stadt Köln w ird insow eit angepasst, dass bei der 
Suche nach Produkten solche Produkte, die Nachhaltigkeitskriterien beachten, als 
erste Treffer angezeigt w erden. Weitere technische Möglichkeiten, um nachhaltige 
Produkte für Beschaffende präsenter zu machen, sollen erarbeitet w erden. 
Die Betreiberfirma der eProcurement-Plattform cMarket arbeitet an den technischen 
Lösungsmöglichkeiten. Bisher konnte keine zufriedenstellende Umsetzung für die 
Sichtbarmachung von Nachhaltigkeitsaspekten auf Produktebene angeboten werden, 
da es an einer entsprechenden Attribuierung auf Seiten des Systems mangelt. Die Be-
treiberfirma wurde beauftragt, über den Hersteller die Administration Intelligence AG 
(AI AG) weitere Umsetzungsmöglichkeiten auszuloten.

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Wie ausgeführt, werden in Rahmenvereinbarungen bereits jetzt, analog den Ausfüh-
rungen in der GAV (siehe Ausführungen zu Punkt 1) Nachhaltigkeitsaspekte im Rah-
men der Ausschreibung stadtweit berücksichtigt. Aus diesem Grund wurde, zur Um-
setzung des vorliegenden Beschlusses, die Betreiberfirma Südwestfalen IT beauftragt, 
im Rahmen der Produktsuche primär Rahmenvertragsprodukte anzuzeigen. Sofern 
keine bedarfsentsprechenden Produkte verfügbar sind, kann eine alternative Katalo-
gart ausgewählt werden.  
Die systemseitige Änderung ist seit November 2024 produktiv.  
 
Punkt 5: Es soll ein jährlicher Bericht, w ie bereits mit Ratsbeschluss AN/1881/2008 
gefordert, über den Fortschritt im Bereich der nachhaltigen Vergabe verfasst w er-
den. Der Bericht soll festhalten, in w ie vielen Vergabeverfahren Nachhaltigkeitsas-
pekte berücksichtigt w urden und w ie groß der Anteil am Gesamtvolumen (Auftrags-
w ert) der Beschaffung der Stadt Köln ist. Der erste Bericht über das Jahr 2022 soll in-
nerhalb der nächsten 6 Monate nach Beschluss dieses Antrags vorgelegt w erden. Der 
Bericht soll eine Definition für “öko-faire” Nachhaltigkeit in der Vergabe enthalten und 
die w ichtigsten Siegel definieren, an denen sich orientiert werden soll. Des Weiteren 
sollen für den Bericht aussagekräftige Kennzahlen und Zielw erte erarbeitet w erden. 
Es wird auf die Ausführungen zum strategischen Beschaffungsmanagement unter 
Punkt 2 verwiesen.  
 
Bericht über den Fortschritt im Bereich der nachhaltigen Vergabe gemäß der 
Beschlüsse AN/0473/2023 und AN/1881/2008. 
 
Die vorgenannten Ausführungen sind als Bestandteil der Bemühungen zur nachhalti-
geren Ausrichtung der städtischen Beschaffung zu verstehen. Darüber hinaus wird im 
Folgenden zu den konkret genannten Aspekten Stellung genommen:  
In wie vielen Vergabeverfahren wurden Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt?  
Eine stadtweite Aussage über die Anzahl von Vergabeverfahren, in denen Nachhaltig-
keitsaspekte berücksichtigt werden, kann zum aktuellen Zeitpunkt nicht getroffen wer-
den. Das städtische Vergabemanagementsystem cVergabe wurde um ein entspre-
chendes Pflichtfeld mit Abweichungsbegründungspflicht zu den vorgesehenen Nach-
haltigkeitskriterien ergänzt. Durch die Verwaltung kann zum aktuellen Zeitpunkt man-
gels adäquater technischer Umsetzungsmöglichkeiten keine quantitative Auswertung 
erfolgen.  
Wie groß ist der Anteil nachhaltiger Vergaben am Gesamtvolumen (Auftrags-
wert) der Stadt Köln? 
Da zum jetzigen Zeitpunkt keine verlässliche Datenbasis über den Anteil nachhaltig 
ausgeschriebener Verträge generiert werden kann, ist die Berechnung einer derarti-
gen Quote nicht möglich.  
Der Bericht soll eine Definition für „öko-faire“ Nachhaltigkeit in der Vergabe ent-
halten. 
Auf die Ausführungen zu Punkt 2 wird an dieser Stelle verwiesen. 
Der Bericht soll die wichtigsten Siegel definieren, an denen sich orientiert wer-
den soll.

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Auf die Ausführungen zu Punkt 2, Erstellung einer Arbeitshilfe, wird verwiesen. 
Weitere aussagekräftige Kennzahlen und Zielwerte sollen generiert werden.  
Das städtische Beschaffungscontrolling prüft fortlaufend die Möglichkeiten zur Gene-
rierung von aussagekräftigen Kennzahlen, auch im Bereich der nachhaltigen Beschaf-
fung. Eine adäquate Datengrundlage liegt aktuell noch nicht vor. Notwendige techni-
sche Änderungen an der Beschaffungsplattform cMarket sind an die Betreiberfirma 
Südwestfalen IT adressiert.  
 
Gez. Blome