Sachstandsbericht der Schwerbehindertenstelle

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/02/02-6 
 
Vorlagen-Nummer  24.11.2020 
 3223/2020 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik 03.12.2020 
 
Sachstandsbericht der Schwerbehindertenstelle 
Zum Beginn der neuen Ratsperiode sind im folgenden Bericht als erstes grundlegende Informationen 
über die Anzahl der Schwerbehinderten in Köln dargestellt. 
Im Anschluss daran wird der aktuelle Sachstand zu den Themen und Fragen der vergangenen Sit-
zungen geschildert. 
1. Anzahl schwerbehinderter Menschen in Köln 
Aktuell leben in Köln 122.506 Menschen mit einer anerkannten Schwerbehinderung.  
Körperliche, geistige oder seelische Beeinträchtigungen, die mit einem Grad der Behinderung (GdB) 
von mindestens 50 eingestuft wurden, gelten als Schwerbehinderung. Die unten stehende Abbildung 
zeigt die jeweiligen Anteile nach dem Grad der Behinderung.

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2. Abbau „Antragsstau“ 
Die Schwerbehindertenstelle der Stadt Köln hat in den vergangenen vier Jahren den Bearbeitungs-
stau erfolgreich abgebaut.  
Der Abbau der Rückstände ist in der folgenden Tabelle dargestellt: 
  Okt 17 Okt 18 Okt 19 Okt 20 
Fälle in Bearbeitung 12.718 9.369 8.884 5.187 
Maximaler Sollwert 6.600 6.600 6.600 5.940 
Rückständige Fälle 6.118 2.769 2.284 -753 
 
Die bisherigen Berichte an die Ausschüsse und Gremien zum Thema Abbau der Rückstände bezo-
gen sich in der Regel auf den Monat Oktober. Mit dem Ziel vergleichbare Zahlen zur Verfügung zu 
stellen, wurde diese Praxis in der vorliegenden Mitteilung fortgesetzt. 
Erläuterung des Sollwertes: 
Bei einem Antragsaufkommen von rund 2.000 Fällen pro Monat und einer durchschnittlichen Bearbei-
tungszeit von 3,3 Monaten in Nordrhein-Westfalen, dürfen rechnerisch maximal 6.600 Fälle (3,3 * 
2.000 Anträge pro Monat) in der Bearbeitung sein. Die Antragszahlen waren in 2020 rückläufig, so 
dass der Sollwert in diesem Jahr auf 5.940 gesenkt wurde (3,3 * 1.800 Anträge pro Monat).  
Der maximale Sollwert ist ein Indikator für bestehende Rückstände. Der Sollwert wurde 2020 erstma-
lig unterschritten. 
Nachdem die Rückstände erfolgreich abgebaut wurden, hat die Schwerbehindertenstelle in den ver-
gangenen Monaten den Focus auf Fälle gelegt, die aufgrund fehlender Mitwirkung nicht erledigt wer-
den konnten. Dabei handelt es sich vielfach um eine mangelnde Mitwirkung seitens der Antragstel-
lenden oder der behandelnden Ärzte, die ihrerseits oft stark überlastet sind. Im Ergebnis entstehen 
dadurch sehr lange Laufzeiten der Vorgänge. 
Durch wiederholte Erinnerungen und Nachfragen konnten viele dieser Fälle nun abgeschlossen wer-
den. 
Im Jahr 2017 waren noch 8.793 Vorgänge in Bearbeitung, die älter als vier Monate waren. Diese Zahl 
konnte auf 1.802 reduziert werden. 
3. Laufzeit / Bearbeitungszeit 
Die Optimierungen der vergangenen Jahre, durch verbesserte Geschäftsprozesse und Strukturen, 
Ausbau der Digitalisierung, intensive Personalakquise sowie neue Steuerungsmodelle sind inzwi-
schen auch an den besseren Laufzeiten erkennbar.  
Nach dem zu erwartenden Anstieg der durchschnittlichen Laufzeit durch das Bearbeiten von sehr 
alten Fällen, konnte die Laufzeit reduziert werden:

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  2016 2017 2018 2019 2020 
Erstanträge 6,22 7,07 5,83 7,28 5,29 
Änderungsanträge 5,91 7,74 6,87 6,03 4,84 
gesamt 6,06 7,4 6,35 6,65 5,07 
 
 
Es wird angestrebt ab dem II. Quartal 2021 eine durchschnittliche Laufzeit von maximal 3,5 Monaten 
zu erreichen. 
4. Bürgerservice 
Mit Beginn der Corona-Pandemie hat die Schwerbehindertenstelle ein neues Service- und Bera-
tungsmodell auf- und ausgebaut, um die besonders vulnerable Klientel gut zu schützen.  
Die Schwerbehindertenstelle bietet seitdem einen im Wesentlichen kontaktlosen Bürgerservice an. Im 
Ergebnis werden dadurch aufwändige Behördengänge auf ein Minimum reduziert. Das neue Service-
angebot ersetzt die bisherige Beratung vor Ort so gut, dass die Resonanz der Bürgerinnen und Bür-
ger ausgesprochen positiv ist. 
Das Modell basiert auf drei Säulen: 
 Telefonisches Serviceangebot 
 Anlaufstelle Info-Point im Kalk Karree 
 Persönliche Termine bei Bedarf 
4.1. Telefonisches Serviceangebot 
Anstelle der persönlichen Sprechstunde vor Ort werden die Kundinnen und Kunden der Schwerbe-
hindertenstelle ausführlich und bedarfsgerecht am Telefon beraten. 
Wer beispielsweise Probleme beim Ausfüllen der Antragsvordrucke hat, erhält detaillierte Hilfe am 
Telefon. Die Mitarbeitenden gehen bei Bedarf jedes einzelne Feld mit den Anrufenden durch. Bei ge-
sundheitliche Einschränkungen übernehmen die Mitarbeitenden das Ausfüllen und versenden den

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ausgefüllten Vordruck zur Durchsicht und Unterschrift an die Betreffenden. 
Wird ein neuer Ausweis, ein Antragsvordruck oder ein Antrag für eine Wertmarke für den öffentlichen 
Personennahverkehr benötigt, werden die Dokumente und Unterlagen sofort fertiggestellt und ver-
sandt. 
Die Kolleginnen und Kollegen führen nun statt der persönlichen Sprechstunden die Beratung am Ser-
vicetelefon durch, so dass genügend Kapazität für eine gute Erreichbarkeit gegeben ist. 
Die Software der Telefonanlage wurde so umprogrammiert, dass mehrere Mitarbeitende bedarfsge-
recht über eine einheitliche Servicenummer verfügbar sind.  
Die Mitarbeitenden erhalten nahezu in allen Telefonaten ein positives Feedback. Die Kunden sind mit 
der Beratung zufrieden und vielfach erfreut, dass der Aufwand für einen persönlichen Besuch nicht 
erforderlich ist. 
Eine Prüfung der – insgesamt stark rückläufigen – Beschwerdeschreiben hat ergeben, dass seit Be-
ginn der coronabedingten Umstellungen keine Kritik mehr an der telefonischen Erreichbarkeit der 
Schwerbehindertenstelle geäußert wurde.  
Dagegen gibt es vielfach positive Rückmeldungen in mündlicher sowie schriftlicher Form. 
Eine Befragung aller Mitarbeitenden hat ergeben, dass die Telefonate effektiver verlaufen als die Be-
ratungsgespräche vor Ort. 
4.2. Persönliche Termine 
Die Bürgerinnen und Bürger haben bei Bedarf die Möglichkeit, telefonisch oder schriftlich Termine mit 
den Mitarbeitenden zu vereinbaren. Gründe hierfür sind, z.B. ein besonderer Hilfebedarf bei der An-
tragstellung, wenn jemand seine Wertmarke für die Nutzung des ÖPNV verloren hat und dringend 
Ersatz braucht oder aufgrund einer Hörminderung nicht telefonieren kann. Alle übrigen Anliegen las-
sen sich problemlos am Telefon besprechen und erledigen. 
Durch eine übergreifende Koordination der vereinbarten Termine wird sichergestellt, dass sich nicht 
gleichzeitig zu viele Personen in den Wartebereichen der Dienststelle befinden.  
Bei persönlichen Terminen werden die bekannten Hygieneregeln eingehalten: Sowohl die Mitarbei-
ten, als auch die Besucherinnen und Besucher tragen eine Mund/Nase-Bedeckung und halten den 
erforderlichen Sicherheitsabstand ein. Bei Terminen mit gehörlosen Personen verwenden die Mitar-
beitenden einen Gesichtsschild, so dass von den Lippen abgelesen werden kann und die Mimik er-
kennbar bleibt. Um gehörlose Menschen besser unterstützen zu können, hat die Schwerbehinderten-
stelle zwei Schulungen zum Thema Gebärdensprache durchgeführt.  
4.3. Anlaufstelle Info-Point im Kalk Karree  
Falls Kundinnen und Kunden der Schwerbehindertenstelle ohne Termin zur Schwerbehindertenstelle 
kommen, erhalten sie am Info-Point die notwendige Unterstützung.  
So liegen dort die häufig nachgefragten Vordrucke bereit, das Personal des Info-Points nimmt Anträ-
ge und sonstige Schreiben sowie Rückrufbitten entgegen. Die Rückrufbitten werden innerhalb von 
maximal 24 Stunden erfüllt. Auch diese Servicemöglichkeit wird von Bürgerinnen und Bürger positiv 
angenommen. 
In bestimmten Einzelfällen ermöglicht das Personal am Info-Point den Kundinnen und Kunden auch 
ohne vorherige Terminvereinbarung eine persönliche Vorsprache bei der Schwerbehindertenstelle. 
Dazu zählen offensichtlich schwer erkrankte Menschen, Gehörlose und Personen, die sich nicht gut 
verständigen können. Derzeit werden bei der Schwerbehindertenstelle täglich etwa zwei Personen 
außerhalb der regulär vereinbarten Termine bedient.

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5. Antragsvordrucke und Bescheide 
Aufgrund der Corona-Pandemie konnte die für dieses Thema zuständige Bezirksregierung Münster 
als verantwortliche Fachaufsichtsbehörde noch keine Anpassung der Antragsvordrucke und Beschei-
de in leichte Sprache vornehmen. Auf erneute Nachfrage der Schwerbehindertenstelle Köln teilt die 
Bezirksregierung mit Mail vom 29.10.2020 folgendes mit: 
„Die Übersetzung des Antragsformulars in leichte Sprache sollte als Themenvorschlag für einen Jour 
fixe mit den kommunalen Aufgabenträgern im MAGS im Frühjahr 2019 auf die Tagesordnung ge-
nommen werden, da diese Thematik für ganz NRW relevant ist. Dieser Jour fixe ist damals leider ab-
gesagt worden. Ein neuer Termin wurde seitdem nicht anberaumt. Daher kann ich Ihnen keinen neu-
en Sachstand mitteilen. Aufgrund der aktuellen Corona-Situation ist derzeit nicht absehbar, wann in 
nächster Zeit wieder ein Jour fixe im MAGS stattfinden kann. Wir werden diesen Themenvorschlag 
aber auf die Tagesordnung setzen lassen, wenn die Durchführung eines Jour fixe wieder möglich ist.“ 
Das Thema wird von der Schwerbehindertenstelle weiterhin verfolgt. 
6. Barrierefreier Service für sehbehinderte Menschen 
Das oben beschriebene Servicemodell der Schwerbehindertenstelle wird sehbehinderten sowie nicht 
sehbehinderten Menschen in gleicher Form gerecht, da durch den neuen telefonischen Beratungs-
service keine Vorsprachen mehr erforderlich sind. Das Feedback der Bürgerinnen und Bürger zeigt, 
dass eine kompetente und unkomplizierte telefonische Beratung für sie angenehmer als ein Behör-
dengang ist – auch ohne Corona-Pandemie. 
Für Ämter und Dienststellen, bei denen persönliche Vorsprachen zwingend erforderlich sind, ist das 
Thema Indoor-Navigation weiterhin bedeutend. Die Schwerbehindertenstelle war beim Test des Pro-
jektes Indoor-Navigation im Ausländeramt mit eingebunden. Die innovative Software wurde vom 
Fraunhofer Instituts entwickelt und durch die Stabsstelle Digitalisierung in enger Zusammenarbeit mit 
dem Ausländeramt pilotiert. Sie steht dort seit März 2020 zur Verfügung. Durch die Corona-Pandemie 
bedingt, sind Vorsprachen im Ausländeramt jedoch seit dem Frühjahr 2020 nur mit Termin möglich. 
Die Vorsprechenden werden durch den Wachdienst zu den jeweiligen Ansprechpersonen geleitet. 
Eine Nutzung der Indoor-Navigation erfolgt somit de facto leider nicht. In der App ist eine Steuerung 
für sehbehinderte Menschen enthalten, die die Orientierung über Richtungspfeile und Klickgeräusche 
ermöglicht. Im Rahmen der Testphase wurde diese Funktion durch zwei sehbehinderte Kollegen mit 
Erfolg und sehr positiver Resonanz getestet. 
 
Gez. i.V. Voigtsberger für Dezernat I