Erneute Betrauung der KölnTourismus GmbH

RATSBESCHLUSS DER STADT KÖLN 
vom 07.12.2023 
betreffend die Betrauung 
der KölnTourismus GmbH 
- zugleich öffentlicher Betrauungsakt – 
 
 
1. Grundlagen 
Dieser Ratsbeschluss ergeht auf Grundlage der §§ 8 Abs. 1, 41 Abs. 1 Satz 1 GO NRW 
sowie auf folgenden europarechtlichen Grundlagen 
a)  Beschluss der EU Kommission vom 20.12.2011 über die Anwendung von Arti-
kel 106 Abs. 2 des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union auf 
staatliche Beihilfen in Form von Ausgleichsleistungen zugunsten bestimmter 
Unternehmen, die mit der Erbringung von Dienstleistungen von allgemeinem 
wirtschaftlichem Interesse betraut sind (2012/21/EU, ABl. -EU Nr. L 7/3 vo m 
11.01.2012) („Freistellungsbeschluss“) 
b)  Mitteilung der Kommission vom 11.01.2012 über die Anwendung der Beihilfe-
vorschriften der Europäisc hen Union auf Ausgleichsleistungen für die Erbrin-
gung von Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse (2012/C 
8/02, ABl. EU Nr. C 8/4 vom 11.01.2012) 
c)  Mitteilung der Kommission vom 11.01.2012 – Rahmen der Europäischen Union 
für staatliche Beihilfen in Form von Ausgleichsleistungen für die Erbringung öf-
fentlicher Dienstleistungen (2011) (2012/C 8/03, ABl -EU Nr. C 8/15 vom 
11.01.2012) 
2. Präambel 
2.1 Gemäß § 1 Abs. 1 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein- Westfalen („GO 
NRW“) hat die Stadt Köln das Wohl ihrer Einwohner im Rahmen ihrer verfassungsmäßig 
von Art. 28 GG garantierten freien Selbstverwaltung zu fördern. Hierzu sieht § 8 Abs. 1 
GO NRW vor, dass die Stadt Köln innerhalb der Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit die für 
die wirtschaftliche, soziale und kulturelle Betreuung ihrer Einwohner erforderlichen öf-
fentlichen Einrichtungen schaffen soll. Diesem Ziel kommt die Stadt Köln unter anderem 
unter Einschaltung von Tochter- und Beteiligungsgesellschaften nach. 
 
2.2 Eine dieser Tochtergesellschaften ist die KölnTourismus  GmbH mit beschränkter Haf-
tung, Amtsgericht Köln HRB 53248 (nachfolgend „KölnTourismus“). An dem Stammka-
pital der KölnTourismus ist die Stadt Köln mit 100% beteiligt.

3. Betrauung mit Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichen Interesse 
3.1 Tätigkeit der KölnTourismus ist die Tourismusförderung durch Marketingtätigkeiten für 
das touristische Angebot sowie die touristische Infrastruktur der Stadt Köln. Hierdurch 
soll die Attraktivität der Stadt Köln als Tourismusziel erhöht und damit die Tourismus-
wirtschaft in der Region insgesamt gestärkt werden. Ziel ist es damit, die Standortbedin-
gungen in der Stadt Köln für Bürger, die Wirtschaft und Besucher zu verbessern und 
gleichzeitig einen Beitrag zur Wirtschaftsförderung zu leisten. Sofern die Tätigkeiten von 
KölnTourismus diesen Zielen dienen, handelt es sich um Aufgaben, die im öffentlichen 
Interesse liegen. 
 
3.2 Die Stadt Köln betraut KölnTourismus im Rahmen ihrer Aufgaben mit den folgenden im 
öffentlichen Interesse liegenden Tätigkeiten (Dienstleistungen von allgemeinem wirt-
schaftlichem Interesse, nachfolgend DAWI): 
 
a) Ansprechpartner zur kostenfreien Beratung von Veranstaltungsplanern und Reise-
veranstaltern sowie Kooperation mit Reiseveranstaltern, insbesondere zwecks 
Platzierung der Reisedestination Köln in Katalogen 
b) Veranstaltungsbezogene Locationssuche 
c) Vermarktung der Reise- und Kongressdestination Köln 
d) Pflege des Partnermodells und des Branchennetzwerks in Köln 
e) Erhebung von Marktforschungsdaten, Erstellung einer Kongress-Statistik Köln 
f) Unterstützung von Kongressbewerbungen und BidBook Erstellung 
g) Aktive Mitarbeit an nationalen und internationalen Branchenverbänden 
h) Monitoring des Marktes, Benchmarking und Recherche vorhandener Kundenpo-
tenziale 
i) Initiierung, Planung, Kostenübernahme, Betreuung und Durchführung themenspe-
zifischer Netzwerke und Projekte 
j) Unentgeltliche Zulieferung touristisch relevanter Inhalte (Contentlieferung) zur ge-
zielten positiven Darstellung der Reisedestination Köln in Publikationen und Webs-
ites externer Partner 
k) Unterhaltung und Pflege des Online Angebotes (Websites, mobiles Internet und 
social Media) 
l) Fortführung des Markenshops/Mediaservers 
m) Pressearbeit (insbesondere ext erne Kommunikation, Medienarbeit, Organisation 
von Pressekonferenzen und –reisen, Bild- und Bewegtbildredaktion) 
n) Kundeninformation und –beratung 
o) Handling der Marke/Corporate Identity 
p) Planung, Entwicklung und Kontrolle der Kommunikationsmaßnahmen 
q) Vermarktung Media offline 
 
3.3 Konkrete Leistungen sind von KölnTourismus nicht zu erbringen. Die konkrete Ausge-
staltung der (betrauten) Tätigkeiten ist KölnTourismus vorbehalten.

4. Verlustausgleich 
4.1 Die Stadt Köln gleicht KölnTourismus den jährlich festgestellten Verlust aus, der durch 
die Erbringung der unter Ziffer 3.2 dieses Betrauungsaktes aufgeführten DAWI-Tätigkeit 
entstanden ist.  
 
4.2 Die Stadt Köln erlässt auf Basis dieses Betrauungsaktes jährlich einen Zuwendungsbe-
scheid, auf dessen Grundlage die Ausgleichszahlung erfolgt. Die Stadt Köln kann Ab-
schlagszahlungen vornehmen. 
 
4.3 KölnTourismus kann einen über den Wirtschaftsplan hinausgehenden Verlust ausglei-
chen, wenn und soweit dieser Verlust im DAWI-Bereich zu Ziffer 3.2 (DAWI-Tätigkeiten) 
entstanden ist. 
 
4.4 Die Höhe des auszugleichenden Verlustes zu Ziffer 3.2 (DAWI-Tätigkeiten) bemisst sich 
nach dem jährlich festgestellten Wirtschaftsplan von KölnTourismus. Verlustausgleichs-
zahlungen erfolgen  als  –  soweit der Gesellschafter nichts anderes beschließt -   Kapi-
taleinzahlung in die Kapitalrücklage gemäß § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB, in der Regel anteilig 
pro Monat, jeweils zum Monatsbeginn. 
 
4.5 Diese Regelung über den Verlustausgleich nach diesem Betrauungsakt begründet kei-
nen Rechtsanspruch von KölnTourismus auf die Gewährung von Ausgleichszahlungen 
oder sonstiger Beihilfen. 
 
4.6 Nicht betrauungsfähig ist der Nicht -DAWI-Bereich; dies sind insbesondere derzeit fol-
gende Aufgaben: 
- Vermittlung von Hotelzimmern 
- Online Vertrieb/E-Commerce, Ticketing 
- Durchführung und Vermittlung von Stadtführun gen, Angeboten fremder Leistungs-
anbieter sowie von Reisepaketen 
- Vertrieb der KölnCard 
- Verkauf von Souvenirs, Büchern, Briefmarken usw. 
- Vermarktung hauseigener Medien und Schaufenster 
- Entwicklung Merchandising 
5. Verwendung der Ausgleichsbeträge 
5.1 Die Ausgleichsbeträge (Verlustausgleichszahlungen) dürfen nur zur Erfüllung des Be-
trauungsgegenstandes nach Ziffer  3.2 verwendet werden (Zweckbindung). Die Aus-
gleichsbeträge sind wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. 
 
5.2 Als ausgleichsfähig werden alle dem Betrauungsgegenstand nach Ziffer 3.2 dienenden 
Tätigkeiten und in Erfüllung der besonderen gemeinwohlbezogenen Tätigkeiten tatsäch-
lich entstandenen und nach Maßgabe von Ziffer 4 festgestellten Beträge anerkannt. 
 
5.3 Nach Ablauf eines jeden Geschäftsjahres ist de r Nachweis über die Verwendung der 
Mittel (Verlustausgleichszahlungen) auf Grundlage des Jahresabschlusses zu führen.

6. Diskriminierungsverbot 
Die DAWI stehen jedermann zu gleichen Bedingungen zur Verfügung. KölnTourismus 
darf im Rahmen der Zweckbestimmung und der vorhandenen Kapazitäten niemanden 
von dem Zugang zu den DAWI ausschließen.  
7. Buchhalterische Trennung 
7.1 KölnTourismus erfasst sämtliche mit der Wahrnehmung ihrer  Tätigkeiten verbundenen 
Aufwendungen transparent und nachvollziehbar. 
 
7.2 KölnTourismus führt nach Art. 5 Abs. 9 des Freistellungsbeschlusses getrennte Finanz-
buchhaltungen für die DAWI -Tätigkeiten sowie für die Nicht -DAWI-Tätigkeiten. In den 
getrennten Finanzbuchhaltungen sind sämtliche Aufwendungen und Erlöse aufzuführen. 
Auf dieser Grundlage ist eine getrennte Ergebnisrechnung als Ist-Rechnung für das je-
weils abgelaufene Geschäftsjahr zu erstellen. 
 
7.3 Für die Ausgleichszahlungen dürfen nur die Aufwendungen für die DAWI -Tätigkeiten 
berücksichtigt werden, mit denen KölnTourismus betraut wurde. Für Aufwendungen aus 
anderen Bereichen darf kein Ausgleich gewährt werden.  
8. Verbot der Überkompensation und Ausgleichsparameter 
8.1 Die Höhe der Ausgleichszahlungen darf ggf. unter Berücksichtigung eines angemesse-
nen Aufschlages nicht über das hinausgehen, was erforderlich ist, um die durch die Aus-
übung der Tätigkeiten nach Ziffer  3.2 (DAWI-Tätigkeiten) verursachten Nettokosten ggf. 
einschließlich eines angemessenen Aufschlages abzudecken. Eine Überkompensation 
ist nicht zulässig. 
 
8.2 Nach Art. 5 Abs. 2 des Freistellungsbeschlusses sind die Nettokosten die Differenz aus 
den in Verbindung mit der Erbringung der DAWI -Tätigkeit anfallenden Aufwendungen 
und den gesamten Erlösen, die mit der DAWI-Tätigkeit erzielt wurden. Die Aufwendun-
gen und Erlöse sind nach allgemeinen handelsrechtlichen Grundsätzen zu ermitteln. 
 
8.3 Für die Ausgleichszahlung sind alle Erlöse zu berücksichtigen, die mit den DAWI-Tätig-
keiten erzielt wurden. 
 
8.4 Als angemessener Aufschlag gilt ein Betrag nach Maßgabe von Art. 5 Abs. 5-8 des Frei-
stellungsbeschlusses. Ob und in welcher Höhe ein angemessener A ufschlag gewährt 
wird, entscheidet die Stadt Köln. 
 
8.5 Im Falle von zu viel geleisteten Ausgleichszahlungen ist der überschießende Betrag 
durch die Stadt Köln  zurückzuzahlen. Bei einer Überkompensation von maximal 10 % 
des jährlich auszugleichenden Betrages darf dieser Betrag auf das nächste Jahr ange-
rechnet werden. 
9. Befristung/Betrauungszeitraum 
Die Betrauung gilt für die Dauer von 10 Jahren ab dem Zeitpunk t, an dem der Rat der 
Stadt Köln diese Betrauungsregelung beschlossen hat

10. Dokumentation 
10.1 Die Bücher, Belege und alle sonstigen mit der Ausgleichsleistung in Verbindung stehen-
den Unterlagen sind während des Betrauungszeitraums sowie für einen Zeitraum von 
zehn Jahre nach Beendigung des Betrauungszeitraums aufzubewahren, sofern nicht 
eine längere Aufbewahrungsfrist nach anderen rechtlichen Vorschriften vorgeschrieben 
ist. 
 
10.2 Die Stadt Köln ist berechtigt, Bücher, Belege und sonstige Geschäftsunterlagen de r 
KölnTourismus prüfen zu lassen. 
11. Anpassung des Betrauungsaktes 
Sollte sich eine Änderung der Tätigkeiten der KölnTourismus  ergeben, wird dieser Betrau-
ungsakt angepasst. Jede wesentliche Änderung von Umständen, die die Betrauung betreffen, 
ist von KölnTourismus zuvor der Stadt Köln gegenüber anzuzeigen. 
12. Gesellschaftsrechtliche Umsetzung 
Die Vertreterin bzw. der Vertreter des Gesellschafters Stadt Köln wird angewiesen, sicherzu-
stellen, dass die Geschäftsführung von KölnTourismus die mit der vorstehenden Betrauung 
ausgesprochene Gemeinwohlverpflichtung unter Beachtung der inhaltlichen Maßgaben der 
Betrauung erfüllt. 
13. Hinweis auf Freistellungsbeschluss 
Der Rat der Stadt Köln hat in seiner Sitzung am 07.12.2023 diesen Betrauungsakt beschlos-
sen. Dieser Betrauungsakt ergeht auf der Grundlage des Beschlusses der Kommission vom 
20.12.2011 über die Anwendung von Art.  106 Abs. 2 AEUV auf staatliche Beihilfen in Form 
von Ausgleichszahlungen zugunsten bestimmter Unternehmen, die mit der Erbringung von 
Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichen Interesse betraut sind (ABl. vom 
11.01.2012, L 7, S. 3).

Dezernat, Dienststelle  
II/II/2 
 
Vorlagen-Nummer 
 3687/2023 
Freigabedatum 
 20.11.2023 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Erneute Betrauung der KölnTourismus GmbH  
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat betraut die KölnTourismus Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit der Erbringung 
von Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse nach Maßgabe des als An-
lage 1 beigefügten Betrauungsaktes. Die Verwaltung wird ermächtigt, gemäß dem Betrau-
ungsakt Zuwendungen an die KölnTourismus GmbH zu leisten.  
 
Der Rat weist die Vertreterin bzw. den Vertreter des Gesellschafters Stadt Köln in der Gesell-
schafterversammlung der KölnTourismus GmbH an, die Umsetzung des Betrauungsaktes in 
der KölnTourismus GmbH sicherzustellen, insbesondere durch Beschlussfassung in deren 
Gesellschafterversammlung. 
 
 
Finanzausschuss 04.12.2023 
Rat 07.12.2023

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Die Stadt Köln ist zu 100 % an der KölnTourismus GmbH beteiligt. Gegenstand der KölnTou-
rismus GmbH ist die Positionierung Kölns und seiner Region als attraktive Tourismus- und 
Kongress-Destination im nationalen und internationalen Markt und damit einhergehend die Er-
höhung der Wertschöpfung aus dem Tourismus und dem Kongresswesen für die Wirtschaft in 
der Stadt und der Region.  
Die Tätigkeiten der KölnTourismus GmbH im Rahmen der Tourismusförderung durch Marke-
tingaktivitäten für das touristische Angebot sowie die touristische Infrastruktur der Stadt Köln 
gestalten sich i.d.R. als defizitär. Beihilfenrechtliche Grundlage für die bisherigen Zahlungen 
ist eine Betrauung der KölnTourismus GmbH mit Dienstleitungen von allgemeinen wirtschaftli-
chen Interesse, die der Rat der Stadt Köln in seiner Sitzung am 15.12.2015 (Vorlagen-Nr. 
2643/2015) beschlossen hat. Diese Betrauung endet aufgrund der zehnjährigen Befristung 
zum 15.12.2025. Um der KölnTourismus GmbH zu ermöglichen, längerfristige Fremdfinanzie-
rungen am Kapitalmarkt aufzunehmen, soll frühzeitig eine Anschlussbetrauung erfolgen. 
 
Durch die erneute Betrauung erwirbt die KölnTourismus GmbH keinen Rechtsanspruch auf 
Zuwendungen (Ziffer 4.5 des Betrauungsaktes). Der Betrauungsakt schafft lediglich den bei-
hilferechtlichen Rahmen, um Zuwendungen vornehmen zu können. Die eigentliche Zuwen-
dungsgewährung erfolgt durch das im Betrauungsakt beschriebene Verfahren. Die Stadt Köln 
gleicht der KölnTourismus GmbH den jährlich festgestellten Verlust aus, der durch die Erbrin-
gung der Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse (DAWI) entstanden ist 
(Ziffer 4.1 des Betrauungsaktes). Die Stadt Köln erlässt jährlich einen Zuwendungsbescheid, 
auf dessen Grundlage die Ausgleichszahlung erfolgt. Die Stadt Köln kann Abschlagszahlun-
gen vornehmen (Ziffer 4.2 des Betrauungsaktes). Alle nicht DAWI-Tätigkeiten der KölnTouris-
mus GmbH (Ziffer 4.6 des Betrauungsaktes) sind nicht förderfähig und können nur kostende-
ckend betrieben werden.   
 
Die Betrauung der KölnTourismus GmbH erfolgt in zwei Schritten:  
- Erstens durch den Ratsbeschluss über den Betrauungsakt. 
- Zweitens durch Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung der KölnTouris-
mus GmbH. Gemäß Ziffer 12 des Betrauungsaktes wird die Vertreterin bzw. der Ver-
treter des Gesellschafters Stadt Köln in der Gesellschafterversammlung angewiesen, 
sicherzustellen, dass die Geschäftsführung von KölnTourismus die mit der anliegen-
den Betrauung ausgesprochene Gemeinwohlverpflichtung unter Beachtung der inhaltli-
chen Maßgaben der Betrauung erfüllt. 
 
Die Betrauung ist, entsprechend Art. 2 Abs. 2 des Freistellungsbeschlusses, erneut auf 10 
Jahre angelegt (vgl. Ziff. 9. des Betrauungsakts). Abgesehen von den Vorschriften, die die 
Laufzeit der Betrauung betreffen, wurde die bestehende Betrauung inhaltlich nicht verändert.

3 
Nach Auffassung der Verwaltung wird durch die vorliegend gewählte Form des Betrauungs-
akts das Risiko minimiert, dass in der Betrauung ein umsatzsteuerpflichtiger Leistungsaus-
tausch zu sehen sein könnte. Es liegt vielmehr ein nichtsteuerbarer Gesellschafterbeitrag vor, 
da die KölnTourismus GmbH durch die Mittelzuführungen erst in die Lage versetzt wird, sich 
in Erfüllung ihres Gesellschaftszwecks zu betätigen.  
 
 
Anlagen 
 
Betrauungsakt