Transparenzbericht 2020 zur Verwaltungsreform #wirfürdiestadt und Innovationsplattform innovative-stadt.koeln

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB-2 
 
Vorlagen-Nummer  15.04.2021 
 1329/2021 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 26.04.2021 
Ausschuss für Bürgerbeteiligung, Anregungen und Beschwerden 03.05.2021 
 
Transparenzbericht 2020 zur Verwaltungsreform #wirfürdiestadt und Innovationsplattform 
innovative-stadt.koeln 
Unter dem Motto #wirfürdiestadt startete die Verwaltungsreform der Stadt Köln 2017 in die Umset-
zungsphase. Die Verwaltung veröffentlicht jährlich den Transparenzbericht zum aktuellen Stand der 
Verwaltungsreform.  
 
Der Bericht für 2020 ist der Mitteilung als Anlage beigefügt und über das Ratsinformationssystem 
digital abrufbar. Gedruckte und gebundene Exemplare liegen für die Ausschussmitglieder auf den 
Tischen zur Sitzung bereit. 
Erstmals werden die Projekte der Verwaltungsreform #wirfürdiestadt nicht analog als Anlage des 
Transparenzberichts veröffentlicht, sondern digital im Internet auf der Innovationsplattform innovative-
stadt.koeln dargestellt. Perspektivisch sollen alle Innovationsprojekte der Stadtverwaltung Köln auf 
dieser Plattform interessierten Nutzer*innen zugänglich gemacht werden. 
 
Dr. Rainer Heinz, Leiter des Referats für Strategische Steuerung berichtet über den Transparenzbe-
richt für das Jahr 2020 und stellt die Innovationsplattform innovative-stadt.koeln vor. 
 
Gez. Reker

Die Oberbürgermeisterin
Transparenzbericht 2020
Verwaltungsreform der Stadt Köln

Sehr geehrte Leser*innen,
2020 lief vieles anders, als wir es uns hätten vorstellen 
können. Wir haben in diesem ungewöhnlichen Jahr 
einiges erlebt und erreicht, aber wir haben auch fest 
Geplantes leider nicht geschafft. Fast täglich tauch-
ten unter den Corona-Bedingungen neue Heraus-
forderungen auf, die wir schnell und mit viel Engagement 
bewältigt haben. Das vergangene Jahr hat uns auf-
gezeigt, welche großen Veränderungen und Innovations-
schübe plötzlich möglich sind, wenn uns die traditionel-
len Wege und Instrumente nicht mehr zur Verfügung 
stehen oder wir sie bewusst verlassen: Wir sind digitaler 
geworden, haben flexibel, kraftvoll und gemeinsam neue 
Lösungen etabliert. Im Ergebnis ist damit auch das vierte 
Jahr unserer Verwaltungsreform #wirfürdiestadt erfolg-
reich verlaufen und es geht merklich ein Ruck durch 
unsere Verwaltung! Zusammen – als Verwaltung und als 
Gesellschaft – wachsen wir tagtäglich über uns hinaus. 
Dieser Einsatz und dieser Gemeinsinn erfüllen mich als 
Oberbürgermeisterin mit Stolz. 
Mehr als jemals zuvor hat uns das letzte Jahr gezeigt, 
dass wir den Blick immer nach vorne richten müssen, 
um uns zukunftsfähig aufzustellen. Denn wir wissen, 
dass wir nur so jeden Tag besser werden. Wir müssen 
uns heute für eine Richtung entscheiden und dann ins 
Handeln kommen. Seit Oktober 2020 erarbeiten wir 
daher – zusätzlich zu unseren Veränderungsvorhaben – 
eine zukunftsweisende und ambitionierte Vision für Köln 
als lebenswerte Stadt der Zukunft. Darin eingebunden 
formulieren wir eine zweite Vision „Verwaltung – inno-
vativ und digital“. Beide Zukunftsvisionen dienen uns als 
gemeinsamer Fixstern, der unser Handeln jetzt und in 
Zukunft leiten wird. 
Im letzten Jahr unserer Verwaltungsreform wird es 
darum gehen, erreichte Erfolge zu festigen, Erkennt-
nisse – nicht nur aus der Corona-Pandemie – zu nutzen 
und uns mit unseren Visionen zukunftsfähig aufzu-
stellen. Wenn uns das gelingt, erwächst daraus eine 
große Gestaltungskraft, mit der wir – Verwaltung  
im Dialog mit Stadtgesellschaft und Politik – Köln  
weiter voranbringen.
 
Henriette Reker 
Oberbürgermeisterin der Stadt Köln
Vorwort
„Was für ein Jahr!“
Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Vorwort von Oberbürgermeisterin Henriette Reker

20  
 
  
 
So war das Jahr 2020
Den Schwung aus 2019 wollten wir in das Jahr 2020 mitnehmen: 
Mutig und lebendig sollte es weitergehen … und dann kam Corona. 
Das schlägt sich auch in unseren Projekten nieder.
Projekte
In Bezug auf unsere 
ursprüngliche Planung 
liegt unsere Erfolgsquote 
bei etwas über 39 %.
Eine Vielzahl der Projekte ist ins  
Stocken geraten, weshalb wir 
unsere Planung unterjährig 
angepasst haben: Danach soll-
ten noch 32 Projekte in 2020 
abgeschlossen werden.
Abgeschlossene Projekte und Veränderungs-
werkstätten bis zum 31.12.2020:
Erfolgsquote nach  
Umplanung:
Start 2020 
2021 
Mit dem Start des Jahres 2020 hatten  
wir uns vorgenommen, 51 Projekte 
in diesem Jahr abzuschließen.
Ein inhaltlicher Blick auf das Jahr:
In der Stadtbibliothek 
haben wir hybride  
Lernformate 
angeboten.
Das Kölner Familienbüro 
hat eröffnet und jetzt 
entwickeln wir zusammen 
mit der VHS unsere 
bestehenden Formate der 
Onlineberatung weiter.
Unsere Innovations-
plattform ist online und 
setzt neue Maßstäbe an 
Transparenz.
Der Grundstein für das 
Planen und Bauen  
der Zukunft ist gelegt:  
Wir haben die BIM-
Methodik getestet.
Wir treiben die Digita-
lisierung weiter voran 
und haben erste 
Erfahrungen mit dem 
Einsatz von Künstlicher 
Intelligenz gesammelt.
39 % 
63 % 
Coronabedingt mussten wir viele Aufgaben 
neu bewerten. Krisenbewältigung und Unter-
stützung von besonders belasteten Bereichen 
wie zum Beispiel dem Gesundheitsamt hatten 
Vorrang, sodass wir einige Projekte umplanen 
mussten.
Veränderungs-
werkstätten 3 
doingdo done

Ein besonderes Highlight war unsere „Fehlerchallenge“. Führungskräfte haben in Kurzvideos über einen von ihnen 
gemachten Fehler und ihren Erkenntnissen daraus berichtet. Das kam gut an: Insgesamt 45.000 Klicks haben die  
20 Videos bekommen.
Ein Blick auf die Veränderungsebene zeigt: Wir sind trotzdem  
nicht stehen geblieben – ein Ruck geht durch unsere Verwaltung!
Wir haben Wissen über agile Metho den 
in die Breite getragen. So kommt immer 
mehr die Agilität im Alltag an und Innova-
tionen können an vielen Stellen entstehen.
Weiterhin große Unterstützung für Innovation 
und Veränderungsprozesse bei den Führungs-
kräften gibt uns Rückenwind.
Unsere vielfältigen Kommunikationsmaßnahmen erreichen Kolleg*innen auch  
im Homeoffice.
Ich glaube daran, dass wir mit 
unseren Veränderungs prozessen 
erfolgreich sind. 
25  % 
stimmen  
eher nicht zu
16  % 
stimmen voll  
und ganz zu
59 % 
stimmen 
eher zu
insgesamt 
208.809 
Klicks  
Führungskräfte haben 
beim Amtsleitungstag 
am 15. Dezember 2020 
geantwortet:90
Welche Priorität gebe ich 
den Veränderungsprozessen 
der Stadt? 
4  % 
geringe
24  % 
höchste 
72  % 
hohe
Durch- 
schnittlich 
17.4 01 
Klicks  
pro Monat  
Kolleg*innen haben an  
unseren digitalen Work-
shops in der „Agilen Woche“ 
teilgenommen.
1 80

Seite 1Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
So war das Jahr 2020
So war das Jahr 2020
Schwungvoll, mutig und genauso erfolgreich und lebendig wie im Jahr 2019 
sollte es in 2020 mit unserer Verwaltungsreform #wirfürdiestadt weiter-
gehen. Insgesamt 102 Projekte standen für die Jahre 2020/2021 auf unse-
rem Programm; genau die Hälfte davon, also 51 Projekte, sollten in 2020 
abgeschlossen werden, die andere Hälfte in 2021 oder später. Doch dann 
kam Corona und brachte zahlreiche Projekte ins Stocken: Kolleg*innen 
mussten von heute auf morgen in anderen Bereichen unterstützen, geplante 
Termine konnten nicht oder nur sehr eingeschränkt stattfinden und an vielen 
Stellen mussten Aufgaben neu gewichtet werden. Wir sind trotzdem weiter 
vorangegangen, haben wichtige Zukunftsthemen auf den Weg gebracht 
und Veränderungen und Innovationen sind vor allem mithilfe von agilen 
Formaten entstanden. Auch außerhalb von Projekten ist spürbar: Es geht  
ein Ruck durch unsere Verwaltung.
Ein Blick auf unsere Projekte
Zum Berichtszeitpunkt am 31.12.2020 haben wir 20 Projekte erfolgreich 
abgeschlossen. In Bezug auf unsere vor Corona aufgestellte Planung zu 
Beginn des Jahres 2020 (51 Projekte sollten abgeschlossen werden) bedeutet 
das eine Erfolgsquote von 39 %. Das ist unter den Corona-Bedingungen 
immer noch ein respektables Ergebnis. Um realistisch zu bleiben, haben wir 
zudem im Sommer 2020 noch einmal alle Projekte unter den veränderten 
Bedingungen betrachtet und umgeplant. Zu diesem neuen Bezugspunkt 
(32 Projekte sollten bis Ende 2020 abgeschlossen werden) liegt unsere 
Erfolgsquote bei 63 % – ein Ergebnis, das an die Resultate der vergangenen 
Reformjahre anknüpft!
 20  
Projekte
In Bezug auf unsere  
ursprüngliche Planung liegt 
unsere Erfolgsquote bei etwas 
über 39 %.
Eine Vielzahl der Projekte ist ins  
Stocken geraten, weshalb wir unsere 
Planung unterjährig angepasst haben: 
Danach sollten noch 32 Projekte in 2020 
abgeschlossen werden.Abgeschlossene Projekte und Veränderungs-
werkstätten bis zum 31.12.2020:
Erfolgsquote nach  
Umplanung:
Start 2020 
2021 
Mit dem Start des Jahres 2020 hatten wir uns 
vorgenommen, 51 Projekte in diesem Jahr 
abzuschließen.
39 % 
63 % 
Unsere Jahresbilanz 2020
Coronabedingt mussten wir viele Aufgaben neu bewerten. 
Krisenbewältigung und Unterstützung von besonders 
belasteten Bereichen wie zum Beispiel dem Gesundheitsamt 
hatten Vorrang, sodass wir einige Projekte umplanen mussten.
Veränderungs-
werkstätten 3 
doingdo done

Seite 2Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
So war das Jahr 2020
Inhaltlich haben wir in 2020 auch unter den veränderten Bedingungen zahlreiche 
Zukunftsthemen angestoßen und vorangebracht. Dazu gehören beispielsweise:
Wir haben erste Erfahrungen mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei Antragsprüfungen 
gesammelt.
Der Grundstein für das Planen und Bauen der Zukunft ist mit der weiteren Erprobung der 
sogenannten BIM -Methodik gelegt, in der virtuelle 3D-Modelle von Bauwerken angelegt werden. 
Dadurch können interne wie externe Beteiligte medienbruchfrei und parallel an Planungen 
arbeiten. 
Das Kölner Familienbüro als zentrale Anlaufstelle für Familien mit Kindern zwischen null und 
sechs Jahren hat im Sommer 2020 eröffnet. Um unser zielgruppengerechtes Angebot weiter-
zuentwickeln, haben wir zudem das Format der Onlineberatung getestet, das von Familien gut 
angenommen wurde. Dieses Angebot bauen wir nun weiter aus, um Familien den Service auch 
unter den aktuellen Bedingungen anbieten zu können.
Mithilfe des Onlinedienstes „Flurkarte online“ können Kölner*innen seit Herbst 2020 eigenständig 
Flurkarten erstellen, die zum Beispiel für Bauantragsunterlagen oder Kreditanfragen gebraucht 
werden. Der Gang zum Amt entfällt in diesen Fällen.
Die Stadtbibliothek hat digitale Lernformate ausgewählt und geprüft. Interessierte können  
auf der Website https://koeln.p2pu.org/courses zwischen 63 Onlinekursen wählen. Zusätzlich 
bietet die Stadtbibliothek kostenlos moderierte Lernteams zu vorher festgelegten Themen an.  
Sie ermöglichen den Teilnehmenden, sich über das online Gelernte auszutauschen, sich gegen-
seitig zu motivieren und offene Fragen zu diskutieren. Mit den aus aktuellen Gründen ebenfalls 
online durchgeführten Lernteams haben wir gute Erfahrungen gemacht, weshalb wir hybride 
Lernformen auf Dauer in das Angebot aufnehmen werden.
Im Verbundprojekt „Beschleunigung von Baugenehmigungsprozessen“ sind Ende 2020 mehr 
als 60 % der rund 40.000 Baulastakten digitalisiert. Die Vergabe der neuen Software für das 
Baugenehmigungsverfahren ist in den letzten Zügen, sodass Kölner*innen ab Frühjahr 2022 
ihren Bauantrag digital über das „Bauportal.NRW“ einreichen können. Schon jetzt können sie 
mit „Grundstücksinformationen online“ im Internet den neuen umfassenden geobasierten Info-
Service rund um Flur- und Grundstücke sowie deren Lage und Umgebung im gesamten Kölner 
Stadtgebiet nutzen. Wir arbeiten außerdem konsequent an der Digitalisierung und Vektorisierung 
aller Planunterlagen, um zukünftig komplett digitalisiert arbeiten zu können, und richten mit 
einem neuen Projekt eine digitale Scanstelle ein, damit auch analog eingehende Unterlagen im 
digitalen Verfahren verfügbar sind. 
 
Unsere Projekte sind ab April 2021 auf unserer neuen Innovationsplattform  
www.innovative-stadt.koeln zu finden. Sie bietet einen transparenten Einblick in die 
Innovationsprojekte unserer Stadt und geht zunächst in einer prototypischen sogenannten  
Public Beta-Version online. Hier finden Sie Informationen zu jedem Projekt mit einem detaillierten 
Bericht, was im vergangenen Jahr passiert ist, woran gerade gearbeitet wird und was als Nächstes 
passieren soll. Einige Projekte bilden zum Start noch nicht alle Details ab und werden fortlaufend 
ergänzt.

Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
So war das Jahr 2020 Seite 3
Alle genannten Projekte haben eines gemeinsam: Sie 
dienen zunächst als Prototypen und haben das Potenzial, 
auch über das Projekt hinaus in vielen Handlungsfeldern 
der Verwaltung Anwendung zu finden, wie zum Beispiel 
die Onlineberatung. 
Ein Blick auf die Bilanz des letzten Jahres zeigt: 
Unsere Projekte laufen insgesamt trotz der Corona-
Einschränkungen weitgehend erfolgreich. Schritt für 
Schritt und fokussiert gehen wir hier die Themen an, die 
aktuell wichtig und herausfordernd sind, um insgesamt 
eine professionellere Dienstleisterin, eine attraktivere 
Arbeitgeberin und eine geschätzte Partnerin für Politik 
und Stadtgesellschaft zu werden. 
Bürger*innenservice verbessern mit agilen Formaten
In 2020 hat sich auch deutlich gezeigt, dass vor allem 
mit dem Einsatz agiler Formate Innovationen und Ver-
änderungen in unserer Organisation entstehen. Denn 
damit setzen wir genau an einem wichtigen Knackpunkt 
an: Mithilfe von agilen Methoden und Formaten ent-
wickeln wir in kurzer Zeit nutzerzentrierte Lösungen, die 
wir anschließend lernend umsetzen – auch dienen sie als 
Unterstützung in klassischen Projekten. Situations- und 
bedarfsgerecht können wir so auch kurzfristig wichtige 
Themen angehen, um vor allem unseren Service für die 
Kölner*innen zu verbessern.
Genau deswegen haben wir im Herbst 2020 die Ini-
tiative „AG Bürger*innenservice“ gestartet. Hier sind 
Kolleg*innen unterschiedlicher Bereiche anfangs noch 
persönlich, später digital, zusammengekommen, um 
städtische Services mithilfe von digitalen Technologien 
zu verbessern. Die Idee dahinter: Wir wollen nicht lange 
reden, sondern schnell funktionierende Lösungen in die 
Umsetzung bringen. Ergebnisse für die Kölner*innen 
sollen rasch sichtbar sein. Also lautete das Credo: Keine 
Konzepte und Folien – aber auch kein vollintegriertes 
Fachverfahren. Im Ergebnis steht ein getestetes Produkt, 
das ganz im Sinne einer lernenden Organisation im 
laufenden Betrieb weiterentwickelt und nach und nach 
auch in anderen Bereichen angewendet werden kann:
Mensch und Maschine –  
Einsatz von Künstlicher 
Intelligenz 
Künstliche Intelligenz (kurz: 
KI) umfasst nach Klaus Mainzer 
alle Systeme, die „selbstständig 
effizient Probleme lösen“ (Klaus 
Mainzer, Künstliche Intelligenz – 
Wann übernehmen die Maschi-
nen?, 2016, Berlin/Heidelberg: 
Springer-Verlag, S. 2). In unse-
rem Alltag kennen wir zahlreiche 
Anwendungsfälle: „Siri“ und 
„Alexa“ unterstützen beispiels-
weise das tägliche Leben vieler 
Smartphone-Nutzer*innen als 
Spracherkennungssysteme. 
Neben Sprache kann KI unter 
anderem auch wiederkehrende 
Muster, Texte, Bilder, Gesichter 
oder auch 3D-Räume erkennen. 
Daraus ergeben sich vielfältige 
Möglichkeiten, um Dienst-
leistungen sowie interne 
Prozesse in Verwaltungen zu 
verbessern und sinnvoll zu 
unterstützen. Gerade in Zeiten 
des Fachkräftemangels und 
zahlreicher unbesetzter Stellen 
im öffentlichen Dienst bietet KI 
viele Chancen, vor allem in der 
Automatisierung von Routine-
tätigkeiten. Unseren Fokus beim 
Einsatz von KI richten wir immer 
auf den Menschen: Bei der Ent-
wicklung von Dienstleistungen 
stellen wir die Nutzenden in 
den Mittelpunkt und gleich-
zeitig achten wir im Sinne 
unseres Auftrags als öffentliche 
Arbeitgeberin auf die Sozial-
verträglichkeit von KI-Techno-
logien. Wir wollen mit ihrem 
Einsatz menschliche Fähigkeiten 
erweitern, diese jedoch nicht 
ersetzen.

Seite 4Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
So war das Jahr 2020
Einsatz von Chatbots und Onlineberatung:  
Wir haben in drei Bereichen (Volkshochschule, Familienbüro und Bürgertelefon) eine gemeinsame 
Datengrundlage sowie einen Klick-Dummy entwickelt: Über einen textbasierten Chat beantwortet der 
Chatbot Fragen rund um die Themen Weiterbildung, Kita-Plätze und Anmeldung eines Wohnsitzes. 
Aktuell integrieren wir die Daten und arbeiten daran, den Einsatz von Chatbots auch auf weitere Bereiche 
auszuweiten. Daneben haben wir die Anforderungen für Onlineberatung konkretisiert und testen jetzt 
pilothaft die Einführung, um Bürger*innen auch in Zeiten von Kontaktbeschränkungen mit Rat und Tat zur 
Seite stehen zu können. Diese Blaupause kann dann von allen beratenden Bereichen unserer Verwaltung 
genutzt werden.
Mobilitätsplattform: 
Unser Ziel ist, eine zentrale Auskunftsplattform von Mobilitäts-Geodaten als offene Daten bereitzustellen.  
Im ersten Schritt haben wir nun Anforderungen gesammelt und Daten aufbereitet. Kurzfristig sind die 
Informationen bereits über das Geoinformationssystem (GIS) der Stadt Köln verfügbar. Wir arbeiten 
weiter an der Nutzendenfreundlichkeit: Geplant ist eine kartenbasierte, intuitiv bedienbare und 
ansprechende Darstellung der Daten.
Bürger*innenservice mit Covid-19: 
Wie können wir auch unter pandemischen Bedingungen guten Service für die Kölner*innen leisten? 
Kolleg*innen im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren haben mehrere Ideen ausgearbeitet, wie wir 
(Risiko-) Zielgruppen besser erreichen können. So ist unter anderem auch ein Prototyp eines Flyers 
entstanden, der sich im Nutzendentest als nicht geeignet herausstellte. Wir ziehen das Positive daraus: 
Wir wissen, wie ein Serviceangebot nicht ausgestaltet sein sollte und nutzen die Hinweise, um nun ein 
passendes digitales Format zu entwickeln.
Antragsunterlagen maschinell vorprüfen: 
Für eine Aufenthaltserlaubnis werden viele Unterlagen benötigt, die bei Antragstellung nicht immer direkt 
vollständig sind. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz können wir nun Anträge vorprüfen: Sie ermittelt 
direkt nach deren Eingang, welche Dokumente noch fehlen und/oder fehlerhaft sind und unterstützt 
damit die Sachbearbeiter*innen. Wir testen KI zunächst im Ausländeramt. Die technische Lösung und das 
konzeptionelle Vorgehen sind dann auf weitere Bereiche übertragbar, in denen Anträge geprüft werden.
Vermietung der städtischen Stiftungswohnungen: 
Wir haben ein Onlineformular entwickelt, mit dem sich Kölner*innen für eine Stiftungswohnung 
bewerben können. Dies spart Zeit und verursacht weniger Aufwand als der bisherige analoge Prozess.
Buchung von Zusatzleistungen: 
Wir alle hoffen, dass bald wieder kulturelle Begegnungen möglich sind. Um die Besucher*innen zum 
einen zu schützen, zum anderen aber auch optimal in ihrem Gesamterlebnis zu unterstützen, wollen wir 
bei Vorstellungen der Bühnen der Stadt Köln digitale Services anbieten: Von einem Digitalagenten, der 
Gäste mit Informationen durch den Abend begleitet, bis hin zur Buchung von Zusatzleistungen. Dafür 
haben wir erste Ideen entwickelt und nun arbeiten wir an Prototypen, bevor wir diese kurzfristig für 
Kulturfreund*innen zur Verfügung stellen.
Weitere Informationen zu unseren Veränderungswerkstätten der „AG Bürger*innenservice“ können  
Sie auf unserer neuen Innovationsplattform www.innovative-stadt.koeln nachlesen.

Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
So war das Jahr 2020 Seite 5
Ein Blick auf die Veränderungsebene:  
Es geht ein Ruck durch unsere Verwaltung
Corona hat uns vor neue Herausforderungen gestellt: Im März 2020 haben 
weite Teile unserer Verwaltung aufgrund des Lockdowns von heute auf 
morgen ganz oder teilweise von zu Hause aus gearbeitet: Seit April haben 
wir die Zahl der Homeoffice-Arbeitsplätze verdoppelt. Konkret haben bis 
Dezember 2020 rund 14.000 Kolleg*innen die Möglichkeit bekommen, 
ortsunabhängig bzw. von zu Hause aus zu arbeiten. Das städtische Angebot 
„cPort“ ermöglichte mehr als 17.000 Mitarbeitenden einen Zugriff auf Mails 
und das IntraNet von privaten Endgeräten – eine Verdreifachung der Nut-
zenden im Vergleich zu Oktober 2019. Die Corona-Pandemie hat unsere Art 
zu arbeiten stark beeinflusst und an vielen Stellen regelrecht auf den Kopf 
gestellt: Kommunikation, Zusammenarbeit und Beteiligung waren plötzlich 
nur noch digital möglich. Unser Fazit: Nach einer anfänglichen Schockstarre 
haben wir uns arrangiert und mehr als jemals zuvor neue Dinge ausprobiert. 
Denn: Wenn plötzlich nichts mehr so ist wie es mal war, dann ist es an der 
Zeit, neue Wege zu gehen und genau das haben wir gemacht.
Wir sind als Gemeinschaft in der Stadtverwaltung auch durch die aktuel-
len Bedingungen und Herausforderungen stark zusammengewachsen. 
Kolleg*innen haben pragmatisch ihre Hilfe angeboten und an Stellen 
unterstützt, wo „Land unter“ war. Wir haben außerdem unsere Arbeitszeit-
regelungen geöffnet, die unter anderem im Homeoffice mehr Flexibilität 
ermöglichen. Diese Öffnung brachte auch eine deutliche Herausforderung 
für unsere Kultur mit sich, weil das Arbeiten auf Distanz naturgegeben mehr 
Eigenverantwortung für Mitarbeitende bedeutet und von Führungskräften 
neue Formen und Instrumente von Führung sowie mehr Vertrauen verlangt. 
Dass das insgesamt gut funktioniert hat, zeigen die Ergebnisse einer Mitar-
beitendenumfrage vom September 2020, an der rund 6.800 Kolleg*innen 
teilgenommen haben. Gefragt nach der Einstellung der Dienststellen zum 
Arbeiten von zu Hause aus, gaben 40 % der Befragten an, dass ihre Dienst-
stellen vor der Pandemie dem Thema offen gegenüberstanden, 35 % sagten, 
die Einstellung sei eher misstrauisch gewesen. Demgegenüber stehen nach 
dem ersten Lockdown in den Augen von 65 % der Befragten die Dienststellen 
dem Thema offen gegenüber, nur noch 17 % äußerten ein weiterhin empfun-
denes Misstrauen.
Wenn wir 2020 ein Motto geben müssten, lautet das: „Geht doch!“ Das  
ist spürbar in der Zusammenarbeit, der Art, wie wir miteinander kommu-
nizieren, und vor allem daran, wie flexibel nun immer mehr Dinge möglich 
sind, die vorher eher langsam vorankamen. So sehr Corona einige Projekte 
verzögert hat, so sehr hat Corona uns auch einen Innovationsschub und  
Kraft auf der Veränderungsebene gegeben, den wir in 2021 ausbauen und 
nutzen werden.

Seite 6Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
So war das Jahr 2020
Von der Ergänzung zum Kern:  
Agilität als Motor für Innovation und Veränderung
Eine Beobachtung aus dem vergangenen Jahr ist außerdem, dass Agilität 
immer mehr zum Kern von Innovation und Veränderung wird: In Projekten, 
agilen Formaten und im täglichen Tun. Mehr und mehr kommen agile Werte 
und Prinzipien auch außerhalb unserer Reform an und helfen uns dabei, 
akute Herausforderungen schnell und passgenau anzugehen. Die agilen 
Formate lösen damit unsere Pilotbereiche als Kraftzentren der Reform ab, 
denn der überwiegende Teil der Pilotbereiche hat seine Prozesse bereits 
gestartet bzw. abgeschlossen. Ganz im Sinne unseres lernenden Reform-
prozesses justieren wir deswegen noch einmal unsere Planung nach: Wir 
werden im letzten Jahr der Verwaltungsreform den Großteil unserer Energie 
und Unterstützung in agile Formate, Kommunikation und Veränderungs-
management stecken. In der Vergangenheit haben wir 90 % der Unter-
stützung und Beratung in den Aufbau von Projektmanagement und die 
inhaltliche Bearbeitung der Projekte gesteckt. Dadurch ist es uns gelungen, 
das notwendige Projektmanagement-Wissen in die Breite zu tragen und wir 
können nun unseren Schwerpunkt verlagern: Drei Viertel aller Kraft fließen in 
Veränderungsmanagement, Kommunikation und agile Formate; das weitere 
Viertel fließt in die Fortführung der Projekte.
Agile Formate
Projekte
Projekte
Hybrid
Agile 
Formate
Agile Formate haben sich zum Kern von Innovation entwickelt
Was ist Agilität? 
Die Arbeitswelt wird über 
alle Dienstleistungs- und 
Produktionsbereiche hinweg 
immer schnelllebiger – auch 
Verwaltungen sind hiervon 
nicht ausgenommen: Neue 
Gesetze tragen gesteigerte 
Anforderungen an uns heran, 
die wir umsetzen müssen, 
technologische Möglich-
keiten für unsere Arbeit 
entwickeln sich rasant weiter, 
und die Lebensmodelle der 
Menschen in unserer Stadt 
und ihre Erwartungen an uns 
als Verwaltung verändern 
sich kontinuierlich. Gleich-
zeitig haben wir festgestellt, 
dass Veränderungen und 
Projekte teilweise zu lange 
dauern, um den wechseln-
den Anforderungen gerecht 
zu werden. Mit diesen 
Beobachtungen sind wir nicht 
allein. Weltweit nutzen Unter-
nehmen und zunehmend auch 
Verwaltungen daher erfolg-
reich agile Arbeitsweisen und 
Methoden: Agilität ist dann 
sinnvoll, wenn Anforderungen 
zum Projektstart noch nicht 
bekannt oder wechselnde 
Anforderungen zu erwarten 
sind. Sie hilft dabei, mit dieser 
gesteigerten Komplexität 
umzugehen, und setzt auf 
schrittweise Entwicklung, 
kontinuierliche Planung und 
Verbesserung und ermög-
licht so, auf immer neue 
Anforderungen einzugehen. 
In einer sich immer schneller 
wandelnden Welt unterstützt 
Agilität uns dabei, erfolgreich 
zu sein.

Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
So war das Jahr 2020 Seite 7
Ausblick
In 2021 werden wir die bereits erreichten Erfolge der vergangenen Reform-
jahre sichern und neu gewonnene Erkenntnisse aus der Corona-Pandemie 
nutzen. Den Großteil unserer Kraft stecken wir in agile Formate. Dabei 
nehmen wir gezielt die Verbesserung weiterer Services für die Kölner*innen 
mithilfe von digitalen Technologien in den Blick. 
Perspektivisch entwickeln wir unsere agilen Formate in den kommenden 
Jahren weiter: Wir wollen vor allem räumliche, mobile oder virtuelle Formate 
und Orte schaffen, um dort gemeinsam mit der Stadtgesellschaft neue 
Formen der Kollaboration, Kooperation und Beteiligung lernend zu ent-
wickeln. Wir wollen Innovation in Zukunft gemeinsam mit den Kölner*innen 
gestalten und zusammen an konkreten Innovationsprojekten für unsere 
Stadt arbeiten.

Seite 8
Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Kulturwandel schreitet weiter voran: 
Offenheit prägt Projekte, übergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation
Kulturwandel schreitet weiter voran:  
Offenheit prägt Projekte, übergreifende Zusammenarbeit  
und Kommunikation
Der Wandel im Miteinander in unserer Verwaltung schreitet weiter voran. 
Unsere Kultur und unsere Kommunikation sind immer mehr von Offen-
heit geprägt. Ein starker Führungswille bedeutet Rückenwind für unsere 
Innovationsbestrebungen: Der überwiegende Teil unserer obersten 
Führungskräfte steht auch im vierten Jahr unserer Reform hinter unseren 
Veränderungsprozessen und glaubt daran, dass wir erfolgreich sein werden.
Trotz der Corona-Pandemie sehen Führungskräfte Innovation und Ver-
änderungen nach wie vor als wichtigen Bestandteil ihres Alltags an, so das 
Ergebnis einer Umfrage beim Amtsleitungstag am 15. Dezember 2020.  
72 % der Top-Führungskräfte (Beigeordnete, Amtsleitungen, stellvertretende 
Amtsleitungen und Dienststellenleitungen) priorisieren die Veränderungs-
prozesse in unserer Stadt auch in Zeiten starker Auslastung im Tages-
geschäft. Weitere 24 % sagen sogar, dass sie den Veränderungsprozessen  
die höchste Priorität geben. Auf die Folgefrage „Ich glaube daran, dass wir 
mit unseren Veränderungsprozessen erfolgreich sind“ antworteten 75 %  
der Befragten: „Ja, ich glaube an den Erfolg“. Die weiteren 25 % der Befragten 
stehen dem Statement eher verhalten gegenüber und geben an, dass sie 
dem eher nicht zustimmen. Das ist nicht verwunderlich in Zeiten, in denen 
Personal abgeordnet, Projektpläne verschoben und an allen Stellen neu  
überlegt werden muss, was als Nächstes am wichtigsten ist.
Führungskräfte haben 
beim Amtsleitungstag 
am 15. Dezember 2020 
geantwortet:90
Welche Priorität gebe ich 
den Veränderungsprozessen 
der Stadt? 
4  % 
geringe
24  % 
höchste 
72  % 
hohe
Ich glaube daran, dass wir mit unseren 
Veränderungs prozessen erfolgreich sind. 
25  % 
stimmen  
eher nicht zu
16  % 
stimmen voll  
und ganz zu
59% 
stimmen 
eher zu
Weiterhin große Unterstützung der Führungskräfte gibt uns Rückenwind

Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Kulturwandel schreitet weiter voran: 
Offenheit prägt Projekte, übergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation
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Um auch Führungskräfte der mittleren Ebene (Abteilungs-, Sachgebiets-  
und Teamleitungen) für Innovation und Veränderungsprozesse zu gewin-
nen, sie besser miteinander zu vernetzen und Austausch zu ermöglichen, 
sollte in 2020 das Führungskräfte-Innovationsnetzwerk mit einer großen 
Auftaktveranstaltung an den Start gehen. Denn: Im Rahmen der sich stark 
verändernden Arbeitswelt sind Führungskräfte immer mehr in ihrer Rolle 
als Motivator*innen von Veränderungen und Innovationen gefordert und 
gleichzeitig sind sie wesentlicher Erfolgsfaktor für deren Gestaltung und 
Umsetzung. Im Führungskräfte-Innovationsnetzwerk ermöglichen wir 
Führungskräften, gemeinsam wichtige Veränderungsthemen zu entwickeln 
und zu gestalten. Durch kollegiale Beratung und übergreifende Zusammen-
arbeit wollen wir den Umgang mit innovativen Themen und Veränderungen 
in der Organisation stärken und verstetigen. Aufgrund der gegebenen 
Rahmenbedingungen war es nicht möglich, das Projekt wie geplant zu  
starten. Deswegen haben wir kurzfristig umgeplant und das Vorgehen von 
der analogen auf die digitale Zusammenarbeit umgestellt. Erste virtuelle 
Austauschformate haben wir bereits getestet und dabei erste, wichtige  
Themen identifiziert. Diese entwickeln wir weiter und stellen sie in der  
ersten Jahreshälfte 2021 als Angebot bereit.
Fehlerkultur leben
Sichtbar wurde die Unterstützung der Führungskräfte auch in unserer inter-
nen Kommunikation: Um auch auf Distanz die Kolleg*innen zu erreichen und 
Anstöße für den Kulturwandel zu geben, haben wir im Juni eine sogenannte 
Fehlerchallenge im IntraNet gestartet. Führungskräfte berichteten in etwa 
dreiminütigen Videos über einen ihrer Fehler und teilten ihre Erkenntnisse 
hieraus mit allen Kolleg*innen. Die Idee hinter der Challenge: Wir holen 
Fehler aus dem Halbdunkel und machen sie „besprechbar“, denn Fehler sind 
menschlich und gehören dazu. Das kam an: Rund 45.000 Klicks haben die  
20 Videos der Fehlerchallenge erhalten. Das entspricht etwa einem Viertel 
der Aufrufe unserer IntraNet-Seiten zur Verwaltungsreform im Jahr 2020.
Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit
Im Jahr 2020 ist vieles anders gelaufen als geplant, aber wir stellen fest: Es ist trotzdem viel passiert!  
Insgesamt haben in 2020 über 600 Teams mit 5.000 Mitarbeitenden an der Befragung zu den Leitlinien 
teilgenommen. Das entspricht rund 25 % aller Kolleg*innen. Die Befragungen fanden im März und  
September statt und die Teilnahmequoten können sich sehen lassen: Im März lag diese bei 66 %, im  
September bei knapp 73 %. Auf Basis der Befragungen werden nun Teamworkshops stattfinden.
Damit alle Führungskräfte und Teams die Möglichkeit haben, moderierte Workshops durchzuführen, 
haben wir in 2020 aus dem Kreis unserer rund 20.000 Kolleg*innen Moderator*innen ausgewählt und 
geschult. Coronabedingt war hier viel Flexibilität und Umdenken gefordert, bevor wir ab Juli mit 129 
motivierten Moderator*innen loslegen konnten. So haben wir die Zeit zwischen den Lockdowns nutzen 
können und Vorgespräche mit 221 Führungskräften sowie einige Teamworkshops durchgeführt.  
Zahlreiche geplante Workshops konnten leider nicht stattfinden.

Seite 10
Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Kulturwandel schreitet weiter voran: 
Offenheit prägt Projekte, übergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation
Wir haben außerdem begonnen, den sogenannten Regelprozess sinnvoll in Alltagsabläufe zu integrieren, 
denn der Leitlinienprozess soll keine Eintagsfliege bleiben, sondern eine regelmäßige Auseinandersetzung 
anstoßen.
Unser Prozess zur Einführung der Leitlinien in Zahlen
Corona hat uns außerdem die Chance geboten, unsere begleitende Kommunikation im IntraNet aus-
zubauen: Mit unseren Themenwochen „Leitlinien unter der Lupe“ nehmen wir uns jeweils eine unserer  
sechs Leitlinien einmal genauer vor: Was steckt dahinter? Wie können wir die Werte im Alltag leben?  
So entstand zum Beispiel eine Keynote zum Thema „Führen auf Distanz“, die wir live im IntraNet über-
tragen haben. Außerdem haben wir in einem Interview, ebenfalls per Livestream, die Leitlinie „Wir 
erkennen gute Zusammenarbeit als wichtigen Erfolgsfaktor an!“ näher beleuchtet. Weitere Leitlinien 
nehmen wir im kommenden Jahr in den Fokus.
In 2021 werden in drei weiteren Befragungen die noch fehlenden 1.000 Teams der Stadtverwaltung den 
Prozess beginnen. Aufgrund der aktuellen Lage können wir noch nicht absehen, wann wir mit den Team-
workshops weitermachen können. Die meisten Teams legen Wert auf eine Durchführung vor Ort, was für 
die Themen „Führung und Zusammenarbeit“ insbesondere beim ersten Workshop auch sehr nachvollzieh-
bar ist. Für all diejenigen, die möchten, bieten wir in 2021 auch digitale Formate an – hier ist die Resonanz 
bisher aber eher verhalten. Außerdem starten wir mit dem Regelprozess. Das heißt, die ersten Teams, die 
den Prozess bereits in 2019 durchgeführt haben, werden den Prozess zum zweiten Mal durchlaufen. Denn: 
Das Projekt soll mit dem Einführungsprozess eine dauerhafte und vor allem regelmäßige Reflexion der 
Zusammenarbeit etablieren. Zusätzlich zu den bereits ausgebildeten werden wir im kommenden Jahr  
weitere Kolleg*innen als Moderator*innen fit machen, die in den folgenden Jahren die Workshops 
begleiten werden.
2019 
2020
2021
2022
OB und 
Beigeordnete
Dienststellenleitungen
Alle Ebenen vertreten
   
(pro Welle ca. 300 Teams)
70 %
alle 20.000 Mitarbeitenden der Stadt Köln 25  %
100 %
98 %
70 %
40 %
0 %
0 %
0 %

Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Kulturwandel schreitet weiter voran: 
Offenheit prägt Projekte, übergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation
Seite 11
Digital und bereichsübergreifend zusammenarbeiten
So offen wie die Teilnehmenden der Fehlerchallenge waren auch 180 
Kolleg*innen, die bei unserer „Agilen Woche“ dabei waren: Im digita-
len Format haben wir eine Woche lang Workshops angeboten, in denen 
Kolleg*innen agile Arbeitsweisen kennenlernen und digital zusammen  
ausprobieren konnten. Nach einem kurzen, inhaltlichen Input zur Heran-
gehensweise des Service Design Thinkings und der Methode „Kanban“ 
ging es für die Teilnehmenden in Kleingruppen, wo sie interaktiv Ideen zu 
aktuellen Herausforderungen sammeln konnten. So wurden beispielsweise 
Lösungsansätze zu der Fragestellung „Wie können wir die Kommunikation 
beim mobilen Arbeiten im Team verbessern?“ entwickelt, die die Teil-
nehmenden anschließend in ihren Teams umsetzen konnten. Etwas andere 
Inhalte hatte unser Workshop für Führungskräfte: Hier gab es zunächst 
Input zum „Führen auf Distanz“, bevor die Teilnehmenden sich anschließend 
zu Herausforderungen und ihren Erfahrungen austauschen und kollegial 
beraten konnten. Mehr als 80 % der Teilnehmenden aller Workshops haben 
in einer anschließenden Befragung gesagt, dass sie den Workshop weiter-
empfehlen würden und viele wichtige Hinweise und Anregungen für Ver-
besserungen gegeben, die jetzt für Folgeformate im Jahr 2021 eingebaut 
werden. 
Mehr und mehr fungiert unsere Reform als Anstoß und Katalysator, um 
an den unterschiedlichsten Stellen und in ganz verschiedenen Kontexten 
gemeinsam Neues auszuprobieren, vernetzter zu denken und inhalts-
getrieben zusammenzuarbeiten. Unsere ganzheitliche Innovations-
bewegung kommt an vielen Stellen an und wir beobachten eine wachsende 
Offenheit für bereichsübergreifendes Arbeiten und neue Herangehens-
weisen. Veränderung wird selbstverständlicher Bestandteil unseres Alltags 
und der Umgang damit daher umso wichtiger. Deswegen werden wir im 
nächsten Jahr das Thema „Veränderungsmanagement“ noch mehr in die 
Breite tragen, denn: Wir sind überzeugt, dass Veränderungsmanagement 
nicht nur für Projektleitungen oder Führungskräfte nützlich ist, sondern 
jede*r Einzelne die Grundsätze in der täglichen Zusammenarbeit nutzen 
kann. Aktuell planen wir unterschiedliche digitale Formate, um das Wissen  
in die Breite zu tragen. Wenn möglich soll es auch Vor-Ort-Formate geben, 
das ist jedoch unter den momentanen Bedingungen noch ungewiss. 
Neue Art der Kommunikation in unserer Verwaltung  
ist ein Erfolg unserer Reform 
In unserer Kommunikation sind wir den eingeschlagenen Weg mit krea-
tiveren und frischeren Formaten weitergegangen und haben viele neue, 
insbesondere digitale Maßnahmen umgesetzt: So fanden beispielsweise 
beide Amtsleitungstage in 2020 mit rund 140 Teilnehmenden per Video-
konferenz statt. Wir haben unterschiedliche technische Möglichkeiten 
genutzt, um trotz der Corona-Pandemie weiterhin Austausch, Dialog und 
Beteiligung zu ermöglichen. Zum Einsatz kamen Vorträge, eine virtuelle 
Podiumsdiskussion und digitale Whiteboards, auf denen Ideen skizziert und 
geteilt wurden, während in sogenannten Breakout-Rooms in Kleingruppen 
gearbeitet wurde. Zurück in der großen Gruppe hatten die Teilnehmenden

Seite 12
Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Kulturwandel schreitet weiter voran: 
Offenheit prägt Projekte, übergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation
  
 
  
 
auch die Möglichkeit, in Echtzeit über unterschiedliche Fragen abzu-
stimmen. Mit den digitalen Formaten haben wir gezeigt, dass es sich lohnt, 
Neues auszuprobieren und dass Austausch nicht zwingend an eine analoge 
Begegnung vor Ort gekoppelt ist, wenngleich kleine Kinderkrankheiten am 
Anfang immer dazugehören. Im Sinne einer lernenden Organisation ist es 
wichtig, damit gut umzugehen und das gewonnene Wissen für die Weiter-
entwicklung und Verbesserung digitaler Formate zu nutzen. 
Auch unsere Klickzahlen zeigen, dass das Interesse unserer Kolleg*innen 
an Innovationsthemen weiterhin sehr groß ist: Trotz des Arbeitens auf 
Distanz sind unsere Aufrufe im IntraNet mit 166.209 Klicks auf gleich-
bleibendem Niveau (in 2019 waren es rund 173.000 Klicks). Zusätzlich riefen 
Kolleg*innen den Blog #wirfürdiestadt mehr als 42.000 Mal auf. Monatlich 
sind das durchschnittlich 17.401 Aufrufe im IntraNet und dem Blog. Das 
große Interesse ist auch auf unsere Maßnahmen zurückzuführen: Neben 
regelmäßigen Neuigkeiten aus den Projekten und Veränderungswerkstätten 
im IntraNet, starteten wir in unserem Blog beispielsweise jeden Montag mit 
einem motivierenden Spruch oder Bild in die Woche. Zusätzlich gab es die 
monatliche Kolumne „Querblick“ zu ganz unterschiedlichen Themen des 
Alltags. Zur „Agilen Woche“ haben wir kurze Videos mit den wichtigsten 
Inhalten der Workshops gedreht und im Dezember gab es täglich nützliche 
Tipps für den digitalen Arbeitsalltag und Denkanstöße für alle Kolleg*innen. 
Dass wir mit unseren vielfältigen Kommunikationsmaßnahmen, mit neuen 
Ideen und unterschiedlichen Kanälen unsere Kolleg*innen auch während der 
Zeit des Lockdowns im Homeoffice erreicht haben, ist für uns ein Ansporn, 
den eingeschlagenen Weg auch weiterhin zu gehen.
Im letzten Jahr sind dialogorientierte Kommunikation und Vernetzung in den 
Vordergrund unserer Bemühungen gerückt: Dialog und Beteiligung sind von 
Beginn an ein wichtiges Erfolgskriterium unserer Reform, denn genau davon 
leben Veränderungsprozesse. Deswegen gilt es, geeignete Strukturen zu 
schaffen, um Offenheit zu leben und Austausch zu ermöglichen, auch außer-
halb von organisierten Runden und Workshops – eine besondere Heraus-
forderung unter den veränderten Bedingungen der Corona-Pandemie. 
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
30.000
25.000
20.000
15.000
10.000
5.000
0
insgesamt 
208.809 
Klicks  
Durch-
schnittlich 
17.4 01 
Klicks  
pro Monat  
INTRANET
166.209 Klicks 
insgesamt
13.851 pro Monat 
BLOG
42.600 Klicks 
insgesamt
3.550 pro Monat 
Aufrufe der IntraNet-Seiten und des Blogs  
#wirfürdiestadt pro Monat im Jahr 2020

Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Kulturwandel schreitet weiter voran: 
Offenheit prägt Projekte, übergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation
Seite 13
Unsere geplante Mitarbeitendenveranstaltung als Folgeformat aus 2019 
konnten wir nicht durchführen. Die Aufgabe sind wir stattdessen erneut mit 
kreativen Einfällen und digitalen Lösungen angegangen. Wir haben viel Kraft 
in unseren Blog #wirfürdiestadt gesteckt und unsere Kolleg*innen aktiv zum 
offenen Austausch untereinander aufgerufen. Mit Erfolg: Mittlerweile haben 
wir knapp 8.000 Nutzer*innen, die Zahl derjenigen, die sich aktiv mit eige-
nen Beiträgen und Kommentaren beteiligen, hat sich im Vergleich zu 2019 
verdoppelt, was uns zeigt: Die Anstrengungen lohnen sich. Die Bereitschaft, 
offen persönliche Eindrücke und Erfahrungen zu teilen, nimmt mehr und 
mehr zu und wir wollen diese Entwicklung mit unseren Kommunikations-
maßnahmen auch in 2021 weiter fördern.
Zusätzlich zu dem Blog für alle Kolleg*innen haben wir eine Wissensplatt-
form entwickelt und im November veröffentlicht. Hier haben Projekt-
beteiligte die Möglichkeit, sich untereinander zu Themen des Projekt-
managements wie Kommunikation, Veränderungsmanagement und 
Steuerung, aber auch inhaltlich über Digitalisierung, Prozessoptimierung 
und Arbeitsmethoden auszutauschen. Wir wollen mit der Plattform einen 
Ort schaffen, an dem Erfahrungen geteilt werden, damit andere Projekt-
teams davon profitieren können, der Vernetzung und Austausch ermöglicht 
und an dem nützliche Hinweise und Tipps von Kolleg*innen für Kolleg*innen 
zu finden sind. Zusätzlich stehen Informationen zu Methoden des Projekt- 
und Veränderungsmanagements, insbesondere auch zu agilen Arbeits-
weisen, in einem Methodenkoffer bereit, ebenso wie Buchtipps und lesens-
werte Links. Aktuell läuft eine evaluierende Befragung der Projektteams, wie 
nützlich die Plattform für sie im Projektalltag ist und welche weiteren Infor-
mationen für sie hilfreich wären. Diese Erkenntnisse fließen anschließend in 
die Weiterentwicklung der Plattform ein.
Wir stellen fest: Digitale Kommunikation innerhalb unserer Verwaltung 
ist eine eigene Erfahrungswelt, in der wir uns ständig neu erfinden, aus-
probieren und dazulernen müssen. Insbesondere unser Anspruch, Dialog, 
Austausch und Beteiligung zu ermöglichen, stellt uns bei der Arbeit auf 
Distanz vor Herausforderungen, die wir in 2020 mit neuen Lösungen 
angenommen haben. So soll es in unserer internen Kommunikation auch  
im kommenden Jahr weitergehen.

Seite 14Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Von der Defizit- zur Zukunftsorientierung: Jetzt ist die richtige Zeit, sich mit unserer Zukunft zu beschäftigen
Von der Defizit- zur Zukunftsorientierung:  
Jetzt ist die richtige Zeit, sich mit unserer Zukunft  
zu beschäftigen
Die Corona-Pandemie hat einen gewaltigen Schub insbesondere im 
Bereich der Digitalisierung bewirkt, auch in unserer Verwaltung. Gerade 
erleben wir, wie wichtig unter diesen ungewöhnlichen Bedingungen eine 
funktionierende und zukunftsfähige Verwaltung und Gesellschaft ist. Im 
vergangenen Jahr haben wir uns mit aller Kraft gemeinsam den plötzlich 
veränderten und herausfordernden Anforderungen gestellt und mit Engage-
ment, Kreativität, Flexibilität und Offenheit neue Lösungswege geschaffen. 
Jetzt ist es für uns an der Zeit, nicht mehr nur zu reagieren, sondern uns für 
die Zukunft, unser Morgen und Übermorgen bereit zu machen. Die Ent-
wicklung von Technik und Kommunikation verläuft heute merkbar nicht 
mehr linear, sondern sprunghaft, schnell und exponentiell. Wir wissen, dass 
die vierte industrielle Revolution einen starken Einfluss auf alle Bereiche 
unseres Lebens haben wird. Daher war und ist es uns umso wichtiger, dass 
sich Köln und unsere Verwaltung auf die Herausforderungen und Chancen 
dieser Zukunft vorbereitet. 
Zwei Projekte – ein Ziel
Um Köln auch zukünftig als vielfältige, nachhaltige und moderne Metro-
pole gut aufzustellen, brauchen wir eine große, klare, gemeinsame Vision, 
die weit über eine reine Digitalisierungsstrategie hinausgeht und uns in die 
Zukunft weist. Oberbürgermeisterin Henriette Reker hat daher Anfang Okto-
ber zwei miteinander verknüpfte Projekte initiiert. Beide haben zum Ziel, die 
Weichen für Köln als „Stadt der Zukunft“ zu stellen und Köln als lebenswerte, 
smarte und innovative Stadt und gleichzeitig bürger*innenorientierte, 
digitale und zukunftsfähige Verwaltung weiterzuentwickeln. Mit den beiden 
Visionsprojekten gestalten wir die sich abzeichnenden Zukunftsthemen 
strategisch im Sinne einer integrierten nachhaltigen Stadtentwicklung und 
verknüpfen sie mit bereits bestehenden Elementen, beispielsweise den  
„Kölner Perspektiven 2030+“. 
In den Zukunftsvisionen haben wir die Themen Digitalisierung und  
Innovation ebenso wie Nachhaltigkeit und Faktoren für eine lebenswerte 
Umgebung beleuchtet. Wir haben uns den Fragen gestellt: Was bedeutet das 
für Köln, die Menschen in unserer Stadt oder uns als Verwaltung? Was genau 
kann eine lebenswerte Stadt Köln in der Zukunft auszeichnen? Welche  
Services und Leistungen könnte eine digitale und innovative Verwaltung 
dann ermöglichen? Wo steht Köln heute und wie stellen wir uns die Stadt 
bzw. die Verwaltung der Zukunft vor?

Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Von der Defizit- zur Zukunftsorientierung: Jetzt ist die richtige Zeit, sich mit unserer Zukunft zu beschäftigen Seite 15
Die Zukunft beginnt jetzt:  
Unsere Visionsprozesse – für die Stadt Köln und ihre Verwaltung 
Eine Vision für Köln als Stadt der Zukunft: Köln 21
Übergreifend hat hierzu das Projekt „Köln 21“ unterschiedliche Akteur*innen 
aus Verwaltung, Stadtgesellschaft, Wirtschaftsunternehmen und wissen-
schaftlichen Institutionen zusammengebracht, um gemeinsam eine attrak-
tive, ambitionierte und lebenswerte Zukunftsvision für die gesamte Stadt-
gesellschaft zu entwerfen. In Zwischenschritten der Entwicklung haben wir 
auch die Öffentlichkeit eingebunden und deren Meinungsbild eingeholt, 
damit wir möglichst viele Ideen, Perspektiven und Erfahrungen in die Ent-
wicklung einfließen lassen können. Denn die anschließende erfolgreiche 
Umsetzung wird ein wichtiger Faktor für die zukünftige wirtschaftliche  
Dynamik am Technologie- und Medienstandort Köln sein und kann nur  
funktionieren, wenn sie auf einer breiten Unterstützung beruht.

Seite 16Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Von der Defizit- zur Zukunftsorientierung: Jetzt ist die richtige Zeit, sich mit unserer Zukunft zu beschäftigen
Onlinebeteiligung
der Öffentlichkeit
Dezember 2020 – 
Januar 2021
Expert*innen- 
interviews
November –
Dezember 2020
Arbeitsgruppe
Dezember 2020 –
März 2021
Breite Beteiligung der
Öffentlichkeit und der
Mitarbeitenden
April 2021
2
3
Politischer 
Entscheidungsprozess
ab Mai 2021
4
5 
1
In einer ersten kurzen Meinungsabfrage Ende 2020 haben über 1.300 
Kölner*innen und Interessierte ihr Votum abgegeben, welche Aspekte des 
städtischen Lebens für sie persönlich besonders wichtig sind. In der Online-
umfrage wurden zwei Fragenkategorien intensiv beleuchtet: Zum einen 
konnten die Teilnehmenden Handlungsfelder bewerten, die für sie persön-
lich zukunftsrelevant sind. Zum anderen konnten sie auswählen, welche 
Eigenschaften in eine Zukunftsvision für Köln einfließen sollen. Zu den als 
wichtig befundenen Handlungsfeldern haben die Teilnehmenden ein ein-
deutiges Meinungsbild gezeichnet. Hohe Zustimmungswerte („stimme 
voll zu“) von 60 bis 70 %  haben die vier Bereiche „Energie, Umwelt und 
Nachhaltigkeit“, „Transport und Mobilität“, „Stadtverwaltung – Digitale 
Bürger*innenservices“ und „Gesundheit, Wohnen und Soziales“ erhalten. 
Bei den Eigenschaften, die in die Zukunftsvision einfließen sollen, gab es 
ebenfalls klare Präferenzen. Neben Umwelt- und Klimafreundlichkeit waren 
es besonders die Werte Partizipation, Inklusion, Vielfältigkeit und Offenheit, 
die den Kölner*innen am Herzen liegen. 
Alle Erkenntnisse und Zwischenergebnisse haben wir zusammengeführt, 
analysiert, verdichtet und schließlich in unterschiedlichen Visionsent-
würfen formuliert. Nach verschiedenen Kriterien bewertet und gewichtet, 
haben sich zwei Visionsvorschläge herauskristallisiert. Sie entsprechen 
nicht nur unseren Anforderungen an eine zukunftsweisende Vision, sie 
spiegeln auch die Ideen und Bilder eines Kölns der Zukunft. Im nächsten 
Schritt laden wir erneut alle Interessierten ein, sich bei einer Umfrage 
einzubringen: Was spricht Sie bei der jeweiligen Visionsformulierung an 
und welche Gedanken und Assoziationen löst sie aus? Das so entstehende 
Meinungsbild ist ein wichtiger Baustein für den anschließenden politischen 
Entscheidungsprozess.
Fahrplan „Köln 21“ – Wo stehen wir gerade?

Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Von der Defizit- zur Zukunftsorientierung: Jetzt ist die richtige Zeit, sich mit unserer Zukunft zu beschäftigen Seite 17
Eine Vision für uns als Verwaltung – innovativ und digital
Für eine zukunftsfähige Metropole muss auch eine Verwaltung effizient 
und effektiv aufgestellt sein. Daher entwickeln wir eine Vision mit den 
Anforderungen an eine innovative und digitale Verwaltung. Mit unserer 
2017 gestarteten Verwaltungsreform haben wir bereits eine breite und 
tiefgreifende Verbesserung angestoßen auf unserem Weg zu einer lernen-
den Organisation. Unsere Erfahrungen und Kenntnisse aus diesem Prozess 
haben uns einige der großen Potenziale, Stärken und Chancen, aber auch 
Schwächen und Risiken unserer Verwaltung aufgezeigt. Das Projekt „Ver-
waltung – innovativ und digital“ konzentriert sich nun auf Potenziale: Wie 
können wir innovative Ideen und digitale Technologien nutzen, um in vielen 
Bereichen der kommunalen Verwaltung wirksam zu sein? Wie wichtig Digi-
talisierung und Innovation heute schon sind, zeigen die coronabedingten 
Anforderungen an uns. Um die Kölner Verwaltung für die Zukunft noch  
besser zu positionieren, haben wir im Projekt ein Zielbild unserer Verwaltung 
als lernende, leistungsstarke, innovative und digitale Organisation der 
Zukunft entwickelt.
Expert*innen-
interviews
September – 
Oktober 2020
Arbeitsgruppe und
Verwaltungsvorstand
November 2020
Kleingruppenarbeit
beim Amtsleitungstag
und anschließende 
Schreibwerkstatt in 
der Arbeitsgruppe
Dezember 2020 – 
März 2021
Breite Beteiligung der
Öffentlichkeit und der
Mitarbeitenden
ab April 2021
Entscheidungs-
prozess
ab Juni/Juli 2021
1 2 3 4 5
Fahrplan „Verwaltung – innovativ und digital“ – Wo stehen wir gerade?
Die Grundlagen für eine umfassende und breite Diskussion legten Anfang 
Oktober 2020 14 Innovationsexpert*innen aus unterschiedlichsten 
Bereichen der Stadtverwaltung. Dabei war uns eines bereits im Vorfeld 
wichtig zu betonen: Die Verwaltungsvision geht weit über das Thema Digi-
talisierung hinaus und muss insbesondere Innovationsfähigkeit als einen 
zukunftsweisenden Aspekt mitdenken. Über den Personenkreis haben wir 
gewährleistet, dass bereits von Anfang an möglichst verschiedene Perspekti-
ven und Erfahrungen in die Entwicklung einfließen. Auf der Basis eines ersten 
diskussionsfähigen Ansatzes haben wir den aktiv beteiligten Kreis erweitert 
und im Rahmen des Amtsleitungstages mit allen rund 140 Teilnehmenden

Seite 18Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Von der Defizit- zur Zukunftsorientierung: Jetzt ist die richtige Zeit, sich mit unserer Zukunft zu beschäftigen
in acht Kleingruppen Qualitäten diskutiert, die die Ausgestaltung unserer 
Verwaltungsvision prägen können. In einer nachfolgenden Schreibwerkstatt 
wurden die Ausprägungen der Qualitäten dann weiter bearbeitet, präziser 
gefasst und verdichtet. 
Die Einbindung und Beteiligung aller Kolleg*innen ist bei der Entwicklung 
unserer Zukunftsszenarios ein wichtiges Element. Darum werden wir im  
weiteren Entwicklungsprozess verschiedene Beteiligungsformate nutzen.  
Im nächsten Entwicklungsschritt laden wir nicht nur alle Mitarbeitenden 
unserer Stadtverwaltung ein, ihre Einschätzung zu unterschiedlichen 
Themenfeldern und Qualitäten einzubringen, sondern ermöglichen 
Kolleg*innen auch in Intensiv-Gruppen eine tiefere inhaltliche Auseinander-
setzung. Auch der Öffentlichkeit möchten wir den bisherigen Entwicklungs-
stand der Verwaltungsvision vorstellen und eine Möglichkeit zur Beteiligung 
anbieten. Denn für die Verwaltung der Zukunft, genauer für eine innovative 
und digitale Verwaltung, sind das Selbstbild, die Kenntnis der Stärken,  
Potenziale und Ziele genauso wichtig wie das Wissen um die Erwartungen 
und Anforderungen der Öffentlichkeit. 
Nur mit vereinten Kräften können wir eine zukunftsfähige und ambitionierte 
Vision für unsere Verwaltung entwickeln – schließlich soll sie ein Teil unserer 
gemeinsamen, großen Zukunftsvision werden!

Seite 19
Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Aus interner Steuerung entsteht Transparenz nach außen –  
wir öffnen uns und stellen transparente Information ins Zentrum unserer Innovationsbestrebungen
Aus interner Steuerung entsteht Transparenz nach außen –  
wir öffnen uns und stellen transparente Information ins 
Zentrum unserer Innovationsbestrebungen
Transparenz nach außen prägt seit Beginn unserer Reform im Jahr 2017 
unser Vorgehen und unsere Kommunikation. Wir berichten jährlich über die 
Fortschritte unserer Innovationsbestrebungen, unterjährig werden Projekt-
erfolge teilweise auch in Pressemitteilungen kommuniziert. Zu Steuerungs-
zwecken berichten alle Projektleitungen monatlich über den aktuellen Stand 
nach innen. Wir beobachten, vor allem durch unsere zunehmend agile 
Herangehensweise und nach dem vergangenen Jahr, in dem vieles anders 
lief als geplant, dass wir auch in unserer Kommunikation nach außen einen 
anderen Turnus und eine andere Offenheit brauchen und bieten wollen. 
Durch sich stetig wandelnde Anforderungen verändert sich unterjährig viel 
in unseren Projekten und oftmals passen wir auch unser Vorgehen im Sinne 
eines lernenden Reformprozesses an. 
Vor diesem Hintergrund haben wir uns ab Herbst 2020 mit der Frage 
beschäftigt, wie wir unsere jährliche Berichterstattung weiterentwickeln 
und eine umfassende Transparenz über Reform- und Innovationsprojekte 
gewährleisten können, die stets auf einem aktuellen Stand ist und ins-
besondere auch digital jederzeit für alle offen ist. Uns ist es wichtig, dass 
unsere Innovationsbestrebungen nach außen in allen Facetten greif- und 
erlebbar werden und die Kölner*innen dort selbst zu unterschiedlichen 
Projekten recherchieren können. Die Lösung ist unsere neue Innovations-
plattform: Künftig sind hier zunächst alle Reformprojekte und Veränderungs-
werkstätten sortiert nach Themenkategorien für Interessierte im Internet 
abgebildet und einsehbar. Nutzende erfahren, wie lange ein Projekt läuft, 
wie der aktuelle Status ist, welches Ziel wir damit verfolgen und ganz  
konkret, wo das Projekt gerade steht und wie es weitergeht.
7 Themen-
kategorien
 
 
Beschreibung
der Kategorien
 
 
Übersicht
mit allen
Projekten
 
 
Informationen
zum Einzel-
projekt
 
 
1
2
3
4
 
Informationsarchitektur unserer Innovationsplattform

Seite 20
Transparenzbericht der Stadt Köln 2020 
Aus interner Steuerung entsteht Transparenz nach außen –  
wir öffnen uns und stellen transparente Information ins Zentrum unserer Innovationsbestrebungen
Verknüpfung von Steuerung und Kommunikation
Unsere entwickelten Standards für Projektmanagement und -steuerung 
ermöglichen uns, viele Informationen automatisch in die Plattform zu 
überführen. Hierbei nutzen wir unsere Erfahrungen in der bisherigen 
Kommunikation zur Reform, müssen aber auch feststellen, dass gerade 
die Informationen zu aktuellen Ständen in den Projekten nicht immer 
die Nutzer*innenperspektive enthält, sondern vor allem auf interne 
Abstimmungsnotwendigkeiten abzielt. Daher haben wir hierfür einen 
Redaktionsprozess entwickelt, um die Kolleg*innen bei der Kommunikation 
zu unterstützen. Perspektivisch werden wir dies aber auch in unserer inter-
nen Steuerungslogik integrieren, um alle Informationen möglichst voll-
ständig automatisiert auf die Plattform überführen zu können. Diese neue 
Systematik testen wir zunächst mit den Projekten der Verwaltungsreform, 
nach und nach kommen weitere Programme hinzu, in denen wir an innova-
tiven Themen arbeiten. Langfristig werden auf der Plattform alle relevanten 
Innovationsprojekte in Köln auf einen Blick zu finden sein.

Transparenz neu denken: Unsere Innovationsplattform
Auf unserer Innovationsplattform 
finden Sie alle Informationen rund 
um unsere innovativen Projekte: 
Wo steht das Projekt gerade? Was 
ist bisher passiert? Und wie geht es 
weiter? Antworten auf diese Fragen 
erhalten Sie zu jedem unserer rund 
100 Projekte sortiert nach sieben 
Themenkategorien. Was wir mit den 
Kategorien erreichen wollen, stellen 
wir Ihnen in einer  
kurzen Zusammen- 
fassung vor.
Prozesse  
und Strukturen
• Wir passen uns laufend an Heraus-
forderungen unserer Stadt und 
Anforderungen der Kölner*innen an
• Deswegen optimieren wir unsere 
Strukturen und Arbeitsabläufe
Kommunikation, 
Kooperation und 
Koproduktion
• Eine moderne Verwaltung muss  
transparent sein und mit ihren  
Bürger*innen kommunizieren
• Wo immer es möglich ist, beziehen 
wir die Menschen in unserer Stadt  
mit ein 
Organisations-
entwicklung
• Wir legen großen Wert auf eine 
ganzheitliche Entwicklung unserer 
Organisation
• Unser Ziel ist, eine lernende  
Organisation zu sein, die sich selbst 
regelmäßig reflektiert und verbessert 
Innovative Stadt Köln
  00
innovative 
Projekte
rund

Bürger*innenservice
• Für unsere Stadt und die Kölner*innen 
da zu sein, ist unsere Kernaufgabe
• Wir verbinden Dienstleistungen daher 
mit passgenauen Angeboten und 
hohen Qualitätsstandards
Methoden  
und Innovation
• Eine leistungsfähige Verwaltung 
lebt von neuen Ideen und ständiger 
Innovation
• Wir nutzen flexible, agile vernetzende 
Methoden, weil wir wissen, dass  
Innovation neue Wege braucht
Digitalisierung
• Als zukunftsfähige Verwaltung  
nutzen wir sämtliche Möglichkeiten 
der digitalen Transformation
• Insbesondere digitalisieren, 
beschleunigen und vereinfachen  
wir Verfahren an der Schnittstelle  
zu den Kölner*innen
Attraktive 
Arbeitgeberin
• Es sind vor allem Menschen, die 
unsere Arbeit als Verwaltung 
ausmachen
• Wir schaffen die notwendigen 
Rahmenbedingungen, damit unsere 
Kolleg*innen wirksam und zufrieden 
arbeiten können und um neues  
Personal zu gewinnen
in Köln für Köln 
für uns
Wir freuen uns auf Sie
QR-Code scannen und los geht’s

Was sagen unsere Kolleg*innen zum aktuellen Stand der Reform?
Wir haben für Sie einige O-Töne aus dem Jahr 2020 zusammengestellt, die Kolleg*innen aus 
allen Teilen der Verwaltung in unserem Blog bzw. im IntraNet geteilt haben:
Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, die ich während dieser Zeit  
erlebt habe und aktuell erleben darf, funktioniert ohne langes Fragen oder  
Bitten. Jeder ist bereit, dem anderen so schnell es geht zu helfen, Informatio-
nen auszutauschen, sich gegenseitig auf dem aktuellsten Stand zu halten,  
Freigaben über kurze Abstimmungswege zu kriegen und gemeinsam dafür  
zu sorgen, dass der Laden läuft.
 
Was kann ich beitragen, um effizi-
enter, schneller und besser zu wer-
den? Die Corona-Krise zeigt, dass 
unsere Verwaltung genau das kann 
und bereits drauf hat! Es offenbart 
sich eine agile Verwaltung, die mit 
geänderten Rahmenbedingungen 
plötzlich ganz schnell und flexibel 
sein kann, um ihre Arbeit gut unter 
den erschwerten Bedingungen zu 
meistern. Allerdings hat die Krise aus 
meiner Sicht auch offenbart, dass 
wir noch vieles tun müssen und spe-
ziell gewisse Rahmenbedingungen 
vielleicht auch überdenken müssen, 
damit wir in Zukunft noch besser 
werden können.
 „... und ein bisschen  
sind wir doch alle 
Held*innen! Ich spüre 
einen gewaltigen 
Schwung, der niemals 
Ergebnis hätte sein 
können von ‚Aufrufen‘ 
...  Wir haben einfach 
gemacht! Und das war 
und ist hoffentlich  
nachhaltig GUT so!“
 
„Die Flexibilität, die wegen  
(oder dank?) Corona ermöglicht  
worden ist, sollte beibehalten werden.“
„Was mir gerade besonders gut gefällt, ist die Flexibilität, 
die sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende auf-
bringen, wenn es darum geht, unsere Dienstleistungen 
möglich zu machen. Ich wünsche mir auch, dass von 
diesem Geist auch eine Menge nach Corona übrig bleibt 
und dass alle davon profitieren können.“
„Was neu ist, ist die Akzeptanz des Scheiterns. 
Wenn wir mutig in sehr komplexen Situationen 
darauf angewiesen sind, schnell und gemeinsam 
alle denkbaren Lösungen zu prüfen. Und vor allem 
auch schnell und mutig zu entscheiden. Dafür ist 
nämlich eine veränderte Fehlerkultur entscheidend. 
Erst dadurch wächst der Mut zum Kreativen, zum 
Lösungsorientierten, zum Ausprobieren.“
„Es steckt ein bisschen in jedem 
von uns selbst drin, über den 
eigenen Schatten und Zuständig-
keitsränder hinauszuschauen und 
die Stadtverwaltung (wieder?) als 
Ganzes zu betrachten. So wie es 
bislang bei einigen schon immer 
und bei anderen derzeit  
der Fall ist ...“
„Die Verwaltungsreform war Katalysator für mehr 
Agilität in unserer Verwaltung. Dadurch sind 
neue Möglichkeiten für unser Krisenmanagement 
entstanden, das wir agil, flexibel und mit neuen 
Lösungen angegangen sind.“
„Eine angstfreie, nicht 
verurteilende und von 
Offenheit und Neugierde 
geprägte Fehlerkultur 
kann uns als Organisation 
insgesamt ein großes 
Stück voranbringen. 
Stellenweise mag dies 
bereits ganz gut gelingen, 
insgesamt ist da aber  
vermutlich noch deutlich 
Luft nach oben.“

Die Oberbürgermeisterin
Referat für Strategische Steuerung
Redaktion: 
Franziska Weiss
Gestaltung: 
Liebchen+Liebchen Kommunikation GmbH
Druck: 
Colour Connection GmbH
Kontakt
Referat für Strategische Steuerung 
Dr. Rainer Heinz 
Telefon: 0221/221-25253 
E-Mail: rainer.heinz@stadt-koeln.de
Steuerung Verwaltungsreform 
Maik Dick 
Telefon: 0221/221-30020 
E-Mail: maik.dick@stadt-koeln.de