Vergabe zur Restaurierung und fotografischen Dokumentation von Urkunden

Dezernat, Dienststelle  
VII/44 
44/6 
Vorlagen-Nummer 
 0300/2026 
Freigabedatum 03.03.2026 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Vergabe zur Restaurierung und fotografischen Dokumentation von Urkunden  
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss Kunst und Kultur erkennt den Bedarf des Historischen Archivs mit Rheini-
schem Bildarchiv zum Abschluss einer Vergabe zur Restaurierung und fotografischen Doku-
mentation von hauptsächlich aus den Beständen 1 (Haupturkundenarchiv) und 210 (Domstift) 
stammenden Urkunden durch externe Restaurator*innen zur Wiedernutzbarmachung der 
durch den Einsturz geschädigten Archivalien an. Der Ausschuss beauftragt die Verwaltung, 
das vorgeschriebene Vergabeverfahren einzuleiten. 
 
Auftragsbeginn ist frühestens der 01.09.2026, der Auftrag soll über maximal zwei Jahre abge-
schlossen werden. 
 
Die voraussichtlichen Kosten über die Gesamtlaufzeit von maximal zwei Jahren betragen ge-
rundet ca. 225.058 € netto bzw. 267.819 € brutto. Hiervon werden 220.134,53 € durch die In-
anspruchnahme der Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ finanziert. Somit sind 47.684,49 € 
ergebniswirksam. Dieser Aufwand wird voraussichtlich in den Jahren 2027 bzw. 2028 anfal-
len. 
 
Das Dezernat Kunst und Kultur wird im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsprozesses 
2027 ff. innerhalb des dann zugewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel, ggf. durch Um-
schichtungen, vorsehen. 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 12.03.2026

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  
Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  s. Begrün-
dung € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  
Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Vom Einsturz des Historischen Archivs der Stadt Köln am 03.03.2009 ist nahezu der kom-
plette Bestand an Archivalien betroffen. Darunter auch 246 teils großformatige Urkunden, die 
im Zuge dieser Vergabe bearbeitet werden sollen. Die Urkundenbestände gehören zu den äl-
testen und für die Öffentlichkeit interessantesten Beständen des Historischen Archivs mit 
Rheinischem Bildarchiv. Ihre langfristige Erhaltung und Nutzbarmachung für die Bürger*innen 
sowie der Schutz vor zukünftiger Schädigung haben daher eine hohe Priorität. 
 
Wie alle vom Einsturz betroffenen Archivalien bedürfen diese Urkunden dringend einer Reini-
gung und Restaurierung. Zudem sollen sie digital dokumentiert und abschließend montiert 
und verpackt werden, um ihre Handhabung und Lagerung zu verbessern sowie sie sowohl di-
gital als auch im Original nutzbar zu machen. 
 
Die Restaurierung insbesondere der stark geschädigten Wachssiegel ist sehr zeitaufwändig, 
und die Urkunden haben z.T. Sonderformate, die während der Bearbeitung viel Platz belegen. 
Da die benötigten Platz- und Personalkapazitäten parallel zu den anderen Prozessen inner-
halb der Archivabläufe nicht zur Verfügung stehen, soll die Restaurierung und fotografische 
Dokumentation an externe Restaurierungsbetriebe vergeben werden.

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- Rückstellung und Grundsatz der Wirtschaftlichkeit 
Die Kosten für die Restaurierung können über die Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ 
finanziert werden. Innerhalb dieser Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ sind insgesamt 
1.059.607,15 € zur Restaurierung von Einsturzschäden an allen Urkunden des Archivs 
vorgesehen. 
 
Montierung und Verpackung der Urkunden sowie die Digitalisierung der Siegel werden 
nicht über die Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ abgerechnet (s. Kalkulation). Diese 
Maßnahmen trotz angespannter Haushaltslage im Kontext der Vergabe durchführen zu 
lassen, ist unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten angezeigt. Einerseits würde ein wesent-
lich höherer personeller Aufwand bei einer nachträglichen Bearbeitung durch die Mitarbei-
tenden des Historischen Archivs entstehen, andererseits wird es zu erneuten Schäden an 
den Urkunden kommen, wenn diese nicht montiert werden, was eine erneute Restaurie-
rung notwendig machen würde. 
 
- Vorarbeiten wurden bereits geleistet 
Die Nutzbarmachung des Archivgutes stellt eine Kernaufgabe des Wiederaufbaus dar. In 
die Vorbereitung dieser Vergabe wurden seit einem Jahr personelle Kapazitäten investiert, 
die bei Ablehnung verpuffen würden. 
 
- Negative Effekte, wenn Aufwand nicht getätigt wird 
Ohne die Vergabe können diese Urkunden von großem öffentlichem Interesse nicht wie-
der zur Nutzung bereitgestellt werden. Dies widerspräche der rechtlichen Verpflichtung 
des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv nach § 2 Abs. 7 des Gesetzes über 
die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Ar-
chivG NRW), das archivierte (und eingestürzte) Archivgut „[…] zu erhalten, instand zu set-
zen [und] für die Nutzung bereitzustellen […] sowie zu veröffentlichen“. 
 
Umfang der Vergabe 
Hauptsächlich stammen die Urkunden aus dem Haupturkundenarchiv (Best. 1) und dem Dom-
stift (Best. 210). Etwa ein Drittel gehört zu über 25 unterschiedlichen Beständen.  
 
Die im Zuge der Vergabe zu bearbeitenden 246 Urkunden sollen auf vier Lose aufgeteilt wer-
den, die einzeln oder zusammen an Restaurierungsbetriebe vergeben werden können. Nach 
Ausschreibung der Vergabe und Beendigung des Vergabeverfahrens sollen ein bis vier Res-
taurierungsbetriebe frühestens ab dem 01.09.2026 mit der Restaurierung beauftragt werden. 
Pro Los beträgt der Arbeitsaufwand durchschnittlich 718 Stunden, insgesamt 2.872 Stunden 
für alle Lose. 
 
Alle Urkunden sollen restauriert und fotografisch dokumentiert werden (Gesamtaufnahmen). 
Darüber hinaus sollen die Restaurierungsbetriebe jede durchgeführte Maßnahme mithilfe der 
vom Archiv genutzten und bereitgestellten Datenbank, dem sog. Restaurierungsdokumentati-
onsmodul (RDM), dokumentieren. Hierzu ist im Voraus eine Schulung der Restaurierungsbe-
triebe geplant. 
 
Damit die Bürger*innen die Urkunden zukünftig auch digital nutzen können, sollen neben den 
Gesamtaufnahmen der Urkunden auch Detailaufnahmen der ca. 1.500 Siegel angefertigt wer-
den (in den oben genannten Stunden inkludiert).  
 
Da die Nutzung der wertvollen restaurierten Urkunden ohne zusätzliche Fixierung aufgrund 
der fragilen Wachssiegel und der teils großen Formate zukünftig neue Schäden verursachen 
wird, müssen die Urkunden und Siegel abschließend auf Tableaus montiert werden, um eine 
sichere Handhabung zu gewährleisten (in den oben genannten Stunden inkludiert).

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Finanzierung 
Das von Prof. Dr. Weber nach dem Einsturz des Archivs erstellte Schadensgutachten, wel-
ches Grundlage für die Berechnung der Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ war, sieht ins-
gesamt für die Restaurierung aller Urkunden 1.059.607,15 € vor.  
Für die nun geplante Vergabe belaufen sich die Gesamtkosten auf Basis einer qualifizierten 
Kostenschätzung bei einem angenommenen Stundenlohn von 70 € auf etwa 225.058 € netto 
bzw. 267.819 € brutto. Die Finanzierung erfolgt zu rund 82 % durch die Inanspruchnahme der 
Rückstellung. Somit sind 47.684,49 € ergebniswirksam. Diese Summe wird voraussichtlich je-
weils zu 50 % in den Jahren 2027 bzw. 2028 ergebniswirksam. 
Kalkulation 
Kostenträger P3210000407 0 (Wiedernutzbarmachung Rückstellung) 
Posten Erläuterung Kosten in € 
Restaurierungskosten inkl.  
Dokumentation  2.357 Stunden * 70 €/Stunde 164.990 € 
Materialkosten Restaurierung  4 % der Restaurierungskosten  6.597 € 
RDM Schulung  
Einmalige RDM-Schulung  
Pro Los nimmt vorauss. durchschnittlich 1 Dienstleister*in + 1 
Mitarbeitende*r an der Schulung teil = 2 Personen  
Stundenlohn: 70 €/Stunde 
Zeitaufwand Schulung pro DL: 2*2,5 Stunden = 5 Stunden  
Rechnung: 5 Stunden * 70 €/Stunde = 350 € 
 
Für 4 Lose: 4 * 350 € = 1.400 € 
1.400 € 
Transportkosten  Pauschale von 1.000 € pro Transport  
3 Transporte pro Los bei 4 Losen = 12 Transporte  12.000 € 
netto  184.987 € 
Umsatzsteuer   35.147,53 € 
brutto  220.134,53 € 
Kostenträger P32100004042 (Restaurierung durch Externe) 
Posten Erläuterung Kosten in € 
Montierung und Verpackung 
496 Stunden * 70 €/Stunde 
Notwendig, um zukünftig Schäden an den Urkunden durch 
Verrutschen innerhalb der Kartons oder Handlings während 
der Nutzung zu vermeiden  
34.720 € 
Materialkosten Montierung  
Kosten für 246 Montierungstableaus unterschiedlicher For-
mate, Abstandhalter für jedes Montierungstableau, Material 
zum Fixieren von ca. 1.500 Siegeln und Folienstreifen zum Fi-
xieren von 246 Urkunden  
4.035 € 
netto  38.755 € 
Umsatzsteuer   7.363,45 € 
brutto  46.118,45 € 
Kostenträger P32100004060 (Bereitstellung) 
Posten Erläuterung Kosten in € 
Digitalisierung Siegel (Detail-
aufnahmen)  
18,8 Stunden * 70 €/Stunde 
Notwendig, um digitale Nutzung der Urkunden zu ermöglichen  1.316 € 
netto  1.316 € 
Umsatzsteuer   250,04 € 
brutto  1.566,04 € 
Gesamtkosten netto  225.058 € 
Umsatzsteuer 19 %  42.761,02 € 
Gesamtkosten brutto  267.819,02 €

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Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes vom 09.03.2026 als Anlage zur 
Beschlussvorlage 0300/2026 
Vergabe zur Restaurierung und fotografischen Dokumentation von Urkunden 
RPA-Nr.: 141/22/01/26 
Auftragsvolumen: 225.058,00 € netto / 267.819,02 € brutto 
 
Diese Stellungnahme bezieht sich auf die dem Rechnungsprüfungsamt am 
03.03.2026 über Session zugegangene Beschlussvorlage zur Bedarfsfeststellung. 
Zur Bedarfsbegründung wird auf die Ausführungen der Beschlussvorlage verwiesen. 
Der beschriebene Bedarf wurde nachvollziehbar dargestellt. 
 
 
Horst Klippel 
Leitung der Abteilung Verwaltungs- und betriebswirtschaftliche Prüfungen

Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung 
Die Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung ist allen Beschlussvorlagen der Verwaltung beizufügen. Kreuzen Sie 
bitte eine der folgenden drei Varianten an und machen Sie entsprechende Angaben dazu. 
 
Eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung wird nicht vorgeschlagen. 
Warum wird keine Öffentlichkeitsbeteiligung vorgeschlagen? 
- Der Gestaltungsspielraum ist nicht ausreichend. 
Bitte begründen Sie Ihre Entscheidung (Begründung zwingend erforderlich): 
Der Bedarfsfeststellungsbeschluss legt den Grundstein für rein fachliche, bestandserhaltene 
Maßnahmen zur Wiedernutzbarmachung der beim Archiveinsturz fragmentierten und verunordneten 
Archivalien.  
 
 
Kontakt 
OB/1 Büro des Oberbürgermeisters 
OB/12 Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Brückenstraße 5-11 
50667 Köln 
Telefon: 0221 – 221 31122 
E-M ail: oeffentlichkeitsbeteiligung@stadt-koeln.de 
Intranetauftritt: Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung